De samenwerkingsscan
een praktische ICT benchmarking voor lokale besturen
Bart BeutenSr. Strategy Consultant
V-ICT-OR SHOPT-IT - 26 APRIL 2012
CONTEXT
VERA, steunpunt informatica
• Transitie van productenleverancier naar steunpunt• Bovenlokale focus• Ondersteuning en onafhankelijke consultancy• Schaalvergroting• Innovatie• Samenwerking
ICT bij lokale besturen
• Weinig aandacht voor strategisch belang ICT• Groeiende afhankelijkheid van de roadmap van
externe partijen voor de eigen dienstverlening• Diverse methodes, ervaringen en inzichten• Beperkte (investerings)kracht en versnippering
beschikbare middelen• Te weinig aangepaste organisaties• Belang en uitgavelast ICT neemt toe
VIRTUELE CENTRUMSTEDEN
Regionale samenwerking
• Virtuele clustering naar schaal +100.000 inwoners• Open voor alle lokale besturen• Duurzame en structurele samenwerking• Betrokkenheid van beleid, organisatie en informatica• Tweetraps samenwerking• VERA faciliteert, begeleidt, ondersteunt en adviseert
Doelstellingen
• Efficiëntie dienstverlening: meer voor hetzelfde of hetzelfde voor minder
• Effectiviteit dienstverlening: gerichter werken en strategisch vermogen verhogen
• Professionaliteit dienstverlening: competenties aanscherpen, specialisaties ontwikkelen
• Kwaliteit dienstverlening: kwetsbaarheden wegwerken en innovatiekracht bedrijfsvoering verhogen
Stand van zaken
Draaiboek
• Ondertekening protocol• Samenwerkingsscan• Charter en mission statement• Strategisch plan• Identificatie projecten• Uitvoering en evaluatie
SAMENWERKINGSSCAN
Doelstellingen
InventarisatieBenchmarkingReflectieDetectie
8 domeinen in kaart gebracht
• Beleid• Organisatie• Financieel• Veiligheid• Hardware• Netwerk• Bureautica• Software
FOCUSVRAAGSTELLING
Beleid
InformaticaOrganisatie
Werkwijze
• Interviews (beleidsmakers, secretaris, IT’er)• Elektronische vragenlijsten• Verwerking gegevens en vergelijkende analyse:
benchmarking en identificatie opportuniteiten voor samenwerking
• Eindrapportering aan samenwerkingsverband• Individueel rapport met concrete verbeteradviezen
Demo
• Korte presentatie elektronische vragenlijsten
BELANGRIJKSTE RESULTATEN
Steekproef
• April 2012: 28 besturen– 10 gemeentebesturen– 18 OCMW’s
• Na de zomer: +/- 50 besturen+ 18 gemeentebesturen+ 5 OCMW’s
ICT staf (O45% - G66%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
92.3076923076923
75.8333333333333
69.166666666666767.6923076923077
60
52.5
50.416666666666648.3333333333333
40.416666666666634.75
33.7532.083333333333331.666666666666731.6666666666667
24.583333333333323
17.777777777777817.0833333333333
8585
7777
71
565353
52
48
Verbeterpunten
• Optrekken ICT ondersteuning• Voorzien aparte functie met duidelijke opdracht• Ondersteuning voor ICT verantwoordelijke (opleiding)
(cf. zelf aanpassingen uitvoeren op server, backup)• Meer aandacht en ruimte voor strategische en
organisatie-ondersteunende rol van ICT
ICT maturiteit (O47% - G47%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80
7263
6260
60
53
4747
4644
4341
4040
3935
31
20
5956.5
52.061855670103151.5
51.030927835051648.2142857142857
47
43.298969072165
31.547619047619
28.5714285714286
Verbeterpunten
• ICT, een onderwerp van intern overleg (bijv. MAT)• ICT competenties van medewerkers versterken• Uitbreiden procesmatig werken• Aandacht voor veranderingsmanagement• Versterken beleidsvisie, -vorming en –planning• Integrale aanpak ICT vraagstukken
ICT beheer (O51% - G55%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90
7974
7264
62
61
53
5049
4544
4241
383838
3634
62.7737226277372
61.528662420382260.9150326797385
60.127388535031956.3398692810457
55.766423357664253.8562091503268
51.6339869281046
48.3687943262411
42.1656050955414
Verbeterpunten
• Verder professionaliseren van ICT beheer door kennisdeling, opleiding, voldoende tijd vrijmaken,…
• Contractbeheer: in relatie met leveranciers voldoende aansturing, controle en opvolging opnemen
• Efficiëntiewinsten door centraliseren, uniformiseren en standaardiseren van ICT processen
• Versterken risicobeheer: noodplan, documentatie, procedures,…
ICT aankoopbeleid (O57% - G63%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
88.8888888888888
83.333333333333383.3333333333333
77.7777777777777
69.4444444444445
63.8888888888889
44.736842105263144.7368421052631
42.1052631578947
34.2105263157895
84
81
747171
64
6161
5858
474747
45
4242
3934
Verbeterpunten
• Grondige kosten-baten analyse vermijdt ‘domme’ aankopen (te duur, niet nodig, geen draagvlak,…)
• Aankoopproces gebeurt idealiter in wisselwerking tussen inhoudelijke diensten, IT’er, secretaris (MAT) met centrale sturing
• Goede onderhandelingskracht = goede voorwaarden• Kennis van marktspelers en hun prijzen en sturing
door management versterkt onderhandelingskracht
ICT veiligheid (O62% - G50%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
9391
8882
80
7269
67
60
57
5453
5150
47
363636
76.1904761904761
64.285714285714361.9047619047619
59.5238095238095
54
4442.8571428571428
3432
28.5714285714286
Verbeterpunten
• Niet alle besturen hebben een wachtwoord policy• Niet alle besturen hebben een afmeld policy• Veiligheidsplan is een ‘levend’ instrument• Backup procedures (testen restores!) optimaliseren• Relatie met al dan niet Daas (thin clients)
ICT infrastructuur (O45% - G58%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90
85.7142857142857
80
72.9166666666667
70.8333333333333
66.0714285714285
58.333333333333358.3333333333333
50
39.285714285714335.416666666666635.416666666666635.4166666666666
28.571428571428625
22.916666666666721
17.857142857142914.5833333333333
86
75
71
68
6461
50
43
3232
Verbeterpunten
• Professionaliseren hosting• Netwerkredundantie• Investeren in organisatie ondersteunende software• Kortere cyclus vernieuwing pc’s (ca. 5 jaar)• Minder printers• Als ICT verantwoordelijke met beperkte kennis acties
moet doen op de server, is dit een risico
GLOBALE EVALUATIE (O49% - G56%)
Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90
8172
67
60
55
4949494948
43404040
3936
3229
70.9802937828581
61.1749699879952
57.168201830610655.537679792111555.4133206081628
54.14737504835454.1127724326013
52.579929122168549.473721024227849.3755333511212
ICT uitgaven (O80.000€ – G240.000€)
Series10 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 400000 450000
399,232321,848
282,883273,099
231,752201,121
192,243188,992
167,951156,339
109407.964472438105651.3979033104513.83089555103030.9148931
99266.263903356292.6317434454666.203429
49099.304225648238.4389516547775.397903346609.603429
38174.397903337325.33342935844.40441365
31126.3189516528307.2848931
22281.9589516522220.82
Per werkpost (O2.524€ - G3.365€)
Series10 1000 2000 3000 4000 5000 6000
5492.65684332857
4905.38524129512
3838.765476120193779.833179033
3678.606332565873190.59212523469
3168.88720883491
2571.66354105909
2100.76145781923
919.566917358572
5,467
4,020
3,185
2,8622,815
2,6412,594
2,386
2,0271,964
1,9301,8571,854
1,4341,244
1,1321,058
993
Per inwoner (O4,8€ – G13,8€)
Series10 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
17.717.117.1
15.214.9
13.212.3
11.09.9
9.6
15.24733716873
7.381441549230177.36914741088451
6.704686333903825.71284391566517
5.07870712270654.68458288934067
4.170500656213374.0323648360938
3.851714996389283.44956254582331
3.32608567358763.17227058210864
3.002422277054882.97262669606801
1.970298941539641.94857533464364
1.75755912362572
Conclusie
• Over het algemeen: onderfinanciering van ICT• Genoeg voor het operationeel laten werken• Niet genoeg voor tijdige vernieuwing, anticiperen op
calamiteiten, organisatie-ondersteunende aanpak, enz.
• Samenwerking tussen gemeente en OCMW, biedt (economische) schaalvoordelen, maar kan pas slagen onder bepaalde randvoorwaarden