pengembangan layanan informasi sms gateway

PENGEMBANGAN LAYANAN INFORMASI SMS GATEWAY (LINSEGA) MAHASISWA JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil GOLONGAN III

Disusun Oleh Nama : Muhammad Afnan Habibi NIP : 199111262019031010 Jabatan : Dosen Asisten Ahli Unit Kerja : Universitas Negeri Malang Angkatan : XX Nomor Presensi : 23 Mentor : Dr. Eng. Anik Nur Handayani, S.T., M.T. Coach : Dr. Johan Maulana, M.Pd.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

2020

i

LEMBAR PENGESAHAN

ii

KATA PENGANTAR

Segala Puji Bagi Allah SWT karena telah menganugerahkan nikmat sehat,

wawasan, dan umur pada setiap makhlukNya. Setiap ASN bertindak dengan

melayani publik. Idealisme / perencanaan seorang ASN mayoritasnya tidak

sesuai dengan kenyataan dilapangan. Mereka juga perlu memahami

Ancaman, Gangguan, Hambatan, dan Tantangan untuk merancang isu

kontemporer di Jurusan. Relevansi solusi dari isu yang dikemukakan itu bisa

diterapkan/aktual pada lingkungan tempat kerjanya. Terlebih lagi, bersikap

baik, adil, disiplin dalam pekerjaan yang banyak ini bukan kerugian malah

mendatangkan banyak kebaikan lainnya.

Internalisasi nilai-nilai diaktualisasikan melalui penguatan karakter dengan

kebijaksanaan dosen berprilaku. Pembiasaan disiplin mahasiswa dicontohkan

dari diri sendiri sebagai dosen yang juga ASN. Tak lupa, doa juga termasuk

aktualisasi nilai-nilai, tepat waktu saat masuk kelas, dan disiplin diri. ASN

mampu mengevaluasi diri dengan data, argumen, teori para ahli untuk

meningkatkan kualitas perilaku diri dan orang lain. Seringnya aktualisasi dapat

membuahkan habituasi. Oleh karena itu, Latsar ini menciptakan ASN yang

profesional, bernilai, berkarakter dengan kompetensi diri yang matang.

Terima kasih yang tak terkira untuk orang tua kami, guru-guru kami,

seluruh saudara-saudara kami, baik yang berada di lingkungan Universitas

Negeri Malang dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan maupun

bangsa Indonesia pada umumnya. Semoga Rancangan Aktualisasi ini

mendapat ridho dari Allah SWT sehingga semua orang dapat mengambil

manfaat darinya.

Malang, 04 Oktober 2020

Muhammad Afnan Habibi

iii

DAFTAR ISI

Contents LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................................... iii

DAFTAR TABEL ...................................................................................................................iv

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ......................................................................................................... 1

a. UU Nomor 5 Tahun 2014 Tentang ASN. ........................................................... 1

b. PP Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen PNS .................................... 3

c. Permasalahan yang ada di Jurusan ................................................................... 3

B. Tujuan Aktualisasi .................................................................................................. 4

a. Tujuan Universitas Negeri Malang ...................................................................... 4

b. Tujuan Fakultas Teknik ........................................................................................ 4

1. Nilai-Nilai Organisasi ............................................................................................. 4

2. Unit Kerja ................................................................................................................ 5

BAB II PELAKSANAAN AKTUALISASI .......................................................................... 6

A. Analisis Dampak Isu Jika Tidak Diselesaikan ................................................. 6

B. Pelaksanaan Aktualisasi ....................................................................................... 8

C. Pelaksanaan Kegiatan.......................................................................................... 16

D. Kendala dan Strategi Mengatasi ....................................................................... 23

BAB III PENUTUP .............................................................................................................. 27

A. Simpulan .................................................................................................................. 27

B. Saran......................................................................................................................... 28

Lampiran 1. Informasi Vendor 1 .................................................................................... 29




iv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Program Studi di Jurusan Teknik Elektro UM ................................................... 3

Tabel 2. Pelaksanaan Aktualisasi .................................................................................... 10

Tabel 3. Pelaksanaan Kegiatan ........................................................................................ 16

Tabel 4. Kendala dan Strategi Mengatasinya ................................................................ 23

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Fishbone Diagram Permasalahan JTE ......................................................... 6

Gambar 2. Diagram Alir SMS Gateway JTE FT UM ....................................................... 9

Gambar 3. Rapat Perencanaan SMS Gateway oleh GPM .......................................... 15

Gambar 4. Rapat Perencanaan LINSEGA bersama Mentor ....................................... 15

Gambar 5. Sasaran Aktualisasi LINSEGA ...................................................................... 15

Gambar 6. Sosialisasi dan Pengumpulan Nomor HP Mahasiswa .............................. 17

Gambar 7. Kelompok Kontak dan Jumlahnya ................................................................ 17

Gambar 8. Jenis Rancangan Template SMS ................................................................. 17

Gambar 9. Tampilan Status SMS Terkirim ..................................................................... 19

Gambar 10. Tampilan Trafik SMS Terkirim .................................................................... 19

Gambar 11. Tampilan Form Respondensi Penerima SMS .......................................... 20

Gambar 12. Bukti SMS Terkirim di Nomor HP Mahasiswa .......................................... 20

Gambar 13. Prosentase Jumlah SMS Terkirim di Nomor HP Mahasiswa ................ 20

Gambar 14. Respon Mahasiswa Terhadap Frekuensi Pengiriman SMS .................. 22

Gambar 15. Tampilan Template Saat Uji Coba ............................................................. 25

Gambar 16. Traffik SMS Terkirim Saat Uji Coba ........................................................... 25

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan abdi negara yang taat peraturan

kapan saja dan dimana saja. Dalam melakukan setiap pekerjaannya, ASN

selayaknya mampu menerapkan nilai-nilai dari Akuntabilitas, Nasionalisme,

Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi. Semua dasar hukum mulai

dari yang tertinggi hingga terendah perlu diaktualisasikan dalam setiap

aktivitas ASN. Berikut adalah dasar hukum tentang ASN setelah Pancasila

dan UUD 1945.

a. UU Nomor 5 Tahun 2014 Tentang ASN.

Tugas utama aparatur bukan melayani pimpinan, melainkan mesti

memberikan layanan kepada publik secara prima (excellent service),

sebagaimana ditetapkan dalam UU No. 5/2014 tentang ASN, khususnya

dalam Pasal 4, Pasal 5, Pasal 10, dan Pasal 11. Dalam UU No. 5/2014 tentang

ASN Pasal 10, “Pegawai ASN berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik,

pelayan publik, perekat & pemersatu bangsa.” Sejalan dengan fungsi tersebut,

selanjutnya pada Pasal 11 ditegaskan bahwa Pegawai ASN bertugas untuk:

1. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina

Kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-undangan;

2. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas; dan

3. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Peran Pegawai ASN sebagaimana ditetapkan pada Pasal 12 UU No. 5

tahun 2014 tentang ASN, yaitu “sebagai perencana, pelaksana, dan

pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan

nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang

profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi,

kolusi, dan nepotisme.”

Dalam UU RI Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

Pasal 4, nilai-nilai dasar ASN sebagai profesi ditetapkan sebagai berikut.

1. memegang teguh ideologi Pancasila;

2

2. setia dan mempertahankan Undang-undang Dasar Negara Repulik

Indonesia Tahun 1945 serta pemerintahan yang sah;

3. mengabdi kepasa negara dan rakyat Indonesia;

4. menjalankan tugas secara professional dan tidak berpihak;

5. membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian;

6. menciptakan lingkungan kerja yang nondiskriminatif;

7. memelihara dan menjunjung tinggi standar etika yang luhur;

8. mempertanggungjawabkan tindakan dan kinerjanya kepada publik;

9. memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program

pemerintah;

10. memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat,

akurat, berdaya guna, berhasil guna, dan santun;

11. mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi;

12. menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama;

13. mengutamalan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai;

14. mendorong kesetaraan dalam pekerjaan; dan

15. meningkatkan efektivitas sistem pemerintahan yang demokratis sebagai

perangkat sistem karier.

Di dalam Undang Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

(ASN) disebutkan bahwa penyelenggaraan kebijakan dan Manajemen ASN

berdasarkan pada asas:

1. Kepastian hukum

2. Profesionalitas

3. Proporsionalitas

4. Keterpaduan

5. Delegasi

6. Netralitas

7. Akuntabilitas

8. Efektif dan efisien

9. Keterbukaan

10. Nondiskriminatif

11. Persatuan dan kesatuan

2

12. Keadilan dan kesetaraan

13. Kesejahteraan

14. ASN sebagai profesi berlandaskan pada prinsip sebagai berikut:

15. Nilai dasar

16. Kode etik dan kode perilaku

17. Komitmen, integritas moral dan tanggung jawab pada pelayanan publik

18. Kompetensi yang diperlukan sesuai dengan bidang tugas

19. Kualifikasi akademik

20. Jaminan perlindungan hukum dalam melaksanakan tugas

21. Profesionalitas jabatan

3

b. PP Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen PNS

ASN memiliki hak untuk dikembangkan kompetensinya minimal 20 JP per tahun

bagi PNS, dan maksimal 24 JP per tahun bagi PPPK

Aktivitas ASN juga didasari oleh Perlan Nomor 12 Tahun 2018 Tentang Pedoman

Penyelenggaraan Latihan Dasar Calon PNS dan Peraturan terbaru Struktur

Organisasi dan Tata Kerja di Universitas, Fakultas, maupun Jurusan tempat ia

bekerja.

Selain mengaktualisasi nilai ANEKA yang telah didapat pada Diklat Latsar, ASN

diharapkan untuk menyelesaikan isu yang ada di lingkungan kerjanya. Isu tersebut

dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu Isu Pelayanan Publik, Manajemen ASN,

dan Whole of Government. Jadi, ASN perlu peka terhadap kasus yang sedang terjadi

lalu menyelesaikan kasus tersebut.

c. Permasalahan yang ada di Jurusan

Tabel 1. Program Studi di Jurusan Teknik Elektro UM Program Studi Konsentrasi

S1 Pendidikan Teknik Informatika Pendidikan Teknik Informatika

S1 Pendidikan Teknik Elektro Teknik Tenaga Listrik dan Teknik Elektronika

S1 Teknik Informatika Game Animasi dan Mobile Web Programming

S1 Teknik Elektro Sistem Kontrol dan Sistem Tenaga Listrik

D3 Teknik Elektro Teknik Elektro

D3 Teknik Elektronika Teknik Elektronika

S2 Teknik Elektro Teknik Elektro

Perkembangan teknologi semakin pesat di Era Milenial. Berbagai media

komunikasi dimutakhirkan. Hal tersebut memaksa transformasi penggunaan teknologi

dalam kehidupan sehari-hari. Namun, sebagian besar masyarakat di Inonesia kurang

pengalaman dalam menggunakan media komunikasi baru itu. Sebagian besar

stakeholder (orang tua/ wali/ mahasiswa) kurang memahami teknologi di lingkungan

Universitas Negeri Malang (UM), khususnya di Jurusan Teknik Elektro (JTE). Oleh

karena itu, JTE perlu mengembangkan media komunikasinya melalui Laporan

Aktualisasi (LA) di unit kerjanya dengan mengacu pada peraturan yang ada.

4

B. Tujuan Aktualisasi

a. Tujuan Universitas Negeri Malang

1) Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademik, profesi, dan/atau vokasi

yang bertakwa, berakhlak mulia, cerdas, mandiri, memiliki komitmen kebangsaan,

dan mampu berkembang secara profesional;

2) Menghasilkan karya akademik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta

kependidikan yang bermutu dan unggul;

3) Menghasilkan karya pengabdian kepada masyarakat melalui penerapan ilmu

pengetahuan dan teknologi serta bidang kependidikan untuk mewujudkan

masyarakat yang mandiri, produknf, dan sejahtera; dan

4) Menghasilkan kinerja institusi yang otonom, akuntabel, dan transparan untuk

menjamin peningkatan kualitas berkelanjutan.

b. Tujuan Fakultas Teknik

1) Menghasilkan Lulusan Yang Cerdas dan Kompetitif, Serta Memiliki Kompetensi

Akademik, Vokasi, dan/atau Profesi, Yang Bertakwa, Berakhlak Mulia, Mandiri,

dan Memiliki Komitmen Kebangsaan Yang Mampu Berkembang Secara

Profesional.

2) Meningkatkan Hasil Karya Akademik; Ilmiah; dan Inovasi, Dalam Ilmu Pengetahuan

dan Teknologi Cerdas Yang Ramah Lingkungan Melalui Penelitian Bidang

Kependidikan Teknologi dan Rekayasa.

3) Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Pengabdian Kepada Masyarakat Berbasis

Pada Penerapan Hasil Kajian dan Penelitian Untuk Meningkatkan Keunggulan,

Produktivitas, dan Kesejateraan Masyarakat Melalui Penguasaan dan Penerapan

Teknologi.

4) Menghasilkan Kinerja Institusi Yang Berkualitas, Akuntabel, dan Transparan Untuk

Menjamin Efektifitas dan Peningkatan Layanan Yang Berkelanjutan.

1. Nilai-Nilai Organisasi

Nilai-nilai organisasi UM yang tercantum dalam Rencana Strategis UM adalah

sebagai berikut:

1) Ketaqwaan

2) Kejujuran

3) Integritas

4) Tanggung jawab

5

5) Etika

6) Kualitas

7) Transparansi

8) Kepedulian

9) Kedisiplinan

10) Musyawarah

2. Unit Kerja

Semua kegiatan pada LA ini dilakukan di unit kerja Jurusan Teknik Elektro (JTE),

Fakultas Teknik, Universitas Negeri Malang.

Tujuan Aktualisasi LINSEGA menggunakan layanan dari satu vendor yang

infrastrukturnya dikhususkan untuk pengiriman broadcast gateway. Broadcast berarti

memberikan informasi ke banyak orang. Gateway diilustrasikan seagai informan yang

memberikan informasi melalui satu pintu/gerbang. Media dari gateway ini dapat

berupa SMS dan Whatsapp. Untuk start pertama gateway tidak menggunakan server

sendiri karena di Jurusan masih sering berganti-ganti tujuan atau roadmap. Saat

terjadi pergantian kepengurusan, terjadi pula pergeseran fokus tujuan. Contohnya,

dosen mendapat fasilitas core i7 untuk penelitiannya. Akan tetapi, penelitiannya harus

sesuai dengan apa yang diinstruksikan oleh pemimpinnya. Ruang dosen diatur

sedemikian sehingga berfungsi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan

Tinggi yaitu, pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Beberapa

barang yang semestinya ada di ruang dosen adalah meja kerja, kursi, PC, dan

beberapa peralatan mekanik seperti tang, obeng, testpen, dsb. Sebaiknya barang

yang tidak diperlukan itu disimpan dengan rapi pada tempat penyimpanannya. Oleh

karena itu, tujuan LINSEGA bersinergi dengan tujuan Jurusan, Fakultas dan

Universitas, yakni melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi serta

menyelenggarakan pelayanan yang berkelanjutan.

6

BAB II

PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Analisis Dampak Isu Jika Tidak Diselesaikan

Isu belum adanya sistem komunikasi berbasis sms dari JTE kepada stakeholder,

merupakan isu Pelayanan Publik karena berkaitan dengan layanan penyebaran

informasi kepada stakeholder. Isu ini juga termasuk Whole of Government (WoG)

karena melibatkan dua atau lebih pihak yang berkolaborasi. Isu ini baru saja muncul

setelah beberapa masalah terjadi.

Kendala yang terjadi di lingkungan JTE, FT, UM:

1. Masih banyak orang tua/wali yang tidak mengetahui kondisi perkuliahan

disebabkan karena gagap teknologi (gaptek).

2. Kurang stabilnya jaringan internet 4G di banyak daerah kabupaten di tempat

tinggal orang tua/wali atau mahasiswa.

3. Adanya laporan dari orang tua/wali yang tidak tahu kondisi perkuliahan anaknya.

4. Informasi melalui internet sering dihiraukan karena terdistraksi dengan

kepopuleran berbagai media sosial.

5. Informasi yang diberikan web merupakan informasi umum dan statis.

6. Banyaknya informasi kurang valid bertebaran di dunia maya.

Gambar 1. Fishbone Diagram Permasalahan JTE

7

Jika dibiarkan terlalu lama, motivasi mahasiswa menurun drastis tanpa ada kontrol

orang tua dan temannya. Sehingga, kelulusan mahasiswa tertunda dan berakibat

turunnya akreditasi JTE. JTE perlu meningkatkan frekuensi sebaran informasi yang

valid, aktual dan dinamis sesuai dengan kebutuhan. Sistem komunikasi ini bebasis

sms dengan kartu gsm milik Jurusan karena lebih ramah penggunaan teknologi.

Pembuatan sistem secara mandiri sangat panjang prosesnya karena melibatkan

proses uji coba trial and error. Beberapa vendor yang telah diobservasi, zenziva

merupakan pilihan yang terbaik saat ini. Ada vondage, smsgateway.me, dan beberapa

macam software lainnya. Jika ingin menggunakan jasa vendor, hal yang pertama

dilakukan adalah mendaftar akun pada websitenya sesuai dengan paket yang

diinginkan. Setelah mendaftar, operasional pengiriman sms bisa dilakukan dengan

segera dengan memasukkan data dan desain sms yang telah tersedia.

Kelebihan menggunakan vendor adalah sudah siapnya infrastruktur dan software.

JTE sebagai pengguna hanya memakai sesuai dengan kebutuhan JTE. JTE bisa

langsung mengirim sms ke satu orang, beberapa orang, dalam grup, maupun ke

semua kontak yang JTE punya dengan praktis. JTE tidak perlu membeli hardware

seperti server dan modem. Juga JTE tidak perlu instalasi software untuk pengiriman

sms. Cukup akses websitenya, mengunggah data mana yang dituju, dan klik tombol

kirim. Secara otomatis servernya akan mengirim sms tersebut. Sebelum JTE

mengirim informasi broadcast, hendaknya menyiapkan data nama dan nomor HP

pada lembaran excel dan mengunggah pada website. Setelah diunggah, data tersebut

akan tersimpan pada akun pribadi. Kemudian JTE siapkan draft sms yang memuat

informasi penting, singkat, padat, dan jelas. Layanan masking juga tersedia di sini.

SMS Masking mengizinkan penamaan SMS yang terkirim itu sesuai dengan

keinginan perusahaan bukan nomor HP yang acak. Nomor pengirim akan ditampilkan

sebagai karakter pada penerima sms. Contoh dari sender id SMS masking yaitu

Satgas Covid, TELKOMSEL, Burger King, dll. Nomor tersebut tidak perlu ditelpon balik

atau disms balik oleh penerima. Fitur yang lainnya adalah bisa menggunakan

komunkikasi secara searah maupun dua arah. Untuk start ini JTE hanya perlu

komunikasi searah. Kemudian ada layanan whatsapp center yang biasa digunakan

untuk konfirmasi pelayanan dari kantor/perusahaan kepada pelanggan melalui WA.

Contohnya aktivasi akun bukalapak yang dahulu sering OTP dikirim menggunakan

sms, sekarang perlahan beralih menggunakan WA. Aktivasi ini juga bisa berupa

pengiriman kode unik melalui email dengan mendaftarkan email yang valid kepada

8

website tertentu. WA Center juga bisa digunakan untuk pendaftaran praktikum atau

peminjaman alat laboratorium. Website pada jurusan dapat diintegrasikan dengan

vendor ini untuk mengirimkan pesan serentak maupun personal melalui WA.

B. Pelaksanaan Aktualisasi

Beberapa fungsi SMS Gateway untuk umum atau untuk internal lingkungan

jurusan, sms gateway di sebuah internal jurusan adalah sebagai berikut:

1. Mengirim informasi akademik ke semua stakeholder JTE secara serentak

2. Mengirim pesan motivasi kepada mahasiswa JTE

3. Mengirim informasi pengingat khusus dalam satu group atau divisi JTE

4. Mengirim pesan notifikasi pelayanan JTE kepada orang tua/ wali/ mahasiswa

5. Pusat akses informasi JTE

Beberapa fitur yang umum dikembangkan dalam aplikasi SMS Gateway antara

lain:

1. Auto Reply

2. Pengiriman massal / broadcast message

3. Pengiriman terjadwal.

Kriteria sms yang akan disebarkan ada tiga, yaitu:

• SU Sangat Urgen, jika informasi berhubungan nyawa/status kesehatan seseorang.

Jangka waktu pengiriman maksimal 1 hari.

• U Urgen, jika informasi berhubungan dengan kepuasan pelayananan publik.

Jangka waktu pengiriman maksimal 3 hari.

• B Biasa, jika informasi berhububungan dengan kebijakan UM. Jangka waktu

pengiriman maksimal 7 hari sesuai dengan tingkat kebijakan.

Prosedur pengiriman SMS Gateway ini adalah sebagai berikut:

1. Pencatatan dan pendokumentasian data terkait nomor HP

2. Pilah dan pilih pesan sesuai dengan instruksi atasan/tingkat urgensi

3. Penulisan redaksi pesan

4. Pengiriman pesan

5. Pembuatan arsip

Prosedur tersebut diperinci ke dalam diagram alir pada gambar 2.

9

Gambar 2. Diagram Alir SMS Gateway JTE FT UM

Jumlah SMS yang akan disampaikan dalam satu kali pengiriman diestimasikan

berdasarkan Jumlah Mahasiswa JTE angkatan 2012-2019 + snmptn 2020, sebagai

berikut:

• PTI = 565; TI = 366; PTE = 468; TE = 337; D3 ELKA = 31; D3 TRO = 89.

• Total(1) = 1865

Estimasi penerimaan mahasiswa angkatan 2020 (berdasarkan penerimaan th

2019):

• PTI = 91; TI = 95; PTE = 83; TE = 87; D3 ELKA = 14; D3 TRO = 30.

• Total(2) = 400

dengan peningkatan mahasiswa 10%

• Total(3) = 400+400*10%= 440

• Jadi, estimasi mahasiswa hingga 2020 (dg 10% peningkatan):

• Total(4) = Total(1)+Total(3) = 2300 SMS

10

Terdapat enam kegiatan aktualisasi yang dilaporkan di Tabel 2, sebagai berikut:

Unit Kerja : Jurusan Teknik Elektro, Universitas Negeri Malang

Isu yang Diangkat : Belum adanya sistem komunikasi berbasis sms dari Jurusan kepada stakeholder (orang tua/wali/mahasiswa)

Gagasan Pemecahan Isu : Pengembangan media informasi stakeholder (orang tua/ wali/ mahasiswa) via sms gateway untuk meningkatkan

layanan informasi Jurusan TE UM

Tabel 2. Pelaksanaan Aktualisasi

No Kegiatan dan tan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Keterkaitan Substansi Mata

pelatihan Kontribusi Terhadap Visi-Misi

Organisasi Penguatan Nilai

Organisasi Analisis Dampak Jika Nilai-

nilai Dasar PNS tidak Diterapkan*

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Analisis Kebutuhan Sistem SMS Gateway

1. Konsultasi dengan atasan dan pembimbing (Coach) dengan Tanggung Jawab, Komunikatif

Draft harapan layanan SMS Gateway dan video konsultasi

Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Demokratif Etika Publik: Komunikatif Komitmen Mutu: Adaptif Anti Korupsi: Peduli Pelayanan Publik dan WoG: Konsultasi dengan Koordinatif dan mengutamakan kepuasan stakeholder Manajemen: Merinci sistem dengan merit

Menyelenggarakan Pengabdian Kepada Masyarakat Yang Berorientasi Pada Penerapan Inovasi dan Teknologi Untuk Meningkatkan Keunggulan, Produktivitas, dan Kesejateraan Masyarakat.

Konsultasi dan Perincian memperkuat nilai Tanggung Jawab, Etika, Kepedulian, dan Musyawarah

1. Terjadi miskomunikasi antara pelaksana LINSEGA dengan pengelola JTE

2. Perancangan sistem menjadi kurang tepat menjawab tujuan prodi TE

3. Lulusan JTE menjadi tidak tepat waktu

2. Merinci kebutuhan problem komunikasi stakeholder dengan Peduli, Adaptif, Demokratif

11

2 Perencanaan Sistem SMS Gateway

1. Menghimpun nomor aktif stakeholder dengan Tanggung Jawab, Kerja Keras

Draft rencana LINSEGA dan video rapat

Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Humanis Etika Publik: Profesional Komitmen Mutu: Adaptif Anti Korupsi: Kerja Keras Pelayanan Publik dan WoG: Menghimpun nomor HP dengan Profesional Kolaboratif Manajemen: Merancang alur dengan merit


Perencanaan sistem dan pengaturan nomor HP memperkuat nilai Tanggung Jawab, Disiplin, Kualitas.

1. SMS penting tidak sampai kepada nomor-nomor mhasiswa JTE

2. Sebagian mhasiswa JTE menjadi bingung dan ketinggalan informasi penting

3. Motivasi mahasiswa belajar di kampus berkurang dan mendapat IPK rendah

2. Merancang alur sebaran informasi dengan Profesional, Adaptif, Humanis

3 Perancangan Sistem SMS Gateway

1. Menghimpun data harga dan fasilitas vendor dengan Cermat, Adaptif, Kerja Keras

Video diskusi dengan ahli SMS Gateway

Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Cermat Etika Publik: Profesional Komitmen Mutu: Adaptif Anti Korupsi: Kerja Keras Pelayanan dan WoG: Menghimpun data vendor dengan Profesional & Kolaboratif


Perancangan sistem memperkuat nilai Tanggung Jawab, Disiplin, Kualitas.

1. Salah keputusan memilih vendor yang tidak bertanggung jawab terhadap data JTE

2. Kerugian biaya saat registrasi paket, juga rugi tenaga dan waktu

12

2. Memilih vendor yang terbaik secara Profesional, Tanggung Jawab

Manajemen: Memilih vendor dengan merit

4 Sosialisasi Sistem SMS Gateway

1. Menjelaskan sistem SMS Gateway dengan Jujur, Komunikatif, Ramah

Form penghimpun nomor HP mahasiswa

Akuntabilitas: Proaktif Nasionalisme: Jujur Etika Publik: Komunikatif Komitmen Mutu: Ramah Anti Korupsi: Adil Pelayanan dan WoG: Sosialisasi dengan Koordinatif & mengutamakan kepuasan stakeholder


Sosialisasi memper-kuat nilai Integritas, Etika, Transparansi.

1. Mhasiswa menerima SMS yang bukan dari SMS Resmi JTE

2. Informasi SMS menjadi kurang penting dan terabaikan 2. Memberikan contoh

SMS yang akan disebarkan dengan Adil, Proaktif

5 Uji Coba Sistem SMS Gateway

1. Mengirim sms serentak dengan Proaktif, Ramah, Adil

Video sosialisasi dan foto uji coba LINSEGA

Akuntabilitas: Proaktif Nasionalisme: Humanis Etika Publik: Komunikatif Komitmen Mutu: Ramah Anti Korupsi: Adil Pelayanan Publik dan WoG: Mengirim SMS


Uji coba memper-kuat nilai Ketaqwaan, Integritas, Jujur, dan Kedisiplinan.

1. Mahasiswa JTE tersinggung dan marah atas isi SMS

2. Sistem LINSEGA tidak tepat sasaran dan tidak ada dampak bagi penerima

3. Menurunkan

13

2. Validasi sistem oleh dosen senior dengan Humanis, Komunikatif

dengan prosedur dan kolaboratif Manajemen: Memvalidasi dengan efektif dan efisien

akreditasi Jurusan

6 Evaluasi SMS Gateway

1. Memberikan kritik dengan Jujur, Adil, Tanggung Jawab

Bukti SMS terkirim dan Draft Saran - Kritik layanan SMS Gateway

Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Jujur Etika Publik: Komunikatif Komitmen Mutu: Ramah Anti Korupsi: Adil Pelayanan Publik: Memberi saran sistem dengan mengutamakan kepuasan Manajemen: Monitoring layanan


Evaluasi memper-kuat nilai Ketaqwaan, Integritas, Jujur, dan Kedisiplinan.

1. Sistem SMS akan tetap pada kondisi biasa

2. Sistem tidak bisa berkembang dalam kecepatan pengiriman maupun ketepatan konten JTE

2. Memberikan saran dengan Komunikatif, Ramah

Output kegiatan dapat dilihat di link:

https://drive.google.com/drive/folders/1_Acyox-MZknIdpVtQEwH9_Quzv5PIKM5?usp=sharing


14

Bukti Kegiatan Aktualisasi

Link Video Kegiatan 1:

https://drive.google.com/file/d/11JQqT3-G3dl-

n5240gJxLaCt1VxUFbqo/view?usp=sharing


https://drive.google.com/file/d/1AS9w8ry6TDFTK1Eu6jd69dAdUNx-

_IUH/view?usp=sharing


1. https://drive.google.com/file/d/1wn_nLZvwOzKILyGN1BW4j9frCduZaliw/view?us

p=sharing

2. https://drive.google.com/file/d/1LwXOahX3zvtNTTkvaGnJb6nIvmHzcnmg/view?u

sp=sharing

Link Google Form Kegiatan 4:

https://forms.gle/tiPhKMq9hzRphd3TA


1. https://drive.google.com/file/d/1ykBrAbigQvmd_ccsM2hFu4nTumzjOoxw/view?us

p=sharing

2. https://drive.google.com/file/d/1zirQxBvARhe0AbtSg21uNSl555i3c7CG/view?usp

=sharing

Link Google Form Kegiatan 6:

1. https://forms.gle/x4W1VVyy9gKKaNnVA

2. https://drive.google.com/drive/folders/0B5-

7Xqm5tUKTfjFoTlU3R0tzMTVEdGtldXBqcTFsQzk1RzUyUEdSbkIzTERiSElncjV

MSnM?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/11JQqT3-G3dl-n5240gJxLaCt1VxUFbqo/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/11JQqT3-G3dl-n5240gJxLaCt1VxUFbqo/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1AS9w8ry6TDFTK1Eu6jd69dAdUNx-_IUH/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1AS9w8ry6TDFTK1Eu6jd69dAdUNx-_IUH/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1wn_nLZvwOzKILyGN1BW4j9frCduZaliw/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1wn_nLZvwOzKILyGN1BW4j9frCduZaliw/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1LwXOahX3zvtNTTkvaGnJb6nIvmHzcnmg/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1LwXOahX3zvtNTTkvaGnJb6nIvmHzcnmg/view?usp=sharing

https://forms.gle/tiPhKMq9hzRphd3TA

https://drive.google.com/file/d/1ykBrAbigQvmd_ccsM2hFu4nTumzjOoxw/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1ykBrAbigQvmd_ccsM2hFu4nTumzjOoxw/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1zirQxBvARhe0AbtSg21uNSl555i3c7CG/view?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1zirQxBvARhe0AbtSg21uNSl555i3c7CG/view?usp=sharing

https://forms.gle/x4W1VVyy9gKKaNnVA

https://drive.google.com/drive/folders/0B5-7Xqm5tUKTfjFoTlU3R0tzMTVEdGtldXBqcTFsQzk1RzUyUEdSbkIzTERiSElncjVMSnM?usp=sharing



15

Gambar 3. Rapat Perencanaan SMS Gateway oleh GPM

Gambar 4. Rapat Perencanaan LINSEGA bersama Mentor

Gambar 5. Sasaran Aktualisasi LINSEGA

16

C. Pelaksanaan Kegiatan

Aktualisasi dilakukan dengan enam kegiatan yang masing-masing dijadwalkan

sesuai dengan Tabel 3. Analisis kebutuhan dan perencanaan sistem dilakukan

pada minggu ke-3 Agustus 2020 secara hampir bersamaan karena saling memiliki

keterkaitan. Keterkaitan yang dimaksud adalah persamaan persepsi oleh pimpinan,

mentor, tim teknis, dan pihak terkait lainnya. Beberapa diskusi telah dilakukan untuk

merencakan keefektifan dan keefisienan sistem LINSEGA. Meskipun ada beberapa

vendor pilihan yang bisa mendukung kebutuhan LINSEGA, JTE akan melakukan

observasi kelayakan sehingga yang terpilih hanya satu vendor saja.

Perancangan dan sosialisasi LINSEGA membutuhkan waktu dua minggu yakni

pada minggu terakhir Agustus dan awal minggu September. Minggu pertama berfokus

pada perancangan sistem meliputi pengumpulan informasi vendor-vendor yang

terbaik. Beberapa informasi penting dari vendor dapat dilihat dalam lampiran.

Pemilihan vendor pendukung LINSEGA juga telah ditentukan pada kegiatan ini. Selain

itu, input nomor hp, penggolongan grup, dan draft SMS juga dibuat dalam kegiatan

sosialisasi.

Tabel 3. Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan Bulan Agustus

Mingggu ke Bulan September

Minggu ke 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Analisis Kebutuhan 2 Perencanaan Sistem LINSEGA 3 Perancangan Sistem LINSEGA 4 Sosialisasi Sistem LINSEGA 5 Uji Coba Sistem LINSEGA 6 Evaluasi LINSEGA

17

Gambar 6. Sosialisasi dan Pengumpulan Nomor HP Mahasiswa

Gambar 7. Kelompok Kontak dan Jumlahnya

Gambar 8. Jenis Rancangan Template SMS

18

Uji coba LINSEGA dilakukan dengan menuliskan sms dan mengirimkannya ke

pada nomor-nomor tertentu yang telah disimpan sebelumnya. Template yang

dirancang pada aktualisasi LINSEGA ini adalah:

1. Awal Perkuliahan: Perkuliahan Smt Gasal 20/21 dimulai tanggal 31-8-20 melalui

SIPEJAR. Utamakan tetap berada di rumah dan penuhi protokol COVID apabila

ada keperluan yg mendesak.

2. Akhir Perkuliahan: Perkuliahan Semester Gasal 20/21 berakhir tanggal 18-12-

20. Segera hubungi pengampu MK dengan sopan dan santun apabila terdapat

ketidaksesuaian nilai di SIAKAD.

3. Materi/Tugas Perkuliahan: Materi dan tugas telah diunggah ke SIPEJAR di

pertemuan ke 10 MK NTROUM5306. Cermati dan analisis materi, lalu buatlah

jurnal pengembangannya dg waktu 1 minggu.

4. Ujian/Penilaian: Ujian ke 1 dilakukan dipertemuan ke 4 MK NTROUM5306 dg 10

soal pilihan ganda via GClass. Pelajari materi 1-3 dg rajin dan teliti agar dapat nilai

kuis terbaik.

5. Panggilan Khusus: Mahasiswa dg NIM 180536633078 dimohon untuk menulis

proposal PKM secara orisinil dan lebih detil, lalu menyerahkan kepada dosen

akademik paling lambat 31-08-20.

6. Kuis: Kuis-1 PTEL6015 akan dilaksanakan pada pertemuan ke-3 menggunakan

SIPEJAR. Persiapkan diri dengan rajin, cermat, dan teliti membaca ppt 1-2.

Semoga sukses!

7. Update Profil SIPEJAR: Webmeet-BigBlueButtonBN dan presensi-Attendance

ada di SIPEJAR. Segera perbarui profilmu (identitas, foto, email resmi) dengan

jujur nan bertanggung jawab.

19

Gambar 9. Tampilan Status SMS Terkirim

Gambar 10. Tampilan Trafik SMS Terkirim

20

Evaluasi LINSEGA

Evaluasi LINSEGA dilakukan menggunakan google form dan diisi oleh penerima sms.

Gambar 11. Tampilan Form Respondensi Penerima SMS

Gambar 12. Bukti SMS Terkirim di Nomor HP Mahasiswa

Gambar 13. Prosentase Jumlah SMS Terkirim di Nomor HP Mahasiswa

21

Respon Mahasiswa Terkait SMS LINSEGA

22

Gambar 14. Respon Mahasiswa Terhadap Frekuensi Pengiriman SMS Informasi yang ingin diketahui oleh mahasiswa dapat dikelompokkan sebagai berikut:

• Informasi KRS, sapaan awal kuliah, UTS, UAS, dan informasi fasilitas

baru/fasilitas yg mungkin jarang disadari mahasiswa, misalnya google drive

unlimited, aktivasi windows, jurnal terbaru, majalah kampus terbaru, dll

• Informasi beasiswa, pelaksanaan PI, SKRIPSI, KKN, KRS, KHS

23

• Informasi di siakad, data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah,

data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran (status

pembayaran mahasiswa)

• Informasi pelayanan jurusan, prestasi, event penting, seminar ilmiah, kuliah

tamu, workshop, dll.

D. Kendala dan Strategi Mengatasi

Terdapat beberapa masalah yang dihadapi saat pelaksanaan LINSEGA seperti

yang terlihat pada Tabel 4. Masalah yang pertama adalah penentuan email untuk

pendaftaran akun. Terdapat tiga pilihan email yaitu mendaftar dengan menggunakan

email pribadi, jurusan atau email baru untuk Gugus Penjamin Mutu (GPM).

Tabel 4. Kendala dan Strategi Mengatasinya No Kendala Strategi Mengatasinya

1 Waktu yang sempit untuk konsultasi dengan pihak terkait

1. Mengadakan meeting secara virtual dan dalam waktu yang senggang

2. Berdiskusi dengan singkat tetapi tetap menghasilkan solusi-solusi yang tepat

2 Penentuan penyedia layanan yang memiliki kualitas terbaik dan harga yang terjangkau

3. Melihat rekam jejak dari pelanggan yang pernah menggunakan layanan

4. Berkomunikasi dengan narahubung ketika ada informasi yang ingin diketahui secara detail

5. Bermusyawarah dengan beberapa ahli atau orang yang berpengalaman dalam bidang SMS gateway

3 Penentuan email yang teregistrasi sebagai akun pengguna layanan SMS gateway

1. Mempertimbangkan kapasitas penyimpanan data penting terkait dengan pengiriman SMS

2. Tidak mengubah email setelah registrasi akun 3. Menggunakan email yang terpisah dengan email

jurusan guna menghindari spam/ notifikasi dari setiap pengiriman SMS

4 Beberapa nomor hp tidak aktif sehingga nomor tersebut tidak dapat menerima SMS

1. Selalu proaktif dalam mengumpulkan informasi terbaru tentang nomor HP yang aktif

2. Meminta secara langsung kepada mahasiswa yang bersangkutan, atau kepada teman yang sering kontak dengannya

5

Penyedia layanan SMS gateway berbasis web sedang mengalami gangguan pada nomor-nomor pengirimannya

1. Bertanya kepada narahubung yang bersangkutan mengenai penyebab yang terjadi

2. Menunggu pemeliharaan oleh pihak terkait hingga sistem berjalan dengan baik

3. Menggunakan layanan lain yang serupa dengan kualitas yang baik

6 Konten/informasi SMS yang terlalu formal, kaku serta terbatas pada jumlah karakter

1. Meninjau tata bahasa yang lebih kasual dari beberapa contoh sms, kemudian menyesuaikan dengan kebutuhan konten SMS

2. Memutahirkan layanan dengan memilih paket SMS yang berkualitas lebih baik

Banyak pertimbangan untuk menentukan email mana yang akan digunakan.

Melalui beberapa kali diskusi dan memperhatikan saran dari beberapa pihak maka,

24

email yang digunakan bersifat mampu mengakomodasi seluruh data yang diperlukan

saat kegiatan sms gateway berlangsung.

Terdapat beberapa kelemahan jika mendaftar menggunakan email sendiri yakni

hanya tersedia sedikit kapasitas penyimpan data di google drive. Lalu, apabila

mendaftar trial misal 500 sms, akun tersebut tidak dapat dialihkan dan 500 sms itu

akan hangus. Tidak hanya itu, database di akun itu akan terhapus seiring dengan

ketidak-aktifan akun. Jadi, kerugiannya akan bertambah saat mendaftar ulang akun

baru. Oleh karena itu, email sendiri bukan opsi untuk pendaftaran LINSEGA.

Alternatif yang lain yaitu menggunakan email jurusan. Akan tetapi masih terdapat

kelemahan bila menggunakan email jurusan. Pertama, email jurusan hanya

dikhususkan untuk operasional khusus di lingkungan jurusan. Sedangkan ketika

mendaftar sms gateway, dikhawatirkan banyak email tak bertanggung jawab. Email

ini digunakan lebih privat, sehingga email yang masuk dan keluar dapat tersaring

dengan baik. Maka, email jurusan tidak dipertimbangkan untuk akun umum.

Pilihan terakhir yaitu menggunakan email baru khusus untuk LINSEGA yang dapat

diatur oleh pengelola GPM. Sementara ini masih belum ada email untuk pengelola

GPM. Maka membuat email baru menjadi solusi, walaupun ada usaha tambahan

untuk memenuhi syarat proses pembuatan email baru di lingkungan UM. Berdasarkan

pengalaman pengurus tahun sebelumnya, GPM tidak mempunyai email resmi dari UM

sehingga pembuatan email ini perlu didiskusikan oleh pihak Jurusan dan TIK. Setelah

menyelesaikan administrasi pembuatan email baru, maka GPM dapat

menggunakannya untuk mendaftar akun. Keuntungan email baru GPM antara lain

adalah mengelola database dengan kapasitas penyimpanan yang besar sehingga

mampu menyimpan berbagai dokumentasi (foto, video, softfile lain) sekaligus

menyediakan nomor tetap untuk melaksanakan tugas pengelola GPM.

Selain masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat masalah berikutnya

yaitu mengenai pemilihan jenis layanan yang akan dipilih. Terdapat beberapa paket

yang disediakan oleh vendor. Agar pilihan paket yang diambil itu efektif dan efisien,

maka perlu mengkaji beberapa vendor dengan layanannya. Informasi yang lengkap

mengenai paket ini berguna untuk menentukan apakah memilih paket sms regular,

sms masking, SMS Center, atau WA Center.

25

Gambar 15. Tampilan Template Saat Uji Coba

Gambar 16. Traffik SMS Terkirim Saat Uji Coba

Penamaan Sender ID menjadi hal yang penting untuk memberikan kesan apakah

benar sms ini telah dikirim oleh JTE. Ada beberapa pertimbangan yang dibutuhkan

untuk sender id itu yakni tidak terlalu panjang atau pendek, maksimal 11 karakter yang

diizinkan, jelas dan tidak rancu. Kemudian saat pendaftaran menggunakan email

GPM, data awal yang diperlukan instansi meliputi beberapa identitas umum, nomor

HP pengguna, email yang didaftarkan, serta sender id yang disepakati bersama.

Untuk mengetahui performa dari vendor, maka dilakukan uji coba dengan pakai email

pribadi. Kemudian memilih paket yang terjelek dari paket-paket yang disediakan.

26

Uji coba pengiriman sms diawali dengan mengumpulkan nomor HP dari

mahasiswa dan orang tua. Lalu, menulis pesan yang diinginkan dan kemudian dikirim

ke beberapa grup. Performa dilihat dari jumlah sms terkirim di nomor penerima.

Peningkatan layanan SMS gateway ini dapat dilakukan dengan:

• Memperbaiki perencanaan dan penanganan SMS Gateway

• Memiliki SOP pengiriman SMS Gateway yang jelas

• Mengembangkan sistem monev dan evaluasi manajemen SMS Gateway

• Meningkatkan SDM pengelola SMS Gateway

• Mensosialisasikan sistem SMS Gateway konsultasi ke seluruh stakeholder

27

BAB III

PENUTUP

Mekanisme pengangkatan ASN tidak berdasarkan gender, suku, maupun ras.

Proses tersebut termasuk merit sistem yang juga diterapkan dalam Laporan

Aktualisasi (LA) ini. ASN adalah aset bangsa, sebagai penggerak pembangunan

nasional, dalam rangka mencapai indonesia mandiri, adil, dan Makmur.

Pengembangan kompetensi seorang ASN dapat dilakukan dengan/ tanpa anggaran.

Hal yang penting dan perlu diperhatikan adalah proses pembelajaran yang harus bisa

mendukung target, respon dari luar seperti Pembelajaran Jarak Jauh. Sudah

seharusnya sistem pendidikan terintegrasi antar kelembagaan nasional di Indonesia.

Pemetaan pengembangan kompetensi yang diperlukan oleh pegawai di instansi.

Sebagaimana dijelaskan dalam LA ini, sistem komunikasi perlu ditingkatkan agar tidak

terjadi mis-komunikasi antar pihak yang bersangkutan. Kinerja dan kompetensi tinggi

dibutuhkan untuk merubah mindset masyarakat. Khususnya, LA ini mempunyai tujuan

untuk meningkatkan layanan informasi dengan sms gateway di lingkungan Jurusan

Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Negeri Malang. Sms ini membawa

informasi penting dari jurusan dan diharapkan dapat segera sampai kepada

stakeholder tanpa adanya koneksi internet. Sehingga, motivasi orang tua/ wali/

mahasiswa dapat meningkat disebabkan karena kemudahan akses informasi yang

disampaikan.

A. Simpulan

Aktualisasi LINSEGA telah dilaksanakan dalam 30 hari dengan memperoleh hasil

yang sangat memuaskan. Berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan,

kesimpulan yang dapat diambil adalah:

1. Uji coba LINSEGA berhasil mengirim 370 SMS ke nomor HP mahasiswa yang

berbeda operator.

2. SMS tersebut 100% mendapatkan status “delivered” berdasarkan monitoring

Web.

3. 225 Mahasiswa memberi respon mengenai SMS tersebut. Dari respon tersebut

92.4% SMS diterima dan 7.6% tidak diterima.

4. Umumnya, mahasiswa ingin menerima informasi terkait kegiatan akademik

seperti: jadwal akademik, beasiswa, fasilitas, dan seminar.

28

5. Secara keseluruhan, sistem LINSEGA diterima dengan sangat baik oleh

mahasiswa karena banyaknya informasi penting dari SMS tersebut.

B. Saran

Saran yang diberikan mahasiswa saat mengevaluasi sistem LINSEGA adalah:

1. LINSEGA sangat membantu bagi yang sedang tidak memiliki kuota internet dalam

mendapat informasi, tapi juga keefektivitasannya tidak terjamin karena tidak

semua nomor sms mahasiswa masih aktif.

2. Bahasanya lebih "anak muda", misalnya diawali dengan sapaan hai. Sekaligus link

jika informasi bisa dilihat online. Mohon adakan Nomor id pesan (penomoran surat,

nomor unik) yg bisa kita cek bahwa ini benar-benar pesan yg dapat

dipertanggungjawabkan keasliannya di web jurusan.

3. Akan lebih baik jika semua pemberitahuan resmi dari Jurusan TEUM ini bisa

diberikan secara resmi melalui Email dan LINSEGA.

4. LINSEGA perlu di kembangkan dengan ada tulisan legalitas UM nya agar bisa

terbaca dengan mudah tanpa perlu ada nomer tak dikenal.

5. Semoga semua mahasiswa UM menerima informasi secara valid.

Secara holistik, saran yang diutarakan baik oleh mentor, dosen, dan beberapa

pihak terkait pelaksanaan LINSEGA disederhanakan menjadi tiga hal sebagai berikut:

1. LINSEGA lebih meningkatkan kecepatan pengiriman SMS ke layanan yang lebih

premium.

2. LINSEGA diupgrade dengan menggunakan Sender ID khusus Jurusan Teknik

Elektro.

3. LINSEGA dapat dikembangkan menggunakan layanan WA.

29

Lampiran 1. Informasi Vendor 1

Layanan Adsmedia: SMS Reguler, SMS OTP dan API, SMS Masking, SMS Location Based Advertising, SMS Target/Profiling

Harga Reguler

Harga Masking

Ketentuan Masking

31


Layanan Zenziva: SMS Reguler, SMS OTP dan API, SMS Masking, SMS Center,

WhatsApp

32

Harga Reguler

33

Harga Masking

Ketentuan Masking

Masalah Vendor 1

35


Layanan

Harga Reguler

Harga Masking

Ketentuan Masking

37


Harga Reguler

Harga Masking

FORMULIR PENGENDALIAN MENTOR

Nama : Muhammad Afnan Habibi NIP : 199111262019031010 Unit Kerja : Universitas Negeri Malang Jabatan : Dosen Asisten Ahli Isu : Belum adanya sistem komunikasi berbasis sms dari Jurusan kepada

stakeholder (orang tua/wali/mahasiswa)

Kegiatan 1 : Analisis Kebutuhan Sistem SMS Gateway

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor

Tahapan Kegiatan: 1. Konsultasi dengan atasan dan

pembimbing (Coach) dengan Tanggung Jawab, Komunikatif

2. Merinci kebutuhan problem komunikasi stakeholder dengan Peduli, Adaptif, Demokratif

Output kegiatan terhadap pemecahan isu:

• Draft harapan layanan SMS Gateway • Video konsultasi

Keterkaitan dengan Substansi Pelatihan

Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Demokratif Etika Publik: Komunikatif Komitmen Mutu: Adaptif Anti Korupsi: Peduli Pelayanan Publik dan WoG: Konsultasi dengan Koordinatif dan mengutamakan kepuasan stakeholder Manajemen: Merinci sistem dengan merit

Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;

Menyelenggarakan Pengabdian Kepada Masyarakat Yang Berorientasi Pada Penerapan Inovasi dan Teknologi Untuk Meningkatkan Keunggulan, Produktivitas, dan Kesejateraan Masyarakat

Penguatan Nilai Organisasi

Konsultasi dan Perincian memperkuat nilai Tanggung Jawab, Etika, Kepedulian, dan Musyawarah

Dampak Apabila Tidak Menerapkan Nilai:

Fokuskan untuk menanamkan nilai latsar, pada setiap pesan yang akan dikirimkan

1. Terjadi miskomunikasi antara pelaksana LINSEGA dengan pengelola JTE

2. Perancangan sistem menjadi kurang tepat menjawab tujuan prodi TE

3. Lulusan JTE menjadi tidak tepat waktu

Kegiatan 2 : Perencanaan Sistem SMS Gateway

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf

Mentor Tahapan Kegiatan:

1. Menghimpun nomor aktif stakeholder dengan Tanggung Jawab, Kerja Keras

2. Merancang alur sebaran informasi dengan Profesional, Adaptif, Humanis


• Draft rencana LINSEGA

• Video rapat

Keterkaitan dengan Substansi Pelatihan Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Humanis Etika Publik: Profesional Komitmen Mutu: Adaptif Anti Korupsi: Kerja Keras Pelayanan Publik dan WoG: Menghimpun nomor HP dengan Profesional Kolaboratif Manajemen: Merancang alur dengan merit




• Perancangan alur sistem dan pengaturan nomor hp memperkuat nilai Tanggung Jawab, Disiplin, Kualitas.

Dampak Apabila Tidak Menerapkan Nilai:

1. SMS penting tidak sampai kepada nomor-nomor mhasiswa JTE

2. Sebagian mhasiswa JTE menjadi bingung dan ketinggalan informasi penting

3. Motivasi mahasiswa belajar di kampus berkurang dan mendapat IPK rendah

Sinkronkan data nomor orang tua yang telah didapat dengan data baru terbaru saat perkuliahan dimulai

Kegiatan 3 : Perancangan Sistem SMS Gateway

Penyelesaian Kegiatan Catatan Mentor Paraf Mentor Tahapan Kegiatan:

1. Menghimpun data harga dan fasilitas vendor dengan Cermat, Adaptif, Kerja Keras

2. Memilih vendor yang terbaik secara Profesional, Tanggung Jawab


• Video diskusi dengan ahli SMS Gateway

Keterkaitan dengan Substansi Pelatihan Akuntabilitas: Tanggung jawab Nasionalisme: Cermat Etika Publik: Profesional Komitmen Mutu: Adaptif Anti Korupsi: Kerja Keras Pelayanan dan WoG: Menghimpun data vendor dengan Profesional & Kolaboratif Manajemen: Memilih vendor dengan merit




• Perancangan sistem memperkuat nilai Tanggung Jawab, Disiplin, Kualitas

Dampak Apabila Tidak Menerapkan Nilai: 1. Salah keputusan memilih vendor yang tidak

bertanggung jawab terhadap data JTE 2. Kerugian biaya saat registrasi paket, juga

rugi tenaga dan waktu

Saat habituasi diutamakan membuat prototipe dengan memilih paket SMS gateway yang sesuai kebutuhan kelas

Kegiatan 4 : Sosialisasi Sistem SMS Gateway


1. Menjelaskan sistem SMS Gateway dengan Jujur, Komunikatif, Ramah

2. Memberikan contoh SMS yang akan disebarkan dengan Adil, Proaktif


• Form penghimpun nomor HP mahasiswa

Keterkaitan dengan Substansi Pelatihan Akuntabilitas: Proaktif Nasionalisme: Jujur Etika Publik: Komunikatif Komitmen Mutu: Ramah Anti Korupsi: Adil Pelayanan dan WoG: Sosialisasi dengan Koordinatif & mengutamakan kepuasan stakeholder




Sosialisasi memperkuat nilai Integritas, Etika, Transparansi

Dampak Apabila Tidak Menerapkan Nilai: 1. Mhasiswa menerima SMS yang bukan dari

SMS Resmi JTE 2. Informasi SMS menjadi kurang penting dan

terabaikan

Untuk mahasiswa diutamakan memberi info mengenai jadwal kegiatan akademik.

Kegiatan 5 : Uji Coba Sistem SMS Gateway


1. Mengirim sms serentak dengan Proaktif, Ramah, Adil

2. Validasi sistem oleh dosen senior dengan Humanis, Komunikatif


• Video sosialisasi LINSEGA • Foto hasil uji coba

Keterkaitan dengan Substansi Pelatihan

A: Proaktif N: Humanis E: Komunikatif K: Ramah A: Adil Pelayanan Publik dan WoG: Mengirim SMS dengan prosedur dan kolaboratif Manajemen: Memvalidasi dengan efektif dan efisien




• Uji coba memperkuat nilai Ketaqwaan, Integritas, Jujur, dan Kedisiplinan

Dampak Apabila Tidak Menerapkan Nilai: 1. Mhasiswa JTE tersinggung dan marah atas

isi SMS itu 2. Sistem LINSEGA berjalan tidak tepat

sasaran dan tidak ada dampak bagi penerima

3. Menurunkan akreditasi Jurusan

Berikan informasi SMS tentang awal perkuliahan, akhir perkuliahan, tanggal uts, uas, yudisium, pembayaran UKT dan beberapa edaran lainnya

Kegiatan 6 : Evaluasi SMS Gateway


1. Memberikan kritik dengan Jujur, Adil, Tanggung Jawab

2. Memberikan saran dengan Komunikatif, Ramah


• Bukti SMS terkirim • Draft Saran - Kritik layanan SMS Gateway

Keterkaitan dengan Substansi Pelatihan A: Tanggung jawab N: Jujur E: Komunikatif K: Ramah A: Adil Pelayanan Publik: Memberi saran sistem dengan mengutamakan kepuasan Manajemen: Monitoring layanan




Evaluasi memperkuat nilai Ketaqwaan, Integritas, Jujur, dan Kedisiplinan

Dampak Apabila Tidak Menerapkan Nilai: 1. Sistem SMS akan tetap pada kondisi biasa 2. Sistem tidak bisa berkembang dalam

kecepatan pengiriman maupun ketepatan konten JTE

Jika hasil prototip baik, maka SMS gateway dalam lingkup lebih besar akan dilanjut ke prodi bahkan Jurusan

Output kegiatan dapat dilihat di link:




pengembangan layanan informasi sms gateway

Documents