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Gestión de la OF:ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
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Qué es gestionar
Prever y planificar
Organizar
Mandar
Coordinar
Controlar1
2 4
5
3
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Si no gestionas tu agenda…la agenda te gestiona a ti
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Planificación estratégica en 6 pasos
Objetivo 1B
Presente
Visión
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
• Tarea• Tarea• Tarea
Objetivo 1A
Objetivo 2A
1. Analiza la situación actual2. Define tu plan en base a tu propósito o visión3. Establece objetivos finales4. Diseña estrategias para llegar a ellos5. Define hitos intermedios6. Monitoriza y ajusta
• Tarea• Tarea• Tarea
• Tarea• Tarea• Tarea
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Documentación adicional
“Modelo de acompañamiento Farmacéutico”
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Dónde falla la planificación
1. No reservar suficiente tiempo para el seguimiento
2. Habilidades personales gestión del cambio en el equipo
3. Falta de recursos o foco para ejecutar lo planeado
4. Falta de seguimiento, monitorización o corrección
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Un presupuesto es cuando las
personas deciden a dónde va su
dinero en lugar de tener que
averiguar a dónde fue.
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¿Qué es un presupuesto?
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▪ No confundir con la contabilidad. El “pre-supuesto” mira al futuro.
▪ El presupuesto no es un fin,es un medio.
▪ Acorde a nuestros objetivosy estrategia.
Algunas consideraciones
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▪ Ser realistas
▪ Anual -> trimestral ->mensual
▪ Flexibilidad
Algunas claves
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1. Nos obliga a definir objetivos
2. Nos ayuda a tomar decisiones (y a evaluarlas)
3. Nos permite comparar lo real con lo planificado
4. Podremos tomas acciones preventivas y correctivas
5. Ahorramos y reducimos costes
6. Comenzamos a trabajar de manera anticipada y planificada
En resumen: ¿Por qué tener un presupuesto?
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Plantilla Presupuesto
PRESUPUESTO AÑO 2019
Hipótesis 2017 2018 2019 Real Desviación
a) Ingresos 940.500 € 957.000 € 960.200 € 0 € -960.200 €
-Venta con receta (medicamentos) -3% 577.000 € 580.000 € 562.600 € 0 € -562.600 €
-Venta libre EFP / OTC (medicamentos publicitarios) 5% 298.000 € 306.000 € 321.300 € 0 € -321.300 €
-Venta libre producto (ortopedia, cosmética, dermo, etc, veterinario, puericultura..) 5% 40.000 € 42.000 € 44.100 € 0 € -44.100 €
-Venta libre servicios (báscula, mediciones, SPD, otros servicios) 10% 19.500 € 23.000 € 25.300 € 0 € -25.300 €
-Otros ingresos (apoyo marketing laboratorios, etc) 15% 6.000 € 6.000 € 6.900 € 0 € -6.900 €
b) Costes (c+d) 892.500 € 909.500 € 895.793 € 0 € -895.793 €
c) Costes Variables 682.500 € 699.500 € 683.525 € 0 € -683.525 €
Compras de producto lineas actuales -3% 620.000 € 635.000 € 615.950 € 0 € -615.950 €
Compras de producto nuevas categorías 3% 50.000 € 55.000 € 56.650 € 0 € -56.650 €
Costes variables imputables a los servicios (prof. Autónomos-proveedores serv) 15% 12.500 € 9.500 € 10.925 € 0 € -10.925 €
d) Costes fijos 210.000 € 210.000 € 212.268 € 0 € -212.268 €
Personal auxiliares y adjuntos (incluye S.Social) 1% 140.000 € 140.000 € 141.400 € 0 € -141.400 €
Salario farmacéutico titular 1% 40.000 € 40.000 € 40.400 € 0 € -40.400 €
Luz 5% 3.000 € 3.000 € 3.150 € 0 € -3.150 €
Agua 1% 500 € 500 € 505 € 0 € -505 €
Telefonía e internet 5% 1.200 € 1.200 € 1.260 € 0 € -1.260 €
Alquiler local/es 1% 15.600 € 15.600 € 15.756 € 0 € -15.756 €
Mantenimiento Web/ecommerce 1% 1.200 € 1.200 € 1.212 € 0 € -1.212 €
Marketing (Redes sociales, posicionamiento, cartelería, etc) 1% 6.000 € 6.000 € 6.060 € 0 € -6.060 €
Seguros 1% 1.500 € 1.500 € 1.515 € 0 € -1.515 €
Otros 1% 1.000 € 1.000 € 1.010 € 0 € -1.010 €
e) MARGEN BRUTO (a-b) 48.000 € 47.500 € 64.407 € 0 € -64.407 €
f) Resultado financiero 750 € 730 € 737 € 0 € -737 €
-Ingresos financieros (intereses a tu favor) 1% 500 € 480 € 485 € 0 € -485 €
-Gastos financieros (comisiones, intereses préstamos, etc) 1% 250 € 250 € 253 € 0 € -253 €
g) *BAI (e+f) 48.750 € 48.230 € 65.144 € 0 € -65.144 €
h) Impuestos 3% 29.625 € 30.975 € 31.904 € 0 € -31.904 €
BENEFICIO NETO (g-h) 19.125 € 17.255 € 33.240 € 0 € -33.240 €
Presupuesto
Acciones
preventivas y
correctivas
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Plantilla Presupuesto
En el área de INGRESOS, debemos detallar por Categorías/Productos en base a nuestra apuestas, definidas por los Segmentos de
Pacientes por los que vamos a apostar
Se deben trimestralizar
PRESUPUESTO AÑO 2019
Hipótesis 2017 2018 2019 Real Desviación
a) Ingresos 940.500 € 957.000 € 960.200 € 0 € -960.200 €
-Venta con receta (medicamentos) -3% 577.000 € 580.000 € 562.600 € 0 € -562.600 €
-Venta libre EFP / OTC (medicamentos publicitarios) 5% 298.000 € 306.000 € 321.300 € 0 € -321.300 €
-Venta libre producto (ortopedia, cosmética, dermo, etc, veterinario, puericultura..) 5% 40.000 € 42.000 € 44.100 € 0 € -44.100 €
-Venta libre servicios (báscula, mediciones, SPD, otros servicios) 10% 19.500 € 23.000 € 25.300 € 0 € -25.300 €
-Otros ingresos (apoyo marketing laboratorios, etc) 15% 6.000 € 6.000 € 6.900 € 0 € -6.900 €
b) Costes (c+d) 892.500 € 909.500 € 895.793 € 0 € -895.793 €
c) Costes Variables 682.500 € 699.500 € 683.525 € 0 € -683.525 €
Compras de producto lineas actuales -3% 620.000 € 635.000 € 615.950 € 0 € -615.950 €
Compras de producto nuevas categorías 3% 50.000 € 55.000 € 56.650 € 0 € -56.650 €
Costes variables imputables a los servicios (prof. Autónomos-proveedores serv) 15% 12.500 € 9.500 € 10.925 € 0 € -10.925 €
d) Costes fijos 210.000 € 210.000 € 212.268 € 0 € -212.268 €
Personal auxiliares y adjuntos (incluye S.Social) 1% 140.000 € 140.000 € 141.400 € 0 € -141.400 €
Salario farmacéutico titular 1% 40.000 € 40.000 € 40.400 € 0 € -40.400 €
Luz 5% 3.000 € 3.000 € 3.150 € 0 € -3.150 €
Agua 1% 500 € 500 € 505 € 0 € -505 €
Telefonía e internet 5% 1.200 € 1.200 € 1.260 € 0 € -1.260 €
Alquiler local/es 1% 15.600 € 15.600 € 15.756 € 0 € -15.756 €
Mantenimiento Web/ecommerce 1% 1.200 € 1.200 € 1.212 € 0 € -1.212 €
Marketing (Redes sociales, posicionamiento, cartelería, etc) 1% 6.000 € 6.000 € 6.060 € 0 € -6.060 €
Seguros 1% 1.500 € 1.500 € 1.515 € 0 € -1.515 €
Otros 1% 1.000 € 1.000 € 1.010 € 0 € -1.010 €
e) MARGEN BRUTO (a-b) 48.000 € 47.500 € 64.407 € 0 € -64.407 €
f) Resultado financiero 750 € 730 € 737 € 0 € -737 €
-Ingresos financieros (intereses a tu favor) 1% 500 € 480 € 485 € 0 € -485 €
-Gastos financieros (comisiones, intereses préstamos, etc) 1% 250 € 250 € 253 € 0 € -253 €
g) *BAI (e+f) 48.750 € 48.230 € 65.144 € 0 € -65.144 €
h) Impuestos 3% 29.625 € 30.975 € 31.904 € 0 € -31.904 €
BENEFICIO NETO (g-h) 19.125 € 17.255 € 33.240 € 0 € -33.240 €
Presupuesto
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Ejercicio (3):Presupuesto anual
➢ Elabora el presupuesto de tu OF con la plantilla suministrada.
➢ Detalla en INGRESOS, por separado, al menos las Categorías/Productos por lo que hayas decidido apostar, en base a los Segmentos de Pacientes seleccionados
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Gestión de la OF:INDICADORES CLAVE
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¿Qué son y para qué sirven los indicadores?
▪ Son herramientas para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.
▪ Permiten detectar y prever desviaciones en el logro de los objetivos.
▪ Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la farmacia y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
▪ Permite analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
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¿Por qué medir el rendimiento?
Aprovechar oportunidades
Planificar y prevenir
Mejorar los puntos débiles
Cumplir con los objetivos
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Principio 1: Medir lo que importa
√
XVal
or
par
a la
Ofic
ina
de
Far
mac
ia
Valor para el paciente
Alt
o
AltoBajo
Baj
o
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Principio 2: Debe ser sencillo (y automatizado)
Operativo: Asegúrese de quela recogida y tratamiento de la información es fácil.
Comprensión: Asegúrese de que la información se presenta claramente y aporta valor.
Acción: Asegúrese de que la información se presenta a niveles adecuados en la organización.
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▪ Medible: Esto significa que debe ser cuantificable.
▪ Entendible: Debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
▪ Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
Principio 3: Criterios de selección
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Indicadores Históricos vs. Avanzados
INDICADORES HISTÓRICOS INDICADORES AVANZADOS
• Reflejan el resultado de decisiones pasadas
• Por lo general nadie se siente responsable del resultado
• Suelen estar más enfocados a medidas financieras
• No se puede cambiar el resultado
• Fáciles de medir
• Generalmente miden procesos o rendimiento
• Dicen cómo lo hacemos
• El personal se siente responsable de las variaciones
• Más enfocado a una visión de costes
• Fáciles de cambiar
• Difíciles de medir
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INDICADORES HISTÓRICOS INDICADORES AVANZADOS
Cuando nos pesamos en la báscula nos indica nuestro peso.
Esto es un indicador histórico ya que no podemos cambiar nuestro peso.
Es una medida fácil de medir pero difícil de cambiar.
Siguiendo con el ejemplo un indicador avanzado sería la medición de la ingesta de calorías diaria.
Es un indicador fácil de cambiar pero difícil de medir.
Ejemplo Indicadores
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¿Estamoscreciendo? ¿Obtenemos
beneficios?
¿Tenemos las personasindicadas?
¿Están satisfechosmis pacientes?
¿Están satisfechos mis empleados?
¿Cómo lo están haciendo nuestros
competidores?
KPIs (Key Performance Indicators):Deben estar alineados con algunas cuestiones
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Bloques de Indicadores (I)
Bloque Nombre Descripción Unidad Formula Ejemplo
Financiero
Margen brutoPorcentaje entreel margen bruto ylas ventas
%(Ingresos por ventas -Costes de las ventas)
/ Ventas x 100
(500.000-300.000)/500.000 x 100 = 40%
Margen netoPorcentaje entreel margen neto y las ventas
%(Margen bruto - resto
de costes de la farmacia) / Ventas x
100
(200.000-90.000)/500.000
x100 = 22%
Días pacientesRatio que mide la rapidez en la que me estánpagando
Días (Pacientes / Ventas) * 365(50.000/500.000)
*365 = 36,5 días
Días proveedor
Ratio que midela rapidez en la que se paga a los proveedores
Días(Proveedores / Coste
mercancía vendida) *365
(60.000/300.000)*
365 = 73 días
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Bloque Nombre Descripción Unidad Formula Ejemplo
Operativo
Rotación de stock
Indica el número deveces que deben ser reemplazadas las existencias durante un periodo determinado.
NuméricoCoste de los productos vendidos anualmente/
Stock o existencias medias a precio de coste
Para las farmacias se estima que el valor
debe oscilarentre 7 y 10
700.000€/80.000€(stock)=8,75
Días desuministro/cobertura
Período de tiempo, expresado en días, que la farmacia puede continuar vendiendo con el stock disponible en el momento.
Días 365 / Rotación destock
Para las farmacias se estima que el valor
esté entre 36,5 y 52,14 días
PacientesCrecimiento del número
de pacientes
Mide la capacidad de la farmacia para serelegida por potencialespacientes
%
(Pacientes perído actual -Pacientes período
anterior) / Pacientes período anterior x 100
(6.000-5.000)/5.000x100 =20%
Bloques de Indicadores (II)
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Bloque Nombre Descripción Unidad Formula Ejemplo
Ventas
Unidades por ventaUnidades de producto
vendidas en cadaoperación
unidadesUnidades vendidas /
Número deoperaciones
120.000/60.000=2
Cuota de ventas dela categoríasdeproducto
Mide el peso de cada categoría sobre las ventas totales
%(Ventas categoría / Ventastodas las categorías) x100
(150.000/500.000)x100 =30%
Ticket medioImporte medio decadaoperación de compra Monedalocal
Ventas en valores / Númerode operaciones
500.000/60.000=
8,33€
Personal/Empleados
Coste de Horas deformación
Horas dedicadas a laformación del personal Monedalocal
Horas de formación x costepor hora de la formación
10 horas x 5euros/hora =50
euros
Absentismo Ratio de absentismo %
Número de días-trabajador perdidos por
absentismo / Días-trabajador máximo
disponibles
(100/2100) =4,76%
Bloques de Indicadores (III)
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Proceso
Indicadoresexistentes
Evaluaciónindividual
Evaluaciónconjunta
Cuadro demando
Seguimientoy revisión
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Proceso de valoración de métricas
▪ ¿A que área pertenecen?
▪ ¿Es un indicador avanzado o histórico?
▪ ¿Para qué lo uso?
▪ ¿Cuál es su impacto?
▪ Indicación de la utilidad
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Cuadro de Mando Integral (CMI)
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Plan de Acción
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Ejercicio (4):Plan de Acción y KPIs
Plan de Acción:
➢ Elabora el Plan de Acción para cumplir con los objetivos fijados, en base a las estrategias definidas.
➢ Utiliza la plantilla suministrada.
KPIs:
➢ Define los principales KPIs para la correcta gestión de tu OF y medición del cumplimiento de los objetivos fijados.
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muchas [email protected]