ANALISIS SISTEM INFORMASI -
MANAJEMEN PROYEK
Pertemuan Ke-4
DEFINISI
Proses melingkupi, merencanakan,
menyediakan staf,
mengorganisasi, mengarahkan,
dan mengontrol pengembangan
sebuah sistem yang dapat diterima
dengan biaya minimal dan selama
jangka waktu tertentu.2
PENYEBAB KEGAGALAN PROYEK
• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek
• Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem
• Mengambil jalan pintas melalui atau di sekeliling metodologi
pengembangan sistem
• Manajemen ekspektasi yang jelek
• Komitmen dini pada angggaran dan jadwal tetap
• Teknik – teknik perkiraan yang jelek
• Terlalu optimis
• The mythical man – month
• Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup
• Gagal beradaptasi dengan perubahan
• Sumber daya tidak cukup
• Gagal “mengelola rencana” 3
KOMPETENSI – KOMPETENSI
MANAJER PROYEK
• Kompetensi Pencapaian Bisnis
• Kompetensi Pemecahan Masalah
• Kompetensi Pengaruh
• Kompetensi Manajemen Manusia
• Kompetensi Self - Management
4
FUNGSI – FUNGSI
MANAJEMEN PROYEK
• Pelingkupan (Scoping)
• Perencanaan (Planning)
• Perkiraan (Estimating)
• Penjadwalan (Scheduling)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Pengarahan (Directing)
• Pengontrolan (Controlling)
• Penutupan (Closing) 5
Siklus Hidup Manajemen Proyek
• Menegosiasikan Lingkup
• Mengindentifikasi Tugas-Tugas
• Memperkirakan Durasi Tugas
• Menentukan Ketergantungan Antartugas
• Menugaskan Sumber-Sumber Daya
• Mengarahkan Usaha Tim
• Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
• Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek 6
Menegosiasikan Lingkup
• Mendefinisikan batas – batas sebuah proyek –
bagian-bagian dari bisnis yang dipelajari, dianalisis,
didesain, dikonstruksi, diimplementasikan, dan pada
akhirnya diperbaiki.
• Lima hal yang mempengaruhi negosiasi lingkup
proyek :
1. Produk
2. Kualitas
3. Waktu
4. Biaya
5. Sumber Daya 7
Mengindentifikasi Tugas-Tugas
• Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk
mengindentifikasi dan menndokumentasikan
aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas proyek adalah
Work Breakdown Structure (Struktur Pemecah
Kerja).
• Work Breakdown Structure (WBS) adalah
penguraian hierarkis proyek menjadi fase-fase,
aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.
8
9
10
Memperkirakan Durasi Tugas
Teknik memperkirakan durasi tugas
1. Optimistic Duration (OD) : Perkiraan lama minimumwaktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
2. Pessimistic Duration (PD) : Perkiraan lamamaksimum waktu yang diperlukan untuk melakukantugas.
3. Expected Duration (ED) : Lama perkiraan waktu yangdiperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
4. Most Likely Duration (D) : Lama perkiraan waktuyang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas,berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, danexpected duration (durasi optimistis, pesimistis, dandiharapkan) 11
Menentukan Ketergantungan
Antartugas (1)
4 tipe ketergantungan antar tugas :
1. Finish-To-Start (FS) – Penyelesaiansebuah tugas memicu awal tugas lain.
2. Start-To-Finish (SS) – Awal sebuahtugas memicu awal tugas lain.
3. Finish-To-Finish (FF) – Dua tugas harusselesai pada waktu bersamaan.
4. Start-To-Finish (SF) – Awal sebuahtugas menandakan selesainya tugas lain.
12
Menentukan Ketergantungan
Antartugas (2)
2 pendekatan pada penjadwalan :
1. Forward Scheduling : Pendekatanpenjadwalan proyek yang menentukantanggal mulai proyek kemudianmenjadwalkan maju dari tanggal tersebut.
2. Reverse Scheduling : Strategipenjadwalan proyek yang menentukantenggat waktu proyek kemudianmenjadwalkan mundur dari tanggaltenggat waktu tersebut. 13
Menugaskan Sumber-Sumber Daya
(1)• Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori
berikut :
Orang
Layanan
Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
Persediaan barang dan material
Uang
• Sumber-sumber daya semcam itu harus ditugaskan ketugas-tugas untuk mengembangkan sebuah jadwal.
• Penyeimbang sumber-sumber daya adalah sebuahstrategi yang digunakan untuk mengkoreksi alokasi-alokasi berlebihan sumber daya dengan kombinasipenundaan atau pemecahan tugas-tugas.
14
Menugaskan Sumber-Sumber Daya
(2)
Penyeimbang sumber daya mensyaratkanpengetahuan tentang :
1. Critical Path – Urutan tugas-tugas tergantungyang memiliki jumlah terbesar Most LikelyDuration (durasi paling mungkin). Critical pathmenentukan tanggal penyelesaian proyek palingawal yang mungkin.
2. Slack time – Jumlah penundaan yang dapatditoleransi antara waktu mulai dengan waktupenyelesaian sebuah tugas tanpa menyebabkanpenundaan pada tanggal penyelesaiankeseluruhan proyek.
15
Mengarahkan Usaha Tim
Salah satu dimensi terpenting
mengarahkan usaha tim adalah
pengawasan manusia.
16
Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
• Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan
proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu,
membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber
daya.
• Laporan perkembangan adalah proses kontrol penting yang
menggunakan komunikasi untuk menjaga sebuah proyek sesuai
lingkup, tepat waktu, dan sesuai anggaran.
• Rencana proyek yang lengkap menyediakan mekanisme dan
proses untuk mengelola permintaan-permintaan perubahan
lingkup. Ini disebut manajemen perubahan.
• Penyesuaian jadwal diperlukan saat lingkup proyek berubah atau
faktor-faktor lain membuat jadwal atau anggaran keluar dari
jarak proyek.
• Perubahan manajemen sering mensyaratkan bahwa seorang
manajer proyek mengelola harapan-harapan manajemen dan
para pengguna.17
Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek
Menilai hasil-hasil dan pengalaman-
pengalaman proyek. Aktivitas final ini
melibatkan pengumpulan umpan balik dari
anggota-anggota tim proyek (termasuk
para pelanggan) mengenai pengalaman-
pengalaman proyek dan saran-saran yang
ditujukan untuk memperbaiki manajemen
proyek dan proses organisasi.
18
Peralatan dan Teknik – Teknik Manajemen
Proyek Bagan PERT dan Gantt Chart
• PERT ( Project Evaluation and Review
Technique )
Model jaringan grafis yang
menggambarkan tugas – tugas proyek dan
hubungan antara tugas – tugas sebuah
proyek.
• Gantt Chart adalah bagan batang
horisontal sederhana yang menggambarkan
tugas – tugas proyek berdasarkan
kalender.19
20
• PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation andReview Technique (teknik menilai dan meninjau kembaliprogram) .
• Dikembangkan oleh AL USA →membantu penjadwalan agarperencanaan dan pengawasan kegiatan dapat dilakukansistematis sehingga tercapai efisiensi kerja.
• Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuksebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupungangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagiansuatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepatselesainya proyek.
• Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentudimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalampenyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. 21
MANFAAT PERT
Memperoleh logika ketergantungan atau logikakegiatan proses produksi.
Dapat mengetahui bahaya akan keterlambatanproses produksi
Dapat dilihat kemungkinan perubahan jalurproses produksi yang lebih baik atau lebihekonomis.
Dapat dipelajari kemungkinan percepatan darisalah satu atau beberapa jalur kegiatan.
Dapat diketahui batas waktu penyelesaiankeseluruhan proses produksi
22
KARAKTERISTIK DASAR PERT
JALUR KRITIS
Proses produksi dalam jalur yang jangka waktu
penyelesaian lama atau terbesar dan diharapkan dapat
diminimalisasikan.
CIRI-CIRI JALUR KRITIS
• Jalur yang memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
• Jalur dengan tenggang waktu antara selesainya suatu tahap
kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan
berikutnya.
• Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan
sifat kritis dari jalur kritis 23
MANFAAT ANALISA JALUR KRITIS
1. Dapat diketahui rencana proyek secara terperinci sebelum
proyek berjalan.
2. Dapat diketahui berapa lama proses produksi memakan
waktu.
3. Manajemen dapat mengetahui kegiatan mana yang perlu
pengendalian cermat.
4. Dari jalur bukan jalur kritis dapat diketahui besarnya idle
capacity (kapasitasmenganggur) yaitu dengan melihat besar
slack dan floatnya.
5. Slack dan float adalah perbedaan waktu paling
cepat(earliest time) dengan waktu paling lambat(latest
time). Jadi merupakan perbedaan antara ES dan LS atau
antara EF dan LF. Istilah slack digunakan dalam jaringan
berdasarkan kejadian (event) sedangkan float digunakan
berdasarkan kegiatan (activity) 24
A
Nama kegiatan atau simbol
Earliest Start ES
Earliest FinishEF
Latest Start
LS Latest Finish
LF
Lamanya kegiatan
2
25
ALGORITMA UNTUK JALUR KRITIS (CPM)Algoritma untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan menghitungwaktu mulai tercepat (earliest start time) dan waktu selesai terlama
(latest finish time) untuk masing-masing kegiatan. Earlierst start time (ES) dan latest finish time (Lf) ini kemudian dapat ditulis di simpul
kejadian yang dibentuknya dan dikembangkan menjadi :
nomor identifikasi kejadian
waktu mulai tercepat
waktu selesai terlama
waktu mulai tercepat (ES) untuk masing-masing kegiatan menunjukkankapan suatu kegiatan tercepat dapat mulai dilakukan. Waktu selesaiterlama (LF) menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat
diselesaikan. 26
Forward Pass, merupakan identifikasi
waktu-waktu terdahulu
Aturan mulai terdahulu :
• Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan
pendahulu langsungnya harus selesai.
• Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu
pendahulu langsung, ES nya sama dengan EF
pendahulunya.
• Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu
langsung, ES nya adalah nilai maximum dari
semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF
semua pendahulu langsung]27
Aturan selesai terdahulu :
• Waktu selesai terdahulu (EF)
dari suatu kegiatan adalah
jumlah dari waktu mulai
terdahulu (ES) dan waktu
kegiatannya, EF = ES + waktu
kegiatan. 28
Backward Pass, merupakan
indentifikasi waktu-waktu terakhir
Aturan waktu selesai terakhir :
• Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsungbagi hanya satu kegiatan, LF nya sama denganLS dari kegiatan yang secara langsungmengikutinya.
• Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsungbagi lebih daru satu kegiatan, maka LF adalahminimum dari seluruh nilai LS dari kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengikutinya,yaitu LF = Min [LS dari seluruh kegiatanlangsung yang mengikutinya]
29
Aturan waktu mulai terakhir.
• Waktu mulai terakhir (LS) dari suatukegiatan adalah perbedaan antarwaktu selesai terakhir (LF) dan waktukegiatannya, yaitu LS = LF – waktukegiatan.
30
Hambatan Aktivitas (Slack Activity) dan
Jalur Krirtis (Critical Path)
• Waktu Slack (Slack Time) yaitu waktu bebas
yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa
diundur tanpa menyebabkan keterlambatan
proyek keseluruhan.
• Jalur Kritis adalah kegiatan yang tidak
mempunyai waktu tenggang (Slack=0), artinya
setiap penundaan pada aktivitas tersebut secara
langsung mempengaruhi durasi proyek.
Kegiatan dengan slack = 0 disebut sebagai
kegiatan kritis dan berada pada jalur kritis.31
CONTOH KASUS PERT
32
A
10
C
10
B
20
E
40
D
10
F
20
JARINGAN KASUS PERT
33
A
10
0 10
C
10
10 20
B
20
10 30
E
40
20 60
D
10
30 40
F
20
60 80
34
A
10
0 10
C
10
10 20
B
20
10 30
E
40
20 60
D
10
30 40
F
20
60 800 10
10 2020 60
60 80
30 5050 60
35
MENCARI ES, EF, LF, LS, SLACK = 0
dan JALUR KRISTIS
36
KEGIATAN ES EF LF LS SLACK
LS – ES /
LF – EF
Jalur
Krirtis
A 0 10 10 0 0 Ya
B 10 30 50 30 20 -
C 10 20 20 10 0 Ya
D 30 40 60 50 20 -
E 20 60 60 20 0 Ya
F 60 80 80 60 0 Ya
37
Jalur kritis untuk kasus PERTdiatas :
Kegiatan A, C, E dan F yaitu :
10 + 10 + 40 + 20 = 80 hari
Jadi jalur kritis untuk kasusPERT diatas adalah selama 80 hariatau merupakan waktu terlamauntuk proyek tersebut.
38
39
40
TERIMA KASIH