Download - Boas práticas em gestão de cronogramas
Osvaldo Pedra, PMP, SpP, P1-MPS.BR
www.cognus.net.br
Boas Práticas
em
Gestão de Cronogramas
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Objetivo
O objetivo do material é apresentar as boas práticas para a
elaboração e controle de cronogramas por meio da
abordagem conceitual e prática da área de gerenciamento
de projetos.
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Programa
Conceitos;
Estimativas;
A importância do cronograma para o projeto;
Boas práticas;
Fatores críticos de sucesso.
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Atenção!
Só é CONTROLADO o
que é PLANEJADO!
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Programa da palestra
Conceitos
Conceitos Objetivo
Um fim que se deseja alçar. Objetivos dão sentido e direção.
Conversa entre Alice e o Gato Risonho: Alice: - Qual caminho devo seguir? Gato Risonho: - Onde você quer chegar? Alice: - Eu não sei onde quero chegar! Gato Risonho: - Para quem não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve!
Da obra Alice no País das Maravilhas de Charles Lutwidge Dodgson.
Conceitos Ciclo PDCA
Ferramenta originária na área da qualidade, mas também
utilizada pela gestão para auxiliar o atingimento dos
objetivos traçados.
• Controlar
• Agir
• Executar • Planejar
P D
C A
Conceitos Linha de base de medição de desempenho
A Linha de base de mediação de desempenho é formada
pela linha de base do Escopo (Declaração do escopo, EAP
e Dicionário da EAP), linha de base do Custo (O orçamento
de custos) e a linha de base do Tempo (O cronograma
acordado).
Escopo
Tempo Custo
Conceitos Linha de base
É o planejamento aprovado para os itens de projeto. Os
itens do projeto podem ser Escopo, Custo e Tempo ou
ainda Parâmetros Técnicos e de Qualidade. De uma
forma geral as linhas de base são criadas após a aprovação
de um planejamento ou de um replanejamento.
• Planejar
Conceitos Linha de andamento
Já a Linha de Andamento ou Data de Andamento é gerada
por meio da coleta de informação de execução (medição)
realizada do projeto em um determinado momento para os
itens estabelecidos, ou seja, que foram planejados,
aprovados e possuem uma linha de base.
• Executar
Conceitos Linha de base X Linha de andamento
A Linha de Base e a Linha de Andamento servem para
auxiliar o controle do projeto por meio da comparação dos
parâmetros de planejamento contra os de execução
(andamento) e com isso verificar se ocorreram ou não
desvios entre o previsto e o realizado.
• Controlar
Conceitos Ação corretiva e preventiva
Ocorrendo desvios é necessários efetuar uma análise para
descobrir a causa desse desvio e assim tomar uma ação
corretiva adequada para corrigir os desvios. Já as ações
preventivas tentam evitar que os desvios ocorram.
• Agir
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Estimativas
Estimativas Análoga
Usam informações históricas e opinião especializada de
projetos ou atividades anteriores como base para estimar
projetos ou atividades futuras similares.
Característica: É mais barata e rápida e não precisa de
informações detalhadas para ser gerada, porém é menos
precisa.
Estimativas Paramétrica
Utiliza modelos matemáticos ou relação estatística entre
dados históricos e outras variáveis (por exemplo, metros
quadrados em construção, linhas de código em
desenvolvimento de software, pontos de função) para
calcular a estimativa.
Característica: É mais cara e demorada e precisa de
informações detalhadas para ser gerada, porém é mais
precisa.
Projeto
R$95.000,00
Concepção
R$25.000,00
Elaboração
R$40.000,00
Teste
R$30.000,00
Teste unitário
R$20.000,00
Teste regressivo
R$10.000,00
Estimativas Bottom-up
Criação das estimativas detalhadas para cada atividade ou
pacote de trabalho sendo agregada até uma estimativa geral
do projeto.
Estimativas Estimativa em 1 ponto
É apresentada uma única estimativa para a atividade, não
levando em consideração os riscos e oportunidades
existentes. É uma estimativa determinística.
Emassar parede
8h
Pintar parede
12h
Lixar parede
4h
Estimativas Estimativa em 3 pontos
Utiliza 3 estimativas que representam os cenários otimista,
pessimista e mais provável, levando em consideração a
probabilidade de ocorrência de riscos no projeto.
Otimista Pessimista
Mais provável
Estimativas Estimativa em 3 pontos
PERT é um exemplo de estimativa em 3 pontos.
( O + 4MP + P )
Média =
6
P - O
Desvio padrão =
6
( P – O ) 2
Variância =
6
Emassar parede
8h – 10h – 18h
Pintar parede
12h – 14h – 18h
Lixar parede
4h – 5h – 7h
Otimista Pessimista
Mais provável
Otimista Pessimista
Mais provável
Otimista Pessimista
Mais provável
Estimativas Análise das reservas
Incorpora tempo e/ou valor adicional ao reconhecer riscos :
Estabelece reservas (pulmões) de contingência para os riscos conhecidos;
Estabelece uma reserva de gerenciamento de montante fixo para os riscos imprevistos.
Estimativas Análise das reservas
Observação: Por estarmos tratando de cronograma, as técnicas
estão sendo exemplificadas para estimar tempo, porém essas
técnicas também são utilizadas para estimar os custos.
Emassar parede
8h – 10h – 14h
Pintar parede
12h – 14h – 18h
Lixar parede
4h – 5h – 7h
2h
1h
4h
Estimativas Refinamento das estimativas
Por serem estimativas e não certezas, as estimativas
deverão sempre ser refinadas e ajustadas a medida que o
projeto avança, sendo aceitável um percentual de erro.
Tipo Fase % de erro
Preliminar Iniciação 50% a 75%
Ajustada Planejamento 15% a 25%
Definitiva Execução 5% a 10%
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A importância do
cronograma para projeto
A importância do cronograma para o projeto Objetivos do projeto
Fazer o que foi definido (escopo) no prazo (tempo) e
orçamento (custo) estabelecidos.
Escopo – É o que o projeto irá produzir.
Tempo – É o quanto o projeto irá durar.
Custo – É o quanto o projeto irá gastar.
Os programas de
CRONOGRAMA
são as
ferramentas
adequadas para
gerenciar esses
itens de maneira
INTEGRADA.
Escopo
Tempo Custo
Controlar Planejar
A importância do cronograma para o projeto Só é CONTROLADO o que é PLANEJADO
Definir
atividades
Sequenciar
atividades
Estimar
recursos
Estimar
duração Desenvolver
cronograma
Controlar o
cronograma
Criar EAP
Escopo
Tempo Custo
Estimar os
custos
• Controlar
• Agir
• Executar • Planejar
P D
C A
Controlar os
custos
Determinar
o orçamento
Coletar
requisitos
Definir o
escopo Controlar o
escopo
A importância do cronograma para o projeto Benefícios
Maior acerto na definição e alocação dos recursos;
Planejar é mais barato que executar;
Geração de base de dados de conhecimento (ativo
organizacional);
Possibilita utilizar técnicas e ferramentas de gestão de
projetos.
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Variações e Projeções
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Indicadores
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas : Classificação do desempenho
Objetivo Desempenho Critério de enquadramento
Custo
Ótimo Até 5% inferior ou superior ao planejado.
Regular De 5% até 25% inferior ou superior ao planejado.
Ruim Acima de 25% inferior ou superior ao planejado.
Tempo
Ótimo Até 10% inferior ou superior ao planejado.
Regular De 10% até 25% inferior ou superior ao planejado.
Ruim Acima de 25% inferior ou superior ao planejado.
Escopo
Ótimo Até 5% inferior ou superior ao planejado.
Regular De 5% até 25% inferior ou superior ao planejado.
Ruim Acima de 25% inferior ou superior ao planejado.
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método do caminho crítico
É um método que utiliza as os conceitos de caminho crítico
e folga para analisar a rede do cronograma usada para
determinar a flexibilidade do cronograma e a duração
mínima total do projeto.
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método do caminho crítico
Atividade A 10 dias
Atividade D 10 dias
Atividade B 5 dias
Atividade F 5 dias
Atividade C 19 dias
Atividade E 5 dias
Atividade crítica
Atividade não crítica
01
02
03
20 dias
15 dias
19 dias
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método do caminho crítico
Paralelismo:
Execução de mais atividades em paralelo;
Não gera aumento dos custos;
Relação direta com os riscos;
Normalmente aumenta o re-trabalho.
Lixar
Pintar
Lixar
Pintar
Sem paralelismo
Com paralelismo
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método do caminho crítico
Compactação:
Aumento da quantidade de recursos nas atividades do
caminho crítico;
Pode também ser feito através de horas extras;
Gera aumento dos custos.
Lixar
Pintar
Lixar
Pintar
Sem compactação
Com compactação
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método da corrente crítica
Leva em consideração as dependências das atividades e a
restrição de recursos para o desenvolvimento do
cronograma do projeto.
As atividades são trabalhadas “o mais tarde possível”, pois
o foco está nas atividades da cadeia crítica e nos recursos
críticos.
São criados buffers (pulmões), que são reservas de tempo
para resposta à riscos e são espalhadas ao longo do
projeto, fornecedo provisões para atividades atrasadas.
A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método da corrente crítica
o o
o o
o o
Pulmões de Convergência
Pulmão da Corrente Primária
Corrente Crítica
Corrente Secundária
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Programa da palestra
Boas práticas
Boas práticas Decomposição das atividades a partir da EAP
A definição das atividades devem ocorrer a partir dos
pacotes de trabalho da Estrutura Analítica do Projeto -
EAP.
Regra dos 100%
Boas práticas Nível de detalhe das atividades
Muito detalhe tornará a gestão difícil e dispendiosa;
Pouco detalhe não permitirá uma boa gestão por
insuficiência de informação;
O nível de detalhe é adequado quando uma pessoa
designada sabe exatamente o que deve ser realizada sem
a necessidade de recorrer a outras fontes para a
orientação.
Boas práticas Escala de tempo das atividades
A escala de tempo ideal a ser usada (minutos, horas, dias,
semanas ou meses) depende da frequência dos processos
de controle e o nível de detalhe necessário para as
atividades. No entanto, a escala de tempo deverá
permanecer coerente em toda a programação do projeto.
Boas práticas
Uso correto de tipos de sequenciamentos entre atividades
Defina na medida do possível todas as atividades do
projeto antes de iniciar o sequenciamento.
Procure utilizar os sequenciamentos Término-Início;
Utilize sequenciamentos de Inicio-Início e Término-
Término com parcimônia e somente quando necessário,
pois podem gerar resultados não desejados;
Os relacionamentos Início-Término não são citados, pois
nem mesmo possuem uma aplicação prática.
Boas práticas
Uso correto de tipos de sequenciamentos entre atividades
Lixar parede
Pintar parede
A pintura só inicia depois de iniciado
o lixamento, porém nada indica que
a pintura irá finalizar antes do
término do lixamento.
Lixar parede
Pintar parede
A pintura só termina depois de
terminado o lixamento, porém nada
indica que a pintura irá iniciar depois
do início do lixamento.
Atenção: Algumas ferramentas de cronograma
permitem a utilização de mais de um
sequenciamento entre as mesmas atividades.
Lixar parede
Pintar parede
Boas práticas Uso correto de dependências entre atividades
Procure utilizar dependências obrigatórias que são
inerentes a natureza do trabalho;
Utilize as dependências arbitrárias com moderação e
somente quando necessário, pois isso pode enrijecer o
cronograma;
Jamais utilize dependências entre atividades para resolver
problemas de superalocação de recursos.
Boas práticas Uso correto de dependências entre atividades
Lixar parede
Assentar piso
Lixar parede
Assentar piso
Lixar parede
Assentar piso
Uso INCORRETO, pois a
dependência arbitraria
utilizada tornou o
cronograma rígido, não
sendo possível verificar o
impacto da inclusão de um
novo recurso no projeto.
Uso CORRETO, pois o
cronograma não está rígido
e por isso é possível utilizar
a técnica de nivelamento de
recursos e verificar o
impacto da inclusão de um
novo recurso no projeto.
Lixar parede
Assentar piso
Antes do
nivelamento
Depois do
nivelamento
Antes do
nivelamento
Depois do
nivelamento
Boas práticas Modelagem correta
Utilize o sequenciamento por meio de atividades e não por meio
de fases do projeto. Essa boa prática permite a aplicação de
técnicas de análise e redesenho da rede de atividades;
Toda atividade deve ter uma atividade sucessora e uma
atividade antecessora, nem que as mesmas estejam
relacionadas somente aos marcos de início e fim de projeto;
Utilize marcos de início e fim de projeto, bem como outros
marcos que sejam relevantes;
Boas práticas Uso correto de restrições de datas
Use as restrições de datas com moderação e somente
quando realmente for necessário. Essa prática pode
enrijecer o cronograma.
Boas práticas Ciclo de medição e atualização
O período entre as atualizações deve ser longo o suficiente para a informação da última atualização ter sido entregue para a equipe do projeto e para a equipe ter tido a oportunidade de agir sobre a nova informação antes do estado seguinte.
O período entre as atualizações é influenciado pela taxa de mudança no projeto:
Projetos de baixo risco podem ser atualizados mensalmente ou bimestralmente;
Projetos com alto risco podem ser atualizados a cada hora.
Boas práticas Uso correto das medições
O cronograma precisa ser reprogramando conforme a realidade de avanço do projeto;
Jamais mantenha atividades realizadas com datas posteriores a linha de andamento do projeto;
Jamais mantenha atividades não realizadas com datas anteriores a linha de andamento do projeto;
Observação: Essas práticas “mascaram” a realidade do projeto, não permitindo uma correta visão dos impactos de eventuais atrasos e/ou antecipações das atividades no cronograma.
Boas práticas Uso correto das medições
Planejado Atividade A
Atividade C
Atividade B
Atividade D
Atividade A
Atividade C
Atividade B
Atividade D
Realizado
Atividade A
Atividade C
Atividade B
Atividade D
Reagendado
Linha de andamento
Uso INCORRETO, pois a
medição do realizado é
diferente do planejado,
porém não provocou o
reagendamento das
atividades conforme os
atrasos e/ou
antecipações ocorridas.
Sem o reagendamento o desvio fica “mascarado”.
Boas práticas Uso correto das medições
Atividade A
Atividade C
Atividade B
Atividade D
Atividade A
Atividade C
Atividade B
Atividade D
Atividade A
Atividade C
Atividade D
Uso CORRETO, pois as
atividades não
executadas foram
reagendadas, permitindo
visualizar os impactos
ocasionados pelos
desvios entre o planejado
e o realizado.
Linha de andamento
Planejado
Realizado
Reagendado
Atividade B
Desvio
Boas práticas Última dica
Leiam o Practice Standard
for Scheduling do PMI.
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Programa da palestra
Fatores críticos de
sucesso
Fatores críticos de sucesso O uso de cronogramas nos projetos
Mudança cultural e quebra de paradigma (as pessoas não
gostam de se sentirem controladas);
Conhecimento de ferramentas e técnicas por parte dos
profissionais;
Respeito da organização pelo processo de maturação do
projeto.
Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Credenciais
Osvaldo Pedra é graduado em Administração com especializações em Análise de
Sistemas e Gestão de Projetos. Possui certificação PMP, P1-MPS.Br e Spider Project
Professional e artigos publicados em revistas especializadas na área de gestão de
projetos. Já atuou nas áreas de Tecnologia da Informação, Telecomunicações e
Engenharia (Gás & Petróleo, Hidroelétricas e Construção Civil). Desenvolveu trabalhos
em diversas empresas, entre as quais destacam-se: Petrobras, OI Telecomunicações,
Correios, Infraero, Grupo Neoenergia, CTIS e ASBACE. Atualmente é gerente do
escritório de projetos da Governance Technology e atua também como consultor,
instrutor e palestrante em diversos assuntos relacionados à gestão de projetos, tais
como: Certificação PMP, Corrente Crítica, Gestão de Projeto na Prática, Portfólio de
Projetos, Escritório de Projetos, Nível de Maturidade em Gestão de Projetos, SDPM,
Microsoft Project e Spider Project.
Osvaldo Pedra, PMP, SpP, P1-MPS.BR
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