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IL CAPITOLATO
ANAI - REGIONE VENETOL’affidamento dei servizi archivisticiVerona 8 e 9 maggio 2014 Gloria Maroso
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DEFINIZIONE
• Atto amministrativo che contiene le condizioni e le modalità relative all’esecuzione di un contratto fra l’amministrazione pubblica e un privato
• atto allegato a un contratto d’appalto che intercorre tra il cliente ed una ditta appaltatrice in cui vengono indicate modalità, costi e tempi di realizzazione dell'opera oggetto del contratto
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• capitolato di outsourcing con il quale un'azienda (nel nostro caso una pubblica amministrazione) demanda ad un'altra azienda ad essa estranea l'esecuzione di talune prestazioni in favore dei propri clienti.
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Esternalizzare
• La più ampia diffusione del ricorso all’esternalizzazione è riscontrata nel settore dei processi meno strategici e nelle funzioni specialistiche
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RISCHI
• perdita di competenze• eccessiva dipendenza dal fornitore• livelli di servizio inadeguati• resistenze culturali• costi del rientro• insuccessi del fornitore
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ELEMENTI DEL CAPITOLATO
• Contesto• Obiettivi• Oggetto• Vocabolario• Modalità• Risorse• Tempistica• Altri elementi
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Non parlerò di
• Formalità e documentazione necessarie ai fini della partecipazione alla gara
• Controlli sul possesso dei requisiti• Modalità di presentazione dell’offerta e dello
svolgimento della gara• Osservanza di norme previdenziali, assistenziali e a
tutela della mano d’opera• Cauzione definitiva• Criteri di aggiudicazione
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CONTESTO
• La situazione generale dell’archivio in cui si troverà a operare l’appaltatore.
• Se non si riesce o non è possibile fare una sintesi si può fare riferimento a documenti allegati, a bibliografia o al sito internet
• Non è frequente la descrizione del contesto in un capitolato
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OBIETTIVI
• Dopo il contesto, il capitolato deve chiarire lo scopo che si vuole perseguire.
• Esempio Comune di Firenze:L’appalto ha lo scopo di sviluppare i servizi bibliotecari e archivistici di
pertinenza dell’appaltante/concedente, assicurandone maggiore efficacia ed efficienza, a seguito, specialmente, dell’ampliamento degli spazi, dell’incremento dei documenti e delle strumentazioni destinati alla pubblica lettura nel Complesso delle Oblate e nella BiblioteCanova, dotandoli altresì di connessi servizi di ristorazione destinati agli utenti.L’appalto ha lo scopo anche di migliorare e di estendere i servizi destinati al pubblico dell’Archivio storico, e di razionalizzare le attività di conservazione e valorizzazione derivanti dall’incremento dei versamenti di documenti da parte dei vari uffici comunali nella sede dell’Archivio di deposito.
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OGGETTO• Si tratta dell’oggetto del capitolato ossia la
descrizione dei risultati delle attività che l’appaltatore deve mettere in atto (i prodotti dell’attività)
• Per esempio:Il presente capitolato speciale ha per oggetto la
fornitura dei servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione comunale.
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VOCABOLARIO
• Il capitolato contiene il dettaglio dei servizi, delle modalità realizzative , dei materiali che verranno utilizzati, e comunque dei requisiti reputati sufficienti per la corretta esecuzione.
• Se non ci capiamo è un problema
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VOCABOLARIO
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VOCABOLARIO
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MODALITA’
• Come fare cosa• Esempio:• Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura dei
servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione comunale.Le caratteristiche e specifiche dei servizi richiesti e le modalità della loro erogazione sono riportate nell’allegato progetto che fa parte integrante del presente capitolato
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IL PROGETTO
• Un insieme di attività coordinate volte a conseguire, tramite l’utilizzo di determinate risorse, una serie di obiettivi dichiarati entro un certo periodo di tempo.
• Obiettivi, tempi e risorse
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• Secondo la letteratura un progetto è “assolutamente altra cosa da un processo ripetitivo o ordinario, quale ad esempio l’erogazione routinaria di un servizio, la periodica effettuazione di una mansione, una procedura o un procedimento amministrativo”
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Quindi possono essere affrontati secondo modalità progettuali•I censimenti archivistici•I lavori di ordinamento e inventariazione•Le guide tematiche•Lo studio e l’implementazione di un nuovo sistema classificatorio•Lo studio e la adozione di massimari di scarto•La realizzazione di sistemi archivistici in rete•La realizzazione di una mostra documentaria
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LE FASI
1. Analisi e ideazione che culmina nella produzione di una proposta progettuale o studio di fattibilità
2. Operativa, all’interno della quale si possono evidenziare i momenti specifici della pianificazione preliminare, i programmi operativi e il loro controllo
3. Consegna dei risultati e messa a regime
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• Lo studio di fattibilità riassume tutti gli elementi specifici ed identificativi del progetto: obiettivi/risultati, le risorse e i tempi, ma anche altri elementi di natura più tecnica
• Sulla base della fattibilità il committente può decidere di sostenere il progetto, oppure di modificarlo
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• Pianificazione: i risultati finali e intermedi, le attività, chi effettua quelle attività, entro quali tempi e a quali costi. I documenti di pianificazione rappresentano una sorta di mappa del progetto.
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• Controllo: monitoraggio nella fase operativa che consente di evidenziare ritardi, criticità e diseconomie in corso d’opera. La ripianificazione deve essere ovviamente negoziata con il committente
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• In un progetto devono risultare espliciti e cristallini tutti i termini dell’intervento: gli obiettivi e i risultati descritti in tutti gli aspetti qualitativi e quantitativi, le risorse richieste al committente (finanziarie, logistiche, organizzative ecc.) e quelle prevalentamente professionali, ma anche tecniche, tecnologiche ecc messe a disposizione del soggetto realizzatore ed infine i tempi.
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• GIORGETTA BONFIGLIO-DOSIO – CONCETTA DAMIANI,Lavori archivistici (seconda edizione),Regolamentazione per il settore dei liberi professionisti:requisiti scientifici, rapporti con la committenza, tariffe , 2004
• ROBERTO GRASSI, Archivi storici e lavoro per progetti, Archilab,2000
• L’outsourcing nei servizi archivistici: linee guida per operare una scelta, a cura di M. E. Marinelli e L. Asta, AIDOC, 2006
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RISORSE
• Le risorse messe a disposizione dalla committenza: quanto e cosa investiamo
• Le risorse messe a disposizione dalla ditta• Da dove arrivano le risorse finanziarie• Modalità di pagamento
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SOPRALLUOGO
• E’ opportuno dare la possibilità di fare il sopralluogo. E’ assolutamente consigliabile per la ditta che partecipa alla gara. Può essere elemento obbligatorio.
• Non può essere causa di esclusione la mancata allegazione della dichiarazione di avvenuto sopralluogo
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TEMPISTICA
• Per il progetto: valutazione dei tempi delle attività tramite simulazione
• Per il servizio: valutazione dei tempi necessari per la messa a regime del servizio sulla base dei presunti investimenti dell’azienda e dei costi del committente
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LOTTI
• Nel sistema degli appalti pubblici, il “lotto di gara” identifica una specifica parte dell’oggetto dell’appalto la cui realizzazione sia tale da assicurarne funzionalità, fruibilità e fattibilità, indipendentemente dalla realizzazione delle altre parti .
• La scelta di frazionare gli appalti, mediante una suddivisione in lotti di gara, è rimessa alla discrezionalità delle stazioni appaltanti, che devono operare una corretta pianificazione degli interventi e valutare se le “parti” di un intervento, singolarmente considerate, possiedono un’autonoma funzionalità ed utilità correlata all’interesse pubblico, indipendentemente dalla realizzazione dell’opera complessiva.
• .
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• La suddivisione dell’appalto in lotti di gara presuppone almeno tre condizioni di legittimità:
• la natura funzionale del lotto;• la possibilità tecnica di realizzazione, e• la convenienza economica per la stazione appaltante.• Sussistendo tali condizioni, il frazionamento dell’appalto
diventa poi doveroso se è anche diretto a favorire l’accesso delle piccole e medie imprese alla commessa pubblica
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Requisiti
• Titoli di studio• Esperienza• Capacità tecnica ed economica della ditta
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Autorizzazioni e assicurazioni
• Soprintendenza archivistica• Vigili del Fuoco • Certificazioni per gli edifici• Assicurazioni di carattere generale e specifico
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Sanzioni
• Le penali hanno la finalità di rafforzare gli impegni del fornitore nel prestare servizi con livelli di qualità pari almeno a quanto fissato nel contratto
• L’associazione di un costo per il fornitore in caso di disservizio focalizza l’attenzione sui livelli di servizio
• Attenzioni a penali troppo onerose che aumentano il prezzo offerto