Download - 2. Materi Pedoman Pemetaan Bisnis Proses
Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata LaksanaJakarta, Mei 2016
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
Pedoman
Pemetaan Bisnis Proses
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
KELEMBAGAAN01
KETATALAKSANAAN03
KEPEGAWAIAN02
PENGAWASAN04
Perpres81/2010
Perpres7/2015
Perpres83/2015
PermenPAN12/2011
PermenPANRB35/2012
UU 30/2014 DASAR HUKUM
• UU 30/2014: Administrasi Pemerintahan
• Perpres 81/2010: Grand Design Reformasi Birokrasi
• Keppres 103/2001: Organisasi LPNK
• Keppres 110/2001: Eselon I BPOM
• PermenPAN 12/2011: Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)
• PermenPANRB 35/2012: Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI(Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019)
• MewujudkanBirokrasi yang Bersih danAkuntabel
• Birokrasi yang Efektif danEfisien
• Birokrasi yang MemilikiPelayananPublikBerkualitas
SASARAN
1 MENTAL APARATUR
2 KELEMBAGAAN
3 TATA LAKSANA
4 SDM APARATUR
5 AKUNTABILITAS
6 PENGAWASAN
7 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
8 PELAYANAN PUBLIK
AREA PERUBAHAN
PermenPANRB 11/2015
Staf/PembantuPemimpin
Pendukung
Pemimpin
Pengawas
Lini/Pelaksana
UNSUR ORGANISASI PADA KEMENTERIAN
menyelenggarakan dukungan yang
bersifat substantif kepada seluruh unsur
organisasi di lingkungan Kementerian untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran strategis Kementerian meliputi dan tidakterbatas pada tugas di bidang penelitian dan pengembangan, pengembangan sdm, dan pengelolaan data dan informasi.
menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian.
Menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidangnya, dengan bidang tugas merupakan sebagian tugas pokok Kementerian yng disesuaikan dengan tujuan dan sasaran strategis Kementerian.
Menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan Kementerian.
DEPUTIBIDANG PENGAWASAN
DAN PRODUK TERAPETIK DAN NARKOTIKA,
PSIKOTROPIKA DAN ZAT ADIKTIF
KEPALA
PUSAT PENGUJIAN OBAT DAN MAKANAN
NASIONAL
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN
OBAT TRADISIONAL, KOSMETIK DAN
PRODUK KOMPLIMEN
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN KEAMANAN PANGAN
DAN BAHAN BERBAHAYA
Keppres 110/2001
PUSAT PENYIDIKAN OBAT
DAN MAKANAN
PUSAT RISET OBAT DAN
MAKANAN
INSPEKTORAT
SEKRETARIATUTAMA
Ke
pe
mim
pin
an
Bu
daya
Ind
ividu
Manusia
Pro
ses B
isnis
Pro
ses
Pe
nge
mb
angan
Solu
si
Pro
ses
Op
erasion
al
Proses
Hard
ware
Softw
are
Teknologi
Infrastruktur Organisasi
Koordinasi antar unit organisasi di tingkat Kementerian/Lembaga/Pemda belum berjalan maksimal
Unit organisasi masih belum memperhatikan keterkaitan proses dengan unit organisasi lainnya
Kebijakan yang ada saat ini belum memadai dan masih menimbulkan perbedaan persepsi dalam pelaksanaannya
Penataan kelembagaan menghasilkan unit-unit organisasi yang didalamnya memuat tugas dan fungsi
Supaya unit organisasi dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif, maka perlu diikuti dengan pemetaan business process
Business process (ketatalaksanaan) adl sekumpulan aktivitas kerja terstruktur & slg terkait yang menghslkan keluaran yg sesuai dg kebutuhan pengguna (Permenpan No 12/2011)
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
NASIONAL
• Bisnis Proses Antar Pusat dan Daerah
PUSAT/DAERAH
• Bisnis Proses antar Kementerian, Lembaga dan Daerah
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PROV/KAB/KOTA
• Bisnis Proses antar Unit Eselon I pada Kementerian/ Lembaga atau Bisnis Proses antar SKPD
UNIT ESELON I/SKPD
• Bisnis Proses antar unit eselon II ke bawah pada Unit Eselon I atau Bisnis Proses pada SKPD
LEVEL 1
LEVEL 2
LEVEL 3
LEVEL 4
PROSES BISNIS
Kebijakan
Teknologi Informasi
Sumber Daya
Manusia
FasilitasAktivitas
Struktur Organisasi
Motivasi
ORGANISASI BPOM
I
N
P
U
T
O
U
T
P
U
T
Ciptakan Nilai atau
Value
Pencapaian Tujuan dan Sasaran Organisasi
Proses
Kemenag sebagai Institusi “stand-
alone”
Kemenag sebagai “sub-system”
pembangunan
RUANG LINGKUP
Adalah seluruh proses dalampenyusunan Peta Bisnis Proses padaK/L/D.
RUANG LINGKUP PENGATURAN
Penyusunan peta bisnis proses di seluruhK/L/D dilakukan dengan melibatkanseluruh elemen organisasi yang aktif ikutserta dalam pencapaian visi danpelaksanaan misi organisasi
RUANG LINGKUP PELAKSANAAN
PEDOMAN
TAHAPAN KERJA PENYUSUNAN
BISNIS PROSES
Persiapan dan Perencanaan (Planning & Preparation)
Pengembangan (Development)
1
2
3
4
Penerapan (Implementation)
Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation)
• Lakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencanakerja tahunan, visi, misi dan sasaran K/L/D sehingga dapatdiketahui aktivitas (proses kerja) di K/L/D
• Kategorikan proses kerja dalam kelompok (folder kegiatan)
PRINSIP
• Pengelompokan dilakukan berdasarkan kegiatan bukanberdasar unit kerja/struktur organisasi
• Pengelompokan berdasarkan kesepakatan cara pandang
• Semakin sederhana semakin baik
TAHAP PERSIAPAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (1)
a. Identifikasikan ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan berdasarkan mandat dari visi, misi dan tujuan.
b. Analisis sasaran strategis dalam Renstra dan dijabarkan menjadi daftar kegiatan.
c. Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja menjadi peta bisnis proses.
d. Buatlah kelompok-kelompok kegiatan tsb dalam bentuk kotak-kotak di dalam peta proses, lalu berikan identitas proses tsb berupa nomor dan nama proses (bukan nama unit kerja).
e. Kelompok kegiatan dalam peta proses / peta bisnis proses tsb dihubungkan dengan garis input dan outputnya, sehingga terlihat hubungan antar proses dalam lingkup suatu badanpemerintahan.
f. Setiap kelompok peta bisnis proses diuraikan dalam petasubproses.
TAHAP PENGEMBANGAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (2)
g. Menggambarkan peta sub proses adalah identik dengan membuat subfolder dalam satu folder proses, dimana setiap kotak proses didetailkan dalam kotak-kotak subproses dalam lingkup proses tsb.
h. Setiap kotak sub proses yang dihasilkan diberi identitas yang sistematismengikuti tata cara yang telah ditentukan dalam format penomoran dalampanduan ini berupa nomor dan nama proses.
i. Setiap peta subproses menjadi dasar untuk menyusun peta lintas fungsi (cross functional) yang menggambarkan rangkaian kerja suatu proses beserta unit kerja pelaksana.
j. Untuk dapat membuat peta lintas fungsi yang jelas, maka diperlukan peta hubungan (relationship map) yang menggambarkan pelaku sesuai struktur organisasi untuk setiap subproses yang ada.
k. Berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP makro dapat dibuat dengan rincian siapa, melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria yang harus dipenuhi, dan mutu baku.
TAHAP PENGEMBANGAN
TAHAPAN PEMETAAN
Sebuah pengelompokkan aktivitas yang logis dalam satu rangkaian alur kerja / proses tertentu
Serangkaian aktivitas yang dilakukan lintasunit kerja dalam satu sub proses tertentu.
Langkah-langkah rinci dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan dalam satu unit kerja.
Sub Proses
Proses
Langkah kerja
Aktivitas
Keseluruhan rangkaian alur kerja yang salingberhubungan dalam rangka menciptakan nilaitambah kepada stakeholder
SOP Mikro
SOP Makro
TAHAP PENGEMBANGAN
LANGKAH PENYUSUNAN BISNIS PROSESTAHAP PENGEMBANGAN
PETA BISNIS PROSES KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
PAN-01Penyusunan
Regulasi PAN-RB
PAN-02Penataan dan
Pembinaan SDM Aparatur
PAN-03Pengelolaan
Akuntabilitas dan Pengawasan
PAN-04Penataan
Kelembagaan Pemerintah
PAN-05Penataan tata
Laksana Pemerintah
PAN-06Peningkatan
Pelayanan Publik
PAN-07Teknologi
Komunikasi dan Informasi
PAN-08Pengelolaan Sistem
Manajemen dan pengawasan
PAN-09Pelayanan Informasi
dan Publikasi
PAN-10Pengelolaan
Administrasi dan Umum
PAN-11Pengelolaan SDM
dan ORTALA KEMENPANRB
PAN-12Layanan Hukum
PAN-13Pengelolaan Kinerja
dan Anggaran
Proses Utama
Proses Pendukung
Proses Perencanaan
Kementrian / Lembaga
Kementrian / Lembaga
Peraturan Perundangan
Dukungan SDM
Dukungan SDMDukungan SDM
Kinerja & Anggaran
Dukungan SDM
Dukungan SDM
Kinerja & Anggaran
Distribusi Ortala
Dokumentasi
Publikasi Undang – undang
Kinerja & Anggaran
Peraturan Pemerintah
Tata laksana
Permintaan layanan informasi
DokumentasiDokumentasi
Pengawasan
Publikasi
Permintaan Dukungan SDM
Dukungan SDM
Title
Men
teri
Depu
ti SD
MSE
SMEN
Kepa
la B
iro SD
M &
&U
mum
Ka
bag
SDM
OKA
SUBA
G Pe
renc
anaa
n &
Pe
ngem
bang
an
Phase
Analisa Kebutuhan dan Jumlah pegawai
Pengajuan Formasi
Proses Penerimaan dan Seleksi
Pengesahan Jumlah Formasi
Persetujuan Jumlah Formasi
PAN-01 PENYUSUNAN REGULASI PAN-RB
PAN-01.01
Kepesertaan Pembahasan Harmonisasi Peraturan Perundang-undangan
PAN-01.02
Penyusunan UU
PAN-01.03
Penyusunan Peraturan Pelaksanaan
PAN-01.04
Penyusunan Peraturan dan
Keputusan Menteri
PAN-01.05
Penyusunan Surat Edaran Menteri
PAN-10Pengelolaan
Administrasi dan Umum
Kementrian / Lembaga
Dokumentasi
Undang-undang
PAN-11Pengelolaan SDM
dan ORTALA KEMENPANRB
Distribusi ORTALA
PAN-07Teknologi
Komunikasi dan Informasi
Publikasi
Peraturan / Keputusan Menteri
PAN-09Pelayanan Informasi
dan Publikasi
Publikasi
Draft UU
Undang – Undang
Peraturan Menteri
Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN
Identifikasi proses
3
2
1
Gambar Peta Bisnis Proses
Finalisasi Peta Bisnis Proses
PETA TATA LAKSANA KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
PAN-01Penyusunan
Regulasi PAN-RB
PAN-02Penataan dan
Pembinaan SDM Aparatur
PAN-03Pengelolaan
Akuntabilitas dan Pengawasan
PAN-04Penataan
Kelembagaan Pemerintah
PAN-05Penataan tata
Laksana Pemerintah
PAN-06Peningkatan
Pelayanan Publik
PAN-07Teknologi
Komunikasi dan Informasi
PAN-08Pengelolaan Sistem
Manajemen dan pengawasan
PAN-09Pelayanan Informasi
dan Publikasi
PAN-10Pengelolaan
Administrasi dan Umum
PAN-11Pengelolaan SDM
dan ORTALA KEMENPANRB
PAN-12Layanan Hukum
PAN-13Pengelolaan Kinerja
dan Anggaran
Proses Utama
Proses Pendukung
Proses Perencanaan
Kementrian / Lembaga
Kementrian / Lembaga
Peraturan Perundangan
Dukungan SDM
Dukungan SDMDukungan SDM
Kinerja & Anggaran
Dukungan SDM
Dukungan SDM
Kinerja & Anggaran
Distribusi Ortala
Dokumentasi
Publikasi Undang – undang
Kinerja & Anggaran
Peraturan Pemerintah
Tata laksana
Permintaan layanan informasi
Dokumentasi
Dokumentasi
Pengawasan
Publikasi
Permintaan Dukungan SDM
Dukungan SDM
Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN
Sub Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN
Identifikasi sub proses
3
2
1
Harmonisasi peta proses dan
peta sub proses
Finalisasi Peta Sub Bisnis Proses
Sub Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN
PAN-11 PENGELOLAAN SDM DAN ORTALA KEMENPANRB
PAN-11.01
Perencanaan dan Pengadaan SDM
PAN-11.02
Pembinaan dan Pengembangan SDM
PAN-11.03
Administrasi dan Informasi Kepegawaian
PAN-11.04
Pengembangan Standar Kompetensi
PAN-11.05
Ortala
PAN-02Penataan dan
Pembinaan SDM Aparatur
Penerimaan dan seleksi
Pengembangan SDM
Administrasi Kepegawaian
Pelatihan Pengembangan & pelatihan
PAN-01Penyusunan
Regulasi PAN-RB
Distribusi Ortala
Relationship MapTAHAP PENGEMBANGAN
Masukkan unit kerja yang
terlibat
3
2
1
Menuliskan setiap unit kerja
yang terlibat
Finalisasi
Relationship MapTAHAP PENGEMBANGAN
DIT. METROLOGI
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
BIRO HUKUM
ROGANPEG
PPMB
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPKUNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
MOT-01PENGELOLAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
DIT. STANDARDISASI
MOT-02STANDARISASI DAN PERLINDUNGAN KONSUMEN
DIT. WASBARJAS
DIT FAS EKSIM PPMB
DIT. BINUS DIT. METROLOGI
DIT PERLINDUNGAN
KONSUMEN
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
ITJEN IV
DIT IMPOR PUSDATIN
UPT METROLOGI
LEGAL
UNIT-UNIT ES. II TERKAIT
MOT-03MENJAGA KETERSEDIAAN BAHAN POKOK & PENGUATAN
JARINGAN DISTRIBUSI NASIONAL
DIT IMPOR DIT. BAPOKSTRA
PUSAT HUMAS DIT. METROLOGI
DIT. WASBARJASDIT.
DKM & PDN
DIT. LOG DIS SET DITJEN PDN
MOT-05PERBAIKAN IKLIM USAHA PERDAGANGAN
DEKINTAM DEKTAN
DIT. IMPOR PUSDATIN
BIRO HUKUM PUSDIKLATDAG
UNIT-UNIT ESELON II DITJEN PEN
DIT. DKM & PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
DIT. EKSPOR
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTIDIT. KS BILATERAL
DIT FAS EKSIM SET DITJEN DAGLU
DIT. KS ASEAN PPMB
DIT. WASBARJAS
MOT-06PENGEMBANGAN AKSES PASAR
PUSDAPI BIRO HUKUM
DIT FAS EKSIM
DEKINTAM DEKTAN
DIT. IMPOR
DIT. PENGAMANAN
PERDAGANGANDIT. BINUS
DIT. KPE
DIT. P2IE
PUSDATIN
PUSKA KSPI
PUSKA PDN
MOT-04PENINGKATAN EKSPOR NON MIGAS
SET. DITJEN PEN DIT. P2C
DIT. KPE DIT. P2EKRE
DIT. P2IEUNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
DIT. DKM & PDN
PUSAT HUMAS PUSDATIN
PUSDAPIDIT. PENGAMANAN
PERDAGANGAN
PPMBUNIT-UNIT ES. II
TERKAIT
MOT-07TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
PUSDATIN
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
MOT-09RISET DAN PENGEMBANGAN
PUSDATIN
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
PUSKA PDNUNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
PUSKA DAGLU PUSKA KSPI
SET. BP2KP
MOT-08PELAYANAN INFORMASI DAN PUBLIKASI
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
PUSAT HUMAS
MOT-10PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN UMUM
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
BIRO UMUM BIRO KEUANGAN
MOT-12LAYANAN HUKUM
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
BIRO HUKUM - SETJEN
PUSDAPI
MOT-11PENGELOLAAN SDM
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLU
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
ROGANPEG PUSDIKLATDAG
PPMB
ROKUM DIT. METROLOGI
BBPPEI
MOT-13PENGELOLAAN RENCANA & ANGGARAN
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLUUNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
ROREN BIRO KEUANGAN
MOT-14PENATAAN ORGANISASI
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLUUNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
UNIT-UNIT ES. II BP2KP
UNIT-UNIT ES. II ITJEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
ROGANPEG
UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PDN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN DAGLUUNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II
DITJEN KPI
PUSDATIN UNIT-UNIT ES. II
DITJEN SPK
UNIT-UNIT ES. II SETJEN
ROREN PUSHAKA
BIRO HUKUM
ROGANPEG PUSKA PDN PUSKA DAGLU PUSKA KSPI INSPEKTORAT I INSPEKTORAT II
INSPEKTORAT III
INSPEKTORAT IV
MOT-15PENGELOLAAN DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN
DUKU
NGAN
TIK
DUKU
NGAN
TIK
DUKU
NGAN
TIK
DUKU
NGAN
SDM
DUKU
NGAN
SDM
DUKU
NGAN
SDM
DUKU
NGAN
TIK
DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI
DUKU
NGAN
INFO
RMAS
I & SO
SIAL
ISAS
IDU
KUNG
AN IN
FORM
ASI &
SOSI
ALIS
ASI
DUKU
NGAN
ADM
INIS
TRAS
I & U
MUM
DUKU
NGAN
ADM
INIS
TRAS
I & U
MUM
DUKU
NGAN
ADM
INIS
TRAS
I & U
MUM
DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN
DUKU
NGAN
REN
CANA
& A
NGGA
RAN
DUKU
NGAN
REN
CANA
& A
NGGA
RAN
DUKU
NGAN
KEL
EMBA
GAAN
& ST
RATE
GIDU
KUNG
AN K
ELEM
BAGA
AN &
STRA
TEGI
DUKU
NGAN
KEL
EMBA
GAAN
& ST
RATE
GIDU
KUNG
AN K
ELEM
BAGA
AN &
STRA
TEGI
DUKU
NGAN
KEL
EMBA
GAAN
& ST
RATE
GI
DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN
DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN
DUKU
NGAN
PEN
GKAJ
IAN
KEBI
JAKA
N
PENG
AWAS
AN IN
TERN
ALPE
NGAW
ASAN
INTE
RNAL
PENG
AWAS
AN IN
TERN
AL
DUKU
NGAN
PEN
GKAJ
IAN
KEBI
JAKA
N
REGULASI & STANDAR
REGU
LASI
& ST
ANDA
RRE
GULA
SI &
STAN
DAR
REKO
MEN
DASI
IMPO
R
REGULASI & STANDAR
PEMERINTAH
UNDANG-UNDANG PERATURAN STANDAR
PELAKU USAHA
PENGAJUAN BANTUAN, PENGADUAN, PERMINTAAN INFORMASI
MASYARAKAT
PENGADUAN, PERMINTAAN INFORMASI
PEMERINTAH
LAPORAN
PELAKU USAHA
MASYARAKAT
SURAT IJIN BANTUAN/ BIMBINGAN PENGAWASAN INFORMASI
INFORMASI, PERLINDUNGAN KONSUMEN
RELATIONSHIP MAP
Cross Functional MapTAHAP PENGEMBANGAN
Gambarkan garis horisontal yang menunjukkan fungsi yang terlibat
3
2
1
Beri nama tiap fungsi yang terlibat
Identifikasi langkah kerja
4Berikan keterangan bagi semua masukan dan keluaran
5 Finalisasi
Cross Functional MapTAHAP PENGEMBANGAN
PAN-01.02.CFM.01 Penyusunan UU
Perg
urua
n Ti
nggi
/Pa
kar
Biro
Huk
umAS
DEP
Terk
aitK/
L Ter
kait
Depu
ti Te
rkait
SESM
ENM
ente
ri PA
N RB
Penyusunan Naskah
Akademis
Pembahasan Naskah
Akademis
Penyusunan RUU
Pembahasan RUU dengan Stake Holder
Draft Final RUU
Pengajuan Usulan RUU
ke Baleg DPR RI
Pembahasan RUU dengan
DPR
Pembahasan dengan DPR
Pembahasan dengan PANJA
Format SOP Makro dan SOP Mikrodapat mengikuti Peraturan MenteriPAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012
tentang Pedoman PenyusunanStandar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan
SOP Makro dan SOP Mikro
TAHAP PENGEMBANGAN
TAHAP PENERAPAN
Pengendalian dokumen terkait implementasi sistem ketatalaksanaan organisasimeliputi :
a. Pengesahan Dokumen
• Keseluruhan dokumen yang dihasilkan dalam sistem ketatalaksanaan organisasiperlu mendapatkan pengesahan sebelum diterbitkan dan diterapkan.
• Pengesahan dokumen level A dan B dilakukan oleh pimpinan badanpemerintahan.
• Pengesahan dokumen level C dan D diatur terpisah sesuai dengan kebutuhanorganisasi dan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
b. Pendistribusian dokumen
• Pendistribusian dokumen dilakukan melalui hard copy dan soft copy. Tata carapendistribusian perlu diatur dalam SOP Makro tersendiri untuk menjaminpihak-pihak yang berkepentingan dengan penerapan sistem ketatalaksanaanorganisasi mendapatkan dokumen secara akurat.
• Unit kerja pengendali perlu menyimpan 1 set dokumen induk sebagai masterfile dari sistem ketatalaksanaan organisasi.
TAHAP PENERAPAN
c. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Dokumen
• Semua unit kerja menempatkan dokumen pada area kerja yang mudahdilihat, dicari, dan dibaca oleh pengguna.
• Bila terjadi perubahan dokumen, unit pengendali wajib menarik dokumenyang tidak berlaku dan mengupdate dengan dokumen yang terbaru.
d. Perubahan Dokumen
• Perubahan Dokumen sistem bisnis proses organisasi dapat dilakukan karenaadanya perubahan tugas pokok dan fungsi, dan/atau perubahan strategidan kebijakan badan pemerintahan.
• Perubahan Dokumen sistem ketatalaksanaan organisasi dapat berasal atasinisiatif perubahan yang datang dari unit kerja.
• Dokumen yang telah diubah harus mendapatkan pengesahan ulangsebelum diterbitkan.
TAHAP PEMANTAUAN &
EVALUASI
a. Merencanakan dan mempersiapkan aktivitas audit
pembentukan tim audit dan penentuan ketua tim audit, penyusunan jadwal audit,peranan dan alokasi masing-masing tim audit, beserta dengan tujuan audit, ruanglingkup, metode audit, kriteria audit dan dokumen-dokumen referensi.
b. Pelaksanaan aktivitas audit
Metode yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi adalah dengan:
• Interview;
• Observasi; dan
• Review dokumen.
c. Pelaporan audit
Pelaporan audit sekurang-kurangnya mencakup:
• Tujuan audit;
• Ruang lingkup;
• Temuan audit beserta dengan bukti; dan
• Kesimpulan audit.
d. Melaksanakan follow-up auditPerlu dilakukan untuk memastikan perbaikan atau pun tindakan korektif dan preventif yang telahdilakukan
LANGKAH MELAKSANAKAN AUDIT
• Perlu dilakukan pemetaan rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran BPOM sehingga dapat diketahui aktivitas (proses kerja
• Optimalisasi penyusunan dan pelaksanaan Bisnis Proses pada BPOM untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi
REKOMENDASI