Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 1
GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI GFMAS
GAMBARAN MENYELURUH INTEGRASI GFMAS
Pengguna eSPKB
PEJABAT PERAKAUNAN
e-SPKB
WebMethods
eMaklum Web
Agensi/ Penerima Bayaran
GFMAS
DTB
BANK
Email/Fax/Surat
PTJ
BB Manual
Laporan AP
Proses Pembayaran
• Cek
• Electronic Fund Transfer (EFT)
• Posting Slip
Data Induk Penerima Bayaran
• Wujud, Ubah dan Papar
• Block/Unblock
• Set Deletion Indicator
Proses BB Elektronik
• Semak
• Lulus
• Post
• Kuiri
• Senarai Dokumen FI Elektronik
Proses BB Manual
• Daftar
• Kemaskini
• Semak
• Lulus
• Kuiri
• Senarai Dokumen FI Manual
eSPKB ke GFMAS
GFMAS ke eSPKB
BB Manual
Capaian eMaklum Web
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 2
Mula
Terima BB & dokumen sokongan
dari PTJ
Daftar BB (maklumat asas)
No. wujud?
Pengesahan Vendor Master
wujud?
Kuiri
Lulus BB
Posting BB
Ada Peruntukan
?
Pelepasan Peruntukan
?
P
Sambung ke Proses
Pembayaran ( Cek/ EFT)
Kemaskini BB (maklumat terperinci) Lengkap,
Tepat ?
Semak BB
Hantar ke PTJ
Chargeline Sah?
Batal ? Tamat
Cipta Vendor Master
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
< RM20,000
≥ RM20,000
PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 3
Mula
Terima data BB berstatus 3 dari
eSPKB ( selepas perakuan II )
Maklumat BB sah?
Semak BB ( i-sign )
Maklumat BB betul?
?
Hantar Status 6 ( ditolak ) ke
eSPKB
Kemaskini status 7 ( dibatalkan )
Kelulusan BB ( i-sign )
Lulus?
Posting BB
Ada Peruntukan?
Pelepasan Peruntukan?
Tamat
P
Sambung ke Proses
Pembayaran ( Cek/ EFT)
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
< RM20,000
≥ RM20,000
PROSES BAUCAR BAYARAN DARI ESPKB ( ELEKTRONIK )
Ya
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 4
Tamat
Laksana Program Pembayaran
Jana Pembayaran
EFT
Kelulusan I : Maklumat
pembayaran EFT (i-Sign)
Hantar data ke DTB
Proses DTB : Semak maklumat pembayaran EFT
dan hantar ke bank
Sistem Luar
GFMAS
Manual
Makluman
notifikasi bayaran
P
Cetak Cek
Tandatangan
Pos/Serah Kepada PTJ
Tamat
PROSES PEMBAYARAN SECARA EFT DAN CEK
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 5
JENIS - JENIS DOKUMEN
Bil Kod Keterangan
1 K1 BB eSPKB
2 K2 BB Manual
3 K3 BB Pukal
4 K4 BB Panjar eSPKB
5 K5 BB Panjar Manual
6 K6 BB Gaji eSPKB
7 K7 BB TT LOC eSPKB
8 K8 BB TT OVE eSPKB
9 KA Pelarasan BB
10 KB Pelarasan Pukal
11 KP Pelarasan BB ( AKB )
12 KQ Pind. Pelarasan BB ( AKB )
13 KW BB Auto HR
14 KX BB Apungan Panjar eSPKB
15 KY BB Apungan Panjar
16 KZ BB Pembayaran
17 R1 Vendor Credit Memo
18 R2 Net Vendors
CATATAN PERAKAUNAN
a. Untuk dokumen pada tahun semasa.
Post Baucar Bayaran
DR Vote XXXX
CR Vendor XXXX
Proses Pembayaran
DR Vendor XXXX
CR Bank Bayaran Outgoing XXXX
KI, K2, K4, K5, K6, etc
KZ
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 6
b. Untuk dokumen pada tempoh AKB
Post Baucar Bayaran ( ZRAP009/ ZRAP017 )
DR Vote XXXX
CR Vendor XXXX
Proses AKB ( ZRAP037 )
DR Vendor XXXX
CR Dummy Vendor AKB XXXX
DR Dummy Vendor AKB XXXX
CR Vendor XXXX
DR Vendor XXXX
CR Bank Bayaran Outgoing XXXX
JENIS BAYARAN
Bil Jenis Bayaran Keterangan
1 C Cek
2 T EFT
3 D Bank Draf/ TT
4 M Cek Manual
5 P Cek Gaji
6 S Cek Saraan
KI, K2, K4, K5, K6, etc ( tahun AKB : cth 31.12.2006)
KP (Previous year) ( tahun AKB : cth 31.12.2006)
KQ (Current year) ( tahun semasa : cth 17.04.2007)
KZ ( tahun semasa : cth 17.04.2007)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 7
KOD PENERIMA BUKAN PANJAR
Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.
Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj manual
dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.
Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti dengan
jabatan/ ptj Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : FK01
Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti dengan
jabatan/ ptj. Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : XK01
Contoh : KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501
A B C
KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501
D B C
Petunjuk :
A – mewakili kod penerima manual
D – mewakili kod penerima espkb
B – jabatan
C – PTJ
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 8
XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN
Digunakan untuk mewujudkan data induk iaitu maklumat berkaitan dengan penerima bayaran
bagi baucar bayaran eSPKB. Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk
berurusniaga dengan penerima bayaran. Contohnya adalah data alamat, tempoh pembayaran
dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga kepada akaun
penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.
Ruangan Reference boleh diisi dengan kod penerima dari jabatan yang sama supaya
maklumat-maklumat yang berkaitan seperti Rec. Account, Payment Terms, Payment Method,
Individual Payment, Order Currency disalin daripada kod penerima reference.
Setelah semua maklumat diisi, tekan enter atau klik butang untuk ke skrin
seterusnya.
1
2
3
4
1. Masukkan Kod Penerima Bayaran yang ingin diwujudkan.
2. Masukkan nilai “FGOM” dalam ruangan company code.
3. Masukkan nilai “FGOM”.
4. Masukkan jenis akaun PTJE bagi Penerima Bayaran tersebut.
2091010101
FGOM
FGOM
PTJE
209101000
1 FGOM
FGOM
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 9
Setelah semua maklumat diisi, klik butang yang berlabel 5 untuk ke skrin seterusnya
dan butang yang berlabel 6 untuk ke skrin sebelumnya.
1
2
3
4
5 6
4. Masukkan nama
bagi kod penerima
yang diwujudkan.
(Field ini wajib diisi)
3. Masukkan Search term bagi memudahkan carian
di masa akan datang. ( Field ini wajib diisi )
2. Masukkan alamat
kod penerima yang
akan diwujudkan
1. Masukkan no telefon, no
telefon bimbit dan no fax bagi kod penerima yang
diwujudkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 10
NOTA: Sekiranya field 4 tidak ditanda √, ralat ‘Field RF054-REGUL does not exist in the screen SAPMF05A 0302’ akan dipaparkan semasa BB dipost. Tindakan: 1. Sila kemaskini kod vendor di XK02. 2. √ pada Individual spec.
3. Klik untuk menyimpan data yang telah dikemaskini. 4. Post semula BB.
1
2 3
1 2 3
4
5 6
1. Isikan kod negara : MY
2. Isikan kod bank penerima :
BANKDUMMYKL
3. Isikan no akaun bank : *
4. Field 4 telah ditanda secara
automatik berdasarkan
maklumat kod penerima yang
diisi di ruangan REFERENCE.
5. Setelah semua maklumat diisi,
klik butang yang berlabel 5
untuk ke skrin seterusnya
6. Klik butang yang berlabel 6
untuk ke skrin sebelumnya.
1. Rec. Account ( kod
penyesuaian bank ) telah diisi
secara automatik kerana
ruangan REFERENCE diisi
pada skrin pertama.
2. Untuk ke skrin seterusnya,
klik butang yang berlabel 2.
3. Klik butang berlabel 3 untuk ke
skrin sebelumnya.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 11
1
2
3
4 5
1. Field yang berlabel 1, 2 dan 3
telah berisi secara automatik
kerana ianya mengambil
maklumat daripada kod penerima
yang diisi pada ruangan
REFERENCE.
2. Isi kandungan pada field 2, boleh
dikurang atau ditambah mengikut
keperluan.
3. Field 3 ditanda supaya penerima
dapat menerima cek yang
berbeza dari BB yang berlainan
yang diproses pada masa yang
sama.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 12
Field Order currency dan Terms of payment telah diisi secara automatik berdasarkan
maklumat daripada kod penerima yang diisi di ruangan REFERENCE.
1 2
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 13
Setelah semua maklumat diisi, klik butang berlabel 1 untuk ke skrin seterusnya dan butang
berlabel 2 untuk ke skrin sebelumnya.
1 2
Abaikan skrin ini.
Klin butang berlabel 1 untuk
ke skrin seterusnya dan
butang berlabel 2 untuk ke
skrin sebelumnya.
Pengguna juga boleh tekan
butang untuk
menyimpan maklumat kod
penerima yang telah
diwujudkan tadi.
Pilih butang
untuk menyimpan
maklumat kod penerima
yang diwujudkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 14
XK02 – CHANGE VENDOR : INITIAL SCREEN
Digunakan untuk mengubah maklumat kod penerima.
1
2 3
Satu mesej akan
dipaparkan untuk
memaklumkan bahawa
kod penerima telah
berjaya diwujudkan.
1. Masukkan kod vendor,
company code dan
purch. organization yang
akan dibuat perubahan.
2. Klik butang (select
all) untuk membuat
semua pilihan check box
( General data,
Company code data dan
Purchasing organization
data)
3. Klik butang
(deselect all) untuk
kosongkan semua check
box.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 15
Kod vendor yang telah
diwujudkan tidak boleh
diubah, yang boleh diubah
hanyalah maklumat di
dalamnya.
Pada skrin di sebelah,
pengguna boleh membuat
perubahan dari segi nama
penerima bayaran, alamat,
search terms dan no
telefon/ fax.
Pada skrin ini
pengguna boleh
mengubah maklumat
mengenai akaun
dimana pembayaran
akan dibuat.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 16
Pada skrin ini,
pengguna boleh
mengubah
maklumat
mengenai cara
bayaran yang akan
dibuat.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 17
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 18
Pop up skrin ini
akan dipaparkan
apabila pengguna
menekan butang
. Apabila
butang
diklik,
maklumat yang
diubah tadi akan
disimpan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 19
XK03 – DISPLAY VENDOR
Skrin Display Vendor hanya
digunakan untuk
memaparkan maklumat
mengenai kod vendor yang
dipilih sahaja.
Klik butang (select all)
untuk membuat semua
pilihan check box
Pengguna tidak boleh
membuat sebarang
perubahan pada skrin ini.
Mesej ’ Changes
have been made ’
akan dipaparkan
apabila perubahan
telah disimpan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 20
Paparan maklumat
asas penerima
seperti nama, search
terms, alamat dan
no telefon/ fax.
Paparan maklumat
bank
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 21
Paparan maklumat
cara pembayaran
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 22
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 23
XK05 – BLOK /UNBLOK VENDOR
Masukkan kod
penerima yang
akan diblok/ unblok
dan tekan ENTER
Tanda pada
Posting Block dan
Purchasing Block
Klik butang
untuk menyimpan
perubahan yang
dilakukan
Skrin akan
memaparkan
pemberitahuan
bahawa maklumat
telah disimpan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 24
XK06 – DELETE
Transaction code XK06 tidak akan menghapuskan kod penerima tersebut, sebaliknya hanya
’Marked for deletion’ di mana kod penerima tersebut tidak dapat digunakan untuk sebarang
transaksi.
Masukkan kod
penerima yang
akan dihapuskan
dan tekan
ENTER
Tanda pada
Deletion flags
Klik butang
untuk menyimpan
perubahan yang
dilakukan
Mesej ’ Changes
have been made
’ akan dipaparkan
apabila
perubahan
disimpan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 25
Satu mesej akan
memaklumkan
bahawa ‘Vendor
xxxxxxxxxx is
marked for
deletion‘ apabila
pengguna cuba
memaparkan
maklumat penerima
bayaran yang telah
di hapuskan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 26
FK01 – CREATE VENDOR
Fungsi ini dilaksanakan untuk mewujudkan data induk iaitu maklumat berkaitan dengan
penerima bayaran bagi bukan panjar, panjar dan agensi. Data induk adalah maklumat yang
diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga dengan penerima bayaran. Contohnya adalah data
alamat, tempoh pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi
setiap urusniaga kepada akaun penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost
diproses.
KOD PENERIMA PANJAR dan KOD AGENSI
Diwujudkan oleh BPOPA dan akan di ALE ke AO terlibat.
Kod agensi adalah penerima bayaran bagi pukal.
Semasa mewujudkan kod penerima panjar, baris ke-3 bagi medan name ( no. 1 )
wajib diisi kerana medan ini merupakan medan wajib apabila dihantar ke eSPKB ( ia
dianggap sebagai medan no kad pengenalan ).
Program ZIAP001 perlu dilaksanakan secara manual untuk menghantar kod penerima
panjar dan kod agensi ke eSPKB.
1
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 27
Pada skrin ZIAP001, pengguna perlu memasukkan :-
1. Kod bagi pejabat perakaunan masing-masing.
2. Kod pembekal ( panjar atau agensi ) yang akan dihantar ke espkb.
3. Tandakan pada Pilihan Larian.
4. Klik butang untuk melarikan program dan satu laporan akan dipaparkan.
5. Setelah di pastikan kod penerima panjar atau kod agensi di laporan adalah betul,
pengguna perlu klik butang untuk menghantar kod penerima panjar atau kod agensi
tersebut ke espkb.
6. Untick larian ujian untuk melarikan program ZIAP001 dan laporan seperti di bawah akan
dipaparkan.
1
2
3
4
5
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 28
7. Untuk melihat maklumat kod penerima yang telah dihantar, pengguna boleh
menggunakan t-code : AL11. ( AL11 WEBMETHOD ESPKB OUT ) untuk
mencari mesej seperti yang dipaparkan di no 7. Laporan seperti di bawah akan
dipaparkan.
Terdapat beberapa jenis pemegang panjar antaranya :-
a. Panjar Wang Runcit – bermula dengan R ( Contoh R231100001 )
b. Panjar Wang Runcit Khas – bermula dengan K ( Contoh K231100001 )
c. Panjar Luar Negeri – bermula dengan L ( Contoh L231100001 )
d. Panjar Seperduabelas – Bermula dengan S ( Contoh S231100001 )
e. Panjar Unit – Bermula dengan U ( Contoh U231100001 )
Kod panjar bermula dengan abjad yang telah ditetapkan mengikut jenis panjar ( 1 digit ),
diikuti dengan kod jabatan ( 3 digit ), kod negeri ( 1 digit ) dan nombor yang diberi oleh
BPOPA ( 5 digit )
7
AL11
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 29
Petunjuk :
A – Kod kawalan ( R, K, L, S, U )
B – Kod Jabatan
C – Kod Negeri ( 1 : Semenanjung Malaysia, 2 : Sarawak, 3 : Sabah )
D – Running number yang diberi oleh BPOPA
Contoh : R 231 1 00001
A B C D
Kod penerima agensi (pukal) akan diterangkan lebih lanjut kemudian.
FK02 – KEMASKINI
Fungsi ini dilaksanakan untuk mengemaskini maklumat berkaitan dengan penerima bayaran.
Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga dengan
penerima bayaran (panjar dan bukan panjar). Contohnya adalah data alamat, tempoh
pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga
kepada akaun penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.
FK 03 – DISPLAY
Fungsi ini dilaksanakan untuk memaparkan maklumat berkaitan dengan penerima bayaran.
Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga dengan
penerima bayaran (panjar, bukan panjar dan agensi ). Contohnya adalah data alamat, tempoh
pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga
kepada akaun penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.
FK05 – BLOK
Proses ini dilaksanakan untuk block atau unblock data induk penerima bayaran untuk tujuan
tertentu supaya transaksi yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.
FK06 – DELETE
Fungsi dilaksanakan untuk set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk penerima
bayaran. Maklumat kod penerima tidak dihapuskan, tetapi di mark for deletion supaya transaksi
yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.