Download - Implantação de PMO em Lisarb
Implantação de
PMO em Lisarb
A empresa
A Consulting Group é uma consultoria especializadana implantação de PMOs (Project Management Office)com mais de 20 anos de experiência nos setores públicoe privado.
• Direcionado pelas melhores práticas: em todos os compromissos, aplicamosas melhores práticas comprovadas de grande sucesso do setor público eorganizações comerciais
• Agente de mudanças: alavancamos estratégias e táticas de comunicação egerenciamento de mudanças para garantir que as realizações permaneçam emtoda a organização
• Compromisso com o cliente: somos apaixonados em ajudar nossos clientes ater sucesso pois é dessa forma que medimos o nosso sucesso
• Especialista em ambientes desafiadores: somos especializados em lidar comtarefas difíceis e ambientes desafiadores
A equipe de projeto
A Equipe de projeto, disponibilizada para este desafio, conta com experientesconsultores na área de PMO e vasta vivência em projetos de ordem pública.
Andress Kamonseki
Carlos Augusto
Laurien Kamonseki
Fabio Oliveira
Ronaldo Oliva
Juliano Almeida
Definição de PMO (Project Management Office)
Um Escritório de Projetos (PMO) é uma unidadeorganizacional que padroniza os processos de governançarelacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos,metodologias, ferramentas, e técnicas.
O PMO reúne os dados e informações de projetos estratégicoscorporativos e avalia como os objetivos estratégicos de nível maisalto estão sendo alocados. O PMO é a ligação natural entreportfólios, programas e projetos da organização e os sistemas demedição corporativos
Guia PMBOK – Quinta Edição
País Lisarb
Lisarb possui 9 objetivos do Planejamento Estratégicoque deverão ser considerados pela Consulting Grouppara a formação de um portfólio de projetos, conformesolicitado pelo Sr. Presidente de Lisarb:
1. Aliança por um Lisarb mais justo
2. Política cidadã baseada em princípios e valores
3. Educação para a sociedade do conhecimento
4. Economia para uma sociedade sustentável
5. Proteção social
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos
7. Cultura e fortalecimento da diversidade
8. Política externa para o século 21
9. Combate a corrupção
Linguagem Comum
Processos Comuns
Metodologia Única
Benchmarking
Melhoria Contínua
Nível de maturidade em gerenciamento de projetos
A partir da pesquisa de maturidade fornecida pelo Sr. Presidente,
classificamos Lisarb no Nível 2 conforme modelo abaixo:
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
Modelo de maturidade Kerzner
LISARBLISARB
Benefícios na implantação do PMO
• Gerenciar adequadamente o aumento da complexidade e/ou volumede projetos e seus critérios para categorizar, aprovar ou modificar suasprioridades.
• Otimizar a alocação de recursos estratégicos e dar visibilidade dodesenvolvimento dos projetos realizados.
• Proporcionar maiores chances dos projetos serem entreguem dentro doprazo e custo com o nível de qualidade adequado. Evitando-se atrasose custos adicionais mais projetos serão entregues enaltecendo o Sr.Presidente de Lisarb por suas grandes realizações.
• Importante ferramenta para se atingir os objetivos do PlanejamentoEstratégico de Lisarb os quais são fundamentais para odesenvolvimento do país e a aprovação do povo com o atual governo.
Roteiro de trabalho para a implantação do PMO
1. Nível Hirárquico
1. Nível Hirárquico 2. Função2. Função 3. Modelo3. Modelo
4. Métricas de Sucesso4. Métricas de Sucesso
5. Etapas de Implantação5. Etapas de Implantação
6. Gestão de Portfóllio
6. Gestão de Portfóllio
• PMO "estratégico" visando• a organização como um todoHierarquia 3
• Visando processos e• otimização de recursos• em projetos diferentes
Hierarquia 2
• visando projetos e/ou• programas individuaisHierarquia 1
1. Nível Hierárquico do PMO
CEOCEO
FinanceiroFinanceiro TITI EngenhariaEngenharia
SSMASSMA ManutençãoManutenção AmpliaçõesAmpliações
Projetos
1.1. Nível Hierárquico adotado para o PMO
Dentre as possíveis hierarquias apresentadas, o início da implementação do PMOirá possuir Hierarquia 1 devido ao baixo nível de maturidade que Lisarb seencontra atualmente no gerenciamento de projetos.
Após a implantação do PMO, de acordo com os resultados dos projetos e oconsequente aumento da maturidade, serão selecionados os Gerentes de Projetoscom melhor performance para integrar o PMO e auxiliar na implantação daHierarquia 2 nesse segundo momento.
2. Função do PMO
Métodos e Procedimentos
•processos de ciclo de vida e da empresa
•metodologia•comunicação e
reporte•gerência de
stakeholders•gerência de
mudanças
Gerência de Infraestrutura
•estrutura e organização
•sistemas•análises•métricas e
padrões•equipamentos
e facilidades
Gerência de Recursos
•contratação•treinamento•desenv. da
carreira•avaliação de
performance•contratação de
3ºs e parceiros
Gerência Técnica
•coaching•auditoria•suporte•biblioteca e
arquivos•competência
técnica
Integração com o Negócio
•políticas•gerência de
portfólio•interfaces
funcionais•gerência de
clientes•melhoria
contínua
2.1. Função adotada para o PMO
A função adotada para o PMO em Lisarb será a deMétodos e Procedimentos, com início do desenvolvimentoe implantação de uma metodologia de gerência de projetos.
Após definição da metodologia, será avaliada aperformance de sua utilização assim como sua aderêncianos projetos em execução.
Métodos e Procedimentos
•processos de ciclo de vida e da empresa
•metodologia•comunicação e
reporte•gerência de
stakeholders•gerência de
mudanças
3. Modelos possíveis de PMO
EM PR TCEstação Meteorológica Pool de Recursos Torre de Controle
3.1. Modelo EM – Estação Meteorológica
� Acompanhamento simples e reporte para alta administração do andamento dos projetos.
� Definição de parâmetros, frequência, formato e ferramentas para reporte.
� Não exerce influência nos projetos analisados.
� Responde a perguntas do tipo: qual foi o progresso, quanto já foi pago até agora, quais os principais problemas e riscos?
� Permite comparação e identificação de melhores práticas.
3.2. Modelo PR – Pool de Recursos
� Busca preencher a lacuna ligada a contração, desenvolvimento e retenção de gerentes de projeto que as empresas normalmente apresentam.
� Responsável pela contratação direta dos gerentes.
� Responsável por manter um banco de dados de experiência e habilidades dos gerentes de projeto.
� Indica que gerentes devem ser designados a que tipo de projeto.
3.3. Modelo TC – Torre de Controle
� Trata o gerenciamento de projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido.
� Desempenha quatro funções básicas: estabelecimento de padrões para gerência de projetos, suporte de como seguir estes padrões, reforçar os padrões definidos e promover melhoria contínua nos mesmos.
� O escritório é responsável por passar instruções de voo, pouso e decolagem para minimizar acidentes com projetos.
3.4. Modelo de PMO a ser adotado em Lisarb
Será adotado o modelo Torre de Controle.
Serão desempenhadas quatro funções básicas:
�Estabelecimento de padrões para gerência de
projetos;
�Suporte de como seguir estes padrões;
�Reforçar os padrões definidos;
�Promover melhoria contínua nos mesmos.
TCTC
EMEM
PRPR
EMEMEMEM
EMEM
4. Métricas de Sucesso
Será adotado pelo PMO de Lisarb opadrão de métricas específicas nas noveáreas de conhecimento do gerenciamentode projetos para medição do nível desucesso de cada projeto.
4.1. Métricas de Sucesso do PMO em Lisarb
ESCOPO
•Índice de Entregáveis em atraso•Índice de alterações (% do numero de alterações
em relação ao número de projetos)
TEMPO
•Índice de cumprimento de prazo•Duração média dos projetos
CUSTO
•Índice de cumprimento do custo•% de projetos entregues com o orçamento
previsto
QUALIDADE
•Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade
•% itens satisfatórios em relação aos itens verificados
RH
•% de efetivo previsto em relação ao efetivo realmente alocado
•Índice de satisfação dos colaboradores alocados
COMUNICOMUNI-CAÇÃO
•Quantidade de problemas decorrentes de ruídos ou falta de comunicação
AQUISIAQUISI-ÇÃO
•Índice de HH terceirizado (número de HH de fornecedores em relação ao número de HH utilizado.
RISCOS
•Quantidade de riscos identificados por projeto•Quantidade de riscos respondidos por projeto
INTEGRAINTEGRA-ÇÃO
•Quantidade de projetos em execução
5. Etapas da implantação do PMO em Lisarb
Em posse dos objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB a Consulting Group, convidada para executar o projeto "Implantação de PMO em LISARB”, irá rodar seus processos e demonstrar ao presidente o passo a passo para sua implantação.
5.1. Etapas da implantação do PMO em Lisarb
VIABILIDADE
•AVALIAÇÃO DE VIABILIDADE•Go no go
IDENTIFICAÇÃO
•IDENTIFICAÇÃO•Sponsor; Funções e Pessoas;.
COMUNICAÇÃO
•PLANO DE COMUNICAÇÃO•Preparar plano de comunicação
ORÇAMENTO
•ORÇAMENTO•Preparar orçamento
MATURIDADE
•MATURIDADE•Avaliar maturidade em GP
MODELO
•MODELO•Desenvolver o modelo PO
PILOTO
•PILOTO•Conduzir um piloto
PARTIDA
•PARTIDA•Iniciar o projeto
6. Gestão do portfólio de projetos de Lisarb
A gestão do portfólio de Lisarb será realizada pelo PMOimplementado com seis iniciativas, com relação aos projetos:
6.1. Identificar os projetos
Durante reunião de brainstorming foram identificados os projetos:
1. Tolerância zero a corruptos 2. Fora PT 3. Ensinar a Pescar
4. Lisarb sem barreiras 5. Projeto Cidadãos do Futuro 6. Globalização
7. Justiça para Todos 8. Democracia é a base do país 9. Projeto Água Viva
10. Projeto Catavento 11. Plano de combate à inflação 12. Reforma Tributária
13. Reforma da Constituição 14. Projeto Voto Consciente 15. Vote no Aécio
16. Educação para todos 17. Verde Vale 18. Sustentabilidade
19. Carro Solidário 20. Projeto Águas Limpas 21. Projeto Verde
22. Bolsa PT 23. Agora é sua vez 24. Não as drogas
25. Tá na mão 26. Projeto Bandeira Branca 27. Voz do Povo
6.1. Identificar os projetos
Após identificação, foram eliminados os projetos cancelados oujá finalizados, restando os seguintes projetos:1. Tolerância zero a corruptos 2. Fora PT 3. Ensinar a Pescar
4. Lisarb sem barreiras 5. Projeto Cidadãos do Futuro 6. Globalização
7. Justiça para Todos 8. Democracia é a base do país 9. Projeto Água Viva
10. Projeto Catavento 11. Plano de combate à inflação 12. Reforma Tributária
13. Reforma da Constituição 14. Projeto Voto Consciente 15. Vote no Aécio
16. Educação para todos 17. Verde Vale 18. Sustentabilidade
19. Carro Solidário 20. Projeto Águas Limpas 21. Projeto Verde
22. Bolsa PT 23. Agora é sua vez 24. Não as drogas
25. Tá na mão 26. Projeto Bandeira Branca 27. Voz do Povo
6.2. Categorizar os projetos
Os projetos foram classificados em quatro categorias:
Educação
• Educação para todos
• Agora é sua vez• Justiça para todos• Não às drogas• Lisarb sem barreiras• Fora PT• Voto Consciente
Educação
• Educação para todos
• Agora é sua vez• Justiça para todos• Não às drogas• Lisarb sem barreiras• Fora PT• Voto Consciente
Justiça
• Reforma tributária
• Projeto bandeira branca
• Voz do povo
Justiça
• Reforma tributária
• Projeto bandeira branca
• Voz do povo
Desenvolvimento Econômico
• Cidadãos do futuro
• Plano de combate à inflação
• Ensinar a pescar• Globalização
Desenvolvimento Econômico
• Cidadãos do futuro
• Plano de combate à inflação
• Ensinar a pescar• Globalização
Meio Ambiente
• Verde vale
• Água viva• Catavento
Meio Ambiente
• Verde vale
• Água viva• Catavento
6.3. Avaliar os projetos
Após a categorização, foram definidos os critérios de avaliação eatribuídos os pesos para cada um deles:
Critério Peso Nota 0 Nota 5 Nota 10Visibilidade 20 menor que 10% entre 10% e 70% maior que 70%
Custo 15 maior que 5%do PIB
entre 1% e 5%do PIB
menor que 1%do PIB
Duração 15 mais que 4 anos entre 1 e 4 anos menos que 1 ano
Impacto Social 30 aprovação menor que 10%
aprovação entre10% e 70%
aprovação maior que 70%
Inovação 10 sem aumentode market share
aumento de até 1% de marketshare
aumento maior que 1% de marketshare
Sustentabilidade 10 classificaçãoVermelho
classificaçãoAmarelo
classificaçãoVerde
6.4. Selecionar os projetos
Após os critérios escolhidos, os melhores projetos são selecionadosconsiderando a nota obtida multiplicada pelo peso do critério:
ProjetoCidadão do
Futuro Educação para
todos Agora é sua
vez Voto
Consciente Ensinar a
Pescar Bandeira Branca
Reforma Tributária
Critério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Mé dia Nota Média Nota Média Visibilidade 20 10 200 5 100 10 200 5 100 5 100 0 0 10 200
Custo 15 0 0 0 0 5 75 10 150 5 75 5 75 0 0Duração 15 5 75 5 75 10 150 5 75 0 0 10 150 0 0
Impacto Social 30 10 300 10 300 10 300 10 300 10 300 10 300 10 300Inovação 10 0 0 0 0 10 100 5 50 5 50 0 0 10 100
Sustentabilidade 10 10 100 10 100 5 50 0 0 5 50 5 50 10 100Total 100 35 675 30 575 50 875 35 675 30 575 30 575 40 700
ProjetoCombate a
Inflação Agua VivaNão as Drogas
Justiça para Todos Voz do Povo Verde Vale
Lisarb sem Barreiras
Projeto Catavento Globalização Fora PT
Critério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Not a Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Visibilidade 20 10 200 10 200 10 200 2 40 4 80 3 60 4 80 1 20 4 80 4 80Custo 15 0 0 10 150 0 0 3 45 3 45 2 30 3 45 4 60 3 45 4 60
Duração 15 0 0 5 75 0 0 0 0 3 45 3 45 2 30 3 45 3 45 1 15Impacto Social 30 5 150 10 300 10 300 2 60 4 120 1 30 1 30 5 150 1 30 5 150
Inovação 10 5 50 5 50 10 100 3 30 0 0 3 30 1 10 6 60 0 0 4 40Sustentabilidade 10 5 50 10 100 5 50 0 0 0 0 4 40 0 0 1 10 0 0 0 0
Total 100 25 450 50 875 35 650 10 175 14 290 16 235 11 195 20 345 11 2 00 18 345
6.4. Selecionar os projetos
Representação gráfica das notas dos projetos nos diferentes critérios:
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Visibilidade Custo Duração Impacto Social Inovação Sustentabilidade
6.5. Priorizar os projetos
N° Projeto Nota1 Agora é sua vez 875
2 Água Viva 875
3 Reforma Tributária 700
4 Voto Consciente 675
5 Cidadã do Futuro 675
6 Não as Drogas 650
7 Ensinar a Pescar 575
8 Bandeira Branca 575
9 Educação para todos 575
10 Combate a Inflação 450
Após a seleção dos projetos,foram priorizados os 10melhores projetos com basenas notas dos critérios.
6.6. Balancear o portfólio
Balanceamento inicial dos projetos, após a priorização, nos diferentes objetivosestratégicos com relação ao tamanho do orçamento e nível de urgência na execução:
No. Objetivo CategoriaOrçamento (milhões)
Urgência Nome Projeto
1 Obj 3 Educação 5 10 Agora é sua vez2 Obj 6 Meio Ambiente 10 5 Agua Viva3 Obj 1 Justiça 1 1 Reforma Tributária4 Obj 9 Justiça 10 0 Voto Consciente5 Obj 2 Desenv. Eco. 1 10 Cidadã do Futuro6 Obj 5 Educação 1 1 Não as Drogas7 Obj 5 Educação 5 1 Ensinar a Pescar8 Obj 2 Justiça 5 5 Bandeira Branca9 Obj 3 Educação 1 5 Educação para todos10 Obj 4 Desenv. Eco. 1 5 Combate a Inflação
6.6. Balancear o portfólio
Gráfico do balanceamento inicial (após a priorização):
6.6. Balancear o portfólio
Gráfico após o balanceamento do portfólio, foram priorizados osobjetivos estratégicos que não possuíam nenhum projeto:
7. Encerramento
"O valor das coisas não está no tempo em que elas d uram, mas na intensidade com que acontecem. Por isso exis tem momentos inesquecíveis, coisas inexplicáveis e pess oas incomparáveis!"
Fernando Pessoa