CARTILLA DE USO DE APLICACIONES Y
RECURSOS INFORMÁTICOS
Departamento de Informática
Universidad de San Buenaventura Seccional Medellín
Septiembre 2 de 2009
CONTENIDO
Presentación.
1. Sistema de Correo Electrónico
1.1 Como enviar un mensaje
1.2 Como insertar el calendario en un Correo Electrónico
1.3 Crear una firma E Insertarla en los mensajes.
1.4 Responder a los mensajes recibidos.
1.5 Crear Carpetas para organizar los mensajes.
1.6 Compartir la agenda para que otra persona la gestione.
1.7 Abrir una agenda compartida para gestionarla.
1.8 Como activar el Ausente de oficina.
1.9 Como acceder al sistema de correo por la web.
2.0 Como abrir documentos compartidos en los servidores por la web desde el
Correo Electrónico.
2. Cambio de contraseñas.
3. Softphone Telefonía IP
PRESENTACIÓN
La cartilla será un instrumento para los usuarios, que les facilitará la utilización de los
recursos tecnológicos con que cuenta la Universidad de San Buenaventura.
Trataremos de ser muy claros y concisos en la explicación del uso de algunas
aplicaciones, de tal forma que cualquier persona que lea esta cartilla pueda operar sin
ninguna dificultad una aplicación o sistema de información.
La idea surge a partir de los cambios que se han dado en las diferentes plataformas
tecnológicas, algunas de ellas: nuevo sistema de correo, Telefonía IP, políticas en la
navegación de Internet y la nueva forma de manejar las contraseñas y usuarios.
Nuevo Sistema de Correo Electrónico USB
En la siguiente imagen se ilustra algunos de los componentes del cliente de Outlook para
el sistema de correo. Tenga presente las opciones de la parte inferior izquierda,
dependiendo de la opción seleccionada, será el contenido de la ventana Principal.
Buzón de correo electrónico. Vista previa de los
mensajes
Barra de menús
Seleccione, Correo, contactos,
agenda etc.
1.1 Como enviar correos electrónicos.
Estando en la consola principal del cliente, es decir, el Outlook, seleccione la opción
Nuevo, como se muestra en la siguiente figura:
Recuerde, al hacer clic en la opción Nuevo, Creará un Nuevo Correo, Siempre y Cuando
Tenga Seleccionada la opción de correo en la parte inferior izquierda.
Haga clic en nuevo, para crear un e-mail.
Le aparecerá la siguiente ventana, donde podrá seleccionar el destinatario del Correo, si
es con copia a otra persona, o copia oculta si es del caso. Paso a paso estructuraremos
un mensaje como ejemplo.
Por ser Outlook 2007, las opciones de la barra de herramientas, cambian dependiendo de
la opción en el Menú, que tenga seleccionada, es decir; si selecciona la opción Mensaje,
vera opciones como: Pegar, Insertar, Comprobar nombres, entre otras, si selecciona la
opción del menú Insertar, vera opciones como: Insertar un documento, Imágenes, Tablas
etc. Es importante tener presente esta recomendación, para que sepa dónde ubicar un
comando especifico.
Contenido del mensaje.
Haga clic para seleccionar el destinatario.
Cuando esté listo para enviar el
mensaje, haga clic en enviar
Como se muestra en la figura anterior, haga clic en la opción “Para”, de esta forma verá
la lista de contactos institucionales y podrá seleccionar las personas a las que les desea
enviar un correo electrónico. El procedimiento se describe en la siguiente figura:
Por defecto la opción marcada para la búsqueda es “Sólo nombre”, pero usted puede
seleccionar la opción “Más columnas” y podrá buscar por apellidos, de esta forma
minimiza el grupo y podrá seleccionar fácilmente la persona o personas a las que desea
enviarles un Correo.
Cuando tenga seleccionadas las personas, haga clic en aceptar y volverá a la ventana
donde podrá seguir estructurando el Correo.
Lista de personas
Para minimizar el tiempo de búsqueda, puede
escribir el primer nombre de la persona.
Al hacer clic en “Aceptar” como se muestra en la grafica anterior, retornará a la siguiente
ventana, donde ya aparecerá seleccionada la persona a la que se le enviará el Correo.
Complete los datos del Asunto, el cuerpo del mensaje y demás.
Hasta el momento, hemos visto lo básico para enviar un correo electrónico, tal como está,
podrías hacer clic en la opción “Enviar”, pero hay opciones adicionales que puedes tener
en cuenta como son: Insertar un archivo, un calendario, una imagen, etc. Estas opciones
las veremos a continuación.
Si desea insertar una imagen, una tabla u otros objetos dentro de un Correo, debe seleccionar la opción “Insertar” en el menú. Recuerde que dependiendo de la opción que tenga seleccionada en el menú, serán los iconos que vea en la barra de herramientas.
Haga clic para adjuntar un
archivo.
1.3 Crear una firma para los mensajes.
Para crear una firma, haga clic en “Herramientas” y luego en “Opciones”, como se
muestra en la siguiente figura:
En esta ventana, seleccione la opción “Formato de correo” en la parte superior, y luego la
opción “Firmas”, como se indica en la siguiente figura.
Haga clic en opciones
Haga clic en firmas.
En la siguiente figura se describen en orden los pasos para crear la firma o las firmas, según
sea el caso. Recuerde que puede crear varias firmas e insertarlas en los mensájes de
acuerdo a su necesidad.
En los próximos mensajes que desee enviar, aparecerá la firma al final del mensaje, según
haya seleccionado en el paso 3 de la figura anterior. Si después de insertar la firma, desea
ingresar una firma diferente a su mensaje, haga clic en la opción de Firmas y seleccione la
que desea, como se muestra en la siguiente figura.
1. Haga clic para crear una nueva firma.
2. Escriba el contenido de la firma.
3. Seleccione la firma para los
nuevos mensajes.
4. haga clic en “Aceptar” para finalizar.
Haga clic en el icono de firmas, y seleccione la
firma deseada.
1.4 Responder a los mensajes recibidos.
Recordemos la pantalla inicial.
Para responder al mensaje recibido lo puede hacer de dos formas: una haciendo clic en
la opción Responder de la barra de menús, y dos haciendo doble clic en el mensaje y le
aparecerá la siguiente ventana, donde podrá seleccionar más opciones para responder.
Vista previa de los
mensajes
Mensaje recibido
Opciones para
responder.
1.5 Crear carpetas para organizar los mensajes.
Estando ubicado en la pantalla de correos, es decir, tener seleccionado la opción
“Correo” en la parte inferior izquierda, haga clic derecho sobre su buzón de mensajes, y
luego seleccione la opción “Nueva Carpeta”.
Le aparecerá la siguiente ventana, donde puede escribir el nombre de la carpeta. Si
usted recibe muchos mensajes de un área especifica, le recomendamos que cree una
carpeta para que guarde allí los mensajes de dicha dependencia, esto le facilitará la
búsqueda en un futuro.
Haga clic en nueva carpeta.
Escriba el nombre de la carpeta.
Cerciórese que tenga seleccionado su buzón,
para crear la carpeta
Observe que al lado izquierdo de la pantalla, le debe aparecer la nueva carpeta creada,
es decir, que ya la puede utilizar para guardar ahí los mensajes que reciba de dicha
dependencia.
Aquí aparece la nueva carpeta creada.
1.6 Compartir la agenda para que otra persona la gestione.
Es importante compartir la agenda, ya que otras personas podrán gestionarla, ingresar
entradas en ella, como reuniones y citas, entre otras. Normalmente esta función es muy
útil para los jefes que comparten sus agendas, para que las secretarias se las operen.
Para compartir la agenda, haga clic sobre ella, y seleccione la opción “Cambiar permisos
de uso compartido”, tal cual se muestra en la siguiente figura.
Verifique que tenga seleccionado su calendario. Es posible que le aparezcan otros
calendarios si ya ha accedido a otros calendarios compartidos. En caso de no aparecer
las opciones del punto 2, como se muestra en la anterior figura, repita el procedimiento.
1. Haga clic derecho sobre su
calendario.
2. Seleccione la opción de “Cambiar permisos de uso
Compartido”
Cuando seleccione la opción “Cambiar permisos de uso compartido,” como se muestra
en el punto 2 de la figura anterior, le aparecerá la siguiente pantalla:
Cuando haya seleccionado las opciones adecuadas, como se muestra en la figura
anterior, su agenda estará compartida para la persona seleccionada en el punto 1. Esta
persona podrá abrir su agenda para editarla y gestionarla.
1. Haga clic para agregar la persona a la que le va a compartir la agenda.
2. Cerciórece que tenga seleccionada la persona
indicada.
3. Seleccione la opción “Detalles
completos”.
4. Seleccione la opción “Crear Elementos” y luego seleccione “Editar todo”
5. Seleccione la opción “Todos”.
6. Seleccione la opción “Carpeta Visible”. Y luego
haga clic en”Aceptar”
1.7 Abrir una agenda compartida para gestionarla.
Debe estar ubicado en la parte de Calendario, recuerde que las opciones de la parte
inferior izquierda le indican los módulos que puede utilizar. Tenga en Cuenta que para
poder abrir una agenda, esta debió haber sido compartida para usted, por el dueño de
la agenda, de ser así, haga clic en “Archivo” y luego “Abrir” como se muestra en la
siguiente figura.
Recuerde que para ver las opciones indicadas en este manual, debe estar ubicado(a) en
el módulo respectivo, en la parte inferior izquierda. Para este caso debe estar en
“Calendario”.
Haga clic en el botón “Nombre” y seleccione el nombre de la persona a la cual le va a
gestionar la agenda.
Haga clic en “Carpeta de
otro usuario”
Observe que al lado izquierdo de su pantalla, debajo de su calendario, ya aparece el
calendario o agenda de la otra persona.
Por defecto aparecen en la vista los dos calendarios. Si desea ver solo uno, desmarque la
casilla de verificación, que aparece al lado izquierdo de cada calendario, de esta forma
podrá ver solo el que tenga seleccionado.
Podrá abrir de la misma forma, cuantos calendarios tenga compartidos. Si desea eliminar
uno de ellos, haga clic secundario sobre él y seleccione “Eliminar”. No podrá eliminar su
propio calendario, pero si la vista de alguno de los calendarios compartidos.
Calendario de la otra persona
Vista de los dos calendarios.
1.8 Como activar el Ausente de oficina.
El “Ausente de oficina” es muy útil para cuando alguien sale de viaje o algo parecido,
porque les informa a las personas que le escriben a su Correo, que no les podrá responder
hasta tanto regrese a la oficina. Aquí mostraremos como configurar el sistema para que
responda automáticamente a sus mensajes mientras usted no está.
Haga clic en “Herramientas” y selecciones “Asistente para fuera de la Oficina”, como se
ve en la siguiente figura.
Haga clic para configurar el
ausente de oficina.
En la siguiente figura, seleccione las opciones como se muestran a continuación.
El “Ausente de oficina” se activará automáticamente, durante las fechas programadas en
el punto 2 del gráfico anterior. Recuerde desactivarlo cuando regrese.
1. Haga clic para activar el ausente de
oficina.
3. escriba un mensaje. Este se reenviara
automáticamente a sus remitentes internos
2. Seleccione las fechas en las cuales estará por fuera
de la oficina.
3. escriba un mensaje. Este se reenviara
automáticamente a sus remitentes externos.
1.9 Como acceder al sistema de correo por la web.
Ingrese al navegador de Internet que tenga instalado en su PC, a través de la siguiente
dirección: https://mail.usbmed.edu.co/owa. No olvide la “S” en https esto quiere
decir que requiere de un certificado digital para la conexión. Al ingresar a esta dirección
le aparecerá la siguiente ventana.
Si está en un sitio donde la conexión es lenta, seleccione la opción “Usar Outlook Web
Access Light” de lo contrario déjelo como está. Luego ingrese nombre de usuario y
contraseña para autenticarse.
Después de autenticarse y hacer clic en iniciar sesión, esta es la ventana de su Correo por
la web.
Como se puede observar, es muy similar a lo que se vio en la primera parte de éste
manual. Por esta razón no entraremos a detallar paso a paso esta ventana.
2. Como abrir documentos compartidos en los servidores por la web desde el
Correo Electrónico.
Los documentos que se pueden acceder vía web, son los que cada usuario haya
copiado en los respectivos servidores de cada sede, por ejemplo \\sanbenito\usuarios ó
\\campus\usuarios. La forma de hacerlo es:
Seleccione la opción “Documentos” en la parte inferior izquierda y siga las instrucciones.
Haga clic en Documentos
Aparecerá la siguiente pantalla, donde seleccionará la ubicación de los documentos.
Haga clic en abrir ubicación.
En el cuadro que aparece, ingrese la dirección, dependiendo de donde haya guardado
sus archivos, \\sanbenito\usuarios ó \\campus\usuarios.
Cuando el sistema le muestre las carpetas, ingrese a la que necesite y abra los
documentos. Es importante anotar, que el sistema sólo le dejará ver las carpetas a las
cuales tenga permiso. Si intenta entrar a una carpeta sin permiso, el sistema le mostrará
un mensaje de error.
Los documentos pueden ser abiertos, para lectura en la misma página web, o para
descargarlos en cualquier equipo para su posterior uso.
Los archivos que modifique, debe guardarlos nuevamente en el servidor cuando regrese a
la institución. Estos no podrán ser modificados directamente desde Internet.
2. CAMBIO DE CONTRASEÑAS EN EL DOMINIO
Con la implementación del nuevo dominio USB.Local, es mucho más fácil que cada
usuario administre el uso de sus contraseñas de acceso a la red, de esta forma se
garantiza confidencialidad en la Utilización de su equipo e información que reposa en el
mismo. El procedimiento se describe a continuación.
1. Inicie sesión normalmente, hasta que le aparezca su escritorio como se muestra en
la siguiente figura.
2. Presione las teclas Crtl + Alt + Supr (Las tres teclas se deben presionar en este orden,
dejando presionada las teclas hasta tanto presione la última de la secuencia)
hasta que le aparezca la siguiente ventana. Luego haga click en la opción
“Cambiar contraseña.”
3. En la siguiente ventana, digite la contraseña actual, Luego la nueva contraseña, presione clic en “Aceptar.”
De esta forma se ha establecido la nueva contraseña. Si tiene algún inconveniente, por
favor comuníquese con el Área Técnica.
Haga clic aquí para cambiar la
contraseña.
3.Telefonía IP
El uso de un softphone es realmente sencillo, es prácticamente un teléfono tradicional
manejado a través del computador y con algunas funcionalidades adicionales. En este
pequeño instructivo vamos a mirar las funciones básicas para su uso.
1- Contestar una llamada 2- Transferir una llamada 3- Capturar una llamada 4- Escuchar el buzón de mensajes 5- Llamadas en espera
Contestar una llamada:
Cuando está entrando una llamada aparece en la parte inferior derecha de la pantalla
el siguiente mensaje
En el recuadro aparece el nombre de la Dependencia que está llamando, se le da click
en Answer para contestar la llamada o en Ignore para rechazarla.
Llamada en espera
Para poner una llamada en espera se oprime el botón
Al contestar la llamada aparecerá el softphone con la información acerca de la llamada
activa.
Nombre y número de extensión con
quien se tiene establecida la comunicación
Transferir una llamada
Para transferir una llamada se presiona la tecla , se introduce el número de la
extensión destino y se presiona nuevamente cuando la llamada es transferida
correctamente le aparecerá un mensaje informándole la transferencia. También se puede
transferir llamadas marcando ## y el número de la extensión destino.
Para capturar una llamada de un grupo específico se hace marcando *8
Para ingresar al buzón de mensajes se debe digitar *97, el sistema le solicitará la
contraseña (por ahora utilizaremos 1234). Si se desea recuperar los mensajes desde
Llamada pendiente por
transferir
Llamada transferida
correctamente
otra extensión distinta a la suya se debe digitar *98, el sistema le pedirá el número
de la extensión que quiere verificar y luego la contraseña.
Algunos códigos de interés
*72 – Activar el desvío de llamadas
*73 – Desactivar el desvío de llamadas
## - Transferir llamadas
*78 - Activar No Molestar
*79 – Desactivar No Molestar
Recomendaciones generales para la utilización de Telefonía IP.
1. Mantener siempre la diadema a la mano.
2. Tenga presente que la calidad de su extensión IP depende de las aplicaciones
que funcionan al tiempo en su PC. Mantenga abiertas las aplicaciones
necesarias.
3. Gradúe el volumen de su micrófono y parlante de acuerdo a su gusto, para que
no afecte su oído.
4. Del nivel de volumen del micrófono depende la calidad de la voz con que será
escuchado en el otro extremo de la llamada.
5. Revise con frecuencia su buzón de voz, y las llamadas perdidas.
6. Si va a dejar su equipo de cómputo, no olvide desconectar la diadema del Pc,
para que pueda escuchar las llamadas entrantes.