INDICE
1. INTRODUÇÃO 3
2. AUTOAVALIAÇÃO 6
2.1. QUAR 2014 – resultados e desvios 8
2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores 20
2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) 27
2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes 31
2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho 36
2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos 37
2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação 38
2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados 41
2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista 72
3. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 75
4. AVALIAÇÃO FINAL 77
4.1. Apreciação dos resultados alcançados 78
4.2. Proposta de menção qualitativa 78
4.3. Conclusões prospetivas 79
GLOSSÁRIO 81
ANEXOS:
ANEXO A – Balanço Social
ANEXO B – Relatório de execução orçamental
ANEXO C – Relatório BSC
ANEXO D – Exercício de benchmarking
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014
Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega, n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 3
1. INTRODUÇÃO
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 4
O presente Relatório de Atividades, elaborado em consonância com o estipulado na alínea e)
do nº 1 do artigo 8º e com o artigo 15º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de Dezembro, sustentou-se
no modelo preconizado pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações
Internacionais e inclui o balanço social e o relatório de autoavaliação do serviço, este último
de caráter obrigatório.
Ao longo do documento, procura analisar-se e avaliar-se o conjunto de atividades
desenvolvidas e insere-se a demonstração quantitativa e qualitativa dos resultados
alcançados, dando-se especial relevância aos relativos aos objetivos estratégicos e
operacionais da Secretaria-Geral, selecionados para o Quadro de Avaliação e
Responsabilização 2014.
Especifica-se também o grau de realização dos outros objetivos setoriais prosseguidos,
plasmados no Balanced Scorecard, aquando do planeamento, bem como dos projetos,
iniciativas e de outras atividades previsíveis e programadas ou desenvolvidas extra plano.
Para a preparação deste relatório coligiram-se os dados da monitorização periódica do
desempenho setorial e institucional da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF),
compilaram-se os imprescindíveis contributos de todas as unidades orgânicas internas e
ainda se recolheram e analisaram os elementos relativos à avaliação e autoavaliação
efetuadas pelos utilizadores externos e internos.
Os elementos relativos às taxas de realização anuais dos QUAR, no triénio 2012-2014,
apontam para a continuada obtenção de “scores” similares, logo, para idênticos níveis de
desempenho institucional, verificando-se, todavia, uma descida marginal de cerca de 3 pontos
percentuais, em 2014, face aos dois anos precedentes: 2012: 114,66%; 2013:114,28%;
2014:111,2%.
Este resultado é de valorizar, se for enquadrado pelo contexto e pelos recursos de que foi
possível dispor para assegurar a execução tempestiva dos trabalhos relativos às atribuições e
competências determinadas pelos artigos 19º e 20º do Orçamento do Estado para 2013, Lei
nº 66-B/2012, de 31 de dezembro e pelos artigos 24º a 28º da Lei nº 83-C/2013, de 31 de
dezembro, dado o aumento do volume, da diversidade e da complexidade das tarefas. A
perda de recursos humanos, por recurso a mobilidade interna ou por outros motivos, foi um
dos fatores que influiu na produtividade.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 5
Embora tenham ocorrido alterações, em Novembro, na equipa de dirigentes da SGMF, com a
nomeação de titulares de cargos de direção superior de 1º e de 2º graus, tal não se refletiu
nos resultados alcançados, na medida em que foi decidido manter e prosseguir os objetivos
planeados e manter os compromissos anteriormente assumidos.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 6
2. AUTOAVALIAÇÃO
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 7
Constam deste capítulo, no ponto 2.1, a avaliação global da execução do QUAR 2014, os
resultados atingidos, referentes aos objetivos fixados, com base na taxa de realização dos
respetivos indicadores e discrimina-se a sua incidência nos parâmetros de eficácia, eficiência
e qualidade.
Nos pontos 2.2 a 2.8, de acordo com o modelo do GPEARI, abordam-se os seguintes temas:
apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos;
avaliação do sistema de controlo interno;
resultados de outros objetivos programados pelas unidades orgânicas da SGMF;
taxa de concretização de projetos e iniciativas planeadas;
comparação com serviços idênticos (benchmarking);
resultados da autoavaliação do serviço, com base na auscultação dos/as dirigentes
intermédios/as e dos/as trabalhadores/as;
outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades;
medidas de reforço positivo do desempenho institucional;
e recursos humanos e financeiros de que foi possível dispor em 2014 para garantir a
execução do planeamento ou para desenvolver outras atividades ou ações extra
plano.
Nos Anexos A e B ao presente relatório - o Balanço Social e o Relatório de Execução
Orçamental -, pode aceder-se a informação específica, mais pormenorizada, sobre a
caraterização e gestão dos recursos humanos e financeiros no ano transato.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 8
2.1. QUAR 2014 – resultados e desvios
O Despacho nº 04/14/MEF, de 08 de janeiro de 2014, proferido pela Senhora Ministra de
Estado e das Finanças aprovou o QUAR 2014 da SGMF, após a validação prévia por parte do
GPEARI, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 81º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de
dezembro.
Foram superados todos os objetivos prosseguidos, como se pode depreender a partir dos
dados insertos no Quadro 1, pelo que os resultados da execução anual podem considerar-se
bastante positivos e são representativos do bom nível de desempenho atingido pela
Secretaria – Geral.
Quadro 1 - QUAR 2014 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos
OBJETIVOS PESO PLANEADO TAXA DE
REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
EFICÁCIA
O1. Modernizar os sistemas de informação
25% 100% 100,4% Superou
O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social
25% 100% 112,5% Superou
O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"
25% 100% 123,8% Superou
O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos
25% 100% 104,8% Superou
EFICIÊNCIA
O5. Garantir uma gestão financeira eficiente
40% 100% 113,2% Superou
O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço
30% 100% 115,0% Superou
O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
30% 100% 109,4% Superou
QUALIDADE
O8. Promover a excelência na prestação de serviços
100% 100% 110,0% Superou
São considerados mais relevantes os objetivos que, somando os pesos
por ordem decrescente de contribuição para a avaliação final, perfaçam uma percentagem superior a
50%, resultante do apuramento de, pelo menos, metade dos objetivos.
Conforme se pode confirmar no Quadro 2, nas páginas seguintes, dos 15 indicadores
inscritos no QUAR, foram superados 12, atingidos 2 e não atingido 1.
Objetivos mais relevantes
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 9
Quadro 2 - QUAR 2014 da SGMF – Planeamento/Resultados
QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2014
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
OE 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outras Comissões 30%
OE 2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%
OE 3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 15%
OE 4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns, nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais 20%
OE 5. Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social 15%
OBJETIVOS OPERACIONAIS
PLANEAMENTO RESULTADOS
EFICÁCIA Ponderação: 40% EFICÁCIA: 44,1%
O1. Modernizar os sistemas de informação Peso: 25%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND1. Grau de implementação dos projetos planeados (%)
75 0 100 25% 68,00 90,67% Não atingiu
IND 2. Percentagem de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior
74 30 0 75 75% 36,55 103,64% Superou
O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social Peso: 25%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND3. Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)
70 0 100 50% 100,00 125,00% Superou
IND4. Grau de implementação das medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho (%)
70 0 100 50% 70,00 100,00% Atingiu
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 10
PLANEAMENTO RESULTADOS
O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública" Peso: 25%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND5. Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)
5 7 0 3 100% 3,2 123,75% Superou
O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos Peso: 25%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND6. Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação
81 64 50 0 81 100% 56 104,84% Superou
EFICIÊNCIA Ponderação: 40% EFICIÊNCIA: 45%
O5. Garantir uma gestão financeira eficiente Peso 40%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND7. Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)
23,93 20,07 10,5 1,5 34 50% 20,11 110,22% Superou
IND8. Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)
18,81 86,08 4 0 20 50% 14,39 116,23% Superou
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 11
PLANEAMENTO RESULTADOS
O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço Peso: 30%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND9. Taxa de rentabilização das infraestruturas
96,65 95,58 95 0 100 50% 100,00 125,00% Superou
IND10. Taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de honorários, liquidado no ano
43,7 50 0 90 50% 57,93 104,96% Superou
O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas Peso: 30%
INDICADORES 2012 2013
(30setº) META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND11. Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis
5 0 2 15% 4 108,33% Superou
IND12. Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos humanos, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis
7 0 2 15% 5 110,00% Superou
IND13. Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)
4 0 1 40% 2 116,67% Superou
IND14. Tempo médio de processamento das aquisições, desde a receção do pedido até ao início do processo concursal (dias úteis)
3 0 1 30% 3 100,00% Atingiu
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 12
PLANEAMENTO RESULTADOS
QUALIDADE Ponderação: 20% QUALIDADE: 22%
O8. Promover a excelência na prestação de serviços Peso: 100%
INDICADORES 2012 2013 META 2014
Tolerância Valor crítico
PESO RESULTADO ANUAL 2014
TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
IND15. Grau de satisfação dos clientes
4,24 4,05 3,75 0,25 5 100% 4,25 110% Superou
No quadro acima, para além de se discriminarem os elementos relativos ao planeamento do QUAR 2014, apresentam-se os resultados anuais
alcançados na prossecução dos objetivos programados, verificando-se que:
80% dos indicadores foram superados, 13,33% atingidos e 6,67% não atingidos;
33,33% dos indicadores selecionados para o QUAR 2014 têm valores “históricos”, o que corresponde a 5 do total de 15;
em conformidade com a determinação do CCAS sobre a taxa máxima de realização, nenhuma das taxas de superação dos indicadores foi
superior a 35%, pelo que não houve lugar a correcção de desvios.
Pode ainda comprovar-se, à semelhança do que ocorreu no ano transato, o maior contributo de 7 dos 8 indicadores de eficiência para o
resultado global da SGMF em 2014 (111,2%), ligeiramente inferior, no entanto, aos registados nos dois anos anteriores (2012: 114,66%;
2013:114,28%) – ver quadro 3 e gráfico, na página seguinte.
É também de realçar a pontuação obtida em 2 dos 6 indicadores de eficácia (Indicadores 3 e 5), igualmente superados, com taxas de realização
acima dos 120%.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 13
No quadro infra fica patente a superação de todos os valores previstos nos parâmetros de
eficácia, de eficiência e de qualidade, com o contributo das taxas de realização de todos os
objetivos, nomeadamente dos mais relevantes, a saber, objetivos 5, 6, 7 e 8.
Quadro 3 - QUAR 2014 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos
PARÂMETROS E OBJETIVOS PLANEADO (ponderação ou
peso)
REALIZADO TAXA DE REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
EFICÁCIA 40% 44,1% 110,4% Superou
O1. Modernizar os sistemas de informação
25% 25,1% 100,4% Superou
O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social
25% 28,1% 112,5% Superou
O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"
25% 30,9% 123,8% Superou
O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos
25% 26,2% 104,8% Superou
EFICIÊNCIA 40% 45,0% 112,6% Superou
O5. Garantir uma gestão financeira eficiente
40% 45,3% 113,2% Superou
O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço
30% 34,5% 115,0% Superou
O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
30% 32,8% 109,4% Superou
QUALIDADE 20% 22,0% 110,0% Superou
O8. Promover a excelência na prestação de serviços
100% 110,0% 110,0% Superou
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL DA SGMF
100% 111,2% 111,2% Superou
Objetivos mais relevantes
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 14
QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2012-2014
A partir dos elementos incluídos no gráfico acima, podem observar-se:
as oscilações sofridas nas taxas de realização dos parâmetros, avultando
particularmente as pontuações obtidas em 2014, tanto na eficiência como na
qualidade, pois as mesmas diferem sensivelmente das dos 2 anos anteriores: a
primeira desceu um pouco mais de 9 pontos, mas a segunda subiu 10, o que não se
pode deixar de valorizar;
relativamente ao biénio anterior, no ano de 2014, obteve-se mais equilíbrio entre os
resultados de eficácia, eficiência e qualidade, pois a distância entre a pontuação mais
elevada (eficiência – 112,6%) e a mais baixa (qualidade - 110%) é de apenas 2,6%,
fixando-se a taxa de eficácia (110,4%) muito perto da de qualidade;
o melhor resultado do triénio no parâmetro de qualidade em 2014, que cumpre
assinalar, com uma diferença positiva de +6,70 p.p. face a 2012 e de +10 p.p.
relativamente à taxa registada em 2013;
a diminuição, ainda que gradual, dos níveis de eficácia no triénio, que é menos
vincada do que a que ocorreu na área de eficiência, já que os diferenciais, no caso da
eficácia, em 2014, se situam entre -4,27 p.p., face a 2012, e -3,25, face a 2013.
Porém, no caso da eficiência o “score” alcançado em 2014 desce 8,76 p.p.,
relativamente ao registado no ano de 2012 e 9,19 p.p. em relação ao do ano de 2013.
114,67 121,36
101,25 113,9
121,79
100 110,4 112,6 110
Eficácia Eficiência Qualidade
2012 2013 2014
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 15
Evolução dos resultados de indicadores com valores “históricos”
Cumpre ainda referir/mencionar a evolução dos resultados dos indicadores com “histórico” no
triénio:
Indicador 15 - Grau de satisfação dos clientes
2012 2013 2014
Metas 4,2 [3,8;4,2] [3,5;4]
Valores críticos 5 5 5
Resultados 4,24 4,06 4,25
Taxas de realização
101,25% 100% 110%
Pese embora tenha descido ligeiramente o grau de ambição da meta definida no ano anterior,
- o que tem impacto, especialmente, na taxa de realização -, fica patente a recuperação da
SGMF, face ao ano de 2013, reaproximando o resultado atingido em 2014 (que é o melhor do
triénio) do registado em 2012.
Este resultado é tanto mais significativo, quanto se tiverem em consideração as variáveis do
contexto em que a SGMF teve que atuar e às acrescidas responsabilidades com que se
depararam os departamentos internos.
Relativamente aos outros 4 indicadores com histórico, salienta-se a superação de todas as
metas programadas. Estes indicadores visaram a prossecução das ações relacionadas com a
poupança (indicadores 7 e 8) e com a rentabilização de infraestruturas (indicador 9),
concorrendo para a eficiência da despesa e para a partilha e a economia de recursos
públicos.
Foi considerado relevante manter no QUAR um indicador sobre formação profissional
(indicador 6), já que a atualização e melhoria de competências dos colaboradores potenciam
ganhos de eficácia no desempenho pessoal, profissional e institucional.
Apesar da necessária parcimónia no uso de recursos financeiros, foi possível não só garantir
a frequência da formação obrigatória destinada aos detentores de cargos dirigentes e aos
trabalhadores em período experimental, como também providenciar o acesso a outros tipos
formação de atualização a um total de 56 colaboradores em 2014, número que apresenta um
ligeiro decréscimo face ao ano de 2013 (64).
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 16
Outros resultados: indicadores relativos aos “níveis de serviço” prestados às entidades centralizadas
Mantiveram-se sensivelmente os níveis de eficiência neste domínio, com a continuada
focalização nos “clientes” dos serviços comuns, especialmente por parte das áreas de
recursos humanos, financeiros e patrimoniais. Foram superadas as metas de 75% dos
indicadores presentes no QUAR relativos a esta matéria, tendo uma delas sido atingida.
Enquanto em 2013, se constatava a superação de todas as metas destes indicadores
relacionados com “níveis de serviço”, presentes no QUAR, igualando mesmo os valores
críticos, em 2014, tal facto não ocorreu nos 4 indicadores selecionados (Indicadores 11, 12,
13 e 14 na área de eficiência), quedando-se as taxas de realização abaixo dos 120%
(indicador 13), entre 105% e 110% (indicadores 11 e 12) e atingindo os 100% (indicador 14).
Inserem-se abaixo algumas justificações dos dirigentes das unidades orgânicas para as taxas
de superação das metas do QUAR 2014:
OBJETIVO 1. Modernizar os sistemas de informação
INDICADOR 2: % de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior
Meta: 30; VC:75
Resultado: 36,55
Desvio face à meta: +3,64%
No ano de 2013 foram disponibilizados 234.198 documentos, tendo sido previsto o acréscimo
de 30% para o ano de 2014, o que significava o mínimo de 304.457 documentos. Como foram
disponibilizados 370.972 documentos o acréscimo foi de 36,55%.
OBJETIVO 3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"
INDICADOR 5: Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais,
no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)
Meta:7; VC: 3
Resultado: 3,2
Desvio face à meta: +23,75%
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 17
Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que é atribuição da Secretaria-Geral,
enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 – Finanças e Administração
Pública, a emissão de pareceres prévios sobre as alterações orçamentais que careçam de
autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças ou do membro do Governo da
tutela.
Assim, em 2014, a DPGF elaborou oitenta e cinco (85) Informações de pedidos de
reforço/alterações orçamentais. Destes processos, trinta e cinco (35) necessitaram de obter
autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças, e quarenta e nove (49)
necessitaram de obter autorização da tutela.
Neste âmbito, importa realçar a complexidade técnica de que estes processos se revestem,
na medida em que os Organismos do Ministério submetem as suas necessidades à Entidade
Coordenadora do Programa Orçamental (EC), que, por sua vez, após análise, procede à
elaboração de uma Informação propondo opções de resolução, seguindo posteriormente para
a tutela, a fim de ser obtida a devida autorização ministerial. Estas funções foram
asseguradas pela chefe de Divisão e por duas técnicas superiores.
OBJETIVO 5. Garantir uma gestão financeira eficiente
INDICADOR 7: Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada
(compras agregadas)
Meta: [9;12]; VC: 34
Resultado: 20,11
Desvio face à meta: +10,22%
Para os resultados alcançados contribuíram os 17 procedimentos aquisitivos que foram
efetivamente concluídos, cujo valor global de despesa prevista, no montante de €
19.880.665,21, se efetivou em € 15.882.115,51 de despesa adjudicada, demonstrando uma
poupança de € 3.998.549,70.
€19.880.665,21 €15.882.115,51
€3.998.549,70
Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 18
OBJETIVO 6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço
INDICADOR 10: taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de
honorários, liquidado no ano (%)
Meta: 50
Resultado: 57,93
Desvio face à meta: +4,96%
Os valores das receitas provenientes da cobrança de honorários, apurados em 2014,
voltaram a ser expressivos da taxa de sucesso registada no patrocínio do MF. As taxas
seriam tanto mais expressivas quanto tivesse sido alcançada a cobrança total do processado.
OBJETIVO 7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
INDICADOR 11: Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do
requerimento (dias úteis)
Meta: 5; VC: 2
Resultado: 4
Desvio face à meta: +8,33%
INDICADOR 12: Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos
humanos, após receção do requerimento (dias úteis)
Meta:7; VC: 2
Resultado: 5
Desvio face à meta: +10%
A LOE para 2014 manteve o modelo organizativo do MF, mantendo-se nesta SGMF as
competências em matéria de RH de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e
DGTF), 6 Gabinetes Governamentais, CRESAP, UTAP, UTAM e o processamento da Brigada
Fiscal.
Para garantir os níveis de serviço acordados, contámos com 11 pessoas na área de pessoal e
remunerações e 4 no apoio técnico.
Considerando os resultados obtidos, podemos assim concluir que se trata de fazer mais com
menos e que a superação destas metas só foi possível pelo sentido de responsabilidade e
compromisso com o serviço dos trabalhadores.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 19
OBJETIVO 7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas
INDICADOR 13: Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e
financeiros, após receção de notificação (dias úteis)
Meta: 4; VC: 1
Resultado: 2
Desvio face à meta: +16,67%
Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que em 2014 se procedeu ao registo de
dezassete mil, oitocentos e setenta e oito (17.878) cabimentos.
Para tal, foi necessário efetuar quatrocentas e sessenta e cinco (465) alterações orçamentais,
suportadas por Informações que necessitaram de autorização do dirigente máximo da
Secretaria-Geral.
Realça-se, ainda, a capacidade e diligência da DPGF em antecipar constrangimentos
orçamentais através da elaboração de balancetes mensais previsionais. Um exemplo prático
desta observação traduziu-se no trabalho realizado aquando da preparação do Orçamento
para o ano de 2014, em que se fez uma previsão das despesas que iriam ocorrer durante a
execução, com a orçamentação de todos os contratos existentes e dos que viriam a ocorrer.
Pese embora se tenham verificado constrangimentos, na sequência das cativações
decretadas pela LOE, estes foram minimizados pelas alterações orçamentais realizadas, que
garantiram a prévia cabimentação dos contratos, ultrapassando-se o risco de inibição ao
normal funcionamento dos serviços.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 20
2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores
Questionários a utilizadores externos
Periodicidade dos questionários
Universo da amostra
Dimensão da amostra
Taxa de respostas
Avaliação dos serviços prestados a)
Gabinetes Governamentais do MF
1º Semestre 71 20 respostas 28,17 % 4,47 b)
2º Semestre 65 27 respostas 41,50 % 4,25 b)
Serviços Centralizados
1º Semestre 15 10 respostas 66,66 % 4,33 b)
2º Semestre 16 11 respostas 68,80 % 4,00 b)
Outros utilizadores 1º Semestre 449 71 respostas 15,81 % 4,24 b)
2º Semestre 386 87 respostas 22,50 % 3,97 b)
Resultado Anual: 4,25 (média ponderada c))
Metodologia adotada para todos os questionários
a) Escala de 1 a 5;
b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas registadas
por cada departamento da SGMF
c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida pela
SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de dados
das respostas dos utilizadores externos aos questionários de avaliação aplicados no
final do 1.º e 2.º semestre de 2014.
Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média foram os seguintes:
(2* o resultado da avaliação média efetuada pelos Gabinetes Governamentais) + (1* o
resultado da avaliação média efetuada pelos Interlocutores dos Serviços Centralizados)
+ (1* o resultado da avaliação média efetuada pelos Outros Clientes a saber: Direção de
Serviços de Inovação e Qualidade, Divisão de Gestão de Recursos Humanos, Divisão de
Planeamento e Gestão Financeira, Direção de Serviços Apoio Jurídico e Contencioso,
Direção de Serviços Arquivos e Documentação, Direção de Serviços Informação e
Relações Públicas, Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Aprovisionamento e
Património) / 4.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 21
Sendo a avaliação semestral, foram enviados “convites” eletrónicos no final do 1º semestre de
2014 e no início do ano de 2015.
As respostas ficam na base de dados, sendo possível extrair e tratar os elementos relevantes,
como por exemplo, o número de respostas, a avaliação média por questão, a avaliação média
obtida por cada departamento e os resultados agregados relativos ao conjunto da Secretaria-
Geral.
No âmbito dos Gabinetes Governamentais
2013
2014
Avaliação Externa
Periodicidade e Universo
Amostra Taxa de
respostas Avaliação Externa
Periodicidade e Universo
Amostra Taxa de
respostas
Gabinetes
1º Semestre
6
4
respostas 66,67%
Gabinetes
1º Semestre
71
20
respostas 28,17%
2º Semestre
6
4
respostas 66,67%
2º Semestre
65
27
respostas 41,50%
Em 2014, alargou-se o universo de destinatários relativo aos Gabinetes Governamentais.
No âmbito da Prestação Centralizada de Serviços
Este questionário abrange as seguintes Entidades Centralizadas e Comissões:
Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais;
Inspeção-Geral de Finanças;
Direção-Geral do Orçamento;
Direção-Geral do Tesouro e Finanças;
Direção-Geral da Administração e Emprego Público;
Comissão de Normalização Contabilística;
Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos.
Foi enviado aos interlocutores identificados pelas unidades orgânicas da Secretaria-Geral. A
lista foi criada de acordo com informação dada pelos departamentos de Inovação e
Qualidade, de Gestão de Recursos Humanos, de Planeamento e Gestão Financeira, de
Informação e Relações Públicas e de Gestão de Aprovisionamento e Património.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 22
Foi notório o aumento da taxa de resposta no 2º semestre de 2014 versus período análogo
em 2013, (68,80%, 40%). Este aumento deve-se ao facto de ter existido uma maior
sensibilização, junto dos interlocutores, sobre a necessidade de responder aos questionários
por forma a identificar e corrigir os problemas existentes.
2013
2014
Avaliação Externa
Periodicidade e Universo
Amostra Taxa de
respostas Avaliação Externa
Periodicidade e Universo
Amostra Taxa de
respostas
Serviços Centralizados
1º Semestre 7
respostas 63,64%
Serviços Centralizados
1º Semestre 10
respostas 66,66% 11
interlocutores 15
Interlocutores
2º Semestre 4
respostas 40,00%
2º Semestre 11
respostas 68,80% 10
interlocutores 16
interlocutores
Clientes específicos
Em 2014, cerca de 449 “outros utilizadores” dos serviços da SGMF, no 1.º semestre, e 386,
no 2.º semestre, receberam um questionário que pretende aferir a sua satisfação enquanto
clientes. Integram este grupo trabalhadores de organismos do Ministério das Finanças, de
outros Ministérios e cidadãos.
Avaliação Externa
Periodicidade e Universo
Amostra Taxa de
respostas
Outros utilizadores
1º Semestre 71 respostas
15,81% 449
2º Semestre 87 respostas
22,50% 386
ÁREAS DE ATUAÇÃO AVALIADAS
Inovação e Qualidade (DSIQ)
Gabinetes - Suporte aos serviços (área de informática)
Centralização – Suporte técnico prestado ao sistema de telefones fixos
Clientes - Suporte informático à plataforma de gestão de processos de acidentes de trabalho
e doenças profissionais
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 23
Gestão de Recursos Humanos (DGRH)
Gabinetes – Serviço de publicações, serviço de expediente, informação disponibilizada na
extranet e questões relativas à qualidade do atendimento
Centralização – Questões relativas à qualidade do serviço
Clientes – Suporte ao tratamento e análise de processos de acidentes de trabalho e doenças
profissionais
Planeamento e Gestão Financeira (DPGF)
Gabinetes – Informação disponibilizada na extranet e questões relativas à qualidade do
atendimento
Centralização – Questões relativas à qualidade do serviço
Clientes – Questões relativas à qualidade do serviço
Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC)
Gabinetes – Solicitação de pareceres e questões relativas à qualidade do serviço
Clientes – Colaboração com o Ministério Público, processamento de indemnizações e redes
de colaboração institucional interministerial
Arquivos e Documentação (DSAD)
Gabinetes – Pesquisa, pedidos de informação, utilidade da informação disponibilizada e
questões relativas à qualidade do atendimento (no arquivo e biblioteca central)
Clientes - Pesquisa, pedidos de informação e questões relativas à qualidade do atendimento
(no arquivo e biblioteca central)
Informação e Relações Públicas (DSIRP)
Gabinetes – Organização de eventos, receção, organização de viagens e anuário
Centralização - Questões relativas à qualidade do serviço na organização de viagens
Clientes – Atendimento, reuniões e eventos, viagens, revista de imprensa, atividades
socioculturais, outros serviços (central telefónica, listas de contactos, anuário e programa de
fim-de-semana)
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 24
Unidade Ministerial de Compras (UMC)
Gabinetes - Questões relativas à qualidade do serviço
Clientes - Questões relativas à qualidade do serviço
Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)
Gabinetes - Gestão de viaturas, apoio logístico, questões relativas à qualidade do serviço
Centralização - Gestão de viaturas, apoio logístico, questões relativas à qualidade do serviço
Clientes - Questões relativas à qualidade do serviço
Avaliação global dos serviços, segmentada por área funcional, entre 2012 e 2014
A meta estabelecida no QUAR 2014, para o objetivo de Qualidade “Promover a excelência na
prestação dos serviços”, situou-se no intervalo [3,50;4,00], tendo sido superada com um
resultado de 4,25.
De 2013 para 2014, verifica-se uma recuperação na avaliação global da SGMF, de 4,06 para
4,25.
Neste período, quase todas viram o grau de satisfação dos seus clientes aumentar, exceto a
DSAD, que passa de uma avaliação de 4,56 para 4,49.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
DSIQ DSGRHF
DGRH* DPGF* DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF
2012 4,64 4,22 4,59 4,12 4,48 4,02 3,69 4,24
2013 4,39 3,70 3,90 4,17 4,56 4,33 4,18 3,79 4,06
2014 4,45 3,79 3,91 4,66 4,49 4,44 4,37 4,17 4,25
Avaliação 2012-2014 * Em 2012 avaliados sob a sigla DSGRHF
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 25
Avaliação dos serviços, segmentada por área funcional, e por grupo de utilizadores, em 2014
Uma análise aos resultados obtidos em 2014, por grupo de utilizadores (Gabinetes,
Centralização e Clientes), revela que:
os serviços centralizados são o grupo que manifesta maior grau de satisfação com
os serviços prestados pela DSIQ, DGRH, DPGF e DSIRP;
no grupo dos Clientes destaca-se a avaliação da DSAD, como sendo a mais
elevada. A avaliação da DGRH é coincidente com a efetuada no âmbito dos
questionários da Centralização.
os Gabinetes destacam na sua avaliação a DSAJC, a UMC e a DGAP.
N.B. A DSAJC, DSAD e UMC não têm sido consideradas como prestadoras de serviços no âmbito da
Gestão Administrativa e Financeira (GAF) e, como tal, não têm sido avaliadas por este grupo de
clientes (Centralização).
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
DSIQ DGRH DPGF DSAJC a) DSAD a) DSIRP UMC a) DGAP
Gabinetes 4,45 3,73 3,89 4,82 4,48 4,51 4,75 4,63
Centralização 4,46 3,83 4,22 4,59 3,94
Clientes 4,41 3,83 3,64 4,33 4,50 4,14 3,62 4,00
Avaliação 2014 a) Área que não presta serviços centralizados
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 26
Ações identificadas pelos dirigentes tendo em vista uma
“eventual melhoria da avaliação”
No decurso de 2014 e, face aos resultados dos questionários, foram identificadas algumas
melhorias a implementar.
Assim, a DSAD, que viu o grau de satisfação dos seus Clientes decrescer 0,7 p.p. entre 2013
e 2014, manifestou interesse em enviar “informação sobre a legislação que vai sendo
publicada para o portal do Governo”, bem como em atualizar e renovar a “bibliografia nas
áreas da Administração Pública e da Gestão e Políticas Públicas na Biblioteca Central”.
Por seu lado, a DSAJC advogou reformular o questionário para que “as questões sejam mais
direcionadas em função do público-alvo”, de forma a mais claramente identificar o serviço que
foi utilizado. A esta estratégia associou o envio de um e-mail, em simultâneo com o
questionário, “alertando para a existência do mesmo e a relevância do seu preenchimento
para a avaliação do serviço prestado”.
A maioria dos dirigentes identificou este procedimento como fundamental para a
sensibilização dos seus clientes, facto que poderá ter estado na origem do crescimento da
taxa de resposta entre o primeiro e o segundo semestres de 2014.
A DGAP considerou, também, que a escassez de recursos humanos e os constrangimentos
existentes para a realização de despesas impedem aquela Divisão de melhorar os seus níveis
de satisfação. Identificou ainda a necessidade de promover encontros com todos os
interlocutores da GAF, como forma de melhor acompanhar as suas necessidades.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 27
2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)
QUESTÕES APLICADO
FUNDAMENTAÇÃO S N NA
1 – AMBIENTE DE CONTROLO
1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema
de controlo interno? X
Manuais de procedimentos internos - existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de informação (relevância da informação obtida) Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas Plano de contingência
1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a
legalidade, regularidade e boa gestão? X Manuais de procedimentos internos
1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a
habilitação necessária para o exercício da função? X
1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que
regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do
utente, princípios de bom governo)?
X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF, disponível na página internet da SGMF, em http://www.sgmf.pt/
1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a
adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? X
Plano de Atividades, Diagnóstico de necessidades de formação, Plano de frequência de ações de formação e SIADAP
1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares
entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? X
Reuniões periódicas; Manual de Procedimentos internos
1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? X
Em 2014 houve uma auditoria do IFDR (atual Agência para o Desenvolvimento e Coesão, I.P.) às candidaturas apresentadas pela SGMF, relativas aos processos ATFDR-01-0273-FEDER-000030 - Estudos e Avaliação do QREN/Observatório - 2012-2013 e ATFDR-01-0373-FEDER-000031 - Plano de Comunicação do QREN - 2012 e 2013. Estas duas candidaturas já se encontram encerradas. No âmbito da Candidatura ATFDR-01-0173-FEDER-000032 - Observatório do QREN 2012 – 2013 registou-se uma auditoria externa encomendada pelo IFDR. Aguardamos o encerramento desta candidatura.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 28
2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras
definidas legalmente? X
Legislação associada ao funcionamento da SGMF, a saber: - Decreto Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (definiu, entre outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna da SGMF); - Portaria nº 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares - Despacho nº 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à Declaração de retificação nº1035/2012, de 10 de agosto) – Define e implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral
2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de
acordo com o SIADAP 2 e 3? X 100%
2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que
frequentaram pelo menos uma ação de formação? X 48,28%
3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO
3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos;
Plano de contingência
3.2 A competência para autorização da despesa está claramente
definida e formalizada? X Em normas legais e Despachos de delegações de competências.
3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X
No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP, I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC).
3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre
trabalhadores? X
3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas,
conferências e controlos estão claramente definidas e
formalizadas?
X Manuais de procedimentos internos;
Plano de contingência
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 29
3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de
responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade
mínimos?
X
Os manuais de procedimentos foram elaborados segundo a metodologia BPMN, identificando as ações e atores responsáveis pela sua execução, bem como as transições e os pontos de decisão existentes. Serviços prestados: identificação dos serviços prestados pelo processo à organização. Enumeração dos objetivos específicos do processo. Enumeração de Atores/Intervenientes: identificação dos atores humanos intervenientes no processo. Enumeração dos documentos envolvidos: documentos envolvidos no decorrer do processo. Esta enumeração complementa o detalhe do modelo concetual do processo, onde é ou são detalhado(s) por atividade o(s) documento(s) envolvido(s). Enumeração dos sistemas externos/internos envolvidos: sistemas de informação internos ou externos envolvidos no processo. Relação com outros processos: relações identificadas com outros processos. Enumeração das relações e dependências entre o processo descrito e outros existentes na organização Documento – “split” de processos
3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de
forma a evitar redundâncias? X Manual de Procedimentos internos
3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações
conexas? X Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas
3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é
executado e monitorizado? X
4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de
dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão
documental e tesouraria?
X
Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: GeRHuP Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e está segmentado por cada departamento da SGMF - cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 30
Conclusão
O SCI instituído na Secretaria-Geral caracteriza-se pela abrangência, suficiência e complementaridade, garantindo a boa gestão de recursos e
acautelamento dos bens patrimoniais e financeiros.
Quanto às respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo Interno, se se excetuarem os casos não aplicáveis, a SGMF tem
desenvolvidas as restantes 24 ferramentas, tendo atingido 100% das ferramentas definidas pelo CCAS.
4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento
de informação? X
Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)
Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.
4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade,
oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? X
Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações. As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a tomada de decisão.
4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos
processos de decisão? X Através de ferramentas adequadas
4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de
terceiros a informação ou ativos do serviço? X
Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware. Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídos.
4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente
salvaguardada (existência de backups)? X
Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.
4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X
Está garantida ao nível tecnológico Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber: Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 31
2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes
O desempenho global da Secretaria-Geral não se reconduz apenas aos resultados do QUAR
anual. Este, por definição, tem que ser representativo da atividade a desenvolver e, aquando
do planeamento, são definidas prioridades anuais e selecionadas as ações conducentes à
concretização dos objetivos estratégicos plurianuais. Porém, o QUAR não abarca a
programação de todos os objetivos específicos das unidades orgânicas, nem várias outras
atividades, iniciativas e projetos planeados ou desenvolvidos extra plano, cuja prossecução
concorre para o cumprimento do Plano de Atividades.
Alguns destes objetivos, projetos e atividades setoriais planeadas nem sempre decorreram
como se tinha previsto.
Assim, no ponto 2.4.1 referem-se os motivos exógenos ou endógenos que prejudicaram o
cumprimento de alguns objetivos operacionais das unidades orgânicas: 8 não foram atingidos,
o que corresponde a uma taxa de incumprimento de 19,05%, similar à de 2012 - 20%, mas
com um agravamento de 4,76 pontos percentuais relativamente à registada no ano de 2013
(14,29%).
No ponto 2.4.2 inserem-se justificações para o não desenvolvimento ou a não conclusão de 4
projetos previstos para 2014: 8 constantes do Plano de Atividades e 1 que foi aditado no
decurso do ano.1
A taxa de incumprimento situa-se em 44,4%, ligeiramente mais elevada que a do ano
precedente (2013 - 42,86%) e distando cerca de 11 pontos percentuais da melhor verificada
no triénio: 2012 - 33,33%.
1 Não tendo sido possível executar o Projeto “Disaster Recovery”, por razões exógenas, foi adicionado e
desenvolvido o Projeto “Reformulação da Infraestrutura”
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 32
2.4.1 - Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas
Objetivo: - Reforçar a eficiência e segurança do sistema de informação da SGMF
Taxa de realização da DSIQ: 93%
Indicador 1: Grau de implementação dos projetos planeados (%)
Resultado: 68
Taxa de realização: 90,67%
Indicador 2: Taxa de atualização do BSC
Resultado: 95
Taxa de realização: 100%
Dos dois indicadores deste objetivo só um não foi atingido. O impacto no resultado final –
objectivo não atingido - deve-se ao peso atribuído a cada um dos indicadores (ind1 - 75%
/ind2 - 25%).
Objetivo: - Contribuir para redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com
consumíveis
Indicador: Grau de poupança gerada (%) Meta:4
Resultado da DGRH: 0
Taxa de realização: 0%
O não cumprimento deste objetivo deveu-se ao facto de ter sido necessário adquirir um
grande volume de pastas indispensáveis ao arquivo da documentação rececionada pelos
organismos na instrução dos processos de acidentes de trabalho. O restante valor foi gasto
maioritariamente em envelopes para a Secção de Expediente e papel para as diversas UO,
com maior relevância na SAPE/SR, devido ao elevado número de declarações emitidas.
Objetivo: - Reorganizar os processos individuais dos trabalhadores da GAF e AG
Indicador: Nº de processos reorganizados até 31 de dezembro de 2014
Meta: [630; 675]
Resultado da DGRH: 19
Taxa de realização:3,02%
O facto de o sistema de gestão de recursos humanos (GeRHup) se manter muito instável e o
volume de trabalho da Secção, resultante do novo modelo organizativo do Ministério das
Finanças, ter sido muito elevado, não permitiu aos trabalhadores daquela Secção dedicarem
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 33
o seu tempo a este objetivo da DGRH, razão pela qual o mesmo foi retirado dos seus
objetivos. Contudo, foi feita uma tentativa de dedicação de algum esforço/tempo à realização
do mesmo, por parte da Chefe de Divisão e da Coordenadora Técnica, com vista à melhoria
da organização dos processos individuais.
Objetivo: - Contribuir para redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com
consumíveis
Indicador: Grau de poupança gerada (%)
Meta:4
Resultado da DSAJC: 0
Taxa de realização: 0%
A DSAJC registou consumos mais elevados em consumíveis e comunicações gerados,
respetivamente, pela necessidade pontual de papel e pastas de arquivo (respetivamente, em
virtude de já não dispor de papel usado para utilização em fotocópias e a reutilização de
pastas de arquivo de anos anteriores não ter sido possível no mesmo número de anos
anteriores) e por se mostrar necessário realizar sucessivas rondas de contacto dos
destinatários de notas de custas de parte não pagas.
Ainda assim convém notar que os valores da DSAJC foram em anos anteriores
significativamente baixos e também por essa razão a oscilação verificada em 2014 gerou, por
comparação com os precedentes, resultados que se afiguram menos satisfatórios
Objetivo: - Contribuir para a valorização dos recursos humanos do MF
Indicador: Nº de trabalhadores abrangidos por iniciativas de formação da DSAJC
Meta:120
Resultado da DSAJC: 0
Taxa de realização: 0%
Em 2014 não foi possível aos técnicos nem à dirigente da DSAJC realizarem qualquer
workshop que permitisse dar contributos para a valorização dos recursos humanos do MF.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 34
Objetivo: - Promover a comemoração dos 15 anos da BC e do ACMF
Indicador: nº de iniciativas efetuadas no âmbito da comunicação/divulgação
Meta:2
Resultado: 0
Taxa de realização: 0%
A DSAD propôs-se realizar duas exposições, uma na Biblioteca Central e outra no Arquivo
Contemporâneo, promovendo a comemoração dos 15 anos de ambos os serviços e,
simultaneamente, evocar os 10 anos do falecimento do ex-Ministro das Finanças, Prof. Doutor
António Luciano de Sousa Franco, responsável pela existência do ACMF e pela instalação da
BC no atual espaço físico.
Porém, apresentados orçamentos para a concretização das duas exposições, os projetos não
foram aprovados superiormente.
Objetivo: - Contribuir para redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com
consumíveis
Indicador: Grau de poupança gerada (%)
Meta:4
Resultado da UMC: 0
Taxa de realização: 0%
Relativamente ao indicador considerado não atingido, importa referir que, através da análise
dos valores e fatores que o compõem, verificamos que existe uma contenção dos valores
referentes às comunicações que, não obstante ser significativa, não impede que os valores
relativos aos consumíveis requisitados praticamente anulem aqueles.
No contexto desta desproporção e do resultado da mesma, há que salientar que os valores
relativos aos consumíveis resultam da requisição de tinteiros para uma impressora que, pelo
menos desde 2011, não eram substituídos.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 35
Objetivo: - Contribuir para redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com
consumíveis
Indicador: Grau de poupança gerada (%)
Meta:4
Resultado da DGAP: 0
Taxa de realização: 0%
Não foi possível atingir a meta do indicador porque a DGAP não consegue ter mais margem
de poupança para além da que resultou do esforço de contenção efetuado nos 3 anos
anteriores.
Analisados os encargos, foi identificado um item onde poderá ocorrer alguma poupança – o
papel. No entanto, esta poupança somente será real se forem eliminados processos em papel
e se existir um forte investimento no circuito on-line e arquivo digital entre os serviços da
SGMF.
2.4.2 - Causas de incumprimento de alguns projetos planeados
Os projetos da DSIQ foram associados ao indicador 1 do QUAR “Grau de implementação dos
projetos planeados”, cujo resultado concorre para o objetivo de Eficácia, “O1. Modernizar os
sistemas de informação”.
PROJETO 2/DSIQ - “Disaster recovery”
Motivado pela transferência de localização, para a eSPap, do centro de dados, localizado na
SGMF, e respetivo deslizamento de prazos, (esta deslocalização devia ter ocorrido em Junho
e, por vários motivos, só aconteceu em Dezembro), acabou por não ser possível desenvolver
o Projeto “Disaster Recovery”, cuja execução dependia desta deslocalização.
A criação de um site de Disaster Recovery para os sistemas mais críticos da Secretaria-Geral
terá que ser reavaliada, pois inicialmente pretendia-se criá-lo na eSPap. Com a mudança do
centro de dados para a eSPap, ter-se-á que encontrar um local alternativo.
PROJETO 3/DSIQ - Criação e Simplificação administrativas do Processo Classificado
Este projeto foi implementado em 70%. A Secretaria-Geral iniciou a desmaterialização de
processos em 2014. A DSIQ iniciou a formação em várias áreas da SGMF e, por motivos não
imputáveis à Direção de Serviços, não conseguiu atingir todas as áreas da Secretaria-Geral.
A justificação prendeu-se com o facto de não existirem recursos humanos com a
disponibilidade necessária para receber esta formação e, de seguida, implementar o
processo.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 36
2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho
Algumas unidades orgânicas internas apresentaram propostas de ações de melhoria,
referindo também condicionantes e constrangimentos que influenciaram o desempenho das
equipas, com reflexos institucionais.
Os Recursos Humanos são o grande ativo de uma organização, contribuindo de forma
decisiva para o seu desenvolvimento. Desta forma, sugere-se dar continuidade à sua
qualificação e recrutamento.
Em 2014, vários trabalhadores da Secretaria-Geral optaram pela mobilidade, procurando
incentivos compensatórios noutros organismos. Esta dificuldade em reter colaboradores
experientes e qualificados introduziu mais fragilidade nas equipas já de si pequenas e sujeitas
a pressões várias.
Na área das compras agregadas devia existir maior sensibilização dos organismos do MF
para a necessidade de planeamento atempado, de forma a coordenar as necessidades de
bens e serviços com as disponibilidades ou previsões orçamentais.
Deviam também realizar-se reuniões periódicas com os organismos vinculados para balanço
de atividades e debates positivos, com o objetivo de melhor adaptar o desempenho de todos
os intervenientes para os objetivos comuns de eficiência, eficácia, racionalização e diminuição
de despesa pública.
Para além do referido anteriormente deviam prosseguir-se os estudos e trabalhos de
apuramento e definição, quer dos preços base dos procedimentos, quer das peças
procedimentais, visando a sua adequação à conjuntura e ao alcance dos objetivos comuns
supra referidos.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 37
2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos
À semelhança do que já tinha acontecido no ano de 2013, no decurso do ano transato não
ocorreram alterações no âmbito do projeto de trabalho Benchmarking entre Secretarias
Gerais (SG), mais uma vez devido a alguma instabilidade provocada por mudanças e
alterações ocorridas nas estruturas de algumas Secretarias-Gerais, acréscimos de exigências
e atribuições e nomeação de novos dirigentes.
Todavia, algumas SG partilharam os resultados relativos ao exercício de 2014, através do
preenchimento da grelha de indicadores base que costuma usar-se desde o início do projeto.
Aquela grelha consolidada dos resultados insere-se no Anexo D ao presente Relatório.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 38
2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as –
autoavaliação
Questionários a utilizadores internos
Periodicidade dos questionários
Universo da amostra
Dimensão da amostra
Taxa de respostas
Avaliação dos serviços prestados
Média semestral Média anual
Dirigentes intermédios
1º Semestre 8 7 respostas 87,50 % 4,27 4,21
2º Semestre 8 8 respostas 100,00 % 4,14
Trabalhadores 1º Semestre 150 54 respostas 36,00 % 3,88 3,84
2º Semestre 103 50 respostas 48,80 % 3,79
A DSAJC e a UMC não são prestadoras de serviços às restantes unidades orgânicas da
Secretaria-Geral. Por este motivo não são incluídas na avaliação interna. Contudo, avaliam os
restantes Serviços da SGMF.
ÁREAS DE ATUAÇÃO AVALIADAS
Em 2014 foram avaliadas, numa escala de 1 a 5, as seguintes áreas de atuação da SGMF:
Inovação e Qualidade (DSIQ)
Dirigentes - Suporte aos serviços (área de informática, área do planeamento e área da
formação)
Trabalhadores – Suporte aos serviços (área de informática e área da formação)
Gestão de Recursos Humanos (DGRH)
Dirigentes e trabalhadores – Questões relativas ao atendimento (e-mail, telefone e
expediente)
Planeamento e Gestão Financeira (DPGF)
Dirigentes e trabalhadores – Questões relativas à qualidade do serviço prestado
Arquivos e Documentação (DSAD)
Dirigentes e Trabalhadores – Pesquisa, pedidos de informação, utilidade da informação
disponibilizada e questões relativas à qualidade do atendimento (no arquivo e biblioteca
central)
Informação e Relações Públicas (DSIRP)
Dirigentes – Acolhimento novos funcionários, central telefónica, revista de imprensa,
programa de fim de semana, flashnews, anuário, lista de contactos, reuniões e atividades
socioculturais
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 39
Trabalhadores - Acolhimento de novos funcionários, central telefónica, revista de imprensa,
programa de fim de semana, flashnews, anuário, lista de contactos, protocolos estabelecidos
com empresas e atividades socioculturais
Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)
Dirigentes - Questões relativas ao atendimento
Trabalhadores – Requisições internas, iniciativas (plano de emergência e plano de eficiência
energética, hídrica e resíduos sólidos) e questões relativas à qualidade do serviço prestado
Nos gráficos seguintes regista-se a evolução da avaliação interna da SGMF, entre 2012 e
2014, organizados por área funcional e grupo de inquiridos.
Dirigentes intermédios
Analisando os resultados registados no triénio, constata-se que a avaliação obtida pelos
departamentos acompanha a tendência decrescente expressa na média global da SGMF,
exceto no caso da DGRH e da DPGF que revelam uma ligeira melhoria entre 2013 e 2014
(em 2012 foram avaliadas no contexto da DSGRHF e não individualmente, como nos últimos
dois anos).
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAD DSIRP DGAP SGMF
2012 4,50 4,39 4,58 4,60 4,27 4,47
2013 4,51 4,15 4,12 4,47 4,53 3,73 4,32
2014 4,34 4,20 4,25 4,28 4,37 3,72 4,21
Autoavaliação 2012-2014 * Em 2012 avaliadas sob a sigla DSGRHF
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 40
Trabalhadores
No que respeita à avaliação efetuada pelos trabalhadores, a evolução verificada no triénio,
nos diferentes departamentos, é mais equilibrada, observando-se um aumento da satisfação
relativa a três dos seis departamentos avaliados: DGRH, DPGF e DGAP (este último vem
mantendo uma avaliação crescente entre 2012 e 2014 com 3,61; 3,71 e 3,87,
respetivamente).
De realçar que, entre 2013 e 2014, o grau de satisfação aumentou em relação ao
desempenho de todos os serviços, embora não tenham sido atingidos os valores de 2012, o
que nos permite concluir que, nos últimos dois anos, os trabalhadores estão mais satisfeitos
com os serviços prestados pelas diferentes áreas.
Assim, comparando a análise da avaliação realizada pelos dirigentes intermédios e pelos
trabalhadores, podemos assumir que o primeiro grupo tem vindo a diminuir a sua satisfação,
gradualmente ao longo dos últimos três anos, e o segundo está a recuperar a mesma, a
avaliar pelos resultados dos últimos dois anos.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAD DSIRP DGAP SGMF
2012 4,09 3,83 4,02 4,10 3,61 3,94
2013 3,91 3,53 3,68 3,72 3,83 3,71 3,73
2014 4,07 3,59 3,76 3,80 3,84 3,87 3,84
Autoavaliação 2012-2014 * Em 2012 avaliadas sob a sigla DSGRHF
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 41
2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados
2.8.1. Atividades previstas no plano
O artigo 24.º da Lei n.º 83-C/2013, de 31 de dezembro, Orçamento do Estado para 2014,
determinou a consolidação do novo modelo organizativo e funcional do Ministério das
Finanças durante o ano de 2014.
O n.º1 do artigo 25.º deste diploma dispõe sobre a centralização de atribuições comuns na
Secretaria -Geral do Ministério das Finanças, nos seguintes termos:
«1 — São mantidas na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças (SGMF) as
atribuições nos domínios da gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais
do Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais
(GPEARI), da IGF, da Direção-Geral do Orçamento (DGO), da DGTF e da Direção-
Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP).»
Assim, durante o ano de 2014, prosseguiram-se as operações já concretizadas em 2013, nos
domínios da gestão dos recursos, desencadearam-se as ações necessárias ao cumprimento
do disposto nos números 7 e 8 do artigo 25.º, relativas ao mapa de pessoal único, e
acionaram-se as outras medidas preconizadas.
Como consequência desta transferência e aumento de competências, tanto os colaboradores
como os responsáveis operacionais mais diretamente envolvidos sentiram a responsabilidade
especial inerente a estas tarefas e alguma sobrecarga de trabalho. Tal facto teve reflexos na
prossecução de alguns dos objetivos destas UO e nas respetivas taxas de realização e
incumprimento.
No entanto, as repercussões no nível de desempenho global da Secretaria-Geral, que se
pode considerar bastante positivo, - 31 objetivos superados e 3 atingidos, num total de 42 - e,
que adiante se quantifica abreviadamente, não se podem considerar muito significativas,
embora não sejam de negligenciar.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 42
Pese embora se tenha contado com menos 20 colaboradores/as relativamente ao previsto, os
departamentos internos da Secretaria-Geral:
asseguraram a atividade corrente, zelando pelo desenvolvimento dos 122
processos de suporte inventariados e descritos no planeamento;
lograram concluir 5 dos 9 projetos programados;
e concretizaram ainda outros projetos, iniciativas e atividades não planeadas,
que se referem no ponto 2.8.2.
Mais se pode indicar, como se pode visualizar nos gráficos, que:
a taxa de execução global anual dos projetos planeados se situou em 55,6%,
ligeiramente abaixo da registada em 2013, mas distando cerca de 11 pontos
percentuais da apurada em 2012, a melhor do triénio;
se comparadas as taxas de execução global anual dos objetivos operacionais das
unidades orgânicas entre 2012-2014, fica patente a redução de cerca de 5 pontos
percentuais em 2014, face a 2013, regressando-se a uma pontuação idêntica à
atingida no ano de 2012.
A taxa de incumprimento situa-se pois em 19,05%, em 2014.
A responsabilidade por estes resultados reparte-se entre cinco Direções de Serviços – 5
objetivos não atingidos, correspondentes a 62,5% - e duas Divisões - 3 objetivos não
atingidos, que representam 37,5%, como se pode verificar mais detalhadamente no Quadro
da página seguinte.
66,67%
57,14% 55,60%
Taxa de execução dos projetos 2012/2013/2014
2012 2013 2014
80,00%
85,71%
80,95%
Taxa de execução dos objetivos operacionais das UO
2012 2013 2014
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 43
BALANÇO DA ATIVIDADE DESENVOLVIDA EM 2014
Unidades Orgânicas
DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP TOTAL
OBJETIVOS OPERACIONAIS DAS UO
Objetivos planeados
4 5 4 7 7 6 4 5 42
Objetivos atingidos
0 1 1 0 1 0 0 0 3
Objetivos superados
3 2 3 5 5 6 3 4 31
Objetivos não atingidos
1 2 0 2 1 0 1 1 8
Taxa de Execução Anual
75% 60% 100% 71,42% 85,71% 100% 75% 80% 80,95%
INDICADORES DAS UO
Indicadores planeados
7 8 6 7 8 8 5 9 58
Indicadores atingidos
1 1 1 0 2 0 0 3 8
Indicadores superados
5 5 5 5 5 8 4 5 42
Indicadores não atingidos
1 2 0 2 1 0 1 1 8
Taxa de Execução Anual
85,71% 75% 100% 71,42% 87,5% 100% 80% 88,89% 86,21%
ATIVIDADE CORRENTE
Processos de suporte planeados
11 37 14 3 19 21 4 13 122
Processos de suporte assegurados
11 37 14 3 19 21 4 13 122
Taxa de Execução Anual
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Outras atividades não previstas no planeamento
X X X X X
INICIATIVAS OU PROJETOS
Projetos planeados
42 0 0 0 5 0 0 0 9
Projetos concretizados
23 ------- ------- ----- 3
4 ----- ----- ----- 5
Taxa de Execução Anual
50% -------- ------- ----- 60% ----- ----- ------- 55,6%
2 Não tendo sido possível executar o Projeto “Disaster Recovery”, por razões exógenas, foi adicionado e
desenvolvido o Projeto “Reformulação da Infraestrutura”. 3 O projeto “Criação e simplificação administrativas do Processo Classificado” foi implementado em 70%, pelo que
se considerou não concluído. 4 Não foi possível concretizar 2 dos projetos por razões orçamentais.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 44
Execução anual 2014 dos projetos planeados
Projetos planeados: 9 Projetos concluídos: 5 Projetos não concluídos: 4
PROJETO 1/DSIQ - Acrescentar novas funcionalidades ao sistema de acidentes de trabalho
Concluído
PROJETO 2/DSIQ - “Disaster recovery” Não concluído
PROJETO 3/DSIQ - Criação e Simplificação administrativas do Processo Classificado
Não concluído
PROJETO 4/DSIQ - Reformulação da infraestrutura Concluído
PROJETO 1/DSAD - Exposição “Sousa Franco na Biblioteca Central” Não concluído
PROJETO 2/DSAD - Exposição “Sousa Franco no ACMF” Não concluído
PROJETO 3/DSAD - Integração de fundos documentais na Biblioteca Central Concluído
PROJETO 4/DSAD - Tratamento arquivístico da série “Pensões de Sangue Concluído
PROJETO 5/DSAD - Adesão à Rede Portuguesa de Arquivos Concluído
DSIQ DSGR DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF
100
75 75
60
100
80
66,7
80 80
60
100
83,3 83,3
100 100
75
85,7
75
60
100
71,4
85,7
100
75 80 80,95
Taxas de execução dos objetivos operacionais das UO
2012 2013 2014
100%
66,7% 66,7% 66,7% 66,7%
50% 57,1%
50% 60%
55,6%
DSIQ DSGR DSAD SGMF
Taxas de execução dos projetos 2012 2013 2014
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 45
Dados adicionais sobre a atividade desenvolvida
Na área de inovação e qualidade
Dos quatro objetivos planeados em 2014, três foram superados e um não foi atingido.
O resultado obtido nos três objetivos superados evidencia a continuação do bom desempenho
da equipa da DSIQ que conseguiu aprofundar e melhorar os seus resultados.
Conseguimos contribuir, uma vez mais, para a redução de encargos, ultrapassando a meta
definida. Na garantia de satisfação dos clientes a meta definida voltou a ser superada de
forma inequívoca e conseguimos também promover ativamente a qualificação dos
trabalhadores da Secretaria-Geral.
PROJETO 1/DSIQ - Acrescentar novas funcionalidades ao sistema de acidentes de trabalho
Foi desenvolvida, testada e instalada em produção uma versão da aplicação dos Acidentes
de Trabalho (SGATDP), cujo objetivo foi acrescentar novas funcionalidades ao sistema e
melhorias de prestação (“performance”) e ergonomia que permitam aos utilizadores uma
melhor utilização com eficiência e eficácia.
Destacam-se nesta versão:
a compatibilização da aplicação com o Browser open source (navegador) Chrome.
a colocação de alertas específicos para as entidades do Ministério da Educação e
Ciência
a atualização do ficheiro RAD com vista à sua compatibilização com as alterações
ocorridas no Gerfip e consequente completa automatização.
várias melhorias ergonómicas e de algumas funcionalidades em BackOffice que foram
desenvolvidas indo ao encontro das necessidades identificadas pelas analistas dos
Acidentes de Trabalho.
PROJETO 4/DSIQ - Reformulação da infraestrutura
Em 2014, após pedido da área de compras da SGMF, para que se efetuasse uma análise de
viabilidade financeira ao contrato de manutenção de Hardware e Software existente na
Secretaria-Geral versus uma nova solução de Hardware/Software para o Centro de
Processamento de Dados, a fim de observar a possibilidade de eliminar o contrato anual,
verificou-se que era mais vantajoso a aquisição de uma nova solução.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 46
Após análise de mercado, foi dada prioridade à concretização deste projeto, extra plano, pois
já se encontrava agendada a mudança do Centro de Dados (toda a infraestrutura da SGMF)
para a eSPap.
Solução:
• Investimento e melhoria na solução de backups;
• Aumento de capacidade de storage e blades em aprox 50%.
O projeto comtemplou as seguintes restruturações:
Aumento da capacidade disponível para armazenamento em mais 50%: (20TB ->
30TB)
No momento, a Storage residente estava no limite das suas capacidades, 18 TB
ocupados, toda a informação da Secretaria-Geral (processos jurídicos, contenciosos e
administrativos, processos aquisitivos no âmbito da centralização de serviços comuns,
todos os documentos das áreas administrativas e do Arquivo Contemporaneo do MF)
se encontravam nesta SAN.
Com a entrada da prestação centralizada de serviços comuns, cinco serviços do MF, e
o alojamento da gestão documental do GPEARI e UTAP o armazenamento começou a
ser um problema.
Aumento da capacidade de processamento nos servidores;
O número de utilizadores da Secretaria-Geral aumentou, pelas atribuições inerentes à
centralização de serviços comuns. Esta realidade faz com que a capacidade de
processamento dos servidores deva acompanhar este crescimento, sob pena de todas
as tarefas se tornarem morosas e não permitir cumprir os níveis de serviço a que nos
comprometemos.
Aumento da capacidade da memória física, permitindo uma maior distribuição de
memória pelos servidores existentes e futuros: (32GB-> 64GB)
A solução existente encontrava-se no limite em termos de distribuição de memória,
não sendo possível alocar mais memória aos servidores existentes nem criar novos
servidores virtuais.
Esta alteração permitiu a alocação de 8GB de Ram ou mais por servidor virtual, bem
como a criação de novos serviços.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 47
Maior velocidade de transferência da informação entre os servidores e Storage: (4GB -
> 8GB)
A nova Storage tem um interface com o dobro da velocidade aumentando a rapidez no
acesso à informação.
Equipamentos mais modernos que permitem uma maior expansão;
Equipamento para procedimentos de backup mais rápido e de maior capacidade:
(800GB por tape -> 2,5TB por tape)
Esta alteração permitirá a redução dos tempos de backup e restore a efetuar aos
serviços necessários e maior capacidade de salvaguarda da informação.
Redução da manutenção existente, nomeadamente na quantidade de equipamentos;
A redução de 4 SANstorage para 1 SANstorage;
A Redução de 12 Blades para 6 Blades;
Quanto às competências da DSIQ referentes às atividades de planeamento, monitorização,
“report”, formação e avaliação institucional, asseguraram-se, designadamente:
a elaboração do Relatório de Atividades 2013 (RA 2013), integrando a Autoavaliação
da SGMF e os Relatórios anuais do QUAR, do BSC e da formação realizada, este
último para efeitos de Balanço Social, dentro dos prazos legais;
a monitorização periódica do BSC e do QUAR 2014 da SGMF, através da recolha e
tratamento de dados de execução, com vista à elaboração dos Relatórios Intercalares
do QUAR 2014, de julho e de outubro de 2014 para envio ao GPEARI;
a construção do QUAR, do BSC e do Plano de Atividades 2015, em articulação com
todos os dirigentes intermédios e com o patrocínio da Direção;
a colaboração com o INA, na qualidade de interlocutores da formação para o
Ministério das Finanças, promovendo a difusão pelos organismos do MF das
orientações para a concretização do Relatório de Atividades de Formação da
Administração Pública 2013 (RAF 2013);
a produção do respetivo RAF da SGMF, dentro do prazo indicado, após recolha e
tratamento dos dados da execução da formação interna e externa, em 2013;
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 48
a conclusão da elaboração do plano de frequência de ações de formação da SGMF
2014, de acordo com as disponibilidades orçamentais e com base no diagnóstico
prévio, efetuado no final de 2013, das necessidades e prioridades de formação dos
trabalhadores e dirigentes;
o desenvolvimento dos processos administrativos relativos à inscrição e frequência de
ações de formação externas, bem como à monitorização e ao controlo da execução
material e financeira.
Quanto a esta última matéria, no Balanço Social, documento em Anexo A, incluem-se os
elementos legalmente obrigatórios, que sintetizam a frequência de formação profissional
pelos trabalhadores e dirigentes da SGMF em 2014. Todavia, sumarizam-se os principais
dados:
Nº de ações Nº de Participações em
ações
Nº de colaboradores
abrangidos
Volume de formação
Investimento efetuado
Internas Externas Internas Externas
2013 3 22 60 46 64 2066 h 9.355,00€
2014 0 47 0 84 56 1388 h 10.945,35€
No quadro acima, constata-se que em 2014 aumentou o número de ações de formação
frequentadas – mais 22 -, o que corresponde a uma maior diversidade de temas
selecionados.
Todavia, registam-se menos 8 colaboradores contemplados por ações de formação em 2014,
face a 2013, o que não é muito significativo, apesar de ter baixado ligeiramente a
“Percentagem de trabalhadores que frequentaram formação”, indicador constante do
exercício de benchmarking entre SG. A relativização deste resultado prende-se também com
a 1ª das variáveis que entra nos cálculos que se efetuam anualmente, a saber: (nº de
trabalhadores efetivamente em funções na SGMF em 31 de dezembro do ano em questão/nº
de trabalhadores abrangidos por formação) *100. Ora, em 2013, contavam-se 126
colaboradores e, em 2014, apenas 116, o que se traduz, respetivamente, numa taxa de
frequência de ações pelos colaboradores de 50,79% e de 48,28%.
Apurou-se, outrossim, um número inferior de participações em ações de formação em 2014
(menos 22), relativamente ao ano precedente, o que resulta no decréscimo do volume de
formação, ou seja, o produto de nº de participantes*duração de cada ação. Porém, tal facto
não se traduziu em diminuição da despesa, a qual, apesar de tudo, apenas se elevou 17%.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 49
Nos gráficos seguintes observa-se a distribuição do volume de horas de formação
frequentadas pelos dirigentes e restantes colaboradores, verificando-se novamente, à
semelhança dos dois anos anteriores, a maior presença dos técnicos superiores nas ações ou
cursos de formação (39%).
É de salientar, em 2º lugar, a representatividade dos dirigentes intermédios (27%) nas ações,
logo seguida da dos assistentes técnicos (20%).
Comparados os números da frequência de formação no biénio 2013-14 são de realçar:
a diminuição de 678 horas frequentadas, no total, em 2014;
o aumento da frequência de formação em 2014, por parte dos dirigentes – mais 97 h;
a contagem de menos 460 h e de menos 345 h frequentadas, respetivamente, pelos
técnicos superiores e pelos assistentes administrativos.
Dirigente superior 3%
Dirigente intermédio
27%
Técnico superior 39%
Assistente técnico 20%
Assist operacional 3%
Informático 8%
Participação em ações de formação 2014
Dirigentesuperior
Dirigenteintermédio
Técnicosuperior
Assisttécnico
Assistoperacional
Informático TOTAL
2013 330 994 623 42 77 2066
2014 46 381 534 278 42 107 1388
2013/2014- Volume de formação por cargo e carreira (horas)
2013 2014
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 50
Relativamente às áreas de formação, definidas pela Portaria nº 256/2005, de 16 de março, as
mais procuradas foram a 34 – Ciências Empresariais, com a seleção de 17 cursos/ações,
logo seguida da 38 - Direito, com um registo de 13 temas.
Duas outras áreas foram preferidas, embora com muito menos temas: a 31 - Ciências Sociais
e do Comportamento (5 ações) e a 48 – Informática (4 ações).
Mantiveram-se, neste período, as condições que trouxeram à DSIQ um enorme volume de
trabalho na área de suporte aos utilizadores e unidades orgânicas, por força das atribuições
da prestação centralizada de serviços comuns e da criação de comissões técnicas às quais
estamos incumbidos de dar suporte técnico.
Os recursos existentes versus o acréscimo de trabalho obrigaram-nos a alterar estratégias
para conseguir dar resposta de qualidade aos novos clientes da SGMF (clientes PCSC,
Comissões).
A relevância atribuída à gestão documental e, em simultâneo, a saída de um elemento da
equipa trouxeram responsabilidade e trabalho acrescido aos outros trabalhadores da equipa
que se desmultiplicaram no suporte necessário aos utilizadores, nomeadamente os do
sistema de gestão documental.
Acresceu a este esforço extra, que teve que ser desenvolvido pela equipa, toda a
manutenção do apoio aos Gabinetes Governamentais, aos utilizadores internos e externos da
SGMF (GPEARI – Comissões), utilizadores internos e externos do SGATDP (Acidentes de
Trabalho) e ainda o esforço realizado para a prossecução da deslocalização do Centro de
Dados para a eSPap.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 51
Na área de gestão de recursos humanos
Relativamente aos objetivos prosseguidos pela Unidade orgânica cabe referir ainda:
Objetivo: - Garantir a satisfação dos clientes da SGMF
Indicador: Grau de satisfação dos clientes
Meta: [3,5;4]
Resultado: 3,79
Taxa de realização: 100%
Não obstante alguma resistência relativamente ao modelo de centralização e algumas
dificuldades de utilização do GERUP., foi possível a esta Divisão atingir a meta proposta para
este objetivo, contribuindo para tal a disponibilidade para com os seus clientes, a procura de
resposta às suas solicitações e da resolução dos seus problemas.
Objetivo: - Aumentar o número de processos de acidentes de trabalho tratados
Indicador: N.º de processos tratados até 31 dezembro 2014
Meta: [3600;3900]
Resultado: 4877
Taxa de realização: 137,57%
A superação deste objetivo deveu-se, por um lado, à utilização da nova aplicação para
tratamento de quase todos os processos (trata-se de uma aplicação que veio trazer uma
redução no tempo de análise dos processos relativamente à anteriormente utilizada) e, por
outro, ao compromisso e empenho da equipa do NATDP em tentar reduzir o atraso no
pagamento de despesas resultantes de acidentes de trabalho.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 52
Objetivo: - Assegurar a prestação de serviços na área de gestão de recursos humanos,
garantindo os níveis de serviço acordados
Indicador 1: % de incorreções no processamento de remunerações
Meta:2
Resultado: 0,09
Taxa de realização: 147,75%
Indicador 2: Tempo médio de elaboração das declarações, após receção do
requerimento (dias úteis)
Meta:5
Resultado: 4
Taxa de realização: 108,33%
Indicador 3: Tempo médio de elaboração dos pareceres e informações de recursos
humanos, após receção do requerimento (dias úteis)
Meta:7
Resultado: 5
Taxa de realização: 110%
Indicador 4: Tempo médio de processamento de reposições (dias úteis)
Meta:10
Resultado: 8
Taxa de realização: 116,67%
A LOE para 2014 manteve o modelo organizativo do MF mantendo-se nesta Secretaria-Geral
as competências em matéria de R.H. de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e
DGTF), 6 Gabinetes, CRESAP, UTAP, UTAM e o processamento da Brigada Fiscal.
Para garantir os níveis de serviço acordados contámos com 11 pessoas na área de pessoal e
remunerações e 4 no apoio técnico.
Considerando os resultados obtidos, podemos assim concluir que se trata de fazer mais com
menos, e que a superação deste objetivo só é possível pelo sentido de responsabilidade e
compromisso com o serviço dos trabalhadores que contribuíram para a superação deste
objetivo.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 53
Relativamente à atividade de negocia da DGRH, foram assegurados múltiplos processos com
grau de complexidade variado. Destacam-se, abaixo, os mais relevantes:
Elaboração de 37 contratos de trabalho em funções públicas com pessoal da GAF.
Elaboração de 196 informações e 526 ofícios (trabalho extraordinário, cabimento,
mobilidades, recrutamento), no âmbito da centralização de serviços.
Produção de informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos postos
de trabalho da SGMF, mapas de pessoal dos Gabinetes, mapa do pessoal de direção
superior do MF.
Realização de 6549 atualizações em GeRHup.
Realização dos procedimentos inerentes a 479 pedidos de publicação em Diário da
República.
Inscrição, reinscrição e cessação de 181 trabalhadores da GAF e AG, trabalhadores em
SME, em funções transitórias em Macau, e de outros órgãos ou estruturas a que a SGMF
presta apoio, junto da ADSE, CGA, Seg. Social.
Receção, análise, resposta ou reencaminhamento de correspondência dos cidadãos, nos
termos do CPA.
Elaboração e tratamento dos processos com pedido de informação, formulados pelos
tribunais e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a pessoal da GAF e
AG.
Processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da GAF, do pessoal em
SME afeto à SGMF, da AG, e dos órgãos e outras estruturas a que a SGMF presta apoio.
Elaboração dos mapas necessários ao projeto de orçamento de pessoal para 2015, da
GAF, AG, CRESAP, UTAP e UTAM.
Registo na aplicação informática “Gestão de Processos de acidentes de trabalho” e
arquivo (corrente e intermédio) dos processos de acidentes de trabalho e doenças
profissionais da responsabilidade da GAF.
Análise dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e processamento
das correspondentes despesas, bem como elaboração de declarações para efeitos de
IRS. Foram tratados 4877 processos/aditamentos, dos quais 3477 foram pagos e 1400
devolvidos. Foram emitidas 198 Declarações Individuais de Rendimento.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 54
Na área de planeamento e gestão financeira
1. A equipa da DPGF, em 31 dezembro de 2014, era constituída por 12 elementos,
distribuídos pelas seguintes áreas de ação:
a) 2 Técnicos Superiores afetos ao Núcleo de Planeamento;
b) 6 Técnicos Superiores e 4 Assistentes Técnicos afetos à Secção de Contabilidade e
Orçamento.
2. Em 2013, de acordo com o disposto na alínea c) do n.º 2 do artigo 19.º da Lei n.º 66-
B/2012, de 31 de dezembro, transitaram para a Secretaria-Geral as atribuições nos
domínios dos recursos humanos, dos recursos financeiros e dos recursos patrimoniais dos
seguintes organismos:
Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP),
Direção Geral do Orçamento (DGO),
Direção Geral do Tesouro e Finanças (DGTF),
Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI),
Inspeção-Geral de Finanças (IGF),
Secretaria-Geral.
3. Com a centralização dos serviços deram-se os primeiros passos absolutamente
estruturantes para o início de um novo modelo organizacional, com vista a melhorar a
eficiência e qualidade dos processos de forma a obter sinergias nas funções de suporte.
4. No âmbito das suas atribuições, em 2014, a Secretaria-Geral prestou apoio administrativo
e financeiro, através da DPGF, às seguintes estruturas orgânicas do Ministério das
Finanças:
Comissão de Normalização Administrativa (CNC),
Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública (CReSAP),
Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos (UTAP),
Unidade Técnica de Acompanhamento e de Monitorização do Setor Público
Empresarial (UTAM),
Gabinetes dos Membros do Governo na área das Finanças,
Direção- Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP),
Direção- Geral do Orçamento (DGO),
Direção- Geral do Tesouro e Finanças (DGTF),
Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI),
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 55
Inspeção-Geral de Finanças (IGF),
Secretaria-Geral.
5. À DPGF competiu a elaboração dos orçamentos das 16 entidades envolvidas, a prestação
de contas ao Tribunal de Contas e o acompanhamento financeiro, desde a confirmação de
cabimento orçamental para a despesa que se pretende efetuar, até ao pagamento final das
faturas.
6. No acompanhamento financeiro destacam-se os balancetes previsionais de execução
elaborados mensalmente, na medida em que permitem antecipar necessidades
orçamentais dos diversos serviços que compõem a GAF e a AG, os reportes de
informação à DGO, com particular ênfase dos Fundos Disponíveis (e correspondente
controlo interno que é necessário efetuar para garantir que a Lei dos Compromissos e dos
Pagamentos em Atraso é cumprida) e Previsões Mensais de Execução, Unidade de
Tesouraria, Deslocações em Território Nacional e Estrangeiro.
7. Desde 2012 que se verifica um acréscimo significativo de atribuições, que se têm traduzido
num aumento do número de processos contabilísticos a realizar nesta unidade, conforme
indicam os dados estatísticos retirados do GERFIP e apresentados no quadro seguinte:
8. Simultaneamente, a DPGF acumula as atribuições no âmbito da Coordenação do
Programa Orçamental do Ministério das Finanças, enquanto Entidade Coordenadora do
P003, pelo que, durante a elaboração do Orçamento de Estado para 2015, preparou todos os
trabalhos inerentes à distribuição do plafond de receitas gerais pelos organismos do
Ministério, para além de possuir a responsabilidade de:
05.000
10.00015.00020.00025.00030.000
Cabimentos Compromissos FaturasLogísticas
Pedidos deAutorização de
Pagamento
PAP'saprovados
Retenções
AÇÃO GOVERNATIVA E GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
2012
2013
2014
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 56
a) Comunicar à DGO a distribuição de plafonds por serviço, organismo e EPR e o número
de efetivos do programa;
b) Supervisionar o cumprimento pelos serviços e organismos integrados no Programa das
datas e requisitos definidos para o OE 2015 (acompanhamento através do site da DGO
sobre o estado em que se encontravam);
c) Assegurar a fiabilidade, consistência e coerência da informação;
d) Coordenar com os serviços as eventuais atualizações da informação, nomeadamente
ajustamento do orçamento inicial tendo em atenção o plafond atribuído ao Programa e
as medidas de poupança que incidiram sobre o mesmo.
9. Como Entidade Coordenadora, a Secretaria-Geral, através da DPGF, tem ainda as
seguintes atribuições:
a) Validar mensalmente as previsões mensais de execução dos serviços;
b) Elaborar mensalmente um Relatório sobre os Desvios de Execução Orçamental
relativamente ao previsto, e sobre as necessidades orçamentais apresentados pelos
serviços;
c) Avaliar o grau de realização dos objetivos do programa, incluindo as medidas de política,
atividades e projetos, produzindo relatórios de acompanhamento e controle da
execução financeira e material;
d) Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrição de
projetos;
e) Preparar o documento técnico de apoio ao Relatório da Execução do Programa
Orçamental, com a explicação dos resultados obtidos e dos recursos utilizados, a ser
enviado pelo membro do Governo da tutela à Assembleia da República até ao dia 31 de
março do ano seguinte;
f) Proceder à distribuição dos limites de Fundos Disponíveis pelos organismos.
10. Ao longo de 2014, a DGPF participou, mensalmente, nas reuniões de acompanhamento
de execução orçamental, promovidas pela Direção- Geral do Orçamento, contribuindo
significativamente na preparação de informação relevante sobre os desvios e incumprimentos
verificados nos organismos do Ministério das Finanças, bem como dos organismos
reclassificados.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 57
11. Do exposto no enquadramento, cabe analisar alguns dos objetivos em que a DPGF
esteve envolvida:
Objetivo: - Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com
consumíveis
Indicador: Grau de poupança gerada (%)
Meta: 4
Resultado: 34,58
Taxa de realização: 147,78%
Sobre o resultado alcançado, importa assinalar a mudança de atitude e procedimental da
equipa da DPGF, uma vez que esta privilegiou o uso de e-mail no contacto com o exterior,
diminuindo assim o número e custo de comunicações fixas e móveis, bem como a adoção de
procedimentos internos de cópia e impressão, distinguindo o essencial ou obrigatório do
indiferente ou supérfluo, privilegiando a versão “frente e verso” e a reutilização das
impressões falhadas para efeito de blocos de notas e croquis.
Objetivo: - Coordenar o Programa 003 – Finanças e Administração Pública
Indicador: Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais (dias
úteis)
Meta: 7
Resultado: 3,2
Taxa de realização: 123,75%
Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que é atribuição da Secretaria-Geral,
enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 – Finanças e Administração
Pública, a emissão de pareceres prévios sobre as alterações orçamentais que careçam de
autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças ou do membro do Governo da
tutela.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 58
Importa realçar a complexidade técnica de que estes processos se revestem, na medida em
que os Organismos do Ministério submetem as suas necessidades à Entidade Coordenadora
do Programa Orçamental (EC), que, por sua vez, após análise, procede à elaboração de uma
Informação propondo opções de resolução, seguindo posteriormente para a tutela, a fim de
ser obtida a devida autorização ministerial. Estas funções foram asseguradas pela chefe de
Divisão e por duas técnicas superiores.
Objetivo: - Assegurar a prestação de serviços na área de gestão financeira, garantindo os
níveis de serviço acordados
Taxa de realização da DPGF: 115,42%
Indicador 1: Tempo de elaboração do pedido de libertação de crédito, após a receção
dos mapas finais de vencimento (dias úteis)
Meta: 4
Resultado: 2
Taxa de realização: 116,67%
Indicador 2: Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e
financeiros, após receção de notificação (dias úteis)
Meta: 4
Resultado: 2
Taxa de realização: 116,67%
Indicador 3: Tempo de processamento de reconstituição mensal do fundo de maneio
após cabimentação (dias úteis)
Meta: 3
Resultado: 2
Taxa de realização: 112,5%
Para o resultado do primeiro indicador foi necessário um elevado nível de coordenação e zelo
por parte da equipa da DPGF.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 59
Quanto ao indicador dois, realça-se a capacidade e diligência da DPGF em antecipar
constrangimentos orçamentais através da elaboração de balancetes mensais previsionais.
Um exemplo prático desta observação traduziu-se no trabalho realizado aquando da
preparação do Orçamento para o ano de 2014, em que se fez uma previsão das despesas
que iriam ocorrer durante a execução, com a orçamentação de todos os contratos existentes
e dos que viriam a ocorrer.
Pese embora se tenham verificado constrangimentos, na sequência das cativações
decretadas pela LOE, estes foram minimizados pelas alterações orçamentais realizadas, que
garantiram a prévia cabimentação dos contratos, ultrapassando-se o risco de inibição ao
normal funcionamento dos serviços.
Sobre o resultado do indicador três, importa assinalar que se assegurou mensalmente a
existência de recursos financeiros suficientes para proceder à reconstituição de fundos de
maneio das diversas direções- gerais e gabinetes ministeriais.
Na reconstituição de fundos de maneio foi necessário fazer a verificação de todas as
despesas apresentadas, assegurando a respetiva legalidade, proceder a alterações
orçamentais e efetuar os devidos cabimentos.
Na área de apoio jurídico e contencioso
Quanto aos cinco objetivos superados pela DSAJC, refira-se especificamente:
Não obstante o forte movimento processual e a saída no final do 3.º trimestre de 2 efetivos
do quadro da DSAJC, foi possível superar a meta de 12 dias prevista como prazo médio
de resposta a processos jurídico-administrativos. O número médio situou-se em 10 dias.
Os valores da recuperação de taxas de justiça pagas e das receitas provenientes da
cobrança de honorários, apurados em 2014, voltaram a ser expressivos da taxa de
sucesso registada no patrocínio do MF.
As taxas seriam tanto mais expressivas quanto tivesse sido alcançada a cobrança total do
processado. Tal não foi possível, estando já em curso a preparação dos requerimentos de
execução judicial das Notas em dívida.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 60
Na área de arquivos e documentação
Relativamente aos cinco objetivos superados pela DSAD, refira-se especificamente:
No objetivo Garantir a Satisfação dos Clientes é de registar que, nas questões que mais
refletem os serviços prestados – “Atendimento feito pela Biblioteca Central” e “Atendimento
feito pelo Arquivo Contemporâneo” –, 22 respostas originaram a pontuação de 4,59 para a
Biblioteca Central, das quais 14 pontuaram com o valor máximo (5 valores). Quanto ao
Arquivo Contemporâneo das 29 respostas foram obtidos 4,76 valores, das quais 22 deram os
5 valores de pontuação máxima.
Objetivo: - Contribuir para o Projeto de Portaria de Gestão Documental
Indicador: % de atividades executadas face às previstas
Meta:50
Resultado: 50
Taxa de realização: 100%
A DSAD, através de uma equipa específica, tem dinamizado e coordenado os trabalhos com
todos os organismos do Ministério das Finanças para a concretização do objetivo atrás
indicado. Paralelamente, vem dando apoio às iniciativas da Direção-Geral do Livro, dos
Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) - organismo normalizador da política arquivística e com
competência legal para a aprovação de portarias de gestão documental -, com vista à criação
dos terceiros níveis dos planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional, a
aplicar a todos os organismos da Administração Pública (central e local).
Para o efeito foram efetuadas numerosas sessões de trabalho envolvendo organismos da
administração local e administração central, tendo a equipa da Secretaria- Geral estado
envolvida quer como facilitadora quer como dinamizadora dos trabalhos, tendo daqui
resultado um Plano de Classificação para a Administração Local apresentado em Janeiro de
2014 (versão 0.2), assim como uma “Lista Consolidada de 3.ºs níveis para Planos de
Classificação Conformes à MEF”, publicada a 14 de Março de 2014 (versão 0.3).
No que concerne aos trabalhos específicos relativos ao Ministério das Finanças, a Secretaria-
Geral tem vindo a coordenar os trabalhos e responder às questões colocadas, tanto pelos
diversos organismos como pela DGLAB, enquanto organismo coordenador e normativo.
Todos os organismos do MF deram por finalizados os seus contributos à exceção da
Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) que, pelas suas especificidades e fragilidades
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 61
próprias, não tem podido acompanhar temporalmente os restantes organismos, e que só
respondeu no final do mês de dezembro.
Relacionado com o projeto acima mencionado e dele indissociável, uma vez que é uma tarefa
imprescindível de realização a montante, foi implementado o Plano de Classificação a um
organismo piloto, no caso a Direção- Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções
Públicas (INA), a partir de agosto último, por forma a verificar as fragilidades deste
instrumento de gestão documental.
Objetivo: - Manter o valor de receita própria cobrado em 2013
Indicador: % de cobrança de receita própria face ao ano anterior
Meta: 50
Resultado:143,59
Taxa de realização: 193,59%
A receita própria obtida pela DSAD é proveniente, por um lado da cobrança de reproduções
efetuadas na BC e no ACMF e, por outro, e mais significativamente, dos serviços prestados à
Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) com quem a Secretaria-Geral mantém um protocolo
que prevê o pagamento da verba máxima anual de 75.000 euros.
A receita própria obtida no ano de 2013 foi de 70.278,45 euros.
No presente ano, face à necessidade da AT de libertação de espaços de arquivo e à
capacidade técnica do ACMF, foi superiormente autorizado por aquele organismo que a
receita de 2014 atingisse o montante de 100.000 euros.
Assim, o valor obtido pelas reproduções feitas pela BC e pelo ACMF foi de 914,50 euros e
pelos serviços prestados à AT de 100.001,25 euros
Obtida a verba total de 100.915,75 euros, proveniente das duas fontes de receita, esta
representa 143,6% do valor cobrado relativamente ao ano anterior, o que superou largamente
– pelo motivo apresentado anteriormente – o objetivo fixado.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 62
Objetivo: - Promover o tratamento de processos da série documental “Pensões de Sangue”
Indicador: N.º de metros lineares de documentação tratados
Meta: 30
Resultado:32
Taxa de realização: 105%
Tendo-se previsto para tratamento (higienização, descrição em base de dados e
reacondicionamento em novas unidades de instalação) de 30 metros lineares de
documentação referente a processos de “Pensões de Sangue”, foram efetuados, durante o
corrente ano, 32 metros lineares, pelo que representa uma concretização de 105% face ao
proposto.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 63
Na área de informação e relações públicas
A Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas integra três núcleos com funções
distintas: relações públicas, central telefónica e receção da área governamental.
A sua atividade tem vindo a ser coordenada de forma a destacar-se pela rapidez e eficácia da
resposta dada e pela qualidade da relação que estabelece com os clientes quer externos quer
internos, não perdendo de vista os objetivos estratégicos da Secretaria-Geral e as atribuições
previstas na Portaria nº 112/2012, de 27 de abril. Sendo a imprevisibilidade das situações o
“pano de fundo” da atividade da DSIRP, a motivação da equipa tem sido um desafio
permanente no período em análise, dada a conjuntura económica existente.
Contudo, da análise dos objetivos operacionais constata-se que todos os objetivos foram
superados durante 2014.
O objetivo “Garantir a satisfação dos Clientes” abrange, no caso da Direção de Serviços de
Informação e Relações Públicas, uma parte muito significativa da sua atividade, pelo que se
considerou relevante quantificar e analisar as atividades que para ele contribuem e que são
avaliadas semestralmente através dos questionários de satisfação dirigidos aos gabinetes
governamentais, aos interlocutores da GAF e aos restantes clientes:
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes Avaliação anual:4,44
Avaliação através de questionários semestrais sobre os seguintes temas:
Organização de viagens, de eventos e de
reuniões
454 Viagens organizadas, das quais 38 foram canceladas 30 Estadias organizadas 33 Cerimónias 444 Reuniões
2.992 Participantes 7.886 Participantes
Organização de refeições Refeições:20 401 Participantes
Coordenação e distribuição do anuário Papel- 435 Destinatários CD- 482 Destinatários
Criação e atualização de listas de
contactos da SGMF, dos organismos que
integram o MF e dos gabinetes
governamentais
Listas de contactos: Gabinetes: 7 Organismos:6 Portal do Governo:5 Secretaria-Geral atualização mensal na internet e extranet
Destinatários: todos os membros dos gabinetes, organismos e trabalhadores da SGMF
Acolhimento da receção da área
governamental
13.034 Individualidades 593 Jornalistas 4.091 Correspondência dirigida aos gabinetes
Atendimento da central telefónica Chamadas recebidas: 16.537 Chamadas efetuadas: 5.846
Ações no âmbito da responsabilidade
social/cultural
Ações promovidas: 13
Criação e distribuição da revista de imprensa
Envio todos os dias úteis, com edição de fim de semana à segunda-feira
20.448 Notícias enviadas para 342 destinatários
Programa de fim de semana Envio semanal
342 Destinatários
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 64
Na área de gestão de aprovisionamento e património
No que respeita ao objetivo Garantir a satisfação dos clientes da SGMF, a DGAP vem
fazendo algum esforço acrescido no sentido de ir ao encontro das necessidades dos nossos
clientes, esforço esse recompensado em sede de avaliação (resultado do indicador “Grau de
satisfação dos clientes”: 4,17; taxa de realização:108,4%)
Analisadas as avaliações à DGAP foi identificado um campo a melhorar – celeridade dos
processos/respostas – mas tal somente será possível se a equipa for reforçada.
Os recursos humanos são escassos para dar resposta a todas as solicitações, o que, aliado
aos inúmeros constrangimentos (orçamentais), impossibilita que a resposta da DGAP, na
maior parte das vezes, seja mais célere.
No que concerne ao objetivo Garantir a adoção de medidas de segurança, higiene e saúde no
trabalho, este foi claramente superado, uma vez que foram realizadas mais ações do que as
inicialmente planeadas, o que somente foi possível pelo esforço acrescido de alguns
trabalhadores que tornaram possível esta superação.
Indicador: Grau de implementação das medidas planeadas (%)
Meta: 70
Resultado: 150
Taxa de realização: 166,67%
Ações previstas: Investimento na segurança das pessoas e instalações
Instalação de mais 6 câmaras de videovigilância no edifício, aumentando assim a
cobertura de área.
Montagem de baixadas do sistema de Proteção contra descargas atmosféricas em
todo o edifício sede do MF.
Construção e equipagem de um posto de socorros no edifício.
Instalação de uma central de deteção de incêndios em todas as áreas ocupadas pela
SGMF.
Ações não previstas
Análises à qualidade do ar interior
Avaliação de equipamentos e instalações para a eventual existência de amianto.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 65
Empreitada para remodelagem/manutenção preventiva e corretiva dos mais de 100
quadros elétricos existentes no edifício com o intuito de prevenir a ocorrência de
acidentes, muitas vezes com consequências graves a nível humano, produtivo e
financeiro.
Contudo, e apesar do esforço investido no projeto do Plano de Emergência Interno (PEI),
mais um ano passou sem que tenha sido possível a esta Divisão concluir o mesmo, uma vez
que continuamos a aguardar a nomeação das equipas de evacuação por parte dos
Gabinetes, sem as quais não é possível fechar o PEI e enviar para aprovação da ANPC.
Esta foi a razão pela qual não se realizou o simulacro previsto para 2014, uma vez que este
somente é viável após a aprovação do PEI pela autoridade competente, a fim de poder contar
com a colaboração do CDOS, PSP e demais entidades.
Ainda assim, a DGAP promoveu formação com a Associação Nacional de Bombeiros, em
“Extintores” e “1.ºs Socorros” para elementos das equipas de evacuação da SGMF, DGTF e
GPEARI.
No que diz respeito ao objetivo Assegurar a prestação de serviços na área de recursos
patrimoniais, logísticos e de aprovisionamento, garantindo os níveis de serviço acordados,
verificaram-me, ao longo do ano, algumas melhorias: 3 indicadores atingidos e 2 superados.
Este objetivo foi superado porque a equipa atual da DGAP deu resposta atempada e mais
célere aos serviços solicitados.
Quanto ao objetivo de Assegurar obras de reabilitação de instalações, este foi superado, uma
vez que foi possível realizar ações que não haviam sido planeadas.
Assim, para além de intervenções de reabilitação de alguns espaços danificados por
infiltrações, a DGAP apresentou ao FRCP uma candidatura para reabilitação de instalações
da SGMF e do edifício sede do MF (GM e corredores), que foi aprovada e objeto de
financiamento por parte deste Fundo.
Assim, foram reabilitadas 4 salas, numa área total de cerca de 250m2, que permitiu instalar
serviços da DGRH e a UMC, 3 salas do GMEF e a escadaria sul do edifício, que se
encontrava muito deteriorada.
Para além destas intervenções, a DGAP fez um contrato de empreitada para substituição das
janelas das instalações da SGMF, que se encontravam em muito mau estado e sem
manutenção há mais de 15 anos, num claro investimento no conforto térmico e acústico dos
trabalhadores e na eficiência energética do edifício.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 66
2.8.2. Outras atividades desenvolvidas não previstas no plano
No domínio da inovação e qualidade
A instalação, de raiz, de toda a infraestrutura de suporte à Unidade Técnica de
Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial (UTAM) teve um grande
impacto nos projetos/atividade corrente não prevista para 2014. Exigiu, em coordenação com
os Consultores da UTAM, o levantamento das necessidades técnicas e implementação das
mesmas.
Ainda no âmbito do apoio à UTAM nas suas novas instalações foram definidos os serviços
necessários (rede, domínio, correio) e a configuração/instalação dos computadores,
impressoras e telefones.
Desenvolvemos dois sites:
Site da Secretaria de Estado das Finanças (SEF);
Site Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público
Empresarial (UTAM).
Foram ambos desenvolvidos com recursos internos. O site da UTAM destina-se à divulgação
da informação cuja publicação é obrigatória pela Unidade Técnica.
O site para a SEF – Parcerias para o desenvolvimento – tem como objetivo promover o
acesso das empresas e entidades nacionais às oportunidades de negócio no âmbito dos
fundos de cooperação europeus e entidades multilaterais de que Portugal é sócio.
Foi efetuada a mudança do centro de dados (CPD) para a eSPap e concluída com sucesso.
Efetuou-se, ainda, a migração da Storage para uma solução mais moderna e com maior
capacidade de armazenamento (redução de custos de manutenção) e migração de software
VMWARE para HYPERV.
Realizaram-se o upgrade do FIREWALL / upgrade da VPN para a consolidação da solução de
segurança existente, permitindo a redundância da solução bem como a redução de custos
relativamente à solução existente e o upgrade do software ANNUBIS que consistiu na
atualização para uma versão mais recente do serviço de filtragem, de envio e receção de
mensagens.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 67
No âmbito das Migrações procedemos à substituição de alguns servidores existentes para
outros mais modernos e com maior capacidade de memória e processamento.
Foi também feita a migração/implementação de uma nova solução de backup, mais recente e
com maior capacidade, adaptada à nova tecnologia implementada (Hyper-V).
No âmbito do suporte à CNC foi definido todo o apoio à configuração e instalação dos
computadores, impressoras e telefones, nas suas novas instalações.
Implementámos também o PROJETO KOHA (Catálogo bibliográfico).
No domínio dos arquivos e documentação
Apoio técnico aos organismos do Ministério das Finanças
Apoio na elaboração de um relatório de documentação acumulada da ex-IGAL, produzido
por técnicos da Inspeção Geral de Finanças, com vista ao envio à Direção-Geral do Livro,
dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), a quem compete a sua aprovação
Acompanhamento de visitas técnicas levadas a cabo pela DGLAB a organismos do
Ministério das Finanças, nomeadamente à ADSE e à DGAEP.
Apoio na elaboração de um relatório de documentação acumulada pela Direção Geral da
Administração e do Emprego Público relativa à série documental “Reclamações”, com
vista ao envio à DGLAB, a quem compete a sua aprovação, para que seja possível a
libertação de espaços no Arquivo situado na Rua Almeida Brandão.
Atividades de comunicação/divulgação
Comemoração do Dia Mundial da Poesia com uma sessão com o poeta Nuno Júdice que
decorreu nas instalações da Biblioteca Central a 21 de março.
Bookcrossing na Biblioteca Central no Dia Mundial do Livro, a 22 de abril.
Campanha de recolha de livros infantis na época do Natal para a Junta de Freguesia da
Misericórdia de Lisboa nas instalações da Biblioteca Central.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 68
Integração de fundos documentais
Os fundos documentais provenientes das extintas bibliotecas do Instituto de Informática e da
Direção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros (DGITA) foram
totalmente integrados na Biblioteca Central, incluindo as etapas necessárias de tratamento
documental, tais como a libertação de espaços para armazenamento da documentação a
incorporar; receção, seleção e armazenamento nas estantes; integração dos registos
bibliográficos na base de dados da BC com vista à disponibilização da documentação para
consulta e empréstimo, de acordo com o projeto 3/DSAD.
No Arquivo Contemporâneo foram incorporados fundos documentais da ex-DGAIEC, assim
como diversos conjuntos de processos de Imposto Sucessório provenientes dos Serviços de
Finanças de Lisboa-10, Sintra-4, Oeiras-1, Lourinhã e Évora. Deste último Serviço de
Finanças foram igualmente incorporados livros de registo de matrizes prediais rústicas e
fichas referentes a matrizes prediais urbanas.
No domínio da informação e relações públicas
Em 2014 foram organizados diversos eventos de cariz internacional entre os quais se
destacam:
Visita oficial do Secretário de Estado do Tesouro Norte Americano.
Assinatura dos contratos relativos à venda da Caixa Seguros no âmbito do processo
de privatização
Organização da “ Informal Economic and Finance Meeting”, realizado no Dom Pedro
Palace Hotel de 12 a 14 de junho de 2014. Esta reunião implicou a organização de
diversos eventos alguns em simultâneo, como abaixo se descreve:
Seminário “Public Finance Management”
Data Evento Participantes
12.06 Reunião 150
13.06 Reunião 150
12.06 Jantar de trabalho 42
13.06 Passeio de
acompanhantes
20
13.06 Acompanhamento ao
jantar do BdP
150
14.06 Passeio social a Sintra 90
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 69
Visita oficial do Presidente do Banco Interamericano de Desenvolvimento, Luis Alberto
Moreno
Visita oficial do Secretário-Geral da OCDE, Angel Gurria
“EBRD Procurement Seminar”
“Seminário para apresentação da plataforma Connectamericas e das Oportunidade de
Negócio e de Financiamento junto do Banco Interamericano de Desenvolvimento”
Foram também organizadas 444 reuniões no Ministério das Finanças com cerca de 7.886
participantes, números que englobam também as que tiveram lugar no âmbito da Missão de
avaliação do PAEF.
No domínio das compras públicas
Procedeu-se à tramitação relativa à instrução dos procedimentos para a obtenção dos
pareceres prévios da Agência para a Modernização Administrativa (AMA), em estreita
colaboração com esta agência. Os referidos pareceres são essenciais à contratação de todos
os bens e serviços que se enquadrem no seu âmbito, tendo sido essencial a boa articulação
com a AMA para a adaptação do seu formulário à realidade das aquisições centralizadas
pelas Unidades Ministeriais de Compras da Administração Pública, tendo sido alcançado,
com sucesso, aquele objetivo.
Refira-se, aliás, que todo este processo tem sido essencial no bom e atempado
desenvolvimento dos procedimentos de aquisição de bens e serviços na área das tecnologias
de informação.
Em articulação e com o apoio da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública
(ESPAP) foi feito o redesenho da estrutura do Plano Nacional de Compras Públicas,
nomeadamente através da recolha e interpretação dos dados financeiros relativos às
aquisições centralizadas de bens e serviços enquadráveis em acordos quadro no âmbito dos
organismos do Ministério das Finanças.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 70
No domínio da gestão do aprovisionamento e património
No âmbito da responsabilidade Ambiental, a DGAP, em colaboração com a DSRIP, promoveu
a comemoração da Semana dos Resíduos com a dinamização de algumas iniciativas que
decorreram ao longo da semana.
Neste âmbito e, no seguimento da implementação do Plano de ação para a eficiência
energética e hídrica do edifício e, com o apoio da ADENE, foram instaladas no PT Baterias de
condensadores com vista a otimizar o fator de potência e eliminar a parcela da energia reativa
na fatura energética.
Foi adquirida também iluminação LED para colocar em todas as áreas de circulação e em
postos de trabalho da SGMF, bem como projetores para instalar nos claustros (aqui com
dupla preocupação: segurança das pessoas/eficiência energética)
Foi alterado o circuito de iluminação da Biblioteca e o próprio trabalho de substituição,
manutenção e reparação e quadros elétricos também contribuirá para um desempenho
energético do edifício mais eficaz.
Dentro do plano de substituição dos equipamentos AVAC (descontinuados, obsoletos e com
gaz R22) foram substituídos os splits de AVAC mais antigos quer em Gabinetes, quer na
SGMF por equipamentos mais recentes e energeticamente mais eficientes.
Em 2014 a DGAP apresentou uma candidatura ao Prémio EDP energia elétrica e Ambiente:
de entre 290 candidaturas, a SGMF passou à 2.ª fase do processo de seleção num grupo de
40 instituições públicas e privadas. De salientar que a SGMF foi a única entidade da
Administração Central do Estado a candidatar-se e a qualificar-se para a 2.ª fase. Foi
bastante gratificante ver reconhecido o nosso trabalho neste campo.
http://www.edpdistribuicao.pt/pt/premiosedp2014/Pages/index.html
Todas estas medidas contribuem para que a SGMF/edifício sede do MF possa cumprir e até
superar a redução prevista no Plano para cumprimento da meta estabelecida na RCM n.º
2/2011 de 12 de janeiro, tendo por referência os anos 2010 e 2011.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 71
De 2012 até à data conseguimos reduzir o consumo em 20% (o objetivo era 2,5%).
Entre 2013 e 2014 as medidas de eficiência energética permitiram reduzir o consumo em 4%.
Evolução do consumo energético
0
1000000
2000000
3000000
4000000
2009 2010 2011 2012 2013 2014
kwh 3508568 3545400 3349919 3049944 2412070 2315593
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 72
2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista
2.9.1. Recursos humanos
Cargo, carreira ou
categoria
Número de trabalhadores da SGMF QUAR 2014
Em 31/12/2013
Pla
ne
ad
os
pa
ra 2
01
4 Em
31/12/2014 DESVIOS
Po
ntu
açã
o
atr
ibuíd
a
Po
nto
s
Pla
ne
ad
os
20
14
Pontos realizados em 31-12-
2014
DESVIOS
Dirigentes superiores
2 3 3 0 20 60 60 0
Dirigentes intermédios
9 9 8 -1 16 144 128 -16
Coordenadores técnicos
3 4 3 -1 9 36 27 -9
Especialistas de informática
3 3 2 -1 12 36 24 -12
Técnicos de informática
5 5 5 0 9 45 45 0
Técnicos superiores
46 48 39 -9 12 576 468 -108
Assistentes técnicos
56 57 53 -4 8 456 424 -32
Assistentes operacionais
31 33 29 -4 5 165 145 -20
Total 155 a); b) 162 c) 142 a) -20 1518 1321 -197
a) Neste total foram considerados 26 trabalhadores da Secretaria-Geral a exercer funções nos
Gabinetes Governamentais (1 técnico de informática, 9 assistentes técnicos e 16 assistentes
operacionais).
b) No âmbito da centralização de serviços foi considerado 1 técnico superior
c) No total de efetivos planeados estão incluídos 29 trabalhadores em exercício de funções nos
Gabinetes Ministeriais do MF (1 técnico de informática, 10 assistentes técnicos e 18 assistentes
operacionais).
No Balanço Social, em Anexo A, pode aceder-se a dados mais pormenorizados sobre esta
matéria.
Relativamente ao quadro acima, salienta-se que:
i. em 31 de Dezembro de 2014, o número de trabalhadores em funções -142 -,
apresentava uma diferença, não despicienda, de menos 20 colaboradores, face ao
número de postos de trabalho planeados para 2014 – 162.
Os desvios mais significativos registavam-se na carreira dos técnicos superiores, com
menos 9 trabalhadores, secundada esta pelas carreiras dos assistentes técnicos e dos
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 73
assistentes operacionais, ambas com menos 4 trabalhadores, em comparação com o
planeado.
ii. se se incluírem 3 dirigentes superiores e 8 dirigentes intermédios, em 31-12-2014,
contavam-se 116 colaboradores efetivamente em funções na Secretaria-Geral, uma vez
que, do total de 142 trabalhadores, 26 encontravam-se adstritos aos Gabinetes dos
membros do Governo na área das finanças.
iii. a redução de 20 trabalhadores, atrás mencionada, corresponde a um pouco mais de
12% dos recursos humanos previstos. De entre estes colaboradores, sobressaem 9
técnicos superiores, como já se referiu, bem como 1 dirigente intermédio e 1
coordenador técnico.
No quadro abaixo, observa-se a continuação da tendência de queda dos indicadores de
enquadramento, embora mais mitigada em 2014, em comparação com o ano precedente.
31-12-2012 31-12-2013 31-12-2014
Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF
115 126 116
Número de dirigentes intermédios 10 9 8
Percentagem de dirigentes intermédios no total de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF
8,7% 7,1% 6,9%
Número de coordenadores técnicos 4 3 3
Percentagem de coordenadores técnicos no total de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF
3,5% 2,4% 2,6%
Apesar da diminuição do número de trabalhadores, face ao planeamento inicial e também
relativamente ao ano de 2013, foi assegurada a execução dos processos e atividades
referentes à prestação de serviços comuns às entidades centralizadas, bem como a
observância das orientações emanadas pela tutela ou decorrentes de outras obrigações
legais, cometidas à Secretaria-Geral, no âmbito da sua missão e atribuições.
Todos estes compromissos exigiram níveis de esforço e assinalável empenhamento das
equipas e dos dirigentes.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 74
2.9.2.Recursos financeiros
Constam do Anexo B, Relatório de execução orçamental, elementos discriminados sobre a
gestão financeira e orçamental no ano anterior.
No quadro infra, apresenta-se uma síntese da execução orçamental em 2014, assinalando os
desvios face ao orçamento corrigido.
Designação Planeados
QUAR aprovado
Orçamento corrigido
Executado até 31-12-2014, face ao corrigido
Desvios face ao corrigido
€ % € %
Orçamento de Funcionamento, SME e EGM 25 008 674,00 28 334 292,00 20 891 294,34 73,73 7 442 997,66 -26,27
Despesas com Pessoal 5 702 225,00 5 004 393,00 4 709 772,36 94,11 294 620,64 -5,89
Aquisição de Bens e Serviços 7 549 346,00 6 111 259,00 2 132 491,75 34,89 3 978 767,25 -65,11
Outras Despesas Correntes 9 424 900,00 15 621 130,00 13 293 153,60 85,10 2 327 976,4 -14,90
Despesas de capital 2 332 203,00 1 597 510,00 755 876,63 47,32 841 633,37 -52,68
PIDDAC - - - Total (Orçamento Funcionamento + PIDDAC + SME + EGM) 25 008 674,00 28 334 292,00 20 891 294,34 73,73 7 442 997,66 -26,27
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 75
3. MODERNIZAÇÃO
ADMINISTRATIVA
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 76
De acordo com o estipulado no nº 2 do Artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de
maio, “os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as
medidas de modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização,
qualidade e inovação, e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do
Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio5, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a
sua aplicação em cada ano e a previsão das poupanças associadas a tais medidas”.
No âmbito da Modernização Administrativa, a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças
(SGMF) implementou um novo sistema de gestão dos processos de Acidentes de Trabalho e
Doenças Profissionais – SGATDP – cujos objetivos visam:
Facilitar a instrução dos processos pelas entidades (unidades orgânicas de toda a Administração Pública);
Agilizar o processo de registo e envio à SGMF dos processos instruídos pelas entidades.
Agilizar o processo de análise dos processos às analistas do Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais (NATDP);
Recuperar atrasos nos reembolsos aos acidentados;
Agilizar o pagamento dos reembolsos aos acidentados.
O sistema referido foi desenvolvido com o apoio de empresas externas estreita e diretamente
acompanhadas pelas equipas da SGMF envolvidas – Direção de Serviços de Inovação e
Qualidade (DSIQ) e NATDP.
A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) apresenta, no período compreendido
entre janeiro e dezembro de 2014, os seguintes indicadores:
Indicadores Resolvidos
Nº de Pedidos de apoio à utilização do sistema recebidos via Masterlink
44 44
Nº de Pedidos de informação por telefone - nº total no período 700 700 Nº de Pedidos informação por correio eletrónico 360 360 Nº de Pedidos de transferência por alteração de NIF da Entidade empregadora
19 19
O NATDP apresenta para o mesmo período o indicador:
N.º de processos tratados até 31 dezembro 2014 - com meta – [3600;3900] e
resultado = 4877 com taxa de realização = 137,57%.
O resultado obtido neste indicador e consequente superação do objetivo associado deve-se
também à utilização da nova aplicação – SGATDP - para tratamento de quase todos os
processos dado tratar-se de uma aplicação que veio trazer uma redução no tempo de análise
dos processos relativamente à anteriormente utilizada.
5 “Os serviços públicos devem, sempre que a sua natureza a isso não se oponha, para além do atendimento presencial, ser
também prestados de forma digital, através da sua progressiva disponibilização na Internet.”
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 77
4. AVALIAÇÃO FINAL
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 78
4.1. Apreciação dos resultados alcançados
Ao longo da exposição, foram descritas e quantificadas as atividades desenvolvidas em 2014
pelas diferentes unidades orgânicas da SGMF, dando-se relevo particular aos objetivos e
indicadores do QUAR, bem como aos projetos, iniciativas e aos outros objetivos específicos
das diferentes áreas que concorreram para a operacionalização dos vetores estratégicos
plurianuais definidos.
Relativamente ao que se tinha previsto no planeamento, registou-se a redução de 20
colaboradores, o que teve impacto na distribuição do trabalho pelos restantes elementos das
equipas e respetivos coordenadores ou dirigentes e também na concretização de algumas
ações e objetivos setoriais programados, como é referido.
O bom nível de desempenho institucional que foi alcançado encontra-se documentado e
explicitado em vários pontos do presente relatório, referindo-se sumariamente alguns dos
principais resultados obtidos:
superação dos 8 objetivos do QUAR da SGMF para 2014;
superação de 80% dos indicadores do QUAR e realização de 13,33%;
concretização ou superação de 80,95% dos objetivos prosseguidos pelas UO Direções
de Serviços e Divisões;
execução ou superação de 86,21% dos indicadores destas Unidades Orgânicas;
conclusão de 55,6% dos projetos planeados;
desenvolvimento a 100% de inúmeras atividades de suporte;
desenvolvimento de cerca de 75% de medidas ou iniciativas de melhoria.
4.2.Proposta de menção qualitativa
De acordo com o nº 1 do Artigo 18º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o
“Desempenho bom” deverá ser atribuído ao serviço que atinja todos os objetivos, superando
alguns.
Assim, como resultado da autoavaliação, proponho a atribuição da menção qualitativa de
Desempenho Bom.
O Secretário-Geral
Rogério Peixoto
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 79
4.3. Conclusões prospetivas
Em 2015, a SGMF continuará a introduzir melhorias internas na gestão de processos e de
recursos, nomeadamente através da adoção de ferramentas de produtividade, que possam
melhorar a qualidade efetiva da resposta aos seus clientes.
Procurar-se-á dotar as equipas de algumas unidades orgânicas dos recursos humanos
necessários e em falta, para que seja possível assegurar as atividades core, em função das
atribuições cometidas.
A SGMF tomará iniciativas no sentido do aprofundamento da coordenação e proximidade com
os interlocutores das entidades centralizadas, garantindo, nomeadamente, os níveis de
serviço contratualizados.
Tendo em consideração os recursos disponíveis, promover-se-á a frequência de formação
prioritária, qualificante e certificada que contribua para melhorar o desempenho profissional
dos trabalhadores e dirigentes, com reflexos na performance institucional.
Há, todavia, um aspeto que não deve ser descurado e que merece ser neste local destacado.
Tem ele que ver com a reflexão interna que a SGMF está a promover sobre o modelo de
centralização de atribuições comuns consagrado na LOE para 2015.
Trata-se de um modelo normativamente ainda incipiente que confere um conjunto de
competências no âmbito da gestão geral, da gestão orçamental e da gestão de instalações e
equipamentos ao Secretário-Geral e não à Secretaria-Geral, cuja imprecisão terminológica é
reconhecida pelo próprio legislador ao consagrar uma norma de segurança que considera
competente o dirigente máximo dos serviços abrangidos pelo modelo, em caso de dúvida
sobre a entidade competente para a prática de ato administrativo resultante da repartição de
competências.
A SGMF está profundamente implicada no processo de avaliação dos modelos organizativos
dos ministérios de que se cuida no artigo 34.º da LOE para 2015, colaborando com a DGAEP
e a DGO e promovendo ela própria reuniões de reflexão com outras entidades,
nomeadamente a eSPap, a Secretaria-Geral do Ministério da Economia e a Secretaria-Geral
da Presidência do Conselho de Ministros.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 80
Sobre esta matéria, que de resto entronca no tema mais vasto da denominada Reforma do
Estado, impõe-se que as opções sejam tomadas com o desejável grau de flexibilidade, sim,
mas sem ambiguidades quanto à filosofia de base que lhes subjaz, tanto mais que a LOE
para 2015 comete ao Governo a promoção e a reorganização dos serviços em face da
desejável eficácia operacional do novo modelo organizativo do Ministério das Finanças (cfr. o
artigo 30.º da LOE 2015).
É bom lembrar que a atual orgânica da SGMF foi concebida para um outro paradigma. Como
não poderá deixar de ser, a forma como a SGMF se organizará internamente está
intimamente associada à evolução deste processo.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 81
GLOSSÁRIO
Gabinetes Governamentais do MF
GMEF - Gabinete da Ministra de Estado e das Finanças GSEAO - Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento GSET - Gabinete da Secretária de Estado do Tesouro GSEF - Gabinete do Secretário de Estado das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEAP - Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública SEAP - Secretário de Estado da Administração Pública
MF – Ministério das Finanças
ADSE – Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas AT – Autoridade Tributária e Aduaneira CNC – Comissão de Normalização Contabilística CGA, I.P. – Caixa Geral de Aposentações CRESAP – Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública DGAEP – Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO – Direção-Geral do Orçamento DGTF – Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF – Inspeção-Geral de Finanças INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SEF – Secretaria de Estado das Finanças SSAP – Serviços Sociais da Administração Pública UTAM – Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público
Empresarial UTAP – Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos
SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças
ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças BC – Biblioteca Central DGAP – Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património DGRH – Divisão de Gestão de Recursos Humanos DPGF – Divisão de Planeamento e Gestão Financeira DSAD – Direção de Serviços de Arquivos e Documentação DSAJC – Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso DSIQ – Direção de Serviços de Inovação e Qualidade DSIRP – Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas SCO – Secção de Contabilidade e Orçamento UMC – Unidade Ministerial de Compras
RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 82
Outras
AG – Área Governamental ADENE – Agência para a Energia AMA – Agência para a Modernização Administrativa ANPC – Autoridade Nacional de Proteção Civil BBC – Boletim da Biblioteca Central BdP – Banco de Portugal BSC – Balanced Scorecard CCAS – Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços CDOS – Comando Distrital de Operações de Socorro DGAIEC – Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo DGITA – Direção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros DGLAB – Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas EBRD – European Bank for Reconstruction and Development (BERD – Banco
Europeu para a Reconstrução e Desenvolvimento) ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. GAF – Gestão Administrativa e Financeira GERFIP – Gestão de Recursos Financeiros Partilhada GeRHup – Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado IGAL – Inspeção-Geral da Administração Local LOE – Lei do Orçamento de Estado OCDE – Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico PAB’s – Pedido de Aquisição de Bens e serviços PAEF – Programa de Assistência Económica e Financeira PCSC – Prestação Centralizada de Serviços Comuns PEI – Plano de Emergência Interno PLC – Pedido de Libertação de Crédito QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização RAF – Relatório de Atividades de Formação da Administração Pública SAN – Storage Area Network SCI – Sistema de Controlo Interno SGATDP – Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais SIOE – Sistema de Informação de Organização do Estado SME – Sistema de Mobilidade Especial UO – Unidade Orgânica