Barne- og likestillingsdepartementet, Oslo, 20.mars 2015
Jørn KippersundAllmennlege, legevaktsjef og blogger
Volda/Ålesund
Stress
tanken på uløsteoppgaver
2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes
Nyhetsstrøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem
Til innboks
Nyhetsstrøm
Nyhetsstrøm
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke
- Har du glippet på oppgaver grunnet e-post ikke er besvart i tid?
- Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?
- Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga. e-post ikke er håndtert ordentlig i tide?
skille uløst fra løst
- Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste
eller
fjerne løste
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fjerne løstefiske uløste
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
Til innboks
Nyhetsstrøm
fiske uløste
eller
fjerne løste
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Jobbe mer?
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Prioritere bedre
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven
er veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havneri innboksen er en
oppgave. Oppgaven er veldig ofte å slette eller
arkivere
Hver e-post er en oppgave
Handlingeller
Referanse?
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
fisker uløste
har fjernet løste
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Varsel eller originalinformasjon?
Kreves handling?
Info jeg får bruk for?
Orginalinfoeller varsel?
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
• Å ikke håndtere – er også en håndtering
• Bevisst eller ubevisst valg?
”Jeg får 250 e-post hver dag. Etter at jeg tok i bruk innbokskontroll har jeg full kontroll i innboksen – og kontroll med uløste oppgaver”
Alain M.C. Fasotte
Partner i Tribe A/S
Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd
Forsvinner oppgaven?
Blir oppgavenlettere med tiden?
Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost-varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
E-post tider – et eksempel:
- kl 08- kl 10- kl 12- kl 14- kl 16
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
Hvordan innbokskontroll?
•Oppgavetenkning
•Unngå utsettelse
•Unngå avbrudd
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Enig/uenig?
Det tar mer tid å løse en oppgave om man vender tilbake til den flere ganger enn om man slutthåndterer den ved førstegangs ”berøring”
Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Ta med hjem- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering
(quick-fix)innbokskontroll
@jkippers