dossier gestmag 2007 · 2008-10-03 · 6 – ventes journalières en caisse domiciel inform@tique...

Domiciel Inform@tique Avril 2007

DossierGestmag 2007

Livre VIVentes journalières en caisse

6 – Ventes journalières en caisse


TABLE DES MATIÈRES

1. La vente en caisse _________________________________________________________________3

1.1 Le logiciel d’émulation de caisse _________________________________________________________3

1.2 les modes « standard » et « tactile »_______________________________________________________3

2. Mode caisse standard ______________________________________________________________4

2.1 Recherche et saisie des articles___________________________________________________________52.1.1 Saisie au scanner___________________________________________________________________________ 5

2.1.2 Saisie directe du code _______________________________________________________________________ 6

2.1.3 Saisie par recherche manuelle_________________________________________________________________ 6

2.1.4 Saisie du libellé____________________________________________________________________________ 7

2.1.5 Saisie via le panneau de touches_______________________________________________________________ 8

2.1.6 Choix final de l’article en mode recherche manuelle _______________________________________________ 8

2.2 Quantité et prix _______________________________________________________________________92.2.1 Autres fonctions en cours de vente _____________________________________________________________ 9

2.3 Encaissement du ticket ________________________________________________________________122.3.1 Règlement immédiat_______________________________________________________________________ 12

2.3.2 Règlements différés (échéancés)______________________________________________________________ 14

3. Mode caisse tactile 800x600________________________________________________________16

3.1 Saisie des articles _____________________________________________________________________17

3.2 Quantités et prix _____________________________________________________________________173.2.1 Modification des quantités __________________________________________________________________ 17

3.2.2 Modification des prix ______________________________________________________________________ 18

3.3 Encaissement du ticket ________________________________________________________________19

4. Mode caisse tactile 1024x768_______________________________________________________20

5. Le traitement des réservations ______________________________________________________21

5.1 Création d’une réservation_____________________________________________________________21

5.2 Règlements partiels d’une réservation ___________________________________________________235.2.1 Règlement du premier acompte ______________________________________________________________ 23

5.2.2 Autres règlements partiels __________________________________________________________________ 25

5.3 Règlement final ______________________________________________________________________26

5.4 Modification d’une réservation _________________________________________________________285.4.1 Modification en phase de vente ______________________________________________________________ 28

5.4.2 Modification d’une réservation en cours. _______________________________________________________ 28

5.5 Annulation d’une réservation___________________________________________________________285.5.1 Réservation sans acompte___________________________________________________________________ 29

5.5.2 Réservation avec des acomptes_______________________________________________________________ 29



1. La vente en caisse

1.1 Le logiciel d’émulation de caisse

Quand un client s’équipe avec un logiciel de caisse comme Gestmag, c’est qu’il souhaite pouvoirdisposer à la fois d’un produit au maniement simple comme une caisse enregistreuse traditionnelle,jumelé avec un logiciel informatique complet pour gérer son stock et ses statistiques.

La partie « vente traditionnelle » (cycle : devis -> BC -> BL -> Facture) n’est pas ignoré par lecommerçant, car il lui faut parfois faire des factures traditionnelles pour ses clients « entreprise », maisc’est souvent l’aspect de la vente en mode caisse enregistreuse qui l’intéresse davantage.

C’est en ce sens que l’éditeur de Gestmag a développé son interface utilisateur, en privilégiant laconvivialité d’une caisse, complétée par la souplesse d’un logiciel de gestion commerciale.

1.2 les modes « standard » et « tactile »

Le logiciel Gestmag permet 2 modes de saisie en caisse :

g Le mode standard avec l’utilisation d’un écran traditionnel etl’usage intensif du clavier et de la souris.

g Le mode tactile suppose l’utilisation d’un écran avec face avantsensible au contact du doigt, avec l’usage plus restreint duclavier et de la souris, la plupart des choix se faisant directementen tapant via des touches du clavier virtuel affichées à l’écran.



Le mode tactile photos n’est qu’une variante du mode tactile de base, où les touches d’accès rapide despanneaux de touches sont remplacées par les photos des produits. Nous n’étudierons pas ce modepuisque pour le reste il est identique au mode tactile classique.

Si on possède un écran informatique classique, on choisira l’affichage standard qui à l’avantaged’utiliser au maximum les touches de fonction (Fn) ou les raccourcis clavier disponibles sur les claviersinformatiques, tandis que si le poste est équipé d’un écran tactile, on privilégiera l’affichage d’un des 2modes tactiles, ce qui permettra d’accéder aux principales fonctions via les touches sensibles à l’écran.

Le choix du mode de fonctionnement peut être remis en cause à chaque lancement du module« caisse » depuis l’écran principal de l’application, en cochant l’une ou l’autre des 3 cases commeillustré sur le dessin précédent.

2. Mode caisse standard

En cliquant sur le gros bouton jaune marqué « vente caisse », on lance donc ce module qui seracertainement le plus utilisé du logiciel.

Au démarrage, apparaît un premier écran sur un fond bleu comme celui de gauche, où on doitsélectionner le vendeur en cours, en cliquant avec la souris sur la touche qui précède son nom ou entapant sur la touche de fonction (F1 à F9) indiquée devant.

Après sélection du vendeur, on arrive alors sur l’écran de saisie des ventes comme sur le dessin dedroite. Ce nouvel écran se compose de 4 parties :

La partie haute : c’est dans cette zone qu’apparaîtront les articles en cours de vente, qu’ils soient saisisà l’aide du scanner, par recherche manuelle, ou via les touches du panneau.

Le bandeau central : contient dans sa partie gauche la description détaillée de l’article, puis quelquestouches de fonction annexes et sur fond bleu clair l’afficheur de totalisation de la vente comme sur lescaisses enregistreuses traditionnelles.



En bas à gauche : le pavé des touches que l’on peut affecter aux articles, telles qu’elles ont été définiesdans le module « paramétrage de l’écran tactile » (voir le dossier Gestmag Livre II), ainsi que lestouches fléchées de défilement qui permettent de changer le groupe affiché ou les pages des produits

En bas à droite : un autre pavé qui sera détaillé par la suite comprend des touches de saisiesnumériques de 0 à 9, ainsi que les touches de fonction pour les diverses opérations de caisse.

2.1 Recherche et saisie des articles

Dans la partie haute de l’écran de caisse, la zone qui occupe toute la largeur est celle de saisie etd’affichage des articles. Pour chaque article on trouvera la quantité, le prix, la remise, la case des« offert », le tarif utilisé en mode multi-tarifs et enfin les points de fidélité.

Par défaut, le curseur est actif dans la première colonne de la première ligne, en attente de saisie.

Pour saisir un article, il existe plusieurs méthodes qui sont :

g Saisie directe par la douchette code-barresg Saisie directe par le code articleg Saisie par recherche manuelleg Saisie par le libellég Saisie par le panneau de touches

2.1.1 Saisie au scanner

Approcher le scanner du code barre de l’étiquette ou l’inverse, et dès que le code sera lu par le scanner(bip de signification), il appellera automatiquement l’article qui viendra s’afficher sur la ligne de saisie.

Dans le cas d’une saisie au scanner, il n’y a aucune ambiguïté sur la définition complète de l’article final,qu’il s’agisse d’un article unique (exemple : boîte de disquettes), ou qu’il s’agisse d’un article dans unetaille particulière (ex : robe bleue nuit taille 38), puisque le scanner aura lu en un passage le code-barresqui contient à la fois le code de l’article ET aussi la taille.

Toutes les autres méthodes de recherche ne trouveront que l’article de base, et il faudra affiner le choixfinal avec la notion de taille si nécessaire.



2.1.2 Saisie directe du code

C’est une des solutions les plus simples, puisque si on connaît le code (connaissance par l’habitude ouparce qu’il est indiqué sur l’étiquette), il suffit de saisir ce code dans la première colonne.

Il n’est pas nécessaire de taper les 0 non significatifs situés devant le code. Exemple : pour le code00058, saisir directement 58 sera suffisant.

2.1.3 Saisie par recherche manuelle

Dans le pavé de droite, il y a une touche sur laquelle est dessiné un fichier papier de typeKardex, avec le mot clé « recherche », mais cette fonction peut aussi être appelée parl’action directe sur la touche de fonction F4.

Dans les 2 cas, cela ouvre un écran de recherche des articles comme ci-dessous :

Mais cet écran présente l’ensemble des articles référencés, il faudra donc affiner la recherche jusqu’àtrouver le bon article. On utilisera pour cela plusieurs méthodes au choix, accessibles en bas de l’écran.

Touches de lettres : A la manière d’un agenda téléphonique, on peut cliquersur une touche représentant un groupe de lettres. Par exemple en cliquantsur DEF, cela limitera l’affichage aux seuls articles qui commencent par D,E ou F. (Ne pas oublier de cliquer sur « init » pour régénérer l’analyse).

Recherche par fournisseur : Si on clique sur la toucheargentée marquée « fournisseurs », cela ouvrira un écran oùapparaîtront tous les fournisseurs. Ensuite en sélectionnantun fournisseur particulier, on reviendra à l’écran des articles

comme ci-dessus, mais qui cette fois sera filtré uniquement sur les articles du fournisseur sélectionné.



Cette solution fait intervenir un écran supplémentaire, ce qui peut sembler faire perdre du temps, maiselle est très efficace si vous avez beaucoup de fournisseurs et peu d’articles chez chacun d’eux.

Recherche par saison : Il s’agit du même processus de recherche que leprécédent, mais qui fait intervenir un filtre sur les collections ou saisons, ce quipeut être utile pour rechercher rapidement les produits à solder ou en promotionrestant d’une collection antérieure.

Zone de recherche : Il faut d’abord cocher une descases jaunes de la partie droite, pour indiquer surquelle colonne on fera la recherche : ce peut êtresur le libellé (désignation), le code article interne ousur la référence du fournisseur.

On saisira ensuite dans la zone jaune située à côté, le texte à rechercher, et au fur et à mesure de lafrappe, les articles dont les premières lettres du libellé (exemple) correspondent à la frappe seront seulsaffichés.

Après avoir utilisé une des méthodes ci-dessus, on est donc parvenu à choisir le bon code article. Ilsuffit dès lors de valider le choix pour que l’article apparaisse dans la zone de vente.

2.1.4 Saisie du libellé

On peut aussi mettre le curseur directement dans la seconde colonne de la grille de saisie et taper ledébut du libellé. Par exemple, si on tape ‘ROB’, seuls les articles dont le nom commence par ROBseront affichés. Attention : Pour procéder de cette manière, il faut prendre certaines précautions aupréalable :

g Accéder au moins une fois à la feuille de recherche classique pour cocher la colonne « libelléarticle » comme colonne de recherche par défaut.

g Respecter une certaine rigueur dans la structure et la saisie des libellés des articles, qui devrontêtre les mêmes dans tous les cas, sinon la recherche fonctionnera mal.

Exemple : si on tape ROBE :

• ROBE BLEUE en majuscule sera trouvé

• Robe verte en minuscule sera ignoré car le texte est écrit en minuscules.

• GRANDE ROBE BLEUE sera ignoré, car ROBE n’est pas au début du libellé.



2.1.5 Saisie via le panneau de touches

Il existe une dernière méthode de saisie des articles, qui fonctionneavec le panneau des touches, et qui consiste à utiliser les touchesdes groupes et des panneaux situés en bas à gauche de la caisse.

Dans l’exemple ci-contre, en sélectionnant l’onglet « ROBE », puis encliquant sur la touche « Robe Nathalie », on appellera directement cetarticle dans la zone de saisie de la caisse.

Nota : cette façon de faire suppose peu d’articles par famille etnécessite une programmation préalable des touches comme cela aété vu dans la programmation de l’écran tactile.

2.1.6 Choix final de l’article en mode recherche manuelle

Quand on saisi un article avec le lecteur de code-barres, c’est l’article final complètement défini qui estappelé, c’est-à-dire une référence de produit ET une taille. Il n’y a pas d’autre manipulation à faire.

Par contre, quand on utilise les autres modes de recherche et de sélection comme indiqués ci-dessus,on arrive toujours sur l’article de base générique mais on ne sait pas quelle dimension ou quelle taille ilfaudra sélectionner pour la vente.

En conséquence, une fenêtre supplémentaire commecelle-ci s’ouvre, où on devra sélectionner la taille del’article à vendre.

En face de chaque taille, le logiciel affiche lesquantités disponibles en stock. On peut donc ainsiconfirmer que le produit vendu fait bien partie d’unetaille où il reste du stock, ou au contraire forcer lavente.

Remarque : suivant les réglages qui sont activésdans le paramétrage du logiciel, il peut être possibleou au contraire interdit de vendre un article dont le

stock serait inférieur ou égal à zéro. C’est au responsable du magasin de définir sa politique en cedomaine.

En effet le responsable peut parfois autoriser la vente sur des produits en stock nul ou négatif en casd’erreur de stock ou de produits non encore rentrés informatiquement en stock mais déjà présents à lavente dans le magasin.



2.2 Quantité et prix

Quand on a validé la sélection de l’article, l’écran indique la quantité qui est de 1 par défaut, ainsi que leprix de vente tel qu’il existe dans la fiche article.

S’il s’agit d’un article unique, c’est le prix de vente indiqué dans l’onglet principal « tarif » de la fichearticle qui est pris en compte, tandis que s’il s’agit d’un article géré en grille de tailles, ce sera le prix del’article + taille défini dans l’onglet « code-barres » de la fiche article qui s’affichera.

On peut modifier manuellement la quantité affichée, mais certains utilisateurs trouvent plus pratique descanner une seconde fois le même article, ce qui crée dans ce cas 2 lignes identiques.

On peut aussi modifier le prix de l’article (si autorisé), ou comme ci-dessus, appuyer sur la touche deremise 5%, ce qui entraînera une réduction de 5% sur le prix total TTC de la ligne.

2.2.1 Autres fonctions en cours de vente

Sur la partie droite de l’écran de caisse, sont dessinéesdes touches sur lesquelles on peut cliquer ou dont lafonction peut être appelée via les touches Fn du clavier :

F3 : Effacement ligne : permet d’effacer une ligne àl’écran en raison d’une erreur de saisie ou parce que leclient ne souhaite plus acheter l’article.

F4 : Recherche article : le fonctionnement de cette touchea été décrit ci-dessus. Elle ouvre le module de recherchedes articles en mode manuel.

F2 : Article : Permet de créer directement un article quin’existe pas, sans quitter le module caisse.

F5 : Texte : autorise la saisie directe d’un texte court quisera imprimé comme une ligne de libellé d’article sur leticket (mais on ne peut pas lui affecter un prix).

Alt + O :Offert : possibilité d’offrir (cadeau) un article au client. Il faut être positionné sur la ligne duproduit à offrir avant d’appuyer sur cette touche qui supprime le prix. (fonctionne si autorisé dans lesdroits de l’utilisateur).



F8 : Vendeur : Change le vendeur actif sans être obligé de quitter la caisse et de revenir dedans.

Alt + C : Clients : Sélectionne un client dans la liste des clients, pour lui affecter la vente : il fautsélectionner le client au début de la vente, avant de saisir des articles.

La recherche des clients fonctionne comme la recherche des articles. Il faut saisir dans la case jauneles premières lettres du nom d’un client pour que la liste s’affine en conséquence et devienne de plus enplus restrictive en fonction de la racine saisie.

Quand un client est sélectionné, un panneau complémentaire demande quel nouveau document decaisse il faut créer pour ce client. En effet, seuls les clients enregistrés ont le droit de se voir affecterautre chose qu’un simple ticket. Généralement on cliquera sur « ticket » en haut.

F11 : Carte fidélité : On peut rechercher directement un client avec le code-barres correspondant aunuméro de sa carte de fidélité qui devra être scannée avec la douchette du poste.



Alt + T : Tiroir : permet l’ouverture d’un tiroir caisse connecté s’il existe.

F7 : Attente / Retour : c’est une touche à double fonction alternative (va et vient) dont le dessin changesuivant le contexte. Ce dessin représente soit un « livre fermé » quand il n’y a pas de ticket en attente,soit un « livre ouvert » si des tickets sont en attente de validation.

Lors d’une vente en cours, cette touche permet au vendeur de suspendre le ticket commencé et de lestocker à part en attente dans le logiciel.

Ainsi, on ne bloque pas le poste de caisse, et on peut faire d’autres ventes entre temps.

Il n’existe pas de limite aux nombre de tickets pouvant être mis en attente. Pour récupérer un ticket enattente, il faut qu’une vente soit terminée (caisse avec aucune vente en cours). Il suffit de cliquer surcette touche ou de faire F7 pour rappeler le ou les tickets en attente.

g S’il y a un seul ticket en attente, il redevient immédiatement actifg S’il y a plusieurs tickets en attente, une fenêtre complémentaire s’ouvre, ce qui permet de

choisir le ticket à rappeler.

On peut ainsi rappeler le ticket en attente, lui ajouter des nouvelles ventes et même le remettre enattente. C’est typiquement ce qui pourrait se pratiquer dans un bar ou restaurant, où le client payera auglobal et à la fin la totalité des prestations consommées.

Alt + F4 : Rappel document : Cette fonction permet de rappeler n’importe quel ticket déjà enregistrémême les jours ou mois précédents pour l’afficher à l’écran et le modifier éventuellement.Attention : toute modification du règlement va alors entraîner des incohérences par rapport à la clôturede caisse qui avait été réalisée au moment de la création de ce ticket.

Alt + R : Saisie des règlements : Permet de saisir les règlements des tickets non soldés actuellement,par exemple de clients qui n’auraient pas réglé immédiatement leurs achats (Attention : les tickets émiset non soldés doivent l’être dans la journée, sinon la clôture du soir ne sera pas possible. Cette optionde ticket non règlé s’autorise ou pas dans les paramètres du logiciel).

Alt + F3 : Efface : permet d’effacer un ticket déjà saisi, même s’il a été clôturé antérieurement. Mêmeremarque que ci-dessus concernant les incohérences possibles entre les clôtures déjà réalisées et lesmodifications de CA qu’entraînent ces effacements.

Les fonctions en partie haute de ce bloc ne sont pas utilisées en mode de clavier standard, puisqu’ondispose du clavier de l’ordinateur.

F10 : valide et quitte Echap : abandon et quitteLa touche verte permet de

valider le ticket et de poursuivrevers l’écran de saisie des

règlements.

La touche rouge permetd’interrompre la vente et

d’abandonner le ticket en courssans valider la vente.



2.3 Encaissement du ticket

Rappel : un ticket de caisse doit nécessairement et entièrement être acquitté à l’instant immédiat de savalidation ou au plus tard avant la clôture de fin de journée (pour les tickets du jour non réglés, type« ticket de bar »)

En conséquence, il ne faut jamais émettre un ticket de caisse si l’on n’est pas sûr d’encaisser sonrèglement. Si cette situation doit se produire, il faut utiliser l’une ou l’autre des méthodes suivants :

g Faire une réservation au titre d’un client : On peut saisir ou pas des acomptes ou desarrhes sur une réservation. Il ne restera plus, le jour de la validation finale (donc durèglement de la somme définitive ou du solde total) qu’à transformer la réservation en un vraiticket de caisse.

g Faire une facture au titre d’un client en compte : une facture n’impose pas de règlementimmédiat. Par contre, elle n’apparaîtra pas dans la clôture journalière de caisse, puisquecette dernière ne concerne que les ventes comptant réalisées en « front-office » avec lemodule de caisse.

Quand on valide le ticket depuis l’écran de caisse en cliquant sur la touche verte ou F10, on arrive dansun autre écran où sont proposés les divers modes de règlement possibles pour le ticket.

2.3.1 Règlement immédiat

On utilisera les modes de règlement indiqués dans la partie gauche du tableau et repérés par lestouches de fonction de F1 à F9, avec les libellés associés qui ont été définis dans les paramètres

Bien évidemment ces paiements ne sont pas tous « comptant », mais ils sont tous considérés comme« immédiats », car ils figureront comme tels sur l’état des règlements de la clôture journalière.



Seules les espèces (et le solde d’avoir) sont réellement comptants, car elles changent de main tout desuite, alors que les autres moyens de paiement demandent parfois un délai de plusieurs jours pour êtrecrédités. Cependant, ils sont tous considérés comme des règlements « immédiats », car ils soldentinstantanément le ticket de caisse auquel ils se rapportent.

2.3.1.1 Un seul mode de paiement

Il s’agit de cas simples où le client règle son ticket de caisse avec un seul moyen de paiement.

F1 : Espèces : on clique sur le bouton marqué « espèces », ou sur la touche F1 du clavier, ce qui auracomme effet d’affecter la totalité de la somme due au mode de règlement « espèces ». Cette valeurtotale s’inscrit juste avant la touche du mode de règlement, comme on le voit ci-dessous.

A droite de la touche « espèces », il existe unezone bleu foncé dans laquelle on peut indiquerla somme en espèces remise par le client.

Cela permet de calculer automatiquement lerendu monnaie à faire, comme dans l’exempleci-contre, où le client a donné 500 €, et lelogiciel a calculé qu’il faut lui rendre 71 €.

F2 : Chèque : cliquer sur cette touche pour valider un règlement en chèque de la somme totale.

F3 : Carte Bancaire : cliquer sur cette touche pour valider un règlement en CB de la somme totale.

F4 à F9 : Autres touches d’encaissement : le fonctionnement est identique pour les touches des autresmodes de règlement, mais ceux-ci ne sont pas des modes habituels du commerce de détail.

2.3.1.2 Plusieurs modes de paiement

Mais il arrive aussi qu’un client souhaite régler la valeur totale de son ticket de caisse à l’aide deplusieurs modes de paiement. Le logiciel Gestmag permet de traiter ce genre de situation.

Pour saisir un règlement total avec plusieurs modes depaiement, il faut d’abord cliquer devant le premier mode depaiement retenu par le client (par exemple : chèque), etintroduire la valeur de son chèque (ici 250 €), puis cliquersur la touche « chèque » ou de taper « entrée », pourvalider cette première saisie.

En bas de l’écran, le logiciel indique qu’il reste 179 € àrépartir. On solder le ticket en espèces en cliquant sur la

touche « espèces » ou F1, ce qui aura pour effet d’affecter les 179 € restants au mode « Espèces ».

Dans cet exemple nous avons utilisé 2 modes de paiement, mais on peut faire la même démarche avecdavantage de modes de paiement.



2.3.2 Règlements différés (échéancés)

Des clients souhaitent parfois étaler le règlement sur plusieurs mois, de gré à gré avec le commerçant,donc sans établir de dossier de crédit.

Nota : si on avait constitué un dossier de crédit, cela serait considéré comme un paiement immédiatpour le commerçant, car il serait crédité sous quelques jours par virement ou chèque par l’organisme decrédit choisi.

Pour saisir un règlement différé il suffit de cliquer sur la touchemarquée « Ch. Différé » dans la partie droite de l’écran de saisie desrèglements.

Cela ouvre un nouvel écran comme ci-dessous, où apparaît d’abordle montant total à saisir puis éventuellement le reste à répartir.

En dessous, il existe 5 rangées de cases qui permettent de saisir jusqu’à 5 chèques qui peuventposséder des valeurs et des échéances différentes.

Quand on saisi une valeur dans la case d’un chèque numéroté de 1 à 5, le reste à répartir diminue enhaut. Si on clique sur la case du dernier chèque, c’est le reste du solde dû qui s’y affiche.

A côté des cases des chèques, il existe une case marquée « échéance »où on peut saisir la date d’encaissement prévue pour chaque chèque.

On peut taper directement la date d’échéance au format xx/xx/xxxx(jour/mois/année), ou bien cliquer sur l’icône en forme d’éphéméride, cequi ouvrira un calendrier comme ci-contre, où on cliquera directementsur le jour d’échéance souhaité.

Si la date souhaitée appartient à un prochain mois, il faudra faire défilerles mois en cliquant sur la petite flèche latérale droite.



Nota 1 : Les règlements par chèques échéancés ne sont pas modifiables dans la version actuelle deGestmag, et ils ne peuvent donc qu’être encaissés à l’échéance.

Dans une prochaine version, on devrait pouvoir les modifier pour traiter les cas suivants :

g Client revenant voir le commerçant la veille d’une échéance pour échanger le chèque quidevait être encaissé contre un règlement par CB à débit différé, ce qui fait gagner 1 mois decrédit supplémentaire au client.

g Client ayant émis un chèque échéancé sans provision et qui vient régler le commerçant enespèces avant que le chèque ne soit rejeté à l’encaissement.

Dans la partie droite de l’écran, il y a plusieurs touches qui permettentde solder le règlement du ticket, dont les principales sont :

F10 (coche verte) pour valider et solder la vente, avec impressionautomatique du ticket dans la foulée.

Echap : (coche rouge) pour abandonner l’encaissement des règlements et donc revenir sur l’écran devente en caisse pour annuler le ticket.



3. Mode caisse tactile 800x600

La procédure de saisie d’une vente en mode tactile est la même que celle en mode standard décriteprécédemment à de rares exceptions près qui tiennent plus à la forme ou au positionnement destouches dans les écrans de saisie.

C’est pourquoi on se limitera ici à une simple description graphique du mode tactile, avec quelquescommentaires quand il y aura des divergences importantes.

En haut de l’écran de saisie, on trouve le totalisateur des ventes, et en dessous, des touches tactilessensibles qui permettent de modifier les données numériques.

Plus bas, le pavé des touches tactiles aux fonctions semblables à celles de l’écran standard. Par contre,comme il y a davantage de touches à afficher dans le même espace, on a créé 3 onglets nommés« documents », « saisie » et « autres », et il faut d’abord sélectionner un onglet avant que ne s’affichentles touches qui en dépendent.



3.1 Saisie des articles

La recherche et la saisie des articles se fait comme précédemment, sauf que les champs doivent êtrerenseignés en se servant d’un clavier virtuel à l’écran.

En particulier, à côté de chaque champ ou l’on peutsaisir des données, il existe à chaque fois un boutonsensible au touché, avec une plume dessinée dessus, etqui ouvre un écran comportant un clavier tactile.

Après saisie du texte ou de la référence, il suffit de valider le contenu pour revenir à l’écran précédent.

Nota : dans la pratique, on peut utiliser en annexe un clavier traditionnel pour s’en servir à la place del’écran tactile, surtout pour la frappe de textes longs, car le rendement d’écriture est quand mêmemeilleur sur un clavier avec de vraies touches.

3.2 Quantités et prix

3.2.1 Modification des quantités

3.2.1.1 Incrémentation directe

La première méthode, la plus simple, est une incrémentation directe. Il faut que le curseur soitpositionné sur la ligne de l’article, où par défaut la quantité de l’article est toujours mise à 1 unité.

Sur le pavé numérique en haut à droite, on utilisera les touches semblables à celle d’une calculette.

g Solution 1 : pour 3 articles, toucher le chiffre 2, ce qui ajoutera 2 à 1, soit un total de 3.g Solution 2 : pour 3 articles, toucher 2 fois de suite le chiffre 1, ce qui additionnera 1+1+1

donc un total de 3.



En touchant la lettre « C », on remet la quantité du produit à sa valeur de départ, soit 1 unité.

3.2.1.2 Clavier de saisie

La seconde méthode consiste à cliquer sur la touche « saisirquantité » de l’onglet « saisie », ce qui ouvrira l’écrancomplémentaire suivant où on saisira la nouvelle quantité quiremplacera l’ancienne.

Cette seconde méthode sera la seule possible pour les cassuivants :

• Grand nombre de produits• Quantité avec des décimales.

3.2.2 Modification des prix

Normalement, la caissière ne peut pas modifier le prix des articles au niveau de la caisse, sauf trèsexceptionnellement en cas d’erreur de gestion.

C’est pourquoi la première procédure simple comme pour les quantités n’existe pas, et il faut taper surla touche « modif. prix » de l’onglet « saisie », ce qui ouvrira l’écran suivant où on pourra modifier le prixde l’article vendu (si l’utilisateur connecté possède les droits).

Pour valider et saisir le règlement ou au contraire quitter le ticket de caisse sans valider, on utilisera lestouches suivantes :

Valider Abandon



3.3 Encaissement du ticket

Même principe général d’encaissement que précédemment, sauf qu’en mode tactile, on peut saisir lessommes en espèces à l’aide du clavier numérique de droite, ou en touchant successivement les icônesdes billets à gauche et celles des pièces au dessus.

Pour le reste, on trouvera les mêmes modes de règlement que pour la caisse standard, avec possibilitéde un ou plusieurs modes de règlement, et de pouvoir faire des règlements immédiats ou différés et toutle mixte possible entre ces diverses solutions.

On trouvera aussi en bas de l’écran des touches équivalentes à celles décrites pour la caisse standard,et qui permettent d’abandonner la saisie (en bas, à l’extrême droite), ou bien d’affecter la vente à unclient (touche orange « Facture / BL » à côté).

Pour terminer et valider la vente après saisie des règlements, il suffit d’appuyer sur la grosse touche« valider Ticket » qui est maintenant située au-dessus de la touche des chèques différés.



4. Mode caisse tactile 1024x768

Nous avons vu ci-dessus le fonctionnement en mode caisse tactile forcé en résolution de 800x600 dpi(voir paramétrage du poste), ce qui convient bien aux petits écrans tactiles de dimensions jusqu’à 15pouces.

Cependant, dans le cadre d’écrans tactiles plus grands, on peut vouloir utiliser d’autres modes deprésentation qui permettent d’afficher davantage de touches à l’écran, en particulier pour la partie despanneaux de touches.

Ci-dessous, un exemple de la présentation qui s’affiche quand l’écran tactile est réglé en 1024x768 dpi.



5. Le traitement des réservations

Seuls les règlements des tickets entièrement payés le jour même à l’aide d’un mode de règlementcomptant sont pris en compte au titre de la clôture de la journée. Viennent parfois s’ajouter à cettesomme totale les chèques différés et qui sont arrivés à échéance le jour même.

Par contre, quand on crée une réservation pour un client avec des produits, cela n’est pas considérécomme une vente du jour. Cela deviendra réellement une vente que :

g Les jours où des acomptes ou des arrhes seront versés : les acomptes ou arrhes viendrontaugmenter de leur valeur le bilan financier de la journée, comme si cela avait été une ventepartielle.

g Le jour où on effectuera le dernier règlement, cela transformera la réservation en ticket decaisse, et la dernière somme versée sera prise en compte dans le bilan de cette journée pourla valeur résiduelle, comme s’il s’était agit d’une vente normale.

g Le jour ou on annulera une réservation, il y aura peut être remboursement du client. Dans cecas, ce remboursement viendra comme une sortie financière au titre du bilan de la clôture dela journée du remboursement.

5.1 Création d’une réservation

A partir du module caisse, il faut sélectionner un client comme on ferait pour une vente en caissehabituelle à un client déjà enregistré. Si le client n’existe pas, il faudra préalablement le créer. Voir cetteprocédure décrite antérieurement.

Mais au lieu de choisir la touche « Ticket / Facture / BL » comme précédemment, on choisira dansl’écran de gauche la touche rouge « Réservation ».

Cela déclenchera le passage en mode « réservation » au titre du client sélectionné, comme cela se voitsur la copie de l’écran de droite.

L’élaboration du contenu de la réservation se fait de la même manière que le remplissage d’un ticket decaisse habituel, par appel des produits au scanner, par recherche manuelle où à l’aide des touches dupanneau.



La seule différence avec un ticket de caisse est dans l’entête, où est marqué « réservation articles »,puis le N° de la réservation et enfin le nom du cl ient.

On utilise les mêmes fonctions pour une réservation quepour un ticket de caisse.

Par contre, à la fin, après validation par la touche verte, lelogiciel demande à nouveau de confirmer la réservation autitre du client.

Quand on valide par « oui » on arrive dans l’écran de saisiedes règlements, où on ne saisira pas de règlement pour lemoment.

On cliquera uniquement sur la touche de validation F10 enbas à droite, qui pour la circonstance affiche « sauve Résa »

Pour terminer complètement, le logiciel proposed’imprimer un ticket concernant cette réservation, ticketqui pourra être remis au client, car on pourra toujours lerééditer en interne.



5.2 Règlements partiels d’une réservation

Les divers règlements intermédiaires d’une réservation doivent être saisis ici, via la touche « saisie desarrhes » de l’onglet général de caisse.

5.2.1 Règlement du premier acompte

Attention, seul le premier versement ou lesversements intermédiaires seront saisis de cettemanière.

Le DERNIER règlement ne doit pas être saisicomme cela, mais comme un ticket de caissenormal à l’occasion de la transformation finale dela réservation en ticket de caisse.

Dans cet écran « d‘ajout ou de correction d’un acompte », il faut d’abord cocher le mode de recherchedes réservations dans la partie gauche, et ensuite cliquer sur la touche argentée du bas pour rechercherune des réservations actives.



On choisira la réservation à traiter dans l’écran de choix des documents de vente comme ci-dessus.

Un message supplémentaire demande si on souhaiteajouter un acompte à ceux éventuellement saisis, ou si l’onsouhaite effacer et remplacer tous les acomptesprécédents.

La réponse sera généralement la première, soit « ajouterun acompte »



On revient donc pour la saisie dans le même écran de règlement des réservations que précédemment,mais où sont maintenant précisés des paramètres supplémentaires :

En bas à gauche : le numéro de la réservation, soit R000005 dans l’exemple.

Juste au dessus, un bandeau gris : Dans ce bandeau on trouve l’indication « Avant >> » avec rienderrière, ce qui signifie qu’aucun règlement n’a encore été affecté à cette réservation

Au-dessus, dans la zone jaune entre >>______<< : Il y avait l’indication de la somme totale restant duesoit 400 €. Mais nous venons de saisir dans cette zone un premier acompte de 200 € qui vient d’êtreaffecté en carte bancaire (voir en haut du dessin précédent). En conséquence, cette zone jaune indiquemaintenant 200 €, qui est la somme qui reste à régler.

En haut : les touches des modes de règlement usuels, ainsi qu’un tableau qui reprend les paiementseffectués par mode.

En validant, on passera par deux écrans successifs : le premier pour confirmer l’ajout de l’acompte, et lesecond pour demander si on veut imprimer un ticket pour ce règlement.

Nota : nous vous conseillons l’impression du ticket, car cette réservation sera intégrée dans les recettesdu jour, aussi il peut être intéressant d’en conserver la trace, afin de ne pas mélanger ce règlementavec ceux des ventes du jour.

5.2.2 Autres règlements partiels

Les autres règlements partiels intermédiaires se font de la même façon que le premier règlement quivient d’être saisi. Aussi, nous n’illustrerons que certains points concernant ces nouvelles saisies.

Quand revient ultérieurement dans l’écran des réservations, une colonne marquée « arrhes » précise letotal des acomptes qui ont déjà été saisis, tandis que la colonne « totale » indique la valeur initialecomplète de la réservation.



Dans la partie basse de l’écran de saisie des acomptes, et après sélection de la réservation, leprogramme indique dans la bande grise les acomptes qui avaient déjà été saisis auparavant, soit ici 200€ en Cartes.

Dans le cas de plusieurs acomptes, ils seraient tous indiqués ici à la suite l’un de l’autre. Pour terminercet exemple, nous allons maintenant saisir un nouveau paiement de 100 € en espèces, ce qui portera à300 € la totalité des acomptes sur cette réservation.

5.3 Règlement final

Le règlement final d’une réservation va se faire comme pour un ticket de caisse, puisque le dernier acteva consister en fait à transférer la réservation en ticket de caisse et à le solder.

On va donc lancer le module caisse, comme pour faire une vente classique en caisse, puis appuyer surla touche bleue en bas ( Alt + F4) , marquée « recherche documents ».

Cela ouvre la fenêtre habituelle de « choix d’un document », comme pour le rappel des tickets à l’écranpour les modifier, mais au lieu de sélectionner un ticket, on cliquera sur le troisième onglet marqué« réservations », ce qui ouvrira la liste des réservations en cours.

Les réservations non clôturées apparaissent alors, avec pour chaque réservation active, les arrhes ouacomptes déjà versés, et les divers modes de paiement utilisés pour les règlements intermédiaires.

Choisir la réservation à convertir en ticket de caisse et valider ce choix.



Un message demande si on souhaite transformer cette réservation en ticket de caisse, ou si l’onsouhaite modifier ou effacer la réservation. Choisir la première solution en cliquant sur le bouton degauche.

La réservation est maintenant devenue un ticket de caisse courant au nom du client (apparaît en haut).

Les articles de la réservation sont présents, ainsi que la valeur totale de la vente qui n’a pas changée.Par contre, au centre de l’écran, on a l’indication des arrhes versés qui est visible à coté du totalisateurde caisse.

Pour terminer la vente, il suffira de procéder comme avec un ticket habituel en le validant, puis dansl’écran des règlements qui suivra, on choisira un moyen de paiement habituel pour solder les 100 €restants à payer.



5.4 Modification d’une réservation

Il existe deux méthodes pour modifier une réservation, suivant ce que l’on veut faire ensuite :

5.4.1 Modification en phase de vente

Si on veut modifier la réservation après son transfert final en en ticket de caisse, c’est tout à faitpossible, par exemple pour ajouter ou supprimer un article, ou pour remplacer la taille réservée par uneautre.

Les acomptes ou arrhes indiqués ne changent pas. Seul le total du ticket de caisse va changer, ce quiinfluera uniquement sur le solde du ticket à régler quand il sera imprimé.

5.4.2 Modification d’une réservation en cours.

Par contre, on peut vouloir modifier une réservation en cours, par exemple le cas d’un client quitéléphone pour ajouter ou supprimer un article dans sa réservation. Il faudra dans ce cas rappeler laréservation à l’écran comme indiqué auparavant, mais dans le « choix du traitement », on cliquera sur lebouton de droite « modifier ou effacer la réservation »

Cela rappellera le contenu de la réservation à l’écran, comme au moment de la création, et il ne resteraplus qu’à ajouter ou supprimer des produits. En final, on validera à nouveau la réservation. Celle-ci auradonc une nouvelle valeur totale, mais les éventuels acomptes ou arrhes déjà saisis ne seront pas remisen cause.

5.5 Annulation d’une réservation

Pour annuler ou effacer une réservation, il faut procéder comme dans le cas précédent « modificationd’une réservation en cours »

Quand la réservation sera chargée à l’écran, on appuyera sur la dernière touche en bas à droite del’écran de caisse marquée « effacer le document » (Alt + F3)



Deux messages successifs comme ci-dessus demandent de confirmer l’effacement de la réservation,ceci pour éviter son effacement accidentel.

5.5.1 Réservation sans acompte

Aucune procédure particulière : il suffit simplement d’effacer la réservation comme ci-dessus.

5.5.2 Réservation avec des acomptes

Quand on efface une réservation sur laquelle on avait déjà saisi des acomptes ou des arrhes, en une ouplusieurs fois, cela ouvre un écran supplémentaire comme ici, où il faudra prendre une décision parmiles 3 proposées pour les versements déjà faits par le client.

g Garder les Arrhes : Vous considérez que les sommes versées par le client sont des arrhes,donc que s’il veut annuler la réservation, il perd les sommes qu’il a versé, et vous conservezces sommes à titre de défraiement : Dans ce cas, il n’y a rien d’autre à faire que de validercette hypothèse.

g Remboursement du client : Vous considérez au contraire que l’argent versé appartient auclient et qu’il s’agit d’une avance que vous allez lui rembourser. En cochant l’option du milieu,vous devrez choisir ensuite dans la partie basse un des moyens de remboursement au client.



g Passage en crédit client : Vous ne souhaitez pas rembourser les sommes versées par leclient, mais les mettre au crédit de son compte dans l’attente d’autres achats qu’il fera chezvous. Dans ce cas, il faut cocher la troisième solution. Les sommes encaissées sur laréservation viendront maintenant au crédit du compte client.

Nota : La réservation est uniquement financière, c’est à dire qu’elle ne bloque pas du tout les produitseux-mêmes. C’est donc au responsable du magasin de savoir et de gérer quels sont les produits encours de réservation parmi son stock.

On peut s’aider pour cela des divers états statistiques disponibles dans Gestmag.

Fin du livre VI

dossier gestmag 2007 · 2008-10-03 · 6 – ventes journalières en caisse domiciel inform@tique...

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