circulares 2005 - registro nacional

REGISTRO PERSONAS JURIDICAS

CIRCULARES AÑO 1998

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-1998 ............................................................................................... 4 Decreto N° 26771-J

CIRCULAR DR-PJ 002-1998 ............................................................................................... 5

Ley Reguladora del Mercado de Valores CIRCULAR DR-PJ 005-1998 ............................................................................................. 12

Entidades Comercializadoras de Seguros CIRCULAR DR-PJ 006-1998 ............................................................................................. 13

Tramitación de Documentos con Operaciones de Carácter Inmobiliario CIRCULAR DR-PJ 007-1998 ............................................................................................. 14

Pago Impuesto de Traspaso CIRCULAR DR-PJ 009-1998 ............................................................................................. 15

Formulario Impuesto de Traspasos CIRCULAR DR-PJ 011-1998 ............................................................................................. 16

Pago del Timbre Municipal CIRCULAR DR-PJ 012-1998 ............................................................................................. 17

Modificación Estatutos de Fundaciones CIRCULAR DR-PJ 013-1998 ............................................................................................. 18

Empleo del Términos “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria” CIRCULAR DR-PJ 014-1998 ............................................................................................. 19

Publicación de Edicto CIRCULAR DR-PJ 021-1998 ............................................................................................. 21

Adición a la Circular N° 014-98: Publicación de Edicto CIRCULAR DR-PJ 022-1998 ............................................................................................. 22

Verificación de Firmas de Notarios y Enteros Bancarios CIRCULAR DR-PJ 024-1998 ............................................................................................. 23

Calificación de Nombres Sociales CIRCULAR DR-PJ 024 Bis-1998 ....................................................................................... 28

Disminución Plazo Social y Presentación de Protocolización en Fecha Posterior al Vencimiento

3

CIRCULAR DR-PJ 025-1998 ............................................................................................. 29 Aplicación del Código Notarial

CIRCULAR DR-PJ 026-1998 ............................................................................................. 38

Funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre CIRCULAR DR-PJ 027-1998 ............................................................................................. 42

Procedimiento Retiro Sin Inscribir

4

En virtud de haber sido publicado en la Gaceta N° 54 del fecha 18 del presente mes, el Decreto N° 26771-J, él cual rige a partir de dicha publicación, hago de su conocimiento lo siguiente: A partir de la fecha citada, esta Dirección tendrá a su cargo los Departamentos Registrales de Mercantil, Personas y Asociaciones. Todo lo referente a justificaciones del personal a cargo, será valorado y autorizado por esta Dirección, de previo a ser remitido al área de Recursos Humanos. Asimismo, en lo concerniente a vacaciones, deberá enviarse copia a esta Dirección, de la boleta de control de funcionario (password). Lo relativo a expedientes, calificaciones, notas y gestiones en general, que sean de nuestra competencia, será tramitado directamente por esta dirección en conjunto con su Departamento de Asesoría Jurídica, así como lo referido a expedientes disciplinarios. Nótese que se nos otorgó independencia administrativa, por lo que será de nuestra competencia, la organización necesaria para brindar un óptimo servicio al usuario, a quien nos debemos. Está Dirección se complace en serviles y estará siempre anuente al diálogo y a todo aquello que contribuya a mantener excelentes relaciones humanas entres todos nosotros, así como a mejorar el servicio público que se presta. Atentamente,

CIRCULAR DR-PJ 001-1998

DE: DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

TODO EL PERSONAL

FECHA: 20 de marzo del 1998

ASUNTO: Decreto N° 26771-J

5

El presente criterio se emite de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo N° 26771-J de 18 de marzo de 1998). Mediante la promulgación de la Ley Reguladora del Mercado de Valores (Ley N° 7732), publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 27 de enero de 1998, que entra en vigencia en lo que nos interesa a partir del día 27 del presente mes, se producen reformas legales y la creación de nuevas entidades jurídicas, entre ellas, las Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, Centrales de Valores, Sociedades de Compensación y Liquidación y las Sociedades Calificadoras de Riesgo, que es necesario conocer, para el buen desempeño del quehacer magistral y que a continuación se detallan. I) Se crea la de Superintendencia General de Valores, como órgano de máxima

desconcentración del Banco Central de Costa Rica, la cual según lo dispone el artículo 3 del citado cuerpo legal, tendrá entre otras las siguientes funciones: a) Autorizar el funcionamiento de las bolsas de valores, las sociedades

administradoras de fondos de inversión, las centrales de valores, las sociedades de compensación y liquidación y las sociedades calificadoras de riesgo.

b) Aprobar, antes de la entrada en vigencia, los estatutos y reglamentos de las bolsas de valores, las sociedades de compensación y liquidación, las centrales de valores y las sociedades calificadoras de riesgo.

c) Autorizar las disminuciones y los aumentos de capital de las bolsas, las centrales de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las sociedades de compensación y liquidación y las demás personas jurídicas sujetas a su fiscalización, salvo las entidades fiscalizadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras, los emisores y los puestos de bolsa. La autorización de las disminuciones y los aumentos de los puestos de bolsa corresponderá a las bolsas, las cuales deberán velar porque se cumpla con los requisitos de capital establecidos reglamentariamente por la Superintendencia para los mismos.


DE: DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES DEL AREA MERCANTILY PERSONAS, ASESORIA JURIDICA


ASUNTO: Ley Reguladora del Mercado de Valores

6

II) Según el artículo 8, al frente de la Superintendencia General de Valores, habrá un Superintendente, quien. ejercerá la representación judicial y extrajudicial de la misma, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma. Podrá delegar ciertos poderes en los intendentes u otros funcionarios de la Superintendencia, conforme a las normas que dicte el Consejo Nacional del Sistema Financiero. Conviene aclarar que, las facultades del Superintendente son otorgadas por la ley, por lo que no es necesaria su inscripción, ni la delegación de sus poderes, en el Registro Mercantil.

III) En los artículos 27 al 33, en relación con las Bolsas de Valores, se dispone, entre otras cosas:

a) Se organizarán como sociedades anónimas por suscripción simultánea y deberán

ser propiedad de los puestos de bolsa que participen en ellas.

b) Su objeto debe limitarse a las actividades autorizadas por la Ley y sus reglamentos.

c) Debe disponer en todo momento de un capital mínimo, suscrito y pagado inicialmente en efectivo, de doscientos millones de colones (¢200.000.000,oo), representado por acciones comunes y nominativas, suscritas y pagadas entre los puestos admitidos a la respectiva bolsa, ajustada por la Superintendencia General de Valores, según la evolución de un índice de precios y, luego de los niveles mínimos de capital proporcionales al volumen de actividad fijados reglamentariamente por la Superintendencia. En ningún caso, la participación individual de un puesto de bolsa en el capital de la bolsa, podrá exceder el veinte por ciento (20%) del capital total de la sociedad.

d) Cuando se decreten aumentos en el capital social, los puestos de bolsa tendrán derecho a suscribir una participación en el capital de la sociedad, igual a la que ya poseen. La cantidad de acciones no suscritas de estos aumentos, prioritariamente y de conformidad con el respectivo pacto social, podrán ser suscritas por los restantes puestos en la misma proporción que ellos tengan en el capital total.

e) Deberá presentar ante la Superintendencia General de Valores, para su aprobación, los proyectos de estatutos, reglamentos y procedimientos.

f) En la Junta Directiva, no podrá nombrarse más de un número que a su vez sea director, gerente, empleado o dueño de más del dos por ciento (2%) de las acciones del mismo puesto de bolsa, ni de ninguna entidad que forme parte del grupo financiero al que dicho puesto pertenece.

g) De las utilidades netas de la bolsa, se destinará un diez por ciento (10%), a la formación de un fondo de reserva legal, cesando tal obligación cuando dicho fondo alcance el cuarenta por ciento (40%) del capital social suscrito y pagado.

7

IV) En los artículos 53 al 59, se regula lo concerniente a los Puestos de Bolsa, cuyas principales características son:

a) Debe constituirse como sociedad anónima por fundación simultánea, y tanto las

acciones representativas de su capital social, como la de sus socios, cuando éstos sean personas jurídicas, deberán ser nominativas. Ninguna persona física ni jurídica podrá ser socia de más de un puesto de bolsa dentro de una misma bolsa, ya sea directamente o por interpósita persona.

b) Su objeto debe limitarse a las actividades autorizadas por la Ley y sus reglamentos.

c) Su plazo social debe ser el mismo de la respectiva bolsa de valores, incluidas sus prórrogas.

d) Debe disponer, en todo momento, de un capital mínimo, suscrito y pagado inicialmente en dinero efectivo, de cincuenta millones de colones (¢50.000.000,oo), representado por acciones nominativas, suma que podrá ser ajustada por la Superintendencia General de Valores.

e) No podrán participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de inversión.

Es importante indicar que, de conformidad con el artículo 55, el Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) y cada uno de los Bancos públicos quedan autorizados para constituir sendas sociedades, en los términos indicados, con el fin único de operar su propio puesto de bolsa. V) En cuanto a las Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, reguladas en los

artículos 61 al 73, sus principales características son:

a) Las expresiones fondos de inversión, sociedades de inversión, sociedades de fondos de inversión, sociedades administradoras de fondos de inversión, fondos mutuos, fondos de capitalización u otras equivalentes, en cualquier idioma, solo podrán ser utilizadas por las sociedades administradoras de fondos de inversión.

Es importante aclarar que, la utilización de denominaciones sociales en idiomas distintos al castellano, sólo procederá entratándose de sucursales de sociedades domiciliadas en el extranjero, no así en las sociedades nacionales, en virtud de la prohibición expresa contenida en la Ley N° 7623 de 9 de octubre de 1996.

b) Deberán ser sociedades anónimas o sucursales de sociedades extranjeras, cuyo objeto exclusivo sea prestar servicios de administración de fondos de inversión.

c) Deben disponer, en todo momento, de un capital mínimo, suscrito y pagado inicialmente en efectivo de treinta millones (30.000.000,00), representado por acciones nominativas, al igual que la de sus socios, si ellos fueren personas jurídicas, suma que podrá ser ajustada periódicamente por la Superintendencia General de Valores.

8

d) En cualquier caso en que ocurran cambios en el control de la sociedad administradora deberá ser autorizado, previamente, por la Superintendencia General de Valores.

e) No podrán participar en el capital de otras sociedades. Es importante indicar además, que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley de marras, el Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) y cada uno de los bancos públicos, quedan autorizados para constituir sendas sociedades administradoras de fondos de Inversión. Por otro lado, se dispone en los artículos 96 a 99, entre otras cosas, que si se produce la cancelación por parte de la Superintendencia General de Valores, de la autorización concedida a la sociedad administradora para operar fondos de inversión o, específicamente, dicho fondo, ello será causal de liquidación del fondo de inversión. En este caso o si se produjere la quiebra o disolución de la sociedad administradora, la Superintendencia, de oficio, intervendrá administrativamente la sociedad administradora del fondo o, si lo estimare oportuno, traspasará, temporalmente la administración de los fondos a otra sociedad administradora. En caso de quiebra o liquidación de una sociedad administradora de fondos de inversión, los activos de cada uno de los fondos que administra no pasarán a integrar la masa común de la universalidad, ni podrán ser distribuidos corno haber social entre los socios. Lo anterior se aplicará también en los casos en que la sociedad quede sometida a un proceso de administración por intervención judicial. VI) Las Centrales de Valores, de acuerdo con los artículos 119 y 134, deberán cumplir con

lo siguiente:

a) Deberán ser autorizadas previamente por la Superintendencia General de Valores, la cual deberá aprobar su constitución, sus estatutos y sus reglamentos de previo a su funcionamiento, así como sus modificaciones posteriores y la suscripción y transmisión de acciones, para lo cual establecerá los criterios que deberán seguirse para valorar el precio de las mismas.

b) Se constituirán corno sociedades anónimas y tendrán como objeto el servicio de custodia y títulos valores y la oferta de dicho servicio.

c) Deberán contar con un capital mínimo acorde con lo que establezca reglamentariamente, la Superintendencia General de Valores. Las bolsas de valores, podrán participar hasta en el cuarenta por ciento (40%) del capital de una central de valores.

VII) Las Sociedades de Compensación y Liquidación, reguladas en los artículos 126 a

133, tienen como características principales:

a) Estar autorizadas por la Superintendencia General de Valores, la cual deberá aprobar la constitución, los estatutos y los reglamentos de previo a su funcionamiento así como sus modificaciones y la suscripción y transmisión de acciones. Las ampliaciones y reducciones de capital deberán ser autorizadas por la

9

Superintendencia, la cual establecerá por vía reglamentaria la forma en que deberán realizarse, así como los criterios que deberán seguirse para valorar el precio de las acciones.

b) Pueden ser miembros liquidadores y accionistas de este tipo de sociedad, los puestos de bolsa, los bancos y las instituciones públicas que cumplan con los requisitos especiales que, para el efecto, la Superintendencia General de Valores establezca.

c) Deben contar con un capital mínimo, según lo establezca reglamentariamente la Superintendencia General de Valores. El capital de este tipo de sociedades, deberá pertenecer al menos en un treinta por ciento (30%), pero no más de un cincuenta por ciento (50%), a las bolsas de valores. Si fueren varias bolsas, dicho porcentaje se distribuirá en partes iguales, salvo que alguna bolsa decida tener una participación inferior. El capital restante deberá ajustarse de acuerdo con sus volúmenes de liquidación, conforme lo establezca reglamentariamente la Superintendencia. En todo caso, ninguno podrá participar en más de un quince por ciento (15%) del capital social.

VIII) En relación con las Sociedades Calificadoras de Riesgo, reguladas en los artículos 144 a 149, sus principales características son:

a) Son sociedades anónimas, cuyo objeto social exclusivo es la calificación de riesgo

de los valores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios y las actividades complementarias a dicho objeto, autorizadas reglamentariamente por la Superintendencia General de Valores.

b) Deberán agregar a su denominación la expresión "calificadora de riesgo".

c) El funcionamiento de este tipo de sociedades, su pacto constitutivo y las modificaciones al mismo, deberán de previo a su inscripción definitiva en el Registro Público, ser autorizadas por la Superintendencia General de Valores.

IX) En su artículo 156, la Ley dispone que "El consejo nacional de supervisión del sistema.

financiero general de valores podrá ordenar, mediante resolución fundada,. la intervención de una entidad fiscalizada, en cualquiera de las circunstancias previstas en los numerales ii) al viii) del inciso d) del artículo 136 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, N° 7558 del 3 de noviembre de 1995.

X) En el Título XII de la Ley en cuestión, se derogan y modifican una serie de normas

legales, las cuales se indican a continuación:

a) Se reforman los artículos 239, 240, 241 y 366 del Código Penal.

b) Se adiciona al Código Penal, una sección IV que se nominará "Delitos Bursátiles", al Título VIII, "Delitos contra la buena fe de los negocios".

c) Se adiciona un último párrafo al artículo 483, dos párrafos finales al artículo 1104 y un párrafo final al artículo 1111 del Código Civil.

10

d) Se reforman los artículos 102, 120, 138, 491, 492, 632, 648, 649, 805 y 826 del Código de Comercio.

e) Se reforman los artículos 28, 40, 52, 69, 128, 135 y 175 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica (N° 7558 de 3 de noviembre de 1995).

f) Se reforma el párrafo primero del inciso 7 del artículo 116 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, N° 1644 de 26 de setiembre de 1953.

g) Se reforman los artículos 1, el párrafo primero del artículo 3 y el artículo 5 de la Ley N° 7523 de 7 de julio de 1995 (Pensiones Complementarias).

h) Se derogan los artículos 404 y 405 del Código de Comercio.

i) Se derogan el párrafo segundo del artículo 33 y el artículo 34 de la Ley N° 7523.

j) Se derogan los incisos o), p) y s) del artículo 28, el párrafo segundo del artículo 68, los artículos 121, 122, 123, 125, 126, 127, el inciso d) del artículo 128 y el párrafo segundo del artículo 144, de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

k) Se deroga la Ley N° 7091 de Regulación de la Publicidad de la Oferta Pública de Valores.

l) Se deroga la Ley Reguladora del Mercado de Valores, N° 7201 de 18 de setiembre de 1990.

En relación con las modificaciones legales, se hace necesario hacer mención especial de las siguientes:

a) Se deroga el párrafo segundo del artículo 102 del Código de Comercio.

b) Se reforma el artículo 120 del mismo cuerpo legal, cuyo texto en adelante dirá: "La acción es el título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio. Las acciones comunes - también llamadas ordinarias - otorgan idénticos derechos y representan partes iguales del capital social y deberán ser nominativas. Está prohibida la emisión de acciones sin valor. Tanto las acciones comunes como las preferentes u otros títulos patrimoniales, podrán ser emitidos en moneda nacional o extranjera". (Lo resaltado no es del original).

c) El artículo 138 del Código citado, en el sentido de que la autorización de la junta Directiva de la sociedad, para el traspaso de acciones, no será aplicable cuando se trate de sociedades cuyas acciones se encuentren inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, y se coticen por medio de una bolsa de valores autorizada.

d) Se adiciona la siguiente frase al inciso u) del artículo 128, de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, N° 7558 de 3 de noviembre de 1995 : "La fusión o transformación de entidades sujetas a la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras deberá ser previamente autorizadas por esta, con el fin de velar por la estabilidad y solvencia de la

11

entidad prevaleciente y el cumplimiento, por parte de esta última, de las normas de supervisión prudencial aplicables, todo de conformidad con el respectivo reglamento. El reglamento deberá fijar plazos perentorios para que la Superintendencia analice y se pronuncie sobre los proyectos de fusión o transformación." (Lo resaltado no es del original).

e) Se reforman los artículos 3 y 5 de la Ley N° 7523 de 7 de julio de 1995, que en adelante en lo que interesa, deberán leerse así: “Artículo 3. Operadoras. Las operadoras de planes de pensiones complementarias podrán administrar planes privados de pensiones y de capitalización individual, y deberán constituirse como sociedades anónimas, con el único objeto de administrar los planes antes indicados, así como los respectivos Fondos. El ente regulador determinará los requisitos y las condiciones que deberán cumplir las. Sociedades Anónimas para ser autorizadas a funcionar como operadoras, con arreglo a las disposiciones de esta Ley y a las del Código de Comercio en lo relativo a la constitución de sociedades anónimas". "Artículo 5. Capital mínimo de constitución. El capital mínimo necesario para la formación de una operadora de fondos de pensiones no podrá ser inferior a setenta y cinco millones de colones, y deberá ser íntegramente suscrito y pagado en el momento de su autorización..."

En relación con las Sociedades operadoras de pensiones, es necesario señalar que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, se faculta al Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) y a cada uno de los bancos públicos, para constituir sendas sociedades de este tipo, en los términos establecidos en la Ley 7532 antes citada. XI) En relación con los documentos que contengan actos o contratos en moneda

extranjera (constitución de sociedades, aumentos o disminuciones de capital, etc.), otorgados y/o presentados al Registro, con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, se les aplicará la normativa contenida en dicho cuerpo legal, toda vez que de conformidad con el artículo 34 de nuestra Carta Magna, a ninguna ley se le dará efecto retroactivo en perjuicio de persona, o de sus derechos patrimoniales adquiridos o de situaciones jurídicas consolidadas. En razón de lo anterior, el Registro deberá proceder a inscribir dichos documentos, aunque como se dijo, fueren otorgados con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley aludida.

12

Para los efectos consiguientes, ruégoles tomar nota, de las disposiciones contenidas en los artículos 3, 4 y 6 del Reglamento Para la Operación de Entidades Comercializadoras de Seguros, publicado en el Diario Oficial La Gaceta e la 15 de enero del año en curso, que regula las relaciones comerciales entre el Instituto Nacional de Seguros (I.N.S) y las personas jurídicas que se autoricen como intermediarios en la venta de seguros y fianzas del citado Instituto, al amparo de las Leyes No. 12 del 30 de octubre de 1924 y N°. 11 del 2 de octubre de 1922, y que son: Las agencias comercializadoras de seguros y fianzas deberán operar como sociedades mercantiles de capital, de acuerdo con el Código de Comercio y, demás leyes vigentes, siendo sus principales funciones: la promoción, gestión, cobro, inspección y colocación de seguros, todo en virtud del monopolio de seguros que continuará bajo el monopolio del Estado costarricense y la administración del Instituto Nacional de Seguros, actuando en todo caso por cuenta y a nombre de éste. Dichas sociedades deberán mantener suscrito y pagado en dinero efectivo no menos de diez millones de colones (¢10.000.000,oo), capital que se fijará anualmente considerando el índice de inflación del Banco Central.

Atentamente,



PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA: 28 de mayo de 1998

ASUNTO: Entidades Comercializadoras de Seguros

13

A efecto de dar cumplimiento en forma parcial, a la disposición contenida en el artículo 56 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo No. 26771-J de 18 de marzo de 1998), y de acuerdo a lo acordado entre esta Dirección y la Dirección de Propiedad Inmueble, se les comunica que, en relación con los documentos que contengan operaciones inscribibles en los Registros Mercantil o Personas y operaciones de carácter inmobiliario (con excepción de los aportes de bienes inmuebles al capital de una sociedad mercantil), que se presenten al Diario a partir del día 15 de junio del año en curso, se tramitarán de la siguiente manera: § Recibido el documento en el reparto diario, se procederá a su calificación en cuanto al

acto o contrato mercantil o de personas, y a la verificación de la correcta anotación del mismo en el o los inmuebles respectivos. Realizada la calificación se consignarán los respectivos defectos y en caso de que no contenga ninguno, se procederá a su inscripción, independientemente de los defectos que arroje su posterior calificación en cuanto al acto o contrato de carácter inmobiliario,

§ Una vez calificado e inscrito el documento, según sea el caso y verificada su correcta anotación, se pasará a la respectiva Jefatura de Registradores, para que ésta a su vez lo traslade al partido de propiedad que determinará la Dirección de Propiedad Inmueble, para su tramitación.

§ El Jefe de Registradores enviará semanalmente a la Coordinación del Área Registral

del Registro Público de la Propiedad Inmueble, un informe que contenga las citas de presentación de los documentos trasladados y el número de operaciones de propiedad que cada uno de ellos contenga, a efecto que se realicen los rebajos correspondientes en el partido de propiedad.

§ Entratándose de documentos con aportes de inmuebles a sociedades, éstos se

seguirán calificando e inscribiendo totalmente por el registrador de mercantil, hasta tanto no se tome una decisión para su diferente tramitación.

§ En relación con los documentos en que se declaren la quiebra, concurso de

acreedores e intervención judicial de. personas jurídicas y la insolvencia o incapacidad mental de personas físicas, de conformidad con en el artículo 51 del Reglamento supra citado, su tramitación corresponde en su totalidad al respectivo registrador de mercantil.



PARA: REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

DEPARTAMENTO REGISTRAL Y PERSONAS

FECHA: 11 de junio de 1998

ASUNTO: Tramitación de Documentos con Operaciones de Carácter Inmobiliario

14

En virtud de haber sido publicado el Código Notarial, mediante Ley N°. 7764, publicada en el Alcance N° 17 a la Gaceta No. 98 de fecha 22 de mayo de 1998, se les comunica que, a partir de dicha fecha, en los actos o contratos en que sea necesario cumplir con el requisito de pago del Impuesto de Traspasos, éste deberá cobrarse en un porcentaje del 1.51 %, según lo determina el artículo 181 de dicha ley, el cual reforma el artículo 8 de la Ley, N° 6999 de 3 de setiembre de 1985. Se incluye un 0.01 % más, correspondiente al pago del porcentaje a favor de la Cruz Roja. Atentamente,


DE: REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Pago Impuesto de Traspaso

15

Según información brindada por la Oficina de Tributación Directa, previo acuerdo entre el Registro Público y la Dirección General de Tributación Directa, para efectos del cobro de Impuesto de Traspasos, por cada formulario para este fin, debe consignarse únicamente, la formación concerniente a un único bien inmueble, por lo que debe hacerse caso omiso del término "otros" que consta en dicho formulario. Lo anterior, a partir de esta fecha Atentamente,



PARA:

REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA: 15 de julio del 1998

ASUNTO: Formulario Impuesto de Traspasos

16

Ruégales tomar nota de lo que a continuación se detalla: Aún y cuando el artículo 104 del antiguo Código Municipal y la reforma contemplada en el artículo 183 del Código Notarial, que rige a partir del 22 de noviembre próximo, disponían el pago de 250 colones de timbre municipal en las constituciones de sociedades, solicitudes o renovaciones de cédula jurídica, el nuevo Código Municipal, Ley 7794, publicado en la Gaceta No.94 de fecha 18 de mayo de este año, en su artículo 84 dispone en lo que compete a esta Dirección, que a partir del 18 de julio de 1998 en que empieza a regir, solamente en la inscripción de toda constitución de sociedad, será necesario cumplir con el requisito de pago del TIMBRE MUNICIPAL, que deberá ser de dos colones por cada millar (¢2.oo X ¢1000) del monto del capital social suscrito. La solicitud de cédulas jurídicas no pagan dicho timbre. Atentamente,



PARA:

REGISTRADORES MERCANTIL Y ASOCIACIONES


ASUNTO: Pago del Timbre Municipal

17

De conformidad con lo estipulado por el artículo 16 de la Ley de Fundaciones N° 5338 de 28 de agosto de 1973, se ha interpretado por parte de este Registro la necesidad de que toda variante en los estatutos de las fundaciones debe ser previamente autorizada por el Juez Civil respectivo. Sin embargo, por resolución N° 496-E del Tribunal Primero Civil de San José, de las 07:35 horas del 6 de mayo último, en relación con el recurso de apelación planteado por la Fundación para el paciente con cáncer Doctor Rafael Ángel Calderón Guardia, se resolvió que los únicos casos en que se requiere la intervención judicial se dan cuando la fundación no puede ser administrada de acuerdo con sus preceptos constitutivos o reglamentarios para remover los administradores cuando no cumplan, o bien, para que disponga la disolución de la fundación, por haber cumplido los propósitos para los que fue creada o por imposibilidad de ejecutar sus finalidades y resolver sobre los bienes que hubieren. En este sentido, resulta de aplicación lo estipulado por el artículo 6 de la ley de citas, en el tanto en que posibilita la publicación de la disolución, fusión y cualesquiera otros actos que cambien la estructura de una fundación por parte del notario público o por el Juez según sea el caso. En conclusión, fuera de los supuestos mencionados, las demás modificaciones pueden ser realizadas ante Notario Público. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Modificación Estatutos de Fundaciones

18

Con el fin de unificar criterios, esta Dirección emite el siguiente: Por Decreto N° 2383 de 25 junio de 1959, se determinó el empleo del término Universitario solo para instituciones docentes de igual jerarquía a la de la Universidad de Costa Rica, Posteriormente, el Decreto N° 6693 de 27 de noviembre de 1981, se abre la posibilidad al funcionamiento de Universidades privadas, siempre y cuando se constituyen mediante una fundación o una asociación. No obstante lo anterior, por Resolución de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia N° 7494-97, de las 15:45 horas del 11 de noviembre de 1997, se declararon inconstitucionales los artículos 5 y 15 del Decreto N° 6693 citado supra, permitiéndose la constitución de Universidades Privadas mediante la figura de la sociedad anónima, incluidos los fines lucrativos. Siendo así las cosas nada obsta para que una sociedad anónima, dedicada entre otras cosas y como objeto especial a la enseñanza universitaria, puede llevar en su denominación social el término “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria”. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Empleo del Términos “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria”

19

Tal y como lo dispone el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley Nº 3883 de 30 de marzo de 1967 y sus reformas), el propósito de los registros que componen el Registro Nacional, es garantizar, mediante la inscripción, la seguridad de los bienes o derechos con respecto de los terceros. En ese sentido, es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, siendo por consiguiente contrarios al interés público, las disposiciones o procedimientos que entorpezcan esos trámites, o que, al aplicarlos, ocasionen tal efecto. En virtud de lo anterior, la obligatoriedad establecida en el Código de Comercio, en cuanto a que tanto la constitución de las Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada y de sociedades mercantiles, así como las reformas a sus estatutos sociales, su disolución y fusión debe necesariamente publicarse en extracto en el Diario Oficial La Gaceta, impone un requisito que se convierte en un obstáculo para la agilización en la inscripción de dichos documentos, en virtud del tiempo que tarda la Imprenta Nacional en realizar la publicación, aspecto que atenta contra la disposición contenida en el artículo1º supra citado. Lo anterior encuentra su fundamento en el hecho de que, a pesar de la gran cantidad de constituciones de sociedades mercantiles que a diario se realizan, en proporción no es significativo el porcentaje de diligencias de oposición a los nombres sociales que se presentan, en virtud de la publicación que disponen los artículos 13 y 19 del Código de Comercio y, en relación con las reformas a los estatutos sociales es bastante reducido. La obligatoriedad de la publicación de un extracto de la escritura, en los casos supra indicados, tiene como finalidad informar a los terceros de la celebración de dichos actos o contratos, para que puedan ellos, en caso de sentirse perjudicados, interponer las gestiones y recursos en defensa de sus intereses. Por ello, y, tomando en consideración que la obligatoriedad de realizar la mencionada publicación en el Diario Oficial La Gaceta, entorpece la agilidad en la tramitación de los documentos relacionados con las sociedades mercantiles, esta Dirección les instruye para que en adelante, dicha publicación no se considere requisito previo para la inscripción del documento en el Registro Mercantil, ello en virtud de que de la lectura de las normas citadas, no se desprende en modo alguno tal circunstancia.



PARA:

REGISTRADORES DE MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Publicación de Edicto

20

En este sentido, a efecto de dar fiel cumplimiento al Principio de Legalidad y para evitar la no publicación en el Diario Oficial, deberá acompañarse al testimonio de la de escritura la boleta de pago del edicto en la Oficina de la Imprenta Nacional, o bien, el Notario deberá dar fe de tal circunstancia indicando el número de la boleta respectiva, so pena de que en caso de incumplimiento se señale el defecto correspondiente por parte del Registrador. En relación con los documentos de disolución, fusión, transformación 0 traslado de sede social al extranjero de sociedades, así como de disminución de capital social, en virtud de la trascendencia jurídica de los mismos, y a efecto de evitar posibles perjuicios patrimoniales a los particulares que mantienen relaciones jurídicas con la respectiva entidad, necesariamente ha de realizarse la publicación del respectivo edicto como acto previo a la inscripción, debiendo el Notario dar fe de tal circunstancia con indicación de la fecha en que la misma se realiza en el periódico oficial La Gaceta. El criterio expuesto, fue avalado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, en el artículo cuarto, Asuntos de la Dirección General, punto cuatro, acta número 34-98 de 6 de agosto de 1998. VER ADEMÁS CIRCULAR 021-98 Atentamente,

21

En relación con la boleta de pago de¡ edicto respectivo, si bien se ha estado solicitando razón notarial únicamente en los casos en que se omite la presentación de dicha boleta, en virtud de que los funcionarios de la Imprenta Nacional consignan de diferente forma, incluidas las abreviaturas, los nombres de las sociedades cuyo edicto se solicita publicar y ello se ha prestado para confundir a los Registradores en su calificación, esta Dirección se ve en la necesidad de que, a partir de esta fecha, necesariamente deberá consignarse razón notarial en la que se haga constar el número de recibo de la solicitud de publicación del edicto ante la Imprenta Nacional, independientemente de que se aporte la mencionada boleta o no, entendiéndose que, en este sentido, aparte de lo mencionado, no se da variante alguna en el resto de¡ contenido de la circular que se adiciona. También se adiciona la referida circular, agregando que, además, debe realizarse la publicación del correspondiente edicto como acto previo a la inscripción, en los casos en que se disminuya el plazo social. Atentamente,



PARA:

REGISTRADORES DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA: 19 de octubre de 1998

ASUNTO: Adición a la Circular N° 014-98: Publicación de Edicto

22

En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 1° de la Ley sobre inscripción de Documentos en el Registro Público(Ley N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), y del Principio de Celeridad que informa la materia registral, deviene en necesario interpretar en sentido amplio, el actual artículo 9 de la Ley de Aranceles Registro Público, que se convertirá en Artículo 8 del citado cuerpo legal, en virtud de la reforma introducida por el artículo 179 del Código Notarial, en el sentido de que el Registrador únicamente verificará la legitimidad en la firma del Notario, en los siguientes casos: a) Cuando la firma se haya estampado con tinta de color distinto al negro o azul. b) Cuando se sobreponga a la rúbrica, el sello del Notario. c) Cuando se adhieran especies fiscales u otros documentos, cubriendo parte de

la firma. En lo relativo a verificación de enteros bancarios de pago de derechos y especies fiscales, debido a problemas técnicos, se prescindirá del tal procedimiento para todos aquellos enteros cuya fecha de pago sea anterior al 14 de octubre de 1998. Atentamente,



PARA:

ASESORIA JURIDICA, JEFES DE REGISTRADORES, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Verificación de Firmas de Notarios y Enteros Bancarios

23

Con el fin de actualizar y mejorar los parámetros en cuanto a la calificación de similitudes entre nombres sociales, toda vez que se presentan una serie de algunas y disparidad de criterios entre funcionarios y usuarios registrales, se emite la presente circular que en adelante regulará este aspecto de la función calificadora, dejando sin efecto la aplicación del memorando N° 376 de 14 de mayo de 1997, así como cualquier otra disposición administrativa que se le oponga.

CALIFICACIÓN DE NOMBRES SOCIALES A) Denominación social: Nombre con que se distingue a una sociedad, en la cual no

podrán incluirse nombre o apellido(s) de personas físicas. Razón social: Nombre con que se distingue a una sociedad, la cual necesariamente deberá formarse con el nombre o nombres y/o apellido(s) de alguno de los socios o de terceras personas. La anterior diferenciación es importante, toda vez que, la Sociedad en Nombre Colectivo y la Sociedad en Comandita, necesariamente deben llevar razón social; la Sociedad de Responsabilidad Limitada puede tener razón social o denominación social, y en la denominación de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, está prohibida la utilización del nombre o parte del nombre de una persona física. (Arts. 10, inciso a), 35, 62 y 76 del Código de Comercio). En relación con las Sociedades Anónimas, si bien es cierto de conformidad con el artículo 245 del Código de Comercio, no pueden tener razón social, jurisprudencialmente se ha admitido la utilización del nombre o parte del nombre de una persona física, tal y como lo dispuso la antigua Sala de Casación, en su voto N° 41 de las 15:30 horas del 27 de abril de 1965, en que se señaló:

“... cabe el nombre o apellido que haya venido dándole prestigio a la empresa, siempre que la denominación sea precedida o seguida por las palabras 'Sociedad Anónima' que son las que le dan su verdadera naturaleza a la sociedad y las que advierten a terceros, que su



PARA:

ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA: 29 de octubre del 1998

ASUNTO: Calificación de Nombres Sociales

24

responsabilidad está limitada a los aportes de los socios. 4. Un nombre o apellido contenido en la denominación de una sociedad anónima, no la desnaturaliza como tal, de acuerdo con la jurisprudencia de esta Sala de Casación y de la doctrina más moderna en Derecho Comercial..."

Cuando el nombre social esté compuesto por los apellidos de uno o varios de los socios, no es necesaria la utilización entre ellos, de signos como guiones, puntos y términos tales como "y", "&", etc. No obstante, si se consignan no constituye defecto alguno.

B) Debe establecerse la procedencia del nombre social, a la luz de la Ley de Defensa del

Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses. (Ley N° 7623 del 9 de octubre de 1996), en el sentido de que dichas expresiones deben escribirse correctamente en español o en lenguas aborígenes costarricenses. Se exceptúan de esta disposición, los nombres de las agencias o sucursales de empresas con sede en el extranjero, las que contengan nombres o apellidos de sus propietarios o consistan en nombres científicos o expresadas en griego o latín. Pueden utilizarse letras o siglas en los nombres de empresas o sociedades, siempre que los mismos no formen palabras en idiomas distintos al español, por ejemplo- W.H.l.T.E., H.O.U.S.E, etc. No es procedente la utilización de palabras producto de la unión de dos términos en otro idioma, de manera que nombres como chickenkitchen" o "startourtravel" contravienen las disposiciones de la supra citada ley. Se permite el uso de nombres de fantasía (de ser así, debe indicarse expresamente), los cuales, en ningún caso podrán deformar ortográfica o morfológicamente las palabras del idioma español, como en el caso de términos como KREDITO, EXPRESSO, KAMISAS, etc.

C) El artículo 7 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional (Ley N° 1644 de 26 de

setiembre de 1953 y sus reformas), establece que sólo las entidades constituidas de acuerdo con dicha normativa podrán usar en su denominación, nombre comercial o en la descripción de sus negocios, las palabras "banco", "establecimiento bancario" o derivados de éstos que califiquen sus actividades como de carácter bancario, disposición confirmada en el artículo 143 de la Ley Orgánica del Banco Central (Ley 7558 del 27 de setiembre de 1995).

D) La Ley Reguladora de Entidades Financieras de Carácter no Bancario (Ley N° 5044

de 13 de setiembre de 1972 y sus reformas), dispone que las empresas financieras deberán usar en su denominación la palabra "financiera" u otros términos que identifiquen claramente la naturaleza de sus actividades. Únicamente usarán dicha palabra las empresas reguladas. Por esta ley y las secciones financieras de los bancos del sistema bancario nacional. En este sentido, la SUGEF, mediante criterio de

25

su Departamento de Asesoría Jurídica, permite solamente el uso de la palabra "finanzas" en la denominación de sociedades no reguladas por la ley antes dicha.

E) La Ley Reguladora del Mercado de Valores. (Ley N° 7732 de 27 de enero de 1998),

dispone que los términos "agentes de bolsa", "puesto de bolsa", "bolsa de valores", "centrales de valores", "sociedades administradoras de fondos de inversión", "sociedades de compensación y liquidación" y "sociedades calificadoras de riesgo", "fondos de inversión", "sociedades de fondos de inversión", "fondos mutuos", "fondos de capitalización u otras equivalentes", son expresiones reservadas para las entidades jurídicas constituidas y autorizadas a participar en el mercado bursátil, por lo que el uso de dichos términos es exclusivo para sociedades que se encuentren reguladas y cumplan con los requisitos establecidos por la ley indicada.

F) De conformidad con la Resolución de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de

Justicia, N° 7494-97 de las 15:45 horas del 11 de noviembre de 1997, que declaró inconstitucionales los artículos 5 y 15 de¡ Decreto N° 6693 de 27 de noviembre de 1981, se permite la constitución de Universidades Privadas mediante la utilización de la figura de sociedad anónima, en razón de lo cual, nada obsta para que una sociedad anónima, dedicada como objetivo especial a la enseñanza universitaria, pueda llevar en su denominación social el término "Universidad", "Universitario" o "Universitaria".

G) El artículo 4 de la Ley de Monopolios de¡ Instituto Nacional de Seguros (Ley N° 12 de

30 de octubre de 1924), establece que la comercialización de los seguros es monopolio de dicha institución. Sin embargo, la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la Contraloría General de la República, mediante escrito de fecha 29 de noviembre de 1995, considera que la comercialización de seguros por sujetos privados (sociedades), no violenta lo preceptuado por la norma citada, sociedades cuyo objeto deberá especialmente estar orientado a la comercialización de seguros de¡ I.N.S.; sin embargo, lo anterior no crea reserva alguna en cuanto a términos como "Seguros", "Aseguradora" u otros equivalentes, los cuales pueden utilizarse como parte del nombre de cualquier sociedad.

H) De acuerdo con nuestra jurisprudencia, no podrán ser objeto de inscripción nombres

sociales tales como OEA S.A., ONU S.A., FMI S.A., OIT S.A., debido a que estas expresiones contienen siglas de organismos internacionales reconocidos.

I) Nuestra legislación permite la abreviatura del aditamento en los nombres sociales, lo

cual no debe confundirse con el uso de siglas, cuya inscripción no procede en este Registro. Por ejemplo:

Nombre: Líneas Aéreas Costarricenses Sociedad Anónima Abreviatura: Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Siglas: LACSA

26

J) De conformidad con el Código de Bustamante, no se permite el uso de nombres de

países dentro de las denominaciones o nombres sociales, sin embargo, es posible utilizar su gentilicio.

CALIFICACIÓN DE SIMILITUDES ENTRE NOMBRES SOCIALES

A) Al determinar la posible existencia de similitud entre dos nombres sociales, no se debe

perder de vista, que los nombres deben ser revisados sólo entre entidades de la misma naturaleza- es decir, no se indicará similitud entre una Sociedad Anónima, Limitada, etc. y una Fundación, Asociación o incluso una sociedad con sede en el extranjero, toda vez que, no se trata de una sociedad comercial inscrita en nuestro país.

B) Por otra parte, debe tomarse en cuenta lo que al respecto establece el artículo 103 del

Código de Comercio, que en lo que Interesa reza: "La denominación se formará libremente, pero deberá ser distinta de la de cualquier sociedad preexistente, de manera que no se preste a confusión, es propiedad exclusiva de la sociedad e irá precedida o seguida de las palabras 'Sociedad Anónima' o de su abreviatura 'S.A.'... (El resaltado no es de su original)

Tal y como se resaltó, el fin último de dicha norma es evitar que haya confusión entre los terceros, en relación con los nombres sociales inscritos y, es ese el primer factor que se debe tener en cuenta al realizar la calificación respectiva, de manera que si dos denominaciones no son lo suficientemente similares como para prestarse a confusión, no debe consignarse el defecto de similitud. En este mismo sentido, debe tomarse en cuenta que el nombre social está compuesto por todos los términos que contenga más su aditamento, de manera que la calificación de éste, debe realizarse con respecto al nombre en forma global y no a uno o unos de los elementos o vocablos que lo componen.

C) Al determinarse la posible similitud, se deben contemplar aspectos tales como:

SIMILITUD ORTOGRAFICA: Parecido o semejanza entre dos denominaciones, en razón de su escritura. Se ha tomado como parámetro que la diferencia mínima entre dos nombres debe ser de tres letras, especialmente cuando los mismos estén compuestos por una sola palabra.

SIMILITUD FONETICA: Parecido o semejanza entre dos denominaciones, en razón de su pronunciación similar.

27

SIMILITUD IDEOLOGICA: Parecido o semejanza entre dos denominaciones, que aunque se escriben y pronuncian de manera diferente tienen un significado similar.

D) Hay que considerar que, términos tales como Comercial, Comercializadora Compañía,

Consorcio, Corporación, Corporación, Empresa, Empresas, Grupo Inversiones- Inversionistas, Sociedad y otros similares, denotan una generalidad y, po lo tanto, no califican o distinguen entre nombres cuyos demás componentes sea idénticos. Asimismo, el uso de términos diminutivos, aumentativos y peyorativos en u nombre con respecto a otro ya inscrito, no hace suficiente diferencia, en este sentido S pueden citar ejemplos como "El Farol S.A." y "El Farolito S.A." "La Casa de Luz S.A." "La Casita de Luz S.A." Pero, por otra parte, si se utilizan vocablos que conllevan una actividad específica, tales como Transportes, Turística, Agropecuaria, Importadora, Inmobiliaria Almacén, Finca, Industrial, Químicos, Editorial, Imprenta, etc. sí hacen diferencia, siempre y cuando no haya uno ideológicamente similar. Ejemplo: "El Tucán S.A." y "Transportes El Tucán S.A.".

E) El uso de lugares geográficos o puntos cardinales así como de números ordinales o

cardinales no establecerá diferencia alguna entre nombres con identidad en los demás componentes. Por ejemplo: "El Tucán S.A. y "El Tucán del este S.A."

F) Entratándose de nombres sociales similares, no se permite el consentimiento para el

uso del nombre propuesto para su inscripción, por parte de los personeros de la sociedad inscrita, si éste se presta a confusión, todo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 supra citado y ¡a presente Circular.

Al analizar un nombre social, se deben aplicar los parámetros anteriormente citados, sin perder de vista que, el fin primordial de los mismos es evitar que dos nombres sociales se presten a confusión, de manera que, analizando la globalidad de la denominación, no cabe la aplicación de más de una de las reglas citadas a la vez. (Queda sin efecto por la Circular PJ-005-08)

Atentamente,

28

Con el objeto de unificar criterios de calificación, se les instruye para que en adelante, en aquellos casos en que se disminuya el plazo social y se presente el testimonio de la protocolización en fecha posterior a su vencimiento, no se señale como defecto, el que la sociedad deba ajustar su administración a lo dispuesto en el artículo 181 del Código de Comercio, o se procesa a nombrar Agente Residente, en su caso. Atentamente,

CIRCULAR DR-PJ 024 Bis-1998


PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Disminución Plazo Social y Presentación de Protocolización en Fecha Posterior al Vencimiento

29

Debido a la entrada en vigencia del Código Notarial (Ley N° 7764 publicada en el Diario Oficial el 22 de mayo de 1998) a partir del próximo lunes 22 de noviembre, esta Dirección les pone en conocimiento de los aspectos más importantes que han de atenderse en la tramitación de los documentos sujetos a registro.

I. DOCUMENTOS NOTARIALES. De conformidad con el artículo 71 y siguientes, los documentos notariales deben confeccionarse con sujeción a lo siguiente: a) Estar escrito en español, con caracteres legibles y tinta o impresión indelebles,

en forma continúa y por razones técnicas no puede ser manuscrito.

b) Excepto las escrituras matrices del protocolo, los documentos que el notario autorice deben llevar siempre su firma, el sello blanco, el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de seguridad que determine la Dirección Nacional de Notariado y el Registro Nacional. Debido a que a la fecha esa Dirección no ha establecido las disposiciones pertinentes a la utilización de¡ sello blanco, código de barras y de los otros medios de seguridad, los registradores deberán exigir que el documento se encuentre firmado por el notario autorizante, acompañado de la impresión del sello blanco y la respectiva boleta de seguridad. Todas las actuaciones del notario deben escribirse en papel tamaño oficio, el cual contendrá los mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado oportunamente.



PARA:

SUDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, JEFES DE DEPARTAMENTO, REGISTRADORES, CERTIFICADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA: 19 de noviembre de 1998

ASUNTO: Aplicación del Código Notarial

30

II. REPRESENTACIONES. El artículo 84 dispone lo concerniente a las representaciones, en cuyo caso deben tenerse presentes, entre otras, las siguientes - situaciones: a) El notario público dará fe de la personería vigente con vista de¡ documento en que conste, mencionando el funcionario que la autoriza y la fecha y dejará agregado el poder original en su archivo de referencias. A este respecto es importante mencionar que el artículo 178 reforma, entre otros, el artículo 1256 del Código Civil, en el sentido de que, si el poder especial se otorga para un acto o contrato con efectos registrales deberá realizarse en escritura pública y no será necesario inscribirlo en el Registro. De acuerdo a lo expuesto, cuando se dé fe de una personería otorgada mediante un poder especial, deberán indicarse la hora, fecha de otorgamiento y notario autorizante de la respectiva escritura, o bien, el número de escritura, folio, número de tomo del protocolo y nombre del Notario ante quien se otorgó, así como su vigencia. b) Si intervienen entidades de derecho público, el notario deberá dar fe de la respectiva personería, con vista del acuerdo o aviso publicado en La Gaceta. c) Tratándose de menores costarricenses, el notario dará fe de la representación con vista de las citas de inscripción del nacimiento- en el Registro Civil. d) Cuando la personería conste en registros públicos, indicará la personería vigente con vista del registro respectivo. A este respecto es necesario tener presente lo dispuesto en los Criterios emitidos por la Dirección General del Registro Nacional, Nos. DGRN-652-98 y DGRN-834-98, cuyas principales conclusiones son: 1.- El Notario público, siempre debe dar fe de la personería jurídica. En caso contrario el Registrador tiene la facultad de suspender la inscripción e indicarle al Notario que debe dar fe sobre dicha personería, con el fin de dar fiel cumplimiento al "Principio de Seguridad Jurídica" y "Principio de Publicidad Registral”. 2.- El Registrador (en el caso específico de certificaciones notariales o testimonios de escritura, donde conste la fe pública notarial sobre personerías jurídicas vigentes) no está facultado para poner en duda o desvirtuar la fe de que está investido el notario, ya que debe respetar en el caso referido el principio de excepcionalidad e indubitabilidad.

31

3.- Los Registradores, no están obligados a constatar en los libros de Mercantil y Personas, las personerías jurídicas, no transgrediendo ninguna disposición legal o reglamentaria. 4.- Los principios de excepcionalidad e indubitabilidad relacionados anteriormente, no limitan la potestad que tiene el Registrador de hacerle una prevención al Notario cuando éste, en una certificación notarial o testimonio de escritura por error involuntario deja de mencionar las citas de inscripción (TOMO, FOLIO, ASIENTO) en que consta la representación.

III. ESCRITURAS EN QUE INTERVENGAN EXTRANJEROS. En atención a lo dispuesto por el artículo 85, en las escrituras en que sean parte ciudadanos extranjeros, deben tenerse presentes los siguientes aspectos: a) Deberán ser identificados con base en los documentos previstos para tal efecto por la ley, las convenciones o los tratados internacionales. b) Se indicará la nacionalidad y, si en el país de origen se usare solo un apellido, el nombre se consignará en esta forma, y en tal caso, el notario deberá dejar constancia de ello. c) Cuando el nombre de la persona se componga de palabras incomprensibles para la cultura costarricense, deberá indicarse a la par de cada una de ellas entre paréntesis, cuál corresponde propiamente al nombre y cuál al apellido o apellidos.

IV. INMUEBLES. De conformidad con los artículos 88 y 174 y el Transitorio X de la ley, en las escrituras relativas a inmuebles sujetas a inscripción en el Registro (aportes), deberán indicarse expresamente, la provincia y el número de finca, así como su naturaleza, situación, linderos y medida. Además deberá citarse, a partir del 22 de mayo de 1999, el plano de agrimensura del inmueble, caso contrario el Registro suspenderá la inscripción del documento. Tratándose de documentos judiciales (en nuestro caso los indicados en el artículo 51 del Reglamento del Registro Público), no será necesario indicar la descripción del inmueble

32

V. DOCUMENTOS ADICIONALES. De conformidad con el artículo 99, los errores u omisiones de una escritura podrán corregirse por medio de un documento adicional otorgado por los mismos comparecientes, sus causahabientes o representantes, pero no procederá constituir un nuevo acto o contrato. En este mismo sentido, el artículo 39 del Reglamento del Registro Público, establece que si un documento se presenta como adicional de otro y no cumple su objetivo por contener nuevos actos o contratos, el Registrador tramitará lo relacionado a la corrección del documento principal, pero cancelará parcialmente la presentación del documento adicional en cuanto al nuevo acto o contrato.

VI. COTEJO ADMINISTRATIVO. Las oficinas encargadas de registrar instrumentos notariales pueden pedir, administrativamente y sin responsabilidad, (testimonio) con el original. El Archivo Notarial los cotejará, si el tomo del protocolo se encontrare depositado en esta oficina; en caso contrario, lo efectuará la Dirección de Notariado. Mientras se realiza el cotejo, el trámite del documento quedará en suspenso y, si se detectare alguna omisión importante o falsedad, la reproducción se tendrá como ineficaz mientras no se dicte resolución judicial en contrario, sin perjuicio de que la parte interesada pueda reponer el documento correcto.

VII. RETIROS SIN INSCRIBIR. Mediante el artículo 172 se reforma, entre otros, el artículo 15 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), el cual se refiere al retiro sin inscribir de documentos, el que deberá efectuarse en adelante, mediante escritura pública, con la comparecencia del titular del derecho contenido en el documento a retirar. Dicha solicitud estará exenta del pago de derechos de reqistro y cualquier otro impuesto lo cual no debe confundirse con el pago de derechos, timbres e impuestos del documento que se desea retirar, que deberán satisfacerse de conformidad con la respectiva normativa.

33

VIII. ANOTACIONES PROVISIONALES. En el artículo 178, se reforman varios artículos del Código Civil, siendo los más relevantes los que se enumeran a continuación: a) En el artículo 468 se sustituye la inscripción provisional de los documentos ahí referidos, por la anotación provisional. b) Las demandas indicadas en los incisos 1, 2 y 3, así como el decreto de embargo y secuestro de bienes inmuebles, el que no es necesario practicarlo para efectos registrales según el inciso 4 de¡ citado artículo 468, tendrán un plazo de caducidad de diez años, contados a partir de la fecha de presentación al Diario. c) Las anotaciones relacionadas anteriormente no impiden la inscripción de documentos presentados con posterioridad y se considerarán como un gravamen pendiente en la propiedad. Cualquier adquirente de un bien anotado aceptará expresamente las anotaciones referidas e implícitamente las resultas de¡ juicio. Por ello, al proceder el registrador a inscribir documentos posteriores en fincas que tengan anotaciones referidas en los primeros cuatro incisos del artículo 468, deberá consignar en el campo de "otros" la siguiente leyenda: "inscripción realizada con fundamento en el artículo 468 del Código CIVIL", evitándose con ello el dar curso a cualquier solicitud para que se proceda a la cancelación de dichas anotaciones, en virtud de estar anotadas en cosa ajena. d) De conformidad con el inciso 5 del artículo 468 en cuestión, se anotarán provisionalmente los títulos que no puedan inscribirse definitivamente por cualquier defecto que lo impida. Esta anotación provisional tendrá una vigencia de un año y una, vez determinada su caducidad y no haber sido subsanado el detecto dentro del plazo indicado, serán canceladas por el Registrador al inscribir nuevos títulos, debiendo de previo constatar en el Módulo del Diario, que el documento a cancelar no se encuentra en trámite en el registro, ya que dicha situación suspenderá la caducidad del plazo referido. Con el objeto de actualizar la información relacionada con los trámites de los documentos, y poder determinar fehacientemente la suspensión de la caducidad, deberá registrarse en la hoja de. Trámites del Módulo del Diario, los pases de documentos de los registradores a las Jefaturas de Registradores o a la Dirección.

34

e) La anterior disposición entrará a regir, según el Transitorio IX, tres meses después de la entrada en vigencia el Código, sea a partir del 22 de febrero de Por esta razón, los documentos presentados en el lapso del 22 de. noviembre de 1998 al 22 de febrero de 1999, tendrán un plazo de caducidad de 1 año y 3 meses excepto que existan suspensiones de éste. En el caso de los documentos presentados al Registro, en fecha anterior a la entrada en vigencia de la ley, el término de caducidad será de 5 años. f) El plazo de caducidad al que se refiere el indicado inciso 5), se suspenderá en los siguientes casos: 1) Cuando el registrador solicite el cotejo administrativo establecido en el artículo

125 del Código de rito, mientras el Archivo Notarial no se pronuncie. A este respecto es importante señalar, que de conformidad con el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de documentos en el Registro Público, el cotejo lo solicitará esta Dirección al Archivo Notarial, siempre y cuando existan motivos fundados para ello.

2) Cuando se presente algún recurso contra la calificación del registrador.

3) Cuando sea necesaria la comparecencia ante un órgano jurisdiccional para subsanar el defecto.

4) Cuando el documento sometido a calificación, por su complejidad, no pueda

cumplir este trámite dentro del plazo fijado por la ley. En ningún caso, la suspensión del plazo de caducidad podrá exceder de tres meses contados desde la fecha de vencimiento original, salvo si se hubieren interpuesto recursos contra la calificación registral en cuyo caso, el plazo de caducidad se reactivará desde la fecha de la notificación de la resolución definitiva del recurso correspondiente. Esa publicidad se realizará a través del expediente que al efecto se tramite en el Departamento de Asesoría Jurídica.

35

IX. REFORMAS FISCALES. DOCUMENTOS QUE CONTENGAN OPERACIONES DE PROPIEDAD. a) El artículo 181, reforma los artículos 8, 11 y 15 de la Ley N° 6999, mediante la cual se reduce el impuesto sobre bienes inmuebles al 1.5% más el 0.01% de timbre de Cruz Roja, siendo el total a tasar el 1.51%. Dicho impuesto deberá cancelarse dentro del mes, siguiente a la fecha de otorgamiento del documento. Esta disposición rige a partir del 22 de mayo de 1998. b) De conformidad con el artículo 190, se deroga el artículo 5 de la Ley N° 6575, eliminándose las constancias tributarias. En razón de ello, no se exigirá ninguna constancia o formulario de Tributación Directa en los documentos sujetos a registro, inclusive el formulario D120 y las constancias de sucesiones y renta. c) Los actos o contratos que impliquen traspaso (Ej.: aportes), pagarán cinco colones por cada mil colones o fracción de millar (¢5,oo x ¢1.000,oo). Este cálculo se basará en el mayor valor o estimación dado por las partes en el acto o contrato o el que conste en el Registro Único de Valores. El Registro Único de Valores estará formado por el valor más alto resultante de la estimación o precio del acto o contrato y el que conste en el Registro de Valores de Tributación Directa, actualizándose con las hipotecas que se constituyan e inscriban, la que realizará Tributación Directa al transferir a dicho registro los valores actuales. DOCUMENTOS DE MERCANTIL, PERSONAS Y ASOCIACIONES. El artículo 179 reforma los artículos 1 a 9 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564, de 29 de abril de 1970, cuyas principales particularidades son: a) Los documentos sujetos a inscripción o anotación pagarán un mínimo de dos (¢2.000,oo), salvo que le corresponda pagar una suma mayor según el arancel o esté exento del pago de derechos de Registro. b) La constitución, los nombramientos, las prórrogas del plazo social, los poderes y las modificaciones al pacto social de las sociedades mercantiles en el Registro Mercantil, incluso los aumentos de capital, pagarán por cada inscripción de documento relativo a una misma persona jurídica, una suma única equivalente a la décima parte del salario base definido en la Ley N° 7337 de 5 de mayo de 1993.

36

Dichas inscripciones estarán exentas del pago del timbre agrario creado por la Ley N° 5792 de 1 de setiembre de 1975. c) Cualquier otra operación distinta de las indicadas, de asociaciones civiles, mercantiles, personas, así como documentos adicionales, expedición de cédulas jurídicas y gestiones administrativas que no sean ocursos ni estén motivadas en errores registrales, pagará dos mil colones (¢2.000,oo). d) Por las certificaciones de historial, literal, personería y de cualquier otro tipo, se pagarán trescientos colones (¢300,oo) por cada personería. e) Todos los actos o contratos inscribibles en el Registro deberán cancelar todos los tributos, timbres e impuestos respectivos al ser presentados al Diario, mediante entero bancario, excepción hecha de los mandamientos judiciales cuyo pago de derechos podrá hacerse mediante especies fiscales, debiendo además presentarse con la boleta de seguridad especial que al efecto pondrá el Registro a disposición de las respectivas Autoridades Judiciales. El Registro no inscribirá documentos que deban satisfacer dichos tributos, timbres e impuestos, si han dejado de cubrirlos íntegramente y cancelará el asiento de presentación de los documentos recibidos en estas condiciones, si el interesado no cubriere el faltante en el término de tres meses calendario, contados a partir de la fecha de presentación del documento. f) En el caso de que en un documento constaren actos o contratos consignados en moneda extranjera, el arancel se calculará mediante la conversión de esta moneda a colones, conforme al tipo de cambio oficial vigente a la fecha de otorgamiento del acto o contrato. g) Quedan vigentes las exenciones, tributarias referidas en el artículo 20 de la Ley N° 6575, de 27 de abril de 1981, el artículo 2 de la Ley N° 7293, de 3 de abril de 1992, así como las certificaciones y mandamientos provenientes de autoridades judiciales en materia penal, de trabajo, agraria y de familia. h) Además, el artículo 189, adiciona la Ley de Aranceles del Registro, estableciendo que todos los actos o contratos pendientes de pago total o parcial al momento de la promulgación de esta ley (17 de abril de 1998), contarán con un plazo de un año para pagar lo adeudado, conforme a la legislación anterior. Transcurrido dicho plazo deberá cancelar los derechos de Registro con base en el nuevo arancel.

37

Con el objeto de inscribir los documentos presentados antes de la promulgación del Código Notarial y que se encuentren defectuosos por falta de pago de derechos de registro o del impuesto de traspaso, dichos documentos están exonerados del pago de recargo, intereses o multas. Los derechos de registro pendientes, así como las demás especies fiscales, podrán pagarse por medio de timbres.

X. ADICIONES A LA LEY SOBRE INSCRIPCION DE DOCUMENTOS. Mediante el artículo 184 se adicionan varios artículos a la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, entre ellos, el artículo 31 que dispone que el registrador a quien se le asignó tramitar el documento deberá corroborar si los medios de seguridad que lo acompañan corresponden a los asignados al notario o funcionario público respectivo, caso contrario deberá cancelarse el asiento de presentación. Cuando una escritura pública se otorgue ante dos o más notarios, será suficiente el empleo del medio de seguridad requerido a cualquiera de ellos. XVI. OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE. El artículo 186 adiciona el artículo 235 bis al Código de Comercio, Ley N° 3284 de 30 de abril de 1964, mediante el cual se crea en el Registro Mercantil, la Oficina de reserva de nombre, cuyo funcionamiento se establecerá vía reglamento. Atentamente,

38

Con la entrada en vigencia del Código Notarial a partir del 22 del mes en curso, inició su funcionamiento la Oficina de Reserva de Nombre, en virtud de lo cual se hace necesario establecer el procedimiento a seguir en la tramitación de las solicitudes que dicha oficina debe recibir, el que se puede resumir como sigue: a) La solicitud de reserva (que debe referirse únicamente a un nombre), puede

realizarse mediante escritura pública o documento privado y, contendrá el nombre completo y calidades del o de los solicitantes, así como la denominación que se reserva y su aditamento. En caso de que se realice mediante escritura pública, bastará que su testimonio sea firmado por el Notario autorizante así como el sello respectivo; en caso de que la solicitud sea autenticada, deberá contener la firma del o de los solicitantes así como la firma del abogado autenticante y su sello. A la solicitud deberá adjuntársele para su presentación, la boleta del Notario autorizante o del Abogado autenticante, según sea el caso.

b) El funcionario encargado de la recepción de la solicitud verificará el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad indicados en el punto anterior (firma del Notario o Abogado, sello y boleta de seguridad), así como del pago de la suma de dos mil colones (¢2.000,oo) en timbre del Registro Nacional, debiendo rechazar la solicitud, en caso de incumplimiento de alguno de ellos.

c) Una vez presentada la solicitud, deberá incorporarse en el Módulo "Entrada de

Datos" del Diario, la información del documento, estableciéndose como fecha de otorgamiento, en el caso de los documentos autenticados, la de expedición del documento. Además deberá incorporarse la siguiente información:

CLASE: 14 TIPO DE MOVIMIENTO: 24 OPERACIONES: 0



PARA:

DEPARTAMENTO DE DIARIO, REGISTRADORES, FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE


ASUNTO: Funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre

39

d) En el Libro de Primeras Presentaciones se incorporará la información

correspondiente, indicándose el nombre a reservar y su aditamento, el cual ha de capturarse de acuerdo a los siguientes parámetros:

• El nombre de las entidades jurídicas deberá transcribirse tal y como venga

consignado en el documento, haciendo caso omiso de los paréntesis, puntos o guiones que contenga.

• Si en virtud de la extensión del nombre, éste no puede incluirse en su totalidad, deberá transcribirse hasta donde sea posible, sin hacer abreviatura alguna, excepto en cuanto a su aditamento como se indicará más adelante.

• El aditamento se abreviará sin consignar puntos ni signo alguno después de cada letra entre las cuales se dejará un espacio, así:

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada E I R L Sociedad en Comandita S en C Sociedad en Nombre Colectivo S C Sociedad de Responsabilidad Limitada o Limitada S R L o LTDA Sociedad Anónima SA Sociedad Anónima Laboral S A L Sociedad Anónima Deportiva SAD

e) Una vez recibida la solicitud por los funcionarios de la Oficina de Reserva de

Nombre, éstos realizarán su estudio de conformidad con la normativa pertinente para establecer su procedencia. La búsqueda de similitudes se realizará tomando en cuenta la información contenida en el Libro de Primeras Presentaciones del Diario, el Módulo de Reserva de Nombres y el Padrón de Cédulas Jurídicas. En caso de no proceder la solicitud de reserva de nombre, consignarán en el Módulo del Diario, la respectiva marginal cancelando su asiento de presentación e indicando la circunstancia que motiva el rechazo.

f) Tanto las solicitudes rechazadas como aquellas cuyos nombres se han reservado, se pasarán como “inscritas" al Departamento de Archivo.

g) Con el objeto de evitar posibles errores en la reserva de nombres, los señores Registradores de Partido, deberán realizar la búsqueda de similitudes de nombres de aquellas constituciones de entidades jurídicas, sin reserva previa, diariamente después de las 12 mediodía.

40

h) En el documento de constitución de la entidad cuyo nombre se ha reservado,

deberá indicarse el tomo y asiento de presentación del documento de reserva. Al ingresar dicho documento al Diario, el funcionario respectivo procederá a incorporar en el espacio de "PRINCIPALES" de la "Entrada de Datos", esa información. Los registradores a quienes correspondan tales documentos están obligados a verificar que se haya cumplido con lo antes expuesto, debiendo en caso de omisión, incorporar inmediatamente dicha información.

Anexo

N° 27456-J

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA Y LA MINISTRA DE JUSTICIA Y GRACIA

En uso de las facultades que los confiere el artículo 140 de la Constitución Política de. la República, en sus incisos 3), y 18). y (te .conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 Bis del Código de Comercio (Ley N. 3284 de 30 de abril de 1964 y sus reformas). Artículo 1. Que por artículo 186 del Código Notarial (Ley N° 7764 de 22 de abril de 1998), se adiciona el artículo 235 Bis al Código de Comercio, mediante el cual se crea la Oficina de Reserva de Nombre en el Registro Mercantil. Artículo 2. Que tal y como lo dispone la mencionada norma, el funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre, así cuino el procedimiento en la tramitación de las respectivas solicitudes, debe establecerse a través de reglamento. Por tanto, decretan

El siguiente REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO

DE LA OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE Artículo 1. Finalidad. La Oficina de Reserva de Nombre, en adelante denominada "la Oficina", tiene como finalidad garantizar un derecho de prioridad en la utilización de nombres de las personas jurídicas, cuya constitución deba inscribirse en cualquiera de los Registros que componen el Registro de Personas Jurídicas. Artículo 2. Solicitud. La solicitud deberá referirse únicamente a la reserva de un nombre, y se podrá hacer mediante: escritura pública o bien en documento privado, debiendo en el primer caso el testimonio estar firmado por el Notario autorizante. En el caso de documento privado, deberá éste contener las firmas del o de los solicitantes, debidamente autenticadas. Dicha solicitud contendrá además, el nombre completo y calidades del solicitante, así como la denominación que se desea reservar y su aditamento. Artículo 3. Boleta de Seguridad. A la solicitud de reserva, deberá adjuntársele una boleta de seguridad de las asignadas al Notario autorizante o abogado auténticante, según sea el caso.

41

Artículo 4. Aranceles. Cada solicitud devengará por su tramitación, el monto de derechos de registro que al efecto se indique en la Ley de Aranceles del Registró Público. Los aranceles pagados en las solicitudes rechazadas, no podrán utilizarse en una nueva solicitud de reserva. Se cancelará el asiento de presentación de la solicitud que no hubiere satisfecho totalmente el monto de derechos a cancelar. Artículo 5. Prioridad. Las solicitudes de reserva de nombre se presentarán a la Oficina Diario y se tramitarán por orden de presentación. Artículo 6. Calificación. Recibidas las solicitudes por el registrador de la Oficina, se procederá a su calificación, la cual deberá realizar en un plazo máximo de tres días hábiles. El incumplimiento injustificado de esta disposición, ocasionará la apertura de un procedimiento administrativo contra el servidor negligente, en donde se fijarán ¡as responsabilidades del caso. La calificación se realizará con estricto apego a las disposiciones legales que regulen la materia, este reglamento, así como de los criterios registrales que al efecto se emitan. Artículo 7. Rechazo. En caso de ser rechazada la solicitud de reserva de nombre deberá consignarse la marginal respectiva y cancelar su asiento de presentación. Artículo 8. Vigencia de la reserva. La reserva tendrá una licencia de tres meses contados partir de la fecha de su aprobación, lo cual se hará constar en el respectivo documento. Durante dicho plazo deberá presentarse e inscribirse, el testimonio de escritura de constitución de la entidad jurídica. ya que pasado dicho término, caducará la reserva, extinguiéndose el derecho respectivo, salvo cuando se haya presentado el proceso de ocurso, en cuyo caso debe suspenderse el plazo de caducidad hasta tanto se resuelva definitivamente el ocurso. Artículo 9. Efectos. El nombre reservado no es susceptible de traspaso o cesión parcial o total. Una vez practicada la reserva. por los medios tecnológicos de que disponga este Registro, la oficina no inscribirá acto alguno relacionado con ella. La reserva, salvo el propósito para el cual se creó, no crea ningún otro tipo de derecho registral. Artículo 10. Extinción. El derecho de, reserva se extingue: Por el vencimiento del plazo por el que fue reservado; con la inscripción, dentro del plazo, de la escritura de constitución de la persona jurídica para la cual se reservó y; por renuncia del titular del derecho en los mismos términos en que lo solicitó. Artículo 11. Inscripción. El testimonio de constitución deberá relacionar el documento original de reserva, caso contrario sin excepción se tendrá por no operada la reserva de nombre de la entidad. El o los solicitantes cuyos nombres consten en el documento de reserva, deberán necesariamente ser constituyentes en la escritura respectiva Artículo 12. -Vigencia. Este reglamento entrara en vigencia a partir del 22 de noviembre de 1998.

Dado en la Presidencia de la República, San José a los dieciséis días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho.

Miguel Angel Rodríguez Echeverría -Licda- Mónica Nagel Berger, Ministra de Justicia y Gracia. 1 vez. - (Solicitud N° 17076). - C7400.(76351)

42

Debido a que el artículo 172 del Código Notarial (Ley N° 7764 publicada en La Gaceta el 22 de mayo de 1988), reformó entre otros el artículo 15 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley N°. 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), y en virtud de la diversidad de criterios existentes entre los señores Registradores, en relación el procedimiento de retiro sin inscribir de documentos en los Registros Mercantil, Personas y Asociaciones, se hace necesario establecer los lineamientos que en adelante se deberán aplicar para dichos casos. a) Todo retiro sin inscribir deberá realizarse mediante escritura pública, la que no

generará pago de derechos de Registro alguno.

b) Entratándose de constituciones de entidades jurídicas (sociedades, asociaciones, fundaciones, etc.), el retiro constituyentes.

c) En el caso de protocolizaciones de actas de Asambleas (de socios, asociados, etc.),

deberá comparecer a solicitar el retiro, el personero o representante de la entidad jurídica que expresamente haya autorizado la Asamblea. En este caso, deberá indicarse en la escritura de retiro, la hora y fecha de celebración de la indicada Asamblea y deberá el Notario dar fe con vista del libro de actas respectivo, que la misma se encuentra debidamente asentada y firmada por quienes debieron hacerlo.

d) Cuando se trate de protocolizaciones de sesiones de Junta Directiva, el retiro podrá

ser solicitado por el personero o representante de la entidad jurídica, expresamente autorizado por la Asamblea General o la Junta Directiva. En este caso, deberá indicarse en la escritura d.- retiro, la hora y fecha de celebración de la asamblea o sesión de Junta Directiva y deberá el Notario, dar fe con vista del libro de actas respectivo, que dicha acta se encuentra debidamente asentada y firmada por quienes debieron hacerlo.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA: 9 de diciembre de 1998

ASUNTO: Procedimiento Retiro Sin Inscribir

43

e) En los casos de otorgamiento, revocatoria, renuncia o sustitución de poderes, dichos documentos podrán ser retiradas por quien otorga, sustituye o revoca el poder como por el apoderado o renunciante del poder. Además, en el caso de poderes otorgados por personeros de entidades jurídicas, éstos podrán ser retirados sin inscribir por el personero o representante de la entidad, debidamente autorizado por la Asamblea General o Junta Directiva, en cuyo caso deberá cumplirse con lo dispuesto en los apartes c) y d) anteriores.

f) Cuando se trate de mandamientos expedidos en sede judicial o administrativa

(curatelas, insanias, insolvencias, etc.), dichos documentos únicamente podrán ser retirados mediante orden de la respectiva Autoridad Judicial o Administrativa en dicho sentido, en la cual deberá indicarse la hora y fecha de la resolución que así lo ordena.

Ver además circular PJ-06-99 Atentamente,

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-1999 ............................................................................................... 4 Derechos de Registros en Materia Mercantil Periodo 1999

CIRCULAR DR-PJ 006-1999 ............................................................................................... 5 Retiro de Documentos Sin Inscribir

CIRCULAR DR-PJ 007-1999 ............................................................................................... 7 Derogatoria del Arancel de Profesionales en Derecho, Modificación del Cobro del Timbre de Colegio conforme lo Indica la Ley N° 3245 de 03 de diciembre de 1963

CIRCULAR DR-PJ 008-1999 ............................................................................................... 8

Reserva de Nombre por Notarios Públicos

CIRCULAR DR-PJ 010-1999 ............................................................................................... 9 • Cancelación por Falta de Timbre • Anotación Provisional (Defectos) • Caducidad de Documento

CIRCULAR DR-PJ 013-1999 ............................................................................................. 10

Descuento 6% en Pago de Tributos y Timbres para Inscripción; Impuesto de Traspaso

CIRCULAR DR-PJ 014-1999 ............................................................................................. 11 Aporte por Escritura Pública

CIRCULAR DR-PJ 015-1999 ............................................................................................. 12 Nombramiento de Personeros Sociales por Períodos diversos

CIRCULAR DR-PJ 017-1999 ............................................................................................. 13 Inconstitucionalidad Artículos Ley N° 7623

CIRCULAR DR-PJ 019-1999 ............................................................................................. 15 Aplicación del Artículo 452 del Código Civil

CIRCULAR DR-PJ 020-1999 ............................................................................................. 16 Adición a la Circular 017-99

CIRCULAR DR-PJ 021-1999 ............................................................................................. 18 Implementación del Uso de Papel de Seguridad para Notarios Públicos

CIRCULAR DR-PJ 024-1999 ............................................................................................. 20 Modificación de la Circular N° 007-99 respecto al Cobro del Timbre del Colegio de Abogados

3

CIRCULAR DR-PJ 026-1999 ............................................................................................. 21 • Criterios de Cancelación de Asientos (Art. 7 inc. d) y 126 inc. d) del Código Notarial y otros.) • Caducidad por no pago de Tributos (Art. 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público) • Vigencia de las Personerías (Art. 84 del Código Notarial) • Actividad Judicial No Contenciosa en Sede Notarial (Art. 129 del Código Notarial y otros.) • Sello Blanco (Art. 73 del Código Notarial)

4

Según lo estipulado por la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, Fiscal y por Programas para el Ejercicio Económico de 1999, N° 7853 de 4 de diciembre de 1998, publicada en el Alcance N° 96 a la Gaceta N° 251 de 28 de diciembre de 1998, el salario base establecido para el Oficinista 1 es la suma de ¢59.850,oo (cincuenta y nueve mil ochocientos cincuenta colones 00/100), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, de conformidad con lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564 de 29 de abril de 1970, son por un monto de ¢5,985.00 (cinco mil novecientos ochenta y cinco colones 00/100) por cada documento a inscribir y que, fuere otorgado o, protocolizado a partir del presente mes y por todo este año, acorde con los lineamientos establecidos en el oficio N° D.P.J. 146-98 de 15 de junio de 1998. Atentamente,



PARA:

TODO EL PERSONAL

FECHA: 6 de enero del 1999

ASUNTO: Derechos de Registros en Materia Mercantil Periodo 1999

5

A efecto de dar fiel cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas y, con el objeto de dar celeridad al procedimiento de retiro sin inscribir de los documentos relacionados con los Registros Mercantil, Personas y Asociaciones, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 172 del Código Notarial (Ley N° 7764 publicada en La Gaceta el 22 de mayo de 1998), que reformó entre otros el artículo 15 de la Ley N° 3883 supra citada, es menester modificar la Circular N° 027-98, emitida por esta Dirección el 9 de diciembre último, a efecto de que el procedimiento ahí establecido en adelante se aplique tal y como se dispone a continuación, dejando sin efecto la Circular aludida. a) Todo retiro sin inscribir deberá realizarse mediante escritura pública, la que no

generará pago alguno de derechos de Registro.

b) Entratándose de constituciones de entidades jurídicas (sociedades, asociaciones, fundaciones, etc.), el retiro deberán solicitarlo todos los constituyentes, quienes podrán además, realizar tal gestión mediante la designación de un apoderado especial para dicho acto, poder que deberá reunir los requisitos establecidos por el artículo 1256 del Código Civil.

c) En el caso de retiro sin inscribir de protocolizaciones de actas de Asambleas

(de socios, asociados, etc.) o de sesiones de Junta Directiva, deberá comparecer a solicitarlo, el personero o representante de la entidad jurídica que cuente con poder suficiente para ello y que tenga su personería debidamente inscrita y vigente a la fecha de otorgamiento de la respectiva escritura de retiro, debiendo el Notario dar fe de dicha circunstancia con indicación de sus citas de inscripción.



PARA:


FECHA: 12 de febrero del 1999

ASUNTO: Retiro de Documentos Sin Inscribir

6

d) Además en los supuestos indicados en el punto anterior, el retiro sin inscribir podrá solicitarlo el Notario autorizante del documento en cuestión, siempre y cuando cuente con la respectiva autorización por parte dé la Asamblea de socios o asociados, ello de conformidad con lo dispuesto en los artículos 157 del Código de Comercio y 7 del Reglamento a la Ley de Asociaciones. En este caso, la escritura de retiro podrá otorgarse en el mismo protocolo del Notario que lo realiza y deberá indicarse en la misma, la hora y fecha de celebración de la indicada Asamblea y deberá el Notario dar fe con vista del libro de actas respectivo, que el acta respectiva se encuentra debidamente asentada y firmada por quienes debieron hacerlo.

e) Entratándose de documentos de protocolización de actas relativas a

Fundaciones, en los casos, en que la sesión de instalación aún no se haya inscrito, el retiro podrá (n) solicitarlo el o los directores nombrados por el fundador o fundadores. Si el nombramiento de Presidente se encuentre inscrito y vigente, podrá éste realizar el retiro sin inscribir, siempre y cuando cuente con la autorización expresa de la Junta Administrativa de la Fundación, debiendo cumplirse en tal caso con lo preceptuado en el aparte d) anterior.

f) En los casos de otorgamiento, revocatoria, renuncia o sustitución de poderes,

dichos documentos podrán ser retirados por quien otorga, sustituye o revoca el poder, como por el apoderado o renunciante del poder. Además, en el caso de poderes otorgados por personeros de entidades jurídicas, éstos podrán ser retirados sin inscribir por el personero o representante de la entidad, de conformidad con lo dispuesto en el aparte c) anterior.

g) Cuando se trate de mandamientos expedidos en sede judicial o administrativa

(curatelas, insanias, insolvencias, etc.), dichos documentos únicamente podrán ser retirados mediante orden de la respectiva Autoridad Judicial o Administrativa en dicho sentido, en la cual deberá indicarse la hora y fecha de la resolución que así lo ordena.

Atentamente,

7

I. En virtud de que el Poder Ejecutivo derogó, por medio del dictamen de la

Procuraduría General de la República No. C - 188 - 98 de 04 de Setiembre de 1998, el decreto N° 20307 -J de 11 de marzo de 1991 y sus reformas (Arancel de Profesionales en Derecho), se les instruye para que a partir del 10 de febrero del año en curso, el cobro del timbre del Colegio de Abogados, en todos los actos y contratos otorgados a partir de esa fecha, se haga conforme lo establece el artículo 5°, de la Ley N° 3245 de 03 de Diciembre de 1963 que dice:

a) En un colón si el acto o contrato no excede de ¢1.000,oo b) En dos colones si el acto o contrato excede de ¢1.000,oo y no pase de ¢5.000,oo, o

si es de cuantía inestimable; c) En cinco colones si el acto o contrato excede de ¢5.000,oo y no pase de

¢10.000,oo; d) En diez colones si el acto o contrato excede de ¢10.000,oo y no pase de ¢20.000,oo; e) En veinte colones si el acto o contrato excede de ¢20.000,oo y no pase de

¢50.000,oo; f) En cincuenta colones si el acto o contrato es superior a ¢50.000,oo. En caso de que el documento contuviere varias operaciones, el aumento de honorarios se cobrará en relación con la cantidad resultante de la suma de ellas..." (Lo resaltado no es del original)

II. En cuanto a los documentos otorgados antes de la citada fecha, les sigue rigiendo el cobro establecido en el Arancel que se derogó.

Atentamente,



PARA:


FECHA: 16 de febrero de 1999

ASUNTO: Derogatoria del Arancel de Profesionales en Derecho, Modificación del Cobro del Timbre de Colegio conforme lo Indica la Ley N° 3245 de 03 de diciembre de 1963

8

En acatamiento a lo dispuesto por el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley No. 3883, de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), y con el objeto de simplificar la tramitación de solicitudes de reserva de nombre, al amparo del artículo 235 Bis del Código de Comercio y del Reglamento de Funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre (Decreto Ejecutivo No. 27456-J publicado en La Gaceta del 30 de noviembre de 1998), y de conformidad con lo establecido en el artículo 42 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo No. 26771-J de 18 de marzo último), se les instruye para que en adelante en la aplicación de la normativa indicada se tome en cuenta lo siguiente: 1. La reserva de nombre podrá ser solicitada, además de los interesados tal y

como lo indica el artículo 2 del Reglamento de Funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre, por un Notario Público mediante escritura pública o bien en documento privado. Cuando lo haga mediante escritura pública, ésta no podrá ser otorgada en el protocolo del Notario solicitante, y en los casos en que lo solicite mediante documento privado, no requerirá la autenticación de su firma.

2. En los supuestos mencionados en el punto 1 anterior, el Notario que reservó deberá necesariamente ser constituyente de la entidad jurídica o bien el profesional ante quien se otorgue la respectiva escritura de constitución, aspecto que se verificará mediante la información contenida en el testimonio presentado al Registro, no procediendo de forma alguna el traspaso o cesión parcial o total del derecho de reserva, todo ello de conformidad con lo estipulado en los artículos 9 y 11 del aludido reglamento.

Atentamente, Ver además circular: 026-98



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, JEFATURAS, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Reserva de Nombre por Notarios Públicos

9

De conformidad con, lo dispuesto por el Código Notarial (Ley N° 7764 publicada en el Diario Oficial el 22 de mayo de 1998, existen tres nuevos plazos de caducidad de los documentos presentados al Registro, a saber: El indicado en el artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público, reformado por el artículo 179 del Código Notarial, que dispone en su parte final que, el Registro no procederá a la inscripción de aquellos documentos que deban satisfacer tributos timbres o impuestos, que hayan dejado de cubrirse íntegramente a su presentación, y cancelará el asiento de presentación de tales documentos, si el interesado no cubriere el faltante en el término de tres meses calendario, contados a partir de la fecha de su presentación. El señalado por el inciso 5) del artículo 468 del Código Civil, modificado por el artículo 178, que dispone que se anotarán provisionalmente aquellos títulos o documentos que no puedan inscribirse definitivamente por cualquier defecto que lo impida. Dicha anotación provisional tendrá una vigencia de un año y quedará cancelada de hecho si dentro de este término no se subsanare el defecto. Este término de caducidad empezó a regir tres meses después de la entrada en vigencia del Código Notarial, tal y como lo establece su Transito IX, o sea, a partir del 22 de febrero de 1999. El establecido por el párrafo final del Transito IX supra citado, que dispone que para las anotaciones anteriores a la vigencia del inciso 5) antes indicado, el término de caducidad será de cinco años contados a partir de la vigencia del Código Notarial (22 de noviembre de 1998) y serán canceladas por el registrador, al inscribir nuevos títulos o cuando así lo determine la Dirección. En virtud de que la caducidad de los documentos se suspende al encontrarse los mismos en su tramitación en el Registro, para su aplicación de conformidad con las normas antes indicadas, debe previamente revisarse la información relacionada con sus trámites en la hoja de Trámites de¡ Módulo de] Diario, y para ello se han introducido en ella los pases de documentos de los Registradores a las Jefaturas de Registradores o a la Dirección y de las Jefaturas de Registradores a la Dirección así como de las Jefaturas a los Registradores o de la Dirección a las Jefaturas o a los Registradores, por ello en adelante, cuando el Registrador o un Jefe de Registradores pase a consulta o calificación un documento, deberá necesariamente incluirse dicha información en la hoja de Trámites. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, JEFATURAS, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA: 29 de abril del 1999

ASUNTO: • Cancelación por Falta de Timbre • Anotación Provisional (Defectos) • Caducidad de Documento

10

De conformidad con lo dispuesto en el primer párrafo de¡ artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público (Ley N° 4564, de 29 de abril de 1970), reformado por el artículo 179 del Código Notarial (Ley N° 7764, publicada en La Gaceta del 22 de mayo de 1998), al pago de tributos y timbres para inscripción podrá aplicárseles un descuento de un seis por ciento (6%), disposición que ha creado dudas, especialmente en cuanto a su aplicación en tratándose del pago del Impuesto de Traspasos. En este sentido, la Dirección General de Tributación Directa, mediante resolución 00935 de fecha 30 de junio de 1998, dispone que el mencionado descuento bancario del 6% no debe aplicarse al pago del Impuesto de Traspasos, razón por la cual procederá su aplicación únicamente en relación al pago de derechos de registro y los timbres que deba satisfacer el documento para su debida inscripción. Atentamente,



PARA:

SUDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, JEFES DE DEPARTAMENTO Y REGISTRADORES DEL PARTIDO N°46

FECHA: 26 de MAYO del 1999

ASUNTO: Descuento 6% en Pago de Tributos y Timbres para Inscripción; Impuesto de Traspaso

11

Según lo preceptúan los artículos 450 del Código Civil y 49, inciso a) del Reglamento del Registro Público (Decreto - Ejecutivo N° 26771-J de 18 de marzo de 1998), los contratos mediante los cuales se transmita la titularidad de un bien inmueble (compraventa, donación, dación en pago, aporte), deberán como requisito "Ad Solemnitatem", otorgarse en escritura pública en virtud de que, es a partir de dicho momento en que se da la formalización del respectivo contrato. En razón de ello y, tomando en cuenta además que de conformidad con lo dispuesto en el inciso b) del artículo 49 supra citado, para la anotación e inscripción de los documentos en el Registro Público, los mismos deben cumplir con las formalidades que dispongan las respectivas leyes, se les instruye para que en adelante, en relación con las protocolizaciones de actas de asambleas de socios de sociedades mercantiles (las cuales no constituyen una escritura pública debido a la no comparecencia de las partes contratantes ante Notario Público), en las que se incremente el capital con el aporte de bienes inmuebles, se proceda como se indica seguidamente: 1. Al acto de protocolización del acta respectiva, debe comparecer ante el Notario

Público, el propietario del o de los inmuebles a manifestar su voluntad de aportarlos a la sociedad. En estos casos el Registrador procederá a la anotación del respectivo documento al margen de la sociedad y en los inmuebles que ahí se indiquen, procediendo seguidamente a su calificación integral.

2. Si por el contrario, se presenta la protocolización del acta de asamblea, sin la comparecencia del dueño del o de los inmuebles, el documento deberá anotarse al margen de la respectiva entidad jurídica, y no deberá procederse a su anotación en los inmuebles traspasados, debiendo el Registrador señalar como defecto la circunstancia de que los aportes de bienes inmuebles deben realizarse mediante el otorgamiento de escritura pública ADEMÁS CIRCULAR 021-98

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, JEFES DE DEPARTAMENTO Y REGISTRADORES DE MERCANTIL

FECHA: 1 de junio del 1999

ASUNTO: Aporte por Escritura Pública

12

Mediante Resolución N° 9281-99, emitida por la Sección Tercera del Tribunal Superior Contencioso Administrativo, a las 10:00 horas del 5 de marzo de 1999, recibida en esta Dirección el día 3 del mes en curso, se consideró entre otras cosas, que el vocablo "fijo" indicado en el artículo 185 del Código de Comercio,"...debe entenderse como sinónimo de determinado, definido o cierto y no de idéntico o igual..."; en virtud de lo cual los miembros de la Junta Directiva de una Sociedad Anónima, pueden nombrarse cada uno de ellos por períodos diversos de vigencia. En acatamiento de la anterior resolución, se les instruye para que adelante, no se consigne defecto alguno en los casos en que se pacte una duración diferente de uno, varios o todos los miembros del Consejo de Administración de una Sociedad Anónima; sin que ello permita, la estipulación de cargos con duración indefinida o indeterminable. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCIÓN, ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL DE MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Nombramiento de Personeros Sociales por Períodos diversos

13

Mediante voto N° 4647-99, dictado a las 11:45 horas del 18 de junio de 1999, publicado en el Boletín Judicial el día 1 del mes en curso, La Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, declaró inconstitucionales las siguientes disposiciones de la Ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses (Ley N° 7623 de 11 de setiembre de 1996):

• Del artículo 1, los incisos a), apartados 1, 2, 3, 4, 5 y 6, b), apartados 1, 2, 3 y 4 y f).

• Del artículo 2, la frase "...la razón social o el nombre comercial, las denominaciones, las marcas de fábrica...".

• Del artículo 3, las frases... razones sociales, denominaciones, nombres comerciales, patentes de marcas o..." e "...y representen nombres de fantasía que deformen ortográfica y morfológicamente palabras del idioma español".

• El Transitorio Único en su totalidad. En razón de ello, los registradores en la calificación de nombres de entidades jurídicas, mercantiles o sin fines de lucro, harán caso omiso de tales disposiciones legales, así como del aparte B) de la Circular N° 024-98, emitida por esta Dirección el 29 de octubre de 1998, el cual se anula. Además, en virtud de tal declaratoria de inconstitucionalidad, debe aplicarse lo dispuesto en el párrafo primero in fine del artículo 103 del Código de Comercio, que establece la obligatoriedad de consignar en el pacto social, la traducción al idioma español de aquellas denominaciones que se consignen en otros idiomas. Se adjunta para mayor ilustración copia de la parte dispositiva del voto N° 4647-99 de la Sala Constitucional. (Boletín Judicial N° 127 del 1 de julio de 1999, p. 11)



PARA:

SUBDIRECCIÓN, ASESORIA JURIDICA, JEFATURAS, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Inconstitucionalidad Artículos Ley N° 7623

14

Anexo

(Queda sin efecto por la Circular PJ-005-08) 1999. Atentamente,

15

Según preceptúa el artículo 452 del Código Civil:

"Artículo 452. Pueden constituirse derechos reales por quien tenga inscrito su derecho en el Registro o por quien lo adquiera en el mismo instrumento de su constitución." (El resaltado no es de su original)

En razón de lo establecido por la norma citada, es claro que sólo podrá disponer de un inmueble, quien tenga su derecho debidamente inscrito en el Registro correspondiente, no bastando la simple anotación para ello. Tomando en cuenta la necesidad de unificar criterios entre los diferentes registros que conforman esta institución y tratándose en este caso de materia inmobiliaria, es menester adherirnos a lo establecido en la Circular DRP-026-99 del 31 de mayo último que regula esta situación, de manera que en los casos de documentos con aportes de fincas que tengan pendiente de inscripción el documento en que adquiere el socio que aporta el inmueble, deberá CANCELARSE PARCIALMENTE LA PRESENTACION DEL DOCUMENTO EN CUANTO A LOS APORTES, situación que será subsanable únicamente por documento adicional. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCIÓN, ASESORIA JURIDICA, JEFES DE DEPARTAMENTO Y REGISTRADORES MERCANTIL

FECHA: 23 de agosto de 1999

ASUNTO: Aplicación del Artículo 452 del Código Civil

16

En virtud de la declaratoria de inconstitucionalidad de algunos artículos de la Ley N°. 7623, Ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses, es menester retomar la aplicación del Artículo 103 del Código de Comercio, y 8 de la Ley de Asociaciones, en cuanto a la calificación de nombres sociales. Preceptúan los artículos mencionados:

“Artículo 103: La denominación se formará libremente, pero deberá ser distinta de la de cualquier sociedad preexistente, de manera que no se preste a confusión; es propiedad exclusiva de la sociedad e irá precedida o seguida de las palabras "Sociedad Anónima" o de su abreviatura "S.A.", y podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que en el pacto social se haga constar su traducción al español..." (El resaltado no es de su original) "Artículo 8: El nombre de la Asociación será propiedad exclusiva de la misma. Cuando el objeto de una asociación sea el mantenimiento de una institución y el nombre de ésta fuere distinto al de aquella, ambas denominaciones gozarán del mismo privilegio legal. Ninguna asociación podrá adoptar una denominación idéntica a la de otra ya registrada o tan parecida que ambas puedan fácilmente confundirse..." (El resaltado no es de su original)

En este mismo sentido y en virtud de la declaratoria de inconstitucionalidad mencionada, queda en desaplicación el artículo 2 del Reglamento a la Ley de Asociaciones, propiamente el párrafo que dice:

"El nombre deberá inscribirse correctamente en español o en lenguas aborígenes nacionales"



PARA:

SUBDIRECCIÓN, ASESORIA JURIDICA, JEFES DE DEPARTAMENTO Y REGISTRADORES

FECHA: 24 de agosto del 1999

ASUNTO: Adición a la Circular N° 017-99

17

Lo anterior, debido a que la doctrina se ha pronunciado en este sentido; al respecto Christian Hess Araya, considera que en cuanto. a las resoluciones de inconstitucionalidad dictadas por la Sala Constitucional, que la sentencia que declare la inconstitucionalidad de una norma de ley o disposición general, declara también la de los demás preceptos de ella, o de cualquier otra ley o disposición cuya anulación resulte evidentemente necesaria por conexión o consecuencia, así como la de los actos de aplicación cuestionados Con respecto a la calificación de. similitudes de nombres sociales y de asociaciones, es evidente que el espíritu de las normas citadas está orientado a evitar que dos o más denominaciones se presten a confusión entre sí, tanto para las partes como para terceros; de manera que el registrador deberá realizar la revisión del índice de Personas Jurídicas, únicamente con respecto al nombre que el Registro va a inscribir, (nombre en lengua extranjera), independientemente de su traducción al español, respetando siempre la naturaleza jurídica de la entidad que se estudia. En este mismo sentido, los nombres que se consignen en idiomas diferentes al español deberán venir acompañados de su traducción a nuestro idioma. En caso de que el nombre consignado no tenga traducción, deberá indicarse dicha circunstancia o en su defecto bastará con la mención de que se trata de un "nombre de fantasía". En virtud de lo anterior, se deja sin efecto el Aparte B) de la Circular N°024-98 del 29 de octubre de 1998, referida a la calificación de nombres sociales. Por otra parte, la promulgación de la Ley N°. 7800, "Ley de Creación del Instituto Costarricense del Deporte y La Recreación y del Régimen Jurídico de La Educación Física, El Deporte y La Recreación", establece en su artículo 23, en lo que interesa:

"Artículo 23: ... Serán de uso exclusivo del Comité Olímpico y por lo tanto ninguna persona física o jurídica, pública o privada podrá utilizar sin su autorización y con fines comerciales ni publicitarios, las palabras olímpico ni olimpiada..."

En aplicación de lo antes expuesto, se amplían los puntos C), D) y E) de la primera sección de la Circular mencionada, en el sentido de que la traducción de los nombres consignados en idiomas diferentes al español, no deberá contravenir lo estipulado por la normativa comprendida en los mismos (Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, Ley Reguladora de Entidades Financieras de Carácter no Bancario, Ley Reguladora del Mercado de Valores) y cualquier otra que reserve expresiones para las entidades constituidas y regidas por leyes especiales. Asimismo debe incluirse dentro de dicha sección que los términos "olímpico" y "olimpiada" no podrán ser utilizados, de conformidad con la norma citada. (Queda sin efecto por la Circular PJ-005-08)

18

En cumplimiento con lo dispuesto por los artículos 76 y 79 del Código Notarial y 31 de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público; y a efecto de cumplir con la directriz N° 7-99, emitida por la Dirección Nacional de Notariado, la cual fue publicada en el Boletín Judicial No. 66 del 7 de abril último, se les comunica que a partir del próximo 19 de setiembre, es requisito de admisibilidad el liso de PAPEL DE SEGURIDAD en la confección de los testimonios de escritura, que se presenten al Diario de este Registro para su anotación y posterior inscripción. En este sentido, a continuación se detalla el procedimiento respectivo: Características del Papel de Seguridad: Tamaño oficio, de color blanco, con un sello de agua ubicado a lo largo del papel que contiene la figura de un ángel el que puede observarse a trasluz; asimismo tiene impreso un código de barras en la esquina inferior derecha, cuya numeración representa el número de cédula de identidad del notario otorgante. Procedimiento a seguir por Parte de los Registradores: 1- El papel de seguridad será exigible en aquellos testimonios cuya fecha de expedición

sea a partir del 19 de setiembre próximo inclusive, independientemente de que la matriz haya sido otorgada en fecha anterior; en aquellos casos en que el testimonio y la escritura principal se expidan a la misma hora y fecha, para los efectos, regirá la fecha de otorgamiento de la escritura.

2- La Oficina de Diario no recibirá documentos que no cumplan con lo estipulado en el punto anterior, aún así, si al registrador se le asignara un documento en las circunstancias mencionadas, deberá proceder a la cancelación de su asiento de presentación, de conformidad con las normas citadas en el primer párrafo, y la presente circular.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACION REGISTRAL, JEFES DE DEPARTAMENTO Y REGISTRADORES

FECHA: 17 de setiembre de 1999

ASUNTO: Implementación del Uso de Papel de Seguridad para Notarios Públicos

19

3- En los casos de correcciones de testimonios por medio de razones notariales, se deberá proceder de la siguiente manera:

a- Para los testimonios expedidos antes del 19 de setiembre, son válidas las razones

consignadas en papel corriente, siempre y cuando sean anteriores a la fecha indicada. Si las razones son de fecha posterior, debe exigirse que las mismas sean impresas en papel de seguridad.

b- Para los testimonios expedidos en fecha 19 de setiembre y posteriores, las razones deberán consignarse obligatoriamente en papel de seguridad.

De no cumplirse con el uso del papel de seguridad, en los casos en que sea necesario según lo indicado en los puntos a y b, el registrador deberá consignar el respectivo defecto, a fin de que se realicen como corresponde. 4- Debe verificarse que el número de cédula de identidad del notario otorgante

corresponda al indicado en la parte inferior del código de barras, de no coincidir, deberá cancelarse el asiento de presentación tal y como se indica en el punto 2.

5- En caso de testimonios de escrituras conotariadas, procederá la utilización de papel de seguridad de cualquiera de los notarios autorizantes.

6- Con el fin de no alterar las medidas de seguridad contenidas en el papel, se solicita a los funcionarios evitar el uso de corrector líquido para corregir algún dato de inscripción y no tachar ni estampar sellos sobre el código de barras.

Excepciones en el uso del Papel de Seguridad: No será necesario el uso de papel de seguridad en los siguientes casos: - Segundos testimonios expedidos por el Archivo Notarial del Archivo Nacional.

- Testimonios expedidos por Cónsules, Notarios extranjeros, y autoridades judiciales y

administrativas.

- Documentos referidos al Registro de Asociaciones, en los cuales únicamente conste la

firma del Presidente y Secretario autenticadas y no hayan sido asentados en el

protocolo de algún notario.

- Solicitudes de Reserva de Nombre consignadas en documento privado autenticado

por abogado.

Atentamente,

20

En virtud de que la Sala Constitucional declaró inconstitucional el Decreto Ejecutivo N° 27624-J-MINAE-MAG-MOPT-MP del 25 de enero de 1999, mediante voto número 7657-99 de las 16 horas 3 minutos del 6 de octubre de mil novecientos noventa y nueve, adquiere vigencia nuevamente el Decreto N° 20307-J (ARANCEL DEL PROFESIONAL EN DERECHO), de manera que se deja sin efecto la Circular N° 007-99 de esta Dirección para que el cobro de los aranceles por concepto de Timbre del Colegio de Abogados se realice de acuerdo a la Tabla anterior, para lo cual se transcribe a continuación el Artículo 104 del Decreto citado:

"Artículo 104.- En instrumentos públicos. En los instrumentos públicos se pagará el timbre de acuerdo con la cuantía del acto o contrato así: a) Hasta ¢25.000,oo estarán exentos de timbre; b) Veinte colones en asuntos de cuantía mayor de ¢25.000,oo hasta

¢50.000,oo; c) Cincuenta colones en asuntos de cuantía superior de ¢50.000,oo

hasta ¢1000.000,oo; y d) En asuntos de cuantía mayor de ¢100.000,oo se pagarán veinticinco

colones de timbre por cada C100.000,oo de exceso. La fracción restante se computará como un exceso de ¢100.000,oo

En asuntos de cuantía inestimable que no sean referentes a los del Código de Familia que están exentos de timbres, se pagarán cincuenta colones de timbres del Colegio".

Esta disposición rige a partir del 15 de noviembre último, fecha en que se publicó el extracto de la resolución en el Boletín Judicial, y se aplica a todos aquellos documentos de entrada Diaria otorgados en esa fecha o posterior. Atentamente,



PARA:

SUDIRECCION, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y ASISTENTES

FECHA: 1 de diciembre de 1999

ASUNTO: Modificación de la Circular N° 007-99 respecto al Cobro del Timbre del Colegio de Abogados

21 1. Criterios que se deben tomar en cuenta para la Cancelación de Asientos

Registrales. Sin perjuicio de otros criterios de cancelación de asientos conforme a la ley, deben tomarse en cuenta los siguientes, a efecto de aclarar algunos aspectos relacionados con el Código Notarial. 1.a) Notarios Inhabilitados. No es procedente la cancelación de presentación de ningún documento, que acorde con la información registral aparezca el notario como INHABILITADO, El procedimiento en estos casos será: consignar el defecto. Dado los criterios que emanan de la Directriz 005-99 de la Dirección Nacional de Notariado, respecto del debido proceso en ciertos casos de inhabilitación, y de la salvedad contenida en el artículo 126 inc. b) del Código Notarial; al momento de la publicación en el Boletín Judicial de la inhabilitación, el notario todavía puede impugnar y dejar sin efecto la sanción.



PARA:

DEPARTAMENTO DE DIARIO, REGISTRADORES, FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE


ASUNTO: • Criterios de Cancelación de Asientos (Art. 7 inc. d) y 126 inc. d) del Código Notarial y otros.) • Caducidad por no pago de Tributos (Art. 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público) • Vigencia de las Personerías (Art. 84 del Código Notarial) • Actividad Judicial No Contenciosa en Sede Notarial (Art. 129 del Código Notarial y otros.) • Sello Blanco (Art. 73 del Código Notarial)

22

1.b) Aplicación del artículo 452 del Código Civil. El artículo 452 del Código Civil textualmente determina lo siguiente:

Artículo 452.-Pueden constituirse derechos reales por quien tenga inscrito su derecho en el Registro o por quien lo "adquiera en el mismo instrumento de su constitución. (lo resaltado no es del original)

Es claro entonces, que cuando se presente un documento por medio del cual quien dispone de un determinado inmueble (hipoteca, arrendamiento, Zona Marítimo terrestre, derechos proindivisos, etc...) no tiene inscrito su derecho, y el mismo únicamente se encuentra anotado en un asiento de presentación anterior, es procedente la cancelación de presentación; respetando la salvedad que indica el mismo artículo. 1.c) "Antes documentos" NO procederá la cancelación de documentos, cuando en la finca relacionada existan otros documentos pendientes de inscripción, a no ser que se trate del caso referido en el punto anterior, en cuanto a la aplicación del artículo 452 del Código Civil.

FUNDAMENTO En los casos de las llamadas "cadenas de anotaciones", esto es, las anotaciones provocadas por actos o contratos que ingresan al Registro referentes a operaciones realizadas por el propietario registral del inmueble (segregaciones, hipotecas, arrendamientos, etc.); y las relacionadas con modificaciones de cualquier tipo sobre los distintos gravámenes inscritos (cancelaciones parciales, aumentos de capital, cancelaciones totales, cesión de crédito, etc.). En estos casos, y valorando la concordancia de los artículos 7 inc. d) y 126 inc d) del Código Notarial, concretamente en cuanto a la ineficacia de un acto otorgado a pesar de que en el Registro aparecen documentos pendientes de inscripción, es necesario hacer énfasis en que la eficacia de un instrumento público inscribible se ve disminuida por la no inscripción en el Registro; no obstante, esta situación no provoca una ineficacia plena, cuestión que sí es castigada con nulidad absoluta por el citado artículo 126. Siendo así las cosas, máxime contando con un plazo de caducidad de un año para el asiento de presentación dentro del artículo 468 del Código Civil; no procede la cancelación de presentación en estos casos y lo procedente es consignar el defecto, dejando pendiente un estudio final del mismo.

23

1.d) Autorizaciones previas. Sin perjuicio de lo establecido en el punto 1 de la circular DRP 44-98, procede la cancelación del asiento de presentación del documento que contenga actos o contratos que, previo a su otorgamiento, requieren de algún requisito esencial exigido por ley. Como requisitos previos concretamente establecidos por ley, pueden entre otros, considerarse los siguientes: - Refrendos de diferentes instituciones en los casos en que el inmueble este

afecto a limitaciones. (ver punto III Circular 16-97)

- Diligencias de utilidad y necesidad. 1 -e) Actos que no son considerados requisitos previos. Es necesario recalcar que el requisito del plano catastrado y el visado municipal cuando éste lo requiere, no puede ser considerado como previo, por lo cual NO PROCEDE CANCELAR LA PRESENTACION, en caso de que el documento carezca del mismo o que conste de manera defectuosa, ante lo cual es menester únicamente consignar el defecto.

FUNDAMENTO No obstante que la reforma del artículo 30 de la Ley del Catastro Nacional, N° 6545, determina en su párrafo primero que:

"En todo movimiento, se debe citar un plano de agrimensura, levantado de acuerdo con las normas establecidas por el reglamento de esta ley. Se exceptúa de tal requisito las cancelaciones hipotecarias, la afectación a patrimonio familiar y el embargo. Ningún plano de agrimensura surtirá efectos legales si no hubiere sido inscrito en el Catastro Nacional"

Además de las excepciones que establece la circular DRP-44-98, es necesario considerar en el mismo artículo citado en su párrafo final ordena lo siguiente:

El registro suspenderá la inscripción de los documentos que carezcan del plano catastrado, requisito fijado en el párrafo primero de este artículo." (Lo resaltado no es del original)

De modo que, la ley misma tipifica la falta del requisito de plano catastrado, como un defecto subsanable, que a lo sumo SUSPENDE la inscripción, pero no autoriza concretamente, la cancelación de presentación de los documentos que registralmente carezcan de ese requisito.

24

1 f) Actos Contrarios a la Ley. Cuando de la calificación registral (del estudio del documento y su relación con los asientos registrales), derive que el acto o contrato calificado es contrario al ordenamiento jurídico, debe procederse a la cancelación del asiento de presentación del documento en estudio.

FUNDAMENTO

El artículo 7 del Código Notarial determina en lo conducente que esta Prohibido al notario público:"Autorizar actos o contratos contrarios a la ley...", en cuanto a las consecuencias de dicha autorización el artículo 126 del Código Notarial dice:

"Sin perjuicio de las nulidades que procedan conforme a la ley, en atención al cumplimiento de requisitos o condiciones relativos a las personas, los actos o contratos, serán absolutamente nulos y no valdrán como instrumentos públicos: (…) d) Los otorgados en contravención de lo dispuesto en el inciso c) del Artículo 7 de este código, con la excepción resultante del Artículo 127, los contrarios a las leyes" (lo resaltado no es del original)

El mismo sentido el artículo 36 del Código Notarial en cuanto a la solicitud de los servicios notariales refiere lo siguiente:

"...Deben excusarse de prestar el servicio cuando, bajo su responsabilidad estimen que la actuación es ilegítima o ineficaz de conformidad con el ordenamiento jurídico..."(lo resaltado no es del original)

De modo que si a pesar de las prohibiciones antes señaladas, el notario persiste en el otorgamiento de un acto o contrato contrario a la ley, este deviene en absolutamente nulo, por lo que se debe cancelar su asiento de presentación al Registro.

25

1.g) Sociedades de Hecho o Irregulares. En los casos en que personas jurídicas no inscritas, actúen disponiendo o adquiriendo un determinado inmueble, se debe cancelar el asiento de presentación.

FUNDAMENTO Tanto una sociedad de hecho corno una sociedad irregular, participan de una misma característica cual es la no inscripción en el respectivo Registro de Personas Jurídica Siendo así, y tomando en cuenta el artículo 84 del Código Notarial, no es procedente dar publicidad a actos o contratos en donde las "personas jurídicas" que comparecen carecen frente a terceros de legitimación para actuar, debido a que no tienen personaría inscrita alguna, ante lo cual es necesario recordar la necesidad de que dicha inscripción exista acorde con él artículo 19 del Código de Comercio que dice:

"La constitución de la sociedad sus modificaciones, disolución, fusión y otros actos que en alguna forma modifiquen su estructura, deberán ser necesariamente consignados en escritura pública, publicados en extracto en el periódico oficial e inscritos en el Registro Mercantil." ( lo resaltado no es del original)

De lo anterior deriva que una persona jurídica, desde el acto de su constitución, hasta otorgamiento de distintos poderes, debe inscribirse no, solo para tener efectos frente terceros, sino que debe sufrir ese proceso como requisito constitutivo de validez y eficacia. 2. Caducidad por no pago de tributos. En lo que interesa el artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público establece lo siguiente:

Artículo 3.- Anotación e inscripción Todos los actos o contratos inscribibles en el Registro Público deberán al ser presentados, todos los tributos, timbres e impuestos respectivos, los cuales se cancelarán mediante entero bancario. A los tributos y timbres podrá aplicárseles un descuento de un seis por ciento (6%). El Registro Público no inscribiré documentos que deban satisfacer dichos timbres e impuestos, pero hayan dejado de cubrirlos íntegramente y el asiento de presentación de los documentos recibidos en estas condiciones, si el interesado no cubriere el faltante en el término de tres meses calendario, contados a partir de la fecha de presentación del documento..."

26

De la interpretación del anterior artículo se deben observar los siguientes criterios de calificación: a) Los diferentes tributos: sean derechos de Registro, timbres o se trate del

impuesto de traspaso sobre bienes inmuebles, deberán ser cancelados por medio de entero Bancario.

b) El descuento del 6% de que habla el párrafo primero, no abarca el Impuesto de Traspaso de Bienes Inmuebles,

c) Se procederá a la cancelación de presentación del documento que teniendo pendiente el pago de tributos, no. demuestre en sede registral y dentro de los tres meses luego de la presentación al Diario, que los ha cubierto efectivamente en su totalidad, independientemente de que corrija o no en el documento, cualquier otro defecto de distinta naturaleza, aclarando que estos últimos tendrán un año de caducidad conforme al artículo 468 del Código Civil. Lo anterior deja sin efecto el inciso a) del punto sexto de la circular DRP 49-98.

FUNDAMENTO

Como regla general, este artículo estipula la obligación de cancelar los diferentes tributos desde la fecha de presentación, no obstante, se establece la posibilidad de que esos tributos, en caso de presentarse de forma incompleta en la primera presentación, puedan ser completados dentro del término de tres meses. Dicho TÉRMINO comienza con la presentación y fenece a los tres meses calendario; de manera que la obligación que impone este artículo no solo es de cubrir el faltante dentro del término, sino también de demostrar en sede registral y dentro del mismo término, dicho pago. Lo anterior en virtud del resguardo de la seguridad jurídica que debe emanar de la consulta de los asientos registrales, en cuenta la información sobre los defectos de los documentos, de lo que se desprende que el Registro no puede dar protección registral a un asiento de presentación que, CONFORME A LA INFORMACION CONTENIDA EN EL REGISTRO, tenga pendiente el pago de tributos, más allá de los tres meses de ley, lo anterior por protección a los terceros en virtud del principio de Fe Pública Registral. En otro sentido, el 6% de descuento a que hace referencia el párrafo primero del artículo en comentario, tiene su origen en la ley 5790 del 17 de setiembre de 1975 (Ley General de timbres). Esta ley en su artículo 3 establece lo siguiente:

“Esas instituciones o entidades concederán al banco expendedor un descuento del seis por ciento. Igualmente dichas instituciones concederán ese porcentaje de descuento a los particulares, en ventas mayores de cincuenta colones"

27

De manera que el referido 6% es únicamente para el caso de los derechos y timbres que se utilicen en los diferentes actos o contratos inscribibles en este Registro, no así en cuanto al Impuesto de Traspaso dé Bienes Inmuebles, ya que el, mismo nunca se ha cancelado mediante timbres previamente emitidos a esos efectos, mediante ley especial que tenga que acatar la disposición aludida de la Ley General de Timbres, (en un sentido similar existe dictamen RP-1 7-99 de la Dirección General de Tributación Directa) 3. Vigencia de las Personerías Es suficiente que el notario de fe de la personería con vista del documento o registro donde conste, sin necesidad de que expresamente se refiera a la vigencia de la misma.

FUNDAMENTO El artículo 84 del Código Notarial, en lo conducente estipula:

"...El notario público dará fe de la personería vigente con vista del documento donde conste, mencionando el funcionario que la autoriza y la fecha; además, dejará agregado e¡ poder original en su archivo de referencias. Cuando la personería conste en registros públicos, indicará la personería vigente con vista del registro respectivo..." (Lo resaltado no es del original)

Es suficiente que el notario de fe de la de la personería con vista del documento o registro donde conste, puesto que, acorde con el artículo 40 del Código Notarial, corresponde al Notario apreciar las facultades con las que actúa un representante, con la finalidad de que dicha actuación sea tanto válida, como eficaz; además de la obligación de identificación de las partes a que hace referencia el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, Ambas circunstancias, antes aludidas, son de conocimiento del Notario en una etapa extra-registral, y por tanto de su exclusiva responsabilidad El artículo 84 si bien advierte en el sentido de indicar la personería vigente, lo hace no con la finalidad de que esa condición se convierta en un requisito más de la forma documentaria, sino como una indicación de "cual" es la personería que se debe tomar en cuenta para hacerla constar en el documento. 4. Actividad judicial no contenciosa en sede notarial Sin perjuicio de lo indicado en el punto 10 de la circular DRP-44-98, es necesario hacer algunas aclaraciones en cuanto a la forma documentaria por medio de la cual se deben desplazar los efectos de la actividad judicial no contenciosa en sede notarial, para que sean inscritos en sede Registral, tomando en cuenta que: "Para el trámite de los asuntos, las actuaciones notariales se ajustarán a los procedimientos y las disposiciones previstas en la legislación", según lo establece

28

el artículo 130 de¡ Código Notarial. En todo caso, el notario debe indicar que actúa de conformidad con lo establecido en el artículo 129 y siguientes del Código Notarial; además de indicar el número de expediente notarial donde se tramitaron los diferentes procesos. (Artículo 131 Código Notarial)

4.1. ) Localización de Derechos Indivisos. Como se indicó en la circular DRP-44-98, la forma correcta en que se formaliza la rogación de inscripción al registro es mediante una escritura pública, acorde con el artículo 8 de la Ley 2755. Es importante hacer énfasis en que el Notario puede conocer concretamente de este proceso, siempre y cuando la finca madre de donde se localizará el Derecho, tenga plano debidamente inscrito en el Catastro Nacional, de lo cual debe dar fe.

4.2. ) Sucesiones (testamentarias y ab intestato)

En el caso de los diferentes procesos sucesorios (testamentarios y ab intestato) la forma documentaria adecuada a los efectos de solicitar una inscripción debe ser vía escritura pública (artículo 928 Código Procesal Civil).

4.3. ) Titulaciones de Vivienda Campesina.

En este proceso según se desprende del artículo 8 de la ley 6154 de Titulación de Vivienda Campesina, procede vía Certificación, Protocolización o Escritura Pública la rogación de inscripción al Registro. Es necesario advertir que dicha ley fue declarada INCONSTITUCIONAL en su totalidad mediante voto 2802-99 de la Sala Constitucional, el cual fue publicado en primer aviso en el boletín Judicial el día 10 de mayo de 1999. De tal manera que no procederá la inscripción de ningún inmueble adquirido mediante este procedimiento con fecha posterior al 10 de mayo de 1999, para lo cual es necesario revisar en este caso, la fecha del acta por medio de la cual adquiere el solicitante, la cual debe ser anterior a dicha fecha. (Ver circular DRP-23-99) 5. Sello Blanco. (Artículo 73 de] Código Notarial)

Como se ha hecho relación a este tema en las circulares DRP 49-98 y DRP 11-99, el sello es obligatorio en los documentos notariales a partir del 1 de marzo de 1999. Se debe especificar que dicho requisito será aplicable para los documentos otorgados después de esa fecha, no obstante, toda razón notarial puesta después del primero de marzo de 1999, debe llevar sello blanco, indiferentemente de si se trata de la corrección de un testimonio otorgado o presentado antes de esa fecha, por tratarse de un acto notarial independiente acorde con los artículos 73 y 118 del Código Notarial.

29

6. Aspectos varios.

6.1. ) Determinación del funcionario a quien corresponde cancelar

anotaciones. En los casos de caducidad referidos en los artículos 468 del Código Civil; artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público y el transitorio IX del Código Notarial; el funcionario que deba cancelar el asiento de presentación del documento caduco, deberá proceder también a la cancelación de los asientos que queden insubsistentes como consecuencia de esa primera cancelación, sean asientos anteriores o posteriores. Igualmente, en el caso de la inscripción de un documento posterior vigente, se debe realizar el estudio por parte del mismo funcionario que inscribe, con el fin de determinar las anotaciones que, producto de dicha inscripción queden insubsistentes y proceder a su cancelación.

6.2. ) Aplicación de la suma de montos de los actos o contratos. El Párrafo final del artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público determina en lo conducente que:

"Cuando en un documento consten varios actos o contratos, se procederá a sumar el monto de cada uno..."

Lo anterior debe interpretarse de la siguiente manera con la finalidad de unificar los criterios vertidos en las circulares DRP-49-98 en su numeral 12 y la circular DRP 21 - 99: Cuando son varios actos o contratos en un mismo documento que se pretende inscribir, se suman los montos de cada acto o contrato debiéndose cancelar en todo caso como mínimo 2000 colones de Derechos de Registro. Lo anterior es procedente siempre que se trate de actos o contratos ubicados dentro de un mismo canon o inciso de los que habla el artículo 2 de la ley de aranceles de Registro a saber:

1) Actos o contratos que impliquen traspaso.

2) Operaciones que no constituyen traspaso.

3) Otras operaciones.

30

Si no se trata de actos o contratos ubicados dentro de un mismo canon o inciso de los antes referidos, cada uno pagara por separado como mínimo ¢2000 colones. Ejemplo: a) Dentro de un mismo documento se realiza una compraventa de dos inmuebles

cada una por ¢100,000 colones, una hipoteca de uno de los inmuebles por ¢40 millones de colones, se rectifica la naturaleza y los linderos de los inmuebles.

Forma de cancelar el arancel: - Se suman los montos de las compraventas y se determina que deben pagar el

mínimo de ¢2000 colones. (actos que implican traspaso)

- Se calcula el monto de la hipoteca y se determina que debe pagar 40 mil de derechos. (acto que no constituye traspaso)

- Finalmente la rectificación de naturaleza y de linderos participan de una misma condición para su cobro, esto es, forman parte del canon o inciso "otras operaciones", por lo que para el pago del arancel se sumaran ambas, pagando en total ¢2000 colones por ambos movimientos.

Atentamente, ,

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 006-2000 ............................................................................................. 10

Aplicación de los Artículos 114 y 115 del Código Notarial CIRCULAR DR-PJ 007-2000 ............................................................................................. 11

Aplicación de la Ley de Protección al Trabajador con respecto a las Operadoras de Pensiones

CIRCULAR DR-PJ 010-2000 ............................................................................................. 13

Papel de Seguridad y Sello Blanco en Documentos Consulares CIRCULAR DR-PJ 012-2000 ............................................................................................. 14

Aporte de Bienes Inmuebles (Tramitación) Aclaración al Criterio Registral D.G.R.N. 0683-200-00

CIRCULAR DR-PJ 013-2000 ............................................................................................. 15

Declaratoria de Bienestar Social por parte del IMAS (Trámite Registral) CIRCULAR DR-PJ 014-2000 ............................................................................................. 16

Solicitud de Nombramiento de Fiscal en Casos de Nombrarse la Junta Directiva

3

De conformidad con la Directriz N°99-0015, emitida por la Dirección General de Notariado a las 10:00 horas del 29 de octubre de 1999, publicada en La Gaceta el día 1 de febrero del año en curso, se les instruye en cuanto a algunas de sus consideraciones en torno al uso del papel de seguridad: a) Actividad judicial no contenciosa. La actividad judicial no contenciosa (Ej.: sucesorios en sede notarial) es propia de la competencia del notario, dado que el expediente confeccionado al efecto es un documento notarial, al ser éste autorizado por el notario dentro de los límites de su competencia. En razón de lo anterior, al no existir normativa alguna que en este caso particular le permita la utilización de papel común, y siendo que tales actuaciones son escritas por el notario en el ejercicio de la función notarial, éstas deben ajustarse al requerimiento legal de uso de papel de seguridad, b) Certificación notarial por medio de fotocopias. El artículo 110 del Código Notarial confiere al notario la potestad certificadora y para ello le permite utilizar el sistema de fotocopias. En razón de que el proceso obtener una fotocopia de un documento, se abstrae de la función notarial, es permitido al notario apartarse del uso del papel de seguridad, salvo para la razón de certificación, la que - si el espacio lo permite- podrá plasmarse en la fotocopia misma, caso contrario, o sea que deba emplearse un folio adicional para consignarla, éste si deberá ser entonces obligatoriamente de papel de seguridad, por no encontrarse en ese folio fotocopia alguna. Sin embargo, lo anterior no obsta para que, si el notario lo estima conveniente, también utilice el papel de seguridad cuando certifica con el sistema de fotocopias. c) Autenticaciones. El artículo 111 ibídem, faculta al notario para autenticar firmas o huellas digitales, siempre que hayan sido impresas en su presencia. El párrafo final de este artículo establece que: "Los documentos privados en que se practiquen autenticaciones, conservarán ese mismo carácter...". Esta mención a documento privado, admite que ante el notario puede presentarse un documento ya redactado, solicitándole la simple autenticación de la o las firmas o huellas digitales, y en virtud d e que en este supuesto el notario tampoco está escribiendo actuación alguna, más que la razón de autenticación, ésta podrá estamparse en un papel que no sea de seguridad, siempre y cuando se trate del mismo en que están impresas la o las firmas o huellas a



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINADORES, REGISTRADORES Y ASISTENTES


ASUNTO: Particularidades en el Uso del Papel de Seguridad

4

autenticar. Igualmente debe anotarse que de requerirse el uso de un folio adicional al documento privado, éste sí deberá ser del de seguridad. d) Conotariado. En los casos de conotariado, cualquiera de los notarios autorizantes pueden expedir reproducciones de los instrumentos públicos, para lo cual, quien lo expida, deberá utilizar su propio papel de seguridad, no siendo procedente el intercambio de papel entre los conotarios, ya que su uso es exclusivo de cada cartulario. e) Utilización del papel por ambos lados. Tal y como lo dispone el artículo 73 del Código Notarial, todas las actuaciones notariales documentadas en papel de seguridad, deben consignarse sin dejar espacio alguno en blanco, en razón de lo cual dicho papel ha de emplearse por el anverso y reverso, cuando la extensión del documento así lo requiera.

f) Número de líneas. Si bien es cierto el Código de cita es omiso en establecer el mínimo o máximo de líneas a introducir en el papel de seguridad, en su numeral 73 in fine establece que los documentos inscribibles en el Registro Nacional , además del sello blanco, código de barras y demás medios determinados por la Dirección Nacional de Notariado, deben cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la entidad registral, la cual si exige la utilización de treinta líneas en los documentos que han de presentarse para su registración, en virtud de lo cual y a fin de mantener una uniformidad en los documentos notariales, se estima conveniente que en todos se emplee el sistema de treinta líneas. g) Márgenes. Es otro aspecto no definido en el Código Notarial, sin embargo, de la misma forma y a fin de contar con un diseño uniforme en todos los documentos de tipo legal, se recomienda emplear los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho que presenta el papel de oficio, por cuando existe el antecedente de utilización de ese papel legal en actos notariales, antes de la implementación del papel notarial. h) Empleo del papel de seguridad en la casilla. En el artículo 114 del Código Notarial se establece que el testimonio o reproducción del instrumento público consta de dos partes: 1) La copia literal, total o parcial de la matriz y 2) El Engrose. Lo anterior implica que la casilla no es parte del testimonio y si ésta se elabora en una hoja adicional, resulta innecesario que allí se emplee el papel de seguridad. Debe tenerse presente que, la "casilla" es una ayuda-resumen que se hace al registrador, más no es en sentido estricto, parte del documento notarial y actualmente ya no es exigida por el Registro. i) Posibilidad de membretar y subrayar el papel de seguridad. La introducción de membretes, líneas o subrayados en el papel, para facilitar su identificación o escritura no se estima contraria a un correcto empleo de este medio de seguridad, siempre y cuando se respeten los márgenes, número de líneas y no se obstaculice la lectura del código de barras. Como el papel contiene marca y sello de agua del logotipo de la Dirección Nacional de Notariado, que constituye un mecanismo más de seguridad, no es permisible la impresión de figuras en el papel, que dificulten su visibilidad.

5

Con el fin de seguir unificando criterios registrales, a continuación se detallan algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta en la calificación de los documentos asignados a los diferentes departamentos que conforman este Registro. A- En virtud de dudas surgidas con respecto a la aplicación del artículo 96 del

Código Notarial, referente a las razones consignadas en los testimonios con base a nota marginal constante en la matriz, el cual en lo que interesa señala:

"Artículo 96.- Notas. Para la corrección de errores en la escritura o su modificación, el notario podrá escribir notas marginales o al pie de la matriz, siempre que las partes las firmen..."

Es criterio de esta Dirección que, siendo deber del notario velar por que las razones indicadas sean debidamente firmadas por las partes y en virtud de la fe notarial de que está investido, todas aquellas razones notariales basadas en nota al margen de la matriz, deberán ser aceptadas sin necesidad de que se mencione que la misma ha sido firmada por las partes, toda vez que ello es responsabilidad del notario y este Registro no es la autoridad responsable ni competente para controlar la actividad notarial.



PARA:

TODO EL PERSONAL


ASUNTO: • Notas al Margen • Artículo 468 del Código Civil • Ratificación por inhabilitación • Derechos

6

B- Por otra parte, como consecuencia de la reforma al artículo 468 del Código Civil, que en lo que interesa expresa:

"Artículo 468. Se anotarán provisionalmente: (...) 5. Los títulos que no puedan inscribirse definitivamente por cualquier defecto que lo impida. Esta anotación provisional tendrá una vigencia de un año y quedará cancelada de hecho si dentro de este término no se subsanare el defecto (…) El plazo de caducidad al que se refiere el inciso 5) de este artículo se suspende cuando el registrador solicite el cotejo administrativo establecido en el artículo 125 del Código Notarial, mientras el Archivo Notarial no se pronuncie; cuando se presente algún recurso contra la calificación del registrador; cuando sea necesaria la comparecencia ante un órgano jurisdiccional, para subsanar el defecto y cuando el documento sometido a calificación, por su complejidad, no pueda cumplir este trámite dentro del plazo fijado por la ley. El criterio para determinar la complejidad de los títulos presentados al Registro se determinará en el reglamento respectivo. En ningún caso, la suspensión del plazo de caducidad podrá exceder de tres meses contados desde la fecha de vencimiento original, salvo si se hubieren interpuesto recursos contra la calificación registral en cuyo caso, el plazo de caducidad se reactivará desde la fecha de la notificación de la resolución definitiva del recurso correspondiente. La anotación provisional será cancelada por el registrador al determinar la caducidad e inscribir nuevos títulos."

Se hace necesario unificar la aplicación del precepto citado, para lo cual deben tomarse cuenta diversas variantes, las cuales se detallan a continuación: PROCEDIMIENTO: - El registrador que recibe de archivo un documento que había sido devuelto

defectuoso y tiene más de un año de haber sido presentado, deberá proceder a su cancelación con fundamento en la norma citada.

- El registrador que tramita un documento y se encuentra con otro anotado con anterioridad, deberá corroborar si el mismo se encuentra caduco; de ser así, deberá proceder a su cancelación aún cuando el documento no le haya sido asignado como suyo, lo cual realizará al momento de inscribir el documento posterior. De encontrarse caduco el documento anterior, el funcionario deberá abstenerse de indicar como defecto "documento antes".

7

- Siempre que se vaya a cancelar un documento por caducidad, deberán

consultarse los trámites del mismo, a fin de corroborar cualquier suspensión del plazo referido..

- La cancelación del documento deberá hacerse tanto en el tomo de

inscripción en que se encuentre anotado como en la base de datos, mediante la consignación de la marginal respectiva en el módulo del diario y, la cancelación de presentación utilizando el código de operación DA3

- Con el fin de controlar los plazos de suspensión de la caducidad

establecidos en la norma citada, es absolutamente necesario que el registrador que envíe un documento a calificar, cotejar, etc., realice el pase en el sistema de computo, en la opción creada para tales efectos; esto con el propósito de que el funcionario que realice el estudio con el fin de determinar si la cancelación es procedente revise dicha información y tome en cuenta los plazos de suspensión, cotejo que es absolutamente obligatorio.

- El plazo de caducidad se suspende en los siguientes casos:

o Cotejo administrativo del art. 125 Código Notarial, mientras el

archivo Nacional no se pronuncie.

o Cuando sea necesaria la comparecencia ante un órgano jurisdiccional, para subsanar el defecto.

o Cuando el documento sea sometido a calificación

o Por su complejidad no pueda ser cumplir este trámite dentro del plazo fijado por ley.

En ningún caso el plazo de caducidad aún habiendo sido suspendido, deberá ser mayor a un año y tres meses, salvo si se hubiere interpuesto ocurso contra la calificación registral, en cuyo caso el plazo de caducidad se reactivará desde la fecha de la notificación de la resolución definitiva, esa circunstancia se hará constar en los trámites del documento.

8

CASO DE DOCUMENTOS CON APORTES Para el caso de documentos que contengan aportes de bienes inmuebles es menester adherirnos a la Circular N° 001-2000 emitida por la Dirección de Bienes Inmuebles con el fin de que haya uniformidad en el trámite de documentos referidos a fincas, por esta razón, deben tomarse en cuenta las siguientes consideraciones: - Además de realizar el pase del documento en el sistema de cómputo, el

registrador deberá realizar una anotación en la finca o en el derecho que se aporta, tomando como base el documento que interesa y utilizando los siguientes códigos de operación:

CASO CODIGO Documento en calificación ZI Documento en cotejo ZH Documento en ocurso TP

- Estos mismos movimientos deberán ser corroborados por el registrador en

caso de tener que proceder a cancelar un documento caduco que se encuentre anotado antes del documento que está tramitando.

VIGENCIA Y EXCEPCIONES: - En aplicación del Transitorio IX del Código Notarial, que reformó el artículo

468 del Código Civil citado, debe tomarse en cuenta que en virtud de que dicha reforma comenzó a regir tres meses después de la entrada en vigencia de la ley, es decir el veintidós de febrero de 1999, esta circular deberá aplicarse en este particular a aquellos documentos presentados a partir del partir del 22 de febrero.

- Todos aquellos documentos presentados antes del 22 de febrero de 1999, contarán con un período extraordinario de caducidad de 5 años, es decir hasta el 22 de febrero. de año 2004, razón por la cual no deberán ser cancelados en aplicación de este criterio hasta la fecha indicada.

- Se exceptúan de la aplicación del período de caducidad todos aquellos

mandamientos judiciales y administrativos que se encuentren anotados, a los cuales se les deberá aplicar la normativa específica que en cuanto a períodos de caducidad establecen las leyes respectivas. Debe entenderse como mandamientos todos aquellos documentos no notariales, emitidos por una autoridad como una orden, excluyéndose de ellos las certificaciones tales como albaceazgos, tutorías, etc., a las cuales sí se les aplicará lo establecido en los puntos anteriores.

9

C- En virtud de la necesidad de establecer un procedimiento uniforme para la ratificación de los documentos otorgados por notarios que se encuentren inhabilitados en el ejercicio de su profesión, me permito indicarles lo siguiente:

- Para el caso de constituciones de sociedad, siendo estos documentos en

los cuales hay comparecencia de partes, deberá ratificarse el documento por medio de un adicional otorgado por los socios constituyentes, ya sea ante el mismo notario una vez que es habilitado o bien, ante cualquier otro profesional que no cuente con impedimento alguno.

- En el caso de las protocolizaciones de acta, tratándose estas de un acto meramente notarial, no será necesaria comparecencia de partes, razón por la cual bastará con que el notario otorgue un instrumento adicional una vez levantada la inhabilitación, mediante el cual ratifique el acto (protocolización de acta). En caso de imposibilidad por parte del mismo notario, dicha ratificación la podrá realizar cualquier otro siempre y exista una autorización mediante acuerdo de asamblea.

D- Para concluir y en cumplimiento a lo expresado en el inciso 2 de la Ley de

Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece que el monto por concepto de derechos de registro con respecto a los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el Ejercicio Económico del 2000, N° 7952, publicado en el Alcance N° 106 a La Gaceta N° 252 del 28 de diciembre último, dicho salario corresponde a la suma de 66.750,oo colones, razón por la cual todos aquellos documentos otorgados a partir del 1° de enero del presente año y presentados por primera vez al Diario a partir de esta fecha, deberán cancelar la suma de 6.675,oo colones por concepto de derechos del registro.

Se les recuerda que las disposiciones anteriores son de aplicación obligatoria, razón por la cual se les solicita dar fiel cumplimiento a las mismas. Atentamente,

10

Con el fin de dar fiel cumplimiento a lo establecido por la normativa que rige nuestra actividad y tomando en cuenta lo establecido en el artículo 19 del Código de Comercio, que reza:

“Artículo 19: La constitución de la sociedad, sus modificaciones, disolución, fusión y cualesquiera otros actos que en alguna forma modifiquen su estructura, deberán ser necesariamente consignados en escritura pública y publicados en extracto en el periódico oficial e inscritos en el Registro Mercantil" (El resaltado no es de su original)”

Es menester retomar los conceptos establecidos en los artículos 114 y 115 del Código Notarial vigente, en cuanto a los testimonios de escritura, que son los instrumentos que en última instancia tramita este Registro. Partiendo de la circunstancia de que el testimonio es la reproducción del instrumento público original, el cual debe contener la copia fiel del contrato que se celebra además del engrose, que consiste en una constancia de que se reprodujo y confrontó la matriz, y que además debe contener, el folio y el tomo del protocolo del notario en que consta la escritura, es criterio de esta Dirección que, de encontrarse incompleto el testimonio en virtud de haberse omitido el engrose, se hace imposible para el registrador determinar si el contrato consta en escritura pública o bien si se trata de un documento privado el cual se tornaría ininscribible. En virtud de lo anterior y de que el registrador debe atenerse únicamente a la información contenida en el testimonio y los asientos registrales, se les instruye para que en adelante todos aquellos documentos que requieran ser otorgados en escritura pública y que no se les haya consignado el engrose sean cancelados de conformidad con los artículos 19 del Código de Comercio, 114 y 115 del Código Notarial. Atentamente,



PARA: REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

DEPARTAMENTO REGISTRAL Y PERSONAS


ASUNTO: Aplicación de los Artículos 114 y 115 del Código Notarial

11

Con el fin de dar fiel cumplimiento a lo establecido por la Ley N° 7983 de fecha 24 de enero último, Ley de Protección al Trabajador publicada en la Gaceta N° 35 el día 18 de febrero de este año, mediante la cual se crean Operadoras de Pensiones como entidades encargadas de administrar los aportes, constituir y administrar fondos de capitalización laboral y fondos de pensiones, es menester tomar en consideración las siguientes estipulaciones: 1- Las Operadoras de Pensiones son personas jurídicas de Derecho Privado

y se deben constituir como sociedades anónimas, las cuales deberán cumplir, además de lo establecido por el Código de Comercio, con los siguientes requisitos para su debida inscripción en el Registro Mercantil:

A- Tendrán como objeto primordial la administración de los planes, los

fondos, de las cuentas individuales, de capitalización laboral y de los beneficios derivados de los sistemas fijados en la ley; y en general la administración por contratación de los fondos de pensiones, debidamente supervisadas por la Superintendencia de Pensiones. Lo anterior no quiere decir que el objeto social será ese de manera exclusiva.

B- Deberán tener una Junta Directiva compuesta por al menos cinco miembros, de los cuales, tres deberán ocupar los cargos de Presidente, Secretario y Tesorero de conformidad con el artículo 33 de la citada Ley y 181 del Código de Comercio.

C- El capital mínimo de constitución no podrá ser inferior a doscientos

cincuenta millones de colones. íntegramente suscrito y pagado. En el caso de las operadoras de fondos de capitalización laboral, el capital mínimo será de veinticinco millones de colones.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y ASISTENTES

FECHA: 12 de julio de 2000

ASUNTO: Aplicación de la Ley de Protección al Trabajador con respecto a las Operadoras de Pensiones

12

2- Además de las mencionadas en el aparte uno anterior, de conformidad con el artículo 74 de la ley en mención, se podrán constituir entidades de, capital público, de manera que se autorizó expresamente a las siguientes instituciones a constituir una sociedad anónima con el único fin de crear una operadora, a saber:

- Caja Costarricense de Seguro Social, Banco Popular y de Desarrollo

Comunal, Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA), Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP), Universidad de Costa Rica, las cuales podrán constituir la sociedad sin necesidad de la comparecencia de otro socio, siendo propietarias del 100% del capital social.

- Caja de Ahorro y Préstamo de la Asociación Nacional de Educadores, Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio, Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional estas tres últimas deberán constituir una sociedad anónima en forma conjunta.

- Asociaciones Solidaristas, Sindicatos y Cooperativas de Ahorro y Crédito, las cuales podrán constituir operadoras en forma individual o como socias entre sí, de conformidad con lo que resuelvan las asambleas respectivas.

3- Los requisitos establecidos para las sociedades comprendidas en el punto

1, son aplicables a las anteriormente mencionadas.

4- Cabe resaltar que la inscripción de las sociedades operadoras de pensiones no requerirá como requisito previo la autorización de la Superintendencia de Pensiones, por cuanto la misma les será otorgada una vez que se presente el testimonio debidamente inscrito ante la autoridad respectiva.

Atentamente,

13

En acatamiento a lo establecido por los acápites IX, X y XIV de la Directriz N° 2000-1 de fecha 2 de febrero último, emitida, por la Dirección Nacional de Notariado y publicada en el Boletín Judicial del 13 de marzo de este año, se les instruye para que:

- En todos los documentos notariales otorgados por cónsules a partir del 13 de setiembre pasado, deberán cumplir con los requisitos de papel de seguridad y sello blanco.

- En caso de incumplimiento por parte de los señores cónsules de los requisitos mencionados, los registradores deberán proceder de conformidad con lo establecido por la ley y las circulares vigentes en esta materia.

Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad, Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Papel de Seguridad y Sello Blanco en Documentos Consulares

14

Se aclara el punto 2 de la Circular DGRN 0683-200-00 de fecha 14 de setiembre último, en el siguiente sentido:

- Una vez recibidos los documentos con aporte, por parte de los funcionarios del partido 46, revisarán las anotaciones respectivas, en caso de que la finca no exista o no le pertenezca al aportante, deberán cancelar la presentación del documento de conformidad con el artículo 452 del Código Civil y 29 del Código de Comercio.

- Posterior a la calificación, deberá trasladarse el documento al partido 2-13 para el estudio en cuanto a los inmuebles.

- Tomando en cuenta que el acto de constitución de sociedad y el pago de capital es uno sólo; previo a la inscripción en Mercantil, el documento deberá contar con el Vo. Bo. por parte de los registradores de inmuebles, en el sentido de que el título no adolece de algún defecto; de manera que no podrá realizarse la inscripción en este registro de aquellos testimonios que no cumplan con todos los requisitos relacionados al traspaso de inmuebles.

Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Aporte de Bienes Inmuebles (Tramitación) Aclaración al Criterio Registral D.G.R.N. 0683-200-00

15

En cumplimiento del Principio de Celeridad Registral contenido en el Artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público N° 3883 del 30 mayo de 1967 y sus reformas, que establece:

"El propósito del Registro Nacional es garantizar la seguridad de los bienes o derechos inscritos con respecto a terceros. Lo anterior se logrará mediante la publicidad de estos bienes o derechos. En lo referente al trámite de documentos, su objetivo es inscribirlos. Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral. Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan estos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto". (El resaltado no es de su original).

Asimismo, en acatamiento a la Recomendación dictada por La Defensoría de los Habitantes, según oficio N° 09598-2000-DHR, de fecha 6 de los corrientes y con el fin de actualizar las prácticas registrales, es criterio de esta Dirección Que, en aplicación del artículo 39 del Reglamento a la Ley de Asociaciones, que es Decreto Ejecutivo N° 18670-J del 20 de diciembre de l988, no se desprende, y por lo tanto no debe interpretarse que la declaratoria de 'Bienestar Social, sea requisito previo para la inscripción de una Asociación Civil, en el Registro de Asociaciones aunque por sus fines se pueda calificar como tal. En razón de lo antes mencionado, se, les instruye para qué en adelante, la solicitud de Declaratoria de Bienestar Social, no se indique como requisito previo para la inscripción de las Asociaciones en ese Registro. Corresponderá a los personeros de cada entidad interesada en contar con dicha declaratoria por los medios legales existentes, hacer del conocimiento del Registro de Asociaciones de tal circunstancia, una vez otorgada. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y ASISTENTES REGISTRO DE ASOCIACIONES


ASUNTO: Declaratoria de Bienestar Social por parte del IMAS (Trámite Registral)

16

Con el fin de seguir unificando criterios de registración y de evitar la consignación de defectos sin fundamento, legal, es menester analizar la práctica registral de indicar como defecto la petición de nombramiento de Fiscal en los casos en que se encuentre vencido y se tramiten documentos mediante los cuales se realicen nombramientos de Junta Directiva u otros movimientos en relación con una Sociedad Anónima. En el análisis del caso concreto es necesario determinar la naturaleza y las funciones que la ley asigna a cada uno de los órganos en cuestión (Junta Directiva y Fiscalía). En este sentido Guillermo Cabanellas en su "Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual", 25a edición, Editorial Heliasta, 1997, Tomos 11 y IV, páginas 30l y 81 respectivamente, señala:

"FISCALIZAR: Ejercer el cargo o función de fiscal. Criticar, enjuiciar. Inspeccionar, revisar. Vigilar, cuidar, estar al tanto; seguir de cerca..." "CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Órgano permanente y colegiado de las sociedades anónimas. Está compuesto por un número variable de vocales o consejeros, nombrados por una junta general, y ejerce la gestión de la empresa. Sus importantes funciones, que equivalen a las del gobierno de un Estado, guardadas las proporciones debidas, se encuentran reguladas por los estatutos, y en ocasiones se complementan por las resoluciones de las asambleas generales..."



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y ASISTENTES REGISTRO MERCANTIL


ASUNTO: Solicitud de Nombramiento de Fiscal en Casos de Nombrarse la Junta Directiva

17

Por otra parte las funciones y facultades que el Código de Comercio, artículos 181 y 193, siguientes y concordantes, asigna a éstas figuras, se orientan en ese mismo sentido, según los cuales ambos órganos son independientes, tanto en lo referente a la organización como a las funciones designadas. Siendo que la Junta Directiva o Consejo de Administración es el órgano gestor o ejecutor de las decisiones tomadas por la asamblea de socios, mientras que el Fiscal, tiene como prioridad la vigilancia tanto de éste como de otros asuntos de la sociedad, se puede concluir que se trata de dos figuras diferentes. Si bien es cierto dentro de las funciones del Fiscal, se encuentra la de asistir a las sesiones del consejo con voz, pero sin voto, esto no implica que las reuniones mencionadas no se puedan celebrar sin su presencia; y en todo caso es obligación e interés de los socios velar porque tal circunstancia se cumpla, saliéndose en todo caso del ámbito registral. Por otra parte el artículo 198 del Código dé cita, otorga a la Junta, Directiva la facultad de llenar la vacante del cargo de fiscal, situación que refuerza la tesis mencionada, al darles el tratamiento de órganos diferentes. En este sentido, impedir la inscripción de dicho órgano por falta de fiscal, iría en detrimento de la aplicación de la norma mencionada, ya que podría obstaculizarse esta posibilidad. En razón de la Doctrina y legislación mencionada se les instruye para que en adelante no se consigne como defecto la necesidad de nombrar fiscal en los casos en que se nombre Junta Directiva y éste se encuentre vencido. VER DEMÁS CIRCULAR 021-98 Atentamente,

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2001 ............................................................................................... 3 Cobro de Derechos de Registro 2001

CIRCULAR DR-PJ 003-2001 ............................................................................................... 5 Cédula Jurídica Para Asociaciones Extranjeras

CIRCULAR DR-PJ 004-2001 ............................................................................................... 6 Asientos de Inscripción

CIRCULAR DR-PJ 005-2001 ............................................................................................... 8 Domicilio Social

CIRCULAR DR-PJ 006-2001 ............................................................................................... 9 Plazo para Tramitar Certificaciones

CIRCULAR DR-PJ 007-2001 ............................................................................................. 10 Procedimiento a seguir en Caso de Entidades en que Conste Marginal de Advertencia o Inmovilización

CIRCULAR DR-PJ 008-2001 ............................................................................................. 12

Variantes Introducidas por la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias

CIRCULAR DR-PJ 009-2001 ............................................................................................. 13 Reglamento para la Regulación de las Relaciones Corporativas del Banco Popular y sus Sociedades Anónimas

CIRCULAR DR-PJ 011-2001 ............................................................................................. 14

• Transformación de Asociaciones Deportivas • Anotación de Demanda

CIRCULAR DR-PJ 012-2001 ............................................................................................. 16

Derogatoria Timbre Hospitalario

3

En cumplimiento a lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público N° 4564 del 29 de abril de 1070, que. establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley, de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el Ejercicio Económico del 2001, N° 8050, publicada en el Alcance No 94 a La Gaceta N° 249 del 28 de diciembre de 2000, dicho salario es la suma de ¢73.950,oo (setenta y tres mil novecientos cincuenta colones), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2001 será la suma de ¢7395,oo ( siete mil trescientos noventa y cinco colones). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos otorgados a partir del 1° de enero de este año y presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 30 de enero de 2001. Atentamente,



PARA:

COORDINADORES, REGISTRADORES Y ASISTENTES DEL REGISTRO MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Cobro de Derechos de Registro 2001

4



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Funciones de los Coordinadores

5

Según el artículo 16 de la Ley de Asociaciones N° 218 de fecha 8 de agosto de 1939 y artículo 32 de su Reglamento que es Decreto Ejecutivo N° 18670-J del 28 de noviembre de 1988, esté Registro debe inscribir las filiales y los poderes otorgados por las Asociaciones residentes en el extranjero. En acatamiento de lo anterior y en, cumplimiento de lo establecido por el Decreto de Cédulas Jurídicas N° 18504-J de fecha veintinueve de setiembre de mil novecientos ochenta y ocho, según el cual las personas jurídicas extranjeras que operen en el país, se deben identificar con el número de cédula jurídica que les asigne este Registro; por disposición interna, en conjunto con el Departamento de Informática, ha sido la práctica registral identificar a las entidades extranjeras con el código 3-012 y con el fin de mantener uniformidad en dicho trámite, se hace necesario extender su aplicación a las Asociaciones mencionadas. En virtud de lo expuesto, en adelante las Asociaciones extranjeras que operen en el país, además del establecimiento de una filial o el otorgamiento de un poder, deberán identificarse con el código 3-012 en el número de Cédula de Persona Jurídica asignado Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEPARTAMENTO REGISTRAL ASOCIACIONES


ASUNTO: Cédula Jurídica Para Asociaciones Extranjeras

6

Con el fin de disminuir los tiempos destinados al proceso de inscripción de documentos y con fundamento en lo establecido por el artículo 1 e la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, N° 3881 de fecha 30 de mayo de 1967, y 66 del Reglamento del Registro Público, que es Decreto Ejecutivo No 26771-J del 18 de febrero de 1998, que establecen:

"Artículo 1. El propósito del Registro Nacional es garantizar la seguridad jurídica de los bienes o derechos inscritos con respecto a terceros. Lo anterior se logrará mediante la publicidad de estos bienes o derechos. En lo referente al trámite de documentos, su objetivo es inscribirlos. Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral. Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan esos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto" (El resaltado no es de su original)

"Artículo 66: Base de la Publicidad Registral. La publicidad registral está constituida por la información contenida en los tomos, sistemas de procesamiento electrónico de datos, digitalización y la microfilmación. Debe existir entre esos sistemas una estrecha relación, siendo ambos auxiliares recíprocos y complementarios, a fin de garantizar la unidad, seguridad y congruencia de la información registral."



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DE LOS DEPARTAMENTOS REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Asientos de Inscripción

7

Además; tomando en cuenta que al día de hoy, no tienen vigencia las razones por las cuales se giraron indicaciones en el sentido de que en los asientos de inscripción de las constituciones de sociedad, debían incluirse el nombre y calidades de los socios constituyentes, todo esto aunado al respaldo que brindan las imágenes digitalizadas de los documentos que se tramitan en este Registro; se les instruye en el sentido de que, en adelante.

- No será necesario incluir el nombre y calidades de los socios constituyentes en los asientos de inscripción de las sociedades.

En este mismo sentido, y en acatamiento de lo establecido por la Ley de Fundaciones, N° 5338 de fecha 28 de agosto de 1973, en los asientos de constitución de las fundaciones, no será necesaria la transcripción, literal del documento, siendo necesario que se consigne la siguiente información:

- Fundador (es) - Nombre - Domicilio - Fines - Plazo - Patrimonio - Sistema de administración y plazos - Representación - Forma en que serán sustituidos los directores - Indicación de la existencia de otros personeros (delegado ejecutivo) - Nombramiento de directores.

Atentamente,

8

En acatamiento de lo establecido por la Ley No 7413 de fecha 30 de mayo de 1994, publicada en la Gaceta No 116 del 17 de junio del mismo ano; que en lo que interesa reza:

"REFORMAS DEL CODIGO DE COMERCIO “Artículo 1. Reformas: Se reforman los incisos 10 y 13 del a artículo 18 del Código de Comercio, cuyos textos dirán: (…) 10) Domicilio de la sociedad: deberá ser una dirección actual y cierta dentro del territorio costarricense, en la que podrán entregarse válidamente notificaciones” “Artículo 3 -- Vigencia. Rige tres meses después de su publicación. En este plazo, las sociedades cuya dirección no conste en el Registro Público, deberán reformar los estatutos para cumplir con lo dispuesto en el inciso 10 del artículo 18 del Código de Comercio (...)” (El resaltado no es de su original)

1. Es criterio de esta Dirección rectificar la aplicación de la norma citada, razón por la cual se

les instruye para que en adelante se proceda de la siguiente manera: - En las constituciones de -sociedad deberá indicarse un domicilio exacto y determinado

de manera tal que sea posible la entrega de notificaciones. - En caso de tramitación de protocolizaciones de actas, deberá verificarse que en los

estatutos debidamente inscritos conste un domicilio exacto; de no ser así se deberá consignar el defecto correspondiente con el fin de que se modifique la cláusula respectiva. De indicarse, en el documento de protocolización, una dirección diferente a la que consta en el Registro, también deberá solicitarse que se reforme la cláusula del domicilio.

- Para todos los efectos, se tendrá como domicilio social el que conste debidamente inscrito en los estatutos sociales.

2. En este sentido, se dejan sin aplicación las Circulares DRP 3O-94 DRP 57-94 y cualquier otra que se oponga al presente criterio.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA: 30 de marzo de 2001

ASUNTO: Domicilio Social

9

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 4 y 15 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo N° 26771-J de 18 de marzo de 1998 y sus Reformas), y con la finalidad de organizar y agilizar los trámites en la expedición de certificaciones, se reiteran los lineamientos establecidos, a este respecto, en su oportunidad por la Dirección de Registro Público Inmobiliario, a saber:

1- Las solicitudes de certificaciones deben tramitarse en estricto orden de presentación.

2- Los certificadores cuentan con 8 días hábiles para tramitar las diferentes solicitudes, contados a partir del día en que la reciben.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERALES, JEFATURA DEPARTAMENTO, CERTIFICADORES


ASUNTO: Plazo para Tramitar Certificaciones

10

En virtud de existir diversidad de criterios en el procedimiento a seguir en los casos en que, de conformidad con los artículos 88 y 97 del Reglamento del Registro Público, que es Decreto Ejecutivo No 26771-J del 18 de febrero de 1998; se haya consignado al margen de una inscripción, marginal de advertencia o inmovilización, se les instruye para que en adelante se proceda como se detalla a continuación: CASO DE ADVERTENCIA: v Al tramitarse un documento en que se realice nombramientos o reformas a los

estatutos de una entidad que se encuentre en esta situación, y en virtud de que la Marginal de Advertencia no impide inscripciones, el registrador deberá revisar el expediente administrativo que la motivó, con el fin de determinar si la tramitación del documento interfiere con el contenido de la investigación que se realiza.

v En caso de que haya contraposición entre lo investigado en el expediente y el contenido del documento, se deberá consignar el defecto. Si por el contrario, la tramitación del documento no interfiere con la investigación que se realiza, y de no existir defectos que lo impidan, se procederá a la inscripción respectiva.

v De existir duda, se deberá consultar a la Dirección la procedencia de la

inscripción.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIÓN REGISTRAL, COORDINACIONES, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DE LOS DEPARTAMENTO REGISTRALES

FECHA: 3 de julio de 2001

ASUNTO: Procedimiento a seguir en Caso de Entidades en que Conste Marginal de Advertencia o Inmovilización

11

CASO DE INMOVILIZACION: v De existir Marginal de Inmovilización en. una inscripción, el registrador que

tramita un documento de esa entidad, deberá revisar el expediente con el fin de determinar si la inscripción que se pretende, subsana la situación anómala que se determinó en la investigación.

v A- Si el documento a tramitar, subsana el error que existe en el asiento de inscripción afectado; una vez que el documento no tenga defectos, el registrador deberá solicitar por escrito a la Dirección, que se levante la inmovilización, en virtud de que la situación anómala está siendo corregida mediante el documento que tramita.

v Si esta Dirección lo considera procedente, ordenará la cancelación de

inmovilización, mediante resolución que será- notificada al Registrador, autorizándose así la inscripción respectiva.

v B- Si el documento que se tramita, no subsana el error que existe en el asiento

de inscripción, es decir contiene movimientos que no tienen relación con lo dictaminado en el expediente el, se deberá consignar el defecto de, "SOCIEDAD INMOVILIZADA”, con indicación del número de expediente en que se ordenó tal situación.

Sírvanse proceder de conformidad. Atentamente,

12

Por haberse publicado en el Alcance N° 53 a la Gaceta N° 131 del 09 de julio en curso la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias que es la N° 8114, a partir de su fecha de publicación se derogan los siguientes impuestos, los que se dejarán de cobrar en forma inmediata a todos los documentos otorgados a partir de la indicada fecha. • Timbre de Rehabilitación creado por Ley N° 3890 de 19 de junio de 1967 y sus

reformas. • Timbre Forense creado por Ley N° 176 de 17 de agosto de 1944 y sus

reformas. • El impuesto sobre el traspaso de bienes inmuebles de un centésimo por ciento

(0.01%) a favor de la Cruz Roja Costarricense, creado por Ley N° 7543 de 14 de setiembre de 1995 (APORTES), o sea, que dicho impuesto queda fija en un 1.50%)

• El Transitorio IV de dicha ley posibilita la transformación de Universidades Privadas que estén organizadas como fundaciones, en sociedades mercantiles, con todas las obligaciones y los derechos de la fundación que les dio origen.

En virtud de la consulta respectiva, queda pendiente de aplicación la derogatoria en cuanto al Timbre Hospitalario pagado mediante Timbre Fiscal. Atentamente, Ver ADEMÁS CIRCULAR PJ-012-2001



PARA:

TODO EL PERSONAL


ASUNTO: Variantes Introducidas por la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias

13



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINADORES, REGISTRADORES Y ASISTENTES DE MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Reglamento para la Regulación de las Relaciones Corporativas del Banco Popular y sus Sociedades Anónimas

14

Con el fin de seguir unificando criterios de calificación, sírvanse tomar nota de los aspectos que se detallan, los cuales deberán aplicarse en la tramitación de los documentos que se relacionen.

A- TRANSFORMACION DE ASOCIACIONES DEPORTIVAS:

El artículo 60 de la Ley de Creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y del Régimen Jurídico de la Educación Física, el Deporte y la Recreación, N° 7800 de 30 de abril de 1998, establece la posibilidad de que una Asociación Deportiva se transforme en una Sociedad Anónima Deportiva; y con el fin de dar una debida aplicación a la norma citada, en adelante deberá procederse de la siguiente manera: 1. Deberá existir un acuerdo de Asamblea General Extraordinaria de Asociados

especialmente celebrada para tal efecto. 2. El acuerdo de transformación, deberá incluir que la sociedad anónima deportiva en

que se transforma asumirá íntegramente los activos y los pasivos de la asociación que se extingue.

3. La Transformación deberá cumplir con el requisito de escritura pública y todos los demás establecidos en el Código de Comercio para una sociedad anónima común. Asimismo deberá indicarse el número de cédula jurídica y de expediente de la entidad que se transforma.

4. En el pacto social deberán constar los aspectos señalados en los puntos 1 y 2 anteriores, de los cuales además, deberá dar fe el notario autorizante.

5. El documento de transformación deberá ser anotado en el expediente de la Asociación que se transforma, lo cual se gestionará por medio de la Coordinadora del Departamento de Asociaciones, quien a su vez verificará la vigencia del plazo de la asociación y del órgano administrativo.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIÓN REGISTRAL, COORDINACIONES, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS Y ASOCIACIONES

FECHA: 11 de setiembre del 2001

ASUNTO: • Transformación de Asociaciones Deportivas • Anotación de Demanda

15

6. Los interesados deberán aportar una copia del documento de transformación, la cual se hará llegar al Departamento de Asociaciones una vez que el acto se encuentre debidamente inscrito en la Sección Mercantil. B- ANOTACION DE DEMANDA:

De acuerdo al artículo 468 del Código Civil, las autoridades judiciales, por medio de mandamiento, pueden ordenar la anotación de una demanda al margen de un asiento de inscripción; esto con el fin de dar publicidad de la existencia de un proceso, cuyo resultado puede afectar el contenido del asiento relacionado. Con fundamento en la norma citada y con el fin de que se proceda como corresponde, se les instruye en el sentido de que, dichas anotaciones no impiden la inscripción de documentos presentados con posterioridad, razón por la cual no es procedente indicar como defecto, "documento pendiente"; salvo que se trate de un Mandamiento de Inmovilización, en el cual se indique tal circunstancia expresamente.


16

En adición a la Circular N° 008-2001 de fecha 24 de julio último, según la cual, en virtud de consulta realizada, quedaba pendiente la aplicación de la derogatoria del Timbre Hospitalario pagado mediante Timbre Fiscal; evacuada la misma y de conformidad con el artículo 31 inciso e), de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarías, N° 8114, publicada en el Alcance N°. 53 a la Gaceta N° 131 de fecha 9 de julio del presente año, se les instruye en el siguiente sentido:

- Queda derogado el pago del Timbre Hospitalario que se venía cancelando por medio de Timbre Fiscal, correspondiente a 2 colones por cada mil, sobre el valor de los inmuebles, en casos de traspaso.

Sírvanse proceder de conformidad. Atentamente, Ver circular además 008-2001



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIÓN REGISTRAL, COORDINACIONES, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS Y ASOCIACIONES


ASUNTO: Derogatoria Timbre Hospitalario

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2002 ............................................................................................... 3 Cobro de Derechos de Registro

CIRCULAR DR-PJ 002-2002 ............................................................................................... 4 Exención de Timbre Fiscal en Revocatorias y Renuncias de Poderes

CIRCULAR DR-PJ 003-2002 ............................................................................................... 6 Inscripción de Albaceas

3

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario, Fiscal y por Programas para el Ejercicio Económico del año 2002, N° 8180, publicada en el Alcance N° 89 a La Gaceta N° 249 del 28 de diciembre de 2001, dicho salario es la suma de ¢82.850,oo (OCHENTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2002 será la suma de ¢8.250,oo ( OCHO MIL DOSCIENTOS CINCUENTA COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos otorgados a partir del 1º de enero de este año y presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 16 de enero de 2002. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES Y ASISTENTES DEL REGISTRO MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Cobro de Derechos de Registro

4

En acatamiento de lo establecido por la Ley N° 8229 de fecha 19 de marzo de 2002, publicada en la Gaceta N° 66 del 5 de abril de este año; que reforma el primer párrafo del inciso 27 del artículo 273 del Código Fiscal, Ley N° 8 del 31 de octubre de 1885 y en lo que interesa reza:

“Artículo.- 273. (...) 27) Además estarán exentos del impuesto del timbre: la revocación de poderes (…) Transitorio único.- Los contratos referidos en el artículo anterior, que a la fecha de entrada en vigencia la presente reforma, no hayan pagado el impuesto de timbre, estarán exceptuados de dicho pago, así como de las multas o recargos que por este concepto puedan haberse generado”

Se les instruye, para que en adelante no se cobre el timbre fiscal en todos aquellos documentos que, de manera exclusiva, se refieran a revocatoria o renuncia de poderes, tanto de personas físicas como de sociedades. Nota: Ver Anexo Adjunto. Atentamente,


DE: DIRECCION REGISTRO DE DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES, REGISTRADORES, ASISTENTES DE DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTILY PERSONAS


ASUNTO: Exención de Timbre Fiscal en Revocatorias y Renuncias de Poderes

6

Con el fin de unificar criterios de inscripción en la tramitación de nombramientos de albacea, tanto en sucesorios tramitados en sede judicial (por medio de certificación emitida por juez o notario), así como en sede notarial (mediante certificación o testimonio de escritura), se les instruye en el siguiente sentido: El artículo 548 del Código Civil regula las facultades con que cuenta el albacea, y establece:

“Artículo 548.- El albacea es el administrador y el representante legal de la sucesión así en juicio como fuera de él, y tiene las facultades de un mandatario con poder general, con las modificaciones que establecen los siguientes artículos."

Dependiendo de las condiciones en que se presente cada proceso sucesorio, podremos encontrar diversas categorías de albaceas, tales como testamentarios, provisionales, definitivos, específicos, propietarios y suplentes, cuyas facultades siempre serán las mismas, sólo que en algunos casos limitadas a actos específicos. Por otra parte, el artículo 466 del mismo cuerpo legal, en lo que interesa, señala:

"Artículo 466.- En el Registro de Personas se inscribirán: (…) 4° La certificación en que conste la aceptación del albacea nombrado por el testador, por el Juez o por los herederos. (…)”


DE: DIRECCION REGISTRO DE DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES DE DE DEPARTAMENTO, REGISTRADORES, ASISTENTES


ASUNTO: Inscripción de Albaceas

7

En este sentido, hasta la fecha la práctica registral ha sido de no inscribir los nombramientos de albacea específico. Realizado un análisis de la normativa pertinente y de los preceptos citados, no se desprende que la inscripción de esta figura, sea procedente únicamente para algunos tipos de albacea, por el contrario es claro que por diversas razones, principalmente de intereses contrapuestos entre el representante y herederos; para casos concretos se hace necesario el nombramiento de un albacea sustituto o específico, según sea el caso. Tomando en cuenta que estos actos a realizar pueden surtir efectos fuera del proceso sucesorio y requieren de un representante con personería suficiente, además que la función de este Registro es brindar eficacia y publicidad a todos los actos que la ley disponga, es criterio de esta Dirección, que siguiendo lo establecido por la normativa pertinente, no existe impedimento alguno para realizar la inscripción de cualquier tipo de albacea, tomando en cuenta además, que corresponde al juez o notario velar porque , las acciones que estos personeros realicen, sea dentro de lo procesalmente permitido. Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad. Atentamente,

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2003 ............................................................................................... 3 Aplicación de Artículo 13 inciso d) de la Ley de Asociaciones


CIRCULAR DR-PJ 004-2003 ............................................................................................... 6 Fe notarial en Protocolización de Actas de Sociedades

CIRCULAR DR-PJ 005-2003 ............................................................................................. 10 Orden y Seguridad en la Tramitación de Documentos

CIRCULAR DR-PJ 006-2003 ............................................................................................. 11 Ampliación del Artículo 174 del Código de Comercio

CIRCULAR DR-PJ 007-2003 ............................................................................................. 12 Implementación del Nuevo Sistema de Automatizado

CIRCULAR DR-PJ 008-2003 ............................................................................................. 14 Implementación Sistema de Automatizado

3

Con el fin de unificar criterios y en aras de una debida aplicación de la normativa atinente; ante la incertidumbre en la procedencia de la inscripción de nuevas asociaciones cuyos nombres sean similares o idénticos a los de otras, inscritas de previo, que se encuentran extinguidas de conformidad con el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones, Número 218, me permito hacer de su conocimiento el presente Criterio Registral, que es de acatamiento y aplicación obligatoria: En lo que interesa, el artículo 13 de la Ley de Asociaciones, establece:

"Artículo 13.- La asociación se extingue: (…) d) Por privación de su capacidad jurídica como consecuencia de la declaración de insolvencia o concurso; de variación en el objeto; del cambio de su naturaleza en su personería jurídica, o por no haber renovado el órgano directivo en el año siguiente al término señalado en los estatutos para el ejercicio del mismo." (La negrilla no es del original)

En este sentido, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, 25 Edición, Editorial Heliasta, Tomo III, página 650, se refiere al término extinción como:

“EXTINCIÓN: Cese, cesación, término, conclusión, fin o desaparición de personas, cosas o situaciones. La disolución de una unidad o instituto...”

De lo transcrito, puede desprenderse claramente que este tipo de entidades debe renovar el órgano directivo dentro del año siguiente, contado a partir de la fecha de vencimiento para los directores establecida en los estatutos, caso contrario se tendrá por extinguida, es decir cesarán sus efectos jurídicos y se tendrá por disuelta, con la salvedad de que para efectos extraregistrales y de liquidación deberá cumplirse con lo establecido por el artículo 27 de la citada ley.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORES, Y REGISTRADORES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Aplicación de Artículo 13 inciso d) de la Ley de Asociaciones

4

Por otra parte, es claro que la renovación de dicho órgano colegiado puede realizarse en el libro de actas respectivo, sin que conste en el Registro tal situación, lo que conlleva a que una vez presentada el acta y lograda la inscripción, se subsana tal anomalía y registralmente la entidad recobra su vigencia. En este sentido es importante mencionar el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Asociaciones vigente, que en lo que interesa reza:

"Artículo 25.- Las asociaciones inscritas que no cuenten con libros autorizados y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar dicha autorización dentro del año siguiente al vencimiento del término del ejercicio del órgano directivo, caso contrario se les aplicará lo establecido en el inciso d) del artículo 13 de la Ley..."

Se desprende de la norma transcrita que el mismo periodo de un año otorgado por la ley para renovar la personería, lo tienen las asociaciones para *solicitar la autorización de los libros respectivos. De manera que para las entidades que no hayan realizado la legalización correspondiente, no aplica lo indicado en el párrafo anterior, es decir no cabe la posibilidad de que se presente el acta con la renovación del órgano, en fecha posterior al vencimiento del año citado, razón por la cual no podrá subsanarse la situación anómala que conlleva la extinción definitiva de dicha entidad. EN CONCLUSION: En caso de que una asociación inscrita, se encuentre en la situación descrita por el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones y se tenga certeza de que no cuenta con el libro de actas de asambleas de asociados debidamente legalizado, registralmente se deberá tener como extinguida, dada la imposibilidad legal y material de poner a derecho su situación, razón por la cual, en caso de presentarse para su tramitación otra entidad cuyo nombre sea similar o idéntico al de aquella, procederá la inscripción, de conformidad con la normativa citada y esta Circular. El registrador respectivo, deberá realizar el estudio, de manera tal que pueda contar con la seguridad de que la entidad inscrita con anterioridad se encuentre en el supuesto descrito en el presente criterio y autorizará la inscripción de la entidad que se solicita. Sírvanse proceder de conformidad. Atentamente,

5

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de_ Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario, Fiscal y por Programas para el Ejercicio Económico del año 2003, N° 8341, publicada en el Alcance N° 93 a La Gaceta No 251 del 30 de diciembre de 2002, dicho salario es la suma de C90.050,oo (NOVENTA MIL CINCUENTA COLONES), por lo que la décima parte corresponde a ¢9.005,oo; y en aplicación de la Ley de Contingencia Fiscal, N° 8343, de fecha 18 de diciembre de dos mil dos, se incremento en un 100% dicho monto, por lo que el total a pagar por documento tramitado en el Registro Mercantil es de ¢18.010,00 (dieciocho mil diez colones exactos), el cual no incluye la expedición de cédula jurídica. Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 16 de enero de 2003. Sírvanse proceder de conformidad. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES, ASISTENTES DE DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTILY PERSONAS



6

En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la solicitud de fe notarial de algunos aspectos contenidos en las protocolizaciones de actas de sociedades y en aras de realizar una debida aplicación de la normativa; con el fin de agilizar la tramitación de documentos., se emite el siguiente criterio registral que es de acatamiento obligatorio. 1-. ASPECTOS GENERALES: Para iniciar, es importante determinar el alcance legal y los efectos que surte la protocolización de un acta y la fe notarial con que cuenta un notario público en el ejercicio de su función. En este sentido, el artículo 1° del Código Notarial vigente establece:

“Artículo 1.- Notariado Público. El notariado público es la función pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él." (el subrayado no es del original)

Es clara la norma, en establecer que el notario deberá dar fe de los hechos que ocurran ante su presencia, en virtud de lo cual, es importante establecer si el contenido de un acta que se protocoliza, debe tenerse como un hecho que le conste directamente al cartulario. Cabe mencionar aquí, lo que al respecto indica el artículo 107 del citado cuerpo legal, que reza:

"Artículo 107.- Efectos de la protocolización de documentos privados. La protocolización de documentos privados no les confiere la condición de instrumentos públicos; tampoco sirven para provocar inscripciones en los registros ni en las oficinas públicas, excepto cuando se trate de actas o piezas cuyo contenido deba inscribirse conforme a la ley..." (El subrayado no es del original)



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DEL DEPARTAMENTO MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Fe notarial en Protocolización de Actas de Sociedades

7

Asimismo, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, Editorial Heliasta, 25a edición, año 1997, Tomo VI, página 488, se ha referido al término protocolización, como:

“PROTOCOLIZACION. Incorporación que al protocolo hace un notario o escribano de las actas y documentos que autoriza, y de aquellos que los particulares solicitan o por las autoridades judiciales se dispone (…) Su efecto consiste en asegurar la respectiva identidad y la existencia, respecto de tercero, en la fecha de la protocolización". (El resaltado no es del original)

Son coincidentes la normativa y la doctrina citadas, en el sentido de que la protocolización de un acta, no constituye instrumento público, cuyo contenido deba tenerse como incuestionable, sino más bien es un medio para hacer constar la existencia de la misma, y en el caso concreto, lograr su inscripción ante el Registro. Por la naturaleza de las actas de asambleas de socios y de sesiones de Junta Directiva, la actuación notarial se limita a la transcripción de un texto, contenido en el libro respectivo, el cual es resultado de las decisiones tomadas por una reunión de personas, celebrada con anterioridad, cuya validez no requiere de la presencia física de un notario público. Como corolario de lo anterior, es evidente que solicitar al notario dar fe de algunos aspectos contenidos en el acta resulta improcedente, toda vez que los mismos no han sido consignados por él, sino por un órgano colegiado de carácter privado, tornándose más bien ajenos al fedatario, cuya función en este tipo de actos se limita a la transcripción en su protocolo. 2. APLICACIÓN EN CASOS CONCRETOS. Ha sido la práctica registral, solicitar al notario protocolizante, dación de fe de varios aspectos contenidos en el acta, los cuales pueden catalogarse como hechos internos, propios y de responsabilidad de la asamblea de socios y de los miembros de la Junta Directiva, según sea el órgano que celebre la reunión cuya acta se protocoliza y de los cuales el notario, por la naturaleza de los mismos, no puede tener certeza.

8

Por otra parte, el artículo 6 de la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, N° 3883, vigente, en lo que interesa reza:

"Artículo 6.- No podrá objetarse la inscripción de documentos en el Registro, alegando otros defectos que no sean los derivados del incumplimiento de requisitos que exija la ley o el reglamento de esta Oficina, (…)”

De manera, que se hace necesario analizar algunos de los casos, en los cuales se solicita la dación de fe, sin que exista fundamento legal para ello o bien el notario esté imposibilitado materialmente para realizarlo. A continuación el detalle: a- De acuerdo con los artículos 158, 164, 165 y 184 del Código de Comercio, la

realización de una asamblea de socios o de una sesión de Junta Directiva, requiere de una convocatoria previa, realizada de acuerdo a los estatutos o bien de conformidad con la ley, según sea el caso, salvo en aquellas ocasiones en que estando reunidos la totalidad de los socios acuerden realizar la reunión prescindiendo de dicho trámite, lo cual deberán hacer constar en el acta que deberán firmar todos. Dichas convocatorias deberán realizarse por los funcionarios y con la antelación que corresponda, bajo su responsabilidad. Asimismo deberá indicarse en el acta si la asamblea se realiza en primera o segunda convocatoria, y la existencia del quórum legal para que dicho acto sea válido.

b- Por otra parte, el artículo 174 del código de marras, establece la necesidad de que los acuerdos tomados en las asambleas, lo cual se aplica también a las sesiones de Junta Directiva, sean asentados en libro correspondiente, cuyas actas deberán ser firmadas por el presidente y secretario.

c- En caso de aumentos de capital, el artículo 30 del código citado, establece la

posibilidad de que sea realizado por medio de aportes, o bien mediante la capitalización de reservas y los fondos especiales que aparezcan en el balance. El artículo 107 establece la obligación de que el notario dé fe del depósito de capital social en un banco del sistema bancario nacional, únicamente para el caso del aporte en dinero efectivo; en los demás supuestos los socios son responsables por la existencia y avalúo que se dé a otro tipo de bienes o capitalizaciones de fondos de índole contable. En todo caso de acuerdo al artículo 18 inciso 9 con relación con al artículo 30 mencionado, siempre deberá indicarse en que consiste el aporte y su respectiva estimación.

9

CONCLUSION. De conformidad con lo expresado en los puntos 1 y 2 de esta Circular, Normativa y Doctrina citada, se dispone: A- No es necesario que el notario dé fe de aspectos como convocatoria previa,

quórum, asistencia de la totalidad de los socios o firmeza de las asambleas, bastará con que dichos extremos sean mencionados en el acta que se protocoliza.

B- Es obligación del notario dar fe de que el acta se encuentra asentada en el libro correspondiente y debidamente firmada, toda vez que la protocolización la realiza con vista en ese elemento (requisito sine qua nom) y son circunstancias que en definitiva sí le deben constar.

C- En caso de aumentos de capital, bastará con que se indique en el acta en que

consiste el aporte y su avalúo, o bien, cual es la fuente que genera dicho aumento. El notario deberá dar fe, únicamente, del depósito bancario, en los casos de pago con dinero en efectivo.

Cabe aclarar que de omitirse alguno de los aspectos anteriores dentro del texto del acta y se subsana por medio de fe notarial, es totalmente procedente en virtud de su condición de fedatario público con que cuenta el cartulante. Atentamente,

10

Con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado en la Circular DGRN-0200 de fecha 27 de febrero último, suscrita por el Licenciado Dagoberto Sibaja Morales, Director General de la Institución. Esta Dirección considera que se hace necesario tomar algunas medida en el ámbito interno, en razón pro lo cual, se les instruye en el siguiente sentido:

- De conformidad con el artículo 2 de la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, N° 3883 y sus reformas, los documentos deberán tramitarse en estricto orden de presentación; de manera que se les recuerda el deber de cumplir con dicha disposición con el fin de brindar un mejor servicio en la publicidad y seguridad registral.

- En este mismo sentido debe tenerse presente que los documentos deben ser calificados y autorizados por el funcionario que el sistema haya asignado de manera automática, salvo casos de excepción por inscripción conjunta, vacaciones y ausencias del personal, etc.; los cuales deberán ser del conocimiento y autorizados por los coordinadores correspondientes.

El incumplimiento a estas disposiciones será considerado falta grave de conformidad con los artículos 33 inciso ch y 111 del Reglamento Autónomo de Servicio de Justicia.

- Además se les recuerda que, salvo casos de excepción justificados por el superior,

la atención a los usuarios es competencia de los Jefes de Registradores y que está prohibida la atención a tramitadores por parte del resto del personal ubicado en las áreas registrales. El hecho de ausentarse de las labores respectivas con el fin de atender asuntos de trabajo asignando, podrá considerarse abandono del trabajo y/o falta grave, según lo establece el artículo 37 y 11 del Reglamento Citado.

Los Jefes de Registradores adoptarán las medidas necesarias con el fin de dar fiel cumplimiento a las presentes disposiciones, debiendo remitir en forma inmediata a esta Dirección, cualquier caso de incumplimiento.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DE LOS DEPARTAMENTOS REGISTRALES

FECHA: 3 de abril de 2003

ASUNTO: Orden y Seguridad en la Tramitación de Documentos

11

El artículo 174 del Código de Comercio, en lo que interesa, señala:

"Las actas de las asambleas de accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea..."

Tal y como se indicó en la Circular N° 004-2003, como requisito "sine qua nom", todos los acuerdos tomados por la asamblea de socios y la junta directiva deberán asentarse en el libro de actas respectivo, el cual es el instrumento base para que el notario realice la protocolización de dichos acuerdos y así lograr posteriormente su inscripción. Tal circunstancia deberá ser verificada por el notario, así como que consten las firmas que, de acuerdo a la norma, deban autorizar dicha acta. En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la aplicación del artículo 174 del Código de Comercio, ya que a la fecha únicamente se cancelaba la presentación de aquellos documentos de cuya redacción se desprendía que no existía libro de actas, y en aclaración a la Circular N° 004-2003, específicamente la conclusión "B", se les instruye en el siguiente sentido: 1- El notario autorizante siempre deberá dar fe de que el acta se encuentra debidamente

asentada en el libro de actas respectivo, o bien, bastará con que la fe notarial sea con vista del citado instrumento, en tal caso se asume que existe el acta debidamente asentada y es la base para dar fe de los demás extremos legales. Si no se indica de ninguna de las formas señaladas, se deberá cancelar la presentación del documento, con base en el artículo 174 citado, toda vez que la función del notario en este caso es protocolizar el contenido del libro mencionado y es la fe notarial la que da certeza de la existencia del mismo.

2- En los casos en que se desprenda de la redacción del documento que hay comparecencia de los socios, que el acta se está asentado directamente en el protocolo del notario, o bien que no existe libro de actas, deberá procederse a la cancelación de la presentación con base en la norma citada, tal y corno se ha venido realizando hasta el día de hoy.

3- En caso de que no se dé fe de que el acta se encuentra debidamente firmada, deberá

consignarse el defecto, situación que no se varía en la presente directriz.

Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad.



PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL,

COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEL DEPARTAMENTOS REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Ampliación del Artículo 174 del Código de Comercio

12

En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas, según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la tramitación de los documentos y, como resultado del esfuerzo de todos los que conforman el Registro de Personas Jurídicas, me es grato informarles que el nuevo sistema automatizado de inscripción y publicidad para este Registro es una realidad y entrará en producción en estos días. Con motivo de esta implementación, en los diversos procesos registrales se generan algunas variantes, razón por la que se deben tomar en cuenta las siguientes indicaciones: • Si bien de conformidad con el artículo 5° de la Ley de Asociaciones N° 218 de

08 de agosto de 1939 y sus reformas, hasta la fecha en el Departamento de Asociaciones de este Registro se completaba la inscripción de documentos con el archivo del original en el expediente correspondiente, acorde con la facultad que nos confiere ese mismo artículo de variar los procedimientos, en adelante los Registradores de este Departamento procederán a inscribir (transcribir) los documentos en el nuevo sistema, razón por la que, una vez inscritos, serán pasados al Archivo del Registro Inmobiliario para su devolución al usuario respectivo. La consulta de los expedientes existentes se seguirá dando; sin embargo, paulatinamente su información se irá trasladando al nuevo sistema. En razón de lo anterior, no se hace necesaria la presentación de fotocopia del documento que se pretende inscribir.

• De conformidad con el inciso a) del artículo 13 del Reglamento a la Ley de

Asociaciones, que es Decreto Ejecutivo N° 29496-J de 21 de mayo del 2001, en adelante deberá indicarse el domicilio exacto de las asociaciones, tanto de las inscritas con anterioridad como de las recientes o nuevas; para ello, se consignará entonces el defecto también en cuanto a las que ya estén inscritas, aún las más viejas, siempre que se presente un nuevo movimiento en cuanto a ellas y no conste su domicilio exacto.



Lic. Enrique Rodríguez Morera, Director

PARA:

USUARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Implementación del Nuevo Sistema de Automatizado

13

• Dada la configuración del nuevo sistema, en las constituciones de entidades jurídicas se elimina la calificación e inscripción de los documentos por medio de cláusulas, razón por la que la información puede consignarse en el testimonio de forma seguida o por medio de cláusulas; sin embargo, a efecto de reformar algún aspecto estatutario, deberá consignarse únicamente el asunto que se reforma.

• Las citas de inscripción de toda persona jurídica y de los movimientos que se

relacionen con ella estarán conformadas únicamente por el número de cédula jurídica, que es la llave para relacionar movimientos de inscripciones y para hacer las diversas consultas. En cuanto a las demás inscripciones, sean poderes, afectaciones, etc., las citas estarán conformadas por tomo, asiento, consecutivo y secuencias, las que serán asignadas automáticamente por el sistema, partiendo de las citas del documento que generó la inscripción.

Atentamente,

14

En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público No. 3883, del 30 de mayo de 1967 y sus reformas, según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la tramitación de los documentos; y como resultado del esfuerzo de todos los que conformamos este Registro, me es grato informarles que el nuevo sistema automatizado de inscripción y publicidad para el Registro de Personas Jurídicas, es una realidad y entrará en producción en estos días. Como es de suponer, la implementación del sistema implica un esfuerzo por parte de todos y cada uno de los que conformamos este Registro, para lo cual desde ya les pido su colaboración, de manera que la transición afecte en la menor medida posible nuestra actividad diaria y el servicio que brindamos al usuario. Asimismo, con el fin de iniciar la producción en la nueva base de datos, se hacen necesarios algunos cambios a nivel administrativo y en los procedimientos, razón por la cual me permito instruirles a continuación:

A- AMBITO ADMINISTRATIVO: 1- En virtud de que el nuevo sistema sólo permite a cada registrador, tramitar los

documentos que se han sido asignados, y con el fin de lograr una mayor equidad, la distribución de documentos de archivo por ausencias o vacaciones se hará entre la totalidad de funcionarios y no por partido, esto debido a que el cambio de registrador deberá realizarse en el sistema y será definitivo. En caso de ausencias hasta por 2 días, no se distribuirán los documentos de archivo, sólo se suspenderá el reparto de entrada diaria. Para los demás efectos administrativos se mantendrá la estructura de partidos.

2- El reparto de documentos al Departamento Registral de Asociaciones, seguirá realizándose, como hasta la fecha, por clase; razón por la cual la coordinación hará el reparto entre los registradores, tanto materialmente como en la base de datos, de manera que los pases al archivo se hagan de manera independiente. El traslado de los documentos al archivo se realizará por folders identificados con el número de cada registrador.



PARA:

TODO EL PERSONAL

FECHA: 14 de noviembre del 2003

ASUNTO: Implementación Sistema de Automatizado

15

B- PROCEDIMIENTOS Y CALIFICACION 1- CONSULTA PADRON NACIONAL: Con la idea de unificar nuestros procedimientos con los establecidos en los otros Registros y con el fin de brindar una mayor seguridad registral, como parte de la calificación de los documentos de entrada diaria, deberá realizarse la consulta al Padrón Nacional, por medio del número de cédula de identidad de todos los otorgantes nacionales en caso de constituciones de sociedades, otorgamiento de poderes, capitulaciones, etc., así como de sus representados, en caso de comparecencia por medio de poder. No será necesaria la revisión de las personas nombradas en los diversos órganos de las personas jurídicas. En caso de diferencias en los nombres, deberá indicarse el defecto; si del resultado del estudio se desprende que alguno de los otorgantes o sus representados se encuentran fallecidos a la fecha de otorgamiento, deberá trasladarse el respectivo documento a la Dirección para que se proceda con las denuncias correspondientes. 2- PADRON DE PODERES: En virtud de que el Padrón de Poderes sigue en funcionamiento, los registradores que efectúen traslados de poderes, fundaciones, albaceas y cualquier otra inscripción de las incluidas en el mismo, deberá ponerlo en conocimiento de los coordinadores con el fin de que excluyan dicha información, previa verificación de la misma. Tanto los Registradores como los Certificadores, deberán realizar la consulta de poderes en ambos sistemas, con el fin de brindar una publicidad exacta. En caso de asientos en los cuales consten inscritos varios poderes (por ejemplo bancos estatales) si no se traslada la totalidad de las inscripciones, deberá excluirse del sistema viejo, únicamente aquellos que sean trasladados y deberá indicarse mediante marginal en el asiento respectivo, cuales han sido pasados a la nueva base de datos. 3- PODERES OTORGADOS POR ASOCIACIONES EXTRANJERAS: Como consecuencia de que en la base de datos se estandarizaron las diversas inscripciones que se realizan en este Registro, los poderes que se otorguen por asociaciones extranjeras o mediante la apertura de filial en el país, se inscribirán, por los funcionarios del Departamento Registral de Asociaciones, verificando que se cumplan los requisitos formales y de fondo que legalmente corresponden (escritura pública). 4- DOMICILIO EXACTO DE LAS ENTIDADES: Con fundamento en el artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio y artículo 13 inciso a) del Reglamento a la Ley de Asociaciones, las entidades deben contar con un domicilio exacto, de manera que el lugar indicado sea válido para atender notificaciones; en este sentido y con el fin de brindar una mejor publicidad, con el nuevo sistema deberá señalarse la provincia y cantón a que corresponde dicho domicilio, información que deberá extraerse del contenido de los documentos. Se reitera que en los casos de inscripciones viejas que no señalen domicilio exacto, deberán ajustarse a la norma citada.

16

5- ELIMINACION DEL CLAUSULADO EN LAS INSCRIPCIONES: En virtud de que el nuevo sistema tiene como parámetros grupos de datos o información, que se han considerado de mayor relevancia para el usuario, en adelante no deberá realizarse la calificación e inscripción mediante el sistema de clausulado, sino sobre la información que se requiere para cada grupo de datos concreto. Corresponde al fuero interno de cada entidad mantener un adecuado control de la estructura y contenido de cada uno de los artículos que conforman su estatuto. En este sentido se hace innecesario, en adelante, señalar como defecto el que deba transcribirse totalmente una cláusula. 6- CITAS DE INSCRIPCION: En adelante, las citas de inscripción de las Personas Jurídicas y de los asientos que se relacionen con éstas, estarán conformadas únicamente por el número de cédula jurídica, el cual además es la llave para relacionar movimientos con esa inscripción y consultas en la nueva base de datos. Con respecto a las demás inscripciones, tales como poderes, afectaciones, etc., las citas de inscripción estarán conformadas por el tomo, asiento, consecutivo y secuencias del documento que dio origen a dicho registro, las que se asignan automáticamente. 7- ANOTACION: Una vez que comience en producción el nuevo sistema, todas las actas que impliquen modificaciones al pacto constitutivo, nombramientos, revocatoria y cualquier otro acto que afecte a una inscripción deberá seguir anotándose al margen, ya sea en tomos o expedientes, como se ha realizado hasta la fecha. Una vez que se traslada la entidad al sistema, deberán trasladarse las anotaciones debidamente desglosadas. Los documentos que contengan actos que modifiquen inscripciones que ya están en la base de datos, deberán anotarse de manera prioritaria en el trámite interno que realiza cada registrador, podrá utilizarse el código de "anotación genérica" de manera provisional, pero antes de enviar el documento defectuoso, deberá haberse pormenorizado la anotación. Los documentos de constitución de entidad u otorgamiento de poder (que impliquen una nueva inscripción en el Registro), también deberán ser debidamente anotados desde el inicio del trámite. 8- INSCRIPCION DE FUSIONES, DISOLUCIONES Y REVOCATORIAS DE PODERES: En caso de sociedades y poderes que se encuentren aún inscritas en tomos y que se vean afectados por una fusión, disolución o revocatoria; y con el fin de evitar trasladar a la base de datos inscripciones que van a desaparecer, este tipo de movimientos se deberán realizarse en tomos (los coordinadores mantendrán un tomo abierto). En el caso específico de la fusión, una vez realizada la inscripción, deberá trasladarse la entidad que prevaleció a la base de datos. Para efectos de realizar el pase del documento al archivo, se solicitará a la coordinación que se modifique el trámite a inscrito.

17

9- CIERRE DE TOMOS: Todos los tomos de Mercantil y Personas que se encuentran en uso e inconclusos a la fecha, deberán trasladarse a la oficina de los coordinadores con el fin de que se realicen los cierres respectivos. 10- MANUAL DEL SISTEMA DE INSCRIPCION: Se hará llegar a cada funcionario un Manual que les servirá de apoyo en la utilización del nuevo sistema. Sin embargo, en caso de dudas pueden acudir al personal de apoyo técnico, coordinadores y los integrantes de este despacho. Esta Dirección les agradece desde ya su colaboración ante la implementación de la nueva tecnología y ante los imprevistos técnicos que podamos enfrentar. Atentamente,

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2004 ............................................................................................... 3

Cobro De Derechos de Registro

CIRCULAR DR-PJ 002-2004 ............................................................................................... 4 Indicación del Documento de Identificación en Solicitudes de Certificaciones


CIRCULAR DR-PJ 004-2004 ............................................................................................... 6 Nuevo Formato del Documento de Cédula Jurídica

CIRCULAR DR-PJ 005-2004 ............................................................................................... 7 Sello de Traslado y Procedimiento de Certificación

CIRCULAR DR-PJ 006-2004 ............................................................................................... 8 Calificación e Inscripción De Fundaciones

CIRCULAR DR-PJ 007-2004 ............................................................................................. 11 Consignación, Impresión y Revocatoria de Defectos. (Aplicación de Circular DGRN-024) Mejora En La Calidad De La Calificación

CIRCULAR DR-PJ 008-2004 ............................................................................................. 12

Aclaración y Modificación Circular N°002-2000 (Conveniencia que los testimonios cuenten con 30 líneas)

CIRCULAR DR-PJ 009-2004 ............................................................................................. 13

Adición a la Circular N°008-2004 (Uso de papel de seguridad)

3

En virtud de haber cesado la vigencia del artículo 22 de la Ley de Contingencia Fiscal (Ley N°. 8343, publicada en La Gaceta del 27 de diciembre del año 2002), se les instruye para que el cobro de los aranceles de Registro, de los documentos presentados al Registro a partir del día de hoy, se tasen sin considerar el incremento del cien por ciento (100%) contemplado en la NOrma en cuestión. Sírvase proceder de conformidad. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Cobro De Derechos de Registro

4

Debido a la implementación del sistema automatizado de inscripción y publicidad en este Registro, que permite la emisión de certificaciones en forma inmediata de la información constante en la Base de Datos y, con el objeto de evitar la confusión entre homónimos, se les instruye para que, con fundamento en lo, dispuesto en el inciso m) del artículo 95 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, en adelante en toda solicitud de certificación referida a personas físicas, se indique además del Nombre y sus apellido(s), la clase y el número del respectivo documento de identificación. Lo anterior en el entendido de que, de no constar dicha información en la solicitud, necesariamente habrá de prevenir al solicitante para que la indique, no procediéndose a extender la respectiva certificación hasta tanto no se cumpla con tal requisito. El contenido de la presente circular rige para las solicitudes de certificaciones que se presenten al Registro, a partir del día de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, sea el día 16 de enero del 2004. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTAL, COORDINACION Y REGISTRADORES DE ASOCIACIONES


ASUNTO: Indicación del Documento de Identificación en Solicitudes de Certificaciones

5

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario de la República, para el Ejercicio Económico del año 2004, N° 8398, publicada en el Alcance N° 66 a La Gaceta N° 252 del 31 de diciembre de 2003, dicho salario es la suma de ¢ 9.855,oo (NOVENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS CINCUENTA COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2004 será la suma de ¢ 9.855,oo (NUEVE MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y CINCO COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos otorgados a partir del lo de enero de este año y presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 3 DE FEBRERO DE 2004. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINADORES, ASESORES, REGISTRADORES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS.



6

Con el objeto de contar con un documento de cédula jurídica, acorde con los requerimientos del sistema automatizado y las formalidades que un documento de tal naturaleza debe contener, se dispuso poner en circulación a partir de esta fecha un nuevo formato de tal documento, el que contiene las siguientes particularidades:

• Será impreso en papel de seguridad numerado cuyas dimensiones son 4.25” X 5.50” (mitad de papel carta).

• Tiene impreso tanto en color violeta como en un sello de agua, el logo del Registro Nacional.

• Contiene además, en sellos de agua, en la parte superior lo siguiente "República de Costa Rica", "REGISTRO NACIONAL y en sus cuatro esquinas "Registro de Personas Jurídicas".

Cabe indicar que las cédulas jurídicas expedidas por este Registro antes de esta fecha, conservan todo su efecto y validez.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORIA JURIDICA, FUNCIONARIOS Y USUARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Nuevo Formato del Documento de Cédula Jurídica

7

En virtud de haberse detectado omisiones en la impresión del sello de traslado en aquellas inscripciones que se pasan a la base de datos, lo cual genera mala publicidad acarreando responsabilidad a los funcionarios; y con el fin de no brindar información errónea por medio de las certificaciones que se emiten por este Registro, se les instruye en el siguiente sentido:

- Los registradores deberán consignar el sello de traslado desde el momento que inician el estudio y el llenado de las minutas que para tales efectos fueron confeccionadas en su oportunidad.

- El mismo día que se actualice la información en la base de datos, el sello deberá

quedar debidamente lleno y firmado, con el fin de informar a otros funcionarios y usuarios en general que dicha inscripción ya no está vigente y que deben remitirse a la base de datos para lo que corresponda.

- En cuanto a los certificadores, deberán revisar, en las terminales, que para tales

efectos se les asignaron, no sólo las citas de inscripción y otros datos contenidos en la solicitud (para los casos que aún están en tomos o expedientes), sino además si la inscripción ya fue trasladada al sistema, tanto con el fin de no brindar información errónea como con la idea de que dichas solicitudes sean despachadas de manera más expedita y no tengan que cumplir innecesariamente con mayores plazos.

- El funcionario que detecte la omisión de un sello, que no ha sido firmado o bien

que no cuenta con toda la información requerida, deberá ponerlo en conocimiento de los coordinadores de departamento correspondientes, con el. fin de que procedan de conformidad.

No omito manifestarles que las presentes disposiciones son de acatamiento obligatorio y que el incumplimiento a lo ordenado, será considerado falta grave de conformidad con el artículo 33 inciso h y 111 del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES GENERALES, COORDINACIONES DE DEPARTAMENTOS, REGISTRADORES Y CERTIFICADORES


ASUNTO: Sello de Traslado y Procedimiento de Certificación

8

En virtud de haberse detectado errores en la calificación, inscripción y traslado de Fundaciones, con el fin de unificar criterios y brindar publicidad certera, y en cumplimiento a lo dispuesto por la Ley de Fundaciones, No. 5338 de fecha 28 de agosto de 1973, se les recuerdan algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta en la calificación e inscripción de documentos relacionados con este tipo de entidades; en razón de lo cual se amplía la Circular 004-2001, en la cual se estableció el contenido de los asientos de inscripción de constitución de fundaciones, además se giran algunos lineamientos. CALIFICACION CONSTITUCION DE FUNDACION En el proceso de calificación de documentos de constitución de fundación, además de los aspectos generales regulados por el Código Notarial, leyes atinentes y otras circulares deberá tenerse presente lo siguiente: - Fundador (es)

Puede ser persona física o jurídica, una o varias. - Nombre de la entidad.

Podrá consignarse en cualquier idioma, con indicación de la traducción si es el caso; y la calificación de similitudes deberá realizarse únicamente con respecto a otras fundaciones.

- Domicilio Deberá ser una dirección exacta, en la cual se puedan entregar notificaciones válidamente.

- Fines

Deberán ser sin lucro, con el fin de ayudar a realizar actividades educativas, benéficas, artísticas, literarias, científicas y en general todas aquellas que relacionadas con bienestar social. Sin embargo podrán realizar otro tipo de actividades para lograr sus fines, tales como vender, comprar, hipotecar, etc.

- Plazo

Podrá ser perpetuo o determinado.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, ASESORIAS, CORDINADORES DE DEPARTAMENTO, REGISTRADORES DE MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Calificación e Inscripción De Fundaciones

9

- Patrimonio

Estará conformado por la donación que realicen los fundadores, en virtud de que no se trata de pago de capital, (como en las sociedades comerciales) bastará con que uno de ellos realice la derogación, y no cuenta con ningún tipo de representación mediante títulos.

- Sistema de administración y plazos Deberá indicarse que será administrada por una junta administrativa conformada de la siguiente manera: 1 ó 3 directores nombrados en el acto de constitución por los fundadores, con indicación del plazo que durarán como directores. Un representante del Poder Ejecutivo y otro nombrado por la Municipalidad del domicilio, los cuales no podrán ser nombrados en ese acto, sino en sesión de instalación que se realizará hasta que la entidad se encuentre debidamente inscrita, en acto posterior. La representación del Poder Ejecutivo y otro nombrado por la Municipalidad del domicilio, los cuales no podrán ser nombrados en ese acto, sino en sesión de instalación que se realizará hasta que la entidad se encuentre debidamente inscrita, en acto posterior. La representación corresponderá al presidente quien ostentará facultades legales de apoderado general y durará en su cargo por el plazo de un año, pudiendo prorrogarse de manera automática, si así se establece. El presidente, así como cualquier otro cargo será nombrado en acto posterior (nunca en la constitución), designado entre todos los directores que hayan sido nombrados, incluyendo los representantes estatales. Cabe recordar que las reformas de estatutos, son facultad de la junta administrativa, como único órgano legalmente establecido. (Ver circular 012-1998).

- Forma en que serán sustituidos los directores.

Como parte de los estatutos, deberá señalarse el órgano y sistema por el que se sustituirán los directores nombrados por el fundador, una vez que estos se hayan vencido, renuncien o en caso de fallecimiento. (Ejemplo: Asamblea de Fundadores o de Patrocinadores). Tómese en cuenta que la ley no provee ningún procedimiento para estos casos.

- Indicación de la existencia de otros personeros (delegado ejecutivo)

La Junta Administrativa podrá nombrar delegados ejecutivos otorgándoles las facultades que estime convenientes, inclusive las que establece el artículo 1253 del Código Civil.

- Nombramiento de directores.

Deberá incluirse el nombramiento de directores (sin cargo) que corresponde a los fundadores, sea 1 ó 3, de acuerdo a lo establecido, con su debida aceptación.

10

NOMBRAMIENTOS Los documentos en que se nombre directores, en virtud de sustituirse los que había designado el fundador, deberán corresponder al órgano que se haya señalado en los estatutos como encargado. Al designarse representantes del Poder Ejecutivo y Municipal, deberá indicarse el acuerdo de nombramiento del órgano correspondiente. La distribución de cargos, necesariamente deberá ser realizada en un acta de sesión de Junta Administrativa con la presencia de los directores. Además del presidente, cuya duración es de un año podrán designarse otros cargos como vicepresidente, secretario, tesorero, vocales, etc. INSCRIPCIÓN Además de los requerimientos generales, para la inscripción de todas las personas jurídicas, deberán tomarse en cuenta las siguientes consideraciones: - Si el plazo de duración de la fundación es perpetuo, deberá indicarse la fecha de inicio

y dejarse en blanco la fecha de vencimiento. Cabe mencionar en el espacio destinado a prórrogas que el mismo es perpetuo.

- En el espacio correspondiente a plazo de la administración, deberá señalarse el plazo

de los directores (como tales), además del plazo del presidente y cualquier otro caigo, con sus posibles prórrogas (una vez que se instalan), así como la indicación del órgano y modo de sustituir directores en caso de vencimiento, renuncia o fallecimiento.

- En los nombramientos deberán indicarse los directores nombrados por el

fundador(es), con la denominación de “DIRECTOR”. Una vez nombrados los representantes estatales, deberán incluirse con la denominación correspondiente "REPRESENTANTE DEL PODER EJECUTIVO" Y "REPRESENTANTE MUNICIPAL Instalada la Junta Administrativa, deberán incluirse nuevamente las mismas personas, pero con indicación del cargo PRESIDENTE "VICEPRESIDENTE, "SECRETARIO", etc., es decir constarán en los nombramientos dos veces. En caso de que existan prórrogas automáticas, se indicará el plazo de inicio del nombramiento y se dejará en blanco el correspondiente a vencimiento.

- El nombramiento de "Delegado Ejecutivo se incluirá como poder, con esa

denominación y no se deberá incluir como nombramiento. Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad. Atentamente,

11

En virtud haberse detectado que no se ha cumplido en su totalidad, lo ordenado en la Circular DGRN-0024 de fecha 26 de julio último, me permito hacer recordatorio de los siguientes aspectos, los cuales son de acatamiento obligatorio, y en caso de incumplimiento será considerado falta grave, de conformidad con el artículo 33 inciso ch), del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia. - Los Defectos consignados a un documento deben ser claros, fundamentados e

impresos mediante el procedimiento automatizado que para tales efectos existe en el sistema de calificación e inscripción. (Absolutamente prohibido consignar defectos en manuscrita).

- El notario puede indicar mediante nota a mano, consignada en la minuta impresa, su disconformidad con el defecto, el registrador deberá valorar tal observación y de considerarlo pertinente revocará el defecto de inmediato; caso contrario deberá consultar al jefe quien podrá revocar el defecto o mantenerlo, señalándolo así en la misma minuta, con el fin de que se deje constancia del cumplimiento de dicho trámite.

- Los Jefes de Registradores deberán llevar estadística de los profesionales que utilicen dicho trámite y de los defectos que se revoquen con el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar la calificación.




PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIAS, COORDINACION REGISTRAL, CORDINACIONES Y REGISTRADORES DE LOS DEPARTAMENTOS REGISTRALES


ASUNTO: Consignación, Impresión y Revocatoria de Defectos. (Aplicación de Circular DGRN-024) Mejora En La Calidad De La Calificación

12

Con el fin de aclarar lo indicado en el aparte f) de la circular citada, en lo relativo al número de líneas que debe contener el papel de los testimonios de escrituras y partiendo de los antecedentes registrales en este sentido, cuyo fundamento jurídico fue el artículo 238 del Código Fiscal, los testimonios debían contener 30 líneas; sin embargo, dado que el Código Notarial regula en la actualidad los presupuestos en cuanto al papel de seguridad tamaño oficio que deben utilizar los Notarios y éste no establece ningún requerimiento en este sentido, a pesar de las variantes que introdujo como lo es el código de barras, se reitera la conveniencia de que los testimonios cuenten con esas 30 líneas ya que son las que caben idealmente en ese tamaño de papel con una escritura a doble espacio. Esto significa que es conveniente pero no obligatorio, por lo que resulta irrelevante si el papel del testimonio tiene menos o más de 30 líneas escritas, sin llegar a excesos, siempre y cuando la escritura sea legible, ordenada, clara y debidamente impresa respetando los márgenes, siendo el fundamento jurídico en caso de omisión de estos requisitos, el artículo 73 y concordantes del Código Notarial y directriz N° 15-99 de la Dirección Nacional de Notariado. Por lo tanto no deberá consignarse el defecto sobre las 30 líneas si se cumplen los requisitos mencionados y, mucho menos, cancelar el asiento de presentación del documento en razón del incumplimiento del número de líneas, ya que se trata de un defecto subsanable Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIAS, COORDINACION GENERAL REGISTRAL, CORDINADORES DE DEPARTAMENTO REGISTRAL Y REGISTRADORES


ASUNTO: Aclaración y Modificación Circular N°002-2000 (Conveniencia que los testimonios cuenten con 30 líneas)

13

En virtud de diversidad de criterios entre registradores, referente a algunos aspectos del uso del papel de seguridad no detallados en Circular N° 008-2004, se procede a adicionar la misma en el siguiente sentido: - En principio, el papel de seguridad debe ser utilizado por el anverso y el

reverso, pero en aquellos casos de testimonios en que se dejen planas en blanco, deberá indicarse el defecto y el notario deberá dejar constancia de tal situación mediante razón notarial.

- Con respecto al código de barras que contiene dicho papel tal y como lo señala el artículo 73 del Código Notarial; en virtud de que dicha seña está conformada por el número de cédula de identidad del notario, dato que debe corroborarse como parte de la calificación de los documentos, no es procedente que se escriba sobre el mismo o sea tapado por ningún tipo de impresión. En caso de que se dé tal circunstancia y siendo ésta una de las medidas de seguridad más importantes contenidas en el papel, se deberá cancelar la presentación del documento, con fundamento en la norma citada.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIAS, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES

FECHA: 28 de octubre 2004

ASUNTO: Adición a la Circular N°008-2004 (Uso de papel de seguridad)

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2005 ............................................................................................... 3

Cobro De Derechos de Registro Periodo 2005

CIRCULAR DR-PJ 002-2005 ............................................................................................... 4 Eliminación del Visto Bueno del PANI Como Requisito de Inscripción

CIRCULAR DR-PJ 003-2005 ............................................................................................... 5 Devolución de Documentos de Asociaciones

CIRCULAR DR-PJ 004-2005 ............................................................................................... 6 Exención De Timbre Fiscal Y Abogado En Capitulaciones Matrimoniales

CIRCULAR DR-PJ 006-2005 ............................................................................................... 7 Aplicación del Artículo 118 del Código Notarial

CIRCULAR DR-PJ 007-2005 ............................................................................................... 8 Cancelación de Presentación de Documentos Adicionales

CIRCULAR DR-PJ 008-2005 ............................................................................................... 9 Modificación al Cobro de Timbre del Colegio de Abogados

CIRCULAR DR-PJ 009-2005 ............................................................................................. 10 Modificación de la Circular PJ-008-2005, Respecto al Cobro del Timbre del Colegio de Abogados

CIRCULAR DR-PJ 010-2005 ............................................................................................. 11

Ajustes Con Respecto A La Operación Y Constitución De Las Bolsas De Comercio

CIRCULAR DR-PJ 011-2005 ............................................................................................. 12 Cobro de Derechos de Registro en Documentos Retirados Sin Inscribir

3

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, No 4564 del 29 de abril de 1970, y sus reformas, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio Económico del año 2005, No 84280, publicada en el Alcance No 67 a La Gaceta No 257 del 31 de diciembre de 2004, dicho salario es la suma de ¢106.550,oo (CIENTO SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2005 será la suma de ¢10.655,oo (DIEZ MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y CINCO COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos otorgados a partir del 1° de enero de este año y presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 7 DE ENERO DE 2005. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Cobro De Derechos de Registro Periodo 2005

4

Con el fin de que se proceda como corresponde, hago de su conocimiento lo siguiente: Por Circular 017-89, con fecha 31 de octubre de 1989, emitida por la Dirección del Registro de Bienes Inmuebles, se comunicó el contenido del inciso a) del artículo 6 de la Ley Orgánica del Patronato Nacional de la Infancia, No. 3286, vigente a esa fecha, interpretándose entonces, que de previo a la inscripción de Asociaciones dedicadas a menores, debería solicitarse el visto bueno de aquella entidad. Dicha norma fue derogada por la promulgación de una nueva Ley Orgánica del Patronato Nacional de la Infancia, No. 7648, del 28 de noviembre de 1996, en cuyo texto no se establece la necesidad de dicho trámite como requisito previo a la inscripción. En este sentido, cabe mencionar lo que al respecto establece la nueva normativa, propiamente el inciso p) del artículo 4, que en lo que interesa, reza:

"Artículo 4: Atribuciones. Las atribuciones del Patronato Nacional de la Infancia serán: (…) p) Resolver las solicitudes de funcionamiento de organizaciones públicas y privadas, cuyo fin sea desarrollar actividades vinculadas a la atención de las personas menores de edad…”

De manera que dicha entidad deberá pronunciarse con respecto a las entidades, ya existentes, a fin de que puedan realizar actuaciones relacionadas con menores de edad, no así respecto a la registración de las mismas, esta última actividad regulada por la Ley de Asociaciones No. 218 y demás normativa pertinente. Como conclusión de lo anterior, y siendo este despacho el encargo de emitir criterios registrales relacionados con los diferentes Registros que conforman el Registro de Personas Jurídicas, entre ellos el de Asociaciones, se deja sin aplicación el contenido de la Circular N°017-89 y cualquier otra interpretación que se haya dado a ésta, así como cualquier otra disposición que se anteponga a la presente, de manera que se les instruye para que en adelante no se tenga como requisito previo a la inscripción, ningún tipo de refrendo por parte del Patronato Nacional de la Infancia para las Asociaciones que se inscriben en ese Registro. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTAL, COORDINACION Y REGISTRADORES DE ASOCIACIONES


ASUNTO: Eliminación del Visto Bueno del PANI Como Requisito de Inscripción

5

En virtud de la implementación del nuevo sistema automatizado en este Registro a partir de 17 de noviembre del 2003 y, dado que ahora los documentos de Asociaciones son inscritos en esa base de datos, de conformidad con el artículo 5 de la Ley de Asociaciones No. 218 de 08 de agosto de 1939 y sus reformas, a efecto de agilizar y facilitar los procesos registrales a partir del 01 de abril del presente año se iniciará la devolución sus dueños de los documentos originales que conforman los diferentes expedientes de Asociaciones, una vez que estén microfilmados e inscritos (trasladados) en la base de datos automatizada. A partir de esa fecha, el Departamento de Asociaciones contará con la información disponible para el usuario, sobre los documentos que están para devolver, para cuyo retiro deberán cumplirse algunos requisitos como el que sean retirados por el representante legal de la asociación de que se trate, según nuestros registros, por apoderado o por persona debidamente autorizada por la Junta Directiva, aportando autorización original, debiendo en cualquier caso presentar la cédula de identidad y su fotocopia. Asimismo, deberán llenar un formulario con la información que se requiera. Transcurridos 6 meses contados a partir de la fecha indicada, de conformidad con los artículos 2, 33 y concordantes de la Ley de Sistema Nacional de Archivos No. 7202 de 24 de octubre de 1990, se procederá a realizar el trámite correspondiente para solicitar la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL MERCANTIL,COODINADORES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Devolución de Documentos de Asociaciones

6

Con el fin de unificar criterios respecto al cobro de timbres de abogado y fiscal en la tramitación de documentos cuyo contenido se trate de capitulaciones matrimoniales y en acatamiento de lo establecido en el Código de Familia artículo 6, que regula la aplicación del pago del timbre fiscal en materia de familia, el cual establece:

"Artículo.- 6 (….) Quedan exentos de los impuestos del papel sellado y timbre fiscal todos los actos jurídicos, solicitudes y actuaciones de cualquier clase, que se tramiten o realicen ante los órganos administrativos o judiciales con motivo de la aplicación de las normas de este Código."

Por otra parte, el Decreto No 20307-J de 04 de abril del 1991, el cual regula el Arancel de Profesionales de Derecho, en el párrafo in fine del artículo 103 del Capítulo X del Timbre de Colegio de Abogados, señala:

"Artículo.-103 (….) En asuntos de cuantía inestimable que no sean referentes a los del Código de Familia que están exentos de timbres, se pagarán cincuenta colones de timbres de abogados.”

Realizando un análisis de la normativa pertinente y de los preceptos citados, se desprende claramente que tales rubros no son necesarios de cancelar para que proceda la inscripción de capitulaciones matrimoniales. Por lo antes expuesto, se les instruye, para que en adelante no se cobre el timbre fiscal y de abogados en todos aquellos documentos que, de manera exclusiva, se refiera a la celebración de capitulaciones matrimoniales.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION REGISTRAL, COODINADORES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Exención De Timbre Fiscal Y Abogado En Capitulaciones Matrimoniales

7

Con el fin de dar fiel cumplimiento a lo establecido por la normativa que rige nuestra actividad y tomando en cuenta lo establecido en los artículos 115 y 118 del Código Notarial, que en lo que interesa rezan:

"Artículo 115. Engrose (...) El notario deberá firmar el primer testimonio e imprimir al lado o al pie su sello." "Artículo 118 Correcciones en los testimonios. Al copiarse la escritura original, podrán incorporarse al testimonio las adiciones y enmiendas practicadas en la matriz o bien agregarse por medio de nota al pie. Los errores y las omisiones de copia que se detecten al expedir el testimonio, se especificarán y salvarán a continuación del engrose, como nota antes de la firma respectiva. Los que se advierten después podrán enmendarse mediante razón notarial, fechada y autorizada por el notario público, al pie del testimonio. Con igual autorización, los errores y las omisiones del engrose podrán corregirse después de la firma del testimonio. El notario que, con vista en la matriz, corrija un error inexistente en ella, será sancionado según este código, sin perjuicio de la responsabilidad penal."

Es menester retomar los conceptos establecidos en los artículos mencionados, en cuanto a la corrección de errores u omisiones de los testimonios de escritura como el deber del notario de consignar al pie del engrose su firma, que son los instrumentos que en última instancia tramita este Registro. Partiendo de la circunstancia de que las razones notariales son enmiendas que se hacen al testimonio a efecto de corregir un defecto apuntado por el registrador, cabe aclarar que en el caso de aquellas razones que hacen referencia a la publicación y pago del edicto, consignándose inmediatamente seguido al cierre del testimonio y antes de la firma del notario, no corrigen defecto alguno sino que, son necesarias para cumplir con un requisito de trámite para la debida inscripción del documento. En virtud de lo anterior, se les instruye para que en adelante todos aquellos documentos que consignen razones de publicación seguidamente al cierre del testimonio y antes de la firma del notario quien autoriza el mismo, sean cancelados de conformidad con los artículos 115 y 118 del Código Notarial. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINADORES, REGISTRADORES


ASUNTO: Aplicación del Artículo 118 del Código Notarial

8

Con el fin de unificar el procedimiento a seguir con respecto a los documentos adicionales que se tramitan en este Registro, en virtud que se han detectado casos en los que el documento adicional se le cancela la presentación, estado que se refleja solamente en el Sistema de este Registro y no así en el de Inmuebles, permite al usuario presentar de nuevo el documento al despacho de la Oficina de Diario, lo que provoca un error en el trámite del mismo; se procede a emitir la siguiente directriz: - Cuando en el documento adicional no se indican las citas del documento principal, el Registrador deberá proceder a cancelar la presentación al Diario, indicando tal circunstancia en la marginal respectiva. Dicha cancelación debe realizarse tanto en el Sistema Automatizado del Registro de Personas Jurídicas como en el Sistema de Inmuebles. En aquellos documentos adicionales en los cuales se consigna en forma errónea las citas del documento principal, el Registrador debe proceder a consignar el defecto respectivo; no procediendo en tales casos, la cancelación del asiento de presentación de dichos documentos. Atentamente,



PARA:

DIRECCION, SUBDIRECCION, COORDINADORES, REGISTRADORES DE MERCANTIL Y ASOCIACIONES


ASUNTO: Cancelación de Presentación de Documentos Adicionales

9

Con el fin de dar fiel cumplimiento a lo establecido por el Decreto N° 32493-J del 09 de marzo último, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el día 05 de agosto de 2005 (ARANCEL DE HONORARIOS POR SERVICIOS PROFESIONALES DE ABOGACIA Y NOTARIADO), se procede a transcribir a continuación el Artículo 106 del Decreto citado: "Artículo 106.- En instrumentos públicos. En los instrumentos públicos se pagará el timbre de Colegio de Abogados de acuerdo con la cuantía del acto o contrato así:

a) Hasta ¢250.000.oo estarán exentos, así como tratándose de los casos exceptuados por ley.

a) Quinientos colones cuando la cuantía sea mayor de ¢ 250.000.oo y no pase de ¢ 1.000.000.oo colones.

b) Mil colones en asuntos de cuantía mayor de ¢ 1.000.000,oo hasta ¢ 5.000.000.oo; c) Dos mil colones en asuntos de cuantía superior de ¢5.000.000.oo hasta ¢

10.000.000.oo; y d) Tres mil colones cuando la cuantía sea mayor de ¢10.000,000 en adelante. e) Los instrumentos adicionales que no aumenten la cuantía estarán exentos así

como todos los declarados por ley exentos de timbre. f) Si el documento contuviere varias operaciones el timbre se tasará sobre la suma

de cada una de ellas pero si fueren asuntos inestimables cubrirán cada uno doscientos cincuenta colones de timbre.

g) El timbre se pagará en el primer testimonio o certificación; si se expiden varios testimonios se agregará a cualquiera de ellos y en los demás de indicará en cual testimonio se pagó, pero si no se expide una reproducción el timbre se agregará al margen de la matriz.

h) Si se tratare de traspaso de inmuebles la cuantía se establecerá de acuerdo al valor que se les asigne en la respectiva constancia de Tributación Directa.

i) Toda certificación notarial pagará doscientos cincuenta colones. j) Fracciones superiores a los límites máximos pagarán cien colones por cada cien

mil colones de exceso. Esta disposición rige a partir del 05 de agosto, fecha en que se publicó el Decreto en el Diario Oficial La Gaceta, y se aplica a todos aquellos documentos otorgados en esa fecha o posterior. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Modificación al Cobro de Timbre del Colegio de Abogados

10

En virtud del Decreto Ejecutivo No 32683-J 30 de agosto del 2005, publicado en el Diario Oficial La Gaceta, el día 12 de octubre de este año, por el cual se enmienda el artículo 106, con respecto los montos a cobrar en timbre de abogados; según la cuantía del acto en los instrumentos públicos, se deja sin efecto la Circular N° 008-2005. Por lo anterior se transcribe a continuación el Artículo 106 del Decreto citado: "Artículo 106.- En instrumentos públicos. En los instrumentos públicos se pagará el timbre de acuerdo con la cuantía del acto o contrato así: a) Hasta doscientos cincuenta mil colones estarán exentos, así como tratándose de los

casos exceptuados por ley. b) Quinientos colones cuando la cuantía sea mayor de doscientos cincuenta mil colones

y no pase de un millón de colones. c) Mil colones cuando la cuantía sea mayor de un millón de colones y no pase de cinco

millones de colones. d) Dos mil colones cuando la cuantía sea mayor de cinco millones de colones y no pase

de diez millones de colones. e) Tres mil colones cuando la cuantía sea mayor de diez millones de colones en

adelante. f) Los instrumentos adicionales que no aumenten la cuantía estarán exentos, así como

todos los declarados por ley exentos de timbre. g) Si el documento contuviere varias operaciones el timbre se tasará sobre la suma de

cada una de ellas, pero si fueren asuntos inestimables, cubrirán cada uno doscientos cincuenta colones de timbres.

h) El timbre se pagará en el primer testimonio o certificación; si se expiden varios testimonios se agregará a cualquiera de ellos y en los demás se indicará en cuál testimonio se pagó pero si no se expide una reproducción el timbre se agregará al margen de la matriz.

i) Si se tratare de traspaso de inmuebles la cuantía se establecerá de acuerdo con el valor que se les asigne en la respectiva constancia de Tributación Directa.

j) Toda certificación notarial pagará doscientos cincuenta colones. Esta disposición rige a partir del 12 de octubre último, fecha en que se publicó el decreto en mención. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Modificación de la Circular PJ-008-2005, Respecto al Cobro del Timbre del Colegio de Abogados

11

En acatamiento al Reglamento de las Bolsas de Comercio, publicado en el Diario Oficial La Gaceta del 25 de octubre del 2005, se producen ajustes con respecto a la operación y constitución de las bolsas de comercio, que es necesario conocer, para el buen desempeño del quehacer registral y que a continuación se detallan:

I. En los artículos 2 al 9, en relación con las Bolsas de Comercio, se dispone entre otras cosas:

a) Se organizará como sociedad anónima según el Código de Comercio. b) Establecer un objeto social limitado a las actividades autorizadas por la norma vigente. c) Su capital mínimo suscrito y pagado será de ¢200.000.000,00 (doscientos millones de

colones). Capital que se representará por acciones comunes y nominativas. Esta suma podrá ser ajustada por el Superintendente, según el índice de precios al consumidor, mediante acuerdo.

d) La participación accionaria de un accionista o de su grupo de interés económico no podrá exceder el veinte por ciento (20 %) de capital total de la sociedad. En caso de cambio subsecuentes en la composición accionaria, podrá excederse excepcionalmente ese porcentaje. Todos los cambios que impliquen en la escritura constitutiva deberán ser aprobados por el Ministerio de Hacienda previo dictamen de la Superintendencia.

e) Las modificaciones posteriores a dichos estatutos deberán ser aprobados por el Ministerio de Hacienda y las modificaciones a los reglamentos internos deberán ser aprobados por la Superintendencia.

II. En los artículos 10 al 13, en relación con los Puestos de Bolsa, se dispone entre otras

cosas:

a) Se organizará como sociedad anónima según el Código de Comercio. b) Establecer un objeto social limitado a las actividades autorizadas por la norma vigente. c) Disponer en todo momento de un capital mínimo suscrito y pagado de ¢75.000.000,00

(setenta y cinco millones de colones), suma que podrá ser ajustada por el Superintendente según el índice de los precios al consumidor, mediante acuerdo.

Atentamente,



PARA:

DIRECCION, SUBDIRECCION, COORDINACIONES Y REGISTRADORES MERCANTIL


ASUNTO: Ajustes Con Respecto A La Operación Y Constitución De Las Bolsas De Comercio

12

Con el fin de unificar criterios respecto al cobro de derechos del registro en la tramitación de documentos cuyo asiento de presentación ha sido cancelado por haber sido retirado sin inscribir y vueltos a presentar para su inscripción- y en acatamiento de y lo establecido en la Ley de Aranceles tal y como lo demanda el Código de Normas y Procedimientos Tributarios en su artículo 5°; se les instruye de la siguiente manera:

- Que en el caso previsto no deberá cobrarse de nuevo los derechos de registro, por cuanto esto significa un doble pago de los derechos no tipificado en la Ley de Aranceles.

Por lo tanto todos aquellos documentos con presentaciones canceladas por haberse retirado sin inscribir, que ingresen nuevamente, no se les deberá cancelar la presentación por falta de pago de derechos ni consignar defecto al respecto. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, REGISTRADORES MERCANTIL Y ASOCIACIONES


ASUNTO: Cobro de Derechos de Registro en Documentos Retirados Sin Inscribir

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2006 ............................................................................................... 3

Cobro De Derechos De Registro Período 2006 CIRCULAR DR-PJ 003-2006 ............................................................................................... 4

Capital Mínimo Para Entidades Financieras y No Bancarias Y Banca Privada CIRCULAR DR-PJ 005-2006 ............................................................................................... 5

Constitución de Varias Sociedades Mercantiles En Un Mismo Acto Notarial CIRCULAR DR-PJ 006-2006 ............................................................................................... 6

Constitución de Sociedades Fiduciarias Y Sociedades Titularizadoras CIRCULAR DR-PJ 008-2006 ............................................................................................... 8

Inscripción De Sociedades Cuya Denominación Sea El Número De Cédula Jurídica (Decreto N° 33171-J)

CIRCULAR DR-PJ 009-2006 ............................................................................................. 10

Capital Mínimo Bolsas De Valores, Puestos De Bolsa Y Sociedades Administradoras De Fondos De Inversión

CIRCULAR DR-PJ 010-2006 ............................................................................................. 11

Constitución de Sociedad Anónima Nacional CIRCULAR DR-PJ 011-2006 ............................................................................................. 12

Procedimiento Inscripción de Sucursales CIRCULAR DR-PJ 013-2006 ............................................................................................. 14

Constitución de Bolsas de Comercio

3

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, y sus reformas, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio Económico del año 2006, N° 8490, publicada en el Alcance N° 49 a La Gaceta N° 253 del 30 de diciembre de 2005, dicho salario es la suma de ¢115.850,oo (CIENTO QUINCE MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2006 será la suma de ¢11.585,oo (ONCE MIL QUINIENTOS OCHENTA Y CINCO COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos otorgados a partir del 1° de enero de este año y presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 25 DE ENERO DE 2006.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORES Y REGISTRADORES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Cobro De Derechos De Registro Período 2006

4

En acatamiento a la modificación en la fijación de los montos de capital mínimo, según acuerdo de Junta Directiva el día 22 de marzo del 2006 y, publicado en el Diario Oficial la Gaceta N°66 el día 03 de abril del mismo año, en la que se acordó establecer los montos de capital mínimo de la banca privada, entidades financieras no bancarias y bancos cooperativos y solidaristas, se les hace de conocimiento la siguiente información:

a) El capital mínimo de los bancos privados será de 5.001 millones de colones. b) Dicha disposición rige a partir del 1° de abril del 2006, bajo el entendido de que los

bancos privados que, a esa fecha, estén funcionando con un capital primario inferior al monto antes indicado, y aquellas cuya licencia de operación estuviese siendo estudiada por la Superintendencia General de Entidades Financieras y el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero deberán elevarlo a 4.592 millones a más tardar el 30 de junio del 2006 y a 5.001 millones a más tardar el 27 de diciembre del 2006.

c) En lo referente a las empresas financieras de carácter no bancario, se dispuso: i. Aquellas empresas financieras no bancarias que inicien operaciones a

partir del 1° de abril del 2006 deberán mantener un capital suscrito y pagado no inferior a 1.000 millones. Las empresas financieras no bancarias inscritas y en funcionamiento, así como aquellas cuyas licencias estuvieran siendo estudiadas por el ente correspondiente, tienen plazo al 30 de junio del 2006 para ajustar su capital a 919 millones y a 1.000 millones en un plazo que no exceda al 27 de diciembre del 2006.

ii. El capital mínimo de los bancos cooperativos y el de los bancos solidaristas Deberá ser ajustado a los montos y en las fechas que corresponda, de tal manera que en ningún caso sea inferior al 50% del capital mínimo que rija para los bancos comerciales privados.

Por lo antes expuesto, se les instruye para que consideren los lineamientos indicados y procedan de conformidad en la calificación e inscripción de dichos documentos. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL MERCANTIL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Capital Mínimo Para Entidades Financieras y No Bancarias Y Banca Privada

5

En razón de que en la actualidad es común la práctica de realizar la constitución de varias sociedades en un mismo acto notarial, cuyos estatutos varían únicamente en la denominación que a cada una de ellas se les asigna, así corno a la implementación del sistema automatizado de inscripción que permite la captura expedita de información en la respectiva base de datos, lo que contribuye a una inscripción más ágil y rápida de dichos documentos y a la innecesaria transcripción total de cláusulas sociales en caso de reformas a las mismas, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo lo de la Ley Sobre inscripción de Documentos en el Registro Público (N°3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), que en lo que interesa dispone:

"( ... ) Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral. Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan esos trámites o que, al ser aplicados ocasionen tal efecto".

Debido a lo anterior, resultan inoperantes las disposiciones que en tal sentido establece el inciso h) del artículo 51 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo N°. 26771-J de 18 de marzo de 1998 y sus reformas), que dice:

“h) En cuanto a el Registro Mercantil, las escrituras no deben referirse a más de una sociedad y, si se tratare de reforma de los estatutos de sociedades, deben transcribirse íntegramente las cláusulas reformadas.”

Por ello, en aras de mejorar la eficiencia y eficacia en los procesos que se llevan a cabo en este Registro, y consecuentemente brindar un mejor servicio en la tramitación de los documentos, se les instruye para que:

a) En caso de constitución de varias sociedades mercantiles en un mismo acto notarial,

cuya única diferencia sea la denominación que a cada una de ellas se les consigne, el trámite ante el Registro puede realizarse mediante la expedición y presentación de un solo testimonio que contenga toda la información de la escritura pública, y no mediante la presentación de un testimonio por cada sociedad.

b) En caso de reformas a cláusulas sociales no se requiere la transcripción total de las mismas, bastando que se indique los aspectos en que consiste la respectiva variante estatutaria.

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL, DIARIO DE REGISTRO INMOBILIARIO

FECHA: 15 de mayo del 2006

ASUNTO: Constitución de Varias Sociedades Mercantiles En Un Mismo Acto Notarial

6

Con la promulgación de la Ley DESARROLLO DE UN MERCADO SECUNDARIO DE HIPOTECAS CON EL FIN DE AUMENTAR LAS POSIBILIDADES DE LAS FAMILIAS COSTARRICENSES DE ACCEDER A UNA VIVIENDA PROPIA Y DE FORTALECIMIENTO DEL CREDITO INDEXADO A LA INFLACION (UNIDADES DE DESARROLLO-UD'S), del día 28 de abril del 2006 y publicada en la Gaceta N° .93 del 16 de enero del 2006, se regula la creación de sociedades fiduciarias y sociedades titularizadoras. A) En el artículo 10, en relación con las SOCIEDADES FIDUCIARIAS, se dispone:

1- Las entidades miembros del Sistema Bancario Nacional, las financieras, las mutuales y el Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI), podrán constituir sociedades fiduciarias, con el fin de facilitar la estructuración de procesos de titularización hipotecaria y poder realizar una mejor separación de los riesgos de dichos procesos y de los riesgos propios de la intermediación financiera.

2- Su objeto debe limitarse a la constitución y administración de fideicomisos de cualquier tipo. Estas sociedades se constituirán como sociedades anónimas, cuyo objeto exclusivo será la administración de activos en propiedad fiduciaria, según las condiciones de cada fideicomiso. Las operaciones y la contabilidad deberán ser totalmente independientes de las instituciones a la que pertenezcan.

B) En los artículos del 11 al 12, se regula lo concerniente a las SOCIEDADES

TITULARIZADORAS, cuyas principales características son: 1- Las sociedades titularizadoras tendrán como objeto social, la titularización de

cualquier tipo de activo y/o flujos futuros. Estas sociedades se constituirán como sociedades anónimas, cuyo objeto será la adquisición de los activos o derechos sobre flujos futuros y la emisión de títulos de deuda, de corto o largo plazos. Cada emisión se administrará en patrimonios separados del patrimonio común de la sociedad titularizadora. Las entidades miembros del Sistema Bancario Nacional, las financieras, las mutuales y el BANHVI, podrán constituir sociedades titularizadoras,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACION REGISTRAL MERCANTIL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Constitución de Sociedades Fiduciarias Y Sociedades Titularizadoras

7

2- En cumplimiento de su objeto dichas sociedades podrán:

i- Recibir y adquirir los activos que se utilizarán. ii- Constituir, integrar y administrar universalidades y actuar en su representación. iii- Recibir derechos de cobro sobre flujos futuros a cualquier título. iv- Originar, estructurar y administrar procesos de titularización de carteras de

créditos, para lo cual emitirán títulos valores respaldados con créditos y sus garantías, o con derechos sobre estos y sus respectivas garantías.

v- Originar, estructurar y administrar procesos de titularización de flujos futuros, para lo cual emitirán títulos valores respaldados contra los derechos de cobro de flujos futuros.

vi- Originar, estructurar y administrar procesos de titularización de cualquier tipo de activo, para lo cual emitirán títulos valores respaldados por los flujos futuros que producirán dichos activos.

vii- Originar, estructurar y administrar procesos de titularización respaldados con certificados y títulos valores producto de procesos de titularización, para lo cual podrán recibir dichas especies de títulos valores a cualquier título.

viii- En desarrollo de lo previsto en los incisos anteriores, podrán avalar, garantizar y, en general, suministrar coberturas sobre las emisiones de títulos valores producto de procesos de titularización en las titularizaciones que actúen como originadoras y/o emisoras.

ix- Realizar actos de comercio sobre cartera, títulos valores y certificados de titularización, incluso sus derechos y garantías, siempre y cuando guarden relación con el objeto social exclusivo previsto para las sociedades titularizadoras.

x- Emitir títulos de deudas respaldados con su propio patrimonio. xi- Obtener créditos, garantías o avales. xii- Administrar su tesorería y realizar las operaciones pertinentes para tal fin. xiii- Celebrar contratos conexos o complementarios, necesarios para el

cumplimiento de las operaciones autorizadas. xiv- Estructurar emisiones de deudas y acciones. xv- Brindar asesoramiento en asuntos financieros. xvi- Administrar fideicomisos. xvii- Cualquier otra operación que establezca la SUGEVAL.

C) El artículo 23 indica que supletoriamente a lo establecido en esta Ley, se aplicará la

normativa establecida en el Código de Comercio y la Ley Reguladora del Mercado de Valores.

Cabe resaltar, que las entidades miembros del Sistema Bancario Nacional, las financieras, las mutuales y el BANHVI, serán las únicas dueñas del 100% del capital social. Por lo antes expuesto, se les instruye tomar nota de lo indicado, y proceder de conformidad con la inscripción de dichos documentos. Atentamente,

8

De conformidad con el Reglamento para la Inscripción de la Constitución de Empresas Comerciales, Utilizando Únicamente el Número de Cédula de Persona Jurídica como Denominación Social (Decreto Ejecutivo N°. 33171-J, publicado en La Gaceta el día 14 de junio del año en curso, la constitución de Sociedades Anónimas y Sociedades de Responsabilidad Limitada, puede realizarse utilizando como denominación social, el número de cédula jurídica que le asigna el Registro y el respectivo aditamento de acuerdo al tipo de sociedad. Para la calificación de este tipo de documentos, el Registrador deberá verificar los siguientes aspectos: a) En el documento de constitución de la sociedad, los socios deben facultar al

Registro para que consigne como su denominación social, el número de cédula jurídica que éste le asigne, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 del indicado Decreto.

b) En virtud de que el número de cédula de persona jurídica es único, no deberá verificarse la existencia de similitud con otra entidad previamente inscrita, ni aplicar lo dispuesto por el artículo 29 de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos (Ley N° 7978 de 1 de febrero del 2000).

c) Debido a que la denominación social corresponde al número de cédula jurídica

de la sociedad, más el respectivo aditamento, en la calificación de documentos en que se realicen movimientos registrales sobre entidades inscritas bajo las disposiciones del Decreto citado, bastará que el notario indica su número de cédula jurídica para identificarlas, no así su denominación.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL


ASUNTO: Inscripción De Sociedades Cuya Denominación Sea El Número De Cédula Jurídica (Decreto N° 33171-J)

9

En cuanto al procedimiento técnico de inscripción, debe tenerse presente lo siguiente: a) La inscripción en el sistema automatizado se realizará, capturando toda la

información concerniente a Datos Generales, dejando en blanco el campo destinado a la denominación social.

b) Luego de dicha captura debe pulsarse el botón "Grabar” generándose un mensaje que dice: "Desea dejar en blanco el campo de razón social de la Persona Jurídica", debiéndose pulsar seguidamente el botón "Aceptar” y proseguir con la captura de los datos relativos al capital y nombramientos.

c) Al proceder a la Actualización de la Inscripción, el sistema automáticamente

consignará en el campo destinado a la denominación social, el número de cédula jurídica generado y el respectivo aditamento (Sociedad Anónima o Sociedad de Responsabilidad Limitada).

Es de mérito indicar que a las sociedades que se inscriban bajo las disposiciones del supra citado Decreto, les son aplicables también las disposiciones de las Circulares de esta Dirección N° 005-2006 y N° 007-2006 relativas a la inscripción múltiple de sociedades.

10

En acatamiento a la modificación en la fijación de los montos de capital mínimo, según acuerdo de la Superintendencia General de Valores del dieciséis de mayo del 2006 y, publicado en el Diario Oficial la Gaceta N° 126 del 30 de junio del mismo año, en la que se acordó establecer los montos de capital mínimo para las bolsas de valores, puestos de bolsa y sociedades administradoras de fondos de inversión se les hace de conocimiento la siguiente información: Artículo 1° Actualización del capital social. Las bolsas de valores, los puestos de bolsa, las sociedades administradoras de fondos de inversión deben ajustar el capital social mínimo de la siguiente forma: a) Las bolsas de valores deben contar con un capital social mínimo suscrito y

pagado de cuatrocientos veintisiete millones de colones (427.000.000 colones).

b) Los puestos de bolsa deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ciento ocho millones de colones (108.000.000 colones).

c) Las sociedades administradoras de fondos de inversión deben contar con un

capital mínimo suscrito y pagado de setenta y dos millones de colones (72.000.000 colones).



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACION REGISTRAL MERCANTIL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Capital Mínimo Bolsas De Valores, Puestos De Bolsa Y Sociedades Administradoras De Fondos De Inversión

11

En acatamiento a la LEY GENERAL DE CONCESION DE OBRAS PUBLICAS CON SERVICIOS PUBLICOS N° 7762 del 14 de abril de 1998 y publicada en el Alcance N°17 a la Gaceta N°98 del 22 de mayo del mismo año, mediante la cual se regula la creación de sociedades anónimas para tal fin, se detalla: Artículo 31 Constitución de la Sociedad Anónima Nacional 1- El adjudicatario queda obligado a constituir, en un plazo máximo de noventa días

naturales contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación, una sociedad anónima con la cual será celebrado el contrato de concesión. Asimismo, será responsable solidariamente con esta sociedad anónima.

2- Esta sociedad tendrá como objeto único y exclusivo la ejecución del contrato de concesión y le serán aplicables las normas del Código de Comercio. La sociedad deberá ser disuelta, una vez terminada la concesión y comprobada la inexistencia de pasivos contingentes a cargo de ella.

3- El capital social inicial será determinado en el cartel de licitación sobre un porcentaje del gasto total proyectado para la construcción la obra, y una vez concluida, para la explotación del servicio. La Administración concedente deberá definir cada año las variaciones del gasto total proyectado, con el propósito de que en el capital social se efectúen los ajustes correspondientes. El concesionario dispondrá de treinta días hábiles para ajustar el capital.

4- En ningún caso, el adjudicatario podrá tener una participación inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del capital social.

5- La inscripción de la sociedad anónima estará exenta del pago de los impuestos y derechos de registro.

Cabe mencionar que, actualmente se encuentra en conocimiento de la Asamblea Legislativa, el proyecto No 15922 que es reforma a la presente Ley, el cual estando una vez aprobado, se procederá adicionar la presente circular con los cambios establecidos. Atentamente,



PARA:

DIRECCION, SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACIONES Y REGISTRADORES MERCANTIL


ASUNTO: Constitución de Sociedad Anónima Nacional

12

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 226 del Código de Comercio, las empresas individuales y compañías domiciliadas en el extranjero, pueden abrir sucursales en nuestro país, debiendo para ello cumplir con las disposiciones contenidas en dicha norma, entre ellas, determinar en el documento de su constitución, el objeto y el capital que se le asigna, así como nombrar al menos un apoderado que la represente. Es decir la sucursal se convierte en una extensión de la casa matriz con algún grado de independencia de aquella. Debido a la divergencia de criterios respecto al tratamiento que se ha dado hasta la fecha, en relación con la calificación e inscripción de documentos, mediante los que se constituyen sucursales de entidades domiciliadas en el extranjero, y con el objeto de unificar dichos criterios y establecer un tratamiento uniforme a dichos documentos, se les instruye para que en adelante se actúe conforme se dispone seguidamente. 1- Como parte de la calificación del documento, debe verificarse si la entidad

extranjera que establece la sucursal, tiene poderes inscritos en Costa Rica y consecuentemente cédula jurídica asignada. En caso afirmativo, debe constatarse si en el instrumento jurídico se dispone si dichos poderes prevalecen como otorgados por la casa matriz, si los mismos se revocan o cancelan o bien si se adhieren a la sucursal que se pretende crear. En caso de que no se disponga nada al respecto, debe prevenirse al Fedatario Público tal circunstancia. Por ningún motivo debe cancelarse el asiento de presentación, si no se indica en el documento cédula jurídica alguna, a pesar de que hayan poderes inscritos con anterioridad, ya que la creación de la sucursal se convierte en una inscripción separada de aquellos.

2- En los casos en que no exista inscripción previa de poderes otorgados por la casa matriz, o bien se disponga que los poderes existentes continuarán ligados



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL


ASUNTO: Procedimiento Inscripción de Sucursales

13

a la casa matriz y no se trasladarán a la sucursal, deberá al procederse a la inscripción del respectivo documento, asignarse nuevo número de cédula jurídica y aplicar el movimiento denominado Constitución de Sucursal de Entidad Jurídica (Filial Extranjera).

3- Si por el contrario, los poderes registrados se cancelan o revocan o bien, se

trasladan a la sucursal, deberá inscribirse la sucursal utilizando el número de cédula existente y aplicando el movimiento denominado Inscripción de Sucursal Extranjera con Cédula ya Asignada. Es importante recalcar que en estos casos, los poderes registrados de previo otorgados por la casa matriz, se asignarán en forma automática a la sucursal, no debiendo realizarse con respecto a ellos inscripción alguna.

4- Si la entidad extranjera abriera en el país varias sucursales, deberá asignarse

una nueva cédula jurídica por cada una de ellas. Atentamente,

14

En concordancia con las disposiciones establecidas en el Reglamento para las Bolsas de comercio, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°188, de 2 de octubre del año en curso, se les instruye a efecto de que, al proceder a la calificación de este tipo de documentos, tomen en cuenta los aspectos especiales de este tipo de entidades, que se detallan a continuación. 1. Deben constituirse como sociedades anónimas, conforme a las

disposiciones del Código de Comercio y del mencionado Reglamento.

2. Su nombre debe incluir la expresión: “Bolsa de Comercio”.

3. Su objeto es proveer la infraestructura, mecanismos y servicios necesarios para realizar eficientemente los contratos de comercio y las transacciones sobre productos, metales, obras de arte o mercancías que se indiquen en su escritura constitutiva, de conformidad con el artículo 402 del Código de Comercio y el Transitorio IX de la Ley Reguladora del Mercado de Valores. Sus operaciones no deben confundirse con las establecidas para las Bolsas de Valores.

4. Su capital social estará representado por acciones comunes y nominativas,

suscritas y pagadas. La participación accionaria de los fundadores de la bolsa, será de un máximo del cuarenta por ciento (40%), quedando el sesenta por ciento (60%) restante para ser colocado entre el público. De lo anterior se desprende que el indicado 60 por ciento (60%) del capital que debe dejarse a disposición del público, quedará como capital autorizado.

El capital mínimo debe ser de cien millones de colones, suma que podrá ser ajustada por el superintendente General de Valores, según el índice de precios al consumidor.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION GENERAL Y REGISTRADORES DE MERCANTIL


ASUNTO: Constitución de Bolsas de Comercio

15

Asimismo, la participación accionaria de un accionista o su grupo de interés económico, no podrá exceder el veinte por ciento (20%) del capital total de la sociedad. En caso de cambios subsecuentes en la composición accionaria, podrá excederse excepcionalmente ese porcentaje, pero la bolsa deberá presentar un plan para reducir los porcentajes excedidos y evitar que el control accionario se concentre. 5. Las modificaciones a los estatutos, posteriores a la constitución de la bolsa,

deberán ser aprobadas por el Ministerio de Hacienda. Asimismo el Reglamento en cuestión regula lo concerniente a los Puestos de Bolsa que podrán operar en las Bolsas de Comercio, debiendo tenerse presente los siguientes aspectos relevantes:

1- Deben constituirse como sociedades anónimas de conformidad con las disposiciones del Código de Comercio y el citado Reglamento.

2- Su objeto será la intermediación en la Bolsa de Comercio y estará limitado a las actividades autorizadas por la normativa vigente.

3- Deberán disponer en todo momento de un capital mínimo suscrito y pagado de treinta millones de colones, suma que podrá ser ajustada por el Superintendente según el índice de precios al consumidor.

La presente Circular deja sin efecto la Circular N°010-2005, de 31 de octubre del 2005. Atentamente,

2

Tabla de contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2007 ............................................................................................... 3

Cobro De Derechos de Registro Periodo 2007

CIRCULAR DR-PJ 002-2007 ............................................................................................... 4 Aplicación Del Transitorio IV De La Ley N° 8114

CIRCULAR DR-PJ 003-2007 ............................................................................................... 5 Adición A La Circular 006-2006 De La Constitución Sociedades Fiduciarias Y Sociedades Titularizadoras

CIRCULAR DR-PJ 006-2007 ............................................................................................... 6

Capital Mínimo

CIRCULAR DR-PJ 007-2007 ............................................................................................... 7 Procedimiento Interno Para La Presentación De Diligencias Ocursales

CIRCULAR DR-PJ 008-2007 ............................................................................................... 8 Modificación O Creación De Cargos Diversos A Los Que Componen Órganos Administrativos O Representativos A Los Cuales Se Les Otorga Algún Tipo De Mandato

CIRCULAR DR-PJ 011-2007 ............................................................................................... 9

Capital Mínimo Autorizado Para Bolsas De Valores, Bolsas De Comercio, Puestos De Bolsa, Sociedades Administradoras De Fondos De Inversión Y Sociedades Calificadoras De Riesgo

CIRCULAR DR-PJ 012-2007 ............................................................................................. 10

Ampliación a la aplicación de la Circular N° 008-2006

3

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, No 4564 del 29 de abril de 1970, y sus reformas, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio Económico del año 2007, N° 8562, publicada en el Alcance N° 60 a La Gaceta N° 250 del 29 de diciembre de 2006, dicho salario es la suma de ¢133.550,oo (CIENTO TREINTA Y TRES MIL QUINIENTOS CINCUENTA COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2007 será la suma de ¢13.355,oo (TRECE MIL TRESCIENTOS CINCUENTA Y CINCO COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos otorgados a partir del 1º de enero de este año y presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del día 6 DE FEBRERO DE 2007. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORIA TECNICA, ASESORÍA JURIDICA, REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Cobro De Derechos de Registro Periodo 2007

4

En cumplimiento de lo expresado en el Transitorio IV de la Ley N° 8114 y Criterio de la Procuraduría General de la República N° C-481-2006, de fecha 04 de diciembre de 2006, se les instruye de la siguiente manera: 1.- La transformación en una sociedad mercantil prevista en el transitorio dicho, requiere la efectiva prestación del servicio de educación universitaria privada y que ésta sea compatible con el objeto fundacional, de ahí que toda fundación cuyos fines sean educativos, se deben indicar expresamente en la cláusula relativa al objeto social. 2.- La transformación a sociedad mercantil, debe ser sometida por la Junta Administrativa de la Fundación a conocimiento del Juez Civil por el procedimiento de jurisdicción voluntaria, previo a su inscripción registral, por lo que el Notario debe dar fe de la firmeza de la resolución. 3.- En cuanto al capital social de la Sociedad Mercantil, en que se transforma la Fundación, tiene que ser suscrito por los directivos designados por el Fundador, respecto al patrimonio afecto al fin fundacional. 4.- La transformación a sociedad mercantil prevista en el Transitorio IV de la Ley N° 8114 no es posible si contradice la voluntad del Fundador, en el acto constitutivo o si se prevé en éste como motivo de extinción. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, DIRECCION DE REGIONALES, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION GENERAL, JEFE DE REGISTRADORES, REGISTRADORES


ASUNTO: Aplicación Del Transitorio IV De La Ley N° 8114

5

Con la promulgación del Reglamento a la Ley DESARROLLO DE UN MERCADO SECUNDARIO DE HIPOTECAS CON EL FIN DE AUMENTAR LAS POSIBILIDADES DE LAS FAMILIAS COSTARRICENSES DE ACCEDER A UNA VIVIENDA PROPIA Y DE FORTALECIMIENTO DEL CREDITO INDEXADO A LA INFLACION (UNIDADES DE DESARROLLO-UD´S), del día 14 de diciembre del 2006 y publicado en la Gaceta N°18 del 25 enero del 2007. Se les instruye para que además de lo establecido en dicha circular se tome nota de lo siguiente del Reglamento citado: Artículo 6: Sociedades Fiduciarias: las sociedades fiduciarias constituidas de conformidad con la ley, este reglamento y demás normativa reguladora del mercado de valores, debidamente autorizadas por SUGEVAL, se regirán supletoriamente por lo establecido para las sociedades anónimas en el Código de Comercio. El Registro Público inscribirá estas sociedades, que pueden ser unipersonales cuando el titular del cien por ciento del capital sea sólo uno de los entes autorizados por la ley. (entidades miembros del Sistema Bancario Nacional, las financieras, las mutuales y el Banhvi, serán las únicas dueñas del 100% del capital social. ) La Junta Directiva será el órgano supremo de la sociedad y como tal tendrá las atribuciones que el Código de Comercio dispone para la Asamblea de Accionistas y si se encontrase contrapuesta por varias entidades, la reunión de las juntas directivas de cada institución, conformarán el órgano supremo de la sociedad. Estas sociedades deberán disponer en todo momento de un capital mínimo suscrito y pagado de veinte millones de colones, monto que podrá ser ajustado por la SUGEVAL. Tendrá como objeto social exclusivo la constitución y administración de fideicomisos. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES MERCANTIL Y REGISTRADORES


ASUNTO: Adición A La Circular 006-2006 De La Constitución Sociedades Fiduciarias Y Sociedades Titularizadoras

6

De conformidad con el numeral 1, artículo 7 del acta de la sesión N° 5315 2007, celebrada el 31 de enero último y publicada en la Gaceta N° 29 de 09 de febrero en curso, el Banco Central de Costa Rica resolvió modificar el capital mínimo de la banca privada y de las empresas financieras no bancarias de la siguiente forma: El capital mínimo de los bancos privados se ubicará en ¢5.918 millones de colones y su rige es a partir de la publicación en La Gaceta indicada, en el entendido de que los bancos privados que a esa fecha estén funcionando con un capital mínimo inferior al monto indicado y, aquellos cuya licencia de operación estuviese siendo estudiada por la SUGEF y el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, deberán elevarlo a5.460 millones, en un plazo que no excederá 90 días naturales después de tomado el acuerdo y a ¢5.918 millones, 270 días naturales después de tomado el acuerdo. En cuanto a las empresas financieras no bancarias que inicien operaciones a partir de la fecha de publicación en La Gaceta de este acuerdo, deberán mantener un capital mínimo no inferior a ¢1.184 millones (El capital social de las empresas financieras no bancarias debe ser como mínimo un 20% de capital social de los bancos privados). Las empresas financieras no bancarias inscritas y en funcionamiento, así como aquellas cuyas licencias de operación estuvieran siendo estudiadas por la SUGEF y por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, a la fecha de publicación indicada, tienen un plazo de 90 días naturales después de tomado este acuerdo para ajustar su capital mínimo a ¢1.092 millones y a ¢1.184 millones en un plazo que no excederá 270 días naturales después de tomado este acuerdo.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACION GENERAL COORDINADORES, COORDINACION MERCANTIL REGISTRADORES


ASUNTO: Capital Mínimo

7

Con el objeto de dar el debido cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 468 del Código Civil, principalmente a lo relativo a la suspensión del plazo de caducidad cuando se presenten diligencias ocursales incoadas con el objeto de que se revoque la orden de suspensión, la denegación formal de la inscripción o también por existir negativa de inscribir un documento por falta de pago de derechos de registro, se hace necesario establecer los procedimientos que se utilizarán con ese objetivo, a partir del dictado de la presente circular. El documento objeto de las diligencias ocursales, deberá presentarse por el interesado al despacho en la oficina de Archivo junto con el escrito de interposición de las mismas. Una vez recibido el documento por el respectivo Registrador, éste deberá hacer el pase del mismo vía sistema automatizado a la Dirección y remitirlo a dicha oficina a más tardar al día siguiente de su recibo, utilizando para ello la aplicación “Documento en Ocurso”, que le aparece en el Módulo denominado Mercantil, lo que generará el trámite respectivo a nivel del sistema. Resueltas las diligencias, la Dirección devolverá el documento al Registrador respectivo y le notificará de lo resuelto para que proceda como corresponda.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL Y ASOCIACIONES, DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DEL REGISTRO INMOBILIARIO


ASUNTO: Procedimiento Interno Para La Presentación De Diligencias Ocursales

8

1. En virtud de la inexistencia de normativa expresa que impida el uso de nombres de países dentro de las denominaciones o nombres sociales, resulta imperativo dejar sin efecto el aparte J) de la circular emitida por esta Dirección: N° 024-98 de fecha 29 de octubre de 1998. Debido a que se presentan casos en que en los estatutos de constitución de una entidad jurídica, o bien mediante una modificación posterior a éstos, se establece la creación de cargos diversos a los que componen los órganos administrativos y representativos (Gerentes, Subgerentes, entre otros) a los que se les otorgan algún tipo de mandato (poder), se hace necesario establecer el procedimiento técnico de captura de dichos datos en el sistema automatizado de inscripción, como se indica seguidamente: a.- En el campo denominado Representación, debe indicarse además de la información atinente a los cargos administrativos y representativos de la entidad, lo correspondiente a los cargos de Gerentes(s), Subgerencia(s), o cualesquiera otros, en su caso. b.- Si adicionalmente se hacen los nombramientos de tales Gerencias y/o Subgerencias u otros cargos, éstos deben capturarse como Poderes otorgados por persona jurídica, estableciéndose nuevamente en los Datos Generales del Poder, las facultades que correspondan a cada mandato. c.- Cuando se presenten documentos en que se modifique la representación social, debe tenerse especial cuidado de mantener vigente la información correspondiente a las Gerencias y/o Subgerencias, en el caso de que ésta no sea modificada. Atentamente,


DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL Y ASOCIACIONES


ASUNTO: Modificación O Creación De Cargos Que Componen Órganos Administrativo O Representativos A Los Cuales Se Les Otorga Algún Tipo De Mandato

9

De conformidad con lo dispuesto por la Superintendencia General de Valores, mediante acuerdo N° SGV.132, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el día 28 de mayo del año en curso, se les instruye para que al calificar documentos relacionados con las entidades que se dirán, tomen en cuenta que el capital mínimo que deben tener es el siguiente: a- Las Bolsas de Valores deben tener un capital mínimo suscrito y pagado de

cuatrocientos noventa y dos millones de colones (¢492.000.000,oo).

b- Los Puestos de Bolsa participantes de las Bolsas de Valores, deben contar con un capital mínimo suscrito y pagado de ciento diecisiete millones de colones (¢117.000. 000,oo).

c- Las Bolsas de Comercio deben contar con un capital social mínimo suscrito y

pagado de cien millones de colones (¢100.000.000,oo).

d- Los Puestos de Bolsa participantes de las Bolsas de Comercio, deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de treinta millones de colones (¢30.000.000,oo).

e- Las Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, deben contar

con un capital social mínimo suscrito y pagado de setenta y nueve millones de colones (¢79.000.000,oo).

f- Las Sociedades Calificadoras de Riesgo, deben contar con un capital

mínimo suscrito y pagado de cincuenta millones de colones (¢50.000.000,oo). Estas disposiciones rigen a partir del 30 de junio del 2007. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL, OFICINAS REGIONALES


ASUNTO: Capital Mínimo Autorizado Para Bolsas De Valores, Bolsas De Comercio, Puestos De Bolsa, Sociedades Administradoras De Fondos De Inversión Y Sociedades Calificadoras De Riesgo

10

En virtud de que al emitirse la Circular N° 008-2006, de fecha 26 de junio de 2006, en la que se estableció el marco de aplicación del Reglamento para la Inscripción de la Constitución de Empresas Comerciales, Utilizando Únicamente el Número de Cédula de Persona Jurídica como Denominación Social (Decreto Ejecutivo N° 33171-J, publicado en La Gaceta el día 14 de junio del año 2006), se estableció de manera errónea la aplicación de dicha normativa en forma exclusiva para la constitución de Sociedades Anónimas cuando en realidad el indicado Decreto lo hace extensivo para la constitución de empresas mercantiles, se les instruye para que en adelante lo dispuesto en el Decreto y Circular citados, se aplique además a la constitución de Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada y Sociedades de Responsabilidad Limitada, Se reitera lo dispuesto en la Circular modificada, en el sentido de que en virtud de que la constitución de Sociedades en Nombre Colectivo y Sociedades en Comandita, requieren el uso de razón social, no le es aplicable la normativa supra citada. Atentamente,


DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL


ASUNTO: Ampliación a la aplicación de la Circular N° 008-2006

2

Tabla de contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2008 ............................................................................................... 4

Cobro De Derechos De Registro Periodo 2008 CIRCULAR DR-PJ 005-2008 ............................................................................................... 5

Calificación De Nombres De Entidades Jurídicas CIRCULAR DR-PJ 006-2008 ............................................................................................. 11

Pago Del Timbre Del Colegio De Abogados CIRCULAR DR-PJ 008-2008 ............................................................................................. 12

El Que Se Detalla CIRCULAR DR-PJ 011-2008 ............................................................................................. 13

Organigrama Del Registro Nacional CIRCULAR DR-PJ 012-2008 ............................................................................................. 15

Constitución de Sociedades Anónimas Por Parte De Los Bancos Públicos CIRCULAR DR-PJ 019-2008 ............................................................................................. 16

Aplicación Del Tipo De Cambio Para Cobro De Timbres CIRCULAR DR-PJ 020-2008 ............................................................................................. 17

Aplicación Del Artículo 74 De La Ley Orgánica De La Caja Costarricense De Seguro Social

CIRCULAR DR-PJ 021-2008 ............................................................................................. 19

Reforma Ley General de Concesión de Obras Públicas Con Servicios Públicos (Ver Circular N° 010-2006)

CIRCULAR DR-PJ 023-2008 ............................................................................................. 21

Consulta Y Validación Del Padrón Nacional CIRCULAR DR-PJ 025-2008 ............................................................................................. 23

Aplicación Del Artículo 91 In Fine Del Código De Comercio CIRCULAR DR-PJ 026-2008 ............................................................................................. 25

Decreto Asignación Y Expedición De Cédula De Persona Jurídica CIRCULAR DR-PJ 027-2008 ............................................................................................. 26

Aplicación De La Ley Del Mercado De Seguros

3

CIRCULAR DR-PJ 028-2008 ............................................................................................. 30 Pago De Derechos De Registro Por Cédula Jurídica

CIRCULAR DR-PJ 031-2008 ............................................................................................. 31

Aspectos Registrales De La Ley De Fortalecimiento Y Modernización De Las Entidades Públicas Del Sector Telecomunicaciones

CIRCULAR DR-PJ 033-2008 ............................................................................................. 32

Restricciones De Acceso A Los Archivos Físicos CIRCULAR DR-PJ 034-2008 ............................................................................................. 33

Préstamo De Documentos Y Recuperación De Información En Caso De Pérdidas, Extravíos Y Demás Similares

4

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, y sus reformas, que establece que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para el Ejercicio Económico del año 2008, N° 8627, publicada en el Alcance N° 41 a la Gaceta N° 251 del 31 de Diciembre del 2007, dicho salario es la suma de ¢143.800, 00 (CIENTO CUARENTA Y TRES MIL OCHOCIENTOS COLONES), por lo que los derechos de registro en materia mercantil, para el año 2008 será la suma de ¢14.380, 00 (CATORCE MIL TRESCIENTOS OCHENTA COLONES). Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos presentados por primera vez al Diario del Registro a partir del 16 de enero de 2008.


DE: LIC. ENRIQUE RODRIGUEZ MORERA

DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, Y REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS


ASUNTO: Cobro De Derechos De Registro Periodo 2008

5

Con el objeto de actualizar y ajustar los parámetros utilizados en la calificación de similitudes entre nombres de entidades jurídicas sujetas a registro y considerando: 1.- Que el nombre o denominación social es la que se utiliza para distinguir una sociedad mercantil de otras previamente inscritas, y que de conformidad con el artículo 103 del Código de Comercio se formará libremente, será propiedad exclusiva de la sociedad y podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que en el pacto social se haga constar su traducción al castellano o que no la tiene. 2.- Que el nombre comercial se entiende como el nombre, razón social o denominación bajo la cual se da a conocer al público un establecimiento mercantil, para cuya protección deberá registrarse de manera independiente en el Registro de la Propiedad Intelectual. 3.- Que ha sido práctica usual el confundir por parte de los particulares el nombre o denominación social con el nombre comercial del establecimiento mercantil, práctica que de alguna manera ha compartido el Registro de Personas Jurídicas al calificar las similitudes entre nombres sociales, lo que ha generado el rechazo masivo de constituciones de sociedades mercantiles por tal motivo, principalmente por la gran cantidad de entidades jurídicas inscritas. 4.- Que mediante Decreto Ejecutivo N° 12158-J, de 5 de diciembre de 1980, reformado por los Decretos Ejecutivos N° 12247-J, de 24 de enero de 1981, 18504-J, de 17 de octubre de 1988 y 18662-J, de 24 de noviembre de 1988, se estableció la asignación y expedición de documento de cédula jurídica para las personas jurídicas, documento que, tal y como lo establece el artículo primero de dicho Decreto, es la identificación numérica de la persona jurídica y que vino a establecer una diferenciación entre las sociedades mercantiles, en virtud de que en su composición contempla un número consecutivo irrepetible, lo que garantiza su individualización a pesar de que sus denominaciones puedan tener cierto parecido. Este número unívoco de identificador inclusive se utiliza actualmente



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES, OFICINAS REGIONALES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL


ASUNTO: Calificación De Nombres De Entidades Jurídicas

6

como medio de identificación de las personas jurídicas a nivel de las bases de datos del Registro Nacional. 5.- Que como medida paliativa a la problemática generada como producto de la gran cantidad de sociedades mercantiles inscritas, que hace sumamente compleja la labor de escoger la denominación social apropiada para las sociedades que pretenden inscribirse, mediante Decreto Ejecutivo N° 33171-J de 14 de junio de 2006, se estableció la posibilidad de utilizar como denominación social, el número de cédula jurídica que se asigne a la sociedad al inscribirse, más su respectivo aditamento, lo que refuerza aún más el efecto identificador e individualizador que tiene dicho número. 6.- Que mediante Voto N° 371-2007, emitido por el Tribunal Registral Administrativo, a las 13:00 horas del 20 de diciembre de 2007, se dispuso entre otros extremos: “… Se anula parcialmente la circular N° 24-98 de fecha 29 de setiembre de 1998, emitida por la Dirección de ese Registro, específicamente en el aparte CALIFICACION DE SIMILITUDES ENTRE NOMBRES SOCIALES, en el punto C) Similitud Ortográfica, el enunciado: “Se ha tomado como parámetro que la diferencia mínima entre dos nombres debe de ser tres letras, especialmente cuando los mismos estén compuestos por una sola palabra”, el cual debe desaplicarse…”; lo que provocó la anulación de la utilización del parámetro mínimo para la aplicación de la similitud ortográfica entre denominaciones sociales. En razón de las consideraciones anteriores, esta Dirección establece el nuevo marco de referencia en la calificación de similitudes de denominaciones de entidades jurídicas sujetas a registro, que se regulará como se indica a continuación:

CALIFICACION DE NOMBRES SOCIALES.

A) Las entidades jurídicas podrán constituirse utilizando denominación social o razón social, según sea su naturaleza y la normativa que las regule.

B) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica del

Sistema Bancario Nacional (Ley N° 1644 de 26 de setiembre de 1953 y sus reformas) y el artículo 143 de la Ley Orgánica del Banco Central (Ley N° 7558 de 27 de setiembre de 1995), solo las entidades constituidas de acuerdo con dicha normativa podrán usar en su denominación o en la descripción de sus negocios, las palabras “banco”, “establecimiento bancario” o derivados de éstos que califiquen sus actividades como de carácter bancario.

C) En concordancia con lo establecido por la Ley Reguladora de Entidades

Financieras de carácter no Bancario (Ley N° 5044 de 13 de setiembre de 1972 y sus reformas), las empresas financieras deberán usar en su denominación la palabra “financiera” u otros términos que identifiquen

7

claramente la naturaleza de sus actividades. Únicamente usarán dicha palabra las empresas reguladas por la ley indicada y las secciones financieras de los bancos del Sistema Bancario Nacional. Asimismo, la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), mediante criterio de su Departamento de Asesoría Jurídica, permite solamente el uso de la palabra “finanzas” en la denominación de sociedades no reguladas por la supra citada ley.

D) La Ley Reguladora del Mercado de Valores (Ley N° 7732 de 27 de enero de

1998), dispone que los términos “agentes de bolsa”, “puesto de bolsa”, “bolsa de valores”, “centrales de valores, “sociedades administradoras de fondos de inversión”, “sociedades de compensación y liquidación” y “sociedades calificadoras de riesgo”, “fondos de inversión”, “sociedades de fondos de inversión”, “fondos mutuos”, “fondos de capitalización” u otras equivalentes, son expresiones reservadas para las entidades jurídicas constituidas y autorizadas a participar en el mercado bursátil, por lo que el uso de dichos términos es exclusivo para sociedades que se encuentren reguladas y cumplan con los requisitos establecidos por la citada ley.

E) En concordancia con las disposiciones establecidas en el Reglamento para

las Bolsas de Comercio, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 188, de 2 de octubre de 2006, en la denominación de este tipo de entidades jurídicas deberá incluirse la expresión “Bolsa de Comercio”.

F) De conformidad con la resolución de la Sala Constitucional de la Corte

Suprema de Justicia, N° 7494-97, de las 15:45 horas del 11 de noviembre de 1997, que declaró inconstitucionales los artículos 5 y 15 del Decreto N° 6693 de 27 de noviembre de 1981, que permite la constitución de universidades privadas mediante la utilización de la figura de la sociedad anónima, nada obsta para que una sociedad anónima dedicada en forma especial a la enseñanza universitaria, pueda incluir en su denominación social el término “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria”.

G) El artículo 4 de la Ley de Monopolios del Instituto Nacional de Seguros (Ley

N° 12 de 30 de octubre de 1924), establece que la comercialización de los seguros es monopolio de dicha institución. Sin embargo, la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la contraloría General de la República, mediante escrito de fecha 29 de noviembre de 1995, considera que la comercialización de seguros por sujetos privados (vgr. Sociedades mercantiles), no violenta lo preceptuado por la citada norma, debiendo dichas entidades tener como objeto especial la comercialización de seguros del I.N.S; no obstante lo anterior no crea reserva alguna en cuanto al uso de términos como “seguros”, “aseguradora” u otros equivalentes, los que se pueden utilizar como parte de la denominación de cualquier sociedad mercantil.

8

H) De conformidad con lo resuelto jurisprudencialmente, no podrán ser objeto de inscripción nombres sociales tales como OEA S.A., ONU S.A., FMI S.A., OIT S.A., entre otros, debido a que estas expresiones contienen siglas de organismos internacionalmente reconocidos.

I) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley de Creación

del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y del Régimen Jurídico de la Educación Física, el Deporte y la Recreación (Ley N°7800 de 29 de mayo de 1998, serán de uso exclusivo del Comité Olímpico Nacional y por consiguiente ninguna persona física o jurídica, pública o privada podrá utilizar sin su autorización y con fines comerciales ni publicitarios, las palabras “olímpico” ni “olimpiada”.

J) En acatamiento a lo dispuesto por el artículo 29 de la Ley de Marcas y

Otros Signos Distintivos (Ley N° 7978 del 1 de febrero del año 2000), no puede inscribirse un nombre social que incluya una marca registrada a nombre de un tercero, cuando el uso de ese nombre pueda causar confusión, salvo que ese tercero dé su consentimiento por escrito.

K) De acuerdo con nuestra legislación debe registrarse únicamente el nombre

social de la entidad jurídica, no así sus siglas.

CALIFICACION DE SIMILITUDES DE NOMBRES SOCIALES.

A) Al determinar la posible existencia de similitud entre dos nombres sociales, debe tenerse presente que la revisión o búsqueda ha de realizarse exclusivamente entre las denominaciones de sociedades mercantiles previamente inscritas, no debiendo tomarse en cuenta los nombres de entidades jurídicas diversas a éstas, como Asociaciones, Fundaciones, entre otras.

B) Asimismo debe tomarse en cuenta lo que al respecto establece el artículo 103 del Código de Comercio, que dice:

“La denominación se formará libremente, pero deberá ser distinta de la de cualquier sociedad preexistente, de manera que no se preste a confusión; es propiedad exclusiva de la sociedad e irá precedida o seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de su abreviatura “S.A.”, y podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que en el pacto social se haga constar su traducción al español. Para que goce de la protección que da la Oficina de Marcas de Comercio, deberá inscribirse conforme lo indica el artículo 245.” (La negrilla es propia)

9

En este sentido, debe tenerse presente que el fin último de la norma citada es evitar la confusión entre los particulares, en relación con los nombres sociales inscritos y, es ese el primer factor que debe tomarse en cuenta al realizar la calificación respectiva. Debe además valorarse que el nombre social está compuesto por todos los términos que contenga más su aditamento, de manera que la calificación de éste, debe realizarse con respecto al nombre en forma global y no respecto a uno o algunos de los elementos o vocablos que lo componen. Para determinar la posible similitud entre nombres sociales debe tenerse presente que el nombre que pretenda registrarse debe estar clara y precisamente determinado y debe ser distinto de los ya registrados, los que tendrán prioridad sobre aquel. Procederá en consecuencia, señalar la similitud entre dos nombres sociales cuando sean idénticos, es decir cuando no se cumpla con el presupuesto establecido por el artículo 103 de cita. Los signos o espacios en blanco, no establecerán diferencia alguna en nombres sociales que sean idénticos, y deberá señalarse la respectiva similitud entre ellos. Esta misma regla debe observarse para los casos en que se utilicen plurales de nombres o singulares de nombres ya inscritos. C) No podrán inscribirse en forma individual como nombres sociales términos tales como: Comercial, Comercializadora, Compañía, Consorcio, Corporación Corporación, Empresa, Empresas, Grupo, Inversiones, Inversionistas, Sociedad y otros similares, que denotan una generalidad. No obstante, estos términos podrán utilizarse como parte o elemento de un nombre social, en cuyo caso sí establecerán diferencia. D) Entratándose de nombres sociales idénticos, no es permitido el consentimiento para el uso del nombre propuesto para su inscripción, por parte de personero alguno de la sociedad previamente inscrita. E) En virtud de la declaratoria de inconstitucionalidad de algunos de los artículos de la Ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses (Ley N° 7623 de 11 de setiembre de 1996), procede la inscripción de nombres sociales en idiomas diversos al español, en cuyo caso la verificación que debe realizar el Registrador acerca de la posible similitud, versará sobre el nombre en lengua extranjera, independientemente de su traducción al idioma español.

10

CALIFICACION DE NOMBRES DE ENTIDADES CIVILES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley de Asociaciones (Ley N° 219 de 8 de agosto de 1939 y sus reformas, que en lo que interesa dice:

“Artículo 8: El nombre de la asociación será propiedad exclusiva de La misma. Cuando el objeto de una asociación sea el mantenimiento de una institución y el nombre de esta fuere distinto al de aquella, ambas denominaciones gozarán del mismo privilegio legal. Ninguna asociación podrá adoptar una denominación idéntica a la otra ya registrada o tan parecida que ambas puedan fácilmente confundirse. …”

Y, así como en virtud de la declaratoria de inconstitucionalidad de algunos de los artículos de la Ley 7623 antes citada, para la calificación de nombres de Asociaciones civiles y deportivas, deben tomarse en cuenta los siguientes lineamientos:

A) La calificación de similitudes entre nombres de asociaciones, debe estar orientada a evitar que dos o más nombres de este tipo de entidades jurídicas se presten a confusión entre sí, debiendo aplicarse para ello los mismos parámetros que se disponen para la calificación de nombres sociales.

B) Procede la inscripción de Asociaciones con nombres en idiomas diversos al

español, en cuyo caso la verificación que debe realizar el Registrador acerca de la posible similitud, versará sobre el nombre en lengua extranjera, independientemente de su traducción al idioma español.

C) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley de Creación

del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y del Régimen Jurídico de la Educación Física, el Deporte y la Recreación (Ley N° 7800 de 29 de mayo de 1998, serán de uso exclusivo del Comité Olímpico Nacional y por consiguiente ninguna persona física o jurídica, pública o privada podrá utilizar sin su autorización y con fines comerciales ni publicitarios, las palabras “olímpico” ni “olimpiada”.

Esta Circular deja sin efecto las Circulares emitidas por esta Dirección, números 024-98 de fecha 29 de octubre de 1998, 017-99, de fecha 8 de julio de 1999 y 020-99, de fecha 24 de agosto de 1999

11

De conformidad con lo estipulado en el Decreto Ejecutivo N° 34442-J, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 10 de abril del año en curso, el cobro del timbre del Colegio de Abogados a partir de dicha fecha, se deberá hacer con base en la siguiente tabla:

CUANTIA: MONTO DEL TIMBRE: Hasta 250.000 colones Exento De 250.000 a 1.000.000 de colones 1.000 colones De 1.000.000 a 5.000.000 de colones 2.000 colones De 5.000.000 a 10.000.000 de colones 3.000 colones De 10.000.000 a 50.000.000 5.000 colones Mayor a 50.000.000 de colones 10.000 colones Documentos adicionales que no aumenten la cuantía del acto o contrato

Exento

Documentos que contengan actos o contratos inestimables

250 colones

Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA COORDINACION GENERAL, JEFATURAS DE REGISTRADORES Y REGISTRADORES


ASUNTO: Pago Del Timbre Del Colegio De Abogados

12

En acatamiento a lo solicitado por la Dirección General del Registro Nacional, mediante oficio N° DGRN-541-2008 de fecha 14 de abril en curso, se les instruye para que cuando le sea repartido a un registrador, un documento en el cual figuren personalmente ellos como interesados, así como su cónyuge, ascendientes y descendientes hasta tercer grado inclusive tratándose de consanguinidad y hasta el segundo inclusive de afinidad, se inhiban de su calificación e inscripción, y pongan en conocimiento del mismo al respectivo coordinador en forma inmediata, para que éste último reasigne el documento a otro registrador para su respectivo trámite. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, JEFES DE REGISTRADORES, REGISTRADORES


ASUNTO: El Que Se Detalla

13

Según lo establecido en el punto A-1314 de la “Guía para la Auto evaluación General sobre el Cumplimiento de algunas Medidas Mínimas de la Ley y Normas de Control Interno del Periodo 2008”, se anexa el organigrama del Registro Nacional, para conocimiento de todos los funcionarios. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, JEFES DE REGISTRADORES


ASUNTO: Organigrama Del Registro Nacional

15

En virtud de que mediante el artículo 52 de la Ley de Banca para el Desarrollo (Ley N° 8634 de 7 de mayo de 2008), se reforma, entre otros, el artículo 61 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, se les instruye en cuanto a las disposiciones que deben contener las constituciones de sociedades que regula dicho artículo, y que se detallan a continuación. Los bancos públicos podrán constituir sociedades anónimas conforme a la normativa pertinente del Código de Comercio, con el fin único de realizar actividades o llevar a cabo operaciones de arrendamiento financiero u operativo, para adquirir los bienes muebles e inmuebles necesarios para la realización de actividades relacionadas con el arrendamiento financiero u operativo, así como para realizar operaciones de factoraje. Dichas sociedades estarán bajo la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef), que tendrá idénticas facultades que con los demás intermediarios financieros autorizados por ésta. La totalidad del capital social de estas sociedades será propiedad exclusiva del banco que las constituya.



PARA:



ASUNTO: Constitución de Sociedades Anónimas Por Parte De Los Bancos Públicos

16

Debido a las múltiples dudas surgidas entre los registradores y con el objeto de establecer un criterio uniforme en cuanto al cálculo de los timbres respectivos, en los casos de montos de capital y actos o contratos establecidos en dólares, se transcribe el acuerdo firme de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Número J550, tomado en la Sesión Ordinaria N° 40-2006, celebrada el día 19 de octubre de 2006, que en lo que interesa dice: a- En virtud de las nuevas disposiciones adoptadas por el Banco Central de

Costa Rica en cuanto a la modificación al régimen cambiario de minidevaluaciones por un sistema de bandas cambiarias, el cual rige a partir de diecisiete de octubre de dos mil seis; esta Junta Administrativa acuerda aplicar el tipo de cambio de referencia de venta fijado por el Banco Central, en todos los pagos de operaciones de derechos de registro en el Registro Nacional, a la fecha del Otorgamiento respectivo.

b- Las disposiciones indicadas en el inciso anterior del presente acuerdo, rigen a

partir del veinte de octubre de dos mil seis y dejan sin efecto cualquier otra resolución o acuerdo que se le opongan.(Lo resaltado no es del original).

En razón de lo anterior el cálculo de los timbres en los actos o contratos establecidas en dólares moneda de los Estados Unidos de América), se realizará con fundamento en el tipo de cambio de venta, fijado por el Banco Central de Costa Rica, para el día de otorgamiento del respectivo instrumento notarial. Atentamente,



PARA:



ASUNTO: Aplicación Del Tipo De Cambio Para Cobro De Timbres

17

La presente circular se dicta en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 74 de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro social (Ley N° 17 de 22 de octubre de 1943), reformado mediante el artículo 85 de la Ley de Protección al Trabajador (Ley N° 7983 de 18 de febrero del 2000). Dicho artículo dice en lo que interesa:

“… Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar al día en el pago de las obligaciones de conformidad con el artículo 31 de esta ley:

• (…) • 2.- En relación con las personas jurídicas, la inscripción de

todo documento en los registros públicos mercantil, de asociaciones, de asociaciones deportivas y el Registro de organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, excepto los expedidos por autoridades judiciales.

• (…) •

La verificación del cumplimiento de la obligación fijada en este artículo, será competencia de cada una de las instancias administrativas en las que debe efectuarse el trámite respectivo; para ello, la Caja deberá suministrar mensualmente la información necesaria. El incumplimiento de esta obligación por parte de la Caja no impedirá ni entorpecerá el trámite respectivo. De igual forma, mediante convenios con cada una de esas instancias administrativas, la Caja Costarricense de Seguro Social podrá establecer bases de datos conjuntas y sistemas de control y verificación que faciliten el control del cumplimiento del pago de las obligaciones con la seguridad social.” (El subrayado y la negrilla son propios)



PARA:



ASUNTO: Aplicación Del Artículo 74 De La Ley Orgánica De La Caja Costarricense De Seguro Social

18

Conforme el artículo parcialmente transcrito, la Caja Costarricense de Seguro Social y el Registro Nacional, han establecido un procedimiento de verificación de la información respectiva, cuyos lineamientos se establecen a continuación: a.- La verificación se realizará en línea, directamente en las bases de datos que la C.C.S.C. tiene al efecto, mediante la utilización de un “Web Service” que realizará la consulta en forma automática al momento de incluir la subsecuencia de la anotación (cédula jurídica de la entidad). b.- Si la entidad titular de la cédula jurídica validada se encuentra como patrono moroso ante la C.C.S.S., la aplicación le comunicará tal circunstancia al Registrador, desplegando un mensaje en recuadro que dice “0-000-000000 Patrono se encuentra moroso con la C.C.S.S.” e incluirá en forma automática el defecto correspondiente. c.- En los casos en que la entidad no se encuentre morosa o bien, no se pueda establecer la respectiva comunicación con la base de datos de la C.C.S.S., el Registrador continuará con el trámite del documento, ya que solo se genera un mensaje cuando la entidad se encuentra morosa. d.- Cuando un documento defectuoso reingrese a la corriente registral, teniendo como uno de sus defectos el que la entidad se encuentra morosa, al subsanarse los demás defectos se procederá a su inscripción y cuando se pretenda actualizar la información, si la entidad se mantiene morosa se desplegará un mensaje en recuadro que dice “0-000-000000, está moroso con la CCSS, según el artículo 74 NO SE PERMITE ACTUALIZAR.”; caso contrario, si le permite actualizar es que ya la entidad está al día. e.- En síntesis, el sistema realizará dos validaciones, una al momento de realizar la anotación respectiva y otra, al momento de pretender actualizar la información en caso de inscripción y únicamente se desplegará un mensaje si la entidad se encuentra morosa. Esto significa que la entidad podría no aparecer como morosa al realizar la anotación; sin embargo, sí podría estarlo al momento de la actualización, ya que son momento diferentes, lo cual será advertido mediante la generación del mensaje y el defecto respectivo. f.- El sistema generará las bitácoras necesarias para determinar la responsabilidad de los Registradores en virtud del incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular, la cual es de acatamiento obligatorio. LO DISPUESTO POR ESTA CIRCULAR SERÁ DE APLICACIÓN A PARTIR DEL PRÓXIMO MARTES 29 DE JULIO DE 2008.

19

De conformidad con la modificación parcial a la Ley General de Concesión de Obras Públicas con Servicios Públicos, publicada en La Gaceta N° 138 de 17 de julio de 2008, se transcriben los incisos 1), 3) y 4) del artículo 31 de dicha Ley.

“Artículo 31.- Constitución de la sociedad anónima nacional 1) El adjudicatario queda obligado a constituir, en un plazo máximo de noventa días naturales contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación, una sociedad anónima con la cual será suscrito el contrato de concesión. Asimismo, será responsable con esta sociedad anónima por el plazo de la concesión. En el caso de que uno de los socios sea una empresa constructora y esta desee salir de la sociedad, lo podrá hacer únicamente si: a) su participación accionaria es inferior al cuarenta y nueve por ciento (49%) del capital social; b) cede esa participación a alguno de los otros socios; c) ha finalizado la etapa de construcción de la concesión, habiendo la administración concedente recibido de conformidad las obras previstas para dicha etapa, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el cartel y el contrato. (…)



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES.


ASUNTO: Reforma Ley General de Concesión de Obras Públicas Con Servicios Públicos (Ver Circular N° 010-2006)

20

3) El capital social inicial será de al menos un veinte por ciento (20%) del valor del gasto total proyectado para construir la obra y, una vez concluida, para la explotación del servicio. Cuando sea necesario para resguardar el interés público pretendido por la concesión, la administración concedente podrá definir cada año las variaciones del gasto total proyectado, con el propósito de que en el capital social se efectúen los ajustes correspondientes, pero no podrá ser menor al porcentaje señalado. En tal caso, el concesionario dispondrá de sesenta días hábiles para ajustar el capital y depositar el ajuste correspondiente, en un banco del Sistema Bancario Nacional, a la orden del Consejo Nacional de Concesiones. 4) En ningún caso, el adjudicatario podrá tener una participación inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del capital social, durante la etapa de construcción. Durante la etapa de explotación de la concesión, podrá disponer de las acciones correspondientes a este cincuenta y uno por ciento (51%) del capital social de la sociedad concesionaria, en los términos establecidos en el cartel de licitación y en el contrato de concesión, y previa autorización de la administración concedente y de la Contraloría General de la República.”

Atentamente,

21

Con el objeto de actualizar y ajustar los parámetros utilizados en la calificación de los documentos sujetos a registro, específicamente en cuanto a la consulta que se realiza al Padrón Nacional y considerando: 1.- Que en apego al Principio de Publicidad Registral, debe existir concordancia entre la información que publicita el Registro y la realidad extrarregistral, especialmente en cuanto a la identidad de las personas físicas propietarias de bienes y derechos inscritos. 2.- Que si bien es cierto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Código Notarial, el Notario debe identificar cuidadosamente y sin lugar a dudas a las partes y otros intervinientes en los actos o contratos que autorice, se hace necesario en aras de brindar una mayor seguridad jurídica, establecer un procedimiento de consulta mediante el que el Registrador pueda constatar, que los comparecientes nacionales estaban vivos al momento de celebrarse el acto notarial y, de la coincidencia entre sus nombres y apellidos y su documento de identificación (cédula de identidad). 3.- Que entratándose de documentos en los que no es necesaria la comparecencia de las partes (protocolizaciones de actas), en virtud de la incidencia de casos en los que se ha detectado la inconsistencia en la información relativa a la concordancia entre el documento de identificación y el nombre y apellidos de la persona, también es necesario establecer y realizar la consulta correspondiente en aras de mejorar la publicidad registral. 4.- Que con objeto de minimizar el margen de error en la trascripción de la información en el sistema automatizado, se hace necesario aprovechar los avances tecnológicos con que cuenta la Institución. En razón de las consideraciones anteriores, esta Dirección establece el marco de referencia para la consulta que los Registradores deben realizar al Padrón Nacional, que se regulará como se indica a continuación:



PARA:



ASUNTO: Consulta Y Validación Del Padrón Nacional

22

a) Al procederse a la calificación de documentos en los que haya

comparecencia de partes, deberá realizarse la consulta en el Padrón Nacional para verificar que éstas se encontraban vivas a la fecha de realizarse el acto notarial, así como la coincidencia de su nombre y apellidos con los consignados en el documento.

b) Deberá asimismo realizarse dicha consulta con respecto a todas aquellas

personas físicas nacionales, que intervengan en un acto o contrato sin que se hayan apersonado ante el Notario, pero en este caso únicamente se verificará la coincidencia entre el nombre y apellidos con respecto al documento de identificación. Así por ejemplo deberá realizarse dicha verificación en cuanto a las personas nombradas en los órganos administradores, fiscalías y agentes residentes, entre otros.

c) En los casos en que se detecte que alguno de los comparecientes aparece

como “difunto” a la fecha de celebración del acto notarial, deberá ponerse en conocimiento de tal circunstancia a esta Dirección, a efecto de tomar las medidas pertinentes. Asimismo se consignará el defecto correspondiente.

d) Cuando no existe coincidencia entre la información contenida en el Padrón

Nacional y la indicada en el documento, relativa al nombre o nombres y apellidos de los intervinientes en el acto notarial, deberá señalarse el defecto correspondiente. No obstante en tratándose de personas que se identificaron con más de un nombre, sólo se señalará el defecto en los casos en que la diferencia esté en el primer nombre, no así cuando dicha diferencia sea en los demás. Incluso para los casos en que una persona tenga más de un nombre, si en el Padrón Nacional apareciere con solo uno y este coincida con el primer nombre indicado o viceversa, no se señalará defecto alguno.

e) Al procederse a la captura de la información relativa a los nombramientos

de personas nacionales, bastará indicar su cédula de identidad y automáticamente se cargará su nombre y apellidos, de acuerdo a la información contenida en el Padrón Nacional.

f) Las disposiciones de esta Circular no se aplicarán a los documentos

emanados de Autoridades Judiciales o Administrativas (mandamientos, ejecutorias, entre otros).

Esta Circular se aplicará a los documentos de primer o ulterior ingreso al Registro a partir del día 12 de agosto del año en curso.

23

En virtud de las diversas interpretaciones que se han dado entre los registradores, en relación con la aplicación del artículo 91 in fine del Código de Comercio, se hace necesario emitir la presente circular en aras de establecer un criterio unificado al respecto. El citado artículo 91 establece en lo que interesa:

“Los gerentes y subgerentes no podrán delegar sus poderes sino cuando la escritura social expresamente lo permita. La delegación que se haga contra esta disposición convierte a quien la hace en responsable solidario con el sustitutivo por las obligaciones contraídas por éste. Sin embargo los gerentes o subgerentes podrán conferir poderes judiciales.” (Suplida la negrilla).

En virtud de la redacción de la parte final de la norma antes citada, se ha interpretado erróneamente que lo ahí expresado es una limitación legal en la actuación de los administradores de las Sociedades de Responsabilidad Limitada; es decir, que no pueden dichos personeros otorgar otro tipo de poderes diferentes a los judiciales; sin embargo, para la aplicación correcta de la disposición legal en cuestión, se hace necesario tomar en consideración que la Asamblea General de Socios es el órgano supremo de la S. R. L. y expresa la voluntad colectiva de los socios y rige la vida de la sociedad. Asimismo, en este sentido, doctrinariamente se ha establecido, según Joaquín Garrigues, Curso de Derecho Mercantil, Tomo II, Págs. 253 y 254. Editorial Temis. 1987., que:



PARA:



ASUNTO: Aplicación Del Artículo 91 In Fine Del Código De Comercio

24

“Los administradores de la s.r.l. pueden realizar válidamente todos los actos y negocios jurídicos que, según el uso del comercio, esten incluidos en el círculo de la actividad propia de la sociedad de que se trate, desde el más sencillo acto de gestión hasta el más importante acto de disposición. (…) Los administradores están obligados, ciertamente, a respetar las posibles limitaciones impuestas por los estatutos o por la junta de socios, e incurrirán en responsabilidad frente a la sociedad cuando no las observen. (…) Independientemente de esta representación legal, fundada en la cualidad de órgano administrativo de la sociedad, esta puede conferir apoderamientos a cualquier persona. En esta hipótesis deja de funcionar el principio de la limitación de facultades, y estas se medirán en cada caso por la escritura de poder, debiendo el tercer contratante acudir a la consulta del R. m. o de la escritura social para cerciorarse de los límites exactos de la representación”.

En virtud de lo establecido en la Doctrina y normativa citadas, se les instruye para que en los casos en que en los estatutos de una Sociedad de Responsabilidad Limitada, se incluya la potestad a los administradores (Gerentes y Subgerentes) para otorgar todo tipo de poderes, no se señale defecto alguno, dado que siendo la Asamblea de Socios el órgano supremo de dicha entidad puede facultar a dichos personeros para tales actos. No debe en modo alguno interpretarse lo dispuesto por el artículo 91 in fine antes mencionado, como una limitación a las facultades de los administradores, por el contrario es una facultad que sin necesidad de ser incluida estatutariamente, ya tienen legalmente concedida dichos personeros. Atentamente,

25

En virtud de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta del 19 de agosto último, del Decreto Ejecutivo N° 34691-J, mediante el que se regula la asignación y expedición del documento de cédula de persona jurídica, se les instruye para que a partir de la fecha de rige de dicho decreto, se tomen en cuenta las siguientes disposiciones:

a) Al asignarse automáticamente el número de cédula jurídica de las entidades que se inscriban en el Registro de Personas Jurídicas, no será necesario en adelante realizar su impresión en papel, dado que tanto en el sello de inscripción del respectivo documento como en las certificaciones que emita el Registro constará dicho número.

b) En virtud de que el número de cédula jurídica es un número unívoco de

identificación, que no comprueba la vigencia de la respectiva entidad ni la vigencia de su personería, en adelante la vigencia de dicha identificación será indefinida.

c) De acuerdo a lo indicado anteriormente y considerando que la fecha de rige

del indicado Decreto, lo es diez días después de su publicación, al practicarse la inscripción de documentos relacionados con entidades jurídicas que deban o estén inscritas en el Registro de Personas Jurídicas, a partir del día primero de setiembre del presente año, no se requerirá efectuar la impresión del documento de su cédula jurídica.

El texto del citado Decreto se les está haciendo llegar en forma digital. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y OFICINAS REGIONALES.


ASUNTO: Decreto Asignación Y Expedición De Cédula De Persona Jurídica

26

En acatamiento a las disposiciones contenidas en la Ley Reguladora del Mercado de Seguros (Ley N° 8653 de 07 de agosto de 2008), se les instruye en cuanto a la debida aplicación de la normativa en ella contenida, tal y como se indica a continuación:

A) Actividad aseguradora. La actividad aseguradora solo podrán desarrollarla en el país, las sociedades anónimas y sucursales de entidades aseguradoras constituidas con arreglo a las leyes de otros países que puedan operar en nuestro país, de conformidad con el artículo 226 del Código de Comercio, siempre y cuando cumplan con las disposiciones contenidas en el citado cuerpo normativo.

B) Requisitos especiales para la constitución de entidades jurídicas aseguradoras.

Entre otras entidades jurídicas, tanto las sucursales de entidades extranjeras como las sociedades anónimas que se constituyan con el fin de ejercer la actividad aseguradora y la actividad reaseguradora en el país, deberán cumplir con las disposiciones pertinentes del Código de Comercio para este tipo de personas jurídicas, así como las que se detallan a continuación: 1.- Sucursales de Entidades Extranjeras:

• El objeto debe ser exclusivamente el ejercicio de la actividad aseguradora.

• El capital de la sucursal debe estipularse en Unidades de Desarrollo. • Su constitución y posteriores modificaciones deberán previo a su

inscripción autorizarse por la Superintendencia General de Seguros. De dicha autorización dará fe el Notario Público autorizante de la escritura.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES, OFICINAS REGIONALES.


ASUNTO: Aplicación De La Ley Del Mercado De Seguros

27

2.- Sociedades Anónimas:

• En cuanto a su denominación serán de uso exclusivo de estas entidades, los términos “seguros”, “aseguradora”, “reaseguros”, “aseguramiento”, “sociedad agencia de seguros” y “sociedad corredora de seguros” o análogos, los que podrán indicarse en cualquier idioma, debiendo en tal caso consignarse su respectiva traducción al idioma español.

• El objeto debe ser exclusivo de acuerdo a la actividad a realizar por la sociedad, así:

Sociedades Agencias de Seguros: la intermediación de seguros bajo la figura de agencia de seguros. Sociedades Corredoras de Seguros: la intermediación de seguros bajo la figura de correduría de seguros.

• Su capital será valorado y representado por Unidades de Desarrollo. El capital mínimo para cada entidad jurídica será establecido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero y deberá estar totalmente suscrito y pagado y depositarse en el Banco Central de Costa Rica.

Con el objeto de realizar debidamente el cálculo de los timbres, de acuerdo a las variaciones en los valores diarios de las Unidades de Desarrollo, se requiere ingresar a la página Web (www.sugeral.fi.cr), en la que mensualmente la Sugeval actualizará dichos valores. Si por alguna razón el Registrador no logra ingresar en dicha página, deberá comunicarlo a su Jefe inmediato, con el objeto de poder realizar dicha consulta.

• La Administración estará a cargo de una Junta Directiva integrada al

menos por cinco (5) miembros, entre los cuales necesariamente debe haber un Presidente, un Secretario y un Tesorero.

• Su constitución, las modificaciones a sus estatutos, su cancelación, disolución, liquidación, fusión, transformación o quiebra, deben ser autorizados por la Superintendencia General de Seguros, previamente a su inscripción aspecto del que deberá dar fe el Notario Público autorizante.

C) Autorización para constituir sociedades anónimas para desarrollar la

actividad aseguradora. Para efectos de desarrollar la actividad aseguradora se autoriza a las siguientes instituciones: a.- Las cooperativas, las asociaciones solidaristas, la Caja de Ahorro y Préstamo de la Asociación Nacional de Educadores, la Junta de Pensiones y Jubilaciones

http://www.sugeral.fi.cr

28

del Magisterio y la Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional, para que constituyan en forma conjunta o como accionista cada una de ellas una o varias sociedades anónimas con el objeto social exclusivo de operar como entidad aseguradora. b.- Al INS para que constituya, en forma conjunta con los bancos públicos del Estado, una única sociedad anónima, la cual tendrá como objeto social exclusivo el ejercicio de la actividad aseguradora. c.- Al Banco Popular y de Desarrollo Comunal y al INS para que constituyan, en forma conjunta, una única sociedad anónima, la cual tendrá como objeto social exclusivo el ejercicio de la actividad aseguradora. Para todos los casos de los incisos b) y c) anteriores, al menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de las acciones deberán ser propiedad del lNS. A todas las sociedades que se constituyen de acuerdo a la autorización anterior, se les aplicará en todos sus extremos, lo dispuesto en la Ley de cita para entidades aseguradoras.

D) Autorización al Instituto Nacional de Seguros (INS) para constituir sociedades anónimas para el cumplimiento de sus objetivos.

De conformidad con la reforma integral que el artículo 52 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, hace de la Ley del Instituto Nacional de Seguros, se faculta a dicha entidad para constituir o adquirir participaciones de capital en sociedades anónimas, sociedades comerciales, sucursales, agencias o cualquier otro ente comercial de naturaleza similar, ninguno de los cuales contará con la garantía del Estado, para los siguientes propósitos: “Ejercer las actividades que le han sido encomendadas por ley dentro del país. Dichas actividades comprenden las de carácter financiero, otorgamiento de créditos, las de prestación de servicios de salud y las propias del Cuerpo de Bomberos, el suministro de prestaciones médicas y la venta de bienes adquiridos por el INS en razón de sus actividades”. Se autoriza adicionalmente a los bancos públicos a participar como accionistas de las sociedades anónimas que el INS establezca según lo anteriormente dicho, siempre que el INS se mantenga como socio mayoritaria de dichas sociedades. En razón de esta autorización, el INS puede constituir por sí solo o bien con participación de los bancos públicos, sociedades anónimas con el único objeto de cumplir las actividades que la ley le ha encomendado, lo que no debe confundirse en modo alguno con la actividad aseguradora, es decir no debe contener dentro del objeto social aspecto alguno que involucre el ejercicio de dicha actividad. Por ello estas sociedades deben cumplir las disposiciones contenidas en el Código de

29

Comercio, y no le serán aplicables las disposiciones especiales que la Ley Reguladora del Mercado de Seguros.

E) Ajuste de razones sociales de sociedades anónimas. En virtud de que el uso en la denominación social de los términos seguros”, “aseguradora”, “reaseguros”, “aseguramiento”, “sociedad agencia de seguros” y “sociedad corredora de seguros” o análogos, son de uso exclusivo de las entidades jurídicas reguladas por la Ley antes citada, se concede un plazo de seis meses, contado a partir del siete de agosto del año dos mil ocho, para que las sociedades anónimas inscritas en el Registro, cuyas denominaciones contengan estos términos o similares, ajusten su razón social. Vencido dicho plazo, el Registro Público, de oficio, eliminará los términos improcedentes.

D) Procedimiento técnico para la captura de datos de capitales de las sociedades anónimas constituidas para la actividad aseguradora.

La captura del capital representado por Unidades de Desarrollo, debe realizarse siguiente las siguientes indicaciones: En Tipo de capital: se tomará la opción: Suscrito y pagado. En Clase de Título: se tomará la opción: Unidades de Desarrollo. En Tipo de Moneda: se tomará la opción: No Aplica. El campo de Monto: aparecerá bloqueado. En el campo de Cantidad Emitida: se indicará el número de Unidades de Desarrollo.

Atentamente,

30

Conforme lo dispuesto por los artículos 6, 8 y 9 del Decreto Ejecutivo N° 34691-J publicado en la Gaceta de 19 de agosto último y el artículo 2 de la Ley de Aranceles del Registro Público, para la inscripción de la constitución de una persona jurídica en este Registro y la correspondiente asignación de un número de cédula de persona jurídica no se requiere del pago de los ₡2000 en derechos de Registro, toda vez que, dicho pago se requería para efectos de la impresión de esa cédula jurídica, lo cual ya no se realiza en este Registro, por lo que, en adelante no se deberá cobrar dicho rubro. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y OFICINAS REGIONALES.


ASUNTO: Pago De Derechos De Registro Por Cédula Jurídica

31

De conformidad con lo establecido en la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones, N° 8660 de 13 de agosto de 2008, son empresas del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA), Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL), Compañía Radiográfica Internacional Costarricense S.A. (CRICSA) y las demás empresas que el ICE constituya o adquiera, en ambos casos, con una participación no menor que el 51% del capital accionario, debiendo entender entonces que el ICE podría constituirse en un único socio. El ICE puede constituir y capitalizar empresas, filiales y sucursales, tanto en el territorio nacional como fuera de él. El ICE y sus empresas pueden operar dentro y fuera del país. Cuando se trate de empresas constituidas fuera del territorio nacional, una vez cumplidos los trámites legales respectivos, éstas estarán autorizadas para operar dentro del país, conforme la legislación aplicable y el acuerdo del Consejo Directivo del ICE. Las empresas del ICE podrán constituir o participar en otras empresas, previa autorización del Consejo Directivo del ICE; para ello, serán aplicables a las empresas del ICE las facultades expresamente indicadas en esta ley. La venta de acciones de cualquier empresa del ICE deberá ser autorizada por ley especial de la República. El ICE y sus empresas están autorizados para suscribir alianzas estratégicas, dentro y fuera del país, así como para cualquier otra forma de asociación empresarial con otros entes públicos o privados, nacionales o extranjeros, que desarrollen actividades de inversión, de capital, comerciales, de investigación, desarrollo tecnológico, prestación de servicios y otras relacionadas con las actividades del ICE y sus empresas. El ICE y sus empresas están facultados para suscribir contratos de constitución de fideicomisos de cualquier índole, dentro y fuera del territorio nacional. Las empresas que se constituyan tendrán el plazo que indique el pacto constitutivo y le serán aplicables las disposiciones contenidas en nuestra legislación mercantil.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES DE DEPARTAMENTO, REGISTRADORES, OFICINAS REGIONALES

FECHA: 04 de diciembre del 2008

ASUNTO: Aspectos Registrales De La Ley De Fortalecimiento Y Modernización De Las Entidades Públicas Del Sector Telecomunicaciones

32

Se les comunica que solo tendrán acceso a los archivos físicos:

1- Ubicados en esta Dirección: a- archivos de gestión administrativa: el personal de esta Dirección b- archivos de expedientes administrativos: el personal de esta

Dirección y el de Asesoría Jurídica.

2- Ubicados en la Asesoría Jurídica: a- archivos de gestión administrativa: el personal de esa Asesoría.

3- Ubicados en la Asesoría Técnica:

a- archivos de gestión administrativa: el personal de esa Asesoría.

4- Ubicados en el Área Registral: a- archivos de gestión administrativa: únicamente el Coordinador

responsable de cada archivo. b- archivos de Reconstrucción: solo el personal asignado a

Reconstrucción. c- archivos de expedientes de Asociaciones: el personal del

Departamento de Asociaciones. Esto de conformidad con lo establecido en la “Guía para la auto-evaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y Normas Generales de Control Interno”.



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES, Y COORDINACION ADMINISTRATIVA


ASUNTO: Restricciones De Acceso A Los Archivos Físicos

33

Se les comunica el procedimiento para el préstamo de documentos físicos:

1- Documentos ubicados en esta Dirección: a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y

reciben diariamente): se prestarán al personal de este Registro que acredite su interés y relación en el asunto.

b- Expedientes administrativos:

i. se prestarán al personal de este Registro en los casos en que se relacionen con alguna inscripción.

ii. Se prestarán a los notarios y partes involucradas previa identificación.

c- Expedientes disciplinarios: i. se prestarán al interesado y su abogado debidamente

autorizado.

2- Ubicados en la Asesoría Jurídica: a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y

reciben diariamente): se prestarán al personal de este Registro que acredite su interés y relación en el asunto.

b- Documentos que se encuentren en transito y que correspondan a otro departamento: no son sujetos de préstamo.

3- Ubicados en la Asesoría Técnica:

a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y reciben diariamente): se prestarán al personal de este Registro que acredite su interés y relación en el asunto.


4- Ubicados en el Área Registral:



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES DE MERCANTIL Y DE ASOCIACIONES, Y COORDINACION ADMINISTRATIVA


ASUNTO: Préstamo De Documentos Y Recuperación De Información En Caso De Pérdidas, Extravíos Y Demás Similares

34

a- Documentos derivados de la gestión administrativa (que se envían y reciben diariamente): se prestarán a todos los Registradores.


c- Expedientes de Asociaciones: i. se prestarán al personal de este Registro y del

Departamento de Certificaciones. ii. Se prestarán a los usuarios externos.

En casos de pérdida de información se procederá de la siguiente manera:

• Para los documentos sujetos a trámite en el Registro de Personas Jurídicas: se obtendrán copias de las imágenes digitalizadas y se certificarán para continuar con el trámite correspondiente.

• Para documentos generados de la gestión administrativa: se hará una reimpresión de los mismos y se verificará su entrega. Por tal motivo, se insta a todos los departamentos que forman parte de este Registro a mantener un respaldo digital de la documentación que se gestiona.

• Para documentos recibidos de otros Registros y/o departamentos dentro o fuera de la Institución, se harán las gestiones pertinentes en el remitente de los documentos para solicitar su reposición, para su posterior atención.

Esto de conformidad con lo establecido en la “Guía para la auto-evaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y Normas Generales de Control Interno”.

2

Tabla de Contenido

CIRCULAR DR-PJ 001-2009 ............................................................................................... 2

Marcado De Enteros Bancarios CIRCULAR DR-PJ 011-2009 ............................................................................................... 4

Inscripción De Modificación De Estatutos Y/O Administradores De Entidades Extranjeras

3

Según lo dispuesto por las circulares No. 012-99 de 21 de mayo de 1999 y 023-99 de 05 de noviembre de 1999, es deber de los Registradores consultar, verificar y marcar los enteros adjuntos a los documentos que son presentados para su anotación/inscripción en este Registro. En razón de los adecuados controles, la Institución debe mantener estadísticas sobre los ingresos y egresos de orden financiero, con el respaldo en documentos, dentro de los que se incluyen los enteros, por lo que el cumplimiento estricto de esa función de los Registradores resulta imprescindible para los efectos indicados. Así las cosas, con instrucciones de la Dirección General, el no marcar los enteros como corresponde, se constituye en una falta que es drásticamente sancionada, en razón de las consecuencias nefastas que puede generar a la Institución la omisión de este deber. Se está trabajando en el área técnica con el fin de facilitar los controles sobre el marcado de enteros; sin embargo, si estos controles técnicos no están disponibles para el día 01 de febrero próximo, a partir de dicha fecha, serán los Registradores quienes deberán anotar en una plantilla que se les hará llegar vía correo, el tomo y asiento del documento, el número de entero y el monto pagado por concepto de derechos de Registro, el cual tomarán de la pantalla al realizar la consulta. Esa información deberá ser remitida los días viernes de cada semana al Coordinador respectivo (Jefe de cada grupo de Registradores) vía correo, a efecto de que él sea quien custodie dicha información para efectos estadísticos. Sírvanse proceder de conformidad.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, COORDINACIONES DE DEPARTAMENTO, ASESORIA TECNICA, ASESORÍA JURIDICA, REGISTRADORES


ASUNTO: Marcado De Enteros Bancarios

4

Debido a que en los casos de otorgamiento de poderes o establecimiento de sucursales de entidades domiciliadas en el extranjero, así como en el traslado de sede social de una entidad extranjera a nuestro país, la legislación establece como requisito de inscripción, entre otras cosas, el que se incorporen sus respectivos pactos sociales y sus modificaciones, así como el nombre y apellidos de sus administradores; se hace necesario establecer el procedimiento para la inscripción de los documentos que se presenten conteniendo cambios a dichos estatutos o bien cambio de los administradores de la entidad extranjera, debiendo procederse como se indica seguidamente. Dado que el otorgamiento de un poder, establecimiento de una sucursal o bien el traslado de sede social de una sociedad extranjera, no conlleva la inscripción de los estatutos sociales y de los administradores de dichas entidades, el registro de dichos documentos no genera la captura de dicha información en el sistema automatizado de inscripción; en razón de lo cual, cuando se presentan documentos mediante los que se incorporan reformas o modificaciones al pacto social o cambio de administradores de dichas entidades extranjeras, no es posible realizar su inscripción variando información anterior alguna. Por ello, al inscribir documentos en los que se contenga alguno de los casos dichos, debe realizarse a través del movimiento denominado “Inscripción de Observaciones para Personas Jurídica”, debiendo consignarse como información de la Observación, el cambio de los estatutos y/o administradores.

Por ejemplo: “Por el documento presentado bajo el asiento…… del tomo…. Del Diario, se modifica el capital y los administradores de la poderdante”. “Por el documento presentado bajo el asiento……… del tomo…. Del Diario, se informa acerca del cambio de administradores en la entidad poderdante”.

Es de mérito indicar que la inscripción de este tipo de documentos, no debe confundirse con los relacionados con modificación del objeto o capital de una sucursal en cuyo caso deberá procederse conforme a los movimientos técnicos establecidos para ese fin.



PARA:

SUBDIRECCION, COORDINACION GENERAL, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACIONES, REGISTRADORES Y OFICINAS REGIONALES


ASUNTO: Inscripción De Modificación De Estatutos Y/O Administradores De Entidades Extranjeras

2

Tabla de Contenido CIRCULAR DR-PJ 001-2010 ............................................................................................... 3

Circular DGRN-0001-2010 “Obligación De Revisar Las Inhabilitaciones De Los Notarios A Partir Del 19 De Enero Del 2010”

CIRCULAR DR-PJ 004-2010 ............................................................................................... 7

Circular DGRN-004-2010 “Criterio Registral sobre Traspaso en Propiedad Fiduciaria”

3

Se anexa copia de la Circular DGRN-0001-2010 del 18 de enero del presente año, para su conocimiento. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL.


ASUNTO: Circular DGRN-0001-2010 “Obligación De Revisar Las Inhabilitaciones De Los Notarios A Partir Del 19 De Enero Del 2010”

7

Se anexa copia de la Circular DGRN-004-2010 del 05 de abril del presente año, para su conocimiento. Atentamente,



PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORIA TECNICA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINADORES Y REGISTRADORES DE MERCANTIL


ASUNTO: Circular DGRN-004-2010 “Criterio Registral sobre Traspaso en Propiedad Fiduciaria”

circulares 2005 - registro nacional

Documents