© 2016 A-2 A/S
Den effektive og værdiskabende budgetproces
August 2016
DANMARK
A-2 A/S - Sjælland
Lyngbyvej 28, 2.
2100 København Ø
A-2 A/S - Fyn og Jylland
Vesterballevej 5
7000 Fredericia
www.a-2.dk
Tlf: +45 39404100
NORGE
A-2 Norge A/S
Drammensveien 165
Postboks 468 Skøyen
NO-0213 Oslo
www.a-2.as
Tlf: +47 22550477
Effektiv forandring
© 2016 A-2 A/S .
Hvad kan du tage med fra denne præsentation
At værdiskabelsen af et budget skal vurderes ud fra, om værdien af at have et
budget er større end det ressourceforbrug, der er brugt på at udarbejde og
håndtere budgettet.
At effektiviteten af en budgetproces skal vurderes ud fra, hvor godt processen
understøtter budgettets udarbejdelse
At der er 5 spørgsmål, der er gode at stille for at vurdere om en budgetmodel- og -
proces skaber værdi for organisationen
At der er 5 spørgsmål, der er gode at stille for at vurdere om en budgetproces er
effektiv
Brug det når du skal tage stilling til hvilken budgetmodel i skal vælge f.eks. Zero
Based budgeting, Beyond budgeting, Predicitve Analytic eller det traditionelle ét
årige budget m.fl.
v. Christian Braad Side 2
© 2016 A-2 A/S .
Budgettets traditionelle formål
• Implementering af strategi – udtrykt i tal ex. investeringer, omsætning, lønsomhed, Ebit
• Planlægning & ressourceallokering – ex. likviditet, medarbejdere, produktion
• Grundlag for kontrol – afvigelser i forhold til budgettal, compliance
• Koordination – mellem enheder og helheden udtrykt i budgetterede mål
• Risikovurdering – kortlægning og imødegåelse af risici
• Kommunikation – til organisationen og omverden om overordnede målsætninger
• Basis for performance evaluering – retnings- og motivationsfaktor
• Placering af budgetansvar – udtrykt i et mandat til at anvende ressourcer
Det traditionelle budget har fokus på fremadrettet styring og planlægning af en organisations indtægter, omkostninger og produktion.
Nyere formål:
• Godkendelse af alle udgifter – udtrykt ved genbeslutning af alle udgifter hvert år (Zero BasedBudgetting)
• Flerårig planlægning – udtrykt ved fokus på ambitiøse flerårige mål (Beyond Budgeting)
• Aktivitetsstyring – udtrykt ved fokus på aktiviteternes omkostninger (Acitivity Based Budgeting)
Side 3v. Christian Braad
© 2016 A-2 A/S .
Hvad er værdiskabende?
I den traditionelle profitdrevne virksomhed vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den skaber en økonomisk værdi for virksomheden.
I den offentlige organisation ex. en kommune, vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den holder sig inden for kommunalfuldmagten og er besluttet politisk.
VÆRDISKABENDE KAN DEFINERES PÅ FLERE MÅDER
Side 4v. Christian Braad
© 2016 A-2 A/S .
Værdi bestemmes af hvem du spørger?
Værdi
Bestyrelse
Aktion-ærer
Direktion
Ledelse
Med-arbejdere
Kunder
Brugere
Kommunal-bestyrelse
Myndig-heder
Side 5v. Christian Braad
© 2016 A-2 A/S .
Jo flere formål –jo tungere proces og mindre værdi?
Side 6v. Christian Braad
Mange budgetformålKontrolPlanlægningKommunikationPerformanceRisikoCompliance…
Reducerer effektiviteten – og dermed værdien
© 2016 A-2 A/S .
Typiske udfordringer med budgetmodellen og dermed processenBudgetmodellen
Budgetmodellen kan ikke rumme alle formål
Budgetmodellen tager ikke hensyn til alle rammebetingelser – og at de forskellige rammebetingelser
kan medføre en modsatrettet adfærd
Budgetmodellen kan ikke understøttes af ERP-systemet og medfører dermed et excel-helvede
Organiseringen af opgaver er ikke tilpasset budgetmodellen og -processen
Budgetprocessen
Processen mangler gennemsigtelighed
Processens workflow er ikke understøttet
Organiseringen i virksomheden understøtter ikke ansvaret for budgetteringsopgaverne
Mange manuelle processer og kontroller
Virksomhedens strategi er ikke er integreret i de finansielle planer
Der er ingen eller begrænset simuleringsmuligheder
Overdrevent finansielt fokuseret
For meget fokus på historiske data
For få personer har kompetencer til at forstå og arbejde med budgettet
Side 7v. Christian Braad
© 2016 A-2 A/S .
Hvad er en effektiv proces?- EN AKTIVITET SOM MED FÆRREST RESSOURCER OPNÅR RESULTATET
Oprindelse:effectivus 'virksom', afledt af effectus '(ud)virken, udførelse‘
Indre effektivitet består i at gennemføre de rigtige aktiviteter på den rigtige måde med færrest mulige ressourcer dvs. reducere spild
Side 8v. Christian Braad
Ydre effektivitet består i at gøre de rigtige ting dvs. fastlægge (for-)målet og de aktiviteter, der kan lede til at formålet opfyldes.
© 2016 A-2 A/S .
Den effektive og værdiskabende budgetproces- afhænger af valget af budgetmodel og de mål, den skal indfri
Side 9v. Christian Braad
Mål Budgetmodel ProcesOrganisering
& styringSystemer Kompetencer
Forskellige budgetmodeller skal understøttes forskelligt, da de kræver noget forskelligt af
organisationen
© 2016 A-2 A/S .
Kan vi måle værdiskabelsen og effektiviteten? IKKE ALT KAN MÅLES EKSAKT, MEN DER KAN MÅLES PÅ ÆNDRINGERNE
Side 10v. Christian Braad
Måling af proceseffektiviteten
Reduktion i tidsforbrug Reduktion i fejl Reduktion i antal manuelle
handlinger Reduktion af spildtid Reduktion i kompleksitet (færre
datakilder/regneark) Reduktion af datakontrol
Måling af værdiskabelsen
Forøget overskud Forøget omsætning Forbedret likviditet Forøget aktivitet Forbedret målopfyldelse (KPI) Forbedret efterlevelse af værdier
Og for offentlige virksomheder: Forbedret budgetoverholdelse Forøget effekt for samme ressourcer Flere aktiviteter for samme
ressourcer
© 2016 A-2 A/S .
5 spørgsmål om budgettets værdiskabelse- der kan være relevante at stille -
Om at gøre de rigtige ting
Hvilken værdi skal budgettet samlet set skabe og dermed hvad er budgettets vigtigste formål (ex. omkostningsstyring, planlægning)?
Giver de valgte formål en øget værdi for ejerne (aktionærerne/byråd)?
Understøtter den valgte budgetmodel organisationens idegrundlag, værdier og strategi?
Hvilken værdi skal skabes for de forskellige målgrupper?
Kan vi måle den værdi, som budgetmodellen skal skabe for målgrupperne?
Når den rigtige værdiskabende budgetmodel er valgt,
kan den effektive og værdiskabende budgetproces designes
Side 11v. Christian Braad
© 2016 A-2 A/S .
5 spørgsmål om den effektive budgetproces- der kan være relevante at stille -
Om at gøre det på den rigtige måde
Hvilke arbejdsgange understøtter bedst budgetprocessen?
Hvilken organisering understøtter bedst budgetprocessen og løsningen af
budgetopgaverne?
Hvilke system(-er) understøtter bedst budgetteringen og de
arbejdsgange, der er besluttet?
Hvilke kompetencer er en forudsætning for at håndtere arbejdsgangene
og løsningen af budgetopgaverne?
Hvilken styringsmodel understøtter bedst eksekveringen af
budgetprocessen (beslutningsfora m.m.)?
Side 12v. Christian Braad
© 2015. A-2 AS
Kort præsentation af A-2
© 2016 A-2 A/S .
Facts100% uafhængige3 kontorer
Oslo-København-FredericiaSpecialiseret i:
Strategi, proces og forandringsledelseØkonomi, styring og effektiviseringUdbud, indkøb og contract managementIt-styring og -lønsomhedForhandlingstræning og -effektOffentlig og privat serviceTransport, kommuner, stat og forsyning
Vores medarbejdereBred erfaringsbase - flertallet af vores konsulenter har en baggrund fra et af de større konsulenthuse eller en tung lederpost:
Kandidatgrad – DTU, CBS, KU, ÅU, MBA skoler m.fl.10+ års relevant erfaring i gennemsnitFælles tilgang – alle er certificeret i PRINCE2Aktiv kompetenceudvikling
5
2001 …
50
2010
Vores historie – vækst i antal medarbejdere
55
2011
60
2012
66
2014
65
2013
2008 og 2009
En anerkendt Nordisk konsulentvirksomhed
Side 14
71
2015
78
2016
VisionA-2 etablerer langvarige samarbejdsrelationer. Vores rådgivning og løsninger bliver til i et produktivt samarbejde mellem kundernes og A-2’s kompetencer
MissionA-2 leverer rådgivning og løsninger, der skaber effektive forandringer og resultater hos vores kunder
VærdierDet skal være professionelt og sjovtStræbsom, Engageret, Ansvarlig, 1+1>2
© 2016 A-2 A/S .
Effektiv forandring
FinansForsyningTransport
Side 15
Handel & Service, IT og Industri
Offentlig
Kunder