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Manual de Procedimientos

Dirección General de Notarías

octubre 2012

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Manual de

Procedimientos

Dirección General de

Notarías

Elaboró Presentó Validó

”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,

Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio

S-1812-2012 de fecha 09/10/2012”.

C.P. Carlos Tapia Astiazarán

Secretario de la Contraloría GeneralManuela Guadalupe López López Luis Gabriel Quijada Federico

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ContenidoI. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Red de Procesos

IV. Lista Maestra

V. Presentación de los procedimientos

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Introducción

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo, servir de instrumento de apoyo en

el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada

las operaciones realizadas por la Dirección General de Notarías de la Secretaría de Gobierno,

cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.

Contempla la red de procesos de la Unidad Administrativa, la lista maestra de documentos, as í

como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo

de la Secretaría de Gobierno.

Cabe señalar que este documento, deberá actualizarse en la medida que se presenten

modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura org ánica de la

Unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

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Objetivo del Manual

Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en

forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Direcci ón General de

Notarías de la Secretaría de Gobierno, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno

Estatal.

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FacultadNo.

Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No,Dir.

RED DE PROCESOS

Secretaría de Gobierno


Fecha de

ElaboraciónHojas

Código de la Red

13/07/2012

04-DGN-RP/Rev.00

Hoja 1 de 2

Procedimiento Productos Indicadores Cliente

1.1 C 03 06 Protocolos y

documentos

notariales

Operativo Directora General de

Notarías

Expedición de

documentos

notariales

01 Expedición de Escrituras Públicas -Testimonios

-Copias simples de escrituras

públicas

-Copias certificadas de

escrituras públicas

No de escrituras públicas

expedidas / No de escrituras

públicas solicitadas

Secretario de Gobierno /

Director General de

Notarías / Notarios

Públicos / Jueces /

Ciudadanía en general

No. De documentos

notariales expedidos

/ No. de

documentos

notariales

programados


documentos

notariales


Notarías

Expedición de

documentos

notariales

02 Registro e información sobre

disposiciones testamentarias

-Registros de Disposiciones

Testamentarias

-Informes de Disposiciones

Testamentarias

No de escrituras públicas

expedidas / No de escrituras

públicas solicitadas

Secretario de Gobierno /

Director General de

Notarías / Notarios

Públicos / Jueces /

Ciudadanía en general

No. De documentos


/ No. de

documentos

notariales

programados


documentos

notariales


Notarías

Expedición de

documentos

notariales

03 Supervisión del Ejercicio Notarial Certificaciones de Cierre de

Protocolos

No. de Visitas realizadas / No.

de Visitas programadas

No. de Certificaciones de

Protocolo realizados / No. de

Certificaciones de Protocolo

programados

Notarios Públicos y

Jueces en funciones de

Notarios Públicos

No. De documentos


/ No. de

documentos

notariales

programados


documentos

notariales


Notarías

Expedición de

documentos

notariales

04 Coordinación de Exámenes Aspirantes a Notario Público

Titular de Notaría Pública

No. De Exámenes de Aspirante

a Notario Público aplicados /

No. De Exámenes de Aspirante

a Notario Público programados

No. De Exámenes de Titular a

Notario Público aplicados / No.

De Exámenes de Titular a

Notario Público programados

Licenciados en Derecho

Titulados

Notarios con Patente de

aspirante a Notario

Público

No. De documentos


/ No. de

documentos

notariales

programados

3

Documento

obsoleto

Catálogo de Macroprocesos

01 Conducción de las Políticas Generales de Gobierno

02 Protección Civil

03 Protección Jurídica de los Sonorenses y sus

Bienes

04 Actividades de Apoyo Administrativo

05 Acciones de Apoyo y Asesoría Jurídica

06 Atención a Grupos Prioritarios y Migrantes

07 Producción y Difusión de Información Estadística

08 Desarrollo Integral de las Comunidades Indígenas

09 Igualdad de Género

10 Seguridad Pública Transversal

11 Protección Integral

12 Transparencia y acceso a la información

Catálogo de Facultades

A Política Interior

B Protección Civil

C Servicios Registrales, Admvos. y Patrimoniales

D Desarrollo Regional

E Territorio

F Asuntos Administrativos y Financieros

G Asuntos Jurídicos

H Población

I Indígenas

J Otros Grupos Vulnerables

K Seguridad Pública

L Sistema Estatal de Protección Integral

M Grupos Prioritarios y Migrantes

N Transparencia

Elaboró Revisó Validó

Manuela Guadalupe

López López

Manuela Guadalupe

López López

Luis Gabriel Quijada

Federico

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Documento

obsoleto

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

Expedición de Escrituras Públicas

04-DGN-P01/Rev.01

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE EMISIÓN:


04/11/2016


Proporcionar a solicitud de la parte interesada o autoridad competente testimonios, copias certificadas o simples

que brinden seguridad legal al ciudadano(a).

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Aplica al otorgante y al ciudadano(a) que acredite ser otorgante del acto, así como a la autoridad competente que

lo solicite.

II.- ALCANCE

DGN: Dirección General de Notarías.

* Interés jurídico: otorgante en un acto notarial y, por lo tanto, quien se ve afectado por tal documento.

* Testimonio: Es la reproducción fiel del documento original resguardado en el Archivo de la Direcci ón de Notarías

III.- DEFINICIONES

Constitución Política Federal

Constitución Política del Estado de Sonora

Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

Ley No. 163 del Notariado para el Estado de Sonora (Art. 120 fracción VIII)

Reglamento Interior de la Secretaria de Gobierno

IV.- REFERENCIAS

- Contar con número de escritura y nombre del notario(a) público(a), en caso contrario, se realizará búsqueda,

donde el ciudadano(a) deberá proporcionar fecha aproximada y notario(a) ante quien se otorgó la escritura.

- Acreditar interés jurídico presentando identificación oficial con fotografía vigente, para verificar si es otorgante en

la escritura solicitada. De no ser así, presentar carta poder notariada.

- Cubrir el pago de derechos que establece la Secretaría de Hacienda del Estado.

- En caso de que la escritura sea solicitada por un notario (a) público(a), este deberá acreditar la personalidad

jurídica correspondiente.

V.- POLITICAS

Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo

VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS

04-DGN-P01-F01/Rev.0 FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIOS

04-DGN-P01-I01/Rev.0 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE

SOLICITUD DE SERVICIOS

Clave de Anexo Nombre

VII.- ANEXOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE EXPEDICIÓN DE ESCRITURAS

PÚBLICAS

04-DGN-P01-A01/Rev.01

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http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/2/04-DGN-P01-F01-Rev.0.pdf

http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/2/04-DGN-P01-I01-Rev.0.pdf

http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/2/04-DGN-P01-A01-Rev.01.pdf

NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Oficialía de Partes Recepción de Solicitudes de expedición de

Escrituras Públicas

1.1 Recibe formato de solicitud de servicios del

ciudadano(a) debida y claramente escrito, así

como firmado

Formato de solicitud de

servicios

"Si el solicitante no cuenta con los datos que

requiere la solicitud"

1.2 Sugiere al solicitante pague la búsqueda de la

escritura pública

"Si cuenta con todos los datos requeridos en

la solicitud"

1.3 Verifica en la solicitud que el solicitante sea

otorgante en la escritura pública y acredite con

una identificación vigente con fotografía, saca

copia de la misma y anexa a solicitud y turna

al Departamento Jurídico

Copia de identificación

1.4 Departamento Jurídico Verifica que se cumpla con los requisitos que

establece la Ley del Notariado para la solicitud

de escrituras

1.5 Turna al área de Archivo para la búsqueda

correspondiente

2. Realización de Búsqueda en Archivo de

escritura pública

2.1 Encargada de Archivo Realiza la búsqueda de la escritura

"Si no se encontró la escritura solicitada"

2.2 Informa al solicitante acuda a la notaría pública

donde se elaboró la escritura

"Se localizó la escritura pública"

2.3 Turna escritura pública al Departamento

Jurídico.

3. Elaboración de presupuesto de Escrituras

3.1 Departamento Jurídico Elabora presupuesto de acuerdo con las tarifas

vigentes, contando número de hojas del libro y

apéndice, asentando los datos en formato y

firmando como responsable de la elaboración

de presupuesto. Y turna

Presupuesto

4. Recepción de pago de servicios

4.1 Oficialía de Partes Elabora boleta de pago con clave de Hacienda

y entrega a solicitante para que realice el pago

en la Agencia Fiscal

"Una vez realizado el pago"

4.2 Se solicita fotocopia del recibo de pago, se

adjunta a la solicitud de expedición de

escrituras públicas y se turna

copia de recibo de pago

4.3 Área Secretarial Realiza la elaboración Testimonio que consiste

en la transcripción de la escritura, copia

certificada o simple, según sea la solicitud, y

turna a firma del Director(a) General.

5. Autorización y entrega de escritura pública

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5.1 Director(a) General Revisa escritura, certificación y pago, firma la

misma y turna a Oficialía de Partes para la

entrega correspondiente.

5.2 Oficialía de Partes Entrega escritura pública a solicitante, ya sea

testimonio, copia certificada o simple según

corresponda. Se solicita identificación.

5.3 Recaba firma de recibido en control de

documentos entregados de conformidad.

Control de documentos

entregados

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Aprobó:Revisó:Elaboró:

SIP-F02/REV.02

Gloria Ibeth Pazos López,

Responsable Administrativa

María Inés Aragón Salcido,

Directora General de Notarías

Elizabeth García Montañez,

Directora de Notarías

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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO




CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:


04-DGN-P01/Rev.01 04/11/2016 02:38:12p.m.

Hoja 1 de 1

No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación

Resguardo Disposición

final

Formato de solicitud de

servicios

1 Director(a) General Papel 1 año Archivo de la

Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

Copia de Recibo de Pago2 Director(a) General Papel 1 año Archivo de la

Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

Control de documentos

entregados

3 Director(a) General Papel 1 año Archivo de la

Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.

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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO


04-DGN-P01/Rev.01

1 ¿Se recibió la solicitud para expedición de escrituras públicas en

la Oficialía de Partes?

2 ¿Se llenó correctamente el registro de expedición de escrituras

públicas?

3 ¿Se notificó a Oficialía de Partes para que se consultara con el

Director(a) General, si procede la expedición de escrituras

públicas?

4 ¿Verificó el Departamento Jurídico que la solicitud cumpla con

los requisitos establecidos por la Ley del Notariado?

5 ¿Se instruyó al área de Archivo para que realizara la búsqueda

de la escritura pública solicitada?

6 ¿Se localizó la escritura pública para su elaboración?

7 ¿Se autorizó y se certificó la expedición la escritura pública por

parte del Director(a) General?

8 ¿Se registraron correctamente los datos de la escritura pública

solicitada en el formato correspondiente?

9 ¿Se le explicó al solicitante que puede solicitar una búsqueda

proporcionando fecha aproximada y nombre del notario(a)

público(a) cuando no conoce todos los datos?

10 ¿Se turna la escritura localizada al Departamento Jurídico para

que calcule el presupuesto para la expedición de la escritura

pública?

11 ¿Se turna el presupuesto a Oficialía de Partes para la

elaboración del recibo de pago?

12 ¿El solicitante realiza el pago de derechos correspondientes?

13 ¿Se realiza la transcripción de la escritura pública cuando se

trata de testimonios?

14 ¿Se fotocopia tanto del libro como del apéndice la escritura

cuando se solicitan solo copias certificadas?

9

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15 ¿Se certifica la escritura en la última hoja?

16 ¿Se turna al Director(a) para su firma correspondiente de

certificación?

17 ¿Se recabó la firma de entrega de documento en Oficialía de

partes?

SIP-F04/REV.0110

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Registro e información sobre disposiciones testamentarias

04-DGN-P02/Rev.01


FECHA DE EMISIÓN:


04/11/2016


Organizar, registrar e informar acerca de las disposiciones testamentarias otorgadas ante notario (a) público(a) y/o

jueces(as) en funciones de notario(a) público(a).


El registro aplica a notarios(as) públicos(as) y jueces(as) en funciones de notario(a) público(a). El informe aplica

solo por mandamiento judicial o al notario(a) público(a) siempre que acredite bajo qué número de escritura pública se

radicó la sucesión.

II.- ALCANCE


Mandamiento Judicial.- Se aplica el término cuando el juez o jueza (de lo familiar, civil o mercantil) emite una orden

para que se informe acerca de la existencia o no de alguna disposición testamentaria.

Minuta.- o Acta notarial donde se asienta la escritura.

III.- DEFINICIONES



Plan Estatal de Desarrollo



Ley No. 163 del Notariado para el Estado de Sonora (Art. 120 fracción IV para informe y 46 para el Registro)

Reglamento Interior de la Secretaria de Gobierno

IV.- REFERENCIAS

- El notario(a) público(a) o juez(a) en funciones de notario(a), deberá remitir a la Dirección en un término de cinco

días hábiles el aviso sobre disposición testamentaria que se hubiera otorgado ante su fe.

- Se dará informe solo por mandamiento judicial o bien al notario (a) público(a) que acredite el número de escritura

mediante la cual se radicó la sucesión.

- Se cubrirán los derechos correspondientes sobre informe, como lo establece la Ley de Hacienda del Estado.

- El informe será remitido directamente al juez(a) solicitante en un término de dos días hábiles, tratándose de

informes locales.

V.- POLITICAS



04-DGN-P02-F01/Rev.01 REGISTRO DE DISPOSICIONES TESTAMENTARIAS


VII.- ANEXOS

DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMES SOBRE

DISPOSICIONES TESTAMENTARIAS

04-DGN-P02-A02/Rev.01

DIAGRAMA DE FLUJO DE REGISTRO DE DISPOSICIONES

TESTAMENTARIAS

04-DGN-P02-A03/Rev.01

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1 "Si son avisos con minuta de disposiciones

testamentarias"

1. Oficialía de Partes Recepción de avisos con minuta de


1.1 Recibe del notario(a) público(a) o juez(a) en

funciones, los avisos con minuta sobre

disposiciones testamentarias.

Avisos sobre disposiciones

testamentarias

1.2 Elabora recibo de pago del aviso y coloca en el

mismo clave correspondiente.


1.3 Anexa copia de pago a minuta y al aviso de

disposición testamentaria y turna al Director(a)

General.

2 Registro de Disposiciones Testamentarias

2.1 Director(a) General de

Notarías

Revisa los avisos, verifica que se anexe la

minuta y el pago correspondiente de la

disposición testamentaria y turna al Área de

Registro

2.2 Área de Registro Elabora tarjeta de registro de la disposición

testamentaria, incluyendo en esta datos del

testador(a), da de alta en el Registro Nacional

de Testamentos

Tarjeta de registro de

disposición testamentaria

2.3 Busca en Tarjetero alguna otra disposición

testamentaria otorgada con anterioridad. Turna

al Departamento Jurídico para su revisión

3 Revisión Jurídica de Minuta, tarjetas y


3.1 Departamento Jurídico Revisa minuta y tarjeta, realiza anotaciones de

ser necesario y turna para acuse

4 Secretaria de la Dirección de

Notarías

Notificación de registro

4.1 Elabora oficio notificando a los notarios(as) o

juez(a) el registro correspondiente y turna

para firma.

4.2 Director(a) General de

Notarias

Recibe oficios de notificación a notarios(as) o

juez(a) sobre el registro de las Disposiciones

Testamentarias, firma y turna a la secretaria

para el envío correspondiente

Tarjeta de registro, Minuta,

Copia de oficio de notificación

a notarios(as) o juez(a) sobre

el registro de las


4.3 Secretaria de la Dirección de

Notarías

Envía oficios a notarios(as) o juez(a) y turna al

área de registro acuse tarjeta y minuta para su

archivo.

"Si la recepción son Informes sobre

Disposiciones Testamentarias"

5 Recepción de Informes de Disposiciones

Testamentarias

5.1 Oficialía de Partes Recibe del notario(a) público(a) o juez(a) en

funciones de notario(a), las solicitudes de

informes sobre disposiciones testamentarias.

solicitudes de informes sobre


5.2 Elabora recibo de pago del informe y coloca

clave correspondiente al mismo.


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5.3 Anexa copia de pago al informe sobre

disposición testamentaria y turna al Director(a)

General

6 Director(a) General de

Notarías

Revisión de informe sobre Disposiciones

Testamentarias

6.1 Revisa el informe y que se anexe el pago

correspondiente sobre disposición

testamentaria

6.2 Turna al Area de búsqueda el informe sobre

disposición testamentaria para la búsqueda

correspondiente

6.3 Area de búsqueda Realiza búsqueda de disposiciones

testamentarias en el Registro Local y Nacional

y elabora oficio de notificación del resultado al

juez(a) o notario(a) público(a) solicitante y

turna al Departamento Jurídico.

7 Departamento Jurídico Revisión de informe y oficio de notificación a

notarios(a) o juez(a) informe sobre


"Si existen errores en el informe"

7.1 Turna al área de búsqueda para su corrección

"Si todo está correcto"

7.2 Area de búsqueda Elabora oficio notificando a los notarios(a) o

juez(a) el resultado de la búsqueda y recaba

firma de Dirección General.

7.3 Envía oficio y archiva copia del mismo junto

con informe de solicitud.

Solicitud del informe, copia

del resultado de la búsqueda

(oficio), copia del recibo de

pago.



SIP-F02/REV.02







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Registro e información sobre disposiciones testamentarias

04-DGN-P02/Rev.01 04/11/2016 02:40:03p.m.

Hoja 1 de 1



final

Avisos y Minutas sobre

disposiciones

testamentarias

1 Director(a) General Papel Indefinido Archivo de la

Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

Registro de Disposiciones

Testamentarias


Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

Informe sobre

disposiciones

testamentarias


Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

Recibo de Pago4 Director(a) General Papel 1 año Archivo de la

Dirección General

Archivo de la

Dirección

General

Oficio – Contestación5 Director(a) General Papel 1 año Archivo de la

Dirección General

Archivo de la

Dirección

General


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Registro e información sobre disposiciones

testamentarias

04-DGN-P02/Rev.01

1 ¿Se recibieron los avisos y minutas sobre disposiciones

testamentarias en el área de Oficialía de Partes de la Dirección

General de Notarías y elabora boleta de pago con la clave

correspondiente?

2 ¿Se anexó copia de pago a minuta en Oficialía de Partes y turnó

al Director(a) General?

3 ¿Se revisaron los avisos y que se anexo la minuta

correspondiente así como copia del pago de parte del Director(a)

General?

4 ¿Se elaboró la tarjeta con los datos del testador(a)?

5 ¿Se realizó la búsqueda de alguna otra disposición

testamentaria otorgada con anterioridad?

6 ¿Revisó el Departamento Jurídico las minutas que contienen la

disposición testamentaria, la tarjeta y realizó anotaciones en

ella?

7 ¿Se elaboró acuse de recibo por parte de la secretaria de la

Dirección General?

8 ¿Se archivaron por notario(a) los acuses y las tarjetas por orden

alfabético?

9 ¿Recibió el Director(a) General los Informes de Oficialía de

Partes y los turnó al Área de Registro?

10 ¿Se elaboró recibo de pago y una vez cubiertos los derechos lo

recibe acompañado del informe?

11 ¿Se le asignó el número de control interno en el Área de

Búsqueda?

12 ¿Se realizó la búsqueda en el Registro Nacional de Testamentos

y en el Registro Local de Disposiciones Testamentarias?

13 ¿Se contestó por oficio al juez(a) o notario(a) de la existencia o

no del testamento?

14 ¿Se archivó la solicitud de informe así como copia del oficio del

resultado de la búsqueda?

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SIP-F04/REV.0116

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Supervisión del Ejercicio Notarial

04-DGN-P03/Rev.01


FECHA DE EMISIÓN:


04/11/2016


Brindar orientación y apoyo jurídico a los ciudadanos(as) que así lo requieran para culminar sus trámites notariales,

así como coadyuvar con las diversas dependencias y entidades de la Administraci ón Pública en el apoyo a

ciudadanos(as) de escasos recursos que requieran asesoría y reducción en pago de honorarios de servicios

notariales.


Aplica a ciudadanos(as) en general y a los ciudadanos(as) de escasos recursos que acudan por apoyo notarial a la

oficina de Atención Ciudadana o al de algún(a) representante de elección popular, a las comunidades indígenas a

través de solicitudes canalizadas por la oficina de la Comisión Estatal para el Desarrollo de los Pueblos y

Comunidades Indígenas (CEDIS).

II.- ALCANCE

DGN: Dirección General de Notarías

Pagos no exentos: Son aquellos derechos obligatorios por pagos de diversos servicios prestados por la Direcci ón

General de Notarías, el Registro Público de la Propiedad, el Instituto Catastral y Regional, entre otros.

III.- DEFINICIONES






Ley de Hacienda del Estado de Sonora

Ley de Hacienda Municipal

Ley que Establece el Arancel para los Notarios del Estado de Sonora

Ley del Notariado para el Estado de Sonora

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno

IV.- REFERENCIAS

-Se atiende entre 15 y 20 minutos a cada ciudadano(a)

-Acudir por asesoría relacionada con actos notariales

-Presentar oficio de Atención Ciudadana en el caso de requerir apoyo

V.- POLITICAS



N/A


VII.- ANEXOS

04-DGN-P03-A01/Rev.01"Diagrama de flujo del procedimiento

Asesorías Jurídicas".

04-DGN-P03-A01/Rev.01

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1 Oficialía de Partes Recepción del ciudadano(a)

1.1 Director General de Notarías Se recibe al ciudadano(a) y se levanta registro

en la bitácora de asesorías jurídicas.

Bitácora de Asesorías

Jurídicas.

1.2 Se pasa al ciudadano(a) a un cubículo para

recibir atención por parte de un abogado(a).

1.3 En caso de ser una solicitud proveniente de

dependencias y entidades de la

Administración Pública, el ciudadano(a)

presenta el oficio correspondiente, se sella de

recibido y se turna a la Unidad de Apoyo

Administrativo

Oficio de la dependencia o

entidad de la Administración

Pública

2 Departamento Jurídico Atención a las solicitudes de asesoría jurídica

2.1 Revisa los documentos que presenta el

ciudadano(a) y le orienta sobre las

características que deben tener los

documentos, dependiendo de los trámites que

desee realizar (por ejemplo, número de copias,

documentos notariados o no, copia simple o

presentación de originales)

2.2 Si toda la documentación se encuentra en

orden, se procede a elaborar un presupuesto

estimado del servicio requerido.

2.3 Si la Dirección de Notarías no es competente

para resolver los trámites del ciudadano(a), se

le remite, según sea el caso, al Registro

Público de la Propiedad, al Instituto Catastral y

Registral del Estado de Sonora, a la

Defensoría Pública o directamente con algún

notario(a) de su preferencia.

(FIN DEL PROCEDIMIENTO)

3 Unidad de Apoyo

Administrativo

Solicitud de apoyo jurídico

3.1 Recibe de la Oficialía de Partes oficio emitido

por la dependencia o entidad de la

Administración Pública.

Oficio de solicitud de apoyo

de la oficina de Atención

Ciudadana, CEDIS o de

diputado(a) en funciones

3.2 El o la titular de la Unidad de Apoyo

Administrativo revisa la solicitud y turna a un

abogado(a).

4 Departamento Jurídico Asesoría al ciudadano(a)

4.1 Se recibe oficio de solicitud de apoyo

previamente revisado por el o la titular de la

Unidad de Apoyo Administrativo


de la dependencia o entidad

de la Administración Pública

4.2 Un abogado contacta vía telefónica o

electrónica con el ciudadano(a) para

asesorarle respecto a su solicitud

4.3 Dependiendo el caso, se le brinda asesoría en

cuanto al tipo de documentación que debe

tener y presentar para realizar el trámite de su

interés y se le informa de los costos que debe

de cubrir y que no son exentos.

4.4 Si el ciudadano(a) accede o no a llevar a cabo

el trámite, se informa a la Unidad de Apoyo

Administrativo.

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4.5 En caso de que el ciudadano(a) solicite un

descuento respecto a los honorarios de algún

procedimiento que requiera la participación de

un notario(a) público(a) del estado, se informa

a la Unidad de Apoyo Administrativo

5 Unidad de Apoyo

Administrativo

Revisión de los resultados de la asesoría

jurídica

5.1 En caso de que el ciudadano(a) pueda o no

cubrir los cobros no exentos de su trámite

específico, se elabora oficio de respuesta a la

dependencia o entidad de la Administración

Pública solicitante.

Oficio de respuesta a solicitud

de apoyo dirigido a la oficina



5.2 En caso de que el ciudadano(a) no prosiga con

el trámite, se archiva el caso.


Oficio de solicitud apoyo por

parte de dependencia o


Pública, oficio de respuesta a

solicitud de apoyo dirigido a la

oficina de la dependencia o


Pública.

5.3 En caso de que se necesite la intervención de

un notario(a) público(a) del estado en el trámite

del ciudadano(a), y este solicite un descuento

en sus honorarios, la Unidad de Apoyo

Administrativo recibe los resultados de la

asesoría del Departamento Jurídico para

turnarlo con la o el Director(a) General


Notarías

Asignación de notario(a) público(a)

6.1 Revisa la solicitud del ciudadano(a)

6.2 De acuerdo con el perfil del caso, designa a

algún notario(a) público(a) del estado dentro de

la demarcación notarial del ciudadano(a)

solicitante.




6.3 Se turna a la Unidad de Apoyo Administrativo

7 Unidad de Apoyo

Administrativo

Elaboración de oficio al notario(a) público(a)

designado y al ciudadano(a)

7.1 Recibe la instrucción de la o el Director(a)

General de contactar con el notario(a)

público(a) designado para apoyar con

descuento de honorarios al ciudadano(a)

solicitante

7.2 Elabora y envía el oficio dirigido al notario(a)

público(a) designado para apoyar con

descuento de honorarios al ciudadano(a)

solicitante


en el descuento de honorarios

del notario(a) público(a) y

copia de oficio de apoyo de la

dependencia o entidad de la

Administración Pública

7.3 Elabora oficio de respuesta al ciudadano(a)

solicitante para que acuda con el notario(a)

público(a) designado para atender su solicitud

de descuento por servicios de honorarios

Oficio de respuesta al

ciudadano(a)

19

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7.4 Elabora oficio de respuesta a la oficina de la

dependencia o entidad de la Administración

Pública correspondiente para informar del

resultado de la solicitud de apoyo del

ciudadano(a)

Oficio de conclusión a la

oficina de la dependencia o


Pública, con copia de oficio

de solicitud de apoyo en el

descuento de honorarios del

notario(a) público(a), copia de

oficio de respuesta al

ciudadano(a)

7.5 Se archiva expediente de atención al

ciudadano(a) con originales y copias de los

oficios recibidos y emitidos.


Oficio de solicitud apoyo por

parte de la dependencia o


Pública, oficio de solicitud de

apoyo en el descuento de

honorarios del notario(a)

público(a), oficio de respuesta

al ciudadano(a), oficio de

conclusión a la oficina de la

dependencia o entidad de la


correspondiente



SIP-F02/REV.02







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04-DGN-P03/Rev.01 04/11/2016 02:40:47p.m.

Hoja 1 de 1



final

Bitácora de Asesorías

Jurídicas

1 Oficialía de Partes Papel 1 año Archivo

Administrativo de la

Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Oficio de solicitud de

apoyo por parte de la

dependencia o entidad de

la Administración Pública

2 Unidad de Apoyo

Administrativo

Papel 1 año Archivo


Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Oficio de respuesta a

solicitud de apoyo dirigido

a la oficina de la

dependencia o entidad de

la Administración Pública

correspondiente

3 Unidad de Apoyo

Administrativo



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


apoyo en el descuento de

honorarios del notario(a)

público(a)

4 Unidad de Apoyo

Administrativo



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


ciudadano(a)

5 Unidad de Apoyo

Administrativo



Dirección General

Archivo


Archivo

Administrativo

de la Dirección

General Archivo

Administrativo

de la

Oficio de conclusión a la

oficina de la dependencia

o entidad de la


correspondiente

6 Unidad de Apoyo

Administrativo



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


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04-DGN-P03/Rev.01

1 ¿Se turna únicamente a los ciudadano(a) que desean asesoría

respecto a un acto notarial?

2 ¿Se registra debidamente en la bitácora de Asesorías Jurídicas

cada una de las atenciones brindadas?

3 ¿Se hace un reporte semanal del número de asesorías

brindadas?

4 ¿Se cumple con los tiempos establecidos de atención de entre

15 y 20 minutos por ciudadano(a)?

5 ¿El ciudadano(a) se encuentra satisfecho con la asesoría

recibida?

6 ¿Se consigna con sello y fechas la recepción de oficios turnados

por la oficina de la dependencia o entidad de la Administración

Pública solicitante?

7 ¿Se revisó el oficio y se contactó con el ciudadano(a) para

brindar asesoría?

8 ¿Se le brindó un servicio adecuado, respetuoso y profesional?

9 En caso de no encontrar al ciudadano(a) por las vías de

comunicación establecidas, ¿se agotaron las vías de

comunicación para contactarlo?

10 ¿Se le explicó al ciudadano(a) el tipo de trámite que tiene qué

realizar, los requisitos y documentos que debe de presentar y el

monto del pago que debe realizar?

11 ¿Se emitió el oficio de apoyo con descuento de honorarios al

notario(a) público(a) con copia de anexos?

12 ¿Se comunicó vía oficio al ciudadano(a) del notario(a) público(a)

del estado que le brindaría el descuento en sus honorarios?

13 ¿Se notifica vía oficio a la oficina de la dependencia o entidad de

la Administración Pública de los resultados de la asesoría?

14 ¿Se archivan adecuadamente los casos remitidos por las

dependencias o entidades de la Administración Pública?

SIP-F04/REV.0122

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Coordinación de Exámenes

04-DGN-P04/Rev.01


FECHA DE EMISIÓN:


04/11/2016


Atender las quejas, denuncias y acusaciones presentadas por la ciudadan ía, en contra de notarios(as) públicos(as)

y de las personas que ejerzan funciones notariales por ministerio de ley o receptor ía en el desempeño de sus

funciones.


Aplica a los notarios(as) públicos(as) y a las personas que ejerzan funciones notariales por ministerio de ley o

receptoría.

II.- ALCANCE


Colegio de Notarios: tiene personalidad jurídica y a él pertenecen todos los notarios(as) del Estado de Sonora, a

excepción de los jueces(as) de primera instancia o locales que desempeñen funciones notariales.

Recurso de inconformidad: recurso que interponen los notarios (as) ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo

en contra de una sanción emitida por la Dirección General de Notarías, a raíz de la resolución de una queja

interpuesta por alguna(a) ciudadano(a).

III.- DEFINICIONES






Ley de Procedimiento Administrativo del Estado de Sonora.

Ley del Notariado para el Estado de Sonora (art. 133 y art. 140)

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno

04-DGN-P03/REV.01Procedimiento: Quejas

IV.- REFERENCIAS

- El ciudadano(a) deberá presentar escrito firmado a la Dirección de Notarías, describiendo los hechos objeto de la

queja.

- Se le dará vista al notario(a) vía oficio, con copia de la queja, para que rinda un informe a esta Direcci ón General

de Notarías.

- Se notifica al ciudadano(a) vía oficio de la recepción del informe del notario(a) y se le da a conocer la versión del

mismo.

- Se dará vista al Colegio de Notarios, con anexo de expediente, para que intervenga como mediador o conciliador,

en su caso.

- Se respetará el tiempo establecido por la Ley para recibir el Informe del Colegio de Notarios y dictar resolución.

- Se notifica a ambas partes de la resolución y la sanción respectiva, en su caso.

V.- POLITICAS



N/A


VII.- ANEXOS

DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

04-DGN-P04-A01/REV.01 “QUEJAS”

04-DGN-P04-A01/Rev.01

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1. Oficialía de Partes Recepción de quejas

1.1 Se recibe en la Oficialía de Partes escrito

original de queja interpuesta por la ciudadanía

en contra de algún trámite realizado en las

notarías en el estado

Original de la solicitud de

queja firmada

1.2 Se turna al Director(a) General Original de la solicitud de

queja firmada


Notarias

Recibe el escrito de queja. Original de la solicitud de

queja firmada

2.1 Una vez revisado, se turna el escrito de queja

al Departamento Jurídico para que determine si

es procedente o no.

3 Departamento Jurídico Recibe escrito de queja Original de la solicitud de

queja firmada

3.1 Si no es procedente, se notifica al

ciudadano(a).

3.2 Si es procedente, se solicita informe al

notario(a) con fundamento en el artículo 140 de

la Ley del Notariado para el Estado de Sonora,

en vigor, sobre el asunto objeto de la queja,

que debe entregar en un término de cinco días

hábiles a partir de recibido el presente. Adjunto

a este oficio se anexa copia de queja.

Oficio solicitando informe y

copia de Queja

4 Oficialía de Partes Recepción de Informe del notario(a) Informe del notario(a)

4.1 Se recibe el informe del notario(a), se sella y

se turna al Departamento Jurídico.

5 Departamento Jurídico Recepción del informe del notario(a) Informe del notario(a)

5.1 Se elabora oficio de notificación para informar

al ciudadano(a) sobre la respuesta que ha

dado el notario(a) a su queja y responda a su

vez si es o no satisfactorio lo comunicado.

Oficio de notificación con

extracto de respuesta del

notario(a)

6 Oficialía de Partes Recibe escrito de respuesta del ciudadano(a). Escrito de respuesta del

ciudadano(a)

6.1 Recibe y sella el escrito de respuesta del

ciudadano(a).

6.2 Turna el escrito de respuesta del ciudadano(a)

al Departamento Jurídico

7 Departamento Jurídico Recibe y revisa escrito de respuesta del

ciudadano(a).

Escrito de respuesta del

ciudadano(a)

7.1 Si el ciudadano(a) se encuentra satisfecho con

la respuesta presentada por el notario(a) a su

queja, se cierra el expediente.

7.2 Se da aviso mediante oficio al notario(a)

acerca de la respuesta dada por el

ciudadano(a) y se archiva el expediente.

Oficio de aviso al notario(a)

7.3 Si el ciudadano(a) no se encuentra conforme

con el informe de respuesta dado por el

notario(a), presenta escrito de negativa a la

Dirección de Notarías.


ciudadano(a)

8 Oficialía de Partes Recibe escrito de respuesta del ciudadano(a). Escrito de respuesta del

ciudadano(a)

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8.1 Recibe el escrito de respuesta del

ciudadano(a) insatisfecho y turna el escrito al

Departamento Jurídico

9 Departamento Jurídico Recibe escrito de respuesta del ciudadano(a)

inicia etapa de mediación


ciudadano(a)

9.1 Se elabora y se envía oficio al notario(a)

acerca de la respuesta del ciudadano(a)

insatisfecho.


notario(a) y copia del escrito

de respuesta del ciudadano(a)

9.2 Se envía oficio solicitando al H. Colegio de

Notarios del Estado de Sonora intervenga

como instancia de mediación o conciliación en

el caso, tal y como lo establece el artículo

130, fracción X, de la Ley del Notariado para el

Estado de Sonora, e informe a la Dirección de

Notarías los resultados de su intervención.

Oficio solicitando mediación o

conciliación, expediente,

conformado por: copia de la

solicitud de queja, copia de

informe del notario(a), copia

de respuesta del ciudadano(a)

al informe del notario(a)

9.3 Se notifica conforme a los artículos 140 y 141

de la Ley del Notariado para el Estado de

Sonora, por escrito al notario(a) y al

ciudadano(a)

Oficio de notificación

9.4 De acuerdo con el procedimiento que

establece la Ley del Notariado para el Estado

de Sonora, se remite al Colegio de Notarios

del Estado constancias del expediente en

cuestión, solicitando se emita Informe sobre

los hechos motivo de queja, en un plazo

máximo de 20 días de acuerdo con lo

establecido por la Ley.

Oficio solicitando mediación,

copia de informe del

notario(a), copia de la

solicitud de queja

10 Oficialía de Partes Recepción de Informe del Colegio de Notarios,

se sella y se turna a la Dirección General

Informe del Colegio de

Notarios y expediente del

caso

10.1 Se recibe en la oficialía de partes el Informe

del Colegio de Notarios, junto a los

documentos que conforman el expediente del

caso.

10.2 Se turna a la Dirección General


Notarías

Recibe y revisa el informe emitido por el

Colegio de Notarios.


Notarios y expediente del

caso

11.1 Dicta Resolución para la aplicación de

sanciones correspondientes de acuerdo con el

artículo 139 de la Ley del Notariado.

Resolución

11.2 Se turna la resolución al Departamento

Jurídico.

12 Departamento Jurídico Recibe la Resolución de la Dirección General. Resolución y expediente

documental del caso

12.1 Recibe la Resolución del caso y elabora oficio

de notificación para las partes.

12.2 Se archiva el expediente completo.

12.3 Si el notario(a) presenta recurso de

inconformidad en contra de la sanción, según

el artículo 143 de la Ley del Notariado del

Estado de Sonora, se interpondrá ante el

Tribunal de lo Contencioso Administrativo,

dentro de los quince días hábiles siguientes a

la fecha de notificación de la resolución

recurrida.

Recurso de inconformidad

13 Oficialía de Partes Recepción de Recurso de Inconformidad Recurso de Inconformidad

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13.1 Se recibe en la oficialía de partes el recurso de

inconformidad, se sella y se turna a la

Dirección General.


Notarías

Recibe el recurso de inconformidad Recurso de inconformidad

14.1 Recibe y revisa el recurso de inconformidad.

14.2 Se inicia procedimiento ante el respectivo

Tribunal hasta agotar las instancias legales y

se dicte si procede o no la sanción.



SIP-F02/REV.02







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04-DGN-P04/Rev.01 04/11/2016 02:41:48p.m.

Hoja 1 de 1



final

Original de escrito de

queja firmado

1 Departamento Jurídico Papel 3 años Archivo


Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Informe rendido por el

notario(a)



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Oficio de Notificación de

respuesta al ciudadano(a)

por parte del notario(a)



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


ciudadano(a) al informe

del notario(a)



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Oficio de notificación al

Colegio de Notarios.



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


mediación al Colegio de

Notarios



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


Notarios



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Resolución8 Director(a) General de

Notarías

Papel 3 años Archivo


Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General

Oficio de notificación de

resolución a las partes

involucradas



Dirección General

Archivo

Administrativo

de la Dirección

General


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04-DGN-P04/Rev.01

1 ¿Se recibió y se turnó en tiempo y forma la solicitud de queja del

ciudadano(a)?

2 ¿Se revisó y se admitió o rechazó la queja con base a un

análisis objetivo respecto a la Ley y normativas aplicables?

3 ¿Se notificó por oficio en tiempo y forma al notario(a) público(a) o

persona que ejerza funciones notariales o de receptoría respecto

a la existencia de una queja en su contra y se les detalló sobre

el plazo para rendir el informe al respecto?

4 ¿Se revisó que el informe rendido por el notario(a) público(a) o

persona que ejerza funciones notariales o de receptoría cumplía

con los plazos establecidos, así como que quede constancia de

la fecha de recibido del documento?

5 ¿Se elaboró y remitió en tiempo y forma la respuesta dada por el

notario(a) al ciudadano(a) respecto a su queja?

6 ¿Se recibió el escrito de respuesta del ciudadano(a) y se turnó

en tiempo y forma a la Dirección General?

7 ¿Se expidió oportunamente el oficio al notario(a) dando cuenta

del escrito de respuesta del ciudadano(a)?

8 En caso de haber sido necesario, ¿se elaboró y remitió en

tiempo y forma oficio de mediación al Colegio de Notarios?

9 ¿Se emitió en tiempo y forma el oficio donde se le solicita al

Colegio de Notarios rendir su informe?

10 ¿Se recibió en tiempo y forma el informe del Colegio de Notarios

y quedó asentado bajo sello de recibido?

11 ¿La resolución es notificada en tiempo y forma a los

involucrados(as)?

12 ¿Se conforma el expediente del caso de forma cronológica y se

archiva de forma adecuada?

13 ¿En caso de que el notario(a) interponga recurso de

inconformidad, este se sella de recibido y se turna en tiempo y

forma al Director(a) General de Notarías?

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14 ¿Se cumplió en tiempo y forma en responder a las instancias

que se desprendieron del recurso de inconformidad?

15 ¿Se archivó el recurso de inconformidad de forma cronológica en

el expediente respectivo?

SIP-F04/REV.0129

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documento obsoleto octubre 2012 - sicadsicad.sonora.gob.mx/archivos/temps/228.pdf · protocolos no....

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