Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 1
ÍNDICE
INTRODUCCION .................................................................................................... 2
1. BOLETIN NO. 6- AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS......................................................................................... 3
1.1 DEFINICIÓN ...................................................................................................... 3
1.2 PROPÓSITOS DEL BOLETÍN: ............................................................................... 4
1.2.1 ESTABLECER EL CONCEPTO BÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
HUMANOS Y EL ALCANCE QUE SE DA A ESTA ACTIVIDAD PARA EFECTOS DE UNA REVISIÓN
OPERACIONAL. ....................................................................................................... 4
1.2.2 SEÑALAR LA METODOLOGÍA APLICABLE A ESTA REVISIÓN, ORIENTANDO ACERCA DE
LAS TÉCNICAS DISPONIBLES. .................................................................................... 4
1.3 PROPÓSITOS DEL BOLETÍN CON RELACIÓN A RECURSOS HUMANOS. ..................... 5
1.4 ACTIVIDADES DE RECURSOS HUMANOS .............................................................. 6
1.5 METODOLOGÍA ................................................................................................. 7
1.6 ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ........................... 9
1.7 ENTREVISTAS Y TÉCNICAS PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE ACUERDO A LA
AUDITORÍA OPERACIONAL. .................................................................................... 12
CASO PRACTICO ……………………………………………………………………... 20
CONCLUSIONES……………………………………………………………………..... 21
BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………… 22
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 2
INTRODUCCIÓN
Como Auditoría Operacional entendemos que es un servicio que prestan los
Contadores Públicos y Auditores a los diferentes negocios cuyo fin primordial es
establecer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.
La familiarización, investigación y análisis y diagnóstico son los tres pasos
fundamentales de la metodología de la auditoría operacional, los cuales deben de
adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la
revisión a una entidad.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 3
1. BOLETIN NO. 6- AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS.
1.1 Definición
Los recursos humanos de una empresa están integrados cuantitativamente por el
conjunto de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura
organizativa, y cualitativamente, por el conjunto de sus conocimientos,
habilidades; salud física y mental, su ideología y sus motivaciones, El Inventario
de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en peligro su
futuro desarrollo, el capital financiero y los demás recursos materiales poco
significan estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la
riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de toda empresa.
La importancia de la Administración de Recursos Humanos es una de las
actividades administrativas básicas, está señalada por la necesidad de contar con
el número de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las
metas de una empresa. En la práctica administrativa, esta actividad ha recibido
distintas denominaciones; algunas de ellas son: Administración de Personal,
Relaciones Industriales o simplemente Recursos Humanos; pero en cualquier
caso, con menos o mayor énfasis los departamentos encargados de planearla,
dirigirla y controlarla cubren las sub actividades que se señalan más adelante al
explicarse su concepto y alcance.
Este boletín hace referencia a los lineamientos para efectuar la Auditoria
Operacional de la Administración de Recursos Humanos de una empresa,
Independientemente de la actividad específica a que se dedique.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 4
1.2 Propósitos del Boletín:
1.2.1 Establecer el concepto básico de la Administración de Recursos Humanos y
el alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisión operacional.
En la Auditoría Operacional la información está dirigida hacia el aspecto
administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente
con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano.
Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones
deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón
defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al
presente sino también al futuro.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de
cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos
procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y
utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos
como áreas problema o deficiencias que requieren de más estudio.
1.2.2 Señalar la metodología aplicable a esta revisión, orientando acerca de las
técnicas disponibles.
Básicamente se aplican cuatro características de la auditoría operativa:
a. Familiarización: Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la
actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados
b. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra
selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico;
el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de
confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población de
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 5
la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están
interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo.
1.2.3 Evaluación y Recomendación.
Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente
seguro; como resultado de su examen.
1.2.4 Informar de los resultados a la Dirección.
El Auditor debe reservarse para la conclusión del examen. Los Auditores
proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con
la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado.
Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias
se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto
por parte de la dirección General como de la Operativa.
1.3 Propósitos del Boletín con relación a Recursos Humanos.
1. Establecer el concepto básico de la Administración de Recursos Humanos y el
alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisión operacional.
En la Auditoría Operacional la información está dirigida hacia el aspecto
administrativo, es decir hacia todas las operaciones que realiza el departamento
de Recursos Humanos.
Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones
deficientes las cuales muchas veces son inevitables, lo cual permitirá que en un
futuro podamos corregir dichas deficiencias.
Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 6
cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos
procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y
utilidad.
2. Señalar la metodología aplicable a esta revisión, orientando acerca de las
técnicas disponibles.
1.4 Actividades de Recursos Humanos
Para efectos de este boletín la Administración de Recursos Humanos abarca, por
lo menos las siguientes actividades:
a. Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de
reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos empleados, promociones y
despido.
b. Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de empleados
y obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos correspondientes
a cada categoría, el señalamiento de los procedimientos de evaluación para la
determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y compensaciones
adicionales y las políticas para su otorgamiento.
c. Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de
comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa; la
negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el
cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento
de la empresa y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos
que mejoren la eficiencia del personal.
d. Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y
las necesidades de capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar
programas de desarrollo tendentes que el personal pueda asumir mayores
responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su
capacitación.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 7
e. Servicio a empleados, que involucra servicios médicos, facilidades de trabajo al
personal, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad industrial,
así como los servicios que permitan esparcimiento, etc.
f. Vigilancia del régimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de las
disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del personal
(en boletín por separado se tratará en detalle de la Auditoría Operacional del
régimen fiscal de una empresa).
1.5 Metodología
El método que se debe seguir debe basarse en el citado en el boletín No2 siendo
Directrices de actuación, operaciones, metodología e informe acoplado al área de
Recursos Humanos.
Lo cual se divide en tres fases que se muestran a continuación:
a. Familiarización
Lo cual consiste en que el auditor debe adentrarse y conocer sobre la
administración del área de recursos humanos de la entidad a laborar y esto se
realizara según los estudios de: a) La problemática inherente en las actividades
económicas en que se encuentra su personal y b) La infraestructura del área
(planeación, organización, dirección y control).
b. Estudio Ambiental
Esta primera fase es de gran ayuda ya que en ella obtendremos información para
detectar las áreas críticas por lo cual es necesario investigar los siguientes
aspectos: el valor económico que representa el personal para la empresa; los
resultados que muestre el personal sus faltas, puntualidad, errores laborales,
quejas, paros de trabajo, ausencias entre otros positivos y negativos; la
programación establecida en la entidad para el reclutamiento, entrenamiento,
desarrollo, evaluación de puestos etc. y las política de la entidad para la
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 8
administración del recursos; la filosofía que maneja la entidad para con sus
valores principales, metas y objetivos.
b.1) Infraestructura del Área
b.1.1) Planeación: En esta fase se estudia el cómo la administración resuelve
ciertos problemas como lo son los siguientes: El prever las necesidad de sus
empleados en todo nivel; coordinación de los sueldos a la par de las demás áreas
(finanzas, producción, ventas etc.), Prevenir problemas entre el personal;
Anticiparse a la actualización constante del personal asistiendo con programas de
entrenamiento y capacitación y por ultimo prestar mantenimiento a las instalación
utilizadas en beneficio de los empleados.
b.1.2) Organización: En esta área se estudiara lo siguiente: La estructura del
departamento de recursos humanos y que tanta autoridad tiene sobre otros
departamentos; grado de responsabilidad e los encargados del reclutamiento,
contratación y terminación de empleo; la adecuada coordinación entre
departamentos relacionados como los son planeación y programación de las
necesidades de las fuerzas de trabajo y por último la jerarquía acorde a las
capacidades y conocimientos para el adecuado funcionamiento del departamento
de recursos humanos.
b.1.3) Dirección: En esta fase se estudiara la calidad directiva de la administración
de recursos humanos lo cual se realizara estudiante la ejecución de las sub-
actividades básicas en cuanto a oportunidad y eficacia y observando el respaldo
que le da la alta gerencia a los programas establecidos.
b.1.4) Control: En esta fase se compara lo planeado con lo ejecutado para lo cual
se estudiara lo siguiente: El cómo se definen las políticas aplicadas al personal y
los procedimientos para definir los sueldos, aumentos, escalafón, pago de
incentivos, capacitación, reclutamiento, selección y contratación entre otros; los
programas utilizados para la distribución de trabajo y cargos a desempeñar.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 9
C. Visita a Lugares en que Labora el Personal
Estas visitas deben será periódicas para detectar todo lo antes ya mencionado
pero principalmente para observar lo siguiente:
1) Apariencia de la salubridad de las instalaciones, métodos de seguridad, luz,
ventilación, instrumentos de trabajo
2) Y las relaciones interpersonales entre jefes y subordinados y estos entre sí.
1.6 Actividades de la Administración de Recursos Humanos
1.6.1 Contratación y despido de personal
Contratación
“Es formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los
intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.” La
contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador. Durante esta
fase es importante integrar los expedientes de trabajo cuando las partes han
aceptado las condiciones estipuladas en el contrato, la duración del contrato será
por tiempo indeterminado y deberá ser firmado por el representante legal de la
organización y el trabajador.
Una buena contratación de personal, es el resultado del trabajo efectuado en las
funciones de análisis y descripción de puestos, reclutamiento y selección de
personal. De no existir controles y procedimientos adecuados para la contratación
de personal, puede contratarse personal no recomendable o susceptible de
cometer fraudes, así también existe la posibilidad de contratar personal con perfil
inadecuado para el puesto.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 10
Despido:
El departamento de recursos humanos deberá llevar un correcto control del
personal dado de baja de la organización, ya sea ésta por despido o renuncia. Es
importante que se lleve un historial completo de las razones que motivaron la
salida del personal de una organización. En casos de despido será el jefe
inmediato quien proporcionará al departamento de recursos humanos las causas
justificadas que soporten la decisión de despido. Por otra parte, en casos de
renuncia podrá obtenerse esta información implementando un sistema de
entrevista de salida, lo cual ayudará a la organización a conocer las causas que
motivan la salida del personal.
1.6.2 Administración de sueldos y salarios
Esta función consiste en estudiar los principios o técnicas para lograr que todos
los trabajadores sean justos y equitativamente compensados mediante sistemas
de remuneración racional del trabajo y de acuerdo a la importancia de su puesto,
al esfuerzo, a su eficiencia personal, a sus necesidades y a las posibilidades de la
empresa. Consiste en asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que
sean justos y equitativos en relación a otras posiciones de la organización y a
puestos similares en el mercado de trabajo.
Remuneración
La remuneración es la forma en que la organización retribuye al personal por su
trabajo. Esta función, también denominada administración de nóminas, se enfoca
básicamente en llevar un correcto control de pagos realizados a los trabajadores
de la organización por concepto de sueldos, salarios, comisiones, bonificaciones y
otras formas de remuneración. Dicho control también debe enfocarse en que las
remuneraciones se realicen en el tiempo estipulado.
Entre los objetivos principales que persigue el proceso de nóminas es pagar a los
empleados de acuerdo con los contratos laborales y las demás normas
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 11
establecidas, así mismo calcular y registrar las nóminas con exactitud y en su
totalidad para todos los servicios efectivamente realizados por los empleados y
aprobados por el personal correspondiente. Por otra parte, debemos tener en
cuenta la existencia de riesgos que impiden el cumplimiento de objetivos en el
proceso de nóminas, estos riesgos pueden variar de acuerdo a la naturaleza de la
organización, sin embargo los más comunes que surgen durante este proceso
pueden ir desde pagos a empleados inexistentes, remuneraciones y tiempos de
trabajo inexactos ó no autorizados adecuadamente, hasta sistemas no diseñados
para reflejar el plan de retribuciones salariales incluido en los convenios o
contratos celebrados entre la organización y el empleado.
En el párrafo anterior se mencionaron los riesgos más comunes que se deben
afrontar durante el proceso de nóminas, sin embargo para evitar éstos y cualquier
otro tipo de riesgos, es de suma importancia restringir el acceso a la información
sobre datos de la nómina únicamente a aquellos empleados autorizados para ello.
1.6.3 Organización, Capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia
Gerencia
Entre otras funciones, esta área es la encargada de velar por el buen
funcionamiento del departamento, ya que de la misma depende el logro de los
objetivos. Entre las funciones que debe desempeñar se encuentran la
administración del departamento propiamente dicho, la planeación de personal,
así como la autorización de la descripción y análisis de puestos. Es importante
mencionar que la gerencia del departamento de recursos humanos, deberá
supervisar y autorizar la actividad de cada uno de los jefes de área que conforman
este departamento, asimismo, deberá autorizar los costos y gastos que considere
necesarios para el correcto proceso de selección, capacitación y remuneración del
personal de una organización.
1.6.4 Área de reclutamiento y selección de personal
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 12
Esta área está a cargo del proceso de empleo, el cual comprende las funciones de
reclutamiento, selección de personal, contratación e inducción. El número de
personal que comprende el área variará de acuerdo al tamaño y naturaleza de la
empresa aunque generalmente deberá contar con un jefe de área quien será
responsable de este proceso y delegará las actividades que considere necesarias
para alcanzar los objetivos de cada función.
1.7 Entrevistas y Técnicas para Contratación de Personal de acuerdo a la
Auditoría Operacional.
Esta es una de las técnicas de mayor uso en una Auditoria Operacional de la
administración de Recursos Humanos, y en esta fase se debe tener el cuidado de
recabar toda la información necesaria, y para ello se desarrollan:
a. Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución
práctica de las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.
b. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más
apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el
tamaño de muestra y oportunidad de la entrevista.
c. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las sub-
actividades, así como con el personal de línea a través de pláticas informales y
encuestas.
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumaran los
hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, resaltando aquéllos
que sean indicios de noticias y fallas de eficiencia. El auditor con base en los
hallazgos, específicos y de mayor relevancia deberá indicar en un resumen los
que tengan de mayor relevancia.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 13
CASO PRÁCTICO
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 20
RESULTADO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL REALIZADA A LA
ENVASADORA DE G.L.P. DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007.
1. Selección y contratación de Personal
Condición
El departamento de recursos humanos no realiza ninguna prueba para la
contratación de personal, si no únicamente verifica recomendaciones; el personal
que es de nuevo ingreso no recibe una capacitación en lo que se relaciona el
funcionamiento de la empresa, ni tampoco de tiempo de adaptación, si no en el
camino se hace su experiencia.
Criterio
De acuerdo a los estatutos internos en el artículo 6 incisos c) donde literalmente
indica: “Se debe realizar una capacitación general de 15 días a las personas
contratadas para que el personal cuenta con la capacidad adecuada de acuerdo al
rol del puesto al cual ha sido contratado”.
Recomendación
Que el departamento de recursos humanos establezca pruebas psicométricas y
pruebas de acuerdo al área a la que necesiten personal, así mismo que confirme
la experiencia como las referencias; para así contratar personal más capacitado,
con experiencia para ocupar los cargos que se requieran ocupar.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 21
CONCLUSIONES
El recurso principal de las empresas es su recurso humano, admitiendo que
es básico señalar la necesidad de contar con el número de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una
empresa.
Este boletín hizo referencia a los lineamientos para efectuar la Auditoria
Operacional de la Administración de Recursos Humanos de una empresa,
Independientemente de la actividad específica a que se dedique.
En la Auditoría Operacional la información está dirigida hacia el aspecto
administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el
presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano.
Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 22
BIBLIOGRAFÍA
Instituto Mexicano de contadores públicos, Comisión de Auditoría Operacional,
BOLETINES DE AUDITORIA OPERACIONAL, México. Décimo Segunda Edición,
año 2005, 164 pp.
Whitlgton O.Ray / Pany, Rurt, AUDITORIA UN ENFOQUE INTEGRAL, México,
Mcgraw Hill, Décima Segunda Edición, año 2003, 615 pp.