Socialförvaltningen
Box 834, 391 28 KALMAR Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning
Johnny Lesseur 2019-01-17 SN 2019/0036.01.02 0480-450000
Socialnämnden
Dokumenthanteringsplan 2019
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2019 enligt bilaga samt besluta om gallring enligt den fastställda planen.
Bakgrund
Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social-nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk-samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunarkivet. Tillkommande dokument, borttag och ändringar i den reviderade planen är markerade med rött. Johnny Lesseur Cecilia Frid Förvaltningssekreterare Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan 2019
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan
Innehållsförteckning
Läsanvisning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3
Förklaring till dokumenthanteringsplan ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4
Förkortningar ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 5
Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………7
Protokoll, samverkan ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 8
Personal, organisation, förändring……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 8
Ekonomi …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8
Logglistor ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10
Mätning, analys och resultat …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10
Individärende gemensamt (där inte annat anges vid resp delområde) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12
Allmän administration inom individ- och familjeomsorg ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 14
Ekonomiskt bistånd …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 14
Dödsboanmälan ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………16
Förvaltning av dödsbo …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….17
Placeringsärenden barn ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………17
1
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Familjehem, kontaktperson/-familj …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….19
Missbruk ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….19
Medlingsverksamhet ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..19
Familjerätt ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..20
Faderskap/föräldraskap ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..20
Vårdnad, boende och umgänge ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..22
Adoptioner …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..24
Omsorg om personer med funktionsnedsättning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………26
Handläggning SoL socialpsykiatri ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..26
Insatser enligt LSS ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….27
Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..28
Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 30
Budgetrådgivning och skuldrådgivning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 34
Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 35
Tillståndsgivning och tillsyn enligt Alkohollagen ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….35
Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 36
Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….37
2
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Läsanvisning
Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar.
Diariekod/strukturenhet – anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges.
Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika
protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll.
Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt.
Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats (”lilla arkivet”), verksamhetssystem eller mapp på gemensam.
Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer
handlingarna som ska till kommunarkivet.
Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att
handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på
förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en
10-årig gallringsfrist får gallras först år 2016. GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för
verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov.
I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering
3
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förklaring till dokumenthanteringsplan
Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-
post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information.
Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet.
Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio
år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler
som framgår av dokumenthanteringsplanen.
Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras
Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten.
Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser
4
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förkortningar
K-arkiv: Kommunarkiv, kommunens gemensamma arkiv
F-arkiv: Förvaltningsarkiv
N-arkiv: Närarkiv; kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen, arkivskåp.
SoL: Socialtjänstlagen
LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga
LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall
LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade
LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård
LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård
SFB: Socialförsäkringsbalken
MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd
Lmv: Läkemedelsverket
CSN: Centrala studiestödsnämnden
IVO: Inspektionen för vård och omsorg
5
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förkortningar
AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd
SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare
FIA: Förutsättningar inför arbete
SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd
Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden
BBIC: Barns behov i centrum (utredningssystem för barn/unga)
SIP: Samordnad individuell plan
Pnr: Personnummer
Boss: Budget och skuldrådgivningssystem
B: Bevaras
G: Gallras
GIA: Gallras vid inaktualitet
6
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare
Adato Kristina Appert
Alk-T Bo Johansson
ASI/ADAD Inger Hagelin
Boss Kjell Wikström
Cosmic Link Clara Halléhn
Cosmic Messenger Clara Halléhn
Draftit Johnny Lesseur
Genetec Niklas Stånggren
HSA - Hälso- och sjukvårdens
adressregister Clara Halléhn
Hypergene Anneli Hilmansson
Journal Digital Johan Abrahamsson
Multi Access Styra Niklas Stånggren
Outlook Johnny Lesseur
Palliativregistret Annika Lindgren Sparr
Pascal Emma Nilsson
Personec/Visma Kristina Appert
Procapita IFO Inger Hagelin
Procapita VoO/Lifecare Clara Halléhn
Public 360 Johnny Lesseur
Senior Alert Emma Nilsson
Självservice Kristina Appert
Social jour Elisabet Oskarsson
Streamflow Johnny Lesseur
Svevac Emma Nilsson
TimeCare Kristina Appert
WebSesam Emma Nilsson
Via Competence Sofia Karlsson
WinLas Kristina Appert
Xpand Camilla Hällqvist
7
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhet
Protokoll, samverkan
LSS-råd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommunarkiv efter 5 årPsykiatriråd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommunarkiv efter 5 årLokal rekryteringsgrupp Papper/digitalt Diariet KL Kronologiskt G=5 årProtokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande
Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år Förvaras hos Förebyggandeteamet
Samverkan – Samordnad vårdplan vid psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rättspsykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett
Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år
Avvikelse (LOS) - Cosmic Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår
Personal, organisation, förändring
Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet – blankett
DigitaltG:/Socialförvaltningen/Gemensamt/Förändringar
Kronologiskt GIA Sparas digitalt i två år
Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet - beslutsunderlag
Papper, digital Ansvarig chef Kronologiskt G=2 år Sparas digitalt
Information till Bemanningsservice om nya ärenden/verksamheter blankett
Papper Bemanningsservice Namn alfabetiskt GIA Sparas digitalt
Sekretessförbindelse för Socialförvaltningen - blankett Papper Personalakt Pnr GIA Vid avslut av anställning
Frånvaro- och avvikelserapport - blankett Papper/digitalt Löneadministratör Pnr G=2 årGäller schemalagd personal för funktionshindrade
Ledig befattning/övertalighet blankett Papper/digitalt HR-specialist GIA
Ansökan om arbetsrotation för handläggare Papper HR-specialist Namn alfabetiskt G=6 mån
Ekonomi
Tolkrekvisitioner Papper Respektive enhet, F-arkiv Kronologiskt G=10 år
Bevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
(8)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Sammandragslista av utbetalningar från Procapita, makulerade, debiterings- besked från plus- och bankgiro
Papper Ekonomi.adm, F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag till fakturor från privat assistansgivare Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 år
Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskriftFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Specifikation kontoinsättning assistansersättningPapper, Excel-fil, G-katalog, Personlig assistans
Ekon. adm., F-arkiv
Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning
Papper Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag för Habiliteringsersättning Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år
Kvittens kontantkort Papper Ekon. adm, F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år
(9)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Logglistor
Loggningslistor, Procapita Digitalt SystemförvaltareKronologiskt ordning
GIA Sparas hos systemförvaltare i 2 år
Loggningslistor som lett till utredning Papper Verksamhetschef Namn alfabetiskt Till Kl-kontoret Personalenheten
Mätning, analys och resultat
Aktgranskning myndighetshandläggning – blankett Digitalt G:/Socialförvaltningen/ECEnhetsvis kronologiskt
G=2 årFr o m 2018 sker alll aktgranskning digitalt
Aktgranskning myndighetshandläggning vid BBIC handläggning - blankett
Digitalt G:/Socialförvaltningen/ECEnhetsvis kronologiskt
G=2 årFr o m 2018 sker alll aktgranskning digitalt
Journalgranskning vid genomförande av insats Papper Enhetschef Kronologiskt G=2 år
11.03, 11.04 Lex Sarah rapporter Papper, digitaltRegistrator Verksamhetssystem
Diarienummer B=5 årÖverförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar
11.03, 11.04 Lex Sarah utredningar Papper, digitaltRegistrator Verksamhetssystem
Diariennummer B=5 årÖverförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar
11.03, 11.04 Lex Sarah anmälningar till IVO Papper, digitaltRegistrator Verksamhetssystem
Diariennummer B=5 årÖverförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar
11.01 Rapport till nämnd ang synpunkter, avvikelser, Lex Sarah DigitaltRegistrator Verksamhetssystem
Kronologiskt Diarienummer
B Ingår i diarieförda handlingar
Egenkontroll verksamhetschef - blankett Papper, digitalt Verksamhetschef Kronologiskt G=2 årRiskanalys för kvalitetsarbete utifrån ett brukarperspektiv-blankett
Papper Hos ansvarig chef Kronologiskt G=2 år
Rapportering hemlöshetPapper digitalt G-katalog, dator
Verksamhetsutvecklare Kronologiskt G=2 år
Hemlöshet akut - blankettPapper digitalt G-katalog, dator
Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIAIngår i samman- ställningsverktyg i H-katalog, dator
Hemlöshet avvisade - blankettPapper digitalt G-katalog, dator
Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIAIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator
(10)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Hemlöshet institutionsvistelse och kategoriboende-blankettPapper digitalt G-katalog, dator
Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIAIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator
Hemlöshet långsiktiga boendelösning-blankettPapper digitalt G-katalog, dator
Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIAIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator
Intern ansökan för långsiktig boendelösning PapperBostadshandläggare N-arkiv
Personummer GIASamtycke av den enskilde krävs. Blanketten ingår i VHB
Våld i nära relationer, rapportering internt - blankett Papper, G-katalog, dator VerksamhetsutvecklareKronologiskt Årsvis
G=2 årIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator
Rapportering våld i nära relationer G-katalog, dator VerksamhetsutvecklareKronologiskt Årsvis
G=2 årIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator
(11)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Individärende gemensamt (där inte annat anges vid
resp delområde)
Personakt (om inte annat anges vid nedan angivna dokumentslag)
Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G= 5 år
Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.
Anmälningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Journalblad Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Utredningar i enskilt ärende Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Yttranden i individärenden Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årBeslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr B/G=5 årÖverklaganden med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
11.01 Beslut/domar i förvaltningsdomstol PapperF-arkiv Registrator
PnrB/G=5 år Se anmärkning
Domar hos registrator gallras efter 2 år.
Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan
Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Ansökningar till institutioner om vård Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årÖverenskommelser Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
(12)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar av betydelse för ärendet Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden
Avtal om handhav. av annans medel Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årFullmakter Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIAT.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse
Makulerad uppgift gällande enskild person i digitalt ärendehanteringssystem
Papper N-arkivOmvänd Kronologiskt ordning
G=5 årMakulerad handling ska skrivas ut och undertecknas av behörig beslutsfattare innan borttagning.
Nytt
Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl. Papper N-arkiv Pnr GIARemisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl. Papper N-arkiv Pnr GIAKopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten
Papper N-arkiv Pnr G=2 år
Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Papper N-arkiv Pnr GIAKopior av hyreskontrakt, besiktnings- protokoll etc. Papper N-arkiv Pnr GIA
Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Papper N-arkiv Pnr GIA
Underrättelser från Kronofogdemynd om avhysning Papper N-arkiv Pnr GIAAktualisering görs när det finns barn med.
(13)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Allmän administration inom individ och
familjeomsorg
Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende
Pärm/papperAnsvarig handläggare Kännedomspärm F-arkiv
Omvänd Kronologiskt ordning
G=5 år
Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis (t ex. polisrapport, LOB-rapporter)
Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende
Pärm/papperAnsvarig handläggare Kännedomspärm F-arkiv
Omvänd Kronologiskt ordning
G=2 år
Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enl Offentlighets- och sekretesslagens regler
Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende
Pärm/papperAnsvarig handläggare Kännedomspärm F-arkiv
Kronologiskt G=2 årKontaktförbud från TR. Åtalsunderlåtelse från åkl. Ej förekomst i soc.reg.
Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten
Pärm/papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=2 årEfter att kontraktet upphört att gälla
Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun
Pärm/papper Ansvarig handläggareOmvänd Kronologiskt ordning
GIA/G=5 år
När placeringen upphört att gälla. Om man inte får kännedom om när placeringen upphör kan meddelande gallras 5 år efter sista notering
Räkenskaper enskildas medel Pärm/papper Ansvarig handläggare G=10 år
Ekonomiskt bistånd
Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader
Papper/digital (xml)Verksamhetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år
(14)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Papper N-arkiv Pnr-ordning GIA
Gäller kopior på kvitton, fakturor. Gallras vid avslut av ärende, innan insortering i F-arkiv, under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan
Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr-ordning G=5 år
Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 § samt social-
Journalblad Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 årBilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas.
Beslut i enskilt ärende om bistånd Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Överklaganden, med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Återkravshandlingar Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. överenskommelser, genomförandeplan, SIP
Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter
Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning
Papper N-arkiv Pnr
GIA efter 3 månader Kännedoms-pärm
Kallelser till möte med handläggare mm Papper N-arkiv Pnr GIA
(15)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA
Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Papper N-arkiv Pnr GIA
Dödsboanmälan
Dödsfallsintyg/släktutredning Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 årAlla handlingar förvaras i pärm, årsvis
Boutredningar Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Ekonomiska redovisningar Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Protokoll/journalanteckning över hembesök DigitaltVerksamhetssystem F-arkiv
Bokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Fullmakter Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Korrespondens Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Kopior på fakturor Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Kopior på dödsboanmälan PapperVerksamhetssystem F-arkiv
Bokstavsordning Årsvis
B/G 5 årDödsboanmälan som görs enligt Ärvdabalken kan enligt 20 kap 8 a § gallras efter 5 år.
Kopior på boutredning, bouppteckning Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
(16)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Förvaltning av dödsbo
Anmälan Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv
Bokstavsordning Årsvis
B/G 5 år
Enligt 18 kap 2 § Ärvdabalken. Från sjukhus, polis, omsorgsförvaltning osv, då ingen uppgift om anhörig finns
Begäran om släktutredning Papper/digitalt F-arkivBokstavsordning Årsvis
Till Landsarkivet om uppgift om personen inte finns i Skatteverkets folkbokföring.
Svar på släktutredning från Landsarkivet Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 årFörmedlas vidare till anhörig eller Kammarkollegiet
Bekräftelse på beställning av begravning Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis
B/G 5 årEnligt 5 kap 2 § Begravningslagen, innan svar från Landsarkivet har inkommit
Placeringsärenden barn
Personakterna sorteras i personnummerordning. Levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning.
Journalblad Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr B=5 år
Dokumentation av planering, vårdplan, SIP, genomförandeplan PapperVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 år
Anmälningar från polis, skola etc Papper N-arkiv Pnr B=5 år
Beslut och beslutsunderlag PapperVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 år
Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt PapperVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 årAnsökn blankett finns endast i pappersform
Övervägande av vård enl SoL/LVU Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 år
Omprövning av vård enl LVU Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 år
(17)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Uppföljning BBIC Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 år
Avtal med föräldrar Papper F-arkiv Pnr B=5 år
11.03Överflyttning av vårdnad till familjehem. Endast tjänsteskrivelsen
Papper/digitalVerksamhetssystem, Registrator, F-arkiv
Pnr B=5 årIngår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till F-arkiv
Ansökningar om behov av vård (till institutioner) Papper F-arkiv Pnr B=5 årEftergift av förälders ersättnings- skyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna
Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna
Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Vårdnadsutredningar PapperVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B=5 år
Sammanfattande utredningar om lämpligt familjehem för den placerade, s.k. matchningsutredning
Papper F-arkiv Pnr B=5 årDock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt
Yttranden till åklagare, polis, tingsrätt, förvaltningsrätt, kammarrätt
Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Domar Papper F-arkiv Pnr B=5 årMeddelande från institution om utskrivning Papper F-arkiv Pnr B=5 årAnsvarsförbindelse Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Vårdnadsöverflytt till familjehem Papper F-arkiv Pnr B=5 år Handlingar i socialnämndsärende
Handlingar av betydelse för ärendet Papper F-arkiv Pnr B=5 år Upprättade, inkomna, skickade
Placeringsmeddelanden från statens institutionsstyrelse Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper F-arkiv Pnr B=5 årVid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal
Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Papper F-arkiv Pnr B=5 år
(18)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA
Familjehem, Kontaktperson/-familj
Ansökan Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år
Ansökan som inte leder till utredning PapperN-arkiv Särskild pärm
Kronologiskt ordning
G=5 år
Journalblad Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 årUtredningar Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 årAvtal Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år
11.03 Avtal med konsulentorganisation familjehemsvård PapperRegistrator N-arkiv
Diarienummer/ pnr
B/G=10 år Se anmärkning
Avtal i familjehemsakt gallras 5 år efter sista aktualitet.
Ansvarsförbindelse för kostnader Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år
Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Papper N-arkiv Alfabetisk/pnr B/G=5 år
Missbruk
Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökan, utredning, anmälningar, Läkarintyg, vårdplan, SIS-platsanvisning su-protokoll
Anmälningar från polis om behov av LVM etc. Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Beslut och beslutsunderlag PapperVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju Papper/digital F-arkiv Pnr B/G=5 år
ASI 2 - Bortfallsblankett Papper/digital F-arkiv Pnr G=2år
Medlingsverksamhet
Årsberättelse/verksamhetsberättelse Papper F-arkiv Kronologiskt B=5 årStatistik Papper F-arkiv Kronologiskt B=5 år
(19)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Anteckningar i ärendet Papper N-arkiv GIAPolisrapport, kopia Papper N-arkiv GIA
Familjerätt
Faderskap/föräldraskap
Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Journalblad Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
S-protokoll Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
MF-protokoll Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Faderskaps-, föräldraskaps- erkännande/ - bekräftelse Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Anmälningar om faderskap, föräldraskap Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Identitetsstyrkande handlingar Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar om vårdnaden av barn Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
(20)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.) Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap
Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Anmälan om gemensam vårdnad Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N-arkiv Pnr GIA
Handlingar av betydelse för ärendet PapperN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Barnets pnr GIA
Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr GIA
Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Medverkan i utredning för annan kommun PapperN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr G=1 år Efter avslut
(21)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Arbetsblad = aktualiseringsblad Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Vårdnad, boende och umgänge
Tingsrättens begäran om utredning Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Journalblad Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Personbevis Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade
Avtal som inte blivit godkända Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Papper N-arkiv Barnets pnr B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
(22)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge
Papper/digital N-arkiv Barnets pnrB/G=5 år Se anmärkning
Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.
Domar från tingsrätt Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal
Papper N-arkiv Barnets pnr B/G=5 år
Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.
Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
(23)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
AdoptionerPersonakt läggs upp när barnet anlänt
Handlingar i ej genomförda adoptioner Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern
Intyg om adoptionsutbildning Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer
Ansökningar om medgivande med bilagor Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer
Journalblad Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer
Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn i pappersakt.
Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register - sekretesseftergift
Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
Anmälan om förslag på barn Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Samtycken med bilagor Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Utredningar Papper/digitalN-arkiv verksam hetssystem
Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Handlingar rörande barnets ursprung Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummerHandlingar i genomförda adoptioner Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år
(24)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Referenser Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
11.01 Yttrande från socialnämnd till tingsrätt Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem Registrator
Barnets pnr/ Diarienummer
B=5 år
Myndigheten Familjerätt och Familjestöd (MFoF) Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Yttranden från behandlande läkare Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Handlingar av betydelse i ärendet PapperN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning B=5 årEfter faderns namn. Upprättade, inkomna, skickade
Beslut, medgivanden Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Aktualiseringsintyg Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Ansökan till tingsrätt om adoption Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummerTingsrättens dom Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer
Återkallelse av medgivande Papper/digital N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn
Överklaganden, med bilagor Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namnBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn
(25)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Uppföljningsrapporter Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer
Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA Efter faderns namn
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA Efter faderns namn
Omsorg om personer med funktionsnedsättning
Handläggning SoL, Socialpsykiatri
Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Anmälningar Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökningar från enskild om bistånd eller service, med ev bilagor
Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Journalblad Papper/digitalN-arkiv/ verksamhetssystem
Pnr B/G=5 år
Utredningar i enskilt ärende PapperN-arkiv/ verksamhetssystem
Pnr B/G=5 år
Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats PapperN-arkiv/ verksamhetssystem
Pnr B/G=5 år
Överklaganden med bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årKallelser (till möte med handläggare) Papper N-arkiv Pnr GIADokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan
Papper N-arkiv Pnr
(26)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård Papper N-arkiv Pnr GIAAnsökningar till institutioner om vård Papper N-arkiv PnrKopior av räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten
Papper N-arkiv Pnr G=2 år
Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Papper N-arkiv Pnr GIA
Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årT.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIAT.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse
Fullmakter Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årKopior av hyreskontrakt etc Papper N-arkiv Pnr GIA
Genomförandeplaner PapperN-arkiv/ verksamhetssystem
Pnr B/G=5 år
Löpande arbetsanteckningar DigitaltN-arkiv/ verksamhetssystem
Pnr GIA
Social journal Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej utredningsenheter)
Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
(27)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med
särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet
Papper N-arkiv PnrB=5 år Se anmärkning
Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.
Genomförandeplanering, SIP Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar) Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem Pnr GIANär dokumentationen sammanfattats i social journal
Social journal Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Papper N-arkiv Pnr GIAAktivitetscheman Papper N-arkiv Pnr GIA
Observationslistor Papper N-arkiv Pnr GIA När notering gjorts i social journal
Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Papper N-arkiv Pnr GIA
Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud
Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Avtal om handhavande av annans medel Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning
Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
(28)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med
särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet
Papper N-arkiv PnrB=5 år Se anmärkning
Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.
Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Daganteckningar Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Utredningar, utlåtanden Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 årUtredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt.
Beslut om insats Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Överklaganden med bilagor PapperN-arkiv/verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Beslut/domar i förvaltningsdomstol PapperN-arkiv/verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Kallelser Papper N-arkiv Pnr GIA
Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS
Papper/digital (xml)N-arkiv/verksamhetssystem
Pnr B/G=5 år
Social dokumentation gällande personer med funktionsnedsättning, Social journal - SoL
Papper/digitalN-arkiv/verksamhetssystem
Pnr B/G=5 år
Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm Papper N-arkiv Pnr G=2 år
Anmälan och beslut om ställföreträdare Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
(29)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar av betydelse i ärendet Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade
Fullmakter Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Inkommen handling utan ansökan PapperKännedomspärm hos mottagning barn/vuxen
Pnr GIA Gallras efter 3 månader
Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL
Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering
Papper/digitaltPärm hos ansvarig personalgrupp/Procapita
Pnr patient/pnr personal
G=3 årFinns både personbunden och icke personbunden delegering. Gallras tre år efter upphörd delegering.
Ifyllt och signerat försättsblad vid arkivering Papper Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Journalanteckning från annan vårdgivare Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Vårdplan, t ex samordnad individuell plan (SIP) Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
(30)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Epikris annan vårdgivare Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Sårvårdsjournal Papper/digital Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Ordinationshandling Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Signeringslistor läkemedel/utförda insatser Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Förbrukningsjournal narkotika Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
(31)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Signaturförteckning Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Intyg, t ex bostadsanpassning Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Fotografier, video- och bandupptagningar Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Blodtransfusionsjournaler Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Mätvärden enligt bedömningsinstrument Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
(32)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Remisser Papper Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Hälsodeklaration för vaccination ? Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Instruktioner/träningsprogram Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Annat av betydelse Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Journalhandlingar Alkohol- och drogmottagning (ADM) Papper Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård och fem år efter avslutad vård. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
(33)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Budgetrådgivning och skuldrådgivning
Ärenden rörande budgetrådgivning Papper/digitalF-arkiv/ verksamhetssystem
Kronologiskt Årsvis
G=5 år
Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare
Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen
Papper/digitalF-arkiv/ verksamhetssystem
Kronologiskt Årsvis
G=5 år
Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut
Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen
Papper och verksamhetssystem
F-arkiv/ verksamhetssystem
Kronologiskt Årsvis
G=5 år
Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare
(34)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar
Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen
Diariet AlkT Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd
Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning) Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Överklaganden Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd
Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner
Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=3 årEfter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen
Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
Restaurangrapporter Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=10 år
Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet
(35)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap och godkännande av lokal
Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet
Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning
Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning
Korrespondens rörande alkoholärende Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning
Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning
Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning
Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning
Anmälningar om ölförsäljning Papper/digital Narkiv/AlkT Alfabetisk ordning B=5 år När verksamheten upphört
Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel
Anmälan om försäljning av tobak Papper/digital Arkivskåp/AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak
Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år
Anmälan från Läkemedelsverket om försäljning av receptfria läkemedel
Papper/digital N-arkiv /AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel
Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år
Tillsynsrapporter, försäljning av tobak Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning
Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite
Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel
Papper/digital N-arkiv /AlkT Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning
Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite
(36)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering
Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet
11.02 Ärenden om lotteritillstånd Papper/digital Diariet Diarienummer B=5 år Ansökan - delegationsbeslut
Yttranden till lotteriinspektionen Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=3 år
(37)