Критерии выбора системы электронного документооборота
Содержание
Из презентации Вы узнаете:
Каковы цели внедрения СЭД?
Как правильно выбрать СЭД?
Какие критерии являются наиболее важными при выборе СЭД?
О проекте внедрения СЭД
Предпосылки проекта внедрения СЭД
Делопроизводитель:•Документы теряются•Сложный поиск•Долго готовим документы•Тяжело контролировать
Генеральный директор:•Не вижу картину в целом•Процессы не оптимальны•Много лишней работы•Нет контроля
ИТ-директор:•Разнородные системы –как их связать?•Сложная поддержка•Пользователей нужно постоянно учить
Сотрудники:•Что от нас хотят?•Мы и так перегружены!•Как согласовать договор с Владивостоком?
Цели проекта внедрения СЭД
Генеральный директор:•Хочу чтобы процессы проходили оптимально•Хочу чтобы мои поручения исполнялись в срок!
ИТ-директор:•Хочу сквозные процессы через все системы•Хочу простую настройку и поддержку
Сотрудники:•Мы должны знать все свои задачи и их сроки•Документы должны быть «под рукой»•На согласование должны уходить часы, а не месяцы
Делопроизводитель:•Должны быть шаблоны для подготовки документов•Быстрый поиск•Готовые отчеты для контроля
Как достигнуть поставленных целей?
Основные задачи проекта
Наиболее распространенными задачами в проектах внедрения СЭД являются:
автоматизация процессов обработки документов
автоматизация функций контроля исполнения
организация электронногоархива документов
организации
Основные автоматизируемые процессы
• входящая документация• исходящая документация• приказы/распоряжения• служебные записки• заявки• договоры и др.
Дополнительные задачи проекта
• обращения граждан (для Государственных органов);• кредитные заявки (для банков);• подготовка и проведение совещаний (для
организаций с частой практикой проведения совещаний/комитетов/комиссий);
• управление нормативной документацией (для организацией сертифицированных по ISO 9001);
• и др.
Как выбрать СЭД?
Рынок СЭД
• кол-во систем на рынке ~ 70• кол-во организаций, внедряющих СЭД – на порядок больше• функции у систем очень похожи• в таком многообразии выбрать оптимальный вариант сложно
Критерии выбора
• соответствие функциональным требованиям;• наличие готовых решений по автоматизации поставленных
задач (готовые модули);• используемые технологии (Open-source или Microsoft, Oracle,
IBM);• дружественность интерфейса;• опыт внедренца и методика внедрения;• возможности развития системы (развитие вендором и
самостоятельное развитие);• стоимость;• итоговое соотношение цена/качество.
Функциональные требования и готовые модули
• Важно выбирать не по принципу «Больше модулей – лучше», а по принципу «Есть нужные нам модули», это позволит не переплачивать за избыточную функциональность;
• При выборе системы нужно составить список функциональных требований к системе и включить туда только требуемые функции (Пример, если вы никогда не собираетесь шифровать данные в системе, не нужно это требование включать «на всякий случай» – это может повысить стоимость предложений или отбросить хорошие решения, которые в остальном подходят);
• Ориентируйтесь на общую идеологию системы и какую работу она предполагает (поддержка бумажного делопроизводства или работы всех сотрудников в системе) и к какой работе готова ваша компания.
Используемые технологии и архитектура
Важно определить:• текущие принятые технологии;• желаемые технологии;• компетенции сотрудников;• ограничения бюджета.
Отсюда будет ясно:• какая СУБД должна быть (Oracle, MS SQL или бесплатная,
например, Postgre SQL);• какая ОС должна быть на сервере (Windows, Linux или что-то
другое);• какая ОС должна быть на компьютерах пользователей
(Windows или разные варианты);• толстый или тонкий клиент должен быть у системы;• с помощью каких технологий можно
настраивать/администрировать/дорабатывать систему.
Дружественный интерфейс
Ключевые факторы:• эмоциональный – нравится/не нравится;• хорошо проработано usability и все действия интуитивно
понятны или нет;• web-ориентированный или не важно;• современный или не важно.
Опыт внедренца
Ключевые вопросы:• кто будет внедрять разработчик или партнер? (не все
партнеры обладают достаточной компетенцией);• где территориально находится офис компании-внедренца ?
(иногда нужно постоянное присутствие на объекте)• сколько лет/проектов опыта у внедренца;• какая компетенция именно в проектах по СЭД? (обязательно
нужно знание специфики);• какова методика внедрения? (классический проект или
современные гибкие технологии);• в каких еще смежных решениях у
внедренца есть компетенции?
(ITIL, финансы, закупки и др.)
Возможности развития системы
• Что можно реализовывать с помощью настроек?• Что может настраиваться/дорабатываться на этапе технической
поддержки и предоставляется ли она?• Какие способы интеграции предусмотрены (API, web-сервисы,
скрипты)?• Если нужно дорабатывать систему собственными силами –
может ли разработчик передать исходные коды? (мало кто может)
Стоимость
• Стоимость пользовательских лицензий (важно определить есть ли конкурентные, при наличие которых закупка обычно выгоднее);
• Стоимость лицензий на дополнительные модули (иногда могут лицензироваться по-пользовательски, что не очень хорошо, так как фактически увеличивает стоимость пользовательской лицензии);
• Дополнительные выплаты (например, может потребоваться ежегодно платить за техническую поддержку лицензий, что дополнительных выгод не приносит, а затрат требует);
• Стоимость настроек;• Стоимость доработок;• Стоимость технической поддержки;• Есть ли безлимитная лицензия.
Итоговое соотношение цена/качество. Пример выбора системы
функции
цена
архитектура
интерфейс
опыт
развитие
70 систем
СУБД Oracle, любая платформа 30
Канцелярия + процессы 25
от 1 до 5 млн. 20
современный, только web
10
нужны исходные коды
3
хороший опыт внедрения 1
Дальнейшие шаги для выбора системы
С чего начать?
• Изучить более подробное описание Naumen DMS на сайте http://www.naumen.ru/products/dms
• Ознакомиться с демонстрационной версией системы
http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?call_to_action=2
• Заказать проведение презентации у Вас или у нас в офисе в Москве или Екатеринбурге или заказать удаленную презентацию через Интернет
http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?call_to_action=3
Для определения стоимости проекта
• Составить требования к системе и выслать их нам на [email protected] или связаться по телефону +7 (495) 783-02-87
• Желательно предварительно заполнить анкету для оценки стоимости проекта
• Прежде всего Вам нужно определиться с:• количеством пользователей;• перечнем автоматизируемых процессов;• желаемыми сроками и бюджетом проекта.
Äîêóìåíò Microsoft Office Word 97 - 2003
Дальнейшие шаги
После утверждения коммерческого предложения заключается договор и дальше:
• базовое внедрение по основным делопроизводственным процессам (входящие, исходящие, ОРД и служебные записки) можно получить уже через 1-1,5 месяца;
• в проектах с доработками прорабатывается план проекта, который разбивается на этапы, чтобы также позволить начать работать с системой уже после первого этапа.
+7 (495) 783-02-87+7 (343) 378-42-87
Вы получите решение своих задач, если просто обратитесь к нам: