DOCTRINA 2011MINISTRO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO Juan Carlos Echeverry Garzón
CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN
Pedro Luís Bohórquez Ramírez
Miryam Marleny Hincapié Castrillón
SUBCONTADORA DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN Alvaro Enrique Herrera Guayara
SUBCONTADOR DE CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Juan Guillermo Hoyos Pérez
SECRETARIO GENERAL Jaime Aguilar Rodríguez
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Y NORMAS Rocío Pérez Sotelo- Coordinadora Freddy Armando Castaño Pineda
Carlos Alberto Prieto Suárez Ámbar Yelín Figueroa Leguizamón
Martha Liliana Arias Pérez Martha Rubiela Granados Molina Germán Eduardo Espinosa Florez
Hernán Pulgarín Giraldo
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DOCTRINA Y CAPACITACIÓN Eduardo Vidal Díaz – Coordinador
Maria Isabel Valenzuela Rojas Cleveland Evans Bernard
Juan Fernando Mejia Beatriz Helena Ávila Hernández
Elizabeth Muñoz Hernández John Edward Torres Pinilla
María Faustina Sánchez Nhora Ortiz Sánchez
Zulay Viviana Muñoz Galván
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PRESENTACIÓN
La Contaduría General de la Nación –CGN- ente regulador en materia de contabilidad Pública en Colombia, ha expedido el Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 354, de 2007, el cual está conformado por tres componentes: Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos y Doctrina Contable Pública, como instrumentos de normalización y regulación de la contabilidad pública para todos los usuarios del área financiera de las entidades contables, la academia, los estudiantes y demás personas interesadas en conocer la definición y aplicación de las normas contables públicas y la revelación que debe acompañar a los estados contables en las notas tanto de carácter general como específico. La búsqueda constante de uniformidad, consistencia y coherencia en el proceso de normalización y regulación conduce a la expedición de la Doctrina Contable Pública que contiene los conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación. Tales conceptos surgen de la interpretación de las normas contables que resuelven situaciones fácticas que se presentan en el desarrollo del proceso contable de los entes circunscritos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública o como respuesta a la necesidad de pronunciamientos por parte del ente regulador, conceptos que tienen fuerza vinculante para las entidades públicas. En tal sentido, la Doctrina Contable Pública se convierte en una herramienta de consulta para los distintos usuarios de la información contable pública, ya que les permite conocer criterios para la aplicación de las normas contables de cara a la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas. Por otra parte y de manera paralela a esta herramienta, la Cátedra Nacional de Contabilidad Pública “Edgar Fernando Nieto Sánchez” contribuye al proceso de consolidación de la cultura contable pública, la que se ha convertido en el mecanismo de interacción de la Contaduría con la academia, al contribuir con la formación en aspectos conceptuales y procedimentales promoviendo un espacio de reflexión entre los docentes, estudiantes y profesionales que se desempeñan en el sector público. Es así, como la Contaduría General de la Nación continua generando espacios de discusión y retroalimentación que enriquecen las metas alcanzadas en la regulación lo que permite proyectar nuevas normas frente a las necesidades de los usuarios y el entorno en el que se desempeñan. Finalmente y con el ánimo de asegurar la permanencia y calidad de los productos, la Contaduría General de la Nación propende permanentemente a desarrollar su quehacer bajo la perspectiva del Sistema de Gestión de la Calidad, y al efecto se obtuvo en el año 2011, la ratificación de la certificación en las normas ISO 9001:2008 y NTC GP1000:2009 con reconocimiento internacional IQNet, lo que constituye mayor compromiso hacia la presentación de cuentas claras que redunden en la consolidación de un estado más transparente.
PEDRO LUÍS BOHÓRQUEZ RAMÍREZ Contador General de la Nación
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INTRODUCCIÓN
A continuación, se presentan los criterios que deben tenerse en cuenta para consultar y comprender la estructuración de la doctrina contable pública expedida por la Contaduría General de la Nación. Estructura de los conceptos que componen la Doctrina Los conceptos que conforman la Doctrina están conformados por la clasificación temática, identificación, antecedentes, consideraciones y conclusiones, así: • Clasificación temática. Determina y define los criterios básicos y descriptores, requeridos para
la adecuada clasificación de la Doctrina Contable Pública, expedida por la Contaduría General de la Nación
La clasificación temática se realiza a través de los descriptores (Categoría, Subcategoría, atributos específicos) que son las denominaciones que se asignan a cada uno de los criterios básicos (Título- Tema y Subtema) y que permiten a los profesionales encargados de resolver las consultas determinar el problema general consultado y el tratamiento contable o contexto en el que se circunscribe la respuesta. Así mismo, orientan al usuario de la Doctrina Contable Pública, en el proceso de búsqueda y consulta de los asuntos de su interés.
Definición de la CATEGORÍA que identifica el TÍTULO
Es el primer nivel de la estructura taxonómica y determina el filtro que da origen a los grandes capítulos de la Doctrina compilada, en los cuales se clasifican los conceptos armonizadamente con la estructura general del Régimen de Contabilidad Pública, y corresponden a la denominación de los TÍTULOS.
Las Categorías son: Régimen de Contabilidad Pública (RCP), Marco conceptual, Catálogo General de Cuentas, Procedimientos de contabilidad pública y de control interno contable e Instructivos contables.
Definición de SUBCATEGORÍA que identifica el TEMA
Es el segundo nivel de la estructura taxonómica de la Doctrina compilada y corresponde a divisiones que se desagregan de las Categorías, particularizando los criterios definidos en el RCP con la situación planteada por los consultantes, y corresponden a la denominación de los TEMAS.
Definición de ATRIBUTOS ESPECÍFICOS que identifican el SUBTEMA.
Son el tercer nivel de la estructura taxonómica de la Doctrina compilada, y corresponden a una descripción particularizada del (los) asunto(s) de los que se ocupa un concepto determinado, y corresponden a la denominación de los SUBTEMAS.
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Las situaciones consultadas por los usuarios, durante la vigencia 2010, se clasifican en los siguientes Títulos y Temas:
TÍTULO TEMA
PGCP
1. Caracterización del entorno del sector público colombiano 2. Entidad Contable Pública 3. Usuarios de la Contabilidad Pública 4. Proceso Contable 5. Normalización y Regulación de la Contabilidad Pública 6. Propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública 7. Objetivos de la Información Contable Pública 8. Características Cualitativas de la Información Contable Pública 9. Principios de Contabilidad Pública 10. Normas técnicas de contabilidad pública 10.1 Normas técnicas relativas a las etapas de
reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales
10.1.1 Normas técnicas relativas a los activos 10.1.2 Normas técnicas relativas a los pasivos 10.1.3 Normas técnicas relativas al patrimonio 10.1.4 Normas técnicas relativas a las cuentas de actividad
financiera, económica, social y ambiental 10.1.5 Normas técnicas relativas a las cuentas de orden 10.1.6 Normas técnicas relativas a las cuentas de presupuesto
y tesorería 10.2 Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes
y libros de contabilidad 10.3 Normas técnicas relativas a los estados, informes y
reportes contables 10.4 Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al
cierre
CUENTAS
Denominación de cuenta, grupo o clase, dependiendo de lo que se haya empleado en las conclusiones, guardando la siguiente estructura:
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1. Activos 2. Pasivos 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Gastos 6. Costos de ventas y operación 7. Costos de producción 8. Cuentas de orden deudoras 9. Cuentas de orden acreedoras 0. Cuentas de presupuesto y tesorería 1. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las inversiones e instrumentos derivados con fines de cobertura de activos 2. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto predial a favor de las corporaciones autónomas regionales y áreas metropolitanas 3. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo 4. Procedimiento contable para reconocimiento y revelación de los recursos naturales no renovables y de las inversiones y gastos relacionados con estos recursos 5. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias 6. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los activos intangibles 7. Procedimiento para el registro contable de las operaciones derivadas del cumplimiento de garantías y de la asunción de obligaciones crediticias originadas en operaciones de crédito público 8. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados 9. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales 10. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales 11. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de la actualización de bienes, derechos y obligaciones sobre la base del costo reexpresado 12. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los recursos de los fondos de salud
D. PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
CONTABLE
13. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones realizadas por las instituciones prestadoras de servicios de salud-IPS
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14. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones originadas en contratos para la operación y gestión de servicios públicos domiciliarios 15. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los subsidios y contribuciones por parte de las entidades contables públicas prestadoras de servicios públicos domiciliarios 16. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surgen como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión 17. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de la ejecución de proyectos de inversión financiados con recursos reembolsables, no reembolsables y de contrapartida 18. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las actividades realizadas conjuntamente 19. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pública participa como fideicomitente 20. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las concesiones de la infraestructura de transporte 21. Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y ambiental a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública-CHIP 22. Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos 23. Procedimiento relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable 24. Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal
25. Procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación
E. INSTRUCTIVOS CONTABLES
F. BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS
Depende del aspecto particular consultado
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En cuanto a la ubicación de los conceptos en el texto consolidado, es conveniente precisar que se realizó de acuerdo con el orden establecido en la tabla anterior, y al tratarse de consultas que requirieron más de una clasificación, el concepto se incorporó en la primera que se mencionó allí, en tanto que las que le siguen se mencionan en la tabla de contenido clasificadas, pero remitiendo a la página en que quedó incorporado el concepto. • Identificación. Contiene la información clara y precisa del consultante; allí se identifica el
nombre de la persona y la entidad a la que pertenece. • Antecedentes. Constituyen la especificación de una pregunta o del problema que enfrenta un
consultante. En el caso de preguntas múltiples sobre diferentes temas o subtemas, las preguntas se enumeran.
• Consideraciones. Son el conjunto lógico de argumentos y fuentes económicas, jurídicas y
regulativas que soportan conceptual u operativamente un hecho, transacción u operación económica, social y ambiental de uno o varios entes contables públicos. Normalmente, recogen el conjunto de los argumentos que permitirán concluir una propuesta de tratamiento contable por lo tanto, se mantiene una estrecha correlación entre los antecedentes y las consideraciones, y entre éstas y las conclusiones.
Cuando una consulta implica o incluye varios temas, las consideraciones identifican y distinguen estos temas, para desarrollar el planteamiento lógico de cada uno por separado. Cada tema se enumera, en consonancia con la numeración que se establezca en los antecedentes.
• Conclusión. Constituyen la respuesta final a una consulta contable. Se caracterizan por ser
claras y precisas y recogen específicamente el tratamiento contable a seguir frente a transacciones, hechos u operaciones. Se deducen y soportan en las consideraciones y resuelven, de fondo, los problemas planteados en los antecedentes.
Cuando hay varios temas consultados, las conclusiones siguen el mismo orden de la presentación de los antecedentes y las consideraciones. Contienen, además, una manifestación expresa del carácter vinculante de las respuestas de la Contaduría General de la Nación a las consultas.
De otra parte, para efectos de consulta de este documento, debe tenerse en cuenta lo establecido en la Resolución 237 del 20 de agosto de 2010, expedida por la Contaduría General de la Nación, la cual en su artículo 8º indica: “A partir de la aplicación de esta resolución, todas las expresiones “Bienes de beneficio y uso público”, contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública, deben entenderse como “Bienes de uso público”.
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CONCEPTO 20115-154058 del 30-05-11
Tema 1.1 Estructura Básica del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Obligatoriedad de aplicar las disposiciones del manual de procedimientos contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública
Señor PEDRO ANTONIO MENESES OVALLOS Ocaña – Norte de Santander ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20115-154058, en la cual consulta sobre las consecuencias que para una Entidad Territorial, conlleva el no cumplimiento de los procedimientos contables establecidos en el Manual de Procedimientos. Sobre el particular, este despacho se permite dar respuesta en los siguientes términos: CONSIDERACIONES En lo relacionado con la inquietud objeto de la consulta, es de tener en cuenta las disposiciones normativas aplicables al tema, así: El artículo 354 de la Constitución Política establece que “Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría. Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, (…)” .(Subrayado fuera de texto) Por su parte, la Ley 298 de 1996, en lo aplicable al tema consultado, establece: “Art. 7º_ El Sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública. (…) Art.10º- Contabilidad Pública. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública, comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier
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otra entidad que maneje o administre recursos públicos y solo en lo relacionado con estos” (Subrayado fuera del texto) A su vez, la Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 354 de 2007, establece: “Artículo 1º. Adoptase el Régimen de Contabilidad Pública que está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico. (…) Artículo 3º.”El manual de procedimientos está conformado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables.” (…) Articulo 5º: “El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. (…)”. (Subrayado fuera del texto) Respecto a las consecuencias que pudieren derivarse para una entidad, del no cumplimiento del Manual de Procedimientos contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, es de atender lo dispuesto en: Ley 43 de 1990, por la cual se reglamenta la profesión del contador público, que en el artículo 10º, indica: “De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. Parágrafo. Los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes”. (Subrayado fuera de texto) Por su parte, el Código Disciplinario Único expedido mediante la Ley 734 de 2002, en el Libro II, Parte Especial, en el numeral 52 del artículo 48, describe como Falta Gravísima “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”. (Subrayado fuera de texto) CONCLUSIÓN Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, para el caso consultado se concluye lo siguiente: En primer lugar, en atención a lo dispuesto en el Art. 354 de la Constitución Nacional, corresponde a la Contaduría General de la Nación-CGN, la función de regular y reglamentar las disposiciones en materia de información contable pública que deben ser aplicadas por las entidades del sector estatal, a fin de que tal información cumpla con los requisitos de calidad exigidos en su obtención y presentación.
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RÉGIMEN DE CONTABILIDAD
TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1. Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Inviabilidad de aplicar el Régimen de Contabilidad Pública en la Corporación Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica “Proimagenes en movimiento”
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CONCEPTO 20112-151507 del 28-02-11
TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA Tema 1.1. Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública
1 Subtema 1.1.1 Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública la Empresa Mixta
Municipal de Servicios Públicos EMS S.A. E.S.P
Doctor JHON JAIRO VILLA RAMÏREZ Gerente General Empresa Mixta Municipal de Servicios Públicos EMS S.A. E.S.P. Salamina - Caldas ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20112–151507 remitida a esta entidad por el doctor Luís Fernando Villota Quiñones Subdirector de Fortalecimiento Institucional Territorial de la Dirección General de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin de atender los puntos 3 y 4, en los cuales solicitan información relacionada con: 3) El plan de cuentas que debe implementar este tipo de empresa ¿debe ser público o
privado? 4) De ser positiva la anterior pregunta, ¿a qué entidades se deben reportar los informes
contables? Atendemos su solicitud en los siguientes términos: CONSIDERACIONES La Empresa Mixta Municipal de Servicios Públicos EMS S.A. E.S.P. fue creada mediante el Acuerdo No. 005 de 21 de noviembre de 2005, “Por medio del cual se autoriza al Alcalde Municipal de Salamina Caldas, para la constitución de una Empresa de Servicios Públicos Mixta” dicha empresa se conforma como una empresa de economía mixta de servicios públicos domiciliarios, con una participación del 51% del Municipio como una S. A. , para atender la prestación de los servicios públicos domiciliarios de aseo, acueducto, alcantarillado, energía eléctrica, distribución de gas combustible, telefonía rural en cualquier lugar del país o en el exterior. El artículo 5º de la Resolución 354 de 2007 expedida por la CGN, establece que “El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta (50%) por ciento del capital social. El ámbito de aplicación de dicho régimen también incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en la Administración Cooperativa de entidades de Salud de Caldas y Quindío-COODESCA
TÍTULO 1. 2.
Tema 1.1 1.2
1475 Deudas de difícil cobro 5304 Provisión para deudores Normas técnicas relativas a los activos / Deudores
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Subtema 1.1.1 Tratamiento contable de la cartera vencida a más de 360 días, por parte
de la Administración Cooperativa de Entidades de Salud de Caldas y Quindío, COODESCA
Doctora LUZ MIRELLA GÓMEZ GIRALDO Profesional Especializado Control Fiscal Macro Contraloría General de Caldas Manizales -Caldas ANTECEDENTES Me refiero a su correo electrónico radicado con el expediente 20113-152476, en el cual hace referencia al hallazgo por parte de la Contraloría en los siguientes términos: “COODESCA a 31 de diciembre de 2009, reporta en la contabilidad el valor de $234.418 miles por concepto de cartera vencida a mas de 360 días. Según relación del área de cartera de la cooperativa al 9 de septiembre de 2010 la cartera superior a 360 días suma $574.119 miles. No obstante lo anterior, COODESCA no incorpora en la contabilidad, la cuenta de Deudas de Difícil Recaudo, al igual que clasifica en el Balance a 31 de diciembre de 2009 la totalidad de los deudores como activo corriente, situación que no es cierta; desdibujando la realidad de algunos de los indicadores de liquidez presentados por la entidad como son el capital de trabajo, razón corriente, prueba acida entre otros”. También informa la Contraloría General de Caldas que en respuesta al hallazgo, la Cooperativa aduce que “(…) seguirá incorporando las Deudas de difícil recaudo acorde con el Plan Único de Cuentas del Sector Solidario, que quedará clasificado como “Vencida a más de 360 días”, tal y como lo establece La Circular Básica Contable Financiera Nro. 04 de 2008, expedida por la Superintendencia de La Economía Solidaria, y atenderemos también el criterio de la circular citada: “En las cuentas por cobrar derivadas de contratos con la Nación o con Entidades Territoriales, cuando exista el respectivo certificado de apropiación presupuestal, se entenderá que la cuenta por cobrar esta exenta de la provisión señalada en el presente capitulo en caso de que el pago se efectúe en plazos diferentes a los inicialmente pactados”. En lo referente a la reclasificación de las deudas vencidas a más de 360 días, la circular citada no establece su traslado al activo no corriente. Razón por la cual para efectos de presentación de los Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2010, haremos la reclasificación sólo por la sugerencia de la Contraloría tanto en la parte activa como pasiva; pero advirtiendo, que nos genera incertidumbre jurídica frente a nuestro organismo de control y vigilancia (Superintendencia de la Economía Solidaria)”. En consecuencia, solicita orientación sobre el manejo contable que se le debe dar a las deudas de difícil recaudo por parte de La Administración Cooperativa de Entidades de Salud de Caldas y Quindío, COODESCA. Al respecto este Despacho se permite atender su solicitud en los siguientes términos: CONSIDERACIONES
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El artículo 5° de la Resolución 354 de septiembre 5 de 2007, mediante la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública dispone que “(…) debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social. (…)”. Con respecto a la normativa contable, el párrafo 120 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, define el principio de la Prudencia en los siguientes términos: “(…) Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. (…)”. (Subrayado fuera de texto) Subsecuentemente, el párrafo 154 de la normativa contable, en lo relacionado con la provisión de deudores, indica que “Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable. (Subrayado fuera de texto) Seguido, el párrafo 155, señala: “Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: el individual y el general. El método individual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada uno de los deudores. Tomando como base la experiencia y las condiciones económicas existentes, hará la estimación de los porcentajes y valores que no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se hará el ajuste correspondiente a la provisión. El método general o alternativo se basa en la estimación de un porcentaje sobre el total de los deudores que se consideran incobrables, con independencia de la situación particular de cada una de ellas. Este método toma en cuenta el comportamiento o experiencia en materia de recaudo de los deudores y establece rangos por edades de vencimiento. Para el efecto debe determinarse el porcentaje a aplicar como provisión en cada uno de los rangos definidos, sin exceder del valor del deudor. Igualmente el párrafo 156, define que “El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. (…)”. (Subrayado fuera de texto) Así mismo, el párrafo 157 de la mencionada norma, en lo referente a la revelación de los deudores, prescribe: “Los deudores se revelan de acuerdo con su origen en: (…); y en deudores de difícil recaudo, de acuerdo con el riesgo de insolvencia del deudor. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse los métodos y criterios utilizados para su estimación en notas a los estados, informes y reportes contables. (Subrayado fuera de texto). En relación con la revelación en el balance general de la totalidad de los deudores como activo corriente, el párrafo 368 del Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, establece que el Activo Corriente “Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza puede realizarse o consumirse, en un
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período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general”. (Subrayado fuera de texto) Por su parte, el párrafo 369 señala que el Activo no Corriente “Está constituido por los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de comercializarlos”. (Subrayado fuera de texto) De otra parte, el Catalogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, describe la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFÍCIL RECAUDO, como: “el valor de las deudas a favor de la entidad contable pública pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas de la cuenta deudora principal”. La dinámica de esta cuenta establece que se acredita con: “2- El valor castigado contra la respectiva provisión, una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes”. También, describe la cuenta 1480-PROVISIÓN PARA DEUDORES (Cr), como: “el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5304-Provisión para Deudores”. La dinámica de la cuenta establece que se acredita con: “1- El valor de la provisión constituida para cubrir el riesgo de incobrabilidad”. La cuenta 5304-PROVISIÓN PARA DEUDORES, lo describe como: “el valor de las estimaciones que debe efectuar la entidad contable pública para cubrir contingencias de pérdida como resultado del riesgo de incobrabilidad de los deudores. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1480-Provisión para Deudores (Cr)”. La dinámica de la cuenta establece que se debita con: “1- El valor de las provisiones causadas durante el período contable. Y se acredita con: “1- El valor de la disminución de las provisiones constituidas en el período, al desaparecer el evento que las originó”. CONCLUSIÓN De conformidad con lo expuesto en las consideraciones, se concluye que La Administración Cooperativa de Entidades de Salud de Caldas y Quindío, COODESCA, se encuentra dentro del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, y por lo tanto debe aplicarlo íntegramente. La norma contable es taxativa al expresar que los derechos que presentan riesgos de incobrabilidad de acuerdo con la insolvencia del deudor, su antigüedad y morosidad, deben reclasificarse de la cuenta deudora principal a la cuenta 1475–DEUDAS DE DIFICIL COBRO. Así mismo, se debe provisionar el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución, por lo cual, es la entidad la que define las políticas de cobro de deudores, el método que mejor le permita establecer la razonabilidad de los saldos por
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Tema 1.1 2.1
Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 3208 Capital fiscal 1
Subtema
1.1.1 2.1.1
Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en la Corporación de eventos, ferias y espectáculos de Cali “CORFECALI” Reconocimiento de los aportes iniciales para la constitución de CORFECALI
Doctora ANA BEATRIZ SALDARRIAGA LINARES Profesional Especializado Contraloría General de Santiago de Cali Cali - Valle del Cauca ANTECEDENTES
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Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20114-153381, en la cual solicita: “(…) dar claridad acerca del tipo de contabilidad que aplica a la Corporación de Eventos, Ferias y Espectáculos de Cali “CORFECALI”, Corporación sin ánimo de lucro, de carácter mixto, y cómo debe quedar registrado su patrimonio (…)” Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: CONSIDERACIONES El artículo 354 de la Constitución Política señala: “Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría. Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley. (…)” (Subrayado fuera de texto). Por su parte, la Resolución 354 de 2007 mediante la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, en el artículo 5° define el ámbito de aplicación del mismo así: “El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta (50%) por ciento del capital social. El ámbito de aplicación del dicho Régimen también incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta (50%) por ciento del capital social (…).”(Subrayados fuera de texto). Según el artículo 1º del Acuerdo 41 de 1990 expedido por el Consejo Municipal de Santiago de Cali, la Corporación de Eventos, Ferias y Espectáculos de Cali – CORFECALI es una “(…) entidad de economía mixta, sin ánimo de lucro” y el artículo 5º del mismo acto administrativo señala que “El patrimonio de la Corporación estará constituido por los aportes, contribuciones y demás ingresos que a cualquier título se perciba del Estado a través de sus entidades o establecimientos; por los aportes ordinarios y extraordinarios de los accionistas (…)”. Ahora bien, el párrafo 258 del Plan General de Contabilidad Pública, parte integral del Régimen de Contabilidad pública indica que “El Capital fiscal corresponde a los aportes otorgados para la creación y desarrollo de establecimientos públicos y demás entidades no societarias, así como la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales como es el caso del patrimonio público incorporado y las provisiones, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes y la prestación de servicios individualizables” (Subrayado fuera de texto). El Catálogo General de Cuentas describe la cuenta 3208-CAPITAL FISCAL indicando que “Representa el valor de los recursos que han sido otorgados para la creación y desarrollo de
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CONCEPTO 20117-155826 del 19-07-11 En este mismo sentido consultó
Aguas y Aseo de Subachoque S.A. E.S.P. mediante expediente 20119-157635 del 26-09-11
TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Reporte de información financiera con criterios diferentes a los establecidos en el RCP, frente a los establecido en el modelo general de la Superintendencia de Servicios Públicos
Doctor FREDY LEÓN HINESTROZA GALLEGO ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20117-155826, mediante la cual consulta: “Me gustaría saber hasta que punto la Contaduria avaló a la superintendencia de servicios públicos domiciliarios para exigir a las empresas prestadoras el cambio de la información de las NIIF”. Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: CONSIDERACIONES El concepto 20108-146675 expedido por la Contaduría General de la Nación, del cual anexo copia, señala que “Una vez agotadas de manera sumaria las consideraciones en torno a la competencia constitucional y legal que le asisten a la CGN en materia de regulación contable en el ámbito de las entidades públicas, vale reseñar que desde la Ley 1314 de 2009 tales facultades son preservadas al prescribirse normativamente en el artículo 6º:“AUTORIDADES DE REGULACIÓN Y NORMALIZACIÓN
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TÉCNICA. Bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con el fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información.” (Subrayado fuera de texto)”. El mismo concepto concluye que “(…) En virtud de lo expuesto y considerando el proceso de “Estudio, Actualización y Armonización, del Régimen de Contabilidad con NIC-NIIF” actualmente en ejecución por parte de la CGN, esta entidad ha considerado procedente hasta tanto no se expida una normatividad ajustada, que las entidades de servicios públicos domiciliarios que tengan la condición de ser entidades contables públicas, sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en los términos establecidos en la Resolución 354 de 2007, deberán continuar observando tales criterios para los efectos de producción de estados contable oficiales y de reporte a la CGN”. Ahora bien, el artículo 240 de la Ley 1450 por la cual se expide Plan Nacional de Desarrollo 2010- 2014, especifica que “En desarrollo de los principios de transparencia , eficiencia, eficacia , participación , publicidad, seguridad jurídica e igualdad , el Gobierno Nacional establecerá un sistema de coordinación institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314 de 2009 de expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad dirigido hacia la convergencia con estándares internacionales de aceptación mundial. El desarrollo de este sistema tendrá en cuenta los roles de cada una de las autoridades que participen en la creación de normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información según el esquema fijado en las Leyes 298 de 1996 y 1314 de 2009 que distingue entre autoridades de regulación , supervisión y normalización técnica. En concordancia con el artículo 16 de la Ley 1314 de 2009, las entidades que hayan adelantado o estén adelantando procesos de convergencia con normas internacionales de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información no podrán exigir su aplicación hasta tanto el Consejo Técnico de la Contaduría Pública las revise, para asegurar su concordancia con las normas expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de Comercio Industria y Turismo a las que hace referencia la Ley 1314 de 2009”. CONCLUSIÓN Las normas de contabilidad pública, expedidas por la Contaduría General de la Nación, entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se encuentran en permanente evolución y estudio para acercarlas a las normas internacionales de contabilidad e información financiera. El Régimen de Contabilidad Pública es de obligatoria aplicación, a nivel de documento fuente, por parte de todas las entidades públicas, entre las que se incluyen las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal igual o superior al 50% de su capital. Ahora bien, si un organismo de supervisión como lo es la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios o si una Comisión de Regulación sectorial exigen el reporte de información en cumplimiento de criterios diferentes a los establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, la
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en Movilidad Futura S.A.S – Sociedad Estratégica de Transporte Público de Pasajeros de Popayán (SEPT)
Doctor VICTOR ROSERO BUSTAMANTE Gerente Movilidad Futura S.A.S Sociedad Estratégica de Transporte Público de Pasajeros de Popayán (SEPT) Popayán - Cauca ANTECEDENTES Me refiero a su consulta radicada con el expediente 20118-156677, en la cual consulta: “1. Cuál es el PLAN UNICO DE CUENTAS a utiliza por parte de la Sociedad Estratégica de Transporte Público de Pasajeros de Popayán (SEPT) Movilidad Futura SAS, como instrumento para el reconocimiento y revelación de la situación financiera, económica, social y ambiental, teniendo como base que fue creada como una Sociedad Anónima Simplificada, pero su fuente de financiamiento está constituida por recursos públicos de la Nación y del Municipio de Popayán. 2. En consonancia con lo antes expuesto, informar las Entidades de control a quien debe rendir la Sociedad Estratégica de Transporte Público de Pasajeros de Popayán (SEPT) MOVILIDAD FUTURA SAS, la información generada en desarrollo de su actividad económica” Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: CONSIDERACIONES El artículo 2º de la Ley 310 de 1996 establece que: “La Nación y sus entidades descentralizadas por servicios cofinanciarán o participarán con aportes de capital, en dinero o en especie, en el Sistema de Servicio Público Urbano de Transporte Masivo de Pasajeros, con un mínimo del 40% y un máximo del 70% del servicio de la deuda del proyecto, , siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1. Que se constituya una sociedad por acciones que será la titular de este tipo de sistema de transporte, en caso de hacerse un aporte de capital. 2. Que el proyecto respectivo tenga concepto previo del Conpes mediante un estudio de factibilidad y rentabilidad, técnico- económico, socio-ambiental y físico-espacial, que defina claramente tanto la estrategia como el
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Sistema Integral de Transporte Masivo propuesto, así como el cronograma y los organismos de ejecución. (...)”. Por su parte, el artículo 4º de la Ley 336 de 1996 establece que “El transporte gozará de la especial protección estatal y estará sometido a las condiciones y beneficios establecidos por las disposiciones reguladoras de la materia, las que se incluirán en el plan nacional de desarrollo, y como servicio público continuará bajo la dirección, regulación y control del Estado, sin perjuicio de que su prestación pueda serle encomendada a los particulares”. El Documento Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) 3602 de 2009 presenta el proyecto “Sistema Estratégico de Transporte Público de Pasajeros para la Ciudad de Popayán” y el cual tiene como objetivo desarrollar un sistema de transporte y que resulte una movilidad adecuada para la ciudad. El proyecto se enmarca dentro del Programa Nacional de Transporte Urbano establecido en el Documento Conpes 3167 de 2002 y responde a la necesidad de establecer un sistema que estructure el ordenamiento de la ciudad y permita un mejor planeamiento de la misma”. De otra parte, el artículo 354 de la Constitución Política, le asigna al Contador General de la Nación la función de “determinar las normas contables que deben regir en el país”. (Subrayado fuera de texto). La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia, señala en su artículo 4º las funciones de la Contaduría General de la Nación, a saber:
“a) Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público;
b) Establecer las normas técnicas generales y específicas, sustantivas y procedimentales, que permitan unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pública;
c) Llevar la Contabilidad General de la Nación, para lo cual expedirá las normas de reconocimiento, registro y revelación de la información de los organismos del sector central nacional; (…)
g) Establecer los libros de contabilidad que deben llevar las entidades y organismos del sector público, los documentos que deben soportar legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas y los requisitos que éstos deben cumplir (…)” (Subrayado fuera de texto).
En virtud de su competencia constitucional y legal, el Contador General de la Nación expidió la Resolución 354 de 2007, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.
El artículo 5º de la citada Resolución señala que “El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores.
También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.
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Parágrafo. El Régimen de Contabilidad Pública no es de obligatoria aplicación para las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea inferior al cincuenta por ciento (50%) del capital social, así como las personas jurídicas o naturales que tengan a su cargo, a cualquier modo, recursos públicos de manera temporal o permanente, en lo relacionado con estos, tales como los Fondos de Fomento, las Cámaras de Comercio y las Cajas de Compensación Familiar, en cuyo caso aplicarán las normas de contabilidad que expide el organismo regulador que corresponda a su ámbito (…)” (Subrayado fuera de texto)
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Revelación de información contable de FOMAG a partir del proceso de homologación técnica
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Doctor JUAN MAURICIO PALACIOS MURILLO Director de Contabilidad Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio - FOMAG Bogotá D.C. ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el expediente 20118-157065, mediante la cual solicita concepto a la Contaduría General de la Nación –CGN, en relación con la aplicación por parte del FOMAG, de lo dispuesto en los numerales 44 al 62 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados. Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente: CONSIDERACIONES El numeral 44 del procedimiento antes referenciado establece en materia de la aplicación contable para los fondos de reservas: “Están conformados por los recursos del sistema general de pensiones provenientes de las cotizaciones de los afiliados y aportes de los empleadores al régimen de prima media con prestación definida y que, de conformidad con lo establecido en el literal m) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993, no pertenecen a las entidades administradoras, ni a la Nación.” Señala este numeral que el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio está constituido como fondo de reserva. Establece que la metodología para la realización del cálculo actuarial por pensiones y bonos pensionales debe observar los parámetros y bases técnicas establecidas por la autoridad competente. En materia de reconocimiento y revelación, y previo cumplimiento de las condiciones antes reseñadas, el procedimiento contable prescribe: “El valor del cálculo actuarial debe actualizarse en la contabilidad de los fondos de reservas, por lo menos al cierre del período contable. El cálculo actuarial se reconoce y revela en forma separada, teniendo en cuenta que el valor del cálculo actuarial determinado y proyectado entre el año 1 y el año 10, se reconoce y revela dentro del pasivo estimado; además de que el valor del cálculo actuarial proyectado del año 11 en adelante, se reconoce y revela en cuentas de orden.”(Subrayado fuera de texto). El mismo procedimiento contable establece en el numeral 61: “Las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida deben llevar la contabilidad de cada uno de los fondos de reservas establecidos, atendiendo la clase de riesgos asumidos, y reportar a la Contaduría General de la Nación la información contable de cada uno de ellos, independiente a la de la entidad administradora, efectuando la homologación respectiva al Régimen de Contabilidad Pública.”(Subrayado fuera de texto). Con relación a la revelación del cálculo actuarial se señala: “En la contabilidad de los fondos de reservas, las entidades administradoras realizan la revelación del cálculo actuarial por pensiones actuales, futuras y cuotas partes de pensiones, que corresponda a la proyección de pagos en un período de diez (10) años, afectando la cuenta 2720-PROVISIÓN PARA PENSIONES. Asimismo, la entidad administradora del régimen de prima media con prestación definida registra en las Cuentas de Orden de los fondos de reserva, el valor del cálculo actuarial por pensiones actuales, futuras y cuotas partes de pensiones correspondiente a la proyección de pagos del año once (11) en adelante, debitando la subcuenta 990509-Obligaciones potenciales, de la cuenta
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en el Centro de Diagnóstico Automotordel Valle Ltda
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Doctor GILBERTO ALZATE OSORIO Jefe Departamento de Contabilidad Centro de Diagnóstico Automotor del Valle Ltda. Cali - Valle ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20117-156357, la cual me permito atender en el sentido en que fue formulada: “(…) con respecto a la información financiera de que trata la resolución 002887 de julio 13 de 2011 en el siguiente sentido El artículo segundo de la resolución que habla sobre la información Contable y Financiera a presentar por las entidades sujetas a supervisión, menciona que la información debe ser comparativa con el ejercicio inmediatamente anterior y debidamente certificada y dictaminada según (código de comercio, ley 222 de 1995 y decreto 2649 de 1993) que es la norma que deben cumplir los comerciantes regidos por el derecho privado. El Centro de Diagnostico Automotor del Valle es una sociedad de economía mixta de segundo grado con capital estatal superior al 50.0%, es una empresa que reporta por obligación la información financiera en forma trimestral a la contaduría general de la nación en los formatos CGN mediante un sistema CHIP habilitado por la CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN PARA TAL CASO Y TIENE UNA CODIFICACIÓN DE REPORTE ASIGNADA POR EL ENTE RECTOR (Contaduría General de la Nación) EN MATERIA CONTABLE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Como debe realizar el Centro de Diagnostico Automotor dicha información si esta aplicando LA CONTABILIDAD DE LOS ENTES PÚBLICOS, es decir el CDVA esta aplicando EL SISTEMA GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA y el reporte que requiere la SUPERTANSPORTE es mediante un sistema diferente “ Al respecto este Despacho se permite atender su solicitud en los siguientes términos: CONSIDERACIONES En virtud de la competencia constitucional y legal que le asiste a la Superintendencia de Puertos y Transporte, los artículos 1 y 2 de la Resolución 002887 de julio 13 de 2011, por la cual se definen los parámetros de la información contable y financiera, que deben presentar los entes vigilados, establece: “1. Todas las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con la Ley estén sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte- Supertransporte, están obligadas a presentar la información contable y financiera, por cada ejercicio económico, y en las fechas, forma y medios (…) 2. La información Contable y Financiera de cada vigencia fiscal, que deben reportar los sujetos de supervisión, corresponde al corte del ejercicio económico a 31 de diciembre de cada año (…)”. Por su parte, el artículo 354 de la Constitución Política, señala que Contador General de la Nación “(…) llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan (…)”, entre otras funciones. (Subrayado fuera de texto).
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La Ley 298 de 1996 señala en su artículo 4º, entre otras funciones de la Contaduría General de la Nación, “Uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país para todo el sector público (…)” En virtud de su competencia constitucional y legal, el Contador General de la Nación expidió la Resolución 354 de 2007, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública. En relación con los aspectos formales con respecto a los estados contables certificados, el párrafo 361 del Plan General de Contabilidad Pública –PGCP- establece que “Los estados, informes y reportes contables al representar la situación financiera, económica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación”. (Subrayado fuera de texto) Por otra parte, el numeral 5º del Procedimiento para la Estructuración y Presentación de los Estados Contables Básicos señala que la certificación “Consiste en un escrito que contenga la declaración expresa y breve de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró conforme a la normativa señalada en el Régimen de Contabilidad Pública, y que la información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, además de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados contables básicos (…)” y el numeral 6º del mismo texto normativo indica que “Los estados contables básicos deben estar firmados por el representante legal y el contador, anteponiendo la expresión “Ver certificación anexa”. Para el efecto deben escribirse, en forma legible, los nombres y apellidos de los responsables, cargo y el número de la tarjeta profesional del contador. (…) Los estados contables certificados, salvo prueba en contrario, se presumen auténticos con la firma de los responsables y la certificación anexa”. (Subrayado fuera de texto) Respecto a la disponibilidad de la certificación de los estados contables en las entidades contables públicas el numeral 7º del mismo procedimiento “El representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de la respectiva entidad, en un lugar visible y público. Cuando sean dictaminados, deben ir acompañados del respectivo dictaminen del revisor fisca)”. (Subrayado fuera de texto) En cuanto a la información comparativa, el párrafo 365 del Plan General de Contabilidad Pública contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, indica que “Los estados contables básicos constituyen las salidas de información del SNCP, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos. Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.” (Subrayado fuera de texto) CONCLUSIÓN De acuerdo con las consideraciones anteriores, el Centro de Diagnóstico Automotor del Valle Ltda. se encuentra dentro del ámbito de aplicación del RGCP, el cual debe ser aplicado a nivel de
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 El Fondo Nacional del Tabaco excluído del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública
Doctora RAQUEL SOLANO CALA Contadora Fondo Nacional Tabacalero Federación Nacional de Productos del Tabaco San Gil - Santander ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20119-157451, en la cual solicita concepto sobre la pertinencia de provisionar unas cuentas por cobrar originadas en convenios de administración suscritos en el año 2004, con la Asociación de cultivadores de Tabaco del Centro oriente del Huila - ASTACOH y la Asociación de cultivadores de Tabaco de Rivera - ACTARI, los cuales culminaron el año 2007, sin que hasta la fecha, estas entidades hayan restituido el saldo a favor del Fondo, de acuerdo con lo acordado en los convenios.
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Agrega el Fondo, que desde el momento en que se suscribieron los convenios, las deudas se registraron en la cuenta 1470 – Otros deudores y teniendo en cuenta que las asociaciones antes mencionadas no habían cumplido en diciembre 31 de 2007, constituyó la provisión de forma gradual hasta diciembre de 2008. En ese momento estos valores estaban reclasificados a cuentas de difícil cobro. Estas provisiones las constituyó afectando la cuenta 1480 contra el gasto. Así mismo, el Fondo menciona en su solicitud que su objeto misional está básicamente definido en el recaudo de los recursos por cuota de fomento, cuyo destino exclusivo es realizar programas de inversión e investigación para el apoyo de proyectos relacionados con el cultivo de tabaco, según lo previsto en el artículo 7 de la Ley 534 de 1999. En complemento, el Fondo Nacional del Tabaco informa que en auditoría gubernamental de la vigencia 2010 la Contraloría determinó un hallazgo en los siguientes términos: “El Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 354 … señala en las Normas Técnicas Relativas a los Activos que el reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto pero los Deudores que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión y en el caso que el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el Patrimonio”. Así mismo, afirma que las gestiones de cobro realizadas por el Fondo para su recuperación, no han sido efectivas. Por lo tanto pregunta:
• ¿La cuenta por cobrar 1470 no debió provisionarse? • Si no debió provisionarse, ¿ahora debe reversarse la provisión? • Al pasar la deuda a investigación por presunto daño fiscal, ¿debe registrarse en cuentas de
orden y si es así con qué soporte puede dar de baja esa cuenta por cobrar del balance para poderla trasladar?
Al respecto me permito atender su consulta en los siguientes términos: CONSIDERACIONES Para dar respuesta a su consulta cabe resaltar que el Fondo Nacional del Tabaco fue excluido del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública de conformidad con lo señalado en la Resolución 354 de 2007, la cual en el parágrafo del artículo 5º señala que “El Régimen de Contabilidad Pública no es de obligatoria aplicación para (…) las personas jurídicas o naturales que tengan a su cargo, a cualquier modo, recursos públicos de manera temporal o permanente, en lo relacionado con estos, tales como los Fondos de Fomento, (…), en cuyo caso aplicarán las normas de contabilidad que expide el organismo regulador que corresponda a su ámbito”. (Subrayado fuera de texto) No obstante lo anterior, procedo a responder su consulta con base en lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública que es de obligatorio cumplimiento para las Entidades Contables Públicas - ECP en los siguientes términos: En referencia al registro de los deudores, su provisión y castigo, el Régimen de Contabilidad Pública, en los párrafos 104, 117, 120, 152, 156 y 311 del Plan General de Contabilidad Pública establece: En relación con las características cualitativas de la información contable pública: “104. Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad.”
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Competencia reguladora sobre Empresas Industriales y comerciales del Estado
Doctora MÓNICA SANDOVAL ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 201110-158504, mediante la cual consulta: “Las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público aplican a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado EICE? (…) si no aplica… porqué?, estas utilizan el PGCP??? Y se rigen de acuerdo a las normatividades de la CGN” Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: CONSIDERACIONES El concepto 20108-146675 expedido por la Contaduría General de la Nación, del cual anexo copia, señala que “Una vez agotadas de manera sumaria las consideraciones en torno a la competencia constitucional y legal que le asisten a la CGN en materia de regulación contable en el ámbito de las entidades públicas, vale reseñar que desde la Ley 1314 de 2009 tales facultades son preservadas al prescribirse normativamente en el artículo 6º:“AUTORIDADES DE REGULACIÓN Y NORMALIZACIÓN TÉCNICA. Bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con el fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información.” (Subrayado fuera de texto)”. El mismo concepto concluye que “(…) En virtud de lo expuesto y considerando el proceso de “Estudio, Actualización y Armonización, del Régimen de Contabilidad con NIC-NIIF” actualmente en ejecución por parte de la CGN, esta entidad ha considerado procedente hasta tanto no se expida una normatividad ajustada, que las entidades de servicios públicos domiciliarios que tengan la condición de ser entidades contables públicas, sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en los términos establecidos en la Resolución 354 de 2007, deberán continuar observando tales criterios para los efectos de producción de estados contable oficiales y de reporte a la CGN”. Ahora bien, el artículo 240 de la Ley 1450 por la cual se expide Plan Nacional de Desarrollo 2010- 2014, especifica que “En desarrollo de los principios de transparencia , eficiencia, eficacia , participación , publicidad, seguridad jurídica e igualdad , el Gobierno Nacional establecerá un sistema de coordinación institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314
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TÍTULO 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Tema 1.1 Ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública 1
Subtema 1.1.1 Obligatoria aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, por parte La Cimarrona E.S.P. y competencia reguladora sobre Empresas Industriales y Comerciales del Estado
Doctor OMAR ALBERTO ALZATE CASTAÑEDA
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Gerente General La Cimarrona E.S.P. El Carmen de Viboral - Antioquia ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 201111 - 159509 en la que solicita concepto sobre la decisión de la entidad en el sentido de implementar el Plan de Cuentas de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, teniendo en cuenta el tipo de informes que solicita esa entidad y para efectos de reporte a la Contaduría General de la Nación, homologar las cuentas al Catálogo General de Cuentas, contenido en el Plan General de Contabilidad Pública, del Régimen de Contabilidad Pública. Así mismo, solicita evaluar la viabilidad de crear una subcuenta en la cuenta de provisiones, tanto en el pasivo como en el gasto, con el fin de registrar la provisión a que están obligados por lineamientos de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, por concepto de cierre, clausura y post-clausura del relleno sanitario, considerando que su monto supera el 5% del total de la cuenta. Al respecto, atendemos su consulta en los siguientes términos: CONSIDERACIONES
Por mandato del artículo 354 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 298 de 1996, se le asignaron al Contador General de la Nación las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el Balance General de la Nación, determinar los principios, políticas y normas contables que deben regir en el país para el sector público, y emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretación y aplicación de las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. (Subrayado fuera de texto) Así mismo, el artículo 5° de la Resolución 354 de 2007 establece que: “El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social. El ámbito de aplicación de dicho régimen también incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.” (Subrayado fuera de texto) Por su parte, el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, contenido en el Régimen de Contabilidad Pública –RCP en los párrafos 67 y 68 define: “4. Normalización y Regulación de la Contabilidad Pública
67. El Régimen de Contabilidad Pública es el medio de Normalización y Regulación contable pública en Colombia.
68. La normalización contable es la identificación de criterios homogéneos, transversales y comparables para la preparación, presentación y conservación de la información contable de un sector, industria, región o país.”(Subrayado fuera de texto)
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En cuanto a la creación de la subcuenta en las cuentas de los grupos 27-PASIVOS ESTIMADOS y 53-PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES, para el registro de la provisión por concepto de cierre, clausura y post-clausura del relleno sanitario a que están obligados por lineamientos de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, considerando que su monto supera el 5% del total de la cuenta y por esta razón solicita que se evalúe la pertinencia de crearla, es preciso mencionar que el inciso 2 del numeral 11 del procedimiento contable para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, contenido en el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, establece que “A falta de un concepto específico en el Catálogo General de Cuentas para el reconocimiento de una operación realizada, las entidades contables públicas harán el respectivo reconocimiento en las subcuentas denominadas “Otros”. (…)”.
Así mismo, el párrafo 375 del Régimen de Contabilidad Pública, con relación a las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables señala que “Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, (…)”. (Subrayado fuera de texto).
Agregado a lo anterior, el concepto 20117-155826, del 19 de julio de 2011, expedido por la Contaduría General de la Nación, en el cual se refiere en otros temas a la competencia reguladora sobre las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios de naturaleza pública, frente a lo establecido en el modelo general de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, para efectos de la presentación de información contable y el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, señala en su conclusión: “El Régimen de Contabilidad Pública es de obligatoria aplicación, a nivel de documento fuente, por parte de todas las entidades públicas, entre las que se incluyen las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal igual o superior al 50% de su capital. Ahora bien, si un organismo de supervisión como lo es la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios o si una Comisión de Regulación sectorial exigen el reporte de información en cumplimiento de criterios diferentes a los establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, la empresa de servicios públicos domiciliarios debe consultar a dicha entidad acerca de los formatos, normas y demás aspectos que deban observarse para tales propósitos, lo cual no implica un aval o aceptación técnica por parte de la Contaduría General de la Nación a la cual se debe continuar reportando la información contable pública en aplicación plena del Régimen de Contabilidad Pública.” (Subrayado fuera de texto)
CONCLUSIÓN Con base en las consideraciones expuestas, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Publica, incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social. Así mismo, conforme a lo expresado en la conclusión del concepto 20117-155826 expedido por la Contaduría General de la Nación y mencionado en las consideraciones“(…). El Régimen de Contabilidad Pública es de obligatoria aplicación, a nivel de documento fuente, por parte de todas las entidades públicas, entre las que se incluyen las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal igual o superior al 50% de su capital.
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Ahora bien, si un organismo de supervisión como lo es la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios o si una Comisión de Regulación sectorial exigen el reporte de información en cumplimiento de criterios diferentes a los establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, la empresa de servicios públicos domiciliarios debe consultar a dicha entidad acerca de los formatos, normas y demás aspectos que deban observarse para tales propósitos, lo cual no implica un aval o aceptación técnica por parte de la Contaduría General de la Nación a la cual se debe continuar reportando la información contable pública en aplicación plena del Régimen de Contabilidad Pública.”
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1. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO DEL SECTOR PÚBLICO COLOMBIANO
1.1. ENTORNO GENERAL: Sobre el particular, durante la vigencia 2011 no se expidio doctrina
1.2. ENTORNO JURÍDICO: Sobre el particular, durante la vigencia 2011 no se xpidio doctrina
1.3. ENTORNO ECONÓMICO
Tema 1.1 Caracterización del entorno del sector público colombiano / Entorno Económico
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Subtema 1.1.1 Impacto en la política contable cuando una entidad de Gobierno General se transforma en Empresa Pública
Doctora MARÍA CLARA GARRIDO GARRIDO Subgerente Administrativa y Financiera Instituto Nacional de Concesiones - INCO Bogotá D.C. ANTECEDENTES Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20116-155500, en la cual consulta ¿Cuáles serían las consecuencias que se producirían desde el punto de vista de la normatividad contable, por la modificación de la naturaleza jurídica del Instituto Nacional de Concesiones – INCO, al pasar de ser un Establecimiento Público a una empresa Industrial y Comercial del estado? Al respecto este Despacho se permite atender su solicitud en los siguientes términos: CONSIDERACIONES El Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública – PGCP al determinar la caracterización del sector público colombiano y en particular el entorno económico, establece lo siguiente: “22. Este entorno se caracteriza según la función económica de las entidades del Sector Público. Estas se agrupan en Gobierno General y Empresas Públicas. 23. Las entidades que comprenden el Gobierno General desarrollan actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o
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servicios, con fines de redistribución de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internaci