Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN KINERJA SISTEM
KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDIDIKAN DAN OLAHRAGA KOTA
PALEMBANG MENGGUNAKAN METODE COBIT 5
Lestari1, Megawaty
2 dan Iin Seprina
3
Jalan Jenderal Ahmad Yani No. 12 Palembang
Pos-el : [email protected], [email protected],
Sistem Kepegawaian (SIMPEG) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk pengolahan data
pada Subbag Kepegawaian guna membantu proses pelayanan yang ada dikantor DISDIKPORA
Kota Palembang. Setelah dilakukan wawancara terhadap kinerja SIMPEG diketahui permasalahan
seperti menu laporan dengan menu surat usul tidak sinkronisasi. metode yang digunakan dalam
melakukan Evaluasi kinerja SIMPEG yaitu metode COBIT 5.0 pada domain Evaluate, Direct, and
Monitor (EDM). Sedangkan berdasarkan hasil evaluasi yang penulis peroleh berdasarkan
rekapitulasi tanggapan kuesioner pada lima domain proses IT diketahui bahwa tingkat kemampuan
atau Capability Level kinerja SIMPEG yaitu skala 3 (Established Process) proses tersebut telah
diimplementasikan menggunakan proses tertentu yang telah ditetapkan, yang mampu mencapai
outcome yang diharapkan.
Kata Kunci : SIMPEG, DISDIKPORA, COBIT 5, EDM., Capability Level, Established Process
Personnel System (SIMPEG) is a system used for data processing in the Personnel Section, to
assist the process of existing services office Disdikpora Palembang. After the interviews on the
performance SIMPEG known problems such as the reports menu to menu proposal letter is not
syncing. the methods used in conducting the performance evaluation SIMPEG the method of
COBIT 5.0 in domain Evaluate, Direct, and Monitor (EDM). While based on the evaluation that
the authors obtained by recapitulation of questionnaire responses on five domains IT processes
that the level of ability or Capability Level performance SIMPEG namely scale 3 (Established
Process) process has been implemented using certain processes that have been established, which
is capable of achieving the desired outcome.
Keywords: SIMPEG, Disdikpora, COBIT 5, EDM., Capability Level, Established Process
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dan kemajuan
teknologi pada era globalisasi saat ini
tidak dapat dihindari, dengan
kemajuan yang sangat pesat
penggunaan dan pemanfaatan
Teknologi Informasi telah menjadi
suatu hal yang penting untuk
meningkatkan proses bisnis
perusahaan maupun instansi.
Penerapan Teknologi Informasi juga
sangat membantu sebuah instansi
dalam melakukan perkembangan dan
menghadapi persaingan. Beberapa
hal penting yang dijadikan faktor-
faktor penentu agar sebuah sistem
yang berjalan dapat berfungsi dengan
baik dan benar adalah penggunaan
sistem dan solusi teknologi sudah
memadai. Tanpa memiliki sistem
yang memadai, sulit bagi sebuah
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
instansi untuk meningkatkan kualitas
pelayanan.
Adapun instansi yang telah
memanfaatkan Teknologi Informasi
tersebut adalah Dinas Pendidikan dan
Olahraga (DISDIKPORA) di Kota
Palembang Provinsi Sumatera
Selatan. DISDIKPORA Kota
Palembang Provinsi Sumatera
Selatan merupakan sebuah lembaga
instansi pemerintahan yang berada di
daerah, mempunyai fungsi
melaksanakan kewenangan tugas
desentralisasi dan tugas
dekonsentrasi dibidang pemuda dan
olahraga. Kantor DISDIKPORA
Kota Palembang memiliki beberapa
sistem guna mendukung pelayanan
masyarakat seperti Sistem
Kepegawaian, Sistem Pendapatan,
Absensi Karyawan dan lain-lain.
Sistem Kepegawaian
(SIMPEG) adalah sebuah sistem
yang digunakan untuk pengolahan
data pada Subbag kepegawaian guna
membantu proses pelayanan yang
ada dikantor DISDIKPORA Kota
Palembang. SIMPEG sendiri sudah
digunakan sejak tahun 2013. Subbag
Kepegawaian memiliki 13 pegawai
yang sehari-harinya mengoperasikan
secara langsung SIMPEG tersebut.
Pada tampilan SIMPEG terdapat
beberapa menu seperti Agenda, Surat
Tugas, Surat Pernyataan, Surat
Usulan, Kasus Pegawai, Absensi,
Kenaikan Gaji Berkala, Permohonan
Izin, Penetapan Angka Kredit,
Biodata Pegawai, Master Referensi,
Laporan, Manajemen Operator, dan
Ubah Password. Namun terdapat
kendala pada SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang,
yaitu pada menu laporan dan menu
Surat Usulan tidak Sinkronisasi.
Oleh sebab itu, perlu untuk dilakukan
sebuah evaluasi guna mengukur
kinerja sistem tersebut. Adapun
metode yang digunakan dalam
evaluasi kinerja sistem di
DISDIKPORA Kota Palembang
adalah menggunakan metode COBIT
5.
Menurut Sarno (2009) COBIT
merupakan kerangka kerja yang
menyediakan standar dalam
kerangka kerja domain yang terdiri
dari sekumpulan proses TI yang
mempresentasikan aktivitas yang
dapat dikendalikan dan terstruktur.
Berdasarkan masalah diatas,
maka penulis mengangkat penelitian
tentang Evaluasi Tingkat
Kematangan Kinerja Sistem
Kepegawaian di Kantor
DISDIKPORA Kota Palembang
Provinsi SUMSEL Menggunakan
metode kerangka kerja COBIT 5.0
dengan domain Evaluate, Direct, and
Monitoring (EDM). Dari hasil
penelitian ini, diharapkan nantinya
dapat meningkatkan kualitas Sistem
Kepegawaian yang ada di
DISDIKPORA Kota Palembang
Provinsi SUMSEL dimasa yang akan
datang.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang
telah penulis uraikan diatas maka
rumusan masalah pada penelitian ini
adalah sebagai berikut :
1. Berapakah tingkat kapabilitas
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang berdasarkan
kerangka kerja COBIT 5 ?
2. Bagaimana cara evaluasi
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang menggunakan
kerangka kerja COBIT 5 ?
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
3. Domain apa saja yang dipilih
untuk melakukan evaluasi
kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang menggunakan
kerangka kerja COBIT 5.
1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Melakukan evaluasi terhadap
kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang.
2. Menggunakan tools/framework
COBIT 5 untuk mengevaluasi.
3. Evaluasi hanya dilakukan pada
domain EDM (Evaluatu,
Direct, Monitor).
1.4 Tujuan Penelitian
1. Mengukur tingkat kapabilitas
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang berdasarkan
kerangka kerja COBIT 5.
2. Menentukan tingkat
kemampuan saat ini, tingkat
kemampuan yang diharapkan,
dan analisa kesenjangan pada
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang berdasarkan
kerangka kerja COBIT 5.
3. Mengevaluasi SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang untuk mengetahui
permasalahan yang terjadi
terhadap SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang.
1. 5 Manfaat Penelitian
1. Mengetahui cara mengevaluasi
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang menggunakan
kerangka kerja COBIT 5
2. Meningkatkan efisiensi dan
produktifitas pada Kinerja
Sistem Kepegawaian di
DISDIKPORA Kota
Palembang Provinsi SUMSEL
guna meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat
menggunakan kerangka kerja
COBIT 5.
3. Menjadikan penelitian ini
sebagai referensi yang dapat
digunakan oleh DISDIKPORA
Kota Palembang Provinsi
SUMSEL dalam memperbaiki
kekurangan pada Sistem
Kepegawaian dengan
Menggunakan Kerangka kerja
COBIT 5.
II. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Data Penelitian
2.1.1 Jenis Data
Penelitian ini didasarkan pada
analisa kombinasi data yaitu
kualitatif dan kuantitatif. Data yang
bersifat kuantitatif adalah data-data
yang terkait dengan evaluasi tingkat
kematangan yang diperoleh dari
penyebaran kuisoner, sedangkan
untuk mengetahui informasi tentang
tujuan bisnis pada kerangka kerja
COBIT yang dapat diaplikasikan
terhadap sistem kepegawaian yang
ada di DISDIKPORA adalah dengan
cara melakukan wawancara terhadap
Kasubbag Kepegawaian.
2.1.2 Sumber Data
Sumber data yang diperoleh
penulis sebagai informasi untuk
penelitian yang dilakukan adalah
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
data primer. Data primer merupakan
data yang diperoleh langsung dari
objek penelitian. Data yang diperoleh
yaitu data tentang bagaimana kinerja
sistem kepegawaian yang ada di
DISDIKPORA Kota Palembang.
Data primer yang di peroleh oleh
penulis yaitu data dari responden
langsung yaitu pegawai yang ada di
Subbag Kepegawaian, selain itu
penulis juga memperoleh data dari
data observasi sistem kepegawaian di
DISDIKPORA Kota Palembang, dan
dari telaah dokumen bisnis (proses
untuk melakukan peninjauan sejarah
perusahaan / instansi sebagai objek
yang akan diteliti).
.2.2 Metode Pengumpulan Data
2.2.1 Populasi dan Sampel
Pada penelitian evaluasi kinerja
sistem kepegawaian di
DISDIKPORA Kota Palembang,
penulis memerlukan populasi dan
sampel guna mengetahui jumlah
pegawai yang ada di DISDIPORA
Kota palembang Subbag
Kepegawaian yang akan dijadikan
responden.
Teknik pengambilan sampel
dalam penelitian ini yaitu teknik
Sampling Jenuh. Menurut
(Sugiyono,2007:78) sampling jenuh
adalah teknik penentuan sampel bila
semua anggota populasi digunakan
sebagai sampel. Teknik ini sering
dilakukan bila jumlah populasi relatif
kecil, kurang dari 30 orang.
Populasi dalam penelitian yang
penulis lakukan yaitu meliputi
seluruh pegawai yang ada di Subbag
Kepegawaian di DISDIKPORA Kota
Palembang yang berjumlah 14 orang,
sedangkan sampel pada penelitian ini
adalah seluruh populasi yang ada di
Subbag Kepegawaian di
DISDIKPORA Kota Palembang
dijadikan sampel yaitu berjumlah 14
orang dikarenakan penelitian ini
menggunakan teknik sampling jenuh.
2.2.2 Kuesioner
Penelitian yang penulis
lakukan menggunakan metode
COBIT 5.0, untuk mengetahui
tentang kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
penulis menggunakan metode
pengumpulan data dengan cara
menyebarkan Kuesioner untuk
mengetahui tingkat kematangan
kinerja sistem kepegawaian yang
telah digunakan oleh DISDIKPORA
Kota Palembang dengan melihat
tanggapan dari pengguna dan
pembuatan saran melalui
perbandingan antara kondisi yang
dialami dengan harapan yang
dinginkan dimasa yang akan datang.
Penyebaran kuesioner dilakukan di
Kantor DISDIKPORA Kota
Palembang, dan responden yang
akan dipilih untuk pengisian
kuisioner adalah pegawai yang
mengoperasikan SIMPEG secara
langsung. Responden yang dipilih
oleh penulis ditentukan berdasarkan
tabel RACI (Responsible,
Accountable, Consulted, Informed).
Berdasarkan ketentuan tabel
RACI dapat diketahui bahwa jumlah
responden yang dipilih untuk
pengisian kuesioner adalah 14 orang.
Berdasarkan ketentuan yang
diperoleh dari RACI tersebut bisa
dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 4.2 Responden
Berdasarkan RACI Roles No Responden Jumlah
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
1 Kepala Kasubbag
Kepegawaian 1
2 operator komputer 3
3 pengumpul data 3
4 analisis anggaran 2
5 Agendaris 3
6 pengolah data
kepegawaian 2
Total 14
2.2.3 Wawancara
Wawancara yang dilakukan
penulis adalah wawancara yang
dilakukan secara langsung kepada
kepala Subbag Kepegawaian guna
mendapatkan informasi secara
langsung dari pengguna, pakar dan
pihak pengelola langsung sistem
kepegawaian yang ada di Kantor
DISDIKPORA Kota Palembang.
4.4.4 Skala Pengukuran Variabel
Pengukuran dilakukan dengan
menyebarkan kuesioner untuk
memberikan pernyataan mengenai
tentang seberapa efektif proses-
proses yang ada di SIMPEG dan
memberikan pernyataan mengenai
kondisi kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
pada saat ini.
Skala pengukuran yang
digunakan adalah skala likert.
Dengan skala likert, maka variabel
yang akan diukur dijabarkan menjadi
indikator variabel. Kemudian
indikator tersebut dijadikan sebagai
titik tolak untuk menyusun item-item
instrumen yang dapat berupa
pernyataan atau pertanyaan
(Sugiyono,2007:86).
Jawaban setiap instrumen yang
menggunakan skala likert
mempunyai gradasi dari sangat
efektif sampai dengan sangat tidak
efektif, yaitu sebagai berikut :
a. Nilai 1 untuk sangat tidak efektif
b. Nilai 2 untuk tidak efektif
c. Nilai 3 untuk sedikit efektif
d. Nilai 4 untuk efektif
e. Nilai 5 untuk sangat efektif
2.3 Metode Pengolahan Data
Pada tahap pengolahan data
yang dibuat adalah pengolahan data
yang diperoleh dari hasil wawancara
dan juga hasil kuesioner sehingga
data benar-benar terdapat dari kantor
DISDIKPORA Kota Palembang.
Setelah data diperoleh melalui
penyebaran kuesioner, data tersebut
diolah dengan cara sebagai berikut :
1. Perhitungan rata-rata terhadap
masing-masing atribut jawaban
dari semua responden.
2. Penilaian tingkat proses
kapabilitas tersebut diperoleh
dengan melakukan perhitungan
rata-rata semua atribut.
3. Representasi kondisi tersebut
kedalam grafik.
Persamaan untuk menentukan
nilai indeks yaitu sebagai berikut :
Sumber : Ignatius (2010)
Keterangan :
Jawaban Kuesioner : Hasil Rata-
Rata Penilaian Pada Seluruh Proses
Pertanyaan Kuesioner:Jumlah
Domain Proses
III. Hasil dan Pembahasan
Hasil dan pembahasan pada
penelitian ini adalah hasil yang
diperoleh dari wawancara dan
kuesioner berdasarkan metode
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
COBIT 5.0 pada domain Evaluate,
Direct, and Monitoring (EDM) yang
memiliki tujuh tahap implementasi
dalam metode COBIT 5.0 yang
penulis gunakan. Berikut ini adalah
hasil dan pembahasan dari penelitian
ini yaitu :
3.1 Tahap 1 – Apa Penggeraknya ?
Pada tahap pertama dalam
melakukan evaluasi kinerja SIMPEG
di DISDIKPORA Kota Palembang
menggunakan metode COBIT 5, hal
yang harus dilakukan yaitu
mengidentifikasi sesuatu yang
berkaitan dengan kepemimpinan
yang ada di Subbag Kepegawaian di
DISDIKPORA Kota Palembang
dijelaskan bahwa kepemimpinan
yang ada di DISDIKPORA telah
terstruktur dan telah terlaksana
dengan baik. Pada tahap pertama
yang diidentifikasi selanjutnya
adalah identifikasi struktur organisasi
yang ada di Subbag Kepegawaian
dijelaskan bahwa struktur organisasi
yang ada di DISDIKPORA Kota
Palembang telah disesuaikan dengan
Subbag masing-masing yang ada di
DISDIKPORA Kota Palembang.
Terakhir yang harus diidentifikasi
yaitu kondisi kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota. Berdasarkan
hasil wawancara dan hasil kuesioner
diketahui bahwa Perkembangan
SIMPEG sudah cukup bagus dan
sudah memenuhi keinginan atau
harapan dari pengguna (user).
SIMPEG juga sudah berjalan sesuai
dengan apa yang direncanakan oleh
DISDIKPORA Kota Palembang.
Seperti spesifikasi alat dan
komputernya telah diatas standar
yang direkomendasikan oleh
pemerintah.
Selain dari hasil wawancara
kondisi kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota palembang
dapat dilihat dari hasil kuesioner.
Agar lebih mudah memahami dan
lebih jelas maka penulis akan
menjelaskan deskripsi kuesioner
berdasarkan domain COBIT 5.0
secara tabel maupun grafik supaya
lebih mudah dipahami dan
dimengerti.
1. Pada proses EDM01 dimana
proses ini telah memastikan
terdapat pengaturan dan
pemeliharaan kerangka kerja
dari kinerja SIMPEG dan
Adapun hasil perhitungan pada
keseluruhan proses yang ada
pada EDM01 memperoleh
tingkat kematangan sebesar 3,42
yaitu Established Process yang
berarti bahwa pada proses
Ensure Governance Framework
Setting and Maintenance proses
tersebut telah diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome yang
diharapkan. Adapun berikut ini
hasil perhitungan pada domain
EDM01 yaitu proses Ensure
Governance Framework Setting
and Maintenance sebagai
berikut :
Tabel 1 Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM01
Domai
n
Proses Rata-rata
Responden
EDM 01
EDM01
01
3,35
EDM01
02
3,28
EDM01
03
3,64
Rata-rata Subproses 10,27
Rata-rata Proses 3,42
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
Adapun grafik hasil perhitungan
pada domain EDM01 bisa dilihat
dari gambar berikut ini :
Gambar 1 Hasil Perhitungan
Pada Domain EDM01
2. Evaluate, Direct, and Monitor
(EDM02)
Dimana proses ini adalah
memastikan mendapat
keuntungan, Hasil perhitungan
keseluruhan pada domain
Ensure Benefits Delivery
memperoleh tingkat kematangan
sebesar 2,45 yaitu Managed
Process yaitu berarti proses
tersebut telah dijalankan seperti
diatas telah diimplementasikan
dalam cara yang lebih teratur
(direncanakan, dipantau,
disesuaikan) dan produk yang
dihasilkan telah ditetapkan,
dikendalikan, dan dijaga dengan
baik. Hasil perhitungan pada
domain EDM02 yaitu proses
Ensure Benefits Delivery sebagai
berikut :
Tabel 2 Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM02
Domain Proses Rata-rata
Responden
EDM 02
EDM02
01
3,07
EDM02
2,07
02
EDM02
03
2,21
Rata-rata Subproses 7,35
Rata-rata Proses 2,45
Adapun grafik hasil perhitungan
pada domain EDM02 bisa dilihat
dari gambar berikut ini :
Gambar 2 Hasil Perhitungan
Pada Domain EDM02
3. Evaluate, Direct, and Monitor
(EDM03)
Proses ini adalah memastikan
optimalisasi resiko Hasil
perhitungan kuesioner pada
domain Ensure Risk Optimisation
memperoleh tingkat kematangan
sebesar 2,93 yang berarti
Established Process yaitu proses
tersebut telah diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome yang
diharapkan. Hasil perhitungan
pada domain EDM03 yaitu proses
Ensure Risk Optimisation sebagai
berikut :
Tabel 3 Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM03
Domai
n
Proses Rata-rata
Responde
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
n
EDM
03
EDM0
3 01
3,42
EDM0
3 02
2,21
EDM0
3 03
3,34
Rata-rata
Subproses
8,77
Rata-rata Proses 2,93
Adapun grafik hasil perhitungan
pada domain EDM03 bisa dilihat
dari gambar berikut ini :
Gambar 3 Hasil Perhitungan
Pada Domain EDM03
4. Evaluate, Direct, and Monitor
(EDM04)
Pada proses ini adalah
memastikan sumber daya, dan
Dari hasil rekapitulasi kuesioner
berdasarkan subdomain di
peroleh tingkat kematangan pada
proses Ensure Resource
Optimisation sebesar 3,35 yang
berarti Established Process
yaitu proses tersebut telah
diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome yang
diharapkan. Adapun berikut ini
hasil perhitungan pada domain
EDM04 yaitu proses Ensure
Resource Optimisation sebagai
berikut :
Tabel 4 Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM04
Domain Prose
s
Rata-rata
Responde
n
EDM 04
EDM
04 01
3,00
EDM
04 02
3,85
EDM
04 03
3,21
Rata-rata
Subproses
10,06
Rata-rata Proses 3,35
Adapun grafik hasil perhitungan
pada domain EDM03 bisa dilihat
dari gambar berikut ini :
Gambar 4 Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM04
5. Evaluate, Direct, and Monitor
(EDM05)
Proses ini adalah memastikan
transparansi stakeholder Dari
hasil perhitungan kuesioner
berdasarkan persubdomain pada
proses Ensure Stakeholder
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
Transparency yaitu tingkat
kematangan sebesar 3,30 yang
berarti bahwa Established
Process yaitu proses tersebut
telah diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome yang
diharapkan. Hasil perhitungan
pada domain EDM04 yaitu
proses Ensure Stakeholder
Transparency sebagai berikut :
Tabel 5.Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM05
Domai
n
Proses Rata-rata
Responde
n
EDM
05
EDM05
01
3,57
EDM05
02
3,21
EDM05
03
3,34
Rata-rata
Subproses
9,92
Rata-rata Proses 3,30
Adapun grafik hasil perhitungan
pada domain EDM03 bisa dilihat
dari gambar berikut ini :
Gambar 5 Hasil Perhitungan Pada
Domain EDM05
Dari penjelasan diatas maka
diperoleh hasil pengukuran tingkat
kapabilitas pada SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
dengan proses TI dijelaskan pada
tabel berikut ini :
Tabel 6 Hasil Pengukuran
Tingkat Kapabilitas Proses TI
Control Proses
TI
Kondisi
TI Saat
ini Tingkat Model
Capability Rata-
Rata Per
Proses TI
Memastikan
pengaturan dan
perawatan pada
kerangka kerja
(EDM01)
3,42
Established
Process
Memastikan
Keuntungan
Langsung
(EDM02)
2,45
Managed
Process
Memastikan
Resiko telah
Teroptimasi
(EDM03)
2,93
Established
Process
Memastikan
Sumber Daya
Telah
Teroptimasi
(EDM04)
3,35
Established
Process
Memastikan
tanggung jawab
stakeholde
(EDM05)
3,30
Established
Process
Total Tingkat
Capability 3,09
Established
Process
Jadi dari hasil dekripsi yang
dipaparkan bahwa setiap proses
EDM01 sampai dengan EDM05
mempunyai tingkat kapabilitas yang
sama yaitu lebih kurang 3 berada
ditingkat Established Process
dimana bahwa SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
telah merencanakan Fungsi SIMPEG
di DISDIKPORA Kota Palembang
dalam hal melakukan implementasi
menggunakan proses tertentu yang
telah ditetapkan, yang mampu
mencapai outcome yang diharapkan.
3.2 Tahap 2 – Dimana Kita
Sekarang ?
Pada tahap sebelumnya penulis
melakukan identifikasi kondisi
kinerja SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang baik melalui hasil
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
wawancara maupun hasil kuesioner.
Selanjutnya pada tahap 2 penulis
melakukan identifikasi terhadap
seluruh proses-proses TI yang
diperoleh berdasarkan hasil
kuesioner dengan nilai yang
diperoleh cukup rendah di setiap
proses pada domain EDM di
framework COBIT 5. Kemudian
proses-proses tersebut dipetakkan ke
proses-proses yang didefinisikan ke
dalam framework COBIT 5.0,
berikut ini hasil pemetaan dari
proses-proses TI yang ada di
DISDIKPORA Kota Palembang
dengan proses-proses TI berdasarkan
framework COBIT, hal ini dilakukan
untuk mendapatkan kaitan antara
proses TI yang terjadi pada
DISDIKPORA Kota Palembang
dengan proses TI yang terjadi pada
framework COBIT :
Tabel 7 Pemetaan Proses TI di
DISDIKPORA Kota Palembang
terhadap proses TI dengan
framework COBIT 5 Proses TI di
DISDIKPORA Kota
Palembang
Framework
COBIT 5
Memastikan bahwa
laporan yang dibuat
pada sistem
kepegawaian dapat
diselesaikan tepat waktu
EDM02-01 -
Evaluate The
Governance
System
Memastikan pada saat
penerbitan surat tidak
terjadi kesalahan pada
sistem kepegawaian
EDM02-02 -
Direct The
Governance
System
Memastikan pada saat
pengarsipan dan
perekapan data
terselesaikan tepat
waktu
EDM02-03 -
Monitor The
Governance
System
Memastikan bahwa
sistem sudah berjalan
secara efektif
EDM03-01 -
Evaluate The
Governance
System
Memastikan sistem
kepegawaian tidak
terjadi kesalahan
EDM03-02 -
Direct The
Governance
System
Memastikan sistem
kepegawaian sudah
sesuai dengan harapan
dari pengguna (user)
EDM03-03 -
Monitor The
Governance
System
3.3 Tahap 3 – Dimana Kita Ingin
Berada ?
Setelah mengidentifikasi
kondisi kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang dan
melakukan pemetaan proses TI yang
ada , maka selanjutnya pada tahap 3
penulis mengukur nilai dan resiko TI
terhadap kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang.
Berdasarkan hasil yang diperoleh
dari pengumpulan data dengan cara
melakukan wawancara dan
penyebaran kuesioner diketahui
bahwa setiap proses EDM01 sampai
dengan EDM05 mempunyai tingkat
kapabilitas yang sama yaitu lebih
kurang 3 hal tersebut dapat dilihat
pada tabel 5.8 Hasil Pengukuran
Tingkat Kapabilitas Proses TI dan
berada pada tingkat Established
Process dimana bahwa SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
telah merencanakan Fungsi SIMPEG
di DISDIKPORA Kota Palembang
dalam hal melakukan implementasi
menggunakan proses tertentu yang
telah ditetapkan, yang mampu
mencapai outcome yang diharapkan.
3.4 Tahap 4 – Apa yang harus
dilakukan ?
Berdasarkan hasil dari tahap
sebelumnya yaitu (pengukuran nilai
dan resiko TI) maka dapat diukur dan
dipilih proses TI yang kritikal bagi
kinerja SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang. Kinerja SIMPEG
di prioritaskan pada proses TI yang
kritikal adalah proses-proses TI yang
tergolong dalam kategori “tinggi”.
Dengan demikian dalam
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
penerapannya, untuk kinerja
SIMPEG di DISDIKPORA Kota
Palembang antara lain yang termasuk
proses kritikal adalah :
Tabel 8 Proses TI yang Tergolong
Dalam Kategori “Tinggi” pada
Kinerja SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang
No Proses COBIT Kategori
EDM 01 (Ensure Governance Framework
Setting and Maintenance
01
Memastikan bahwa
sistem kepegawaian
dilakukan perbaikan dan
perawatan di setiap
waktu
“Tinggi”
02
Memastikan bahwa
sistem kepegawaian
sudah sesuai dengan
harapan dan kriteria dari
stakeholder (pemangku
kepentingan)
“Tinggi”
03
Memastikan bahwa alat
sistem kepegawaian dan
pegawai yang ada sudah
memadai
“Tinggi”
EDM 02 (Ensure Benefits Delivery)
01
Memastikan bahwa
laporan yang dibuat
pada sistem
kepegawaian dapat
diselesaikan tepat waktu
“Tinggi”
EDM 03 (Ensure Risk Optimisation)
01
Memastikan bahwa
sistem sudah berjalan
secara efektif
“Tinggi”
03
Memastikan sistem
kepegawaian sudah
sesuai dengan harapan
dari pengguna (user)
“Tinggi”
EDM 04 (Ensure Resource Optimisation)
01
Kebutuhan sistem
kepegawaian telah
terpenuhi dengan
kemampuan yang secara
optimal.
“Tinggi”
02
Memastikan sumber
daya telah terpenuhi
sesuai dengan
keterbatasan anggaran
yang tersedia
“Tinggi”
03 Memonitor sistem dari
manajemen resiko serta “Tinggi”
mengetahui beberapa
gangguan pada sistem
yang diidentifikasikan,
dilacak, dilaporkan dan
dilakukan perbaikan
EDM 05 (Ensure Stakeholder
Transparency)
01 Laporan stakeholder
sesuai dengan
permintaan stakeholder
“Tinggi”
02 Laporan Lengkap, tepat
waktu, dan akurat “Tinggi”
03 Komunikasi secara
efektif dan stakeholder
merasa puas ,
“Tinggi”
5.5 Tahap 5 – Bagaimana Kita
Sampai Kesana ?
Setelah mendapatkan proses TI
yang kritikal bagi kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
maka tahap berikut nya adalah
melakukan pengukuran tingkat
kemampuan atau tingkat kapabilitas
terhadap kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang.
Pengukuran tingkat kapabilitas
terdapat 2 pengukuran yaitu tingkat
kemampuan saat ini dan tingkat
kemampuan yang diharapkan. Agar
lebih mudah dipahami, berikut ini
penjelasan tentang pengukuran
tingkat kemampuan saat ini dan
tingkat kemampuan yang diharapkan
yaitu :
a. Tingkat Kemampuan saat ini
Pengukuran pada tingkat
kemampuan saat ini dilakukan
dengan cara menganalisa hasil
kuesioner terhadap jawaban
responden pada kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang.
Berdasarkan data yang telah
diperoleh diketahui bahwa tingkat
kemampuan saat ini pada domain
EDM01 benilai 3,42, EDM 02
bernilai 3,42, EDM03 bernilai 2,93,
EDM04 bernilai 3,35, dan pada
domain EDM05 diketahui bernilai
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
3,3. Yang berarti bahwa pada setia
domain EDM01 sampai dengan
EDM05 diketahui bahwa tingkat
kapabilitas pada setia domain rata-
rata bernilai 3 yaitu Established
Process yang berarti SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
telah merencanakan Fungsi
SIMPEG dalam hal melakukan
implementasi menggunakan proses
tertentu yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome yang
diharapkan. Berikut ini tabel dan
grafik hasil dari pengukuran tingkat
kemampuan saat ini :
Tabel 9 Tingkat Kemampuan Saat
ini
Adapun grafik hasil
perhitungan tingka Kapabilitas bisa
dilihat dari gambar berikut ini :
Gambar 6 Nilai Kemampuan Saat
ini
b. Tingkat Kemampuan yang
Diharapkan
penulis melakukan
penyesuaian terhadap apa yang
terjadi pada SIMPEG saat ini dan
dikembangkan dengan harapan
kinerja SIMPEG di DISDIKPORA
memperoleh nilai atau tingkat
proses mencapai nilai 5 yaitu
Optimising Process yaitu untuk
mencapai proses terus ditingkatkan
secara berkelanjutan guna
memenuhi tujuan bisnis saat ini dan
masa yang akan datang. Proses
yang diharapkan diharapkan dapat
memperoleh keuntungan dalam hal
pekerjaan dan mempermudah
pekerjaan pengelola dan pengguna
SIMPEG di DISDIKPORA Kota
Palembang. Untuk mencapai
tingkat proses tersebut penulis
menggunakan kerangka kerja
COBIT 5.0 terutama pada domain
Evaluate, Direct, and Monitor
(EDM), agar sesuai dengan kinerja
SIMPEG yang ada di
DISDIKPORA Kota Palembang.
Dari data yang penulis peroleh
baik Adapun Tingkat harapan pada
proses kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
dapat dilihat dari tabel dan grafik
dibawah ini :
Tabel 10 Tingkat Kemampuan
yang Diharapkan
Berikut ini adalah grafik dari
tingkat kemampuan yang diharapkan
bisa dilihat dari gambar berikut ini :
Gambar 7 Tingkat Kemampuan
yang Diharapkan
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
5.6 Tahap 6 – Apakah Kita
Sampai Kesana ?
Pada tahap sebelumnya di
peroleh hasil pengukuran tingkat
kapabilitas dengan tingkat
kemampuan saat ini dan tingkat
kemampuan yang diharapkan maka
langkah selanjutnya penulis
mengetahui tingkat kesenjangan
antara keduanya. Pada analisa
kesenjangan saat ini terjadi diantara
Established Process dan Optimising
Process. Untuk lebih jelas tentang
analisa kesenjangan / gap dapat
dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 5.13 Analisa Kesenjangan
(gap)
Adapun grafik dari analisa
kesenjangan bisa dilihat dari gambar
berikut ini :
Gambar 5.8 Kesenjangan /
Gap
5.7 Tahap 7 – Bagaimana Kita
Menjaga Momentumnya ?
Berdasarkan hasil-hasil yang
didapat sebelumnya yaitu hasil
identifikasi kondisi kinerja SIMPEG
di DISIKPORA Kota Palembang,
regulasi, dan hasil pengukuran
tingkat kemampuan dan analisa
kesenjangan maka hal yang harus
dilakukan penulis yaitu membuat
aktivitas perbaikan dari kinerja
SIMPEG dan penulis membuat
Kertas kerja yang berisikan dari no
aktivitas yang berisi aktivitas dari
EDM02 dan aktivitas COBIT 5.0
yaitu isi dari kerangka kerja COBIT
5.0 dan yang terakhir adalah aktivitas
perbaikan terhadap kinerja SIMPEG
di DISDIKPORA Kota Palembang.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan proses evaluasi
yang telah penulis lakukan maka
diperoleh kesimpulan bahwa dari
hasil rekapitulasi tingkat model
capability skala penelitian evaluasi
pada kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota Palembang
yaitu :
1. Dari hasil perhitungan
kuesioner berdasarkan
subdomain EDM01 yaitu pada
proses Ensure Governance
Framework Setting and
Maintenance memperoleh nilai
sebesar 3,42 yaitu Established
Process. Nilai ini sudah hampir
mendekati nilai pada level
yang diharakan. Pada level ini
berarti bahwa proses tersebut
telah diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome
yang diharapkan.
2. Tingkat kemampuan kinerja
SIMPEG pada domain
Evaluate, Direct, Monitor
(EDM) pada proses EDM02
yaitu Ensure Benefits Delivery
berdasarkan hasil perhitungan
kuesioner diperoleh nilai
sebesar 2,45 yaitu Managed
Process yaitu berarti proses
tersebut telah dijalankan seperti
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
diatas telah diimplementasikan
dalam cara yang lebih teratur
(direncanakan, dipantau,
disesuaikan) dan produk yang
dihasilkan telah ditetapkan,
dikendalikan, dan dijaga
dengan baik.
3. Pada domain EDM03 yaitu
proses Ensure Risk
Optimisation pada evaluasi
kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang berdasarkan
perhitungan hasil kuesioner
diperoleh nilai sebesar 2,93
yang berarti Established
Process yaitu proses tersebut
telah diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome
yang diharapkan.
4. Berdasarkan hasil perhitungan
kuesioner pada domain
EDM04 yaitu pada proses
Ensure Resource Optimisation
diperoleh nilai tingkat
kemampuan sebesar 3,35 yang
berarti Established Process
yaitu proses tersebut telah
diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome
yang diharapkan.
5. Pada domain EDM05 yaitu
proses Ensure Stakeholder
Transparency pada evaluasi
kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang berdasarkan
perhitungan hasil kuesioner
diperoleh nilai sebesar 3,30
yang berarti Established
Process yaitu proses tersebut
telah diimplementasikan
menggunakan proses tertentu
yang telah ditetapkan, yang
mampu mencapai outcome
yang diharapkan.
6. Berdasarkan framework
COBIT 5.0, kinerja SIMPEG
di DISDIKPORA Kota
Palembang pada saat ini
memiliki indeks kapabilitas
kinerja SIMPEG yang cukup
baik yaitu sebesar 3,09 di
tingkat Established Process
yang berarti dimana proses
kinerja SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang telah
diimplementasikan secara
berhasil “ direncanakan,
disesuaikan, dan di monitor”
dan produk kerjanya tepat
didirikan dikendalikan,
dipelihara dan proses pada
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota palembang sudah
mendekati atau sudah tidak
terlalu jauh dari kondisi yang
diharapkan pada tingkat paling
tinggi yaitu tingkat 5
(Optimising Process), dengan
kesenjangan / gap sebesar 1,1.
6.2 Saran
Adapun beberapa saran yang
dapat diberikan penulis adalah
sebagai berikut yaitu :
1. Pihak Subbag Kepegawaian
pada DISDIKPORA Kota
Palembang diharapkan perlu
untuk segera membuat rencana
strategis tentang pengelolaan
dan pengembangan kinerja
SIMPEG di DISDIKPORA
Kota Palembang.
2. Tindakan yang perlu untuk
dilakukan oleh pihak Subbag
Kepegawaian diantaranya yaitu
Evaluasi Tingkat Kematangan Kinerja Sistem Kepegawaian Pada Dinas
Pendidikan Dan Olahraga Kota Palembang Menggunakan Metode COBIT 5
dimulai dengan mengenali
kebutuhan,
mendokumentasikan dengan
baik segala sesuatu yang
berhubungan dengan data yang
ada di SIMPEG di
DISDIKPORA Kota
Palembang, pengukuran dan
evaluasi yang dilakukan secara
terus menerus dan secara
berkala.
3. Mengadopsi framework untuk
mengetahui kinerja SIMPEG
yang telah berstandar
Internasional.
DAFTAR RUJUKAN
Ahmad, Sabri. 2007. Strategi Belajar
Mengajar Mikro Teaching.
Ciputat: Quantum Teaching.
Arikunto, Suharsimi. 2014. Prosedur
Penelitian Suatu pendekatan
praktik. Jakarta: Rineka
Cipta.
Djaali, Pudji. 2008. Pengukuran
Dalam Bidang Pendidikan.
Jakarta: Grasindo
Hakim, Abdul. 2014. Evaluasi Tata
Kelola Teknologi Informasi
Dengan Framework COBIT 5
Di Kementerian ESDM (Studi
Kasus Pada Pusat Data dan
Teknologi Informasi ESDM).
ISACA, 2012. COBIT 5 A Business
Framework for the
Governance and
Management of Enterprise
IT.
Kusnandar, 2013. Evaluasi Tata
Kelola Sumber Daya
Teknologi Informasi
menggunakan COBIT 5 Pada
PT. Pertamina EP REGION
Sumatera Prabumulih.
Mastan, Ignatius Adrian. 2010. Audit
Sistem Informasi
Perpustakaan STIKOM
Surabaya Menggunakan
Standar COBIT. SNASTI
2010. OSIT – 49. Surabaya.
Prabowo, Muhammad Wibowo
2008. Analisa Tingkat
Kematangan (Maturity Level)
Pengawasan dan Evaluasi
Kinerja Teknologi Informasi
Otomasi Perpustakaan
dengan COBIT (Control
Objective For Information
and Related Technology)
STUDI KASUS di
Perpustakaan Universitas
Indonesia.
Priyatno, Duwi. 2012. Belajar Cepat
Olah Data Statistik dengan
SPSS. Yogyakarta: Andi
Yogyakarta.
Sarno, 2009. Audit sistem &
teknologi informasi, ITS
Press. Surabaya.
Sugiyono, 2007. Metode Penelitian
Bisnis. Bandung :
CV.Alfabeta.
Surendro, Krisdanto 2009.
Implementasi Tata Kelola
Teknologi Informasi.
Bandung: informatika.