Información General
Administración Documental
Equipo integrado de profesionales con vocación y experiencia en el área de gestión documental que propone y desarrolla instru-mentos y lineamientos de normalización archivística necesarios para gestionar la información a través de prestación de servicios documentales a la Comunidad Uniandina y la sociedad, permi-tiendo así la construcción de la memoria institucional.
Garantizar la conformación y preservación de la memoria institucional, siguiendo estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales, que aseguren el acceso a la información.
Ser garante en la construcción de la memoria Uniandina, a través de la prestación de servicios transversales de gestión documental que apoyen a la Universidad en la difusión de su legado.
Misión
Visión4
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administraciondocumental.uniandes.edu.co@MemoriaUniandes
Definimos lineamientos basados en buenas prácticas internacionales en gestión documental
Conformamos fondos y colecciones para la investigación
Preservamos la Memoria Documental de la Universidad
Asesoramos en la gestión de la información en soporte físico y electrónico
SomosMemoriaUniandes
fotografía
Guía de organización de archivos de gestión
Las comunicaciones, decisiones y acciones institucionales.
EVIDENCIAN
Los Documentos...
¿Qué es una serie documental?
¿Qué es una subserie documental?
¿Cómo identifico las series y subseries documentales?
Un conjunto de documentos que se producen de forma continua en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad.
Esta guía tiene como objetivo apoyar los procesos de organización y conservación de documentos en los archivos de gestión de la Universidad en formato físico y electrónico, a través de la identificación de las series y sub series documentales propias de cada unidad y la aplicación de la(s) Tabla(s) de Retención Documental que corresponda(n).
Identificar las series documentales que usted produce en el ejercicio de sus funciones es indispensable para su clasificación, descripción y organización. Para conocer las Series y Subseries que maneja siga los siguientes pasos.
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En la siguiente tabla remítase a la columna Asuntos o subseries e identifique el asunto al que corresponden los documentos a organizar.
Ubique en la columna SERIES el nombre de la serie documental que agrupa el asunto.
Haga clic en el nombre de la Serie para conocer los pasos a seguir en la organización de la documentación
Como complemento de la Guía, se sugiere consultar la TRD correspondiente en: https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, debido a los tipos documentales que varían de acuerdo a cada asunto.
HISTORIA ACADÉMICA
GESTIÓN JURÍDICA
GESTIÓN DE PROYECTOS
Historia académica de pregrado
Contratos civiles
Contratos de egresosContratos de ingresos
Proyecto de consultoríaPropuestas de investigación y consultoría
Proyecto de Investigación
Historia académica de posgrado
Ejemplos :
Serie
Subserie
¿Qué es una TRD?Un conjunto de documentos que se producen de forma continua en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad.
Guía de organizaciónGuía de organización de archivos de gestión
Presupuesto de unidades
Requerimientos a presupuesto
Programa académico no conduncente a título
Informe generación y control fichas de inscripción
GESTIÓN DE GOBIERNO
GESTIÓN ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN DE PROYECTOS
EGRESOS
GESTIÓNJURÍDICA
EVALUACIONES
HISTORIAACADÉMICA
PRESUPUESTOS
EDICIÓN DE CONTENIDOS
DIVULGACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CONTENIDOS
HISTORIALABORAL
Contenidos
Publicaciones
Contenidos
Programas Académicos noConducentes a
Título
Gestión deContenido
PROGRAMAS ACADÉMICOS
GestiónHumana
Hoja de vida
Tabla de Series Documentales
ASUNTOS O SUBSERIES SERIES
Actas (consejo, facultades y unidades).
Informes de gestión de la unidad
Evaluaciones de los cursos
Evaluaciones de profesores
Contratos civiles
Contratos de egresos
Contratos de ingresos
Proyecto de Investigación
Proyecto de consultoría
Propuestas de investigación y consultoría
Historia académica de pregrado
Historia académica de posgrado
Gestión de Gobierno
ProgramasAcadémicos
Conducentes aTítulo
Gestión de proyectos
GestiónFinanciera
GestiónJurídica
TRD
ASUNTOS O SUBSERIES SERIES TRD
-Facturas-Comprobantes de pago-Radicados-Ordenes de compra
Consecución de Recursos
Servicios Jurídicos
Gestión Finaciera
Oficina de Relaciones Externas
Relaciones Académicas
En caso de no encontrar el asunto a organizar remítase a las guías específicas:
Guía de organización de archivos de gestión Guía de organización de archivos de gestión
Lo que se hace, cómo se hace y por qué se hace.
REGISTRANSeries Documentales
fotografía
Los Documentos...
Series Documentales Series Documentales
Gestión de gobierno
Disposición
Responsables
Serie que refleja deliberaciones, decisiones y acuerdos generados por comités u órganos de gobierno, y que se materializan en acciones especifícas en un determinado momento.
Valores administrativos, legales, científicos, históricos y sociales que aportan al conocimiento y construción de la memoria institucional.
Finalizado el año vigente de su producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Secretaria General-Unidades académicas y administrativas
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente (carpeta) por año.
Anexar los documentos que hacen parte integral del acta, como anexos.
Ordenar numérica o cronológicamente en forma ascendente cada expediente, de acuerdo con el consecutivo del acta o la fecha de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
44-501.1-E1_Actas Departamento de Química_2010 - 2013
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Administración - informes
Disposición
Responsables
Subseries que reflejan las actuaciones, transformación y construcción de las unidades y dependencias de la Universidad.
Valores administrativos e históricos que aportan información para la construcción de la memoria institucional.
Concluido el año de producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Unidades académicas y administrativas
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente (carpeta) por informe.
Clasificar los expedientes por tema (informes de gestión, informes finacieros etc).
Ordenar cronológicamente en forma ascendente cada agrupación, de acuerdo con la fecha de producción del informe.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
27-1704-G1_Informe del Área Mensual Departamento de Química_2017
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Series Documentales Series Documentales
Gestión de proyectos
Disposición
Responsables
Serie que es testimonio de una de las principales funciones de la Universidad “la producción de conocimiento”. Evidencia el posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el aporte científico a la sociedad.Incluye las subseries: Proyectos de investigación, Proyectos de consultoría y Propuestas de investigación y consultoría. Para las tres subseries aplica el siguiente procedimiento.
Valores primarios de tipo administrativo, contable, legal y técnico. Valores secundarios de carácter científico y cultura.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años despúes de finalizado el proyecto.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Facultades y Departamentos-Centros de investigación-Vicerrectoría de Investigaciones
Ordenación de Expedientes Físicos
Rotulación
Conformar un expediente por cada proyecto en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Clasificar los documentos de cada expediente, en los siguentes grupos:
Documentos de inicio
Documentos de ejecución
Documentos de liquidación y cierre
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones de acuerdo con el acta de iniciación del proyecto, en caso de no encontrarse tomar la fecha del contrato.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente. En caso de encontrar varios expedientes con la misma fecha, estos se ordenarán alfabéticamente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
02-802.1-G1_Desarrollo y aplicación de un modelo de priorización_2012
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Series Documentales Series Documentales
Ordenación Expedientes Electrónicos
SharePoint
Nuevo
Nombre
ProyectoUA028021G1Proyecto de Investigacion
UA028021G2Proyecto de Consultoria
UA028021G3Propuestas de Investigacion y Consultoria
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UA028021Gestion de Proyectos
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Modi�cado Modi�cado por
01/01/2019
Proyecto01/01/2019
Proyecto01/01/2019
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La serie de Gestión de Proyectos estará compuesta por tres carpetas principales correspondientes a las sub-series que la componen:
Estructura de las carpetas y sub-carpetas correspondientes a: Proyectos de Investigación y Proyectos de Consultoría
- Proyectos de Investigación
- Proyectos de Consultoria
- Propuestas de Investigación y Consultoría
SharePoint
Nuevo
Nombre
ProyectoArauca cambio climatico
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UA028021Gestión de Proyectos UA028021G1Proyectos de Investigación
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Modi�cado Modi�cado por
01/01/2019
ProyectoOrinoquia fauna 01/01/2019
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3 SharePoint
Nuevo
Nombre
ProyectoInicio
Ejecucion
Liquidacion y cierre
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UA028021Gestion de Proyectos UA028021G1Proyectos de Inves... Arauca cambio climatico
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Modi�cado Modi�cado por
01/01/2019
Proyecto01/01/2019
Proyecto01/01/2019
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Nivel 1. Código y nombre de la serie documental
Nivel 2. Código y nombre de la Subserie documental
Nivel 4. Nombre de la etapa del proyecto
Nivel 3. Nombre del proyecto
Series Documentales Series Documentales
UA028021G1Proyecto de Inves...UA028021Gestion de proyectos Arauca cambio... inicio
SharePoint
Nombre
ProyectoCarApr.docx
RepBon.xlsx Proyecto
Modi�cado Modi�cado por
01/01/2019
01/01/2019
Conv.docx Proyecto01/01/2019
fot.jpg Proyecto01/01/2019
Actini.pdf Proyecto01/01/2019
Nuevo Cargar Compartir Copiar vínculo Sincronización Descargar
SharePoint
Nuevo
Nombre
ProyectoUA028021G1Proyecto de Investigacion
UA028021G2Proyecto de Consultoria
UA028021G3Propuestas de Investigacion y Consultoria
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UA028021Gestion de Proyectos
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Modi�cado Modi�cado por
01/01/2019
Proyecto01/01/2019
Proyecto01/01/2019
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Estructura de la carpeta y sub-carpetas “Propuestas de Investigación y Consultaria”:
Consulta el catálago de tipos documentales para los eDOCS
Consulta las recomendaciones para la denominación de los eDOCSclick aquí
click aquí
SharePoint
Nuevo
Nombre
ProyectoArauca cambio climatico
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UA028021Gestion de Proyectos UA028021G3Propuestas de Investigacion y Consultoria
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Modi cado Modi cado por
01/01/2019
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UA028021G3Propuesta de Inves...UA028021Gestion de proyectos Arauca cambio... inicio
SharePoint
Nombre
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
CarApro.docx
RepBon.xlsx
Modi�cado Modi�cado por
01/01/2019
01/01/2019
Conv.docx 01/01/2019
fot.jpg 01/01/2019
Actini.pdf 01/01/2019
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Tipos documentales
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Nivel 1. Código y nombre de la serie documental
Nivel 2. Código y nombre de la Subserie documental
Tipos documentales
3 Nivel 3. Nombre de la Propuesta
Series Documentales Series Documentales
Egresos - Gestión de cuentas por pagar
Disposición
Responsables
Subserie testimonio del cumplimiento de obligaciones monetarias que la Universidad adquiere con proveedores y prestadores de servicios en general, y que son necesarias para su buen funcionamiento.
Valores primarios de tipo administrativo, contable y legal.
Para realizar la consulta de la subserie, las unidades y/o dependencias deben dirigirse directamente al Archivo Finaciero, quienes solventarán estos requerimientos.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la subserie documental son: -Dirección Financiera
Terminado el año fiscal, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Oficina de Tesorería transferirá los documentos al archivo central.Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.
Ordenación
Rotulación
Las unidades y dependencias, con excepción de la Oficinas de Tesorería y Contabilidad, podrá omitir de su rotulación la información correspondiente al rango del consecutivo almacenado en el expediente.
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo del comprobante de radicación.
Ordenar los expedientes en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo. (la carpeta 1 corresponde a los consecutivos 001-050. la carpeta 2 corresponde a los consecutivos 051-073 etc.)
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
25.1503.1-E1_Gestión De Cuentas Por Pagar_2012
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Series Documentales Series Documentales
Presupuesto - Presupuesto oficial
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de la proyecciones y ejecuciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un periodo de tiempo específico.
Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal. Valor histórico que permite la reconstrucción de la memoria institucional.
A partir del cierre presupuestal se conservará en archivos de gestión durante dos (2) años, posteriormente la Oficina Presupuesto transferirá los documentos al archivo central. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Dirección Financiera
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o Folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
25-1502.1-E1_Presupuesto Oficial_2012
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Series Documentales Series Documentales
Presupuesto - Requerimientos a presupuesto
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los ajustes realizados a las proyecciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un período de tiempo.
Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal.
Terminado el año fiscal se conservará en archivo de gestión durante un (1) año más. Posteriormente la Oficina de Presupuesto procedetá a realizar la transparencia al archivo central.Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las uniadades académicas y administrativas que no son respondables del proceso procederán a eliminar la documentación.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Oficina de Presupuesto-Tesorería
Ordenación
Rotulación
Las unidades y/o dependencias diferentes a las Oficinas de Presupuesto que no son responsables del proceso, conformarán un expediente por año en el que incluirán la información correspondiente a las subseries Presupuesto Oficial y Requerimientos a presupuesto, de modo que en la misma carpeta física o electrónica se conserve toda la información del proceso.
Conformar un expediente por cada año, en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o Folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
25-1502.1-G1_Requerimientos a Presupuestos_2012
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Jurídica
Disposición
Responsables
Serie testimonio de los procesos de contratación que realiza la Universidad en los cuales se regulariza y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la misma.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero de importancia, por su carácter probatorio en materia disciplinaria y penal.
Transferir del archivo de gestión al archivo central tres (3) años después de finalizado el contrato.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Contrato civiles: Dirección Jurídica-Contrato de egresos: Unidades y/o dependecias-Contrato de ingresos: Dirección Jurídica
Ordenación
Subserie Contrato Civiles
Rotulación
Conformar un expediente por cada persona en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma alfabética de acuerdo con los apellidos y nombres completos de la persona contratada.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
28-1801.1-G1_11500205_ROZO PARADO ROSA CATALINA_2015
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Series Documentales Series Documentales
Ordenación
Subserie Contrato de egresos
Rotulación
Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
28-1801.1-G2_20124580_CAMARA DE COMERCIO BOGOTA_2013
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Ordenación
Subserie Contrato de ingresos
Rotulación
Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma numérica de acuerdo con el código del contrato.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
28-1801.1-G3_880691619_CEMEX S.A_2015
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Series Documentales Series Documentales
Historia Académica
Disposición
Responsables
Valores primarios de tipo administrativo, legal y valores secundarios.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años después de que el estudiante:
Culmine sus estudiosSe retire y no regrese en ese lapso de tiempoCumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese lapso de tiempo
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:
-Facultades y departamentos-Dirección de Admisiones y Registro
Serie que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad que es formar ciudadanos profesionales. Contiene toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada estudiante.
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente para cada estudiante en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en los siguientes grupos:
Documentos de admisiónDocumentos de desarrolloDocumentos de salida
Ordenar cada grupo de acuerdo con la estructura mencionada en la TRD.
Ordenar los expedientes alfabéticamente según los apellidos y nombres (completos) del estudiante.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
01-703.1-G1_200512015_BERNAL CABRERA PAULA SANDRA_2010-10
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Series Documentales Series Documentales
Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos
Disposición
Responsables
Valores primarios de tipo administrativo y secundarios de carácter histórico que permiten la construcción de la memoria institucional.
Terminado el año producción se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Dirección de Admisiones y Registros transferirá los documentos al archivo central.
Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de Admisiones y Registros
Subserie testimonio de los procesos de formación que realiza la Universidad, permite el análisis de información relevante para reconducir situaciones y alcanzar objetivos en cuanto a la calidad educativa.
Ordenación
Rotulación
Conformar una carpeta por cada semestre y/o año en una unidad de almacenamiento independiente.
Ordenar los documentos dentro de la carpeta en forma alfabética de la A - Z, de acuerdo con el título del curso.
Ordenar la carpeta cronológicamente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
01-702.1-E1_IMEC 1401_MECANICA I_2010-10
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Series Documentales Series Documentales
Gestión de Contenidos-Edición de contenidos
Disposición
Responsables
Esta serie constituye los proyectos multimedia que combinan todo tipo de soporte y formatos.
Valores primarios de tipo legal, administrativo y financiero.
Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años a partir del año calendario de la primera publicación, luego se transfieren al archivo central por (48) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Ediciones Uniandes
Ordenación
Rotulación
Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_titulo del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
02-803.1-E1_52598740_AL OTRO LADO DEL CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011
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Series Documentales Series Documentales
Gestión de Contenidos-Divulgación y distribución de contenidos
Disposición
Responsables
La divulgación de contenidos es un proceso de gestión que comercializa los contenidos que son producidos por Ediciones Uniandes.
Valores primarios de tipo legales, administrativos, financieros y valores secundarios.
Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años a partir del año calendario de la primera publicación, luego se transfieren al archivo central por (48) años, pasado este tiempo pasarán a ser documentos de conservación permanente y se procederá a hacer tratamiento archivístico indicado.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:
-Ediciones Uniandes
Ordenación
Rotulación
Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_titulo del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
02-803.1-E2_52598740_AL OTRO LADO DEL CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011
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Series Documentales Series Documentales
Programas Académicos no Conducentes a Título -Programa académico no conduncente a título
Disposición
Responsables
Esta serie es una agrupación misional de la Universidad, al dar testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.
El tiempo de retención en el archivo de gestión después de finalizado el programa, será de (4) años. Cumplido ese tiempo se transfiere al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Educación Continuada.
Ordenación
Rotulación
Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último en cada una de sus divisiones :
- Investigación- Promoción e inscripción- Ejecución- Identificación físico
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
03-904.1-E1_EDUCACIÓN EJECUTIVA DESARROLLO GERENCIA_2010
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Series Documentales Series Documentales
Programas Académicos no Conducentes a Título -Informe generación y control fichas de inscripción
Disposición
Responsables
Esta serie, es una agrupación misional de la Universidad, dado que son el testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.
El tiempo de retención en el archivo de gestión serán (5) años en soporte papel. Cumplido ese tiempo se realizará proceso de digitalización para su conservación permanente en el archivo de gestión de la Dirección de Educación contínua.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:
-Educación continuada.
Ordenación
Rotulación
Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último en cada una de sus divisiones :
- Investigación- Promoción e inscripción- Ejecución- Identificación físico
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
03-904.1-E2_INFORME EDUCACIÓN EJECUTIVA _2010
1
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Humana - Historias Laborales
Disposición
Responsables
Esta serie es garante del reconocimiento del derecho adquirido por el funcionario y sus herederos, garantizando la historia laboral que tuvo el empleado en la Universidad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.
El tiempo de retención en archivo de gestión (3) años. Contando a partir del retiro del empleado. Luego los documentos serán transferidos al archivo central por (77) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental son:
-Dirección de Gestión humana y desarrollo organizacional.
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente para cada empleado en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Los expedientes deben ir ordenado de manera alfabetica por apellidos y nombres.
En cada expediente, la ordenación interna de documentos tendrá una ordenación:
-Contratación-Seguridad social/ Prestaciones sociales-Compensación y beneficios-Capacitación y desarrollo-Relaciones laborales-Vacaciones/ ausentismo
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Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
22-1201.1-E1_1014255865_BERNAL CABRERA PAULA SANDRA_2009
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Volver a tabla
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
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Subserie evidencia de propuestas para consecución de recursos, lista detallada de posibles donantes e investigación de prospectos.
Valores primarios de tipo administrativo.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Terminado este tiempo tendrán un proceso de selección conservando un 10% de aquellos documentos representativos para la Universidad.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de Desarrollo
Consecución de recursos: Prospectos de donaciones
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E1_Lista detallada de posibles donantes_2018
Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
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3
Consecución de recursos: Donación persona jurídica
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Terminado este tiempo se realizará la transferencia al Archivo Central para su conservación permanente.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Contabilidad-Tesorería-Dirección Jurídica
Subserie que reúne información relacionada con la persona jurídica donante, además de los comprobantes de transacciones financieras.
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E2_Donación persona jurídica_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
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3
Consecución de recursos: Donación persona natural
Subserie que reúne información relacionada con la persona natural donante, además de los comprobantes de transacciones financieras.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Terminado este tiempo se realizará la transferencia al Archivo Central para su conservación permanente.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Contabilidad-Tesorería-Dirección Jurídica
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E3_Donación persona natural_2018
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Consecución de recursos: Fondos designación de recursos
Subserie evidencia de convenios, reglamentos, actas, listados, documentos personales de los donantes y comprobantes de las transacciones.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención se conservarán permanentemente en el archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Admisiones y registro-Contabilidad-Tesorería-Dirección de Gestión Humana
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E4_Fondo de Becarios_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Consecución de recursos: Campañas consecución de recursos
Subserie testimonio de la información relacionada con eventos y campañas para la consecución de recursos, así como cronograma de actividades, estadísticas, propuestas, entre otros.
Valores primarios de tipo administrativo, contable y técnico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años y cinco (5) en el archivo central. Posteriormentese procederá a realizar el tratamiento archivístico de microfilmación del 10% de aquellas campañas que seanrepresentativas para la historia de Dirección de Desarrollo.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E5_Campañas consecución de recursos_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Vincular e inspirar a los egresados: Encuentros egre-sados
Subserie evidencia de la información relacionada con presupuestos, patrocinios y programas de los eventos realizados para vincular a los egresados.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años y cinco (5) en el archivo central. Posteriormentese procederá a realizar el tratamiento archivístico de microfilmación del 10% de aquellas campañas que seanrepresentativas para la historia de Dirección de Desarrollo.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-102.1-E1_Encuentro egresados_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Vincular e inspirar a los egresados: Red con egresa-dos
Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero. Valores secundarios de tipo histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención será transferido al archivo central para conservación permanente.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de desarrollo
Subserie evidencia de la información legal de la constitución de la red de egresados.
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-102.1-E2_Red de egresados_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Vincular e inspirar a los egresados: Seguimiento a egresados
Subserie testimonio de las comunicaciones dirigidas a egresados en el marco del proceso de seguimiento.
Valores primarios de tipo administrativo
Los documentos estarán en el archivo de gestión por un (1) año. Cumplido el tiempo de retención será transferido al archivo central por dos (2) años finalizando con el proceso de selección del 10% de las comunicaciones representativas para la Universidad.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Rectoría
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-102.1-E3_Seguimiento a egresados_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia penal
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia penal desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E1_Casos de justicia penal_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia patrimonial
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia patrimonial desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E2_Casos justicia patrimonial_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia familia
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia de familia desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E3_Casos justicia familia_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia laboral
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia laboral desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del consultorio jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierra del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E5_Casos justicia laboral_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia pública
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia pública desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E5_Casos justicia pública_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Consultas: Consultas jurídicas
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los procesos y conceptos asociados al servicio de consulta jurídica ofrecido por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.2-E1_Consultas jurídicas_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Trámites de Conciliación: Cursos de conciliación
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los cronogramas, talleres y evaluaciones desarrollados en los cursos de conciliación ofrecidos en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E1_Cursos de conciliación_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Libro radicadorde actas de conciliación
Disposición
Responsables
Subserie evidencia del conjunto de actas de conciliación radicadas en el Consultorio Jurídico de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E2_Libro de actas de conciliación_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Trámites de Conciliación: Libro radicador de constancias de conciliación
Disposición
Responsables
Subserie evidencia del conjunto de constancias de conciliación radicadas en el consultorio jurídico de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E3_Libros de constancias de conciliación_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con actas
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites realizados por la Universidad referentes a la conciliación con actas.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E4_Trámites de conciliación con actas_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con constancias
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad referentes a la conciliación con constancias.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central y se conservaran permanentemente.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E5_Trámites de conciliación con constancias_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con otro resultado
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad referentes a la conciliación con otro resultado.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E6_Trámites de conciliación con otro resultado_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia país
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia de tipo país.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-707.1-E1_Proyectos de justicia país_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos Justicia GDIP
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia para grupos de derecho de interés público.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-707.1-E2_Proyectos de justicia GDIP_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia global
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia de tipo global.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-707.3-E1_Proyectos justicia global_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Apoyo Financiero: Créditos educativos Uniandes
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios para la asignación de créditos otorgados por la Universidad como apoyo financiero a los estudiantes.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasadostres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Créditos Educativos Uniandes_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Créditos educativos ICETEX
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios para la asignación de créditos otorgados por el ICETEX como apoyo financiero a los estudiantes.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasadostres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E2_Créditos Educativos ICETEX_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Reportes garantías ICETEX
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de la relación de créditos educativos del ICETEX.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E3_Reportes garantías ICETEX_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Becas por distinciones académicas
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos necesarios para la asignación de becas otorgadas por distinciones académicas.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo de gestión tres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se realizará la transferencia al archivo central.
La unidad productora es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Becas por distinciones académicas_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Beca quiero estudiar escala
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos necesarios para la asignación de becas quiero estudiar escala.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo de gestión tres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se realizará la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Becas quiero estudiar escala_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Descuentos por hermanos
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites de descuentos por hermanos vinculados en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
E Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Descuento por hermanos_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Ingresos: Matrículas
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los antecedentes de procesos de matrículas en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
E Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1502.1-E1_Matrículas_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Ingresos: Facturación
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los documentos de soporte referentes a las facturas de venta y facturas por dominio de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
Se conservan en el archivo de gestión por un (1) año. Cumplido este tiempo se transferirán al archivo central por nueve (9) años.
La unidad productora es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1502.1-E2_Facturación_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión de Crédito y Cartera: Cobro por cartera
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados para el cobro de cartera en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Cuando el tiempo se cumpla se enviará al archivo central la documentación establecida para su transferencia e integración a la historia académica del estudiante.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1502.2-E1_Cobro de cartera_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Egresos: Gestión de cuentas por pagar
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados para la gestión de cuentas por pagar en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre del año contable, cumplido este tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1503.1-E1_Cuentas por pagar_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Egresos: Arqueos
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los reportes, formularios y facturas utilizadas en los arqueos de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
La documentación estará dos (2) años en el archivo de gestión, cumplido este tiempo y se determine que han cumplido con su trámite y vigencia se procederá a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1503.1-E2_Arqueos_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión contable: Administración de datos maestros (proveedores)
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de la gestión de los datos maestros de proveedores en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.
La documentación estará en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplido este tiempo y se determine que han cumplido su trámite y vigencia se procederá a realizar el proceso de eliminación documental
La unidad productora es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.1-E1_Datos maestros de proveedores_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión contable: Registros contables
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los informes financieros de proyectos y de conciliación bancaria utilizados en la gestión contable de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Los informes de conciliación bancaria estarán en el archivo de gestión por un (1) año; cumplido este tiempo serán transferidos al archivo central en donde estarán por nueve (9) años. Los informes financieros de proyectos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Cumplido este tiempo serán transferidos al archivo central en donde estarán por siete (7) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.1-E2_Registros contables_2018
1
2
3
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Financiera y Tributaria: Libros oficiales
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los libros diario y libro mayor y balance necesarios en la gestión financiera de La Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Se consevarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre inmediatamente anterior año contable, cumplido este tiempo se enviarán al archivo central para su conservación por (9) años. Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos históricos que serán de conservación permanente mostrando todas las actuaciones financieras de la Universidad.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.2-E1_Libros oficiales_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión Financiera y Tributaria: Presentacionesa revisoría fiscal
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los estados financieros de la Universidad que se presentan a la revisoría fiscal.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Se conservarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre del año contable, cumpliendo con ese tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años. Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos históricos que serán de conservación permanente mostrando todas las actuaciones financieras de la universidad.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.2-E2_Presentaciones a revisoría fiscal_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión Financiera y Tributaria: Reportes organismos de control-impuestos
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de todos los documentos necesarios para realizar los reportes a organismos de control referentes a impuestos.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
La documentación estará en el archivo de gestión por dos (2) años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, cumplido este tiempo se procederá a realizar el proceso de transferencia al archivo central conservando la documentación por tres (3) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.2-E3_Reportes a organismos de control_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Convenios de Monitorías con Estudiantes
Disposición
Responsables
Serie testimonio de las cuentas de cobro de los convenios de monitoría a estudiantes por labor realizada.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por (3) años. Terminado este tiempo serán transferidos al archivo central haciendo parte integral de la historia académica del estudiante.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.3-E1_Convenios de monitorías con estudiantes_2018
1
2
3
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Creación y Renovación de convenios: ConveniosAcadémicos
Subserie testimonio de los documentos generados en los procesos de convenios académicos incluyendo reportes, guías y memorandos.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión y con la aprobación del Decano, estos documentos se conservarán de forma permanente en el archivo central y se procederá a realizar el tratamiento archivístico de digitalización.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Dirección de desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
41-201.1-E1_Convenio + nombre de la institución_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Movilización Académica: Becas desarrollo docente
Subserie testimonio de las comunicaciones y cuadro resumen resultado de los procesos de becas para el desarrollo de docentes.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión se validará la existencia de estos documentos en la Historia Laboral que conserva la Dirección de Gestión Humana. En el caso de no encontrarse serán transferidos al archivo de la Dirección de Gestión Humana para que sean unificados y en el caso de encontrarse se procederá a realizar el proceso de eliminación.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Gestión Humana
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
41-201.2-E1_Comunicaciones becas docente_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Movilización Académica: Becas maestría
Subserie evidencia del proceso de inscripción para becas de maestría, incluye recibo de matrícula y certificados.
Valores primarios de tipo administrativo y fiscal.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión de dos (2) años se procederá a realizar el proceso de eliminación. La Autorización de Descuento es un documento que debe conservar la Dirección Financiera en Crédito y Cartera, para realizar los trámites correspondientes y como soporte del proceso ejecutado.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Dirección de Desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
41-201.2-E2_becas maestrias_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Movilización Académica: Gestión de pasajes y viáticos profesores invitados
Subserie evidencia de las solicitudes, comunicaciones, cartas y relaciones de viáticos para los viajes de profesores invitados.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Dirección de Desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
41-201.2-E3_Soportes pasajes y viáticos profesores_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Movilización Académica: Gestión visas viajes académicos
Subserie evidencia de las comunicaciones, certificados, solicitudes y hojas de vida para la gestión de viajes académicos realizados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Dirección de Desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
41-201.2-E3_41-201.2-E4_Gestión de viajes académicos_2018_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Movilización Académica: Gestión relaciones interinstitucionales
Subserie evidencia de la comunicación con las demás universidades y la información interna de las personas asistentes a los eventos interinstitucionales.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Centro de Trayectorias Profesional
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.1-E1_Cronograma de talleres_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Talleres de gerencia de carrera
Subserie evidencia de los listados, cronogramas, informes y formatos de los talleres de gerencia de carrera brindados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión se procederá a realizar el proceso de digitalización. Los documentos digitalizados se conservarán permanentemente en el archivo de gestión. Los documentos que se encuentran en soporte electrónico, se conservarán con la misma estructura de serie y subserie en el PC del líder del proceso o en un disco duro.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Centro de Trayectoria Profesional
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.1-E1_Talleres de gerencia de carrera_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Asesorías de orientación profesional
Subserie evidencia de las asesorías de orientación profesional llevadas a cabo en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión se procederá a realizar el proceso de digitalización. Los documentos digitalizados se conservarán permanentemente en el archivo de gestión. Los documentos que se encuentran en soporte electrónico, se conservarán con la misma estructura de serie y subserie en el PC del líder del proceso o en un disco duro.
La unidad responsable de conservar para consulta es:
- Centro de Trayectoria Profesional
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.1-E2_Registros asesorías orientación profesional_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Ferias laborales
Subserie evidencia de los formatos, lista de registro e informe de las ferias laborales llevadas a cabo en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión se procederá a realizar el proceso de digitalización. Los documentos digitalizados se conservarán permanentemente en el archivo de gestión. Los documentos que se encuentran en soporte electrónico, se conservarán con la misma estructura de serie y subserie en el PC del líder del proceso o en un disco duro.
La unidad responsable de conservar para consulta es:
- Centro de Trayectoria Profesional
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.1-E3_Ferias Laborales _2018-2
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
32
Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Presentaciones corporativas
Subserie evidencia de los formatos y listado de asistencia para los procesos de presentaciones corporativas llevadas a cabo en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión se procederá a realizar el proceso de digitalización. Los documentos digitalizados se conservarán permanentemente en el archivo de gestión. Los documentos que se encuentran en soporte electrónico, se conservarán con la misma estructura de serie y subserie en el PC del líder del proceso o en un disco duro.
La unidad responsable de conservar para consulta es:
- Centro de Trayectoria Profesional
Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella reposaran los documentos es soporte electrónico, la identificación de cada carpeta será idéntica a la denominada físicamente.
El correo electrónico funcionara utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.1-E4_Lista de asistencia_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
32
Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Ofertas laborales
Subserie evidencia del registro, informes y documento de la Cámara de Comercio utilizados en la presentación de ofertas laborales.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión se procederá a realizar el proceso de digitalización. Los documentos digitalizados se conservarán permanentemente en el archivo de gestión. Los documentos que se encuentran en soporte electrónico, se conservarán con la misma estructura de serie y subserie en el PC del líder del proceso o en un disco duro.
La unidad responsable de conservar para consulta es:
- Centro de Trayectoria Profesional
Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella reposaran los documentos es soporte electrónico, la identificación de cada carpeta será idéntica a la denominada físicamente.
El correo electrónico funcionara utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.1-E5_Registro web de inscripción de empresas_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Gestión de relaciones académicas para estudian-tes: Prácticas académicas para estudiantes
Subserie testimonio de los documentos personales, formatos y resultados de los estudiantes que realizan práctica académica en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo.
El expediente será transferido del Archivo de Gestión al Archivo Central un (1) año después que el estudiante :- Culmine su práctica.- Se retire y no regrese en ese lapso de tiempo.- Cumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese lapso de tiempo.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Centro de Trayectoria Profesional
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1105.2-E1_Apellidos y nombres del estudiante_2018
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Para la planificación administración y toma de decisiones.
INFORMAN
Los Documentos...
Gestión de eDOCS
RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN
Uso de guiones
Características delnombre
Pronombres y Preposiciones
Uso de mayúsculas yminúsculas
Siglas, Acrónimos, Abreviaturas
Caracteres Especiales
Numeración
Versionamiento
Formato fecha
OBSERVACIÓN OBSERVACIÓN
Mínimo 5, máximo 30 caracteres PropuestaUniversidaddelosAndes.doc
Si el nombre del documento es muy exten-so, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración, transferencia
o compatibilidad entre sistemas de archivos.
El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser único, preciso, específico, de fácil recordación, de tal forma que se pueda buscar el documento por me-dio de un sistema destinado para tal fin, y este sea ubicado en el menor tiempo posible.
Evitar el uso de pronombre como el, la, los y preposiciones como “de, en, por, para”, pues-to que agregan un número mayor de carac-teres al nombre del documento, se sugiere usarlos en el caso que sea fundamental para su identificación.
Si el documento contiene numeración y el número contenido es de un solo digito, este deberá ser antecedido por el 0.
En el caso que el documento obedezca a una versión específica, se debe anteceder el nú-mero de la versión elaborada, si el número de versión es de solo un dígito, aplicar lo ex-puesto en la sugerencia Numeración.
En dado caso que el nombre de archivo con-tenga fecha, ésta deberá seguir la estructura DD-MM-AAAA, en donde DD corresponde al día, MM dos dígitos del número de mes, AAAA son los cuatro dígitos del año, si el nú-mero de mes es de solo 1 dígito, se antece-derá del número 0, si el número de día es de solo 1 dígito, se antecederá del número 0
Usar mayúsculas al inicio del nombre del documento, si el nombre del documento es compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta.
Se pueden establecer ciertos estándares de nombramiento como por ejemplo que cuan-do se incluye el nombre de una persona co-locar el apellido primero.
Igualmente se sugiere no utilizar palabras como: si, pero, para.
En lo posible evitar el uso de acrónimos y/o abreviaturas; en el caso de siglas se sugiere utilizar las de uso común.
Nombrar los documentos utilizando carac-teres alfanuméricos, no utilizar caracteres especiales como / $% & ^ #. \: <>. ¿’?, o tildes.
No incluir ningún tipo de guion (_ -), ni de
espacios.
ProUniandes.doc
ProyAmb.doc
ElProyectoAmbiental.doc
PlanEstr.doc
ProyMarañon.pdf
ProyUniandes.doc
PruRes.doc
Proy01.pdf
V01InfFin.doc
03052018InfFin.pdf
03/05/2018_Informe_Final.pdf
InformeFinalV1.doc
Proyecto1.doc
Prueba&Resultado%.doc
ProyectoUni
PROYECTOMARAÑON.pdf
Plan_estrategico_institucional.doc
ProyectoAmbiental.pdf
ProyAmb.pdf
MolinaLuisProyAmb.pdf
ProyectoAmbientalMolina.pdf
EJEMPLO EJEMPLO
Longitud de Nombre
Recomendaciones para la denominación de los eDOCS
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Conforman el patrimonio documental de la Universidad y del país
TIENEN VALOR
Los Documentos...Unidades de Almacenamiento
Unidad de Almacenamiento
Elementos que contienen un conjunto de documentos, de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Las unidades de almacenamiento pueden ser adquiridas por medio de la Oficina de Compras de la Universidad y a través del catálogo de outsouring.
Referencia: caja de archivo X200Medidas:40 cm de fondo x 26cm de alto x 21cm de ancho.Características: cartón de alta resistencia calibre 930, con abertura de tapa frontal sin impresión, estilo nevera en direción a la izquierda. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.
Referencia: caja de archivo X300Medidas: 42 cm de fondo x 27cm de alto x 31cm de ancho, con tapa.Características: cartón de alta resistencia sin impresión, calibre 930, con tapa superior. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.
Unidades de almacenamiento
Cajas
Unidad de Almacenamiento
Referencia: folder de yute con aleta verticalinferior fija.Medidas:tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.Características: cartón de yute de 320 gramos sin impresión. Pliegues de expansión en el lomo, para una capacidad máxima de 200 folios.
Referencia: divifolder de cinco divisiones.Medidas:tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.Características: carpeta con fuelles en tela y divisiones. Gancho legajador por cada separador.permite el archivo de documentos en varios item de acuerdo con el numéro de separadores que posee.
En caso que requiera ganchos legajadores, se recomienda utilizar ganchos legajadores plásticos, que no causan deterioro al papel y evitan accidentes laborales.
Folders y Carpetas
Glosario
Archivo de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a una continua utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos.
Archivo centralLugar que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Universidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.
Archivo históricoEs aquel que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo que tendrán una conservación permanente debido a su valor.
Ciclo vital del documento Etapas sucesivas por las que atreviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su dispocisión final.
Descarte Documental Destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fescal t que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y tecnología.
Disposición final Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Glosario
Glosario
ExpedienteUnidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resuloción de un mismo asunto.
Serie documentalConjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujero productor, como consecuencia del ejercisio de sus funciones específicas.
Subserie DocumentalConjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y características específicas.
Tabla de retención documental Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los docu-mentos.
Tipos documentalesUnidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Transferecia documentalRemisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de ñeste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Definiciones tomadas y adaptadas para la presente guía de:
Archivo General de la Nación. banco Terminológico. Disponible en : http: // banter.archivogeneral.gov.co/
vocab/index.php
COLOMBIA. Archivo General de la Nación - AGN- Ley 5894 (14 de-julio-2000). Ley General de Archivos.
Beneficios de gestionar los documentos institucionales
Garantizar la conservación de documentos que conforman la memoria de la Universidad por su valor histórico, legal, fiscal, entre otros.
Agilizar la búsqueda y consulta de la documentación.
Disminuir la producción de documentos y copias innecesarias reduciendo el consumo de papel.
Controlar el acceso y seguridad de los documentos según la información contenida.
Información General
PASSWORD
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Universdidad de los Andes