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Gestão matricial do orçamento
Gestão matricial do orçamento• A gestão matricial do orçamento (de receitas e despesas) é um
método para o alcance de metas envolvendo:
• Definição de estrutura organizacional matricial para o planejamento e
acompanhamento orçamentário
• Análise das contas contábeis para a definição das metas
preliminaries do orçamento de receitas e despesas
• Negociação das metas orçamentárias
• Acompanhamento orçamentário
Benefícios da utilização da gestão matricial do orçamento
• Acompanhamento orçamentário realizado matricialmente (gestor de pacote e gestor de área), aumentando o controle e visibilidade de receitas e despesas
• Aumento do conhecimento organizacional sobre sua operação, através da análise detalhada das contas e acompanhamento sistemático
As etapas para a implantação da gestão matricial do orçamento
1. DEFINIÇÃO DA ESTRUTURA MATRICIAL - O primeiro passo é definir grupos de contas (“pacotes”) de mesma natureza, e um responsável por cada um desses grupos (gestor de pacote)
2. ANÁLISE E DEFINIÇÃO DE METAS – O gestor de pacote analisa suas contas, parametrizando-as e definindo metas de acordo com o potencial de ganho identificado
3. NEGOCIAÇÃO DAS METAS – O gestor de pacote negocia metas com os gestores das áreas, mostrando suas análises. As metas são definidas tanto para o responsável pelo pacote quanto para os gestores das áreas
4. ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO – Gestores de pacote e gestores de áreas elaboram planos de ação que garantam que as metas negociadas sejam atingidas
5. ACOMPANHAMENTO – As metas orçamentárias são acompanhadas tanto pelo gestor de pacote quanto pelo gestores das áreas, com controle cruzado sobre despesas e receitas
1. Definição da estrutura matricial• Analise o plano de contas utilizado por sua organização para
definir os pacotes adequados
• Pacotes são agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à natureza do lançamento que as originaram
• Para cada pacote defina um responsável (“gestor de pacote”)
• Exemplos de pacotes:• Benefícios (vale refeição, vale transporte, seguro saúde)• Aluguéis (imóveis, veículos)• Utilidades (luz, água, esgoto)• Manutenção (manutenção de máquinas e equipamentos,
manutenção predial)
• Entenda a estrutura organizacional e identifique os gestores de áreas
2. Análise e definição de metas• É importante neste momento garantir que os valores a serem
analisados estejam corretos: identifique lançamentos errados e realoque-os adequadamente
• Para cada uma das contas contábeis, o gestor de pacote define a estratégia mais adequada de análise e definição de meta preliminar:
• Análise de contratos: • Análise e comparação de indicadores, definidos através de parâmetros de
preço e de consumo (para despesas) ou quantidade (para receitas). Lembre-se de comparar os indicadores de áreas organizacionais ou mercados semelhantes para a identificação de melhores práticas e/ou lacunas;
• Base zero: análise crítica de cada item orçamentário;• Outras análises definidas pelo gestor de pacotes.
• A partir das análises realizadas, o gestor de pacotes define as metas orçamentárias preliminares para cada conta e para as áreas da organização
3. Negociação das metas
• As metas preliminares, definidas pelos gestores de pacote, são distribuídas com antecedência para os gestores de áreas, para que possam ser analisadas
• Os gestores de pacote elaboram planilhas, contendo as metas de cada conta e cada área, e seu respectivo racional de análise e definição
• Cada meta é discutida e negociada entre o gestor de pacote e o gestor de área
• Após a negociação, as metas são consolidadas e avaliadas pela direção, que avalia se o orçamento, como um todo, atende aos objetivos estratégicos da organização
4. Elaboração dos planos de ação• Para que as metas negociadas sejam atingidas, gestores de
pacote e de áreas devem elaborar planos de ação para que as mesmas sejam atingidas
• Os planos de ação devem considerar o conhecimento já existente na organização, disseminando as melhores práticas
• Planos de ação devem conter, minimamente, o que será feito, responsável e prazo, e devem ser registrados e acompanhados periodicamente
• Além dos planos de ação, os gestores de pacote elaboram também procedimentos que visem a garantir que as metas sejam atingidas
5. Acompanhamento
• Implemente a gestão à vista na organização, para que todos possam acompanhar o orçamento e comprometer-se com as metas
• Realize reuniões mensais de acompanhamento, com a presença de gestores de pacote e de áreas
• As reuniões de acompanhamento devem focar na análise dos desvios (análise de suas causas) e em ações para o cumprimento do orçamento
• Verifique se os procedimentos estão sendo cumpridos!