Download - INTERNAL AUDIT - e-learn.adira-corpu.com
INTERNAL AUDIT
Definisi Internal Control & Internal Audit
Internal Control Internal Audit
Suatu kontrol sistem yang dirancang didalam suatu rangkaian proses transksasi dan dikoordinasikan untuk mencapai tujuan perusahaan, meliputi struktur organisasi, SOP/MI, job des, budget, jenjang approval, peraturan perusahaan dll.
Bagian (orang) yang melakukan pemeriksaan atas bukti-bukti tranksasi, yang mana bagian ini adalah independen dan kompeten untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pelaksanaan dengan kriteria yang telah ditetapkan. Sebagai suatu dasar untuk memberikan bantuan/rekomendasi yang konstruktif dan prospektif kepada manajemen
Tujuan:
Menjaga harta kekayaan perusahaan
Akurasi data akuntansi
Efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional
Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen
Tujuan: 1. Mereview kepatuhan pelaksanaan SOP
dan segala kebijakan perusahaan, 2. Mereview pelaksanaan internal kontrol, 3. Meyakinkan pihak yg berkepentingan
(Stake holder) bahwa perusahaan dalam kondisi yang baik.
JENIS-JENIS AUDIT
AUDIT INTERNAL AUDIT EKSTERNAL
Internal Audit Adira
BDI
Team audit HR (dari Divisi HRD)
Audit dari kantor akuntan publik - KPMG
Audit Pajak
Audit Bank Indonesia
Audit PPATK
Masing-masing team audit tersebut mempunyai spesifikasi
dan tujuan yang berbeda, namun cara kerja hampir sama.
STRUKTUR ORGANISASI
CEO
Head of Internal Audit
Head of Reguler Audit
Head of Team Reguler Audit
Reguler Audit Officer
Head of QA & Dev. Audit
Head of Team QA & Dev.
Audit
QA & Audit Officer
Head of MIS & Desk Audit
MIS & Desk Audit Officer
Internal Audit Support Officer
Head of Investigation
Head of Team Investigation
Investigation Officer
Jabatan Nama
Head of Internal Audit Ingrid Sri Komala Dewi
Head of Reguler Audit Tongam Tovendi Sihite; Dani Rachman; Rilly Asril; Kries Prihantoro Nugroho
Head of QA & Dev. Audit Erik Oktario Rahmat
Head of Investigation Tutuk Andiartika
Head of Team Reguler Audit Adrian Sucahyo; Simon Petrus Hendrik; Imron Rosadi; M. Hendra Gunawan Seba
Head of MIS & Desk Audit Rita Yulianti
Head of Team QA & Dev. Audit Sect. Head
Yusuf Simanjuntak
Head of Team Investigation Yoga Pratama
NAMA & JABATAN
FOKUS KERJA AUDIT
Memeriksa dan atau menganalisa:
efektifitas dan efisiensi penerapanan kebijakan perusahaan,
efektifitas dan efisiensi proses kerja/operasional dicabang,
sumber penyebab tidak tercapainya strategy objective perusahaan,
kepatuhan terhadap SOP dan menganalisa sumber penyebab
terhadap penyimpangan yang terjadi (compliance).
MISI INTERNAL AUDIT
Memberikan keyakinan yang independen dan obyektif serta memberikan jasa konsultasi kepada Dewan Komisaris dan manajemen untuk meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional perusahaan, dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal dan proses tata kelola perusahaan.
1. Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern,
2. Memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasi kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut,
3. Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance (proses tata kelola),
4. Membantu memperbaiki dan memperkuat lingkungan pengendalian di Adira Finance untuk mencegah terjadinya fraud,
5. Memberikan pandangan yang independent kepada Dewan Komisaris dan manajemen terhadap kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur,
6. Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional perusahaan
FUNGSI/PERAN INTERNAL AUDIT
Ruang Lingkup: • Mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan, menilai apakah
manajemen risiko, control dan tata kelola dari organisasi yang didesain dan dilakukan oleh manajemen adalah memadai dan berfungsi dengan baik.
Kewenangan: 1. Akses yang tidak terbatas ke semua fungsi, pencatatan, kekayaan dan personel. 2. Memiliki akses yang penuh dan bebas ke Dewan Komisaris melalui Komite Audit 3. Mengalokasikan sumber daya, frekuensi, memilih subyek, menentukan ruang lingkup
pekerjaan, dan menerapkan teknik yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit 4. Mendapatkan bantuan personel yang dibutuhkan dari unit-unit organisasi dimana
mereka melaksanakan audit 5. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan auditor eksternal 6. Tidak berwenang untuk melakukan kegiatan operasional 7. Tidak berwewenang menginisiasi dan menyetujui transaksi akunting.
RUANG LINGKUP DAN KEWENANGAN INTERNAL
AUDIT
• Mengembangkan prosedur, teknik dan analisa untuk meningkatkan kualitas kerja Internal Audit
• Mengembangkan konsep People Development
• Mereview hasil kerja reguler audit
• Menilai dan memberikan rekomendasi atas kinerja Tim Reguler Audit
• Menyediakan data dan menganalisa trend data untuk pemeriksaan Tim Reguler Audit
QA & Development
Audit
• Melakukan koordinasi team, analisa dan mempersiapkan proposal audit
• Melakukan kunjungan untuk pemeriksaan lapangan
• Membuat hasil dari pemeriksaan yang dituangkan dalam kertas kerja pemeriksaan
• Mengkoordinasikan dan melakukan verifikasi atas temuan dengan auditee
• Membuat laporan hasil pemeriksaan
Reguler Audit
FUNGSI DAN JOBDESK
FLOW PROSES REGULER AUDIT
Persiapan Pelaksanaan
Audit
Konfirmasi kunjungan
audit ke auditee
Opening
Meeting Audit
PelaksanaanAudit
Audit melengkapi
tanggapan & perbaikan
Closing Meeting
Audit
Pembahasan, Finalisasi dan Mendistribusikan
Sanksi ke Auditee
Penerbitan dan
pendistribusian Report Audit
Update Progress
Langkah Perbaikan
Pelaporan kepada
Manajemen
METODE KERJA REGULER AUDIT
Risk Based Audit,
Sistem sidak,
Opening dan closing meeting,
Memo Konfirmasi,
LHP dan Executive Summary,
Follow up langkah perbaikan,
Rekomendasi sanksi,
Laporan rutin hasil audit kepada manajemen.
RATING AUDIT
Kontrol telah dirancang secara memadai dan dapat
mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, serta
diimplementasikan secara efektif untuk
memberikan jaminan bahwa tujuan yang telah
ditetapkan dapat dicapai
Keterangan
Kontrol telah dirancang secara memadai untuk
mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, tetapi
masih terdapat beberapa kontrol yang
terlewatkan, yang apabila tidak segera diperbaiki
akan menimbulkan kerugian
Kontrol tidak memadai dan tidak beroperasi
secara efektif khususnya pada proses-proses utama
dan beresiko tinggi
Acceptable (Baik) Controls are appropriately designed and
adequate to address key risks and are
operating effectively.
Rating Category Description
Unsatisfactory
(Kurang)
Either controls are inadequate and/or not
operating effectively in key processes and
the resultant risk is high.
Need Improvement
(Cukup)
Controls are appropriately designed to
address key risks but there are some
controls lapses which if not corrected could
cause losses.
MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI
Fungsi dan Peran: Peranan Departemen Investigasi dalam perusahaan adalah untuk
melakukan Investigasi khusus terhadap aktifitas/transaksi dalam unit bisnis karena adanya indikasi tindak kecurangan (fraud) atas dasar permintaan (request) sesuai MI 001/PRD/AUDIT/IV/2012 perihal “Meknisme Kerja Team Investigasi”.
Memberikan kajian penanganan atas setiap kasus Fraud yang dilaporkan (ke AFM) – sesuai MI 001/RIM/PRM/IX/2012 perihal “Mekanisme Pelaporan dan Penanganan Kerugian Operasional (Kejadian Fraud)”).
Sumber Permintaan/Request:
Kadiv/Wakadiv/Kawil/Wakawil,
Whistle Blower,
Reguler Internal Audit,
Quality Process Control,
Unit bisnis (hasil kajian)
MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI
Global Process Dept. Investigasi
Whistle blower/surat kaleng & Red Notice QPC: Dept. AFM menganalisa setiap pengaduan kasus fraud (request/whistle blower/surat kaleng) dan menunjuk tim yang akan menangani . Dari laporan tim QPC jika ada hal yang perlu ditindak lanjut ke proses legal (litigasi) dan masih diperlukan bukti-bukti pendukung maka Dept. AFM & Dept. LO akan berkoordinasi dengan Dept Investigasi.
Reguest by email dari Kawill/Wakawil dan Kadiv/Wakadiv langsung kepada tim Investigasi terkait tentang suatu penyimpangan prosedur atau item yang perlu diinvestigasi, dengan menyebutkan secara spesifik jumlah indikasi penyimpangan yang teridentifikasi, kronologis kejadian serta dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti telah dilakukan penelusuran awal oleh wilayah/area/cabang terkait. Analisa & Hipotesa awal:
a. Analisa 5W + 1H;
b. Potential Loss;
c. Dampak bagi perusahaan (exl. Kerugian materi);
d. Legal Aspek;
e. Urgensi.
Dalam membuat analisa kasus Investigasi melibatkan
tim legal untuk memberikan masukan dari sisi legal
aspek.
Hasil analisa dituangkan dalam Form Analisa Kasus
Investigasi dan diisi rekomendasi penanganan oleh tim
Investigasi (tanda tangan SH dan Kadep Investigasi)
Kunjungan ke lapangan dengan Surat Tugas : Visit nasabah (kertas kerja berupa Data Base Kunjungan); Collect dokumen-dokumen pendukung; BAPK PIC yang terindikasi terkait kasus. Proses Review SH dan Kadep Investigasi ke lapangan. Meeting koordinasi dengan Legal, HRR dan div. terkait: Memastikan pelanggaran dari sisi Legal; Memastikan pelangaran peraturan perusahaan (PP); Memastikan pelanggaran terhadap prosedur dan ketentuan perusahaan ;
Request
Analisa & hipotesa kasus
Inv
Field Investigation
Meeting Koordinasi
Reporting
Monitoring Tindak lanjut
Request Owner
Dept. AFM
Dept. HRR
Dept. Legal Operation
Report Investigasi ditujukan kepada: Request Owner; Dept. AFM; Dept. HRR; Dept. Legal Operation.
Monitoring penyelesain Kasus:
Dept. HRR;
Dept. Legal Operation.
AFM
Dept. HRR/LO
Whistle Blower
Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017
1 Temuan stempel diluar stempel Adira dimana terdapat indikasi penyalahgunaan stempel
2 Indikasi rekening tabungan palsu untuk pembiayaan Mobil
3
4
5
6
7
8
9
Tanggal Order / Tanggal Survey / Kriteria dealer / Jenis aplikasi / status aplikasi/ status tempat tinggal pada FSAP/FAPKB/FOPM berbeda dengan Ad1sysOnline
Indikasi kwitansi atau bon makan bersama pihak ketiga (entertainment) fiktif/manipulasi oleh tim Marketing Cabang
Pelaksanaan Quality Control penanganan nasabah menunggak yang belum sesuai ketentuan
Pelaksanaan penanganan kasus dengan deliquency B yang belum dilaksanakan secara konsisten
Pembuatan analisa kasus ARO dan/atau Rem Off belum menggunakan sistem Ad1Clar
Tidak ada hasil penanganan/kunjungan oleh ARO/Remoff yang tercatat pada sistem Ad1Clar
Tidak dilakukan penginputan atas hasil kunjungan Eksternal Collection ke dalam sistem Ad1Clar
Temuan Utama
Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017
Temuan Lainnya
PKS Dealer
1. Tanggal-Bulan-Tahun Mulai / Nomor PKS / Nama owner / Nomor Rekening / Nomor NPWP/ Masa berlaku pada fisik PKS berbeda dengan sistem.
2. Tanggal-Bulan-Tahun / Nomor PKS berlaku PKS tidak di isi/tidak sesuai 3. Tidak terdapat paraf kedua belah pihak di setiap halaman PKS Dealer. 4. Dealer berbadan hukum PT tidak melampirkan Surat Penunjukan ATPM / surat pengesahan dari departemen
hukum dan HAM. 5. Tidak terlampir copy surat pemberitahuan atas program advanced benefit.
Map PP
Baru
1. Tanggal Order / Tanggal Survey / Kriteria dealer / Jenis aplikasi / status aplikasi/ tanggal penjelasan penting/ "Credit Term & Condition"/ nama BPKB pada FSAP/FAPKB/FOPM tidak diisi. Atau berbeda dengan sistem.
2. Status tempat tinggal / Lama kontrak (sewa) / Lama usaha / Lama bekerja / Jumlah Tanggungan / Jumlah total pengeluaran / total penghasilan/ total tabungan / Admin Fee / data penghasilan/ biaya operasional pada FAPKB tidak di isi atau tidak sesuai.
3. Perhitungan Total Pengeluaran / Penghasilan / Tabungan di FAPKB tidak sesuai dengan perhitungan sesuai dengan MI.
4. Terdapat perbedaan tanggal BASTK / tanggal tagihan pada fisik dokumen dengan sistem. 5. Syarat - syarat perjanjian pembiayaan tidak ditanda tangan oleh calon konsumen. 6. Tanggal penjelasan penting lebih dahulu daripada tanggal order./ tanggal penjelasan penting tidak diisi. 7. Tidak ada Foto Unit berkaroseri, Renvoi Perjanjian Pembiayaan/surat pernyataan unit berkaroseri/perjanjian
pembiayaan mobil berkaroseri. / foto unit tidak. (NCAR) 8. ‘Aplication tag 1’ yang diinput untuk mobil ber-karoseri tidak sesuai dengan MI. (NCAR) 9. DSR 30% - 35% namun tidak terdapat persetujuan sampai dengan BM/ACM/UM
Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017
Temuan Lainnya – Contd’
Map PP Bekas
1. Tanggal Order / Tanggal Survey / Kriteria dealer / Jenis aplikasi / status aplikasi/ tanggal penjelasan penting/ "Credit Term & Condition"/ nama BPKB pada FSAP/FAPKB/FOPM tidak diisi. Atau berbeda dengan sistem.
2. Status tempat tinggal / Lama kontrak (sewa) / Lama usaha / Lama bekerja / Jumlah Tanggungan / Jumlah total pengeluaran / total penghasilan/ total tabungan / Admin Fee / data penghasilan/ biaya operasional pada FAPKB tidak di isi atau tidak sesuai.
3. BKR yang dilampirkan tidak mencantumkan alamat nasabah/tidak diketahui kepemilikan atas nama siapa. 4. Syarat - syarat perjanjian pembiayaan tidak ditanda tangan oleh calon konsumen. 5. Terdapat perbedaan tanggal BASTK / tanggal tagihan pada fisik dokumen dengan sistem. (NDS) 6. Tidak melampirkan foto copy KTP / STNK / foto copy STNK yang dilampirkan sudah expired. (NDS) 7. Syarat-syarat perjanjian pembiayaan tidak ditandatangani oleh calon konsumen. (NDS) 8. DSR 30% - 35% namun tidak terdapat persetujuan sampai dengan BM/ACM/UM.
CMO Stop
Selling
BMC
Brand Complia
nce
1. CMO / CRO terkena stop selling namun masih menerima order tanpa ada pengajuan PPYM. 2. CMH tidak melakukan OTS untuk aplikasi dari CMO yang wajib survey.
1. Tidak terdapat file BMC. 2. Jumlah sampling pada file BMC berbeda dengan MOM/ KKR
1. Terdapat spanduk, take one box kasir, papan pengumuman acrilyc kasir dan X-Banner yang terletak di area depan Kantor Cabang maupun area CTP masih menggunakan logo lama Adira Finance
1. Tidak ada hasil penanganan/kunjungan oleh ARO/Remoff yang tercatat pada sistem. 2. Tidak ada penanganan dalam bucket ARO / Remoff hingga mengalir ke bucket berikutnya. 3. FSKN yang ada tidak ada “Tanda tangan responden”, "Kesimpulan hasil kunjungan ARO/Rem Off/ARH 1-2”
1. SK Gagal + BASTK / SKP belum diserahkan kepada Tim Internal Audit s/d batas waktu pemeriksaan. 2. Terdapat ketidaksesuaian antara keterangan kasus dengan kode delinquency pada analisa kasus ARO/Remoff/
hasil kunjungan eksternal collection di sistem. 3. ARH 3-4 belum menjalankan mekanisme somasi sesuai MI.
Bucket 1 & 2
Temuan Lainnya – Contd’
Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017
Bucket 3 & 4
Insentif Dealer
1. PIC dealer penerima komisi dealer tidak dilengkapi dengan kartu nama. 2. Penyerahan bukti potong PPh 21/23 Komisi Dealer kepada MH dilakukan lebih dari H+2 setelah tanggal bukti
potong PPh 21/23 diupload pada aplikasi Ad1Suites dan/atau distribusi bukti potong PPh 21/23 Komisi Dealer kepada dealer dilakukan lebih dari tanggal 26 pada bulan dimana bukti potong PPh 21/23 diupload pada aplikasi Ad1Suites.
Temuan-Temuan Audit dalam Lingkup Fungsi ADH dan OPH
1. Konsep Dual Custody atau Dual Control Pada Saat Pembukaan
Brankas Finance atapun BPKB serta Kontrol Terhadap Brankas dan
Ruangan Tempat Brankas Tersebut Berada
• Log book tidak diisi secara lengkap dan benar sesuai dengan
aktivitasnya.
• Terdapat pengisian logbook oleh PIC yang tidak masuk kerja.
• Pembukaan brankas finance oleh PIC pemegang kunci utama Lemari
Brankas Finance tidak didampingi oleh PIC pemegang kode kombinasi
Lemari Brankas Finance.
• Pembukaan brankas finance ataupun BPKB terutama di RO dilakukan
oleh satu orang yang sama sehingga tidak ada dual control Surat
Penunjukan, kode etik tidak dibuat sesuai dengan Ketentuan dan
penerapan pada aktivitas sehari harinya tidak sesuai dengan surat
penunjukan tersebut.
2. Monitoring Bank In dan Bank Out
• Transaksi pada kolom penambahan dan kolom pengurangan rekonsiliasi
Bank belum dilakukan penjurnalan lebih dari 1 bulan.
• Saldo akhir buffer cash pada rekonsiliasi buffer cash berbeda dengan saldo
akhir buffer cash sebenarnya.
• Saldo imprest buffer cash pada rekonsiliasi buffer cash berbeda dengan
saldo imprest buffer cash sebenarnya.
• Pemakaian dana buffer cash NDS untuk pencairan MAXI yang belum
digantikan HO namun tidak tercatat di laporan rekonsiliasi buffer cash NDS
sebagai voucher yang belum dipertanggungjawabkan.
• Pemakaian dana buffer refund mobil tidak diketahui tanggal transaksinya dan
tidak ditemukan dokumen pemakaian dananya.
• Terdapat selisih saat cash count Buffer Cash NDS.
• Secara random dan periodik, dilakukan konfirmasi kepada PIC Bank untuk
cross-check transaksi bank yang tercatat di Rekening Koran.
3. Insentif
• Nama yang diberi insentif tidak ada pada Employee Dealer Master /
Employee Dealer Master tidak up-date.
• Nama penerima insentif pada data finance dan bukti finance berbeda dengan
nama penerima pada employee dealer master.
• Jabatan penerima insentif pada rekap penerima insentif tidak sesuai dengan
di sistem
• Penyerahan bukti potong dari OPH ke CMH/MM, dari CMH/MM ke dealer dan
pengembalian tanda terima ke OPH tidak sesuai ketentuan.
• Tidak membuat kartu kontrol penyerahan bukti potong.
Terkait dengan insentif ini mohon diperhatikan MI yang terkait dengan hal tersebut
yaitu:
1. MI 002/FIN/ACT/IX/2013 perihal Ketentuan Pengisian Data Dealer Master dan
Dealer Employe Master Terkait Perpajakan
2. MI 003/FIN/ACT/XII/2013 perihal Ketentuan Pendistribusian Bukti Potong PPH
21/23/4 (2)
1. Penanganan Nasabah Overdue
• Fisik SKP dan BAST yang gagal tidak ada/tidak disimpan kembali oleh Cabang.
• Delinquency hasil kunjungan di DKHC berbeda dengan analisa kasus.
• SKP sudah kadaluarsa, tetapi tidak langsung dilakukan penerbitan SKP baru atau
perpanjangan.
• Tidak dilakukan penanganan Overdue Back End sesuai ketentuan.
2. Fixed Asset
• Aktiva tetap tidak ditemukan fisiknya di RO.
• Tidak ada Laporan Mutasi Aktiva Tetap.
• Kesalahan dalam pembuatan BAP Stock Opname Aktiva Tetap.
• Tidak ditempel nomor FAMS pada fisik FA.
• STNK motor operasional dan masa berlaku APAR sudah expired.
Temuan-Temuan Audit Terkait Dengan Bagian Lainnya di Cabang
3. Proses Pembuatan PKS Dealer
• Tidak ada lampiran Surat Tagihan dari Dealer dan format BAST.
• Tidak terdapat tanda tangan MM pada lampiran 2 PKS.
• Format penulisan nomor PKS yang tidak sesuai dengan ketentuan.
• Nomor PKS pada fisik PKS berbeda dengan sistem.
• Tanggal PKS pada fisik PKS berbeda dengan sistem.
• Tidak dilampirkan dokumen SKDP pada PKS Dealer.
(Cont’d)
Thank You and Good luck