9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p5) pengertian sistem informasi adalah
kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada
sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan
menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur
pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data
yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
Menurut Rainer et.al. (2007, p6) sistem informasi adalah sesuatu
yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan
menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Sedangkan sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system) adalah
sebuah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk
menjalankan sebagian atau seluruh pekerjaan.
Menurut Whitten et.al. (2004, P11) information system (IS)/ sistem
informasi diartikan sebagai pengaturan orang, data, proses dan
information technologi (IT)/ teknologi informasi yang berinteraksi untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai
output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.
10
Jadi secara umum dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi untuk mengubah
data menjadi informasi yang pada akhirnya dapat digunakan untuk
membantu pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan.
2.2 Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p34-39) Suatu sistem terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama
membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem
tidak peduli besar atau kecilnya, selalu mengandung beberapa komponen
atau subsistem.
• Sumber daya manusia meliputi semua pemakai akhir dan pakar
Sistem Informasi. Dalam hal ini pemakai akhir didefinisikan sebagai
orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi
yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Pengguna akhir dapat berupa
pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi, akuntan atau
para manajer. Sedangkan pakar SI adalah orang-orang yang
mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi contohnya
analis sistem, pembuat software, operator sistem, dan personel
tingkat manajerial, teknis dan staf administrasi SI lainnya.
11
• Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik
yang digunakan dalam pemrosesan sistem informasi. Sumber daya
ini tidak hanya meliputi mesin seperti komputer dan perlengkapan
lainnya tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat
data dicatat dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optikal.
• Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah
pemrosesan informasi. Sumber daya software tidak hanya meliputi
rangkaian perintah operasi yang disebut program, tetapi juga
rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur.
• Sumber daya data yaitu bahan baku mentah sistem informasi yang
harus diolah agar menghasilkan informasi yang dapat memberi
manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data
dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, termasuk data
alfanumerik tradisional, data teks, data gambar seperti grafik serta
data dalam bentuk video grafis dan audio.
• Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan
jaringan. Media komunikasi contohnya kabel serta teknologi
gelombang mikro dan satelit nirkabel.
Sedangkan dukungan jaringan lebih menekankan bahwa banyak
hardware, software dan teknologi data yang dibutuhkan untuk
mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi.
12
2.3 Aktivitas S istem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p40) aktivitas sistem informasi secara
umum dapat dikelompokan menjadi 5 yaitu: input, proses, output,
penyimpanan data dan pengendalian.
• Input sumber daya data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus
ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input.
Aktivitas input biasanya berupa aktivitas entry data seperti
pencatatan dan pengeditan. Setelah data dimasukan, maka data
disimpan ke dalam media penyimpanan hingga dibutuhkan untuk
pemrosesan.
• Pemrosesan data menjadi informasi
Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti
pemrosesan seperti penghitungan, perbandingan, pemilahan,
pengklasifikasian, menganalisis dan memanipulasi data sehingga
dapat dihasilkan informasi yang dapat berguna bagi para pemakai
akhir.
• Output produk informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan
disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Output dari
pemrosesan input dapat berupa pesan, laporan, formulir, gambar
grafis, ataupun dalam bentuk audio-video.
13
Output berupa informasi akan digunakan oleh pihak manajerial
yang berwenang untuk mengambil keputusan.
• Penyimpanan sumber daya data
Media penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi.
Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi tempat data
dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.
Biasanya media penyimpanan berupa database.
• Pengendalian kinerja sistem
Pengendalian kinerja sistem merupakan salah satu aktivitas
penting. Sebuah sistem informasi harus dapat memberikan umpan
balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output dan
penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk
menetapkan apakah sistem dapat memenuhi kinerja yang telah
ditetapkan.
2.4 Jenis-jenis Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p16-20) sistem informasi dapat
diklasisfikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.
• Sistem pendukung operasi yaitu sistem informasi yang
digunakan untuk memproses data yang dihasilkan dan
digunakan dalam operasi bisnis.
14
Sistem pemrosesan transaksi memproses data yang
dihasilkan dari transaksi bisnis, memperbarui database
operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contoh:
pemrosesan penjualan dan persediaan serta sistem
akuntansi
Sistem pengendalian proses mengawasi dan
mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh:
penyulingan minyak, produksi tenaga listrik, dan sistem
produksi baja.
Sistem kerja sama perusahaan mendukung komunikasi
dan kerja sama tim, kelompok kerja dan perusahaan.
Contoh: e-mail, forum bincang, dan sistem kelompok
konferensi video.
• Sistem pendukung manajemen adalah sistem informasi yang
berfokus dalam penyediaan informasi dan dukungan untuk
pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer.
Sistem informasi manajemen memberikan informasi
dalam bentuk laporan yang telah ditentukan sebelumnya
untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Contoh
analisis penjualan, kinerja produksi dan sistem laporan
tren biaya.
15
Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-
DSS) memberikan dukungan interaktif khusus untuk
proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi
bisnis lainnya. Contoh penerapan harga produk,
perkiraan tingkat laba dan sistem analisis resiko.
Sistem informasi eksekutif (Executive Information
System-EIS) member informasi penting dari SIM, DSS,
dan sumber lainnya yang dibentuk sesuai kebutuhan
informasi para eksekutif, contoh sistem akses yang
mudah dalam menganalisis kinerja bisnis, tindakan para
pesaing dan perkembangan ekonomi untuk mendukung
perencanaan strategis.
• Kategori lain sistem informasi
Sistem pakar yaitu sistem berbasis ilmu pengetahuan
yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai
konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat
aplikasi kredit, pengawasan proses dan sistem
pemeliharaan diagnosis.
Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem berbasis
pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan
dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan.
16
Contoh: akses intranet ke praktik bisnis terbaik, strategi
proposal penjualan dan sistem pemecah masalah
pelanggan.
Sistem informasi strategis yang mendukung operasi dan
proses manajemen yang member perusahaan produk,
layanan dan kemampuan strategis sebagai keunggulan
kompetitif. Contoh: perdagangan saham online,
penelusuran pengiriman, sistem Web e-commerce.
Sistem bisnis fungsional yang mendukung berbagai
aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi
bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang
mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran,
manajemen operasi dan manajemen sumber daya
manusia.
2.5 Enterprise Resource Planning ERP
2.5.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut O’Brien (2006, p320) Enterprise Resource
Planning – ERP (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) adalah
sebuah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang
proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia
dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk
memperbaiki efisiensi, kelincahan dan profitabilitasnya.
17
ERP memberikan perusahaan tampilan real-time terintegrasi atas
proses bisnis intinya yang disatukan oleh software aplikasi ERP
dan database umum yang dipelihara oleh DBMS (Database
Management Sistem)
Menurut Potter (2007, p248) ERP–Enterprise Resource
Planning adalah sebuah aplikasi berbasis komputer yang
mengintegrasikan antara rencana, manajemen dan penggunaan
sumber daya di dalam perusahaan yang memiliki tujuan utama
yaitu mengintegrasikan semua area fungsional perusahaan.
2.5.2 Sejarah ERP
Tabel 2.1 Sejarah ERP
TAHUN PERISTIWA
1960an Sistem pabrikan fokus kepada pengendalian
inventory (Inventory Control)
1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement
Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu
produk menjadi kebutuhan berbasis timed – phased
net , untuk perencanaan dan pengadaan barang
sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.
1980 an MRP II (Manufacturing Resource Planning)
berkembang mencakup pengelolaan operasi produk
(shop floor) dan aktifitas pengelolaan distribusi.
18
1990 an MRP II dikembangkan lagi mencakup aktivitas
rekayasa, keuangan, sumber daya manusia,
pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua
aktivitas sistem organisasi usaha (business
enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah
Enterprise Resource Planning (ERP).
2000an –
sekarang
Extended ERP menjadi ERP II
Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009, p15
2.5.3 Infrastruktur Sistem ERP
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan
pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang
baik maka dapat dikatakan bahwa sistem telah membangun
pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur ERP terdiri dari :
a. People
Orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP
merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam
komitmen waktu dan biaya, dukungan top management,
rasa saling memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa
perlawanan yang minimum.
b. Process
19
Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses
bisnis dengan adanya penerapan sistem ERP.
c. Technology
Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang
relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur
jaringan, hardware, software, dan database.
Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP
Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009, p24
2.5 4 Manfaat Menerapkan ERP
Menurut Brady (2006, p30) keuntungan dari menerapkan
sistem Enterprise Resource Planning terkadang sulit untuk dihitung
karena terkadang ERP menaikkan pendapatan dan menurunkan beban
dalam keadaan yang tak berwujud, jadi sulit untuk diukur. Berikut ini
beberapa keuntungan dari menerapkan investasi ERP:
a. ERP mengurangi kegiatan yang dilakukan berulang kali
dan data duplikat, ini dapat mengurangi beban operasi.
Dalam suatu penelitian mengidentifikasikan bahwa 33%
OPERATION PROCESS
TECHNOLOGY
PEOPLE
20
perusahaan mendapatkan penghematan biaya dalam
sales order management, dan 34% dari perusahaan
mengatakan bahwa ERP dapat mengurangi kebutuhan
pribadi perusahaan tersebut.
b. ERP dapat membantu dalam perpindahan barang dan
jasa dengan lebih cepat, penjualan mengalami
peningkatan setiap bulan.
c. Sebuah perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP
akan mengalami kemunduran terhadap pesaing yang
menerapkan sistem ERP.
d. Ketika sistem ERP dijalankan, sistem tersebut dapat
menyimpan data personil perusahaan, pemasok dan
pelanggan, keuntungannya nyata terlihat tetapi sulit
untuk dihitung.
e. Penghematan biaya dan peningkatan pendapatan
keduanya terjadi setiap tahunnya, namun sulit untuk
disebutkan jumlah keuntungan yang sebenarnya dari
investasi ERP ini.
f. Karena implementasi ERP membutuhkan banyak waktu,
mungkin ada faktor bisnis lain yang mempengaruhi
biaya perusahaan dan keuntungannya, sehingga sulit
untuk mengetahui keuntungan dari sistem ERP itu
sendiri.
21
2.6 Siap Kontraktor
2.6.1 Overview SIAP KONTRAKTOR
Menurut http://www.siapkontraktor.com/ SIAP Kontraktor
adalah ERP (Enterprise Resource Planning) untuk perusahaan
kontraktor. Dirancang dengan sistem modular terpadu yaitu
Akuntansi (Financial Accounting), Material Management, Project
Management, Equipment Management, Asset Management dan
Human Resources Management yang dipadukan secara real-time-
online.
SIAP Kontraktor adalah sebuah program komputer yang
dirancang khusus untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang
jasa kontruksi atau kontraktor dengan tujuan utama sebagai
“Project Cost Control” dan dilengkapi dengan berbagai fasilitas
sehingga menjadi sebuah alat bantu yang sangat “Power‐full”
untuk mengelola seluruh kegiatan perusahaan dan proyek secara
real time online melalui internet.
2.6.2 Modul – Modul dalam SIAP KONTRAKTOR
Berikut beberapa Modul Program SIAP Kontraktor :
a. Financial Accounting SIAP Kontraktor FA
membantu dalam mengelola dan mengendalikan seluruh
proses akuntansi, sehingga semua informasi keuangan
(finansial) dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat.
22
b. Material Management SIAP Kontraktor MM
membantu dalam mengelola kegiatan logistik sehingga
mampu menyediakan barang dengan harga yang
kompetitif, jumlah dan waktu yang tepat serta kualitas
yang sesuai untuk setiap proyek.
c. Project Management SIAP Kontraktor PM
membantu dalam merencanakan dan melaksanakan
proyek serta mendorong terjadinya effisiensi dan benefit
pada setiap tahapannya.
d. Equipment Management SIAP Kontraktor EM
membantu dalam mengelola peralatan sehingga bisa
meningkatkan produktifitas dan menjaga ketersediaan
alat yang selalu siap pakai.
e. Asset Management SIAP Kontraktor AM Membantu
dalam mengelola seluruh asset perusahaan, sehingga
keberadaan dan kondisi aset dapat dimonitor dengan
mudah.
f. Human Resources Management SIAP Kontraktor
HRM Membantu dalam mengelola data karyawan,
sehingga seluruh aktifitas perusahaan yang melibatkan
karyawan dapat dimonitor dan dikelola secara terpadu.
23
2.7 Microsoft Dynamic SL
2.7.1 Sejarah Microsoft
Microsoft Corporation didirikan pada tahun 1975, berkantor
pusat di Redmond, Washington, Amerika Serikat, adalah
perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia (dengan lebih dari
50.000 karyawan diberbagai Negara, hingga Mei 2004). Microsoft
mengembangkan, membuat, melisensikan dan mendukung
beragam jenis produk software untuk berbagai peralatan komputer.
Produk yang paling terkenal adalah kelompok sistem operasi
Microsoft windows, yang telah ada dimana–mana dalam pasar
komputer desktop.
Strategi Microsoft yang agresif telah mengakibatkan
beberapa penyelidikan pemerintah, termasuk tuntutan hukum
federal pada tahun 1998 dimana Microsoft dinyatakan telah secara
ilegal menggunakan kekuatan monopolinya untuk mengalahkan
pesaingnya melalui aksi banding dan negosiasi, Microsoft telah
mengurangi pengaruh dari keputusan ini pada pengoperasian
perusahaan dan status keuangannya.
Microsoft menjual beragam produk perangkat lunak. Banyak
dari produk tersebut dikembangkan secara internal, misalnya
Microsoft Basic.
24
Beberapa produk dibeli dari pihak lain lalu di merek ulang oleh
Microsoft untuk distribusinya, seperti: Microsoft Project, sebuah
program manajemen project; Visio sebuah program pentabelan;
Double Space; Virtual PC yang dibeli dari Connectix; dan bahkan
MS-DOS sendiri, yang menjadi awal kesuksesan Microsoft dalam
dunia pembuatan dan pemasaran perangkat lunak. Pada bulan April
2002, Microsoft diorganisasi ulang menjadi 7 unit bisnis utama
yaitu:
a. Windows Client (mengelola client, server, dan sistem operasi
bernama Microsoft Windows)
b. Information Worker (mengelola produk software perkantoran)
c. Microsoft Business Solution (mengelola jasa bisnis dan aplikasi
proses )
d. Server and Tools (mengelola perangkat pengembangan dan
software server terintegrasi)
e. Mobile and Embedded Devices (mengelola palmtop dan jasa
telepon)
f. MSN (mengelola jasa berbasis Web)
g. Home and Entertainment (mengelola hardware dan software
konsumen)
25
2.7.2 Overview Microsoft Dynamics SL
Menurut http://www.technosoft.co.id/ Microsoft Dynamics SL
merupakan solusi bisnis, dan sudah berpengalaman sekitar 14
tahun serta sudah mendapatkan lebih dari 100 klien di 10 negara.
Microsoft Dynamics SL (dulunya disebut dengan Microsoft
Solomon) dirancang dengan sistem informasi untuk
mengembangkan bisnis. Microsoft Dynamics SL terdiri dari 50
modul standar, dirancang sesuai dengan kebutuhan seperti untuk
financial, service, distribution, manufacturing, dan kebutuhan e –
business.
Microsoft Dynamics SL ini telah di implementasikan di
Negara Indonesia, Bangkok, Hongkong, Malaysia, India, dan
Amerika Serikat, tetapi lebih banyak di implementasikan di
Amerika Serikat khusus bidang konstruksinya.
2.7.3 Sejarah Microsoft Dynamics SL
Microsoft Dynamics SL, dulunya disebut dengan Solomon
IV, dirancang dengan Software Solomon oleh Gary Harpst.
Software Solomon merupakan perusahaan akuntansi yang
independent yang bermarkas di Finlandia, Ohio.
Pada tahun 1999, Software Solomon menfokuskan kembali
pada semua produk Microsoft. Dengan menggunakan database
Microsoft SQL Server, dengan bahasa pemrogramannya yaitu
26
Visual Basic, dan Visual Basic for Application (VBA) sebagai
bahasa yang dikustomisasi.
Software Solomon telah mendapatkan penghargaan sebagai
Great Plains Software pada Juni 2000, kemudian disusul dengan
perusahaan Microsoft pada Mei 2001.
2.7.4 Fitur – Fitur dalam Microsoft Dynamics SL
Microsoft Dynamics SL merupakan ERP yang berfungsi
untuk departemen konstruksi, jasa profesional, pemerintah, dan
industri distribusi disesuaikan dengan fitur yang diinginkan.
Microsoft Dynamics SL mendukung budgeting and cost
forecasting, time and expense entry, complex allocations,
unlimited billing formats, change order control, contract
administration, local and web based project analysis, employee
utilization/realization, proactive alerts, dan workflow.
Microsoft Dynamics SL memberikan kemudahan bagi
kontraktor pemerintah untuk mengaudit dengan fungsi Defense
Contract Audit Agency (DCAA).
Dalam industri konstruksi, Microsoft Dynamics SL
menyediakan bagi kontraktor dan homebuilders dengan
manajemen proyek, job cost, materials management, service call
entry, receiving, billing, and Sales Capabilities, untuk
memudahkan perkerjaan dari yang kompleks seperti : menurunkan
27
biaya, mengurangi proyek yang tertunda, dan meningkatkan
pelayanan terhadap pelanggan.
Versi terbaru dari Microsoft Dynamics SL adalah Microsoft
Dynamics SL 7.0, yang memperluas informasi bisnisnya dengan
teknologi Microsoft SQL Server Business Intelligence untuk
meningkatkan kolaborasi, pelaporan dan analisis.
2.8 Pengertian Studi Kelayakan
Pengertian kelayakan menurut Whitten et.al. (2004, p380)
adalah ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa
praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi.
Menurut O’Brien (2006, p515) studi kelayakan adalah studi
awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan
proyek yang diusulkan.
Secara umum, tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk
mengevaluasi solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan
aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk
dikembangkan.
Kelayakan bisnis dapat dikelompokan menjadi 4 kategori
besar yaitu kelayakan organisasional, kelayakan ekonomi,
kelayakan teknis, kelayakan operasional.
28
• Kelayakan organisasional (organizational feasibility)
berfokus pada sebaik apakah dukungan sistem yang
diusulkan terhadap prioritas bisnis strategis organisasi.
• Kelayakan ekonomi (economic feasibility) berhubungan
dengan apakah penghematan yang biaya, peningkatan
pendapatan, peningkatan keuntungan, pengurangan investasi
yang diperlukan dan manfaat lain yang diharapkan akan
melebihi biaya pengembangan dan biaya operasional sistem
yang diusulkan.
• Kelayakan teknis (technical feasibility) dapat dilakukan jika
hardware dan software yang dapat diandalkan dan mampu
memenuhi kebutuhan sistem yang diusulkan, bisa diperoleh
atau dikembangkan oleh bisnis dalam waktu yang
diperlukan.
• Kelayakan operasional (operational feasibility) adalah
kemauan dan kemampuan manajemen, karyawan,
pelanggan, pemasok dan pihak lain yang mengoperasikan,
menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan.
2.9 Analisis SWOT
Dalam merumuskan keputusan strategis, perlu dilakukan lebih
dahulu analisa ekternal dan internal yang akan bermanfaat bagi
29
manajemen dalam menyusun strategi. Selain itu, proses identifikasi
lingkungan bertujuan untuk memahami berbagai peluang ancaman di
lingkungan eksternal serta kekuatan dan kelemahan dalam perusahaan,
sebagai salah satu upaya untuk beradaptasi dengan lingkungan secara
lebih baik. Setelah melakukan analisa internal dan eksternal, profil
peluang dan ancaman lingkungan perusahaan serta kekuatan dan
kelemahannya dapat disusun. Dengan mengacu pada analisa SWOT,
manajemen perusahaan merancang strategi perusahaan.
Menurut Hill et.al. (2008, p19) Analisa SWOT merupakan analisa
yang dilakukan untuk membandingkan kekuatan-kekuatan dan
kelemahan-kelemahan internal perusahaan dengan peluang-peluang dan
ancaman-ancaman eksternal. Dengan analisis SWOT perusahaan dapat
mengidentifikasikan strategi-strategi yang sesuai, searah dan sesuai
dengan sumber daya dan kemampuan yang dibutuhkan oleh lingkungan
dimana perusahaan beroperasi.
Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengidentifikasikan strategi
untuk mengeksploitasi peluang eksternal, mengatasi ancaman,
meningkatkan dan melindungi kekuatan perusahaan dan mengurangi
kelemahan.
• Strength (kekuatan internal) yang dimiliki perusahaan dapat
berupa sumberdaya, keahlian atau kelebihan relatif lainnya yang
tidak dimiliki oleh pesaing. Selain itu kekuatan perusahaan juga
30
dapat berupa citra yang baik, posisi perusahaan di pasar,
hubungan dengan pemasok maupun pelanggan dan sebagainya.
• Weakneses (kelemahan internal) adalah keterbatasan maupun
kekurangan dalam sumber daya, keahlian, kapabilitas yang
mempengaruhi kinerja perusahaan. Faktor-faktor yang menjadi
kekuatan, di lain pihak dapat menjadi kelemahan bagi
perusahaan. Misalnya citra buruk, keterbatasan keuangan,
ketidakmampuan manajemen dan sebagainya.
• Opportunities (Peluang eksternal) adalah situasi menguntungkan
dalam lingkungan perusahaan dan perusahaan dapat memanfaat
situasi tersebut untuk meningkatkan labanya.
• Threats (ancaman eksternal) adalah situasi tidak menguntungkan
dalam lingkungan perusahaan, yang membahayakan integritas
dan profitabilitas perusahaan. Lebih jauh lagi, ancaman
menghalangi perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Setelah keempat faktor diatas diperoleh, akan disusun strategi
yang memadukan berbagai faktor tadi. Dengan demikian akan didapatkan
strategi efektif yang memaksimalkan kekuatan dan peluang yang ada serta
meminimalkan kelemahan dan ancaman yang dihadapi perusahaan.
Berdasarkan kombinasi kekuatan, kelemahan, ancaman dan
peluang dari suatu perusahaan, akan diperoleh empat strategi yang dapat
31
dipergunakan oleh perusahaan tersebut untuk menghadapi lingkungan
usahanya. Keempat strategi tersebut adalah :
1. Strategi kekuatan-peluang (Strategi SO): bila perusahaan
memiliki banyak kekuatan dan didalam lingkungan banyak
peluang, maka perusahaan dapat menggunakan kekuatannya
untuk memasuki peluang-peluang tersebut dengan strategi yang
tepat.
2. Strategi kelemahan-peluang (Strategi WO): bila perusahaan
memiliki kelemahan internal yang cukup kritis dan didalam
lingkungan terdapat banyak peluang, maka perusahaan dapat
melaksanakan strategi yang berorientasi untuk membalikkan
kelemahan menjadi kekuatan sehingga dengan demikian
perusahaan dapat menangkap peluang yang bersangkutan.
3. Strategi kekuatan-ancaman (Strategi ST): sebaliknya jika
perusahaan memiliki banyak kekuatan namun di dalam
lingkungan terdapat ancaman yang relatif banyak dan besar,
maka perusahaan dapat melakukan strategi difersifikasi usaha
yaitu dengan memasuki industri baru, baik yang mas ih
berhubungan dengan industri lama ataupun tidak atau dengan
melakukan joint venture.
4. Strategi Kelemahan-ancaman (Strategi WT): bila perusahaan
banyak memiliki kelemahan dan didalam lingkungan banyak
32
ancaman yang besar, maka perusahaan perlu menjalankan
strategi untuk mempertahankan pasar.
Tabel 2.2 Matriks analisis SWOT
Strength (S)
Daftar faktor-faktor kekuatan internal
Weaknesses (W)
Daftar faktor-faktor kelemahan internal
Opportunity (O)
Daftar peluang-peluang eksternal
Strategi SO
Merupakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang.
Strategi WO
Merupakan strategi yang mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang.
Threats (T)
Daftar ancaman-ancaman eksternal
Strategi ST
Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman.
Strategi WT
Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman.
Sumber : Fred R. David, 1995, p201
33
2.10 Analisis Fit/Gap
2.10.1 Pengertian analisis fit/gap
Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area
fungsional didalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk
mencapai tujuan tertentu. Analisis ini meliputi identifikasi data
atau komponen penting yang cocok dengan sistem bisnis dan gap
yang membutuhkan solusi. Tujuan utama yang ingin dicapai oleh
analisis fit/gap adalah untuk meyakinkan bahwa setiap proyek
yang dilakukan berdasarkan metode tertentu berjalan dengan
efektif dan efisien. Dan juga merekomendasikan amandemen
seperti isu-isu dan interface yang membutuhkan penyesuaian pada
setiap proses bisnis untuk meyakinkan target tercapai.
Analisis fit/gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area
fungsional dalam proyek bisnis atau untuk mengevaluasi proses
bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Analisis fit/gap juga
digunakan untuk memastikan bahwa setiap proyek dapat
diselesaikan dengan efektif dan efisien. Analisis fit/gap ini dapat
dilakukan oleh para pelaku bisnis, project owner, manager dan
para konsultan.
2.10.2 Langkah – Langkah dalam Analysis Fit/Gap
Langkah – langkah yang akan digunakan dalam analisis fit/
gap adalah :
34
a. Ranking Requirement
Tahapan ini mendukung tim proyek dan
sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat
diakomodasikan selama implementasi sistem yang
baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim
proyek berfokus pada area yang paling penting bagi
organisasi agar functionality yang baru dapat
memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam
meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.3 Rangking Requirement dalam Analisa Fit/Gap
Rank Keterangan
H High/ mission critical requirements adalah kebutuhan
yang merupakan tugas kritis / penting, diperlukan untuk
operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;
termasuk ke dalamnya kebutuhan laporan yang penting
bagi internal dan eksternal.
M Medium/ value add requirements adalah kebutuhan yang
jika ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan
proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali terjadi
pada proses sistem bisnis yang bukan merupakan tugas
kritis/ penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika ditemukan
35
akan mempengaruhi cost benefit organisasi.
L Low/ desirable requirement adalah kebutuhan yang bagus
untuk dimikiki dan hanya akan menambah nilai yang tidak
terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin
ditemukan melalui perbaikan sementara atau perubahan
pada proses bisnis.
b. Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat
diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini
terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit.
Tabel 2.4 Degree of fit dalam analisa Fit/Gap
Kode Keterangan
F Fit : kebutuhan sepenuhnya di penuhi software
G Gap : software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar,
alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan
rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software.
P Partial Fit : software mempunyai fungsional yang memenuhi
kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau
36
customizations, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar
dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
c. Gap Resolution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan
alternatif dan merekomendasikan solusi untuk
mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa jalan
untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses
bisnis.
Pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah :
• Package Work – around : pertama kali tim akan
mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai
kebutuhan dengan proses yang ada.
• Membuat bisnis sesuai dengan Package : jika
Package Work – around tidak mungkin, tim
akan merekomendasikan perubahan potensial
pada proses bisnis untuk disesuaikan dengan
proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.
• Customization : sebagai jalan terakhir, jika
customization dibutuhkan, strategi yang dipilih
adalah membangun fungsionalitas baru diluar
teknologi dan memisahkan package
37
dibandingkan dengan merubah package.
Definisi dari customization didalam proyek
adalah perubahan pada aplikasi yang
memerlukan campur tangan staf pengembangan,
atau beberapa perubahan yang dapat berdampak
kurang baik untuk kemampuan upgrade pada
software yang akan datang.
(http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/p
df/proj_fit_gap.pdf)
2.11 Biaya
2.11.1 Konsep Biaya
Menurut Parker (1988, P90 – p91) biaya (cost) merupakan
sejumlah sumber daya yang dikeluarkan atau dihabiskan untuk
membiayai proyek untuk menghasilkan suatu produk.
Biaya dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:
1. Tangible Cost
Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah
diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contoh:
biaya hardware, biaya software, biaya peralatan, biaya
perubahan.
2. Intangible cost
38
Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susah
untuk dikalkulasi dan diukur.
Contoh: biaya perawatan hardware, biaya kehilangan
persaingan pinggir dari pesaing/saingan, biaya untuk high
turn over rate, dan biaya untuk mengurangi market share
untuk menambah ketidakpuasan customer.
2.11.2 Kategori Biaya
Menurut Remenyi et.al (2001, p15) dalam analisis
biaya manfaat, biaya dikategorikan 3 macam, antara lain:
1. Biaya Investasi
Biaya Investasi merupakan modal pembayaran yang
tidak diulang – ulang untuk mendapatkan atau
mengembangkan peralatan baru, software baru, fasilitas baru,
dan lain – lain.
Contoh: Komputer, Storage, Jaringan Komunikasi, Software,
Training/Pelatihan.
2. Biaya Implementasi
Biaya implementasi merupakan pembayaran satu kali
untuk membuat atau meng-install kemampuan baru. Sama
seperti biaya investasi, dimana satu kali biaya implementasi
dapat diubah kebiaya operasi tahunan (Annual Operating
Cost) ketika peralatan dikontrakkan.
39
Contoh: biaya pemindahan peralatan dan personalia
perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan telepon,
biaya penghapusan sistem sekarang, biaya pembaharuan
ulang.
3. Biaya Operasi Tahunan
Biaya operasi tahunan adalah biaya bila pembayaran
berulang dibutuhkan. Ini dibutuhkan untuk operasi dasar dari
hari ke hari atau bulan ke bulan.
Contoh: biaya penyewaan peralatan atau fasilitas spesial, biaya
perawatan peralatan dan software, gaji tambahan personalia,
biaya perbedaan persediaan dan biaya asuransi.
Faktor terbesar dalam pengambilan keputusan terletak
pada biaya. Ketika mengadakan analisis terhadap biaya
produk, harus dipastikan bahwa semua biaya sudah
diperhitungkan, karena ini sangat penting. Dalam menjalankan
analisis ini, juga penting untuk diperhatikan kebutuhan
perusahaan.
Ketika kita memutuskan untuk membeli sebuah
produk, hati – hati dengan biaya yang selalu berubah–ubah.
Seringkali biaya dalam implementasi berbeda dengan biaya
yang ditawarkan oleh vendor. Ada dua alasan kenapa ini bisa
terjadi, alasan pertama yaitu biaya yang vendor tawarkan
hanya di-share pada pelanggan tetapnya saja, karena itu untuk
40
pelanggan tetapnya seringkali diberikan potongan harga.
Alasan kedua yaitu vendor-nya menggunakan bisnis teknologi,
dalam hal ini, mereka mencari uang, oleh karena itu mereka
akan melakukan apapun yang bisa mereka lakukan untuk
mengurangi biaya seperti menggunakan alat yang harganya
lebih murah.
2.12 Manfaat
Menurut Remenyi et.al (1995,p40), manfaat (benefit) dari
teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan
bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah perusahaan
akan bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu. Menurut
Remenyi et.al (2001,p4) dalam bukunya The Effective Measurement
and Management of IT costs and benefits, arti dari benefit adalah
suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang
didapat oleh perorangan maupun organisasi.
2.12.1 Jenis – Jenis Manfaat
Menurut Remenyi et.al (2001,p7), ada 2 jenis manfaat :
1. Tangible Benefit
Tangible Benefit disebut juga dengan hard benefit, adalah
manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat
41
diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi
finansial.
Contohnya adalah penurunan total biaya produksi,
peningkatan laba.
2. Intangibe Benefit
• Intangible Benefit disebut juga dengan soft
benefit, adalah manfaat yang dihasilkan dari
investasi yang tidak dapat secara langsung
diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah
peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan
sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih
baik. Selain Tangible Benefit, Intangible Benefit
juga akan memberikan kontribusi yang penting
terhadap keberhasilan perusahaan.
2.13 Cost Benefit Analysis (Analisis Biaya Manfaat)
Menurut Alter (2000, p404-p414) Cost Benefit Analysis adalah
proses membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara
mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan. Dengan menggunakan
analisis biaya manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan
manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima atas sistem yang
diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu membandingkan manfaat
dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan
42
diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan, maka sistem
itu mungkin untuk diimplementasikan. Dan semakin besar biaya yang
dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem
tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan
manfaat dinyatakan dalam mata uang (misalnya rupiah).
Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara:
1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan
keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk
diimplementasikan pada suatu organisasi.
2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah
sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Evaluasi ini dihitung
dengan menggunakan berbagai metode perhitungan.
2.13.1 Payback Period
Menurut Remenyi et.al (2001,p7) Hasil dari penelitian
dan penilaian finansial suatu proyek yang akan dibangun
memberikan gambaran atas salah satu faktor penting sebagai
pedoman untuk mengambil keputusan apakah investasi
teknologi yang berbasiskan sistem komputer ini layak
dilakukan atau tidak, yaitu :
• Payback Period. Supaya analisis biaya dan
manfaat menunjukkan lampu hijau bagi
perusahaan, Payback Period harus sesingkat
43
mungkin, berarti sesegera mungkin dapat
diperoleh kembali modal yang digunakan dari
investasi tersebut.
Menurut Keown et.al. (2008,p57) Payback Period
(periode pengembalian) merupakan banyaknya tahun yang
dibutuhkan untuk mengembalikan pengeluaran kas yang
pertama dari proyek penganggaran modal. Kriteria ini
digunakan untuk mengukur seberapa cepat suatu proyek akan
mengembalikan biaya investasi awalnya sehubungan dengan
arus kas bebas yang mengukur waktu yang sebenarnya dari
suatu manfaat dan bukan keuntungan akuntansi.