11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
1
14 maart 2017
Kristien Ooghe – domein belastingen
Daisy Vercruysse – domein financiën
Audit
14 maart 2017
Wat vertellen we u graag ?
Welkom
Debiteurenbeheer
Rollen en rechten
Beveiliging en logging
Aanbevelingen per soort audit
Thema-audit “Gemeentelijke belastingen en retributies”
Thema-audit “Aankoop- en contractbeheer”
Detectie & organisatie-audit
Thema-audit “Informatiebeveiliging”
Vragen
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
2
14 maart 2017
Debiteurenbeheer
‘Het is noodzakelijk dat de organisatie de inkomende betalingen goed
opvolgt en dat zij voor ontbrekende betalingen tijdig de nodige
aanmaningen of dwangbevelen verstuurt. Dit voorkomt dat verstuurde
aanslagbiljetten en facturen onbetaald blijven en het gemeentebestuur
inkomsten mist’
Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”
Audit
14 maart 2017
Debiteurenbeheer – unieke identificatie
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
3
14 maart 2017
Link authentieke bronnen
Uw documenten altijd naar het juiste adres? Nieuwe debiteuren
eenvoudig toevoegen? Correcte en volledige identificering van
belastingplichtigen?
Centraal beheer van uw contactgegevens is een essentieel
onderdeel van efficiënte dienstverlening.
De link authentieke bronnen maakt dit mogelijk.
Vanuit onze toepassingen zoekt u via een centraal zakenmagazijn
in de authentieke bronnen Rijksregister en KBO.
Audit
14 maart 2017
Betalingsopvolging belastingen
Keuze tussen Unibel en BBC:
Betalingsopvolging in Unibel:
* Betalingen aanzuiveren
* Oninbaarstellingen
* Opmaak (aangetekende) herinneringen
* Dwangschriften
Betalingsopvolging in BBC:
* Opmaak kohieren en aanslagbiljetten in Unibel
* Doorgave kohierartikels aan de boekhouding
* Opvolging van de debiteuren en belastingschulden in BBC
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
4
14 maart 2017
Betalingsopvolging in Unibel
Betalingsopvolging
Correct
Gelijkwaardig
Tijdig en systematisch
Tal van tools:
Kohierlijsten: slechte betalers, oninbaarstellingen …
Invorderingsdossiers: opvolging afbetalingsplannen, collectieve
schuldregelingen, notificaties, faillissementen …
Statuslijsten: toestand van kohieren …
Audit
14 maart 2017
Werkopvolging
Aanbeveling: “tijdig en systematisch”
Oplossing: geïntegreerde werkopvolgingsmodule in Unibel.
Betere planning
Timing
De werkzaamheden voor belastingen registreren en opvolgen:
* Aangiften drukken
* Drukwerk ambtshalve vaststellingen
* Kohieren opmaken en aanslagbiljetten verzenden
* Maningen, laatste waarschuwingen, dwangschriften aanmaken
* Controlelijsten: afbetalingsplannen, verjaring …
Opdrachten toewijzen aan medewerkers
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
5
14 maart 2017Audit
14 maart 2017Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
6
14 maart 2017Audit
14 maart 2017Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
7
14 maart 2017
Debiteurenbeheer - BBC
Centraal over alle NH-toepassingen
Module Link Authentieke Bronnen centraal met andere
toepassingen
Aanduiding bij de debiteur
Audit
14 maart 2017
Informatieveiligheid en toegangsbeheer
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
8
14 maart 2017
“Het is van belang om de toegang tot informatie goed te beheren,
afspraken te maken over het informatiebeheer en de
informatiebeveiliging, en wijzigingen in data goed te registreren”
Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”
Audit
14 maart 2017
Rollen, Rechten, Beveiliging en Logging
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
9
14 maart 2017
BBC: rollen en rechten bepalen
Menubeveiliging om de rol van de gebruiker te bepalen
Gepersonaliseerd menu
Lees- of schrijfrechten
Databeveiliging om de rechten van de gebruiker te bepalen
Wie ziet welke gegevens?
Wie mag welke gegevens wijzigen?
Audit
14 maart 2017
Gepersonaliseerde menu
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
10
14 maart 2017
Beperkte opzoekmogelijkheden
Audit
14 maart 2017
BBC tip !
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
11
14 maart 2017
BBC - logging
Aanpassingen aan dossiers
Audit
14 maart 2017
BBC - logging
Algemene logging
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
12
14 maart 2017
Belastingen
Bij het opstarten van Unibel wordt de database beveiligd door:
login en paswoord
of
Windows-authenticatie.
Toegang tot het Rijksregister: strong authentication - aanmelden
met eID
Audit
14 maart 2017
Belastingen - toegangsbeveiliging
Unibel bevat
verschillende gebruikersniveaus die bepalen welke acties een
bepaalde gebruiker kan uitvoeren.
Toegangsrechten kunnen ingesteld worden op het niveau van
programma’s.
Rechten op een programma kan per gebruiker ingesteld worden:
* geen toegang
* leestoegang
* toevoegen en wijzigen
* verwijderen
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
13
14 maart 2017
Tips en aanbevelingen diverse audits
Audit
14 maart 2017
Thema-audit
Aankoop- en contractbeheer
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
14
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
4. Plaatsing van de bestelling
Eenmaal de overheidsopdracht is gegund of de gewenste leverancier is gekozen,
kan de bestelling geplaatst worden. Vaak gebeurt dit via een bestelbon of een
gunningsbeslissing.
5. Ontvangst van de goederen en diensten
Na de bestelling worden de goederen of diensten geleverd of opgehaald. De
leverbon is hierbij een belangrijk document. De organisatie dient na te gaan of
deze goederen of diensten overeenkomen met de bestelling. De leverbon wordt
dus vergeleken met de bestelbon. In het geval van goederen controleert de
organisatie eveneens of deze in goede staat zijn en bij diensten of deze voldoen
aan het gewenste resultaat.
Audit
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
6. Factuurverwerking en -betaling
Eenmaal de goederen of diensten zijn geleverd, volgt de factuur. Deze wordt
nagezien en ten minste vergeleken met de bestelbon en de leverbon. Als de
factuur correct is wordt ze, idealiter binnen de vooropgestelde termijn, betaald.
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
15
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
Verslag Audit Vlaanderen:
Belangrijkste werkpunten die tijdens de audits naar voren kwamen:
1. er is onvoldoende overzicht op lopende contracten en de einddatum ervan;
2. uitgaven worden inadequaat opgevolgd, met als gevolg dat de mededinging (zoals
voorzien in de wetgeving overheidsopdrachten) niet behoorlijk speelt;
3. op bepaalde punten in het aankoopproces blijkt fraude mogelijk te zijn doordat de
functiescheiding binnen processen niet degelijk genoeg is uitgebouwd;
4. er zijn onvoldoende richtlijnen voor de ontvangst van goederen en diensten;
5. de correctheid en tijdige betaling van facturen wordt niet goed genoeg opgevolgd.
Audit
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
Aanbeveling 1 :
er is onvoldoende overzicht op lopende contracten en de einddatum
ervan
Productcataloog gebruiken en verplicht maken
Begin- en einddatum bij de producten plaatsen
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
16
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
Aanbeveling 3:
op bepaalde punten in het aankoopproces blijkt fraude mogelijk te
zijn doordat de functiescheiding binnen processen niet degelijk
genoeg is uitgebouwd
Databeveiliging
Menubeveiliging
Audit
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
Aanbeveling 4:
er zijn onvoldoende richtlijnen voor de ontvangst van goederen en
diensten
Registreer de leveringsnota
Hou digitaal de ‘fouten’ bij aan de hand van foto’s, nota’s, …
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
17
14 maart 2017
Audit Aankoop- en contractbeheer
Aanbeveling 5:
de correctheid en tijdige betaling van facturen wordt niet goed
genoeg opgevolgd
Digitale validatie = snellere goedkeuringsflow
Maak mandaten of betaallijsten op basis van vervaldatum
Audit
14 maart 2017
Thema-audit
Gemeentelijke belastingen en retributies
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
18
14 maart 2017
Detectie van belastingplichtigen en grondslagen
Wie moet hoeveel aan het gemeentebestuur betalen?
Extractie gezinshoofden uit het bevolkingsbestand
Extracties Lokovest:
* Nieuwe ondernemingen en vestigingen
* Stopgezette ondernemingen en vestigingen
* Wijzigingen: nieuwe maatschappelijke naam, nieuwe rechtsvorm,
nieuw adres …
KSZ: gegevens verwerken voor de automatische toekenning van
verminderde tarieven, vrijstellingen of toelagen aan personen die
verhoogde tegemoetkoming genieten inzake gezondheidszorgen.
Detectie leegstaande panden, tweede verblijven en onbebouwde
gronden (sessie A1)
Audit
14 maart 2017
Digitale gegevensuitwisseling
Automatische gegevensoverdracht tussen belasting- en
boekhoudprogramma (Unibel en NH BBC):
Globale koppeling
of
Detailkoppeling
Digitale uitwisseling: programma’s voor het inlezen van
bestanden afkomstig van andere bronnen
Controle op correctheid van de gegevens
Bijvoorbeeld: inlezen belastbare feiten voor leegstand, combitaks,
containerparken …
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
19
14 maart 2017
Rapporteren
“Het is belangrijk om een rapportering te voorzien, de gegevens goed op
te volgen en de nodige informatie tijdig te laten doorstromen naar het
correcte bestuursniveau”Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”
BIBEL is een tool die toelaat om op een vlotte manier
rapporten en grafieken af te leveren gebaseerd op de gegevens
van de belastingtoepassing Unibel
Standaardrapporten of eigen rapporten met:
overzicht van de toestand van de belastingsontvangsten
openstaande schuld
oninbaarstellingen
verzonden documenten …
Audit
14 maart 2017
Kennis van de gebruikte software
“Veel geauditeerde gemeentebesturen hebben een (te) beperkte kennis
van hun eigen softwaresystemen”Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”
Hulpmiddelen
Handleidingen
Online helpfunctie <F1>
Opleidingen
Groepsopleiding bij Cevi
Opleidingen op maat in uw bestuur
Helpdesk
Permanentie
GoToAssist
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
20
14 maart 2017
Detectie& organisatie-audit
Audit
14 maart 2017
Detectie-audit
Verslag Audit Vlaanderen:
Belangrijkste werkpunten die tijdens de audits naar voren kwamen:
1. Zorg voor de uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de
sociale als de financiële dienst.
2. Creëer een unieke autorisatie, los van dossierbehandelaars, voor de aanmaak of wijziging
van begunstigdengegevens.
3. Houd stavingstukken, die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekeningnummer in het
betalingsproces aan de cliënt toebehoort, systematisch bij.
4. Voer de betalingen uit op basis van de originele facturen en stavingstukken
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
21
14 maart 2017
Detectie-audit
Aanbeveling 1:
Zorg voor de uitbouw van functiescheiding in de administratieve
processen van zowel de sociale als de financiële dienst
Menubeveiliging
Databeveiliging
Audit
14 maart 2017
Detectie-audit
Aanbeveling 2:
Creëer een unieke autorisatie, los van dossierbehandelaars, voor de
aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens
Beheer rekeningnummers
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
22
14 maart 2017
Detectie-audit
Aanbeveling 3:
Houd stavingstukken, die aantonen dat het gebruikte
begunstigdenrekeningnummer in het betalingsproces aan de cliënt
toebehoort, systematisch bij
Notities, digitale documenten bij dossiers
Audit
14 maart 2017
Detectie-audit
Aanbeveling 4:
Voer de betalingen uit op basis van de originele facturen en
stavingstukken
Digitale beelden van de facturen
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
23
14 maart 2017
Thema-audit
Informatiebeveiliging
Audit
14 maart 2017
Informatiebeveiliging nog onbekend
Audit
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
24
14 maart 2017
Kennis van de gebruikte software BBC
Veel geauditeerde gemeentebesturen hebben een (te) beperkte kennis
van hun eigen softwaresystemenBron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”
Hulpmiddelen
Handleidingen
Ondersteuning
Opleidingen op maat in uw bestuur
Consultancy ter plaatse
Helpdesk
Permanentie
GoToAssist
Audit
14 maart 2017Audit