apostila de compras

1. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS

1.1 CONCEITO

Comprar significa: procurar, adquirir e providenciar a entrega erecebimento de materiais, para a manutenção, a expansão e ofuncionamento de uma Empresa.

1.2 OBJETIVOS

A identificação dos objetivos, dependerá do nível de abrangênciaperante a própria Empresa.

É inerente como atividade de linha ⇒ espera ser acionada pelasvárias Unidades da

Empresa.

Filosofia de Atuação ⇒ deve atuar como um órgãoPrestador de Serviços.

Adquirir bens e/ou serviços: na qualidade desejada;

no momento preciso;

pelo menor preço possível;

na quantidade desejada.

1.3 ORGANIZAÇÃO DA ÁREA DE COMPRAS

1.3.1 Centralização / Vantagens

• maior poder de pressão do comprador, junto aofornecedor, em razão de forte economia de escala, nafabricação e venda dos produtos;

• uniformização dos preços entre todas as unidades da Empresa;

• melhor gestão de estoque;

Elaborada por: Wanderley Pimenta - Av. Conselheiro Furtado, no. 3520 apto. 804 – S. Braz – Belém – Pará – Fone:091-xx-242-5261/242-5265 E-mail: [email protected]

4

• homogeneidade dos procedimentos gerais de compras.

1.3.2 Descentralização / Vantagens

• maior afinidade do comprador, com os problemas locais defornecimento;

• maior agilidade no atendimento das necessidades de sua própria unidade;

• maior autoridade e responsabilidade para a administraçãolocal;

COMPRAS

1.3.3 Relações Internas x Externas

• forte relacionamento tanto interno com externo;

• emite e recebe informações de todas as partes;

• é um órgão assessor para todas as unidades da Empresa;

• tem total independência nas suas decisões, porém deve trabalhar coeso na ação com os demais órgãos da Empresa.


5

COMPRAS

Finanças

Transportes

Materiais

Mercado Governo

Marketing

Fornecedores

1.3.4 Compras no Contexto do Planejamento

Tomada de Decisões: — Exigem técnicas mais apuradas— Não podem ser tomadas isoladamente— Tem que fazer parte do contexto

organizacional— Deve refletir o que a Empresa deseja

do Depto. de Compras

Posição Estratégica na — Alta fonte geradora de lucros Empresa: — Deve ser informada sobre tudo o que

se passa naEmpresa;

— Tem que participar da formulação doplanejamento global da Empresa.

COMPRAS

1.3.5 Organograma (Modelo simplificado)


6

Gerente de Compras

CompradorPleno

CompradorPleno

“NÃO PERMITIR QUE ELEMENTOS EXECUTEM AS MESMAS ATIVIDADES,INDEPENDEMENTE DO CARGO QUE OCUPAM”.

Síntese das Funções

— Auxiliar de Compras: Datilografia de PedidosCobrança de PropostasAuxílio ao “Follow-Up”Atendimento Superficial a FornecedoresArquivo em GeralProtocolosElaboração de Pedidos Simples

— Comprador: Negociação com Fornecedores“Follow-Up”Comparação de Propostas

— Comprador Senior: Negociação dos Itens de Valores Significativos

Análise Financeira de Propostas mais Complexas

Desenvolvimento de Produtos / FornecedoresVisitas TécnicasElaboração de Pedidos Complexos

— Gerente de Compras:Planejamento / Organização / Gestão de Pessoal

Orientação Permanente / ControleNegociação Itens Especiais / Relacionam.

Interno e Externo

COMPRAS

1.3.6 Hierarquização de Competências


7

Auxiliar deCompras

Auxiliar deCompras

COMPETÊNCIA DE DECISÕESGerência de Suprimentos

(em US$)

DIRETORIA

DIRETOR

GER.COMPRAS

GER. INDUSTR.

GERENTE

ÁREA

SUPERV. COMPRAS

SUPERV.PCP

SUPERV.ÁREA

REQUISITAR AQUISIÇÃO DE MATERIAIS

- Produtivos:- até 30.000 .............................................................................................................

- de 30.001 até 300.000........................................................................................... - acima de 300.000..................................................................................................

- Improdutivos: - até 2.000 ............................................................................................................... - de 2.001 até 20.000 ............................................................................................ - de 20.001 até 200.000 ....................................................................................... - acima de 200.000..................................................................................................

- Destinados ao Ativo Fixo: - até 1.000 ............................................................................................................... - de 1.001 até 10.000 ............................................................................................ - acima de 10.000....................................................................................................

AUTORIZAR COMPRA DE MATERIAIS (Pedidos)

- Produtivos:

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


8

- até 500 ..................................................................................................................

- de 500 até 2.000................................................................................................................. - de 2.001 até 100.000........................................................................................................... - de 100.001 até 500.000...................................................................................... - acima de 500.000..................................................................................................

- Improdutivos: - até 200 .................................................................................................................. - de 201 até 2.000 ................................................................................................ - de 2.001 até 50.000 ............................................................................................. - de 50.001 até 200.000.......................................................................................... - acima de 200.000.................................................................................................

- Destinados ao Ativo Fixo: - até 800 .................................................................................................................. - de 801 até 20.000 .............................................................................................. - de 20.001 até 150.000 .......................................................................................... - acima de 10.000....................................................................................................

COMPRAS


9

Manual de Normas e Procedimentos

Identificação de Fluxos Padronização de Atividades Treinamento de Pessoal Aprimoramento de Funções

1.4 FLUXO BÁSICO DE UMA ÁREA DE COMPRAS


10

COMPRAS

1.5 MODALIDADES ALTERNATIVAS DE COMPRAS

4.1 Compras de Pequeno valor4.2 Compras em Fornecedores Locais4.3 Compras por Contrato de Fornecimento4.4 Compras de Material Importado4.5 Compras de Material sob Desenho

1.6 QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

1.6.1 Aspectos da Capacitação

1.6.2

Jurídica Comercial Técnica Financeira

1.6.2 Critérios de Pontuação


11

Qualidade = x pontos Preço = y pontos Atendimento = z pontos


12

COMPRASExercício prático:Informar qual a melhor opção de fornecimento, de acordo com os dados abaixo:

1 - Pontuação: Qualidade 40 pontosPreço 35 pontosAtendimento 25 pontos

2 – Dados Estatísticos de fornecimento de 1 kg de ferro fundido:

FORNECEDOR QUALIDADE PREÇO ATENDIMENTO LOTE LOTE

RECEBIDO ACEITO A 30 27 4,50

85% B 42 40 5,50

90% C 25 20 6,00

95%

1o. Passo: Estabelecer o % de aceitação e no. de pontos correspondente ao item QUALIDADE:

% de Aceitação Número de Pontos

Fornec. A: 27 / 30 * 100 = 90%

Fornec. A: 90% * 40 = 36

Fornec. B: 40 / 42 * 100 = 95%

Fornec. B: 95% * 40 = 38

Fornec. D: 20 / 25 * 100 = 80%

Fornec. D: 80% * 40 = 32

2o. Passo: Estabelecer o número de pontos correspondente ao item PREÇO:

Fornecedor A = 4,50 Se A é o menor preço, então: A = 35 pontosFornecedor B = 5,50 Cálculo de B:4,50 x 35 / 5,50 B = 28,6 pontosFornecedor C = 6,00 Cálculo de C:4,50 x 35 / 6,00 B = 26,2 pontos


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3o. Passo: Estabelecer o número de pontos correspondente ao item ATENDIMENTO:

Fornecedor A = 85% Cálculo de A: 85 x 25 / 95 A = 22,4 pontosFornecedor B = 90% Cálculo de B: 90 x 25 / 95 B = 23,7 pontosFornecedor C = 95% Se C é o melhor atendimento, então: C = 25 pontos

ITEM FORNEC. A FORNEC. B FORNEC. CQUALIDADE 36.0 38.0 32.0PREÇO 35.0 28.6 26.2ATENDIMENTO 22.4 23.7 25.0TOTAL DE PONTOS 93.4 90.3 83.2

Será o Fornecedor B, a melhor opção?

Analisar, levando em consideração, a QUALIDADE do Fornecedor B.


14

COMPRAS

1.7 SELEÇÃO DE FORNECEDORES

1.7.1 Quanto ao Aspecto Classificatório

► Classe do Item A B C Quanto aoValor

X Y Z Quanto àEssencialidade

Item tipo X - não interfere na produção ou operação daEmpresa;

Item tipo Y - interfere proporcionalmente;

Item tipo Z - Interfere diretamente. Não pode faltar.

Assim, temos:

1 – Produto que combine as classificações: A e Z

Requer muito cuidado no processo seletivo Considerar capacitações: Comercial

TécnicaFinanceira

2 – Produto que combine as classificações: C e X

Requer muito pouco ou nenhum cuidado no processoseletivo Considerar capacitação: Comercial

1.7.2 Quanto à Capacidade de Produção

Neste caso, deveremos considerar:

As necessidades (quantitativas) da Empresa; Capacidade de produção do Fornecedor ;


15

Necessidades dos demais Clientes deste Fornecedor.

Lembremo-nos que:

COMPRAS

1.7.3 Formas Simples de Seleção

O Comprador recebe a Requisição de Compras e escolhe, aseu livre critério, quais os Fornecedores que apresentarãocotação;

O Comprador recebe a Requisição de Compras e uma Listade Fornecedores

habilitados, indicados pelo Setor de Cadastro deFornecedores; com base nesta Lista, o Compradorselecionará aqueles que apresentarão cotação;

O Comprador recebe a Requisição de Compras e aindicação de Fornecedores que deverão ser consultados.Neste caso, ele não poderá indicar outros Fornecedores;

1.7.4 Consulta à Última Compra

O Comprador deverá considerar o Fornecedor e os parâmetrosda última compra.

1.8 SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS


16

“NENHUM FORNECEDOR VAI PRODUZIR, EXCLUSIVAMENTE, PARA UM ÚNICO CLIENTE”

1.8.1 Solicitação x Apresentação da Proposta Verbal

Tipos de itens: C e X

1.8.2 Solicitação Verbal x Apresentação por Escrito

Tipos de itens: B e Y

1.8.3 Solicitação x Apresentação da Proposta por Escrito

Tipos de itens: A e Z

COMPRAS

1.9 AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS

1.9.1 Dados Mínimos Necessários na Proposta

Descrição do Material Quantidade a ser adquirida Nome do Fornecedor Preço Unitário Impostos Preço Total Condições de Pagamento (*) Prazo de Entrega Validade da Proposta Condições de Reajuste de Preços Custo de Frete, Embalagem, etc. (**)

(*) Condições de Pagamento: DD = Dias da Data


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DFM = Dias Fora o Mês DFQ = Dias Fora a Quinzena DFS = Dias Fora a Semana

(**) Custo de Frete, Embalagem, etc.. FOB = Free on Board CIF = Cost, Insurance, Freight C&F = Cost and Freight

1.9.2 Momento do Pagamento

Antecipado No Pedido Contra-Apresentação À Vista Com Identificação de Prazo = 30; 60; 45;

30/60/90

1.9.3 Quanto à Exeqüibilidade do Preço

FORNEDOR PREÇO UNIT. PAGAMENTO ENTREGA

A 2.750,00 15DDL 40 dias

B 3.225,00 30DDL 30 dias

C 2.990,00 30DDL 25 dias

D 1.550,00 60DDL 30 dias

Dever-se-á adquirir sumariamente do Fornecedor D, em razão domenor preço e da melhor condição de pagamento?

COMPRAS

1.10 ÉTICA NA ÁREA DE COMPRAS

1.10.1 Estabelecer Rodízio entre Compradores

Evitar a convivência permanente com os mesmosVendedores, das mesmas Empresas e sempre dosmesmos tipos de Materiais;

Manter a motivação inicial;


18

Possibilidade de abertura de novos horizontes;

Melhoria do desempenho profissional, em benefícioda organização;

1.10.2 Relacionamento Interno e Externo

Manter postura de confidencialidade com pessoalnão pertencente à Área de Compras;

Manter, permanentemente, atitude de seriedade, norelacionamento, com Fornecedores e demais pessoasexternas à Empresa;

Não fazer solicitações com intuito de proveitopróprio ;

Assegurar a confidencialidade das condiçõescomerciais dos demais Fornecedores e Prestadoresde Serviço;

1.11 COMO OBTER LUCRO EM UMA ÁREA DE COMPRAS

$ Evitar as compras de Emergências$ Estabelecer especificações corretas $ Buscar parcerias com Fornecedores, evitando futuras

falhas$ Identificar e eliminar a burocracia excessiva$ Eliminar ingerências de outras áreas$ Melhorar Negociação e Controlar Ganhos$ Reduzir prazos de entrega $ Reduzir “Lead-time”


19

COMPRAS

2. NEGOCIAÇÃO

2.1 CONCEITO

É o processo através do qual, as partes envolvidas se deslocam desuas posições originais, inicialmente divergentes, para um pontono qual o acordo possa ser realizado.

2.2 ASPECTOS CHAVES EM UMA NEGOCIAÇÃO

▲ Definição conjunta do problema

▲ Consideração dos aspectos tangíveis e intangíveis

▲ Personalidades das negociações

▲ Relacionamento anterior entre as partes

▲ Local da negociação

▲ Criatividade para se encontrar soluções

2.3 PLANEJAMENTO PARA A NEGOCIAÇÃO

▲ Defina suas próprias metas

▲ Antecipe as metas da outra parte

▲ Determine as áreas de provável acordo

▲ Desenvolva alternativas para conciliar áreas de prováveldiscordância

▲ Definir claramente: preço, prazos, qualidade, etc...


20

LEMBRE-SE:

Todos devem ganhar! Sentir-se vencedor - Empresa e Cliente ou Fornecedor. Porisso NÃO ENGANE; NÃO MINTA; NÃO DÊ ORDENS.─

COMPRAS

2.4 FECHAMENTO DA COMPRA / VENDA

No decorrer da negociação, existem vários momentos em que se pode“tentar fechar a compra / venda”. Essa etapa ocorre naturalmente, quandose realizou uma boa abordagem ao Cliente, que realmente necessitado nosso produto.

O fechamento da compra / venda, normalmente ocorre quando fazemosuma pergunta ao Cliente na qual se confirma que ele concorda e vaicomprar o que realmente oferecemos a ele.

Muitas vezes não se tem 100% de certeza de que o Cliente está noponto de fechar a compra / venda. Nesses casos, para se checar,usa-se frases mais ou menos assim:

─ “Se resolvermos o preço, o Senhor leva o produto?”

─ “Tudo bem? Posso mandar preparar o produto para a entrega?”

2.5 DICA

Após o fechamento NÃO continue a “vender” o seu produto.


21

O ACORDO É BOM, QUANDO BENEFICIA AMBAS AS PARTES (GANHA x GANHA)

Trate de amenidades (evite assuntos polêmicos como: religião, política, futebol, etc..).


22

COMPRAS

3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Planejamento de Materiais - A Base do Sistema de Compras de uma Empresa

1. Estimativa com o custo de materiais na Empresa


23

MATERIAIS R$ .........%

PESSOAL R$ ..........%

OUTROS R$ ......... %

TOTAL R% 100 %

Obs.: As despesas com materiais, poderão variar

de 30 a 60% nas despesas da

DESEMBOLSOS ANUAIS

COMPRAS

Quanto melhor a Administração dos Materiais da Empresa, maiseficiente será o desempenho do Departamento de Compras e, porextensão, menor serão os custos com estoque na Empresa emaior o seu lucro.

3.1 Objetivos da Administração de Materiais

Assegurar a maior disponibilidade de material naEmpresa, com menor aplicação de Capital;

Considerar no suprimento do material:- prazo- qualidade- quantidade- preço

Otimizar os custos administrativos da área demateriais;

Otimizar os custos operacionais da área: - transporte


24

O LUCRO DE UMA EMPRESA COMEÇA PELO SEU DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

- estocagem- conservação - distribuição

3.2 Definição dos Objetivos da Administração de Materiais

Para se definir os objetivos da Administração deMateriais, é necessário conhecer:

1.1 A importância da área de Materiais, para osucesso da Empresa;

1.2 As principais funções e tarefas da área;1.3 O inter-relacionamento com outras áreas

COMPRAS

3.3 Definição das Funções da Administração de Materiais

Para se definir as funções da Administração deMateriais, é necessário conhecer: 3.1 Aspectos físicos do material; 3.2 Aspectos administrativos e fiscais; 3.3 Aspectos do fluxo de informações, que devem acompanhar toda

a transação.

3.4 Inter-relacionamento da Administração de Materiais


25


26

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PLANEJAMENTO DE MATERIAIS

RECEBER / ESTOCAR /


27

COMPRAS

PLANEJAMENTO

CONTROLE

COMPRAS

3.5 A Importância do Estoque

Para avaliarmos a importância da presença de um item no estoque, faz-senecessário conhecermos:

5.1 Qual o custo para a Empresa, de um dia de parada de produção,quando falta material?

5.2 Quanto representa para a Empresa, o volume de descontos que elapode obter dos Fornecedores, quando um bom Planejamento deCompras de Materiais, evita compras de emergência e evita o volumeplanejado de produção?

5.3 Qual o significado da economia de mão-de-obra que se obtém, quandoa organização dos estoques acompanha os processos da Organização?


28

“DEVEMOS BUSCAR A ENTENDER, ASPOSSIBILIDADES DE OTIMIZAÇÃO DA ÁREA DEPLANEJAMENTO DE COMPRA DE MATERIAIS,VISTO QUE, INFLUENCIANDO DIRETA OUINDIRETAMENTE EM TODAS AS ÁREAS DAEMPRESA, SIGNIFICA QUE O SEU BOM OU MAUDESEMPENHO TEM, NORMALMENTE, GRANDESCONSEQÜÊNCIAS PARA A EMPRESA”.

COMPRAS

3.6 PLANEJAMENTO DE NECESSIDADES DE MATERIAIS

Para estabelecermos as Necessidades de Compra deMateriais, é necessário, em primeiro lugar, que seconheça a natureza do tipo de demanda do ítem.

3.6.1 Tipos de Demanda

Segundo a natureza do item, sua demanda poderá ser:

1. demanda dependente2. demanda independente

Para a demanda dos itens dependentes, a Gestão deverá ser feita utilizando-se a técnica de MRP (Planejamento de Necessidades de Materiais).

Para a demanda dos itens independentes, a Gestão deverá serfeita utilizando-se técnicas estatísticas (de maior ou menorgrau), conforme as necessidades da Empresa.

Características da Demanda Dependente:

derivada de um outro item / evento componentes de um produto materiais aplicados em uma obra materiais usados em manutenção preventiva produtos em uma Central de Distribuição para filiais


29

Características da Demanda Independente:

não relacionada com outro item / evento produtos acabados itens de manutenção corretiva

COMPRAS

3.6.2 A Previsão da Demanda

Previsão da Demanda dos Itens Dependentes - MRP

A aquisição é efetuada, considerando-se a Quantidade a Produzir de umdeterminado produto e o percentual de participação de cada item naquele produto.

Vamos supor que desejamos produzir-se 1.000 T do produto X, que, para sua elaboração, apresenta a seguinte composição:

Item A 25%Item B 15%Item C 30%Item D 40%Item E 20%

Logo, a quantidade a entrar no processo, seria:

Item A 25% x 1.000 = 250 TItem B 15% x 1.000 = 150 TItem C 30% x 1.000 = 300 TItem D 40% x 1.000 = 400 T


30

Item E 20% x 1.000 = 200 T

Para determinarmos as quantidades a comprar de cada item, necessitamos conhecer a situação de cada item no estoque. Assim, ao consultarmos a ficha de cada item, encontramos, por exemplo, a seguinte situação:

ITEM ESTOQUE DE QUANTIDADE NO REQUISIÇÃO DESEGURANÇA ESTOQUE COMPRAS (RC)

A 50 100 0 B 30 50 50 C 60 80 100 D 80 80 0 E 40 60 0

Aplicando-se a fórmula do MRP (Lógica do Algoritmo), teremos:

QC = (% do Item x Quantidade a Produzir) + ES - ESTOQUE– RC

QC(A) = (25% X 1.000) + 50 - 100 - 0 = 200

QC(B) = (15% X 1.000) + 30 - 50 - 50 = 80

QC(C) = (30% X 1.000) + 60 - 80 - 100 = 180

QC(D) = (40% X 1.000) + 80 - 80 - 0 = 400

QC(E) = (20% X 1.000) + 40 - 60 - 0 = 200


31

COMPRAS

Previsão da Demanda dos Itens Independentes - Técnicas estatísticas

A aquisição é efetuada, considerando-se um determinado Consumo Médio, à partir do registro histórico do consumo daquele item.

Em função desse histórico, a forma de demanda poderá ter um dos seguintes formatos:

Forma de Eixo ou Gráfico de Serra

Com este formato, a reposição é efetuada no nível PR (Pontode Ressuprimento).As quantidades retiradas, variam intermitentemente (85, 120,70,...)

Forma de Forjado


32

PR

ES

T

E

ES

T

E

Com este formato, a reposição é efetuada no nível ES (Estoquede Segurança).

As quantidades retiradas, são conhecidas e padronizadas(100, 100, 100,...).


33

COMPRAS

Estabelecendo considerações sobre:

Estoque de Segurança

Lote de reposição

Tempo de Reposição

Ponto de Reposição Simples (Atingiu o nível, ressupre)

E = Estoque Disponível

ES = Estoque de Segurança

PR = Ponto de Reposição

D = Demanda ou Consumo Médio Mensal (CMM)

TR = Tempo de Reposição ou Prazo Médio de Recebimento (PM)

IR = Intervalo de Ressuprimento ou Intervalo de Cobertura (IC)

Q = Lote de Reposição


34

E

PR

ES

IR

TR

t

Q

PR = ES + (D x TR)

Q = D x IR

COMPRAS

Uma outra forma de calcularmos os níveis de estoque, pode serrepresentado pela seguinte parametrização:

E(Max) = Estoque Máximo ou Estoque Disponível (E)

ES = Estoque de Segurança

PR = Ponto de Reposição

CMM = Consumo Médio Mensal ou Demanda

PM = Prazo Médio de Recebimento ou Tempo de Reposição (TR)

IR = Intervalo de Cobertura ou Intervalo de Ressuprimento (IR)

Exercício:Calcular os estoques máximo, mínimo e de reposição, considerando:


35

E(max) = [(PM x k) + PM + IC] x CMM

PR = [(PM x k) + PM] x CMM ou:

ES = PM x k x CMM ou:

Consumo Médio Mensal = 1 (uma unidade por mês)Prazo Médio de Recebimento = 4 mesesIntervalo de Cobertura = 3 mesesMédia de dias de atraso (k) = 12 dias => 0,4 do mês (12/30

= 0,4)

COMPRAS

Na previsão de demanda, devemos ainda considerar:

1. FUTURO INDEPENDE DO PASSADO

Nesse caso, efetuar seguintes técnicas, depreferência, combinadas: Pesquisa de Mercado Integração com Clientes / Vendedores Indicadores Setoriais / Macroeconômicos

2. PASSADO É O MELHOR INDICATIVO DO FUTURO

Nesse caso, atuar utilizando-se: Técnicas Estatísticas

3. ELEMENTOS DA DEMANDA Sazonal Tendência Irregular Eventual


36

4. ESTATÍSTICA Média Aritmética Média Ponderada Médias Móveis Mínimos Quadrados Curvas de Sazonalidade Fórmulas Simples

Uniforme Sazonalidade Uniforme Tendência Sazonalidade Sazonalidade com Tendência

5. HISTÓRICO PARA PREVISÕES Saídas Saídas Técnicas nas Faltas Correção de Dias Úteis no Mes

Desconsiderar: Saídas anormais Saídas promocionais Crises / greves

COMPRAS

CÁLCULO DA DEMANDA

MÉDIA ARITMÉTICA

Exemplo:

Item = 2121.4213 - 4

PERÍODO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET

CONSUMO 17 20 14 20 8 5 26 32 14


37

TOTAL DOTRIMESTRE 51 54 42 33 39 63 72

MÉDIAARITMÉTICA 17 18 14 11 13 21 24

MÉDIA MÓVEL TRIMESTRAL 17 17.5 16.3 15 14.6 15.7 16.8


38

COMPRAS

3.7 NÍVEIS DE ESTOQUE - CONCEITOS DE MANUTENÇÃO

PRINCIPAIS ARGUMENTOS PARA AUMENTAR O NÍVEL DOS ESTOQUES

Maiores estoques, menor probabilidade de falta;

Clientes terão mais chances de receberem os itensno exato momento das suas compras;

Vendas e lucro aumentam;

Probabilidade de no futuro, os clientes fazerem compras adicionais.

=

PRINCIPAIS CUSTOS DE SE MANTER ESTOQUES EM NÍVEIS MAISELEVADOS

Aumento de exigência de capital, para financiar estoqueadicional;

Instalações para armazenar estoque adicional;

Maior obsolescência;

Investimentos em equipamentos;

Mão-de-obra para trabalho burocrático;

Armazenamento;


39

MAIOR ESTOQUE MELHOR SERVIÇO

Embalagens;

Limpeza e proteção do estoque;

Seguro.

COMPRAS

Faltas freqüentes de materiais;

Falta de espaço para armazenamento

Atrasos freqüentes no atendimento das solicitações

Baixa rotatividade dos estoques

Grande número de compras urgentes;

Grande flutuação de Capital de Giro, empregado nosestoques;

Atritos freqüentes entre o pessoal da empresa porproblemas de material.

Redução das compras de emergência


40

SINTOMAS DE UMA GESTÃO DE ESTOQUES INEFICIENTE

REFLEXOS DE UMA GESTÃO DE ESTOQUES EFICIENTE

Redução nas perdas, devido à obsolescência

Cumprimento dos prazos de entrega

Maior giro dos estoques

Melhor serviço ao Cliente / Usuário

COMPRAS

3.8 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

3.8.1 CUIDADOS NO CADASTRAMENTO

Múltiplo Critério Classificatório

Codificação

— Item Significativo x Não Significativo— Dígito Verificador— Alfa Numérico x Numérico

Descrições

— Padrão de Descrição— Sumariada— Especificação Técnica


41

Referência de Fabricantes

Aplicação

Informações para Gestão

— Demandas Previstas— Criticidade— Quantidades mínimas por Retiradas— Sugestão de Estoque (ou não)

3.8.2 CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO TIPO DE APLICAÇÀO

3.8.2.1 Quanto ao Tipo— Matéria-prima— Componentes— Material em Processo— Produto Acabado— Material para Operação— Material para Manutenção— Material de Expediente

COMPRAS

3.8.2.2 Quanto ao Valor

É determinado pela Curva A B C.Exemplo:

Classe No. de Itens Valor A 5% a 15% 60% a 90% B 20% a 30% 10% a 30%

C 55% a 75% 5% a 10%

3.8.2.3 Quanto à Criticidade


42

Determinando a acuracidade do item:ITEM SISTEMA

(INFORMADO)FÍSICO

(CONTADO)PERCENTUALDE ACERTO

0225 – 0 125

125

100,00%

1576 – 1 1.066

1.066

100,00%

3023 – 2 45

43

95,50%

4255 – 3 456

457

100,21%

4276 – 4 6.789

6.788

99,98%

5455 – 5 2

2

100%

5678 – 6 345

336

97,39%

5980 – 7 678

655

96,61%

TOTAIS: 9.506

9.472

99,64%

COMPRAS


43

3.9 CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

3.9.1 OBJETIVOS

Desenvolver métodos de codificação para, de uma maneirasimples, racional, metódica e clara, identificar osmateriais;

Definir instruções técnicas de Controle de Estoque eCompras, indispensáveis ao bom desempenho das unidadesde trabalho;

Permitir as atividades de Gestão de Estoques e Compras;

Facilitar a padronização de materiais;

Evitar duplicidade de itens em estoque;

Facilitar o controle contábil dos estoques.

3.9.2 PRINCÍPIOS DA CODIFICAÇÃO

Dividir o universo de materiais em grandes grupos, de acordocom a sua classificação, numerando-os de 01 a 99;

Exemplo: 01 - material de escritório02 - material de segurança12 - material elétrico15 - metais, etc....

Dividir os grupos em sub-grupos de materiais comcaracterísticas semelhantes e genéricas, numerando-os de 01 a99;

Exemplo: do grupo 15 – metais, dividimos:

01 - metais ferrosos02 - metais não ferrosos

Dividindo-se o novo sub-grupo, teremos:


44

Exemplo: do grupo 1502 – metais não ferrosos, poderemos dividirem:

01 - bronze02 - latão03 - chumbo04 - antimônio, etc....

COMPRAS

O último grupo de números, será o identificador do material,representado pela seqüência crescente de 001 a 999;

Exemplo: do grupo 150203 – metais - não ferrosos - chumbo, temos:

001 - chumbo em lingote.002 - chumbo em lençol de 0,50m de largura x

3,18mm (1/8”) de espessura.003 - chumbo em lençol de 0,50m de largura x

4,86mm (3/16”) de espessura004 - chumbo em lençol de 0,50m de largura x

6,35mm (1/4”) de espessura antimônio, etc....

3.9.3 Montagem do Código

Material: chumbo em lençol de 0,50m de largura x 3,18mm (1/8”) de espessura.

Código: 15 02 03 002


45

Grupo : MetaisSub-grupo : Metais não Ferrosos Classe : Chumbo

COMPRAS

3.10 PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS

3.10.1 OBJETIVOS

Diminuir o número de itens em estoque; Simplificação dos materiais; Permitir as compras em grandes lotes; Diminuir o volume de trabalho do Compras; Diminuir os custos de estocagem; Reduzir a quantidade de itens estocados; Substituir materiais de preços elevados por outros de

menor preço; Adquirir os materiais com maior rapidez; Evitar a diversificação de materiais de mesma aplicação; Economizar nos consertos e substituição de peças; Obter maior Qualidade e Uniformidade.

3.10.2 NORMAS PARA PADRONIZAÇÃO

3.10.2.1 Levantamento de Dados• Catálogo de Materiais• Almoxarifados


46

Número identificador

• Usuários• Compras

3.10.2.2 Simplificação • Verificar se o material realmente apresenta

interesse para a padronização; • Analisar se as informações fornecidas pelos

setores que procederam os levantamentos de dados,foram obtidos de forma eficiente;

• Solicitar os teste, se for o caso, a seremefetuados pelos órgãos técnicos e demais setoresenvolvidos, de forma a se obter todas asinformações necessárias para a perfeitasimplificação dos materiais;

• Com as informações e resultados dos testes, oSetor de Planejamento de Compras e os órgãosenvolvidos, preencherão o Relatório deSimplificação de Materiais, definindo o material aser padronizado.

3.10.2.3 Especificação do Material Padronizado • Ser clara, precisa e concisa; • Fornecer todos os elementos necessários a

facilitar o recebimento do material;• Não conter características desnecessárias que

aumentem o preço do material e a dificuldade desua aquisição;

• Evitar, com a descrição do material, a restriçãodo número de concorrentes;

• Corresponder às especificações comerciais eindustriais de uso corrente.

COMPRAS

3.11 AVALIAÇÃO DE PERFORMANCE

3.11.1 QUANTO AO INVESTIMENTO

Estoque Médio


47

Σ EEM = N

Cobertura (Base Futuro)

Cobertura (Base Passado)

Giro (Base Anual)

N = Número de períodos DP = Demanda PrevistaE = Estoque no Período DR = Demanda Real (anual)EM = Estoque Médio DM = Demanda MédiaΣ E = Somatório dos Estoques

COMPRAS


48

C = N

E = DP1 + DP2 + DP3 + ....+ DPN

EC =

DM

Σ DRG =

EM

3.11.2 QUANTO AO ATENDIMENTO

Nível de Serviço (por encomenda)

Nível de Serviço (do Estoque)

ITENS DIAS ÚTEIS TOTAIS

S T Q Q S S T Q Q S S T Q Q S S T Q Q S 20

1755 X X X X X X X X X X X X X X X 15

4321 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 20

6969 X X X X X X X X X X X X X X X X X X 18

8118 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 20

9536 X X X X X X X X X X X X X 13

TOTAIS 86

X = Dias com estoque > 0 (zero)


49

PEDIDOS ATENDIDOS NA DATA PROMETIDA

NS = x 100

PEDIDOS PROMETIDOS

OCORRÊNCIA DE ITENS C/ ESTOQUE NO PERÍODO

NS = x 100 DIAS ÚTEIS x No. DE ITENS

COMPRAS

AVALIAÇÃO DE PERFORMANCE

3.11.3 QUANTO À CONFIANÇA NOS CONTROLES

Nível de Exatidão nos Estoque

Lucratividade do Investimento

LUCRO = VENDAS - CUSTOS

INVESTIMENTO = IMOBILIZADO + DISPONÍVEL + ESTOQUE


50

NÚMERO DE INFORMAÇÕES

CORRETASACURACIDAE = x 100 NÚMERO DE INFORMAÇÕES

L U C R O

RETORNO SOBRE = x 100O INVESTIMENTO INVESTIMENTO


51

apostila de compras

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