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Marco general de la elaboración de proyectos Identificación del problema
Luz Stella Gómez Ochoa
ACUERDOS PARA EL TRABAJO
Celulares en silencioEscuchar la opinión de los demásParticipación activaRespetar el uso de la palabraPermanecer durante todo el tallerEstar atentos a las explicaciones y tomar nota
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es toda idea que pretenda desarrollarse con el propósito de lograr objetivos determinados y para lo cual es necesaria la asignación de recursos (tiempo, dinero, tecnología, recursos humanos, etc.)
¿Qué es un proyecto?
Es la intención organizada de transformar una situación actual insatisfactoria en una situación futura deseada.Un conjunto de recursos y actividades relacionadas y coordinadas que, ejecutadas por un equipo humano definido, intenta alcanzar metas y resolver problemas o necesidades de una población concreta en un tiempo determinado y con un financiamiento específico.
Si se interviene con un proyecto
REALIDAD 3 situación mejorada
REALIDAD 1
SI NO SE HACE NADA
REALIDAD 2Se empeora la
situación
QUE RESUELVE??
Funciones que facilitan el proceso de gestión y diseño de un proyecto
La comunicaciónLa toma de decisionesEl liderazgo
ComponentesComponentes
IntencionalidadIntencionalidad DecisionesDecisionesLa La informacióninformación
Intencionalidad
Es la esencia del proyecto (lo que se quiere lograr).Es subjetiva (no todos ven el proyecto como tu lo ves).Su naturaleza es variable y dinámica (necesidades pueden cambiar).Se centra en la solución de problemasEsta expuesta a conflictos (intereses)Ojala sea pactada (apoyos)En relación con la visión, la misión, los propósitos y los objetivos de un grupo, corporación y/o instituciónTener en cuenta las necesidades, las expectativas de los beneficiarios.
La información
Conocer el problema, el contexto, los beneficiarios, las opciones de soluciónSaber priorizar los problemas y establecer relaciones entre causas y consecuenciasInformarse sobre los factores propios de la solución: Métodos exitosos, facilitadores, opositores, costos, posibilidades, respaldos, requerimientos, etc.
Las decisiones
Elección de una ruta, una opción, es escoger y renunciar.Armonizar con la intencionalidadLa calidad de la decisión depende de la información, del respaldo social, la motivación y compromiso del equipo ejecutor.
CICLO DEL PROYECTO
Identificación
Análisis de Involucrados
Análisis de Problemas
Análisis de Objetivos
Análisis de Alternativas
Programación
Diseño
y
form
ulació
n Matriz dePlanificación
Planif. deActividades
Programación de recursos
ViabilidadDocumento del proyecto
Negociación
Financiación
Ejecución y seguimiento
Plan de ejecución
Sistema de Información
Actuacionesde seguimiento
Evalu
ación
Viabilidad
Impacto
Eficacia
Pertinencia
Eficiencia
Etapas de la gestión de un proyecto
1. Identificación: determinar cual es el problema que se quiere resolver, la nueva situación que queremos alcanzar, a quienes afecta y cómo vamos a hacerlo.
2. Diseño: Especificar y organizar los productos obtenidos en el proceso de identificación y presentarlos de manera clara y coherente.
3. Ejecución: Llevar a cabo lo que se ha previsto en el documento de formulación.
4. Monitoreo y evaluación: Evaluar la marcha del proyecto, introducir cambios, hacer recomendaciones.
Tipos de proyectos
Inversión social: Resolver problemas social. Mejorar calidad de vida.
Investigación: Generar conocimiento.
Inversión tecnológica: Desarrollo tecnológico.
Desarrollo administrativo: Mejorar procesos de una organización.
Inversión física Ampliar, mejorar, desarrollar edificaciones, instalaciones o equipos
Para identificar el problema
Caracterizar la situación actual y decir las condiciones en las que se está presentando.Definir la población afectada: #, características.Describir la región en que se ubica la población.Delimitar la población objetivo.Presentar otras situaciones: condiciones sociales particulares, ambientales, gestión. Aspectos técnicos específicos.Listar los problemas y graficarlos en un árbol de problemas.
Análisis de problemasRecomendaciones
Formular el problema como un estado negativo.Escribir cada problema en forma independiente: No mezclar dos problemas en uno.Identificar problemas existentes, no los posibles, ficticios o futuros.Un problema NO es la ausencia de la solución, sino un estado existente negativo.
Ejemplo: Incorrecto: No hay pesticidas.Correcto: La cosecha es destruida por
plagas.
Análisis de problemas
Identificar todos los problemas importantesIdentificar el problema focalIdentificar causas directas ¿por qué?Identificar causas de las causasDeterminar efectos que se derivan del problema focalElaborar esquema- causa efectoDibujar el árbol
ARBOL DE PROBLEMAS Relación causa - efecto
No hay cultura Ciudadana
Para la conservación Limpia de la
ciudad
No hay mecanismos de divulgación del
servicio y de promoción del aseo
Carros recolectores insuficientes
No se conocen las necesidades de aseo de la población por sectores de
la ciudad
Las canecas de basura son
insuficientes en las calles y
lugares públicos
InadecuadaDistribución
De carrosRecolectores de
basura
La tecnología utilizada para la recolección de
basura es obsoleta
El personal de la empresa está
desmotivado
Baja Capacidad De Los
Empleados De La Empresa De
Servicios
Los peatones tiran basura en las calles
Desorganización en la empresa de servicios
Los empleados de la empresa de servicios no realizan su
trabajo
Hay basura acumulada en las calles
Hay epidemias en la población por la acumulación de basuras
Hay mala salud en la población
Se tapan las alcantarillas
Ciudad tiene imagen de suciedad
Caracterización de la población
Identificar agentes sociales
Analizar particularidades de cada colectivo
Caracterizar y analizar agentes identificados (análisis de implicados, análisis de vulnerabilidad)
Selección del colectivo beneficiario
Elaborar tabla de participantes
Tabla de participantesBeneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
Excluidos/ Neutrales
Perjudicados/ Oponentes Potenciales
Análisis de Objetivos
Describir la situación hipotética que se alcanzaría en el momento que se solucionasen todas las situaciones negativas anterioresDejar planteadas las diferentes estrategias posibles que conducen a la resolución del problema central Convertir situaciones negativas existentes en estados positivos alcanzados.
La apariencia deFACILITAR
DESARROLLOURBANO
HACERM ANTENIM IENTO
REGU LAR ALAS ALCANTARILLAS
EVITA R QUELOS PEATONESTIREN BASURASEN LAS CALLES
LLEVAR A CABOUNA DISTRIBUCIÓN
EFECTIVA DE CARROSRECOLECTORES
RESPONDER A LASNECESIDADES DE ASEO
DE LA POBLACIÓN DESECTORES DE LA C IUDAD
LOGRAR EFICIENCIA ENLA DISTRIBUCIÓN DE
CARROS RECOLECTORESDE BASURAS
ESTABLECER S ISTEM ASM ODERNOS DE
LA RECOLECC IÓNDE BASURA
OPTIM IZARLA O RG AN IZACIÓN
DE LA EM PRESA D ESERVICIOS PÚBLICOS
INCREM ENTARLA CAPACIDAD DE
LOS EM PLEADOS DE LAEM PRESA DE SERVIC IOS
ERRADICA RLA BASURA
ACUM ULADAEN LAS CALLES
EVITAR EPIDEM IAS ENLA POBLACIÓN PORLA ACUM ULACIÓN
DE BASURAS
M EJORAR LA SALUDDE LA POBLACIÓN
ARBOL DEOBJETIVOS
Relaciónmedios - fines
Objetivo general: Es la situación deseable a la que contribuirá el proyecto, en forma global y abarcadora.
Condiciones:
Coherente con los principios y las políticas de desarrollo del país.
Expresado en términos verificables.Referencia el cambio que experimentará el sectorEs un único objetivo.
Objetivos
Ofrecer calidad de servicios a los clientes de un servicio.Satisfacer las necesidades básicas de un colectivo.Mejorar la calidad de vida de los participantes del programa.Formar deportistas de alto rendimiento en atletismo.
Ejemplos
Objetivo Específico: Expresa anticipadamente lo queespera conseguir el proyecto
Condiciones: Incluya al grupo de beneficiariosConsecuencia de los resultados y que contribuya al
objetivo generalRealista y VerificableSe formula como estado alcanzado
Erradicar Basura acumulada en las calles.Capacitar a mujeres cabezas de familia.Reducir el fracaso escolar.Estructurar los programas de entrenamiento deportivo.Capacitar a los docentes en metodogías de ensenanza.
Ejemplos
Análisis de AlternativasRealizar una comparación entre los diferentes “raíces” de medios-fines que pueden constituir una estrategia de intervención de desarrolloToma de decisión acerca de lo que efectivamente se va a hacer. Valorar alternativas de acuerdo a ciertos criterios.Decidir sobre la estrategia que constituirá la base del futuro diseño del proyecto.
A L T E R N A T I V A S C R I T E R I O S
A L T E R N A T I V A 1
A L T E R N A T I V A 2
A L T E R N A T I V A 3
A L T E R N A T I V A 4
A L T E R N A T I V A 5
A L T E R N A T I V A 6
R E C U R S O S D I S P O N I B L E S M A T E R I A L E S
R E C U R S O S D I S P O N I B L E S T É C N I C O S / H U M A N O S
T I E M P O
C O N C E N T R A C I Ó N E N G R U P O S D E B E N E F I C I A R I O S
A D E C U A C I Ó N A P R I O R I D A D E S
I N E X I S T E N C I A D E R I E S G O S
I M P A C T O
V I A B I L I D A D
T O T A L
Análisis de Alternativas
Resultados: Medios que permitirán alcanzar el objetivo especifico. Productos entregables durante la ejecución del proyecto o producidos por la Intervención.Condiciones:
Concretos y mediblesConsecuencia de las actividadesContribuye a consecución del objetivo especifico
Metas - Resultados
Ejemplos de resultadosCartillas publicadas.Créditos otorgados.Empleos creados.Semillas de alto rendimiento sembradas.Una planta de producción de X instalada.Bibliotecas escolares dotadas.Seminarios realizados.Documento de diseño terminado.
Dentro del contexto de la gestión estratégica, es un mecanismo cuantitativo que permite medir el nivel de logro de un objetivo. Por lo tanto ayuda a identificar de una manera rápida y comprensible donde existen desviaciones significativas y que tiene que hacer para solucionarlas y mejorarlas.
¿¿QUE ES UN INDICADOR?QUE ES UN INDICADOR?
INDICADORESINDICADORES
Sirven para el seguimiento del proyecto.Deben ser medibles y verificables: Se recomienda iniciar con una variable de medida: Número, porcentaje, kilómetros, litros, M3.Expresan la cantidad, calidad, tiempo y lugar para medir el resultado.– CANTIDAD: Cuánto ?– CALIDAD: Cuan positivo ?– TIEMPO: Cuándo ?– LUGAR: Dónde ?
Medir lo que realmente valora el cliente.
Medir lo que es importante y no lo que es fácil de medir.
Asegurar que el sistema de evaluación del proyecto este alineado con los objetivos.
Tomar decisiones basados tanto en información cuantitativa como en cualitativa.
FACTORES CRITICOS DE EXITOFACTORES CRITICOS DE EXITOSistemas de Medición
• DE CANTIDAD: Kms. de carretera terminada.• DE CALIDAD: Cambio de comportamiento de la población
frente a la limpieza de la ciudad.• DE TIEMPO: Terminar en septiembre de 1996 el diseño del
manual de uso de plaguicidas.INDICADOR CON LAS TRES CONDICIONES:Número de egresados del curso que han conseguido empleo fijo
en septiembre de 1996, en Lérida..• CANTIDAD: Número de egresados del curso.• CALIDAD: Que han conseguido empleos fijos.• TIEMPO: En septiembre de 1996.• LUGAR: En Lérida.
Ejemplos
Indicadores
De Resultado: Indicadores que miden si se esta obteniendo los resultados o efectos esperados luego de ejecutar la acciones asociadas a los objetivos correspondientes.
(Guías): Indicadores que provienen de los elementos que tienen que ser controlados dentro de las operaciones de la organización para asegurar que se obtendrán los resultados esperados en los indicadores de resultado del objetivo estratégico en referencia.(Se definen en función del objetivo)
Balanced ScorecardBalanced ScorecardCLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORESCLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES
IndicadoIndicadores deres de ResultadoResultadoMide el resultado final
IndicadoIndicadores res GuíaGuía
Sinónimos: impulsores o apalancadoresSu control es indispensable para asegurar el cumplimiento de los indicadores de resultadoPor lo tanto se definen bajo la hipótesis y lógica de causa - efecto Los indicadores de guía son alertas que se utilizan antes de terminado el periodo de evaluación para tener mayor control sobre el indicador de resultado.
• Cuantitativo: Es un indicador cuya escala de medición es una escala numérica
• Cualitativo: Es un indicador que traduce un conjunto de hechos cualitativos en una escala de medición que permite establecer relaciones y comparaciones
Balanced ScorecardBalanced ScorecardCLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORESCLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES
Clase de Indicador Cómo clasificamos al indicador dentro de la Arquitectura Organizacional de la Organización. (Objetivos, Procesos, etc.)
Nombre del Indicador Nombre del Indicador
Descripción Descripción detalallada del indicadorComportamiento deseado.
Frecuencia Frecuencia de medición (diária, semanal, quincenal, mensual,….)
Unidad de Medida Unidad en la que será medido el indicadorNaturaleza del Indicador
Indicador Cuantitativo (simple, formula) o cualitativo (ordinal nominal), sumatoria, promedio
Series de TiempoCuáles series de tiempo serán tomadas para medir y controlar al indicador, presupuesto, meta, mínimos, máximos, etc. Por defecto debe existir el Real.
Atributos Asociados a los Atributos Asociados a los Indicadores Indicadores
DATOS BASICOSDATOS BASICOS
Fuente Indicar de dónde serán tomadas las mediciones del indicador
FormulaDescribe la composición de variables, o indicadores, así como la formula de cálculo que será aplicada para calcular el indicador
Atributos Asociados a los Atributos Asociados a los Indicadores Indicadores
DEFINICIONESDEFINICIONES
Atributos de los Indicadores (Responsables)
Quién define la meta
Rol o persona que define la meta del indicador
Quién logra la meta
Rol o persona que es resposable de ejecutar el indicador y lograr la meta
Quién hace el seguimiento
Rol o persona responsable de hacer el seguimiento del indicador
Ejemplos de fuentes de verificación
• INDICADOR
• % de incremento de las sentencias dictadas por los jueces penales.
• Tiempo promedio de los
procesos penales.
• FUENTE DE VERIFICACION
• Estadísticas mensuales de gestión de los juzgados.
• Estudios de Caso en juzgados seleccionados para determinar el tiempo promedio.
INDICADORES ESTAN RELACIONADOS CON RESULTADOS (Ejemplos)
RESULTADO• Los peatones utilizan las
canecas para botar la basura
___________________• Proporcionar trabajo a
mujeres cabeza de familia
INDICADOR• Actitudes de la ciudadanía frente al
uso de canecas. FV: Encuesta .• Canecas instaladas. FV: Informe proyecto.____________________• Número de mujeres con empleo. FV:
Informe proyecto.• % de aumento en el empleo de
mujeres. FV: DANE.
Indicadores de eficiencia:Indicadores de eficiencia:Tienen como misión valorar el uso racional de los recursos disponibles (Talento humano, insumos, infraestructura, recursos económicos) y esfuerzos dedicados a la consecución de los productos o servicios y alcanzar los objetivos. Entre estos se pueden encontrar los siguientes:
Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES”
CumplimientoCumplimiento: Relacionado con el cumplimiento a actividades, tareas o metas.Ejemplo: Cumplimiento del plan de auditorias
RecursosRecursos: Utilización de recursos humanos, físicos y financieros por unidad de producto o servicio.
Ejemplo: Número de trabajadores afiliados por asesor
TIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORES
TiempoTiempo: : Asociados a tiempos de respuesta
Si bien los tiempos son una medida de eficiencia, tiene gran Si bien los tiempos son una medida de eficiencia, tiene gran impacto en el cliente.impacto en el cliente.
EJEMPLOS DE INDICADORES EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIADE EFICIENCIA
Ejemplo 01:Expectativa del cliente: cita oportunoPromesa de servicio: cita a más tardar en 48 horasIndicador: % de demanda no atendida en el tiempo establecido
Ejemplo 02:Expectativa del cliente: asignación oportuna de un crédito Promesa de servicio: Asignación del crédito en cinco días hábilesIndicador: Oportunidad en la asignación de créditos(esta incluye los tiempos desde la entrega de solicitud hasta el desembolso del dinero)
Costo promedioCosto promedio: mide el promedio de los recursos utilizados por unidad de producto.
EJEMPLOS DE INDICADORES EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIADE EFICIENCIA
Ejemplo 01:En Educación: Costo promedio de formar un alumno en Educación Formal.
En Salud: Costo promedio de atención en salud (IPS)
Indicadores de eficacia:Indicadores de eficacia: Grado hasta el cual las salidas del proceso satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes.. Son hechos concretos, verificables, medibles y evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo. (Garzón 1994)
Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES”
Indicadores de ImpactoIndicadores de Impacto Indicadores ResultadoIndicadores Resultado Indicadores ProductoIndicadores Producto
TIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORES
Se pueden identificar al menos tres tipos de indicadoresde eficacia:
INDICADORES DE RESULTADO:INDICADORES DE RESULTADO:Relacionados con los logros a corto plazologros a corto plazo y las contribuciones del proyecto social a resolver directamente problemas y necesidades del grupo.
Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES”
TIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIA
Ejemplos: como indicadores de resultado podemos citar algunos Como:
CoberturasIngresos por servicios
INDICADORES DE IMPACTOINDICADORES DE IMPACTO:Relacionados con los logros a largo plazologros a largo plazo y las contribuciones de los proyectos y programas al cumplimiento de la misión u objetivo superior de la Institución.
Tomado del libro Evaluación de proyectos sociales – construcción de indicadores “Fundación FES”
TIPOS DE EFICACIATIPOS DE EFICACIA
INDICADORES DE PRODUCTO:INDICADORES DE PRODUCTO:Relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los componentes y actividades de cumplimiento de los propósitos establecidos en cada objetivo específico del proyecto social.
Como indicadores de producto podemos citar los siguientes:
Cumplimiento de características de calidad de los servicios y productos como oportunidad en la entrega, calidad de la información, Etc.Satisfacción de los clientes internos y externosReclamos de los clientes.