7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p1), Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur
untuk mengubah data menjadi informasi.
Menurut Jones dan Rama (2006, p4), “A management information system
(MIS) is a system that captures data about an organization, stores and maintains
the data, and provides meaningful information for management. An MIS can be
viewed as a set of subsystems that provide information for such function as
production, marketing, human resource, and accounting, and finance. As
explained in the following section, an accounting information system (AIS) can
be viewed as a subset of an organization’s MIS” Diterjemahkan sebagai berikut:
Sistem informasi akuntansi adalah subsistem atau bagian dari MIS (Management
Information System) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta
informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin.
Menurut James A. O’Brien (2003, p240), “Accounting Information System
are the oldest and most widely used information systems in business. They
record and report business transactions and other economic events. Accounting
information system are based on the double-entry bookkeeping concept, which is
hundreds of years old, and other, more recent accounting concept such as
responsibility accounting and activity-based costing.
8
Computer-based accounting systems record and report the flow of funds
through an organization on a historical basis and produce important financial
statements such as balance sheets and income statements. Such systems also
produce forecasts of future conditions such as projected financial statements and
financial budgets” Diterjemahkan sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi
adalah sistem informasi tertua yang digunakan dalam bisnis. Sistem ini
menyimpan dan membuat laporan dari transaksi bisnis dan kejadian ekonomi
lain. Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer menyimpan dan
membuat laporan dari alur uang pada sebuah organisasi dalam sebuah catatan
sejarah dan menghasilkan beberapa laporan keuangan yang penting seperti
neraca dan laporan laba rugi. Sistem informasi akuntansi juga dapat
memproyeksikan ramalan kondisi keuangan perusahaan di masa depan seperti
kondisi laporan keuangan dan budget perusahaan di masa yang akan datang.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa SIA adalah sebuah sistem yang
menggabungkan pembelajaran akuntansi dengan desain, implementasi, dan
pengawasan sistem informasi. Sistem yang menggunakan sumber daya teknologi
informasi modern bersama dengan pengawasan akuntansi tradisional yang
memungkinkan pemakai untuk melihat informasi keuangan yang dibutuhkan
untuk mengatur organisasi.
Menurut Jones dan Rama (2006,p.5). Scope atau ruang lingkup dari Sistem
Informasi Akuntansi adalah subsistem dari Management Information System
yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan perusahaan. Sistem
Informasi Akuntansi mengumpulkan informasi secara luas terkait dengan sales
9
order, sales in units and dollars, cash colections, purchase orders, goods
received, payments, wages, dan hours worked.
Adapun secara singkat, ruang lingkup SIA adalah sebagai berikut :
1. Marketing.
2. Production.
3. Human Resource.
4. Accounting & Finance.
Data-data yang disimpan dan ditata pada SIA yang telah terkomputerisasi
sedikit berbeda dengan data-data yang disimpan dan ditata pada SIA model
manual. Data-data yang disimpan serta ditata dalam SIA yang terkomputerisasi
mempunyai model-model seperti berikut ini :
• Entity
Entitas adalah informasi mengenai data apa yang disimpan, Contoh :
konsumen, pegawai, dan sales order.
• Field
Field adalah data atau potongan data dari sebuah entitas, Contoh : nama
konsumen dan nama pegawai.
• Record
Adalah sekumpulan field yang saling berhubungan mengenai suatu entitas.
Contoh : sebuah record dalam file pegawai dapat terdiri dari field seperti
nama_belakang, nama_depan, dan jumlah_gaji.
10
• File
Adalah sekumpulan dari record yang saling berkaitan. Contoh : Sebuah file
pegawai berisi sebuah record untuk setiap pegawai yang ada di perusahaan.
• Transaction File
File transaksi menyimpan informasi mengenai event-event yang terjadi.
Contoh : sebuah file transaksi dapat berisi informasi seperti tanggal
pemesanan, nama pemesan, dan jumlah harga.
• Master File
File master berisi informasi mengenai entitas. File master ini berisi 2 tipe
informasi : (1) reference data dan (2) summary data atau ringkasan.
• Reference Data
Adalah data yang menjelaskan tentang entitas. Data referensi relatif
permanen dan tidak terpengaruh oleh transaksi. Nama produk, nama
konsumen, dan alamat adalah salah satu contoh dari reference data.
• Reference Field
Adalah sebuah field yang berisi reference data.
• Summary Data
Data ringkasan meringkas transaksi yang terjadi di masa lalu. Contoh: file
inventory dapat berisi field quantity-on-hand. Field ini meringkas jumlah dari
inventory yang tersedia setelah semua transaksi pembelian dan penjualan
terjadi.
• Summary Field
Adalah sebuah field yang berisi summary data.
11
Menurut Hall (2001, p.13-p.18), elemen-elemen dari SIA adalah sebagai
berikut:
1. Pemakai Akhir
Dibagi dalam dua kelompok umum : eksternal dan internal. Pemakai
eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor
potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan
pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat
organisasi, juga personel operasi. Berlawanan dengan pelaporan eksternal,
organisasi memiliki cukup kebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai
internal.
2. Sumber data
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari
sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan
sumber data yang umum bagi kebanyakan organisasi. Termasuk dalam
transaksi ini adalah pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan
individu dari luar perusahaan. Misalnya, penjualan barang-barang dan jasa,
pembelian persediaan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas (termasuk gaji).
Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber
daya dalam organisasi.
3. Pengumpulan data
Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem
informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data peristiwa yang
memasuki sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material.
Jika transaksi yang salah memasuki pengumpulan data tanpa terdeteksi,
12
sistem mungkin akan memproses kesalahan dan menghasilkan output yang
keliru dan tidak dapat diandalkan.
4. Pemrosesan data
Tugas dari pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai kompleks.
Misalnya adalah prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan
yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.
5. Manajemen database
Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan
dan non-keuangan. Manajemen database memiliki tiga tugas mendasar, yaitu
penyimpanan, perbaikan (retrival), dan penghapusan.
6. Penghasil informasi
Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur,
memformat, menyajikan informasi untuk para pemakai. Tanpa
memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki
karakteristik berikut ini:
a. Relevan
Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan.
b. Tepat waktu
Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang
didukungnya.
c. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.
13
d. Lengkap
Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan
keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.
e. Rangkuman
Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.
7. Umpan balik
Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem
sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal
dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses.
Proses bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones dan
Rama (2006, p18), ”A business process is a set of activities performed by a
business for acquiring, producing, and selling goods and services”.
Diterjemahkan sebagai berikut : Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang
dilaksanakan oleh bisnis dalam acquiring, memproduksi, dan menjual barang
dan jasa.
Proses bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat dibedakan
menjadi 3 macam, yaitu :
• Acquisition (purchasing) cycle
Yakni terkait dengan proses pembelian barang atau jasa dari supplier atau
vendor. Adapun tahap-tahap dalam acquisition cycle pada umumnya adalah
sebagai berikut :
14
1. Consult with suppliers.
Sebelum melakukan pembelian barang, perusahaan dapat menghubungi
beberapa supplier untuk mendapatkan keterangan yang lebih rinci mengenai
barang atau jasa yang akan dibeli juga mengenai harganya.
2. Process requisitions.
Dokumen atau Surat Permintaan Pembelian dapat terlebih dahulu
dipersiapkan oleh para pegawai dan disetujui. Dokumen ini kemudian
digunakan oleh Bagian Pembelian untuk melakukan pemesanan kepada
supplier.
3. Develop agreements with suppliers to purchase goods or services in the
future.
Menetapkan perjanjian dan kontrak dengan supplier termasuk purchase
order.
4. Receive goods or services from the supplier.
Perusahaan harus memastikan bahwa barang yang diterima cocok dengan
pesanan dan diterima dalam keadaan baik. Pada perusahaan yang berskala
besar, terdapat Bagian Penerimaan Barang yang bertanggungjawab dalam
penerimaan barang dari supplier untuk kemudian dilaporkan kepada Bagian
Pembelian.
5. Recognize claim for goods and services received.
Setelah barang dari supplier diterima, supplier kemudian mengirimkan
invoice. Jika telah cocok, maka Bagian Akuntansi akan melakukan
pencatatan.
15
6. Select invoice for payment.
Perusahaan memilih invoice yang akan dibayar berdasarkan jadwal, biasanya
dalam periode satu mingguan.
7. Write checks.
Setelah invoice yang akan dibayar ditetapkan, maka perusahaan akan menulis
cek, menandatanganinya, dan mengirimkannya ke supplier.
• Conversion cycle
Yakni terkait dengan proses pengubahan bahan baku menjadi barang atau
jasa. Contoh proses konversi seperti : perakitan, penumbuhan, penggalian, dan
pemberisihan. Conversion cycle bisa menjadi sangat kompleks. Tidak seperti
Acquisition dan Revenue Cycle, proses konversi di tiap perusahaan dapat sangat
bervariasi.
• Revenue Cycle
Yakni terkait dengan proses penyediaan barang dan jasa kepada
konsumen. Adapun tahap-tahap dalam revenue cycle pada umumnya adalah
sebagai berikut :
1. Respond to costumer inquiries.
Kebutuhan atau permintaan konsumen biasanya ditangani oleh salesperson. Di
beberapa perusahaan dimana ia mempunyai produk yang kompleks, maka sales
mempunyai peran yang penting dalam menerangkan produk ke konsumen.
2. Develop agreements with costumers to provide goods and services in the future.
Contoh dari perjanjian ini adalah kontrak antara pembeli dengan perusahaan
untuk pemesanan dan pembelian barang lagi di masa depan.
16
3. Provide services or ship goods to the costumer.
Proses ini adalah yang paling kritis terkait dengan proses pendapatan
perusahaan. Adapun pemain kunci dalam fungsi ini adalah service providers
untuk tipe produk jasa dan warehouse personnel serta shippers untuk tipe
produk berupa barang.
4. Bill Costumer.
Pada tahap ini, perusahaan mencatat piutang atas produk yang telah dikirimkan
kepada konsumen untuk kemudian mengirimkan surat tagihan kepada
konsumen.
Menurut Jones dan Rama (2006,p.6). Manfaat atau kegunaan dari Sistem
Informasi Akuntansi adalah :
1. Producing External Reports = menghasilkan laporan-laporan external.
Contohnya : laporan keuangan, laporan pajak, dan laporan yang dibutuhkan
oleh agen yang berhubungan dengan peraturan bank, kegunaan, dll.
2. Supporting Routine Activities = mendukung kegiatan-kegiatan rutin.
Contohnya : menerima order, mengirim barang dan jasa, menghitung
tagihan, melakukan penagihan, dll.
3. Decision Support = mendukung pengambilan keputusan.
Contohnya : mengenali produk mana yang cocok untuk dijual dan pembeli
mana yang paling banyak melakukan pembelian.
4. Planning and Control = perencanaan dan kontrol.
Contoh : informasi yang berhubungan dengan anggaran dan biaya standar
yang tersimpan dalam sistem informasi, dan laporan yang dirancang untuk
membandingkan anggaran yang ada dengan nilai sebenarnya.
17
5. Implementing Internal Control = mengimplementasikan kontrol internal
Contohnya : peraturan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan
untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk
menjaga data keuangan yang akurat.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi berorientasi Object Oriented
2.2.1 Analisis Sistem
McLeod (2001, p190), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang
telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.
Menurut Whitten et. al. (2004, p186), ”System analysis a problem-solving
technique that decomposes a system into its component pieces for the purpose of
studying how well those component parts work and interact to accomplish their
purpose”. Diterjemahkan sebagai berikut : analisis sistem adalah teknik
penyelesaian masalah dengan mendaur-ulang atau mendekomposisikan sebuah
sistem ke dalam bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari dengan
baik interaksi komponen-komponen tersebut dalam menyelesaikan tujuannya.
Menurut Jones, Rama (2006, p568), ”System analysis is the next phase of
system development. The task in system analysis are similar to those in systems
investigations. However, the analysis phase is more detailed and requires more
information” Diterjemahkan sebagai berikut: analisis sistem adalah tahap
lanjutan dari pengembangan sistem. Aktivitas yang dilakukan pada analisis
sistem sama dengan yang ada pada investigasi sistem. Bagaimanapun, tahap
analisis lebih detail dan memerlukan lebih banyak informasi.
18
Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sistem adalah proses
mengidentifikasi kebutuhan pemakai dan mengevaluasi masalah-masalahnya,
guna menghasilkan usulan perbaikan.
2.2.2 Perancangan Sistem
McLeod (2001, p192), perancangan sistem adalah penentuan proses dan
data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penerjemahan
kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi
yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan.
Menurut Whitten et. al. (2004, p186), ”System design a complementary
problem-solving technique (to system analysis) that reassembles a system’s
component pieces back into a complete system-hopefully, an improved system”.
Diterjemahkan sebagai berikut : perancangan sistem adalah teknik untuk
melengkapi penyelesaian masalah pada analisis sistem dengan menyatukan
kembali bagian-bagian komponen sistem menjadi sistem yang utuh, dengan
harapan memperoleh sistem yang lebih baik.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan
suatu tahapan dimana kita harus menentukan bagaimana membangun atau
menyusun sistem informasi yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pemakai
informasi.
2.2.3 Object
Menurut Mathiassen (2000, p51), “An entity with identity, state, and
behavior”. Diterjemahkan sebagai berikut : Object merupakan suatu entitas yang
19
memiliki identity, state dan behavior, pada dasarnya semua yang ada di dunia ini
adalah object.
2.2.4 Object-Oriented
Object-oriented menurut Britton dan Doake (2000, p268), ”An approach to
developing software systems that is based on data items and the atributes and
operations that define them”. Diterjemahkan sebagai berikut : Object-oriented
merupakan suatu sistem pendekatan untuk mengembangkan software yang
didasarkan atas data item, atribut, dan operasi yang mendefinisikannya.
Menurut Mathiassen (2000, p5), keuntungan dari object-oriented adalah
sebagai berikut :
1. Merupakan konsep yang sesuai untuk menjelaskan model fenomena dalam
sebuah kantor ataupun sistem komputerisasi yang dibuat dengan
menggunakan bahasa sehari-hari (natural language).
2. Memberikan informasi yang jelas tentang konteks dari sistem.
3. Mengurangi biaya perawatan (maintenance)
Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa object-oriented adalah suatu
pendekatan pengembangan sistem yang didasarkan pada objek.
2.2.5 Object-Oriented Analysis (OOA)
Menurut Larman (1998, p6), ”During object-oriented analysis, there is an
emphasis on finding and describing the objects-or concepts-in the problem
domain” Diterjemahkan sebagai berikut: Object-oriented analysis adalah suatu
analisis yang menekankan pada penemuan dan penjabaran objek-objek atau
konsep-konsep di dalam problem domain.
20
Sedangkan menurut Whitten et. al. (2004, p430), ”Object-oriented analysis
(OOA) an approach used to (1) study existing objects to see if they can be reused
or adapted for new uses and (2) define new or modified objects that will be
combined with existing objects into a useful business computing application”.
Diterjemahkan sebagai berikut : object-oriented analysis adalah suatu teknik
pendekatan yang digunakan untuk mempelajari apakah objek-objek yang sudah
ada dapat digunakan kembali dan membuat atau memodifikasi objek baru yang
akan dikombinasikan dengan objek-objek yang sudah ada menjadi sebuah
aplikasi yang berguna.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented analysis
adalah suatu cara untuk menganalisis objek dalam menentukan model dalam
problem domain.
2.2.6 Object-Oriented Design (OOD)
Menurut Larman (1998, p6), ”During object-oriented design, there is an
emphasis on defining logical software objects that will ultimately be
implemented in an object-oriented programming langguage” Diterjemahkan
sebagai berikut : Object-oriented design lebih menekankan pada logika software
yang diimplementasikan melalui bahasa program.
Sedangkan menurut Whitten et. al. (2004, p686), ”An approach used to
specify the software solution in terms of collaborating objects, their attributes,
and their method”. Diterjemahkan sebagai berikut : Object-oriented design
adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk menspesifikasikan solusi
software, hubungan antara objek, atribut dan metode yang dimiliki.
21
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa object-oriented design
adalah aktivitas yang dilakukan untuk membuat solusi dari hubungan antara
objek, atribut, dan metode yang dimiliki oleh sistem dengan menggunakan
bahasa pemrograman tertentu.
2.2.7 Object-Oriented Analysis and Design (OOA&D)
Menurut Whitten et. al. (2004, p31), “A collection of tools and techniques
for systems development that will utilize object technologies to construct a
system and its software”. Diterjemahkan sebaga berikut : Object-oriented
analysis and design adalah sekumpulan tool dan teknik untuk mengembangkan
sistem yang akan menggunakan objek teknologi dalam membangun sistem dan
softwarenya.
Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p14), object-oriented analysis and
design terbagi dalam empat aktivitas utama, yaitu problem-domain analysis,
application-domain analysis, architectural design, dan component design.
Jadi dapat disimpulkan bahwa object-oriented analysis adalah sekumpulan
tools berorientasi objek yang dapat digunakan untuk membangun sistem.
2.2.8 Activity Diagram
Menurut Jones & Rama (2006, p.60), ”The UML activity diagram plays the
role of a ”map” in understanding business process by showing the sequence of
activities in the process”. Diterjemahkan sebagai berikut : activity diagram
adalah diagram yang menunjukkan rangkaian atas aktivitas – aktivitas dalam
proses.
Menurut Whitten et. al. (2004, p450), ”A diagram that can be used to
graphically depict the flow of abusiness process, the steps of a use case, or the
22
logic of an object behavior”. Diterjemahkan sebagai berikut : Sebuah diagram
yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan secara grafis alir proses bisnis,
tahap-tahap dari use case, atau logika dari object behavior.
Jadi dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah sebuah diagram
yang menunjukkan rangkaian aktivitas dalam proses bisnis, tahap – tahap dari
use case, atau logika dari object behavior.
2.2.8.1 Klasifikasi Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), activity diagram terdiri dari
overview activity diagram dan detailed activity diagram.
1. Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “The overview activity diagram
presents a high-level view of the business process by documenting the key
events, the sequence of these events, and the information flows among these
events”. Diterjemahkan sebagai berikut: overview activity diagram adalah
diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis
dengan mendokumentasikan event-event yang penting, urutannya, dan
informasi yang menyertai event tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2006, p.65) dalam menyiapkan overview activity
diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut :
a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.
b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang
terlibat di dalamnya.
c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang
terjadi.
23
d. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event
yang terjadi.
e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses
bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam proses
bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut.
2. Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “The detailed diagram is similar to a
map of a city or town. It provides a more detailed representation of the
activities associated with one or two events shown on the overview diagram”
Diterjemahkan sebagai berikut: detailed activity diagram adalah diagram
yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau
rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006, p.80) dalam menyiapkan detailed activity
diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.
b. Menyiapkan workflow table.
c. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
2.2.9 UML (Unified Modeling Language)
2.2.9.1 UML Class Diagram
Class diagram adalah diagram dari problem domain secara umum yang
menggambarkan seluruh hubungan struktural antara classes dan objects di dalam
model kita.
24
Class menurut Mathiassen (2000, p49), “A description of a collection of
objects sharing structure, behavioral pattern, and attributes”. Diterjemahkan
sebagai berikut : Class sebagai kumpulan objek-objek yang memiliki struktur,
sifat-sifat dan atribut yang sama.
Objek menurut Mathiassen (2000, p49), “An entity with identity, state, and
behavior”. Diterjemahkan sebagai berikut : Objek sebagai entitas yang memiliki
identitas, sifat, dan berada pada suatu keadaan tertentu.
Atribut menurut Mathiassen (2000, p89), “A descriptive property of a class
or an event”. Diterjemahkan sebagai berikut : Atribut adalah sebuah sifat dari
suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut.
Behavior menurut Mathiassen (2000, p89), “A description of possible event
traces for all objects in a class”. Diterjemahkan sebagai berikut : Atribut adalah
sebuah sifat dari suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut.
Hubungan antar class dalam class diagram dapat dibedakan sebagai berikut
ini :
1. One to one
Hubungan one to one diantara entiti tidak dekat seperti hubungan one to
many, tetapi dapat terjadi dalam AIS (Accounting Information System).
2. One to many / many to one
Hubungan one to many atau hubungan many to one dalam biasa digunakan
dalam sistem akuntansi.
3. Many to many
Hubungan many to many dapat diubah ke dalam dua hubungan dengan
menambahkan suatu tabel diantaranya.
25
Di dalam class diagram, terdapat 2 jenis struktur object oriented, yakni
sebagai berikut :
• Class structures
- Generalization
Generalization adalah sebuah superclass atau general class yang
mendeskripsikan properti umum dari subclass-subclass (specialized classes).
Generalization structure adalah hubungan antara dua atau lebih subclass
dengan satu atau lebih superclass. Generalization structure mengekspresikan
inheritance. Secara linguistik, kita mengekspresikan subclass dengan
superclass dengan formulasi ”is a”.
- Cluster
Cluster adalah sebuah kumpulan dari class-class yang saling berhubungan.
Cluster digambarkan dengan notasi file folder yang melingkupi class-class
yang saling berhubungan di dalamnya. Hubungan class yang berbeda cluster
selalu menggunakan association structure.
• Object structure
- Aggregation
Aggregation adalah sebuah object-superior atau the whole yang terdiri dari
beberapa inferior-object (the parts). Aggregation structure mendefinisikan
hubungan antara dua buah objek atau lebih. Secara linguistik, kita
mendeskripsikan aggregation dengan formulasi ”has a”.
- Association
Association adalah hubungan yang memiliki arti di antara beberapa object.
Association structure juga mendefinisikan hubungan dua buah object atau
26
lebih, tetapi berbeda dengan aggregation. Secara linguistik, kita
mendeskripsikan association dengan formula ”associated with”
2.2.9.2 Use case Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p.343), “A use case diagram shows the
relationship among actors and use cases”. Diterjemahkan sebagai berikut : Use
case diagram menggambarkan hubungan di antara actor dan use case.
Use case diagram terdiri dari 2 komponen yakni sebagai berikut :
• Actor : “An abstraction of users or other systems that interact with the target
system.” (Mathiassen, 2000, p.119) Dapat diartikan actor adalah gambaran
pemakai sistem atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem.
• Use case : ”A pattern for interaction between the system and actors in the
application domain.” (Mathiassen, 2000, p.120) Dapat diartikan bahwa use
case adalah pola yang menjelaskan kegiatan yang dilakukan oleh actor dalam
sistem.
Use case diagram bertujuan untuk menjelaskan bagaimana actor-actor
berinteraksi dengan sistem. Komponen dari use case diagram adalah actor dan
use case itu sendiri.
2.2.9.3 Rancangan Database
2.2.9.3.1 Pengertian
Menurut Britton dan Doake (2000, p.266) Database adalah semua data
yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Di dalamnya meliputi
aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara tersentralisasi.
Menurut Whitten et. al. (2004, p.548) database adalah suatu koleksi files
yang saling berhubungan.
27
Jadi dapat disimpulkan database adalah sekumpulan data dan file yang
saling berhubungan dan dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.
2.2.9.3.2 Tahapan rancangan database
Dalam perancangan database memiliki enam tahapan yaitu :
1. Requirements collection and analysis.
Sebelum menghasilkan desain sebuah database, kita harus tahu dan
menganalisa dugaan-dugaan dari user dan maksud penggunaan dari
database selengkap mungkin. Proses ini disebut dengan requirement
collection and analysis (keperluan mengumpulkan dan menganalisa).
Untuk menetapkan keperluan, kita pertama harus mengidentifikasi bagian
lainnya dari sistem informasi yang berinteraksi dengan sistem database. Ini
meliputi user baru dan user yang ada dan aplikasi-aplikasi yang kemudian
dikumpulkan dan dianalisa.
2. Conceptual database design.
Pada tahap ini, sangat penting menggunakan model konsep data tingkat
tinggi dengan karakteristik :
• Expressiveness : data model harus cukup ekspresif untuk membedakan
perbedaan tipe data, hubungan, dan batasan.
• Simplicity and understandability : model harus cukup sederhana untuk
semua pengguna agar mengerti dan menggunakan konsep ini.
• Minimality : model harus memiliki sedikit konsep dasar yang jelas dan
tidak selalu mengulang arti.
28
• Diagrammatic representation : model harus memiliki angka-angka
diagram untuk menampilkan sebuah konsep skema yang mudah
diartikan.
• Formality : sebuah konsep skema yang menyatakan dalam model data
harus menggambarkan sebuah spesifikasi data formal yang jelas. Oleh
karena itu, konsep model harus memberi definisi dengan tepat dan jelas.
3. Choice of a DBMS.
Pemilihan DBMS ditetapkan dengan beberapa faktor yaitu teknik,
ekonomi, dan perhatian pada kebijakan organisasi . Faktor teknik
diperhatikan dalam DBMS (relasi, relasi objek, objek), struktur
penyimpanan dan akses yang mendukung DBMS, tampilan pengguna dan
programmer yang tersedia, macam-macam bahasa query tingkat tinggi, dan
tersedianya alat-alat perkembangan.
4. Data model mapping ( also called logical database design ).
Tahap selanjutnya dari desain database adalah membuat konsep skema dan
skema eksternal dalam model data yang dipilih DBMS dengan membuat
hasil skema tersebut pada tahap kedua.
5. Physical database design.
Tahap selanjutnya adalah proses pemilihan struktur penyimpanan khusus
dan akses pada file database untuk mencapai hasil yang baik dalam
berbagai macam aplikasi database. Proses pemeriksaan desain database
dibatasi untuk memilih struktur yang tepat bagi file database dari antara
pilihan yang diberikan oleh DBMS.
29
6. Database system implementation and tuning
Setelah memerikasa sistem database, maka kita akan
mengimplementasikan sistem database tersebut.
2.2.9.4 Rancangan Formulir
2.2.9.4.1 Pengertian
Menurut Mulyadi (2001, p.3) formulir adalah dokumen yang digunakan
untuk merekam terjadinya transaksi.
Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi (2003, p.78) adalah:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Menurut Britton & Doake (2000, p.169), formulir adalah tabel – tabel
yang merupakan inti dari database, namun tidak user – friendly ketika
ditampilkan dan sedang memanipulasi data.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa formulir adalah tampilan pada layar yang
berupa tabel – tabel yang merupakan inti dari database yang dapat digunakan
untuk entry maupun edit data.
2.2.9.4.2 Jenis Input Formulir
Menurut Jones & Rama (2006, p.262 - 264), terdapat tiga jenis dari input
formulir, yaitu :
30
• Single – Record Entry Form
Menunjukkan hanya satu catatan dalam satu waktu. Formulir ini digunakan
untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam catatan
tunggal dalam tabel yang nyata.
• Tabular Entry Forms
Formulir ini membagi design kertas kerja seperti untuk entry catatan ganda
dalam tabel tunggal. Tipe form ini biasanya digunakan untuk mencatat
sekumpulan atas event.
• Multi – Table Entry Forms
Formulir ini digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel.
2.2.9.4.3 Elemen Penting Formulir
Menurut Jones & Rama (2006, p.271 - 272), terdapat enam elemen
penting dari formulir, yaitu :
• Text Boxes
Text Boxes adalah ruang atas formulir yang digunakan untuk mengentry
informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan informasi yang
terbaca dari tabel.
• Labels
Labels membantu pengguna mengerti apakah informasi dibutuhkan untuk
dicatat.
• Look-Up Features
Look-Up Features sering ditambahkan pada text boxes yang digunakan
untuk memasuki foreign keys.
31
• Command Buttons
Command Buttons adalah digunakan untuk melakukan suatu action /
tindakan.
• Radio Buttons
Radio Buttons mengizinkan pengguna untuk memilih salah satu dari
beberapa pilihan.
• Check Boxes
Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons, tetapi lebih dari satu
pilihan dapat dipilih.
2.2.9.5 Rancangan Layar
2.2.9.5.1 Pengertian
Menurut Britton dan Doake (2000, p.268) interface adalah sistem
interface atau tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.
Menurut Mathiassen (2000, p.151), rancangan layar adalah fasilitas yang
membuat model system dan function memungkinkan ke actor.
Jadi, dapat disimpulkan pengertian interface adalah tampilan yang
berhubungan dengan dunia luar yang memungkinkan untuk digunakan oleh
actor.
2.2.9.5.2 Elemen
Menurut Mathiassen (2000, p.158), elemen – elemen yang terdapat dalam
merancang layar adalah :
• Screen layout, terdiri dari :
o Menu selection, form fill – in, dan dialougue box formats
32
o Formulation of guiding texts dan error messages
o Presentation of elements and lists
o Terminology, abbreviations
o Character set, fonts, icons
o Colors, inverse, blink, bold
• Input dan output, yang terdiri dari :
o Keyboard, display, cursor control, pointer devices
o Sound, other special tools
o screen layout, overlapping windows
o response times, screen update frequency
• Action sequences, yang terdiri dari :
o Direct manipulation, click, drag, movement
o Syntax, semantics, dan sequence of commands
o Function keys and shortcuts
o Recovery
• Training, yang terdiri dari :
o Online help
o Learning, user manuals
2.2.9.6 Rancangan Laporan
2.2.9.6.1 Pengertian
Menurut Jones dan Rama (2006, p.201) laporan adalah presentasi data
yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
33
Tipe-tipe laporan menurut Jones dan Rama (2006, p.212) terdiri dari
empat macam:
1. Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah
transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu
pengelompokan.
2. Grouped Event Detail Reports
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu
dengan pengelompokan atas produk, layanan, ataupun agent.
3. Grouped Event Summary Reports
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang
bervariasi. Contohnya: bulan, customer.
4. Single Event Report
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu.
Contohnya: laporan faktur dan PO (purchase order).
Menurut Kroenke (2002, p.274), laporan adalah pengambilan data dari
database. Laporan dapat dicetak, ditampilkan pada layar komputer, atau
disimpan pada file.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah pengambilan dan penyajian
data dari database yang disusun dan diatur.
2.2.9.6.2 Elemen Rancangan Laporan
Menurut Jones & Rama (2006, p.214), elemen – elemen yang terdapat
dalam rancangan laporan adalah :
34
• Label Boxes and Text Boxes
Dua elemen penting dari setiap laporan adalah label dan data. Dalam
Microsoft Access, elemen ini ditawarkan sebagai Label Boxes and Text
Boxes. Label Boxes bersifat statis dan tidak berubah ketika perubahan data
pokok dilakukan. Text Boxes bersifat dinamis. Informasi yang tertera di
Text Boxes bergantung pada isi yang berlaku pada tabel pokok.
• Grouping Attribute
Grouped Reports dikelompokkan oleh sesuatu. Dalam detail laporan yang
dikelompokkan, tiga bagian menyinggung ke group : group header, group
detail dan group footer.
• Group Header
Group Header dapat digunakan untuk memberikan informasi yang biasa ke
group. Salinan informasi ini kedalam Group Header mengelimininasi
kebutuhan untuk mendahului setiap transaksi, jadi mempertinggi nilai
persentasi atas laporan.
• Group Detail
Transakasi – transaksi menyinggung ke group yang disusun dalam bagian
Group Detail. Setiap produk dalam Group Header, banyak transaksi
dilaporkan dalam bagian detail.
• Group Footer
Group Footer dapat juga digunakan untuk membagi informasi yang
berguna dalam kumpulan laporan. Footer sering digunakan untuk
memberikan rangkuman informasi tentang Group.
35
2.2.9.7 Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p.344), “A navigation diagram is a special
kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user
interface”. Diterjemahkan sebagai berikut : Navigation Diagram adalah jenis
khusus dari statechart diagram yang menitikberatkan pada tampilan user
interface.
Merupakan bagian yang spesial dari statechart yang fokus pada
keseluruhan yang dinamis dari user interface. Navigation diagram berisi
hubungan layer-layer user interface melalui fungsi-fungsi yang disediakan.
2.3 Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi
penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan
pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan
memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini
ditangani oleh perusahaan menggunakan sistem penjualan kredit.
2.3.1 Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima
dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan
kepada pembeli tersebut.
Menurut Mulyadi (2001, p219), jaringan prosedur yang membentuk sistem
penjualan kredit adalah sebagai berikut:
36
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli
dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.
Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan
mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain yang memungkinkan
fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari
pembeli.
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit
kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
3. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order
pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
4. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan
mengirimkannya kepada pembeli.
Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan
sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order
pengiriman.
5. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur
penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan
37
tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang
berfungsi sebagai catatan piutang.
6. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan
menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total
harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.3.2 Tipe-Tipe Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p203-210), penjualan kredit dibagi menjadi 2
jenis, yaitu:
2.3.2.1 Penjualan Kredit dengan Kartu Kredit Perusahaan
Sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya
digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan ini diterbitkan
oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan akan diberi kartu
kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar
kredit dan karakternya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk
membeli barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut.
Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah harga
barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu
yang telah lewat.
38
Fungsi yang terkait:
a. Fungsi Kredit
Bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih.
Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan
keuangan calon anggota dan memastikan pelanggan yang memiliki kartu
kredit tersebut adalah benar-benar pelanggan yang telah melewati tahap
seleksi sehingga kemungkinan piutang tak tertagih dapat dikurangi. Dalam
sistem penjualan kredit dengan kartu kredit, fungsi kredit tidak diperlukan
lagi otorisasinya, karena otorisasi pemberian kredit sudah tercermin dari
kartu kredit yang ditunjukkan oleh pelanggan pada saat melakukan
pembelian.
b. Fungsi Penjualan
Bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi
penjualan mengisi faktur penjualan kartu kredit untuk memungkinkan
fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang
kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Bertugas menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai
dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk meyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Juga
39
bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas
faktur penjualan kartu kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang
dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya
piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman. Juga
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal
penjualan.
f. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada
pemegang kartu kredit.
2.3.2.2 Penjualan Kredit Umum
Penjualan kredit umum dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang
sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu
perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari
tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang
pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli
tersebut diberi kredit.
Fungsi yang terkait:
a. Fungsi Penjualan.
Bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit
order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada
surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
40
pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, serta mengisi surat
order pengiriman.
b. Fungsi Kredit.
Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua
penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka
sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh
otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
c. Fungsi Gudang.
Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang
dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman.
Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman
yang diterimanya dari fungsi penjualan.
e. Fungsi Penagihan.
Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan
kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan
pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
f. Fungsi Akuntansi.
Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi
penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang
kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
41
2.4 Standar Kredit
Menurut Niswonger (1999,p326), standar kredit digunakan oleh banyak
perusahaan untuk memutuskan pelanggan mana yang pantas mendapat kredit dan
seberapa besar kredit yang dapat mereka terima. Penentuan standar kredit
mengharuskan perusahaan untuk menilai “kredibilitas” atau “kualitas kredit”
pelanggan. Secara tradisional, penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan
pertimbangan atas 5K.
Masing-masing dari 5K itu adalah :
1. Karakter, mengacu kepada probabilitas bahwa pelanggan akan menghormati
kewajibannya. Banyak manajer kredit bersikeras bahwa karakter merupakan
hal yang terpenting. Karakter mencerminka kejujuran pelanggan dan
tanggung jawab moral yang dimiliki pelanggan untuk menghormati hutang.
Para manajer kredit seringkali mencari informasi mengenai karakter
pelanggan dengan menyelidiki suatu komunitas bisnis. Penyelidikan
semacem ini dapat dilakukan melalui bankir-bankir lokal, pengacara, kreditor
lain dan bahkan para pesaing.
2. Kapasitas, mengacu kepada kemampuan pelanggan untuk membayar.
Manajer kredit menilai faktor ini dengan mengakaji ulang catatan
pembayaran pelanggan di masa lalu, pengetahuan umum mengenai bisnis
pelanggan, dan barangkali observasi fisik atau operasi pelanggan.
3. Kapital, mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang
diperlihatkan oleh laporan keuangan. Manajer kredit biasanya memberikan
perhatian khusus pada ukuran solvensi dan likuiditas serta rasio-rasio seperti
rasio modal kerja dan rasio lancar.
42
4. Kolateral, mengacu kepada aktiva-aktiva yang ingin diberikan pelanggan
sebagai jaminan untuk kredit. Institusi atau lembaga keuangan biasanya
meminta kolateral atas kredit-kredit yang berjumlah besar. Kolateral bisa
berbentuk aktiva apapun, seperti tanah, bangunan, persediaan.
5. Kondisi, mengacu kepada trend-trend ekonomi nasional dan regional yang
bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar, sebagai contoh
sewaktu resesi ekonomi, manajer kredit biasanya memperketat standar kredit
sebagai antisipasi terhadap menurunnya kemampuan pelanggan.
2.5 Sistem Informasi Piutang Dagang
Menurut Mulyadi (2001, p257), piutang timbul dari transaksi penjualan
barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan. Sumber utama piutang
adalah aktivitas operasi normal perusahaan, yaitu penjualan kredit atas barang
atau jasa pelanggan.
2.6 Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penjualan kredit dapat
dikelompokkan menjadi 3 bagian utama :
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu
fungsi tersebut.
43
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat order pengiriman.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan
surat order pengiriman).
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengirimann
dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada
copy surat order pengiriman.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan
potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan
surat keputusan mengenai hal tersebut.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan
tanda tangan pada faktur penjualan.
10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan
cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,
bukti kas masuk, dan memo kredit).
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Praktik yang Sehat
12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
44
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account
receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan
piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol
piutang dalam buku besar.
2.7 Metode Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut
ini :
1. Metode konvensional.
Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data
yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang
adalah :
• Transaksi penjualan kredit.
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan
yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang
diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan. Transaksi
timbulnya piutang ini diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data
yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.
• Transaksi retur penjualan.
Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit
yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting transaksi
45
berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan diposting ke dalam
kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal retur
penjualan.
• Transaksi penerimaan kas dari piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas
masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan dari debitur. Posting
transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur
diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam
jurnal penerimaan kas.
• Transaksi penghapusan piutang.
Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang
dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi
penghapusan piutang diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data
yang telah dicatat dalam jurnal umum.
2. Metode posting langsung
Metode posting langsung ke dalam kartu piutang dibagi menjadi dua
golongan berikut ini :
a. Metode posting harian:
1. Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan, jurnal
hanya menunjukkan jumlah total harian saja.
2. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang.
b. Metode posting periodik:
1. Posting ditunda, dilakukan bila faktur sudah terkumpul dalam jumlah
yang banyak.
46
2. Penagihan bersiklus (cycle billing), posting dilakukan pada akhir
bulan dengan penagihan kepada pelanggan yang dibuat bersiklus,
misalnya: penagihan kepada pelanggan dengan nama yang diawali
dengan huruf A dilakukan pada hari pertama setiap awal bulan.
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu.
Dalam metode ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan
beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari Bagian Penagihan, oleh
Bagian Piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang
belum dibayar. Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang.
Pada saat diterima pembayarannya, ada dua cara yang dapat ditempuh:
1. Jika pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur
penjualan, faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum
dibayar dan dicap ”lunas”, kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur
yang telah dibayar.
2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalam faktur, jumlah
kas yang diterima dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat
pada faktur tersebut. Kemudian dibuat faktur tiruan yang berisi informasi
yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan tersebut kemudian
disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan
kembali dalam arsip faktur yang belum dibayar.
4. Metode Pencatatan Piutang dengan Komputer.
Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang
menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber yang
47
mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus diposting setiap hari untuk
memutakhirkan catatan piutang.
Dalam sistem komputer dibentuk 2 macam arsip: arsip transaksi dan arsip
induk. Pencatatan piutang dilakukan secara harian. Secara harian pula, arsip
transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang. Secara
periodik, misalnya setiap bulan, arsip induk piutang digunakan untuk
menghasilkan berbagai macam laporan bagi manajemen.