manual de normas y procedimientos - ministerio de

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * ===

Dirección General de la Cancillería

Procedimiento: Administración de Vales de Combustible

para uso de Transporte Oficial

Código:

200-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 3

1. NORMATIVA

NORMAS

La cuota de combustible que está asignado a la Dirección General de la Cancillería, es para uso oficial de las actividades que el Ministerio de Relaciones Exteriores es responsable o en las que es necesario su apoyo. Para realizar la solicitud de los vales canjeables por combustible deben de realizarse a través del Formulario de Solicitud de Combustible. El valor del vale canjeable por combustible varía entre Q50.00 y Q100.00, por lo que al momento de realizar la compra del combustible deberá presentar a la Dirección General de la Cancillería el comprobante de adquisición del combustible.

BASE LEGAL

Acuerdo Ministerial No. 198-2008 Reglamento para uso de Vehículos y Control de Combustible, MINEX, 2008






Código:

200-1


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento de Contabilidad Asistente Administrativo Solicitante Asistente Administrativo Directora/Subdirectora General de la Cancillería Asistente Administrativo Solicitante

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Entrega a la Asistente Administrativa la cuota mensual correspondiente, para la compra de combustible a través de vales canjeables por combustible en las gasolineras de la empresa que provee el servicio. Recibe los vales y procede a verificar que la cantidad de vales, coincida con la cantidad asignada mensualmente, según el cuadro de control del Departamento de Contabilidad. Procede a ingresar la cantidad de combustible asignada, al Libro de Registro y Control de Combustible, indicando el mes al cual corresponde, la cantidad de vales y el número correlativo en el cual empieza así como en el que concluye. (Ver anexo: Formulario #1) Coloca los vales canjeables por combustible en la caja fuerte de la Dirección General de la Cancillería, para su resguardo, hasta que sean requeridos por las diferentes dependencias de la Cancillería. Ingresa datos en el formulario de Solicitud de Combustible y procede a entregarlo a la Asistente Administrativo. (Ver Anexo: Formulario #2) Recibe y sella Formulario de Solicitud de Combustible y procede a elevarlo a consideración de la Directora/Subdirectora General de la Cancillería, para la autorización correspondiente. Autoriza o rechaza solicitud y devuelve a la asistente administrativa. Si la solicitud ha sido autorizada, coloca número correlativo en el formulario y procede a completar los datos que solicita el formulario y asigna la cantidad de vales correspondiente a la cantidad en quetzales de combustible solicitado. Fotocopia los vales para que conste en su registro y entrega formulario y fotocopias de los vales, mismos que deberán ser firmados por el solicitante. Recibe vales, copia de los vales y procede a firmar para luego entregar esta copia a la Asistente Administrativa.






Código:

200-1


Asistente Administrativo

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Ingresa datos en el Libro de Registro y Control de Combustible, el cual está autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver Anexo: Formulario #3) Archiva formulario.




Procedimiento: Traslado de Documentación Oficial al

Archivo General

Código:

200-10


1. NORMATIVA

NORMAS

La correspondencia de la Dirección General de la Cancillería correspondiente a dos años anteriores, se deberá trasladar al Archivo General del Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de memorándum firmado por el Director/Subdirector General de la Cancillería, debidamente empacado y rotulado, para su consulta posterior. Esta función es realizada por la recepcionista del área.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011




Procedimiento: Asignación de Teléfono de Emergencia

Código:

200-2


1. NORMATIVA

NORMAS

El teléfono de emergencia es asignado únicamente a Directores Generales, Directores, Subdirectores del Ministerio de Relaciones Exteriores, según programación establecida por la Dirección General de la Cancillería. Asimismo, el mismo debe permanecer activo las 24 horas y durante todo el año. Por otra parte, es importante mencionar que este aparato es de uso oficial. El teléfono de emergencia es asignado a cada funcionario cada 15 días y debe ser entregado a la Dirección General de la Cancillería el último día asignado antes de las 12 horas, ya que si no cumple con esta normativa, deberá tenerlo bajo su poder una semana más.





Procedimiento: Asignación de Teléfono de Emergencia

Código:

200-2




Asistente Administrativo Director/Subdirector General de la Cancillería Asistente Administrativo Funcionario designado Asistente Administrativo Funcionario designado Recepcionista

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Elabora memorándum según cronograma establecido con anterioridad y traslada para firma al Director/ Subdirector General de la Cancillería. Firma y sello del memorándum de traslado del teléfono de emergencia asignado al funcionario correspondiente Procede a fotocopiar el memorándum para luego entregar al funcionario correspondiente. Recibe teléfono de emergencia y firma copia de memorándum de asignación de teléfono de emergencia, mismo que devuelve a la Asistente Administrativo. Recibe copia del memorándum y archiva. Devuelve teléfono de emergencia al finalizar el periodo asignado, a través de memorándum. Recibe teléfono de emergencia, verifica que se encuentre encendido y sin daños. Asimismo, recibe memorándum de devolución y archiva.




Procedimiento: Elaboración de Acuerdos Ministeriales

Código:

200-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Las solicitudes de elaboración de Acuerdos Ministeriales, son solicitadas por el Despacho Superior y por la Dirección Financiera, según sea el caso. Dichos documentos se relacionan a lo siguiente:

1. Envío de Fondos Extraordinarios a las misiones diplomáticas o consulares de la República de Guatemala

2. Participación de personas ajenas al Ministerio de Relaciones Exteriores, en comisiones donde la Cancillería participa.

3. Establecimiento de reglamentos internos de carácter administrativo. Los Acuerdos Ministeriales deben estar registrados en el Control de Elaboración de Acuerdos Ministeriales. (Ver Anexo: Formulario 1) Los Acuerdos Ministeriales deben ser firmados por la máxima autoridad o por el encargado del despacho según sea el caso y refrendado por un viceministro de la institución o en ausencia de autoridades del Despacho Superior, por el Director y/o Subdirector General de la Cancillería. Estos Acuerdos Ministeriales deben ser certificados con el siguiente texto: “La suscrita Encargada de Elaboración de Acuerdos de la Dirección General de la Cancillería, certifica que la fotocopia que se encuentra en el anverso de la presente hoja, es copia de su original”. Asimismo debe contener la fecha en la que se elabora la certificación y debe ser firmada por la Encargada de Elaboración de Acuerdos, con el visto bueno del Director/Subdirector General de la Cancillería.





Procedimiento: Elaboración de Acuerdos Ministeriales

Código:

200-3




Recepcionista Encargada de Elaboración de Acuerdos Director/Subdirector General de la Cancillería Encargada de Elaboración de Acuerdos Despacho Superior. Encargada de Elaboración de Acuerdos Interesados Encargada de Elaboración de Acuerdos

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Recibe solicitud de elaboración de Acuerdo Ministerial, verificando si el mismo posee los datos necesarios para su elaboración, así como el visto bueno de las autoridades superiores. Asimismo traslada a la Encargada de Elaboración de Acuerdos dicha documentación a través de libro de conocimiento. Recibe solicitud de elaboración de Acuerdo Ministerial y verifica que posea los datos solicitados. Asimismo firma el libro de conocimiento de entrega de documentos oficiales. Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial, y traslada al Director/Subdirector General de la Cancillería, para su revisión y rúbrica. Asimismo lo registra en su control electrónico (Ver Anexo: Formulario 1) Confronta el contenido de la solicitud con el Acuerdo Ministerial para verificar que los datos sean correctos. De no existir modificaciones en el mismo, devuelve a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Recibe documento rubricado por el Director/Subdirector General de la Cancillería y procede a trasladarlo a través de libro de conocimiento al Despacho Superior para firma de éste. Verifica la documentación y si no existe inconveniente procede a firmar el Acuerdo Ministerial. Devuelve nombramiento administrativo a Encargada de elaboración de Acuerdos Recibe documentación y fotocopia y certifica dicho documento para trasladarlos a los interesados y a las áreas relacionadas al traslado de fondos o la compra de viáticos y boletos correspondientes, según sea el caso. Recibe copia certificada y copia simple para firma de recibido, luego devuelve esta última a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Archiva original y copia de recibido.




Procedimiento: Elaboración de Gafetes

Código:

200-4


1. NORMATIVA

NORMAS

El Gafete de Identificación para funcionarios o empleados de nuevo ingreso o reingreso del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe ser requerido por la Dirección de Recursos Humanos, quien proporcionará los datos generales de la misma. Derivado de lo anterior, los datos que debe de contener la etiqueta que se colocará en el gafete son: fotografía reciente, nombre completo, número de DPI, logo de la institución y color según el puesto que desempeñe. Los colores para los diferentes rangos son: Color Dorado: Directores Generales, Directores y Subdirectores Color Gris: personal bajo el renglón 011 Color Naranja: Personas contratadas bajo el renglón 029 y subgrupo 18. Por otra parte, en caso de deterioro del mismo deberá solicitar a la Dirección General de la Cancillería a través de correo electrónico dirigido a la dirección de correo [email protected] indicando las condiciones en las que se encuentra dicho documento. Asimismo, en caso de extravío o robo de dicho gafete deberá dirigir a la Dirección General de la Cancillería un correo electrónico a la dirección [email protected] , solicitando se le asigne un gafete nuevo y en caso de robo presentar copia de denuncia ante Ministerio Público.


mailto:[email protected]






Código:

200-4




Recepcionista Asistente Administrativo Director/ Subdirector General de la Cancillería Asistente Administrativo Recepcionista Departamento de Correspondencia Recepcionista

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Recibe memorándum enviado por la Dirección de Recursos Humanos, en el cual se traslada la solicitud de elaboración de gafete de identificación, el cual debe contener los datos generales del funcionario o empleado. (Nombre Completo, Número de DPI) Traslada solicitud a la Asistente Administrativa, para que pueda ser marginado por el Director/Subdirector General de la Cancillería. Traslada al Director o Subdirector General de la Cancillería para el marginado correspondiente. Margina solicitud a Recepcionista para elaboración de gafete de identificación. Ingresa solicitud marginada a la base de control de egreso de correspondencia y asigna número de referencia. Entrega solicitud marginada a recepcionista para que elabore el gafete de identificación. Recibe solicitud marginada y procede a contactar al funcionario o empleado para tomar la fotografía correspondiente. Solicita a través de correo electrónico al Departamento de Reproducciones la impresión de la etiqueta con los datos correspondientes que se colocará en el gafete. Realiza la impresión de la etiqueta y procede a entregar la misma a la Recepcionista. Recibe etiqueta y procede a colocarla en el gafete de identificación. Elabora conocimiento de entrega, el cual deberá ser firmado por el Director/ Subdirector General de la Cancillería. Entrega proyecto de conocimiento para firma al Asistente Administrativo.





Código:

200-4


Asistente Administrativo Director/ Subdirector General de la Cancillería Asistente Administrativo Recepcionista Funcionario o Empleado Recepcionista Funcionario o Empleado Recepcionista

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Somete a consideración y firma el proyecto de conocimiento de entrega de gafete de identificación al Director/ Subdirector General de la Cancillería. Firma proyecto de conocimiento de entrega de gafete de identificación y entrega a Asistente Administrativo. Recibe conocimiento de entrega de gafete de identificación firmado por el Director/ Subdirector General de la Cancillería y traslada a Recepcionista. Recibe conocimiento de entrega de gafete de identificación firmado por el Director/ Subdirector General de la Cancillería, fotocopia el mismo y contacta al funcionario o empleado para la entrega del mismo. Se acerca a la Recepción de la Dirección General de la Cancillería para recibir su gafete de identificación. Entrega el gafete de identificación con conocimiento y copia que debe firmar para que la misma conste en los archivos de la Dirección General. Recibe gafete, verifica que sus datos estén correctos y firma copia de conocimiento, la cual entrega a la Recepcionista. Recibe copia y archiva.




Procedimiento: Elaboración de Nombramientos

Administrativos

Código:

200-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Las solicitudes de elaboración de Nombramiento Administrativo se deben realizar con una semana de anticipación. Los nombramientos pueden ser relacionados a:

1. Comisiones Oficiales realizadas por los Viceministros, Directores Generales, Directores, Subdirectores, funcionarios o empleados de la Cancillería.

2. Participación de funcionarios o empleados que han aplicado a becas otorgadas por otras entidades.

Las solicitudes de Nombramiento Administrativo tienen que tener el visto Bueno del Director General del área, así como la autorización del Despacho Superior donde se autoriza la participación del funcionario o empleado designado para la comisión oficial. Las solicitudes de nombramiento administrativo deberán contener los siguientes datos: datos completos del funcionario o empleado designado, puesto actual que desempeña, fechas de viaje, lugar a donde se dirige así como el nombre de la actividad en la que participará. El nombramiento administrativo deberá contener número de registro y fecha.





Procedimiento: Elaboración de Nombramientos

Administrativos

Código:

200-5




Recepcionista Encargada de Elaboración de Acuerdos Director/Subdirector General de la Cancillería Encargada de Elaboración de Acuerdos

Despacho Superior. Encargada de Elaboración de Acuerdos Interesado Encargada de Elaboración de Acuerdos

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Recibe solicitud de elaboración de nombramiento, verificando si el mismo posee los datos necesarios para su elaboración, así como el visto bueno de las autoridades superiores, y traslada a la Encargada de Elaboración de Acuerdos a través de libro de conocimiento. Recibe solicitud de elaboración de nombramiento administrativo y verifica que posea los datos solicitados. Asimismo firma el libro de conocimiento de entrega de documentos oficiales. Elabora proyecto de Nombramiento Administrativo, y traslada al Director/Subdirector General de la Cancillería, para su revisión y rúbrica. Asimismo lo registra en su control electrónico (Ver Anexo: Formulario 1) Confronta el contenido de la solicitud con el Nombramiento Administrativo para verificar que los datos sean correctos. De no existir modificaciones en el mismo, devuelve a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Recibe documento rubricado por el Director/Subdirector General de la Cancillería y procede a trasladarlo a través de libro de conocimiento al Despacho Superior para firma de éste. Verifica la documentación y si no existe inconveniente procede a firmar el Nombramiento Administrativo. Devuelve nombramiento administrativo a Encargada de elaboración de Acuerdos Recibe documentación y fotocopia el mismo o escanea según sea el caso, para trasladar al interesado. Recibe original y copia para firma de recibido, luego devuelve esta última a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Recibe copia y traslada a las áreas competentes, si dicho nombramiento genera gastos para la institución y archiva.




Procedimiento: Trámite para la Obtención de Pasaporte

Oficial

Código:

200-6


1. NORMATIVA

NORMAS

Para realizar el trámite de obtención de pasaporte oficial, deberá elaborar un memorándum dirigido al Director General de la Cancillería solicitando el mismo, el cual deberá de contener el Visto Bueno del Jefe Inmediato. Es importante mencionar que en el memorándum que traslade a la Dirección General de la Cancillería, tendrá que especificar los datos generales de la comisión oficial en la que participará. Deberá llenar el formulario Solicitud de pasaporte oficial autorizado por la Dirección General de Migración (Ver Anexo: Formulario 1), colocando fotografía según lo indicado en el mismo. Cabe mencionar que el trámite es institucional.





Procedimiento: Trámite para la Obtención de Pasaporte

Oficial

Código:

200-6




Interesado Recepcionista Analista de documentos oficiales Despacho Viceministerial Analista de documentos oficiales Interesado Analista de documentos oficiales

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Presenta memorándum de solicitud de trámite d de obtención de pasaporte oficial de obtención de pasaporte oficial a la Dirección General de la Cancillería. Revisa memorándum de solicitud, el cual debe contener todos los datos solicitados oportunamente, recibe y traslada al analista de documentos oficiales. Revisa documentación y procede a elaborar oficio dirigido al Interventor de Migración, para que el señor Vicecanciller firme dicho oficio. Devuelve expediente al Analista de documentos oficiales para que el mismo sea entregado al interesado. Recibe expediente y procede a entregarlo al interesado con copia del mismo para que figure en el archivo de la Dirección General de la Cancillería. Recibe expediente autorizado por el Despacho Viceministerial y entrega copia de recibido al Analista de documentos oficiales y se dirige a la Dirección General de Migración para concluir el trámite. Archiva copia de expediente.




Procedimiento: Realización de Auditorías

Administrativas

Código:

200-7


1. NORMATIVA

NORMAS

Para la realización de las Auditorías Administrativas, se debe tener una instrucción directa por parte del Despacho Superior. Asimismo se debe presentar el plan de trabajo a desarrollar en la misión diplomática o consular en la que se requiere la auditoría, indicando fechas de viaje y personal que conformará el equipo de trabajo para la realización de la misma. La designación para la realización de la Auditoría Administrativa, debe estar regulada a través de Nombramiento Administrativo, donde conste los datos del funcionario o empleado designado, los viáticos que se asignarán, y el país al que se dirige. Debe suscribir Acta en la misión sobre lo actuado durante la auditoría administrativa, misma que debe estar firmado por los involucrados en dicha auditoría administrativa, así como el personal de la misión que participó de la misma. Al regresar de la comisión oficial, deberá presentar un informe al Despacho Superior, con copia a la Dirección General de la Cancillería y Dirección Financiera.





Procedimiento: Recepción de Correspondencia

Código:

200-8


1. NORMATIVA

NORMAS

La correspondencia oficial que se dirija a la Dirección General de la Cancillería, se recibirá en el horario de 8:00 horas a 17:30 horas del lunes a viernes, según jornada laboral. La documentación debe contener número de referencia, establecido por el Sistema de Control de Correspondencia, para poder recibirlo en la Dirección General de la Cancillería.

BASE LEGAL

Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011




Procedimiento: Recepción de Correspondencia

Código:

200-8




Recepcionista Asistente Administrativo

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Verifica que el tema descrito en el memorándum u oficio, sea correspondiente a los asuntos concernientes a la Dirección General de la Cancillería; si este no tiene competencia con las funciones asignadas a la DIGRAL, rechaza documentación. Si el tema descrito en el memorándum u oficio se relaciona a los temas que atienden la Dirección General de la Cancillería, procede a sellar original y copia del mismo y entrega copia al interesado. En el cuadro de Control de Correspondencia, ingresa los datos relevantes del mismo (Formulario 1: Ver Anexo). Procede a anotar los datos de la documentación en el libro de Control de Entrega de Documentación Oficial y entrega la misma a la Asistente Administrativa. Verifica que la documentación que la recepcionista le entrega es la que se encuentra anotada en el Libro de Control de Entrega de documentación Oficial. Si los datos de la documentación se encuentran anotados correctamente, procede a firmar dicho libro.




Procedimiento: Solicitud de Visa Oficial

Código:

200-9


1. NORMATIVA

NORMAS

Para dar inicio a la solicitud de elaboración de Nota Verbal para la obtención de Visa Oficial, el interesado deberá presentar lo siguiente:

1. Oficio dirigido al Ministro de Relaciones Exteriores en donde indique los datos del funcionario o empleado designado tales como, nombre completo, número de pasaporte oficial, fecha de viaje, destino, motivo de la comisión. Este oficio lo deberá de firmar la máxima autoridad de la institución a la cual representa.

2. Nombramiento de la institución donde designa ha dicho funcionario a participar en la comisión mencionada.

3. Invitación de la entidad extranjera a participar en la comisión 4. Fotocopia del pasaporte oficial





Procedimiento: Solicitud de Visa Oficial

Código:

200-9




Analista de Documentos legales Director/Subdirector General de la Cancillería Analista de Documentos Legales Interesado Analista de Documentos Legales

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Recibe documentación, para la solicitud de elaboración de nota verbal para la obtención de visa oficial, dirigida a las distintas embajadas. Procede a elaborar nota verbal para la Embajada correspondiente indicando los datos del funcionario o empleado que solicita el trámite. Traslada nota verbal a firma del Director/Subdirector General de la Cancillería. Verifica los datos contenidos en la nota verbal confrontándolos con la documentación de soporte y de no existir inconveniente procede a firmar dicha nota. Procede a entregar la nota verbal al Analista de Documentos Legales. Recibe nota verbal y coloca el sello del Ministerio de Relaciones Exteriores sobre la firma del Director/Subdirector General de la Cancillería. Saca copia del expediente para la entrega al funcionario o empleado interesado. Recibe copia de la nota verbal para firma de recibido y original de la misma. Asimismo, devuelve fotocopia de la nota verbal con firma de entrega. Recibe copia de la nota verbal firmada por el funcionario para su archivo y procede a ingresarlo al Sistema Integrado de Información, en el módulo de Control y seguimiento de solicitud de visas oficiales.



Unidad de Planificación

Procedimiento: Elaboración de la Memoria de Labores

Código:

201-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Las instituciones de Gobierno deben presentar un informe en el cual se detalle las acciones y logros realizados en su plan operativo anual, las cuales tienen que responder a los objetivos y metras estratégicas propuestas.

BASE LEGAL

Constitución Política de la República de Guatemala. Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011.




Procedimiento: Elaboración de la Memoria de Labores

Código:

201-1




Coordinador Analistas de Unidad de Planificación Representantes de Despacho, Direcciones Generales, Embajadas y Misiones. Coordinador y Analista de Unidad de Planificación Director de Dirección de Prensa Director de la Dirección de Prensa Director General de la Cancillería Técnicos del Departamento de Reproducciones Director del Departamento de Prensa

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Organiza y coordina el equipo integrado por analistas de la Unidad de Planificación, para realizar la memoria de labores del Ministerio de Relaciones Exteriores. Solicita la información en un formato especial diseñado para elaborar la Memoria de Labores, en el mes de Septiembre la primera fase, y posteriormente se solicita nuevamente la información, en el mes de diciembre. Envía la información necesaria, estadísticas, fotos, etc. (Respecto de logros específicos) que sirva como soporte para incluirla en el informe, cuando así se solicite. Realiza la exclusión o inclusión de la información proporcionada por cada Dirección General, Embajada o Misión de los resultados que respondan a los objetivos estratégicos de gobierno planteados. Asigna a un técnico de la Dirección de Prensa para edición, diseño y diagramación del documento final. Envía el arte final del documento al Despacho Ministerial para su aprobación. Gira instrucciones al Departamento de Reproducciones, por instrucciones del Despacho Ministerial, para la impresión de la Memoria de Labores. Imprime el documento final. Envía la Memoria de Labores a las instancias correspondientes: SEGEPLAN, Contraloría de Cuentas y el Congreso de la República.




Procedimiento: Monitoreo, Seguimiento y Evaluación del

PEI

Código:

201-2


1. NORMATIVA

NORMAS

El monitoreo del PEI debe constituirse como una herramienta de gestión que permite tomar decisiones estratégicas, basándose en el análisis del avance y cumplimiento de los objetivos estratégicos de gobierno propuestos, considerando los planes operativos anuales y multianuales.

BASE LEGAL

Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo




Procedimiento: Monitoreo, Seguimiento y Evaluación del

PEI

Código:

201-2




Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Representantes de Despacho, Direcciones Generales, Embajadas y Misiones. Coordinador y Analista de Unidad de Planificación Analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analistas de la Unidad de Planificación

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Realiza las actividades de monitoreo al Ministerio de Relaciones Exteriores en función del cumplimiento de los objetivos estratégicos de Gobierno. Organiza y coordina el equipo integrado por analistas de la Unidad de Planificación, para monitorear la culminación de las metas programadas y los resultados logrados. Elaborar el Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores. Sistematiza la información necesaria para realizar el monitoreo, que sirva como soporte para análisis de seguimiento. Realiza el seguimiento y análisis cualitativo y cuantitativo del período del PEI, sobre los avances y logros alcanzados en relación a los objetivos estratégicos planteados. Elabora los informes correspondientes de seguimiento y análisis del desempeño y la efectividad del cumplimiento de los objetivos y actividades planteadas Elabora las fichas técnicas de ejecución en donde se presenta el porcentaje de ejecución de cada Unidad para realizar la evaluación respectiva.




Procedimiento: Monitoreo y Seguimiento de POA

Código:

201-3


1. NORMATIVA

NORMAS

El monitoreo del POA debe constituirse como una herramienta de gestión que permite tomar decisiones estratégicas, basándose en el análisis del avance y cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes operativos anuales.

BASE LEGAL

Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo




Procedimiento: Monitoreo y Seguimiento de POA

Código:

201-3




Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Direcciones Generales, Embajadas y Misiones Asistente de Planificación Coordinador y Analista de Unidad de Planificación Analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analistas de la Unidad de Planificación

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Responsables de realizar las actividades de monitoreo a las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores cuatrimestralmente. Organiza y coordina el equipo integrado por analistas de la Unidad de Planificación, para monitorear el avance de las metas programadas y los resultados logrados. Responsables de elaborar su plan operativo anual, el cual contiene los servicios que prestan, metas, unidades de medida y responsables. Responsable de solicitar el reporte de ejecución del plan operativo anual de forma mensual y cuatrimestral a cada una de las Direcciones Generales, Embajadas y Misiones que conforman el Ministerio de Relaciones Exteriores. Responsables de realizar el seguimiento a cada dependencia del MINEX, de acuerdo con la información enviada en su POA. Responsables de elaborar los informes correspondientes de seguimiento y reprogramar las metas en el Sistema Interno de Planificación y SICOIN de los servicios que se requieran. Responsables de elaborar el último mes del año, las fichas técnicas de ejecución en donde se presenta el porcentaje de ejecución de cada Unidad para realizar la evaluación respectiva.




Procedimiento: Elaboración del Plan Estratégico

Institucional PEI

Código:

201-4


1. NORMATIVA

NORMAS

El Plan Estratégico Institucional como un documento estratégico y no operativo debe elaborarse para un período de 5 a diez años, definiendo claramente la visión del cambio que la institución espera lograr en las condiciones de la población. El Plan Estratégico como documento rector de planificación estratégica, debe ser reciproco con los objetivos estratégicos a nivel nacional, políticas de gobierno y tiene que instituirse como un vínculo con el plan operativo anual, de acuerdo a la normativa establecida por el Ministerio de Finanzas y SEGEPLAN.

BASE LEGAL

Ley Orgánica del Presupuesto Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto 101-97) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala. Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo





Institucional PEI

Código:

201-4




Coordinador Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Asistente Unidad de Planificación Analista Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación y Analistas de planificación Coordinador, Analista Unidad de Planificación Dirección de Asuntos Jurídicos Coordinador, Analista, Directores Coordinador Unidad de Planificación y Analistas,

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Lidera el proceso de elaboración del Plan Estratégico Institucional. Responsable, con el apoyo del Director (a) General, de idear la conformación del equipo de trabajo integrado por delegados del Despacho Ministerial y Directores Generales o delegados de las Direcciones de Relaciones Internacionales Multilaterales, Bilaterales, Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, Dirección General de Protocolo y Ceremonial Diplomático, Dirección General de Límites y Aguas Internacionales, Dirección General de Asuntos Consulares y Migratorios. Realiza las convocatorias para las reuniones periódicas de trabajo. Presenta la metodología a desarrollarse para elaborar el PEI, atendiendo y haciendo hincapié en la normativa y recomendaciones de los entes rectores de Planificación (MINFIN, SEGEPLAN). Define el rol y participación de cada representante, dentro del equipo de trabajo para el proceso de elaboración del PEI. Coordina y da seguimiento al proceso del análisis situacional para identificar los problemas y causas a atender, como paso previo a la identificación de los objetivos institucionales. Desarrolla el análisis del mandato legal y políticas vigentes, para determinar las competencias directas de la institución. Identifican y analizan el problema que enfrenta la población, dentro de tema en el opera la institución Construir el modelo causal de la problemática identificada, con los insumos proporcionados por el equipo de trabajo. Realiza el análisis FODA y de actores para la institución.





Institucional PEI

Código:

201-4


Coordinador y analista UP, Ministro de Relaciones Exteriores, Director General Coordinador y analista UP, Director (a) Financiero Coordinador y Analista UP Coordinador UP, analista Directores…. Autoridad Ministerial Autoridad Ministerial

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Elabora el Marco Estratégico Institucional donde definen misión, visión, principios, resultados de desarrollo, población objetivo, focalización territorial. Definen servicios estratégicos (productos) que la institución presta para solucionar un problema y conseguir los resultados esperados. Da seguimiento a la elaboración del documento, por medio de reuniones de trabajo para el análisis de la información, observaciones y generación de insumos para enriquecimiento y corrección del proceso. Revisa y valida el documento final a nivel de equipo de trabajo, para posterior presentación al Despacho. Aprobación final del PEI. Realiza el proceso de socialización a lo interno y con otras instituciones del Ministerio.




Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Anual

Código:

201-5


1. NORMATIVA

NORMAS

El Plan Operativo Anual debe ser el documento legal de gestión operativa que refleja los servicios que la institución tiene programado realizar en un año, éste debe estar concatenado con el presupuesto en las categorías presupuestarias.

BASE LEGAL

Ley Orgánica del Presupuesto Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto 101-97) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala. Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo.





Código:

201-5




Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Coordinador de la Unidad de Planificación Asistente Unidad de Planificación Analista de Unidad de Planificación Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analista de la Unidad de Planificación Coordinador y Analista de la Unidad de Planificación Autoridad Ministerial Asistente Unidad de Planificación Analista de SEGEPLAN asignado para el Ministerio de Relaciones Exteriores

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Asiste a reuniones y talleres de capacitación previos a la elaboración del Plan Operativo Anual, convocadas por SEGEPLAN y MINFIN como entes rectores. Organiza y coordina un equipo integrado por representantes del Despacho Ministerial, Dirección General y Directores de las dependencias del Ministerio, para iniciar el proceso de elaboración del POA. Coordina reuniones periódicamente para definir y acordar criterios en cuanto a la metodología desarrollarse de forma interna, atendiendo la normativa y recomendaciones de SEGEPLAN Y MINFIN. Realiza las convocatorias para las reuniones periódicas de trabajo. Coordina reuniones de validación del marco estratégico institucional, programación anual de productos (servicios), actividades y metas. Elabora el plan operativo anual, matrices de seguimiento y programación anual de subproductos y productos. Realiza la programación física cuatrimestral de productos (servicios). Revisión y aprobación del plan operativo anual, previa entrega a SEGEPLAN. Firma la nota de entrega del plan operativo anual dirigido a SEGEPLAN. Envía el plan operativo anual a SEGEPLAN. Da las observaciones pertinentes relacionadas al plan operativo anual previo a la formulación del anteproyecto de presupuesto. Sugiere las modificaciones al plan operativo anual por parte de SEGEPLAN.





Código:

201-5


Coordinador y analista Unidad de Planificación

13

Atiende y realiza las modificaciones al plan operativo para su posterior envío.




Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo

Multianual

Código:

201-6


1. NORMATIVA

NORMAS

El Plan Operativo Multianual debe ser el documento legal de gestión operativa que refleja los servicios que la institución tiene programado realizar en un período de al menos tres años. Este instrumento de gestión debe vincular el marco estratégico del Plan Estratégico con el POA, pues en éste se plasman los programas estratégicos de gobierno.

BASE LEGAL

Ley Orgánica del Presupuesto Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto 101-97) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala. Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo




Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo

Multianual

Código:

201-6




Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Coordinador de la Unidad de Planificación Asistente Unidad de Planificación Analista de Unidad de Planificación Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analistas de la Unidad de Planificación Asistente de Unidad de Planificación Coordinador de la Unidad de Planificación Asistente de Unidad de Planificación

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Asiste a reuniones y talleres de capacitación previos a la elaboración del Plan Operativo Multianual, realizadas por SEGEPLAN y MINFIN como entes rectores. Organiza y coordina un equipo integrado por representantes del Despacho Ministerial, Dirección General y Directores de las dependencias del Ministerio, para validación del marco estratégico y resultados a alcanzar. Coordina reuniones periódicamente para definir y acordar criterios en cuanto a la metodología desarrollarse de forma interna, atendiendo la normativa y recomendaciones de SEGEPLAN Y MINFIN. Realiza las convocatorias para las reuniones periódicas de trabajo, para la identificación de servicios Coordina reuniones de validación del marco estratégico institucional. Programa los servicios a entregar dentro del marco Presupuesto Multianual. Identifica la Red de Producción de los servicios terminales del Plan Operativo Multianual. Elabora el plan operativo multianual, matrices de seguimiento y programación multianual de subproductos y productos. Revisa del plan operativo multianual previo entregarse a Dirección Financiera. Elabora nota de entrega de documento a la Dirección Financiera del MINEX.



Unidad de Seguridad

Procedimiento: Asignación de Turnos y Puestos del

Personal de Seguridad

Código:

202-1


1. NORMATIVA

NORMAS

La organización de todos los puestos de seguridad será responsabilidad del Coordinador de Seguridad en coordinación con el Jefe de Grupo de turno, para ello deberá considerarse lo siguiente:

Turno de trabajo que tiene 24x24 o 12x12

Cantidad de Agentes que se tiene.

Cantidad de puestos que se va a cubrir.

Relevos de tiempos de comida.

Incapacidades, permisos y otros.

Actividades especiales a cubrir.

Estructurarlo en dos (2) grupos con un Jefe de Grupo cada uno. El Jefe de Grupo llevara un control de asistencia, de equipo, de uniforme completos, estado de salud de los Agentes de Seguridad. La distribución de los turnos de trabajo y de los puestos deberá tener la aprobación del Coordinador de Seguridad y cualquier cambio del mismo debe ser siempre consultado y aprobado. Las funciones se ajustaran a los turnos establecidos de 24x24 y de 12x12 según el Contrato firmado de prestación de Servicios de Seguridad y Vigilancia. El esquema de trabajo semanal debe ser diurno y nocturno. La ejecución y cumplimiento de las funciones de trabajo será responsabilidad de los Jefes de Grupo, bajo la supervisión del Coordinador de Seguridad. Cualquier variación en la función del trabajo por relevo entre compañeros, cambio de horario, alguna necesidad del Agente de Seguridad o necesidad institucional debe contar previamente con el visto bueno del Coordinador de la Unidad, debiendo quedar constancia escrita.




Unidad de Seguridad

Procedimiento: Asignación de Turnos y Puestos del

Personal de Seguridad

Código:

202-1




Jefe de Grupo Coordinador de Seguridad Jefes de Grupo Coordinador de Seguridad

1

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3

4

5

Diseña el cuadro de trabajo con horarios, puestos y funciones siguiendo las instrucciones recibidas. Presenta el cuadro de trabajo al Coordinador de Seguridad para su aprobación y para transcribirlo en computadora. Se lo devuelve aprobado al Jefe de Grupo. Los Jefes de Grupo toman las instrucciones de trabajo y lo informan a los Agentes de Seguridad para su cumplimiento. Asigna las funciones del día a cada puesto de trabajo.



Unidad de Seguridad

Procedimiento: Control de Acceso a las instalaciones

Código:

202-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Acceso (Entrada):

Todo trabajador deberá entrar o salir por el acceso peatonal de personal haciendo uso de su gafete de identificación el cual le permitirá activar los sistemas de seguridad instalados en este acceso. En caso de no contar con su gafete de identificación deberá ingresar por el acceso establecido para visitantes. Todo trabajador deberá entrar o salir por el acceso vehicular de personal haciendo uso de su gafete de identificación el cual le permitirá activar los sistemas de seguridad instalados en este acceso. En caso de no contar con su gafete de identificación deberá ingresar por el acceso establecido para visitantes. La autorización de acceso a las instalaciones se establece de acuerdo a la categoría de empleados y al horario. Los Asesores, Directores Generales, Jefes de Gabinete, Subdirectores Generales, Directores y Subdirectores podrán acceder a las instalaciones en cualquier día y a cualquier hora. El resto de trabajadores tendrá restricciones de acuerdo a su horario o área de trabajo.

Acceso para Visitantes:

No se permitirá la entrada al edificio a ninguna persona, sin antes verificar si tiene autorización de acceso. El acceso para Funcionarios de Alto Nivel entre estos Ministros y Viceministros de Estado, Secretarios Generales, Presidentes de los Organismos del Estado, Diputados, Presidentes de Cámaras, Representantes de Organismos Internacionales esta pre autorizado. El acceso para visitantes a las instalaciones ya sea peatonalmente o en vehículo debe ser solicitado con anterioridad a la Unidad de Seguridad con un mínimo de (24) horas de anticipación, por medio de una nota dirigida a la Directora General o un correo a [email protected] informando los siguientes datos: nombres y apellidos de los invitados, placa del vehículo, motivo de la visita, fecha y hora de la visita, y cualquier otra información que se considere necesaria para la coordinación de la visita. Para poder accesar a las instalaciones los únicos documentos válidos son: DPI, Licencia de conducir, Pasaporte y Carné Diplomático




Unidad de Seguridad


Código:

202-2


El Agente de Seguridad deberá mantener un registro diario de todos los visitantes a los cuales se les permita el acceso, tránsito y estacionamiento. En el registro anotara la siguiente información: Placa del vehículo. Nombre del conductor y el número del documento de identificación valido. Cantidad de personas que viajan en el vehículo Persona u oficina que visita Fecha, horas de entrada y de salida

Acceso en Horario y Día Inhábiles:

Un empleado no podrá acceder o a las instalaciones en horario y día inhábiles a menos que haga una solicitud por escrito a la Dirección General justificando el motivo de la misma y que esta cuente con el visto bueno de la Dirección General y las facilidades de acceso serán programadas cumpliendo con normas de seguridad de instalaciones. El acceso a las instalaciones para todo el personal en horario y día inhábiles deberá hacerse por el acceso de visitantes ubicado sobre la 2da. Avenida de la zona 10 El personal contratista que realice labores de mantenimiento, jardinería o cualquier otro servicio contratado no podrá acceder a las instalaciones en horario y día inhábiles a menos que cuente con una autorización por escrito para hacerlo con el visto bueno de la Dirección General y las facilidades de acceso serán programadas cumpliendo con normas de seguridad de instalaciones. Los empleados temporales, entre estos pasantes, contratistas y relacionados tendrán acceso a la instalación en razón de su trabajo y deberán portar su gafete de identificación. El personal contratista que realice labores de mantenimiento, jardinería, seguridad y otros antes de retirarse de sus labores cotidianas deberá mostrar voluntariamente paquetes, maletines o bolsas para su inspección.

Salida:

Los Asesores, Directores Generales, Jefes de Gabinete, Subdirectores Generales, Directores y Subdirectores podrán salir de las instalaciones en cualquier día y hora; para el resto del personal están fijados horarios de almuerzo y de salida en razón de su trabajo. De lo contrario deberán entregar al Guardia de Seguridad el formulario de Permiso de Ausencia vigente. En los casos en que sea necesaria la permanencia de un vehículo de un empleado durante días y



Unidad de Seguridad


Código:

202-2


horas no laborales, se regirá por la normativa de estacionamiento vigente para el Ministerio.

Acceso o Salida de Materiales, Equipos y Otros Artículos Propiedad del Ministerio o de Terceros:

El trabajador al ingresar o salir de las instalaciones con algún equipo o artículo de su propiedad o para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos propiedad del Ministerio o de terceros tiene la obligación de llenar el formulario vigente. (Ver Anexo: Formulario 1)

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex , 2011



Unidad de Seguridad


Código:

202-2




Coordinador de Seguridad Coordinador de Seguridad Jefe de Grupo Trabajador Agente de Seguridad Agente de Seguridad

1

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1

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Acceso de Trabajadores, Empleados Temporales, Personal Contratado en Horario y Día Inhábiles Recibe solicitud marginada de la Subdirectora autorizando el acceso del trabajador (es), empleado temporal o personal contratado para acceder en días u horas no laborales, señalando: Fecha. Hora de entrada y de salida. Nombre y apellidos. No. de documento de identificación Área de trabajo. Actividad a realizar y responsable del trabajo. Da la consigna al Jefe de Grupo y entrega la solicitud firmada y autorizada para que se le permita el acceso a ese trabajador (es) en la fecha y hora señalada. Da la consigna al personal de seguridad que se encuentra en el acceso Llega a la instalación y se identifica. Verifica la identidad del trabajador, empleado temporal o personal contratado realizando una inspección física del documento oficial de identidad o en su defecto la credencial que acredite la calidad de Funcionario/a o empleado/a Verifica si está autorizado para acceder a las instalaciones en ese horario y para esa fecha, revisando las autorizaciones escritas que le fueron entregadas en consigna memos, u otros. En caso de no estar autorizado, informará al trabajador, empleado temporal o personal contratado la negativa de acceso. Acceso de trabajadores Corrobora que cada trabajador acceda a la instalación utilizando su respectiva tarjeta de control de acceso. En caso de olvido o pérdida el Agente de Seguridad procederá a informar al



Unidad de Seguridad


Código:

202-2


Jefe de Grupo Coordinador de Seguridad

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trabajador que se la dará acceso por esa única vez y que deberá informar de su situación a la Dirección General. El Agente de Seguridad procederá a tomar nota del: Nombre y apellidos Hora de entrada Área de trabajo Procede a darle acceso a la instalación Entrega un informe semanal de los trabajadores que no ingresaron con su tarjeta de control de acceso al Jefe de Grupo. Entrega al Coordinador de la Unidad de Seguridad el informe. Lo traslada a la Encargada de elaborar los Gafetes de Identificación del personal.



Unidad de Seguridad

Procedimiento: Verificación de Rondas

Código:

202-3


1. NORMATIVA

NORMAS

La protección de la instalación se efectuará realizando rondas interiores y exteriores de forma aleatoria, cada dos horas (2Hrs.), las cuales serán verificadas para su estricto cumplimiento con el propósito de mantener el control de toda la instalación las veinticuatro horas (24Hrs.). En caso de incumplimiento a la norma se someterá a las sanciones correspondientes.

BASE LEGAL




Unidad de Seguridad

Procedimiento: Verificación de Rondas

Código:

202-3




Rondín Agente de Seguridad de Monitoreo Coordinador de Seguridad

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Efectúa su ronda observando con atención las zonas que está protegiendo pasando y marcando con el lápiz marcador todos los puntos establecidos del verificador de rondas y firmando el libro correspondiente de novedades de cada puesto de seguridad por el que pasa. Reportara en una hoja de Memo/Informe todas las novedades encontradas en su recorrido tales como: luces encendidas, equipo encendido, puertas sin llave o cualquier otra situación fuera de normal. (Ver Anexo: Formulario 1) Entrega el lápiz marcador a las 6:00 de la mañana al Agente de Seguridad asignado al área de control de cámaras. Recibe el lápiz marcador de rondas. Descarga la información del lápiz marcador en la computadora. Saca una impresión del mismo. Elabora informe de Verificación de Rondas en la hoja de Memo/Informe y adjunta la información descargada del lápiz marcador de rodas. Entrega el informe y la descarga de información del lápiz marcador de rondas al Coordinador de Seguridad. Recibe el informe y la descarga de información del lápiz marcador de rondas. Verifica el cumplimiento de las rondas y de los horarios establecidos. Si todo se cumplió procede a su archivo. Finaliza.



Unidad de Seguridad

Procedimiento: Vigilancia y Grabación Electrónica

Código:

202-4


1. NORMATIVA

NORMAS

El uso de este Sistema se hará de conformidad con las necesidades propias del Ministerio y las instrucciones de la Autoridad Superior. La Unidad de Seguridad determinara a los Agentes de Seguridad a cargo de la operación diaria de las cámaras, de sus turnos y los instruirá. La persona/s designada/s para el monitoreo diario y permanente de las cámaras deberá estar en su posición en turnos de 24 por 24 horas con un (1) tiempo para comer y dos (4) tiempos de descanso de 15 minutos cada uno. Toda persona autorizada a ingresar está obligada a mantener la confidencialidad de lo que observe o escuche dentro. El uso de este equipo para discriminar a cualquier persona basada en características de sexo, raza, orientación sexual, incapacidad física o cualquier otro tipo de clasificación queda prohibido. Las cámaras de vigilancia electrónica no se instalarán en donde deba existir intimidad o privacidad tales como: Despachos Superiores, baños, áreas para cambio de ropa, duchas, etc. Solamente las personas autorizadas por la Unidad de Seguridad podrán estar en las áreas designadas para la operación de la vigilancia electrónica. Estas áreas se mantendrán cerradas. En las áreas designadas para la operación de la vigilancia electrónica se llevara un registro de cada ocasión en cada persona autorizada entre y salga de la misma. Se mantendrá una bitácora en el lugar destinado para la vigilancia electrónica, contendrá la siguiente información: Nombre del Agente de Seguridad Fecha y hora de entrada y/o de salida, según sea el caso Número de monitores en uso Informe de incidencias, si las hay. Al completarse la capacidad de grabación y necesitarse hacer una descarga de información y pasarla a un DVD, el Coordinador de Seguridad lo guardara en un lugar destinado dentro de la oficina bajo estrictas medidas de seguridad.



Unidad de Seguridad

Procedimiento: Vigilancia y Grabación Electrónica

Código:

202-4


Los DVD s grabados serán numerados correlativamente, comenzando con el número uno (1). En el caso de que alguno de estos DVD s sea removido para ser examinado y/o para su uso como evidencia, el Agente designado para llevar la bitácora anotara la descripción del DVD removido (fecha, número y área), el nombre de la persona a quien fue entregado, la fecha de entrega y la firma de la persona. Solo se hará entrega de estos DVD s a personas específicamente autorizadas por la Autoridad Superior por escrito. Toda grabación utilizada como evidencia en un proceso interno, administrativo y/o judicial, deberá ser conservada hasta que finalicen todos los procedimientos en cuestión. No se podrá utilizar dicho DVD nuevamente sin la autorización por escrito de la Dirección General Los discos que por alguna razón no puedan utilizarse nuevamente serán destruidos con la autorización por escrito del Director General de la Cancillería, de manera que su contenido no pueda ser revelado. Los DVD s permanecerán almacenados por un término de un (1) año. Al cabo de dicho termino se procederá a mandarlo al Archivo General del Ministerio y se solicitara se conserve por … Si al monitorear las cámaras de seguridad el Agente de Seguridad encargado observa algún incidente o situación que pudiera poner en riesgo o en inminente peligro la vida de alguien o poner en riesgo la instalación deberá notificar inmediatamente al Jefe de Seguridad para que actúe de acuerdo a las instrucciones recibidas.




Archivo General

Procedimiento: Análisis, clasificación, y catalogación de

documentos

Código:

203-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda la documentación generada por la Misiones Diplomática y Consulares, además de todas las Direcciones Generales de la Cancillería, se ingresan a través de un memorándum de entrega al Archivo General. Luego de haberse entregado, en el Archivo General se realiza un proceso de análisis cruzado con los paquetes y el listado que remite cada Dirección General o Misiones en el Exterior, para posteriormente incorporarse al inventario de la Unidad, clasificándose por Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, departamentos, unidades y por las distintas Misiones Diplomáticas y Consulares en el exterior, con la finalidad de proveer y permitir el préstamo de los documentos a nivel interno y consultas externas. La finalidad del Archivo General es proporcionar apoyo técnico informático y documental, así como garantizar la conservación de la documentación, su clasificación, el fortalecimiento de las actividades internas de la Cancillería, agilización en la búsqueda y respuesta efectiva y pronta a las consultas requeridas por las instituciones de gobierno y la ciudadanía en general.

BASE LEGAL

Ley de Acceso a la Información Pública 57-2008, Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011



Archivo General

Procedimiento: Análisis, clasificación, y catalogación de

documentos

Código:

203-1




Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Técnico de Archivo Coordinado de Archivo y técnicos de archivos

1

2

3

4

El Coordinador de Archivo recepciona la documentación entregada por un funcionario de un Dirección General, Dirección, Subdirección y la posiciona para su revisión con el técnico de archivo. Realiza un cruce de información entre el contenido de los paquetes y el listado que se adjunta al memorándum. Moviliza la documentación, se clasificación y se archiva según los criterios funcionales de la Unidad, en estanterías metálicas y archivos metálicos, (ordenación física de los documentos: numérica, cronológica, alfabética, geográfico, y combinados), basado en Direcciones General, Direcciones, Subdirecciones y Misiones Diplomáticas y Consulares para que sea funcional

Se registran en forma electrónica, los expedientes de nacionalidades y los documentos relacionados a registro civil (actas de nacimiento, matrimonios y defunciones) digitándose cada uno de ellos, para su ubicación y fácil acceso.



Archivo General

Procedimiento: Atención de Consultas

Código:

203-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Son todas aquellas acciones que permiten a un usuario interno o externo tener acceso, conocer y consultar la información que se encuentre en el Archivo General de la Cancillería. La consulta y el acceso a los diversos archivos físicos y electrónicos, son gratuitos para todo el público en general, permitiéndose realizar las consultas de la siguiente manera:

1- Atención personalizada con acompañamiento de un técnico 2- Se resuelven consultas por vía telefónica y de forma escrita.

El Archivo General garantiza procedimientos de control, (formularios de préstamo interno) acompañamiento de un funcionario y consulta de documentos en el lugar, proveyendo copias en ocasiones para salvaguardar los originales. Los Usuarios, tanto los internos como los externos son los responsables de la integridad de los fondos documentales durante el periodo de consulta. (La consulta solo se hace en el archivo, no se presta para llevar).

BASE LEGAL

Ley de Acceso a la Pública 57-2008 Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011



Archivo General

Procedimiento: Atención de Consultas

Código:

203-2




Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Coordinador de Archivo

1

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6

7

Recibe el formulario de la solicitud de las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades (ver anexo), o formulario de consulta si el usuario es externo (ver anexo). Se comprueba que el expediente sea accesible de acuerdo con la ley de acceso a la información pública. Se usa la aplicación informática o guías de índices para buscar la signatura del expediente solicitado. Se localiza y recupera el expediente en el Depósito, si la solicitud de consulta es interna, una vez localizado el expediente, la unidad de archivo y centro de documentación comunica al solicitante que ya tiene el expediente. La consulta del expediente se realiza en la Unidad de Archivo y Centro de Documentación, que debe garantizar la consulta de los documentos en soportes diferentes al papel y la posibilidad de hacer copias de la documentación solicitada. Una vez el expediente ha vuelto al depósito se da por finalizado el procedimiento. Verifica que el expediente se encuentre en su lugar correspondiente.



Archivo General

Procedimiento: Conservación de documentos

Código:

203-3


1. NORMATIVA

NORMAS

El archivo General es el responsable de la adecuada conservación física de los documentos producidos por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamento, Unidades, Misiones Diplomáticas y consulares representativas de nuestro país en el extranjero. La conservación de los documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (siempre será mejor preservar que restaurar). Deberá situarse lo más lejos posible de fuentes de calor (calderas de calefacción) y de cañerías que son fuentes de humedad. La temperatura y la humedad relativa deberán ser constantes (entre 18 y 22° de temperatura). La limpieza es otro factor importante, pues las acumulaciones de polvo deterioran el soporte de los documentos y provocan la existencia de roedores, el proceso de limpieza incluye área administrativa, área técnica y Depósitos Documentales




Archivo General

Procedimiento: Conservación de documentos

Código:

203-3




Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo o Técnico de archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo

1

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Supervisa que la temperatura del sistema de aire este a la temperatura correspondiente. Supervisar que no haya fuentes de humedad. Verificar que se haga diariamente la limpieza correspondiente en la unidad. Supervisar que el sistema eléctrico estén en perfecto estado. Restringir el ingreso al Depósito a personas no autorizadas. Supervisar que no se fume, coma o beba en los depósitos, áreas de trabajo o cualquier otro lugar donde existan documentos. Supervisar que sean desconectados los servicios eléctricos al término de la jornada laboral.



Archivo General

Procedimiento: Préstamo interno de documentos

Código:

203-4


1. NORMATIVA

NORMAS

Como parte de los servicios que realiza este Archivo General se encuentra el Préstamo Interno de documentos, para lo cual se realiza un procedimiento administrativo, a través de un formulario de préstamo que las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades, llenan indicando quién es el funcionario responsable, la fecha de entrega y qué tipo de documento están retirando. El préstamo de documentos es de carácter temporal y tiene un máximo de tiempo de 15 días hábiles, con la posibilidad de prorrogarlo 15 días más, la documentación tiene que ser devuelta a la unidad de Archivo General, la cual es revisada por un técnico de la unidad. Las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades de la Cancillería que son las creadoras, productoras o las generadoras de la documentación, únicamente pueden pedir en préstamo los documentos que son parte de su historial o en su caso los propios de su unidad. En todo caso la solicitud sea aceptada, se efectuará siguiendo los procedimientos antes descritos.

BASE LEGAL Ley de Acceso a la Información Pública 57- 2008



Archivo General

Procedimiento: Préstamo interno de documentos

Código:

203-4




Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Técnico de Archivo

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Recibe la solicitud por parte de las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades utilizando el formulario establecido (ver anexo formulario de préstamo) Al recibir la solicitud, se comprueba que la documentación pertenece a la Dirección General, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades que las solicitan, con el objetivo de indicar si es procedente el préstamo de la misma. Se busca la ubicación del expediente solicitado mediante su aplicación informática o guías de archivo. Se localiza y recupera el expediente en el depósito, una vez localizado sustituye el expediente solicitado por una copia del formulario de préstamo que hace la función de testimonio. Se comunica de forma directa al solicitante y se verifica que vaya lo que indica el expediente y la solicitud. Una vez acabado el término de préstamo de 15 días, las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades, solicitante envía el expediente a la unidad de Archivo, pueden prolongar el término de préstamo siempre que lo justifique. Se comprueba que el expediente devuelto este completo, en caso afirmativo se devuelve el expediente al depósito y se sustituye por la copia del formulario que hacia función como testimonio, esta copia es destruida una vez hecho el cambio, en caso negativo hay que hacer una reclamación a la parte solicitante.



Archivo General

Procedimiento: Solicitud de Certificaciones

Código:

203-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Como parte de uno de los servicios del Archivo General está la elaboración de certificación de nacionalidad guatemalteca concedida a extranjeros. Todo requerimiento de solicitud de certificaciones deberán ser ingresadas a través de sección de nacionalidades de la Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones de esta Cancillería (unidad encargada de registrar electrónicamente en el sistema SISCO), adjuntando los requisitos que se detallan a continuación:

1. Solicitud dirigida al señor Ministro por medio del cual solicita la certificación. 2. Declaración jurada donde el interesado manifiesta que no ha renunciado a la

nacionalidad guatemalteca ni se ha naturalizado en país extranjero y 3. Fotocopia de DPI, del interesado, dicha solicitud es analizada por la Dirección de

Asuntos Jurídicos quien es la responsable de trasladarla mediante un Memorándum a la unidad de Archivo.

Una vez ingresada la solicitud El Archivo General tendrá un tiempo de dos días hábiles para dar una respuesta favorable o negativa.

BASE LEGAL

Constitución Política de la República de Guatemala Artículo 144, 145, 146. Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011



Archivo General

Procedimiento: Solicitud de Certificaciones

Código:

203-5




Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Coordinador de Archivo Técnico de Archivo

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Recibe la solicitud de elaboración de certificación, anotando fecha y hora de recibido en el original y copia del Memorándum (ver anexo 1) Revisa que la solicitud lleve todos los requisitos requeridos por la sección de nacionalidades. Descarga la información en el sistema SISCO (ver anexo 2). Busca el expediente solicitado mediante los sistemas de registro o guía de archivos. Una vez localizado el expediente se ubica la resolución final, favorable que acredita como guatemalteco a la persona. Según la cantidad de certificaciones solicitada por el interesado, se reproduce fotocopia fiel de la resolución original. Ingresa el nombre completo del titular de la resolución de nacionalidad guatemalteca a un sistema de registro interno de la unidad con la finalidad de llevar un dato estadístico. Procede a elaborar la certificación utilizando el formato establecido (ver anexo 3) Traslada las certificaciones con su respectiva resolución en original al coordinador de Archivo, para su revisión y firma correspondiente. Verifica que los datos consignados en la certificación sean los correctos según Resolución Original. Firma la certificación o certificaciones. Traslada la certificación con resolución original para revisión y visto bueno de las autoridades superiores de la Dirección General de la Cancillería (ver anexo 4). Una vez dado el visto bueno, la resolución original es devuelta a la Unidad de Archivo, es resguardada en su expediente y se devuelve el expediente.



Departamento de Correspondencia

Procedimiento: Recepción de documentos, Valijas

Diplomáticas y Courier

Código:

204-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo documento que entre al Ministerio debe ser ingresado por el Departamento de Recepción de Documentos, para el marginado correspondiente así como también para su ingreso en el Programa de SICOIN y así poder hacer la entrega correspondiente. Se procede a abrir todos los sobres que entren, mas no así los que vengan etiquetados como Confidencial o personal, con esta clase de documentos lo que se hace es entregarlos con conocimiento o fotocopia del mismo.

BASE LEGAL

Artículo 75, inciso 1 del reglamento Orgánico interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2013, y sus reformas)




Procedimiento: Recepción de documentos, Valijas

Diplomáticas y Courier

Código:

204-1



RESPONSABLE ACCIÓN

Técnico Jefe Técnico Jefe

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Recibe todo documento que ingrese a Recepción de Documentos, así como también todo documento, así como también toda Valija Diplomática que venga por Vía Courier, de nuestras misiones acreditadas en todo el mundo. Revisa que los documentos traigan anexos si lo dijera el documento Abren las Valijas diplomáticas y se sacan todas las notas que vienen dentro para su marginado. Si hiciese falta algún documento que no venga en la Guía se procede a comunicarse con la misión responsable para hacerlo de su conocimiento Marginan todos los documentos, así como los que vienen Vía Courier y se remiten a los técnicos. Registra en la base de datos del programa del SICOIN, el extracto de toda la información de dicho documento. Luego de dirigen a las distintas direcciones y subdirecciones del ministerio, para hacer la entrega de todos los documentos. Lleva un control por medio de folder por dirección, el cual se lleva por mes Procede a archivar todos los folders de las distintas Direcciones Procede a escanear todas las Guías de las Valijas Diplomáticas a todas nuestras misiones acreditadas en el Exterior. Archivan todas las guías en su respectivo folder debidamente identificado




Procedimiento: Envío de documentos interna y

externamente del Ministerio

Código:

204-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo documento que ingrese al Departamento de Correspondencia deberá estar debidamente ingresado en el Programa de SICOIN debidamente recepcionado a Correspondencia, de no venir recepcionado se devuelve a la Dirección responsable para que se haga dicho proceso, además la nota la nota deberá traer sobre debidamente identificado y con la dirección exacta, así como la nota original deberá venir dentro del sobre con tres copias, una para nuestro archivo, otra para que firmen de recibido y la otra copia para los interesados, así como también los sobres que se quieran enviar tanto en Valija Diplomática como por El Correo deberán venir debidamente sellados y con su respectiva dirección.

BASE LEGAL

Artículo 75, inciso 2 y 3 del reglamento Orgánico interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2013, y sus reformas)






Código:

204-2




Técnico Jefe Técnico Técnico Jefe Técnico

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1

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4

Reciben las notas con su debido sobre. Verifica en el Programa SICOIN si dicha nota está debidamente recepcionada a Correspondencia. En un caso no estuviera se devuelve o se llama a la Dirección para que realicen dicho proceso Luego se separan las notas por zonas que van de la 1 a la 9 y de la 10 a la 16. Procede a realizar la ruta para los pilotos. La entrega de la ruta se hace por medio de Memorándum, en la cual se detalla la cantidad de notas y los lugares a los cuales se dirigirán, la cantidad de notas es de 25 notas diarias. A la hora de ser entregadas las notas y debidamente selladas de recibido se despachan en el Programa del SICOIN para despacharlas a su debida dirección. Se colocan en un casillero debidamente identificado por Dirección, para que personal de la Dirección proceda a retirar dichas notas. ENVIO DE VALIJA DIPLOMATICA Para el envío de la Valija se recibe toda nota debidamente identificada y se procede a revisar en el Programa de SICOIN si esta recepcionada para Correspondencia y se coloca en un casillero específico para que se vaya juntando y poder ser enviada dicha valija. Procede a llenar el formulario correspondiente que consta de dos hojas, la que se queda acá con nosotros para nuestro archivo y la que se va junto con la Valija. En este formulario se coloca quien envía, No. de Sicoin y a donde va dirigido, se coloca dentro de la Valija. Coloca a la Valija Diplomática unas etiquetas en donde va la dirección de la






Código:

204-2


Técnico Jefe Técnico Jefe

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2

3

4

Embajada, Consulado o Misión, así como también una que dice Valija Diplomática. Se procede a llevar La Valija Diplomática dependiendo su destino a COMBEX, COPA, IBERIA. La persona encargada de llevar la Valija Diplomática tiene que realizar como mínimo cinco pasos más para poder realizar la entrega de dicha Valija. Ya entregada la Valija Diplomática en COMBEX, la persona encargada de llevarla entrega el No. Guía con la cual fue ingresada. Procede a hacer del conocimiento de nuestras misiones de afuera que ya fue puesta la Valija Diplomática. ENVIO DE DOCUMENTACION POR CORREO LOCAL Recibe los documentos debidamente identificados y sellados, los cuales se revisan en el Programa de SICOIN si están recepcionados a Correspondencia. Se procede a llenar unos formularios (2) en los cuales va quien envía y quien recibe y con que No. de Sicoin va cada documento, en uno de los formularios. Procede a llamar a EL CORREO para que vengan a recoger los documentos. Luego regresan los documentos de EL CORREO para su respectivo pago.



Departamento de Apoyo Logístico

Procedimiento: Administración de salones para eventos

Código:

205-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Para la reservación de los diversos salones se debe solicitar por medio del Sistema de Información Integrado (SIMRE), correo electrónico o por medio de Formulario de Reservación de Salones (ver anexo 1), y llevar un registro de los requerimientos solicitados.

BASE LEGAL





Procedimiento: Administración de salones para eventos

Código:

205-1




Solicitante Jefe de Apoyo Logístico Asistente de Apoyo Logístico Jefe de Apoyo Logístico

1

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3

3.1

4

5

Envía la solicitud por medio del SIMRE, correo electrónico o Formulario de Reservación de Salones indicando Direccion o Unidad a la que pertenecen, tema de la reunión, horario de inicio y finalización, fecha, salón requerido, cantidad de personas, tipo de montaje, equipo de sonido, y servicio de café. Revisa la agenda de salones para verificar la disponibilidad del mismo. Informa al solicitante la disponibilidad del salón por medio del SIMRE, correo electrónico o telefónicamente. En el caso de que el salón que solicitaron este ocupado, se les informará que se les asignó otro salón, por medio del SIMRE , correo electrónico o telefónicamente. Se elabora un planificador mensual para la reservación de los diferentes salones. Traslada la información al Asistente de las reservaciones de los salones por medio de un planificador semanal.




Procedimiento: Coordinación de Jardinería

Código:

205-2


1. NORMATIVA

NORMAS

La asignación de la ubicación del personal de jardinería en las diferentes áreas verdes de Cancillería debe ser planificada semanalmente, así como la limpieza los días sábados de las áreas verdes externas y el riego, limpieza, poda de todas las plantas ubicadas dentro de las oficinas, corredores, pérgolas y áreas comunes. Diariamente se deberá coordinar la limpieza de jardines internos, externos, áreas verdes, arriates en el área de parqueo y arriates fuera de las instalaciones del Ministerio. Se deberá elaborar mensualmente el pedido de suministros de jardinería que provee la empresa contratada. Realizar una planificación mensual de la limpieza de los jardines internos ubicados en el Lobby de Cancillería. Trimestralmente se deberá realizar la poda de los bambúes ubicados en los arriates del área de parqueo, así como de la fumigación de áreas verdes, jardines y plantas. Quincenalmente se deberá planificar la extracción de las macetas que están dentro de las oficinas. Es necesario realizar permanentemente el sembrado de plantas en almácigos. Periódicamente se deberá realizar recorte de ramas de los árboles que bloquen el paso peatonal, la rotación de macetas que se encuentren dañadas y el corte de ramas que estén causando daño a las áreas de parqueo y arriates.

BASE LEGAL





Procedimiento: Coordinación de limpieza general

Código:

205-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Se deberá recibir al personal de limpieza el primer día hábil de la contratación del servicio de limpieza y ubicarlos en las áreas correspondientes, de acuerdo a la planificación respectiva.






Código:

205-3




Jefe de Apoyo Logístico

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9

10

11

Planifica la asignación de la ubicación del personal de limpieza en las diferentes áreas de Cancillería. Selecciona el personal femenino para la limpieza de oficinas, así como también para la atención del servicio de café a los Directores y Subdirectores de las diferentes áreas. Selecciona con personal masculino para todas aquellas tareas pesadas a realizar como ejemplo traslado de mobiliario, limpieza de vidrios en segundo nivel, estructuras metálicas, limpieza área de cafetería, etc. Proporciona inducción al personal femenino y masculino con relación a la limpieza en general de salones, servicios sanitarios, ventanería, fuentes internas y externas. Brinda inducción al personal femenino con relación a la atención en el servicio a los Directores y Subdirectores. Coordina al personal de limpieza en horarios rotativos, primer turno a las 7:30, segundo turno 8:30 Controla el ingreso y egreso por medio de una hoja, la cual tiene detalle de los nombres de los operativos, hora de ingreso y egreso de lunes a viernes, la cual se traslada a garita para el ingreso. Solicita a bodega de suministros en una Requisición de productos de limpieza (papel de manos, sanitario y jabón de manos) Elabora un pedido de los productos y equipo de limpieza que suministra la empresa contratada. Planifica al personal para que realicen trabajos de limpieza los días sábados de acuerdo a lo planificado durante la semana. Supervisa la limpieza general en todas las instalaciones.





Código:

205-3


Auxiliar de Limpieza

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23

Recibe la instrucción del Jefe de Apoyo Logístico para la supervisión de la limpieza de toda la institución. Supervisa que todo el personal este en sus lugares correspondientes realizando la limpieza de las áreas asignadas. Supervisa la existencia de los productos de limpieza y distribución de los mismos. Supervisa que los servicios sanitarios tengan jabón de mano, papel. Supervisa que en los servicios sanitarios estén funcionando adecuadamente, de lo contrario reporta se hay fugas de agua, o problemas con tuberías dañadas o algún daños relacionado con mantenimiento para reportar al Jefe de Mantenimiento. Reporta la ausencia del personal de limpieza para el reemplazo del mismo. Selecciona a una persona encargada del grupo de los días sábados para que lleven a cabo las atribuciones asignadas a ese fin de semana. Supervisa la limpieza de ventanas. Coordina vitrificado y lavado de piso en las áreas que tienen piso granito. Supervisa la limpieza de plaza, parqueos, pérgolas semanalmente. Supervisa la limpieza de los ductos que están en el área de parqueos Supervisa la limpieza de las terrazas, domos, bajadas de agua, estructuras metálicas, techos de garitas, fuentes internas y externas.




Procedimiento: Preparación de Eventos Internos

Código:

205-4


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo evento interno deberá canalizarse por medio de un memo de parte de la Dirección o Unidad interesada, el cual deberán enviar a la Dirección General de Cancillería, para que a su vez éste tenga el Visto Bueno de la Directora o Subdirectora.






Código:

205-4




Solicitante Jefe de Apoyo Logístico

1

2

3

4

5

6

7

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9

10

11

Envía un memo a la Dirección General de Cancillería solicitando el servicio de alimentos del servicio requerido, en dicho memo tiene que indicar fecha, hora, cantidad de personas, salón, equipo, motivo de la reunión y especificación del servicio. Recibe el memo autorizado por la Directora General o Subdirectora General del servicio requerido. Procede a solicitar las cotizaciones correspondientes al servicio, de acuerdo a los requerimientos de la Dirección o Unidad interesadas, las cuales deberán ser de dos a tres solicitudes por evento. Elabora un cuadro comparativo de los servicios a requerir para seleccionar cual empresa proporcionara el servicio. Elabora Pedido de Bienes y Servicios adjuntando las cotizaciones correspondientes al evento. Presenta a la Dirección o Unidad interesada el Pedido de Bienes y Servicios para la firma del pedido, así como también de la cotización seleccionada y menú correspondiente. Seleccionado el menú por parte de la Dirección o Unidad interesada, se trasladada la cotización la Directora o Subdirectora de la Dirección General de Cancillería para que le da Visto Bueno de aceptada la cotización. Firmada la cotización de aceptada se procede a escanear el documento para trasladar por vía electrónica a la empresa seleccionada. Solicita a la empresa seleccionada que envíe un correo con la información correspondiente del personal a ingresar al Ministerio. Informa al encargado de seguridad y parqueo del ingreso correspondiente de la empresa contratada del servicio en las instalaciones. Finalizado el evento, se recibe la factura, la cual deberá ir razonada y firmada por la parte interesada.





Código:

205-4


12

Completado el paso 9 se presenta al Departamento de Compras para el pago del mismo.




Procedimiento: Realización de Eventos Internos

Código:

205-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Recibido el memo solicitando el servicio requerido, se procede a anotar en la agenda de salones las reservaciones correspondientes.






Código:

205-5




Jefe de Apoyo Logístico Auxiliar de Apoyo Logístico

1

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9

10

11

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Recibida la solicitud de la reservación del salón, se procede a anotarla en la agenda. Coordina la limpieza del área donde se llevara a cabo la actividad. Organiza el montaje correspondiente de las reuniones con el mobiliario y equipo requerido. Coordina el ingreso correspondiente a las instalaciones de la empresa que prestara el servicio. Dispone el espacio donde se ubicará el servicio de alimentos contratados. Coordina la hora del servicio requerido. Supervisa que la empresa contratada esté cumpliendo con los requerimientos solicitados. Cuando no se ha solicito el servicio de alimentos a una empresa, el Ministerio presta el servicio de café y galletas, el cual se Coordinación en los salones correspondientes. Coordina al personal de apoyo para cubrir eventos después del horario establecido de trabajo, relacionadas con Seminarios, Cocteles, Actividades Culturales, para la limpieza de sanitarios, apagar luces de áreas comunes, fuentes, limpieza de vestíbulo, traslado de mobiliario si se requiere como también de sonido. Coordina al personal de apoyo cena y transporte a sus viviendas después de las actividades relacionadas con el inciso 1.10. Supervisa que el personal de apoyo operativo haya cumplido con los requerimientos solicitado para las reuniones. Verifica que personal de apoyo operativo desmonte las el mobiliario utilizado en las reuniones.





Código:

205-5


13

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Coordina que el mobiliario este en la bodega de eventos. Supervisa que el equipo de sonido lo hayan retirado una vez finalizadas las reuniones. Verifica la recolección de mantelería y cristalería una vez finalizada las reuniones. Supervisa que el personal de apoyo cumpla con los requerimientos solicitados con relación a los eventos después del horario establecido de trabajo, tales como Seminarios, Cocteles, Actividades Culturales, etc. Coordina que el personal haya cenado y sea trasladado a sus hogares terminada las labores encomendadas en el paso 10.



Departamento de Reproducciones

Procedimiento: Fotocopiado, reproducción e impresión de documentos

Código:

206-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de fotocopias, reproducciones e impresiones de documentos masivos (de 50 hojas), deberá ser solicitada por escrito a la Dirección General de Cancillería para la elaboración del mismo (libros, folletos, hojas con membretes del Ministerio, tarjetones de invitaciones, diplomas de ingreso y asenso a la carrera diplomática, fotografías, planos, cartas credenciales, hojas móviles para los cuerpo consulares de Guatemala en el exterior, impresión de execuátur, hojas de formularios fiscales 200-A)

BASE LEGAL Artículo 77 del Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011




Procedimiento: Fotocopiado, reproducción e impresión de documentos

Código:

206-1




Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento Jefe del Departamento, o técnico

1

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5

6

Recibe recibir el marginado autorizado por la Dirección General ya sea por correo electrónico o por memorándum para la realización del trabajo solicitado, designando el mismo a uno de los técnicos del Departamento. Elaborará el trabajo designado por su jefe inmediato, ya sea fotocopia, reproducción o impresión de los documentos designados. Verificara junto al técnico, que el trabajo que se esté realizando sea elaborado como lo requerido. Dará aviso al jefe inmediato del Departamento, sobre el trabajo concluido para su verificación. Al verificar que el trabajo este realizado como lo requerido, se dará aviso ya sea por teléfono o correo electrónico, a la Dirección o Subdirección quien requirió el documento. Entregará en propias manos la persona designada por su Dirección para la recepción del trabajo realizado, haciéndoles firmar así, la hoja de conocimiento de entrega, donde detalla el trabajo realizado como la cantidad de copias reproducidas.




Procedimiento: Administración de fotocopiadoras y faxes multifuncionales

Código:

206-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Todos los equipos de fotocopiadoras como faxes únicamente deberán ser revisados por el Departamento de Reproducciones, quien será el enlace para la revisión o reparación de los mismos.





Procedimiento: Administración de fotocopiadoras y faxes multifuncionales

Código:

206-2




Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento

1

2

3

4

5

6

Designa a una persona técnica del departamento de Reproducciones, para la revisión del funcionamiento de los equipos de fotocopiadoras como faxes multifuncionales. El técnico llevara consigo un formulario el cual donde se le firmara de recibido que el mismo paso por dicha oficina para la verificación del equipo y del suministro de su tóner. El técnico entregara al jefe del Departamento, un listado de los equipos en los cuales necesitan mantenimiento, reparación o suministro de tóner. Coordinará con la empresa contratada del servicio de fotocopiadoras, para el envió de un técnico para el mantenimiento o reparación de uno de los equipos o suministro de tóner para los mismos. Coordinará junto al técnico el mantenimiento o reparación del equipo de fotocopiado, verificando que el mismo quede en perfectas condiciones. Sellará al técnico su boleta donde el mismo se detalla al serie y numero de equipo revisado por el técnico, archivando así copia de la misma boleta para un control del funcionamiento de los equipos.




Procedimiento: Solicitud de trabajos de imprenta

Código:

206-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud requerida a este Departamento para los trabajos de este procedimiento, deberá ser solicitada por escrito a la Dirección General de Cancillería para la realización de los mismos (diseños, encuadernados, empastados, engargolado, emplasticado).





Procedimiento: Solicitud de trabajos de imprenta

Código:

206-3




Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento

1

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9

Recibe el marginado autorizado por la Dirección General ya sea por correo electrónico o por memorándum, para la realización del trabajo solicitado. Al ser un encuadernado, el jefe del Departamento diseñara la pasta y la impresión de los documentos para la realización del empastado. El técnico al tener los documentos ya impresos procederá al engrapado de los mismos y trasladarlo al área de engomadora industrial. El técnico luego de los documentos engomados procederá al guillotinado de los mismos dándole la medida requerida por el tipo de documento. El jefe verificará que el trabajo se esté realizando en un buen orden como en buenas condiciones. Al finalizar el trabajo el técnico dará aviso del trabajo concluido al jefe del Departamento a quien entregara en mano el mismo, siendo el jefe quien verificara que la culminación del mismo para la entrega a los solicitantes. El jefe del Departamento dará aviso a la dirección quien solicitado dicho trabajo, para su entrega haciendo firmar en un cuadro de conocimientos del trabajo concluido. Al concluir el trabajo se archivara el memorándum o correo electrónico en donde se autorizó por parte de la Dirección General. La misma acción se realizara con los engargolados, empastados y emplasticado de documentos.



Departamento de Mantenimiento

Procedimiento: Mantenimiento de áreas públicas

Código:

207-1


1. NORMATIVA

NORMAS

El departamento de mantenimiento es el encargado de atender cualquier emergencia, dentro del ámbito de sus atribuciones, no importando el horario o día.





Procedimiento: Mantenimiento de áreas públicas

Código:

207-1



RESPONSABLE Paso

Jefe de departamento Jefe o sub jefe de departamento. Todo el departamento Todo el departamento

1

2

3

4

Realizar un recorrido diario dentro y fuera de las instalaciones para poder coordinar los trabajos según sea la necesidad del caso. Coordinar y programar horarios con el personal para poder realizar las reparaciones necesarias según se necesite para no afectar el funcionamiento de algún departamento o algún daño a la salud. Se realizaran los trabajos coordinados según sea la necesidad de los mismos incluyendo poder realizarlos fuera de horario de oficina o fines de semana para evitar posibles daños a la salud o accidentes al personal ajeno al departamento de mantenimiento por no tener las protecciones adecuadas para el resguardo de la personas. Los trabajos constan en remodelaciones de áreas, pintura de paredes en áreas encerradas, fumigaciones con venenos para insectos entre otros. Responderán las emergencias dando la prioridad sobre cualquier solicitud existente o en proceso para poder solucionar la emergencia, contando con la autorización de la Directora o Sub directora general.




Procedimiento: Asignación diaria de tareas al personal y supervisión de labores

Código:

207-2


1. NORMATIVA

NORMAS

La limpieza y jardinería deben ser atendidas a la brevedad posible por el personal de

mantenimiento, dejando constancia escrita de todos los insumos utilizados y supervisión

de las tareas asignadas.

Se entregará producto por medio de hoja de entrega de insumos semanalmente o cada vez

que se necesite.





Procedimiento: Asignación diaria de tareas al personal y supervisión de labores

Código:

207-2




Jefe o sub jefe de departamento Jefe de departamento

1

2

3

4

Asignar diariamente labores a todo el personal encargado de distintas áreas por medio de hoja de trabajo. Realizar dos recorridos diarios a todas las áreas para supervisar los avances y el funcionamiento del personal. Coordinar y supervisar los trabajos extraordinarios solicitados a dirección general. Llevar un control detallado de los de los insumos de limpieza entregados por el jefe de departamento cada semana por medio de hoja de entrega de insumos.




Procedimiento: Mantenimiento de equipos diversos

Código:

207-3


3. NORMATIVA

NORMAS

El Departamento de Mantenimiento es el responsable de velar por el buen funcionamiento de los equipos diversos y poder garantizar que estén funcionando correctamente y a disposición en cualquier momento que se requiera.





Procedimiento: Mantenimiento de equipos diversos

Código:

207-3




Jefe o subjefe de

departamento

1

2

3

4

Supervisa diariamente el buen funcionamiento de la planta generadora eléctrica como: revisión de niveles de aceite, agua, carga de batería, diésel y realizar pruebas de arranque dos veces por semana por lo menos, llevar control de arranques para control de diesel según reporte uso de generador y coordinar con la empresa contratada de dar mantenimiento preventivo las fechas de servicios según contrato. Coordina diariamente el buen funcionamiento de las bombas de agua diariamente como: revisión de nivel de agua en cisternas, nivel de presión de aire de los hidroneumáticos y el buen funcionamiento de los tableros de mando de las bombas. Verifica el buen funcionamiento de los diferentes equipos de A/C y coordina con la empresa contratada los mantenimientos preventivos y correctivos de los mismos según contrato. Supervisa el buen funcionamiento de el sistema de riego como: presión en el

sistema, tiempos de riego por áreas, revisar que los aspersores estén funcionando

en óptimas condiciones.




Procedimiento: Atención de solicitudes de mantenimiento o reparaciones

Código:

207-4


2. NORMATIVA

NORMAS

Las Solicitudes de reparación, mantenimiento o requerimientos, de cualquier tipo de

servicio deben ser atendidos a la mayor brevedad posible por el personal de

mantenimiento, dejando constancia escrita de todos los trabajos realizados.

El departamento de Mantenimiento es el responsable de planificar y programar

anualmente todas las actividades de mantenimiento y servicios en general de las

diferentes solicitudes realizadas por las distintas direcciones de la institución, así como

de darle el seguimiento a la ejecución de las mismas.





Procedimiento: Atención de solicitudes de mantenimiento o reparaciones

Código:

207-4




Solicitante Jefe o sub jefe mantenimiento Técnicos Jefe de departamento o departamento de compras Departamento de compras Jefe o sub jefe de departamento

1

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11

Solicitar a dirección general de cancillería por medio de memo o correo electrónico

el trabajo a solicitar.

Se enviara a un técnico para una inspección física para poder analizar los

materiales y procedimientos a emplear en dicha solicitud.

El técnico reportara y entregara un listado de materiales y tiempo estimado para

realizar el trabajo requerido.

Procederá a cotizar y presentara cotizaciones de los materiales a emplear para el

trabajo a dirección general esperando la aprobación de los mismos.

Al tener aprobado el presupuesto estimado de los gastos por trabajo solicitado se

procederá a la compra de los productos.

Después de la compra de los productos se procederá a darle ingreso al almacén.

Retirará el material del almacén por medio de requisición para proceder a realizar

los trabajos correspondientes entregando los materiales a los técnicos.

Coordinara con el personal para proceder a realizar los trabajos solicitados.

Se realizaran supervisiones mientras dure el trabajo elaborado por los técnicos.

Se entregara una hoja de trabajo realizado para solicitar firma y sello por el trabajo

solicitado al concluir con el mismo.

Se archivaran las hojas de trabajo.



Departamento de Transportes

Procedimiento: Abastecimiento de combustible a

unidades de transporte

Código:

208-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de combustible para la realización de comisiones, deberá hacerse

con dos horas de anticipación, permitiendo así la programación efectiva en la utilización

de las unidades y asignación de los pilotos por parte de la Unidad de Transporte.





Procedimiento: Abastecimiento de combustible a

unidades de transporte

Código:

208-1




Jefe de Transportes Dirección General de la Cancillería Jefe de Transportes Piloto encargado de dicho Vehículo Jefe de Transportes Dirección General de la Cancillería

1

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9

Verifica el estado de combustible de los vehículos diariamente, no

permitiendo que el vehículo se encuentre en menos de un cuarto 1/4 de

combustible Toma del espirómetro el kilometraje actual del vehículo. Realiza el formulario de Solicitud de Combustible el cual especifica para que será utilizado, kilometraje actual del vehículo y con cuanto cuenta de combustible. Entrega dicha solicitud juntamente con el control diario de entradas y salidas de dicho vehículo a abastecer. Entrega los vales de cupones al jefe de transportes con una copia de dichos vales para que le sea firmado de recibido. Con la cantidad de vales correspondiente el jefe del departamento de transportes le hace entrega al piloto encargado del vehículo para que pueda ir a abastecer dicha unidad así firmando una copia de recibido. Procede a abastecer dicho vehículo a la gasolinera destinada por el jefe del departamento de transporte y así mismo ya abastecido dicho vehículo solicita al señor expendedor un comprobante de abastecimiento para poder liquidar dicho combustible al jefe de transportes Con el comprobante de abastecimiento de combustible el jefe de transportes hace entrega al encargado del control de combustible de la Dirección General de la Cancillería. Recibe y archiva para los usos que le corresponden.




Procedimiento: Asignación de vehículo para realización

de comisiones

Código:

208-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de asignación de vehículo para la realización de comisiones, deberá

hacerse con un plazo mínimo de cuarenta y ocho horas de anticipación, permitiendo así

la programación efectiva en la utilización de las unidades y asignación de los pilotos por

parte de la Unidad de Transporte.

Solamente los Directores o sus Asistentes podrán canalizar las solicitudes de vehículo de

su área a la Dirección General de la Cancillería, teniendo con ello un mejor control de la

autorización de dichas solicitudes.





Procedimiento: Asignación de vehículo para realización

de comisiones

Código:

208-2




Solicitante Coordinador de Transportes Piloto Agente de seguridad

1

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3

4

5

Presenta a la Unidad el formulario de solicitud de vehículo y especifica los recorridos a realizar para cumplir con comisión designada, firmado por el Director que designa, Unidad de Transportes, Unidad Administrativa Financiera, Dirección Administrativa quienes confirman la disponibilidad de piloto, vehículo, fondos para viáticos y combustible; y Despacho Superior quien avala la solicitud. Realiza el cálculo de combustible a utilizar para atender la comisión solicitada. Informa a la asistente de la Dirección solicitante el nombre del piloto para que realice la gestión de viáticos. Entrega boleta de autorización de salida de vehículo al agente de seguridad asignado al parqueo institucional al momento de salir a cubrir la comisión. Anota en la hoja de control de salidas de vehículos: kilometraje, nombre del piloto, destino.




Procedimiento: Transporte de funcionarios y empleados

Código:

208-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda Solicitud de Vehículo debe de presentarse con 24 horas de anticipación para su respectiva programación de disponibilidad vehicular y de piloto, al no ser así y de no tener disponibilidad no se podrá atender dicha solicitud.






Código:

208-3




Solicitante Secretaria de Dirección General de la Cancillería

Director o Subdirector General de la Cancillería

Jefe de Transportes Piloto

1

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3.1

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10

Llena formulario de Solicitud de Vehículos (dirección que solicita, día y hora, lugar al que se dirige, personas que realizan la comisión, firma y sello de Director o Subdirector de la Dirección Solicitante) y lo presenta a Dirección General de la Cancillería. Recepciona solicitud y traslada a Director o Subdirector General de la Cancillería para su aval. Coordina con el Jefe de Transportes disponibilidad de fecha y vehículo.

Si no existe disponibilidad de vehículo y/o piloto se notifica vía telefónica o por

correo electrónico al interesado.

Cuando la comisión es en los departamentos de Guatemala:

Realiza operación de kilometraje para establecer monto de combustible a

utilizar.

Cuando la comisión es fuera del país:

Realiza operación de kilometraje para establecer monto de combustible a

utilizar.

Solicita Carta Poder a favor del Piloto asignado para el egreso del vehículo a la

Dirección General de la Cancillería.

Asigna piloto y vehículo para la comisión y entrega solicitud con Vo.Bo.

Entrega de Tarjeta de Circulación Original al piloto Completa datos de la comisión en libro de control interno del Departamento de

Transportes y en hojas móviles de Auditoría.

Entrega solicitud a Agente de Seguridad y realiza la comisión.





Código:

208-3


Agente de Seguridad Jefe de Transportes

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12

13

Entrega Solicitudes de Vehículos con el control de kilometraje respectivo Recibe solicitudes y entrega a Jefe de Transportes Archiva los documentos en el orden establecido.




Procedimiento: Atención de percances vehiculares

Código:

208-4


1. NORMATIVA

NORMAS

Siempre se deberá velar por la protección del conductor y del vehículo en cualquier acontecimiento no previsto en carretera durante horario laboral.





Procedimiento: Atención de percances vehiculares

Código:

208-4




Piloto

Jefe de Transportes

Director o Subdirector General de la Cancillería

Jefe de Transportes

1

2

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9

Informa al Jefe del Departamento de Transportes sobre el percance. Apersonamiento al lugar del percance vehicular. Llama al seguro para evaluación de daños. Informa a Director y/o Subdirector General de la Cancillería. Instruye sobre acciones a seguir. Coordina con Seguro el traslado del vehículo al taller de conveniencia y causal. Coordina con Empresa Integra para pago de deducible del vehículo. Asigna piloto para traslado de vehículo de vuelta al Ministerio de Relaciones Exteriores. Archiva copia de Informe de Daños.




Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo

de vehículos

Código:

208-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Se deberá proporcionar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los vehículos del Ministerio para mantener en óptimas condiciones de servicio los mismos y poder brindar un servicio de transporte eficiente y oportuno.






de vehículos

Código:

208-5




Jefe de Transportes Director o Subdirector General de la Cancillería Jefe de Transportes Centro de Servicio Jefe de Transportes Director o Subdirector General de la Cancillería Jefe de Transportes Director o Subdirector General de la Cancillería Jefe de Transportes Despacho Viceministerial Jefe de Transportes Dirección Financiera

1

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Realiza supervisión semanal de kilometraje de cada uno de los vehículos. Cuando se requiere, realiza memorándum solicitando la aprobación del servicio. Avala solicitud de Servicio. Asigna a piloto para el traslado del vehículo al Centro de Servicio respectivo. Envía por correo electrónico la cotización del servicio. Traslada cotización para aval. Avala solicitud de Cotización Si el monto de la cotización es mayor de Q.1,300.00 Llena formulario de pedido y traslada para firma respectiva. Firma formulario autorizando la operación. Entrega formulario a Vicedespacho Ministerial para su Vo.Bo. Da visto bueno de la operación y devuelve formulario. Traslada formulario a la Dirección Financiera adjuntando cotización. Genera CDP para garantizar la disponibilidad de recursos.





de vehículos

Código:

208-5


Dirección Financiera Jefe de Transportes Dirección Financiera Jefe de Transportes

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19

20

Una vez recibido el servicio, realiza el pago respectivo, previa presentación de la papelería necesaria. Si el monto es menor a Q1,300.00 solicita mediante memorándum el efectivo para el pago respectivo. Entrega efectivo para pago de servicio al proveedor. Recibe efectivo y realiza el pago correspondiente. Razona la factura y solicita el aval de la Autoridad que autorizó la cotización. Entrega a Dirección Financiera la factura y papelería correspondiente. Archiva copia de la cotización en el orden establecido.

Ministerio de

Relaciones Exteriores Guatemala, C.A.


Biblioteca y Centro de Documentación

Procedimiento: Recepción, clasificación, catalogación e

ingreso del material bibliográfico al Programa

SILKROAD

Código:

209-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo documento de nuevo ingreso recibido en la Biblioteca y Centro de Documentación debe ser recepcionado, clasificado, catalogado antes de proceder a su ubicación en los anaqueles y posterior difusión. Asimismo, la información topográfica del material bibliográfico deberá ser ingresada al Programa Virtual de SILKROAD, para su control y posterior circulación y consulta.

BASE LEGAL

Artículo 80, inciso 1 y 2 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas).

Ministerio de




Procedimiento: Recepción, clasificación, catalogación e

ingreso del material bibliográfico al Programa

SILKROAD

Código:

209-1




Asistente Encargado de la Unidad

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe el material bibliográfico. Analiza y separa el material bibliográfico (libros, informes, revistas, tesis, videos y discos compactos). Entrega el material bibliográfico al Encargado de la Unidad. Recibe el material bibliográfico y revisa el mismo. Selecciona y distribuye el material bibliográfico. Ingresa al Programa Virtual de SILKROAD. Ingresa la información del material bibliográfico al Programa Virtual de SILKROAD (título, autor, ISBN/ISSN, editorial, país, fecha, número de colocación física, número de inscripción, número de clasificación, volumen, tomo, tamaño, número de páginas, palabra clave, precio y referencias de artículos), según la selección realizada con anterioridad (libros, informes, revistas, tesis, videos, discos compactos). Almacena los datos de información topográfica del material bibliográfico en la base de datos del Programa Virtual de SILKROAD. Ubica el material bibliográfico en los anaqueles.

Ministerio de




Procedimiento: Fichaje de material bibliográfico

Código:

209-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo material bibliográfico (libros, informes, revistas, tesis, videos y discos compactos) debe ser fichado a través del proceso técnico que permita identificar el mismo, con el principal objetivo de facilitar la circulación y el préstamo del material disponible en la Biblioteca y Centro de Documentación.

BASE LEGAL

Artículo 80, inciso 2 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas).

Ministerio de





Código:

209-2



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Encargado de la Unidad Asistente

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Selecciona el material bibliográfico. Realiza una verificación para establecer si el material bibliográfico fue ingresado al Programa Virtual de SILKROAD de la Biblioteca y Centro de Documentación.

Entrega el material bibliográfico al asistente. Revisa el material bibliográfico entregado por el Encargado de la Unidad. Estampa el sello de hule de la Biblioteca y Centro de Documentación en la primera página y en las páginas internas del material bibliográfico, cuando éste sea libro, informe, revista y tesis.

Toma una ficha de préstamo vacía. Anota en la ficha de préstamo los siguientes datos: autor, título, número correlativo y número de inscripción del Programa Virtual de SILKROAD de la Biblioteca (catalogación). Pega un sobre especial (dentro de su interior se coloca la ficha de préstamo) en las últimas páginas del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de los videos y discos compactos el sobre especial es guardado en un fichero, junto con su respectiva ficha de préstamo. Ingresa los datos de catalogación en una etiqueta elaborada en un Programa de Microsoft Word.

Imprime la etiqueta. Recorta la etiqueta. Pega la etiqueta en el lomo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en los videos y discos compactos los pega en la cubierta de los mismos. Coloca una cubierta protectora adhesiva transparente a la etiqueta en el lomo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en los videos y discos

Ministerio de





Código:

209-2


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compactos lo adhiere en la cubierta de los mismos. Toma una ficha vacía que contiene los datos de devolución del material bibliográfico (fecha límite). Pega la ficha en la última página del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de los videos y los discos compactos son resguardadas las fichas en un fichero.

Ministerio de




Procedimiento: Circulación y préstamo de material

bibliográfico

Código:

209-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda persona externa a la institución que visite la Biblioteca y el Centro de Documentación con el fin de obtener información de algún tema específico, debe ser atendida con la amabilidad y prontitud que merece, orientándolo en relación a los documentos a consultar para facilitar su investigación. Asimismo, se les deberá solicitar a los usuarios sus datos generales para llevar el control estadístico de ellos. Los usuarios que sean empleados y funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores podrán extraer el material bibliográfico por el tiempo que disponga la Biblioteca y el Centro de Documentación. Los usuarios que sean ajenos a la Cancillería no podrán extraer el material bibliográfico de las instalaciones de la Biblioteca y Centro de Documentación, salvo por préstamo momentáneo para su reproducción; previo depósito de una identificación personal (documento personal de identificación o pasaporte).

BASE LEGAL


Ministerio de





bibliográfico

Código:

209-3



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Usuario. Asistente/Encargado de la Unidad. Usuario. Asistente/Encargado de la Unidad.

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Solicita el material bibliográfico de su interés. Lleva a cabo la búsqueda del material bibliográfico solicitado en el Programa Virtual de SILKROAD para establecer la existencia del material solicitado. Detecta en el Programa Virtual de SILKROAD el material bibliográfico solicitado por el usuario. Anota los datos de clasificación del material bibliográfico en una pequeña ficha de papel para tener referencia. Ingresa a los anaqueles donde se encuentra el acervo de la Biblioteca y Centro de Documentación y detecta el material bibliográfico solicitado por el usuario. Entrega el material bibliográfico solicitado al usuario. Recibe el material bibliográfico solicitado, procede a ubicarse en la sala de lectura para revisar y seleccionar el mismo. Solicita el préstamo del material bibliográfico. Verifica el material bibliográfico seleccionado por el usuario. Extrae la ficha de préstamo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de videos y discos compactos hace la búsqueda de la correspondiente ficha en el fichero. Anota el nombre completo del usuario en la ficha de préstamo, asimismo, anota en la ficha de datos de devolución la fecha límite en que el usuario debe devolver el material bibliográfico (si es funcionario, empleado u operativo de la Cancillería). En caso de ser público en general debe devolver el material bibliográfico al terminar de utilizarlo. Entrega el material bibliográfico al usuario.

Ministerio de





bibliográfico

Código:

209-3


Usuario. Asistente/Encargado de Unidad.

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Anota en un cuadro, para fines estadísticos de la cantidad de usuarios que visitan la Biblioteca y Centro de Documentación, la cantidad de material solicitado y las materias de mayor interés , los datos siguientes: Fecha, número, nombre, tema a investigar o propósito por el que se visita, institución, cantidad de material bibliográfico consultado, hora y firma. Se lleva el material bibliográfico (si es funcionario, empleado u operativo de la Cancillería el préstamo es por 10 días hábiles. Si es público en general el préstamo se hace para su lectura en la sala correspondiente y puede extraerse momentáneamente para la obtención de fotocopias fuera de las instalaciones de la Cancillería, previa entrega de documento de identificación). Después del tiempo asignado para el préstamo del material bibliográfico retorna a las instalaciones de la Biblioteca y Centro de Documentación. Devuelve el material bibliográfico dado en préstamo. Recibe el material bibliográfico entregado. Revisa el material bibliográfico para determinar los posibles daños que se le pudieran haber causado. Verifica la fecha de devolución del material bibliográfico en la ficha que contiene los datos de devolución. Inserta en el sobre especial la ficha de préstamo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de videos y discos compactos resguarda la ficha en el fichero correspondiente. Entrega el documento de identificación a los usuarios que son público en general. Coloca el material bibliográfico en los anaqueles.

Ministerio de




Procedimiento: Ingreso de material bibliográfico al

inventario electrónico

Código:

209-4


1. NORMATIVA

NORMAS

A través de los procedimientos técnicos establecidos para la Biblioteca y Centro de Documentación, es necesario que el material bibliográfico concerniente a libros, informes, revistas, tesis y discos compactos se encuentre debidamente inventariado para determinar el acervo dentro de la colección.

BASE LEGAL


Ministerio de





inventario electrónico

Código:

209-4



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Encargado de la Unidad

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Ingresa al área de anaqueles. Toma el material bibliográfico. Selecciona el material bibliográfico (libros, informes, revistas, tesis, videos, discos compactos). Ingresa al Programa de Microsoft Excel y se ubica en el archivo de INVENTARIO de la Biblioteca y Centro de Documentación. Ingresa la información del material bibliográfico al archivo de INVENTARIO de la Biblioteca (número de catalogación, título, autor, país, año, precio, número de inventario, siglas del Ministerio de Relaciones Exteriores/M.R.E.) según la selección realizada con anterioridad (libros, informes, revistas, tesis, videos, discos compactos). Guarda la información en la base de datos del Archivo de INVENTARIO. Recopila el material bibliográfico procesado en el archivo electrónico de INVENTARIO. Coloca el material bibliográfico en los anaqueles asignados.

Ministerio de




Procedimiento: Anotación de datos topográficos del

material bibliográfico

Código:

209-5


1. NORMATIVA

NORMAS

A través de los procedimientos técnicos establecidos para la Biblioteca y Centro de Documentación, es necesario que el material bibliográfico concerniente a libros, informes, revistas y tesis cuente (en las primeras hojas) con la identificación topográfica que permita establecer la institución a la que pertenece el material bibliográfico, así como el número de inventario y el precio estimado; mismo que se deberá cancelar si el usuario extravía el material bibliográfico.

BASE LEGAL

Artículo 80 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas).

Ministerio de




Procedimiento: Anotación de datos topográficos del


Código:

209-5



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Encargado de la Unidad

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Ingresa a los anaqueles a realizar una exploración del material bibliográfico. Toma el material bibliográfico. Selecciona el material bibliográfico concerniente únicamente en libros, informes, revistas y tesis. Anota, en la primera hoja, en el margen izquierdo, con orientación del lomo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis) los datos topográficos de los documentos (iniciales de la Biblioteca y Centro de Documentación del Ministerio de Relaciones Exteriores/B.M.R.E, número de inventario, precio del material bibliográfico y el número de copias). Recopila el material bibliográfico procesado en el archivo electrónico de INVENTARIO. Coloca el material bibliográfico en los anaqueles asignados.

Ministerio de





Sistema de Información del Ministerio de Relaciones

Exteriores (SIMRE)

Código:

209-6


1. NORMATIVA

NORMAS

A través de la página electrónica del “Sistema de Información del Ministerio de Relaciones Exteriores (SIMRE), misma que debe tener las características de ser una página electrónica fácil de accesar y sencillo de utilizar, el usuario pueda visualizar la portada del material bibliográfico (específicamente libros, informes, revistas, tesis) y lo seleccione para su uso.

BASE LEGAL


Ministerio de





Sistema de Información del Ministerio de Relaciones

Exteriores (SIMRE)

Código:

209-6



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Encargado de la Unidad Asistente El usuario

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Selecciona el material bibliográfico (específicamente libros, informes, revistas y tesis). Entrega el material bibliográfico seleccionado al asistente. Escanea las portadas de los documentos previamente seleccionados por el Encargado de la Unidad. Archiva los documentos escaneados. Despliega el Programa del “Sistema de Información del Ministerio de Relaciones Exteriores” (SIMRE). Ingresa los datos del material bibliográfico a los campos establecidos por SIMRE. Adjunta el archivo electrónico que contiene la portada escaneada. Verifica que los datos, así como la portada, hayan sido debidamente cargados por el SIMRE. Ingresa a la Página Electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores y en el vínculo de SIMRE puede visualizar la portada. Selecciona el material bibliográfico.

Ministerio de




Procedimiento: Emisión del Boletín Virtual “El Heraldo

Diplomático”

Código:

209-7


1. NORMATIVA

NORMAS

La Biblioteca y Centro de Documentación pone en circulación vía Internet la publicación del Boletín Virtual “El Heraldo Diplomático” para funcionarios y empleados de la planta central y del servicio exterior. El documento virtual es emitido cada mes y contiene temas de actualidad dentro del ámbito de la diplomacia, las relaciones exteriores, la política exterior; así como otros temas de interés para el Ministerio de Relaciones Exteriores. El Boletín Virtual también es un espacio abierto para que los funcionarios y empleados de la Cancillería puedan desarrollar sus habilidades literarias a través de la publicación de artículos, ensayos, investigaciones y otros; que permitan aportar al conocimiento, habilidades y enseñanzas de aquellos funcionarios y empleados que forman parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.

BASE LEGAL


Ministerio de




Procedimiento: Emisión del Boletín Virtual “El Heraldo

Diplomático”

Código:

209-7



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Encargada de la Unidad Asistente Encargado de la Unidad

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Analiza diversos materiales bibliográficos, así como posibles investigaciones enviadas por funcionarios y/ empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores. Selecciona el documento (artículo, ensayo, investigación u otro). Traslada el documento seleccionado al asistente. Fotocopia o imprime el artículo. Escanea el documento. Edita el documento (eliminando manchas y sombras derivadas del escaneo del documento. Se convierte el documento a un formato de almacenamiento de documentos digitales (PDF). Elabora la carátula digital en formato PPT, para luego convertirla en PDF. Los datos en la carátula son los siguientes: número, fecha, título y autor.

Anexa al final del documento, en formato PDF, breves datos biográficos del autor. Integra los documentos digitales en uno solo. Traslada el archivo digital en PDF al Encargado de la Unidad. Adjunta el documento completo a su correo electrónico institucional y lo envía a los funcionarios y empleados de la planta central, así como los del servicio exterior.

Ministerio de




Procedimiento: Descarte de material bibliográfico

Código:

209-8


1. NORMATIVA

NORMAS

Tiene como fin llevar a cabo una revisión de la colección y establecer aquel material que esté obsoleto, que tenga más de tres copias o que no cumpla con los intereses de la Biblioteca y Centro de Documentación del Ministerio de Relaciones Exteriores.

BASE LEGAL


Ministerio de




Procedimiento: Descarte de material bibliográfico

Código:

209-8



RESPONSABLE Paso ACCIÓN Encargado de la Unidad. Asistente.

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Determinar si el documento está obsoleto, si existen más de tres copias o no es de interés para la Biblioteca y Centro de Documentación. Ingresa al Programa Virtual de SILKROAD y al archivo electrónico del Inventario. Dar de baja el material bibliográfico previamente seleccionado. Agrupa el material bibliográfico según sean libros, informes, revistas, tesis o discos compactos. Entrega los documentos agrupados al asistente. Elabora un listado del material bibliográfico objeto de descarte. Agrupa el material bibliográfico, lo envuelve en paquetes y les adhiere el listado previamente elaborado. Ubica los paquetes en las áreas asignadas para su resguardo o futuras donaciones.

Ministerio de




Procedimiento: Ingreso de colecciones generales

Código:

209-9


1. NORMATIVA

NORMAS

Poner a disposición de los usuarios del Ministerio de Relaciones Exteriores colecciones bibliográficas, tales como de literatura, historia, sociología, política, en idioma inglés, entre otras; que permitan acrecentar los conocimientos, el vocabulario y las técnicas dentro del quehacer diplomático. Para ello es necesario que la Biblioteca y Centro de Documentación cuente, dentro de su colección bibliográfica, con materiales que apoyen la cultura de aquellos usuarios que utilicen sus instalaciones. El material debe incorporarse a una base de datos (Programa Excel) para que el mismo sea de fácil acceso y recuperación para el encargado de la unidad y el asistente.

BASE LEGAL


Ministerio de




Procedimiento: Asignación de valor monetario al


Código:

209-10


1. NORMATIVA

NORMAS

La circulación y préstamo de material bibliográfico conlleva riesgos de destrucción, deterioro o pérdida de los documentos, así como de los discos compactos. Derivado de lo anterior es necesario llevar a cabo un procedimiento que permita establecer un valor aproximado del material bibliográfico en caso el mismo sea devuelto en condiciones no adecuadas o no sea devuelto por los usuarios. Para establecer el valor aproximado del material bibliográfico se toma de referencia el número de páginas, el tema, el autor, la editorial y el país.

BASE LEGAL


Ministerio de




Procedimiento: Extravío de material bibliográfico

Código:

209-11


1. NORMATIVA

NORMAS

Para la Biblioteca y Centro de Documentación del Ministerio de Relaciones Exteriores la colección bibliográfica, así como otros recursos, son fundamentales para apoyar la labor intelectual de los funcionarios diplomáticos y empleados. En caso de extravío de material bibliográfico por parte del usuario, éste debe recuperar el mismo con las mismas características del extraviado. En caso el material bibliográfico extraviado no se encuentra en el mercado, debe entregar (previa evaluación del Encargado de la Unidad) otro material que sirva de apoyo al quehacer de la Biblioteca y Centro de Documentación,

BASE LEGAL


Ministerio de




Procedimiento: Utilización de instalaciones y equipo por

parte de los usuarios

Código:

209-12


1. NORMATIVA

NORMAS

El mobiliario, así como las instalaciones de la Biblioteca y Centro de Documentación, son elementos fundamentales para que los usuarios puedan realizar sus investigaciones y lecturas en un lugar adecuado que permita proporcionar un ambiente de silencio, claridad y accesibilidad. Para el uso de las computadoras, la sala de lectura y los cubículos; los usuarios solicitarán al Encargado de la Unidad o a la Asistente la utilización de los mismos. Para ello el Asistente monitorea el adecuado uso de los equipos y las instalaciones. Al finalizar la utilización de los recursos e instalaciones, el Asistente solicita al usuario sus datos, con el objetivo de ingresarlos en el cuadro estadístico de visitantes a la Biblioteca y Centro de Documentación.

BASE LEGAL


Ministerio de




Procedimiento: Entrega de solvencias al personal

Código:

209-13


1. NORMATIVA

NORMAS

Los funcionarios diplomáticos y empleados que dejan de laborar en el Ministerio de Relaciones Exteriores se presentan a la Biblioteca y Centro de Documentación a solicitar la solvencia correspondiente. Para la emisión de la solvencia el Encargado de la Unidad o el Asistente verificarán en las fichas de préstamo si el funcionario diplomático o el empleado tienen cargado (en calidad de préstamo) un material bibliográfico. Al confirmar que el funcionario diplomático o empleado no tienen en préstamo ningún material bibliográfico, es emitida la solvencia correspondiente. Si aún tiene en préstamo el material antes mencionado, se hace el requerimiento correspondiente para que entregue los documentos o bien se utilice el procedimiento en caso de extravío.

BASE LEGAL




Unidad de Soporte Técnico

Procedimiento: Instalación de Software

Código:

219-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de instalación de paquetes de software debe solicitarse por medio de un correo electrónico y deberá ser ingresada al módulo de soporte técnico Helpdesk. El software a instalar deberá contar con su respectiva licencia. Los paquetes de software de código abierto (open source) se deberán investigar previa la instalación y corroborar que los mismos no comprometan la seguridad de la red central del Ministerio.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Ministerio de Relaciones Exteriores, 2011.




Procedimiento: Instalación de Software

Código:

219-1




Asistente de Informática

Coordinador de la Unidad de soporte técnico

Técnico de Soporte

Coordinador de la Unidad de soporte técnico

Técnico de Soporte

1

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4.1

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6.1

7

Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico y procede al ingreso de la incidencia al módulo de soporte técnico Helpdesk. Recibe la solicitud y asigna a técnico correspondiente en el módulo de soporte técnico Helpdesk. Envía notificación al técnico asignado.

Recibe la asignación y verifica si el paquete de software a instalar requiere licencia. Si el paquete es de código abierto, procede a la verificación del origen del mismo y si el paquete de software es de origen sospechoso o contiene virus informáticos, entonces no realiza la instalación, cierra el ticket asignado y notifica al Coordinador de la Unidad de Soporte técnico. Procede a notificar al usuario que el paquete de software no será instalado. Si el paquete requiere licencia, verifica la existencia de la misma y procede a la instalación, verificando su óptimo funcionamiento. Si el paquete requiere licencia y no existe la misma, procede a notificar al usuario que la instalación no puede realizarse e informa al Coordinador de la Unidad de Soporte técnico. Realiza observación correspondiente y cierra el ticket asignado.




Procedimiento: Copia de respaldo de Configuración y

Datos de la Planta Telefónica

Código:

219-2


1. NORMATIVA

NORMAS

La copia de respaldo de la configuración y datos de la planta telefónica debe realizarse mensualmente por el Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico, el cual debe guardar una copia en su computadora y otra copia en una unidad de almacenamiento masivo destinada para telefonía. El Coordinador de la Unidad de Soporte técnico es el responsable de realizar las pruebas necesarias para la recuperación de la configuración y datos de la planta telefónica cuando le sea requerido. Deberá informar al Director y al Subdirector de la realización de la copia de respaldo.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, 2011.




Procedimiento: Actualización del Directorio Telefónico

en el SIMRE.

Código:

219-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda alta, baja o movimiento de personal debe ser notificado a la Unidad de Soporte Técnico de la Dirección de Informática por la Dirección de Recursos Humanos en los próximos 2 días hábiles al suceso, para la actualización en el módulo del SIMRE.





Normativa: Reportes de planta telefónica

Código:

219-4


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de reporte de llamadas de la planta telefónica deberá realizarse mediante un oficio debidamente aprobado por la Dirección General de la Cancillería. El reporte de llamadas se entregará únicamente al Director o Director General del área. Deberá existir evidencia de la entrega del reporte. El usuario al que se le entrega el reporte de llamadas es responsable del uso que le dé al mismo.





Procedimiento: Préstamo de equipo de cómputo y

modem inalámbrico

Código:

219-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Los usuarios deberán dirigir sus solicitudes de préstamo de equipo de cómputo y modem inalámbrico con 24 horas de anticipación al correo electrónico [email protected]. Toda solicitud de préstamo de equipo de cómputo y modem inalámbrico deberá ser ingresada a módulo de soporte técnico HelpDesk. Deberá existir tomas de energía regulada para la instalación del equipo de cómputo. El funcionario es el responsable del equipo de cómputo o modem una vez firmado el formulario correspondiente hasta la devolución del mismo, deberá entregar el equipo en las mismas condiciones que lo recibió.







modem inalámbrico

Código:

219-5




Asistente de la Dirección de Informática Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico

Técnico de Soporte

Usuario Técnico de Soporte Coordinador de la Unidad

1

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7.1

8

8.1

Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico, se procede al ingreso de la incidencia al módulo de soporte técnico. Recibe la solicitud y verifica disponibilidad de equipo para cubrir la solicitud. Si existe equipo disponible asigna el ticket al técnico correspondiente, si no hay disponibilidad de equipo se procede a notificar al usuario Asigna equipo o el modem en el módulo de soporte técnico e imprime el formulario que contiene los datos del equipo asignado y nombre del usuario solicitante Recibe el equipo y procede a entregar el equipo al usuario firmando la casilla correspondiente en formulario. Procede a entregar el equipo al solicitante o de lo contrario a instalarlo en el área indicada. Si el equipo se utilizó en una reunión interna, el usuario deberá notificar a Dirección de informática la finalización de la misma, esperando a que el técnico de Soporte llegue a recoger el equipo. Si el equipo se utilizó en una reunión externa, el usuario deberá entregar el equipo directamente en la Dirección de Informática en las mismas condiciones en las que se recibió. Verifica que el equipo se encuentre en buen estado. Si el equipo se encuentra en buen estado procede a recibirlo y cerrar ticket asignado. Si el equipo está dañado, procede a anotar las observaciones correspondientes, recibe el equipo, entrega copia del formulario al usuario y notifica al Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico. Emite el respectivo dictamen por el daño del equipo de cómputo y notifica a la





modem inalámbrico

Código:

219-5


de Soporte Técnico Director de Informática Técnico de Soporte

9

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Dirección de Informática. Procede a enviar Memorándum a Dirección General, Recursos Humanos y a Unidad de Administración Financiera reportando el daño del equipo de cómputo para que se inicie el proceso correspondiente. Procede a archivar el formulario en el archivador que se encuentra bajo resguardo del Coordinador de la Unidad. Realiza observación correspondiente y procede a cierre de Ticket asignado.




Procedimiento: Apoyo a eventos fuera de la Cancillería

Código:

219-6


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de apoyo a eventos por parte del personal de soporte técnico deberá ser ingresada al módulo de soporte técnico Helpdesk del sistema integrado del Ministerio de Relaciones Exteriores (SIMRE). Toda solicitud de apoyo a eventos por parte del personal de Soporte Técnico deberá ser dirigida al Coordinador de la unidad, y asignará al técnico o técnicos dependiendo de la magnitud del evento. Toda solicitud en su descripción deberá llevar toda la información pertinente y necesaria para el o los técnico (s), misma que debe ser considerara dentro de las tareas ya calendarizadas previamente y que puedan truncarse con otras, por lo que las actividades referentes deberán reformularse dentro del personal restante. Dependiendo de la magnitud del evento se debe realizar una o dos visitas de reconocimiento de campo. Obedeciendo a las necesidades del evento, el equipo se instalará por lo menos con un día de anticipación. Debe existir disponibilidad de equipo de cómputo. El coordinador del evento solicitado deberá realizar las solicitudes pertinentes de logística tales como alimentación, ingresos y hospedaje de ser necesario del o los técnicos asignados. Así como también de ser necesario coordinar con la Dirección General el apoyo de personal operativo para el traslado del equipo.





Procedimiento: Apoyo a eventos fuera de la Cancillería

Código:

219-6




Coordinador de Unidad Coordinador de Unidad y Técnico de soporte Técnico de soporte Asistente de Dirección de Informática Técnico de soporte

1

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Recibe la solicitud, ingresa en el módulo de soporte técnico del SIMRE, asigna y notifica vía correo electrónico al técnico o técnicos correspondientes, atendiendo la disponibilidad de los mismos. Coordina fecha y hora con el enlace del evento para visitar el área donde se realizará el evento. Realizan visita para verificar el espacio disponible, montaje, conexiones eléctricas, disponibilidad de uso de Internet con el objetivo de evitar contingencias el día del evento. Un día antes del evento deberá preparar hojas de salida y entrada de los equipos. Verifica el funcionamiento del equipo a utilizar así como la disponibilidad del mismo. Solicita vehículo de transporte de ida y vuelta para el o los técnicos y el equipo al lugar del evento. Un día antes del evento deberá revisar la cantidad de equipos a utilizar, así como las extensiones y regletas requeridas. El día del evento procede a la instalación del equipo y pruebas correspondientes. Se realizan verificaciones del equipo durante el evento para corroborar su buen funcionamiento. Finalizado el evento se ingresa el equipo a la cancillería y se procede a verificarlo y guardarlo. Al finalizar el evento se realiza la observación correspondiente y procede al cierre de ticket asignado.




Procedimiento: Asignación de código para llamadas

externas

Código:

219-7


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de código debe ser aprobado por la Dirección General de la Cancillería. El usuario es responsable del uso que se le dé al código para llamadas salientes.





Procedimiento: Asignación de código para llamadas

externas

Código:

219-7




Asistente de Informática Coordinador de Unidad de Soporte Técnico

Técnico de soporte Usuario Técnico de soporte

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Se recibe la solicitud por medio de marginado de la Dirección General aprobando la asignación de código de llamadas externas, procede al ingreso de la incidencia al módulo de soporte técnico Helpdesk. Recibe la solicitud y asigna ticket al técnico correspondiente. Envía notificación al técnico asignado encargado de telefonía. Procede a crear y habilitar código de llamadas en módulo de planta telefónica. Ingresa al SIMRE código de llamada externa habilitado e imprime formulario de responsabilidad para usuario (Ver anexo: Formulario No.1). Se presenta con el usuario, hace entrega del código y explica las responsabilidades que asume en el uso del código de llamadas salientes. Realiza pruebas de funcionamiento. Procede a firmar el formulario de recepción y responsabilidad del código. Procede a entregar el formulario firmado por el usuario al Coordinador de Unidad de Soporte técnico para su respectivo resguardo Realiza observación correspondiente y procede a cierre del ticket asignado.




Procedimiento: Copias de Respaldo de Información

Código:

219-8


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de copia de respaldo de información debe realizarse por medio de un correo electrónico, y ser ingresado al módulo de soporte técnico Helpdesk en el Sistema Integrado del Ministerio de Relaciones Exteriores (SIMRE). Si el usuario necesita información que no se encuentra en su perfil, el requerimiento deberá ser solicitado por el Director o Subdirector de la Dirección a la que pertenece. El usuario deberá de indicar que información es la que necesita resguardar además si cuenta con algún tipo de archivo que no se almacena en el perfil del mismo. De requerir una copia de respaldo de información de un equipo con daños en el sistema operativo y siempre y cuando se detecte que el daño no sea físico el técnico procederá a utilizar diversas herramientas de software para rescatar la información del usuario. Después de haber realizado la copia de respaldo el usuario tiene cinco días hábiles para verificar que todos sus archivos estén completo, terminado el plazo de cinco días el técnico designado eliminará la información de la unidad de almacenamiento. No se realizará copia de respaldo de archivos o videos musicales, fotografías o documentación personal del usuario. Si la información está completa y no existe ninguna desconformidad el usuario firmara el formulario correspondiente.





Procedimiento: Copias de Respaldo de Información

Código:

219-8




Asistente Dirección de Informática Coordinador de la Unidad Técnico de Soporte Coordinador de la Unidad Asistente Dirección de Informática Técnico de Soporte

1

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Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico, procede al ingresarla al módulo de soporte técnico Helpdesk y envía notificación al Coordinador de la Unidad. Recibe la solicitud y asigna al técnico correspondiente. Recibe la asignación y se presenta con el usuario solicitante para realizar la copia respaldo requerida y la almacena en la unidad de almacenamiento. Almacena los datos copiados en unidades DVD requeridas y entrega las copias al Coordinador de la Unidad. Realiza memorándum dirigido al Director o Subdirector solicitante con el Visto Bueno de la Dirección de Informática, indicando que cuenta con 5 días hábiles para revisar la información entregada y hacer algún reclamo si existiera. Hace entrega del memorándum y copias de respaldo realizadas Después de los cinco días de haber realizado la copia de respaldo el técnico imprime el formulario correspondiente de aceptación de desligue de responsabilidad de la información que resguarda el técnico (Ver Anexo: Formulario No.3) Realiza observación correspondiente y procede a cierre de ticket asignado.




Procedimiento: Resguardo de Formularios de Entrega de

Dispositivo Móvil y Hojas de Conocimiento de Pérdida

Código:

219-9


1. NORMATIVA

NORMAS

El Técnico de Informática debe entregar formularios de entrega de dispositivo móvil a Asistente de Informática, así como también el conocimiento de perdida de teléfono celular firmados por usuarios para su resguardo. El Asistente de Informática debe informar al Departamento de Contabilidad de los cambios que ocurran con relación a los dispositivos móviles. El Asistente de Informática debe enviar mensualmente el cuadro de dispositivos móviles con información requerida para la Unidad de Información pública al Departamento de Contabilidad, una vez autorizado el envió por la Dirección de Informática.





Procedimiento: Resguardo de Formularios de Entrega de

Dispositivo Móvil y Hojas de Conocimiento de Pérdida

Código:

219-9




Técnico de Soporte Asistente de Informática

Dirección de Informática Asistente de Informática

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6

6.1

7

Entrega Formularios de Entrega de Dispositivo Móvil (Anexo. Ver formulario No. 4) y hojas de conocimiento de perdida. Informa al Departamento de Contabilidad mediante correo electrónico los cambios en dispositivos móviles. Actualiza Datos en cuadro de dispositivos móviles con información requerida por la Unidad de Información pública. Resguarda Formularios de entrega de dispositivos móviles y hojas de conocimiento de pérdida en el archivador respectivo. Envía cuadro de dispositivos móviles con información requerida por la Unidad de Información pública a Dirección de Informática para su aprobación. Autoriza envió de cuadro a Departamento de Contabilidad. De no autorizar el envío debido a algún problema con la información contenida en el cuadro, realiza observaciones sobre cambios respectivos. Envía cuadro de datos de dispositivos móviles con información requerida por la unidad de Información Pública al Departamento de Contabilidad.




Procedimiento: Realización de Videoconferencias

Código:

219-10


1. NORMATIVA

NORMAS

Todas las solicitudes de videoconferencia deben realizarse vía correo electrónico y posteriormente ser ingresadas al módulo de soporte técnico Helpdesk del sistema integrado del Ministerio de Relaciones Exteriores (SIMRE) para su registro y asignación al técnico que corresponda. Toda solicitud debe realizarse con un mínimo de 2 días hábiles de anticipación para poder realizar las pruebas necesarias, tomando en cuenta la diferencia de horarios de cada país con respecto al horario de Guatemala. De ser videoconferencia vía Polycom el usuario receptor deberá de contar con un equipo de videoconferencia marca Polycom o en su defecto con un equipo compatible con dicha tecnología, debe realizarse en los salones de la Cancillería que cuentan con equipo Polycom. Adjuntos a la solicitud de videoconferencia deben incluirse los siguientes datos: Nombre del contacto con quien se realizará la videoconferencia, correo electrónico, teléfono y extensión según fuera el caso, IP del equipo receptor, un ancho de banda superior a los 2 Mbps. necesarios para poder establecer la conexión. De ser vía Skype, el usuario deberá contar con: Cámara, micrófono, audífonos y/o bocinas, así mismo con el software y usuario de Skype, el usuario con quien se va a establecer la comunicación deberá contar con los mismos requisitos para poder establecer la conexión. La conexión mínima para ambos usuarios deberá ser de 1 Mbps.

Se debe contar con un aparato telefónico en la sala, en caso de tener problemas de conexión al momento de realizar la videoconferencia, el cual servirá para realizar una teleconferencia en caso de que existan inconvenientes con la misma.





Procedimiento: Realización de Videoconferencias

Código:

219-10




Asistente de Dirección Coordinador de la Unidad

Técnico de Soporte

1

2

3

4

5

6

Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico, procede al ingreso de la incidencia al módulo de soporte técnico. Recibe la solicitud y asigna al técnico correspondiente. Procede a contactar al usuario solicitante para coordinar las pruebas correspondientes con un tiempo prudencial de anticipación para solventar cualquier inconveniente que pueda presentarse. El día de la videoconferencia, realiza la conexión con treinta minutos de anticipación, utilizando los datos indicados en la normativa. De no poder establecer una conexión fluida se notificará al usuario y sugerirá realizar una teleconferencia. Al finalizar todo apoyo técnico realiza la observación correspondiente y procede al cierre de ticket asignado.




Procedimiento: Entrega de dispositivos móviles

Código:

219-11


1. NORMATIVA

NORMAS

Se asigna teléfono celular al Señor Ministro, Viceministros, Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores y Subdirectores, y a los funcionarios que la Dirección General de Cancillería indique. Se le asigna un dispositivo electrónico tipo Tablet al Señor Ministro, Viceministros, Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores así como también a funcionarios a quienes se les haga indispensable para realizar sus funciones diarias. Una vez entregado el dispositivo el funcionario es responsable de la integridad del mismo. Al ser entregado el teléfono celular al funcionario, deberá firmar el formulario correspondiente en el cual se detallan los datos del aparato telefónico y el número de teléfono asignado. En caso de robo o extravío del teléfono móvil, el funcionario debe notificar al servicio al cliente corporativo de la empresa a la que pertenece la línea en la cual indicara lo sucedido y le solicitarán sus datos personales así como del Ministerio, (número de NIT y Dirección Fiscal), nombre del Ejecutivo de Cuenta el cual aparece indicado en la nota entregada al momento que recibió el aparato celular, al finalizar el bloqueo del equipo le darán un Numero de caso posteriormente deberá dar aviso a la Dirección de Informática indicándoles cual es el número de caso para que por medio de esta se gestione la reposición del aparato telefónico y también el chip. El funcionario es responsable del pago del deducible del aparato así como también el pago por reposición del chip.





Procedimiento: Entrega de dispositivos móviles

Código:

219-11




Coordinador de Soporte Técnico de Soporte

Usuario

1

2

3

4

5

6

6.1

7

8

9

10

Recibe listado de usuarios de teléfono móvil, teléfonos físicos y sims, para su respectiva distribución. Designa a técnico y entrega dispositivos móviles, listado de usuarios y sims. Calendariza la distribución de los teléfonos de acuerdo a la disponibilidad de los usuarios para la entrega. Contacta al usuario para que entregue dispositivo móvil asignado hasta la fecha. Verifica que el dispositivo cuente con los accesorios completos y el buen funcionamiento del aparato. Transfiere información del dispositivo anterior al nuevo dispositivo (lista de contactos y contenido multimedia). De ser primera entrega se carga la lista de contactos de Cancillería. Imprime el formulario de entrega de dispositivo móvil (Ver Anexo: Formulario No.4) y el conocimiento de perdida de teléfono celular. Entrega el dispositivo móvil y recibe el dispositivo móvil anterior. Firma el formulario correspondiente y la hoja de conocimiento de perdida. Entrega formulario firmado y conocimiento de perdida de teléfono a la Asistente de Informática para su resguardo.




Procedimiento: Formateo de Equipo

Código:

219-12


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo proceso de formateo de equipo de cómputo deberá realizarse previo a revisión y elaboración del dictamen técnico respectivo el cual deberá contar con el visto bueno del Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico. No se realizarán copias de respaldo de archivos de música, videos musicales, películas y fotografías personales. Luego de formatear un equipo de cómputo se deberán instalar los Programas Adobe Acrobat Reader, Sistema de protección antivirus, Microsoft Office con su respectiva licencia y programas específicos con licencia en uso del usuario. Toda instalación de drivers se realizará de acuerdo el modelo del equipo de cómputo.





Procedimiento: Formateo de Equipo

Código:

219-12




Técnico de Soporte Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico Técnico de Soporte

1

2

3

4

5

6

7

8

9

9.1

10

11

Realiza la copia de respaldo correspondiente tomando en cuenta lo que indica la normativa. Procede a realizar el formateo respectivo. Notifica al Técnico de la Unidad de Infraestructura, Comunicaciones y Redes del procedimiento que se está realizando para que proceda a eliminar el nombre del equipo de cómputo en el Directorio Activo. Instala el software y driver como lo indica la normativa. Solicita al técnico de la Unidad de Infraestructura, Comunicaciones y Redes, cree el nombre del equipo de cómputo en el directorio activo. Ingresa el equipo al domino de red y procede a crea el perfil de usuario en el equipo de cómputo, verificando que las unidades de Red asignadas al usuario funcionen correctamente. Restablece la copia de respaldo perteneciente al perfil del usuario, configura el correo electrónico e impresoras Le informa al usuario de los cinco días hábiles que tiene para verificar su información. Se comunica vía telefónica con el usuario para informarle que ya finalizaron los cinco días hábiles asignados para la verificación de la información. Si el usuario le indica que todo se encuentra bien, lleva el formulario respectivo donde el usuario firma a entera satisfacción del trabajo realizado. Entrega el formulario al Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico para su archivo. Procede a la eliminación de la Copia de Respaldo.




Procedimiento: Traslado, instalación y configuración de

aparato telefónico

Código:

219-13


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de instalación y configuración de teléfono debe solicitarse con 24 horas de anticipación por medio de un correo electrónico. Toda solicitud de instalación y configuración de teléfono deberá ser ingresada a módulo de soporte técnico HelpDesk. Deberá existir línea telefónica digital, análoga o punto de red y tomas de energía regulada en caso de los aparatos IP para la instalación del aparato telefónico. Si es traslado, el usuario debe contar con la autorización del Director del área correspondiente.





Procedimiento: Traslado, instalación y configuración de

aparato telefónico

Código:

219-13




Asistente de Dirección Coordinador de la Unidad de Soporte Técnico

Técnico de Soporte

1

2

3

3.1

4

5

6

7

Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico y procede al ingreso de la incidencia al módulo de soporte técnico. Recibe la solicitud y asigna ticket al técnico correspondiente. Procede a verificar que el área cuente con las condiciones descritas en la normativa Si es traslado de teléfono, el área debe contar con las mismas conexiones de red y energía que tenía, mientras que si es instalación de un teléfono nuevo, debe verificar las conexiones existentes para identificar qué tipo de teléfono instalará ya sea análogo, digital o IP. Procede a configurar la extensión en la Planta Telefónica. Instala teléfono en lugar solicitado. Notifica al departamento de inventarios por medio de un memo para que el teléfono sea cargado al usuario correspondiente. Realiza observación correspondiente y procede a cierre de Ticket asignado.




Procedimiento: Solicitud de soporte técnico

Código:

219-14


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud soporte técnico deberá ser ingresada a módulo de soporte técnico HelpDesk. Los usuarios deberán dirigir sus solicitudes al correo electrónico [email protected], para la correspondiente asignación del servicio. Se consideran servicios de soporte técnico los relacionados a fallas de equipo, reparación de sistemas operativos, comunicación de red, problemas con correo electrónico, movimiento de equipo (computadoras, impresoras, escáners, y teléfonos), problemas de impresoras o multifuncionales, y todos los relacionados con apoyar en problemas menores que limiten la operatividad normal de las actividades de los usuarios. Toda solicitud de traslado de equipo de cómputo o aparatos telefónicos deberá ser aprobado por el jefe inmediato superior del usuario solicitante En caso de traslado del aparato telefónico deberá existir línea telefónica digital, análoga o punto de red y tomas de energía regulada en caso de los aparatos IP para la instalación del aparato telefónico. En caso de traslado de equipo deberá existir un punto de red y tomas de energía regulada.






Procedimiento: Solicitud de soporte técnico

Código:

219-14




Asistente de Dirección de Informática Coordinador de la Unidad

Técnico de Soporte

1

2

3

4

4.1

5

5.1

6

Recibe la solicitud del usuario vía correo electrónico, se procede al ingreso de la incidencia al módulo de soporte técnico Helpdesk. Ingresa la solicitud al módulo de soporte técnico Helpdesk y asigna ticket al técnico correspondiente. Recibe y revisa la solicitud de soporte técnico. Se presenta en el área para realizar la revisión correspondiente y determinar cómo solucionar la falla o atender el movimiento de equipo. En caso de ser un traslado de equipo de cómputo o aparato telefónico se le notifica por medio de correo a la unidad de inventarios. Brinda el apoyo requerido y/o soluciona la falla reportada. Si la solicitud de soporte técnico no puede ser resuelta en ese momento, el técnico debe informar a su jefe inmediato, quien le dará las indicaciones necesarias para resolver la falla, de lo contrario procede al numeral 6. Al finalizar todo apoyo técnico realiza observación correspondiente y procede a cierre de ticket asignado.



Unidad de Infraestructura y Redes

Procedimiento: Actualización de listas blancas y negras

Código:

220-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de actualización de correos permitidos y correo no deseado en el sistema de antiespam de correo electrónico debe solicitarse por medio de un correo electrónico a la lista de distribución de [email protected] Es Responsabilidad del Coordinador del Área de Infraestructura, Comunicaciones y Redes de

velar por que se encuentre actualizadas las reglas y listas del Anti Spam.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011.




Procedimiento: Actualización de listas blancas y negras

Código:

220-1




Asistente de Dirección de Informática Técnico de Unidad Infraestructura, comunicaciones y redes

1

2

3

4

4.1

5

6

7

7.1

8

9

Recibe vía correo electrónico de solicitud de actualización de correo permitido y no deseado. Ingresa la solicitud al sistema Helpdesk y asigna al técnico correspondiente.

Lista blanca: Verifica en la cuarentena del sistema de antiespam que el correo ha sido marcado como correo no valido. Verifica en los portales de internet si el dominio proveniente del correo no está marcado en como dominio generador de correo spam. Si el dominio aparece en más 2 sitios con reputación de spam, proceder a desbloquear solo la dirección de correo solicitante, si no aparece reputación del dominio generador de correo actualizar el dominio en lista blanca de dominios/correos permitidos. Verificación con el usuario que logra recibir correos. Lista negra: Verifica en el reporte del sistema de anti spam como ha sido calificado el correo. Verificar en los portales de internet de reputación de correo spam si el dominio proveniente del correo es calificado por generador de correo spam. Si el dominio aparece en más 2 sitios con reputación de spam, proceder a actualizar en lista negra de dominios, si aparece en menos de 2 sitios de reputación de spam solo agregar a lista negra la dirección de correo. Notificar vía electrónica al usuario solicitante que el correo ha sido bloqueado. Cierra ticket en sistema Helpdesk.




Procedimiento: Soporte a herramienta de colas Qflow en

planta central y consulados

Código:

220-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de soporte sistema de colas Qflow debe realizarse por medio de correo electrónico a la dirección [email protected] indicando el inconveniente presentado por el sistema de colas. Es Responsabilidad del Coordinador del Área de Infraestructura, Comunicaciones y Redes de velar el buen funcionamiento, conectividad y operación de los servicios del sistema.






Procedimiento: Soporte a herramienta de colas Qflow en

planta central y consulados

Código:

220-2




Asistente de Dirección de Informática Técnico de Unidad Infraestructura, comunicaciones y redes.

1

2

3

4

5

6

7

Recibe correo electrónico con solicitud al correo [email protected].

Ingresa la solicitud al sistema Helpdesk y asigna ticket al técnico correspondiente.

Verifica si tiene conectividad con el servidor de colas Qflow dirección IP 192.168.66.2 rango de ip 192.168.66.0/24 puerta de enlace 192.168.66.1. Verifica que el servicio de SQL Server y el servicio de Internet Información Services estén en funcionamiento. Verifica la conexión con la consola del consulado/Planta central con el servidor y el funcionamiento del servicio que maneja los dispositivos de entrada y salida como impresoras, pantallas y sonido. Verifica con el usuario el funcionamiento del sistema Qflow. Cerrar ticket en el sistema Helpdesk.





Procedimiento: Cambio de contraseña a usuarios del

directorio activo

Código:

220-3


1. NORMATIVA

NORMAS

El cambio de contraseña de red en el Directorio Activo se cambiará únicamente cuando:

El propietario de la cuente envíe la solicitud al correo electrónico té[email protected]

El Director o Subdirector del área solicite el cambio de alguno de sus subalternos vía correo electrónico a [email protected]

Ministro, Viceministros o Directores Generales lo soliciten vía correo electrónica o con una llamada telefónica.

El Coordinador del área Infraestructura, Comunicaciones y Redes es el responsable de velar por el cumplimiento de los tiempos y de mantener actualizado el directorio activo.


mailto:té[email protected]





Procedimiento: Cambio de contraseña a usuarios del

directorio activo

Código:

220-3





1

2

3

4

5

6

7

Recibe llamada telefónica o correo electrónico o con la solicitud de cambio de contraseña

Verifica que el cambio es solicitado por el usuario propietario, si no solicitar

autorización por correo electrónico del director o sub director del área.

La asistente ingresa al sistema Helpdesk la solicitud y asigna el ticket al técnico

correspondiente.

Envía copia digital al Director, Subdirector y Coordinador del área de la solicitud

recibida.

Realiza cambios correspondientes en el Directorio Activo aplicando una nueva contraseña o habilitando la opción de cambio de contraseña al momento que el usuario se autentique en la red. Notifica al usuario y verifica que el cambio de contraseña sea exitoso. Cierra ticket asignado en el sistema del Directorio Activo.




Procedimiento: Creación de usuarios de Planta Central

Código:

220-4


1. NORMATIVA

NORMAS

Para la creación de cuentas de usuario de red y correo electrónico de personal de planta centran deberán llenar el formulario IT-01. Todo requerimiento creación de usuario de red y correo electrónico deberá contar con el Visto Bueno de la Dirección de Recursos Humanos. Toda solicitud de creación de usuario de red y correo electrónico deberán ingresarse en el sistema Helpdesk para que conste registro de la misma y se organice en base a cronograma según las actividades pendientes a atender. Es Responsabilidad del Coordinador del Área de Infraestructura, Comunicaciones y Redes de velar por el cumplimiento de los tiempos y de mantener actualizado el directorio activo y correos electrónicos. Política de creación de usuario nuevo: Se procederá a crear el usuario de red y correo electrónico tomando el primer nombre y el primer apellido del usuario, separados por un punto (.), el formato sería: [email protected] En los casos de existir duplicidad, se tomará la letra del segundo nombre o apellido y se agregarán al formato descrito anteriormente.






Procedimiento: Creación de usuarios de Planta Central

Código:

220-4




Asistente de Dirección de Informática Técnico de Unidad Infraestructura, comunicaciones y redes. Asistente de Dirección de Informática

1

1.1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Recibe formulario IT-01 y revisa que esté debidamente llenado y cumpla con lo especificado en la normativa. Si el formulario IT-01 no está completo o faltan firmas, procede a rechazarlo. Verifica que el formulario cuente con todos los requisitos e ingresa la solicitud al sistema Helpdesk, asigna ticket y traslada el formulario al técnico correspondiente. Envía copia digital al Director, Subdirector y Coordinador del área de la solicitud

recibida.

Recibe formulario IT-01 y verifica que no exista duplicidad en la cuenta. Crea el usuario en el Directorio Activo como lo indica la norma. Crea cuenta de correo electrónico en el sistema correspondiente. Creación de primera contraseña indicándole al Directorio Activo que se cambie al primer ingreso. Agregar al usuario en la unidad organizacional en el Directorio Activo y listas de distribución correspondientes. Se presenta con el usuario para realizar el primer ingreso a la red, configurar el correo electrónico e impresoras correspondientes. Realiza pruebas de funcionamiento de los servicio de red y correo electrónico. Devuelve formulario a Asistente de la Dirección y cierra ticket asignado en sistema Helpdesk. Archiva copia del formulario para su resguardo.




Procedimiento: Creación de usuarios del Servicio

Exterior

Código:

220-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Para la creación de cuentas de usuario de red y correo electrónico de personal de servicio exterior deberán llenar el formulario IT-SE-01. Todo requerimiento creación de usuario de red y correo electrónico deberá contar con el Visto Bueno de la Dirección de Recursos Humanos. Toda solicitud de creación de usuario de red y correo electrónico deberán ingresarse en el sistema Helpdesk para que conste registro de la misma y se organice en base a cronograma según las actividades pendientes a atender. Es responsabilidad del Coordinador del Área de Infraestructura, Comunicaciones y Redes de velar por el cumplimiento de los tiempos y de mantener actualizado el directorio activo y correo electrónico. Política de creación de usuario nuevo: Se procederá a crear el usuario de red y correo electrónico tomando el primer nombre y el primer apellido del usuario, separados por un punto (.), el formato sería: [email protected] En los casos de existir duplicidad, se tomará la letra del segundo nombre o apellido y se agregarán al formato descrito anteriormente.






Procedimiento: Creación de usuarios del Servicio

Exterior

Código:

220-5




Asistente de Dirección de Informática Técnico de Unidad Infraestructura, comunicaciones y redes. Asistente de Dirección de Informática

1

1.1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Recibe formulario IT-SE-01 y revisa que esté debidamente llenado y cumpla con lo especificado en la normativa Si el formulario IT-SE-01 está incompleto, procede a notificar a la Embajada, Consulado o misión correspondiente para que completen lo faltante. Verifica que el formulario cuenta con todos los requisitos y procede a trasladar a Recursos Humanos para su respectiva verificación y visto bueno del Director o Subdirector. Ingresa la solicitud al sistema Helpdesk, asigna ticket y traslada el formulario al técnico correspondiente. Envía copia digital al Director, Subdirector y Coordinador del área de la solicitud

recibida.

Recibe formulario IT-SE-01 y verifica que no exista duplicidad en la cuenta. Crea el usuario en el Directorio Activo como lo indica la norma. Crea cuenta de correo electrónico en el sistema correspondiente. Crea la primera contraseña indicándole al Directorio Activo que se cambie al primer ingreso. Agrega al usuario en la unidad organizacional en el Directorio Activo y listas de distribución correspondientes. Notifica vía correo electrónico dirigido al Embajador, Cónsul o Jefe de Misión que la cuenta fue creada adjuntando el correo electrónico asignado, la contraseña y dirección de sitio web en donde puede ingresar y hacer uso del correo electrónico solicitado. Devuelve formulario a Asistente de la Dirección y cierra ticket asignado en sistema Helpdesk. Archiva copia del formulario para su resguardo.




Procedimiento: Eliminación de usuarios del directorio

activo

Código:

220-6


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de eliminación de cuenta de Directorio Activo debe recibirse mediante un oficio proveniente de la Dirección de Recursos Humanos, la cual debe incluir nombre completo de la persona, área de adscripción, puesto. Es Responsabilidad del Coordinador del Área de Infraestructura, Comunicaciones y Redes de velar por el cumplimiento de los tiempos y de mantener actualizado el directorio activo y correos electrónicos. Política eliminación de usuario Directorio Activo: Bloquear el usuario por 15 días, pasados los 15 días se procederá a cambiar al usuario a la unidad organizativa de cuentas eliminadas, pasados 30 se procederá a eliminar la cuenta.





Procedimiento: Eliminación de usuarios del directorio

activo

Código:

220-6





1

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3

4

5

6

7

8

9

Recibe la solicitud de eliminación de cuenta en el correo electrónico por medio de copia de oficio de Dirección de Recursos Humanos.

Ingresa solicitud al sistema Helpdesk y asigna ticket al técnico correspondiente.


recibida.

Archiva memorándum recibido.

Procede a bloquear cuenta de usuario en sistema del Directorio Activo y cambia

de contraseña.

Notifica a Recursos Humanos que la cuenta ha sido deshabilitada.

Quince días después se procederá a retirar la cuenta de las unidades organizacionales a las que pertenece. Treinta días después eliminará la cuenta. Cierra ticket asignado en el sistema Helpdesk.




Procedimiento: Eliminación de usuarios del correo

electrónico

Código:

220-7


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de eliminación de cuenta de correo debe recibirse mediante un oficio proveniente de la Dirección de Recursos Humanos, la cual debe incluir Nombre completo de la persona, área de adscripción, puesto, lista de distribución. Es Responsabilidad del Coordinador del Área de Infraestructura, Comunicaciones y Redes de velar por el cumplimiento de los tiempos y de mantener actualizado el directorio activo y los correos electrónicos. Política Eliminación de usuario Correo Electrónico: Bloquea y elimina la cuenta de la lista o listas de distribución a la cual pertenece, transcurridos 15 días se procederá a eliminar la cuenta y el buzón de correo.





Procedimiento: Eliminación de usuarios del correo

electrónico

Código:

220-7





1

2

3

4

5

6

7

Recibe la solicitud de eliminación de cuenta en el Correo Electrónico por medio de copia de oficio de Dirección de Recursos Humanos.

Ingresa solicitud al sistema Helpdesk y asigna ticket al técnico correspondiente.


recibida.

Bloquea para ingreso de usuario en el Correo Electrónico, cambia contraseña y elimina la cuenta de las listas de distribución. Quince días después se procederá eliminar la cuenta y el buzón de correo electrónico. Notificación de cuenta cerrada Recursos Humanos, y Dirección a la que pertenece el usuario. Cierra ticket asignado en sistema Helpdesk.



Unidad de Desarrollo de Sistemas

Procedimiento: Modificación de perfil de usuarios de sistemas: altas y bajas

Código:

221-1


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de Alta, Baja o Modificación del perfil de usuario en los Sistemas con que cuenta Cancillería, se requiere se realice por medio del formulario IT-SIS01 “Usuarios y Acceso a Sistemas” indicando los módulos que solicita y tipo de perfil de usuario, el formulario debe estar autorizado por el jefe inmediato. Toda solicitud deberá ser ingresada a módulo de soporte técnico HelpDesk.





Procedimiento: Modificación de perfil de usuarios de sistemas: altas y bajas

Código:

221-1




Asistente de Dirección de Informática Administrador de Sistemas

1

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4

5

5.1

5.2

5.3

6

7

8

9

Recibe formulario IT-SIS01 y revisa que contenga toda la información requerida en el mismo, de lo contrario lo devuelve al solicitante. Ingresa solicitud al sistema Helpdesk y asigna ticket al Administrador de Sistemas. Traslada copia electrónica del formulario al Administrador de Sistemas asignado. Archiva formulario. Recibe la solicitud autorizada, y revisa los accesos solicitados. Si la solicitud es creación de usuario nuevo, entonces ingresa al sistema correspondiente y crea el nuevo usuario, concediendo accesos requeridos. Si la solicitud es para modificación de perfil, busca el usuario en el sistema y aplica los nuevos permisos. Si la solicitud es para eliminar un usuario, busca el usuario y procede a darle de baja en el sistema Notifica al solicitante vía correo electrónico de los cambios realizados vía correo electrónico. Si la solicitud fue de creación o modificación, se presenta con el usuario para hacer pruebas de funcionamiento respectivas. Si existiera algún inconveniente, revisa los permisos y corrige el problema presentado y retorna al punto 7. Cierra ticket asignado ingresando las observaciones pertinentes.




Procedimiento: Capacitación de Módulos de Sistemas

Código:

221-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Para la solicitud de Capacitación de los Sistemas con que cuenta Cancillería o sitios web, es necesario realizar la solicitud por medio de un memorando dirigido a la Dirección de Informática, indicando los sistemas que requieran se les capacite e indicar el número de personas. La capacitación será factible realizarla exclusivamente de los sistemas desarrollados por la Dirección de Informática, en caso de sistemas externos, el personal de la Dirección deberá contar con la capacitación previa de la herramienta. Toda capacitación impartida por la Dirección de Informática deberá de documentarse con un listado de los asistentes que incluya el nombre, dirección a la que pertenece, cargo y firma.





Procedimiento: Capacitación de Módulos de Sistemas

Código:

221-2




Asistente de Dirección de Informática Coordinador de Desarrollo de Sistemas Asistente de Dirección de Informática Administrador de Sistemas

1

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4.1

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13

Recibe memorándum con la solicitud de capacitación, e ingresa solicitud al sistema Helpdesk. Envía copia electrónica del memorándum al Coordinador de la unidad. Archiva memorándum recibido para su resguardo. Revisa solicitud y si cumple lo establecido en la normativa procede a asignar el ticket al Administrador de Sistemas. Si la solicitud no cumple con lo establecido en la normativa, procede a contactar al usuario para discutir el tema y notificarle que la capacitación solicitada no puede llevarse a cabo. Elabora memorándum de respuesta indicando a detalle del por qué la capacitación no pude llevarse a cabo. Traslada memorándum a asistente de Dirección e ingresa las observaciones correspondientes para cerrar el ticket. Gestiona firma del Director de Informática y procede a entregar el memorándum de respuesta. Recibe la solicitud para preparar presentación y documentación necesaria para capacitación. Coordina con la asistente de la Dirección la reserva del salón correspondiente. Convoca a solicitante y demás usuarios vía electrónica indicando la fecha y hora en la que se impartirá la capacitación solicitada. Procede a dar la capacitación solicitada en el lugar, fecha y hora acordada. Traslada listado de asistentes debidamente firmado a la asistente de la Dirección para su respectivo resguardo. Ingresa las observaciones correspondientes y cierra ticket asignado.




Procedimiento: Elaboración de Gafetes de Identificación

Código:

221-3


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda solicitud de emisión de gafetes de identificación deberá ser ingresada a módulo de soporte técnico HelpDesk. Para la emisión de gafetes de identificación el solicitante debe dirigir un oficio a la Dirección General de Cancillería para la aprobación de los mismos. El solicitante deberá proveer las fotos digitales de las personas a quienes se les emitirá el gafete. El técnico en sistemas debe mantener un mínimo de 50 gafetes PVC en existencia. La solicitud deberá presentarse con 24 o 48 horas de anticipación para su entrega.





Procedimiento: Elaboración de Gafetes de Identificación

Código:

221-3




Asistente Dirección de Informática Administrador de Sistemas Coordinador de Desarrollo en Sistemas Asistente Dirección de Informática

1

1.1

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3

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8

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9.1

10

Recibe solicitud de emisión de gafetes con el visto bueno de la Dirección General de Cancillería, ingresa los datos respectivos al sistema Helpdesk y asigna ticket al técnico correspondiente. Si la solicitud no cuenta con el respectivo visto bueno, lo devuelve al solicitante indicándole que debe tramitar la autorización en la Dirección General de Cancillería. Revisa que los datos a incluir en el gafete estén completos y que las fotografías le hayan sido entregadas. En caso faltaran datos o no cuente con las fotografías, procede a contactar al Solicitante de los gafetes para que complete lo faltante. Procede al diseño digital del gafete e imprime el mismo en el plástico PVC. Hace entrega de los gafetes al Coordinador de Desarrollo en Sistemas. Ingresa las observaciones correspondientes y procede cerrar el ticket asignado. Realiza Memorandum dirigido a la persona y área solicitante describiendo la cantidad de gafetes y nombres de personas. Traslada Memorandum y gafetes a la asistente para gestionar el Visto Bueno del Director de Informática y entrega de gafetes. Tramita firma con el Director de Informática y gestiona la entrega de los gafetes emitidos. Si el solicitante se encuentra en planta central, entrega memorandum y gafetes. Si el solicitante se encuentra en una oficina del exterior, verifica la disponibilidad del envío vía valija diplomática o por el medio que la Dirección General de Cancillería autorice. Archiva copia del memo.




Procedimiento: Desarrollo e implementación de nuevos

sistemas

Código:

221-4


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento para la realización de nuevos sistemas, debe realizarse vía memorándum dirigido a la Dirección de Informática y contar con la con autorización de la Dirección General o Jefe Superior del área solicitante. Todas las nuevas aplicaciones deben instalarse en un ambiente de pre-producción, luego de haber sido aprobado por el usuario solicitante y haber realizado el control de calidad por parte del técnico en sistemas, se trasladará a los servidores de producción en coordinación con el Coordinador de la Unidad de Infraestructura y Redes. La Unidad/Dirección/Dirección General solicitante deberá proporcionar todos los insumos tales como: procedimientos, formatos, ejemplos de reportes requeridos, diagrama de flujo del procedimiento, documento conceptual del sistema y sus objetivos, y cualquier otro documento que facilite el desarrollo de la aplicación o sistema. El Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas es el responsable de dar seguimiento al avance y cumplimiento de la entrega del sistema o del aplicativo. Toda nueva aplicación o sistema deberá contar con el manual técnico y manual de usuario respectivo.






sistemas

Código:

221-4




Asistente de la Dirección de Informática Coordinador de Desarrollo de Sistemas y Analista Programador Analista Programador Coordinador de Desarrollo de Sistemas y Analista Programador Usuario solicitante Analista Programador Diseñador Gráfico Analista Programador

1

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Recibe memorándum e ingresa solicitud de creación de sistema o aplicación nueva al sistema de soporte Helpdesk. Traslada copia electrónica al Coordinador de Desarrollo de Sistemas. Archiva memorándum original. Revisa el requerimiento y de ser factible el desarrollo se asigna a uno o dos analistas programadores dependiendo la magnitud del proyecto. Realiza investigación de campo y/o reuniones presenciales para clarificación de dudas si estas existieran por parte de los involucrados. Analiza la factibilidad, elementos de desarrollo, y tecnología factible a utilizar. Realiza el (Documento de Especificaciones, Requerimientos y Criterios de Aceptación) donde se plantea la solución propuesta. Con la información recabada proceden a realizar el cronograma de actividades necesario para definir todas las fases necesarias. Presentan la propuesta de la solución al usuario(s) solicitante(s). Revisa y acepta propuesta. En caso existieran cambios u observaciones, el analista programador realiza los cambios correspondientes. Realiza el documento de análisis y diseño, que debe incluir, los diagramas de flujo, diagramas de procesos, el diccionario de datos con todas las estructuras definidas y esquemas correspondientes. Procede realizar el desarrollo de la aplicación o del sistema en un ambiente de pre-producción cumpliendo con el cronograma de actividades realizado. Diseña los elementos gráficos (botones, iconos, banners, etc.) Incorpora los elementos gráficos y se realizan pruebas de desarrollo.





sistemas

Código:

221-4


Administrador de Sistemas Analista Programador Administrador de Sistemas

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19

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20.1

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Instala la nueva aplicación o sistema en ambiente de pre-producción. Coordina y presenta a los usuarios solicitantes De haber cambios se realizan y procede a presentarlo nuevamente. Se debe revisar el DERCAS y realizar los ajustes necesarios. Procede a realizar la capacitación de la aplicación al Administrador de Sistemas o técnicos designados para que brinde la capacitación y soporte a los usuarios. Realiza la documentación técnica del aplicativo, describiendo lo realizado, estructuras de datos que cambiaron, y código fuente. Realiza el control de calidad correspondiente, verificando la funcionalidad y validación de campos. Si encuentra inconsistencias, informa al Analista Programador para su respectiva corrección Al momento que la aplicación funcione al 100%, procede a instalar en el servidor de producción. Entrega los accesos correspondientes de usuarios y del sistema al administrador de sistemas Procede a cerrar el ticket asignado. Realiza manual del usuario. Coordina con el usuario solicitante la capacitación de uso de la aplicación o del sistema. Informa al Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas de la realización de la capacitación y entrega copia del manual del usuario en formato Word.




Procedimiento: Manual de Usuario de Sistemas

Código:

221-5


1. NORMATIVA

NORMAS

Todas la aplicaciones deben ser documentadas con un manual de usuario, el cual debe brindársele una copia electrónica a cada usuario que utilice la aplicación y a su vez deberá existir una copia en la Unidad de Desarrollo de Sistemas, como referencia para apoyo técnico a los usuarios. Cada cambio realizado en las aplicaciones debe ser referenciado en el manual como ANEXO, que deben agregarse al original, enviándoles nuevas copias a los usuarios y a la Unidad de Desarrollo de Sistemas. Enmarcar en el manual de manera específica y detallada el cómo se realizan las actividades del módulo; comprobar que se cumple con la responsabilidad de gestión de calidad en el diseño y desarrollo de las aplicaciones y aprobar que está listo para pasarlo a producción. El Analista Programador al concluir las pruebas realiza un manual de usuario con pantallas y descripciones de ayuda al usuario. El manual de usuario debe contar con la aprobación de la Dirección de Informática.





Procedimiento: Manual de Usuario de Sistemas

Código:

221-5




Analista Programador Administrador de Sistemas Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas Director Administrador de Sistemas

1

1.1

2

3

4

4.1

5

5.1

6

Entrega al Administrador de Sistemas los accesos necesarios para revisión de la aplicación nueva o modificada de sistema. En caso fueran cambios a un sistema o aplicación, el Analista Programador indica al Administrador de Sistemas cuáles fueron y dónde se encuentran las modificaciones realizadas. Procede a realizar el manual de usuario del sistema o aplicación, incluyendo lo especificado en la normativa. Presenta al Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas para su respectiva revisión. Revisa e indica si tiene observaciones. Si tiene observaciones, las indica al Administrador de Sistemas y regresa al paso 3. Si no existen observaciones procede a presentarlo al Director para su respectiva aprobación. Revisa e indica si tiene observaciones Si tiene observaciones, las indica al Administrador de Sistemas y regresa al paso 3. De no existir observaciones lo aprueba. Envía copia digital del manual aprobado a los usuarios correspondientes del sistema.




Procedimiento: Modificación de sistemas existentes

Código:

221-6


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo requerimiento de modificación a los sistemas existentes, deben realizarse vía memorándum con autorización del Director General del área dirigido al Director de Informática, para su verificación. Toda actualización de aplicaciones, sistemas, programas, procesos, etc., deberá ser documentado sin excepción, para que los cambios que se realicen se mantenga la referencia correspondiente. Las actualizaciones o modificaciones a los sistemas se podrán realizar siempre y cuando se cuenten con los programas fuentes y que los mismos hayan sido desarrollos por el personal de la unidad de desarrollo de sistemas del Ministerio. Toda actualización o modificación de aplicaciones debe realizarse en un ambiente de pre-producción, luego de haber sido aprobado por el usuario solicitante y que no tenga errores la aplicación se trasladará a los servidores de producción en coordinación de ser necesario con el Coordinador de la Unidad de Infraestructura y Redes.






Código:

221-6




Usuario solicitante Asistente de Dirección de Informática Coordinador de Desarrollo de Sistemas Asistente de Dirección de Informática Usuario solicitante, Coordinador de Desarrollo de Sistemas y Analista programador Analista Programador

1

2

3

4

4.1

5

6

7

8

9

9.1

Envía a la Dirección de Informática la solicitud y justificación de los cambios o mejoras al sistema aprobada por el Director y Director General del área correspondiente. Recibe la solicitud, ingresa al sistema Helpdesk y asigna al Coordinador de Desarrollo de Sistemas Traslada copia del memorando recibido al Coordinador de Desarrollo de Sistemas y archiva el original. Revisa y analiza la solicitud, en el caso que las modificaciones o mejoras solicitadas cumplan con lo establecido en la normativa, procede a asignar al técnico en análisis y desarrollo correspondiente. En el caso que la solicitud no cumpla con lo establecido en la normativa, procede a realizar Memorándum de respuesta indicando la razón del por qué las modificaciones o cambios solicitados no pueden ser realizados. Traslada memorándum a asistente de Dirección e ingresa las observaciones correspondientes para cerrar el ticket. Gestiona firma del Director de Informática y procede a entregar el memorándum de respuesta. Archiva copia de memorándum entregado. Se reúnen para revisar las modificaciones o cambios requeridos y resolver dudas. Con la información recabada procede a realizar el cronograma de actividades con todas las fases necesarias para realizar lo requerido con la solución propuesta. Si el cambio solicitado involucra la restructuración de más del 51% de la aplicación, se deberá utilizar el procedimiento “Desarrollo de nuevas aplicaciones”.





Código:

221-6


Coordinador de Desarrollo de Sistemas Analista Programador Administrador de Sistemas Analista Programador Usuario solicitante Analista Programador

10

11

12

13

14

15

16

16.1

17

18

19

20

Revisa y valida la solución del requerimiento y aprueba. Realiza un documento de análisis y diseño dependiendo de la complejidad del requerimiento. Realiza el desarrollo en ambiente de desarrollo o pruebas. Instala en servidor de pre-producción la nueva versión de la aplicación modificada. Instalada la aplicación se procede a realizar la capacitación de la misma al Administrador de Sistemas Realiza Control de Calidad. (Ver Normativa de Control de Calidad) Realiza pruebas con el usuario solicitante. Si existieran cambios le notifica al Analista Programador. Si existieran cambios , realiza los cambios requeridos y vuelve al numeral 13 Valida los cambios si existen, y da por aceptado a satisfacción. Se genera documentación técnica del aplicativo, describiendo lo realizado, estructuras de datos que cambiaron, y código fuente. (Ver Proceso Elaboración de Documentación Técnica) Instala en el servidor de producción y realiza pruebas de funcionamiento. Ingresa observaciones en el sistema Helpdesk y procede a cerrar el ticket asignado.




Procedimiento: Back ups de Bases de Datos

Código:

221-7


1. NORMATIVA

NORMAS

El Analista Programador es el responsable directo de realizar las copias de respaldo de las Bases de Datos que utiliza el Sistema Integrado de Cancillería. Los backups deben realizarse con una periodicidad de una vez al día. Los backups se depurarán al final de mes, dejando copia completa, únicamente del último día del mes. Los backups diarios se almacenarán en el Sistema de Almacenamiento Masivo, designado para estos usos. Las copias mensuales se almacenarán en un dispositivo externo y se guardarán por un año. Se deberá hacer una prueba de restauración de las copias de respaldo mensual, verificar que se realice con éxito y la integridad de los datos. Es responsabilidad del Coordinador de Desarrollo de Sistemas velar por que se realicen las copias de respaldo y la recuperación de las mismas.





Procedimiento: Back ups de Directorios

Código:

221-8


1. NORMATIVA

NORMAS

El Analista Programador es el responsable directo de realizar las copias de respaldo de los directorios que integran el Sistema Integrado de Cancillería. Los backups deben realizarse tanto de las carpetas de código fuente, como de los archivos de datos que ingresan los usuarios, fotografías, archivos de información pública, etc. El back up se actualizará una vez al final de la semana. La copia integrada se almacenará en un dispositivo externo y se guardarán por un año. Se realizarán pruebas de restauración y verificación de los datos. Es responsabilidad del Coordinador de Desarrollo de Sistemas velar por que se realicen las copias de respaldo y la recuperación de las mismas.





Procedimiento: Control de Calidad de Aplicaciones

Código:

221-9


1. NORMATIVA

NORMAS

El Administrador de Sistemas es el responsable de realizar las pruebas de los sistemas nuevos y/o modificaciones para verificar que el funcionamiento en base a los requerimientos de los usuarios sea el adecuado, así como verificar que todos los procesos internos y externos de las aplicaciones funcionen en su totalidad y ejecuten lo requerido, informando los resultados al Coordinador de Desarrollo de Sistemas. El análisis realizado por el Administrador de Sistemas deberá presentarlo en un informe escrito dirigido al Coordinador de Desarrollo de Sistemas, quienes harán los requerimientos necesarios para que se realicen las correcciones o ajustes correspondientes a las aplicaciones al Analista Programador. Ninguna aplicación podrá salir a producción hasta contar las pruebas de calidad realizadas por el Administrador de Sistemas.

BASE LEGAL

Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011.




Procedimiento: Elaboración de Manuales Técnicos

Código:

221-10


1. NORMATIVA

NORMAS

Todo cambio realizado en las aplicaciones existentes, o relacionado con nuevas aplicaciones, debe documentarse. Para esto es necesaria la elaboración de manuales técnicos que contengan todos los cambios realizados en las aplicaciones. El manual debe contener los cambios realizados en bases de datos, producto de la creación o modificación del aplicativo lo cual debe incluir como mínimo:

Creación/Modificación de objetos de bases de datos (Campos, Tablas, Vistas, Procedimientos almacenados, índices, otros)

Referencias y/o links a otras bases de Datos.

Documenta los directorios físicos que alojan el nuevo aplicativo y/o las modificaciones.

Documenta los directorios virtuales, si es creación de nuevos documentos virtuales.

Documenta las principales clases, funciones en código fuente que se realizaron.

Documenta la forma en que se integra la seguridad del nuevo y/o modificación del aplicativo.

Documenta las características del servidor y software necesario para instalar el nuevo aplicativo.

Cualquier otro indicador o descripción que apoye al mantenimiento posterior de la aplicación

Deberá entregar una copia digital en formato pdf y Word al Coordinador de Desarrollo de Sistemas Estos manuales será factible realizarlos al finalizar los cambios en los aplicativos.





Procedimiento: Manejo de contingencias en servidores

que alojan los sistemas y bases de datos

Código:

221-11


1. NORMATIVA

NORMAS

En caso de errores críticos presentados en el Sistema Integrado de Cancillería, el Analista Programador será el responsable de restaurar la última copia de respaldo tanto de bases de datos como de aplicaciones con el que se cuente antes del contingente verificando la funcionalidad de los sistemas. El Analista Programador deberá revisar en caso de contingencia que los servicios necesarios en los servidores estén funcionando correctamente (SQL Server, Internet Information Services, Secure Socket Layer, Treat Management Server). El Coordinador de Desarrollo de Sistemas deberá notificar a los usuarios de los sistemas vía correo electrónico del inconveniente presentado y el tiempo de restauración de los mismos. Es responsabilidad del Coordinador de Desarrollo de Sistemas velar por el buen funcionamiento de los sistemas y bases de datos respectivas.

BASE LEGAL





Procedimiento: Mantenimiento de Bases de Datos

Código:

221-12


1. NORMATIVA

NORMAS

El Analista Programador es el responsable directo de realizar el mantenimiento de las Bases de Datos que integran el Sistema Integrado de Cancillería. El tuneo debe realizarse mensualmente, para maximizar el uso de los recursos, optimizar el tiempo de respuesta y mantener la integridad de las tablas y datos que se manejen de cada sistema o aplicación. El Analista Programador deberá monitorear semanalmente el tamaño del archivo de log de transacciones de las bases de datos, y asegurar que la tarea semanal de Shrink, se esté realizando exitosamente. El Analista Programador deberá realizar pruebas de recuperación de backups semanalmente en un ambiente de pre-producción revisando que las mismas sean exitosas. Deberá presentar al Coordinador de Desarrollo de Sistemas un informe mensual con las estadísticas del tunning realizado, del crecimiento y comportamiento de cada base de datos en espacio y las tablas con mayor densidad.

Se debe mantener una bitácora de los eventos detectados y documentar las acciones realizadas para corregir errores encontrados. Es responsabilidad del Coordinador de Desarrollo de Sistemas velar por que se realice el Mantenimiento a la Base de Datos y su buen rendimiento.

BASE LEGAL





Procedimiento: Resolución de Incidencias: Soporte a usuarios de los sistemas

Código:

221-13


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda incidencia de los sistemas de información deberán ser reportados ingresando la solicitud al módulo de Soporte Técnico HelpDesk del Sistema Integrado del Ministerio de Relaciones Exteriores – SIMRE – La solicitud deberá incluir la descripción del inconveniente presentado en el sistema.

BASE LEGAL





Procedimiento: Resolución de Incidencias: Soporte a usuarios de los sistemas

Código:

221-13




Asistente de Dirección de Informática

Administrador de Sistemas Coordinador de Desarrollo de Sistemas Administrador de Sistemas

1

2

2.1

3

3.1

4

5

Ingresa la solicitud al módulo de soporte técnico Helpdesk y asigna técnico correspondiente. Procede a revisar el error y hacer pruebas para verificación. Si la incidencia está relacionada en la administración, mantenimiento o manejo del sistema, el administrador procede a atender la solicitud. Se presenta con el usuario para darle las indicaciones correspondientes que atienden a la solicitud realizada. Si la incidencia está relacionada a cambios del sistema, el administrador procede a notificar al Coordinador de Desarrollo de Sistemas. Notifica vía correo electrónico que la solicitud debe realizarse vía oficial indicando el motivo del cambio en el sistema y para qué servirá el cambio o mejora. Procede a ingresar las observaciones correspondientes y cierra el ticket asignado.

manual de normas y procedimientos - ministerio de

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