el control interno

El CONTROL INTERNO

INTRODUCCION

Entre los aspectos temáticos relevantes, sobre los cuales existió consenso en la Asamblea Nacional Constituyente convocada para introducir reformas sustanciales en el Estado Colombiano, las cuales quedaron consignadas en la Constitución de 1991 está lo relativo a Control Fiscal y a la necedad de establecer el Control Interno en las entidades del Estado como Instrumento básico y fundamental para la Administración.

La nueva concepción de un estado social de Derecho, hizo que la Constitución de 1991 creara una serie de controles y sus respectivas instancias, esperando con ello garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia de la administración pública. El artículo 1º de la Constitución Política genero un cambio de radical importancia en materia de Control al crear el Control Social y otorgar participación a la sociedad en asuntos públicos interviniendo en la función administrativa del Estado en General.

El artículo 209º y 269º de la Constitución Política incorporó el Control Interno como soporte fundamental orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado en cumplimiento de los principios que rigen la administración en lo especial los de eficiencia, eficacia y transparencia; preparándolo para responder a los controles de orden externo, en especial al Control Ciudadano. Articulo 209º “La administración pública en todos sus ordenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señala la Ley” Artículo 269º “En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus Funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley”.

Después de la expedición de la Ley 87 de 1993, al hacer un balance 11 años mas tarde, sobre los niveles de eficacia, eficiencia, e integridad de las entidades públicas, así como el grado de cumplimiento de sus objetivos, se concluye que aún no alcanza el estado de desarrollo esperado y la efectividad como soporte de una eficaz y transparente función administrativa; para lograr los objetivos que la norma propone, se sugiere:

Desarrollar conjuntamente con las entidades una propuesta de Modelo único de Control Interno, adaptado a: las necesidades, la realidad y al estado cambiante del Sector Público. Fortalecer la función de Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, responsabilizando de esta labor a las Unidades de Control Interno, elevando la capacitación de su perfil a las necesidades de la respectiva Entidad.

Hacer de los Planes de Mejoramiento un instrumento esencial en la busca de la excelencia administrativa y el debido cumplimiento de la función social institucional.Desarrollar un Manual de Implementación del Control Interno propuesto, que defina los métodos, procedimientos e instructivos básicos para orientar el diseño, puesta en marcha y mantenimiento del Control Interno.

Para ejecutar la propuesta, a partir de los marcos de control y evaluación de las necesidades propias de la entidad, debe diseñarse una estrategia integral de orden inductivo que en forma paralela desarrolle conceptual y metodológicamente un modelo que permita su validación mediante programas de entrenamiento y acompañamiento técnico especializado.

PRESENTACIÓN

El análisis normativo y técnico de la Ley 87 de 1993 desarrolla los fundamentos básicos del Control Interno que ordena los Artículos 209º y 269º de la Constitución Política, más no los aspectos estructurales que garanticen uniformidad conceptual y técnica en la implementación del Sistema de Control Interno, sin embargo la jerarquía jurídica que otorga la Constitución y la Ley al Control Interno, le da un valor inestimable al considerarlo como de obligatorio cumplimiento para todas las entidades del Estado.

Las normas reglamentarias de la Ley 87 de 1993 expedidas hasta la fecha han considerado aspectos relacionados con las instancias de articulación del sistema, sus responsables, el cumplimiento de las obligaciones de información, la creación de órganos consultivos del Control Interno, sin definir aún oficialmente un marco de Control estándar que permita implementar y operar de manera uniforme el Sistema de Control Interno.

La estructura de Control Interno no desarrollada completamente hasta hoy en los diferentes reglamentos expedidos en la Ley 87 de 1993, ha inhibido la posibilidad de que el Control Interno se implemente y se establezca en las entidades públicas con utilización de un lenguaje común, estandarizando una estructura básica de Control que en relación con las características propias de cada entidad garantice el cumplimiento de sus objetivos al tiempo que unifica criterios de Control en el Estado.

Se concluye la necesidad de estudiar mecanismos tendientes a que el legislador modifique la Ley 87 de 1993 para unir los conceptos básicos a un marco de control que la haga aplicable a una estructura de Control que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante en su implantación y que en respecto de las características especificas de cada entidad aborde la dispersión conceptual existente y facilite una función administrativa con plena coordinación entre sus diferentes instancias y niveles.

Lo anterior permite concluir la necesidad de mayor eficiencia e impacto del Control en las entidades, a fin de elevar su contribución al cumplimiento de sus objetivos institucionales en un marco de propiedad, transparencia y eficiencia administrativa creando una estructura de control interno, definiendo los parámetros básicos y los factores que garanticen una implementación y su efectividad para alcanzar los objetivos de la gestión y los resultados del orden financiero y de legalidad que le imponen la Constitución y la Ley.

La búsqueda de unificar los criterios y parámetros básicos del Control Interno de acuerdo a las características propias de cada entidad, aplicando el fundamento Constitucional de Republica unitaria que lo instituye como una sola empresa, procurando contribuir de la mejor forma a armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, que permita una mayor claridad sobre la forma de instrumentar una función administrativa eficiente, eficaz, transparente y efectiva en el cumplimiento de sus fines sociales.

Características del Sistema de Control Interno

Establecer una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de

Implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo a la gestión del Municipio que le permita el cumplimiento de sus objetivos.

Motivar la construcción de un entorno ético alrededor de la función administrativa del Municipio.

Mantener una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro de los propósitos del Municipio.

Establecer la comunicación como un proceso de control a la transparencia y la divulgación de información a los diferentes grupos de interés.

Otorgar un valor preponderante a la evaluación ya sea este del orden administrativo, financiero u operativo realizado por la Unidad de Control Interno o por los órganos de Control legalmente establecidos.

Dar mayor relevancia a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que garantice la proyección de la entidad hacia la excelencia y calidad total.

Descripción Básica del Control Interno

Definición: Se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a los funcionarios que conforman el Municipio, se constituye en un medio eficaz para lograr el cumplimiento de su función administrativa sus objetivos y la finalidad que persigue, generando capacidad de respuesta ante la comunidad que debe atender.

Por lo tanto el Control Interno no es un evento aislado en el Municipio; es una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación del Municipio, debiendo ser reconocido como un punto integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente. Asistiendo a la dirección de manera constante en cuanto a su manejo y al alcance de sus metas.

Figura No. 1: Fases del Control

Principios del Control Interno

La constitución política de 1991 estableció los principios que deben cumplirse en el ejercicio de la Función Pública de administrar el Estado, constituyéndose en los preceptos fundamentales definidos para encaminar su desarrollo y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones; están presentes en todos los procesos, actividades y tareas emprendidas por el Municipio a fin de cumplir su propósito Institucional.

Responsabilidad: Capacidad del Municipio para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de Interés, en relación con los fines esenciales de su objetivo misional.

Transparencia: Hacer visible la gestión del Municipio a través de la relación directa entre el Alcalde, los secretarios del despacho, los funcionarios y la comunidad en general; se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de la comunidad en las decisiones que los afecten tal como lo manda el artículo 2º de la Constitución Política.

Moralidad: Se manifiesta en la orientación que se de a las actuaciones publicas, bajo responsabilidad del funcionario, ya sea directivo u operativo; el cumplimiento de las normas constitucionales y demás leyes vigentes, los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.

Igualdad: Reconocer a todos los ciudadanos la capacidad de ejercer los mismos derechos para garantizar el cumplimiento del proceso constitucional según el cual “Todas las personas nacen libres e iguales ante la Ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica” Los funcionarios están obligados a orientar sus actuaciones y toma de decisiones al cumplimiento de los fines esenciales del Municipio, y la primacía del interés general.

FASES DEL

MARCO MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN

- Conceptos Básicos- Estructura de Control Interno

– Rol y Responsabilidades– Grupos de Responsabilidad

Informativa

MetodologíaComponente – Elemento – Procedimiento (pasos) - Instructivo (Guía, Titulo Guía) – Instrumento (Formato, Titulo Formato) – todas las Dependencias Institucionales

Imparcialidad: Es el designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas naturales o jurídicas. Se concreta cuando se actúa con plena objetividad e independencia en defensa del objetivo social del Municipio a fin de garantizar que ningún ciudadano se afecte en sus intereses.

Eficiencia: Velar porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, el Municipio obtenga la máxima productividad de los recursos que le han asignado y confiado, para el logro de sus propósitos.

Eficacia: Consecuencia de los resultados del Municipio en relación con sus metas y objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa.

Economía: Es la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos del Municipio.

Celeridad: Dinamizar la actuación, con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En aplicación de este principio el Municipio se compromete a dar respuesta oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.

Publicidad: Derecho de la comunidad en general al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso de las actuaciones, resultados e informes de los funcionarios. Es responsabilidad del Municipio dar a conocer los resultados de su gestión y permitir la fiscalización ciudadana, dentro de las disposiciones legales vigentes.

Preservación del Medio Ambiente: Orientar las actuaciones hacia el respeto por el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad en su entorno.

La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de estos principios, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones.

Fundamentos del Control Interno

Constituyen las condiciones impredecibles y básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la Ley a la entidad y las características que le son propias. La autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.

Autorregulación: Capacidad Institucional para reglamentar, con base en la constitución y la Ley los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.

Mediante la Autorregulación el Municipio adopta principios, normas y procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno; fundamenta el Autocontrol, al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el cumplimiento de los objetivos y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional ante la comunidad.

Figura No. 2: Principios y Fundamentos del Control

Se concreta entre otras formas a través de:

Promulgación de valores, principios y conductas éticas. Generación de códigos de buen administrador, establece las normas que se

impone la entidad para garantizar el cumplimiento de su función. Definición de un modelo de operación que armonice las leyes y normas

pertinentes a su fin, con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones necesarias para el cumplimiento de los propósitos Institucionales.

Políticas, normas y controles tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces de afectar el logro de los objetivos.

Reglamentación del Control Interno a través de los mecanismos proporcionados por la Constitución y la Ley.

Autocontrol: Capacidad del funcionario para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, independientemente de su nivel jerárquico; de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función transparente y eficaz.

El control Interno se fundamenta en el Autocontrol al considerarlo inherente e intrínsico a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar, en procura del logro de los propósitos del Municipio; requiere:

Del Funcionario:

Compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor. Responsabilidad para asumir sus decisiones y autorregular su conducta.

PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

- Responsabilidad – Transparencia – Moralidad – Igualdad – Imparcialidad – Eficiencia – Eficacia – Economía – Celeridad – Publicidad – Preservación del Medio Ambiente

- Auto Regulación – Auto Control - Auto Gestión

Conciencia sobre la importancia de su compromiso con el Municipio. Responsabilidad por el mejoramiento continúo de las acciones a su cargo.

Del Municipio:

Estilo de dirección que fortalezca la confianza entre todos los funcionarios. Reglas de Actuación encaminadas a formalizar el comportamiento del Funcionario. Políticas y normas de actuación organizacional. Procesos de capacitación y formación orientados al mejoramiento de las

habilidades requeridas para el ejercicio del cargo. Perfiles para cada cargo según las competencias asignadas al Municipio.

Autogestión: Capacidad Institucional para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la Constitución y la Ley. El Control Interno se fundamenta, en la autogestión al promover en el Municipio la autonomía necesaria para identificar sus debilidades de control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, asume con responsabilidad las recomendaciones de los órganos de control y da cumplimiento con la oportunidad requerida.

Se logra a través de:

Comprensión por parte de la entidad y de los funcionarios, de las competencias y funciones asignadas por la Constitución y la Ley.

Adaptación conciente del Municipio a su entorno. Organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con las

características propias del Municipio. Capacidad Institucional para autorregular su funcionamiento. Conformación de la red de conversaciones que articula los procesos, las

actividades y las acciones requeridas para la ejecución de los planes, programas y proyectos necesarios al logro de los objetivos Institucionales.

Ejecución de planes de mejoramiento y seguimiento efectivo a su impacto.

Objetivos del Control Interno: El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer: acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continúo del Municipio, que le permita la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente y eficiente, en cumplimiento de la Constitución, las leyes y normas que lo regulan.

Objetivos Específicos: Entre otros, consideramos los más significativos los siguientes: Cumplimiento, Estratégico, Operación, Evaluación e Información.

Control de Cumplimiento

1 - Establecer acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa del Municipio, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución, la Ley, los reglamentos y las regulaciones que le son propias.

2 - Definir las normas administrativas provenientes de la Autorregulación que permite la coordinación de las actuaciones del Municipio.

3 - Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su que hacer.

Control Estratégico

1 – Crear conciencia sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios.

2 – Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados par el diseño y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos.

3 – Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan proteger sus bienes y recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos.

Control de Ejecución

1 – Determinar los mecanismos de prevención detección, y corrección que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades Institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

2 – Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos hacia el cumplimiento de su función Constitucional.

3 – Establecer mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria a la toma de decisiones internas.

4 – Diseñar los instrumentos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación a todos los niveles, tanto internos como externos.

Control de Evaluación

1 – Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad del Municipio; permitiendo acciones oportunas de corrección y mejoramiento.

2 – Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos Institucionales. 3 – Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema de control Interno y de Auditoria Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificación del cumplimiento a la gestión.

4 – Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión, de su capacidad para responder efectivamente al interior del Municipio como a la comunidad en general.

5 – Establecer los procedimientos que permitan la integración de las observaciones provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento del Municipio.

Control de Información

1 – Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generación de información, reportes de cumplimiento de obligaciones del Municipio.

2 – Establecer procedimientos que permita la generación de información legalmente establecida por los diferentes órganos de control.

3 – Velar por la generación de informes y reportes que en uso de su derecho soliciten los diferentes grupos de interés.

4 – Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulación, que garantice la rendición de cuentas.

El Control como Sistema

Sistema es un conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas para llegar a un propósito o fin determinado, el cual debe cumplir condiciones, como:

a) Desempeño de cada una de las partes que conforman el sistema, b) cada parte posee características que se pierden cuando se separan del sistemac) cada sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes

Así, cuando una de las partes se transforma o elimina, cambia la totalidad del sistema y por lo tanto se pierde su esencia. De allí que es posible estructurar un Sistema en diferentes partes de distintos niveles debidamente interrelacionados, así:Subsistemas, Componentes y Elementos.

El concepto básico de Control, los principios que lo rigen, los fundamentos sobre los que se soporta, la definición de sus objetivos y su interrelación con personas remiten a una concepción de que el Control Interno es un Sistema, al considerar que:

Existe un objetivo y prepósito común. Interactúa con el entorno Se compone de partes que se correlacionan entre sí son independientes y existe

entre cada una de ellas una relación de causa y efecto Es parte inherente de su Infraestructura Administrativa

Sistema de Control Interno: El Sistema de Control Interno está integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por el Municipio con el fin de procurar que todas las actividades, procesos, operaciones y actuaciones así como la administración de la información, bienes y recursos se realicen de acuerdo a las normas Constitucionales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del Control Interno consulta los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, y conservación del medio ambiente. Se concibe de tal manera que su desempeño sea intrínsico a todos los procesos y al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en el Municipio, y en particular de las designaciones que tengan responsabilidad de manejo y mando.

Sus principios, fundamentos, objetivos y la convicción de que es ejecutados por sus funcionarios genera un marco y una estructura para prevenir, monitorear, evaluar, corregir y mejorar la gestión, garantizando el logro de de su objetivo social. Por lo tanto permitiendo inferir en:

Un funcionamiento de Control Interno en coherencia con los principios de la función Pública.

Un Control Interno con el propósito de apoyar el cumplimiento de los objetivos y la metas del Municipio

Un Control Interno que se encuentra a cargo de los funcionarios. Un Control Interno fundamentado en la autorregulación. Un control Interno intrínsico al desarrollo de las funciones y cargos del Municipio. Un Control Interno que mida en tiempo real los resultados de la gestión y

cumplimientos de los objetivos del Municipio. Un control Interno que se desarrolla y trabaja con un enfoque sistemático.

En consecuencia, la definición de Control Interno como un Sistema proporciona una estructura para la planeación, la gestión y la evaluación, siendo posible por lo tanto agrupar las partes contenidas en él en tres grandes segmento que al interrelacionarse controlan la función pública y la conducen a un fin general, son: el Orden Estratégico, el Orden Operacional y el Orden Evaluativo.

Estratégico: Agrupa y correlaciona los parámetros y mecanismos que guía al Municipio hacia el cumplimiento de sus competencias, principios, normas constitucionales y legales, objetivos, metas y políticas.

Operacional: Reúne e interrelaciona las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestión: normas, políticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.

Evaluativo: Une y asocia las partes que garantizan la valoración permanente de los resultados del Municipio: mecanismos de verificación y evaluación.

El Orden Estratégico, Operacional y Evaluativo que compone el Sistema de Control Interno, identifica los insumos y productos que le son inherentes, por lo tanto es posible establecer tres (3) subsistemas integrados e interrelacionados que garantizan a la entidad cumplir con los cometidos que le define la Constitución y las Leyes; los cuales los podemos denominar, así: Subsistema de Control Estratégico, derivado del Orden Estratégico, un segundo subsistema que genera la parte operacional y se denomina Subsistema de Control de Gestión y un tercer subsistema consecuencia de la parte verificativa y evaluativo que se denomina Subsistema de Evaluación a al Gestión.

Figura No. 3: Subsistemas - Sistema de Control Interno

Insumos: Constituyen insumos del Sistema de Control Interno:

Los fines esenciales del Estado, la Constitución y las Leyes; Las competencias que la Constitución y la Ley asignan al Municipio; Los objetivos Institucionales; Las necesidades de información, de comunicación y las obligaciones de

información ante los órganos de control.

Proceso: Al transformase los insumos del Sistema de Control Interno, que es producto de interrelacionar sus partes, genera los resultados intermedios de cada subsistema, materializados en: normativas, directrices, acciones, instrumentos, mecanismos, métodos y procedimientos que permiten el control del Municipio en sus diferentes niveles.

Producto: Los medios que genera el Sistema de Control Interno y que permiten controlar al Municipio se reflejan en el cumplimiento a las disposiciones que rigen su quehacer en la eficiencia, economía y equidad en la administración de los bienes y recursos; en el logro de sus objetivos y cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos en el Plan Estratégico; en la generación de información para la evaluación por parte de los Organismos de Control y la comunidad en general.

Subsistema de Control Estratégico

Subsistema de Control Estratégico: Se estructura para dar cumplimiento a los objetivos de carácter estratégico del Sistema de Control Interno. Tiene la función de proporcionar al Municipio:

Un entorno favorable al Control. Parámetros estratégicos que definan la operación del Municipio. Proyección de los bienes y recursos ante los posibles riesgos que los afecten.

SISTEMA DE CONTROL

Mecanismos de Evaluación y verificación

Esquema de Organización, Planes, Principios, Normas, Objetivos, Metas Métodos, Procedimientos,

Actuaciones, Acciones, Administración de Información, Bienes y Recursos

1 - SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

2 - SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

3 - SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

Definición de criterios, métodos y mecanismos necesarios a lograr los fines perseguidos por este subsistema, hace necesario inferir tres (3) componentes que permitan cumplir los objetivos de control que de él se derivan: Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administración de riesgos.

Componente Ambiente de Control

Crea un entorno organizacional favorable al control, mediante: Autorregulación al comportamiento ético, Definición de políticas y prácticas de Desarrollo Humano y Características de Estilo de Dirección que favorezcan el Control, la Transparencia y la Gestión. Haciendo necesario derivar e instrumentalizar los siguientes elementos: Acuerdos, compromisos, o protocolos éticos; Desarrollo del Talento Humano y estilo de Dirección.

Acuerdos, Compromisos, o Protocolos Éticos: Crea las condiciones favorables para el funcionamiento del Sistema de Control Interno, mediante la regulación del comportamiento de todos los funcionarios entorno a los principios esenciales de la función administrativa de la entidad.

Desarrollo del Talento Humano: Fija las políticas y procedimientos para que la administración del recurso humano, se realice de acuerdo a las directrices establecidas en la Constitución y las leyes; desarrolle las capacidades y habilidades necesarias para que los funcionarios se comprometan y contribuyan con el logro de los objetivos del Municipio.

Estilo de Dirección: Fija el tono que la alta dirección le imprime a la forma de administración del Municipio, al definir la manera como se coordinan las acciones necesarias para el logro de su propósito; facilita la comprensión de la dinámica Organizacional y el compromiso con la comunidad.

Componente de Direccionamiento Estratégico

Determina los parámetros y lineamientos necesarios para orientar al Municipio hacia el cumplimiento de sus objetivos y propósitos, mediante: Elaboración de planes y programas requeridos para el desarrollo de la función en consonancia con las necesidades de la comunidad a la que atiende; Diseño de un modelo de operación que facilite la gestión del Municipio mediante la armonización con el conjunto de planes, programas y proyectos; Conformación de la Estructura Organizacional requerida para el cumplimiento a los lineamientos dados en los elementos anteriores. Planes y Programas: Proporcionan el marco de referencia para la coordinación y ejecución de las acciones que permiten el cumplimiento de los propósitos Constitucionales y legales del Municipio.

Modelo de Operación: Integra las competencias Constitucionales y legales que rigen a la entidad con el conjunto de planes y programas, en un patrón Organizacional por procesos que coordina la asignación de recursos, el flujo de información y las relaciones de trabajo que permiten el logro de los objetivos.

Estructura Organizacional: Define y articula los cargos, funciones, relaciones y niveles de autoridad requeridos para dar cumplimiento a los planes y programas y al modelo de operación por procesos.

Componente Administración de Riesgos

Habilita a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales, protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia, mediante: Análisis de los aspectos externos e internos que impliquen riesgo; reconocimiento de los riesgos que afectan el cumplimiento del objetivo del Municipio; estimación del grado de exposición del Municipio ante los riesgos que puedan afectarla; priorización de medidas de respuesta ante los riesgos por parte del Municipio. Infiriendo los siguientes elementos: Contexto Estratégico, Identificación de Riesgos y Políticas de Administración de Riesgos.

Contexto Estratégico: Define las relaciones del Municipio y su entorno e identifica sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para determinar si el Municipio está expuesto a riesgos generados por el o si provienen del entorno.

Identificación de Riesgos: Reconoce los riesgos potenciales que estén o no bajo el control del Municipio, así como la determinación de sus causas, agentes generadores y principales efectos.

Análisis de Riesgos: Califica y evalúa los riesgos en los macro procesos y determina la capacidad del Municipio para su adaptación o tratamiento.

Valoración de los Riesgos: Determina los riesgos que pueden tener un mayor valor sobre la gestión del Municipio.

Políticas de Administración de Riesgos: Permite tomar decisiones relativas a la respuesta del Municipio frente al riesgo.

Subsistema de control de Gestión

Subsistema de Control de Gestión: Se estructura para dar cumplimento a los objetivos de operación, información y comunicación del sistema de Control Interno, tiene la función de proporcionar:

Logro de los objetivos institucionales mediante el uso racional de los recursos y la estandarización de las operaciones, funciones y actividades necesarias para su cumplimiento

Orientación de las acciones hacia los resultados, las metas y los objetivos Información oportuna y confiable para la toma de decisiones y el cumplimiento de

obligaciones ante los diferentes niveles institucionales; internos y externos Transparencia de la gestión a través de procesos de comunicación internos y

externos

Para dar cumplimiento se hace necesario derivar tres (3) componentes: Actividades de Control, Información y Comunicación Publica.

Componente Actividades de Control: Garantiza la ejecución de las políticas y directrices establecidas por la administración y asegura el cumplimiento de los propósitos de la institución, mediante:

Definición de las actividades secuénciales a través de las cuales se transforman los insumos, hasta tener un producto o servicio con características especificas.

Identificación de las acciones y los mecanismos necesarios a reducir los riesgos Monitoreo permanente a cada unos de los procesos y la definición de las acciones,

que permiten la corrección de desviaciones para el mejoramiento de la Gestión. Orientación a la actuación de los funcionarios hacia la ejecución económica,

eficiente y eficaz de las actividades y tareas a su cargo

Generando la necesidad de los siguientes elementos: Políticas de Operación, Procedimientos, Controles, Indicadores, Manual de Operación.

Políticas de Operación: Define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos, actividades y tareas del Municipio, en cumplimiento de sus planes, programas y proyectos de manera económica, eficiente y eficaz.

Procedimientos: Establece los métodos, especificaciones, directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de información requeridos para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas del Municipio.

Controles: Determinan las acciones y los mecanismos de prevención de los riesgos que asociados a los procesos, permiten el cumplimiento de las metas y los resultados previamente establecidos por el Municipio.

Indicadores: Instrumentos que permiten realizar la mediación a la gestión, la auto evaluación a los resultados de gestión, desempeño y el riesgo en cada uno de los procesos a través de los cuales se ejecuta la función.

Manual de Operación: Instrumento de carácter normativo que integra los elementos relativos a los Subsistemas de: Control Estratégico y Control de Gestión que facilitan la comprensión del Control a la operación del Municipio.

Componente de Información: Facilita la operación del Municipio y el control de los procesos, al garantizar que el manejo de los datos e informes requeridos para su gestión sean útiles, oportunos y confiables, permitiendo:

Control a la obtención, procesamiento y mantenimiento de la información requerida para la operación de la entidad.

Registro y generación de información, oportuna y confiable que soporte los procesos de toma de decisiones.

Cumplimiento de las obligaciones de información ante los diferentes grupos de interés

Elaboración de información requerida para la rendición de cuentas a la Comunidad

Permitiendo los siguientes elementos: Información primaria, secundaria y sistemas de Información.

Información Primaria: Compendia la información y los requerimientos de los diferentes grupos de interés, en especial la comunidad y los convierte en insumos para la planeación.

Información Secundaria: Informes que se procesan al interior del Municipio, tomando como base la información primaria y aquella que se deriva de su operación.

Sistemas de Información: Permiten la captura y reporte de la información primaria y secundaria de manera oportuna y exacta para soportar la planificación, la operación, el control y la información del Municipio.

Comunicación Pública: El componente de Comunicación Pública da lugar a:

Garantizar las acciones y mecanismos necesarios a la socialización de la información pública a los diferentes grupos de interés internos y externos del Municipio.

Organiza los flujos de comunicación internos requeridos para el desarrollo de la función

Divulgación transparente, oportuna y veraz de los propósitos, resultados de la gestión adelantada, los proyectos ejecutados y la situación financiera con especial énfasis en la rendición de cuentas

Manejo adecuado de los medios de comunicación que permita que la información llegue efectivamente a donde va dirigida

Esto infiere en la conformación de los siguientes elementos: Comunicación Organizacional, Comunicación Informativa y Medio de Comunicación.

Comunicación Organizacional: Garantiza la coordinación de las acciones a través de la divulgación de las políticas y de la información generada internamente para una clara identificación de los objetivos, estrategias, planes, programas y proyectos hacia los cuales se enfoca el Municipio.

Comunicación Informativa: Favorece la rendición de cuentas y propicia el respeto por el público, mediante la divulgación de información hacia los diferentes grupos de interés externos.

Medios de Comunicación: Garantiza la circulación amplia y dirigida de la información del Municipio hacia los diferentes grupos de interés mediante la utilización de los mecanismos necesarios.

Subsistema de Control de Evaluación

Se estructura para satisfacer los objetivos de cumplimiento del sistema de Control Interno; en este sentido proporciona: herramientas y metodologías para la auto evaluación permanente de los controles Internos y seguimiento a la gestión. Soporte a la toma de decisiones, mediante la verificación y evaluación independiente del Sistema de Control Interno

Configuración de acciones oportunas de corrección y mejoramiento de la gestión a través de su evaluación y seguimiento por todos los niveles administrativos y personal del Municipio.

Se estructura bajo los siguientes componentes: Auto evaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento.

Componente de Auto Evaluación: Garantiza la mediación oportuna de los efectos de la gestión, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos y tomar las medidas correctivas que sean necesarias, a través de:

La evaluación de la operación y logro de los objetivos del Sistema de Control Interno, en cada uno de los procesos y áreas responsables del Municipio.

Análisis de la gestión de la Entidad a través del monitoreo permanente sobre los indicadores

Lo anterior permite derivar los siguientes elementos: Auto evaluación del Control, Auto evaluación de gestión

Auto Evaluación del Control: Establece el grado de avance del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operación en cada uno de los procesos de las unidades organizacionales a nivel corporativo del Municipio.

Auto Evaluación de Gestión: Permite conocer el grado de cumplimiento a los objetivos y metas institucionales y la forma de administrar los bienes y recursos.

Componente de Evaluación Independiente: Proporciona el análisis neutral y objetivo por parte del equipo de la Unidad de Control Interno sobre la efectividad del control y el cumplimiento de los planes, programas y proyectos relativos a la función Constitucional del Municipio, mediante: Evaluación del cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno Examen independiente de las acciones llevadas a cabo por el Municipio, para dar

cumplimiento a sus propósitos. Esto genera dos elementos: Evaluación del Sistema de Control Interno y auditoria Interna.

Evaluación del Sistema de Control Interno: Examina la situación y efectividad del Sistema de Control Interno, identifica sus deficiencias o alternativas de mejoramiento y recomienda a la máxima autoridad y sus directivas las acciones a seguir.

Auditoria Interna: Permite en forma independiente, fundar los juicios sobre el desempeño de las áreas o procesos bajo examen, mediante la aplicación de las normas de auditoria, sus técnicas y procedimientos legalmente aceptados.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL

SubsistemaCONTROL

ESTATEGICO

Figura No. 4: Estructura – Sistema de Control Interno

Componentes Planes de Mejoramiento: Integran las acciones de mejoramiento derivadas de la Auto evaluación de Gestión, evaluación Independiente y de las provenientes del Control Fiscal, asignando en forma coherente responsabilidades, recursos y tiempo para llevarlas a cabo.

Permite los siguientes elementos: Planes de Mejoramiento Institucionales, Funcionales e Individual.

Planes de Mejoramiento Institucional: Compendia y guía las acciones de mejoramiento que en forma corporativa debe ejecutar el Municipio para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.

Planes de Mejoramiento Funcional: Define Los lineamientos y parámetros necesarios a emprender las acciones de mejoramiento relativas a un proceso o dependencia responsable del mismo en el Municipio, a fin de garantizar el mejoramiento del Control Interno y el cumplimiento de las metas que dentro del Municipio se encuentran bajo sus responsabilidad.

Planes de Mejoramiento Individual: Define las acciones de mejoramiento que cada uno de los funcionarios debe llevar a cabo para mejorar la actividad o tarea bajo su responsabilidad, orientándolos al resultado que se espera.

Principios que cumple el Sistema de Control Interno: El sistema de Control Interno, concebido bajo la presente estructura, debe garantizar el cumplimiento de la totalidad de los principios de la Administración del Municipio.

Fundamentos en que se Sustenta el Sistema de Control Interno: La Auto regulación, El Auto control, constituyen los pilares que sustentan el funcionamiento del Sistema de Control Interno y lo convierten en el medio que apoya el cumplimiento Institucional.

Niveles de Responsabilidad y Autoridad del Sistema de Control Interno: La máxima autoridad, es la persona responsable por el acatamiento a la Constitución, la Ley y los reglamentos que desarrolla el Control Interno, autorregulando a su vez el Sistema de Control Interno, con base a las características que le son propias al Municipio.

Parámetros de Evaluación al Sistema de Control Interno: Debe evaluarse entre otros factores:

Subsistema CONTROL DE EVALUACION

SubsistemaCONTROL DE

GESTION

- Ambiente de Control - Direccionamiento Estratégico - Administración de Riesgos

- Actividades de Control- Información - Comunicación Pública

- Auto evaluación - Evaluación Independiente- Planes de Mejoramiento

Existencia Oficial del Sistema de Control Interno, verificando la normalidad interna que lo autorregula tomando como base la Constitución y la Ley.

Validez del diseño del Control Interno, conforme a la estructura de Control propuesta y las características que le son propias.

Delegación de Autoridad y responsabilidad para el Diseño, desarrollo y mantenimiento del Sistema de Control Interno, en un directivo, diferente al Jefe de Unidad de Control Interno.

Socialización, capacitación e interiorización de la estructura de Control y su funcionamiento por todos los funcionarios que integren el Municipio.

Existencia de Metodologías, Procedimientos, Instructivos o instrumentos necesarios a la implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

Existencia del Comité de Coordinación de Control Interno Efectividad del Sistema de Control Interno – evaluando controles formales e

informales Existencia y efectividad de la función de evaluación Independiente del Control

Interno.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Figura No. 5: Estructura – Subsistema de Control Estratégico

SISTEMA DE CONTROL INTERNOI – SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO1 – AMBIENTE DE CONTROL

Conformación de elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de Control al Municipio influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento, manteniendo su orientación hacia el cumplimiento de su función constitucional, legal y la finalidad social que se persigue.

Es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno al proporcionar el conjunto de condiciones físicas, sociales o culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno.

El Ambiente de Control se genera al interactuar la integridad, los valores éticos, la competencia profesional, las políticas y prácticas de promoción y desarrollo de los

1 - AMBIENTE DE CONTROL

- Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

- Desarrollo del Talento Humano- Estilo de Dirección

3 - ADMINISTRACION DE RIESGOS

- Contexto Estratégico- Identificación de Riesgos

- Análisis de Riesgos- Valoración de Riesgos

- Políticas de Administración de Riesgos

2 - DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

- Planes y Programas- Modelo de Operación

- Estructura organizacional

SUBSISTEMA DE CONTROL

SUBSISTEMA DE EVALUACION SUBSISTEMA DE CONTROL DE LA GESTION

funcionarios, el estilo de gestión y la actitud de la dirección frente a la asignación de autoridad y responsabilidad, teniendo en cuenta:

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección

El Ambiente de Control propicia el acatamiento a los principios de moralidad, igualdad, e imparcialidad.

La definición de los referentes éticos, acuerdo, normas, reglas, políticas y directivas que en concertación se establecen como obligatorias a regir en el Municipio fundamenta la Autorregulación Institucional y hacen efectivo el Autocontrol.

Objetivos

Establecer en forma colectiva y concertada los acuerdos, compromisos y protocolos éticos orientados al accionar administrativo del Municipio.

Definir políticas de relación con grupos de interés creando redes conversacionales que permitan el logro de propósitos de forma transparente participativo y concertado.

Establecer mecanismos equitativos y transparentes de ingreso, evaluación y de retiro del funcionarios; oportunidades de desarrollo del talento humano; buen trato y respeto al funcionario; comunicación interna efectiva, que facilite la libre expresión de opiniones y desarrollo eficiente, articulado y coordinado de funciones, en un clima de cooperación y confianza.

Propender, que la alta dirección valore y respete al funcionario, oriente al Municipio al cumplimiento de su función social y satisfacción de necesidades que de ella espera.

La responsabilidad de la definición, mantenimiento y evaluación del Ambiente de Control es de alta dirección; su observancia y ejecución de todos los funcionarios.

Parámetros de Evaluación

Existencia del Componente Ambiente de Control en la normatividad que autorregula el sistema de Control Interno.

Coherencia de los objetivos del Componente con los objetivos del subsistema.

Existencia de los elementos que garantizan la operación.

Existencia de niveles de responsabilidad y autoridad para la implementación y evaluación del componente.

Definición de la metodología de diseño, implementación y evaluación en la normatividad de autorregulación del Sistema de Control Interno.

Nivel de Implementación del Componente.

Modo en que la aplicación del componente favorece los principios y promueve los fundamentos definidos en el Sistema de Control Interno

Grado de contribución a los objetivos de control de los demás componentes.

Figura No. 6: Componentes Ambientes de Control

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

Al complementarse los mandatos de ley con el sentimiento ético, se hace posible el surgimiento de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos como un dispositivo eficaz para garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos misionales del Municipio, y de las funciones de los funcionarios del mismo.

La Entidad basa su misión en un marco constitucional y legal que define unos mandatos de acción, pero su cumplimiento requiere de la disposición de voluntades por parte de sus funcionarios que se motiva especialmente en la Ética.

Los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, se convierten en condición básica para la configuración de los demás elementos del Ambiente de Control, brindando las condiciones necesarias al desarrollo de la función administrativa del Municipio.

Principios y Fundamentos de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

Fines Esenciales del Estado

Principios y Valores de Directivos y Gerentes

Asignación de competencias Constitucionales y legales

Cultura de la Ciudadanía

Necesidades de las comunidades o grupos de interés

Principios morales y éticos de la sociedad y los funcionarios Políticas y

prácticas de Desarrollo del Talento Humano

Características del Estilo de Dirección favorable al Control y la transparencia de la Gestión

Autorregulación del comportamiento ético de los Funcionario

AMBIENTE DE

Acuerdos Compromisos o protocolos éticos

Estilo de Dirección

Desarrollo del Talento Humano

Definir reglas de comportamiento conocidas y aceptadas por todos, permite cumplir con los principios de Responsabilidad, Transparencia y Moralidad ya que la formalización en consenso de la manera en que se desarrolla la función administrativa de la Entidad, garantiza en principio el cumplimientos de las normas legales vigentes, hacerse cargo de sus responsabilidades frente al funcionario y adquirir el compromiso de hacer visible la actuación pública en todos sus niveles.

La Celeridad en la medida en que dichos Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos incrementan la capacidad de respuesta del Municipio a las necesidades de la comunidad y grupos de interés que es de su responsabilidad atender.

Constituyen fundamentalmente un proceso de Autorregulación, cuyo fin es orientar de manera consensuada las actuaciones de los funcionarios hacia la construcción de lo público, la búsqueda del mejoramiento de la calidad de vida de toda la población y la generación de confianza. También fortalece el Autocontrol, en tanto capacita a los funcionarios a tomar decisiones orientadas a enfrentar las situaciones inesperadas. Objetivos

Conocer el estado en que se encuentra la práctica ética, así como las posibilidades y oportunidades para mejorarlas.

General marco de referencia que permita construir concertadamente los parámetros para la gestión ética.

Establecer acciones sistemáticas encaminadas a operativizar la gestión ética.

Proporcionar elementos y criterios para seguimiento y evaluación de la gestión ética.

Niveles de Responsabilidad

Los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, se formulan por iniciativa del nivel Directivo, quien interna lisa, difunde y vigila la observancia de los valores éticos. Su observancia y aplicación en todos los procesos y tareas, son responsabilidad de todos los funcionarios.

Parámetros de Evaluación - Definición: en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantiza su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Existencia de un código o documento orientador de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.

Coherencia del contenido del Código con las normas legales vigentes, su misión, visión, valores y principios compartidos con sus funcionarios.

Interiorización del Código, Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos por parte de los funcionarios.

Divulgación de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos a la comunidad y grupos de interés que se relacionan con el Municipio.

Grado en que los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos promuevan el Autocontrol y la transparencia en las conductas.

Efectividad de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos en relaciones y conductas de funcionarios con los grupos de Interés.

Habilidad del Municipio para detectar violaciones a los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.

Utilización del contenido de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos en la definición y operación de los elementos del componente de ambiente de Control.


Elemento de Control que define el compromiso con el desarrollo de competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los funcionarios. Determina políticas y prácticas de gestión humana que deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia, al realizar los procesos de selección, inducción, formación, y capacitación de sus funcionarios.

La formulación de políticas de Desarrollo del talento Humano unida a la formulación de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, fortalece la capacidad Institucional para responder de manera adecuada las necesidades de la comunidad, prepara al Municipio para enfrentarse a un entorno cada vez más complejo, dinámico y hostil.

Principios y Fundamentos del desarrollo del Talento Humano

El desarrollo del Talento Humano promueve el cumplimiento de los principios de transparencia, Igualdad, Imparcialidad, Economía, Eficiencia, Eficacia y Publicidad.

Se fundamenta en la Autorregulación al formalizar las políticas que lo rigen; fortalece el Autocontrol mediante los procesos de inducción, formación y capacitación y favorece la Autogestión, al establecer políticas de administración del talento Humano, en relación con la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, Bienestar Social y evaluación del desempeño. Objetivos

Contar con funcionarios competentes para el ejercicio de los deberes propios del Municipio.

Socializar en los funcionarios el papel de Estado y como el Municipio coordina sus acciones para el logro de sus objetivos.

Facilitar el mejoramiento de capacidades y habilidades de los funcionarios requeridas para el desarrollo de los propósitos Institucionales.

Brindar Condiciones físicas y ambientales necesarias para el adecuado cumplimiento de los fines misionales.

Garantizar una compensación justa y equitativa.

Resolver conflictos personales e Institucionales que afecten el logro de los objetivos.

Integrar a los funcionarios alrededor del Municipio para que encuentren las posibilidades de su propio desarrollo.

Velar por condiciones de trabajo dignas y que ofrezcan “formación profesional y técnica a quienes lo requieran*. Niveles de Responsabilidad

Las políticas de Desarrollo del Talento Humano, están a cargo del nivel directivo, sin que esto exonere de responsabilidad a todos los Funcionarios Públicos.


Definición en la normatividad que Autorregula el Sistema de Control Interno de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantiza el diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Existencia de la normatividad interna que autorregula el diseño de los cargos y define los perfiles para cada uno de ellos.

Coherencia de políticas y prácticas del Desarrollo del Talento Humano con los propósitos del Municipio. Existencia de políticas orientadoras de procesos de selección, inducción, reinducción, formación, capacitación, compensación, Bienestar social y evaluación.

Difusión y conocimiento de políticas en todos los niveles.

Modo en que las políticas y prácticas de Desarrollo del Talento Humano han favorecido la transparencia, la igualdad, la imparcialidad, la economía, la eficiencia, la eficacia y la publicidad de las operaciones.

Manera en que las políticas y prácticas han promovido el Autocontrol en las conductas de los funcionarios.

*Constitución Política Artículo 54Satisfacción del Funcionario con las políticas de Desarrollo del Talento Humano.Nivel de impacto de políticas de Desarrollo del Talento Humano en el desempeño.


El estilo de dirección debe garantizar la concientización de una función administrativa orientada al funcionario, facilitar la comprensión de la dinámica organizacional y obtener el

compromiso de los funcionarios con el cuidado de lo público, la comunidad y los diferentes grupos de interés con los cuales interactúa.

Se concreta, cuando el nivel directivo acepta la responsabilidad por la orientación estratégica hacia una administración eficiente y eficaz en procura de los fines, misionales; en su compromiso con el Control; en la determinación de políticas orientadas hacia una gestión socialmente responsable que cumple las promesas formuladas en los planes y programas.

El Estilo de Dirección se soporta en tres grandes pilares: Objetivos Misionales de la Institución – El que hacer y las características propias que influyen en la manera como debe ser la administración, por lo cual es necesario tener como insumo la razón de ser de la institución. MISIÓN “Los Taminangueños y Taminangueñas, somos emprendedores, capaces, por ello estamos en la permanente construcción de una empresa social que nos incluye a todos y que persigue continuamente el desarrollo humano sostenible, nuestro accionar social está fundamentado en principios de solidaridad, competitividad, eficiencia, oportunidad y gobernabilidad, siempre en aras de una comunidad sentida dentro del territorio municipal, en permanente interrelación con la administración municipal y en continua proyección regional y nacional”.

Gobernabilidad – Soporte y desarrollo de los principios éticos, los cuales dan un marco de referencia para la gestión; compromiso de todos sus miembros.

Administradores – Las creencias, los valores, la formación y la experiencia son componentes que determinan los estilos de los administradores, sin embargo el estilo personal no puede ignorar los componentes anteriores.

Si bien los Estilos de Dirección son intangibles, su influencia se materializa en la frecuencia y la calidad de la interacción entre los niveles directivos, funcionales y operativos.

Principios y Fundamentos del Estilo de Dirección: Desarrolla los principios de Responsabilidad y Transparencia, al sustentarse en la valoración y el respeto hacia el subalterno, la transparencia en la gestión y la capacidad de rendir cuentas al control y al cumplimiento de Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, además da relevancia a los principios de moralidad, economía, eficiencia y eficacia.

Objetivos

Garantizar que el nivel directivo oriente los parámetros de la acción hacia el logro de su propósito misional.Fortalecer el compromiso de la alta dirección frente al Sistema de Control Interno como base de transparencia, eficiencia y eficacia de la gestión en la Administración.

Definir un estilo de gestión responsable, orientado a las necesidades de la comunidad y grupos de interés que atiende.


La responsabilidad por las actuaciones administrativas, recae en el nivel directivo, en especial en la máxima autoridad, quien tiene el deber de mantener las condiciones necesarias para el diseño, implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del sistema de Control Interno.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno de los procedimientos, instructivos e instrumentos que garantiza su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Conocimiento de los directivos de la normatividad que los rige.

Grado de responsabilidad que asumen los directivos frente a la Comunidad y grupos de interés.

Compromiso de la alta dirección con el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de control Interno.

Grado de transparencia de la actuación de sus autoridades.

Observancia de la alta dirección de los Acuerdos, compromisos o protocolos éticos; de las políticas y prácticas de desarrollo del Talento Humano.

Nivel de responsabilidad, eficiencia, eficacia y economía de la alta dirección con la asignación y uso mesurado y racional de los recursos.

Existencia y cumplimiento de políticas para la resolución de conflictos internos y externos, que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos misionales.

Promoción, divulgación y compromiso de la alta dirección con los métodos, procedimientos, políticas y objetivos propios del Control Interno.

Acatamiento de la Alta Dirección de las recomendaciones provenientes de la Auto evaluación, de la evaluación independiente y las generadas por los órganos Control. sostenible. Nos identifican como una región hospitalaria, llena de oportunidades, en activa participación de una comunidad en alianza con las instituciones. El aprovechamiento responsable de los recursos humanos, ambiéntales, sociales, económicos y culturales, hacen de esta una sociedad reconocida como autora de su propio desarrollo, permanente generadora de calidad de vida, que valora, respeta y fortalece su identidad, aportando permanentemente al desarrollo de la nación”.

Define la ruta organizacional que deberá seguir para el logro de sus objetivos misionales; requiere revisión periódica para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de competencias al interior de la Institución, así como los parámetros de Control y evaluación a regir, siendo necesario correlacionar su composición con tres elementos:

Planes y Programas Modelo de Operación

Estructura Organizacional

El Direccionamiento Estratégico se sirve del Ambiente de Control al considerar los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos; las políticas y prácticas del Desarrollo del Talento Humano y el tono fijado por el Estilo de Dirección, a fin de establecer los planes y programas necesarios para dar cumplimiento a la función asignada, a partir de los cuales se encaminan las acciones al definir un modelo de Operación coherente con su función y misión al diseñar la estructura Organizacional con el fin de mantenerla consecuente con los propósitos y linimientos Institucionales.

El Direccionamiento Estratégico favorece y promueve los principios de Responsabilidad, Transparencia y de Imparcialidad.

El Direccionamiento Estratégico Autorregula la operación y la prepara para la Autogestión, en tanto que todos sus elementos deben consolidarse en una norma interna que regula el comportamiento organizacional.

Objetivos

Definir Planes y Programas requeridos para desarrollar la función misional dentro de las normas legales en consonancia con las necesidades de la comunidad.

Determinar el modelo de operación que desarrolla la función misional dentro de las normas legales vigentes en armonía con los planes, programas y proyectos Institucionales.

Conformar la Estructura Organizacional para dar cumplimiento a la misión y propósito en consonancia con el modelo de Operación.

Niveles de responsabilidad: El diseño de este componente es responsabilidad de la Alta Dirección quien consulta y concerta con la comunidad y con los diversos grupos de interés la definición y la priorización de las acciones necesarias para el mejoramiento de su calidad y cumplimiento de las obligaciones.

Parámetros de Evaluación: Existencia del Componente de Direccionamiento Estratégico en la normatividad que Auto regula el Sistema de Control Interno.

Coherencia de los objetivos del componente con los objetivos del Subsistema.Existencia de los elementos que garantizan su operación.

Existencia de niveles de responsabilidad y autoridad para la implementación y evaluación del Componente.

Definición de la metodología de diseño, implementación y evaluación en la metodología de autorregulación del Sistema de Control Interno.

Nivel de Implementación del Componente.

Grado de Contribución a los objetivos de Control de los demás componentes.

Planes y Programas

Los Planes, constituyen un curso de acción, preparado de manera anticipada, en el cual se establece la secuencia ordenada de acciones a realizar para lograr los objetivos globales.

Los Programas, ordenan las acciones para alcanzar los principales objetivos del Plan, se estructuran en proyectos; los cuales, concretan las metas y objetivos de los programas; las políticas constituyen las reglas o guías que expresan los límites para llevar a cabo las acciones definidas en los planes y programas.

Los planes y Programas permiten reunir en un instrumento lógico y coherente los elementos que soporta la planeación estratégica.

Principios y Fundamentos de los Planes y Programas

El diseño, ejecución y seguimiento de los Planes y Programas facilita el cumplimiento de los principios de: Imparcialidad, Economía, Eficiencia, Eficacia Publicidad, y preservación del Medio Ambiente.

Se fundamenta en la Autorregulación, al reglar los propósitos armonizándolos con la función legal.

Favorece la Autogestión, al definir pautas para la coordinación de acciones pertinentes a la satisfacción de los propósitos y objetivos Institucionales.

Los planes y Programas permiten reunir en un instrumento lógico y coherente los elementos que soporta la planeación estratégica.

Autorregulación del comportamiento ético del Funcionario

Caracterización del Estilo de Dirección favorable al control y transparencia de la Gestión Cargos, funciones,

relaciones y niveles de autoridad y responsabilidad

Marco de referencia para coordinación y ejecución de las actuaciones Institucionales

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Planes y Programas

Figura No. 7: Componente - Direccionamiento EstratégicoObjetivos

Definir y programar acciones para asegurar el desempeño de la función asignada por las normas, para el cumplimiento de la misión y la contribución a la finalidad social.

Asegurar los recursos al funcionamiento, a fin de cumplir las acciones programadas en el desarrollo de los programas y proyectos de inversión.


Los Planes y Programas son responsabilidad de todos los niveles, los cuales de manera coherente deben garantizar el cumplimiento de la función, la misión y la visión. La planeación Estrategia es responsabilidad de la Alta dirección la cual coordinada y acuerda con los grupos de interés Internos y externos, define las principales líneas de acción para satisfacer sus necesidades.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno, de los procedimientos, instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Existencia del Plan estratégico o de desarrollo de planes de acción.

Coherencia entre la definición de la Misión, Visión, competencias y funciones.

Grado de concertación de los Planes y Programas directamente relacionados con la comunidad y demás grupos de interés.

Coherencia entre la definición de los objetivos y las necesidades de la comunidad.

Compromiso de la Alta Dirección en la ejecución de los planes y programas diseñados.

Necesidades y expectativas de las comunidades

Fines esenciales del Municipio

Componentes normas legales vigentes.

Patrón Organizacional que coordina la asignación de recursos, el diseño de flujos de información y relaciones de trabajo


Modelo de Operación por Procesos

Políticas y Prácticas de Desarrollo del talento humano

Divulgación de los Planes y Programas a grupos de interés internos y externos.

Conocimiento y compromiso de los funcionarios con los planes y programas diseñados.

Coherencia interna entre los planes Estratégicos y los presupuestos aprobados.

Modelo de Operación

El Modelo de Operación a una gestión por procesos, entendidos como la secuencia de actividades lógicamente relacionadas que tomadas en su conjunto, generan un resultado.

El Modelo de Operación por procesos permite administrar como un todo, el Municipio, define actividades que agregan valor, trabaja en equipo y dispone de recursos para su realización.

Centra los esfuerzos organizacionales en las necesidades de los grupos de interés, la apertura al entorno, la flexibilización, la centralización, la desconcentración de funciones, la participación comunitaria y la transparencia en la Función pública.

Principios y Fundamentos del Modelo de Operación

El Modelo de Operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de: Responsabilidad, Economía, Eficiencia y Eficacia.

Constituye una forma de Autorregulación de la función Administrativa. Favorece la Autogestión y permite al funcionario conocer sus funciones y responsabilidades.

Objetivos

Establecer la forma más eficiente de operar y cumplir los objetivos.

Definir la cadena de valor que armonice las normas legales con los planes y programas, y la gestión de operaciones en cumplimiento de la misión y la visión.

Determinar la Coordinación de acciones y decisiones a obtener resultados, bienes o servicios, objeto del cumplimiento de los objetivos.

Mantener la efectividad de los compromisos misionales, los cuales propenderán por mejorar resultados, bienes y servicios a los grupos de interés.


La definición, implementación y divulgación del Modelo de Operación es responsabilidad de la Alta Dirección quien se apoya en su equipo o comité de diseño, evaluación y actualización permanente.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos, que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Existencia del Modelo de Operación que contenga la identificación de los macro procesos estratégicos misionales y de apoyo, los procesos, subprocesos y actividades que los ejecutan.

Existencia de un normograma que incluya la base legal que garantiza los objetivos de cumplimiento de orden legal y reglamentario del Municipio.

Coherencia entre los objetivos de los macro procesos que conforman la cadena de valor, con los propósitos consignados en las normas legales vigentes.

Armonía entre los objetivos de los macro procesos con el conjunto de Planes y Programas que nos rigen.

Coherencia entre los objetivos los subprocesos y macro procesos.

Conocimiento y compromiso de la Alta Dirección y los funcionarios con el Modelo de Operación.

Armonía y consistencia entre los objetivos, insumos y productos de los procesos y subprocesos.

Socialización del Modelo de Operación entre los funcionarios.

Niveles de Capacitación y entrenamiento de los funcionarios en el manejo del Modelo de Operación.


Se construye a partir del Modelo de Operación, definiendo las unidades Organizacionales y los flujos de información y comunicación, con base en el desarrollo detallado de los procesos, las actividades y sus interrelaciones, a partir de lo cual se diseñan los cargos, se define los niveles de responsabilidad y de autoridad y se determina la asignación de las cargas de trabajo.

Su diseño consulta los requerimientos legales que imponen características particulares para cumplir con la función que le corresponde. Principios y Fundamentos de la Estructura Organizacional

La Estructura Organizacional facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Celeridad.

Se fundamenta en la Autorregulación, tendiendo en cuenta las normas legales que le son aplicables. Favorece el Autocontrol, al proporcionar los lineamientos y flujos de información de acciones requeridas para dar cumplimiento a los objetivos de cada área o funcionario.

Objetivos

Hacer eficiente el desempeño en consecuencia con las normas legales y con las prioridades de los planes y programas.

Garantizar armonía, coherencia y articulación entre las actividades las asignadas a cada unidad organizacional, de acuerdo a las normas legales, los objetivos propuestos y los planes y programas.

Adaptar su funcionamiento al entorno político, económico y social que le es propio, haciendo más flexible su organización y estableciendo niveles jerárquicos mínimos.


El Diseño y Actualización de la Estructura Organizacional son responsabilidad de la Alta Dirección. Sin embargo su operación y adecuado cumplimiento está a cargo de cada una de las dependencias y funcionarios que la integran.



Coherencia y armonía de la Estructura Organizacional con el Modelo de Operación.

Grado en que la Estructura Organizacional permite coordinar las acciones para cumplir con las funciones asignadas.

Grado en que permite y facilita el cumplimiento de la función y los objetivos contenidos en los Planes y Programas.

Nivel de flexibilidad y grado de adaptación a los cambios legales.

Grado de adaptación a las necesidades cambiantes del entorno.

Existencia de manuales en los cuales se detallan los pasos secuénciales requerido para el ejercicio de los cargos.

Respaldo de la alta Dirección para la adaptabilidad de la Estructura Organizacional a los cambios y requerimientos del entorno.

3 – ADMINISTRACION DE RIESGOS

Reconoce la presencia de la incertidumbre de todas las actividades organizacionales, requeridas para dar cumplimiento a su misión, permitiendo garantizar la coordinación de las actuaciones necesarias de su manejo.

El adecuado tratamiento de los riesgos propicia el crecimiento y desarrollo; favorece el cumplimento de la función Constitucional. Para ello es necesaria la definición del entorno, su reconocimiento, análisis, valoración y definición de alternativas de manejo, bajo la siguiente estructura:

Contexto estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración de riesgos

La Administración de Riesgos Se sirve del Ambiente de Control, ya que los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, las Políticas de Desarrollo del Talento Humano y el Estilo de dirección; previenen los riesgos que pueden generarse en el comportamiento de los funcionarios contrarios a la ética. Utiliza además los resultados generados en el Direccionamiento Estratégico para el análisis de los riesgos a nivel de macro procesos y define políticas Institucionales para su tratamiento.

Principios y Fundamentos de la Administración de Riesgos

Favorece los principios de responsabilidad, Economía, eficiencia y eficacia; al proveer los linimientos necesarios para recoger y asegurar los recursos ante cualquier evento Interno o Externo.

Se fundamenta en la Autorregulación, al definir, promulgar y hacer cumplir las políticas establecidas por la Organización; proporciona el conocimiento de los riesgos, causas, agentes generadores y efectos potenciales, lo cual redunda en la capacidad de los funcionarios para Auto controlar la Gestión.

Objetivos

Preserva la obtención de los resultados, bienes y servicios a la comunidad.Utiliza en forma efectiva y eficiente los recursos resguardándola contra daños o pérdidas.Evitar o mitigar pérdidas económicas ocasionadas por la materialización del Riesgo.

Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Evitar daños al Medio Ambiente.

Mantener la buena imagen y relaciones óptimas con la Comunidad y grupos de Interés.


La Administración de Riesgos es de responsabilidad del nivel Directivo, Se convierte en un proceso permanente e inherente a todas las áreas Organizacionales, en especial a la Unidad encargada de evaluar el Sistema de Control Interno, identificando las debilidades y amenazas en el logro de objetivos organizacionales.

º

Diagnostico Estratégico para la Gestión

Planes y Programas que regulen y orienten el desarrollo de la Función

Políticas de Administración de Riesgos

Análisis de los aspectos Externos e Internos que implican exposición al Riesgo

Contexto Estratégico


Identificación de Riesgos

Figura No. 8: Componente – Administración de Riesgos


Existencia del componente de Administración de riesgos en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno.

Coherencia de los objetivos del Componente con el Subsistema.

Existencia de los elementos que garantizan su operación.


Definición de metodología del diseño, implementación y evaluación del Componente.

Nivel de implementación del Componente.

Modo en que la aplicación del Componente favorece los principios y promueve los fundamentos del el Sistema de Control Interno.

Grado de contribución a los objetivos de Control de los demás componentes.


Controla el primer nivel de exposición al riesgo causado por la falta de conocimiento de las situaciones generadoras de riesgos.

Principios y Fundamentos del Contexto Estratégico

Se sirve de la Autorregulación Institucional al fundamentar la expedición de la normatividad a regular el interior del Municipio, además es parte integral de la metodología de la

Modelo de Operación que garantice una gestión efectiva

Estructura Organizacional flexible y eficiente

Ambiente de Control

Medidas de respuesta ante los Riesgos Identificados

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Valoración de Riesgos

Análisis de Riesgos

Reconocimiento de Situaciones de Riesgo o los Riesgos que puedan afectar el Cumplimiento de los Objetivos

Estimación del Grado de Exposición ante los Riesgos

Administración de Riesgos, aporta conocimientos y habilidades propias del Autocontrol y la Autogestión como prácticas corrientes en el Municipio.

Objetivos

Establecer las debilidades o fortalezas a fin de enfrentar los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de la función de la misión Institucional.

Determinar aquellas oportunidades o amenazas provenientes del entorno, susceptibles de afectar el cumplimiento de los propósitos de la entidad.

Definir bajo criterios de clara orientación de protección, las acciones que la conlleven a garantizar el cumplimiento de su función.


Es responsabilidad de la Alta Dirección, apoyada por los diferentes comités o grupos internos conformados para tal fin.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos, que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.Identificación de oportunidades y amenazas generadas por el entorno con base en el análisis de información externa y análisis estratégico elaborado para el diseño de los planes y programas.

Identificación de las fortalezas y debilidades evidenciadas por la definición de los planes y programas.

Identificación de las fortalezas y debilidades causadas por el diseño y operación del Modelo de Operación por procesos.

Identificación de las fortalezas y debilidades generadas por el diseño y operación de la Estructura Organizacional.

Definición de una metodología apropiada para el análisis del Contexto Estratégico.

Efecto del análisis del Contexto estratégico en los demás elementos del Componente Administración de Riesgos.


El Riesgo en si mismo, representa la posibilidad de ocurrencia de un suceso que pueda afectar el cumplimiento de objetivos misionales. Los Agentes Generadores constituyen los sujetos que tiene la capacidad de originar el riesgo, se clasifican en: personas, materiales, equipos, instalaciones y entorno entre otros. Las Causas se establecen como razones o motivos, por los cuales se genera el riesgo. Los efectos constituyen las consecuencias de la

ocurrencia del riesgo sobre los objetivos Institucionales. La Identificación de Riesgos se realiza a nivel de los macro procesos constitutivos del Modelo de Operación.

Principios y Fundamentos de la Identificación de Riesgos

La Identificación de riesgos cumple con el principio de Eficiencia. Proporciona una metodología para el reconocimiento de riesgos, que puede ser utilizada a nivel Institucional, funcional e individual lo que favorece los fundamentos del Autocontrol, la Autogestión y la autorregulación.

Objetivos

Determinar la causa de los sucesos identificados como riesgos.Identificar los agentes generadores de los eventos.Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar.





Fundamentación de la Identificación de Riesgos en los elementos proporcionados por el elemento de Contexto Estratégico.

Aplicación de metodología de Identificación de Riesgos en todos los macro procesos, procesos y actividades.

Descripción de cada uno de los riesgos que afecta el desempeño de los macro procesos, procesos y actividades.

Identificación precisa de los efectos de cada riesgo en los Macro procesos, procesos y actividades que se materializan.

Identificación precisa de los agentes generadores de cada riesgo en los Macro procesos, procesos y actividades donde podrían materializan.

Determinación y descripción de causas de los riesgos.

Coherencia entre la descripción de los riesgos, sus efectos, agentes generadores y causas.

Validación del nivel Directivo de la identificación de Riesgos en los Macro procesos,

Análisis de Riesgos

La Calificación del Riesgo se logra a través del producto, de la estimación de la frecuencia y de la gravedad de los efectos por la materializaron del riesgo. Para la Calificación del Riesgo se utilizan diferentes métodos, que van desde los cualitativos hasta los cuantitativos. La Evaluación del Riesgo permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición del Municipio al riesgo.

Principios y Fundamentos del Análisis de Riesgos

El análisis de Riesgos permite y facilita el cumplimiento de todos los principios del Sistema de Control Interno. La adopción de una metodología constituye en sí misma un proceso de Autorregulación de la función Administrativa; su aplicación a nivel de los procesos, las áreas, o los cargos permite la Autogestión y el Autocontrol.

Objetivos

Establecer frecuencia de ocurrencia de los riesgos Identificados como probables, que pueden disminuir la capacidad Institucional en el logro de sus propósitos.

Medir la magnitud de los efectos del Riesgo sobre las personas, los recursos o la coordinación de las acciones para llevar a cabo los objetivos institucionales.

Establecer los criterios de evaluación de los riesgos que permita tomar las decisiones pertinentes.





Fundamento del análisis de Riesgos en los elementos proporcionados por la Identificación de riesgos.

Aplicación de la metodología de Análisis de Riesgos en todos los macro procesos que conforman el Modelo de Operación por Procesos.

Coherencia entre lo criterios utilizados para determinar la frecuencia de ocurrencia de los riesgos.

Pertinencia de la información utilizada para calificar la frecuencia de ocurrencia de los Riesgos.

Congruencia entre los criterios utilizados para determinar la gravedad de los riesgos.

Pertinencia de la información utilizada para calificar la gravedad de los riesgos.

Suficiencia técnica en la evaluación de los riesgos.

Consistencia de la evaluación de riesgos con la realidad.


Medidas de respuesta ante los riesgos identificados.

Principios y Fundamentos de la Valoración de Riesgos

La Valoración de Riesgos facilita el cumplimiento de todos los principios del Sistema de Control Interno. La adopción constituye un proceso de Autorregulación de la función Administrativa; su aplicación a nivel Organizacional permite la Autogestión y el Autocontrol. Objetivos

Establecer frecuencia de valoración de los riesgos Identificados como probables, que pueden disminuir la capacidad Institucional en el logro de sus propósitos.

Establecer la magnitud del impacto de los efectos del Riesgo sobre las personas, los bienes, recursos y acciones pertinentes para lograr los objetivos institucionales.

Medir y calificar con criterios de evaluación los riesgos identificados que permiten establecer los perjuicios ocasionados.





Fundamento de la valoración de Riesgos en los elementos proporcionados por el análisis del Contexto Estratégico, la Identificación de riesgos y el análisis de Riesgos.

Aplicación de la metodología de Valoración de Riesgos en todos los macro procesos, procesos y actividades que conforman el Modelo de Operación.

Consistencia entre lo criterios utilizados para determinar la ponderación de los macro procesos, procesos y actividades y la ponderación de riesgos.

Pertinencia de información utilizada en la ponderación de los macro procesos, procesos, actividades y riesgos.

Congruencia entre los criterios utilizados para determinar la Priorización de los macro procesos, procesos, actividades y riesgos.

Pertinencia de la información utilizada en la Priorización de los macro procesos, procesos, actividades y riesgos.


Identifica las opciones para tratar y manejar los riesgos que basados en la valoración, permite tomar decisiones adecuadas acerca de: se acepta, se evita, se reduce, se comparte un riesgo o se transfiere legalmente su impacto. Aceptar un Riesgo significa asumirlo, por su baja frecuencia y no representa peligro alguno. Reducir el Riesgo Implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la frecuencia como la gravedad. Compartir el Riesgo, reduce su efecto a través de la transferencia de las pérdidas a otras organizaciones. (Compañías de Seguros – Riesgos Compartidos) Evitar o eliminar el riesgo cuando su frecuencia y gravedad son altas.

Principios y Fundamentos de las Políticas de Administración de Riesgos

Su promulgación es una manera de Autorregular el funcionamiento permitiendo unificar criterios para la toma de decisiones que al definirlas, se trasmite a todos los funcionarios, el compromiso, apoyo y direccionamiento dado a la Administración de Riesgos, los cuales favorece el Autocontrol y la Auto gestión Organizacional.

Objetivo

Encausar el accionar del Municipio, hacia la protección de la vida, la conservación del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la continuidad en la prestación de los servicios, la protección de los bienes y el fortalecimiento de la confianza con la comunidad.


Las Políticas de Administración de Riesgos es responsabilidad de la máxima autoridad, quien deberá diseñar, oficializar con responsabilidad y autoridad.



Coherencia de las políticas de Administración de Riesgos con los lineamientos normativos y legales que rigen el Municipio.

Adopción de las políticas de Administración de riesgos a las características y naturaleza del Municipio.

Inclusión de los parámetros para compartir, aceptar, reducir, o eliminar el riesgo.

Compromiso de la Alta Dirección con su definición, divulgación y acatamiento.

Conocimiento y entendimiento por parte de los funcionarios responsables de las políticas de Administración de Riesgos.

Aplicación de las políticas de Administración de riesgos a todos los niveles y por parte de todos los funcionarios.

Definición de acciones a seguir o decisiones a tomar en caso de incumplimiento.

Definición de parámetros para su revisión periódica y adaptación a las diferentes circunstancias que pueda afectar al Municipio.


Figura No. 9: Subsistema de Control de Gestión

SISTEMA DE CONTROL INTERNOII – SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION 1 – ACTIVIDADES DE CONTROL

Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el control de la función, planes y programas, haciendo efectivas las acciones al manejo de acciones y orientando la operación hacia la consecución de resultados, metas y objetivos.

Las actividades de control constituyen el componente que permite ejercer el control sobre toda la operación, ocurre en todos los procesos, interviene en todas la funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad. Integra los lineamientos estratégicos con las directrices y guías de acción; define los procedimientos, actividades y tareas; controla el tiempo real en el cumplimiento de metas y resultados; diseña instrumentos y mecanismos que hacen que se cumplan los objetivos; generando los siguientes elementos:

Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Operación

1 - ACTIVIDADES DE CONTROL

- Políticas de Operación - Controles

- Indicadores

2 - INFORMACION

- Información Primaria - Información Secundaria - Sistema de Información

3 - COMUNICACIÓN

- Comunicación Organizacional - Comunicación Informativa - Medios de Comunicación

SUBSISTEMA DE CONTROL DE

SUBSISTEMA DE EVALUACION

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Principios y Fundamentos de las Actividades de Control

Facilita y promueve el cumplimiento de los principios de Economía, eficiencia, Eficacia, de Celeridad y de prevención del Medio Ambiente. Fundamenta esencialmente la Autorregulación y la Autogestión, dado que en este componente se aplican todas las leyes, normas y reglamentos vigentes. Promueve el Autocontrol al especificar a cada uno de los funcionarios lo que espera de ellos en relación a su función, actividad o tarea a su cargo, sino los parámetros de la evaluación de su comportamiento y desempeño.

Objetivos

Dotar al Municipio de las directrices para mantener relaciones entre las formulaciones estratégicas y una gestión de operaciones económicas, eficientes y eficaces.

Diseñar los procedimientos a cada uno de los procesos constitutivos del Modelo de Operación en la forma que sea procedente. Manteniendo la coherencia y armonía para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso y el logro de sus resultados.

Definir políticas Administración de Riesgos, medidas de tratamiento de riesgos en cada uno de los procesos del Modelo de Operación por procesos.

Establecer los mecanismos para evaluar la gestión, los resultados y el desempeño de los funcionarios responsables de cada uno de los proceso.

Generar un Instrumento integrador de los lineamientos, forma de operar y coordinar las acciones al cumplimiento de sus propósitos.


El Nivel Directivo, Ejecutivo, Administrativo y operativo son responsables directos por la realización de las tareas y funciones a su cargo. En consecuencia todos los funcionarios están involucrados en el cumplimiento de las responsabilidades consecuencia de sus cargos y nivel de autoridad.


Existencia del Componente Actividades de Control en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno.

Coherencia de los objetivos del Componente con los objetivos del Subsistema.

Existencia de los Elementos que garantiza su operación.


Definición de la metodología de diseño, implementación y evaluación en la metodología de autorregulación del Sistema de Control Interno.

Nivel de implementación del Componente.

Modo en que la aplicación del componente favorece los principios y promueve los fundamentos definidos en el Control Interno.

Grado de Contribución a los objetivos de Control de los demás componentes.

Figura No. 10: Actividades de Control

Políticas de Operación

Estructura los criterios para definir los flujos de trabajo establecidos en el Modelo de Operación, los parámetros de diseño de actividades y tareas para dar cumplimiento a los objetivos definidos para cada uno de los procesos y los criterios de actuación que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones cuando se presente situaciones inesperadas.

Principios y Fundamentos de las Políticas de Operación

Facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Celeridad y Preservación del Medio Ambiente. Permite definir dentro de los límites establecidos por la Ley, las normas y directrices relativas a la operación del Municipio, dando paso a la Autorregulación; facilitando la Autogestión y promoviendo el Autocontrol.

Objetivos

Establecer guías de acción que direccionen la operación hacia la implementación de las estrategias organizacionales.

Ambiente de Control

Direccionamiento Estratégico

Administración de Riesgos

Mecanismos de monitoreo a la Operación

Instrumento General Integrador de la regulación de las Operaciones

Lineamientos para la acción y el desempeño

ACTIVIDADES DE CONTROL


Indicadores Controles

Manual de Operaciones

Procedimientos

Métodos de ejecución Responsables, Asignación de Cargos Controles Inmersos

en los Procesos

Mantener la Coherencia y armonía entre las definiciones estratégicas y la Operación.

Establecer las normas administrativas necesarias a garantizar la adquisición y uso de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de sus propósitos.

Niveles de responsabilidad

La definición y divulgación de las Políticas de Operación es responsabilidad del nivel directivo. Su ejecución y evaluación permanente esta cargo de los niveles, ejecutivo, operativo y de todos los funcionarios del Municipio.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Coherencia de políticas de Operación con lineamientos estratégicos determinados por el subsistema de Control Estratégico, en particular con el Modelo de Operación por Procesos y las políticas de Administración de Riesgos.

Inclusión de parámetros para el despliegue de procesos, la definición de controles en la operación y la definición de instrumentos para la evacuación de su cumplimiento.

Compromiso de la Alta Dirección con su definición, divulgación y acatamiento.

Conocimiento y entendimiento de los funcionarios de las políticas de Operación.

Aplicación de las políticas de operación en los niveles de gestión de Operación.

Definición de acciones en caso de su incumplimiento.

Definición de parámetros para la revisión periódica y adaptación a las diferentes circunstancias que puedan presentarse.

Efecto de las políticas de Operación en los demás elementos constitutivos de las Actividades del Control.

Efecto de las políticas de operación sobre los demás subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno.

Procedimientos

Los métodos, constituyen la forma bajo la cual deberá desarrollarse una actividad o tarea. Asignación de cargos, define las características y requisitos de los cargos que garantizan la ejecución de las tareas relacionadas con las actividades. Asignación de

responsabilidades, establece la obligación que en relación con su función tienen los funcionarios frente a los resultados que se espera. Asignación de Autoridad, Define la Autonomía o facultad que se otorga a los funcionarios a fin de tomar decisiones, que garanticen el cumplimiento de los objetivos. Flujograma, Representa en forma gráfica el procedimiento para ejecutar un proceso.

Principios y Fundamentos de los Procedimientos

Garantizan el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Celeridad y Preservación del Medio Ambiente. Autorregulan la Operación, al definir la manera como se coordinan las acciones de Operación para la obtención de los resultados o productos necesarios a grupos de interés. Facilita la Autogestión y el Autocontrol.

Objetivos

Hacer efectiva la base legal que rige la operación de cada proceso integrante del Modelo de Operación.

Definir parámetros de operación de cada proceso, su actividad y tarea garantizando el cumplimiento del objetivo del macro proceso al cual pertenece y contribuye.

Definir flujos de infamación para dar cumplimiento a los objetivos de las actividades adecuadas a la gestión u operación.

Asignar responsabilidades al funcionario para el desarrollo adecuado de su función.

Establecer niveles de autoridad y responsabilidad en la ejecución de acciones propias a la operación.

Canalizar recursos y capacidades institucionales en la realización de los procesos.


Los niveles ejecutivos son responsables del diseño de los procedimientos, bajo la coordinación y supervisión de los niveles de Dirección; con el apoyo de cada uno de los funcionarios.



Congruencia entre actividades y tareas con objetivos de procesos según su diseño.

Consistencia de productos esperados en cada proceso con la función Constitucional, las competencias legales y los Planes y Programas.

Requisitos de los insumos para desarrollar las actividades y tareas, en procura de la obtención de los productos necesarios para el logro de los propósitos Institucionales.

Validación de información utilizada en cada proceso, actividad y tarea con objetivos que se persigue.

Coherencia en la definición de perfiles de cargos, con relación a las actividades y tareas para dar cumplimiento a los objetivos del Municipio.

Grado de detalle de las acciones y flujogramas que describen la manera de llevar a cabo las tareas, actividades y cumplimiento de los objetivos de los procesos.

Conocimiento que los funcionarios tienen de los procesos, actividades, tareas y responsabilidades a su cargo.

Controles

Se establecen en las actividades con el fin de involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos, estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. Conocer la naturaleza de los riesgos, la frecuencia y las consecuencias, permite establecer la forma de tratarlos a través de acciones de prevención o mecanismos de control. Los Controles pueden ser: Voluntarios, Cuando se diseñan para mejorar los procesos. Obligatorios, si son expuestos por autoridades externas. Manuales, Cuando son ejecutaos por los funcionarios. Automáticos, operados a través de sistemas de información automatizada. Generales, Cuando van dirigidos al ambiente donde operan otros controles. De Aplicación cuando se involucran en un programa de Software. Adicionalmente se clasifican en: Preventivos, Actúan sobre la causa y los agentes generadores de los riesgos con el fin de disminuir su posibilidad de ocurrencia. Detectivos, Se diseñan para descubrir un evento irregular o un resultado no previsto, estos alertan sobre la presencia de riesgos y permiten tomar medidas inmediatas. Protección, Se aplican para neutralizar los efectos de los eventos no deseables y el alcance de los daños que puedan producir, con el fin de minimizarlos o eliminarlos. Correctivos, Permiten el restablecimiento de la actividad luego de ser detectado un evento no deseable, así como la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

Principios y Fundamentos de los Controles

Permiten el cumplimiento de los principios de Economía, eficiencia y eficacia. La metodología para el análisis de los riesgos en las actividades, la definición y operación de los diferentes tipos de control, los criterios para evaluar su efectividad y eficiencia, proporcionan un elemento necesario a la Autogestión Institucional y el autocontrol individual. De igual manera la adopción oficial de metodologías de diseño e implementación por niveles jerárquicos, representa una modalidad de Autorregulación del comportamiento organizacional.

Objetivos

Reconocer en cada unas de las actividades las causas, agentes generadores de riesgos y los efectos de los eventos que puedan afectar la operación.

Determinar la frecuencia de la ocurrencia de los riesgos identificados como de posible ocurrencia en el desarrollo de las actividades que conforman los procesos.

Medir la magnitud del efecto del riesgo en los recursos, la imagen y la coordinación administrativa de las acciones para llevar a cabo los objetivos de los procesos.

Diseñar medidas de prevención y protección que creen mecanismos para reducir el riesgo, medidas para detectarlo a tiempo y acciones correctivas para evitar que se presente de nuevo, evitando que su impacto afecte el desarrollo de las actividades.

Facilitar el entendimiento y análisis del riesgo de las actividades del funcionario involucrado en su ejecución, a fin de establecer controles para neutralizarlos.


Los niveles ejecutivos responsables de los procesos diseñan los controles y los equipos internos creados para tal efecto; los demás funcionarios verifican la efectividad de los controles en las actividades y tareas bajo su responsabilidad.



Compromiso de la Alta Dirección con la definición, divulgación y acatamientos de los controles.

Existencia de directivas sobre decisiones a tomar o acciones a realizar en caso de ineficiencia de los controles.

Definición, adopción y aplicación de una metodología para el diseño de los controles al interior del Municipio.

Coherencia de los controles definidos a nivel de las actividades con las políticas de Administración de riesgos y políticas de operación adoptadas por el Municipio.

Como los controles permiten la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones del Municipio.

Conocimiento y entendimiento de todos los funcionarios del sentido de la inclusión de controles preventivos, detectivos, de protección y correctivos.

Definición de parámetros para revisión y adaptación a las diferentes circunstancias que puedan presentarse.

Indicadores

Los indicadores se diseñan tomando como base la función Constitucional y legal del Municipio, la misión y las características que le son propias. Para su aplicación, deberán definirse los índices, las unidades de medida o los parámetros y metas; frente a los cuales deberá compararse el desempeño de los funcionarios, los riesgos que afectan las operaciones, la gestión y el impacto de los resultados sobre bienes y servicios prestados, ya sean internos o externos. Esto lleva a la agrupación de indicadores Estratégicos, de Riesgo y de Gestión.

Estratégicos, Miden el grado de cumplimiento de los planes estratégicos o de desarrollo, los programas y proyectos; monitorea y mide el desempeño de los macro procesos y los procesos. De Riesgo, permiten evaluar el comportamiento de los riesgos identificados en las actividades., en los procesos y en los macro procesos. Para su medición se utiliza los indicadores de Frecuencia que permiten conocer el numero de veces que se materialaza el riesgo en un periodo determinado y de Gravedad, que muestra la magnitud de las perdidas materiales o inmateriales, generadas por la ocurrencia. Gestión, permiten observar la forma como se ejecutan los procesos y actividades, mide si las decisiones y acciones emprendidas por la administración se orientan al cumplimiento de los procesos, macro procesos, y la misión Institucional. Se clasifican en: Tácticos, los cuales monitorean y miden el cumplimiento de los planes de acción y el desempeño de los procesos. Operativos, Monitorean y miden las actividades a través de indicadores de economía, eficiencia, eficacia, y el desempeño del funcionario. De Economía, Miden la relación de los costos de insumos con los beneficios percibidos por quienes reciben los bienes y servicios. De Eficiencia, establece la relación entre los costos de los insumos y los productos del proceso. De Eficacia, miden la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés y el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operación. De desempeño del Funcionario, Monitorean los resultados de la actuación del funcionario a partir del cumplimiento de los acuerdos, compromisos o protocolos ético. Se diseñan para determinar la contribución de cada funcionario en los objetivos del Municipio. De Frontera o Compartidos, Monitorean y miden el desempeño de los procesos donde existe responsabilidad compartida dentro de la organización.

Principios y Fundamentos de los Indicadores

Se fundamentan en la Autorregulación, se tiene autonomía para diseñarlos de acuerdo a las necesidades y armonizarlos con aquellos impuestos por las normar que la rigen. Favorece el Autocontrol, al proveer los parámetro de medición y evaluación de las actividades y tareas que permiten a los funcionarios, mantenerlas alineadas con los propósitos Institucionales.

Objetivos

Establecer mecanismos para evaluar el cumplimiento de las metas y resultados.

Definir instrumentos para evaluar los insumos utilizados y los productos generados por los procesos del Modelo de Operación.

Establecer procedimientos para evaluar la ejecución de las actividades y tareas requeridas para el desarrollo de procesos y evaluar el desempeño del funcionario.

Diseñar mecanismos para evaluar el impacto de la gestión en la comunidad, en razón de su función Constitucional.


El nivel directivo define los parámetros de medición y aprueba los indicadores diseñados por el responsable del proceso y por el equipo conformado para tal fin.



Coherencia del diseño de indicadores estratégicos con los objetivos perseguidos en los Planes y Programas, el Modelo de Operación y los parámetros definidos por la Administración de Riesgos.

Congruencia del diseño de indicadores de Gestión con parámetros definidos en las políticas de: operación, procesos, controles, políticas y prácticas definidas en Desarrollo del Talento Humano con los perfiles de cargos definidos en los procesos.

Congruencia de los indicadores Estratégicos, de Riesgo y de Gestión con los objetivos generados de los procesos para los cuales fueron definidos.

Adopción y aplicación de una metodología para el diseño de los indicadores.

Definición de parámetros para revisión periódica y adaptación a las diferentes circunstancias.

Efecto de los indicadores en los elementos constitutivos de las actividades de control. Efecto de los indicadores sobre los demás elementos de control.

Manual de Operación

Consolida los criterios y lineamientos determinados en los Planes y Programas con los Modelos de Operación y los procedimientos, definiendo su interacción y su interrelación. Se estructura mediante la determinación de un Sistema de Codificación y la descripción de los aspectos a incluir, los cuales hacen parte del Modelo de Operación, de la Administración de riesgos y demás elementos del componente Actividades de Control.

Principios y Fundamentos del Manual de Operación

Promueve y facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Celeridad. Se fundamenta en la Autorregulación al proveer normatividad que consolida su que hacer institucional y coordina sus actuaciones.

Objetivos

Integra los aspectos estratégicos y de ejecución en un ordenamiento interno que facilita la comprensión de su funcionamiento organizacional.

Facilita la estandarización, comprensión, operación y evaluación de la gestión y la manera como esta desarrolla su función administrativa, en procurar del cumplimiento de sus fines.


La responsabilidad por la aprobación, socialización y verificación del Manual de Operación recae en el nivel directivo, con el apoyo y compromiso de los funcionarios quienes retoman las directrices trazadas y las actualizan.



Adopción mediante autorregulación interna del contenido del Manual de Operación.

Incorporación de los acuerdos éticos, las políticas de desarrollo del talento humano, los objetivos estratégicos, las políticas de administración de riesgos y las políticas de operación.

Inclusión en el manual de operación del Flujograma de los procesos.Manejo de procesos de divulgación y formación tendientes a fortalecer el uso del Manual de Operación.

Definición de parámetros para revisión periódica y adaptación a las diferentes circunstancias.

2 – INFORMACION

Constituye el soporte al diseño, operación, evaluación, y mejoramiento de los procesos y debe ser considerado como uno de los principales activos del Municipio; es un instrumento y no un fin y su aplicación comprende todos los ámbitos del Municipio.

La información debe ser objetiva para que represente la realidad. Relevante, para que sea útil y se ajuste a las necesidades del usuario. Verificable, para que sea posible comprobar su veracidad. Significativa, para que permita su comprensión a los usuarios. Pertinente, ajustada al propósito del usuario en el momento oportuno, Consistente y uniforme, para su comparación con otro tipo de información. Equitativa, para lograr la imparcialidad en la información de todos los usuarios. Lo que infiere los siguientes componentes de Control:

Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información

El componente información establece las condiciones a la operación, garantiza la toma de decisiones, la integración de los grupos de interés, generando las relaciones, coordinaciones y responsabilidades para cumplir con los objetivos de los procesos unido a la unidad de Comunicación. Todo lo anterior considera la información como transversal a todos los elementos, componentes y subsistemas que integran el Sistema de Control Interno.

Figura No. 11: Información

Información Primaria

La principal fuente de Información Primaria es la comunidad y los grupos de interés, esta debe ser observada de manera permanente con el fin de reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las operaciones. Se recurre al análisis desde el punto de vista social, demográfico y económico principalmente. El sistema de quejas y reclamos constituye un medio de información directo, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios. Las quejas y reclamos son fuente de información sobre los incumplimientos Institucionales; a través de estos se pueden conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. Permite definir una acción correctiva inmediata y una acción preventiva de las causas que las originan.

Principios y Fundamentos de la Información Primaria

Garantiza el cumplimiento al principio de Responsabilidad; la obtención y procesamiento de la Información Primaria fundamenta la Autogestión y Autocontrol, a fin de dar cumplimiento a la función que legalmente le compete y a la búsqueda responsable de prestar un servicio público de calidad.

Ambiente de Control



Mecanismo para registro y generación de la información

Flujos se Información Interna y externa Requeridos en la Operación

INFORMACION


Sistema de Información

Información Secundaria

Parámetros y requerimiento de Información al Gobierno Nacional, Local y Órganos de Control

Parámetros y necesidades de Información a grupos de Interés y Rendición de Cuentas a la Comunidad

Actividades de Control

Objetivos

Obtener información actualizada sobre el entorno y los grupos externos a fin de analizarla y utilizarla en beneficio de las acciones Institucionales.

Identificar fuentes de información que brinden confianza y contacto directo para lograr una interacción fluida y permanente.

Registrar normatividad vigente y las expectativas de los diferentes grupos de interés.

Obtener información orientada a la reducción de los riesgos y a la optimización de la toma de decisiones.


Corresponde a la alta Dirección la consecución de la Información Primaria, creando condiciones favorables para su manejo y soporte de decisiones; sin descuidar que la responsabilidad cobija a todos sus funcionarios.



Existencia de fuentes de Información Primaria que brinde confianza y contacto directo para lograr una interacción permanente y fluida.

Cumplimiento de la normatividad vigente en la existencia de medios que permitan recibir, manejar y dar respuesta a las quejas y reclamos de la comunidad.

Coherencia entre los requerimientos de información de la comunidad, la normatividad y el Municipio.

Existencia de la cultura de la Información y manejo para tener la relación con el entorno y la comunidad.

Grado en que la información primaria es tenida en cuenta por los funcionarios en la implementación de las acciones y decisiones organizacionales.

Información Secundaria

La información segundaria constituye la base para establecer la comunicación a nivel del cliente interno y externos y la comunidad, permitiendo la rendición de cuentas.

Se identifican dos tipos: La formal que se obtiene de la operación y se materializa en los reportes, informes y demás formas de registro físico. La Informal, que conforma el capital

intelectual del Municipio y corresponde a los conocimientos y experiencias producto de la interrelación entre funcionarios.

Principios y Fundamentos de la Información Secundaria

Favorece el cumplimiento de los principios de celeridad, transparencia y publicidad. Soporta el ejercicio del Autocontrol, la Autorregulación, y la Autogestión, dado que obliga a la expedición de políticas y normalización de informes de acuerdo a las necesidades que demanda su función y sus características.

Objetivos

Obtener, procesar, y mantener la información interna requerida para su operación.

Generar y registrar información interna en forma oportuna y confiable que soporte los procesos de toma de decisiones internas.

Soportar la rendición de cuentas a la comunidad.

Garantizar el cumplimiento de obligación de información.


La responsabilidad por la obtención de la Información Secundaria, la socialización, su proyección a grupos internos y externos, su verificación y coordinación; son de la Alta Dirección.



Existencia de fuentes de Información Secundaria, debidamente determinadas y canalizadas para el logro de los objetivos Institucionales.

Cultura de la Información Secundaria donde el funcionario canalice su información y la comparta al interior del Municipio.

Utilización de la Información en la rendición de Cuentas a la Comunidad. Socialización de la Información secundaria entre los grupos de Interés. Sistemas de Información

Sistemas de Información

Los sistemas de información, necesitan de componentes físico - Hardware, se utiliza para realizar la captura, procesamiento, almacenamiento y salida de la información. Programas - Software, son el conjunto ordenado de instrucciones requeridas para el procesamiento de la

información necesaria a la operación de los procesos. Recurso Humano, Administra, Opera, alimenta, y utiliza los Sistemas de Información que se pretende procesar para agregarle valor obteniendo información adicional de mayor soporte. Datos, Constituyen los insumos de los Sistemas de Información. Información, Productos que deben identificar los destinatarios, definir características, calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación. El sistema de Información se clasifica en: Sistemas de Información Estratégica, Se implementan para soportar el proceso de toma de decisiones en todos los niveles, Planeación, Administración del Talento Humano y todos los diseñados para cumplir con los Macro procesos Estratégicos misionales. Sistemas de Información para la Gestión, Se diseñan e implementan para el procesamiento de grandes volúmenes de información y para la ejecución de actividades rutinarias en el Municipio.

Son características básicas de la información, entre otras: La de Integridad, Interacción que se da entre los diferentes Sistemas de Información, para incrementar la eficiencia en las operaciones. Oportunidad, Garantiza el momento y la exactitud de la información suministrada. Relevancia, Asegura la captura, procesamiento y distribución de la información a los fines del Municipio y satisfacer las necesidades de la Comunidad. Disponibilidad, Propender por el acceso oportuno a la información de todos los usuarios. Seguridad, Confiabilidad sobre las jerarquías de acceso requeridas por los niveles Administrativos, a fin de preservarla y protegerla.

Principios y Fundamentos de los Sistemas de Información

Permite cumplir los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y celeridad. Favorece el Autocontrol, al afianzar en cada funcionario la capacidad de general y compartir la Información Organizacional. La Autorregulación, obligando a establecer políticas y directrices que le permitan controlar la generación y uso de la información. La Autogestión, estableciendo mecanismos de manejo y gerencia de la información.

Objetivos

Soportar la gestión de operaciones, con mayores niveles de oportunidad, eficiencia y eficacia para el desarrollo de la función.

Registrar el desempeño Institucional.

Transmitir la Información en tiempo y forma adecuada, con el fin de que sea útil en la toma de decisiones.

Soportar procesos de toma de decisiones internas en forma oportuna y pertinente a sus objetivos.

Facilitar rendición de Cuentas a la Comunidad y medir la efectividad de la Gestión.


La responsabilidad en el diseño y construcción de Sistemas de Información recae en el nivel directivo. Su alimentación y mantenimiento en todos los funcionarios.



Existencia de Sistemas de Información que permitan procesar, generar, socializar, utilizar y canalizar la información.

Coherencia entre los fines del Municipio y sus Sistemas de Infamación.

Utilización de los Sistemas de Información y grado de conocimiento que poseen los funcionarios.

Habilidad para generar y aprovechar el Sistema de Información.

Calidad de la información que producen los Sistemas de Información.

Creación de una cultura de la Información.

3 – COMUNICACIÓN

La comunicación tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que la comunidad pueda asociarse y lograr objetivos comunes. Teniendo en cuenta que: define y gestiona la proyección de su identidad e imagen corporativa; caracteriza y regula sus interacciones; interviene la cultura organizacional para generar coherencia interna.

Elementos Básicos de la comunicación:

Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación


Administración de Riesgos Estrategias para

el manejo de los medios de comunicación hacia la comunidad

Flujos de Comunicación requeridos para la Operación

COMUNICACIÓN

Comunicación Organizacional

Medios de Comunicación

Comunicación Informativa

Mecanismos eficientes de Socialización de Información Institucional


Información

Figura No. 12: Comunicación Publica


Se constituye por el conjunto de Instrumentos y mecanismos que cohesiona y confiere identidad al Municipio, buscando que los funcionarios se integren a un proyecto político y administrativo, con clara conciencia de pertenencia y compromiso con los prepósitos misionales. La comunicación circula en varias direcciones, lo que conduce a establecer estrategias hacia los siguientes flujos de comunicación: Comunicación Descendente, Fluye desde los funcionarios ubicados en los niveles altos hacia los funcionarios de nivel inferiores en la jerarquía organizacional; la desventaja de este flujo de comunicación es que la información se pierde o distorsiona al descender por la cadena de mando. Comunicación Ascendente, Viaja de los subalternos a los superiores en la jerarquía Organizacional. La desventaja es que puede ser obstaculizada por funcionarios que filtran los mensajes y no trasmiten toda la información a sus jefes en especial la información que les es desfavorable. Comunicación Cruzada, Se utiliza para acelerar la circulación de la información, mejorar la comprensión y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Incluye el flujo de comunicación Horizontal y el flujo diagonal.

Principios y Fundamentos de la Comunicación Organizacional

Favorece los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y publicidad. Se apoya en el fundamento de Autorregulación al determinar las necesidades de información y la forma de comunicarla. El Autocontrol, se permite al estar dentro del ámbito de responsabilidad de todos los funcionarios.

Objetivos

Convocar a los funcionarios entorno a una gestión ética, eficiente, eficaz y responsable hacia los grupos externos.

Mantener la Coordinación entre las Unidades Administrativas con el fin de que facilite el compromiso y efectividad de la gestión individual y colectiva.

Permitir que el personal se exprese, sea escuchado, valorado; logrando motivación y fidelización.


La responsabilidad recae en los funcionarios y en especial en el Nivel Directivo.


Ambiente de Control


Determinación de receptores de información que se produce en cada proceso, actividad o tarea, que deben ejecutarse para satisfacer proposititos Institucionales.

Definición de la información que será comunicada a grupos internos del Municipio.

Eficiencia del área de comunicación en la tarea de coordinar acciones comunicativas, dirigidas al sector interno del Municipio.

Asignación de responsabilidades de comunicación Organizacional a funcionarios relacionadas con el ejercicio de su cargo.

Evaluación de la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información que ha de ser comunicada al usuario interno.

Oportunidad en la Comunicación Organizacional.

Comprensión que los funcionarios adquieren a partir de procesos de comunicación.

Pertinencia y oportunidad en procesos de divulgación a propósitos, estrategias, planes, políticas y manera de llevarlas a cabo.


Esta constituida por la información amplia y transparente hacia los diferentes grupos internos y externos sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestión. Contribuye a la rendición de cuentas a grupos de interés, órganos de control y generar el respeto colectivo por lo público y lo Institucional. La rendición de Cuentas, es el derecho que tienen los grupos internos, externos y órganos de control a estar informados, según las normas establecidas, sobre la gestión del Municipio.

Principios y Fundamentos de la comunicación Informativa

Permite el cumplimiento de los principios de Transparencia, Economía, Eficiencia, Eficacia y Publicidad. Se fundamenta en la capacidad institucional para Autorregular su funcionamiento; se favorece la Autogestión si se capacita a los funcionarios que tienen, en razón de su función mayor contacto los grupos internos y externos, para lo cual se requiere funcionarios que fundamenten su ejercicio en el Autocontrol.

Objetivos

Generar imagen, credibilidad y gestión que redunden en beneficio del Muncipio, la comunidad, grupos de interés, a través de estrategias comunicativas que permitan articular un proceso conversacional fluido con intereses comunes.

Informar a la comunidad sobre los proyectos a emprender, el uso de los recursos, el rendimiento de su gestión y los resultados logrados.

Facilitar el ejercicio del Control Externo en especial a los órganos de control.


Recae en primera instancia en la dirección y luego en la unidad de comunicación, La aplicación es responsabilidad de todos los niveles que tengan relación con grupos internos y externos.



Definición de grupos a quienes se tiene la obligación de comunicar los proyectos, ejecución y resultados obtenidos.

Definición de la información a comunicar a públicos identificados.

Eficiencia de la Unidad de Comunicación en su tarea de Coordinar acciones dirigidas a los grupos externos, cumplimiento de la responsabilidad a velar por la aplicación de las políticas de comunicación externas adoptadas.

Definición de responsabilidades de comunicación informativa en cada uno de los procesos, actividades o tareas que configuran la operación del Municipio.

Evaluación de la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información que ha de ser comunicada a grupos externos.

Oportunidad en la Comunicación Informativa.

Comprensión que lo usuarios externos logran adquirir, a partir de los procesos de comunicación.

Pertinencia y oportunidad en procesos de Rendición de Cuentas a la comunidad y organismos de Control.


Constituye el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.

Principios y Fundamentos de Medios de Comunicación

Promueven los principios de Transparencia, Economía, Eficiencia, y Eficacia. La selección de medios de comunicación se fundamenta en las políticas que sobre esta materia establezcan las normas internas y externas que rijan al Muncipio, lo que permite establecer la Autorregulación. Haciendo posible adicionalmente la Autogestión y el Autocontrol.

Objetivos

Garantizar la calidad, la pertinencia, y la oportunidad de la información divulgada a cada unos de los grupos, en sus objetivos.

Colocar los medios de comunicación al servicio de la movilización interna y externa que contribuya a consolidar un proyecto organizacional y sólido.

Establecer canales de información adecuados para la transmisión de mensajes.

Proporcionar a funcionarios y demás grupos información adecuada, transparente y veraz promoviendo su motivación y compromiso con objetivos estratégicos del Municipio.

Servir como instrumento de construcción de sentidos compartidos y de articulación de la conversación organizacional, en la línea de ser posible el cumplimiento del propósito misional.Niveles de Responsabilidad

La responsabilidad de la identificación y selección de los Medios de Comunicación, recae en las áreas o dependencias definidas dentro de la Estructura Organizacional para el manejo de los procesos específicos de comunicación.



Coherencia de lo medios de comunicación utilizados con los propósitos establecidos en los procesos de Comunicación Informativa y Organizacional.

Medición de la efectividad de los medios de comunicación sobre los grupos internos y externos.

Definición de responsabilidades por el manejo de los medios de comunicación que satisfagan los fines perseguidos por la comunicación.

Medición del manejo de los recursos utilizados para la adquisición y funcionamiento de los medios de Comunicación Institucionales.

Manejo que los diferentes estamentos dan a los Medios de Comunicación.


Figura No. 13: Subsistema de Control de Evaluación

AUTO EVALUACION

- Auto evaluación del Control - Auto evaluación de Gestión

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

- Evaluación del Sistema de Control Interno

- Auditoria Interna

PLANES DE MEJORAMIENTO

- Institucionales - Funcionales - Individuales

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

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SISTEMA DE CONTROL INTERNOIII – SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION 1 – AUTO EVALUACIÓN

Se constituye en un proceso estratégico mediante el cual se evalúa y monitorea en forma integral, la existencia y efectividad de los controles y el desempeño organizacional frente al cumplimiento de los objetivos.

Evalúa los controles y monitorea la operación través de la medición de los resultados generados por las actividades y los procesos, evaluando su diseño y operación en un periodo de tiempo determinado, por medio de la medición y análisis de los indicadores de gestión, de resultado, de riesgo y de desempeño de los funcionarios, cuyo propósito es tomar decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño, razón por la cual da lugar a la generación de dos elementos:

Auto Evaluación de Control Auto Evaluación de gestión

Se Complementa con la Evaluación Independiente, proporcionando la certeza de las acciones requeridas para el perfeccionamiento de la función administrativa, las cuales se plasman en los Planes de Mejoramiento diseñados para corregir la Gestión y la Operación del Sistema de Control Interno.

Figura No. 14: Auto Evaluación Auto Evaluación del Control

La Auto Evaluación del Control, debe evaluar la existencia de cada uno de los elementos de Control Interno, efectividad en los procesos en las áreas responsables y a nivel corporativo.

Ambiente de Control



Acciones de mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y del Municipio

Informes de auto análisis para el mejoramiento del Control Interno, del Proceso y del Municipio

AUTO EVALUACION

Auto Evaluación del Control

Informes del auto análisis de la Gestión realizada, del proceso y del Municipio


Información

Comunicación Pública

Auto Evaluación de la Gestión Acciones de Mejoramiento de

la Gestión del proceso y del Municipio

Toma como base los parámetros de evaluación incluidos en la definición de cada unos de los elementos del Sistema de Control Interno así como la existencia de controles informales que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones.

Principios y Fundamentos de la Auto Evaluación de Control

Permite establecer si éste realmente promueve y facilita el cumplimiento de todos los principios establecidos en el Sistema de Control Interno, sin embargo pueden identificarse como los más relevantes el de la Responsabilidad, la Eficiencia, Eficacia y Economía. Fundamenta el Autocontrol y fortalece la Autogestión.

Objetivos

Evaluar la efectividad del Control Interno en cada uno de los procesos de las dependencias o áreas responsables.

Verificar el resultado de los procesos tomando como base al análisis de los indicadores.

Definir las acciones requeridas para el mejoramiento a la eficiencia y efectividad de los procesos y sus resultados.


Se realiza por cada unos de los niveles de Dirección, Administración y operación del Municipio. Según el grado de autoridad y responsabilidad de sus funcionarios o por todos los niveles en conjunto.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno de los procedimientos e instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Comprensión por parte del funcionario de la importancia del monitoreo permanente al resultado de los planes y procesos a su cargo.

Comprensión de la Metodología e instrumentos utilizados para el análisis de indicadores.

Existencia del componente de Auto Evaluación de Control en la normatividad que regula el Sistema de Control Interno.

Existencia de los elementos que garantizan su operación.

Existencia de los niveles de responsabilidad y autoridad para la implementación.

Auto Evaluación de Gestión

Permite el monitoreo de los factores críticos del éxito de los procesos, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de tolerancia, permitiendo establecer

las medidas correctivas que garanticen la continuidad de las operaciones y la satisfacción de los objetivos. Auto Evaluación de Gestión implica conocer las características del indicador tales como: denominación, formulación, descripción, meta y periodicidad, además especificar rango de tolerancia para la meta y definir el procedimiento a seguir para buscar y reportar las causas de las desviaciones.

Principios y Fundamentos de la Auto Evaluación de Gestión

Ejercita los principios de Responsabilidad, Imparcialidad, Celeridad, Economía, Eficiencia, Eficacia. Se fundamenta en la Autorregulación, lo que permite definir y normalizar criterios de análisis, medición, periodicidad y favorece la Auto Gestión.

Objetivos

Evaluar el nivel de efectividad en la ejecución de las actividades y las tareas requeridas para el desarrollo de los procesos.Verificar el cumplimiento a los requerimientos establecidos en resultados, bienes y servicios para cada proceso.

Establecer cumplimento efectivo en las metas de planes estratégicos y operativos.

Evaluar el desempeño de los funcionarios.

Evaluar el impacto en la comunidad que atiende, frente a los bienes y servicios suministrados.


La medición de la Gestión es en primera instancia responsabilidad de la Alta Dirección, quien define las acciones y planes específicos de mejoramiento. En segunda instancia del Nivel Ejecutivo responsable de los Procesos y Planes específicos de Mejoramiento y de las áreas funcionales que los atiende.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno de los Procedimientos e instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Comprensión por parte del funcionario de la importancia del monitoreo permanente al resultado de los planes y procesos a su cargo.

Comprensión de la Metodología e instrumentos utilizados para el análisis de indicadores.

Oportunidad en la medición de la Gestión.

Consistencia entre resultados de indicadores utilizados para la evaluación, planeación, gestión, riesgos y desempeño del funcionario en los proceso.

Participación de todos los funcionarios involucrados durante el proceso de evaluación e informe.

Coherencia de las acciones de mejoramiento con los resultados de la Auto Evaluación de gestión.

Oportunidad en Ejecución de acciones preventivas o correctivas que se generen.

Discusión de los efectos de la Auto Evaluación de Gestión con todos los estamentos y funcionarios encargados del proceso objeto de la evaluación.

2 – EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

La Independencia en la Evaluación, se predica del examen que sobre el Sistema de Control Interno y la Gestión; realizan personas que no están involucradas en la operación diaria y cotidiana del Municipio. La Neutralidad es la que permite emitir juicios objetivos sobre el Sistema de Control Interno y la Gestión. Y sustentar observaciones y recomendaciones. Se ejecuta a través de dos elementos:

Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna

Figura No. 15: Evaluación Independiente

Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno

La Evaluación del Sistema de Control Interno en forma Independiente a la Administración del Municipio toma como base el cumplimiento de los objetivos, Principios y Fundamentos del Sistema de Control Interno la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y

Ambiente de Control



Acciones de mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y del Municipio

Informes de Recomendaciones para el mejoramiento del Sistema de Control Interno

EVALUACION

Evaluación del Sistema de Control Interno

Informes de recomendaciones de la operación para la toma de decisiones y el mejoramiento de la Gestión


Información

Comunicación Pública Auditoria

InternaAcciones de Mejoramiento de la Gestión del proceso y del Muncipio

Auto evaluación de Gestión

elementos comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos.

Principios y Fundamentos de la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno

Cumple los principios de responsabilidad. Fundamenta la Autorregulación el Auto Control y la Autogestión en la medida de su iniciativa de garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente y de la unidad o área Organizacional del funcionario no involucrado en la operación que la debe realizar, al ser reconocida en todos los niveles.

Objetivos

Conocer el estado de desarrollo del Sistema de Control Interno en el Municipio.

Evaluar la capacidad del Sistema de Control Interno para garantizar el cumplimiento de los objetivos y propósitos del Municipio.

Detectar las principales fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno y su impacto en el desarrollo de la función administrativa del Municipio.

Informar a las autoridades administrativas correspondientes el nivel de efectividad del Sistema de Control Interno.

Recomendar a la Alta Dirección las Acciones de Mejoramiento que debe emprender para hacer más eficiente el Sistema de Control Interno.


La Evaluación del Sistema de Control Interno es responsabilidad de la Unidad de Control Interno o quien haga sus veces. Para que esta evaluación surta los efectos esperados es indispensable que la alta dirección apoye los procesos requeridos para llevarla a cabo.



Documentación del proceso de evaluación del Sistema de Control Interno por parte de la Unidad de Control Interno o quien haga sus veces.

Comprensión de los funcionarios de la Unidad de Control de la importancia de la Evaluación para el logro de objetivos propuestos para la Evaluación Independiente.

Inclusión en la evaluación de todos los elementos, componentes y subsistemas que integran el Sistema de Control Interno.

Correlación entre la metodología de evaluación Independiente del Sistema de Control Interno con los parámetros utilizados para la auto evaluación del control por parte de cada una de las dependencias.

Coherencia de las metodologías utilizadas en la Evaluación Independiente del Control Interno con las utilizadas por los órganos de Control fiscal.

Grado de correspondencia entre los resultados de la Evaluación Independiente con los del Componente de Auto evaluación y los de los órganos de Control Fiscal.

Pertinencia de las recomendaciones efectuadas por la Unidad de Control Interno.

Efecto de la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno sobre los demás subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno.

Auditoria Interna

Constituye el mecanismo que permite llevar a cabo el examen sistemático, objetivo e Independiente de procesos, actividades, operaciones y resultados por servicios o áreas, independientes a su ejecución, a fin de determinar si los recursos se han utilizado con consideración a la economía, eficiencia, eficacia y transparencia. Aplicando los aspectos básicos de evaluación a la Administración, como: Auditoria de Cumplimiento; verifica la adherencia a las normas legales vigentes reglamentarías y de autorregulación que le son aplicables. Auditoria Organizacional; proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales y el logro de los objetivos misionales. Auditoria de Gestión y Resultados; Es la evaluación objetiva, constructiva, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos; la creación y confiabilidad de los sistemas de información y Control; si los resultados obtenidos son los previamente establecidos en los planes proyectos y si la rendición de cuentas se ha cumplido razonablemente de acuerdo a las responsabilidades conferidas. La Auditoria de Gestión y Resultados implica el examen de los procesos, controles, indicadores, sistemas administrativos, mecanismos de entrega de bienes o servicios, medición e información sobre efectos que producen los bienes o servicios entregados a la comunidad. La Auditoria da margen a enfatizar tres tipos de estudio:

Auditoria a Sistemas de Información

Provee la seguridad que la infraestructura de la información tecnológica cuenta con controles y seguridades adecuadas mediante la confirmación a la existencia de tales controles. Auditoria Financiera; Examina los registros de las operaciones de carácter económico normalmente ya ejecutadas. Auditorias Especiales; Comprenden el examen de componentes específicos de un proceso, operación, plan, programa, proyecto o área administrativa. Auditoria de Seguimiento; Establecer e informar si las observaciones y recomendaciones contenidas en los Planes de Mejoramiento, han sido tenidas en cuenta e implantadas en su oportunidad.

Principios y Fundamentos de Auditoria Interna

Cumple los principios de Imparcialidad, Economía, Eficiencia, Eficacia; al aportar los elementos necesarios para contribuir al mejoramiento de la función administrativa.

Objetivo

Aportar elementos de juicio a la dirección, apoyar la toma de decisiones necesarias a mejorar la gestión, corregir errores y mantener su orientación al cumplimiento del propósito general y los objetivos institucionales.


La Auditoria Interna es responsabilidad de la Unidad de Control Interno o persona especializada externa contratada para tal efecto.


Definición en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno de los Procedimientos, instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación.

Existencia de un Plan de Auditoria permanente. Utilización de Normas de Auditoria, Métodos y Herramientas de aceptación general. Calidad y pertinencia del examen de Auditoria. Inclusión en lo informes de Auditoria Interna de la totalidad de hallazgos encontrados

en el proceso de auditoria. Soportes en los papeles de trabajo de lo juicios sobre la efectividad del Sistema de

Control Interno reportados en el informe. Discusión previa de los informes a todo nivel de Auditoria Interna de austeridad y

responsabilidad. Conocimiento inicial de la alta dirección de los informes de Auditoria. Efecto de los informes de Auditoria Interna en el mejoramiento del Sistema de Control

Interno.

3 – PLANES DE MEJORAMIENTO

Consolidan las acciones de mejoramiento derivadas de la Auto evaluación, de las recomendaciones generadas por la Evaluación Independiente y los hallazgos del Control Fiscal; como base para la definición de un programa de mejoramiento de la función administrativa, a partir de objetivos definidos, aprobación de la autoridad competente, asignación de recursos para la realización de planes, definición de nivel de responsabilidad, seguimiento a las acciones trazadas, fijación de fechas limites de implementación y determinación de indicadores de logro y seguimiento de las mejoras; con el fin de establecer las especificaciones de satisfacción y confiabilidad.

La finalidad de los Planes de Mejoramiento es desarrollar una cultura organizacional orientada al Mejoramiento permanente de su función, efectuando las acciones correctivas en las políticas y en los procesos y procedimientos propios de la gestión de manera oportuna, a fin de garantizar el buen uso de los recursos y una eficiente prestación del servicio encomendado.

Se estructura en:

Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento Funcional Plan de Mejoramiento Individual

Figura No. 16: Planes de Mejoramiento

Planes de Mejoramiento Institucional

Se realiza a dos niveles: El primero, se orienta a verificar el cumplimiento de los compromisos realizados por la administración de diseñar e implementar dichas acciones. El Segundo se relaciona con la calidad al validar la eficiencia y eficacia de las acciones emprendidas, significa que no solo evalúa el diseño e implementación de las acciones señaladas en el plan de mejoramiento Institucional, sino que verifica efectivamente se impacte la gestión y el Sistema de Control Interno.

Competencias legales y Normatividad Vigente

Ambiente de Control


Acciones de mejoramiento Corporativo

Mecanismos de Seguimiento y Vigilancia al cumplimiento de los planes

PLANES DE

Plan de Mejoramiento Institucional

Acciones de Mejoramiento para los procesos o dependencias



Información

Planes de Mejoramiento Individuales

Acciones de Mejoramiento en el que hacer individual del Funcionario

Comunicación

Auto Evaluación

Evaluación de los Diferentes Órganos de Control

Planes de Mejoramiento Funcionales

Principios y Fundamentos de los Planes de Mejoramiento Institucional

Facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Celeridad, Preservación del Medio Ambiente y Responsabilidad. Favorece la Autorregulación, al fortalecer la capacidad institucional para coordinar sus acciones en procura del logro de sus propósitos.

Objetivo

Mantener al Municipio alineado hacia el cumplimiento de sus objetivos, permitiéndole mejorar las actuaciones que ha nivel corporativo afecten o impidan su desempeño.Niveles de Responsabilidad

El diseño y vigilancia de su cumplimiento es responsabilidad del nivel directivo apoyado en los comités de trabajo creados para tal efecto. La ejecución estará a cargo de las áreas o unidades organizacionales; su verificación será responsabilidad de la Unidad de Control Interno.



Existencia del Plan de Mejoramiento Institucional.

Coherencia del contenido del Plan de Mejoramiento Institucional con los objetivos del Municipio.

Conocimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad correspondientes al Plan de Mejoramiento Institucional.

Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional.

Verificación de los resultados e impactos del Plan de Mejoramiento Institucional. Planes de Mejoramiento Funcional

Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos Institucionales.

Para su diseño se requiere la definición de un programa de realización, la aprobación del comité de coordinación de Control Interno, del nivel directivo, la asignación de recursos, la implementación de las acciones, del seguimiento a los compromisos y la validación de la eficiencia y eficacia de las acciones emprendidas.

Principios y Fundamentos de los Planes de Mejoramiento Funcional

Facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Celeridad, Preservación del Medio Ambiente. Se fundamenta en la Autogestión, al facilitar las acciones de mejoramiento por área o dependencia, regula y mejora el desempeño en procura de los objetivos Institucionales.

Objetivo

Orienta las acciones de mejoramiento que han de llevarse a cabo por cada unidad que conforman la organización sobre los procesos bajo su responsabilidad a fin de mantenerlas alineadas con el cumplimiento de los propósitos Institucionales.


El diseño, ejecución y seguimiento es responsabilidad de los directivos de cada área; a su vez las áreas de Control Interno son responsables de la verificación y cumplimiento.



Existencia del Plan de Mejoramiento Funcional y su relación con los Planes de Mejoramiento Institucional.

Coherencia del contenido del Plan de Mejoramiento Funcional con la función del área o dependencia dentro del Municipio y los procesos bajo su responsabilidad.

Conocimiento de los funcionarios de los Planes de Mejoramiento Funcional.

Seguimiento al Planes de Mejoramiento Funcional.

Verificación de los resultados e impactos del Plan de Mejoramiento Funcional.

Efecto que los Planes de Mejoramiento Funcionales tienen sobre los demás elementos de Control Interno.

Planes de Mejoramiento Individual

Definen las acciones de mejoramiento que dentro del Plan de Mejoramiento Funcional debe ejecutar cada uno de los funcionarios en un marco de tiempo y espacio definidos; mejorando las tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macro procesos y los resultados del área a la cual pertenecen.

Su diseño contempla los objetivos de mejoramiento definidos para cada funcionario generados en los resultados obtenidos por la Auto evaluación, las recomendaciones de la Auditoria y del análisis de los indicadores de desempeño de los funcionarios.

Principios y Fundamentos de los Planes de Mejoramiento Individual

Facilita el cumplimiento de los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia y Responsabilidad. Se fundamenta en el Autocontrol, al permitir a cada funcionario correcciones y mejoras en sus actividades o tareas a su cargo.

Objetivos

Proporcionar a cada funcionario las acciones necesarias para el mejoramiento del desempeño de los procesos, actividades y tareas a su cargo.

Mantener la integridad de la función administrativa, orientada hacia el funcionario.


El diseño y vigilancia del cumplimiento es competencia del nivel directivo, área funcional correspondiente en consenso con el funcionario. Su ejecución se encuentra a cargo del responsable del proceso, actividad o tarea.



Existencia de Planes de Mejoramiento Individual para cada funcionario asociado al cumplimiento de objetivos de desempeño.

Coherencia del contenido del Plan de Mejoramiento Funcional con la función del área o dependencia dentro del Municipio y los procesos bajo su responsabilidad.

Conocimiento del contenido de los Planes de Mejoramiento Individual con el Plan de Mejoramiento Funcional.

Concertación con los funcionarios de los Planes de Mejoramiento Individual.

Seguimiento al Planes de Mejoramiento Individual.

Efecto de los Planes de Mejoramiento Individual en el desempeño de los funcionarios.

Efecto de los Planes de Mejoramiento Individual en el cumplimiento de los objetivos del área organizacional.

Efecto que los Planes de Mejoramiento Individual tienen sobre los demás subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno.

SISTEMA DE CONTROL INTERNOROLES Y RESPONSABILIDADES

La responsabilidad corporativa por la existencia y adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno recae en la primera autoridad, quien tiene la obligación de su regulación, implementación y contribución efectiva al logro de los objetivos del Municipio; así como el conformar el comité de coordinación del Control Interno encargado de direccional el logro de los objetivos inherentes al Control Interno.

Si bien el Control Interno es responsabilidad de todos los servidores públicos que integran el Municipio, existen niveles de la organización que tienen mayor responsabilidad frente a su existencia y efectividad y que juegan roles específicos en el diseño, implementación, ejecución y evaluación del mismo.

Es la Alta Dirección responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno; definir las políticas, los métodos y procedimientos de acuerdo a las leyes y normas legales vigentes y a las características que le son aplicables y necesarias a su implementación, así como por aprobar las normas, los métodos y procedimientos para su mejoramiento.

El rol de la máxima autoridad es de tipo estratégico y consiste en orientar, establecer, desarrollar, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a las características propias del Municipio a fin de que cumpla con sus objetivos. Esto exige de la máxima autoridad la mayor voluntad política y un estilo de dirección que fortalezca la confianza de todos los funcionarios.

La primera autoridad es responsable además por la definición de las políticas de aplicación general que permitan la implementación, operación y evaluación de los subsistemas de Control de Gestión y Evaluación, y por acatar las recomendaciones generales en procesos de evaluación tanto internos como externos mediante el diseño, ejecución y seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional. Los Jefes de Dependencias o departamentos, el Contador o quien haga sus veces, son responsables por la Implementación del Control Interno de cada una de sus dependencias, por la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos bajo su responsabilidad; por el análisis y valoración de los riesgos que puedan afectar los resultados.

Los Funcionarios son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisón continua a la eficiencia de los controles integrados a estos y por la Auto evolución a los resultados de su labor, como parte del

cumplimiento de las metas previstas por la Unidad Administrativa a las que pertenezcan. La responsabilidad de los servidores públicos frente al Sistema de Control Interno es de tipo administrativo y operativo, pues esta se concreta en el Autocontrol, la Autogestión y los Planes de Mejoramiento Individuales; pues son los funcionarios quienes hacen del Control Interno una realidad organizacional, sus acciones garantizan no solo el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno, sino los del Municipio mismo.

El Comité de Coordinación de Control Interno, es responsable por la expedición de las políticas, los métodos y los procedimientos de carácter especifico necesarios para el desarrollo y la implementación del Sistema de Control Interno, por la evaluación continua a la efectividad del Sistema de Control Interno y su capacidad de apoyar al cumplimiento de objetivos Institucionales, por verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por la Unidad de Control Interno y por los órganos de Control fiscal, por definir el Plan de Mejoramiento Institucional y por llevar a cabo el seguimiento al cumplimiento de este Plan.

Le compete además aprobar el Modelo de Operación por procesos su relación con la Estructura Organizacional, aprobar las Políticas de Administración de Riesgos, coordinar la Auto evaluación, aprobar el Plan de trabajo de la Unidad de Control y el plan de Mejoramiento Institucional.

Al Comité Coordinador del Modelo de Operación, le compete diseñar el Modelo de Operación, articular el trabajo necesario para el diseño, mejoramiento, modernización y estandarización de los procesos, diseñar las políticas de Administración de Riesgos conforme a los resultados obtenidos en el análisis de riesgos, evaluándolos periódicamente para determinar la necesidades de su actualización; definir los indicadores a aplicar en cada proceso, estructurar los Planes de Mejoramiento para la aprobación del Comité Coordinador de Control Interno a partir de las directrices fijadas por los responsables de los procesos, las recomendaciones contenidas en los informes de la Unidad de Control Interno y de los órganos de Control fiscal.

La Unidad de Control Interno, es responsable por la evaluación Independiente del Sistema de Control Interno en su conjunto y por el desarrollo de la función de laAuditoria Interna; para informar las deficiencias y generar las recomendaciones, asegurando al más alto nivel la toma de decisiones y definición de políticas necesarias al Mejoramiento del Control Interno, la gestión y los resultados.

Adicionalmente es responsable por realizar el seguimiento en tiempo real al cumplimiento de las acciones correctivas incorporadas en el Pan de Mejoramiento, con el fin de informar al más alto nivel las desviaciones o incumplimientos, facilitando la toma de decisiones en forma oportuna.

La Unidad de Control Interno cuenta con Herramientas de Evaluación aplicables a los diferentes subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno; es responsable además de la presentación de: Informe de evaluación del Sistema de Control Interno, Informes de Auditoria interna, Informes de gestión de la Unidad de Control Interno, formas y archivo de los informes y aplicación de recomendaciones y correctivos. También esta obligado el Sistema de Control Interno a rendir informes de las actuaciones del Municipio a la Comunidad o Publico que Atiende*, a los órganos de Control Político y Administrativo y al Gobierno Nacional entre otros.

__________________________________________________________________________________

* Ley 850 de 2003 Artículo 1: DEFINICIÓN: Se entiende por veeduría ciudadana el mecanismo democrático de representación que permite a los ciudadanos o a las diferentes

organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades administrativas, políticas, electorales y órganos de control, así como de las

entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional e internacional que operan en el país, encargadas de la ejecución de un programa,

proyecto o contrato de prestación de servicio público

El cumplimiento de los objetivos establecidos en el Marco Conceptual para el Sistema de Control Interno, asegura el reporte de las obligaciones de informar de manera eficiente y eficaz, sobre su gestión y resultado y de manera especial con el manejo fiscal y el cumplimiento de los compromisos y objetivos asignados por las normas legales vigentes.

- NORMOGRAMA -

NORMOGRAMA - SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONCEPTOS BASICOS

Concepto Norma ArtículoConstitución Política 1991 209, 269

Control Interno

Ley 87 – 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

1

Contaduría General de la Nación, Resolución 048 – Febrero 4 - 2004 Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable

1

Principios del Sistema de Control Interno

Constitución Política 1991 209Ley 87 – 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

1

Ley 80 – 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Publica 23, 24, 25, 26

Ley 489 – 1993 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del Orden Nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones

3, 4

Directiva presidencial 02 – del 5 de Abril – 1994, asunto: Desarrollo de la función del Control Interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

Todo

Fundamentos Constitución Política 1991 1, 209, 269, 287, 298

Objetivos

Constitución Política 1991 2, 365, 366Ley 87 – 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

2

Control Interno Ejecutado por Personas


Todo

Sistema de Control Interno


1, 4


27, 28, 29

Decreto 2145 – 1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y organismos de la Administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones

1

Decreto 2539 – 2000 Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2145 de Noviembre 4 – 1999 1

Estructura del Sistema de Control Interno


1, 3

Directiva Presidencial No. 1 – 1997 Asunto: Desarrollo del Sistema de Control Interno Todo

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICOCOMPONENTE – AMBIENTE DE CONTROL

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

Constitución Política 1991 1, 5, 11, 13, 15, 16, 18, 19, 28, 83, 127Ley 190 – 1995: Poro la cual se dictan normas endientes a preservar la moralidad en la Administración Publica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa

19 a 31, 66

Ley 734 – 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único 34 a 41


Constitución Política 1991 6, 25, 26, 29, 38, 39, 42, 43, 48, 53, 55, 122, 123, 124, 125, 126, 128

Ley 190 – 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración publica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción Administrativa

1 a 7, 9, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 64, 66


4

Ley 443 1998 Por la cual se dictan normas de Carrera Administrativa Todo


30, 31

Ley 617 – 2000 Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 – 1994 el Decreto extraordinario 1222 – 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 – 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto publico nacional

20, 22, 27, 28, 71, 72, 77, 82, 84

Ley 734 – 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único Todo

Decreto 0272 – 1993 Por el cual se reglamenta la Ley 05 – 1991 Sobre el ejercicio de la profesión de Administrador Publico

Todo

Decreto 1567 – 1998 Por el cual se Reglamenta la Ley 489 – 1998 de Carrera Administrativa

7, 14, 20

Decreto 861 – 2000 Por el cual se establece las funciones y requisitos generales para la los diferentes empleos públicos de las entidades del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones

Todo

Decreto 862 – 2001 Plan Nacional de Formación y Capacitación Todo

Decreto 190 – 2003 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 790 – 2002 Todo


Directiva Presidencial 10 de Agosto 20 de 2002 Asunto: Programa de Auditoria Interna renovación o de la administración pública. Hacia un estado comunitario

Todo



Todo

Directiva Presidencial 10 de Agosto 20 de 2002 Asunto: Programa de Auditoria Interna renovación o de la administración pública. Hacia un estado comunitario

Todo

Directiva Presidencial 4 de Octubre 20 de 2002 Asunto: Fortalecimiento del Control Interno en el marco de la política de lucha contra la corrupción y nombramiento de los jefes de Control Interno del Nivel Nacional

Todo

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICOCOMPONENTE – DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO,

Planes y Programas

Constitución Política 1991 80, 106, 298, 339 A 355Ley 87 – 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

4

Ley 152 – 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo

2 a 7, 13 a 17, 19, 20, 21, 22, 25 a 28, 31 a 34, 36 a 41, 44, 45, 46, 48, 50


16, 17, 21, 106, 107

Decreto 111 – 1996 Por el cual se compilan las Leyes 38 – 1989, 179 – 1994, y 225 – 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto

4 a 15, 17, 18, 20, 21, 36, 37, 38, 39, 41, 51, 52, 53

Modelo de Operación

Directiva Presidencial No. 1 – 1997 Asunto: Desarrollo del Sistema de Control Interno

Todo

Constitución Política 1991

113 a 121, 173, 174, 178, 189, 200, 202, 208, 209, 216, 235, 237, 241, 249, 256, 265, 266, 268, 277, 282, 298, 305, 311, 315, 354


4

Ley 715 – 2001 Por la cual se dictan normas orgánicas en materias de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 258, 356 y 357 (Acto legislativo del 2001) de la constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de salud y educación entre otros

5 a 9, 27, 42 a 46, 73, 74, 75, 76

Ley 872 – 2003 Por la cual de Crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público

Todo

Decreto 1537 – 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 – 1993 en cuanto a técnicos y administrativos de Control Interno de las entidades y organismos del Estado

1, 2



Todo


Constitución Política

113 a 119, 138, 150,171, 176, 188, 189, 200, 201, 202, 208, 234, 236, 239, 249, 264, 268, 277, 282, 286, 287, 306, 314, 320, 322, 328


4

Ley 42 – 1993 Sobre la Organización del Control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen 51, 52, 53

Ley 136 – 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios

1 a 5, 8


1, 49, 50, 51, 54,56, 57, 65, a 69, 70 a 73, 82 a 85, 88, 89, 91, 97, 101

Decreto 1677 – 2000 Por el cual se reestructura el Departamento Administrativo de la Función Publica 4


SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICOADMINSIRACION DE RIESGO



4



4


Todo



Todo



4

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIONACTIVIDADES DE CONTROL



4

Procedimientos


4


9 a 13, 18


Todo

Ley 872 – 2003 Por la cual de Crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público

Todo

ControlesContaduría General de la Nación, Resolución 048 – Febrero 4 - 2004 Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable

Todo

Indicadores Ley 190 – 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración publica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción Administrativa

11, 48


Todo

Auto regulación del Manual de Operación


Todo

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION COMPONENTE DE INFORMACION


Constitución Política 15, 20, 23Ley 134 – 1994 Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana 7, 8, 9

Ley 152 – 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Todo

Información secundaria

Constitución Política 20Ley 142 – 1994 Información sobre servicios públicos domiciliarios Todo

Ley 850 – 2003 Información a veedurías Ciudadanas Todo

Sistemas de Información


3, 4


49, 53

Ley 298 – 1996 Poro la cual se desarrollo el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de hacienda y de dictan otras disposiciones sobre la materia

7


36, 37

Ley 715 – 2001 Por la cual se dictan normas orgánicas en materias de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 258, 356 y 357 (Acto legislativo del 2001) de la constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de salud y educación entre otros

32, 66, 93


21

Directiva Presidencial 12 – 2002 Asunto: Lucha contra la corrupción en la Contratación estatal Todo

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓNCOMPONENTE DE COMUNICACION


Constitución Política 74Contaduría General de la Nación, Resolución 048 – Febrero 4 - 2004 Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable

Todo


Constitución Política 15, 20, 23,74, 78, 268, 270, 272, 274, 277, 284

Ley 42 – 1993 Sobre la Organización del Control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen 36 a 41, 46

Ley 80 – 1993 Por la cual se expide el estatuto General de Contratación de la Administración Publica 66Ley 190 – 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración publica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción Administrativa

12, 40, 51, 56 a 61, 65, 77, 78

Ley 734 – 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único 3


22, 23, 33, 34

Directiva Presidencial 12 – 2002 Asunto: Lucha contra la corrupción en la Contratación estatal Todo

Contraloría General de la Republica Resolución Orgánica 05544 – 2003 por la cual se reglamenta la rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la Republica

Todo


Todo



4


76

Directiva Presidencial 01 – 1997 Asunto: Desarrollo del sistema de Control Interno Todo

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION COMPONENTE AUTO EVALUACIÓN

Auto Evaluación del Control


4

Auto Evaluación de Gestión

Ley 42 – 1993 Sobre la Organización del Control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen 12


14

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Evaluación del Sistema de Control Interno


3, 4, 8, 9

Ley 42 – 1993 Sobre la Organización del Control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen 9, 18


13 a 17

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIONCOMPONENTES PLANES DE MEJORAMIENTO

Planes de Mejoramiento Institucional


4


13, 14, 15, 17


Todo

Planes de Mejoramiento Funcional


4


13, 14, 15, 17


Todo

Planes de Mejoramiento Individual


4


Todo


Todo

ROLES Y REESPONSABILIDADES

Gobernantes, Jefes de Organismos, Gerentes Públicos


3, 6, 8


41, 103, 109, 110


3, 5

Decreto 2539 – 2000 Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2145 de Noviembre de 1999 2, 8


Todo


Todo

Ministros, Directores, Secretarios de Despacho, Jefes de Dependencia y Organismos


3, 6

Decreto No. 1826 – 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 – 1993 6, 8, 9


5


Todo

Servidores Públicos

Ley 734 – 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único 22


5


Todo


Todo

Comité de Coordinación de Control Interno


13


5, 7

Directiva Presidencial 01- 1997 Asunto: Desarrollo del Control Interno Todo

Unidad de Control Interno


7, 9, 10, 11, 12, 13

Ley 80 – 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Publica 65

Ley 190 – 1995: Poro la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Publica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa

53

Decreto 1826 – 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 -1993 1, 2, 3, 4, 5


7, 8

Decreto 1677 – 2000 Por el Cual se reestructura el Departamento de la Función Publica 8


3

Directiva Presidencial 01- 1997 Asunto: Desarrollo del Control Interno Todo


Todo

Contaduría General de la Nación: Circular 042 – 2001 Referencia: por la cual establecen las actividades mínimas a realizar por los Jefes de Control Interno o quien hagan sus veces con relación al Control Interno contable y a la estructura de los informes establecidos en la resolución 048 – 2004 de CGN

Todo


5

PLANEACIÓN AL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTROL

MARCO CONCEPTUAL MANUAL DE

- Conceptos Básicos - Estructura de Control Interno – Rol y Responsabilidades – Grupos de Responsabilidad Informativa

Metodología: Componente – Elemento – Procedimiento (pasos) - Instructivo (Guía, Titulo Guía) – Instrumento (Formato, Titulo Formato) – todas las Dependencias Institucionales

FASES DEL

FUNDAMENTOS: Auto Regulación Auto Control Auto Gestión

PRINCIPIOS: Responsabilidad, Transparencia, Moralidad, Igualdad, Imparcialidad, Eficiencia, Eficacia, Economía, Celeridad, Publicidad, Medio Ambiente


SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO

SUBSISTEMA CONTROL GESTION

SUBSISTEMA CONTROL EVALUACION

INFORMACIÓN Información PrimariaInformación SecundariaSistema de Información

COMUNICACIÓN Comunicación OrganizacionalComunicación InformativaMedio de Comunicación

ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas de Operación Procedimientos Controles IndicadoresManual de Procedimientos

ADMINISTRACIION DE RIESGOS Contexto estratégicoIdentificación de RiesgosAnálisis de Riesgos Valoración de RiesgosAdministración de Riesgos

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes y ProgramasModelo de Operación Estructura Organizacional

AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección

EVALUACIÓN INDEPENDIENTEEvaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna

PLANES DE MEJORAMIENTO InstitucionalesFuncionalesIndividuales

AUTO EVALUACION Auto Evaluación de Control Auto Evaluación de Gestión

Sub

sist

ema

de C

ontro

l Est

raté

gico

Sub

sist

ema

de C

ontro

l Ges

tión

ETAPAS COMPONENTES DEL CONTROL DE LA CALIDAD

Establecimiento de políticas respecto a las calidades deseadas del producto.

Niveles de Calidad

Diseño niveles de calidad de los productos

Ejercicio del Control de calidad durante el proceso de manufacturación

Ejercicio del Control aplicable a distribución, instalación y uso del producto

Inspección y control del producto una vez recibido por el cliente para evaluar su funcionamiento

Inspección de los sistemas de empaque, embalaje y manipulación de los productos terminados

Inspección y prueba de los rendimientos de productos finales

Inspección y Control sobre los procesos fabriles

Inspección y control sobre la producción en procesos

Inspección y control sobre la calidad de los insumos recibidos.

Materias Primas, Proceso de Producción rendimiento del producto

Establecimiento de estándares de calidad

Fijación Sistema Productivo compatible con exigencias de calidad, costo y capacidad.

Factores considerados en el establecimiento de las políticas

FAS

E 2

FAS

E 2

FAS

E 1

FAS

E 1

PAR

TES

DE

PLA

NE

AC

IÓN

PLA

NE

AC

ION

PAR

TES

DE

IMP

LEM

EN

TAC

ION

Medición de la calidad por el mercado neto

Costo del Control

Variables decisorias para fijar el sistema de la producción y los estándares

Restricciones del proceso sobre los estándares

Restricciones de los estándares sobre los Procesos

Problema Financiero por evaluar al establecer los tamaños del Control de Calidad

Tamaño control CalidadA Mayor Control Incrementos de los costos de control (Cc) por mayor inspección, Mantenimiento de maquinas y mano de obra ociosa durante el tiempo en que se realiza el control.Disminución de los costos ocultos (Co) por concepto de desperdicios, remaquinado y devolución de productos

Regla de decisión: El tamaño óptimo será aquel que minimice los costos totales de

Modelo de Costos: Muestreo por aceptación y control del Proceso

Convenciones Secuencia Actividades {1} Revisión Estándares de Calidad{2} Revisión diseño preliminar del producto

Inv. Requerida

Recuperación Inv.

Grado Calidad Productos Competitivos

1

2

el control interno

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