Download - Created Date 12/15/2013 3:47:38 PM
Lecfia 3Prelucrarea datelor
3.1 Operalii de ciutare, sortare gi filtrare
o Folosirea functiei de cAutare pentru gisirea uneiinregistriri
DacS o tabel5 contine foarte multe date, gdsirea unei informatii poate fi dificilS.in acest scop, aplicalia Microsoft Access pune la dispozilia utilizatorilor funclia Find(Gisire). Aceasti functie se gSsegte in tab-ul Home (Pornire), sectiunea Find (Gdsire)
6 Funclia Find (Gdsire) poate fi apelatd gi cu ajutorul combinaliei de taste Ctrl 5i F.
Pe ecran va fi afigati fereastra Find and Replace (Gdsire giinlocuire).
in caseta Find What (De cdutat) introduceli textul ciutat. Din lista derulantd Lookln (Privire in) alegeti unde doriti si se realizeze ciutarea: in c6mpul curent selectatsau in tot tabelul. Pentru pornirea cdutirii, se apasi butonul Find Next (Urmdtorulgisit).
: ;J*,-'-------l
Atunci cAnd este gdsitd o inregistrare corespunzdtoare, cSutarea este opriti gi
c6mpul respectiv apare evidenliat.
r Sortarea inregistrdrilor
O cerintS fundamentalS pentru o bazS de date este capacitatea de sortare rapidia inregistririlor astfelinc6t acestea si poatd fi afigate in ordinea doriti de utilizator.in mod prestabilit, programul Access afigeazd inregistririle ordonate in functrie de
cheia primarS.
Aveti posibilitatea sortdrii datelor dintr-un tabel, interogare, formular sau raportin functie de unul sau mai multe c6mpuri. Pentru a sorta un anumit c6mp al unei
tabele sau a unuiformularin ordine crescitoare sau descrescitoare, selectati c6mpul
dorit Si alegeti una din urmdtoarele douS posibilitdti:
40
1.
2.
in tab-ul Home (Pornire), secliunea Sort & Filter (Sortare & Filtrare), apisaligt .
butonul dorit: !'| Ascending pentru a sorta c6mpul in ordine crescdtoare gi
il sescenalnff pentru a sorta cdmpul in ordine descrescitoare
Executati click dreapta pe c6mpul selectat gi din meniul derulant apdrut alegetitipul de sortare dorit.
it2'I 2s{7 Atfr L
$l' ssrizt*sSortarea datelor de tip text
Sortarea datelor de tip numdr $t 5c,rt 5mallest t+ Largert
gt Sgrt Larg*stt* 5malleet
o Aplicarea unui filtru asupra unui tabel sau formular
O alti modalitate de regisire a anumitor date in cadrul unei tabele consti inaplicarea unui filtru asupra tabelei. Un filtru limiteazd vizualizarea datelor la
inregistriri specifice, fdrd a solicita modificarea proiectdrii tabelului respectiv. Astfel,la aplicarea unuifiltru, vizualizarea este actualizati pentru a afi5a numaiinregistririlecare respect5 criteriile stabilite de utilizator. Celelalte inregistrdri sunt ascunse p6nd
la eliminarea filtrului.Microsoft Access vi pune la dispozitie urmdtoarele tipuri de filtre:
- Filtre obignuite - pentru a filtra un c6mp pe baza unei valori sau unui interval de
valori.1. Deschideti tabelul in vizualizarea Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sau
formularul ?n una din vizualizdrile Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sau
Form View (Vizualizare Formular).2. Asigurali-vd cd vizualizarea nu este deja filtratS. Pentru aceasta, in bara de
selectare a inregistrdrilor, verificati cd este afigat textul Unfiltered (Nefiltrat) sau No
filter (Fdrd filtre).
-nx&4arca - iktasi*i_di:p. iCitu&f6Add .
Pe$geat$e$resk .. : 5': : ..
Audi 6
5 claeic
7 sport
I ciasic
9 sport
3 spsrl
4t
5! C*d_rnasin; . T,p_rnsfina - Marca -
. to1asini*d:sp . rC.*rfq f*cds'
5
6
5
t
Pentru a elimina toate filtrele unui anumit obiect, in fila Home (Pornire), ingrupul Sort & Filter (Sortare gi filtrare), executafi click pe butonul Toggle Filter
(comutare filtrare)f Toggle Filter .
3. Executa!i click oriunde in dreptul primului cdmp pe care doriti sd-l filtrati 5i, in fila
Home (Pornire), in grupul Sort & Filter (Sortare gi filtrare), apisati butonul Filter
(Filtru) rire'.
4. Din meniul derulant apdrut selectati tipul de filtrare dorit. Astfel,./ Pentru valori de tip text, se selecteazi optiunea Text Filters (Filtre Text) 5i se
alege varianta doritS,- Equals (Este egal cu) - afigeazd inregistrdrile egale cu o anumiti valoare
- Does not equal (Nu este egal cu) - afi5eazd inregistririle care sunt diferite de
o anumitS valoare- Begins with (incepe cu) - afigeazS inregistrdrile care incep cu anumiti valoare- Does not begin with (Nu incepe cu) - afigeazd inregistrSrile care nu incep cu o
anumiti valoare- Contains (Contine) - afigeazS inregistrdrile care conlin o anumitd valoare
- Does not contain (Nu contine) - afigeazS inregistrdrile care nu conlin oanumitd valoare
- Ends with (Se termind cu) - afigeazd inregistrSrile care se termini cu oanumiti valoare
- Does not end with (Nu se terminS cu)- afigeazd inregistrdrile care nu se
termini cu o anumiti valoare
42
Beqlnr $iih...
i:s€! ll-t Segin Y.iith...
acntgiii.,,
Snei N.i [6ntiin..
EndsWith.,,
Foer f'lct rnd Bith,.,
aenrel I
,/ Pentru valori numerice, se selecteaze op[iunea Number Filters (Filtre Numdr) gi
se alege varianta doritS.- Equals (Este egal cu) - afigeazi inregistrdrile egale cu o anumiti valoare- Does not equal (Nu este egal cu) - afigeazd inregistrSrile care sunt diferite de
o anumiti valoare- Less than (Mai mic dec6t) - afigeazi inregistrdrile care sunt mai mici decSt o
anumit5 valoare- Greater than (Mai mare decat) - afigeazi inregistririle care sunt mai mari
dec6t o anumitS valoare- Between (intre) - afigeazi inregistririle situate intr-un interval de valori
g iBlanksjg1EjMqmtE6
Filtrarea se poate realiza $icu ajutorul casetelor de filtrare. Pentru a filtra dupd osingurS valoare sau dupd mai multe valori dintr-o listi, debifati maiint6i caseta SelectAll (Selectare totald) 9i apoi selectafivalorile dorite,
i iip_masina;f il,rai; 'fficfeito,ad{t - --I I
clasrc Pelgeol 106 BrFd\ t I
l, ,ltp"* Addi i il 5rd:tralelirgLargest I I
I ciasic Mercedes 1 iJ sqrrarqe:+tcsnrrtest I
i-'iroon Mercedes i -- - 1
.lrrl, Daewoo Ddflas Yx
,_,:i"", _111 - j I i!!nb.rli!rs! f i qrua;,..
lfltg. f -:ej:=-.-l lil: i E 9q! E {sete*rtti Do€s llei
43
I "-:-
i- ctd -*"* r* ;;;--- trtarca .- sl"rln,-liipo-n,urr. - I effi C;ii
i t o."4 rerEeci lcr 3rra' t -
i
i :'.41 1,.;:.: 6 r i
, ' .; ,;-,... n I
7ilfli e'r 3 l
I s reliiite.' -]t-'lI l::.:Lt, L1 :.19I.!. [] (serec l{ '_ _ *__ . _, ',:l
Il lBr.nk5l
P rlasi.
f rpoa
i- cK-:
- Filter By Selection (Filtrare prin selectare) - reprezinti cea mai rapidi gi cea maisimplS metod; de filtrare a datelor. Acest tip de filtrare se bazeazS pe selectareaintegralS sau partialS a datelor, programul Access afigdnd numai acele inregistrdricare corespund selectiei realizate. Filtrarea dupi selectie permite stabilirea criteriilorde filtrare doar pentru un singur cemp, la un moment dat.
in exemplul de mai jos, pentru a realiza o filtrare dupS seleclie in tabelul masinipentru a afiga numai maginile sport, deschideti tabelul in modul de vizualizareDatasheet (Foaie de date). in c6mpul Tip-masina selectati textul sport.
= m.in: o i9 t:
.. cci--n::ira ".iip,*as,"l -: ----' varo- - uas'nlcrpo.trG--; *;
: ci.sic P€ilgect 3*6 3reik3@ Asdi5 ala5:a \ltrcede!t !po{ tulerlaCer
B tlastt 9aE.$o6 iaqn!I spon A*di
.3
3
t
in tab-ul Home (Pornire), apdsati butonulw-,E :PreErrDn - (Selectie). Access va afiga o listd derulanti cu
optiunile de filtrare disponibile. Aceste optiuni variazd in functiede tipul de date existent in c6mpul respectiv.
Din lista derulantS, alegeti opliunea Equals,,sport" (Egal cu,,sport"). Rezultatulfiltririi va fi:
-txJc"L;;il. ;it -;;il.r- t"r*";
lG aLor
Y sebctiqn- iEt *t!qur!; '.pir!'
frs: Liil i! rii ,i..rt"
a.ri!rliri rFafi:'
"tliia i,at i,rirl;iil ',.p!*"
] 7 sport illercedes
- Masri: disuonrhrle . titktoACd
5
cArdi
- Filter By Form (Filtrare dupd formular) - aceastd tehnici este ut izata atunci c6nd
doriti si filtrati datele din mai multe cempuri in simultan.
44
Pentru a realiza o filtrare dupi formular in tabelul masini pentru a afiga maginilecu marca Audi sau Mercedes, deschideli tabelul in modul de vizualizare Datasheet. ?ntab-ul Home (Pornire), secliunea Sort & Fitter (Sortare & Filtrare), apisali butonulftAAvance** (complex). Din lista derulant5 alegeli optiunea Filter by Form (Filtraredupd formular). Access va crea un formular necompletat in care stabilili criteriiledorite.
tr masinii Fi't€r b! F6rm - ll :{
Din lista derulantd asociatd cSmpului Marca selecta!i Audi. Access va adiugaautomat ghilimelele pentru va loarea selectatd.
Executati click pe eticheta or (Sau) localizatS in partea de jos a ferestrei. Laaddugarea unei condilii Or, o noui etichetd Or va fi afigatd.
Executati click pe c6mpul Marca gi selectali Mercedes din lista derulantd. Din tab-ul Home (Pornire), secliunea sort & Filter (sortare & Filtrare), apela!i functriaf T+ggle Filter (comutare filtrare).
-M1*Aqdi:r ,,:: :'.
Mercedes
Mercedes
Audi
:ir:Masi.i disFaEiblle - j#e* fpAdd - I
'.: : : ,t €. '.1i. :
Io
De asemenea, puteti combina criteriile de filtrare, introduc6nd criterii in maimulte c6mpuri. De exemplu, daci dorili sd afigali maginile Mercedes de tip sport,deschideti tabelul masiniin modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date). in tab-ulHome (Pornire), secliunea sort & Filter (Sortare & Filtrare), apdsali butonul?-.-L::JAdvBnced - (Complex). Din lista derulantd alegeli optiunea Filter by Form (FiltraredupS formular)
Daewoo DamatMercedesPeupEot 3S6 Br(
45
3 mirini; Fiiter bli F4rfl
I Ccd masina, Tip-rfissira : Marca . !:,'las:ri_dispanibi,e i
'I
\ trcktor f or /
Din lista derulantS a c6mpului Tip_masina selectati sport, iar in c6mpul Marcaselectati Mercedes.
]] ma:ini; Filter b"; Form'--roi
qasina - iie *rin" -
Marm
5I cod_ma61na
'ip-ffis5ifia i Ma.s dari*i_dispsflibitr"
i
l,1. l@ktq I Ot A A, /
Apdsali butonul f Teggle Filter (comutare filtrare) pentru a realiza filtrarea,
. gtergerea unui filtru
Reamintim ci nu se poate aplica dec6t un singur filtru pentru fiecare c6mp dinvizualizare. Dacd doriti si mai aplicati un filtru unui c6mp deja filtrat, atunci filtrulexistent este eliminat automat.
Existd mai multe modalitdti de a $terge un filtru:rg.
- apdsati butonul f Toggle Filter (Comutare filtrare) aflat ?n tab-ul Home (Pornire)- apesati butonul Filtered (Filtrat) aflat in bara de selectare a ?nregistrdrilor
- alege!i opliunea Clear All Filters (Golire totalS filtre) din lista derulanti "!*l*'*-, '.?q r ,
?i lleer Ail Fiiler:
asociatS butonului fiAdvanced- (complexl. = f*ei6;'Fr:m
3.2 Interogarea bazei de date
o Crearea unei interogiri (query)
O interogare extrage inregistriri din mai multe tabele intr-o singuri foaie de dategi afiqeazS numai acele inregistrdri care indeplinesc anumite criter i,
Pentru a crea o noui interogare, accesati tab-ul Create {Creare) gi apdsati
ffi*uer7
butonul Query Design (Proiectare interogare) D*'ro.
Pe ecran apare caseta de dialog Show Table (Afi5are tabel) contindnd lista
tabelelor disponibile.
Selectati tabela sau tabelele ce vor sta la baza interogirii gi apdsati butonul Add(Addugare) pentru a le adiuga in grila de proiectare a interogirii. Apoi, apisalibutonul Close (inchidere) pentru a inchide fereastra.
in grila de proiectare a interogirii, existi urmStoarele c6mpuri:Field (C6mp) - conline numele c6mpurilor ce vor fi afiSate in interogare.Stabilirea c6mpurilor afigate in interogare se poate realiza fie prin selectarea
_-i
t
rl
: Field lCoo_masrna np_rosrnai Table imarnr mrni
Mui Shoffi (fltetEt
lor din lista derulanti FiEtd:
47
fie prin executarea unui
dublu-click pe denumirea cdmpului din tabelul afigat in panoul superior al
ferestrei.Table (Tabel) - contine numele tabelei din care face parte c6mpul respectiv.
Sort (Sortare) este folosit pentru sortarea datelor ascendent sau
descendent.Show (Afigare) - permite afigarea gi respectiv ascunderea unui cdmp in modulde vizualizare Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
Criteria (Criterii) - permite definirea criteriilor. Acestea pot fi de genul:
Operator Semnificatie Exemplu
Ma mare dec6t >50
>= Ma mare sau egal cu >=4500
Ma mic dec6t <25
<= Ma mic sau egal cu <=400
Esa CU =100Diferit de <>1_60
Li ke Comparare cu un text Like,,lasi"
Dupi stabilirea c6mpurilor afigate in interogare gi
pentru a putea vizualiza rezultatele, trebuie sd salvatidupd precizarea restrictiilor,
rea. Pentru aceasta,
apSsali butonul Save (Salvarel Fl existent pe bara de
acces rapid sau apelali combinalia de taste Ctrl 5i S. in
fereastra Save As (Salvare ca) introduceti numele doritpentru interogare.
Rezultatele interogirii pot fi apoi vizualizate apisAnd butoanele
st6nga sus.
!SaU Run din
O interogare poate ficreatd gi pe baza mai multortabele, cu conditia si fie legate
?ntre ele.
il
,.! intelBtire
48
1S *msxe:
"ryi E 4 t *.f >1e *
o Editarea unei interog5ri prin adiugarea, modificarea $i gtergereacriteriilor
Pentru a adduga criteriiintr-o interogare, deschideli interogarea in modul Design(Proiectare). in dreptul c6mpului Criteria (Criterii) preciza!i criteriul sau criteriiledorite. Aveli in continuare c6teva exemple de astfel de criterii:
Pentru a include inregistrdricare...
Utilizati acest criteriu Rezultat interogare
)e potflvesc exact cu o valoarecum ar fi China.
"China" Returneazdinregistrdrile undec6mpulfardRegiuneeste China.
NU Se potrivesc cu o valoare, cumar fi Mexic
Not "Mexic" Retu rneazd
inregistrdrile undec6mpulJariRegiuneeste setat la altd
tar5/regiune decAtMexic
1 incep cu girul specificat, cum ar fi
iULike U* Returneazd
inregistririle pentrutoate tdrile/regiunileale cdror nume incepecu "U", cum ar fi UK,
USA, etc.Notd Cind seutilizeazd intr-oexpresie, asteriscul (*)reprezinti orice 5ir decaractere - estedenumit gi
metacaracter.
49
Pentru a include inregistrdricare...
Utilizati acest criteriu Rezultat interogare
Nu incep cu girul specificat, cum
arfi U
Not Like Ux ReturneaziinregistrSrile pentrutoate tirile/regiunileale cSror nume incep cu
alt caracter decdt "U".
Conline girul specificat, cum ar fiCoreea
Like "xCoreea*" Returneazdinregistririle pentrutoate tirile/regiuni le
care contin girul
"Coreea".
Nu conline girul specificat, cum ar
fi Coreea.
Not Like "*Coreea*" Returneazd toateinregistrdrile pentru
tdrile/regiunile care nu
contin sirul Coreea.
Se termind cu girul specificat, cum
ar fi "ina"
Like "*ina" Returneaziinregistrdrile pentrutoate tdrile/regiunileale ciror nume se
termind in "ina", cum ar
fi China sau Argentina.
Nu se termini cu girul specificat,
cum arfi "ina"Not Like "*ina" Returneazd
inregistrdrile pentrutoate td rile/regiunilecare nu se termind in" ina ",
Se potrivesc cu una din douS
valori, cum ar fi USA sau UK
"USA" Or "UK" Returneaziinregistrdrile pentruUSA si UK.
Se aflS intr-un interval de valori >12 and <20 sau
Between 12 and20
Returneaziinregistririle cu valoriaflate in intervalul 12-
20
Se aflS intr-un interval de timP >#01,/01./2008# and
<#02/02/2008#souBetween#01,/01,/2008# and
#02/02/2008#
Returneazdin registrd rilecorespu nzdtoareperioadei 01.01-02.02.2008.Noti : Access incadreazdautomat datelecalendaristice intre
50
Pentru a include inregistriricare...
Utilizati acest criteriu Rezultat interogare
semnele #
Se potrivesc unui anumit model Like "Chi??" Retu rneaziinregistririle pentru
Jiri/regiuni, cum ar fiChina sau Chile, alecdror nume au cincicaractere lungime gi
primele trei caracteresunt "Chi".Notd Caracterul ?
util izat intr-o expresie,reprezintd un singurca ra cte r.
Modificarea criteriilor se realizeazd tot in vizualizarea Design (Proiectare) prin
selectarea criteriului dorit 5i inlocuirea lui cu un altul. $tergerea unui criteriu se
realizeazi prin selectarea lui gi apisarea tastei Delete.Pentru a modifica ordinea c6mpurilor dintr-o interogare, deschideti interogarea
in vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Executati click pe denumirea cAmpului pe
care doriti sd il mutati. Aceastd actiune determind selectarea tuturor datelor dinc6mpul respectiv.lin6nd apisat butonul stAng al mouse-ului pe denumirea c6mpului,trage{i-l p6n5 in locul dorit gi apoi eliberagi butonul mouse-ului,
$ vxaime
Teleft}n
Lla?3344
76?58M41?1qE6qt
Ccd3rn{esar Vechime
?:!-
34
3-8
Re{Brd: ll , i.l sf I i r
Pentru a $terge un c6mp din interogare, deschideti interogarea in modul de
vizualizare Design (Proiectare). Plasati mouse-ul deasupra denumirii c6mpului (p6niapare o sigeati neagri orientatd in jos), executati click pentru a selecta intregulc6mp gi apoi apdsati tasta Delete de pe tastaturS.
51
$ veni*" x
Ced profEso. Rsm€ proleior vechime TElEfonlls_tsrurrrur 'frErrr prurErlr :y_i ,
ProfEror Prbfersr profEror FroiEtot
pl pl m Er15
r inchiderea unei interogiri
inchiderea unei interogiri se realizeazd prin ap;sarea butonului x din coltul din
dreapta sus al interogiriisau prin executarea unui click dreapta pe titlul interogdriigialegerea opliunii Close (inchidere).
Fi.ldlTablP:
SortiShowi
ariterial
'fl v*hr*" -
.-
Nul'.e Ft E .r.reffi""--^"- LialE allilJuJn t
.tlinicuA 3d [e:ign'uir*4: ' e, sgl ,,1**
. : {13si3r6fg3sg -.1
3
1iB
Vechirae -:1t4
R€,d,d, li E -.,--,"--. :-
-;
!:r:::cE, iq I
o $tergerea unei interogdri
Se selecteazd interogarea gi se alege una din modalitSlile de maijos:. se apasS tasta Delete existent5 pe tastaturd
se apase butonul x D'*l*t* *existent in secliunea Records (inregistrSri) din
tab-ul Home (Pornire)
se executd click dreapta pe interogare $i se alege optiunea Delete ($tergere)
din meniul apdrut.Acess va afiga pe ecran o casetd de dialog in care va cere confirmarea gtergerii
interogirii. Pentru a $terge interogarea definitiv, apdsali butonul Yes (Da), pentru a
renunta la 5tergere apdsati butonul No (Nu).
*-.1!
Da lau watrt to d€;Et€ the qft.y Vtrhire? AeletiRg this obist 8i$ Eeffi it f.M an gffipi
Fg. more infomltion on hew to prsect this me!5nge from di5playing eEery:ime you dilete :n EbJea did Help
iresltNo:HetF
52