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A estrutura do gerenciamento de projetos I I
Rômulo César
FACULDADE DOS
GUARARAPES
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1. INTRODUÇÃO A GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Gerenciamento de Projetos – GP – é o caminho para atingir a visão (metas e objetivos) por meio da missão, com base nos valores da organização.
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Metodologia de Gerenciamento de Projeto
Importância da Metodologia
Ter pessoas talentosas é um dos elementos mais importantes em qualquer organização, mas é essencial suportá-las com um processo gerenciado efetivamente
O objetivo da aplicação de uma metodologia é criar um esqueleto capaz de suportar as pessoas na criação de produtos
É necessário ter uma metodologia ?
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Importância de uma metodologia
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Benefícios da Metodologia
Garantia de comprometimento dos principais envolvidos
Maior probabilidade do cumprimento de prazos
Redução de custos na implantação dos projetos
Identificação antecipada de riscos e tomada de contramedidas
Visibilidade do andamento dos trabalhos
Desenvolvimento da equipe
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Gerenciamento de: Portfólios X Programas X Projetos
1. Gerenciamento de Portfólios – - Um Portfólio refere-se a um conjunto de Projetos ou Programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos.-Se refere ao gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios.
2. Gerenciamento de Programas – -O Programa é definido como um grupo de Projetosrelacionados gerenciados de modo coordenado para obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.
3. Gerenciamento de Projetos – - É a aplicação de conhecimentos , habilidades, ferramentase técnicas às atividades do Projeto a fim de atender aos seus requisitos.-Se dá através da aplicação e da integração dos 05 Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos e de 09 Áreas de Conhecimento respectivamente.
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Demais aspectos importantes a considerar
4. Escritório de Projetos – PMO –
- É uma estrutura organizacional centralizada e responsável pelo gerenciamento do Projeto em toda a organização ou em um departamento.
- Dentre as funções destacamos:• Gerenciamento de recursos compartilhados,• Identificação e desenvolvimento de metodologias,• Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão,• Monitoramento da conformidade com políticas, práticas, etc,• Desenvolvimento de procedimentos, formulários e documentações,• Conhecimento das comunicações e inter-relacionamento dos projetos.
- Classificam-se em três tipos:• Autônomo – da suporte apenas a determinado Projeto ou Programa• Setorial ou Departamental – apenas dentro de um departamento ou divisão,• Corporativo – controla todos os Projetos e Programas da organização.
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5. Estruturas Organizacionais:
• Funcionais – é a mais comum. Os departamentos funcionam de modoindependente e podem ser comparados a “silos”.
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• Projetizadas - é o oposto das funcionais.Focam seus trabalhos nos Projetos.
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• Matriciais – é o meio termo entre as Funcionais e as Projetizadas.Aproveita os benefícios de ambas. A maioria das organizações, hoje, seutilizam desse tipo de estrutura.
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2. CICLO DE VIDA DE PROJETOS
• Consiste nas fases do Projeto que em geral são seqüenciais e que as vezes se sobrepõem, cujo nome e numero são determinados pelas necessidades de gerenciamento e controle das organizações envolvidas e natureza do Projeto em si e sua área de aplicação.
• Podem ser mapeados com a seguinte estrutura: - Inicio do Projeto; - Organização e preparação; - Execução do trabalho do Projeto; e - Encerramento do Projeto.
•O Ciclo de Vida é uma progressão por uma série de estágios diferentes de desenvolvimento.
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Existem dois ciclos de vida a considerar:
• Ciclo de vida do Projeto – Esta contido em um ou mais ciclos de vida do Produto.
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• Ciclo de vida do produto -
seqüenciais e não sobrepostas, determinado pela necessidade de produção e controle da organização. Sua ultima fase é a retirada de circulação do Produto.
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3. INICIANDO UM PROJETO – SELEÇÃO DO PROJETO
Características de um Projeto
• É um esforço temporário compreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
•Surgem a partir de: demanda de mercado, oportunidade ou necessidades de negócios, solicitação do cliente, avanço tecnológico ou requisito legal.
• Cria entregas exclusivas: produtos, serviços ou resultados.
• São planejados e implementados em contexto social, econômico e ambiental, e tem impactos intencionais ou não intencionais, positivos ou negativos.
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Plano estratégico
Aval
iaçã
o
Sele
ção
Prio
rizaç
ão
IdéiasPropostade Projetos
Projetoscandidatos
Iniciativas Estratégicas
ProjetosPriorizados
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PROJETO A PROJETO B Qual o projeto que você escolheria?
Valor presente líquido US$ 95.000 US$ 75.000
TIR 13% 17%
Período de retorno 16 meses 21 meses
Razão Benefício/Custo 2,79 1,3
A
B
A
A
Multicritérios :• Finaceiros • Estratégicos• Urgência – janela de oportunidade• Partes interessadas - comprometimento• Nível de riscos
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Termo de Abertura do Projeto
Sem o termo de abertura do projeto, o gerente de projetos não tem autoridade para dizer a sua equipe o que fazer e quando fazer
O gerente de projeto nem sempre está envolvido em criá-lo. Com freqüência o documento é entregue pelo patrocinador do projeto
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Ações para desenvolvimento do Termo de Abertura
Identificação das partes interessadas
Reuniões com as principais partes interessadas
Definição do escopo do produto
Definição dos objetivos
Documentação dos riscos
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Um Termo de Abertura do Projeto deve conter:
1. TÍTULO E DESCRIÇÃO DO PROJETOIndicar o que é o projeto 2. DESIGNAR O GERENTE DO PROJETO E NÍVEL DE AUTORIDADEIndicar quem é autoridade para liderar o projeto e qual o nível de autoridade que o mesmo vai ter ( exemplo de aprovar mudanças no orçamento ou cronograma). 3. BUSINESS CASEIndicar por que o projeto esta sendo realizado, qual o critério financeiro ou de outro tipo para justificar o projeto. Descreva a finalidade e justificativa do projeto.
4. RECURSOS PRÉ-DESIGNADOSIndicar quantos e quais recursos serão disponibilizados.
5. PARTES INTERESSADASIndicar quem afetará ou será afetado pelo projeto.
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6. REQUISITOS DAS PARTES INTERESSADASIndicar os requisitos relacionados ao projeto e ao escopo do produto.
7. DESCRIÇÃO DO PRODUTO/ENTREGASIndicar quais as entregas específicas de produtos são desejadas e qual será o resultado final do projeto.
8. REQUISITOS DE APROVAÇÃO DO PROJETOIndicar quais itens precisam ser aprovados para o projeto e quem vai aprová-los. 9. RISCOS DE ALTO NÍVEL DO PROJETOIndicar possíveis oportunidades e ameaças para o projeto
10. APROVADORESIndicar os patrocinadores que autorizam este projeto.
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Dúvidas