1
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI
BANYUDONO BOYOLALI
ITSNA KHOIROTUL ASRI F 3302058
BAB I
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Langkah awal didirikannya CV. Suka Lentera Abadi adalah dari
keinginan Bp. Joko Suharyono untuk mendirikan sebuah usaha pengolahan
(penggergajian) kayu. Usaha pengolahan kayu ini memasok kayu gergajian ke
berbagai daerah di Jawa Tengah, Jawa Timur serta Daerah Istimewa
Yogyakarta. Seiring dengan berkembangnya usaha yang beliau rintis, usaha
pengolahan kayu tersebut kemudian dikembangkan menjadi industri kecil
berupa industri kerajinan sangkar yang dimulai sekitar pertengahan tahun
1993. Industri tersebut berkembang pesat sebagai salah satu produsen sangkar
burung di Jawa. Hasil produksi industri tersebut berupa sangkar burung
dengan ornamen tokoh-tokoh pewayangan. Pemasaran yang dilakukan yaitu
dengan penjualan sendiri atau pemesanan dari pembeli. Dengan pesatnya
perkembangan industri meubel di Indonesia khususnya Jawa Tengah, maka
pada tahun 1995 industri kerajinan sangkar tersebut dikembangkan menjadi
2
industri meubel dengan nama CV. Suka Lentera Abadi dengan akta pendirian
No. II/2002 (pembaharuan), di depan notaris Andriati Bintarsih, SH.
CV. Suka Lentera Abadi menempati areal seluas 20.000 m 3 yang
berlokasi di Desa Cangkringan, Banyudono, Boyolali. Lokasi ini cukup
strategis karena terletak di jalur utama perdagangan. Selain itu, lokasi
perusahaan juga terjangkau oleh sarana transportasi, listrik, telepon, dan air.
Perusahaan mempekerjakan 152 karyawan yang berasal dari sekitar
lingkungan pabrik. Perusahaan ini memproduksi meubel indoor furniture
dengan bahan utama kayu mahoni, jati, pinus, dan karet. Bahan baku
diperoleh dari supplier tetap dari Jawa Tengah dan Jawa Barat.
CV. Suka Lentera Abadi memproduksi meubel indoor furniture
yang seluruh produknya diekspor ke luar negeri dan tidak dipasarkan di dalam
negeri. Untuk melengkapi ketentuan sebagai perusahaan ekspor, maka CV.
Suka Lentera Abadi telah melengkapi persyaratan berupa IUI (Ijin Usaha
Industri) dan SIUP yang diterbitkan oleh Departemen Perindustrian,
Perdagangan, dan Koperasi Kabupaten Boyolali No. 107/11.32/2.2/II/2003
dan SIUP No. 000151/11.32/2.2/II/2003. Sampai saat ini, negara-negara
pengimpor produk meubel CV. Suka Lentera Abadi adalah Jepang, Perancis,
Inggris, dan Amerika.
Dalam melakukan usaha industri meubeler ini, CV. Suka Lentera
Abadi telah mendapatkan pengakuan dari pemerintah berupa sertifikat ETPIK
(Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan) dan BRIK (Badan
Revitalisasi Industri Kehutanan) yang dikeluarkan pada 19 Maret 2003
3
berdasarkan Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik
Indonesia No. 32/MPP/Kep/1/2003.
B. Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan usahanya, perusahaan mempunyai visi dan
misi demi tercapainya tujuan organisasi. Adapun visi dan misi CV. Suka
Lentera Abadi adalah sebagai berikut :
· Visi Perusahaan
Visi perusahaan adalah bersama-sama mendapatkan keuntungan serta
meningkatkan kesejahteraan karyawan.
· Misi Perusahaan
Misi perusahaan adalah meningkatkan pengelolaan sumber daya alam
untuk devisa dan menciptakan lapangan kerja.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi yang
dipakai oleh CV. Suka Lentera Abadi adalah struktur organisasi garis dan staf.
Struktur organisasi garis dan staf ini dipakai apabila pimpinan memerlukan
4
bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran kepada
beberapa fungsi yang ada dalam perusahaan. Staf hanya bertugas memberikan
saran kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian dan tidak mempunyai
kekuasaan dalam pemberian perintah.
Adapun struktur organisasi yang dijalankan CV. Suka Lentera
Abadi adalah sebagai berikut :
5
Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV. Suka Lentera Abadi
Direktur
Manajer Produksi
Manajer Mutu
Manajer Pemasaran dan Ekspor
Manajer Keuangan
Manajer Rumah Tangga
Produksi
QUC
Staff Ekspor
Packaging
Finishing
Akuntansi
Kasir
Purchasing
Perawatan Teknik
Personalia
Sample Cutting
Mill Assembling
Satuan Pengawas Intern
Gudang
PPIC
Pemasaran
6
D. Deskripsi Jabatan
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian
tersebut adalah sebagai berikut :
· Direktur
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Memimpin seluruh kegiatan operasional perusahaan.
- Mengambil kebijaksanaan serta langkah-langkah demi kemajuan
perusahaan.
- Mengorganisasikan dan membagi tugas pada tiap-tiap divisi.
- Mengawasi dan memonitor kegiatan tiap-tiap divisi untuk menegakkan
kedisiplinan kerja.
- Bertanggung jawab secara hukum, baik internal maupun eksternal
perusahaan.
· Satuan Pengawas Intern
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Memberikan penilaian terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja
perusahaan.
- Memberikan penilaian terhadap penerapan kebijakan-kebijakan yang
telah ditetapkan perusahaan.
- Melakukan pemeriksaan dalam rangka pengamanan harta dan
kekayaan perusahaan.
7
· Manajer Produksi
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Merencanakan proses produksi mulai dari prototype sampai menjadi
barang yang siap digunakan.
- Membuat skedul kerja dalam kaitannya dengan proses produksi.
- Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap proses produksi yang
berlangsung.
Manajer Produksi membawahi 6 divisi yaitu :
§ Divisi Purchasing
Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku, bahan penolong,
perlengkapan, peralatan serta fasilitas lainnya.
§ Divisi PPIC ( Product Planning Inventory Control )
Bertugas mengontrol bahan baku yang masuk proses produksi serta
mengecek produk yang telah dihasilkan.
§ Divisi Produksi
- Membuat prototype dari barang yang akan diproduksi sesuai
spesifikasi buyer ( Bagian Sample ).
- Melakukan proses pemotongan dari raw material menjadi
komponen ( Bagian Cutting ).
- Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang
dibutuhkan bagian assembling untuk diproses menjadi barang
jadi ( Bagian Mill ).
8
- Melakukan proses perakitan dari komponen menjadi barang sesuai
spesifikasi yang telah ditentukan ( Bagian Assembling ).
§ Divisi Finishing
Melakukan proses akhir pembuatan barang yaitu penyempurnaan dan
pewarnaan pada tiap-tiap barang.
§ Divisi Packaging
Melakukan pengepakan barang yang sudah jadi untuk siap dikirim
sesuai dengan spesifikasi buyer.
§ Divisi Gudang
Melakukan penyimpanan bahan baku dan bahan penolong yang akan
digunakan dalam proses produksi.
· Manajer Mutu
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Bertanggung jawab kepada Direktur terhadap pengendalian mutu
barang.
- Melakukan pengawasan dan pengendalian mutu barang atau
komponen barang pada tiap-tiap bagian.
Manajer mutu membawahi 1 divisi yaitu :
§ Divisi QUC ( Quality Control )
- Bertanggung jawab dalam hal mutu atau kualitas barang yang di
proses.
- Membuat standarisasi barang sesuai spesifikasi dari vendor atau
buyer.
9
· Manajer Pemasaran dan Ekspor
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Memonitor hasil operasi marketing serta mengadakan pembetulan
dalam langkah-langkah guna mencapai hasil yang seoptimal
mungkin.
- Membuat laporan kegiatan ekspor baik untuk intern perusahaan
maupun instansi lain.
Manajer pemasaran dan ekspor membawahi 2 divisi yaitu :
§ Divisi Pemasaran
- Bertanggung jawab dalam penerimaan order dari buyer.
- Bertanggung jawab terhadap proses pemasaran produk serta
komunikasi dengan para vendor atau buyer.
§ Staff Ekspor
- Bertanggung jawab dalam pengurusan dokumen-dokumen ekspor.
- Bertanggung jawab terhadap proses negoisasi L/C dengan Advise
Bank.
· Manajer Keuangan
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Bertanggung jawab terhadap kegiatan transaksi keuangan perusahaan.
- Membuat laporan gaji karyawan beserta staffnya.
- Membuat laporan keuangan untuk intern perusahaan maupun instansi
lain.
10
- Membuat laporan pajak perusahaan, seperti pajak pertambahan nilai,
pajak penghasilan serta pajak lain untuk intern perusahaan maupun
instansi lain.
- Menyusun anggaran pendapatan dan belanja tahunan.
Manajer Keuangan membawahi 2 divisi yaitu :
§ Kasir
Melakukan pencatatan kas kecil perusahaan.
§ Akuntansi
- Mengadakan pembukuan arus masuk dan keluar uang serta barang.
- Bertanggung jawab terhadap administrasi dan pengarsipan
dokumen-dokumen penjualan ekspor, pembelian bahan baku, upah
dan gaji karyawan.
- Membuat laporan keuangan perusahaan.
· Manajer Rumah Tangga
Tugas dan wewenangnya yaitu :
- Bertanggung jawab terhadap kondisi pabrik yang mencakup perawatan
peralatan dan perlengkapan.
- Bertanggung jawab terhadap kondisi kerja yang berhubungan dengan
kesejahteraan karyawan.
- Bertanggung jawab kepada Direktur terhadap proses pemenuhan hak
dan kewajiban karyawan.
11
Manajer Rumah Tangga membawahi 2 divisi yaitu :
§ Personalia
- Bertanggung jawab terhadap proses perekrutan dan pemberhentian
karyawan.
- Bertanggung jawab dalam pemberian insentif kepada karyawan
dan segala sesuatu yang berhubungan dengan kesejahteraan
karyawan.
- Bertanggung jawab terhadap pengisian absensi karyawan.
§ Teknik dan Perawatan
- Melakukan perawatan terhadap peralatan, mesin produksi dan
penolong serta fasilitas lainnya agar dapat digunakan dengan baik.
- Melakukan setting peralatan dan fasilitas lain untuk proses
produksi.
E. Proses Produksi
Produksi meubel indoor furniture di CV. Suka Lentera Abadi
menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan penolong seperti amplas,
lem kayu, pewarna kayu serta bahan-bahan lain. Kayu yang sering dipakai
antara lain kayu mahoni, pinus, jati, dan karet serta memakai bahan lain yaitu
playwood. Proses produksi dibagi dalam beberapa tahap yaitu mill
(pembahanan / cutting), assembling (rakit), sanding (amplas), finishing dan
packaging. Adapun proses produksi yang dilakukan adalah :
12
1. Proses sampling
Dalam proses ini dilakukan pembuatan sample dan spesifikasi barang
berdasarkan permintaan buyer atau berdasarkan desain sendiri.
2. Plotting kayu
Sample yang telah jadi beserta detail ukuran komponen diserahkan ke
bagian pembahanan untuk di plotting dan dilakukan pemotongan
berdasarkan detail dan selanjutnya diserahkan ke bagian assembling.
3. Proses assembling
Dalam proses ini dilakukan perakitan komponen menjadi barang jadi
sesuai dengan spesifikasi barang.
4. Proses amplas
Setelah selesai dirakit, proses selanjutnya yaitu pengamplasan. Pada tahap
ini barang mengalami proses penghalusan dengan melalui tiga tahap yaitu
amplas kasar, revisi amplas dan amplas halus dan siap di finishing.
5. Proses finishing
Dalam proses finishing terdapat beberapa tahap yaitu colouring
(pewarnaan dasar) kemudian sanding sealer dan toning untuk
menyesuaikan dan menyeragamkan warna kayu. Proses selanjutnya adalah
pengamplasan finishing dan top coat yaitu melapisi warna agar tidak
timbul keluar sehingga terlihat lebih halus.
13
6. Proses packaging
Setelah kering dari proses finishing maka dilakukan proses pembungkusan
dengan karton box atau corrugated paper sesuai pesanan dan spesifikasi
buyer.
7. Proses loading
Setelah selesai di packing sesuai jadwal pengiriman, maka barang dimuat
dalam kontainer untuk dikirim kepada buyer di luar negeri.
F. Pemasaran
Sistem pemasaran yang dilakukan CV. Suka Lentera Abadi dalam
usahanya meningkatkan volume penjualan antara lain :
· pemasaran aktif yaitu pemasaran yang dilakukan perusahaan dengan
mengikuti :
- pameran-pameran meubel di berbagai event,
- presentasi kepada calon pembeli yang membutuhkan produk meubel
indoor furniture.
· pemasaran pasif yaitu dengan menunggu tambahan pesanan dari vendor
atau buyer yang sudah berjalan.
13
BAB II
LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Sistem dan Prosedur Akuntansi
Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (1990), sistem adalah
suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun
sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan
atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan menurut Mulyadi (1997),
sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok suatu perusahaan. Dari pengertian diatas
dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling
berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan perusahaan.
Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (1990), prosedur adalah
suatu urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Sedangkan
menurut Mulyadi (1997), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih dalam satu departemen yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan atau
organisasi yang terjadi secara berulang-ulang. Berdasar penjelasan diatas
dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal yang
dilakukan beberapa orang atau lebih dalam satu bagian, yang disusun untuk
15
menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi yang terjadi dalam
perusahaan. Kegiatan klerikal yang dilakukan untuk mencatat informasi ke
dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar terdiri dari beberapa kegiatan
berikut ini:
1. Menulis.
2. Menggandakan.
3. Menghitung.
4. Memberi kode.
5. Mendaftar.
6. Memilih (mensortasi).
7. Memindah.
8. Membandingkan.
Menurut Mulyadi (1997), sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Unsur Sistem Akuntansi Pokok
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan
formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam
(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering disebut juga
16
dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat
peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening
pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening
tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan
catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada
catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan
digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa
neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan berisi informasi yang
merupakan keluaran sistem akuntansi.
17
Tujuan Sistem Akuntansi
1. Untuk menyediakan informasi pengelolaan kegiatan usaha baru,
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya,
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan,
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
B. Sistem Penjualan Tunai
Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan dengan cara tunai
(cash). Penjualan tunai mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga
barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli.
Sistem penjualan tunai adalah suatu jaringan prosedur yang saling
berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan penjualan tunai suatu perusahaan.
18
Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan tunai suatu
perusahaan antara lain:
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai antara lain :
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertugas untuk menerima order dari pembeli.
b. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertugas untuk menyerahkan barang kepada
pembeli.
c. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertugas untuk menyiapkan barang dan
menyerahkannya ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Penerimaan Kas
Fungsi penerimaan kas bertugas untuk menerima kas dari pembeli dan
menyetorkan kas yang diterima perusahaan dari penjualan tunai ke
Bank.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke
dalam jurnal penjualan dan mencatat transaksi penerimaan kas ke
dalam jurnal penerimaan kas.
19
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai antara
lain :
a. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen yang digunakan oleh fungsi penjualan untuk mencatat
penerimaan order dari pembeli.
b. Pita Register Kas
Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa uang dari pembeli
telah diterima oleh fungsi penerimaan kas.
c. Bukti Setor Bank
Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa kas yang diterima
perusahaan telah disetor ke Bank.
d. Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas
harga pokok barang yang dijual selama satu periode.
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai antara
lain :
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat setiap transaksi penjualan.
20
b. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat penerimaan kas yang berasal dari berbagai sumber
penerimaan.
c. Jurnal Umum
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok barang
yang dijual.
d. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat berkurangnya harga
pokok barang yang dijual.
e. Kartu Gudang
Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai antara lain :
a. Prosedur Penerimaan Order
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan
membuat Faktur Penjualan Tunai rangkap tiga yang diserahkan kepada
fungsi penerimaan kas, fungsi gudang, dan lembar terakhir diarsip oleh
fungsi penjualan.
b. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari
pembeli. Kemudian fungsi penerimaan kas membubuhkan cap “lunas”
21
pada Faktur Penjualan Tunai dan menempelkan Pita Register Kas pada
faktur tersebut.
c. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini fungsi gudang menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman dan mencatatnya dalam Kartu Gudang. Kemudian fungsi
pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli bersama dengan
Faktur Penjualan Tunai sebagai slip pembungkus.
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan transaksi penjualan
tunai dalam jurnal penjualan. Di samping itu fungsi akuntansi juga
mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu
persediaan.
e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menyetorkan kas yang
diterima dari penjualan tunai ke Bank.
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penerimaan
kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Setor Bank.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekap harga pokok
penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan,
kemudian mencatatnya ke dalam jurnal umum.
22
C. Sistem Penerimaan Kas
Kas merupakan salah satu aktiva yang paling liquid sehingga
mudah diubah menjadi jenis aktiva lain. Selain itu kas juga paling mudah
digelapkan dan diselewengkan oleh karyawan sehingga memerlukan
pengawasan intern yang ketat. Penerimaan kas adalah penerimaan dari hasil
penjualan tunai maupun penjualan kredit dan penerimaan lain berupa uang
kontan, cek, giro bilyet, dll.
Sistem penerimaan kas adalah suatu jaringan prosedur yang saling
berhubungan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan penerimaan kas suatu perusahaan.
Unsur-unsur yang membentuk sistem penerimaan kas suatu
perusahaan antara lain:
1. Fungsi yang terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas antara lain :
a. Fungsi Penerimaan Kas
Fungsi penerimaan kas bertugas untuk menerima kas dari pembeli dan
menyetorkan kas yang diterima perusahaan ke Bank.
b. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas
dalam jurnal penerimaan kas.
23
2. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas antara
lain :
· Bukti Setor Bank
Dokumen yang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa uang yang
diterima perusahaan telah disetor ke bank.
3. Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas antara
lain :
· Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat penerimaan kas yang berasal dari berbagai sumber
penerimaan.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas antara lain :
a. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari
pembeli.
b. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menyetorkan kas yang
diterima dari penjualan tunai ke Bank.
24
c. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penerimaan
kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Setor Bank.
D. Sistem Pengendalian Intern
Menurut American Institute of Certified Public Accountant
(AICPA) dalam Baridwan (1990), sistem pengendalian intern yaitu meliputi
struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan
dan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi, memajukan efisiensi kerja dan membantu manajemen dalam
mengambil keputusan serta menjaga agar kebijakan itu tidak diselewengkan.
Sedangkan menurut Mulyadi (1997), sistem pengendalian intern
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan
yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem
tersebut.
25
Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (1997) sistem pengendalian intern mempunyai empat tujuan
pokok yaitu :
1. menjaga kekayaan organisasi,
2. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
3. mendorong efisiensi,
4. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuan tersebut, pengendalian intern dapat dibedakan
menjadi dua yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
dan pengendalian intern administratif (internal administrative control).
1. Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control)
Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi
dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2. Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control)
Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi
dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (1997) unsur-unsur pengendalian intern meliputi:
1. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas,
26
2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan , dan biaya,
3. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi,
4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
E. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern
Sistem akuntansi merupakan salah satu sistem informasi di antara
berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola
perusahaan. Sistem akuntansi dibuat oleh manajemen dengan tujuan untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar. Keandalan dan
kereliabilitasan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan yang
dihasilkan oleh sistem akuntansi sangat ditentukan oleh baik buruknya sistem
pengendalian intern yang melekat di sistem akuntansi tersebut. Sistem
pengendalian intern yang dirancang dan diterapkan dengan baik di sistem
akuntansi dan dilaksanakan oleh manajemen di dalam mengelola perusahaan,
akan menjamin ketelitian dan keandalan laporan keuangan. Sistem
pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan
tidak terjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak teliti dan tidak andal,
efisiensi tidak terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi.
Dengan demikian sistem pengendalian intern merupakan komponen utama
dalam pertimbangan dan perancangan sistem akuntansi.
27
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam
sistem akuntansi penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas dirancang untuk
mencapai tujuan pokok pengendalian intern yaitu menjaga kekayaan (kas),
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (kas dan persediaan).
Tabel berikut ini menjelaskan hubungan sistem akuntansi dengan unsur pokok
sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan ekspor dan sistem
penerimaan kas serta salah saji potensial yang mungkin dapat terjadi jika
dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan prinsip-prinsip
pengendalian intern.
28
Tabel 2.1 Hubungan Sistem Akuntansi dan Sistem Pengendalian Intern
serta Salah Saji Potensial dalam Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas
Sub Sistem
Tahap Transaksi / Prosedur
Fungsi Terkait
Dokumen / Catatan yang Digunakan
Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan
Salah Saji Potensial
Penerimaan Order dari Customer
Fungsi Penjualan, Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Penjualan Fungsi Penjualan
Sales Contract Sales Contract Sales Contract
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawab kan oleh fungsi penjualan
Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Penjualan ekspor fiktif kemungkinandapat terjadi Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama
Pembuatan Dokumen Ekspor
Bagian Ekspor
Sales Contract Commer-cial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction
Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan
Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi
Pengiriman Barang
Shipping Company
Bill of Lading
Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading
Barang tidak / belum dikirim kepada buyer
Penjualan Ekspor
Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank
Advise Bank, Bagian Ekspor
Commer-cial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA
Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan
Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi
29
Penerimaan Kas
Fungsi Penerima-an Kas, Fungsi Akuntansi Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Audit Intern
Bukti Transfer Pembaya-ran Bukti Transfer Pembaya-ran Bukti Transfer Pembaya-ran, Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas Bukti Transfer Pembaya-ran, Jurnal Penerimaan Kas
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruhnya dengan segera ke bank Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas
Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank
Penerima-an Kas
Pencatatan Transaksi
Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi
Sales Contract, Commer-cial Invoice, Bukti Transfer Pembaya-ran Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Buku Besar
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu
Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya
30
F. Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
Penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi merupakan
penjualan tunai dengan menggunakan L/C (Letter of Credit). Proses penjualan
ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi melibatkan banyak organisasi di luar
perusahaan seperti Advise Bank, Shipping Company, Bea dan Cukai,
Departemen Perdagangan, dll.
Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada CV.
Suka Lentera Abadi antara lain :
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada
CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Bagian Pemasaran
Bagian pemasaran bertugas untuk menerima order dari buyer dengan
adanya Sales Contract serta bertugas untuk membuat Surat Perintah
Kerja yang ditujukan kepada bagian produksi.
b. Bagian Ekspor
Bagian ekspor bertugas untuk mempersiapkan dokumen-dokumen
ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial Invoice, Packing List,
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat
Keterangan Asal (SKA), dll. yang nantinya akan digunakan dalam
negoisasi L/C dengan Advise Bank.
31
c. Bagian Produksi
Bagian produksi bertugas untuk memproduksi barang berdasar Surat
Perintah Kerja. Bagian produksi juga bertugas untuk membuat
Laporan Hasil Produksi apabila produksi telah selesai, mengepak
barang yang akan dimasukkan ke dalam kontainer serta membuat
Packing List.
d. Advise Bank
Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari
bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta
oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang
ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti
Transfer Pembayaran.
e. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan ekspor
ke dalam jurnal penjualan berdasar Sales Contract dan Commercial
Invoice. Bagian akuntansi juga bertugas untuk mencatat transaksi
penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Transfer
Pembayaran dari Advise Bank. Secara periodik, bagian akuntansi
bertugas untuk meringkas rekening-rekening dalam jurnal penjualan
dan jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. Bagian akuntansi juga
bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen-dokumen Sales
Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran.
32
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan
ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Sales Contract
Dokumen yang dibuat oleh bagian pemasaran saat menerima order dari
buyer. Dokumen ini berisi perjanjian jual beli antara perusahaan
dengan buyer.
b. Surat Perintah Kerja
Dokumen ini digunakan sebagai perintah produksi barang yang
ditujukan kepada bagian produksi.
c. Laporan Hasil Produksi
Dokumen yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi laporan
produksi barang yang telah selesai.
d. Shipping Instruction
Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang ditujukan kepada
Shipping Company untuk mengapalkan barang.
e. Delivery Order
Dokumen yang dikeluarkan oleh Shipping Company yang ditujukan
kepada perusahaan untuk mengambil kontainer.
f. Commercial Invoice
Dokumen ini dibuat oleh bagian ekspor yang berisi perincian barang-
barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. Commercial
33
Invoice ditujukan kepada buyer yang nama dan alamatnya sesuai
dengan yang tercantum dalam L/C.
g. Packing List
Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi berisi daftar barang yang di
packing yang fungsinya memudahkan pemeriksaan oleh Bea dan
Cukai.
h. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Dokumen ini berfungsi sebagai salah satu dokumen untuk negoisasi
L/C dengan Advise Bank. PEB merupakan dokumen pabean yang
digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang
isinya antara lain jenis barang ekspor, identitas eksportir, nama
importir, NPWP, izin khusus, berat barang, negara tujuan, provinsi asal
barang, cara penyerahan barang, merek, dll.
i. Bill of Lading (B/L)
Dokumen yang dibuat oleh Shipping Company yang berisi keterangan
bahwa barang telah diekspor.
j. Surat Keterangan Asal (SKA)
Dokumen berupa surat keterangan yang menyatakan asal barang yang
di ekspor.
k. Bukti Transfer Pembayaran
Dokumen yang merupakan bukti transfer uang dari Advise Bank ke
rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank
setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil.
34
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor
pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
mencatat transaksi penjualan ekspor yang terjadi berdasar Sales
Contract dan Commercial Invoice.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti
Transfer Pembayaran dari Advise Bank.
c. Buku Besar
Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal
penjualan dan jurnal penerimaan kas.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada
CV. Suka Lentera Abadi terdiri dari :
a. Prosedur Penerimaan Order
Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer
dengan adanya Sales Contract antara perusahaan dengan buyer. Sales
contract ini dibuat rangkap empat, lembar pertama diserahkan kepada
buyer, lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga diserahkan
kepada bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran.
35
Kemudian bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang
diserahkan ke bagian produksi.
b. Prosedur Produksi Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai
dengan isi Surat Perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah
produksi selesai dan barang siap untuk di ekspor, bagian produksi
membuat Laporan Hasil Produksi rangkap dua yang diserahkan ke
bagian ekspor dan diarsip bagian produksi.
c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial
Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order
Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan
Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari
bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi.
Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan
diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan
lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales
Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping
Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order
sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah
menerima Delivery Order akan membuat copy dari Delivery Order
yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak
barang.
36
d. Prosedur Ekspor Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat
Packing List. Packing List dibuat rangkap tiga yang akan diserahkan
ke bagian ekspor dan diarsip bagian produksi. Setelah itu barang
dikirim kepada buyer melalui Shipping Company.
e. Prosedur Negoisasi L/C
Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim Commercial Invoice,
Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading
(B/L), Surat Keterangan asal (SKA) ke Advise Bank untuk
dinegoisasikan. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan
yang diminta L/C maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke
rekening perusahaan dan sebagai buktinya Advise Bank akan
memberikan Bukti Transfer Pembayaran.
f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi
Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan
ekspor ke dalam jurnal penjualan berdasarkan Sales Contract dan
Commercial Invoice dari bagian ekspor. Bagian akuntansi juga
bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal
penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise
Bank. Bagian akuntansi secara periodik akan meringkas rekening-
rekening dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas ke dalam
buku besar.
37
5. Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem
penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi :
38
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(Prosedur Penerimaan Order)
Bagian Pemasaran
Mulai
Menerima order dari
buyer
4
T
3
2 1
Direktur Buyer
Keterangan : SC : Sales Contract SPK: Surat perintah
Kerja
SPK
Membuat SPK
2
SC 1
39
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Produksi Barang)
Bagian Produksi
SPK
1
Memproduksi Barang
T
Membuat LHP
2
LHP 1
3 T
Keterangan : SPK : Surat Perintah
Kerja LHP : Laporan Hasil
Produksi
40
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction
dan Commercial Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order)
Bagian Ekspor
3
LHP 1
Membuat CI dan SI
LHP 1
Shipping Company
2
SC 3
SC 3
3
2
5 T
Keterangan : LHP : Laporan Hasil
Produksi SC : Sales Contract CI : Commercial Invoice SI : Shipping Instruction DO : Delivery Order
CI 1
SI
Shipping Company
DO
Membuat copy DO
Copy DO
6
T
4
41
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Ekspor Barang)
Bagian Produksi
Copy DO
Mengepak Barang
Keterangan : DO : Delivery Order PL : Packing List
7
T
Membuat PL
Mengekspor Barang
Buyer
3
2
PL 1
N
6
42
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Negoisasi L/C)
Bagian Ekspor
2
CI 1
7
2
PL 1
N N N N N
2
PEB 1
2
B/L 1
2
SKA 1
Bea dan Cukai
Shipping Company
Dep. Perdagangan
BTP
Dari Advise Bank
8
Mengirimkan ke Advise Bank
Menerima BTP
Advise Bank membandingkan dengan L/C
Keterangan : CI : Commercial Invoice PL : Packing List PEB : Pemberitahuan Ekspor
Barang B/L : Bill of Lading SKA : Surat Keterangan asal BTP : Bukti Transfer Pembayaran L/C : Letter of Credit
4
43
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor
dan Transaksi Penerimaan Kas) Bagian Akuntansi
5 8
CI 3
JP JPK
BB
T N
Secara periodik
Keterangan : SC : Sales Contract CI : Commercial Invoice BTP : Bukti Transfer Pembayaran JP : Jurnal Penjualan JPK : Jurnal Penerimaan Kas BB : Buku Besar
Selesai
BTP
Pencocokkan
CI 3
SC 3
SC 3
BTP
Mencatat ke dalam BB
44
6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera
Abadi
Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem penjualan
ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan bagan alir
dari sistem tersebut :
a. Prosedur Penerimaan Order
Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer yang
diotorisasi dengan adanya Sales Contract. Sales Contract ini dibuat
empat lembar yang akan diserahkan kepada buyer (lembar pertama),
lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga akan diserahkan
ke bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran.
Setelah itu bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang
diserahkan ke bagian produksi.
b. Prosedur Produksi Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai
dengan isi Surat perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah
produksi selesai, bagian produksi membuat Laporan Hasil Produksi
yang dibuat rangkap dua. Lembar pertama diserahkan ke bagian ekspor
dan lembar kedua diarsip bagian produksi.
c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial
Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order
Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan
Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari
45
bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi.
Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan
diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan
lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales
Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping
Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order
sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah
menerima Delivery Order segera membuat copy dari Delivery Order
yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak
barang.
d. Prosedur Ekspor Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat
Packing List rangkap tiga setelah menerima copy Delivery Order dari
bagian ekspor. Lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian
ekspor dan lembar ketiga diarsip bagian produksi. Setelah barang
selesai di packing, barang segera di ekspor ke luar negeri melalui
Shipping Company.
e. Prosedur Negoisasi L/C
Dalam prosedur ini, bagian ekspor melakukan negoisasi L/C dengan
Advise Bank dengan menyerahkan dokumen-dokumen ekspor seperti
Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill
of Lading, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang diminta oleh
buyer. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan yang
46
diminta buyer, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke
rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut, Advise
Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran.
f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi
Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencocokkan Sales Contract
dan Commercial Invoice dari bagian ekspor dengan Bukti Transfer
Pembayaran dari Advise Bank. Setelah itu, bagian akuntansi akan
mencatat Sales Contract dan Commercial Invoice ke dalam jurnal
penjualan. Bagian akuntansi akan mencatat Bukti Transfer
Pembayaran dari Advise Bank ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian
akuntansi secara periodik meringkas rekening-rekening yang ada
dalam kedua jurnal tersebut ke dalam buku besar.
G. Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
Penerimaan kas CV. Suka Lentera Abadi seluruhnya berasal dari
penjualan ekspor meubel indoor furniture. Penjualan ekspor ini menggunakan
Letter of Credit (L/C) sebagai alat pembayarannya.
Unsur-unsur yang membentuk sistem penerimaan kas pada CV.
Suka Lentera Abadi antara lain :
47
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas pada CV.
Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Bagian Ekspor
Bagian ekspor bertugas untuk menyerahkan dokumen-dokumen ekspor
ke Advise Bank untuk dinegoisasikan dengan L/C. Apabila negoisasi
L/C dengan Advise Bank berhasil, maka Advise Bank akan segera
mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai bukti transfer
tersebut, Advise Bank akan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran.
b. Advise Bank
Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari
bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta
oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang
ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti
Transfer Pembayaran.
c. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat Bukti Transfer Pembayaran
ke dalam jurnal penerimaan kas dan secara periodik meringkas
rekening-rekening dalam jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar
bank.
48
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas
pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Dokumen-dokumen ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial
Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of
Lading (B/L), dan Surat Keterangan Asal (SKA). Penjelasan mengenai
dokumen-dokumen tersebut telah dibahas dalam sistem penjualan
ekspor.
b. Bukti Transfer Pembayaran
Dokumen yang merupakan bukti transfer uang Advise Bank ke
rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank
setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil.
3. Catatan Akuntansi
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas
pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti
Transfer Pembayaran dari Advise Bank.
b. Buku Besar
Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal
penerimaan kas.
49
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas pada
CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Prosedur Negoisasi L/C
Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim dokumen-dokumen
ekspor seperti Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan
Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat Keterangan asal
(SKA) ke Advise Bank untuk dinegoisasikan dengan L/C. Apabila
dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan L/C, maka Advise Bank
akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan dan sebagai
buktinya Advise Bank akan memberikan Bukti Transfer Pembayaran.
b. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan
kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer
Pembayaran dari Advise Bank dan secara periodik akan meringkas
rekening-rekening dalam jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar.
5. Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem
penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi :
50
Gambar 1.3 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
(Prosedur Negoisasi L/C)
Bagian Ekspor
SKA 1
B/L 1
PEB 1
PL 1
CI 1
BTP
Dari Advise Bank
1
Mengirimkan ke Advise Bank
Menerima BTP
Advise Bank membandingkan dengan L/C
Keterangan : CI : Commercial Invoice PL : Packing List PEB : Pemberitahuan Ekspor
Barang B/L : Bill of Lading SKA : Surat Keterangan asal BTP : Bukti Transfer Pembayaran L/C : Letter of Credit
Mulai
51
Gambar 1.3 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas)
Bagian Akuntansi
1
JPK
BB
N
Secara periodik
Keterangan : BTP : Bukti Transfer Pembayaran JPK : Jurnal Penerimaan Kas BB : Buku Besar
Selesai
BTP
Mencatat ke dalam BB
Mencatat ke dalam JPK
52
6. Uraian Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera
Abadi
Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem
penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan
bagan alir dari sistem tersebut :
a. Prosedur Negoisasi L/C
- Bagian ekspor mengirimkan dokumen-dokumen ekspor seperti
Commercial Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang,
Bill of Lading, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang
diminta oleh buyer ke Advise Bank.
- Advise Bank akan membandingkan dokumen-dokumen ekspor
tersebut dengan L/C. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai
dengan isi L/C, maka Advise Bank akan segera mentransfer uang
ke rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut,
Advise Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran.
b. Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas
- Bagian akuntansi setelah menerima Bukti Transfer Pembayaran
dari Advise Bank, akan mencatat Bukti Transfer Pembayaran ke
dalam jurnal penerimaan kas. Bagian akuntansi secara periodik
meringkas rekening-rekening yang ada dalam jurnal penerimaan
kas tersebut ke dalam buku besar.
53
H. Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor
dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
Sistem pengendalian intern yang diterapkan terhadap sistem
penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi
berdasarkan aktivitas pengendalian dan salah saji potensial yang mungkin
dapat terjadi jika dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan
prinsip-prinsip pengendalian intern dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini.
54
54
Tabel 2.2 Kertas Kerja Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor
dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
Analisis Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi
Sub Sis-tem
Tahap Tran-saksi / Prose-dur
Fungsi Terkait
Doku-men / Catatan yang Digu-nakan
Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan
Salah Saji Potensial
Aktivitas Pengendalian
Fungsi Terkait
Doku-men /catatan yang di- gunakan
Kelebihan Kelemahan Aktivitas pengendalian pengganti/tambahan
Penjualan Eks por
Penerimaan Order dari Customer
Fungsi Penjua lan, Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penjua lan Fungsi Penjua lan
Sales Con tract Sales Con tract Sales Con tract
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggu nakan formulir Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Penjualan ekspor fiktif kemungkinandapat terjadi Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama
Fungsi penjualan dipegang oleh bagian pemasaran Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan menggunakan Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh bagian pemasaran
Bagian Pemasa ran, Advise Bank Bagian Pemasa ran Bagian Pemasa ran
Sales Con tract Sales Con tract Sales Con tract
Sales Contract dibuat untuk transaksi penjualan ekspor yang benar-benar terjadi Penjualan ekspor merupakan penjualan yang benar-benar terjadi Sales Contract hanya digunakan untuk satu kali transaksi penjualan ekspor
55
Pembuatan Dokumen Ekspor
Bagian Ekspor
Sales Con tract Com mercial Invoice, Packing List, dan Ship ping Instruc tion
Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan
Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi
Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari direktur
Bagian Pemasa ran, Direktur
Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction
Dokumen ekspor dihasilkan dari penjualan ekspor yang benar-benar terjadi
Pengiriman Barang
Shipping Compa ny
Bill of Lading
Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading
Barang tidak / belum dikirim kepada buyer
Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading
Shipping Compa ny
Bill of Lading
Barang sudah dikirim ke buyer
Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank
Advise Bank, Bagian Ekspor
Com mercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA
Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan
Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi
Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh direktur
Advise Bank, Bagian Ekspor
Com mercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA
Penjualan ekspor merupakan penjua lan yang benar-benar terjadi
56
Pene rima an Kas
Penerimaan Kas
Fungsi Penerimaan Kas, Fungsi Akuntan si Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Audit Intern
Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran, Jurnal Penjua lan, Jur nal Pe nerima an Kas Bukti Transfer Pemba yaran, Jurnal Peneri maan Kas
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruh nya dengan segera ke bank Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas
Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank
Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Fungsi akuntansi dipegang oleh bagian akuntansi Kas yang diterima dari penjualan ekspor langsung ditransfer ke rekening perusahaan Penerimaan kas diotorisasi oleh Advise Bank dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran
Advise Bank, Bagian Akuntan si Advise Bank Advise Bank Satuan Penga was Intern
Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pembayaran, Buku Bank, Jurnal Penerimaan Kas
Kecurangan dapat dihindari karena kedua fungsi terpisah Kas perusahaan di Bank dapat segera diketahui Kas dari penjualan ekspor benar-benar ditransfer ke rekening perusahaan
Tidak ada rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh fungsi yang tidak menyelengga rakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas
57
Penca tatan Tran saksi
Fungsi Akuntan si Fungsi Akuntan si
Sales Con tract, Com mercial Invoice, Bukti Transfer Pemba yaran Jurnal Penjua lan, Jurnal Peneri maan Kas, Buku Besar
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu
Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya
Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas didasarkan atas dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas hanya dilakukan oleh bagian akuntansi
Bagian Akuntan si Bagian Akuntan si
Sales Con tract, Com mercial Invoice, Bukti Transfer Pemba yaran Jurnal Penjua lan, Jurnal Peneri maan Kas, Buku Besar
Pencatatan kedalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas berasal dari penjualan ekspor yang benar-benar terjadi
Informasi yang ada dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas dapat dipercaya
58
Penjelasan hasil analisis sistem pengendalian intern terhadap sistem penjualan
ekspor dan sistem penerimaan kas yang diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi
berdasarkan tabel 2.2 adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penerimaan Order
Kebaikan :
a. Pada CV. Suka Lentera Abadi terdapat pemisahan antara fungsi penjualan
dan fungsi penerimaan kas. Pada CV. Suka Lentera Abadi fungsi penjualan
dipegang oleh bagian pemasaran dan fungsi penerimaan kas dipegang oleh
Advise Bank.
b. Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan
menggunakan formulir Sales Contract.
c. Penggunaan formulir Sales Contract bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pemasaran.
2. Prosedur Pembuatan Dokumen Ekspor
Kebaikan :
· Pada CV. Suka Lentera Abadi, pembuatan dokumen ekspor dilakukan oleh
bagian ekspor dengan otorisasi dari direktur.
3. Prosedur Pengiriman Barang
Kebaikan :
· Pengiriman barang kepada buyer diotorisasi oleh Shipping Company
dengan penyerahan Bill of Lading.
59
4. Prosedur Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank
Kebaikan :
· Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank dilakukan oleh bagian ekspor
dengan otorisasi dari direktur.
5. Prosedur Penerimaan Kas
Kebaikan :
· Pada CV. Suka Lentera Abadi terdapat pemisahan antara fungsi penerimaan
kas dengan fungsi akuntansi. Pada CV. Suka Lentera Abadi fungsi
penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank dan fungsi akuntansi dipegang
oleh bagian akuntansi.
· Jumlah kas yang diterima perusahaan dari penjualan ekspor langsung di
transfer Advise Bank ke rekening perusahaan.
· Penerimaan kas diotorisasi oleh Advise Bank dengan menyerahkan Bukti
Transfer Pembayaran.
Kelemahan :
· Tidak ada rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan dengan catatan
penerimaan kas oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi
dan yang tidak menerima kas.
6. Prosedur Pencatatan Transaksi
Kebaikan :
· Pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas dilakukan oleh bagian akuntansi
atas dasar Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. Pencatatan ke
60
dalam jurnal penjualan dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan Sales
Contract dan Commercial Invoice.
· Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas hanya
dilakukan oleh bagian akuntansi.
60
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan landasan teori dan pembahasan pada Bab II, dapat diberikan
penilaian mengenai sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas
yang diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi. Penilaian tersebut meliputi kebaikan
dan kelemahan sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas yang
diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi.
A. Kebaikan
Kebaikan yang terdapat pada sistem pengendalian intern penjualan
ekspor dan penerimaan kas pada perusahaan ini, antara lain :
1. Pada CV. Suka Lentera Abadi sudah terdapat pemisahan tugas antara fungsi
yang satu dengan fungsi yang lain. Pada transaksi penjualan ekspor
dilaksanakan oleh empat fungsi yaitu bagian pemasaran, Advise Bank, bagian
ekspor, dan bagian akuntansi. Pada transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh
tiga fungsi yaitu bagian ekspor, Advise Bank, dan bagian akuntansi.
2. Pada sistem penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas pada CV. Suka
Lentera Abadi sudah digunakan formulir bernomor urut tercetak yaitu formulir
Bukti Transfer Pembayaran, Sales Contract, dan Commercial Invoice.
3. Pada CV. Suka Lentera Abadi kas yang diterima dari penjualan ekspor
langsung di transfer ke rekening perusahaan.
62
B. Kelemahan
Kelemahan yang terdapat pada sistem pengendalian intern penjualan
ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi yaitu tidak diadakannya
rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan dengan catatan penerimaan kas oleh
fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima
kas.
63
BAB IV
REKOMENDASI
Berdasarkan uraian evaluasi dan temuan-temuan kegiatan tentang sistem
pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera
Abadi, penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern
penjualan ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi sudah memadai,
hal itu dapat dilihat dari penerapan sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan
penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi sehari-hari. Dari penelitian yang telah
dilakukan dan melihat hasil-hasil yang telah diperoleh, maka penulis mengajukan saran
kepada perusahaan agar melakukan rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan
dengan catatan penerimaan kas oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan
akuntansi dan yang tidak menerima kas atau oleh satuan pengawas intern.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1990. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE.
Mulyadi. 1990. Pemeriksaan Akuntan. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Bagian Penerbitan
STIE YKPN. _______. 1997. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE
YKPN. _______ dan Kanaka Puradiredja. 1998. Auditing. Edisi Kelima. Jakarta: Salemba
Empat. PPEI, BPEN, & DEPPERINDAG. 2005. Kumpulan Makalah Prosedur Ekspor.
Disampaikan pada Pelatihan Prosedur Ekspor Plus Simulasi Angkatan I 31 Maret s/d 02 April 2005 Kerjasama antara PPEI, BPEN, & DEPPERINDAG.
Program D3 Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
SALES CONTRACT
NO. DATE OPERATIONAL NO. CURRENCY PAGE
BUYER SHIP TO
Dear Sir, We are pleased to confirm your order subject to the following terms and conditions :
NO.
ITEM
QTY (PCS)
PRICE (USD)
WEIGHT (KGS)
DELIVERY DATE
SPESIFICATIONS :
Respectfully yours, Confirmed By,
( Direktur ) ( Buyer )
SURAT PERINTAH KERJA No : ............................ Tanggal : ............................
Kepada : Manajer Produksi Harap melaksanakan produksi dengan spesifikasi sebagai berikut : Jenis Produksi : .................................................... Bahan : .................................................... Jumlah : .................................................... Desain : .................................................... Mulai Produksi : .................................................... Selesai Produksi : ....................................................
Boyolali, Manajer Pemasaran ( ________________ )
LAPORAN HASIL PRODUKSI No : ............................. Tanggal : .............................
Kepada : Manajer Ekspor Kami telah menyelesaikan produksi dengan spesifikasi sebagai berikut : SPK No. :............................................................. Jenis Produksi : ............................................................. Bahan :............................................................. Jumlah : ............................................................. Desain :............................................................. Mulai produksi : ............................................................. Selesai produksi : .............................................................
Boyolali, Manajer Produksi ( ________________ )
SHIPPING INSTRUCTION NO.
To : We hereby request you to reserve space and kindly issue the B/L for our cargo with following details : SHIPPER : CONSIGNEE/TO ORDER OF : NOTIFY ADDRESS : FEEDER VESSEL : PLACE OF RECEIPT : OCEAN VESSEL : FINAL DESTINATION : MARKS : NO. OF PACKAGE : DESCRIPTION OF GOODS : GROSS WEIGHT : NET WEIGHT : MEASUREMENT : L/C NO. : FREIGHT : ORIGINAL/COPY/BILL OF LADING : NOTES :
1. All B/L must mention shipping company or agent’s name, address, telephone, fax number at port destination.
2. Cargo to be loaded into.............. 3. Also mention “Packing- PI- 4. FOB.............,Order No.............. Place and Date
( _______________ ) Export Manager
PACKING LIST
PACKING LIST NO. : SOLD TO : SHIPPER : PORT OF DISCHARGE : FEEDER VESSEL : OCEAN VESSEL : NO. CONTAINER & SEAL : ORDER NO. : L/C NUMBER : SHIPPING DATE : ISSUED BY :
NO
CODE
ITEM
QTY (PCS)
G.W. (KGS)
N.W.
(KGS)
MEAST
(M3)
TOTAL
Place and Date ( _______________ ) Export Manager
COMMERCIAL INVOICE
COMMERCIAL INVOICE NO. : ORDER NO. : SOLD TO : SHIPPER : PORT OF DISCHARGE : FEEDER VESSEL : OCEAN VESSEL : NO. CONTAINER & SEAL : L/C NUMBER : SHIPPING DATE :
NO
CODE
ITEM
QTY (PCS)
UNIT PRICE (USD)
TOTAL PRICE (USD)
TOTAL
Place and Date
( _______________ ) Export Manager