Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
1
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
2
1. PENGENALAN
2. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
3. PERWAKILAN KUASA
4. BUTIR-BUTIR DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
MELULUSKAN BAYARAN
5. DOKUMEN DAN KAEDAH BAYARAN
6. KAWALAN DALAMAN
7. KAWALAN PERUNTUKAN DAN PENYESUAIAN
8. PENUTUPAN AKHIR TAHUN
KANDUNGAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
3
Sistem perbelanjaan dan pembayaran Kerajaan
Persekutuan:
Jabatan Mengakaun Sendiri (SAD)
Mengemukakan dokumen-dokumen kewangan untuk
pembayaran dan perakaunan ke Pejabat Perakaunan
yang diujudkan di bawah Jabatan Berkenaan
Kementerian Pertahanan
Kementerian Kesihatan
Jabatan Bukan Mengakaun Sendiri
Mengemukakan dokumen-dokumen kewangan untuk
pembayaran dan perakaunan ke Pejabat-pejabat
Cawangan Jabatan Akauntan Negara
PENGENALAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
4
* PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN
* AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957
* ARAHAN PERBENDAHARAAN
* PEKELILING / SURAT PEKELILING
PERBENDAHARAAN
* SURAT-SURAT PEKELILING JANM
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
5
APAKAH DIA PERUNTUKAN ??
Kuasa yang diberikan oleh Pihak Berkuasa Kewangan
kepada Pegawai Pengawal sesuatu Jabatan untuk
mengeluarkan wang dari Kumpulan Wang Disatukan
bagi sesuatu maksud perbelanjaan
DASAR PERBELANJAAN KERAJAAN
PERKARA 104 PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN
TIADA APA-APA WANG BOLEH DIKELUARKAN DARIPADA
KUMPULAN WANG DISATUKAN MELAINKAN JIKA WANG-
WANG DIPERUNTUKKAN ATAU DILULUSKAN OLEH
PARLIMEN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
6
• Pegawai Pengawal bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
wang yang diperuntukkan kepada mereka
Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi Peruntukan – AP 54
Menentukan pengawasan sepatutnya dijalankan ke atas
perbelanjaan – AP 57
Bertanggungjawab ke atas betulnya sesuatu Maksud Perbelanjaan
atau akaun amanah dan mengemukakan laporan perbelanjaan
berkala kepada Perbendaharaan – AP 92
Pegawai yang membenar/mengarahkan sesuatu perbelanjaan
tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggungjawabkan sendiri
– AP 92
Menentukan buku-buku vot dan rekod-rekod perakaunan
diselenggara secara cekap dan berkesan - AP 95
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
7
PERBELANJAAN MENGURUS
Perbelanjaan Bekalan - Vot B
Perbelanjaan Tanggungan - Vot T
PERBELANJAAN PEMBANGUNAN- Vot P
JENIS PERBELANJAAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
8
• Hanya pegawai yang dibenarkan sahaja boleh
meluluskan pembayaran/menandatangani baucar
• Perwakilan kuasa hendaklah mengandungi Nama
Pegawai, Jawatan dan contoh tandatangan
• Baucar hendaklah ditandatangani oleh Pengawai-pegawai
berikut:
Pegawai Penjaga Peruntukan
Pegawai yang menyemak dan mengesahkan
Pegawai yang memperakui bayaran (Pegawai Terkanan)
PERWAKILAN KUASA – AP 101
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
9
Baucar Bayaran hendaklah disokong dengan butir-butir
yang lengkap
Nama Pegawai tidak boleh ditunjuk sebagai penerima
bayaran kecuali bagi bayaran gaji, pendahuluan, pinjaman
dan tuntutan persendirian
Tuntutan ganti bayaran hendaklah disertakan baucar kecil
dengan disokong oleh resit (jika praktik). Sekiranya tiada
resit, pegawai hendaklah membuat pengesahan seperti
berikut:
“Saya memperakui perbelanjaan bertanda * sebanyak
RM……… telah sebenarnya dilakukan dan dibayar oleh
saya”
BUTIR-BUTIR BAYARAN – AP 99
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
10
Baucar Bayaran bagi barang yang dibeli/kerja yang
dilaksanakan mengikut kadar/harga kontrak, kadar/
harga hendaklah mengikut yang dicatit dalam kontrak.
Bil berasingan hendaklah diminta bagi bekalan yang
tidak termasuk dalam harga kontrak
Perakuan kerja/perkhidmatan/bekalan telah
dilaksanakan dengan sepatutnya hendaklah
disertakan
Baucar hendaklah mempunyai 1 penama sahaja
kecuali dinyatakan sebaliknya di dalam kontrak
BUTIR-BUTIR BAYARAN – AP 99
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
11
Bayaran kepada penerima lain hanya boleh dibuat
sekiranya surat kuasa wakil/surat mentadbir harta pesaka
disertakan
Semua Lembaran Baucar hendaklah ditandatangan
ringkas oleh pegawai yang memperakui ketepatannya
Pegawai Pembayar hendaklah memastikan semua
penerima ditentukan pengenalannya dan boleh
memahami kandungan baucar. Pembayaran kepada
penerima yang tidak tahu menulis hendaklah disaksikan
oleh 2 orang pengawai dengan salah satu daripada
mereka adalah pegawai yang membuat pembayaran
BUTIR-BUTIR BAYARAN – AP 99
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
12
Tuntutan hendaklah dikemukakan sebelum 10hb.
Hanya 1 tuntutan perjalanan boleh dibuat dalam masa
sebulan
Tuntutan hendaklah mengandungi tarikh, masa, jarak,
kadar, jawatan pegawai dan gaji pokok, cara perjalanan,
jenis tugas dan sebagainya yang berkaitan
Tuntutan perjalanan tugas rasmi dan perpindahan
hendaklah dibuat berasingan
Semua Maksud perbelanjaan hendaklah dinyatakan
secara terperinci dalam baucar bayaran
TUNTUTAN PERJALANAN – AP 100
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
13
Pegawai yang menandatangani baucar memperakui
tentang betulnya setiap bayaran dan bertanggungjawab
bahawa:
(i) Perkhidmatan/bekalan telah diterima dengan sempurna
(ii) Harga yang dikenakan mengikut kadar kontrak atau patut
dan munasabah mengikut kadar tempatan semasa
(iii) Kebenaran telah didapati dan pengiraan adalah betul
(iv) Penerima adalah pihak yang berhak menerima bayaran
(v) Bayaran diperakaunkan dengan betul
(vi) Peruntukan mencukupi
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MEMPERAKUI
BAYARAN – AP 102
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
14
Pegawai yang menandatangani baucar
bertanggungjawab ke atas kehilangan wang awam yang
diakibatkan oleh perakuan yang salah
Bertanggungjawab menentukan syarat-syarat kebenaran
mengenai pelarasan dan pulangan balik semua
pendahuluan diri/pinjaman dipatuhi
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MEMPERAKUI
BAYARAN – AP 102
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
15
Ketua Jabatan hendaklah meminta semua bil disampaikan
tidak lewat daripada bulan berikutan selepas bekalan atau
perkhidmatan dilaksanakan
Semua bil yang diterima hendaklah dijelaskan selewat-
lewatnya 14 hari dari tarikh terima atau selaras dengan syarat-
syarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan
(SPP Bil. 7/2006)
Sekiranya tidak dapat dibayar dalam tempoh yang ditetapkan,
pembekal hendaklah dimaklumkan sebab-sebab kelewatan
dan tarikh bila pembayaran boleh dibuat
Tindakan Surcaj boleh dikenakan atas kejadian lewat bayar
Daftar Bil hendaklah diselenggarakan
BIL HENDAKLAH DIBAYAR SEGERA – AP 103
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
16
Semua PTJ hendaklah menyelenggara Daftar Bil
yang menunjukkan maklumat-maklumat yang
terkandung di dalam Lampiran V
Jabatan yang melaksanakan e-SPKB tidak perlu
menyenggara Daftar Bil kerana ianya dijana
secara elektronik melalui sistem e-SPKB – AP
103(b)
Daftar Bil hendaklah diperiksa oleh Ketua Jabatan
sekurang-kurangnya 1 kali dalam sebulan dan
diturunkan tandatangan ringkas. Sekiranya terdapat
perbezaan, laporkan ke Pejabat Perakaunan
DAFTAR BIL – AP 103 (b)
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
17
Waran Peruntukan
Pesanan Kerajaan (Am 75)
Baucar Bayaran (Kew 304/304A)
Baucar Jurnal (Kew 306)
Baucar Kecil – Kew. 50/50A (Panjar
Wang Runcit)
Sebut harga/kontrak
DOKUMEN-DOKUMEN BAYARAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
18
Tunai
Melalui cek
Deraf Bank/Pindahan Telegraf
Baucar Jurnal
Electronic Fund Transfer (EFT)
Bayaran Pukal
KAEDAH BAYARAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
19
Penurunan Kuasa
Pembahagian Tugas
Pemeriksaan Biasa/Mengejut
Penyelenggaraan Rekod Perakaunan:
Buku Vot
Daftar Bil
Buku Tunai Panjar
Pengesahan dan Penyesuaian
KAWALAN DALAMAN
Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan
20
Pembayaran Melalui eSPKB