EDV unterstütztes Projektmanagement
Fluch und Segen
Die Basis unserer Erfahrungen
Projektinitialisierung für mittlere und groß Projekte
Mindjet MindManager Pro 7
Kleine und mittlere lokale Projekte
Outlook 2007 mit Business Contact Manager
Kleine, mittlere und große lokale und internationale Projekte
WSS - Windows SharePoint 3.0
Microsoft Office Project Server 2007
Tec
hnik
Men
sch
mittel bis
hoch
niedrigbis
mittel
mittel bis
hoch
Was ist ein Projekt ?
Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.
Unterschied Projekte und Prozesse
Projekte und Prozesse ? Versuch einer AbgrenzungEin Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das durch eine klare Zielvorgabe und oftmals beschränkte Ressourcen und Zeit gekennzeichnet ist.
Gerade durch die Einmaligkeit unterscheiden sich Projekte grundlegend von Prozessen, die stets wiederkehrende Tätigkeiten standardisiert abbilden.
Wer braucht so was ?
Eigentlich jedes Unternehmen welches sich dynamisch neuen Umgebungs-Bedingungen anpassen muss und bereit ist strukturiert vorzugehen.
Wie entsteht ein Projekt
• In der eigenen Firma– Umstrukturierungs-Projekte im eigenen Haus– Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes– Projekte zur Eröffnung eines neuen Marktes
• Durch einen Fremdauftrag– Projekt zur Entwicklung eines neuen Produktes oder Teile
davon
Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)
• Projektanbahnung– Zusammenfassung des projektrelevanten Emailverkehr– Zusammenfassung aller dazu gehörigen Dokumente – Bündeln aller wichtigen Kontakte– Wichtige Telefonate mit Notiz und Zeitstempel festhalten– Termine mit Erinnerungsfunktion einplanen
Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)
• Projektvorbereitung– Festlegen aller Arbeitspaket (Vorgänge oder Phasen).– Festlegen der Verantwortlichen für die jeweiligen
Arbeitspakete.– Festlegen der Zeitrahmen für die jeweiligen Arbeitspaket
Struktur eines kleinen Projektes mit lokaler Ausprägung (wenig Ressourcen)
• Projektabwicklung– Den Fortschritt der Arbeitspaket überwachen– Abweichungen erkennen und gegensteuern– Den Grund der Abweichung dokumentieren– Den Auftraggeber über den Verlauf informieren– Laufende projektrelevante Informationen protokollieren
Business Contact Manager 2007
Projektpool
Business Contact Manager 2007
Einzelprojekt
Business Contact Manager 2007
Projektvorgang
Business Contact Manager 2007
Auftraggeber
Business Contact Manager 2007
Projektrelevante Kommunikation
Inloox Projektverwaltung in Outlook
Inloox Projektverwaltung in Outlook
Projektpool
Inloox Projektverwaltung in Outlook
Einzelprojekt
Projektvorgang
Inloox Projektverwaltung in Outlook
Projektvorgänge und deren Abhängigkeiten
Inloox Projektverwaltung in Outlook
Ressourcenübersicht
Inloox Projektverwaltung in Outlook
Die Zukunft von Inloox
InLoox Enterprise Server
Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation derBrücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)
Microsoft Windows SharePoint Services 3.0
Teamzusammenarbeit leicht gemacht
Microsoft Windows SharePointServices 3.0Projekt - Dashboard
Microsoft Windows SharePointServices 3.0Projektvorgang
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Attachment zum Projektvorgang
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Modifikation der Projektinformationen
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Kalenderdarstellung
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Darstellung von Meilensteinen
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Darstellung von Meilensteinen
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Erfassen von projektrelvanten Problemen
Microsoft Windows SharePointServices 3.0
Bearbeiten von Problemen
Projekt Server 2007
Aber zuerst ein wenig Theorie
Transparenz schafft Zufriedenheit
Womit alles beginnt
Der einzelne Vorgang stellt die Kunst da komplexes in seine Einzelteile zu zerlegen
AnfangEnde
Projektkalender
Dauer
Abhängigkeiten
Ohne Fleiß kein Preis
Wer macht welche Arbeit mit welcher Qualifikation und mit welcher Verfügbarkeit
Ressourcen
Ressourcenkalender
Arbeit
Kosten
Skills
Verfügbarkeiten
Ort
Team
RSP
Von der Planung zur Wahrheit
Ein frühes Erkennen von Abweichungen schafft eine realistische Möglichkeit dagegen anzugehen
Ressourcenüberlast
Geplanter Anfang
Berechneter Anfang
Geplantes Ende
Berechnetes Ende
Projektfortschritt
Überstunden
Geplante KostenBerechnete Kosten
Und wie es weiter geht
Zeit und Kostendruck machen EDV basierendes Projektmanagement notwendig
Ressourcenpool
Projekt-1
Projekt-2
Projekt-X
Lokale Ressourcen
Externe Ressourcen
Bewegliche Ressourcen
Ver
schi
eden
e S
icht
en
Geschäftsführung
Projektmanager
Projektmitglied
Ressourcenmanager
•Risikomanagement•Problemmanagement
Project Server 2007
Project Server 2007
Project Prof. 2007
Project Server 2007Project Web Access
Project Server 2007Project Web Access
Project Server 2007Project Web Access
Project Server 2007Project Prof. 2007
Project Server 2007Project Prof. 2007
Warum der ganze Aufwand?
Der Kunde• Durch ein gutes Projektmanagement kann der
Auftraggeber (intern/extern) jederzeit über den Projektstand informiert werden(Information schafft Zufriedenheit)
• Zusätzliche Wünsche des Kunden werden als solches erkannt und die Tragweite der Veränderung wird über die Projektplanung erkennbar
Der Projektleiter• Sofern im Unternehmen die richtigen
Voraussetzungen geschaffen wurden kann der Projektleiter als Unternehmer im Unternehmen operieren und sein Talent zum Ausdruck bringen(Leistung wird erkennbar)
• Kostenüberschreitungen überwacht• Verzögerungen erkennen und gegensteuern• Ressourcenüberlasten erkennen und gegensteuern
Das Projektmitglied• Hat klare Anweisungen über die Arbeitspaket die ihm
zugewiesen wurden• Kann Probleme dokumentieren• Kann Verbesserungsvorschläge hinterlegen• Leistung wird erkennbar
Die Geschäftsführung• Hat einen Überblick über die Projektlandschaft im
Unternehmen (Aktive Projekt; Projekt in Vorbereitung; usw.)
• Die einzelnen Projektstrukturen können jederzeit von zentraler Stelle eingesehen werden
• Zuständigkeiten sind sofort erkennbar• Strategische Entscheidungen über neue Projekt wird
erleichtert(Über Enterprisefelder können die einzelnen Projekt mit zusätzlichen Informationen versorgt werden wie z.B. „Risiko“ und „strategischer Wert“. Auswertung als Bubble Chart möglich)
Mit mehr als10 Jahre Projekterfahrung
sind wir der Meinung„Transparenz schafft Zufriedenheit“
Danke für Ihre Aufmerksamkeit
www.interna.at