Download - FTU - Event Management Lecture 18.11.2012
TUESDAY, NOVEMBER 20, 2012
FTU LECTURE
EVENT MANAGEMENT
Here I am
GIỚI THIỆU
Hiện đang là Giám Đốc Kinh Doanh tại Công Ty Truyền Thông Đại
Đương Xanh, top 5 công ty Quảng Cáo Truyền hình tại Việt Nam,
công ty thành viên của BlueGroup
Với hơn 8 năm làm việc trong môi trường chuyện nghiệp trong lĩnh
vực Chiến Lược Tiếp Thị và Truyền Thông, sở trường của Bill là Lập
kế hoạch và chiến lược dự án, Quản lý dự án và Phát triển kinh
doanh.
BILL NGUYEN – SALE ACCOUNT DIRECTOR
0983 500 572
SỰ KIỆN VÀ VAI TRÒ CỦA SỰ KIỆN TRONG CHIẾN
DỊCH TIẾP THỊ & TRUYỀN THÔNG12
3 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY 01
PROPOSAL SỰ KIỆN
KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
MỤC TIÊU MÔN HỌC
RAISE YOUR HAND UP
& WORK TOGETHER
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
PHẦN 1
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ SỰ KIỆN
SỰ KIỆN LÀ MỘT CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG HIỆU
QUẢ CỦA MỘT CÁ NHÂN, TỔ CHỨC HAY XÃ HỘI
Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói
lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối
tượng của họ. Được gọi chung là sự kiện (hay event)
Tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ
của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ
đó giúp tăng doanh số bán của công ty.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG 360
TV – Print
Consumer Promo/
Trade Promotion
Events/Activations
Public Relations
Media Relations
MgzWebsite/internet
QC Ngoài trời
Show Series on TV
Media Plan 360o
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
SỰ KIỆN LÀ MỘT CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ
Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn có vai trò chuyển
tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một thông điệp đồng nhất.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
VAI TRÒ CỦA SỰ KIỆN
• Khi cần truyền thông một vấn đề, việc lựa chọn công cụ sự kiện sẽ giúp
truyền thông tin tới một nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể thông qua việc mời
họ tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, các nhà báo, phóng viên truyền hình cũng
được mời đến tham dự và đưa thông tin về sự kiện trên các phương tiện đại
chúng. Qua đó, thông tin sẽ được tiếp tục truyền tới các đối tượng công
chúng là những người sẽ đọc báo, nghe đài và xem truyền hình.
• Việc tổ chức sự kiện được coi là việc “tạo ra một cái cớ tốt” để thu hút sự
quan tâm của giới truyền thông và của các nhóm đối tượng công chúng mục
tiêu.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Một sự kiện THÀNH CÔNG sẽ tạora những tác động truyền thônghiệu quả trực tiếp với những ngườiđã tham gia sự kiện.
Một sự kiện THẤT BẠI sẽ làm suygiảm giá trị và hình ảnh thương
hiệu đối với người tiêu dùng.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
MỤC TIÊU TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Nhằm hỗ trợ cho chiến dịch
truyền thông xây dựng & phát
triển hình ảnh thương hiệu/nhãn
hiệu
− Cải thiện hay làm thay đổi nhận
thức của KHMT đối với thương
hiệu/nhãn hiệu.
− Phát triển tối đa các hiệu ứng
truyền thông chạm đến cảm xúc
của KHMT
Mục tiêu khác
− Hỗ trợ bán hàng (Push
Sales)
− Triển khai các chính sách
kênh phân phối (Trade
Promotion)
− Direct Marketing
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
PHÂN LOẠI SỰ KiỆN
Sự kiện có thể được phân loại thành bốn loại rộng dựa trên mục đích
và mục tiêu của sự kiện. Bao gồm:
1. SỰ KIỆN CÁ NHÂN (Personal Events)
2. SỰ KIỆN GIẢI TRÍ (Leisure Events)
3. SỰ KIỆN VĂN HOÁ – XÃ HỘI (Social & Cultural Events)
4. SỰ KIỆN THƯƠNG MẠI (Commercial Events)
Sự kiện còn có thể được phân loại theo địa diểm tổ chức:
1. SỰ KIỆN TRONG NHÀ (Indoor Events)
2. SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI (Outdoor Events)
CLIENT
AGENCY
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của
trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công
khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm,
hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết.
THE PROCESS
OF EVENT MANAGEMENT
UNDERSTAN
DINGBRAINSTORM CREATIVE PLANNING EXECUTION FINISH
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
CÁC YẾU TỐ TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN
Lập kế hoạch quản lý và tổ chức một sự kiện là quá trình hoạch định:
• Mục tiêu – thông điệp (objective - message)
• Sáng tạo (creative)
• Nội dung (content)
• Chi phí (cost)
• Rủi ro (risk)
• Những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical)
Có chuyện ngụ ngôn như thế này: Có
một anh chàng nọ bán táo.
Một phụ nữ giàu có đi qua hỏi mua:
“Táo bán thế nào?” Anh chàng xởi lởi:
“50 nghìn /1 cân chị ah”
Người phụ nữ cười : “50 nghìn / cân
ah” . Anh chàng nhanh nhảu: “Vâng, chỉ
có 50 nghìn thôi ah. Táo ngon, ngọt lắm
chị à" .
Người phụ nữ lắc đầu bỏ đi: “50 nghìn
không đắt. Rất tiếc, tôi lại thích ăn
táo chua kia".
Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện,
ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất.
Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra.
Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief,
căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng
mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra
làm sao.
Nếu không nhận được đầy đủ thông tin, đơn vị tổ chức sự kiện
sẽ để thực hiện sai yêu cầu và mong muốn của khách hàng.
ĐIỀU NÀY GÂY RA NHIỀU THIỆT HẠI VỀ
THỜI GIAN & CÔNG SỨC
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
THẤU HIỂU SỰ KIỆN
• Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và
nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách
hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ
vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các
bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Bản brief cần trả lời được các câu hỏi
sau:
a. Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
b. Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
c. Khách tham dự là những ai? Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
e. Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
f. Ngân sách là bao nhiêu?
g. Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?
WHO THEY ARE
WHERE THEY LIVE
WHAT THEY DO
WHEN THEY FREE
HOW TO APPROACH THEM
WHAT THEY LIKE
THẤU HIỂU KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU
Động não hay Tập kích não (tiếng Anh: brainstorming) là một phương pháp đặc
sắc dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Phương pháp
này hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề, từ đó, rút ra rất
nhiều đáp án căn bản cho nó. (Theo wikipedia.org)
Khuyến khích tinh thần tích cực. Mỗi thành viên đều cố gắng
đóng góp và phát triển các ý kiến. Hãy đưa ra càng nhiều ý càng tốt về mọi mặt cuả
vấn đề kể cả những ý kiến không thực tiễn hay ý kiến hoàn toàn lạ lẫm sáng tạo.
KHÔNG CÓ CÂU TRẢ LỜI NÀO
LÀ SAI, CHỈ CÓ GIẢI PHÁP KHẢ
THI NHẤT VÀ PHÙ HỢP NHẤT!
PROCESS
Ghi lại tất cả các câu trả
lời
Tìm những câu ý trùng lặp
hay tương tự để thu gọn
lại.
Xóa bỏ những ý kiến hoàn
toàn không thích hợp.
Sau khi đã cô lập được
danh sách các ý kiến, tiếp
tục thảo luận về câu trả lời
tốt nhất và phù hợp nhất
Dùng phương pháp ma
trận hoặc phân tích SWOT
Chọn ra giải pháp cuối
cùng
MATRIX
IDEAHình
thức
Ngân
sáchKhả thi
Điểm
mạnh
Điểm
yếuRủi ro
Idea 1
Idea 2
Idea 3
DÙNG BẢNG MA TRẬN
(MATRIX)
ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁC Ý TƯỞNG
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
XÂY DỰNG Ý TƯỞNG VÀ THIẾT KẾ SỰ KIỆN
• Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người
để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi
thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm
hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event.
• Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là
cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến
khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.
• Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo
được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng
hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào
khâu tổ chức.
04 DEFINITIONS
1. DIRECTION 2. CONCEPT
3. IDEA 4. THEME
ĐỊNH HƯỚNG
Người đầu nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.
• Bám sát mục tiêu & thông điệp PR
• Sự thật ngầm hiểu của khách hàng mục tiêu (customer insight)
• Đặc điểm văn hóa, hành vi tiêu dùng của khách hàng (customer culture &
behaviour)
• Đặc điểm/Định vị sản phẩm
• Luật pháp (regulation), văn hóa …
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
CONCEPT
IS THE CORE IDEA OF EVENT
ALL OF DESIGN, ACTIVITIES OR
PERFORMANCE BASE ON CONCEPT
AND MAKE THIS OUSTANDING
CONCEPT IDEA
THEME
4. THEME
IS THE ASPECTOF
EVENT
IT IMPLY ALL THING YOU CAN SEE
SUCH AS EVENT NAME,
DECORATION, SET UP, COLOR,
LAYOUT…..
experience see
CLIENT AUDIENCES
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
THIẾT KẾ SỰ KIỆN (EVENT DESIGN)
Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
• Địa điểm tổ chức.
• Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
• Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
• Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
• Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.
Chủ đề chi phối toàn bộ các hoạt động trong sự kiện. Thông qua chủ
đề, thông điệp truyền thông cần được đối thoại một cách rõ nét và
nhất quán.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Ý TƯỞNGEVENT CONCEPT - THEME
KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC THỰC HIỆNPROPOSAL
XÂY DỰNG VÀ TRÌNH BÀY BẢN KẾ HOẠCH
(proposal)
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNHEVENT FLOW
THIẾT KẾ HÌNH ẢNHCREATIVE DESIGN
NGÂN SÁCHBUDGET
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
XÂY DỰNG VÀ TRÌNH BÀY BẢN KẾ HOẠCH
(proposal)
Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành
công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Phổ biến nhất là viết trên
Words, Excel hay Powerpoint.
Một proposal tiêu biểu thường có các mục:
- Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, giới thiệu sản phẩm ra sao, đề xuất
gì về quà tặng…
- Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, tiết mục như thế nào
- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…,
- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…
This is the
SCREENPLAYto direct your client
enjoy the event in
the presentation
When client read proposal, they can see how event run also.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆNCó 3 loại kịch bản cơ bản:
1. Kịch bản đường đây (Program Flow):
• Hình thành cấu trúc & trình tự chương trình
• Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự
• Ước đoán thời gian/thời lượng của từng nội dung/tiết mục
• Ước đoán thời gian/thời lượng của toàn bộ chương trình
2. Kịch bản kỹ thuật:
• Bảng liệt kê theo trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện,
• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, lúc nào
• Mô tả cụ thể diễn biến
• Nêu đích danh người phụ trách từng diễn biến
• Toàn bộ diễn biến trong sự kiện được tái hiện đầy đủ trên giấy
• Đề cao trách nhiệm cá nhân & phối hợp tập thể.
• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hoàn hảo
3. Kịch bản nội dung chương trình (MC Script)
• Còn gọi là kịch bản văn học vì nó có phần mở đầu phần thân và kết rất rõ ràng. do copywriter viết có lời dẫn
diễn biến từng tiết mục,
• Đây là kịch bản được phát triển từ kịch bản đường dây chương trình ở bên trên
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Kịch bản đường dây (Program Flow)
Time Content of activity
18.00pm
FANS GATHERING
Fans gather full of the front Hall
PV & NA’s Fans standing in the allocated areas. Should have the crowd at the 1st step to
welcome every Idols when they come out of the car
18.30 – 18.45
WELCOME IDOLS &
GUESTS
2 cars carrying 10 Idols arrive. PV & NA’s limo arrives first.The crowd screams out their
favorite Idols. The Press ready to take photos & interview
Bodyguards welcome & take 2 Finalists waving to the Fans slowly up to the main Hall.
Then, the other Idols one by one or pair by pair invited to the main Hall
18.45-19.15
INTERACTION
Guests arrive. Arrange some celebrities to answer Press’s interview at the Center Peach
Interaction : autograph, photo-taking, celebrities/Idols‘interview etc.
Lipton Tea served at individual’s hand in the cocktail party style
19.15-19.30
(maximum to 19.45)
ENDING
The “last bite” for Fans.Idols wave goodbye fans coming into the theater raedy for the
show
Guests stay a litle more later chit chat mutually at the Center Peach till 8.00pm
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
STT Tiết mục Nội dung tiết mục Nội dung dàn dựng
1
Tiết mục khai mạc (5 phút)
CS Cao Minh và hợp xướng
Bài hát : Đất nước
Sáng tác: Phạm Minh Tuấn
CS Cao Minh hát chính có dàn hợp
xướng bè và múa minh họa
2MC xuất hiện ( 3 phút) MC xuất hiện nói lời chào mừng khán giả
tham dự chương trình
3Phát biểu khai mạc ( 3 phút) Phát biểu khai mạc chương trình đại diện Hội Nạn Nhân Chất Độc da
cam
4Phát biểu của nhà tài trợ (3ph) MC xướng danh các VIP tham dự
Mời đại diện đơn vị tài trợ phát biểu
5Ca sĩ Quang Linh (5ph) Bài hát: Thương Quá Việt Nam
Sáng tác : Phạm Thế Mỹ
Clip minh họa và dàn nhạc
6
Clip phóng sự về nạn nhân chất
độc da cam (3 ph)
Chiếu clip 3 phút tổng hợp phóng sự về
những nạn nhân chất độc da cam
Chiếu clip tổng hợp từ các trung
tâm bảo trợ nuôi dưỡng nạn nhân
chất độc da cam
7Nhạc sĩ Thế Hiển ( 5 ph) Bài hát : Dấu chấm hỏi
Sáng tác : Thế Hiển
NS Thế Hiển hát với đàn guitar
slolo
8
MC kêu gọi đóng góp ủng hộ
nạn nhân chất độc da cam lần 1
(3ph)
Trao và nhận sự đóng góp từ những nhà
hảo tâm lần 1
Đại diện các đơn vị lên SK trao tiền
ủng hộ cho những nạn nhân chất
độc da cam
9
Giao lưu giữa MC và Nhạc sĩ
Thế Hiển (7ph)
MC và nhạc sĩ Thế Hiển giao lưu xung
quanh những sáng tác về nạn nhân bị chất
độc da cam
Bài hát : Dấu chấm hỏi
Giao lưu ngắn tạo cảm xúc cho bài
hát thứ 2 của NS Thế Hiển
KỊCH BẢN ĐƯỜNG DÂY
Chương trình Chung tay vì nạn nhân chất độc da cam
Địa điểm : Nhà hát Quân Đội_18 Cộng Hòa, Tân Bình, Tp>HCM
Thời gian : tháng 05 năm 2011
Thời lượng : 110 phút
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Mẫu 1 : Kịch bản thực hiện chương trình
Mẫu 1 : Kịch bản chương trình
Tên công ty tổ chức :.................
CHƯƠNG TRÌNH:.........................................................................
THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:................................................. ...
Stt
V ị tr í -
Phần chương trình Thời gian Thời lượng Nội dung Nhân vật Âm thanh Ánh sáng Hiệu ứng khác
Ghi chú:
Người phụ trách
1
Tiền sảnh
Đón khách 18h00 - 19h00 60’ Đón khách PGs Nhạc nhẹ Vàng nhẹ ......................... A
2Sân khấu
Mở màn
...................... ...................... Hoạt động 1 MC ......................
.................
..... ...................... B
...................... ...................... Hoạt động 2 Vũ đoàn ......................
.................
..... ...................... C
...................... ...................... Hoạt động 3 ...................... ......................
.................
..... ...................... A, B
4 Chương trình tiệc ...................... ...................... ...................... ...................... ......................
.................
..... ...................... ......................
5 Két thúc ...................... ...................... ...................... ...................... ......................
.................
..... ...................... ......................
6 Tiến khách ...................... ...................... ...................... ...................... ......................
.................
..... ...................... ......................
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
KỊCH BẢN KỸ THUẬT
Chương trình : Chung tay vì nạn nhân chất độc da cam
Thời gian : Tháng 5 năm 2011
Thời lượng : 110 phút
STT Tên tiết mục Nội dung diễn biến
Nội dung tiết mục
Âm thanh –Ánh
sáng /Effective
Màn hình/máy
chiếu
Đạo cụ/ chuẩn
bị
PIC
1 Đón khách
60 phút
PG cài hoa cho khách và
hướng dẫn khách vào bên
trong khán phòng
Mở nhạc CD hoà tấu
Flamenco
Clip hình hiệu
chương trình
Background
- PG
Minh
2 MC thông báo ổn
định chổ ngồi
3 ph
PG sắp xếp hướng dẫn
khách về chổ ngồi
MC nhắc 2 lần cách nhau
Tắt nhạc CD Tắt màn hình - Minh
3 CS Cao Minh và
hợp xướng
5 ph
Bài hát : Đất nước
ST : Phạm Minh Tuấn
Múa minh hoạ
Dàn hợp xướng
Đĩa MD
Ánh sáng xanh
dương – trắng
Kết bài bắn kim tuyến
Clip phong cảnh
đất nước VN
Cờ và quạt
Micro 8 cây
cho hợp xướng
Hà
Tùng
Vũ
4 MC xuất hiện Nói lời chào mừng và
xướng danh
Nhạc chào MC 1
Polo chiếu MC
Ánh sáng SK trắng –
vàng
Lấy tính hiệu Cam
tại chỗ (live)
5 Ông. Trần Văn Giàu Phát biểu khai mạc Nhạc chào VIP 1
Polo chiếu VIP lên SK
Ánh sáng SK trắng –
vàng
Lấy tính hiệu Cam
tại chỗ (live)
Hoa tặng VIP PG
6 CS Anh Bằng Bài hát : Khát vọng
ST : Tuận Yến
Đĩa MD
Ánh sáng trắng –
xanh
Phun khói màu
Hình minh hoạ Minh
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
KỊCH BẢN NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
(MC SCRIPT)
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
THIẾT KẾ HÌNH ẢNH CHO SỰ KIỆN
Đây là phần có sự phối hợp giữa nhân viên thiết kế 2D, 3D và bộ
phận sản xuất để có đủ thông tin chính xác để thực hiện
1. Thiết kế hình ảnh chủ đạo (key visual)
2. Phối cảnh trang trí bên ngoài (banner, băng rôn….)
3. Thiết kế khu vực đón khách – trưng bày
4. Thiết kế khu vực sảnh và trang trí bàn tiệc
5. Sơ đồ bố trí bàn ghế (layout)
6. Phối cảnh sân khấu
7. Các vật phẩm trong sự kiện (thiệp mời, quà tặng, túi giấy, khung
ảnh…..)
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
BỘ THIẾT KẾ CHO SỰ KIỆN CỦA VIỆT NAM AIRLINES
1.Thiết kế hình ảnh chủ đạo (key visual)
INVITATION LAYOUT
PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH
PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH – KHU VỰC LỄ TÂN
PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH – BACKDROP CHỤP ẢNH
PHỐI CẢNH KHU VỰC ĐÓN KHÁCH – ĐƯỜNG BAY
PHỐI CẢNH SÂN KHẤU 01
PHỐI CẢNH SÂN KHẤU 02
PHỐI CẢNH SÂN KHẤU 03
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
PHẦN 3
QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
QUẢN LÝ MỘT SỰ KIỆN LÀ QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH KIỂM
SOÁT CÔNG VIỆC, THỜI GIAN, CHI PHÍ, TRUYỀN THÔNG, RỦI
RO, PHÁP LÝ….
CONTENT
TIME
COST
RISK
COMMUNICATIONLEGAL
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
TỔ CHỨC THỰC HIỆN LÀ QUÁ TRÌNH ĐƯA SỰ
KIỆN TỪ BẢN KẾ HOẠCH CHI TIẾT RA HIỆN
THỰC ĐỜI SỐNG.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Là tổng thời gian cần thiết kể từ
thời điểm lập kế họach tổ chức đến
khi thực hiện và kết thúc chương
trình.
Là tập hợp khoản thời gian cần
thiết để hoàn thành từng công việc
cụ thể.
TIME-FRAME
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN (TIME-FRAME)
• Là tổng thời gian cần thiết kể từ thời điểm lập kế họach tổ chức đến khi
thực hiện và kết thúc chương trình.
• Là tập hợp khoản thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc cụ thể.
• Việc dự đoán thời gian thực hiện phụ thuộc vào nhà cung cấp, qui trình sản
xuất hoặc qui định thời gian từ phía cơ quan chính quyền...
• Mức độ dự đoán chính xác thời gian còn phụ thuộc vào kinh nghiệm tổ
chức.
• Cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo đối phó
sự cố nếu có xảy ra.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Mẫu 4 : Tiến độ thực hiện (Time-frame)
Tên công ty tổ chức :................
CHƯƠNG TRÌNH:.........................................................................
THỜI GIAN:..................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................
Stt Khoản mục Chi tiết 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Proposal ............................
2 Kế họach thực hiện ............................
5 Giấy phép ............................
6 Địa điểm, đặt tiệc ............................
8 Thiết kế ............................
12Sản xuất
...........................
14 Thư mời ...........................
15 Làm việc nhà cung cấp ............................
18 Dàn dựng ............................
19 Kiểm tra/Chạy thử chương trình ............................
20 Chương trình chính thức ............................
21 Kết thúc ............................
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Công tác tổ chức nhân sự, phân chia đội, nhóm thế nào để
chạy 1 event là cực kì quan trọng.
Nhân sự khi tham gia chạy chương phải được huấn luyện, bố
trí làm đúng vai trò được phân công.
EVENT STRUCTURE
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
ĐIỀU PHỐI NHÂN SỰ
• Công tác tổ chức nhân sự, phân chia đội, nhóm thế nào để chạy 1 event là
cực kì quan trọng
• Nhân sự khi tham gia chạy chương phải được huấn luyện, bố trí làm đúng
vai trò được phân công
• Để điều phối tốt nhân sự, người quản lý sự kiện phải biết chia công việc ra
từng nhóm nhỏ như: Nhóm sáng tạo, nhóm dàn dựng, nhóm kĩ thuật, nhóm
văn phòng, nhóm hậu cần, nhóm chuyên môn biểu diễn, nhóm khách mời đối
ngoại và truyền thông.
• Ngoài việc phân chia nhóm công việc người quản lý nên phân chia trách
nhiệm, mỗi một thành viên tham gia đều có một trách nhiệm chính và một
trách nhiệm phụ trong chương trình
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Giới thiệu hệ thống nhân sự sản xuất sự kiện
1. Event Manager: Chịu trách nhiệm điều hành, link tất cả mọi bộ phận chạy
xuyên suốt trong 1 sự kiện
2. Account : Chịu trách nhiệm về nội dung, kịch bản, đường dây chương trình.
Chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng, nhãn hàng
3. Operation: Chịu trách nhiệm tổng thể tại hiện trường, sản xuất chương trình
Quản lý nhân sự:
Quản lý sản xuất : Thiết kế sân khấu , đạo cụ, giám sát kĩ thuật thi công
Sáng tạo : Thiết kế sân khấu , đạo cụ, giám sát kĩ thuật thi công
4. Administration: chịu trách nhiệm quản lý hậu cần, giấy phép, tài chính
Checklist là một bảng tổng
hợp (Danh sách) các hoạt
động cần thiết cùng các yêu
cầu đặt ra để tiến hành một
sự kiện hiệu quả, đạt mục tiêu
đề ra.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Mẫu 5 : Check list
Tên công ty tổ chức :................
CHƯƠNG TRÌNH:.........................................................................
THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................
Stt Phân nhóm
Công việc/
Hàng hóa cần chuẩn
bị Yêu cấu Deadline Phụ trách
Đánh giá mức độ
hoàn thành công
việc
1 Đón khách ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
2 Tiệc ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
3 Sân khấu ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
4
Âm thanh, ánh
sáng ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
5
Chương trình biểu
diễn ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
6 Bảo vệ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
7 Chụp ảnh, video ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
................................. ................................. ................................. ................................. .................................
NGÂN SÁCH VÀ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH
Để có một sự kiện được thực hiện
bắt buộc phải có nguồn thu và có
một khoản ngân sách nhất định để
sản xuất (nguồn chi) kết hợp giữa
nguồn thu và nguồn chi ngân sách
đó được gọi là dự toán sản xuất
chương trình
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
LẬP BẢNG NGÂN SÁCH VÀ QUẢN TRỊ TÀI
CHÍNH
• Để có một sự kiện được thực hiện bắt buộc phải có nguồn thu và có một
khoản ngân sách nhất định để sản xuất (nguồn chi) kết hợp giữa nguồn thu
và nguồn chi ngân sách đó được gọi là dự toán sản xuất chương trình
• Nguồn thu gồm : Tài trợ tiền mặt, tài trợ bằng sản phẩm, bán vé, bán spot
quảng cáo, tài trợ bằng con người lao động (tình nguyện viên) hoặc khách
hàng phải trả để thực hiện chương trình , quĩ hỗ trợ và các hình thức giúp
đỡ mà không phải trả tiền khác
• Nguồn chi trong sự kiện : Là các khoản phải trả khi mua hay thuê mướn
như âm thanh, ánh sáng, ca sĩ , MC, lắp đặt sân khấu , truyền thông ,in ấn,
quà tặng ….
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
LÀM THẾ NÀO ĐỂ LẬP DỰ TOÁN ?
Có 4 phần chính làm nên một bảng dự toán chi phí sự kiện
• Chi phí cho “phần cứng” thuộc các hạng mục như : Thi công sân khấu,
trang trí tổng thể, âm thanh, ánh sáng, nhà bạt (outdoor), thuê mặt bằng
• Chi phí cho “phần mềm” thuộc các hạng mục liên quan nội dung kịch bản :
Ca sĩ, MC, vũ đoàn, dàn nhạc, nhóm bè, nhân viên lễ tân (PG), các data
trình chiếu, phim ảnh,…
• Chi phí cho cho công tác hậu cần : Thiết kế, in ấn, phí giấy phép, tác quyền,
giải thưởng, đạo cụ, hoa tặng, quà tặng …
• Chi phí truyền thông (media plan), chi phí phục vụ công tác quản lý chương
trình, giao tiếp…..
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Á Châu: 8% phí
quản lí 300tr
Hoạt động lễ hội
du lịch 4.2 tỷ
3 đêm ca nhạc
Hội chợ
Triễn
Lãm
THTT Khai
Mạc
800tr
Tổng ngân sách
Lễ hội du lịch 4,5 tỷ
Các hoạt động lễ hội
THTT bế
mạc
600tr
Gala :Đà
Nẵng Tình Ca
400tr
Truyền thông PR – QC : 350tr
- Hội chợ TM
- VH ẩm thực
500tr
- Triễn Lãm VH
- Trại sáng tác
- Các cuộc thi
300tr
Hoạt động
TT Biển
450tr
Lễ hội
đường
phố
600trKênh truyền thông và PR:
Kênh tiếp xúc khách DL
Sự kiện : họp báo , Diễn đàn talk show
Truyền hình
Online
Báo chí
POS, thiết kế website
Các hoạt động khác
Lễ hội VH
địa phương
200tr
Bảng phân bổ ngân sách tổng thể chương trình Tuần lễ VHDL Đà Nẵng 2008
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Bảng dự toán chi phí chương trình ca nhạc
STT Hạng mục chi ĐVT S. Lượng Chi Phí
1 Design - Art work – Ý tưởng Chương trình 1 10,000,000
2 Thuê địa điểm : Nhà hát Bến Thành Chương trình 1 30,000,000
3 Chi phí in ấn và trang trí Chương trình 1 20,000,000
4 Dàn dựng sân khấu Chương trình 1 50,000,000
5 Âm thanh và Ánh sáng Chương trình 1 35,000,000
6 Chi phí thù lao ca sĩ , nhóm nhạc, biên đạo múa Chương trình 1 140,000,000
7 Chi phí phúc khảo + Tập luyện Lần 1 30 ,000,000
8 Chi phí truyền thông : Báo , đài, Chương trình 1 65,000,000
9 Thuê sóng truyền hình HTV9 Chương trình 1 50,000,000
10 Quản lí chương trình (Đơn vị tổ chức) Chương trình 30.000.000
11 Nhân sự thực hiện Chương trình 1 30,000,000
12 Quay film và chụp hình ngày 2 10,000,000
13 Phí vận chuyển, đi lại Lượt 4 15,000,000
14 Thăm và tặng quà từ thiện Lần 1 20.000.000
15
Phí linh tinh khác (tài liệu, bản quyền ca khúc,
huấn luyện, phí liên lạc…) Chương trình 1 10,000,000
TOTAL 545.000.000
ĐVT : VNĐ
QUẢN TRỊ RỦI ROTrong từng sự kiện khác nhau sẽ có những nguy cơ
rủi ro tiềm ẩn khác nhau và cách xử lý cũng khác nhau
Không có sự kiện nào sau khi
kết mà không có sự cố (dù lớn
hay nhỏ) Người làm sự kiện
chính là người biết xử lý sự cố.
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
QUẢN TRỊ RỦI RO
• Người quản lý sự kiện muốn làm tốt việc này phải biết phân loại cấp độ hay
mức nguy cơ tính từ cao xuống thấp như :
• Nguy cơ không chạy được chương trình (nếu cúp điện toàn diện)
• Nguy cơ bị khủng bố ( nếu có đe dọa )
• Nguy cơ cháy nổ gần …
• Nguy cơ thấp hơn như:
• ca sĩ chính không đến (vì bất cứ lý do nào kẹt xe, máy bay không đúng lịch…)
• Trời mưa bất ngờ
• Âm thanh đột nhiên mất tín hiệu, hay rè rè ….
• Trong từng sự kiện khác nhau sẽ có những nguy cơ tiềm ẩn khác nhau và
cách xử lý cũng khác nhau
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
• Tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có
thể xảy ra
• Nhanh chóng tìm ra giải pháp tối
ưu, xử lý hậu quả tức thời.
• Không được chủ quan cho dù là
những sự cố rất nhỏ.
• Rút kinh nghiệm
Các sự cố thường gặp trong sự
kiện
• Sự cố về điện
• Sự cố nhân vật quan trọng đến trễ
hoặc không thể đến
• Sự cố thiết bị
• Sự cố phối hợp không ăn ý
• Sự cố bất khả kháng: mưa,
nắng…
QUẢN TRỊ RỦI RO
Do bộ phận PR phụ trách,
hãy truyền thông TRƯỚC,
TRONG VÀ SAU EVENT
để đảm bảo thông điệp và
thông tin đến được với
khách hàng nhanh chóng
và hiệu quả nhất.
HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG
• Do bộ phận PR phụ trách, trong event thường có 3 giai đoạn cơ bản để
truyền thông như :
• Truyền thông trước sự kiện : Họp báo , kí kết tài trợ, hoạt động từ thiện,
đồng hành cùng chương trình ….
• Truyền thông trong sự kiện : Chiếu video clip, TVC trên sóng truyền hình
(nếu có THTT) các phát biểu tại sự kiện, các hoạt động promotion, quảng
bá khác …
• Truyền thông sau sự kiện : Các bài viết cảm ơn , đánh giá tác động hoặc
phát động một chiến dịch khác với qui mô rộng hơn …
• Kênh truyền thông bao gồm : Báo chí, truyền hình, mạng xã hội, tổ chức
sự kiện đồng hành , quảng cáo ngoài trời ,treo banner, bandroll …
• Ghi chú : Theo kế hoạch PR đã lập ngay từ khi viết đề án (proposal)
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Buổi họp báo công bố Cuộc thi hoa hậu du lịch Việt Nam 2008
Tại KS : Majestic
Đơn vị tổ chức : Hãng Phim Á Châu
Truyền thông trước sự kiện
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Truyền thông trong sự kiện
Với tiêu chí mỗi công dân là 1 sứ giả quảng bá du lịch Việt Nam và bảo vệ môi
trường trong ngày tổ chức vòng bán kết khu vực phía bắc ,các thí sinh thực hiện
các hoạt động trồng cây xanh cho môi trường thêm xanh
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Truyền thông trong sự kiện
Các thí sinh tham gia bầu chọn cho Vịnh Hạ Long
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Truyền thông tại điểm tổ chức
Pano quảng cáo tại điểm tổ chức
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
PHẦN 4
TỔ CHỨC THỰC HIỆN SỰ KIỆN
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
TỔ CHỨC THỰC HIỆN SỰ KIỆN
• Quy trình triển khai thực hiện
• Giấy phép
• Khảo sát địa điểm
• Sản xuất và thi công
• Âm thanh – ánh sáng trong sự kiện
• Phúc khảo sự kiện
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Họp triển khai thực hiện
(Execution Meeting)
Thực hiện các công
việc chuẩn bị event
Test màu, in clor
proof, làm sample
Họp trước khi sản xuất
(PPM – Pre Production
Meeting)
Tháo dỡ sản xuất THỰC HIỆN SỰ KIỆNChạy thử chương trình
(Rehearsal)
Dàn dựng & thi công
tại địa điểm
Làm báo cáo đánh giá Họp tổng kết sự kiện Báo cáo khách hàng
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Họp triển khai thực hiện
(Execution Meeting)
Trình bày chi tiết sự kiện với các bộ phận liên quan
Triển khai nhân sự - Phân chia công việc
Phương án dự phòng rủi ro
Triển khai dự toán chi phí
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Thực hiện các công việc
chuẩn bị event
Kịch bản chương trình – Checklist – MC Script
Thiết kế, phối cảnh chi tiết và bản vẽ kỹ thuật
Booking – Tuyển dụng nhân sự
Booking & khảo sát địa điểm – F & B
Làm việc với các supplier, production
Xin giấy phép tổ chức
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Bộ hồ sơ xin phép treo Bandrole đường phố :
1. Đơn xin phép treo băng rôn QC ( theo mẫu)
2. Giấy uỷ quyền giữa đơn vị xin thực hiện (agency) với khách hàng (đơn vị tổ chức)
3. Hợp đồng kinh tế giữa agency và khách hàng
4. Giấy phép đăng kí kinh doanh or Giấy phép đầu tư của Agency và khách hàng
5. Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị thực hiện với nơi thực hiện ( nhà hàng, khách sạn, điểm công cộng
trực thuộc cơ quan quản lý nào đó…)
6. Nếu trên banner quảng cáo có logo của các đơn vị tài trợ thì phải có giấy phép ĐKKD của tất cả
các đơn vị tài trợ đó
7. Nếu xin treo quảng cáo cho 01 sản phẩm nào đó thì phải có giấy chứng nhận nhãn hiệu hàng hoá
hoặc giấy phép nhập khẩu (hàng nhập khẩu) hoặc giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (hàng
trong nước sản xuất)
8. Nếu xin phép treo banner QC giới thiệu Lễ khởi công dự án…. Thì phải có giấy phép xây dựng
9. Maquette có đóng dấu giáp lai theo mẫu
• Ghi chú : Thời hạn giải quyết cấp phép 1 tuần
• Lệ phí phải nộp 50.000đ/ tấm banner or bandrole, nếu số lượng vượt mức 40 cái trở lên thì chỉ nộp
tối đa là 2.000.000 đ/ giấy phép
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Bộ hồ sơ xin phép tổ chức biểu diễn gồm có :
1. Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ( theo mẫu)
2. Giấy uỷ quyền giữa đơn vị xin thực hiện (agency) với khách hàng (đơn vị tổ chức)
3. Hợp đồng kinh tế giữa agency và khách hàng
4. Giấy phép đăng kí kinh doanh or Giấy phép đầu tư của Agency và khách hàng
5. Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị thực hiện với nơi thực hiện ( nhà hàng, khách sạn, điểm công cộng
trực thuộc cơ quan quản lý nào đó…)
6. Kịch bản đường dây có liệt kê tiết mục rõ ràng (đóng dấu kí tên của người đại diện)
7. Hợp đồng đóng tác quyền âm nhạc với trung tâm bảo vệ tác quyền âm nhạc (nếu chương trình
có ca nhạc)
8. Nếu có biểu diễn thời trang thì nộp bộ sưu tập mẫu thiết kế (có đóng dấu giáp lai)
9. Nếu có tiết mục kịch (nộp kịch bản or đĩa DVD nội dung kịch bản tiết mục đó)
• Ghi chú : Thời hạn giải quyết cấp phép 10 ngày
• Lệ phí phải nộp 1.000.000 đ
• Phí tác quyền 350.000đ/ bài (nếu chương trình không bán vé)
• Những bài hát của NS Trịnh Công Sơn thì liên hệ trực tiếp với gia đình NS
• Những bài hát của NS Phạm Duy thì liên hệ với Công ty văn hoá Phương Nam
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
VẤN ĐỀ KHẢO SÁT ĐỊA ĐIỂM TRONG EVENT
• Công việc này do tổ thi công sản xuất và bộ phận design thực hiện
Mục đích :
• An toàn cho việc thi công sản xuất (set up) chương trình, tránh được những
tổn thất về tài chính và thời gian (hạng mục cần thiết thì không sản xuất,
còn hạng mục đã sản xuất thì không dùng được trong tình hình thực tế)
• Đảm bảo cho nội dung chương trình được tốt hơn, lên kế hoạch sản xuất
các vật dụng cho chương trình chính xác hơn,giảm thiểu phát sinh chi phí,
thời gian thi công set up
• Giảm thiểu các rủi ro, những bất lợi khác
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
PHƯƠNG THỨC THỰC HIỆN KHẢO SÁT :
• Tùy theo mỗi chương trình mà có cách khảo sát với những nội dung cần
khảo sát khác nhau (xác định hạng mục quan trọng và không quan trọng)
• Lập bảng khảo sát và tiến hành đo đạt, thu thập thông tin
• Chụp hình thực địa tại các điểm khảo sát ( chụp tổng quan và chi tiết)
• Việc khảo sát do bộ phận production chịu trách nhiệm
• Khi tiến hành khảo sát nên kết hợp với bộ phận có liên quan như : Design
hoặc nhà cung cấp
• Họp và tiến hành đánh giá Phương án sản xuất chi tiết
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
STT Hạng mục khảo sát KT Số lượng Mô tả
1 Cổng vào 2 lối vào SK và hậu đài
2 Bãi giữ xe 30 x 40m 1Sức chứa 500 xe và 1 bãi
ôtô
3 Vị trí bunting (cờ dây )
4 Vị trí banner
5 Vị trí backdrop
6 Sân khấu
7 Thảm đỏ
8 Sơ đồ mặt bằng
9 Bàn
10 Số ghế hay Sức chứa của khán đài
11 Bàn VIP
12 Khăn trải
13 Bàn tiếp tân
14 Khăn trải bàn tiếp tân
15 Vị trí đựng đồ nhân viên
NỘI DUNG CÁC HẠNG MỤC CẦN KHẢO SÁT
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
ST
THạng mục khảo sát
KT Số lượng Mô tả
16 Lối vào phòng chính
17 Cửa vào
18 Nguồn điện
19 Bảo vệ
20 WC 2
21 Phòng thay đồ 10 x 20m 1
22 Vị trí đặt màn hình
23 Vị trí đặt máy chiếu
24 Menu ăn uống
25 Trang phục waiter
26 Vị trí điều chỉnh ánh sáng phòng
27 Vị trí điều chỉnh máy lạnh
28 Vị trí set up bàn tiệc
29 Hậu đài
30 Sơ đồ bố trí bàn tiệc
NỘI DUNG CÁC HẠNG MỤC CẦN KHẢO SÁT
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
STT
Hạng Mục Khảo Sát
KT Số Lượng Mô Tả
31 Lối đi cho diễn viên
32 Khu vực bếp
33 Đường chạy dây điện 3 pha cách SK 50m
34 Đường chạy âm thanh ánh sáng
35 Phương án việc che các cột âm thanh
36 Khu vực set up hệ thống âm thanh ánh sáng
37 Hoa trang trí
38 Thời gian mở cửa
39 Thời gian thi công - set up
40 Thời gian di chuyển ra
41 Lối di chuyển đồ vào
42 Giấy tờ cần thiết cho việc di chuyển vào set up
43 Dụng cụ di chuyển đồ
44 Khu vực chụp hình
45 Vị trí dù - nhà bạt – loại dù bạt
46 Khoảng không đặt Bum hoặc Dolly
NỘI DUNG CÁC HẠNG MỤC CẦN KHẢO SÁT
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
LƯU Ý
• Khảo sát địa điểm là một công đoạn rất quan trọng trong việc sản xuất sự
kiện do đó phải thật cẩn thận trong đo đạt và tuân thủ các qui định tại chổ
của địa điểm tổ chức
• Những điều cho phép và không cho đơn vị tổ chức chương trình làm
• Những điều được hỗ trợ của nơi quản lý địa điểm dành cho đơn vị tổ chức
• Các qui định xuất và nhập thiết bị vào địa điểm tổ chức
• Các qui định quản lý khác dành cho nhân viên vào thi công tại địa điểm
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Âm thanh sân khấu
• Âm thanh đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của chương
trình, trong tổ chức biểu diễn mọi sự cố có liên quan đến âm thanh là
nghiêm trọng nhất
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Âm thanh sân khấu
• Để giảm thiểu những rủi ro do vấn đề âm thanh trong sự kiện người quản trị
chương trình cần lưu ý các vấn đề sau :
- Phải cung cấp đầy đủ thông tin nội dung kịch bản của chương trình cho bộ
phận kỹ thuật âm thanh chuẩn bị như : Gồm những tiết mục nào? những
data trình chiếu gồm những nội dung nào ?
- Phải gửi bản phối cảnh sân khấu để biết vị trí đặt đèn sân khấu
- Các thiết bị đấu nối khác vào hệ thống master để lấy tiếng thu phát như :
Laptop, đầu DVD, Camera, projector, màn hình led gồm những gì? Số
lượng thiết bị bao nhiêu cái ?
- Chương trình tổ chức trong nhà hay ngoài trời ?
- Số lượng khách tham dự khoảng bao nhiêu người ?
- Phải trao đổi thật kỹ giữa các đơn vị có thiết bị đấu nối với hệ thống âm
thanh về các chuẩn của thiết bị để đảm bảo các thiết bị accore với nhau, VD
như camera thì chuẩn hệ màu là gì PAL, NTSC …
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Loa bố trí bên trái và bên phải của sân khấu để dưới đất khi số lượng khán giả ít.
Loa 2 cánh có thể treo lên dàn cao khi khán giả đông ở phía sau
Loa monitor để trên sàn sân khấu để cho ca sĩ nghe rõ nhạc
Trường hợp quá đông khán giả có thể bố trí loa rãi phía sau
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Kỹ thuật đánh sáng cơ bản gồm 2 phần :
• Đánh sáng kĩ thuật tức là đánh sáng riêng cho từng tiết mục (scene), bài
hát
• Đánh sáng trang trí sân khấu (nhuộm màu cho từng partitions của sân
khấu)
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Kĩ thuật bố trí đèn cơ bản
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
REHEARSAL & PHÚC KHẢO
• Các chương trình biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp tại những nơi công
cộng buộc đơn vị tổ chức phải tổ chức phúc khảo chương trình
• Các chương trình biểu diễn trong không gian hẹp hơn như khách sạn hay
trung tâm hội nghị với qui mô số lượng khách mời hạn chế thì cũng có thể
được cơ quan quản lý nghệ thuật thông qua
• Các chương trình biểu diễn thời trang thì buộc phải phúc khảo
• Tuy nhiên, trong đơn xin phép tổ chức biểu diễn phải thông báo rõ thời gian
nào tổ chức phúc khảo
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
REHEARSAL & PHÚC KHẢO
• Mời đại diện cơ quan quản lý tham dự ( nếu chương trình có yêu cầu phúc
khảo)
• Yêu cầu các nhân sự có tham gia chương trình tham gia phúc khảo : MC,
ca sĩ, nhóm múa, PG, model …
• Trang phục của MC, ca sĩ, nhóm múa, PG, model … thì không cần duyệt
nhưng phải đảm bảo đúng tiêu chí thuần phong mỹ tục VN, không phản
cảm hỡ hang …
• Địa điểm : Tại nơi thuê tổ chức chương trình
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
REHEARSAL & PHÚC KHẢO
• Ráp từng phần nội dung của kịch bản chương trình
• Duyệt các trang phục, đạo cụ tham gia biểu diễn trong chương trình. Lưu ý:
Bộ sưu tập thời trang
• Âm thanh và ánh sáng không cần (thông thường không sử dụng ánh sáng
màu đúng chuẩn cho việc phúc khảo)
• Nếu có một vài ca sĩ không có mặt để tham gia phúc khảo thì có thể phát
nhạc CD trong buổi phúc khảo (vì cơ quan quản lý phải duyệt nội dung bài
hát)
• Nếu có bất kỳ video clip nào chiếu trong chương trình thì buộc phải chiếu
duyệt nội dung clip đó
• Sau khi kết thúc buổi phúc khảo, cơ quan quản lý nghệ thuật sẽ góp ý kiến
về nội dung chương trình, đơn vị tổ chức kiểm tra lần cuối và sửa lỗi (nếu
có)
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Event không phải là 1 hệ thống công việc làm theo trình tự
mà event là một nghệ thuật đầy cảm xúc
PROPOSAL CHO EVENT?
NHỮNG CHÚ Ý KHI XÂY DỰNG
XÁC ĐỊNH YẾU TỐ QUAN TRỌNG
Để tạo một bài thuyết trình có ý
nghĩa, có sức thuyết phục và
đáng nhớ, bắt đầu bằng cách
xác định các yếu tố sau: đối
tượng của bạn, ý tưởng chú
đạo, điểm chính trong proposal
sẽ trình bày, số liệu & những
câu chuyện thực tế, các điểm
nhấn quan trọng.
BIẾT ĐƯỢC KHÁCH HÀNG MUỐN GÌ
Để xây dựng một bài thuyết trình hấp dẫn
và hiệu quả, bạn phải biết đối tượng của
bạn: họ thích gì, không thích gì, mong
muốn của họ là gì.
Sử dụng những chi tiết đó, bạn sẽ biết làm
thế nào để xây dựng các thông điệp của
bài thuyết trình thế nào để lôi kéo, kích
thích tò mò, kích thích, và thuyết phục họ,
TẬP TRUNG CONCEPT CHÍNH
Một sai lầm thường gặp là bài thuyết trình
có quá nhiếu ý tưởng chính, nhưng lại
không tập trung vào ý tưởng chủ đạo và
truyền tải thông điệp nhất quán. Tập trung
vào điểm chính.
XÂY DỰNG PROPOSAL THÀNH CÂU CHUYỆN
Sử dụng proposal như một câu chuyện để dẫn
dắt người nghe về sự kiện của bạn. Câu chuyện
được hình thành từ lúc bạn phân tích khách
hàng mục tiêu, tìm ra ý tưởng chủ đạo , đem ý
tưởng thực hiện hoá trong event như thế nào.
07 THINGS TO MAKE YOUR
PROPOSAL FAIL
07 THINGS TO MAKE YOUR PROPOSAL FAIL
1. DON’T UNDERSTAND THE BRIEF2. WRONG TARGET AUDIENCES
3. LACK OF INSIGHT THE BRAND
4. UNSATISFIED CONCEPT 5. OVER BUDGET
6. TERRIBLE DESIGN 7. SLEEPING MAKER PRESENTER
© BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM
Cám ơn các bạn đã lắng nghe.
Mọi thắc mắc về giảng viên và chương trình đào tạo vui lòng liên hệ:
[email protected] | Hotline: 0909516516
www.bmg.edu.vn