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REPÈRES

LES NORMESAPPLICABLES AUSECTEUR DEL’INFORMATION et de la

documentation sont essentiellementtraitées dans le cadre de lacommission générale AFNOR CG 46,miroir du Comité technique ISO TC46. D’autres comités et commissions,au sein de l’Association française denormalisation comme en celui del’International Standard Organization,se penchent sur certains aspects denotre secteur d’activité.

Les activités de la commission CG 46« Information et documentation »

Consciente des nouveaux enjeuxliés à l’exploitation du documentnumérique et aux possibilitésd’échange sur les réseaux, lacommission CG 463 a restructuré sonactivité et défini de nouvelles prioritésautour des ressources numériques.Les échanges de données segénéralisent et concernent tous lessecteurs d’activité. Il ne s’agit plusd’établir des normes particulières auseul secteur des bibliothèques et de ladocumentation, mais de s’intégrer àun processus de normalisation multi-sectorielle, avec l’adoption de normesouvertes et génériques.L’interopérabilité et l’approche parmodèle deviennent les deux mots clésmajeurs de la normalisation.

Les travaux de normalisation sontassurés par des experts qui opèrentaux niveaux national (AFNOR) etinternational (ISO). Au niveau del’AFNOR, les tâches sont réparties ensix commissions.

Normalisationen information et documentationAperçu des travaux récents

Depuis notre dernier point sur les

normes relatives à l’information et

à la documentation1, le contexte a

beaucoup évolué2. Les structures de

normalisation ont été remaniées, au

niveau international comme au

niveau français, et de nouvelles

approches ont été adoptées,

consécutives au développement des

technologies de l’information et de

la communication et à celui des

documents numériques. Nous

proposons ici un aperçu des travaux

récemment engagés ou publiés

dans le domaine de l’I&D –

inauguration d’une nouvelle

rubrique qui paraîtra désormais

régulièrement.

• Modélisation, production et accès au document (CN 357)

Cette commission participe àl’étude et au suivi des normesinternationales relatives :- à la création, la production et ladiffusion des documents et au moyend’accès : description bibliographique,présentation des documents, analyseet indexation (ISO 5963),métadonnées, thésaurus monolingues(ISO 2788) et multilingues (ISO5964) ;- aux codes pour la représentation desnoms de pays (ISO 3166) et des nomsde langues (ISO 639-2) ;- aux répertoires des éléments dedonnées liés au prêt (ISO 8459-1),aux acquisitions (ISO 8459-2), à larecherche documentaire (ISO 8459-3), à la circulation (ISO 8459-4), auxéchanges de catalogues et demétadonnées (ISO 8459-5), en liaisonavec les protocoles ;- à l’édition électronique : pourexemple, la norme ISO 12083:1994 -Information et documentation -Préparation et balisage de manuscritsélectroniques ;- aux travaux de modélisation, avec

1 Voir : Normalisation documentaire : le défi del’électronique, dossier coordonné par CatherineMattenet. Documentaliste - Sciences del’information, mars-avril 1999, vol. 36, n° 2,p. 117-128.2 Voir le hors texte pages 47 et 48.3 Pour trouver la liste exhaustive des normesélaborées au sein de chaque commission (CN),consulter, à partir du site AFNOR<www.afnor.fr>, le site du comité électronique« Technologie de l’information et de lacommunication », « Documentation (CG46) » et larubrique « Normes publiées ».

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REPÈRES NORMALISATION EN INFORMATION ET DOCUMENTATION

notamment la norme en cours deréalisation ISO 21127 - Modèle deréférence conceptuel pour l’échange dedonnées relatives au patrimoineculturel.

Au niveau national, elle a pourprogramme :- la formation aux techniques demodélisation et l’étude des modèlesexistants ;- l’ébauche d’un modèle pour lesdonnées d’autorité (groupe GE4) ;- la mise en pratique des modèles dedocuments structurés (DTD etschémas XML), avec en prioritél’étude et la traduction française de lanorme EAD (Encoded ArchivalDescription) pour l’encodage desinstruments de recherche en archiveset en bibliothèques (groupe GE3) ;- la définition de métadonnées dans lecadre du dépôt électronique desthèses (groupe GE5).

Au niveau international, elleparticipe aux activités des sous-comités ISO TC46/SC4« Interopérabilité technique »(www.niso.org/international/SC4/index.html) et ISO TC46/SC9« Identification et description »(www.nlc-bnc.ca/iso/tc46sc9/).

• Réseaux et interconnexions (CN 4)Cette commission a en charge

l’étude et le suivi des normes liées :- aux jeux de caractères codés ;- aux différents protocoles :. ISO 10160, ISO 10161-1, ISO10161-2 - Information etdocumentation - Interconnexion desystèmes ouverts (OSI) ;. ISO 17933:2000 - GEDI-Échange

standard de documents électroniques ;. ISO 23950:1998 - Information etdocumentation - Recherched’information (Z3950) - Définition duservice de l’application et spécificationdu protocole.

Au niveau international, cesactivités sont traitées au sein du sous-comité ISO TC46/SC4« Interopérabilité technique ».

• Identification et numérotation (CN 6)Cette commission est responsable

du suivi des normes liées àl’identification d’objetsdocumentaires : des œuvres auxproduits éditoriaux. Ces normesdéfinissent des identifiantsunivoques, tels que l’ISAN pour lesœuvres audiovisuelles, l’ISRC pourles fixations de musique enregistrée,l’ISWC pour les œuvres musicales,l’ISRN pour les documents de typerapport, l’ISSN pour les publicationsen série.

Les projets en cours :- la révision de la norme ISO2108:1992 - Système internationalpour la numérotation des livres (ISBN),dans le contexte de la publicationélectronique ;- le projet ISO 20925 dont l’objectifest de développer en complément del’ISAN un identifiant V-ISAN desversions d’œuvres audiovisuelles ;- l’étude de la norme DIS ISO 21047 :ISTC pour l’identification decontenus textuels indépendammentde leurs manifestations et des formesmatérielles de leur publication ;- l’élaboration du rapport techniqueISO TR 21449 - Mise à disposition de

contenus et gestion des droits -Spécifications fonctionnelles desidentifiants et descripteurs à l’usagedes industries musicales,cinématographiques,vidéographiques, phonographiques etde l’édition.

Au niveau international, cesactivités sont traitées au sein du sous-comité ISO TC46/SC9 « Identificationet description ».

• Évaluation des résultats (CN 8)La commission CN 8 a en charge

l’élaboration et le suivi des normesconcernant :- les statistiques de bibliothèques(ISO 2789, ISO 9707, etc.) dontl’objet est de traduire la réalité desbibliothèques en termes de ressourceset d’activités ;- l’évaluation des performances àl’aide d’indicateurs significatifs pourles différents acteurs, afin d’améliorerla qualité des services rendus auxusagers (ISO 11620, ISO 20983, etc.).

Cette commission est le miroirfrançais du sous-comité ISOTC46/SC8 « Qualité, statistiques etévaluation de la performance ».

• Conservation (CN 10)Les activités de la commission CN

10 concernent la normalisation destechniques de conservation (papierpermanent, encre permanente, cartonpermanent, stockage du document,conservation pendant les expositions,etc.) et des pratiques de conservationdes documents qui constituent lesfonds des bibliothèques et des centresde documentation.

À propos de normalisationIl y a des mots qu’il faut parfoiséviter de prononcer pour ne passe fâcher avec certains interlocu-teurs. Le mot normalisation faitpartie de ceux-ci. Le côté « règle »est parfois ressenti comme liber-ticide, il peut donner une impres-sion de rigidité, voire faire obs-tacle à l’innovation ou, plussimplement, à l’adaptation. L’ap-prentissage des fameuses« normes de catalogage » induit

des souvenirs plus ou moinspénibles aux anciens étudiantsdocumentalistes.

Et pourtant, les normes peuventfaciliter bien des choses dansnotre métier. Cela évite de réin-venter des solutions, elles per-mettent des échanges techniques,elles facilitent la gestion, ellesconstituent un langage communentre professionnels et procurentbien d’autres avantages.

Curieusement, la normalisationest peu présente dans les travauxou les publications de l’ADBS,voire dans les formations ; plusgénéralement, la profession estpeu représentée au sein des ins-tances de production des normeset laisse faire « les autres » sansmettre en avant les besoins ouexigences spécifiques à notremétier. Les structures de normali-sation ont été récemment rema-

niées au niveau internationalcomme au niveau français. Denouvelles approches normativesinduites par les possibilitésoffertes par les technologies del’information et de la communica-tion et par le développement desdocuments numériques ont étéadoptées et vont conduire à lapublication au cours des pro-chaines années de nouvellesnormes techniques.

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références de normes publiées :- ISO 704:2000 - Travailterminologique - Principes et méthodes ;- ISO 1087-1:2000 - Travauxterminologiques - Vocabulaire -Partie 1 : théorie et application ;- ISO 12199:2000 - Mise en ordrealphabétique des donnéeslexicographiques et terminologiquesmultilingues représentées dansl’alphabet latin ;- ISO 15188:2001 - Lignes directricespour la gestion de projets denormalisation terminologique.

• Applications en imageriedocumentaire (commission CG 171)

Le domaine des travaux traités parle comité ISO TC 171, relayé auniveau français par la commissionmiroir CG 171, est celui de lanormalisation des techniquesapplicables à la gestion desdocuments et des images surmicroformes et autres supportsoptiques. Cette commission a publiédiverses normes techniques maisaussi une norme méthodologiquefondamentale : NF Z42-013:1999 -Archivage électronique. Spécificationsrelatives à la conception et àl’exploitation de systèmes informatiquesen vue d’assurer la conservation etl’intégrité des documents stockés dansces systèmes.

• Documentation et symbolesgraphiques (comité CE 3 de laCommission électrotechniqueinternationale - SC 3B)

Cette sous-commission a publié

REPÈRES NORMALISATION EN INFORMATION ET DOCUMENTATION

Parmi les travaux en cours :- les prescriptions de conservationdes documents graphiques etphotographiques dans le cadre d’uneexposition (norme NF Z40-010:2002) ;- les méthodes d’évaluation de l’étatphysique des fonds d’archives et debibliothèques.

• Records management (CN 11)La commission CN 11 a pour

objectif de fournir aux entreprises etaux administrations publiques uncadre normalisé pour répondre auxexigences organisationnelles ettechnologiques de la société del’information et maîtriser le cycle devie des documents produits par cesentreprises ou ces administrations.

Les deux premières normesélaborées ont été publiées en 2001 :- ISO 15489-1 - « Recordsmanagement » - Partie 1 : principesdirecteurs ;- ISO TR 15489-2 - « Recordsmanagement » - Partie 2 : guidepratique.

Au niveau international, cettecommission est le miroir du sous-comité ISO TC46/SC11 « Recordsmanagement » qui a en chantier denombreux travaux, répartis selonquatre axes :- l’étude des métadonnées, pourétablir la liste des métadonnéesindispensables à la gestion desdocuments ;- l’étude des modalités d’accès, pourl’approfondissement du chapitre de lanorme sur l’accès aux documents ;

- l’étude de l’articulation entre lerecords management et les autressystèmes ou technologiesd’information telles que le knowledgemanagement (projet ISO/NP 22997),le workflow, etc. ;- l’élaboration d’un guide pratique demise en œuvre d’un système derecords management.

Au niveau national, deux groupesde travail ont été constitués etparticipent activement aux travauxsur les métadonnées et sur lesmodalités d’accès.

Les activités d’autres commissions de normalisation

Les travaux d’autres commissionsde normalisation se rapportentdirectement ou non à l’information età la documentation. Nousreviendrons ultérieurement de façonplus approfondie sur les activités decertaines de ces commissions dontnous proposons aujourd’hui unaperçu.

• Terminologie et autres ressourceslinguistiques (commission TC 37)

Les travaux relatifs à laterminologie et aux ressourceslinguistiques sont traités au niveauinternational par le comité ISO TC 37et ses quatre sous-comités relayés auniveau national par les commissions« Terminologie - Principes etcoordination », « Génie linguistique -Terminotique » et « Ressourcesnormalisées en ingénierie de lalangue » (commission créée en 2002).Voici à titre d’exemple quelques

Mais les normes ne sont pas uni-quement des règles techniquesde production ou de traitementindividuel des documents, ellesdeviennent de plus en plus desguides méthodologiques d’orga-nisation ; la norme internationalesur le records management esttypique de ce processus. Desnormes concernent aussi les rela-tions avec les prestataires de ser-vice (services de veille parexemple).

C’est pour mieux faire connaîtrecet ensemble de « documents deréférence » que le Bureau del’ADBS, sur proposition de la com-mission Techniques et méthodes,a souhaité qu’une rubrique régu-lière consacrée aux travaux denormalisation figure dans lespublications de l’association etsur son site web. Nous souhai-tons qu’elle soit lue et qu’elle inci-te les membres de l’association àappliquer de façon éclairée les

normes mises à leur disposition

(malheureusement pas gratuite-

ment !) par les instances de nor-

malisation, voire qu’elle suscite

des vocations pour représenter la

profession au sein de ces ins-

tances.

Éric Sutter

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REPÈRES NORMALISATION EN INFORMATION ET DOCUMENTATION

une norme fondamentale pour laproduction et la gestion desdocuments internes, quelle que soitleur thématique : NF EN 82045-1:2002 - Gestion de documents - Partie1 : principes et méthodes.

• Autres secteurs d’activités en matièrede gestion de l’information

Il existe encore d’autres normesproduites par d’autres commissionsde normalisation et sur lesquellesnous reviendrons plus en détail. Voicila liste des documents importants.

Gestion de l’information et de ladocumentation :- FD X50-185 (à paraître) - La gestionde l’information ;- XP X50-053:1998 - Prestations deveille - Prestations de veille etprestations de mise en place d’unsystème de veille ;- Z74-500:2002 - Sécurité desinformations stratégiques - Qualité dela confiance - Comment préserver laconfidentialité des informations ;- HB 275:2001 - La gestion desconnaissances. Un projet cadre pourréussir dans l’ère des connaissances(norme australienne traduite enfrançais dans le recueil Knowledgemanagement de l’Afnor, 2002) ;- FD X50-190:2000 - Outils demanagement - Capitalisationd’expériences

Expression des besoins en informationou documentation :- FD X50 -179:2000 - Management dela qualité - Guide pour l’identificationdes exigences des clients ;- NF X50-151:1991 - Analyse de lavaleur, analyse fonctionnelle -Expression fonctionnelle du besoin etcahier des charges fonctionnel.

Relations contractuelles avec lesfournisseurs et les prestataires :- Z67-131:1988 - Traitement del’information - Guide des relationsclients-fournisseurs pour l’acquisitiond’un logiciel de qualité ;- FD X50-054:1999 - Activités deconseil en management - ... - Travauxpréparatoires à une intervention deconseil ;- XP X50-053:1998 - Prestations deveille - Prestations de veille et

prestations de mise en place d’unsystème de veille ;- Z40-350:2001 - Archivage -Prestations en archivage et gestionexternalisée de documents sur supportpapier ;- BP Z67-001:2002 - Qualité desservices Internet - Accès à l’Internet etservices associés - Spécifications descritères de qualité du service réalisé, desniveaux de performance et de leurdéclaration.

Évaluation du dispositif d’informationet de documentation :- FD X50-126:1986 - Gestion de laqualité - Guide d’évaluation des coûtsrésultant de la non-qualité ;- FD X50-172:1999 - Management dela qualité - Enquête de satisfaction desclients.

Management et organisation. Denombreuses normes ou documentsnormatifs concernent le managementdes organisations à un titre ou unautre. Elles sont applicablesévidemment aux entreprisesd’information mais aussi auxstructures d’information-documentation internes en tant quemicro-entreprises au sein de plusgrandes. Ces normes sont, pour laplupart, établies par la commissionmiroir de l’ISO TC 176« Management et assurance de laqualité ». Parmi celles-ci, citons lesnormes génériques :- Management de la qualité : ISO 9000et suivantes dont :. ISO 9004:2000 - Systèmes demanagement de la qualité - Lignesdirectrices pour l’amélioration desperformances,. FD X50-180:1999 - Management dela qualité - Défauts de contribution -Défauts liés à la non-qualité du travaildans la création et l’utilisation de lavaleur ajoutée ;- NF X50-150-1:1996 (et suivantes àvenir) - Vocabulaire du management dela valeur, de l’analyse de la valeur et del’analyse fonctionnelle - Partie 1 :analyse de la valeur et analysefonctionnelle ;- FD X50-115:2001 (et suivantes àvenir) - Management de projet ;- FD X50-183:2002 - Outils demanagement - Ressources humaines

dans un système de management de laqualité - Management des compétences ;- FD X50-757:1999 - Management dela qualité - Lignes directrices pour laformation.

Odile Arturartur@univ-mlv.fr

Janvier 2003