Download - Apostila Sobre Qualidade
© Copyright Roberto Rotondaro 1
Trabalho emEquipe
© Copyright Roberto Rotondaro 2
Por que trabalhar em equipe?
• Tarefa complexa• Envolvimento de diversas
partes da organização• Prazos exíguos• Necessidade de iniciativa,
criatividade e envolvimento
© Copyright Roberto Rotondaro 3
Conceitos de Trabalho
• Equipe núcleo: composição fixa, que planeja e dirige o projeto
• Equipe ampliada: membro que fazem parte daequipe somente em determinadas fases do projeto
• Além dos membros (núcleo ou ampliada), a equipepode contar com auxílio de outras pessoas
© Copyright Roberto Rotondaro 4
Etapas para o Trabalho em Equipe
• Formação da equipe núcleo
• Definição de conteúdo e processo
© Copyright Roberto Rotondaro 5
Formação da Equipe Núcleo
Critérios para a formação da equipe:
• Planejamento adequado: processo e não funções• Representatividade adequada: tomar uma
“diagonal” da organização• Competência adequada: experiência e habilidades
complementares• Envolvimento e interesse adequados: partes
interessadas, contribuição e disposição
© Copyright Roberto Rotondaro 6
Definição de Conteúdo e Processo
• Objetivos• Estabelecer uma linguagem comum no início do
projeto• Promover diálogo e criar ambiente favorável à
discussão• Atribuir responsabilidades e papéis claramente
definidos
© Copyright Roberto Rotondaro 7
Definição de Conteúdo e Processo
Processo
• Definição de fronteiras
• Definição de funções e responsabilidades
• Definição de coordenação e controle
© Copyright Roberto Rotondaro 8
Definição de Conteúdo e Processo
Conteúdo
• Objetivos a serem atingidos
• KJ: Discussão de obstáculos “ocultos” usando um diagrama de afinidades
© Copyright Roberto Rotondaro 9
Definição do Conteúdo
Essa fase tem por objetivos:
• Criar uma linguagem comum na equipe• Iniciar um ambiente de diálogo• É fundamental que o líder dirija a discussão de forma
aberta, incentive a participação e a troca de idéias
© Copyright Roberto Rotondaro 10
Discutindo os Objetivos do Projeto
Discussão dirigida:
• Cada membro da equipe recebe uma folha de papele um marcador e escreve em até 12 palavras a definição do projeto.
• Fixar na parede e comparar. Discutir palavras e conceitos obscuros. Discutir eventuais discrepâncias
• Elaborar uma redação final de consenso (em 12 palavras!)
© Copyright Roberto Rotondaro 11
Diagrama de Afinidades: Obstáculos “Ocultos”
O objetivo é salientar os “fatores intangíveis” quepodem levar ao sucesso ou fracasso do projeto.
(Exemplo: “envolver a gerência de vendas”)
Cada membro da equipe recebe cartões de papel e em cada um deles escreve 1 fatores que considera
crítico para o sucesso do projeto
© Copyright Roberto Rotondaro 12
Diagrama de Afinidades
Os papéis são agrupados por afinidade (cole na paredepara que todos possam ver).
Cada grupo é testado com a seguinte pergunta: estefator é realmente necessário, ou realmente pode
prejudicar o sucesso do projeto?
© Copyright Roberto Rotondaro 13
Diagrama de Afinidades
Após o exame, cada grupo de papéis deve ser resumido em uma palavra ou frase curta.
Devem ser discutidos como cada um desses fatorespode ser acompanhado.
Elaborar um “mapa” com os fatores levantados. Essesfatores devem ser utilizados na tomada de decisão
© Copyright Roberto Rotondaro 14
Definição de Fronteiras
O objetivo é estabelecer as fronteiras do trabalho daequipe, a quem o projeto interessa, a quem afeta
Conseguir apoios e prever resistências
Iniciar negociações
Atenção para interesses e o “jogo do poder”!
© Copyright Roberto Rotondaro 15
Definição de Fronteiras
Reponder as perguntas:• Quem será envolvido pelas mudanças?• Quem tem interesse nas mudanças?
Desenhar um mapa de fronteiras, com os interessadose envolvidos
© Copyright Roberto Rotondaro 16
Mapa de Fronteiras
Engenharia
RH
Finanças
Manufatura
© Copyright Roberto Rotondaro 17
Definição de Funções e Responsabilidades
Com base no mapa de fronteiras, na definição do projeto e no diagrama de afinidades, analisar:
• necessidades de auxílio e conhecimento• quem precisa ser envolvido no projeto
© Copyright Roberto Rotondaro 18
Definição de Funções e Responsabilidades
Analisar quatro dimensões básicas para cada fasedo projeto:
• Membro: quem deve ser chamado para ser membroda equipe ampliada?
• Especialista: quem pode ser chamado a contribuirpara o projeto?
• Aprovação: quem precisa aprovar as decisõestomadas?
• Interessados: quem tem interesse no projeto e deveser mantido informado?
© Copyright Roberto Rotondaro 19
Definição de Funções e Responsabilidades
• Membro da equipe ampliada: alguém que tomaparte extensivamente durante uma fase do projeto e tem responsabilidades como membro da equipe
• Especialista: Alguém que “empresta”conhecimentoespecífico para a equipe
© Copyright Roberto Rotondaro 20
Definição de Funções e Responsabilidades
Elaborar uma planilha, com osprincipais envolvidos e suas
funções em cada fase do projeto
© Copyright Roberto Rotondaro 21
Planilha de Funções e Responsabilidades
Fase do Projeto
Principais Envolvidos
Definição Medição Análise Melhoria Controle
© Copyright Roberto Rotondaro 22
Coordenação e Controle
O objetivo é verificar se ospontos principais paraum bom trabalho em
equipe forma cobertos
© Copyright Roberto Rotondaro 23
Coordenação e Controle
A coordenação e controle devem analisar quatrodimensões:
• objetivos do projeto• papéis no projeto• processo a serem executados• relações interpessoais na equipe
© Copyright Roberto Rotondaro 24
Coordenação e Controle
© Copyright Roberto Rotondaro 25
Metas
• A missão e metas da equipe são claras e aceitas por todos?
• Estão alinhadas com o ambiente da equipe?
© Copyright Roberto Rotondaro 26
Papéis e Responsabilidades
• Os papéis e responsabilidades foram claramentedescritos e compreendidos?
• Os papéis apoiam as metas da equipe?
• Os membros da equipe possuem competência parapreencher suas responsabilidades?
© Copyright Roberto Rotondaro 27
Processo e Procedimentos
• A equipe possue processos e procedimentos quesão aceitos e compreendidos por todos?
• Esses processos são consistentes com os objetivosda equipe?
• Exemplos de processos: Método para resolução de problemas, processos de tomada de decisão, para a alocação de recursos, etc.
© Copyright Roberto Rotondaro 28
Relações Interpessoais
• As relações inter-pessoais são saudáveise apoiam um bomtrabalho em equipe?
• Há um nível saudável de confiança e abertura naequipe?
© Copyright Roberto Rotondaro 29
Coordenação e Controle
Revise e discuta cada um dos pontos quanto à clareza, ao consenso e à efetividade das medidas planejadasIdentifique as áreas que precisam ser melhoradas
© Copyright Roberto Rotondaro 30
Conclusão
Ao final dessa fase espera-se que a equipe núcleo:
• Tenha iniciado um ambiente de diálogo e linguagemcomum
• Conheça as fronteiras do seu projeto e dos cuidadosque deve tomar
• Saiba que pessoas e recursos vai necessitar aolongo do projeto
© Copyright Roberto Rotondaro 31
Voz do ProcessoVoz do Processo
© Copyright Roberto Rotondaro 32
Definição de Processo
Um Processo é uma Conjunto de Atividades que Consome Um ou Mais Tipos de Insumoe Cria Resultados que São de Valor para o
Cliente
© Copyright Roberto Rotondaro 33
Processos Dentro de Processos
Macroprocessos, e.x., Gerenciamento Empresarial
Subprocessos, e.x., Armazenagem
Microprocessos , e.x., Guardar
Pessoal Marketing Vendas Financ. Estoque Qualidade Distrib. Operações
Pedidosde
Balcão
Devoluçãode
MercadoriaDespacho
Empacota-mentoEscolhaGuardar
Recebi-mento
Des-carrega-mento
Colocarna
Prateleira
RegistrarLocalNovo
Deslocarpara Local
NovoSobra?
VerificarQuantidade
Deslocarpara Local
DeterminarLocal
Pegar daDoca deCarrega-mentoE/NE 164/5
SIPOC 166/14
© Copyright Roberto Rotondaro 34
Aplica-se a todo tipo de trabalho.
FOR
NE
CE
DO
RE
S
SaídasEntradas Processo
CLI
EN
TE
S
Definição de Processo
© Copyright Roberto Rotondaro 35
Entendendo um ProcessoPara entender seu processo
você precisará:
Mapear o processo.Identificar quais passos de seu
processo têm valor agregado e quais não têm valor agregado.
Determine o tempo de ciclo e identifique os gargalos.Procure por erros ou ineficiências que contribuam para defeitos.
Porta de Processo
© Copyright Roberto Rotondaro 36
Mapeamento do Processo: SIPOC e Fluxos
Requisitos Requisitos
Fornecedores Insumos Processo Resultados CTQ’s doCliente
VariáveisRespostado ProjetoMensurações
Processo
Mapa doProcesso
Mensurações
© Copyright Roberto Rotondaro 37
Tipos de Mapas de Processo
Mapas de Processo• Força uma Compreensão
Mais Detalhada do Seu Processo, Inclusive da Fábrica Escondida
SIPOC• Proporciona o foco nas
Entradas e Saídas que possam afetar o Resultado do seu processo
© Copyright Roberto Rotondaro 38
Propósito
Por que existe este processo?
Qual é o propósito deste processo?
Qual é o resultado?Saídas
Que produto/serviço faz este processo?Quais são as principais saídas deste
processo?Em que ponto termina este processo?
ClientesQuem usa os produtos/ serviços deste
processo?Quem são os clientes e interessados deste
processo?
Entradas/ FornecedoresDe onde vem a informação ou material
com o qual você trabalha? Quem são seus fornecedores?
O que eles fornecem?Onde afetam o fluxo do processo?Que efeito têm no processo e nos
resultados?Passos de Processo
O que ocorre com cada entrada?Que atividades de conversão
acontecem?
SIPOC
© Copyright Roberto Rotondaro 39
Exemplo de SIPOC
Fornecedores Entradas Processo Saídas Clientes
Copiadora
Toner
Eletricidade
OriginalVocê
Cia. Eletricidade
Fornecedor Art. Escritório
CópiasFabricante
Tirando uma cópia
Você
Arquivo
Outros
Colocaroriginal sobre
o vidro
Fechar a tampa
AjustarOpções
Apertar COPIAR
Removercópias eoriginais
Passos do Processo
Papel
© Copyright Roberto Rotondaro 40
Obtenha medidas de rendimento para cada passo do processo.
Calcule o ritmo de rendimento para estabelecer uma linha de referência para todo o processo.
Revise seu escopo de projeto.
Diferenças significativas no rendimento sugerem a criação de um novo mapa para o sub-processo com o rendimento mais baixo.
lass
Início Fim
44%
Rendimento95%
YRTP
Rendimento95%
Rendimento60%
Rendimento90%
Rendimento90%
© Copyright Roberto Rotondaro 41
Fronteira do Processo
Nome do Processo Ponto de Início Ponto FinalRecebimento
Registro de PedidoOrçamento
Preço
Cadastro do Cliente
Coleta
Devolução Pelo Cliente
Obter Lista deEmpacotamentoIdentificar o ClienteConsulta do Cliente
Identificar e Segregaros ItensEnviar o Cadastro para o ClienteObter Shipset
Pedido do Cliente Para Devolver Material
Produto na Doca paraser GuardadoFinalizar o PedidoOrçamento Escrito Enviado ao ClienteRegistrar Os Itens No XPD2Estabelecimento do Cliente no XPD2Material na Doca Para DespachoLiberar Crédito Para o Cliente
© Copyright Roberto Rotondaro 42
SIPOC: Bioquímica Clínicaprocesso: Dosar Magnésio na Urina
Equipe médica (médicos,
enfermeiros, etc.) e
pacientes
Laudo (impresso
ou sistema)
Dosar magnésio na
urina
Coleta de urinaFrasco
Conservante (HCl)
Pedido médicoInformações
EquipamentosFuncionários
EtiquetasReativosControles
PacienteSetor de frascos
FornecedoresEquipe médica
Sist. Informação
Roche, fornecedores
Concurso, Fundação
(FFM)Fornecedores
RocheFornecedores
COPIS
© Copyright Roberto Rotondaro 43
Mostra a seqüência dos eventos no processolista completa com todas as etapas do processo (tanto principal como paralelo);Relacionamento entre atividades
Têm vários usosIdentificar os pontos para coleta de dadosEncontrar fontes de problemasIdentificar oportunidades de melhoriaClassificar as etapas com “adiciona/ não adiciona” valor;Medir o tempo de execução de cada etapa várias vezes; Identificar gargalos e outras ineficiências (loops de retrabalho);Avaliar a possibilidade de eliminar uma etapa; combinar uma etapa com
outras; mudar a seqüência das etapas; automatizar uma etapa;
Mapeamento do Processo
© Copyright Roberto Rotondaro 44
Fluxogramas
Início
FimSim
Não
Passo 6
Passo 5Passo 4
Passo 3Passo 2Passo 1
Decisão
Fluxogramas são ferramentas que tornam um processo visível.
© Copyright Roberto Rotondaro 45
Fluxogramas: Contar Plaquetas no Sangue
•
Atendimento médico no ambulatório/UTI/PS/Enfermaria/Consultório
Solicitação do exame pelo médico
Cadastro do pedido
Coleta do material (se for urgente, primeiro coleta depois cadastra)
Etiquetar recipiente de coleta com código de barras
Colocação na estante de plástico/bancada
Transporte para PDA
Cadastramento no leitor de Código de Barras no PDA
Colocação nas maletas das áreas
Recebimento do material na área analítica – Hematologia
Há exame de retículos Não ?
Sim Insere em qualquer máquina
Não inserir na máquina 5
I
A
Coloca frasco no rack
Coloca o rack na máquina e realiza o exame
Sim Não
Resultado OK?
Checa e libera Imprime o resultado
Encaminha para microscopia
Prepara a lâmina
Colore a lâmina
Analisa no microscópio
Resultado OK?
Sim Não
Volta para Interface Digita (acrescenta, altera)
Libera exame
Disponibiliza o laudo no sistema
F
A
© Copyright Roberto Rotondaro 46
MapaMapa do do ProcessoProcesso
Etapa do Processo ou Operação
Atraso
Verificação ou Inspeção da Qualidade
Armazenamento
Decisão
Transporte ou movimento
Observação : •monte o primeiro esboço do Mapa do Processo em um papel e ponha-o na parede para que todospossam criticá-lo . •Coloque todas as etapas queagregam e não agregam valor, inclusive identificando as etapasde inspeção, reparo, retrabalho, refugo ou de refazer algo, já quesão grandes candidatas a seremeliminadas.•Faça isto inicialmente a nívelmacro e depois detalhe, casonecessário .