trƯỜng ĐẠi hỌc quỐc gia tp hcm - cse

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

BÀI LUẬN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CTY TNHH MỘT THÀNH

VIÊN XI MĂNG QUANG SƠN

Nhóm thực hiện :

12070533 – VÕ NGỌC PHÚ

12070495 – NGUYỄN TRÚC MAI ANH

12070536 – LỮ THỊ KIM PHỤNG

12070518 – TRẦN DUY LỘC

12070558 – CAO MINH VŨ

12070494 – LÊ VIẾT DUY ANH

11070442 – NGUYỄN THỊ MỸ DUNG

Giảng viên hướng dẫn: TS. Phạm Trần Vũ

TP HCM, Tháng 12 Năm 2012

2

Lời Tựa

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi,

trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng, đặc biệt là cuộc cách mạng thông

tin. Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt, mọi lĩnh vực của

đời sống kinh tế xã hội. Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin

một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thúc đẩy

nền kinh tế mở rộng và phát triển. Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan, doanh

nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin. Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng

mọi nhu cầu của khác hàng hiện tại mà còn nâng cao năng lực quản lý nội bộ, nâng cao

năng lực quản lý các vấn đề bên ngoài doanh nghiệp và nâng cao năng lực sản xuất, giúp

cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước.

Qua quá trình tìm hiểu, nhóm đã thấy rõ vai trò của hệ thống thông tin quản lý khi

hệ thống đó được áp dụng vào doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và

quản lý tốt mọi hoạt động của mình.

Dựa trên các thực tế mà hệ thống quản lý nhân sự đã được triển khai và đang

được sử dụng tại Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn, nhóm đã thực

hiện bài phân tích và đánh giá này về hệ thống quản lý nhân sự đó.

“Quản lý nhân sự - con người là tài sản quan trọng nhất mà một doanh nghiệp có.

Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu quả của cách "quản lý con

người" của bạn.” – Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo.

Tuy nhiên, trong quá trình phân tích và đánh giá hệ thống quản lý nhân sự tại

Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn, nhóm còn có nhiều thiếu sót và

những vấn đề mà nhóm chưa thực hiện được.

Nhóm chân thành cám ơn các đóng góp quan trọng của Thầy Phạm Trần Vũ và

các bạn trong lớp học của môn Hệ Thống Thông Tin do Thầy Phạm Trần Vũ phụ trách.

3

MỤC LỤC

I. Giới thiệu .............................................................................................................................. 8

II.Cơ cấu tổ chức của công ty .................................................................................................. 9

III.Toàn cảnh nhà máy ............................................................................................................. 9

IV.Xu hướng phát triển của công ty trong tương lai .............................................................. 10

V.Quản lý nhân sự (hay còn gọi là quản trị nhân sự) là gì? (Theo Công Ty Phần Mềm Hoàn

Hảo) ........................................................................................................................................ 11

1) Khái niệm về quản lý nhân sự ............................................................ 11

2) Khái niệm về nhân lực ....................................................................... 11

3) Quản trị nhân sự - một vài quan điểm tiếp cận .................................. 12

4) Một số vấn đề mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam đang phải

đối mặt liên quan đến chức năng quản trị nhân sự ..................................... 15

VI.Công ty quản lý nhân sự theo kiểu thủ công .................................................................... 22

VII.Tiêu chí để chọn hệ thống phần mềm quản lý nhân sự ................................................... 23

VIII.Công ty chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ........................................................ 23

IX.Hệ thống quản lý nhân sự của công ty .............................................................................. 23

X.Quy trình quản lý nhân sự .................................................................................................. 25

XI.Các chức năng trong phần mềm quản lý nhân sự của hệ thống quản lý nhân sự ............. 30

XII.Phân tích các chức năng trong hệ thống quản lý nhân sự ................................................ 32

1) Phần cứng ........................................................................................... 32

2) Chi tiết chức năng của phần mềm ....................................................... 33

a. Chấm công và bảng xếp ca ........................................................... 33

a.1. Bảng xếp ca ................................................................................. 33

a.2. Chấm công .................................................................................... 37

a.2.1.Thực trạng và yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào việc

chấm công ........................................................................................... 37

a.2.2.Quy trình chấm công .................................................................. 38

a.2.3.Áp dụng hệ thống quản lí nhân sự Perfect vào quy trình chấm

công ............................................................................................... 38

a.2.4.Chấm công theo ngày bằng tay .................................................. 38

4

a.2.5.Chấm công bằng máy chấm công ................................................. 41

a.2.6.Chấm công theo tháng ................................................................... 42

a.2.7.Đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống đối với quy trình chấm

công ................................................................................................... 44

b.Tính lương ........................................................................................... 44

b.1.Mức lương tối thiểu ...................................................................... 44

b.1.1.Yêu cầu chức năng ..................................................................... 44

b.1.2.Data Flow Diagram .................................................................... 45

b.1.3.Giao diện .................................................................................... 45

b.1.4.Ưu điểm – Khuyết điểm ............................................................. 45

b.2.Định mức lương ............................................................................ 46



b.2.3.Giao diện .................................................................................... 47


b.3.Bảng tính lương ............................................................................ 47



b.3.3.Giao diện .................................................................................... 49


b.4.Bảng tính lương tăng ca ................................................................ 50



b.4.3.Giao diện .................................................................................... 51


b.4.5.Đánh giá ..................................................................................... 51

c.Bảo hiểm xã hội ................................................................................... 52

c.1.Giới thiệu....................................................................................... 52

c.2.Thực trạng và yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào việc

quản lý bảo hiểm xã hội ...................................................................... 52

c.2.1.Thực trạng ................................................................................. 52

5

c.2.2.Yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào việc quản lý bảo

hiểm xã hội .......................................................................................... 52

c.3.Quy trình quản lý bảo hiểm xã hội ............................................... 54

c.4.Cơ chế hoạt động của quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ thống quản

lý nhân sự ............................................................................................ 57

c.5.Tổng quan khối chức năng ........................................................... 57

c.6.Kiến trúc hệ thống ........................................................................ 57

c.7.Lược đồ Use case ......................................................................... 58

c.8.Mô hình phân rã chức năng của Quản Lý Bảo Hiểm Xã Hội trong

quy trình quản lý nhân sự ................................................................... 59

c.9.Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) của Quản Lý

Bảo Hiểm Xã Hội trong quy trình quản lý nhân sự ............................ 60

c.10.Mô hình phân rã chức năng của Quản Lý Bảo Hiểm Xã Hội phần

mềm quản lý nhân sự .......................................................................... 61

c.11.Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) của Quản Lý

Bảo Hiểm Xã Hội trong hệ thống quản lý nhân sự ............................. 62

c.12.Lược đồ tuần tự - Sequence Diagram ........................................ 62

c.13.Biểu đồ phân cấp chức năng chi tiết của Quản Lý Bảo Hiểm Xã

Hội trong hệ thống quản lý nhân sự .................................................... 64

c.14.Chi tiết các chức năng của quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ thống

quản lý nhân sự .................................................................................. 64

c.14.1.Chức năng “Tờ khai Tham Gia BHXH, BHYT” ................... 65

c.14.1.1.Yêu cầu chức năng ................................................................ 65

c.14.1.2.Cơ chế hoạt động .................................................................. 66

c.14.1.3.Sơ đồ use case ...................................................................... 67

c.14.1.4.Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram ....................... 68

c.14.1.5.Giao diện .............................................................................. 69

c.14.1.6.Đánh giá ............................................................................... 86

c.14.2.Chức năng “Các Đợt Báo Cáo BHXH, BHYT” .................... 86

c.14.2.1.Yêu cầu chức năng ................................................................ 86

c.14.2.2.Cơ chế hoạt động .................................................................. 87

6

c.14.2.3.Sơ đồ use case ...................................................................... 88

c.14.2.4.Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram ....................... 89

c.14.2.5.Giao diện .............................................................................. 91

c.14.2.6.Đánh giá ............................................................................. 126

c.14.3.Chức năng “Thanh Toán Tiền Bảo Hiểm” ........................... 126

c.14.3.1.Yêu cầu chức năng .............................................................. 126

c.14.3.2.Cơ chế hoạt động ................................................................ 127

c.14.3.3.Sơ đồ use case .................................................................... 128

c.14.3.4.Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram ..................... 129

c.14.3.5.Giao diện ............................................................................ 130

c.14.3.6.Đánh giá ............................................................................. 154

c.14.4.Chức năng “Chế Độ & Chính Sách Khác” ........................... 154

c.14.4.1.Yêu cầu chức năng .............................................................. 154

c.14.4.2.Cơ chế hoạt động ................................................................ 155

c.14.4.3.Sơ đồ use case .................................................................... 155

c.14.4.4.Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram ...................... 156

c.14.4.5.Giao diện ............................................................................ 156

c.14.4.6.Đánh giá ............................................................................. 164

c.15.Đánh giá tổng quan của quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ thống

quản lý nhân sự ................................................................................ 164

c.16.Kết luận .................................................................................... 166

c.17.Nhu cầu cải tiến ........................................................................ 166

d.Thông tin nhân sự ............................................................................. 167

d.1.Danh sách ứng viên ..................................................................... 167

d.2.Danh sách nhân viên ................................................................... 171

d.3.Hợp đồng lao động ...................................................................... 178

d.3.1.Thực trạng và yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào

việc quản lí hợp đồng lao động ......................................................... 178

d.3.2.Quy trình quản lí hợp đồng lao động ....................................... 178

d.3.3.Áp dụng hệ thống quản lý nhân sự Perfect vào quy trình ........ 178

d.4.Quá trình làm việc ....................................................................... 182

7

e.Các thiết lập ban đầu .......................................................................... 185

e.1.Chức năng danh mục .................................................................. 185

e.2.Quản lý công việc ....................................................................... 201

f.Menu hệ thống ................................................................................... 203

f.1.Hệ thống ..................................................................................... 203

f.1.1.Người dùng ............................................................................... 204

f.1.2.Bảo mật – phân quyền .............................................................. 204

f.1.3.Nhật ký hệ thống....................................................................... 206

f.1.4.Quản lý dữ liệu ......................................................................... 208

f.1.5.Các chức năng khác của hệ thống ............................................ 209

f.1.6.Thống kê ................................................................................... 210

XIII.Tổng kết đánh giá chung ............................................................................................... 212

1) Tổng quan ......................................................................................... 212

2) Đánh giá chi tiết ................................................................................ 214

3) Ưu, nhược điểm và kiến nghị ............................................................ 219

XIV.Tài liệu tham khảo ....................................................................................................... 220

8

I. Giới thiệu :

- Tên đầy đủ : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XI MĂNG QUANG SƠN

- Tên giao dịch : CÔNG TY XI MĂNG QUANG SƠN

- Dự án nhà máy Xi măng Thái Nguyên do Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư và

giao cho Tổng Công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam (nay là Tổng Công ty Cổ phần Xây

dựng Công nghiệp Việt Nam) – Bộ Công Thương làm chủ đầu tư tại Quyết định số 140/TTg

ngày 08/2/2002.

o Tổng số vốn đầu tư Dự án hơn 3.500 tỷ đồng

o Công suất thiết kế 4.000 tấn clanhke/ngày, tương đương 1,51 triệu tấn Xi măng/năm

- Ngày 18/4/2012, Công ty TNHH MTV xi măng Quang Sơn được Trung tâm chứng nhận

phù hợp tiêu chuẩn thuộc Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp Giấy chứng nhận phù

hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

- Hiện nay, với đội ngũ cán bộ nhân viên Công ty gần 600 người. Công ty đã tạo một môi

trường làm việc hấp dẫn, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho từng cá nhân và đóng góp tích

cực vào các hoạt động với sự phát triển cộng đồng.

- Tổng số cán bộ công nhân : 583 người, trong đó có 103 nữ = 17,7 %

- Trình độ chuyên môn:

o Đại học và trên đại học : 148 người = 25,4 %

o Trình độ cao đẳng, trung cấp, công nhân kỹ thuật: 379 người = 65 %

o Lao động phổ thông: 56 người = 9,6 %

- Nhân sự của Công ty TNHH MTV Xi măng Quang Sơn chia thành 2 khối :

o Khối quản lý và văn phòng: 130 người

o Khối sản xuất trực tiếp : 451 người

- Các chỉ tiêu chính năm 2011 đã đạt được:

o Doanh thu: 591 tỉ đồng.

o Sản lượng sản xuất: 697 nghìn tấn clanhke; 633 nghìn tấn xi măng.

o Tiêu thụ: 774 nghìn tấn xi măng và clinke.

o Thu nhập bình quân 4,1 triệu đồng/người/tháng.

9

II. Cơ cấu tổ chức của công ty :

III. Toàn cảnh nhà máy :

10

IV. Xu hướng phát triển của công ty trong tương lai :

“ …

Sản phẩm Thương hiệu Xi măng Quang Sơn là PCB30, PCB40, PC40, PC50 và clanhke

thỏa mãn Tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế. Với ưu thế công nghệ hiện đại hàng đầu thế giới,

chất lượng cao và ổn định, Xi măng Quang Sơn luôn được sự lựa chọn sử dụng trong các

công trình lớn như: Đập thủy điện, công trình công nghiệp, công trình giao thông, tòa nhà

cao tầng trên khắp các tỉnh phía Bắc nước ta.

Công ty luôn coi trọng công tác đầu tư phát triển, áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại để

không ngừng nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, đủ năng lực cạnh tranh trên thị

trường và tin rằng với CÔNG NGHỆ, THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI và ĐỘI NGŨ KỸ SƯ LÀNH

NGHỀ, Công ty TNHH MTV Xi măng Quang Sơn sẽ tỏa sáng và trở thành Thương hiệu

mạnh của Việt Nam.

Xi măng Quang Sơn luôn mong muốn và sẵn sàng hợp tác với tất cả các doanh nghiệp, tổ

chức, cá nhân trong và ngoài nước theo nguyên tắc CHÂN THÀNH, HỢP TÁC, BÌNH

ĐẲNG và CÙNG PHÁT TRIỂN!.

“ - Thư Ngỏ Giám đốc Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn.

11

V. Quản lý nhân sự (hay còn gọi là quản trị nhân sự) là gì?

(Theo Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo) :

1) Khái niệm về quản lý nhân sự :

- Kể từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn

đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức

sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày

càng cao của nền kinh tế xã hội.

- Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường

tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan

tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thức Marketing và bán hàng tốt cũng

như các quy trình nội bộ hiệu quả. Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng để tạo sự cân

bằng giữa tính chất nhất quán và sự sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, họ dựa vào một số

tài sản lớn nhất của mình đó là “nguồn nhân lực”.

- Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản

lý chất lượng những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Các tổ chức

trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng

suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động.

- Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng

và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Khi lựa

chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công

ty đều có lợi.

2) Khái niệm về nhân lực :

- Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những

thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp

12

sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát

triển doanh nghiệp.

3) Quản trị nhân sự - một vài quan điểm tiếp cận :

“Quản trị nhân sự là tổ hợp toàn bộ mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó các nhà

quản trị và nhân viên trong doanh nghiệp dùng làm nền tảng cho cung cách ứng xử để phát

triển doanh nghiệp”.

Một khái niệm khác:

“Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan

và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên của nó.

Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của

công ty”.

Ở đây danh từ “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều

hành và phát triển.

- Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống (phù

hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình.

- Điều hành: nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử của

nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự.

- Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hồn thiện liên tục

việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức.

Vậy Quản trị nhân sự là gì?

- Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con

người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các

doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị

13

nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh

nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người - một nguồn lực quan trọng của họ.

- Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh

hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

- Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động

với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để

đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụ trách quản trị

nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh

nghiệp.

- Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào

đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty.

- Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự.

Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ

thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc

quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự.

- Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ chức,

tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn

định.

Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của

quản trị bao gồm:

- Chức năng hoạch định

- Chức năng tổ chức

- Chức năng lãnh đạo

- Chức năng kiểm tra

14

Nhiều tác giả coi các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra

là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị. Những chức năng hợp thành quá trình quản trị

này, quá trình được hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị

bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị

Harold, Koontz và Cyril nói: "Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch,

trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ

quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này

phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con

người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được

thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị". Thậm chí một quản trị gia

được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức

năng này cũng được sử dụng theo trực giác.

Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát

triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như

thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này

bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả

nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực.

Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản,

bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

1. Phân tích công việc.

2. Tuyển dụng nhân viên.

3. Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.

4. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích

vật chất và tinh thần đối với nhân viên.

Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành

và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức.

15

4) Một số vấn đề mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam đang phải

đối mặt liên quan đến chức năng quản trị nhân sự :

Dấu hiệu Nguyên nhân

• Gặp khó khăn trong việc

xác định lương đúng, đủ cho

người lao động.

• Thường xuyên gặp những sự

phàn nàn về chính sách lương

• Thiếu cơ sở về việc đánh giá các kinh

nghiệm, trình độ đào tạo và các công việc

trước đây cũng như sự phát triển kỹ năng của

từng cán bộ nhân viên

• Thiếu cơ sở để chỉ ra số lượng và loại kỹ

năng thực tế đang sẵn có trong công ty

• Thiếu cơ sở trong việc phân tích và phân

loại các mức lương cho người lao động

• Thiếu căn cứ trong việc định ra định mức

đánh giá kết quả hoạt động

• Không đủ căn cứ xác đáng cho việc chỉ ra

những yêu cầu cần thiết cho từng công việc

• Không thể hiện đầy đủ mối quan hệ giữa

16

tiền lương và giá trị công việc

• Thiếu sự linh hoạt trong hệ thống tiền lương

• Đôi khi dư thừa nguồn nhân

lực hoặc có sự thiếu hụt nhân

lực

• Không đủ cơ sở để chỉ ra số lượng thực tế và

các loại kỹ năng cần thiết cho việc tuyển

dụng, sắp xếp lại nhân viên hoặc đề bạt phát

triển nhân viên

• Thường xuyên lặp lại các sai lầm trong việc

tuyển dụng bởi vì thiếu các căn cứ và các

thông tin về nguồn lao động có thể tuyển

dụng trong vùng.

• Không biết hoặc không có các căn cứ về

những yêu cầu tối thiểu cơ bản đối với lao

động trong một tương lai

• Không biết hay không có đủ các cơ sở cần

thiết về các điều kiện đào tạo

• Không kiểm soát nổi chi phí

lao động hoặc các chi phí

quản lý

• Để cho chi phí lao động tăng

hoặc giảm một cách không

bình thường trong một thời

gian ngắn

• Tỉ lệ luân chuyển lao động

cao

• Không biết và không có các căn cứ chính

xác cho việc xác định tỉ lệ lương, lợi ích và

chi phí của người lao động cũng như thời gian

nghỉ phép và thái độ làm việc của người lao

động.

• Không biết và chưa có một căn cứ hợp lý

cho việc xác định chi phí đào tạo người lao

động

• Không biết hoặc thiếu cơ sở xác định liệu

công ty có thể trang trải các chi phí lao động

17

hay không?

• Không xác định rõ nguyên tắc, chính sách

cũng như các ưu tiên khi quản trị nhân sự

• Người lao động không biết, không hiểu hay

không đồng ý với những nguyên tắc quản lý,

chính sách hay các ưu tiên trong quản lý nhân

lực.

• Tuyển dụng và thuê những lao động không

tốt

• Người lao động thực hiện những công việc

giống nhau vì có sự không rõ ràng và trùng

lắp trong phân công trách nhiệm và quyền hạn

cho họ

• Không công bằng, không chính xác hay

không nhất quán trong việc trả lương

• Chọn các chương trình đào tạo không đúng,

thiếu hợp lý dẫn đến chất lượng và năng suất

lao động của người lao động thấp

• Cấu trúc của lương là không nhất quán

• Các mức lương là thiếu sự linh hoạt

• Gặp khó khăn trong việc xác

định quỹ đào tạo và các quỹ

khác cho các hoạt động quản

trị nhân sự.

• Thiếu các căn cứ cơ bản cho việc xác định

số lượng và loại kỹ năng cần thiết để tuyển

dụng, thuyên chuyển và đề bạt lao động

• Không có các thông tin cần thiết cho việc

18

• Chi tiêu quá nhiều cho các

hoạt động quản trị nhân sự

xác định số lượng và các loại các chương

trình đào tạo cần thiết cho từng công nhân

trong công ty

• Không đủ các thông tin và cơ sở cần thiết

cho việc xác định một cách chi tiết các chi phí

đào tạo

• Không biết hay không có đủ các thông tin

cơ bản cho các hoạt động đào tạo và phát triển

của công ty

• Không có hệ thống để kiểm soát chi phí và

duy trì vị thế cạnh tranh của công ty

• Có các dấu hiệu nghiêm

trọng về việc trì hoãn sản

xuất, phải làm lại sản phẩm

hay sự từ chối và phàn nàn

của khách hàng

• Công nhân không biết, không hiểu hay

không đồng ý với các chính sách nhân sự của

công ty

• Công nhân có nhiều phàn nàn, và có đề nghị

đang chờ được giải quyết

• Công nhân rất khó có thể đưa ra các lời chất

vấn hay than phiền trên các khía cạnh khác

nhau.

• Công nhân có tinh thần làm việc chưa tốt

• Công nhân có năng suất lao động thấp

• Thiếu căn cứ để đưa ra tiêu chuẩn về kết quả

công việc cho nhân viên

• Không có căn cứ để chỉ ra sự cần thiết phải

19

xác định rõ chức năng cho từng công việc

• Không có đủ các thông tin cho việc cất

nhắc, sắp xếp lại lao động hay thuê thêm lao

động.

• Công nhân thường làm các công việc giống

nhau do sự không rõ ràng trong việc phân

công trách nhiệm và quyền hạn của họ.

• Công nhân thường hay tranh cãi và có nhiều

mâu thuẫn và thường hay nhầm lẫn về vai trò

và chức năng của từng người trong công việc.

• Công nhân được đào tạo không đúng và

không tốt dẫn đến chất lượng làm việc tồi và

năng suất lao động thấp.

• Thiếu các thông tin để so sánh kết quả hoạt

động thực tế với tiêu chuẩn đã đề ra

• Năng suất lao động của

công nhân thấp

• Thiếu cơ sở để so sánh thực tế với tiêu

chuẩn kết quả công việc không biết hay

không có đủ thông tin về các loại và các mức

độ kỹ năng cần thiết của người lao động

• Không có đủ các thông tin về sự phát triển

nguồn nhân lực cần thiết của công ty

• Thiếu sự nhất quán trong cấu trúc lương của

công ty

• Tỉ lệ tai nạn lao động cao • Không biết hay không có đủ thông tin về

20

• Tỉ lệ nghỉ việc và đi làm

muộn cao

• Tỉ lệ người xin chuyển

công tác cao

• Tỉ lệ luân chuyển lao động

cao

yêu cầu nguồn lao động

• Không có đủ thông tin về các loại và các

mức độ kỹ năng cần thiết

• Công nhân không biết, không hiểu hay

không đồng ý với các chính sách nhân lực của

công ty

• Công nhân có những phàn nàn, chất vấn

chưa được giải quyết

• Công nhân rất khó đưa ra các lời chất vấn và

phàn nàn trên các khía cạnh khác nhau

• Công nhân có đạo đức chưa tốt lắm

• Thuê và tuyển chọn công nhân không bảo

đảm chất lượng

• Công nhân luôn thắc mắc về những sự trùng

lặp trong việc phân định trách nhiệm và

quyền hạn

• Công nhân thường xuyên tranh cãi, có mâu

thuẫn và hiểu nhầm về trách nhiệm của các

cán bộ phụ trách

• Trả lương không công bằng và không chính

xác

• Có các khóa đào tạo không đúng hay kém

chất lượng làm giảm năng suất lao động trong

công ty

21

• Gặp khó khăn trong việc bắt

đầu hay thiết kế lại chương

trình phát triển nghề nghiệp

cho cán bộ công nhân viên

của công ty

• Khó khăn trong việc tuyển

dụng, cất nhắc và xắp xếp lại

lao động

• Thiếu các thông tin về số lượng thực tế và

các loại kỹ năng lao động cần thiết để làm cơ

sở cho việc tuyển dụng, cất nhắc hay xắp xếp

lại nhân viên

• Thiếu các thông tin về số lượng cũng như

loại kỹ năng sẵn có trong công ty

• Thiếu các thông tin cơ bản về số lượng thực

tế cũng như các loại chương trình đào tạo cần

có cho từng nhân viên của công ty

• Khó khăn trong việc xác

định các hình thức phạt hay

buộc phải điều chỉnh hoạt

động do vi phạm nội qui của

công ty hay làm thiệt hại đến

công ty

• Không có đủ các tài liệu cơ bản để xác định

phạm vi và mức độ vi phạm hay làm thiệt hại

cho công ty


xác định một công việc là

thành công hay thất bại


bảo vệ các quyết định trong

quá trình tuyển dụng

• Không có một hệ thống chuẩn cho việc xác

định đầy đủ kỹ năng, trí lực và tinh thần thái

độ làm việc cần thiết cho từng công việc

• Không có một hệ thống chuẩn cho việc

tuyển chọn những người có thể làm việc một

cách hiệu quả trong môi trường cụ thể của

công ty

• Chưa có một hệ thống chuẩn để có thể xác

định được liệu người xin việc là thực sự có

kiến thức và các kỹ năng như họ nói, đặc biệt

là đối với các loại kỹ năng khó xác định.

22

• Không có một hệ thống chuẩn cho việc xác

định đầy đủ kỹ năng, trí lực, tinh thần thái độ

làm việc cần thiết cho từng công việc

• Không có một hệ thống chuẩn cho việc

tuyển chọn những người có thể làm việc một

cách hiệu quả trong môi trường cụ thể của

công ty

VI. Công ty quản lý nhân sự theo kiểu thủ công :

Trước khi công ty sử dụng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, công ty gặp các vấn

đề khó khăn khi quản lý nhân sự :

Do diện tích công ty, nhà máy, nhà xưởng lớn và số lượng nhân viên nhiều nên

công ty không thể quản lý nổi thời gian làm việc (đi làm đúng giờ và ra về đúng giờ) của

nhân viên.

Do số lượng nhân viên nhiều và đa phần là lao đông có trình độ thấp nên số lượng

nhân viên thường hay biến động nên công ty không thể quản lý được.

Nhân viên trong công ty làm việc được phân chia thành nhiều ca làm việc (03 ca

làm việc) và nhân viên phòng HCTH (hành chánh tổng hợp), phòng TCKT (phòng tài chính

kế toán), phòng TCLĐ (tổ chức lao động) làm việc trong giờ hành chánh nên công ty không

kiểm soát được giờ làm việc của mỗi nhân viên, đặc biệt là mỗi khi tăng ca và tổ chức ăn trưa

cho nhân viên.

Do có bộ phận nhân viên làm văn phòng, bộ phận nhân viên làm ở nhà máy nên có

chế độ phụ cấp trong công việc (như phụ cấp độc hại…) cho các nhân viên là khác nhau. =>

công ty không quản lý được

Do số lượng nhân viên lớn và thời gian làm việc ở các ca khác nhau nên công ty

khó khăn trong việc tính lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế…

Cấp quản lý khó kiểm soát, quản lý các chi phí lương, giám sát nhân viên, giám sát

chất lượng,

23

Số lượng nhân viên ngày càng tăng ở các bộ phận phụ trách tính lương, thời gian

làm việc, … nhưng không đạt được hiệu quả.

VII. Tiêu chí để chọn hệ thống phần mềm quản lý nhân sự :

1) Phần mềm có các chức năng đáp ứng được quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại

công ty.

2) Phần mềm giải quyết các khó khăn mà công ty gặp phải khi quản lý nhân sự theo kiểu

thủ công.

3) Phần mềm hoạt động ổn định, không có các lỗi nghiêm trọng (các lỗi làm ảnh hưởng

đến việc ngưng toàn bộ hệ thống, mất toàn bộ dữ liệu….)

4) Thời gian bảo hành lâu

5) Cơ chế khắc phục lỗi tốt, sẵn sàng và nhanh chóng khi phần mềm có lỗi

6) Có cung cấp các phiên bản mới trong khoảng thời gian nhất định (01 tháng, 02 tháng,

03 tháng…) mà không cần phải trả phí.

7) Dịch vụ tư vấn tốt.

8) Dịch vụ hướng dẫn sử dụng tốt.

9) Ngoài việc cung cấp phần mềm, công ty cung cấp phần mềm có khả năng triển khai

và đưa hệ thống vận hành hoàn chỉnh (bao gồm thiết lập trên máy server, thiết lập trên các

máy client, thiết lập hệ thống mạng Lan cho hệ thống phần mềm này)

10) Chi phí hợp lý.

VIII. Công ty chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự :

Công ty đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự của CÔNG TY PHẦN MỀM

HOÀN HẢO do phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng các tiêu chí của công ty đề ra.

IX. Hệ thống quản lý nhân sự của công ty :

Cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương theo quy định

của nhà nước Việt Nam . Phần mềm hỗ trợ những tính năng mới như quản lý bảo hiểm xã

hội, thuế thu nhập cá nhân, hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động, lập các báo cáo

thống kê nhanh, giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Hỗ trợ nhập dữ liệu từ excel và ngược

24

lại, chấm công máy tự động, chính xác, tự động gởi bảng chấm công, bảng lương qua

email... Phần mềm kết nối trực tiếp vào máy chấm công vân tay hay thẻ từ

Hệ thống quản lý nhân sự :

Sơ đồ DFD của hệ thống (mức tổng thể) :

http://www.perfect.com.vn/phan-mem-quan-ly-nhan-su.html

http://www.perfect.com.vn/phan-mem-quan-ly-nhan-su.html

25

X. Quy trình quản lý nhân sự :

30

XI. Các chức năng trong phần mềm quản lý nhân sự của hệ

thống quản lý nhân sự :

HỆ THỐNG DANH MỤC NGHIỆP VỤ BÁO CÁO

- Quản lý, phân quyền và

theo dõi người dùng trong

hệ thống.

- Sao lưu và phục hồi dữ

liệu, giúp hệ thống ổn định

và an toàn.

- Thiết lập mật khẩu.

- …

- Quản lý danh

mục phòng ban,

chức vụ, mức

lương, phụ cấp.

- Quản lý cách

tính lương, thông

số lương.

- Quản lý thông

tin đánh giá nhân

viên.

- …

- Quản lý nhân

viên.

- Chấm công,

tính lương tự

động.

- Quản lý thuế

thu nhập cá

nhân.

- Quản lý bảo

hiểm xã hội.

- Tìm kiếm

thống kê.

- …

- Báo cáo tình

hình nhân sự,

thông tin quá

trình làm việc của

nhân viên, và các

đợt tuyển dụng.

- Báo cáo thuế

thu nhập cá

nhân...

- Báo cáo bảo

hiểm xã hội...

- …

Chi tiết các phiên bản của phần mềm Perfect HRM (quản lý nhân sự) của Công Ty

Phần Mềm Hoàn Hảo :

Các Chức Năng Phiên bản

STANDARD

Phiên bản

PROFESSIONAL

Phiên bản

ENTERPRISE

Quản lý hệ thống Có Có Có

Quản lý danh mục Có Có Có

Sao lưu và phục hồi dữ

liệu

Có Có Có

Quản lý hệ thống phòng

ban - tổ chức

Có Có Có

Quản lý nhân viên Có Có Có

Quản lý quá trình làm

việc - khen thưởng - kỷ

Có Có Có

31

luật

Nhập thông tin từ excel Có Có Có

Chấm công (chấm công

bằng tay hoặc kết nối

máy chấm công, đọc dữ

liệu chấm công từ file

excel, file txt)

Có Có Có

Tính lương (Tự động

gởi bảng lương cho

nhân viên qua email)

Có Có Có

Báo cáo thống kê (nhân

sự, lương,...)

Có Có Có

Chấm công bằng máy Không Có Có

Hoạt động qua mạng Không Có Có

Quản lý bảo hiểm xã

hội

Không Không Có

Quản lý thuế thu nhập

cá nhân

Không Không Có

Module kết nối phần

mềm ERP

Không Không Có

Hệ thống quản lý nhân sự của Công ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn

sử dụng phiên bản ENTERPRISE :

32

XII. Phân tích các chức năng trong hệ thống quản lý nhân sự:

1) Phần cứng :

33

Về mặt phần cứng, hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty

Quang Sơn bao gồm:

Một máy chủ kết nối internet, phần mềm Perfect HRM sẽ

được cài đặt ở đây

Một máy chủ dùng để sao lưu dự phòng, công việc sao lưu

dự phòng được thực hiện thủ công hàng ngày bởi nhân

viên quản trị hệ thống.

Ngoài ra còn các các thiết bị đầu cuối như máy in, máy

chấm công…

2) Chi tiết chức năng của phần mềm:

a. Chấm công và bảng xếp ca:

a.1. Bảng xếp ca :

Nhu cầu:

Hỗ trợ trưởng nhóm khả năng lên lịch làm việc cho nhân viên tùy thuộc

vào tình hình thực tại của công ty.

Đưa ra lịch làm việc chi tiết cho từng nhân viên.

Hỗ trợ quản lý cấp cao (CxO, Manager) khả năng đánh giá tình hình sản

xuất.

Mô tả chức năng :

Bảng xếp ca cung cấp khả năng sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên

trong toàn hệ thống công ty

34

Các nhóm chức năng :

Quản lý

Ca làm việc

Ngày nghỉ, kỳ nghỉ

Xếp ca

«uses»

{Phụ thuộc}

Cơ cấu tổ chức

«uses»

Bảng xếp ca

Xem/Xuất

Nhân viên

«uses»

Lược đồ use-case chức năng bảng xếp ca

Khối “Bảng xếp ca” cung cấp 2 chức năng chính dành cho 2 nhóm

đối tượng

Quản lý:

Xếp ca: Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên

Tạo ca làm việc: Tạo các khung qui định ca làm việc trong ngày

Cơ cấu tổ chức: Cây tổ chức (hierarchy) của công ty

35

Xem/xuất: xem lịch làm việc của nhân viên hoặc xuất kết quả ra

dướidạng văn bản

Nhânviên:

Xem/xuất: Xem lịch làm việc của chính nhân viên

Lượcđồ DFD

Quản lý

Tạo lịch nghỉNgày nghỉ

Xếp lịch làm việc

Thay đổi cấu trúc

Chỉnh sửa

Lịch nghỉ

Thông tin ngày nghỉ

Tạo ca làm việc

Ca làm việc

Lịch làm việc

Ca làm việcThông tin ca làm việc

Các ngày nghỉ

Lịch làm việc

Thông tin lịch làm việc

Nhân sự

Thông tin nhân viên

Lược đồ DFD – Mô hình thông tin

Giao diện (UI)

36

Đánh giá

Ưu điểm :

Khối chức năng “Bảng Xếp ca” cho phép người quản trị có thể sắp xếp

và lên lịch nhân viên phù hợp

Giao diện hướng đến người sử dụng.

Có khả năng liên kết với máy chấm công bên ngoài cũng như xuất ra kết

quả

Nhược điểm.

Khả năng tương thích kém, không có tính tương thích ngược, chỉ chạy

trên nền tảng window xp.

Khả năng phân quyền thấp.

37

Độ tùy biến chưa cao.

Thiếu các chức năng dành cho quản lý cấp cao như xuất ra giản đồ

Gantt và Perl.

So sánh nếu không dùng chức năng “Bảng xếp ca”.

Nếu không sử dụng hệ thống Perfect HRM, việc lên lịch làm việc cho

công nhân sẽ gặp nhiều khó khăn, trong quá trình lên lịch dễ dẫn đến sai

sót vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố (ngày nghỉ, phòng ban, ca làm việc…)

Tiết kiệm được thời gian với chức năng “Bảng xếp ca” vì các ràng buộc

về ngày nghỉ, ca làm việc sẽ được hệ thống tính toán tự động, hỗ trợ

người quản lý lúc lên lịch.

Kết luận

Dựa trên các tiêu chí về nhu cầu ban đầu, chất lượng và tính năng sản

phẩm, khối chức năng “bảng xếp ca” là chưa phù hợp với công ty, chỉ

đáp ứng một phần nhỏ chức năng cho trưởng nhóm và quản lý cấp thấp

a.2. Chấm công:

a.2.1. Thực trạng và yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân

sự vào việc chấm công:

Trước khi sử dụng hệ thống quản lý nhân sự PerfectHRM, công ty Quang

Sơn chấm công thủ công bắng cách các trưởng ca/trưởng bộ phận kiêm

nhiệm thêm chức năng điểm danh và ghi nhận ngày công cho nhân viên.

Nhân viên phòng nhân sự tổng hợp số lieu này (và tính lương từ đó).

Do chấm công thủ công rất mất thời gian, do công ty có số lượng cán bộ,

công nhân rất lớn. Hơn nữa, chấm công như vậy có thể xảy ra sai sót (vô

tình hoặc cố ý). Các lý do này khiến công ty có nhu cầu tin học hóa quy

38

trình chấm công sao cho quy trình trở nên dễ dàng, trực quan và chính xác

hơn.

a.2.2. Quy trình chấm công

Ghi nhận ngày công

Tổng kết ngày công

Báo cáo - Tính lương

01

02

03

a.2.3. Áp dụng hệ thống quản lí nhân sự Perfect vào quy

trình chấm công

Các nhóm chức năng: bao gồm:

Chấm công theo ngày bằng tay

Chấm công theo ngày bằng máy

Chấm công theo tháng (tổng kết)

a.2.4. Chấm công theo ngày bằng tay

Yêu cầu chức năng: Hỗ trợ việc chấm công thủ công một cách thuận

tiện nhất.

Data Flow Diagram

39

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG

NHÂN VIÊN KHO DỮ LIỆUDỮ LIỆU NGÀY CÔNGDỮ LIỆU GIỜ VÀO/RA

Giao diện

Giao diện phần chấm công bằng tay.

40

Giao diện kết sổ chấm công bằng tay.

Ưu điểm – Khuyết điểm

Ưu điểm: Giao diện trực quan và quen thuộc với người dùng đã có thói

quen dùng Excel, có hỗ trợ lọc theo tên nhân viên. Có chức năng khóa

sổ / mở sổ để tránh xóa/sửa sau khi đã hoàn thành việc chấm công.Dễ

dàng thêm ký hiệu chấm công.

Khuyết điểm: Còn lỗi trong phần mềm khiến việc tính số giờ làm dựa

vào dữ liệu giờ vào / ra trễ hay sớm của nhân viên thiếu chính xác, trong

trường hợp giờ vào ra được cập nhật / chỉnh sửa nhiều lần. Tính tự động

hóa chưa cao, chấm công tay có thể coi là phương án dự phòng khi việc

chấm công tự động không thể diễn ra được.

41

a.2.5. Chấm công bằng máy chấm công :

Yêu cầu chức năng: Kết nối tốt với máy chấm công, lấy được dữ liệu

từ máy chính xác và hiệu quả.

Data flow diagram

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG

NHÂN VIÊN

DỮ LIỆU GIỜ VÀO/RA

KHO DỮ LIỆU

DỮ LIỆU TỪ MÁY CHẤM CÔNG

QUY TRÌNH GHI NHẬN GIỜ VÀO

RA TỰ ĐỘNG

DỮ LIỆU NGÀY CÔNG

Giao diện:

42

Màn hình chấm công theo ngày bằng máy

Màn hình thêm máy chấm công

Ưu điểm – Khuyết điểm:

Ưu điểm: Kết nối thuận tiện với máy chấm công, chức năng này giúp tự

động hóa quy trình chấm công ngày và giảm nhẹ công sức của nhân

viên chấm công rất nhiều.Thao tác kết nối với máy chấm công và thêm

dấu vân tay của nhân viên dễ dàng.

Khuyết điểm: Chưa hỗ trợ các thiết bị chấm công tự động khác như máy

quét thẻ từ, chỉ gắn với 1 dòng máy chấm công bằng vân tay.

a.2.6. Chấm công theo tháng :

Yêu cầu chức năng

43

Tổng kết việc chấm công của tháng hiện tại, có thể chỉnh sửa ngay trên

bản chấm công tháng nếu phát hiện sai sót.

Cung cấp chức năng kết sổ sau khi đã hoàn thành bảng chấm công

tháng, để tránh dữ liệu bị sửa/xóa. Dữ liệu này sẽ được dùng làm input

cho quy trình tính lương.

Cho phép xem lại các bảng chấm công của tháng trước.

Dataflow diagram

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG THÁNG

DỮ LIỆU CHẤM CÔNG NGÀY

KHO DỮ LIỆU

DỮ LIỆU CHẤM CÔNG THÁNG

Giao diện

44

Giao diện chấm công tháng


Ưu điểm: Giao diện trực quan và quen thuộc (nhất là với người dùng

văn phòng hay dùng bảng tính excel), thao tác đơn giản.Có cung cấp

chức năng mở số / khóa sổ và xem lại các bảng chấm công cũ.

Khuyết điểm: Bị cùng lỗi như chức năng chấm công theo ngày bằng tay,

khi điều chỉnh giờ vào/ra của nhân viên, hệ thống tính sai tổng giờ công.

a.2.7. Đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống đối với quy

trình chấm công

Khối chức năng chấm công của hệ thống quản lý nhân sự PerfectHRM hỗ trợ

tất cả các bước trong quy trình chấm công tại Công Ty TNHH một thành viên

xi măng Quang Sơn. Khi được kết hợp với máy chấm công bằng vân tay, hệ

thống thực sự đem lại hiệu quả công việc cao hơn, giải phóng sức lao động và

tăng tính chính xác cho quá trình chấm công. Hệ thống cũng có hỗ trợ chức

năng chấm công bằng tay để giúp nhập liệu khi máy chấm công và chức năng

chấm công bằng máy vì lý do nào đó không hoạt động.

b. Tính lương :

b.1. Mức lương tối thiểu

b.1.1. Yêu cầu chức năng

Chức năng này cần phải thay đổi được mức lương tối thiểu nhanh chóng và

tiện lợi.

45

b.1.2. Data Flow Diagram

Nhân viên tính lương

Mức lương tối thiểu

Thiết lập mức lương

tối thiểu

b.1.3. Giao diện

Hình: giao diện thay đổi mức lương tối thiểu

b.1.4. Ưu điểm – Khuyết điểm

Ưu điểm:

Giao diện đơn giản, gọn gàng và trực quan.

Thao tác thay đổi mức lương tối thiểu dễ dàng và nhanh chóng.

Khuyết điểm:

Không lưu trữ lại được lịch sử các mức lương tối thiểu trong quá khứ

nên không thể tra cứu được mức lương tối thiểu trong quá khứ.

46

b.2. Định mức lương


Chức năng này phải thiết lập và thay đổi được các định mức tính lương nhanh

chóng, tiện lợi để phục vụ cho việc tính lương.

Các định mức cần được phân loại theo từng nhóm để dễ dàng thiết lập và thay

đổi, gồm các nhóm: bảo hiểm do công ty chi trả, bảo hiểm do người lao động

đóng, hệ số tính giờ tăng ca, thuế thu nhập cá nhân, biểu suất tính thuế thu

nhập cá nhân, phí công đoàn.



Định mức lương

Thiết lập định mức

lương

47

b.2.3. Giao diện

Hình: giao diện thiết lập định mức tính lương


Ưu điểm:

Giao diện đơn giản, gọn gàng và trực quan.

Các thông tin cần thiết lập được phân nhóm rõ ràng và hợp lý.

Thao tác thay đổi định mức lương dễ dàng và nhanh chóng.

Khuyết điểm:

Không lưu trữ lại được lịch sử các định mức lương trong quá khứ nên

không thể tra cứu được các thông tin định mức lương trong quá khứ.

b.3. Bảng tính lương


Cho phép tính lương tự động cho toàn bộ nhân viên dựa trên bảng chấm công

tương ứng hàng tháng một cách nhanh chóng và tiện lợi dựa theo các định mức

lương đã được thiết lập.

Cho phép khóa sổ, mở sổ và tính lương lại.

48

Cho phép tính toán các khoản thu nhập khác, phụ cấp, tạm ứng lương, công tác

phí, các khoản trừ khác.

Cho phép in bảng lương tổng hợp và phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên.

Cho phép kết xuất bảng lương sang dạng tin Excel để phục vụ các yêu cầu

khác.

Cho phép gửi phiếu lương cho nhân viên thông qua địa chỉ thư điện tử đã thiết

lập sẵn.



Tính lương tháng

Bảng tổng hợp lương tháng

Phiếu lương chi tiết

Gửi phiếu lương

Nhân viên

Tính lại lương tháng

49

b.3.3. Giao diện

Hình: giao diện tính lương tháng


Ưu điểm:

Giao diện đơn giản, các cột thông tin trong bảng lương được bố

trí phù hợp nên dễ dàng theo dõi thông tin.

Thao tác tính lương tự động và nhanh giúp tiết kiệm thời gian và

nâng cao hiệu quả công việc.

Giảm thiểu tối đa các sai sót có thể gặp phải khi tính toán bằng

tay.

Hỗ trợ gửi bảng lương chi tiết cho từng nhân viên qua thư điện tử

đã được thiết lập sẵn.

Khuyết điểm:

Khó theo dõi sự thay đổi giữa các lần tính lương khi tính lương

lại.

Không hỗ trợ gộp chung thông tin lương tháng và lương tăng ca

mà phải theo dõi hai bảng lương riêng. Khi cần theo dõi tổng lương

tháng và lương tăng ca sẽ rất khó khăn.

50

b.4. Bảng tính lương tăng ca


Cho phép tính lương tăng ca tự động cho toàn bộ nhân viên dựa trên bảng

chấm công tương ứng hàng tháng một cách nhanh chóng và tiện lợi dựa theo

các định mức lương đã được thiết lập.

Cho phép khóa sổ, mở sổ và tính lương lại.

Cho phép in bảng lương tăng ca tổng hợp.

Cho phép kết xuất bảng lương sang dạng tin Excel để phục vụ các yêu cầu

khác.



Tính lương

tăng ca

Bảng tổng hợp lương tăng caTính lại

lương tăng ca

51

b.4.3. Giao diện

Hình: giao diện tính lương tăng ca


Ưu điểm:

Giao diện đơn giản, các cột thông tin trong bảng lương được bố trí phù

hợp nên dễ dàng theo dõi thông tin.

Thao tác tính lương tăng ca tự động và nhanh giúp tiết kiệm thời gian và

nâng cao hiệu quả công việc.

Giảm thiểu tối đa các sai sót có thể gặp phải khi tính toán bằng tay.

Khuyết điểm:

Khó theo dõi sự thay đổi giữa các lần tính lương khi tính lương lại.

Không hỗ trợ gộp chung thông tin lương tháng và lương tăng ca mà phải

theo dõi hai bảng lương riêng. Khi cần theo dõi tổng lương tháng và lương

tăng ca sẽ rất khó khăn.

b.4.5. Đánh giá

Hệ thống quản lý nhân sự PerfectHRM gần như đáp ứng toàn bộ quy trình tính

toán và trả lương tại Công Ty TNHH một thành viên xi măng Quang Sơn, giúp

52

đem lại nhiều lợi ích lớn cho công ty về mặt thời gian, giải phóng sức lao động

và nâng cao hiệu quả trong công việc.

Khối chức năng tính lương của hệ thống quản lý nhân sự PerfectHRM cần cải

tiến để khắc phục các khuyết điểm đã nêu trong từng chức năng cụ thể.

Cần hỗ trợ thêm việc lưu hồ sơ tính lương vào chương trình để tin học hóa việc

lưu trữ hồ sơ và hỗ trợ tốt hơn cho việc tra cứu hồ sơ khi cần thiết.

c. Bảo hiểm xã hội:

Do thông tin nhân sự của CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XI MĂNG

QUANG SƠN có tính chất nhạy cảm nên tất cả dữ liệu trong hệ thống quản lý

nhân sự tại công ty đã được thay đổi cơ bản về họ tên, lương, chức vụ, địa chỉ,

số điện thoại…

c.1. Giới thiệu:

- Phần này phân tích và đánh giá khối chức năng “Quản lý bảo hiểm xã hội” của hệ

thống quản lý nhân sự của Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn. Kết quả

phân tích và đánh giá dựa trên các tiêu chí về : chức năng, giao diện, cơ sở dữ liệu, tính

tương thích hệ thống và chi phí.

c.2. Thực trạng và yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào

việc quản lý bảo hiểm xã hội:

c.2.1. Thực trạng :

- Trước khi sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi

Măng Quang Sơn quản lý bảo hiểm xã hội giấy tờ và phần mềm Microsoft Excel mất khá

nhiều thời gian và công sức với số lượng nhân viên phòng HCTH là 5 người nhưng cũng rất

thường gặp nhiều sai sót.

c.2.2. Yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự vào việc quản lý

bảo hiểm xã hội:

- Với các khó khăn đã trình bày ở phần trên của công ty khi quản lý nhân sự theo kiểu

thủ công nói chung và quản lý bảo hiểm xã hội nói riêng, công ty áp dụng hệ thống quản lý

53

nhân sự vào việc quản lý bảo hiểm xã hội theo các tiêu chí (đã trình bày ở phần trên) của

công ty. Sau một thời gian công ty sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, công ty đã nhận thấy

các ưu điểm rõ ràng của hệ thống trong việc quản lý nhân sự của toàn công ty.

54

c.3. Quy trình quản lý bảo hiểm xã hội :

57

c.4. Cơ chế hoạt động của quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ thống

quản lý nhân sự:

-Quản lý bảo hiểm xã hội cung cấp khả năng quản lý bảo hiểm ý tế và

quản lý bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong toàn hệ thống công ty.

c.5. Tổng quan khối chức năng :

- Khối chức năng “Quản lý bảo hiểm xã hội” là một khối chức năng nằm trong hệ

thống thông tin– Phần mềm Perfect HRM, là sản phẩm của Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo,

được Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn mua và sử

dụng.

- Khổi chức năng “Quản lý bảo hiểm xã hội” cung cấp cho người sử dụng (với thẩm

quyền cho phép) có thể quyết định và xây dựng điều chỉnh lương để tính bảo hiểm, khen

thưởng, kỷ luật, đào tạo, các chương trình phúc lợi, quản lý các vấn đề liên quan bảo hiểm y

tế, quản lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội cụ thể cho từng nhân viên phù hợp với

tình hình thực tế của công ty.

c.6. Kiến trúc hệ thống :

- Khối chức năng “Quản lý bảo hiểm xã hội” nằm trong phần mềm PerfectHRM gồm

các khối:

a) Quản lý bảo hiểm xã hội

b) Cơ sở dữ liệu

c) UI – giao diện người sử dụng

58

c.7. Lược đồ Use case :

Quan lý ho so lý lich nhân su

Quan Lý Nhân Viên

Quyet Dinh Muc Luong

Làm Bao Hiem Y Te'

NHÂN VIÊN

Làm Bao Hiem Xã Hoi

Làm thu tuc tiep nhan nhân viên

chính thuc

Kiem tra danh sách lao dong

Ký hop dong lao dong

59

c.8. Mô hình phân rã chức năng của Quản Lý Bảo Hiểm Xã Hội

trong quy trình quản lý nhân sự :

60

c.9. Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) của Quản

Lý Bảo Hiểm Xã Hội trong quy trình quản lý nhân sự:

61

c.10. Mô hình phân rã chức năng của Quản Lý Bảo Hiểm Xã Hội

phần mềm quản lý nhân sự:

62

c.11. Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) của

Quản Lý Bảo Hiểm Xã Hội trong hệ thống quản lý nhân sự:

c.12. Lược đồ tuần tự - Sequence Diagram :

63

: N

HÂ

N V

IÊN

Quan

Lý N

hân

Viê

n:

Là

m T

hu T

uc T

iep N

...

Quan

Ly N

hân

Viê

n:K

iem

...

Quan

Ly N

hân

Viê

n:

Ký .

..

Quan

Ly N

han

Viê

n:

Ho

So...

Quan

Lý

BH

XH

: Q

u...

Quan

Lý

BH

XH

: ..

.

Quan

Lý

BH

XH

: ..

.

CO

SO

DU

LIE

U

CU

A Q

UA

N...

ho

àn ta

t quá

trì

nh thu

vie

ckie

m tra

th

ông t

inla

y tho

ng t

in t

u c

o s

o d

u lie

u

thong

tin

hop le

do

ng y

ky h

op d

on

g

ho

p d

ong

thong

tin

hop d

on

g v

a n

han

vie

n

luu th

ong t

in v

ao

co s

o d

u lie

una

ng luc lam

vie

c, tr

inh d

o,

hoc v

an

(ta

y n

gh

e)

thong

bao m

uc luo

ng

luu th

ong t

in v

ao

co s

o d

u lie

u

thong

tin

hop d

on

g, m

uc lu

ong

, th

ong

tin

nh

an v

ien

luu th

ong t

in v

ao

co s

o d

u lie

u

the b

ao

hie

m y

te

thong

tin

hop d

on

g, m

uc lu

ong

, th

ong

tin

nh

an v

ien

luu th

ong t

in v

ao

co s

o d

u lie

u

so b

ao h

iem

xa h

oi

64

c.13. Biểu đồ phân cấp chức năng chi tiết của Quản Lý Bảo

Hiểm Xã Hội trong hệ thống quản lý nhân sự

Quản Lý Bảo

Hiểm Xã Hội

Tờ khai tham gia

BHXH, BHYT

Các đợt báo cáo

BHXH, BHYTThanh toán tiền

bảo hiểm

Chế độ và chính

sách khác

Điều

chỉnh

lương

Bổ

sung

BH

YT

Bổ

sung

BHTN

Điều chỉnh

hồ sơ tham

gia

BHXH,

BHYT

In Phát sinh giảm

(thôi việc, nghỉ

thai sản - TS ,

nghỉ ốm - OF)

Đợt

báo

cáo

Phát

sinh

tăng

Phát

sinh

giảm

Điều

chỉnh

lươn

g

In

Bổ

sung

BHYT

Bổ

sung

BH

TN

Điều

chỉnh

Hồ sơ

BHXH,

BHYT

Xóa

Đợt

thanh

toán

Đề

nghị

hưởng

ốm đau

Đề nghị

hưởng

thai sản

In

DSPHS

K sau

ốm đau

DSPH

SK sau

thai

sản

Xóa Khen

thưởng

Kỷ

luật

Đào

tạo

Chươn

g trình

phúc

lợi

Tờ khai

tham gia

BHXH,

BHYT

Danh sách

lao động

đang tham

gia

BHXH,

BHYT

Danh sách

lao động

chưa tham

gia

BHXH,

BHYT

Danh sách

lao động

tạm ngưng

tham gia

BHXH,

BHYT

Danh sách

Lao động phát

sinh nghiệp

vụ BHXH,

BHYT trong

đợt

Danh sách

điều chỉnh lao

động và mức

đóng BHXH,

BHYT (Mẫu

số 02a-TBH)

Danh sách đề

nghị điều chỉnh

hồ sơ tham gia

BHXH, BHYT

(Mẫu số 03b-

TBH)

Danh sách lao

động tham gia

BHXH,

BHYT bắt

buộc (Mẫu số

D02-TS)

Mẫu số C66a-

HD : Danh

sách người

lao động đề

nghị hưởng

chế độ ốm

đau

Mẫu số C67a-

HD : Danh

sách người lao

động đề nghị

hưởng chế độ

thai sản

Mẫu số C68a-

HD : Danh sách

người lao động

đề nghị hưởng

trợ cấp nghỉ

DSPHSK sau

ốm đau

Mẫu số C69a-HD

: Danh sách người

lao động đề nghị

hưởng trợ cấp

nghĩ DSPHSK sau

thai sản

c.14. Chi tiết các chức năng của quản lý bảo hiểm xã hội trong

hệ thống quản lý nhân sự :

65

c.14.1. Chức năng “Tờ khai Tham Gia BHXH, BHYT” :

c.14.1.1. Yêu cầu chức năng:

- Chức năng này phải thực hiện được khai mới bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; lưu

trữ các thông tin về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; tra cứu được các nhân viên chưa tham

gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; tra cứu được các nhân viên đang tham gia bảo hiểm y tế,

bảo hiểm xã hội; tra cứu được các nhân viên đã ngưng và tạm ngưng bảo hiểm y tế, bảo hiểm

xã hội…

66

c.14.1.2. Cơ chế hoạt động :

Tờ khai tham gia BHXH,

BHYT

CƠ SỞ DỮ LIỆU

CỦA QUẢN LÝ

NHÂN SỰ

Đầu vào Đầu ra

Thông tin nhân viên (cần điều chỉnh)Yêu cầu truy xuất thông tin

…..

- Bảo hiểm y tế

- Bảo hiểm xã hội

- Danh sách loa động đang tham gia BHXH, BHYT

- Danh sách lao động chưa tham gia BHXH, BHYT

- Danh sách lao động tạm ngưng tham gia BHXH,

BHYT

…..

67

c.14.1.3. Sơ đồ use case :

NHÂN VIÊN_Phòng

HCTH

Bo sung BHTN

Bo sung BHYT

Ðieu chinh luong

Giam

In

Thôi viec

nghi om

Nhan Vien (can dieu

chinh thong tin)

nghi thai sanTo khai tham gia BHXH, BHYT

Danh sách lao dog dang tham gia

BHXH, BHYT

Danh sách lao dong chua tham gia

BHXH, BHYT

Danh sach lao dong tam ngung

tham gia BHXH, BHYT

68

c.14.1.4. Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram :

NHÂN VIÊN

(cần thực hiện)

Bổ sung BHTN

Bổ sung BHYT

Giảm

(thôi việc (GH), nghỉ thai sản (TS)

, nghỉ ốm (OF))

Ðiều chỉnh lươngCƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

In

( - Tờ khai tham gia BHXH, BHYT

- Danh sách lao động đang tham gia BHXH, BHYT

- Danh sách lao động chưa tham gia BHXH, BHYT

- Danh sách lao động tạm ngưng tham gia BHXH, BHYT)

1. th

ực hi

ện đ

óng

2. Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu3.

trả về

kết

quả

bảo

hiể

m

4. thực hiện bảo

hiểm y tế

5. Lưu thông tin bảo hiểm y tế

6. th

ẻ bả

o hi

ểm y

tế

Được điều chỉnhlưu

lưu

Thực hiện giảm

1. thực hiện tra cứu thông tin2.

lấy

thô

ng tin

3.

trả

về

dữ liệ

u4. trả kết quả

69

c.14.1.5. Giao diện :

70

Bổ sung BHTN (bổ sung bảo hiểm tự nguyện) :

72

Bổ sung BHYT :

74

Điều chỉnh lương :

76

Giảm :

78

In :

o Tờ khai tham gia BHXH, BHYT :

80

o Danh sách lao động đang tham gia BHXH, BHYT :

82

o Danh sách lao động chưa tham gia BHXH, BHYT :

84

o Danh sách lao động tạm ngưng tham gia BHXH, BHYT :

86

c.14.1.6. Đánh giá :

- Tương đối đáp ứng được yêu cầu đề ra.

c.14.2. Chức năng “Các Đợt Báo Cáo BHXH, BHYT” :


- Chức năng này cho phải cho phép tạo mới, xóa, chỉnh sửa các đợt báo cáo bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế; điều chỉnh lương để cho việc tính toán bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội;

tra cứu danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; tra cứu danh sách nhân

viên điều chỉnh mức lương, mức đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; …..

87


Các Đợt Báo Cáo BHXH,

BHYT


CỦA QUẢN LÝ

NHÂN SỰ


Thông tin nhân viên (cần điều chỉnh)Yêu cầu truy xuất thông tin

…..

- Bảo hiểm y tế

- Bảo hiểm xã hội

- Dieu chinh luong

- Giam (thoi viec, nghi thai san, nghi om)

- Tang (tang moi, tang sau khi nghi thai san, om dau,

hoac nghi khong luong ngay (ON)

- Them dot bao cao

- Xoa dot bao cao

- Cap nhat Dot Bao Cao

- In Dot Bao Cao

- Danh sach lao dong tham gia BHXH, BHYT (02a-

TBH)

- Danh sach dieu chinh lao dong va muc dong

BHXH, BHYT (03a-TBH)

- Danh sach de nghi dieu chinh ho so tham gia

BHXH, BHYT (03b-TBH)

…..

88


Xoa (dot bao cao BHXH, BHYT)Dieu chinh Ho so BHXH, BHYT

Ðieu chinh luong

Bo sung BHYT

Bo sung BHTN

Giam

Thôi viec

nghi thai san

nghi om

Tang

tang sau khi nghi thai san, om dau,

hoac nghi khong luong ngay (ON)

Nhân viên (can dieu

chinh thong tin)

tang moi

Nhân Viên_Phòng

HCTH

Dot bao cao

Them dot bao cao

Xoa dot bao cao

Cap nhat Dot Bao Cao

In Dot Bao Cao

Danh sach lao dong tham gia BHXH,

BHYT (02a-TBH)

Danh sach dieu chinh lao dong va

muc dong BHXH, BHYT (03a-TBH)

Danh sach de nghi dieu chinh ho so

tham gia BHXH, BHYT (03b-TBH)

89


90

NHÂN VIÊN


Bổ sung BHTN

Bổ sung BHYT

Dieu chinh Ho so BHXH, BHYT

Xoa

(dot bao cao

BHXH,BHYT) CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA


Dot bao cao

( - Them dot bao cao

- Xoa dot bao cao

- Cap nhat Dot Bao Cao

- In Dot Bao Cao

- Danh sach lao dong tham gia BHXH, BHYT (02a-TBH)

- Danh sach dieu chinh lao dong va muc dong BHXH, BHYT (03a-TBH)

- Danh sach de nghi dieu chinh ho so tham gia BHXH, BHYT (03b-TBH) )

1. th

ực hi

ện đ

óng


trả về

kết

quả

bảo

hiể

m

4. thực hiện bảo

hiểm y tế

5. Lưu thông tin bảo hiểm y tế

6. th

ẻ bả

o hi

ểm y

tế

Được điều chỉnhlưu

lưu1

. thự

c hiện

tra cứu th

ông tin

2. lấ

y t

hông t

in

3. tr

ả về

dữ

liệ

u

4. trả k

ết quả

Được điều chỉnh

Giảm

(thôi việc (GH), nghỉ thai sản (TS)

, nghỉ ốm (OF))

Ðiều chỉnh lương

Được điều chỉnh

lưu

lưu

Thự

c hiện

giảm

Tang (tang moi, tang sau khi nghi thai san, om

dau, hoac nghi khong luong ngay (ON) )

Đư

ợc đ

iều ch

ỉnh

lưu

91


92

Xóa :

94

Điều chỉnh Hồ sơ BHXH, BHYT :

97

Bổ sung BHTN :

100

Bổ sung BHYT :

103

Điều chỉnh lương :

106

Giảm :

109

Tăng :

112

Đợt báo cáo :

113

o Thêm Đợt báo cáo :

115

o Xóa Đợt báo cáo :

116

o Cập nhật Đợt báo cáo :

118

o In Đợt báo cáo :

120

o Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (02a-TBH)

122

o Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT (03a-

TBH)

124

o Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT (03b-

TBH)

126



c.14.3. Chức năng “Thanh Toán Tiền Bảo Hiểm” :


- Chức năng này phải thực hiện được tạo, xóa, chỉnh sửa các thông tin về việc thanh

toán tiền bảo hiểm cho nhân viên trong các trường hợp như thai sản, nghỉ ốm, …; tra cứu các

thông tin về các đợt thanh toán tiền bảo hiểm….

127


Thanh toán tiền bảo hiểm


CỦA QUẢN LÝ

NHÂN SỰ


- ĐSPHSK sau ốm đau

- Đề nghị hưởng thai sản

- Đề nghị hưởng ôm đau

- Yêu cầu truy xuất thông tin

…..

- Tiền bảo hiểm được thanh toán

- Them Dot thanh toan

- Xoa Dot thanh toan

- Cap Nhat Dot thanh toan

- In Mau so C66a-HD : Danh sach nguoi lao dong de

nghị hưởng chế ðộ ốm đau


nghị hưởng chế độ thai sản


nghị hýởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau ốm đau

- In Mau so C98a-HD : Danh sach nguoi lao dong đề

nghị hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau thai sản

…..

128


DSPHSK sau om dau

De nghi huong thai san

De nghi huong om dau

Dot thanh toan

Them

Xoa

Cap Nhat

Nhân viên (can dieu

chinh thong tin)

NHÂN VIÊN_Phòng

HCTH

Mau so C66a-HD : Danh sach nguoi

lao dong de nghi huong che do...


lao dong de nghi huong che do t...

In


lao dong de nghi huong tro cap n...


lao dong de nghi huong tro cap n...

129


NHÂN VIÊN


DSPHSK sau om dau

De nghi huong thai san

Dot thanh toan

( - Them

- Xoa

- Cap Nhat )

De nghi huong om dauCƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA


In

(- Mau so C66a-HD : Danh sach nguoi lao dong de nghị hưởng chế ðộ ốm đau

- Mau so C67a-HD : Danh sach nguoi lao dong de nghị hưởng chế độ thai sản

- Mau so C68a-HD : Danh sach nguoi lao dong de nghị hýởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau ốm đau

- Mau so C98a-HD : Danh sach nguoi lao dong đề nghị hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau thai sản )

1. th

ực hi

ện


trả về

kết

quả

2. Lưu thông tin bảo hiểm y tế1.

thực

hiện

lưu

Thực hiện

1. thực hiện tra cứ

u thông tin

2. lấy

thô

ng tin

3.

trả

về

dữ liệ

u

4. trả kết quả

3. trả về kết q

uả

2. lưu1. thực hiện

3. trả về kết quả

130


131

DSPHSK Sau Ốm Đau :

134

Đề Nghị Hưởng Thai Sản :

137

Đề Nghị Hưởng Ốm Đau :

140

Đợt Thanh Toán :

142

o Thêm :

144

o Xóa :

145

o Cập nhật :

146

In :

o Mẫu số C66a-HD : Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế

độ ốm đau :

148

o Mẫu số C67a-HD : Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế

độ thai sản :

150

o Mẫu số C68a-HD : Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ

cấp nghỉ DSPHSK sau ốm đau :

152

o Mẫ số C98a-HD : Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cấp

nghỉ DSPHSK sau thai sản :

154



c.14.4. Chức năng “Chế Độ & Chính Sách Khác” :


- Chức năng này phải thực hiện được để tạo, xóa, chỉnh sửa các thông tin về khen

thưởng của các nhân viên; để tạo, xóa, chỉnh sửa các thông tin về kỷ luật của các nhân viên;

để tạo, xóa, chỉnh sửa các thông tin về các chương trình đào tạo của các nhân viên; chỉnh sửa

các thông tin về các chương trình phúc lợi dành cho các nhân viên….

155


Chế độ và chính sách khác


CỦA QUẢN LÝ

NHÂN SỰ


- Thông tin của nhân viên (cần thực

hiện)

- Yêu cầu truy xuất thông tin

…..

- Khen thưởng

- Kỷ luật

- Đào tạo

- Chương trình phúc lợi

…..


Chuong trinh phuc loi

Khen thuong

Ky luat

Dao tao

Nhân Viên_Phòng

HCTHNhan Vien (can dieu

chinh thong tin)

156

c.14.4.4. Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram

NHÂN VIÊN


Khen thưởng

Kỷ luật

Chương trình phúc lợi

Đào tạo

CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA


1. đ

ược đ

ề xu

ất


trả về

kết

quả

2. lưu

2.lư

u

2. lưu

1. được đề xuất

3. trả về kết q

uả






Khen Thưởng :

158

Kỷ Luật :

160

Đào Tạo :

162

Chương Trình Phúc Lợi :

164



c.15. Đánh giá tổng quan của quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ

thống quản lý nhân sự :

Ưu điểm :

o Khối chức năng “Quản lý bảo hiểm xã hội” cho phép

người dùng có thể quản lý các thông tin về bảo hiểm y

tế, bảo hiểm xã hội; tra cứu thông tin; điều chỉnh các

thông tin phù hợp (lương, các chế độ khác…) cho phù

hợp với bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; khen thưởng,

kỷ luật, đào tạo, các chương trình phúc lợi….

o Giao diện hướng đến người sử dụng

165

o Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server

nên khả năng bảo mật thông tin cao

o Có khả năng liên kết với máy chấm công bên ngoài

cũng như xuất ra kết quả

Nhược điểm:

o Khả năng tương thích phần mềm còn kém, phiên bản

hiện tại chỉ tương thích với Window xp, muốn cài đặt

trên các phiên bản Window khác cần điều chỉnh môi

trường

o Khả năng phân quyền hệ thống thấp

o Độ tùy biến chưa cao, công ty nếu có sơ đồ tổ chức

khác với hệ thống thì buộc phải thay đổi để phù hợp với

hệ thống

Chi phí :

o Các phiên bản khác nhau có chi phí khác nhau, với tình

hình thực tế của công ty xi măng Quang Sơn, với các hệ

thống phòng ban nằm ở các tỉnh khác nhau thì cần mua

phiên bản có thể làm việc qua môi trường internet, giá

một license tương đối rẻ so với các phần mềm nước

ngoài đối với qui mô công ty Quang Sơn

o Chi phí đầu tư ban đầu với hệ thống Perfect HRM là

khá thấp, thậm chí miễn phí đối với các công ty nhỏ,

mới bắt đầu

o Chi phí vận hành và bảo trì thấp, chỉ cần có kiến thức

tin học ở mức độ vừa phải

o Chi phí nâng cấp sẽ cao vì khả năng tương thích của

phần mềm kém, nếu nâng cấp phần cứng và hệ thống

Window thì có thể phải thay toàn bộ phần mềm Perfect

HRM

Hệ hỗ trợ ra quyết định :

166

o Tiết kiệm chi phí về lâu dài, nếu không sử dụng phần

mềm Perfect HRM thì cần phải có các cơ sở vật chất

khác để lưu trữ thông tin

c.16. Kết luận :

- Với việc phân tích một module chức năng “Quản lý bảo hiểm xã hội” trong hệ thống

quản lý nhân sự, việc sử dụng phần mềm Perfect HRM thì khó có thể đưa ra kết luận chính

xác có nên sử dụng Perfect HRM hay không. Tuy nhiên, nếu các chức năng khác có khả năng

hỗ trợ tương tự, bao quát hết toàn bộ quá trình vận hành của công ty thì việc sử dụng Perfect

HRM là một quyết định đầu tư đáng giá.

c.17. Nhu cầu cải tiến :

- Nhìn chung, các chức năng của quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ thống quản lý

nhân sự cơ bản đáp ứng quy trình quản lý nhân sự nói chung và quy trình quản lý bảo hiểm

xã hội nói riêng của Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn. Tuy nhiên, em

đề xuất có một số cải tiến để cho phù hợp hơn như sau:

a) Mặc dù đáp ứng cơ bản quy trình quản lý bảo hiểm xã hội của

công ty nhưng việc thực thi quản lý bảo hiểm xã hội trong hệ

thống quản lý nhân sự (phần mềm quản lý nhân sự) chưa thật

sự rõ ràng theo quy trình, do đó phần mềm quản lý nhân sự nên

có các tùy chọn để người quản trị hệ thống có thể cấu hình tùy

chỉnh các chức năng cho tương thích một cách rõ ràng với quy

trình nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty.

b) Các chức năng con có nhiều sự trùng lắp về tên, ngữ nghĩa

nhưng xét chi tiết cụ thể thì có khác nhau. Ví dụ như : Trong

chức năng “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT” có các chức

năng con như “Bổ sung BHTN”, “Bổ sung BHYT” nhưng chức

năng “Các đợt báo cáo BHXH, BHYT “ cũng có các chức năng

con có cùng tên như “Bổ sung BHTN”, “Bổ sung BHYT” .

Phần mềm này cần cải tiến, sắp xếp lại các chức năng cho hợp

lý hơn.

167

c) Có các chức năng không rõ nghĩa lắm. Ví dụ như : chức năng

“Tờ khai tham gia BHXH, BHYT” có chức năng “Giảm” .

Phần mềm này cần gán tên có nghĩa cho các chức năng một

cách phù hợp.

d) …….

d. Thông tin nhân sự :

- Một trong những vấn đề nan giải đối với việc quản lý nhân sự đối của một công ty

bất kỳ nào cũng gặp phải là: Nếu chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ

mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của một nhân viên hay một ứng cử viên bất kỳ.

Quan trọng hơn nữa nếu công ty không có được một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

được cập nhật thường xuyên. Điều gì xảy ra, nếu bạn không tuyển được nhân tài cho công ty,

hoặc tuyển được nhưng không thể giúp họ phát huy tài năng của mình?

- Vậy làm cách nào để quản lý hồ sơ nhân viên, hồ sơ các ửng cử viên và quá trình

làm việc của từng nhân viên một cách tốt nhất và nhanh chóng. Công ty TNHH một thành

viên xi măng Quang Sơn đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012 để giải

quyết các vấn đề trên.

d.1. Danh sách ứng viên:

Quy trình tuyển dụng nhân viên của công ty TNHH một

thành viên xi măng Quang Sơn

168

Quản lý hồ sơ các ứng viên bằng phần mềm Perfect HRM

2012

Màn hình danh sách ứng viên

169

Tổng quan:

- Tuyển dụng giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản trị

nguồn nhân lực. Tuyển dụng được nhân sự tốt là bước khởi đầu và là

nền tảng cho sự thành công của đơn vị trong tương lai, tránh được

những rủi ro không đáng. Phân hệ Tuyển dụng trong Perfect HRM

2012 hỗ trợ quy trình tuyển dụng, từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng

đến khâu gửi thư mời ứng viên trúng tuyển đi làm. Từ kết quả tuyển

dụng, các nhà quản lý của đơn vị sẽ tuyển chọn được những ứng

viên xuất sắc nhất cho đơn vị.

Các tính năng chính:

Hỗ trợ quản lý các đợt tuyển dụng:

Theo dõi được việc thực hiện các đợt tuyển dụng từ khi lập kế

hoạch, thực hiện đến lúc kết thúc.

Cho phép quản lý hồ sơ các ứng viên theo từng đợt tuyển

dụng.

Hỗ trợ nhập khẩu được danh sách hồ sơ ứng viên, giảm được

thời gian cho cán bộ tuyển dụng.

Cho phép lưu trữ những ứng viên không phù hợp với vị trí

đang tuyển dụng vào danh sách hồ sơ tiềm năng dùng cho các

đợt tuyển dụng vị trí công việc khác.

Tự động hóa qui trình tuyển dụng:

Hỗ trợ sơ loại hồ sơ ứng viên tự động. Phần mềm sẽ cho phép

người dùng thiết lập các điều kiện sơ tuyển như: Độ tuổi, giới

tính, chuyên ngành, trường học, số năm kinh nghiệm… và tự

động lọc ra những hồ sơ đạt yêu cầu đề vào vòng phỏng vấn

theo các điều kiện đã thiết lập.

170

Hỗ trợ thiết lập danh sách và thời gian phỏng vấn, thi tuyển,

gửi email thông báo thời gian phỏng vấn, thi tuyển cho từng

ứng viên.

Cho phép ghi kết quả thi tuyển/phỏng vấn cho nhiều ứng viên

cùng lúc.

Đối với các ứng viên trúng tuyển, hệ thống hỗ trợ tiến hành

hoàn tất các thủ tục cần thiết khi tiếp nhận ứng viên đó thành

nhân viên chính thức của đơn vị.

Đánh giá chất lượng đợt tuyển dụng

Hỗ trợ nhân sự tạo các đợt khảo sát ý kiến ứng viên về chất

lượng của đợt tuyển dụng.

Thông qua hệ thống, nhân sự sẽ tổng hợp kết quả ý kiến, từ đó

làm căn cứ để cải tiến chất lượng cho các đợt tuyển dụng tiếp

theo.

Báo cáo

Cho phép theo dõi chi tiết thông tin của đợt tuyển dụng

Cho phép theo dõi danh sách và thông tin các ứng viên của đợt

tuyển dụng

171

d.2. Danh sách nhân viên:

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự của công ty TNHH một thành viên xi măng

Quang Sơn:

Quản lý hồ sơ nhân viên bằng Perfect HRM 2012

Tổng quan:

- Cơ cấu tổ chức trên Perfect HRM 2012 cho phép đơn vị quản lý toàn

bộ các thông tin từ sơ yếu lý lịch của nhân viên: Họ tên, nguyên

quán, nơi sinh, số CMND, gia đình, bằng cấp, chứng chỉ... đến các

thông tin phát sinh trong quá trình nhân viên làm việc tại đơn vị như:

Hợp đồng lao động, quá trình công tác, lịch sử lương, quá trình đóng

bảo hiểm, quá trình đào tạo, đánh giá, khen thưởng hoặc kỷ luật…

172

Màn hình danh sách nhân viên

- Tại đây, hồ sơ sẽ được quản lý theo từng phòng ban/bộ phận, nơi

nhân viên hiện đang làm việc, thuận tiện cho công tác quản lý và tra

cứu hồ sơ khi cần. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cung cấp hàng loạt

báo cáo phân tích, thống kê về tình hình nhân sự, giúp các nhà quản

lý có cái nhìn chính xác trước khi đưa ra các quyết định ảnh hưởng

tới sự biến động nhân sự tại đơn vị.

Đầu vào

Sơ yếu lý lịch

Đơn xin việc

CMND

Văn bằng, chứng chỉ

Giấy khám sức khỏe

173

Hợp đồng lao động

Quyết định điều chuyển, bổ nhiệm

…


Quản lý toàn bộ thông tin hồ sơ nhân viên

Lưu trữ các thông tin theo nội dung của Sơ yếu lý lịch: Họ tên;

ngày tháng, năm sinh; nơi sinh; nguyên quán; dân tộc; tôn

giáo; số CMND; ngày cấp; nơi cấp; thông tin liên hệ, tình

trạng sức khỏe…

Theo dõi được quá trình công tác cũ và kinh nghiệm làm việc

của nhân viên từ trước khi vào làm tại đơn vị.

Theo dõi thông tin về các bằng cấp, chứng chỉ đã đạt được của

nhân viên.

Theo dõi được lịch sử quá trình ký hợp đồng lao động của

nhân viên từ khi vào đơn vị.

Theo dõi được diễn biến lịch sử tăng, giảm, điều chỉnh lương,

lương đóng bảo hiểm của nhân viên

Theo dõi quá trình công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều

chuyển nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác, từ phòng ban

này sang phòng ban khác.

Quản lý thông tin về số sổ BHXH, đồng thời theo dõi được

quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên khi phát sinh các

nghiệp vụ tăng, giảm lao động hoặc truy thu các khoản BHYT,

BHTN

Lưu trữ thông tin về kết quả các đợt đánh giá định kỳ nhân

viên qua các năm.

Theo dõi được toàn bộ quá trình đào tạo, bồi dưỡng nhân viên

từ khi vào đơn vị

174

Quản lý được thông tin về các chương trình phúc lợi nhân viên

đã tham gia

Quản lý được các quyết định khen thưởng, kỷ luật mà nhân

viên nhận được khi làm việc tại đơn vị.

Quản lý các thủ tục cần thực hiện khi tiếp nhận nhân viên vào

công ty hoặc các thủ tục cần giải quyết trước khi nhân viên

nghỉ việc. Các thủ tục này gắn với từng vị trí công việc mà

nhân viên đảm nhận tại công ty.

Hỗ trợ lưu trữ các tài liệu, giấy tờ, quyết định của nhân viên

(tài liệu gốc dưới dạng ảnh scan) như: sơ yếu lý lịch, hợp đồng

lao động, CMND, hộ chiếu, quyết định điều chuyển, đề bạt

thăng chức…

Cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ cá nhân

175

Thiết lập quyền truy cập vào hệ thống đối với từng nhân viên

để xem và cập nhật các thông tin về hồ sơ cá nhân.

Thiết lập thời gian và các thông tin cá nhân mà nhân viên được

phép tự cập nhật.

Tự động gửi email thông báo cho nhân viên, yêu cầu đăng

nhập vào hệ thống để cập nhật các thông tin cá nhân đã thay

đổi.

Nhân viên đăng nhập vào hệ thống có thể cập nhật các thông

tin cá nhân thay đổi.

Nhân sự kiểm duyệt được các thông tin cá nhân đã được nhân

viên cập nhật vào hệ thống.

Cho phép cập nhật hàng loạt thông tin hồ sơ vào hệ thống

Cập nhật hàng loạt thông tin hồ sơ nhân viên đang được quản

lý trên các file excel vào hệ thống.

Lấy danh sách người thân của nhân viên đang được quản lý

trên file excel vào hệ thống.

Cập nhật thông tin danh sách lịch sử thay đổi lương của nhân

viên đang được quản lý trên file excel vào hệ thống.

Cho phép lấy thông tin danh sách lịch sử công tác, kinh

nghiệm làm việc, bằng cấp, chứng chỉ của nhân viên đang

được quản lý trên file excel vào hệ thống.

Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ nhân viên

Cho phép tra cứu, tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo nhiều tiêu chí

khác nhau: họ tên, giới tính, năm sinh, trình độ, nơi đào tạo,

ngày vào làm, hợp đồng lao đồng, số sổ BHXH…

Các tiện ích khác

Cập nhật hàng loạt ảnh thẻ, tài liệu cho nhiều nhân viên cùng

lúc.

176

Hỗ trợ gửi tin nhắn, gửi thư thông báo hàng loạt cho nhiều

nhân viên cùng lúc.

Cho phép trộn thông tin từ hồ sơ nhân viên vào các quyết định

thuyên chuyển, đề bạt, điều chỉnh lương… dưới dạng file .doc.

Quản lý những thông tin thay đổi trên hồ sơ nhân viên, trong

đó chỉ rõ nội dung thay đổi là gì, do ai thay đổi và thay đổi vào

thời điểm nào.

Bổ sung, sửa đổi hàng loạt hồ sơ nhân viên khi có hồ sơ nhân

viên khi có thông tin thay đổi thông qua việc xuất khẩu thông

tin ra file excel. Sau khi chỉnh sửa lại sẽ cập nhật lại vào hồ sơ

nhân viên.

Báo cáo

Cho phép quản lý được các thông tin liên quan đến từng nhân

viên

Hồ sơ nhân viên

Báo cáo tình hình làm việc của nhân viên trong kỳ

Báo cáo trạng thái lao động của nhân viên

Cho phép phân tích, thống kê tình hình nhân sự trong đơn vị

Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo phân tích tình hình biến động nhân viên

Báo cáo thống kê số lượng nhân sự

Báo cáo chi tiết nguồn lực trong đơn vị

Báo cáo kỷ niệm này vào làm việc

Danh sách nhân viên sinh nhật

Danh sách nhân viên theo chức danh

Danh sách nhân viên theo đơn vị công tác

Danh sách nhân viên theo trình độ

Danh sách nhân viên theo độ tuổi

177

Danh sách nhân viên theo người quản lý

Danh sách nhân viên theo trạng thái lao động

Danh sách nhân viên chưa hoàn thành thủ tục tiếp nhận

Danh sách thông tin gia đình của nhân viên

Biểu đồ thống kê nhân viên theo các tiêu chí: độ tuổi, trình độ,

chức danh, phòng ban, vị trí công việc, giới tính, thâm niên

công tác…

Biểu đồ phân tích biến động nhân sự

Cho phép lập báo cáo nộp cho cơ quan Nhà nước

178

Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm… và dự kiến tuyển

dụng lao động năm…

d.3. Hợp đồng lao động:

d.3.1. Thực trạng và yêu cầu áp dụng hệ thống quản lý nhân sự

vào việc quản lí hợp đồng lao động:

Như đã đề cập ở trên, quản lí lao động và hợp đồng lao động một cách thủ công

gây cho công ty Quang Sơn nhiều khó khăn và tốn kém (phải đánh máy thủ công

(rất nhiều và có thể có lỗi trong hợp đồng), khó khăn khi thực hiện các báo cáo.

Từ đó, nảy sinh nhu cầu tin học hóa quy trình quản lí lao động, nhằm tăng

hiệu quả của việc lưu trữ các hợp đồng cũng như tăng hiệu suất việc biên

soạn hoặc chỉnh sửa một hợp đồng lao động.

d.3.2. Quy trình quản lí hợp đồng lao động:

Xây dựng hợp đồng lao động

In hợp đồng

Các bên xem xét và ký kết

Lưu hợp đồng

01

02

03

04

Báo cáo thống kê05

d.3.3. Áp dụng hệ thống quản lý nhân sự Perfect vào quy trình

Các nhóm chức năng:bao gồm:

Tạo mới / chỉnh sửa / xóa hợp đồng

Xuất báo cáo

179

In hợp đồng và các loại báo cáo thống kê

Chi tiết như sau:

Tạo mới / chỉnh sửa / xóa hợp đồng


Biên soạn và cập nhật hợp đồng nhanh chóng và thuận tiện thao tác.

Data Flow Diagram

QUY TRÌNH KÝ HĐLĐ

THÔNG TIN NHÂN VIÊN

HĐLĐ

KHO DỮ LIỆU

Giao diện

180

Giao diện tổng quan phần hợp đồng lao động

Giao diện thêm mới/chỉnh sửa hợp đồng lao động


Ưu điểm: Giao diện trực quan than thiện, dễ dàng tìm kiếm và truy

xuất thông tin hợp đồng

Khuyết điểm: Không thể hiện lịch sử các hợp đồng đã ký với nhân

viên trong danh sách hợp đồng, hợp đồng mặc định là hợp đồng hiện

tại.

In hợp đồng – báo cáo


181

Thực hiện nhanh chóng và thuận việc in ấn hợp đồng và các loại báo

cáo, có thể xem trước bản in để kiểm tra sai sót.

Có nhiều lựa chọn giúp làm nhẹ công việc (cùng lúc in nhiều hợp

đồng được chọn theo tiêu chí).

Giao diện

Giao diện In hợp đồng lao động


Ưu điểm: Giao diện trực quan và quen thuộc (nhất là với người dùng

văn phòng hay dùng bảng tính excel và dùng word để soạn thảo). Có

các chọn lựa in nhiều hợp đồng theo tiêu chí chọn trước

182

Khuyết điểm: chỉ in tài liệu theo các định dạng (format) cho trước,

không có nhiều chọn lựa về định dạng (format) và không cho tùy

biến template khi in.

Đánh giá: Khối chức năng quản lí hợp đồng lao động của hệ thống quản lý

nhân sự PerfectHRM h trợ tốt quy trình biên soạn và in ấn hợp đồng lao động.

d.4. Quá trình làm việc:

Ưu điểm khi dùng phần mềm Perfect HRM quản lý quá trình

làm việc của nhân viên

- Quá trình làm việc của nhân viên tại đơn vị: đi công tác, kỷ luật,

khen thưởng, quá trình đào tạo, tạm ứng lương, đánh giá, tai nạn lao

động, thay đổi chức vụ, thay đổi lương.

- Khi sử dụng phần mềm PERFECT HRM trong việc quản lý quản

trình làm việc có những ưu điểm sau:

Tự động hóa quy trình đi công tác tại đơn vị

Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để lập đề nghị đi công

tác, tạm ứng lương,…. Xem đánh giá, thay đổi lương, …

Quản lý và nhân sự phê duyệt yêu cầu đi công tác, tạm ứng

lương.

Sử dụng PERFECT HRM 2012 sẽ giúp cho việc quản lý quá

trình làm việc của nhân viên được chặt chẽ, nhanh chóng, tiết

kiệm được giấy tờ,....

183


Quản lý đề nghị đi công tác của nhân viên

Nhân viên lập các đề nghị đi công tác trực tuyến trên hệ thống.

Các thông tin cần quản lý gồm: thông tin của người đề nghị,

người có thẩm quyền duyệt đề nghị, thời gian đề nghị, địa

điểm công tác, mục đích công tác, thời gian công tác, có cần

tạm ứng hay không…

Lập danh sách người đi cùng trong chuyến công tác

Lập các kê chi tiết các khoản chi trong trường hợp có phát sinh

tạm ứng chi phí đi công tác

Hỗ trợ lưu trữ các tài liệu cần thiết cho chuyến công tác và có

thể download lại khi cần.

Cho phép trộn thông tin đề nghị đi công tác từ hệ thống vào

các mẫu biểu đi công tác dưới dạng file .doc.

Phê duyệt đề nghị đi công tác của nhân viên

184

Cho phép người duyệt có thể duyệt trực tuyến các đề nghị đi

công tác của nhân viên dưới quyền.

Quản lý việc hoàn thành các thủ tục sau khi đi công tác về

Theo dõi việc hoàn thành các các thủ tục sau chuyến công tác

của nhân viên.

Hỗ trợ cảnh báo các trường hợp nhân viên sắp đến hạn hoặc đã

quá hạn phải hoàn thành các thủ tục sau khi đi công tác về.

Hỗ trợ gửi email thông báo, nhắc nhở nhân viên cần phải hoàn

thành thành các thủ tục sau khi đi công tác về.

Đánh giá – Đề xuất cải tiến

Phần mềm Perfect HRM 2012 không đáp ứng đủ những nhu cầu

thực tế:

Về quản lý hồ sơ nhân viên:

Phần mềm này không hỗ trợ quản lý danh sách người thân của

nhân viên, các đối tượng giảm trừ gia cảnh để phục vụ cho

việc tính thuế TNCN hàng tháng.

Không quản lý danh sách các trang thiết bị đã cấp phát cho

nhân viên từ khi vào đơn vị, trong đó bao gồm cả những trang

thiết bị đã được thu hồi hoặc các trang thiết bị đã được nhân

viên báo mất, báo hỏng…

Về quy trình tuyển dụng và quản lý hồ sơ các ứng viên:

Không hỗ trợ xác định nhu cầu tuyển dụng

Không tự động hóa quy trình tuyển dụng trong việc lập kế

hoạch và tổ chức thực hiện các đợt tuyển dụng

Không hỗ trợ sinh các bản tin tuyển dụng phục vụ việc đăng

tin lên các trang web tuyển dụng, web tìm việc

185

Không cho phép ứng viên thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến, xem

kết quả tuyển dụng qua từng vòng thông qua hệ thống.

Không cho phép ứng viên tham gia khảo sát ý kiến trực tuyến

trên hệ thống.

Cần phải nâng cấp phần mềm Perfect HRM để đáp ứng đầy đủ nhu

cầu thực tế.

e. Các thiết lập ban đầu:

e.1. Chức năng danh mục :

Thực tế

Công ty TNHH 1 thành viên Xi Măng Quang Sơn cần thống kê để

quản lý một cách có hệ thống các danh mục về nhân sự, cơ cấu tổ chức,

danh mục chấm công, danh mục tính lương.

Ngoài ra công ty TNHH 1 thành viên Xi Măng Quang Sơn cần quản

lý các công việc đang thực hiện cũng như đánh giá lại các công việc đã

thực hiện.

Yêu cầu

Việc quản lý công việc cần phải rõ ràng, dễ thêm, xóa và sửa các

danh mục cho phù hợp với từng thời điểm của công ty.

Quản lý được các quá trình diễn tiến các công việc như: mức độ

hoàn thành, chi phí và thời gian hoàn thành công việc, qua đó ban giám

đốc có thể đánh giá và rút ra kinh nghiệm cho các chuỗi công việc sau

đó.

186

Mô tả :

Danh mục nhân sự

Giao diện

Chức vụ

Danh mục

Nhân sự Cơ cấu tổ chức Chấm công Tính lương

Chức vụ

Chuyên

môn

Bằng cấp

Công việc

Quốc tịch

Dân tộc

Tôn giáo

Ngoại ngữ

Tin học

Kỹ năng

Chi nhánh

công ty

Danh sách

phòng ban

Danh sách

tổ nhóm

Ca làm việc

Ký hiệu

chấm

công

Danh sách

thiết bị

Ngạch lương

Bậc

lương

Phụ

lương

187

Chúng ta có thể thêm một chức vụ mới vào danh mục chức vụ

bằng cách chọn nút thêm.

Hệ thống sẽ tự tạo Mã tăng dần theo số thứ tự.

Gõ Tên cần lưu vào rồi chọn Lưu & Thêm

Chuyên môn

188

Bằng cấp

Công việc

189

Quốc tịch

Dân tộc

190

Tôn giáo

Quan hệ gia đình

191

Học vấn

Ngoại ngữ

192

Tin học

Kỹ năng

193

Đánh giá

Ưu điểm

Các danh mục rõ ràng, thuận tiện cho việc thêm

xóa hay sửa một phần trong chức năng quản lý

nhân sự.

Các danh mục trên đầy đủ cho việc lưu và quản lý

thông tin của nhân viên công ty TNHH 1 thành

viên Xi Măng Quang Sơn.

Nhược điểm

Việc tổ chức các danh mục như thế này không lưu

phân biệt được những thành viên trong nhà gia

đình làm cùng công ty hay không cùng công ty

này.

Cơ cấu tổ chức

Mô tả

Chi nhánh

194

Thuộc

Thuộc

Giao diện

Chi nhánh công ty

Chi nhánh

Phòng ban

Tổ, nhóm

195

Danh sách phòng ban

Danh sách tổ nhóm

196

Đánh giá

Ưu điểm:

Thể hiện được rõ nhóm, tổ thuộc phòng ban cũng như

chi nhánh nào.

Dễ dàng cho việc tìm kiếm các nhóm làm việc cũng như

là các chi nhánh

Nhược điểm:

Nhìn vào mã phòng ban ta không xác định được phòng ban

đó thuộc chi nhánh nào.

Việc quản lý theo kiểu mã phòng ban tăng dần sẽ dẫn

đến việc có quá nhiều phòng ban và theo thực tế công ty thì

sẽ có những phòng ban ở những chi nhánh khác nhau nhưng

làm cùng một chức năng, nên đặt mã cũng như tên phòng để

tiện việc quản lý.

Danh mục chấm công

Giao diện

Ca làm việc

197

Ký hiệu chấm công

Danh sách thiết bị

198

Đánh giá

Ưu điểm

Ký hiệu chấm công và ca làm việc được đưa ra rõ

ràng có thể chấm công theo đúng yêu cầu thực tế

của công ty và có thể sắp xếp các ca làm việc cho

nhân viên cách hợp lý.

Nhược điểm

Trong phần danh sách các thiết bị chỉ chủ yếu là

thống kê các máy tính sử dụng chứ chưa thống kê

được những loại máy móc khác về sản xuất đối với

thực tế công ty xi măng Quang Sơn.

199

Danh mục tính lương

Mô tả

Giao diện

Ngạch lương

Bậc lương

Chi phối hệ số lương

Ngạch lương

Bậc lương

200

Phụ lương

Đánh giá

Ưu điểm

Việc phân chia hệ số lương của mỗi bậc lương

phụ thuộc vào ngạch lương đúng với thực tế và

cũng rõ ràng.

Nhược điểm

Hệ thống chưa tự động tính ngạch lương hoặc

bậc lương dựa trên số năm thâm niên hay thành

tích trong công tác mà vẫn phải tự cập nhật.

201

e.2. Quản lý công việc :

Mô tả

Giám sát

giao

Thực hiện

Thông qua

giao Người giao

Người thực hiện Công việc

Ban giám

đốc

202

Giao diện

Đánh giá

Ưu điểm

Thể hiện được tiến độ công việc đang thực hiện và

thời gia hoàn thành của công việc đó, khiến cho ban

lãnh đạo công ty vừa theo dõi được công việc vừa

giám sát được hiệu quả làm việc của nhân viên.

Nhược điểm

Chưa thể hiện rõ được nội dung công việc của nhân

viên thực hiện.

203

f. Menu hệ thống :

f.1. Hệ thống :

Giao diện chính của chương trình

Khi khởi động, chương trình sẽ vào màn hình chính (hình 1.1) với tông màu

xanh dễ nhìn, thân thiện quen thuộc của trên nền Windows.Chương trình sử dụng các

thanh công cụ dạng Ribbon phổ biến, giúp người dễ dàng làm quen và thuận tiện

trong việc sử dụng.

Giao diện thanh công cụ

Chương trình có ba chức năng chính

204

Hệ Thống : bao gồm các công cụ hỗ trợ người dùng quản lý

chung, quản lý chuowgn trình và kể cả quản lý người dùng.

Danh sách chức năng : đây là chức năng chính của chương

trình bao gồm các công cụ hỗ trợ người dùng trong việc quản

lý nhân sự.

Trợ giúp : bao gồm các công cụ giúp người dùng làm quen

và sử dụng chương trình hiệu quả hơn

f.1.1. Người dùng

Với chức năng này, người quản trị viên có thể quản lý được

việc thay đổi người sử dụng, các vai trò và chức năng của họ

trong việc sử dụng hệ thống.

Chương trình cho phép người quản trị phân nhóm người

dùng bằng cách tạo và sắp xếp các nhóm chức năng (vai

trò).Việc làm này giúp các quản trị viên quản lý dễ dàng hơn

và phục vụ cho việc phân quyền sau này.

Chương trình có thể liệt kê, in ấn, và truy xuất thông tin

những người sử giúp người quản trị có thể quản lý, chỉnh

sửa, báo cáo nhanh chóng, tiện lợi.

f.1.2. Bảo mật – phân quyền

Trong một hệ thống thông tin quản lý thì việc đưa ra các

quyền hạn và việc phân phối những quyền hạn đó cho người

sử dụng là một công việc rất quan trọng.Ở đây, chương trình

đã cung cấp cho người quản trị một công cụ đủ mạnh mẽ và

chi tiết để thực hiện công việc phân quyền.

Chức năng phân quyền trong chương trình đã được thiết

kế một cách chi tiết và được trình bày rõ ràng theo hai nhóm

205

chính : phân quyền theo nhóm người dùng và phân quyền

theo chức năng

Phân quyền người dùng (hình 2.1):

Người dùng được phân theo từng nhóm chức năng, với mỗi

chức năng được gán những quyền hạn nhất định trong việc sử

dụng hê thống. Những chức năng này được khởi tạo và quản

lý bởi thanh công cụ “người dùng “

Hình 2.1 : Phân quyền người dùng

Phân quyền chức năng (hình 2.2) :

Ngoài việc phân quyền theo các nhóm chức năng, người

quản trị viên còn có thể gán quyền chính xác và chi tiết hơn

thông qua việc “phân quyền theo chức năng “. Các chức năng

sử dụng chương trình - bao gồm các chức năng quản lý và

chức năng nghiệp vụ - được liệt kê chi tiết và gán các quyền

cơ bản “truy cập, thêm, xoá, sửa” và các quyền mở rộng “ in,

nhập, xuất”. Việc phân chia này giúp người quản trị viên có

thể gán từng chức năng chi tiết đến từng người sử dụng. Việc

khởi tạo phân quyền có những ràng buộc rõ ràng và chính xác

(vd : có quyền in đương nhiên phải có quyền truy cập) đã hỗ

trợ tốt cho người quản trị trong công việc phân quyền.

206

Tuy nhiên, chức năng phân quyền của hệ thống vẫn còn

nhiều thiếu sót : Việc phân chia các chức năng tuy rất chi tiết

nhưng việc gán quyền chỉ được theo nhóm chức năng đã gây

không ít khó khăn và tốn nhiều thời gian của quản trị viên.

Các ràng buộc trong gán quyền đã được thực hiện rất tốt ở

công việc khởi tạo nhưng lại không được xem xét trong vấn

đề xoá, chỉnh sửa đã gây ra nhiều sai lầm không đáng có, vô

tình lộ ra những lỗ hổng trong việc bảo mật hệ thống thông

tin của công ty. Tuy đây là những sai lầm phát sinh do con

người nhưng việc khắc phục bằng cách nâng cấp hoặc thay

đổi qui trình làm việc là điều cần thiết.

Phân quyền theo chức năng

f.1.3. Nhật ký hệ thống

Đây là một trong những công cụ cần phải có trong việc

quản lý hệ thống của quản trị viên

Nhật ký hệ thống giúp quản trị viên có thể theo dõi việc

thực thi và những thay đổi của hệ thống, giúp người quản trị

có kiểm tra và xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra hoặc khi cần

báo cáo công việc cho những người có thẩm quyền

207

Chức năng nhật ký hệ thống của chương trình đã đáp ứng

một cách cơ bản cho việc quản lý như theo dõi theo thời gian,

xoá, truy xuất và sao lưu nhật ký. Những nhật ký được hệ

thống lưu trữ và thể hiện theo từng nhóm (Group) thiết bị sử

dụng, người sử dụng giúp người quản trị kiểm tra rõ ràng

hơn (hình 3.1). Chức năng còn cho phép quản trị viên sàng

lọc (Filter) thông tin theo từng đối tượng, từng hành động,

chức năng, giúp việc phân loại và thời gian tìm kiếm được rút

ngắn, nâng cao giá trị trong việc quản lý (Hình 3.2).

Song song những điểm mạnh được nêu trên, hệ thống vẫn

còn không ít điểm trừ.Đó là thể hiện nhiều thông tin không

cần thiết, gây rối cho quản trị viên và làm hệ thống nặng nề

hơn.Việc tinh chỉnh (customize) cũng khá khó khăn và cũng

không giúp ích được nhiều trong việc quản lý.

Nhật Ký Hệ Thống

208

Sàng lọc trong Nhật Ký Hệ Thống

f.1.4. Quản lý dữ liệu

Trong hệ thống thông tin hiện đại, việc quản lý và bảo trì

dữ liệu rất quan trọng và là ưu tiên hàng đầu trong công việc

của quản trị viên

Trong việc quản lý dữ liệu, hệ thống đã cung cấp cho quản

trị viên hai công cụ gồm “Sao Lưu” và “Phục Hồi” (hình

4.1). Hai công cụ trên đã đáp ứng được nhu cầu quản lý và

bảo trì dữ liệu của hệ thống, giúp hệ thống có thể hoạt động

một cách suôn sẻ và liên tục.

Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn những thiếu sót quan trọng

khi không đưa vào hệ thống sao lưu tự động và sao lưu dữ

liệu theo ngày. Việc này cũng gây khó khăn không nhỏ trong

quá trình quản lý thông tin của công ty.

209

Sao lưu và phục hồi dữ liệu

f.1.5. Các chức năng khác của hệ thống

Bao gồm “Kết Thúc”, “Đăng Xuất”, và “Thông Tin Công Ty”

Kết Thúc : Đóng chương trình

Đăng Xuất : Kết thúc phiên làm việc của người dùng và

bắt đầu phiên sử dụng mới của người dùng khác

Thông Tin Công Ty :Là nơi thêm vào hay thay đổi thông

tin công ty đang sử dụng hệ thống (hình 5.1). Các thông

tin trên cũng được sử dụng trong các biểu mẫu báo cáo

thường nhật của công ty.

210

Thông Tin Công Ty

f.1.6. Thống kê

Trong bất kỳ một công ty nào, việc thống kê luôn luôn

quan trọng trong công việc quản lý, thu thập và phân tích

thông tin. Trong hệ thống quản lý nhân sự công ty đang sử

dụng , phần thống kê được tách ra thành một vùng nhỏ nằm

trong mục “Bàn Làm việc” và được chia làm hai phần : ”Biểu

Đồ Thống Kê” và “Thống Kê Số Liệu”

Biểu đồ thống kê :

Các biểu đồ thống kê cơ bản về tình hình nhân sự trong

công ty theo số liệu có sẵn

Các mục được thống kê bao gồm :

Tỷ lệ số lao động theo từng năm

Tỷ lệ số lao động theo chức vụ

Tỷ lệ số lao động theo trình độ

211

Tỷ lệ số lao động theo dân tộc

Tỷ lệ số lao động theo tôn giáo

Tỷ lệ số lao động theo quốc tịch

Tỷ lệ số lao động theo tình trạng hôn nhân

Tỷ lệ số lao động theo tình hình lao động

Các mục được thống kê theo hai dạng biểu đồ : biểu đồ hình

cột – biểu đồ hình tròn (hình 6.1)

Biểu đồ thống kê

Thống kê số liệu : thống kê đơn thuần các số liệu về tình hình

công ty (hình 6.2)bao gồm:

Tổng số chi nhánh

Tổng số phòng ban

Tổng số tổ nhóm

Tổng số nhân viên

Tổng số nhân viên đang thử việc

Tổng số nhân viên đang làm việc

Tổng số nhân viên đang ngưng việc

Tổng số nhân viên đã nghỉ việc

212

Thống kê số liệu

Nhìn chung, các biểu đồ thống kê và thống kê số liệu của

hệ thống đã thể hiện tốt tình trạng nhân sự trong công ty, rất

có giá trị tham khảo trong việc đánh giá, quản lý, và lập kế

hoạch phát triễn nhân sự của công ty trong tương lai. Tuy

nhiên, biểu đồ hình tròn ngoài việc thể hiện tỷ lệ còn cần phải

được chú thích lại cho rõ nghĩa hơn

XIII. Tổng kết đánh giá chung:

1) Tổng quan:

Sau khi triển khai hệ thống, hoạt động của những người liên quan

đều có những thay đổi đáng kể.

Đối với các cấp lãnh đạo : họ phải thay đổi trong thói quen trong

việc báo cáo và xem báo cáo.

Đối với nhân viên phòng nhân sự : họ cho rằng mình phải làm

nhiều việc hơn, và những công việc đó không phải của họ

Đối với công nhân : Họ tỏ ra khó chịu khi phải chịu sự giám sát

khắt khe hơn từ cấp trên, và ý thức của họ còn phải sửa đổi để

phù hợp hệ thống (văn hoá xếp hàng, vệ sinh sau khi tan ca v.v..)

Tuy nhiên, khi vượt qua được những khó khăn ban đầu, công ty

đã nhận được những kết quả tích cực hơn trong công việc quản lý

nhân sự. Những khó khăn trước kia đã hoàn toàn được xử lý, hiện

213

tại, phòng Hành Chánh - Tổng Hợp đã hoàn toàn kiểm soát được

tình hình nhân viên trong công ty, kể cả công nhân làm việc ở xưởng

và làm trong ca 3.

Ngoài phòng Hành Chánh - Tổng Hợp thì hiệu quả công việc của

cả doanh nghiệp đều đã được tăng lên một cách đáng kể. Hệ thống

đã giúp trả lại thời gian cho những quản lý cấp trung tập trung vào

công việc chính của mình hơn là chú ý vào việc kiểm tra xem ai

vắng mặt hôm nay và những hệ luỵ của nó. Việc xếp ca trở nên rõ

ràng hơn, thời gian làm việc thực tế trong ca được tăng thêm v.v..

Công nhân thì cảm nhận được giám sát của ban lãnh đạo cấp cao

nên ý thức làm việc được nâng lên.

Danh mục đánh giá Hiện trạng trước

triển khai

Kết quả sau khi triển

khai

Tỷ lệ nhân viên đi trễ về

sớm

20-30% 3-10%

Thời gian tính lương 7-10 ngày 1-3 ngày

Thời gian tính tỷ lệ đi làm

hằng ngày

1-2 ngày 10-15 phút

Những sai sót trong quá

trình tính lương, BHYT,

BHXH

20-30 trường hợp 1-5 trường hợp

Thời gian giải phóng nhân

viên khi hết ca

15-20 phút 05 phút

Nhân viên phụ trách chấm

công

10 4

214

Số lượng nhân viên IT 2 người 5 người

Số lượng máy tính sử dụng

cho việc tính lương, …

1-2 máy tính 3-4 máy tính

Máy chấm công 0 5

2) Đánh giá chi tiết:

Đánh giá kết quả của hệ thống sau khi triển khai

Chỉ số này được đánh giá dựa trên mức độ hoàn thành các

mục tiêu mà ban lãnh đạo đã đề ra trước khi hệ thống được

triển khai. Các chỉ tiêu này được liệt kê tại mục 1.4.Các chỉ

tiêu đều được hoàn thành, tuy nhiên, một số chỉ được hoàn

thành chưa trọn vẹn. Dưới đây các chỉ tiêu chưa được đáp

ứng trọn vẹn

Phần mềm có các chức năng đáp ứng được quy trình

nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.

Trên cơ bản, hệ thống đã đáp ứng chỉ tiêu này, tuy nhiên,

một số các nghiệp vụ tại văn phòng vẫn còn phải thực hiện

bằng tay hay bằng các chương trình khác.

Thời gian bảo hành lâu

Thời gian bảo hành chỉ được 1 năm, các năm sau cần kí

hợp đồng bảo trì với nhà cung cấp

Có cung cấp các phiên bản mới trong khoảng thời gian

nhất định (01 tháng, 02 tháng, 03 tháng…) mà không cần phải

trả phí.

215

Các phiên bản phụ sẽ được cung cấp miễn phí, tuy nhiên

các phiên bản chính vẫn cần phải trả tiền được nâng cấp, thêm

vào đó, các phiên bản phụ cũng cần phải chờ đến 6 tháng để

được nâng cấp.

Dựa trên các vấn đề đã phân tích ở trên, mức độ hoàn

thành (effectiveness) của hệ thống được nhóm phân tích đánh

giá đạt 80%

Đánh giá về mức độ hiệu dụng (Efficiency)

Chỉ số này đánh giá dựa trên hiệu quả công việc đạt được so

với mục tiêu đã đề ra và dựa trên chi phí, công sức đã bỏ ra

Hệ thống hoạt động đã đưa đến nhiều thay đổi trong

doanh nghiệp.Những khó khăn đã được khắc phục, thời gian

hoàn thành công việc được rút ngắn và sai sai sót được giảm

thiểu.Hệ thống đã giải quyết chính xác các nhu cầu đang còn

thiếu của công ty, đưa hiệu suất sản xuất của công ty tăng lên

một cách đáng kể.Tuy vẫn còn đó những khó khăn khi phải

chuyển đổi phương thức làm việc, một số nghiệp vụ vẫn chưa

được hỗ trợ bởi hệ thống nhưng đánh giá chung mục đích của

công ty đã được thực hiện. Nhóm phân tích đánh giá chỉ số

hiệu dụng (Efficiency) 90%

(Nhóm phân tích không tiếp cận được chính xác về mặt tài

chính và những chi phí phải trả của công ty nên các mức đánh

giá trên không bao gồm yếu tố chi phí)

Đánh giá về tiêu chí bảo mật

Như bài phân tích, hệ thống có cơ chế bảo mật khá tốt. Các

tác vụ phân quyền và theo dõi đầy đủ, hỗ trợ tốt người dùng việc

216

ngăn chặn sự xâm nhập hệ thống bất hợp pháp và tìm ra được

người chịu trác nhiệm khi có vấn đề xảy ra. Tuy nhiên, việc phân

quyền được phân chia phức tạp và khó khăn.Thêm vào đó, môi

trường bảo mật mà hệ thống đang tồn tại đồng dạng vẫn không

được xem trọng. Dưới đây là một số vấn đề về bảo mật mà hệ

thống mắc phải

Hệ thống được sao lưu thủ công, các bản sao lưu không được

bảo quản đúng qui trình

Không có các qui định về thiết kế username và password

Không có các qui định về an toàn thông tin, không thực hiện

các qui tắc an toàn thông tin

Hệ thống không nhận ra các sai sót trong vấn đề nhập liệu.

Hệ thống không có quan tâm đúng mức khi triển khai

internet. (Không có firewall, không có các biện pháp phòng

chống việc tấn công website)

Không có các kế hoạch dự phòng hoặc phục hồi sau thảm hoạ

Không có các bộ chuẩn tắc về các hành vi liên quan đến

thông tin.

Nhóm phân tích đánh giá chỉ tiêu bảo mật của hệ thống đạt 5/10

Đánh giá về tính tiếp cận thông tin

Các cấp bậc nhân viên trong công ty quan tâm đến các thông

tin khác nhau, cách tiếp cận khác nhau.

Hệ thống nhân sự đã đáp ứng gần trọn vẹn những nhu cầu nảy

sinh của các cấp bậc quản lý trong công ty bằng các biểu mẫu,

bản biểu, các báo cáo, sơ biểu đồ v.v..dễ nhìn, dễ hiểu, trực quan,

sinh động thể hiện được nhiều khía cạnh của vấn đề. Tuy nhiên

vẫn còn thiếu những biểu đồ mang tính quan trọng khi giúp

người quản lý trực tiếp ra quyết định dựa trên thông tin đã cho.

217

Một số biểu đồ thể hiện rắc rối, thiếu thông tin gây sự bất tiện

cho người xem.

Nhóm phân tích đánh giá chỉ tiêu tiếp cận thông tin đạt 8/10

Đánh giá về tính kết nối của hệ thống

Do HRM Perfect là một sản phẩm trong bộ sản phẩm ERP

của công ty Hoàn Hảo cho nên tính kết nối cho tương lai của hệ

thống khá tốt. Hiện tại, việc hệ thống hỗ trợ các máy quét vân tay

là một tiến bộ lớn. Các văn bảng được nhập/trích xuất theo định

dạng file excel tiện lợi. Tuy nhiên, hệ thống lại không thể liên kết

với các hệ thống khác tồn tại trong công ty, cũng như các hệ

thống khác ngoài bộ sản phẩm của Perfect Solution

Nhóm phân tích đánh giá chỉ tiêu kết nối thông tin đạt 8/10

Đánh giá về nguồn lực công nghệ thông tin

Cũng như các công ty khác trong môi trường các doanh

nghiệp tại Việt Nam.Việc xem xét công nghệ thông tin như là

một phần tất yếu, không thể thiếu trong các doanh nghiệp vẫn

còn rất hiếm.Đồng thời, các nhân viên trong ngành công nghệ

thông tin vẫn bị đánh giá thấp và chưa có được những vị trí xứng

đáng mà mình đáng được hưởng.Tại công ty Xi Măng Quang

Sơn, tình hình không khác so với mặt bằng chung. Số lượng 5

nhân viên IT vận hành hệ thống phục vụ cho hàng trăm người sẽ

không tránh khỏi những sai sót. Kinh phí cho việc duy trì hệ

thống nhân sự và hệ thống toàn công ty cũng không cao, chưa

đáp ứng được việc duy trì hệ thống và thay thế khi cần thiết.

(Nhóm phân tích chỉ được tiếp cận có hạn về chính sách tài chính

của công ty nên chỉ đưa ra thực trạng mà không đưa ra những

con số chính tài chính chính xác)

218

Nhóm phân tích đánh giá chỉ tiêu nguồn lực công nghệ thông

tin đạt 8/10

So sánh với một hệ thống quản lý nhân sự chuẩn trên lý thuyết

Hệ thống HRM chuẩn Hệ thống Perfect HRM

Quản lý việc tuyển

dụng và thăng tiến

Tìm kiếm các thông tin ứng

viên phù hợp (ngoài công ty

lẫn trong nội bộ). Sử dụng web

để tuyển dụng ứng viên

Chỉ có thể lưu trữ danh sách

các ứng viên và hỗ trợ lập

kế hoạch thi, phỏng vấn

Quản lý bản ghi

của nhân viên

Giảm không gian và tăng thời

gian lưu trữ dữ liệu, giảm chi

phí lưu trữgiảm thời gian trong

việc trích, rút thông tin

Do những qui định pháp

luật nên hệ thống không thể

giảm không gian lưu trữ dữ

liệu, tuy nhiên thời gian cho

việc việc trích/rút và xử lý

các thông tin đã được rút

ngắn

Đào tạo

Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới

bằng hình ảnh, phim v.v... thay

thế cho lớp học và giáo viên

truyền thống. Có các phần

mềm mô phỏng tác vụ và công

cụ đánh giá quá trình đào tạo

Không hỗ trợ

Đánh giá

Hỗ trợ việc tiêu chuẩn hoá các

qui trình đánh giá, có các tiêu

chuẩn đo lường nhất quán và

khách quan

Không hỗ trợ

219

Quản lý tiền lương

Tính toán lương, các loại bảo

hiểm, thuế, có thể tự động chi

trả thông qua ngân hàng. Hỗ

trợ quản lý việc nghỉ phép,

nghỉ hưu v.v…

Hỗ trợ quản lý ngày công,

tính lương, thuế và các loại

bảo hiểm. Không hỗ trợ tự

động chi trả qua ngân hàng

3) Ưu, nhược điểm và kiến nghị:

Ưu điểm

Đây là một hệ thống quản lý nhân sự khá trọn vẹn, tính kết

nối tốt và khả năng sẵn sàng cho tương lai cao. Hệ thống hỗ trợ

tốt cho các máy chấm công, việc trao đổi thông tin chấm công

của nhân viên diễn ra rất nhanh và trơn tru.Việc tích hợp các

thông tin về bảo hiểm và thuế đảm bảo đúng pháp luật và việc

chuyển đổi rất linh hoạt, có thể tự chủ nếu như chính sách thay

đổi.Tính chính xác của hệ thống cao, thời gian đáp ứng nhanh.

Nhược điểm

Do hệ thống được thiết kế chung cho các doanh nghiệp nên

khi áp dụng vào một môi trường nhất định, hệ thống sẽ có những

chức năng chưa hợp lý, không phù hợp với tình hình thực tế (gởi

lương qua mail nhưng không hỗ trợ thanh toán tự động qua ngân

hàng, hỗ trợ việc nhân viên tự sửa đổi thông tin cá nhân trong

môi trường đa phần là lao động tay chân, hỗ trợ duyệt web không

tốt so với trình duyệt các trình duyệt đã có trên thị trường v.v...)

Kiến nghị

Hệ thống đã hoạt động được một thời gian dài với hiệu quả và

hiệu suất cao, đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của ban lãnh đạo

trong một khoảng thời gian khá dài trong tương lai với các bảng

cập nhật thường xuyên. Vì lý do đó, nhóm phân tích đề nghị

220

công ty tiếp tục sử dụng hệ thống và cập nhật nhanh nhất có thể

các bản nâng cấp nếu được phát hành.

Song song đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống, nhóm

cũng đề nghị tổ chức những buổi huấn luyện về việc sử dụng

công nghệ thông tin và nghiệp vụ có liên quan đến công nghệ

thông tin.

Ngoài ra, việc quan tâm đến bảo mật hệ thống là không thừa

trong mọi trường hợp.Nâng cao nhận thức về bảo mật cũng là

một cách giảm thiểu rủi ro và giảm chi phí phát sinh trong tương

lai khi rủi ro là không thể tránh được.Giải quyết các vấn đề tồn

đọng mà nhóm đã nêu trong mục 3.2.2 là một trong những cách

để nâng cao tính bảo mật của hệ thống trong công ty.

XIV. Tài liệu tham khảo :

1) Tài liệu nội bộ về việc triển khai và thực thi hệ thống quản lý nhân sự của

Công Ty TNHH Một Thành Viên Xi Măng Quang Sơn

2) Tài liệu của Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo.

3) Tài liệu học tập môn Hệ Thống Thông Tin của Thầy TS. Phạm Trần Vũ.

4) Các tài liệu tham khảo về Use Case, DFD, Sequence Diagram… ở trên mạng

Internet.

trƯỜng ĐẠi hỌc quỐc gia tp hcm - cse

Documents