Presentatie 20/20 visionFactuurcongres 2010
André de Vroed en Leon Lemmers
Agenda
• Het bedrijf ; 20/20 vision Europe B.V.• Risico’s proces budget tot betaling• Digitale controle maatregelen• Win -> win -> win ->WIN• Case WTH Vloerverwarming • Vragen..........
Het bedrijf; 20/20 vision
• Nederlands bedrijf• Opgericht in 1998 • Internationale organisatie• Duidelijke focus op procurement (B2P)• 25 medewerkers• Eigen ontwikkeling
De missie
“De kwaliteit van de operationele financiële aansturing van organisaties optimaliseren door middel
van onze integrale en robuuste procurement oplossing.”
Risico’s
• Frauderisico• Onvolledigheid van kosten– Accruals– Kosten in juiste periode– BTW aangifte
• Onnodige inkopen (kredietcrisis)• Discrepanties van de order t.o.v. factuur
Controlemaatregelen
• Functiescheiding• Gescheiden procuratiebeheer • Controle crediteurenonderhoud• Elektronische handtekening• Betaalcontrole• Gecontroleerde inkoopprocedure• Matching factuur met order en ontvangst
Win Win Win WIN
• Centraal digitaal archief• Facturen raken nooit meer zoek• Geen kopieën op afdelingen/ vestigingen• Zeer sterk verkorte doorlooptijden• Aanzienlijk minder communicatie van afdelingen en
leveranciers• Controle handtekeningen niet meer nodig• Vergelijking van betaallijsten• Inzichtelijke audittrail• Administratie en management in control
WTH Vloerverwarming & Koeling
Agenda
• Wie zijn wij• Doelstelling• Oude situatie• Nieuwe situatie• Voordelen
WTH Vloerverwarming & -koeling
DeventerZaandam
Dordrecht
WTH/Thermo-Floor in Engeland
Midlands Regional OfficeLeicestershire
Wie zijn wij ?
• Sinds 1986 • 150 medewerkers• 35 miljoen omzet
Beweegredenen 20/20
• Een efficiëntere doorloop van het Purchase to Pay proces.
• Reduceren van risico’s in het proces• Leveren van een bijdrage aan de
milieudoelstelling van ons bedrijf (carbon footprint)
Facts
Oude situatie
Oude situatie
Oude situatie
Oude proces (1)
Inboeken header
Ter beoordeling
Volledig boeken en stempelen factuur
Map “Nog te betalen
facturen”
Betaalbatch samenstellen
Oude proces (1)
Inboeken header
Ter beoordeling
Volledig boeken en stempelen factuur
Map “Nog te betalen
facturen”
Betaalbatch samenstellen
Oude proces (1)
Inboeken header
Ter beoordeling
Volledig boeken en stempelen factuur
Map “Nog te betalen
facturen”
Betaalbatch samenstellen
Betaalbatch
Oude proces (2)
Opzoeken van facturen in betaalbatch
Importeren betaalbatch in Electr.banking
Controle betaal batch en facturen door 1e
autorisator
Totaalcontrole door 2e autorisator
Afstempelen en archiveren betaalde
facturen
Huidige situatie
Scannen van de binnengekomen
facturen
OCR draaien
Invullen van ontbrekende gegevens
Ter autorisatie naar verantwoordelijke
Automatisch geboekt in ERP-systeem
Scannen binnengekomen factuur
Huidige situatie
Scannen van de binnengekomen
facturen
OCR draaien
Invullen van ontbrekende gegevens
Ter autorisatie naar verantwoordelijke
Automatisch geboekt in ERP-systeem
Invullen van ontbrekende informatie
Ter autorisatie naar verantwoordelijke
Huidige situatie (2)
Selectie te betalen facturen
Export naar 20-20Vision en
Electronic Banking
Controle betaal batch en facturen door 1e
autorisator
Totaalcontrole door 2e autorisator
Autorisatie in Electronic Banking
Betaalbatch
Betaalbatch
Controle betalingen
Voordelen
Oude Situatie
• Alle informatie moet opgezocht worden
• Facturen regelmatig kwijt• Meerdere malen archiveren• Ingewikkelde facturen stroom • AO/IC vraagt veel aandacht• Tijdrovend autorisatie proces• Centraal papieren archief dus
veel loopwerk
Huidige Situatie
• Veel informatie automatisch door OCR
• Nooit facturen kwijt• Veel inzicht in nog te verwerken
facturen• Automatische factuur stroom
door goedkeuren / afkeuren / doorsturen
• AO / IC grotendeels onder controle via software
• Elektronisch archief overal vandaan opvraagbaar
Dank voor uw aandacht
Vragen?