69
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Perkembangan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Samudera Perdana Transpotama didirikan pada tahun 1998, Pada
awal berdirinya perusahaan memiliki modal disetor awal sebesar Rp.
200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Bisnis perusahaan adalah bergerak di
bidang International Sea and Freight Forwarding, yaitu dalam hal kepengurusan
kegiatan ekspedisi untuk kegiatan ekspor dan impor melalui udara (EMKU) dan
laut (EMKL), kegiatannya meliputi antara lain mengurus dokumen ekspor impor
(customs clearance), pemilihan rute dan jenis transportasi serta pemesanan
tempat muat barang bagi perusahaan-perusahaan yang ingin melakukan kegiatan
impor atau ekspor barang. PT Samudera Perdana Transpotama memiki SIUP
(Surat Ijin Usaha Perdagangan) No. 28 / 09-01 / pb / V / 98 – Menteri
Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia. Lokasi perusahaan berada di
Kompleks Pertokoan Pulomas Blok I / 7, Kayu Putih - Jakarta. Sampai saat ini
perusahaan sudah menjadi anggota dari GAFEKSI / INFA (Indonesian Freight
Forwarders Association) dan memiliki PPJK (Perusahaan Pelayanan Jasa
Kepabean) di Pelabuhan Tanjung Priok dan Bandara Internasional Soekarno –
Hatta.
70
Dalam perkembangan usaha PT Samudera Perdana Transpotama
mengutamakan pelayanan secara terus menerus dengan pendekatan yang luwes
serta inovasi untuk memuaskan setiap pelanggannya. Penawaran tarif yang
bersaing dan layanan yang penuh perhatian didukung dengan semangat,
keramahtamahan dan dedikasi membuat perusahaan selalu memberikan kepuasan
pada setiap pelanggan.
3.1.2 Filosofi, Visi, dan Misi Perusahaan
Filosofi perusahaan adalah “Excellent in all we do“ layanan yang
memuaskan untuk setiap pelayanan yang diberikan perusahaan, karena ditunjang
dengan pengalaman serta kerjasama yang ramah dalam melayani permintaan
konsumen.
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan global dan gomestik yang
melayani konsumen secara penuh totalitas.
Misi perusahaan adalah:
• Memberikan layanan yang efesien dan berkualitas tinggi kepada
pelanggan kami.
• Mengidentifikasi serta memenuhi setiap kebutuhan pelanggan.
• Mengatasi tantangan industri dengan selalu siap menghadapi setiap
perkembangan dan perubahan yang ada dalam pasar.
71
3.1.3 Fasilitas Perusahaan
PT Samudera Perdana Transpotama memiliki beberapa fasilitas yaitu:
• Menyewa gedung untuk kantor usaha di Jl. Kompleks Pertokoan Pulomas
Blok I / 7, Kayu Putih, Jakarta.
• Memiliki gudang yang berfungsi sebagai tempat penampungan barang ekspor
sementara yang berlokasi di Jl. Danau Limboto no 25, Tangerang.
• Bekerjasama dengan PT Kemenangan Jasa dalam hal penyewaan Trucking
container.
• Memiliki dua mobil box untuk kegiatan operasional perusahaan.
• Memiliki tenaga kerja profesional yang memiliki keahlian dalam hal hukum
kepabeanan sebanyak 25 orang.
• Penerapan sistem pertukaran data elektronik untuk pengurusan dokumen
kepabeanan.
3.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan
PT Samudera Perdana Transpotama memiliki beberapa kegiatan usaha
yang dapat dibagi menjadi sepuluh layanan, yaitu:
1. International Air and Sea Freight Forwarding
Pelayanan yang mencakup antara lain mengurus pelayaran atau penerbangan,
menampung barang di gudang dalam hal ini perusahaan bisa bertindak
sebagai pihak agen eksportir di dalam negeri yaitu memberikan pelayanan
72
kepada eksportir dari barang diberangkatkan dari ekportir sampai ke pihak
importir. Maupun bertindak sebagai pihak agen yang ditunjuk oleh eksportir
yang berada di luar negeri. Untuk pelayanan ini pelanggan dapat memiliki
dua alternatif dalam hal pemilihan container yaitu:
• LCL (Less Container Load) yaitu penyewaan container dilakukan
dengan menggabungkan beberapa barang yang lain untuk dijadikan
atau dikemas dalam satu container. Hal ini dilakukan apabila barang
yang diekspor tidak memiliki kuantitas berat yang banyak.
• FCL (Full Container Load) yaitu penyewaan container dilakukan
dengan menyewa satu container khusus untuk menampung barang
yang dimiliki oleh eksportir yang bersangkutan saja. Hal ini
dilakukan apabila kuantitas berat barang yang diekspor berjumlah
banyak
2. Port to Port Service
Pelayanan yang mencakup dari pelabuhan atau bandara dari negara ekportir
sampai ke tujuan pelabuhan atau bandara negara importir. Jadi perusahaan
tidak mengurus pengangkutan barang dari tempat eksportir ke pelabuhan
atau bandara dan dari pelabuhan negara importir ke tempat importir.
Contoh: Perusahaan A bertindak sebagai eksportir ada di Indonesia dan
Perusahaan B bertindak importir ada di Myanmar.
73
Apabila perusahaan memilih layanan port to port maka pelayanan akan
dilakukan pada saat barang berada di pelabuhan Tanjung Priok sampai ke
pelabuhan Yangoon.
3. Door to Door Service
Pelayanan yang mencakup keseluruhan mulai dari gudang eksportir ke
tempat pelabuhan atau bandara sampai ke gudang importir.
Contoh: perusahaan memilih layanan door to door maka pelayanan akan
dilakukan pada saat barang berada di gudang A sampai ke gudang B.
4. Port to Door Service
Pelayanan yang mencakup dari pelabuhan atau bandara dari negara ekportir
sampai ke gudang importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan
barang dari tempat eksportir ke pelabuhan atau bandara eksportir
Contoh: perusahaan memilih layanan port to door maka pelayanan akan
dilakukan pada saat barang berada di pelabuhan Tanjung Priok sampai ke
gudang B.
5. Door to Port Service
Pelayanan yang mencakup dari gudang ekportir sampai ke pelabuhan atau
bandara negara importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan
barang dari tempat pelabuhan atau bandara importir ke gudang importir.
Contoh: perusahaan memilih layanan door to port maka pelayanan akan
dilakukan pada saat barang berada di gudang A sampai ke pelabuhan
Yangoon.
74
6. Air and Sea Customs Clearance
Pelayanan yang meliputi pengeluaran barang dari kawasan pabean baik lewat
udara dan laut termasuk menyelesaikan dokumen, perhitungan dan
pembayaran pungutan impor.
7. Rush Handling
Pelayanan untuk pengeluaran barang dari kawasan pabean khusus untuk
barang yang peka waktu yaitu memerlukan pelayanan segera contohnya
barang yang bersifat edisional seperti majalah, koran dan barang yang
memiliki kadaluwarsa seperti makanan.
8. Export and Import by Air and Sea
Pelayanan yang meliputi pengiriman barang baik lewat udara dan laut namun
tidak termasuk penyelesaian dokumen, perhitungan dan pembayaran
pungutan impor.
9. Domestic Service
Pelayanan untuk pengiriman barang di dalam negeri menggunakan kapal
udara dan kapal laut tidak menggunakan transportasi darat.
10. Trucking Service
Pelayanan untuk penyewaan trucking untuk mengantar barang dari gudang
ke pelabuhan atau sebaliknya.
75
3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan
3.2.1 Proses Operasional Perusahaan
Proses operasional perusahaan sebagian besar masih dijalankan secara
tradisional, yaitu melalui fax, telepon dan e-mail, perusahaan belum memiliki
sistem database yang terintegrasi, database yang sudah tersedia pada perusahaan
adalah database penjualan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
menghitung penjualan jasa perusahaan. Dalam hal pembuatan Pemberitahuan
Ekspor Barang atau Pemberitahuan Impor Barang perusahaan telah menerapkan
sistem pertukaran data secara elektronik yang terhubung online dengan pihak
kepabeanan.
3.2.2 Strategi Pelayanan Jasa Perusahaan
Dalam hal melakukan pelayanan informasi dan promosi, perusahaan
masih menerapkan cara yang tradisional, perusahaan belum menerapkan suatu
teknologi informasi dalam hal mempromosikan perusahaan maupun melayani
para pelanggan. Kegiatan promosi perusahaan masih dilakukan lewat kartu nama
maupun memberikan memo kepada pelanggan. Untuk pelayanan informasi PT
SPT masih bersifat pasif yaitu menunggu pelanggan untuk datang menghubungi
perusahaan. Untuk perkembangannya dalam lima tahun ke depan, telah
dirumuskan sebuah strategi yang dinamakan marketing plan yang mencakup
antara lain strategi pemasaran dan pelayanan jasa perusahaan.
76
Fungsi dari marketing plan bagi perusahaan adalah:
• Sebagai pegangan (guidelines) bagi divisi pemasaran dalam menjalankan
tugasnya.
• Pendisiplin keuangan.
• Proses evaluasi kinerja.
• Proses identifikasi perubahan.
• Sebagai alat belajar.
Sasaran pemasaran adalah:
• Sasaran kualitatif yang menyangkut misi perusahaan adalah memfokuskan
pada kegiatan ekspor impor, door to door serta meluaskan usaha dengan
bertindak juga sebagai jasa courier.
• Sasaran kuantitatif yang menyangkut angka penjualan yaitu menaikkan
angka penjualan sebesar 20 %.
Strategi inti pemasaran adalah:
• Segmentation: Menentukan segmen pasar yaitu untuk perusahaan tekstil,
spare parts, distributor buku.
• Targeting: Mencakup perusahaan di luar Jakarta yaitu Bandung dan
Denpasar.
• Positioning: memposisikan perusahaan sebagai perusahaan jasa yang
memiliki layanan yang excellent.
77
Taktik pemasaran perusahaan adalah:
Perusahaan merumuskan taktik pemasaran ke dalam bentuk 4 P’s, yaitu:
1. Product yaitu layanan jasa yang memuaskan pelanggan.
2. Price yaitu penetapan harga yang rendah dan bersaing.
3. Place yaitu membuka cabang perusahaan di Bandung, Semarang,
Surabaya dan Denpasar.
4. Promotion yaitu membuat company profile, memo, maupun brosur.
Untuk peningkatan layanannya maka perusahaan menerapkan 3 P’s,
yaitu:
1. People yaitu untuk sumber daya manusia harus ditingkatkan khususnya
untuk tenaga ahli untuk hukum kepabeanan.
2. Process yaitu layanan bagi pelanggan harus diperbaiki dan ditingkatkan
menjadi customer oriented bukan profit oriented.
3. Physical evidence yaitu sarana fisik yang menunjang pelayanan perlu
ditingkatkan seperti bangunan untuk gudang serta sistem layanan yang
terkomputerisasi.
Sedangkan untuk kegiatan pemasaran perusahaan antara lain adalah:
• Advertising melalui:
Iklan di majalah mingguan Shipping Gazette.
Iklan di radio.
78
Membuat website di internet.
• Mengikuti pameran.
• Direct mailing atau direct call.
• Gift berupa kalender dan agenda.
• Jamuan makan untuk pelanggan.
3.3 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri
PERUSAHAAN PESAING(Tinggi)
Perusahaan lokal :PT Baltransindo, PT Arcica Cargo, PTUni Air Cargo, PT Prima Cargo, PTFincargo
Perusahaan Asing :Geologistic Indonesia, Maersk LogisticIndonesia, Mapmovers, MacnellsIndonesia , Amarex
PENDATANG BARU(Tinggi)
PT Citra Bahana Express, PT SadedeMitra Sejati, PT Bahtera MultigunaTrikarya, PT Menara Sejantara, PT
Makna Lestari Group
PEMASOK(Rendah)
Dongnama Shipping,Portline, Djakarta
Lloyd, HanjinShipping, Evergreen,China Airlines, GarudaIndonesia, AmericanAirline, Awair Lines,Lufthansa German
Airlines.
PELANGGAN(Tinggi)
PT Partuni PerdanaIndustrial, PT Volex ,PT Embee Plumbon ,Javabooks Indonesia,
PT Frontline
JASA PENGGANTI(Rendah)
Pengurusan langsung oleh eksportirdan importir
Gambar 3.1 Lima Kekuatan Persaingan Porter
79
3.3.1 Persaingan Perusahaan Dalam Usaha Jasa Ekspedisi
Pasar persaingan untuk pasar usaha jasa ekspedisi memiliki sifat pasar
persaingan monopolistis, karena terdapat banyak sekali perusahaan forwarder,
baik itu yang dimiliki oleh lokal maupun dari pihak asing, untuk penentuan harga
atau tarif antar pesaing relatif hampir sama, yang membedakan perusahaan yang
satu dengan yang lainnya adalah dalam hal melakukan kegiatan promosi dan
dalam memberikan pelayanan kepada masing-masing pelanggan.
Dengan banyaknya pesaing dalam pasar, maka untuk usaha jasa
forwarder sangat dibutuhkan daya saing yang kuat, perusahaan harus selalu
mengawasi gerak para pesaing baik itu dari segi penetapan harga, promosi atau
iklan maupun pelayanan yang diberikan kepada konsumen.
Contoh perusahaan pesaing yang berasal dari dalam negeri adalah PT
Baltransindo, PT Arcica Cargo, PT Uni Air Cargo, PT Prima Cargo dan PT
Fincargo. Sedangkan perusahaan pesaing yang berasal dari pihak asing adalah
Geologistic Indonesia, Maersk Logistic Indonesia, Mapmovers, Macnells
Indonesia dan Amarex.
3.3.2 Masuknya Pendatang Baru Yang Potensial
Untuk terdaftar menjadi perusahaan forwarder tidak memerlukan syarat
yang rumit, syaratnya antara lain adalah memiliki modal minimal 200 juta
rupiah, memiliki SIUP JPT (Jasa Pengurusan Transportasi) yang dikeluarkan
langsung oleh Departemen Perhubungan, serta memiliki tenaga ahli kepabeanan
80
yang merupakan lulusan dari sekolah pabean, tenaga ahli tersebut harus mampu
mengetahui seluk beluk hukum pajak dan cukai.
Dengan mudahnya persyaratan untuk menjadi perusahaan forwarder
maka ancaman masuknya pendatang baru terhadap posisi perusahaan relatif
besar.
Contoh perusahaan forwarder yang dikategorikan sebagai pendatang baru
adalah PT Citra Bahana Express, PT Sadede Mitra Sejati, PT Bahtera Multiguna
Trikarya, PT Menara Sejantara dan PT Makna Lestari Group.
3.3.3 Kekuatan Menawar Dari Pemasok
Untuk pasar jasa forwarder tidak memiliki banyak pemasok atau mitra
kerja, pemasok mereka adalah perusahaan trucking, warehousing, perusahaan
fumigasi serta perusahaan penerbangan atau pelayaran.
Untuk kekuatan pemasok terhadap perusahaan adalah rendah khususnya
untuk perusahaan penerbangan dan pelayaran, pilihan perusahaan terhadap
pemasok sangat banyak dan dapat berganti setiap saat tergantung pemberian
tawaran harga yang terbaik bagi perusahaan. Contoh untuk perusahaan pelayaran
adalah Samudera Indonesia, Djakarta Lloyd, Evergreen, Hanjin Shipping dan
Dongnama Shipping. Contoh perusahaan penerbangan adalah Singapore Airline,
Garuda Indonesia, FlyEmirates, Cathay dan Lufthansa.
81
3.3.4 Kekuatan Menawar Dari Konsumen
Melihat pasar persaingan dimana terdapat banyak perusahaan forwarder
yang menerapkan layanan dan harga yang bersaing satu sama lain, maka
kekuatan dari konsumen adalah tinggi sekali. Konsumen dapat dengan mudah
berganti dalam hal pemilihan jasa forwarder. Forwarder yang menawarkan
harga terendah serta layanan yang baik yang akan menjadi pilihan dari
konsumen.
Konsumen yang telah menjadi pelanggan bagi perusahaa bervariasi sekali
jenis usahanya antara lain adalah PT Partuni Perdana yang bergerak di bidang
spare part otomotif, PT Volex yang bergerak di bidang industri kabel, PT Embee
Plumbon yang bergerak di bidang tekstil, Javabooks Indonesia yang bergerak di
bidang distributor buku, serta PT Frontline yang bergerak di bidang barang
interior desain.
3.3.5 Potensi Pengembangan Jasa Pengganti
Ancaman untuk jasa pengganti dari ekspedisi adalah dengan melakukan
pengurusan ekspor impor langsung yang dilakukan oleh pihak eksportir dan
importir. Hal ini memungkinkan sekali terjadi karena secara hukum baik
eksportir dan importir bisa saja melakukan kegiatan ekspor tanpa harus menyewa
jasa forwarder, namun apabila dilakukan oleh perusahaan secara langsung maka
mengakibatkan ketidakefisienan dalam hal waktu maupun biaya yang
dikeluarkan karena eksportir harus memilih sendiri perusahaan pelayaran atau
82
penerbangan dan gudang, serta mengurus dokumen kepabeanan yang akan
memakan waktu yang lama.
Oleh karena itu ancaman untuk jasa pengganti dinilai rendah karena
sampai saat ini perusahaan eksportir dan importir masih lebih memilih
menggunakan jasa forwarder daripada secara langsung terlibat mengurus
kegiatan ekspor impor tersebut.
83
3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan
3.4.1 Struktur Organisasi
DIREKTUR
SUPERVISOR DINASLAPANGAN LAUT
SUPERVISOR DINASLAPANGAN UDARA
MANAJER AKUNTANSI
MANAJER UMUM
KOORDINATOR OPERASIONAL
MANAJER PEMASARAN
DOCUMENT OFFICER
MANAJER KEUANGAN
Gambar 3.2 Struktur Organisasi
3.4.2 Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan untuk masing-masing jabatan dijelaskan sebagai
berikut:
84
1. Direktur
• Mengawasi kinerja dan menerima laporan pertanggungjawaban dari
manajer umum.
• Merumuskan dan mengkomunikasikan pengembangan usaha dan strategi
bisnis jangka panjang perusahaan.
• Melakukan evaluasi kinerja karyawan.
2. Manajer Umum
Tugas:
• Mengendalikan kegiatan impor dan ekpor.
• Mengendalikan kegiatan bisnis perusahaan secara umum.
• Mengkoordinasikan bagian pemasaran, keuangan dan akuntansi.
Wewenang:
• Mengendalikan, mengatur dan mengawasi bagian pemasaran, keuangan
dan akuntansi dalam melakukan kerja tiap bagian.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada direktur atas semua kegiatan perusahaan
terutama kegiatan ekspor dan impor.
3. Manajer Pemasaran
Tugas:
• Memantau dan bertanggung jawab atas jalannya dokumen dan
mempertanggungjawabkan kepada pelanggan.
• Membantu memenuhi target pendapatan perusahaan.
Wewenang:
85
• Berwenang mengambil keputusan atas kasus di lapangan dalam kondisi
darurat dengan memberitahukan kepada manajer umum sesudahnya.
• Menentukan kebijaksanaan harga baik freight maupun jasa lainnya tanpa
persetujuan dari manajer umum terlebih dahulu.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab memberikan laporan atas semua kegiatan yang telah
dilakukan kepada Manajer umum.
4. Manajer Keuangan
Tugas:
• Menyusun laporan biaya komunikasi, gaji dan bonus karyawan.
• Mengatur pembayaran untuk biaya administrasi dan biaya operasional.
Wewenang:
• Mengatur dan mengawasi bagian koordinasi operasional.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada manajer umum atas semua kegiatan
keuangan perusahaan.
5. Manajer Akuntansi
Tugas:
• Membukukan hutang dan piutang termasuk transaksi dan mutasi bank.
• Menyiapkan piutang jatuh jatuh tempo (tagihan).
• Menjadwalkan pembayaran hutang.
• Membuat Laporan keuangan perusahaan.
Wewenang:
86
• Memantau uang yang telah dikeluarkan untuk biaya kegiatan operasional
perusahaan yang dikelola oleh bagian keuangan.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada manajer umum dengan membuat laporan
pembukuan perusahaan.
6. Koordinator Operasional
Tugas:
• Meminta anggaran kepada keuangan untuk membiayai operasional laut
dan udara.
• Menyimpan dokumen tagihan.
Wewenang:
• Berwenang meminta pertanggungjawaban atas uang yang dikeluarkan
kepada bagian supervisor dinas lapangan.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada bagian keuangan atas keuangan yang
digunakan sebagai operasional handling laut dan udara, pengambilan
D/O dan B/L, jaminan container, dan sewa trucking.
7. Supervisor Dinas Lapangan Laut dan Udara
Tugas:
• Memantau jalannya dokumen dan melaporkan kepada document officer
atau kepada koordinator operasional apabila terjadi suatu kasus yang
menghambat jalannya dokumen.
• Membayar biaya pengiriman.
87
• Meneliti semua kebenaran PEB dan PIB, kelengkapan dan keabsahan
dokumen sebelum diproses.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada koordinator operasional atas pengeluaran dan
pengiriman barang.
• Membuat laporan pertanggungjawaban kepada koordinasi operasional.
8. Document Officer
Tugas:
• Meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen.
• Membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) atau Pemberitahuan
Impor Barang (PIB).
• Mentransfer PEB atau PIB dan memonitor jalannya dokumen.
• Mengecek kedatangan barang dan pengambilan dokumen.
• Memberi informasi kepada pemilik barang.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada bagian koordinator operasional atas semua
dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan.
3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan
Proses operasional untuk tiap layanan memiliki prosedur yang berbeda-
beda, berikut ini adalah proses operasional yang dilakukan oleh perusahaan
dalam hal pelayanan jasa sebagai forwarder bagi eksportir yang ingin melakukan
88
kegiatan ekspor menggunakan kapal laut (pelayaran) mulai dari proses
pemesanan sampai dengan proses penagihan ke pelanggan:
1. Perusahaan Eksportir (Shipper) menghubungi perusahaan (Forwarder) untuk
meminta jadwal kapal dan harga penawaran, dengan terlebih dahulu
memberitahu tanggal ekspor, tujuan ekspor serta pemilihan container LCL
atau FCL.
2. Forwarder akan mengecek jadwal kapal pada perusahaan pelayaran
(Shipping Line) serta membuat surat penawaran yang berisi rincian fee yang
dikenakan kepada Shipper.
3. Forwarder akan mengirim surat penawaran lewat fax kepada Shipper.
4. Shipper menyetujui penawaran yang diajukan oleh Forwarder. Kesepakatan
bisa dilakukan lewat telepon maupun datang langsung ke kantor.
5. Forwarder meminta Shipping Instruction (SI) kepada Shipper.
6. Shipper mengirim SI lewat fax kepada Forwarder.
7. Berdasarkan SI Shipper maka Forwarder membuat SI sendiri untuk diajukan
ke Shipping Line.
8. Forwarder melakukan booking ke Shipping Line berdasarkan Shipping
Instruction Forwarder.
9. Forwarder akan memberitahu Shipper melalui fax mengenai informasi
pelayaran yaitu jadwal berangkat dan tiba pelayaran serta identitas pelayaran.
10. Forwarder meminta copy invoice dan packing list kepada Shipper.
89
11. Shipper mengirim copy invoice dan packing list melalui fax.
12. Shipper memberitahukan bahwa barang sudah siap untuk diekspor (waktu
pick up) kepada Forwarder. Shipper membuat surat jalan Shipper yang
diberikan kepada Forwarder sebagai bukti bahwa barang sudah keluar dari
gudang Shipper.
13. Forwarder membuat surat jalan gudang untuk pick up barang ekspor untuk
dikirim ke gudang di Pelabuhan Tanjung Priok.
14. Berdasarkan surat jalan gudang yang dibuat oleh Forwarder maka pihak
gudang mengukur barang ekspor untuk mengetahui kubikasi.
15. Apabila Shipper tidak ingin membuat PEB sendiri melainkan menyewa jasa
Forwarder untuk membuat PEB secara online maka Shipper mengirim
dokumen pelengkap (original) kepada Forwarder yaitu invoice, packing list,
SI (Shipping Instruction) , NPWP (Nomor Pokok Wajib Perusahaan) , SIUP
(Surat Ijin Usaha Perdagangan) dan dokumen tambahan kalau diperlukan
seperti MoU (Memorandum of Understanding) dan TDP (Tanda Daftar
Perusahaan). (Ke no. 17).
16. Apabila Shipper membuat PEB sendiri maka setelah selesai PEB diserahkan
ke Forwarder. (Ke no 18).
17. Berdasarkan dokumen pelengkap tersebut maka forwarder membuat
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan melakukan pertukaran data
elektronik secara online dengan Bea Cukai.
18. Bea Cukai akan mengeluarkan Persetujuan Ekspor (PE).
90
19. Forwarder membayar biaya untuk handling PEB dan PNBP (Penerimaan
Negara Bukan Pajak)
20. Fiat muat PEB sebelum kapal berangkat dilampiri PE, Invoice, packing list
ke Bea Cukai.
21. Bea Cukai akan menandatangani PE sebagai tanda bahwa ekspor telah
disetujui oleh Bea Cukai.
22. Shipping Line membuat Master B/L untuk disetujui oleh Forwarder.
23. Forwarder membuat House B/L untuk disetujui oleh Shipper.
24. Forwarder memberikan House B/L kepada Shipper
25. Forwarder akan membayar fee dan sea freight kepada Shipping Line
bersamaan dengan pengambilan Master B/L.
26. Forwarder membuat billing concept atau faktur tagihan dan akan
mengirimkan ke Shipper dengan melampirkan dokumen ekspor.
91
3.6 Document Flow Diagram
Prosedur Aliran Dokumen Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Eskpor
Supervisor
2
Invoice 1
Shipper Shipping line Document officerManajerpemasaran
Memintapenawaran
Mulai
Mengecekharga
21
Suratpenawaran
MembuatShipping
instruction
32
1Shipping
instruction
T
BookingShipping
line
21
S IForwarder
T
MengirimSchedule
kapal
Jadwal kapal
Memberitahujadwal
identitaspelayaran
Jadwal identitaspelayaran
Membuatinvoice &
packing list
32
Packing list1
32
1invoice
1
Packing list 2
3
3
2Shipping
instruction
Menyiapkantrucking
MembuatPEB
8
1 2
T
2
Invoice 2
Packinglist 3
4
4
Memberitahuwaktu pick
up
Surat jalan NPWP
65
5
6
Surat jalan
Pick upbarang
1Surat jalanForwarder
Mengukurkubikasibarang
7
21
Surat Kubikasibarang
MembuatMaster B/L
21
Master B/L
T9
NPWP 2Kubikasi
barang
7
43
21
PEB
T10
11
12
Gambar 3.3 Document Flow Diagram
92
Prosedur Aliran Dokumen Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Eskpor
Bea Cukai
3
Koordinator OperasionalShipperDocument Officer
9 10
2Master B/L
MembuatHouse
B/L
1PEB
MembuatPE
PE
43
2
1House B/L
T
13 14
15
15
PE
Fiat MuatBarang
Invoice 2NPWP
Shipping 2instruction
Packing list 3
PE
MengeluarkanPE yangdisetujui
T
21
PE yangdisetujui
16
16
21
PE yangdisetujui
T17
1411 812 13 17
2Surat
Penawaran
3PEB
3House
B/L
MembuatTagihan
21
BillingConcept
18
T
18
2PEB
21
HouseB/L
1PE yangdisetujui
1Billing
Concept
MenerimaTagihan dan
dokumenekspor
Selesai
Gambar 3.4 Document Flow Diagram (Lanjutan)
93
3.7 Diagram Aliran Data
3.7.1 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
Sistem Pelayanan JasaEkspedisi Ekspor
Shipper Bea Cukai
ManajerUmum
Shipping Line
Laporan Penjualan
Surat jalan ForwarderS I Forwarder
Kubikasi barang
Master B/L
Jadwal pelayaran
PEB
PE yang disetujui
Daftar harga
Jadwal ekspor
Jadwal identitas pelayaran
Shipping instruction
Commercial invoice
Billing concept
Surat jalan Shipper
Packing list
House B/LDokumen ekspor
Identitas eksportir
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor
(Yang Sedang Berjalan)
Keterangan untuk Gambar 3.5 adalah sebagai berikut:
PEB= Pemberitahuan Ekspor Barang
PE= Persetujuan Ekspor
S I Forwarder= Shipping Instruction yang dikeluarkan oleh Forwarder
House B/L= Dokumen Bill of Lading yang dikeluarkan oleh pihak Forwarder
94
Master B/L= Dokumen Bill of Lading yang dikeluarkan oleh pihak Shipping Line
Identitas Eksportir= Dokumen yang berisi tentang identitas eksportir yang
diperlukan dalam melakukan kegiatan ekspor seperti NPWP (Nomor Pokok
Wajib Pajak), TDP (Tanda Daftar Perusahaan), SIUP (Surat Ijin Usaha
Perdagangan) dan MoU (Memorandum of Understanding).
Dokumen Ekspor= Dokumen dan bukti pembayaran yang diberikan kepada
Shipper seperti dokumen PEB, PE, House B/L, Asuransi, dan PNBP
(Penerimaan Negara Bukan Pajak).
95
3.7.2 Diagram Nol Sistem yang Berjalan
Shipper
Shipping Line
Manajer Umum
Bea Cukai
1.0Persetujuan
Booking
2.0Pemesanan
Shipping Line
3.0Pengukuran
Barang
5.0Pembuatan B/L
4.0PengurusanDokumen
6.0Pembuatan
Tagihan
Ship
ping
Ins
truc
tion
Daf
tar
harg
a
Jadw
al e
kspo
r
Identitas pelayaran
Shipping Instruction Forwarder
Jadwal pelayaran
Jadwal identitas pelayaran
Commercial invoice
Packing list
Surat jalan Shipper
Sura
t ja
lan
Forw
arde
r
Kubi
kasi
bar
ang
Identitas eksportir
Identitas Ekspor
PEB
Iden
titas
Bar
ang
Master B/L
House B/LBi
lling
Con
cept
Dok
umen
Eks
por
id Tr_Penawaran
id Tr_DokumenPE
yan
g di
setu
jui
id Tr_Penjualan
Lapo
ran
Penj
uala
n
Gambar3.6 Diagram Nol Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor
(Yang Sedang Berjalan)
96
3.8 Permasalahan yang Dihadapi
Dalam melakukan kegiatan prosedur pelayanan selama ini, perusahaan
dan pelanggan sering mengalami beberapa masalah, masalah tersebut dapat
diidentifikasi sebagai berikut:
• Respon perusahaan dalam memberikan surat penawaran masih belum cepat,
karena perusahaan belum memiliki database yang mengolah data atau
rincian tarif ekspor, sehingga perusahaan harus mengkalkulasi perincian tarif
tersebut sebelum mengajukan kepada pelanggan, yang berakibat pelanggan
sering menunggu jawaban informasi penawaran dari perusahaan.
• Perusahaan memberikan informasi mengenai status transaksi ekspor kepada
pelanggan, hanya jika pihak pelanggan menghubungi perusahaan untuk
meminta informasi tersebut, dan seringkali informasi yang diberikan juga
tidak dapat secara langsung diberikan pada saat itu juga oleh perusahaan
kepada pelanggan. Hal ini terjadi karena perusahaan belum menyediakan
sistem pelayanan informasi mengenai status dari transaksi ekspor kepada
pelanggan sehingga kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan
seringkali terlambat diberikan oleh perusahaan
• Pelanggan tidak memiliki media untuk melakukan saran, kritik dan umpan
balik ke perusahaan, karena perusahaan belum menyediakan media bagi
pelanggan untuk melakukan umpan balik yang berupa penilaian atas jasa
yang telah diberikan perusahaan kepada pelanggan, sehingga perusahaan
sulit melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan dan mengidentifikasi
kebutuhan pelanggan yang sebenarnya.
97
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dapat
dilakukan beberapa alternatif pemecahan masalah, antara lain adalah:
• Merancang sistem yang didukung dengan database yang berfungsi untuk
mencari tarif atau daftar harga serta jadwal pelayaran sehingga proses
pembuatan surat penawaran kepada pelanggan akan menjadi lebih cepat.
• Menyediakan sistem layanan informasi kepada pelanggan untuk dapat
mengetahui informasi dan status dari transaksi ekspor yang sedang berjalan
maupun yang sudah lalu.
• Untuk komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan selama ini sebagian
besar dilakukan tanpa tatap muka, pelanggan jarang datang ke tempat
perusahaan melainkan pelanggan lebih memilih berinteraksi melalui telepon,
fax maupun e-mail, sehingga untuk kedua alternatif pemecahan masalah
tersebut diatas dapat ditemukan alternatif baru yaitu memfasilitasi
komunikasi antara pelanggan dengan perusahaaan dengan menggunakan
teknologi informasi yaitu penggunaan jaringan internet dalam hal ini bisa
melalui perancangan website perusahaan yang dapat berguna sebagai tempat
akses informasi bagi pelanggan dan sebagai media interaksi antara pelanggan
dengan perusahaan dalam melakukan umpan balik dan juga sebagai saluran
baru bagi perusahaan untuk melakukan promosi yang bertujuan untuk
memperkenalkan nama perusahaan secara lebih luas dan global.