DOCUMENTOS CONTABES Y TITULOS VALORES

GUIA NUMERO -3

PRESENTADA POR

GUSTAVO BURGOS

YESIKA BOLIVAR

FICHA: 1070247

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNLOGO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

INTRODUCCION

LA CONTABILIDAD SE OCUPA DE REFLEJAR LAS VARIACIONES QUE SUFRE EL PATRIMONIO DE LA EMPRESA. ESTAS VARIACIONES NO LAS PUEDE INVENTAR EL CONTADOR, SINO QUE HAN DE ESTAR BASADAS EN DOCUMENTOS QUE LAS JUSTIFIQUEN. SON LOS LLAMADOS DOCUMENTOS COMERCIALES. ESTOS DOCUMENTOS NO SOLAMENTE HAN DE SERVIR DE BASE PARA REALIZAR LOS ASIENTOS CONTABLES, SINO QUE POSTERIORMENTE SERÁN LA PRUEBA FORMAL DE ESTOS ASIENTOS REFLEJAN VARIACIONES REALES DEL PATRIMONIO. ASÍ LO ENTIENDE LA LEY CUANDO HACE REFERENCIA DE LOS DOCUMENTOS QUE LOS RESPALDAN. COMO SE SABE, LOS DOCUMENTOS COMERCIALES DEBEN EXISTIR Y SER CONSERVADOS, NO SÓLO POR RAZONES DE LÓGICA Y PRÁCTICA, SINO TAMBIÉN POR IMPERATIVO LEGAL.

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

LOS DOCUMENTOS CONTABLES SON COMPROBANTES ESCRITOS EN LOS QUE SE DEJA CONSTANCIA DE LAS OPERACIONES QUE SE REALIZAN EN LA ACTIVIDAD MERCANTIL. ESTOS SON DE SUMA IMPORTANCIA PARA LLEVAR UN BUEN CONTROL DE TODAS LAS ACCIONES LLEVADAS EN LA EMPRESA.

DOCUMENTOS CONTABLES

SON UTILIZADOS EN LOS PROCESOS CONTABLES Y SON REGISTRADOS POR SU AREA RESPECTIVA

-RECIBO DE CAJA

-FACTURA DE VENTA

-RECIBO DE INGRESO Y EGRESO

-CHEQUE, NOTA DEBITO, CREDITO Y CONTABLE

Y DE NATURALEZA

º EXTERNA: SON DOCUMENTOS QUE SE APORTAN COMO SOPORTE A LA TRANSACCION, PERO SON GENERADOS POR TERCEROS.

EJM: - CONSIGNACION BANCARIA

-PAGARE

-LETRA DE CAMBIO

-REMICIONES

-FACTURA DE COMPRA

º INTERNA: ELABORADOS INTERNAMENTE POR LA EMPRESA, PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE TERCEROS.

EJM: -RECIBO DE CAJA

-ORDEN DE COMPRA

-NOMINA

-NOTAS

DOCUMENTOS NO CONTABLES

ESTOS SON DOCUMENTOS INFORMATIVOS O DE CARÁCTER SOLAMENTE DE SOPORTE

EJEMPLO:

-REMISION

-SALIDA DE ALMACEN

-COTIZACION

-REMESA

-CONTRATOS

-HOJA DE VIDA

-SOLUCITUD DECREDITO

-HOJA DE INVENTARIO

PRINCIPALES DOCUMENTOS

FACTURAS: ES EL DOCUMENTO QUE DEBE EXPEDIR QUIEN VENDE BIENES O PRESTA SERVICIOS. DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL VENDEDOR, SE DENOMINA FACTURA DE VENTA Y DEL COMPRADOR, FACTURA DE COMPRA. GENERALMENTE, EL ORIGINAL SE ENTREGA AL CLIENTE Y SE ELABORAN DOS COPIAS, UNA PARA EL ARCHIVO CONSECUTIVO Y OTRA PARA ANEXAR AL COMPROBANTE DIARIO DE LA CONTABILIDAD.

REQUISITOS: ESTAR DENOMINADA COMO FACTURA DE VENTA. (PRE IMPRESO). LLEVAR NOMBRES Y APELLIDOS O RAZÓN SOCIAL O NIT DE QUIEN

VENDE O PRESTA EL SERVICIO. (PRE IMPRESO). LLEVAR NOMBRES Y APELLIDOS O RAZÓN SOCIAL O NIT DE QUIEN

ADQUIERE LOS BIENES O SERVICIOS JUNTO CON LA DISCRIMINACIÓN DE IVA.

LLEVAR NÚMERO QUE CORRESPONDA A UN SISTEMA DE NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE FACTURAS DE VENTA. (PRE IMPRESO)

REGISTRAR LA FECHA DE SU EXPEDICIÓN. DESCRIBIR LOS ARTÍCULOS VENDIDOS O SERVICIOS PRESTADOS. ESTABLECER EL VALOR TOTAL DE LA OPERACIÓN. LLEVAR EL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL Y NIT DEL IMPRESOR DE

FACTURA. (PRE IMPRESO).

INDICAR LA CALIDAD DE RETENEDOR DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS.

CONTAR CON NUMERACIÓN ACEPTADA.

COMPOBANTE DE EGRESO: ES UN SOPORTE DE CONTABILIDAD QUE RESPALDA EL PAGO DE UNA DETERMINADA CANTIDAD DE DINERO.

COMPROBANTE DE INGRESO: SIRVE DE COMPROBANTE DE TODOS LOS INGRESOS MONETARIOS Y DE CONSTANCIA DE LOS PAGOS RECIBIDOS.

CONSIGNACION BANCARIA: ES UN COMPROBANTE QUE ELABORAN LOS BANCOS Y SUMINISTRAN A SU CUENTAHABIENTE, PARA QUE LO DILIGENCIEN AL CONSIGNAR.

NOTA DEBITO: LO UTILIZA LA EMPRESA PARA CARGAR EN LA CUENTA DE SUS CLIENTES, UN MAYOR VALOR POR CONCEPTO DE OMISIÓN.

NOTA CREDITO: CUANDO LA EMPRESA CONCEDE DESCUENTOS QUE NO ESTÉN LIQUIDADOS EN LA FACTURA.

RECIBO DE CAJA: ES UN SOPORTE CONTABLE EN EL CUAL CONSTAN LOS INGRESOS EN EFECTIVO, CHEQUES Y OTRAS FORMAS DE RECAUDO.

NOTA DE CONTABILIDAD: ES EL DOCUMENTO QUE SE PREPARA CON EL FIN DE REGISTRAR LAS OPERACIONES QUE NO TIENEN UN SOPORTE CONTABLE COMO ES EL CASO DE LOS ASIENTOS DE CORRECCIÓN, AJUSTES Y CIERRE.

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD: ES UN DOCUMENTO QUE DEBE ELABORARSE PREVIAMENTE AL REGISTRO DE CUALQUIER OPERACIÓN Y EN EL CUAL SE INDICA EL NÚMERO, FECHA, ORIGEN, DESCRIPCIÓN Y CUANTÍA DE LA OPERACIÓN, ASÍ COMO LAS CUENTAS AFECTADAS CON EL ASIENTO.

COTIZACIÒN: PROPORCIONA LA INFORMACIÓN NECESARIA SOBRE LA POSIBLE TRANSACCIÓN. ES IMPORTANTE PARA LA TOMA DE DECISIONES SOBRE COMPRAS Y PERMITE LA ESCOGENCIA DE ALTERNATIVAS DE VARIAS COTIZACIONES SOBRE EL MISMO PRODUCTO. EN LA COTIZACIÓN APARECEN LOS SIGUIENTES DATOS: DESCRIPCIÓN Y PRECIO DEL ARTÍCULO; FECHA DE ENTREGA; FORMA DE PAGO Y TIEMPO DURANTE EL CUAL TIENE VIGENCIA.

REMISION: SU FUNCIÓN ES PERMITIR AL COMPRADOR LA CONFRONTACIÓN DE LA MERCANCÍA RECIBA CON LA SOLICITADA EN EL PEDIDO.

PEDIDO U ORDEN DE COMPRA

UN DOCUMENTO DE CARÁCTER INFORMATIVO Y PUEDE PRESENTARSE EN FORMA DE CARTA O EN FORMATOS.

TITULOS VALORES

SON DOCUMENTOS NECESARIOS DE MECANISMO JURIDICO DESTINADO A RESOLVER DE FORMA SIMPLE Y SEGURA LA LEGTIMIDAD DEL DERECHO LITERA AUTONOMO QUE EN ELLOS SE INCORPORA.

ELEMENTOS DE UN TITULO DE VALOR

-DOCUMENTO NECESARIO: ES UN DOCUMENTO QUE SE CREA CON LA NESECIDAD DE TENER UN RESPALDO.

-LITERALIDAD: CONSTITUYE QUE LOS PUNTOS INCORPORADOS SOLO SERAN EFECTIVOS SI SON CONSIGNADOS EN EL TITULO DE VALOR COMO RESPALDO

-AUTONOMA: SEÑALA LA INDEPENDENCIA DE LAS PARTES JURIDICAMENTE, FRENTE AL TITULO VENERA DERECHOS INDEPENDIENTES TANTO DEL ADQUIRIENTE DEL TITULO COMO DEL TENEDOR

-LEGITIMACION: SEÑALA LA FACULTAD QUE TIENE EL TENEDOR DE HACER CUMPLIR LO ESTIPULADO EN EL TITULO.TENIENO SIEMPRE EN CUENTA LOS DEECHOS INCORPORADOS.

REQUISITOS

ARTICULO 621

-ADEMAS DE LO DISPUESTO PARA CADA TITULO TITULO DE VALOR EN PARTICULAR LOS TITULOS VALOES DEBEN LLENAR LOS SIGUIENTES REQUISITOS

º LA MENCION DEL DERECHO QUE EN EL TITULO SE INCORPORA Y

º LA FIRMA DE QUIEN LO CREA. LA FIRMA PODRA USTITUIRSE BAJO LA RESPONSABILIDAD DEL CREADORDEL TITULO OR UN SIGO O CONTRASEÑA QUE PUEDE SER MECANICAMENTE IMPUESTO.

CIRCULACION Y TRANSFERENCIA

LA LEY DE CIRCULACION ES AQUELLA QUE DETERMINA EL PROCEDIMIENTO REGULAR Y CORRECTO QUE DEBERA CUMPLIRSE PARA TRANSMITIR LEGITIMAMENTE UN TITULO VALOR.

AQUEL QUE ADQUIERA UN TITULO VALOR DE MODO DISTINTO AL ESTABLECIDO EN LA LEY CAMBIARIA, NO ESTARA LEGITIMADO PARA EJERCER EL DERECHO INCORPORO EN EL. LA TRANSMISION MORTIS DE CAUSA NO LEGITIMA CAMBIARIA AL SUCESOR, AUN CUENDO ESTE TENGA EL TITULO EN SU PODER Y ADEMAS ACREDITE SER TITULAR DEL DERECHO SUCESORIO CON LA RESLUCION E INSTRUMENTO DE SUCESION INTESTADA O EN SU CASO CON EL TESTAMENTO.

TITULOS VALORES NOMINATIVOS –TITULOS VALORES A LA ORDEN-TITULOS VALORES AL PORTADOR.

CLASIFICACION DE LOS TITULOS VALOR

1) TITULOS DE CONTENIDO CREDITICIO: PODEMOS AFIRMAR COMO TAL QUE ESTOS SON LOS TITULOS DE VALOR POR EXELENCIA TAMBIEN SON LLAMADOS TITULOS DE CREDITO O TRANSFERNCA NEGOCIABLE Y TIENEN POR OBJETO LA OBLIGACION EL PAGO EN DINERO.

2) 2. TITULOS CORPORATIVOS O DE PARTICIPACION: SON TAMBIEN LOS LLAMADOS SOCIETARIOS, ESTOS CONFIEREN A SU TITULAR LA CALIDAD DE MIEMBRO O SOCIO DE UNA CORPORACION O SOCIEDAD.

3) TITULOS DE TRADICION O REPRESENTATIVOS DE HERENCIAS: A DIFERENCIA DE LOS DEMAS TITULOS ESTOS SON REFRENDADOS POR MERCANCIA .PARA HACERSE VALEDERO NO ES NECESARIO EL TRASPASO DE LA MERCANCIA, SOLO QUE EL TITULAR CONTENGA EL TITULO.

CLASES DE TITULOS VALORES

º TITULO NORMATIVO: SE DENOMINA COMO TITULO NORMATIVO AQUEL QUE EN EL MOMENTO DE SER CREADO SE DEJE EN EL REGISTRO DEL TENEDOR .ESTE SERA EL TITULAR LEGITIMO DEL TITULO EN EL DOCUMENTO COMO EN EL REGISTRO.

º TITULO A LA ORDEN: SE DENOMINA COMO TITULO A LA ORDEN AQUEL QUE EN SU CONTENIDO DIFIERE LA PALABRA A LA ORDEN.LO QUE LO HACE TRANFERIBLE, NEGOCIBLE POR ENDOSO SIN PERJUICIO.SE EXPIDEN A FAVOR DE PERSONA DETERMINADA.

º TITULO AL PROVEDOR: SON LOS QUE SE EXPIDEN SIN PERSONA DETERMINADA, QUE CONTENGAN LA CLAUSULA AL PROVEDOR Y AUN HACI NO LA CONTENGA.

SOPORTES CONTABLES

LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD SIRVEN DE BASE PARA PARA EL REGISTRO DE TRANSACCIONES COMERCIALES, QUE PERMITEN SOPORTAR DOCUMENTOS DE TAL FORMA QUE QUEDE UNA EVIDENCIA CLARA DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DEL ENTE ECONOMICO PARA TERCEROS.

CHEQUE: SE TRATA DE UN TÍTULO VALOR EN EL CUAL VA IMPRESA UNA ORDEN DE PAGO DIRIGIDA POR EL LIBRADOR CONTRA EL LIBRADO, CONTRA EL BANCO, GIRADO A FIN DE QUE SE PAGUE LA SUMA DETERMINADA DE DINERO INSERTA EN EL DOCUMENTO.

LETRA DE CAMBIO: SE TRATA DE UNA ORDEN DADA POR EL LIBRADOR CONTRA EL GIRADOR PARA QUE IGUALMENTE PAGUE UNA SUMA DETERMINADA DE DINERO.

PAGARE: SE TRATA DE UNA PROMESA QUE HACE EL OTORGANTE DEL TÍTULO ENCAMINADA A PAGAR UNA SUMA DE DINERO.

BONOS: REPRESENTAN UNA ALÍCUOTA EN UN CRÉDITO COLECTIVO QUE PERMITE A SU TENEDOR OBTENER EL REEMBOLSO DE UNA SUMA DETERMINADA.

NORMATIVIDAD

ESTATUTO TRIBUTARIO NACIONAL:

ARTÍCULO 615: OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURAS.

ARCHIVO

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES DEBEN SER CONSERVADOS POR DIEZ AÑOS CONTADOS DESDE LA FECHA DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO.

BIBLIOGRAFIA

CODIGO DE COMERCIO. (2015). BOGOTA.

DOCUMENTOS GOOGLE. (s.f.). Recuperado el 2016, de https://docs.google.com/document/d/1xzAyMDlq64un_HDW_DzVEvwpt1en06fhcEM0Xda3P78/edit?pref=2&pli=1

PREZI. (s.f.). Recuperado el 2016, de https://prezi.com/c3_sdakrsin5/documentos-y-titulos-valores/

SLIDESHARE. (s.f.). Recuperado el 2016, de http://es.slideshare.net/juan0115/soportes-contables