Propósito de la guía del PMBOX. Introducción a la Gestión de Proyectos

Mgr. Juan Carlos Apaza Paucara

1_S_GPI_5B

Fecha, 17 y 18 de Agosto 2015

UNIVERSIDAD NACIONAL "JORGE BASADRE GROHMANN"

Facultad de Ciencias Jurídicas y Empresariales

Escuela Académico Profesional de Administración

CONTENIDOS CONCEPTUALES CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

1. Evolución de la guía del PMBOK 2. Finalidad de la guía del PMBOK

3. ¿Qué es un proyecto? 4. ¿Qué es gerencia de proyectos? 5. Proyectos y planificación estratégica 6. Dirección de Proyectos,

dirección programas y gestión de portafolios 7. La oficina de la gerencia de proyectos

8. Rol del gerente de proyectos

Comprende, define y describe el proyecto y

gestión de proyectos, el rol de la gerencia

de proyectos.

CONTENIDO ACTITUDINAL: Demuestra interés en la gerencia de proyectos y un adecuado trabajo en equipo.

UNIDAD I: El Marco de Referencia para la Gestión de Proyectos.

COMPETENCIAS: Emplea herramientas básicas para la comprensión de la gestión de proyectos,

valorando la importancia y el significado del contexto y procesos de la gerencia de proyectos.

SEMANA I: Propósito de la guía del PMBOX. Introducción a la Gestión de Proyectos. Ciclo de Vida del

Proyecto, Fases del Proyecto e Influencia de la Organización.

Sesión 1: Propósito de la Guía del PMBOX. Introducción a la Gestión de Proyectos. Tipo de

sesión: Exposición Dialogada Cantidad de horas: 3 hs.

Fuentes: Project Management Institute. A Guide to the Project Management

Body of Knowledge, (PMBOK R Guide) – Fifth Edition - Spanish - 2013.

CONTENIDOS CONCEPTUALES CONTENIDOS

PROCEDIMENTALES

9. Ciclo de vida del proyecto y su relación con el ciclo de vida del producto.

10. Fases del proyecto 11. Influencia de la organización en la

gestión de proyectos 12. Estructuras de la organización

(funcional, matricial y orientada a proyectos).

13. Culturas y estilos de organización.

Comprende, define y

explica el dilema de la

restricción simple del

proyecto, los roles del

director de proyectos,

los beneficios,

software para la

administración de

proyectos.

CONTENIDO ACTITUDINAL: Demuestra interés en la gestión de

proyectos y un adecuado trabajo en equipo.

Sesión 2: Ciclo de Vida del Proyecto, Fases del Proyecto e Influencia de la Organización. Tipo de

sesión: Exposición Dialogada Cantidad de horas: 2 hs.

Fuentes: Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK

R Guide) – Fifth Edition - Spanish - 2013.

Fuentes: Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of

Knowledge, (PMBOK R Guide) – Fifth Edition - Spanish - 2013.

PMBOK, Project Management / Gestión de proyectos

El Project Management Institute (PMI) es una organización que intenta establecer un ordeny unos criterios estándares para la gestión de proyectos. Con esa finalidad, PMI mantiene ellibro Project Management Book of Knowledge (PMBOK) donde se establecen todo unconjunto de herramientas y buenas prácticas que todo jefe de proyecto debe conocer yaplicar.

La definición y las características de un proyecto según el PMBOK: Un proyecto intenta dar solución a un problema (cubrir una necesidad). Es temporal Es único en el tiempo y no repetible bajo las mismas circunstancias Conlleva incertidumbre Consume recursos: Tiempo, dinero, materiales y trabajo.

Definición de Proyecto

“Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a

resolver, entre muchas, una necesidad humana .En esta forma puede haber diferentes ideas,

inversiones de diverso monto, tecnología y metodologías con diverso enfoque, pero todas

ellas destinadas a resolver las necesidades del ser humano en todas sus facetas, como pueden

ser educación, alimentación, salud, ambiente, cultura, etcétera”.

Por lo tanto, un proyecto de inversión es la guía para la toma de decisiones acerca de la

creación de una futura inversión que muestra el diseño comercial, técnico-organizacional,

económico y financiero de la misma. En caso de resultar viable el proyecto, este documento

se convierte en un plan que guía la realización del mismo.

Clasificación de las inversiones

Existen diferentes criterios para definir la tipología de las inversiones, no obstante cada

vez con más frecuencia se utiliza para ello la clasificación de Joel Dean, el cual define las

inversiones en cuatro grupos, a saber:

• Inversiones de renovación.

• Inversiones de expansión.

• Inversiones de modernización o de innovación.

• Inversiones estratégicas.

Los proyectos disponen de su propio ciclo de vida, el cual se divide en las siguientes fases:

•Inicio: Se identifica la necesidad y se cuestiona si es posible llevar a cabo el proyecto.•Planificación:

• Se desarrolla una solución en un mayor detalle.• Definición de tareas, calendario.• Estimación de costes en tiempo y dinero.• Se vuelve a plantear si es factible el proyecto.

•Ejecución: Monitorización y ajustes a la planificación.•Cierre: Se comprueba si el proyecto satisface la necesidad a cubrir

Todas estas fases, implican los siguientes proceso generales:

•Identificar el problema o la oportunidad•Identificar y definir la solución idónea•Identificar las tareas y los recursos necesarios.•Preparar el calendario y la obtención de recursos•Estimar el coste del proyecto y preparar un presupuesto•Analizar los riesgos y establecer relaciones con los stakeholders (toda persona que tenga un interés directo o indirecto en el proyecto): Gestión del riesgo periódico•Mantener el control y la comunicación en el nivel adecuado durante la ejecución: Reuniones periódicas para detectar y comunicar desviaciones•Gestionar un cierre satisfactorio

• Punch list: listado de tareas para poder acabar el proyecto.• Los miembros del equipo tienden a dispersarse dado que el proyecto se encuentra

casi cerrado.

No obstante, un proyecto puede ser visto desde otras perspectivas, como por ejemplo desde el punto de vista de las relaciones interpersonales:

•Motivar al equipo: Crear el clima adecuado • Invertir tiempo en explicar como cada función contribuye al proyecto• Invertir tiempo en las reuniones para destacar contribuciones positivas de los

miembros.• Confiar en el trabajo delegado• Asignar objetivos a los individuos y permitir que ellos escojan el camino.• Reconocer los esfuerzos que van más allá de lo solicitado.• Predicar con el ejemplo

•Gestionar la diversidad • Identificar posibles objetivos personales para minimizarlos o convertirlos en objetivos

grupales.• Buscar la cohesión del grupo (armonizar costumbres, culturas, etc.).

Actualmente podemos encontrar Empresas cuyo negocio principal es la ejecución deproyectos, por ejemplo en el sector de la Consultoría y la Auditoría. Ese es el escenario máspositivo, dado que toda la organización se encuentra orientada hacia la gestión de proyectos.

Sin embargo, la mayoría de empresas tienen una estructura jerárquica constituida pordepartamentos con funciones diferenciadas y empleados que realizan tareas específicas,cuya movilidad tiende a ser más bien esporádica. En este tipo de escenario, la ejecuciónde un proyecto (que como se ha establecido es temporal) con empleados internospresenta un escenario más difícil de gestionar (esta es una de las razones por las que enmultitud de ocasiones los proyectos son contratados a consultoras y auditoras externas).

Esta segunda situación puede aportar empleados con “Silo Mentality”, es decir, personascuyos objetivos se encuentran ligados a su área funcional y no al proyecto al que han sidoasignados; puede que no les importe el éxito del proyecto, dando preferencia a cumplircon sus obligaciones estables de su unidad departamental. Esta problemática puedebloquear la cooperación del equipo de trabajo (horitzontal thinking).

En definitiva, el grado de madurez de la organización y los procedimientos internos establecidos pueden contribuir al éxito o fracaso del proyecto:•Si la organización trabaja habitualmente en proyectos, se dispone de pautas ya definidas.•Vías de comunicación formal: Si son muy rígidas pueden entorpecer el trabajo•Vías de comunicación informal (amistades, conocidos, etc.): Si son muy frecuentes puede producir desinformación

Finalmente, PMBOK establece que para poder considerar que un proyecto ha sido exitoso se deben cumplir las siguientes expectativas:Nivel I. Alcanzar los objetivos del proyectoNivel II. Eficiencia del proyecto.

Nivel de interrupción del trabajo del cliente.Eficiencia en el uso de los recursosCrecimiento del número de miembros del equipoGestión de conflictos

Nivel III. Utilidad para el usuario/cliente final. ¿Ha sido solucionado el problema inicial?¿Se han incrementado los beneficios o se ha producido ahorro real?¿El usuario se encuentra actualmente usando el producto?

Nivel IV. Mejora organizacional: Aprender sobre la experiencia

Director de proyectoUn jefe de proyectos o project manager tiene las siguientes responsabilidades:•El proyecto: Objetivos de coste, calendario, funcionalidad y calidad.

• La organización• Retorno de la inversión.

•Flujo de información: proporcionarla de forma proactiva, si un supervisor se sorprende de algún dato es que no hemos informado correctamente.•El equipo: Proporcionar feedback y reconocimiento.•Sobre él mismo: Crecimiento personal.Por otra parte, el jefe del proyecto se enfrenta constantemente a retos entre los que se pueden encontrar los siguientes:•Responsabilidad versus Ausencia de autoridad

• Alto nivel de responsabilidad.• Trabajo con peObjetivos no realistas • rsonas sobre las que no existe una autoridad directa.• Es uno de los problemas más habituales.• Refuerza la idea de analizar y planificar correctamente el alcance del proyecto.

•Orientación funcional • Las personas tenderá a centrarse en su área de conocimiento funcional.• Es más importante su área funcional que el proyecto dada su temporalidad.

•Conflicto fundamental sobre la incertidumbre • Toma de decisiones rápidas con poca información.• Estimaciones de rango (e.g. costes)• Intentar hacer entender las dificultades de las estimaciones a los superiores y a los miembros del equipo.

Con la finalidad de afrontar exitosamente las responsabilidades y retos que presenta la gestión de proyectos, un jefe de proyectos debe mejorar de forma constante las siguientes habilidades:

Gestión del proyecto: Herramientas para la planificación y monitorización.Relaciones interpersonales

Capacidad de liderazgo, negociación y delegación.Capacidad comunicativa oral y escritaResolución de conflictos.Habilidades para desarrollar el rol de mentor (coaching)

Conocimiento tecnológico Conocimiento de la industria y de las áreas tecnológicasConocimiento del producto y/o procesosHabilidades de diseño

Habilidades personales Honestidad, integridadPensar globalmenteAlta tolerancia a la incertidumbre y a la ambigüedadPersuasivo y asertivoAbierto y accesibleDecisivoComercial. Capacidad para vender ideas o las propias virtudes del proyecto.Profesor. Transmitir conocimiento a los miembros del equipo.

Fase I. Entender el problema o la oportunidad.Es fundamental identificar la necesidad real que el proyecto pretende cubrir. El trabajo se evaluará en función de si esta necesidad ha sido cubierta satisfactoriamente o no.En primer lugar se requiere diferenciar entre necesidad y solución. Una necesidad:•Describe el fin para cliente•Especifica metas y objetivos•Deja abierta la pregunta de cómo hacerlo.•La respuesta al porque se esta haciendo debe apuntar a una justificación de negocio.En base a estas definiciones, esta fase debe tener como output la generación del documento de requerimientos del proyecto, el cual no ofrece una solución sino que únicamente describe una necesidad. Este documento debe contener los siguientes apartados: Descripción del problema o oportunidad Impacto o efecto del problema Identificar quien o que se encuentra afectado por el problema Impacto de ignorar el problema Situación deseada Beneficios asociados a conseguir la situación deseada Alineación con la estrategia de la organización Conflicto de compatibilidades con otras áreas de la organización Incertidumbres Suposiciones clave Limitaciones de la solución Consideraciones del entorno Información histórica de soporte

Fase II. Identificar la solución más óptimaCon objeto de identificar soluciones que cubran la necesidad establecida se puede seguir el siguiente procedimiento:•Brainstorming grupal con miembros del futuro equipo de trabajo o stakeholders.•Comprobar en que grado satisfacen los planteamientos del documento de requerimientos del proyecto.•Seleccionar entre 2 y 5 soluciones candidatas.Para las soluciones candidatas seleccionadas conviene realizar un análisis detallado para identificar cual de ellas es la que mejor se adapta a la necesidad a cubrir e implica un coste asumible.

Análisis financiero (Costes vs Beneficios):Para validar la viabilidad financiera del proyecto es necesario identificar los flujos de entrada de dinero que este puede generar, por ejemplo beneficios obtenidos por la implementación del proyecto (incremento en ventas, reducción en costes, etc…) y los gastos que representa la puesta en marcha y gestión del proyecto.Por tanto, estimando la magnitud de los diferentes cash flows y calculando los 4 indicadores básicos, podemos identificar que proyecto nos aporta una mayor rentabilidad financiera.Conviene estudiar al menos los siguiente indicadores:

Net Present Value (NPV). Determina cuanto dinero va a generar el proyecto teniendo en cuenta el valor del dinero en el tiempo.

Internal Rate of Return (IRR). Determina la rentabilidad de la inversión. Payback period. Determina cuando se recuperará la inversión (NPV = 0). Cash hole. Determina la máxima inversión necesaria

Aparte de los análisis financieros o de matrices, la decisión final sobre que solución escoger se puede basar en el uso de otras herramientas:

•Estudios de mercado•Pruebas piloto. Prueba en área limitada.•Prototyping. Construcción de una pequeña parte del proyecto para validar las correctas predicciones.•Simulación por ordenador.

En definitiva, los análisis efectuados no solo ayudaran a elegir una solución sino que también permitirán determinar si las soluciones son viables y si vale la pena continuar con el proyecto.

Fase III. Desarrollo de la solución y elaboración de un plan

En esta fase se desarrollará en un mayor detalle la solución escogida mediante el uso de un Logframe (esquema básico de definición del proyecto).El logframe se encuentra dividido en varios niveles:

•Objetivo•Propósito•Resultados•ActividadesPara cada uno de estos niveles se debe especificar:•Indicadores que permitan verificar la evolución.•Medios para obtener la información necesaria para constituir los indicadores.•Supuestos clave y el riesgo asociado.

Paralelamente a la elaboración del logframe, se requiere realizar un análisis de los stakeholders del proyecto con el objetivo de gestionar las relaciones y prever oposiciones.

Se considera stakeholders aquellos individuos o instituciones que:•Pueden ganar o perder dependiendo del éxito del proyecto.•Proveen fondos económicos•Proveen recursos al proyecto•Participa/trabaja en el proyecto•Se encuentran afectados por el rendimiento del proyecto•Se encuentran afectados por el resultado del proyectoEjemplos:•Stakeholders internos: Cliente interno, Sponsor, El equipo de trabajo, Gerentes, Sindicatos, etc.•Stakholders externos: Cliente externo, Usuarios, Instituciones reguladoras, Organizaciones (e.g. ecologistas), etc.

Finalmente, se realizará el documento de definición de proyecto (secundario en función del tipo del proyecto) con la finalidad de:

•Identificar el trabajo a realizar.•Durante la ejecución, permite identificar cuando se esta sobrepasando los limites y permite renegociar el contrato original.•Establece el criterio para considerar completado el proyecto.•Establece los criterios para considerar exitoso el proyecto.•Permite llegar a acuerdos y facilitar la comunicación.El nivel de detalle del mismo no tiene que ser excesivo (no se dispone de suficiente información para hacer estimaciones exactas), sino que se recomienda proporcionar valoraciones mediante rangos (e.g. costes entre 100.000 y 130.000, duración entre 17 y 19 meses).En definitiva, el documento debe contener los siguientes apartados:•Breve descripción del problema u oportunidad•Breve descripción de la solución propuesta•Descripción del trabajo y la estrategia de ejecución. Identificar las diferentes grandes tareas y sus interrelaciones. Parte másimportante del documento. Será la base para el WBS.•Entregables acordados.•Criterios de finalización de proyecto.•Riesgos e incertidumbres.•Suposiciones.•Plan preeliminar de ejecución.•Listado de los stakeholders involucrados.•Criterios de éxito del proyecto

Fase IV. Lanzamiento del proyectoAntes de realizar el lanzamiento, es importante verificar que dispondremos de todos los recursos necesarios. Una vez confirmadoeste aspecto, se requieren dos pasos: obtener la aprobación definitiva de la dirección y reunir al equipo de trabajo seleccionadopara informarlos del proyecto en el que van a participar.De cara a la aprobación por la dirección, es recomendable la elaboración de un documento de propuesta que contenga lossiguientes apartados:•Breve descripción de las necesidades•Acciones recomendadas•Beneficios•Riesgos a asumir si se lleva a cabo la acción•Riesgos a asumir si no se realiza ninguna acción•Costes y ahorros (estimaciones en rangos de valores)•Calendario•Métricas (como se medirá el resultado para valorar el éxito)•Incertidumbres•Suposiciones•Limitaciones•Apoyo requerido•Listado de organizaciones que deben involucrarse y en que medida•Impacto en el resto de la organización•Sponsorship. Grado de apoyo activo por parte de la dirección.

•Factores críticos para el éxito.Por otra parte, la reunión inicial con el equipo de trabajo (Kickoff meeting) debe encontrarse dirigida hacia lossiguiente objetivos:

•Reconocer la formación oficial del equipo.•Indicar cuales son las expectativas.•Promover la cohesión del grupo.

El WBS es un modelo visual ideal para la presentación a la dirección dado que ofrece una perspectiva real de todo el trabajo que el proyecto implica. Por otra parte, proporciona una estructura lógica que facilita la determinación de la duración y coste de cada tarea, además de la asignación de recursos y responsables.Continuando con la planificación, para cada tarea del WBS se debe estimar:•Duración•Coste•Ámbito (Trabajo a realizar)•Responsable•Recursos•Relaciones con otras tareas

GRACIAS