Asdsds PEMKAB
BUKU PANDUAN e-Presisi
Tata Cara Penggunaan Sistem Presensi dan Absensi berbasis Web / Online
untuk Operator Perangkat Daerah
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT
BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA
Bekerjasama dengan
DINAS KOMUNIKASI INFORMATIKA DAN STATISTIK
TAHUN 2018
versi 1.3
1
PENJELASAN
Operator PD adalah user yang bertugas menjadi admin dari masing masing Perangkat
Dinas (PD) seperti menginput data pegawai dan menginput data izin pegawainya.
Ada beberapa menu yang dapat diakses oleh operator PD yaitu Menu Data Perangkat
Daerah, Menu Data Pegawai, Menu Absensi dan Data Pengguna untuk mengganti
password akun masing masing operator PD.
1. Dashboard
Menu Dashboard menampilkan ringkasan data absensi berbentuk grafik dan
persentase dan juga status mesin. Operator dapat melihat siapa saja yang tidak hadir
hari ini dan siapa yang hadir hari ini.
Terdapat fitur baru pada dashboard yaitu informasi pegawai yang sedang berulang
tahun bulan ini.
versi 1.3
2
2. Data Perangkat Daerah
Menu data perangkat daerah ini berisi data profil dari masing masing
perangkat daerah seperti kode dinas, nama dinas, kepala dinas dll.
Untuk mengubah data profil perangkat daerah silahkan tekan tombol .
hingga muncul form seperti ini.
Jika sudah tekan tombol .
3. Data Pegawai
Didalam modul data pegawai terbagi menjadi beberapa sub-modul yaitu Pegawai
dan Data Izin Pegawai.
versi 1.3
3
a. Data Pegawai
Data pegawai berisi data pegawai dari masing masing PD seperti nama, tanggal
lahir, jenis kelamin dan lain lain.
Diatas tabel terdapat fungsi filter berdasarkan jenis pegawainya seperti TKK
atau PNS.
Silahkan pilih jenis pegawainya, data akan menampilkan sesuai dengan jenis
pegawai yang dipilih.
Untuk menambahkan data pegawai baru tekan tombol sampai
menampilkan form seperti berikut:
versi 1.3
4
Kode Jenis Pegawai :
Kode Jenis Pegawai
1 PNS
2 TKK
Kode PD dapat dilihat dihalaman depan Website e-Presisi di
http://epresisi.bandungbaratkab.go.id di bawah buku panduan berbentuk pdf.
Contoh kode pd dari BKPSDM yaitu 3.
Id User Finger : diisi dengan diawali kode PD nya kemudian kode jenis
pegawai dan no urut (4 digit), pengisian kode disambungkan tidak memakai
tanda titik. Contoh PD = BKPSDM, Jenis Pegawai PNS maka id user fingernya
seperti ini = 310001, begitu seterusnya.
NIP : diisi dengan Nomor Induk Pegawai masing masing PD.
Nama : diisi dengan nama lengkap pegawai masing masing PD.
Tanggal lahir : pilih tanggal lahir dari masing masing PD.
Jenis Kelamin : pilih jenis kelamin.
versi 1.3
5
PD : otomatis terisi masing masing PD.
Mesin : sudah terisi mesin absensi masing masing PD.
Tipe Pegawai : pilih jenis pegawai nya TKK / PNS.
Tekan tombol untuk menyimpan data.
Untuk mengubah data pegawai tekan tombol sampai muncul form
untuk mengupdate data tampilan formnya sama seperti input data pegawai. Jika
sudah tekan tombol .
Untuk menghapus data pegawai tekan tombol .
Data pegawai sudah masuk ke sistem dan sudah masuk juga ke mesin absensi.
Tahap selanjutnya adalah mendaftarkan sidik jari pegawai ke mesin
absensi.
Langkah – langkah mendaftarkan sidik jari ke mesin:
1. Pastikan Operator PD sudah menjadi admin dari mesin absensi karena yang
dapat mengtur user di mesin absensi adalah admin.
2. Silahkan masukan sidik jari Operator PD ke mesin, maka akan muncul
banyak menu.
3. Pilih menu Manage Users.
4. Muncul data pegawai yang tadi sudah diinputkan di sistem
http://epresisi.bandungbaratkab.go.id .
5. Pilih pegawai yang ingin di daftarkan sidik jarinya, akan muncul banyak
menu.
6. Pilih menu Fingerprint.
7. Masukkan jari pegawai sebanyak 3 kali ke mesin.
8. Jika sukses maka akan muncul tanda ceklis. Jika muncul tanda silang ulangi
masukkan jari ke mesin hingga mesin benar benar dapat mendeteksi jari
pegawainya.
9. Jika suskes maka pada menu Fingerprint terdapat angka 1.
versi 1.3
6
Ada beberapa dinas yang pegawainya bekerja di kecamatan namun dia
masih pegawai dinas tersebut (UPT). Pegawai yang termasuk UPT akan
absen di tempat yang sudah ditentukan oleh perangkat daerah masing
masing. Misal UPT nya di kecamatan cililin, maka pegawai tersebut
absennya di kecamatan cililin namun rekapan datanya akan masuk ke
dinasnya bukan ke kecamatan. Di kecamatan hanyak absen saja di mesin.
Untuk melakukan itu, admin operator masing masing perangkat daerah
harus terlebih dahulu mengkonfigurasi di sistem e – Presisi untuk memilih
pegawai mana saja yang termasuk UPT.
Langkah pertama adalah menekan tombol
Sehingga muncul tampilan seperti ini.
Contoh diatas adalah pegawai dengan nama Drs.H. Imam Santoso MR.
Operator PD cukup memilih pegawai ini ditempatkan dimana. Setelah itu
tekan tombol save.
Jika di sistem sudah di pilih ditempatkan dimana pegawai UPT nya. Maka
secara otomatis data pegawai tersebut sudah masuk ke mesin yang dituju.
Tinggal perekaman jari seperti yang sudah dijelaskan diatas. Dan pegawai
tersebut sudah bisa absen di tempat UPT.
versi 1.3
7
Untuk melihat data absensi masing masing, pada menu pegawai terdapat
tombol ABSENSI. Hasilnya akan terlihat seperti gambar diatas. Rincian
data absen selama sebulan penuh. Dan juga bisa dicetak laporannya.
Untuk pegawai yang pindah, pada menu pegawai klik PINDAH PD
kemudian pilih PD yang baru klik SAVE. Maka otomatis data pegawai akan
pindah ke PD tujuan dan langsung masuk ke mesin absensi. Di PD tujuan
pegawai baru tersebut tinggal melakukan perekaman jari kembali agar
dapat melakukan absen.
versi 1.3
8
b. Data Izin Pegawai
Data Izin Pegawai berisi data pegawai yang Izin masuk kerja seperti nama
pegawainya, tanggal izin dan alasannya.
Untuk menambahkan data izin pegawai tekan tombol sampai
menampilkan form seperti berikut:
Pegawai : diisi dengan nama pegawai yang izin kerja.
Tanggal : diisi tanggal izin kerjanya.
Alasan : diisi alasan kenapa pegawai izin kerja seperti DL (Dinas Luar), Sakit
atau Izin.
versi 1.3
9
Surat : diisi bukti izin kerja. Contoh alasannya DL, maka lampirkan surat izin
Perjalanan Dinasnya. Format dalam bentuk JPG.
Tekan tombol untuk menyimpan data.
Untuk mengubah data izin pegawai tekan tombol sampai muncul
form untuk mengupdate data tampilan formnya sama seperti input data izin
pegawai. Jika sudah tekan tombol .
Untuk menghapus data izin pegawai tekan tombol .
Untuk melihat lampiran foto buktinya tekan tombol .
4. Hari Kerja
untuk melakukan input wajib apel, terdapat pada menu Hari Kerja kemudian pilih
Hari Upacara. Maka tampilan seperti diatas. Tekan tombol INPUT WAJIB APEL
hingga tampilan seperti ini.
versi 1.3
10
Pada tabel terdapat atribut Status, seperti contoh gambar diatas statusnya
menampilkan Wajib Apel, jika ingin diubah menjadi Tidak Wajib Apel, silahkan
tekan tombol GANTI STATUS. Maka status akan berubah , begitu juga
sebaliknya.
5. Data Absensi
Terdapat sub menu absensi, Laporan PNS dan laporan TKK.
a. Presensi
Pada menu absensi ini akan menampilkan data absensi pegawai masing
masing PD seperti tanggal, jam masuk jam keluar dan nama pegawainya. Data
asbensi ini akan muncul apabila pegawai sudah absen menggunakan sidik jari
versi 1.3
11
pada mesin absensi. Data akan muncul secara otomatis di sistem. Operator PD
dapat memfilter data absensi ini berdasarkan bulan.
Maka data absensi akan menampilkan sesuai bulan yang dipilih.
Data absensi akan menampilkan sesuai tahun yang dipilih.
Pada data absensi ini operator PD tidak dapat mengubah data seperti jam
masuk dan jam keluar.
b. Rekap Apel
Rekap apel menampilkan laporan apel dari masing masing PD. Untuk
mencetak laopran silahkan tekan tombol CETAK DATA.
versi 1.3
12
c. Laporan PNS
Laporan PNS menampilkan data pegawai seperti terlambat dan pulang cepat,
jumlah izin, jumlah sakit.
Dapat difiler juga berdasarkan bulan dan tahun. Dan ini hasil laporan nya.
versi 1.3
13
d. Laporan TKK
Laporan TKK juga sama seperti laporan PNS menampilkan data pegawai
seperti terlambat dan pulang cepat, jumlah izin, jumlah sakit.
Dapat difiler juga berdasarkan bulan dan tahun. Dan ini hasil laporan nya.
versi 1.3
14
e. Grafik Kehadiran Apel
Grafik kehadiran apel menunjukan data apel melalui chart sehingga dapat
dilihat secara keseluruhan.
6. Data Pengguna
Terdapat sub menu Ganti Password untuk mengganti password akun Operator PD.
Pilih Ganti Password sampai muncul form seperti ini.
versi 1.3
15
Password Lama : diisi dengan password lama akun operator PD.
Password Baru : diisi dengan password baru operator PD.
Ulangi Password : ulangi diisi dengan password baru operator PD.
Tekan tombol jika sudah.
Flow e-Presisi:
Flow UPT: