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30/7/2014 Como fazer Relatrios de Status Gesto de Projetos na prtica

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Como fazer Relatrios de StatusBy Eli Rodrigues / 2011/03/30 / 24 Comments

Este post faz parte da srie Como gerenciar a comunicao de um projeto (http://www.elirodrigues.com/serie-como-gerenciar-a-comunicacao-de-um-projeto/)

O ato de relatar o andamento de um projeto, ou como se diz no jargo reportar status*, pode fazer toda a diferena sobre como o projeto ser visto pelos

stakeholders. Um relatrio com falta ou excesso de informaes pode gerar ansiedade, desconfiana, resistncia ou simplesmente no vender bem, ou seja,

pode prejudicar o projeto.

Montar relatrios requer disciplina, regularidade e adaptatividade. Cada empresa possui seus modelos, existem tantas variaes de templates quanto existem

preferncias pessoais de clientes e gerentes. E s vezes, o mesmo projeto precisa ser reportado em dois ou trs formatos dferentes ao mesmo tempo.

Neste post apresento 6 modelos de Relatrios de Status, explico suas aplicaes, vantagens, desvantagens e disponibilizo o template para download. Os

relatrios esto ordenados conforme o grau de visibilidade e nivel de informao (classificao que fiz empiricamente). Podem baixar e usar, se usarem em

seus blogs, favor referenciar este site. Faam bom proveito!

* Palavras-chave para Relatrios de Status = Relatrio de andamento do projeto, Relatrio de Status, Status report, Status meeting, Relatrio executivo

1. Modelo Excel Visual

Este um modelo visual montado no Excel, que apresenta os aspectos Escopo, Marcos (Tempo), Realizaes, Principais Riscos e Custos.

Aplicao: Funciona para qualquer tipo de projeto.

Vantagens:



Mostra vrios aspectos do projeto em uma tela

Desvantagens:

Pode ser trabalhoso manter a Curva S

A EAP pode ocupar bastante espao

Requer compreenso sobre como usar a EAP para controle de escopo

Download: (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2012/09/status_report_dinamus.xlsx)

2. Modelo de Relatrio de Status para Projetos, Programas e Portflios MODELO SIMPLIFICADO

Este modelo bem simplificado, em que o GP informa em uma frase o andamento do projeto (realizaes, riscos etc) e marca uma face como status (bom,

mdio e ruim).

Aplicao: Funciona para projetos pequenos, que no controlam custos.

Vantagens:

A elaborao do relatrio muito rpida e informal

Desvantagens:

Requer reunio para explicar os highlights

O GP possui apenas uma frase para falar do projeto inteiro

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/StatusReport_Simplificado.xls)

3. Modelo de Relatrio de Status para projetos Burn down graph

(http://elirodrigues.fi les.wordpress.com/2011/03/statusreport_burndown.jpg)

Considero o Burn Down Graph como um modelo de relatrio de status porque ele d uma viso geral do projeto, mostrando quanta horas faltam para

terminar as atividades. Se utilizado em conjunto com o conceito de sprint do Scrum, os stakeholders conseguem ter um acompanhamento de priorizao, valor

agregado e ETA (mas isso uma outra histria).

Aplicao: Funciona em projetos que utilizem o mtodo Scrum, desde que o cliente/sponsor/gerente snior estejam habituados e apreciem a metodologia. Caso

contrrio, certamente pediro outros tipos de status report.

Vantagens:

O prprio controle de atividades do sprint j gera o relatrio automaticamente

Desvantagens:

O grfico por si s, dificilmente ser aceito como relatrio de status. preciso agregar alguma descrio de realizaes, uma anlise ou a realizao de

uma reunio de status

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/Sprint-backlog-Example.xlsx)

4. Modelo de Relatrio de Status para Projetos, Programas e Portflios MODELO 1-PGINA



(http://elirodrigues.fi les.wordpress.com/2011/03/statusreport_umprojetoporpagina.jpg)

Este modelo mostra informaes de Realizaes do Perodo, Riscos, Marcos e tem um quadro para informaes gerais, que pode ser adaptado

necessidade do Programa/Portflio.

Aplicao: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, que no exijam relatrio detalhado. Um tipo de projeto cujo processo seja bem conhecido na

empresa. Ex: Desenvolvimento de Software, Adaptaes ou Service Catalogs em geral.

Vantagens

A elaborao do relatrio rpida, mas tambm bastante informativa

Todas as informaes so visiveis facilmente, em especial, o grfico de marcos bem fcil de entender

Desvantagens

Todas os quadros tem espao limitado

O quadro de marcos tem espao limitado, para timelines muito longos pode no servir.

O desenho dos milestones um pouco cansativo

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/StatusReport_UmProjetoPorPagina.ppt)

5. Modelo de Relatrio de Status para Projetos MODELO DETALHADO

(http://elirodrigues.fi les.wordpress.com/2011/03/statusreport_detalhado1.jpg)

Este modelo bem detalhado e tem 8 slides de informao:

Realizaes

Problemas

Principais riscos Tabela com descrio, exposio e aes de mitigao/contingncia

Marcos tabela com nome, data planejada, data prevista e data realizada

Entregas um grfico que mostra o percentual de cada entrega principal

Custos tabela com nome, custo planejado, previsto e realizado (em alguns projetos j acrescentei aqui um grfico que mostrava total de custos orados

x total realizado ao longo das semanas.

ndices de performance Grfico de CPI e SPI ao longo das semanas

Pontos de deciso (escalada)

Aplicao: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, em que o cliente/sponsor/gerente snior deseje ter um acompanhamento bem detalhado e possui

disponibilidade para reunir periodicamente sobre o projeto.

Pode tambm ser usado como um relatrio-agregador, aquele que apresentado em ocasies especiais (trimestralmente, semestralmente).

Vantagens:

Oferece espao e forma para detalhes, permite discusses, adio de grficos, figuras

Facilita o marketing do projeto

Desvantagens:

Requer reunio explicativa e tempo do cliente/sponsor/gerente senior para discusso. Isto pode no acontecer em alguns casos e tornar o relatrio intil

(sem ser lido).

Pode causar impacincia nos participantes da reunio status, se os slides no forem preenchidos objetivamente



Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/StatusReport_Detalhado.ppt)

(https://docs.google.com/leaf?id=0BwYA99OBiv1COWI4MzY5ODAtYTdmNS00YWUwLTk1NzAtODRlYzVmNTNiMzM3&hl=en)

6. Modelo de Relatrio de Status para Projetos MODELO COMPLETO

(http://elirodrigues.fi les.wordpress.com/2011/03/statusreport_completo.jpg)

Este modelo contm vrias informaes do projeto em uma nica tela. Permite a agregao (via excel) com outros arquivos para gerar relatrios de Programa e

Portflio. E ajuda a garantir que o GP est controlando o projeto periodicamente.

Aplicao: Funciona para qualquer tipo e tamanho de projeto, desde que controle Tempo, Riscos e Custos.

Vantagens:

Tem bastante informao em uma nica tela

Permite agregao para gerar relatrios de Programa/Portflio

Desvantagens:

Requer a duplicao das informaes dos demais controles (riscos, custos, tempo) neste documento, com isso, a primeira verso do relatrio costuma

levar (se os dados j estiverem organizados) em torno de 30-90 min, dependendo do tamanho do projeto.

A tela tem informaes demais (fica poluda) para mostrar a um Executivo ou Cliente.

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/StatusReport_Completo.xls)

7. Modelo de Relatrio de Status para Programas e Portflios GRFICO DE BOLHA

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/03/grafico-de-bolhas.png)

Este modelo de relatrio um tipo de agregao de dados de projetos, traz uma viso em 3 dimenses de parmetros numricos, no exemplo utilizei: CPI, SPI

e Size (em quantidade total de horas).

SPI e IDP significam schedule performance index e ndice de desempenho de prazo, respectivamente. CPI e IDC significam cost performance index e ndice

de desempenho de custos. Saiba mais sobre estes indicadores em Introduo ao Valor Agregado (http://elirodrigues.com/gestao-de-projetos/serie-como-gerenciar-custos-de-

um-projeto/introducao-a-analise-de-valor-agregado/) ou Como controlar custos de um projeto (http://elirodrigues.com/gestao-de-projetos/serie-como-gerenciar-custos-de-um-

projeto/como-controlar-custos-no-ms-project/) .

Aplicao: Funciona para Programas/Portflios cujos projetos coletem trs mtricas numricas.

Vantagens:

Visualizao de mltiplos projetos em um grfico de disperso que permite que o gerente direcione seu foco para onde h indcios de problemas. Exs:

Projeto com CPI < 1 e SPI > 1, projetos com CPI e SPI < 1.

Desvantagens:



2014 Gesto de Projetos na prtica.

Requer maturidade no processo de Gesto de Projetos, para que os GPs estejam habituados a controlar baselines, gerar e reportar mtricas, analisar

causas de problemas e gerar aes corretivas

Requer maturidade organizacional para manter o foco na soluo de problemas

Requer um relatrio auxiliar mostrando informaes de cada projeto.

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/grafico-de-bolhas-exemplo.xlsx)

Em breve mais modelos sero disponibilizados. Acompanhe pelo twitter @elirodrigues.

Eli Rodrigues

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