Access 2010 für Windows
Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
ACC2010DF
Andrea Weikert
1. Ausgabe, Juli 2011
I Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
2 © HERDT-Verlag
Zu diesem Buch ................................................4
1 Abfragen mit Funktionen...........................6
1.1 Grundlagen zu Formeln und Funktionen...........6
1.2 Mit Funktionen arbeiten.....................................9
1.3 Datums- und Uhrzeitfunktionen ......................11
1.4 Text-Datenfelder berechnen.............................13
1.5 Umwandlungsfunktionen.................................15
1.6 Beispiele mathematischer Funktionen .............16
1.7 Besonderheiten bei NULL-Werten und
leeren Zeichenfolgen........................................17
1.8 Bedingte Berechnungen mit der
Wenn-Funktion .................................................20
1.9 Aggregatfunktionen.........................................22
1.10 Schnellübersicht ................................................25
1.11 Übungen............................................................26
2 Daten analysieren.....................................28
2.1 Kreuztabellenabfragen erstellen......................28
2.2 Pivot-Tabellen erstellen ....................................32
2.3 Daten in Pivot-Tabellen filtern .........................35
2.4 Weitere Möglichkeiten von Pivot-Tabellen......37
2.5 Schnellübersicht ................................................40
2.6 Übungen............................................................41
3 Formulare in der Entwurfsansicht erstellen .....................................................44
3.1 Die Entwurfsansicht von Formularen ...............44
3.2 Übersicht über die Steuerelemente..................46
3.3 Steuerelemente in Formulare einfügen ...........49
3.4 Steuerelemente markieren, kopieren
und löschen .......................................................52
3.5 Größe und Position von Steuerelementen
ändern ...............................................................54
3.6 Das Aussehen von Steuerelementen ändern....57
3.7 Bedingte Formatierung für Steuerelemente....60
3.8 Schnellübersicht ................................................62
3.9 Übung................................................................63
4 Eigenschaften von Formularen und Steuerelementen...............................64
4.1 Grundlagen zu Eigenschaften ..........................64
4.2 Formulareigenschaften.....................................65
4.3 Besondere Eigenschaften von
Steuerelementen...............................................67
4.4 Besonderheiten bei Options- bzw.
Kontrollfeldern und Umschaltflächen..............68
4.5 Besonderheiten bei Listen- und
Kombinationsfeldern ........................................69
4.6 Schnellübersicht ................................................71
4.7 Übung................................................................71
5 Erweiterte Formulartechnik .....................72
5.1 Formulare optisch aufwerten........................... 72
5.2 Mit Optionsgruppen arbeiten.......................... 74
5.3 Mit Unterformularen arbeiten......................... 76
5.4 Mit Registersteuerelementen arbeiten............ 78
5.5 Mit Webbrowsersteuerelementen arbeiten .... 79
5.6 Schnellübersicht................................................ 81
5.7 Übungen ........................................................... 82
6 Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten..................................................84
6.1 Die Entwurfsansicht von Berichten .................. 84
6.2 Berechnete Steuerelemente in Berichten
einsetzen........................................................... 86
6.3 Spezielle Eigenschaften von Berichten ............ 88
6.4 Gruppierungen in Berichten manuell
festlegen ........................................................... 90
6.5 Gesamtauswertungen und laufende
Summen anzeigen ............................................ 94
6.6 Unterberichte erstellen .................................... 95
6.7 Mit Etiketten und Vordrucken arbeiten .......... 96
6.8 Schnellübersicht................................................ 98
6.9 Übung ............................................................... 99
7 Diagramme erstellen und bearbeiten................................................100
7.1 Grundlagen zu Diagrammen.......................... 100
7.2 Pivot-Diagramme erstellen............................. 102
7.3 Pivot-Diagramme beschriften......................... 105
7.4 Andere Diagrammtypen definieren
und bearbeiten............................................... 107
7.5 Achsen skalieren............................................. 108
7.6 Weitere Optionen für Pivot-Diagramme ....... 109
7.7 Schnellübersicht.............................................. 110
7.8 Übung ............................................................. 111
8 Makros erstellen und bearbeiten ..........112
8.1 Grundlagen zu Makros................................... 112
8.2 Makros erstellen ............................................. 112
8.3 Argumente für Makrofunktionen
festlegen ......................................................... 114
8.4 Makros speichern und ausführen................... 116
8.5 Aktionen bearbeiten ...................................... 116
8.6 Fehlersuche in Makros durchführen .............. 117
8.7 Kurzerläuterung für wichtige Aktionen ........ 119
8.8 Schnellübersicht.............................................. 122
8.9 Übung ............................................................. 122
Inhalt I
© HERDT-Verlag 3
9 Erweiterte Makrotechnik .......................124
9.1 Makros durch Ereignisse aufrufen ................. 124
9.2 Makros in Formulare und Berichte
einbinden........................................................ 125
9.3 Schaltflächen automatisch mit Makros
versehen.......................................................... 127
9.4 Makros bedingt ausführen............................. 128
9.5 Blöcke bearbeiten........................................... 130
9.6 AutoKeys- und AutoExec-Makros................... 131
9.7 Datenmakros................................................... 132
9.8 Schnellübersicht.............................................. 135
9.9 Übungen ......................................................... 136
10 Kommunikation mit anderen Anwendungen.........................................138
10.1 Grundlagen zum Datenaustausch .................. 138
10.2 Access-Objekte importieren oder
verknüpfen...................................................... 139
10.3 Fremddaten importieren oder verknüpfen.... 141
10.4 Access-Daten exportieren............................... 142
10.5 Access-Daten in eine HTML-Datei
exportieren ..................................................... 143
10.6 Access-Daten im XML-Format exportieren..... 144
10.7 Gespeicherte Importe und Exporte ................ 146
10.8 Schnellübersicht.............................................. 147
10.9 Übung ............................................................. 147
11 Die Datentypen Hyperlink, OLE-Objekt und Anlage...........................148
11.1 Hyperlinks in Tabellen verwenden .................148
11.2 Hyperlinks in Formularen verwenden.............150
11.3 Mit OLE-Objekten arbeiten.............................151
11.4 OLE-Objekte hinzufügen ................................152
11.5 Mit Anlagen arbeiten......................................153
11.6 Schnellübersicht...............................................155
11.7 Übungen..........................................................156
12 Datenbankverwaltung............................158
12.1 Datenbanken komprimieren und
reparieren........................................................158
12.2 Leistungsanalyse für eine Datenbank
durchführen.....................................................160
12.3 Den Datenbankdokumentierer verwenden ...161
12.4 Access-Datenbankdatei konvertieren .............164
12.5 Schnellübersicht...............................................166
12.6 Übung..............................................................167
13 Einstellungen für Datenbanken.............168
13.1 Ansicht des Navigationsbereichs
personalisieren ................................................168
13.2 Optionen für die aktuelle Datenbank
festlegen..........................................................170
13.3 Datenbank mit einem Kennwort schützen.....172
13.4 Datenbank als ACCDE-Datei weitergeben......172
13.5 Schnellübersicht...............................................174
13.6 Übungen..........................................................174
Index..............................................................176
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
28 © HERDT-Verlag
2 Daten analysieren
In diesem Kapitel erfahren Sie
wie Sie Abfragen mit Kreuztabellen erstellen
wie Sie ein Formular mit Pivot-Tabellen anlegen
wie Sie Pivot-Tabellen weiterbearbeiten können
Voraussetzungen
Mit dem Abfrageentwurf arbeiten
Grundlagen der Formularerstellung
2.1 Kreuztabellenabfragen erstellen
Die Übersicht verbessern
Die gruppierte Auswahlabfrage VerkaufteEinheiten gibt darüber Auskunft, wie viel Stück von jedem Artikel in jedem Verkaufsgebiet abgesetzt worden sind.
Zu diesem Zweck enthält sie zwei Gruppierungsebenen: zuerst nach dem Feld ArtikelID , dann nach dem Feld Verkaufsgebiet . In dem be-rechneten Feld SummevonAusgaen-geAnzahl wird mit der Aggregat-funktion Summe() die Gesamtzahl der in diesem Verkaufsgebiet abgesetzten Einheiten ermittelt .
Diese Vorgehensweise hat zwei Nachteile:
Pro Artikelnummer erscheinen mehrere Zeilen, wenn der Artikel in mehreren Verkaufsgebieten verkauft werden konnte .
Es ist nicht möglich, eine Gesamtzahl für einen Artikel über alle Verkaufsgebiete auszugeben.
Die Zahlen für die einzelnen Verkaufsgebiete werden auseinandergerissen.
Besser ist in solch einem Fall eine Kreuztabellenabfrage. Dort werden die Feldinhalte der zweiten Gruppierungsebene zu Spaltennamen , , , . Es erscheint nur noch eine Zeile pro Eintrag der ersten Gruppierungsebene ArtikelID und es können Gesamtsummen aus-gegeben werden.
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 29
Kreuztabellenabfragen mit dem Assistenten erstellen
Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe ABFRAGEN auf die Schalt-fläche ABFRAGE-ASSISTENT.
Markieren Sie im geöffneten Dialogfenster den Eintrag KREUZTABELLENABFRAGE-ASSISTENT.
Bestätigen Sie mit OK, um den Assistenten zu starten.
Schritt 1: Tabelle oder Abfrage wählen
Wählen Sie im ersten Dialogfenster mit einem Doppelklick die Tabelle oder Abfrage aus (im Beispiel die Abfrage VerkaufteEinheiten), für die Sie eine Kreuztabellenabfrage erstellen möchten.
Schritt 2: Zeilenüberschrift wählen
Im folgenden Dialogfenster be-stimmen Sie die Zeilenüberschrif-ten für die Kreuztabelle. Sie kön-nen hier die Datenfelder wählen, nach denen die Datensätze zeilenweise gruppiert werden sollen .
Access zeigt Ihnen im unteren Bereich des Dialogfensters Ihre Auswahl an .
Schritt 3: Spaltenüberschrift wählen
Im dritten Dialogfenster bestim-men Sie die Spaltenüberschriften für die Kreuztabelle . Markie-ren Sie hier das Datenfeld , das die Spalten der Kreuztabelle bil-den soll.
Access wählt das erste verbleiben-de Feld vor. Sie können die Aus-wahl bei Bedarf ändern.
Zeilenüberschriften auswählen
Spaltenüberschrift wählen
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
30 © HERDT-Verlag
Schritt 4: Datenfeld und Aggregatfunktion wählen
Im vierten Dialogfenster wählen Sie das Datenfeld, das ausgewer-tet werden soll , sowie die dazu verwendete Aggregatfunktion .
Schritt 5: Abfragenamen wählen
Geben Sie im letzten Dialog-fenster einen Namen für die Abfrage ein.
Beenden Sie den Assistenten durch einen Klick auf die Schalt-fläche FERTIG STELLEN.
Kreuztabellenabfragen manuell erstellen
Kreuztabellen können Sie auch direkt in der Abfragen-Entwurfsansicht ohne Hilfe des Assistenten erstellen.
Erzeugen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht und fügen Sie die Tabellen oder Abfragen hinzu, über welche die Abfrage erstellt werden soll .
Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe ABFRAGETYP auf die Schaltfläche KREUZTABELLE.
Ziehen Sie das Feld, das als Zeilenüberschrift genutzt werden soll, in den Ent-wurfsbereich. Wählen Sie in der Funktionszeile den Eintrag GRUPPIERUNG
und in der Zeile KREUZTABELLE den Eintrag ZEILENÜBERSCHRIFT .
Ziehen Sie das Feld, das als Spaltenüberschrift genutzt werden soll, in den Entwurfs-bereich. Wählen Sie in der Funktionszeile den Eintrag GRUPPIERUNG und in der Zeile KREUZTABELLE den Eintrag SPALTENÜBERSCHRIFT .
Wählen Sie das Datenfeld aus, dessen Werte für die Berechnung der Werte in der Kreuztabelle genutzt werden sollen. Geben Sie die Aggregatfunktion und in der Zeile KREUZTABELLE den Eintrag WERT an.
Sie können zusätzliche Spalten für die Berechnung von Gesamtwerten einer Zeile ein-fügen und dafür ebenfalls eine Aggregatfunktion wählen. Auch hier bietet sich eine Summen- bzw. Mittelwertberechnung an . In der Zeile KREUZTABELLE müssen Sie hier den Eintrag ZEILENÜBERSCHRIFT wählen.
Datenfeld und Aggregatfunktion wählen
Entwurfsansicht einer Kreuztabellen-Abfrage
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 31
Datumsformate für Spaltenüberschriften wählen
Wenn für die Spaltenüberschriften ein Datumswert gewählt wird, bietet es sich an, die Aus-wertung monats- oder quartalsweise durchzuführen.
Wählen Sie im Assistenten für die Spaltenüberschriften ein Datums-feld aus, werden Sie nach dem Zeit-intervall gefragt . Sie haben die Auswahlmöglichkeit zwischen JAHR,QUARTAL, MONAT, DATUM und DATUM/UHRZEIT.
Bei der manuellen Erstellung der Abfrage müssen Sie in der Ent-wurfsansicht eine Formatierung durchführen. Verwenden Sie die üblichen Datumsformate.
Für das abgebildete Beispiel muss in der Zeile FELD folgender Ausdruck eingetragen werden:
Ausdr1: "Qrtl"&Format([AusgaengeDatum];"jjjj/q")
Wenn für eine bestimmte Spalte - im abgebildeten Beispiel das dritte und vierte Quartal - keine Daten vorhanden sind, wird diese Spalte nicht angezeigt.
Gegebenenfalls kann es zu Problemen mit der Anzeige der Daten in den Tabellenfeldern kommen. Gehen Sie dann wie folgt vor:
Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
Wählen Sie in einem leeren Bereich des Abfragefensters den Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN.
Löschen Sie den Inhalt der Zeile FIXIERTE SPALTENÜBERSCHRIFTEN.
Zeitintervall festlegen
AusgaengeKreuztabelle: für die Spalten QRTL 3und QRTL 4 sind keine Daten vorhanden, die Spalten werden nicht angezeigt.
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
32 © HERDT-Verlag
2.2 Pivot-Tabellen erstellen
Auswertungen variabel gestalten
Mit Pivot-Tabellen können Sie, ähnlich wie mit Kreuztabellenabfragen, übersichtliche Datenauswertungen erstellen, indem Sie Feldinhalte zu Spaltennamen machen. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe von weiteren Möglichkeiten, die das Arbeiten mit Pivot-Tabellen komfortabel machen. Sie können mit Pivot-Tabellen
Zeilen und Spalten schnell und bequem vertauschen
außer den Ergebnissen von Aggregatfunktionen auch Detailwerte anzeigen lassen
mehrere Ebenen von Spaltenüberschriften verwenden
Pivot-Tabellen-Ansicht öffnen
Pivot-Tabellen werden auf Basis von bestehenden Tabellen bzw. Abfragen erstellt. Das folgende Beispiel beruht auf der Tabelle Ausgaenge2010.
Öffnen Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage.
Klicken Sie im Register START in der Gruppe ANSICHTEN auf den Pfeil der Schaltfläche ANSICHT und wählen Sie den Eintrag PIVOTTABLE-ANSICHT, um die Pivot-Tabellen-Ansicht einzublenden.
Die Pivot-Tabellen-Ansicht hat vier Bereiche:
Über Filterfelder können Sie die Datenauswahl für die gesamte Tabelle steuern.
Die Inhalte von Spaltenfeldern werden zu Spaltenköpfen.
Die Inhalte von Zeilenfeldern werden zu Zeilenköpfen.
Im Detailbereich können Sie Daten und/oder die Ergebnisse von Aggregatfunktionen anzeigen lassen.
Pivot-Tabellen-Ansicht der Tabelle "Ausgaenge2010"
Detailbereich
Feldliste einblenden: Register ENTWURF,Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN,Schaltfläche FELDLISTE
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 33
Felder hinzufügen
Sie möchten eine Pivot-Tabelle erstellen, in der die Anzahl der Ausgänge aller Artikel im Jahr 2010 - nach Verkäufern filterbar und nach Datum aufgeschlüsselt - angezeigt wird. Dazu verwenden Sie die Tabelle Ausgaenge2010.
Fügen Sie die gewünschten Felder aus der Feldliste durch Ziehen mit der Maus in die jeweiligen Bereiche der Pivot-Tabellen-Ansicht ein.
Felder, die bereits hinzugefügt wur-den, erscheinen in der Feldliste in Fettdruck ( , und ).
Es ist nicht notwendig, für jeden der vier Bereiche ein Feld auszuwählen. Aller-dings sollte der Detailbereich ein Feld enthalten, damit Ergebnisse angezeigt werden können.
Wenn alle notwendigen Felder in die Pivot-Tabelle aufgenommen sind, schließen Sie die Feldliste über das Schließfeld der Feldliste.
Das Ergebnis ähnelt einer Kreuztabelle. Im abgebildeten Beispiel werden die Daten in Zei-len nach Artikelnummern und in Spalten nach dem Datum gruppiert. Dabei ist Folgendes zu beachten:
Die angezeigten Daten sind Detailwerte. Wenn zu einem Datum mehrere Ausgänge des gleichen Artikels vorliegen, werden auch mehrere Werte angezeigt .
Die Zeile GESAMTERGEBNIS ist leer, solange noch keine Aggregatfunktionen eingefügt wurden.
Ganz rechts befindet sich eine weitere Spalte GESAMTERGEBNIS.
Im Filterfeld VerkaeuferID sind im abgebildeten Beispiel mit dem Filterstatus (MEHRERE
ELEMENTE) die Verkäufer 3 und 4 ausgewählt ; daher enthält die Pivot-Tabelle nur die Daten zu diesen Verkäufern. Standardmäßig werden mit dem Filterstatus ALLE alle Elemente des Filterfeldes angezeigt.
Filterauswahl VerkaeuferID 3 und 4 (Ausschnitt)
Feld "AusgaengeAnzahl" einfügen
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
34 © HERDT-Verlag
Aggregatfunktionen einfügen
Um beispielsweise Summen für ein Datenfeld anzuzeigen, können Sie Aggregatfunktionen ähnlich wie in Abfragen verwenden.
Markieren Sie das Datenfeld, indem Sie auf seinen Namen klicken (im Beispiel das Feld AusgaengeAnzahl).
Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TOOLS auf die Schaltfläche AUTOBERECHNEN .
Wählen Sie in der eingeblendeten Liste die benötigte Funktion, z. B. SUMME, aus.
Für jede Kreuzung einer Zeile und Spalte erscheint das Summenfeld einmal . Zusätzlich werden Gesamtsummen für die Zeilen und Spalten sowie für die ganze Tabelle
angezeigt.
Summe der Verkäufe von VerkaeuferID 3 und 4 (Ausschnitt)
Möchten Sie die Gesamtsumme für eine bestimmte Spalte anzeigen, klicken Sie doppelt in die betreffende Zelle der Zeile Gesamtergebnis.
Details aus- und einblenden
Große Pivot-Tabellen mit vielen Detailwerten werden schnell unübersichtlich. In vielen Fällen ist es vorzuziehen, nur die Ergebnisse anzuzeigen.
Alle Detailwerte ein- und ausblenden
Klicken Sie in der Pivot-Tabellen-Ansicht in einen freien Bereich der Zeilen- oder Spaltenfelder.
Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN
auf die Schaltfläche DETAILS AUSBLENDEN.
Es werden nur noch die Summen angezeigt.
Mit der Schaltfläche DETAILS ANZEIGEN können Sie die Detailwerte wieder einblenden.
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 35
Die Detailwerte der Verkäufe von VerkaeuferID 3 und 4 sind ausgeblendet
Detailwerte für einzelne Zeilen/Spalten ein- und ausblenden
Wenn die Detaildaten einer Pivot-Tabelle ausgeblendet sind, kann es sinnvoll sein, sie nur für bestimmte Datengruppen wieder sichtbar zu machen.
Klicken Sie auf das Zeichen eines Zeilen- bzw. Spaltenfeldes , um die Detaildaten einer Zeile bzw. Spalte einzu-blenden.
Klicken Sie auf das Zeichen , um die Details wieder auszublenden.
Layout der Pivot-Tabelle speichern
Wenn Sie eine Pivot-Tabelle schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen am Layout der Tabelle speichern wollen.
Bestätigen Sie mit JA, um die Einstellungen der Pivot-Tabelle zu speichern.
Wenn Sie die Tabelle das nächste Mal in der Pivot-Tabellen-Ansicht anzeigen lassen, erscheint die Pivot-Tabelle so, wie Sie sie zuletzt eingerichtet hatten.
oder Klicken Sie auf die Schaltfläche NEIN. Ihre Änderungen werden verworfen.
2.3 Daten in Pivot-Tabellen filtern
Daten nach einem oder mehreren Filterfeldern filtern
In Pivot-Tabellen gibt es zwei Wege, Daten zu filtern:
Sie können für jedes Zeilen- oder Spaltenfeld Werte auswählen, nach denen die Tabelle gefiltert wird.
Zusätzlich können Sie beliebig viele Filterfelder in die Pivot-Tabelle aufnehmen, die nicht als Zeilen- oder Spaltenfelder verwendet werden müssen.
Eingeblendete Details in der ersten Spalte
Details eingeblendet
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
36 © HERDT-Verlag
Filterfelder erscheinen links oben in der Pivot-Tabelle. In ihrer ersten Zeile steht der Feldname , in der zweiten der aktuelle Status der Filterung. Standardmäßig ist der Filterstatus ALLE aktiviert.
Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts neben dem Filterfeld.
Das Listenfeld zur Filterung erscheint. Es enthält ein Kontrollfeld für alle vorhandenen Wertausprägungen des Feldes und je eines für jede einzelne Ausprägung.
Deaktivieren Sie das Kontrollfeld (ALLE), um alle Werte auszu-schließen.
Aktivieren Sie die Kontrollfelder für die Werte, die noch in der Pivot-Tabelle enthalten sein sollen (im Beispiel VerkaeuferID 3und 4).
Die Pivot-Tabelle zeigt nur noch die Daten aus den Datensätzen der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage an, für die die gewählten Filterkriterien zutreffen. In der zweiten Zeile des Filterfeldes wird ein Hinweis auf die Filterung eingeblendet.
Wenn Sie wieder den gesamten Datenbestand in die Pivot-Tabelle aufnehmen möch-ten, aktivieren Sie wieder das Kontrollfeld (ALLE).
Bestätigen Sie mit OK.
Zusätzliche Filterfelder hinzufügen
Sie können jederzeit weitere Filter in die Pivot-Tabelle aufnehmen.
Blenden Sie die Feldliste ein.
Ziehen Sie das gewünschte Feld mit der Maus aus der Feldliste in den Bereich für Filterfelder der Pivot-Tabelle.
Das zusätzliche Feld wird neben dem bereits vorhandenen Filterfeld eingefügt und Sie können wie gewohnt über das Pfeilsymbol das Listenfeld zur Filterung einblenden.
Daten nach Zeilen- und Spaltenfeldern filtern Das Filtern nach Werten aus den Zeilen- und Spaltenfeldern funktio-niert auf die gleiche Art.
Öffnen Sie durch einen Klick auf das Pfeilsymbol das Listenfeld zur Filterung und wählen Sie die Filterkriterien aus.
Bestätigen Sie mit OK.
Filterfeld
Filter auswählen
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 37
Nach Feldern sortieren Sie können die Anzeige einer Pivot-Tabelle wie die Datenblattansicht einer Tabelle oder Abfrage sortieren. Dabei können Sie nach Zeilen-, Spalten- und Detailfeldern sortieren.
Markieren Sie das Feld, nach dem Sie sortieren wollen.
Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe FILTERN UND SORTIEREN auf die Schaltfläche
, um aufsteigend, oder auf , um absteigend zu sortieren.
Erste oder letzte Werte anzeigen
Sie können die Anzeige eines Feldes auf eine wählbare Anzahl entweder der ersten oder letzten Werte einschränken.
Markieren Sie das Feld, dessen Anzeige Sie einschränken möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ERSTE/LETZTE ANZEIGEN und wählen Sie den Eintrag NUR OBEREN BEREICH ANZEIGEN oder NUR UNTEREN BEREICH
ANZEIGEN.
Wählen Sie Anzahl oder Prozentwert wie gewünscht aus dem Listen-feld.
Mit der Funktion AUTOFILTER (Schaltfläche AUTOFILTER) können Sie einen eingegebenen Filter aus- und einschalten.
2.4 Weitere Möglichkeiten von Pivot-Tabellen
Zeilen- und Spaltenfelder vertauschen
Zeilen- und Spaltenfelder können leicht vertauscht werden, um eine andere Form der Aus-wertung zu erhalten.
Klicken Sie auf den Namen des Zeilenfeldes und zie-hen Sie es mit der Maus in den Bereich für Spalten-felder.
Die Pivot-Tabelle hat nun vorläufig kein Zeilenfeld.
Klicken Sie auf den Namen des Spaltenfeldes und ziehen Sie es mit der Maus in den Bereich für Zeilen-felder.
Zusätzliche Detailfelder hinzufügen
Wenn Sie sich in dem hier gezeigten Beispiel nicht nur über die Anzahl der Artikel pro Aus-gang informieren möchten, sondern beispielsweise auch über die jeweilige VerkaeuferID, können Sie das entsprechende Detailfeld in die Pivot-Tabelle aufnehmen.
Blenden Sie die Details ein, indem Sie im Register ENTWURF in der Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN auf die Schaltfläche DETAILS ANZEIGEN klicken.
Blenden Sie gegebenenfalls die Feldliste ein.
Ziehen Sie das gewünschte Feld in den Detailbereich.
Spaltenfeld zu Zeilenfeld ändern
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
38 © HERDT-Verlag
Mehrere Spalten- oder Zeilenfelder verwenden
Wenn Sie in dem hier gezeigten Beispiel nicht nur nach dem Ausgangsdatum, sondern auch nach der Ausgangsnummer gruppieren möchten, können Sie diese als weiteres Spaltenfeld hinzufügen.
Blenden Sie die Feldliste ein.
Ziehen Sie das benötigte Feld mit der Maus in den Bereich für Spal-tenfelder.
Wählen Sie die Gruppierungs-ebene, indem Sie das neue Feld links oder rechts eines schon vorhandenen Spaltenfelds ein-fügen.
Im Beispiel ist nur eine Zuordnung rechts von dem bereits vorhande-nen Spaltenfeld sinnvoll. Das neue Feld bildet somit eine tiefere Gruppierungsebene .
Die Spaltenköpfe für die Aus-gangsnummern werden für jedes Ausgangsdatum einzeln aus-gegeben .
Um ein neues Zeilenfeld einzufügen, können Sie genauso vorgehen. Ziehen Sie das Feld in den Bereich für Zeilenfelder.
Felder entfernen
Sie können alle Arten von Feldern wieder aus der Pivot-Tabelle entfernen.
Markieren Sie das Feld in der Pivot-Tabelle, indem Sie es anklicken.
Betätigen Sie die _-Taste.
oder Markieren Sie das Feld und wählen Sie den Kontextmenüpunkt ENTFERNEN.
Neues Spaltenfeld hinzufügen
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 39
Datumsauflösungen
Für Datumsfelder bietet Access automatische Gruppierun-gen an. In der Feldliste sind Datumsfelder außer in ihrer Grundform auch als Wochen- und Monatsauflösung enthalten.
Wochenauflösung : Jahre Wochen Wochen-tage Stunden Minuten Sekunden
Monatsauflösung : Jahre Quartale Monate Tage Stunden Minuten Sekunden
Datumsauflösung einstellen
Blenden Sie die Feldliste ein.
Ziehen Sie den gewünschten Eintrag in den entsprechenden Bereich der Pivot-Tabelle.
oder Wenn Sie die Auflösung eines be-reits eingefügten Datumsfeldes im Pivot-Tabellenbereich ändern möchten, klicken Sie doppelt auf die gewünschte Auflösungsform des Feldes in der Feldliste.
Das Feld wird automatisch im Pivot-Tabellenbereich die ge-wählte Auflösung vorweisen.
Klicken Sie in der fertigen Pivot-Tabelle auf die - oder -Zeichen , um die nächst-tiefere Datumsebene ein- oder auszublenden.
Felder formatieren
Sie können das Aussehen einzelner Felder in der Pivot-Tabelle individuell beeinflussen.
Markieren Sie ein Feld in der Pivot-Tabelle.
Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TOOLS auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTENBLATT.
oder Wählen Sie den Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN.
Das Eigenschaftenfenster der Pivot-Tabelle wird eingeblendet.
Sie können
die Formatierung des Feldes ändern
eine andere Schriftart und -größe auswäh-len
das Ausgabeformat des Datenfeldes ändern
ein anderes Feld zur Bearbeitung auswäh-len
Datumsauflösung wählen
Pivot-Tabellen-Ansicht mit mehreren Datums-ebenen
Pivot-Tabelle formatieren
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
40 © HERDT-Verlag
Pivot-Tabelle als Formular erstellen
Sie haben auch die Möglichkeit, Formulare als Pivot-Tabellen darzustellen. Der Vorteil ist, dass beim Öffnen eines solchen Formulars sofort die Pivot-Tabellen-Ansicht angezeigt wird.
Markieren Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich.
Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe FORMULARE auf die Schaltfläche WEITERE FORMULARE und wählen Sie den Eintrag PIVOTTABLE.
Erstellen Sie das Layout der Pivot-Tabelle wie beschrieben.
Das neue Formular wird in der Pivot-Tabellen-Ansicht gespeichert und im Bereich FORMULARE
des Navigationsbereichs abgelegt. Wenn Sie das Formular öffnen, wird die Pivot-Tabellen-Ansicht eingeblendet.
2.5 Schnellübersicht
Sie möchten ...
eine Kreuztabelle mit dem Assistenten erzeugen
Register ERSTELLEN, Gruppe ABFRAGEN, Schaltfläche ABFRAGE-ASSISTENT, Eintrag KREUZTABELLENABFRAGE-ASSISTENT
eine Kreuztabelle manuell erzeugen
Neue Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen, Register ENTWURF, Gruppe ABFRAGETYP, Schaltfläche KREUZTABELLE
eine Tabelle oder Abfrage in der Pivot-Tabellen-Ansicht anzeigen
Tabelle oder Abfrage öffnen, Register START, Gruppe ANSICHTEN, Schaltfläche ANSICHT, Eintrag PIVOTTABLE-ANSICHT
das Layout einer Pivot-Tabelle bearbeiten
Die Felder aus der Feldliste in die entsprechenden Bereiche ziehen
Aggregatfunktionen in Pivot-Tabellen einfügen
Feld markieren, Schaltfläche AUTOBERECHNEN
Details ein- und ausblenden Register ENTWURF, Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN, Schalt-fläche DETAILS ANZEIGEN bzw. DETAILS AUSBLENDEN
Daten in Pivot-Tabellen filtern Auf das Pfeilsymbol rechts neben dem Feldnamen klicken, Filterkriterien auswählen
das Layout einer Pivot-Tabelle ändern
Felder in der Pivot-Tabellen-Ansicht an eine neue Position ziehen oder Felder aus der Feldliste in die Pivot-Tabelle ziehen
Felder entfernen Feld markieren, _
Daten analysieren 2
© HERDT-Verlag 41
2.6 Übungen
Übung 1: Kreuztabellen erstellen
Level Zeit ca. 5 min
Übungsinhalte Kreuztabellenabfrage mit dem Assistenten erstellen
Übungsdatei Casino01
Ergebnisdatei Casino02
Erstellen Sie eine Abfrage SpeisePortionKunde, welche für jede Bestellung die bestell-ten Portionen, den Firmennamen und die Speisekategorie enthält.
Erstellen Sie mit dem Assistenten eine Kreuztabellenabfrage SpeisePortionKundeKreuz-tabelle, welche die Abfrage SpeisePortionKunde für die Erstellung verwendet. Das Feld KundenName soll dabei die Zeilenüberschrift, das Feld KategorieName die Spalten-überschrift und das Feld Portionen den summierten Wertebereich bilden.
Abfrage "SpeisePortionKundeKreuztabelle"
Übung 2: Pivot-Tabelle erstellen
Level Zeit ca. 10 min
Übungsinhalte Mit der Pivot-Tabellen-Ansicht arbeiten
Felder in der Pivot-Tabelle hinzufügen
Aggregatfunktionen verwenden
Detailwerte ein- und ausblenden
Übungsdatei Casino01
Ergebnisdatei Casino02
Erstellen Sie eine Auswahlabfrage KundenBestellungen wie in der unten stehenden Abbildung angegeben und blenden Sie die Pivot-Tabellen-Ansicht ein.
2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler
42 © HERDT-Verlag
Verwenden Sie KundenName als Filterfeld, Nachname als Zeilenfeld, Bestelldatum inder Monatsauflösung als Spaltenfeld und Portionen als Detailfeld.
Fügen Sie für Portionen ein Feld mit der Aggregatfunktion Summe() ein und blenden Sie die Details aus.
Lassen Sie die Daten für einen Kunden Ihrer Wahl anzeigen.
Lösen Sie die Daten für das vierte Quartal monatsweise auf.
Lassen Sie wieder die Daten für alle Kunden anzeigen.
Fügen Sie das Feld Abteilung in das Zeilenfeld vor dem Feld Nachname ein.
Schließen Sie die Abfrage und speichern Sie das Layout.
Impressum
Matchcode: ACC2010DF
Autorin: Andrea Weikert
Redaktion: Ricardo Hernández García
Produziert im HERDT-Digitaldruck
1. Ausgabe, Juli 2011
HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: [email protected]
© HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektroni-scher Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen aus-geschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.
Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwen-deten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion.
Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig.
Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Web-seiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechts-verstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen.
Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstel-lung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.