![Page 1: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/1.jpg)
SODA
Digitaal archief overdragen
in 10 stappen
FAAD-Studiedag
16 maart 2013
![Page 2: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/2.jpg)
Aanleiding
• Digitaliseringsproject 2010
• Haalbaarheidsstudie 2011
• DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012
• SODA – Stappenplan Overdracht Digitaal Archief 2012-2013
Zie www.amvb.be
![Page 3: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/3.jpg)
Doelstellingen SODA
• Doorgeven digitaal archief naar bestaand depot
• Essentieel:
• Eenvoudig
• Praktisch
• Goedkoop
• Resultaat:
1.Handleiding: duidelijke richtlijnen en procedures
2.Tools: gratis open source software (indien noodzakelijk)
3.Checklists
4.Ordeningsplannen : voorbeeld ordening archief
![Page 4: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/4.jpg)
1. Handleiding
• Fase pre-ingest:
beleid tot tijdelijke opslag container
• 10 stappen
• Eenvoudig, bondig
• Visualisering: workflows
• Publicatie www.projectcest.be
![Page 5: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/5.jpg)
2. Tools
• Open source tools
• Onafhankelijke handleiding:
vervangbaar indien betere tool beschikbaar
• Creatie draagbaar werkstation
• Handleidingen gebruik tool
![Page 6: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/6.jpg)
3. Checklists en formulieren
• Checklists en voorbereidingen per fase
• Handleiding archivaris
• Creatie metadata
� Opname in csv-formulier
� Opname in digitale container
![Page 7: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/7.jpg)
4. Ordeningsplannen
• Podiumkunsten
• Sport
• Belangenverenigingen
![Page 8: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/8.jpg)
OAIS: Pre-ingest
![Page 9: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/9.jpg)
Worklow in 10 stappen
![Page 10: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/10.jpg)
Stap 1. Beleid
• Acquisitiebeleid
1. Actief
2. Passief
• Preserveringsbeleid (ED3)
• Communicatie
• Ordeningsplannen
![Page 11: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/11.jpg)
Stap 2. Zelfevaluatie
• Evalueer de digitale duurzaamheid d.m.v. Scoremodel (DEN -
PACKED vzw)
http://www.scoremodel.org/
• Remedieer de minpunten van het digitaal depot
• Herhaal dit proces tot de instelling voldoet aan de minimale
criteria.
![Page 12: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/12.jpg)
Stap 3. Ontvangst aanbod• Registreer het aanbod in CSV-formulier
![Page 13: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/13.jpg)
Stap 3: Ontvangst aanbod
• Is de overdrager de wettige eigenaar?
�JA: Toets aanbod aan het acquisitieprofiel
�NEEN: Weiger
• Past aanbod binnen acquisitieprofiel
�JA: Technische prospectie
�NEEN: Verwijs overdrager door
![Page 14: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/14.jpg)
Stap 4. Prospectie: workflow
![Page 15: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/15.jpg)
Stap 4. Prospectie
1. Voorbereiding: Richtlijnen overdrager
2. Interview� Inhoud en bereik
� Systeembeheer
� Software
� Hardware
� Systeembestanden
3. Visuele controle� Inhoud en bereik
� Systeembeheer
� Software documentatie
� Hardware
� Systeembestanden documentatie
![Page 16: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/16.jpg)
Stap 4. Prospectie
5. Systeem- en bestandsanalyse d.m.v. draagbaar werkstation:
� flashdrive met mobiele OS (persistent Linux)
� gratis en open source tools:
� DROID;
� Renamer;
� UGent SIP-Creator;
� etc.
6. Registreer bevindingen is CSV-formulier
![Page 17: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/17.jpg)
Stap 5. Sluit overeenkomst
• Neem bepalingen op met betrekking tot:
� Verwerving;
� Intellectuele rechten;
� Privacy;
� Openbaarheid;
� Het bewerken van de digitale bestanden;
� Verbintenis van de overdrager;
� Vrijwaring van de instelling;
� etc.
![Page 18: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/18.jpg)
2 parallelle processen
![Page 19: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/19.jpg)
Administratieve overdracht
• Toekennen Persistent Identifier
[bv. BE_ADVN_AC900_2011_027_VEA040]
• Overdrachtslijst
• Breng organisatiestructuur in kaart
• Registratie
Stap 6. Overdracht
![Page 20: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/20.jpg)
Stap 6. Overdracht
Fysieke overdracht
• Overdracht via netwerk
• Overdracht via draagbaar medium
� Door de overdrager;
� Door de archiefdienst;
• Veiligheidskopie
![Page 21: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/21.jpg)
Stap 7. Schonen: workflow
![Page 22: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/22.jpg)
Stap 7. Schonen
• Controleer integriteit d.m.v. checksums;
• Decomprimeer gecomprimeerde bestanden;
• Verwijder versleutelingen;
• Verwijder geïnfecteerde bestanden,
• Verwijder dubbels;
• Verwijder systeembestanden;
• Selectie;
• Uniformiseer de bestandsnamen;
• Veiligheidskopie.
![Page 23: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/23.jpg)
Stap 8. Formalisering
• Verzamel alle overeenkomsten en documentatie
• Vervolledig de metadata
![Page 24: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/24.jpg)
Stap 9. Creëer een
containerbestand
• UGent SIP-creator o.b.v. Bagit
![Page 25: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/25.jpg)
Stap 10. Opslag
![Page 26: Digitaal archief overdragen in 10 stappen - FAAD€¦ · Digitaal archief overdragen in 10 stappen FAAD-Studiedag 16 maart 2013. ... • DigiGIDS@work en DigiGIDS@home 2011-2012 •](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022052000/6012e330eae85443a14d43d6/html5/thumbnails/26.jpg)
Informatie
• Stephanie Aertsen Archivaris AMVB [email protected]
• Tom Cobbaert Collectie: beheer en digitaal, ADVN [email protected]
• PARTNERS
• ADVN
• PACKED vzw
• Opleiding Archivistiek VUB
• UGent