documento electrónico

Documento Electrónico

Carolina Henao BejaranoClaudia Marcela Fagua

Edy Ruth Vallejo SantamaríaEsperanza Rojas Rojas

Docente: Jorge Mario Zuluaga Campuzano

INTRODUCCIÓNAl igual que el invento del papel y la imprenta generó en su momento un gran impacto en la vida del hombre, en su forma de comunicación y transmitir conocimiento, las nuevas tecnologías han revolucionado el mundo actual, pues ha aumentado la creación de un gran volumen de información que se distribuye de forma casi inmediata.Las TIC, han introducido una nuevo soporte documental, el documento electrónico, que ha hecho necesaria la creación de nuevas normas de tal forma que se pueda administrar y garantizar la perdurabilidad de la información y por ende de nuestra historia.A través de esta presentación, encontrará los conceptos básicos para identificar el documento electrónico y consideraciones sobre su conservación


OBJETIVOS

❏ Identificar a cabalidad el significado de Documento Electrónico, sus alcances, componentes y características fundamentales.

❏ Identificar las problemáticas y oportunidades que presenta el uso del Documento Electrónico para los sociedad de información y conocimiento.

❏ Proyectar, como futuros profesionales C.I.D.B.A, una postura propositiva a partir de los conceptos, para aportar soluciones viables al uso del Documento Electrónico.


Definición

Documento electrónico Hace referencia a cualquier representación de información que se conserva o transmite por medio de un mensaje de datos. Por tanto, un documento electrónico es cualquier documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o reproducido, debe ser accedido desde un computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a información en medios magnéticos.


Los documentos electrónicos que se crean como copias

digitalizadas de un documento físico (es decir aquellos

documentos que son escaneados, transcritos, enviados por fax,

etc.) no tiene ninguna validez legal o probatoria sin el soporte del

documento original. También pueden ser utilizados como prueba

de un evento o acuerdo, pero dicha validez o veracidad puede

ser cuestionada, ya que son esencialmente el equivalente

electrónico de una fotocopia de un documento. Para tener

validez deben ir acompañados de su original.


ComponentesDe acuerdo con L. Duranti, los componentes son:

1. Medio: el portador físico del mensaje.

2. Contenido: el mensaje que el documento trata

de comunicar.

3. Forma física e intelectual: las reglas de representación

tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje.

4. Acción: el ejercicio de voluntad que da origen al documento.


5. Cuatro personas: las entidades actuantes por medio del documento, autor, destinatario, redactor, creador.

6. Vínculo archivístico: la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente

7. Contexto: el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento.

Tomado de: La Gestión de los documentos electrónicos como función archivística. José Ramón Cruz Mundett,

disponible en http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf


http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

Características

Autenticidad: que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, de quien emana y las fechas en que fue creado o enviado.


Autenticidad Para garantizar la autenticidad del documento

electrónico las entidades deben crear políticas y procedimientos que controlen desde la elaboración hasta su disposición final, de forma que se asegure que el documento se crea por alguien autorizado, y que se tienen los mecanismos de seguridad que impida la modificación de los mismos


Características

Integridad: los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones


Integridad Para garantizar la integridad,

las políticas y procedimientos deben establecer qué, quién cómo y cuándo realizar anotaciones o adiciones en los documentos electrónicos, de las cuales se debe dejar constancia para seguimiento


Características

Fiabilidad: que su contenido represente de forma completa , fiel y precisa las operaciones, actividades o hechos que se quieren decir con él


Fiabilidad Los documentos de archivo deben mostrar que fueron creados por una actividad específica y por un responsable asignado con las herramientas determinadas para la operación


Características

Disponibilidad: que se pueda localizar, recuperar, presentar, y leer, mostrando la actividad que los produjo de acuerdo a las funciones de la entidad, manteniendo los vínculos con los documentos que reflejan la secuencia de las actividades


ClasificaciónCRITERIO CONCEPTO

POR SU FORMA DE CREACIÓN

❏ Nativos electrónicos: son aquellos que ha sido elaborado en entorno electrónico y permanece así hasta su disposición final

❏ Documento electrónico digitalizado: documentos elaborados en formatos tradicionales que se escanean para su utilización en medios electrónicos

POR SU ORIGEN

Hechos por

❏ Administración Pública❏ Ciudadanos❏ Organizaciones


CRITERIO CONCEPTO

POR SU FORMA Y FORMATO

❏ Documentos ofimáticos: son producidos por diversos programas y pueden tener diferentes versiones: procesadores de texto, la hoja de cálculo, gráficos

❏ Documento Cartográfico: mapas, planos, croquis, cartas aeronáuticas - celestes o marinas

❏ Correo electrónico ❏ Imágenes❏ Videos❏ Audio❏ Mensajes de datos generados en

redes sociales Twitter, Facebook, Tuenti, Myspace, Yammer ❏ Formularios electrónicos: formatos para ser diligenciados en

línea❏ Base de datos


Documento Electrónico de Archivo

El Archivo General de la Nación,(2006) Acuerdo 027, lo define claramente como:

“El registro de la información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y proceso archivísticos”


Problemática de Conservación de documentos electrónicos

La UNESCO ha manifestado los desafíos que plantea el resguardo de la información digital en su

“CARTA PARA LA PRESERVACIÓN

DEL PATRIMONIO DIGITAL”:“El patrimonio digital del mundo corre peligro de perderse para la posteridad.

Contribuyen a ello, en otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos”


Problemática de Conservación de documentos electrónicos

Sobre esto la Ley 527 de 1999 expone en su artículo 12:

“Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.


Con lo anterior se puede afirmar que una de las principales problemáticas que representa el uso y gestión del documento electrónico es su conservación, dadas las tecnologías bajo las cuales se preserva. Entre las principales se encuentran:

● La obsolescencia de los programasejecutables,códigos y formatos (software)

● La obsolescencia de los equipos físicos,mecánicos y eléctricos (hardware)

● La degradación o desuso del soporte que almacena al documento(CD, Disco Duro, etc.).

● La necesaria capacidad del documento digital para ser transferido de un formato a otro, las veces que sea necesario.Lo cual impone desafíos para la integridad, autenticidad y fiabilidad.


BibliografíaArchivo General de la Nación. Acuerdo 002 de 2014 de 2014. [Recurso electrónico] Recuperado y disponible http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_02_DE_2014.pdf

Banco Terminológico AGN.Documento electrónico de archivo, [Recurso electrónico]

disponible en

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=92&/documento-electrnico-de-archivoCruz, José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. Universidad Carlos III. Madrid [Recurso electrónico] recuperado y disponible en http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

Ley 527 de 1999. [Recurso electrónico] Recuperado y disponible en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276


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http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=92&/documento-electrnico-de-archivo

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=92&/documento-electrnico-de-archivo

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Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones. Decreto 2609 de 2012.[Recurso electrónico] Recuperado y disponible http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

Preservando para el futuro. Guía Cero Papel 3 Documentos Electrónicos[Recurso electrónico] Recuperado y disponible en

http://www.preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia3-DocumentosElectronicos.pdf

¿Qué es un documento electrónico?[Recurso electrónico] Recuperado y disponible en http://www.facture.co/Contactenos/Definiciones/DocumentoElectronico.aspx

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Otras imágenes

Documento electrónico de archivo. http://2.bp.blogspot.com/-8SvNKqzvLp4/TsGGIB5uofI/AAAAAAAAAAU/1ckX5pCv3rc/s1600/logo-documentos.jpg


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Hardware. [Recurso electrónico] disponible en: http://bibliotecadeinvestigaciones.files.wordpress.com/2013/01/pc-hardware-0.jpgs

Software. [Recurso electrónico] disponible en:http://2.bp.blogspot.com/-VOuDgKCFBuI/UbFvDTQTCwI/AAAAAAAAAAg/FPz1hgoeKAg/s320/Chrome_estable_para_MAC_Linux_SoftwareYTecnologias.jpg

Soportes para DE. [Recurso electrónico] disponible en: http://1.bp.blogspot.com/-Kz1t0CPwAS0/TV6d0RWm7FI/AAAAAAAAACE/lipc1_tbdkk/s1600/soportes-de-almacenamiento.jpg


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