docente: semestre: tercero
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Ing. Silvia Sarmiento Ríos 1
Asignatura: Procesos Digitales Empresariales
Docente: Ing. Silvia Sarmiento Rios
Semestre: Tercero
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G U I A D E E S T U D I O S
CARRERA: Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo
NIVEL: Tecnológico TIPO DE CARRERA: Tradicional
NOMBRE DE LA ASIGNATURA: PROCESOS DIGITALES EMPRESARIALES
CODIGO DE LA ASIGNATURA: SE-S3-PDEM
PRE-REQUISITO: 0 CO-REQUISITO: SE-S1-DABA
TOTAL DE HORAS:
Componente Teorico: 72
Componente Practico: 56
Componente Autónomo: 45
SEMESTRE: Tercero
PERIODO ACADÉMICO: Noviembre 2019 – Abril 2020 (IIPA 2019)
MODALIDAD: Presencial
DOCENTE RESPONSABLE: Ing. Silvia Sarmiento Ríos
Copyright©2020 Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. All rights reserved.
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ÍNDICE
G U I A D E E S T U D I O S ...................................................................................... 2
ÍNDICE ....................................................................................................................................... 3
PRESENTACION ..................................................................................................................... 4
SYLLABUS DE LA ASIGNATURA ........................................................................................ 5
ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA DE ESTUDIOS ................................. 14
Unidad didáctica I: ................................................................................................................. 16
Título de la Unidad Didáctica I: Organización y selección de documentos a digitalizar.
.................................................................................................................................................. 16
Unidad Didáctica II:................................................................................................................ 50
Título de la Unidad Didáctica II: Digitalización masiva de documentos ........................ 50
Unidad didáctica III: ............................................................................................................... 57
Título de la Unidad Didáctica III: Instalación del software para administrar los
documentos ............................................................................................................................ 57
Unidad didáctica IV: ............................................................................................................... 62
Título de la Unidad Didáctica IV: Almacenamiento en la nube ...................................... 62
Unidad didáctica V: ................................................................................................................ 73
Título de la Unidad Didáctica V: Almacenamiento de documentos ............................... 73
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PRESENTACIÓN Cada vez es imprescindible la automatización de los archivos, a causa del
crecimiento de la información y la necesidad de recuperación de los documentos
primarios. Los archivos se han ido transformando con las nuevas tecnologías de la
información y comunicación.
Los archivos tradicionales demandan cambios inmediatos en el registro archivístico,
transformaciones en la forma de catalogar y recuperar la información: requieren
proveer mejores servicios que la infraestructura antigua no puede soportar, como es
la digitalización de documentos, de forma que los usuarios puedan acceder al
documento original.
En la educación la computadora es un medio que fortalece el proceso enseñanza-
aprendizaje se están utilizando los sistemas de aplicaciones como es Word, Excel,
Power Point como también los sistemas de desarrollo como es los sistemas gestores
de documentos. También se ha hecho popular el uso de internet con respecto a los
sistemas de almacenamiento en la nube ya que es una tecnología que está
transformando la forma en que se trabaja en las organizaciones, dejando a un lado
el almacenamiento tradicional para migrarlo a internet ya que esto permite mejorar
las actividades de las empresas, al contar con almacenamiento infinito para sus
aplicaciones, a bajo costo y sobre todo con amplia seguridad.
Por todo esto se dice que la asignatura de Procesos Digitales Empresariales, es
importante en la actualidad para la formación del estudiante como Tecnólogo
Superior en Secretariado Ejecutivo ya que es una materia indispensable para el
desarrollo de habilidades en dicha área.
Les permitirá conocer el proceso que se debe llevar para obtener una buena
digitalización de documentos empresariales y así poder recomendar una empresa.
Es indispensable que el aprendizaje logre implementar con idoneidad todo el
proceso que se debe llevar para la gestión documental.
Al finalizar el aprendizaje estará en capacidad de realizar trabajos de acuerdo a la
normativa de presentación combinando las opciones y herramientas que presenta
cada una de las aplicaciones de gestión documental digital y logre una excelente
presentación.
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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO ISMAEL PÉREZ PAZMIÑO
SYLLABUS DE LA ASIGNATURA
I. DATOS INFORMATIVOS
NOMBRE DE LA CARRERA: Tecnología Superior en Secretariado Ejecutivo
ESTADO DE LA CARRERA: Vigente _X_ No vigente solo para registro de títulos__
NIVEL: Tecnológico.
TIPO DE CARRERA: Tradicional
NOMBRE DE LA SIGNATURA: Procesos Digitales Empresariales
CODIGO DE ASIGNATURA: SE-S3-PDEM
PRE – REQUISITO: SE-S2-PBOF CO – REQUISITO: 0
COMP. DOCENTE: 72 COMP. PRACTICA: 56
COMP. AUTONOMO: 45 TOTAL HORAS: 173
SEMESTRE: Tercero
PERIODO ACADÉMICO: Noviembre 2019 – Abril 2020 (IIPA 2019)
MODALIDAD: Presencial
DOCENTE RESPONSABLE: Ing. Silvia Sarmiento Ríos.
I. FUNDAMENTACIÓN
Cada vez es imprescindible la automatización de los archivos, a causa del
crecimiento de la información y la necesidad de recuperación de los documentos
primarios. Los archivos se han ido transformando con las nuevas tecnologías de la
información y comunicación.
Los archivos tradicionales demandan cambios inmediatos en el registro archivístico,
transformaciones en la forma de catalogar y recuperar la información: requieren
proveer mejores servicios que la infraestructura antigua no puede soportar, como es
la digitalización de documentos, de forma que los usuarios puedan acceder al
documento original.
En la educación la computadora es un medio que fortalece el proceso enseñanza-
aprendizaje se están utilizando los sistemas de aplicaciones como es Word, Excel,
Power Point como también los sistemas de desarrollo como es los sistemas gestores
de documentos. También se ha hecho popular el uso de internet con respecto a los
sistemas de almacenamiento en la nube ya que es una tecnología que está
transformando la forma en que se trabaja en las organizaciones, dejando a un lado
el almacenamiento tradicional para migrarlo a internet ya que esto permite mejorar
las actividades de las empresas, al contar con almacenamiento infinito para sus
aplicaciones, a bajo costo y sobre todo con amplia seguridad.
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Por todo esto se dice que la asignatura de Procesos Digitales Empresariales, es
importante en la actualidad para la formación del estudiante como Tecnólogo
Superior en Secretariado Ejecutivo ya que es una materia indispensable para el
desarrollo de habilidades en dicha área. La misma que está orientada a acreditar al
estudiante en el dominio y uso inteligente de las herramientas de gestión documental
que incrementen la productividad en el desarrollo de sus actividades educativas y
laborales.
El propósito de esto es que el estudiante domine los sistemas de gestión documental
de tal manera que pueda organizar, digitalizar, almacenar y administrar los archivos
electrónicamente, al desarrollar dichas habilidades podrán resolver problemas que el
sistema empresarial reclama la necesidad de mejorar la gestión documental para la
conversación de archivos.
Como objeto de estudio son los procesos de gestión documental, ya que tiene como
finalidad elaborar procesos digitales empresariales con responsabilidad mediante la
digitalización e interpretación de la información para obtener un mejor
almacenamiento de información.
El método de estudio aplicado se verá reflejado a raíz de una problemática, será
inductivo, investigativo y didáctico, de esta forma los estudiantes podrán
familiarizarse mejor con las herramientas y desempeñar sus actividades de forma
correcta y eficiente.
III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar las técnicas de organizar los documentos a digitalizar mediante las
fases de digitalización para una adecuada selección de documentos con
responsabilidad y eficiencia.
Designar el tratamiento archivístico a los documentos que conforman la
colección patrimonial mediante la digitalización permitiendo la manipulación de la
información con honestidad y responsabilidad
Manejar un programa de gestión documental con responsabilidad mediante la
instalación de un software para facilitar al usuario el acceso a la información
digitalizada.
Desarrollar el almacenamiento de documentos digitalizados con responsabilidad
y compromiso mediante la manipulación de un sistema de almacenamiento en la
nube para un adecuado tratamiento de documentos digitales.
Ingresar los documentos digitalizados con responsabilidad y honestidad
mediante el uso de un software de gestión documental para la administración de
archivos.
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IV. CONTENIDOS
Sistema General de conocimientos
Unidad I: Organización y selección de documentos a digitalizar
Unidad II: Digitalización masiva de documentos
Unidad III: Instalación del software para administrar los documentos
Unidad IV: Almacenamiento en la Nube
Unidad V: Almacenamiento de documentos
Sistema General de Habilidades
Determinar las técnicas de organización de documentos a digitalizar mediante
técnicas de organizar y seleccionar los documentos adecuados para la
digitalización.
Designar el tratamiento archivístico a los documentos que conforman la
colección patrimonial mediante la selección el software adecuado para la
administración de los documentos digitalizados.
Manejar un programa de gestión documental con responsabilidad mediante la
instalación de un software para facilitar al usuario el acceso a la información
digitalizada.
Desarrollar el almacenamiento de documentos digitalizados mediante la manejo
de un sistema de almacenamiento en la nube.
Ingresar los documentos digitalizados mediante el uso de un sistema de gestión
documental para la administración de documentos digitales.
Sistema General de Valores
Responsabilidad al seleccionar las técnicas adecuadas para la digitalización de
documentos.
Honestidad y responsabilidad al momento de digitalizar los documentos.
V. PLAN TEMÁTICO
DESARROLLO DEL PROCESO CON TIEMPO EN HORAS
TEMAS DE LA ASIGNATURA C CP S CE T L E THP TI THA
Tema 1: Organización y
selección de documentos a digitalizar.
7 8 5 3 3 - 2 28 9 15
Tema 2: Digitalización masiva de documentos 6 8 - 2 3 8 2 29 10 28
Tema 3: Instalación del software para administrar los documentos
4 8 2 2 3 6 2 27 8 9
Tema 4: Almacenamiento en la nube 4 10 2 2 2 4 2 26 12 9
Tema 5: Almacenamiento de documentos
4 4 - 2 3 3 2 18 6 18
EXAMEN FINAL - - -
Total de horas - - - - - - - 128 45 173
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Leyenda:
C – Conferencias.
S – Seminarios.
CP – Clases prácticas.
CE – Clase encuentro.
T – Taller.
L – Laboratorio.
E - Evaluación.
THP – Total de horas presenciales.
TI – Trabajo independiente.
THA – Total de horas de la asignatura.
VI. SISTEMA DE CONTENIDOS POR UNIDADES DIDÁCTICAS
Unidad I: Organización y selección de documentos a digitalizar.
Objetivo: Determinar las técnicas de organizar los documentos a digitalizar
mediante las fases de digitalización para una adecuada selección de documentos
con responsabilidad y eficiencia.
Sistema de conocimientos Sistema de habilidades Sistema de Valores
Aspectos fundamentales de un programa de digitalización
Plan de digitalización
Fase de digitalización
Aspectos técnicos de la digitalización.
Identificar los aspectos
fundamentales del sistema
gestor de documentos
para la administración
adecuada de los archivos.
Determinar las normas y
estándares para la
correcta digitalización de
archivos.
Determinar las fases de
digitalización mediante el
estudio de cada uno de
ellos
Seleccionar las técnicas
adecuadas para la
digitalización de
documentos.
Responsabilidad al
seleccionar las técnicas
adecuadas para la
digitalización de
documentos.
Unidad II: Digitalización masiva de documentos
Objetivo: Designar el tratamiento archivístico a los documentos que conforman la
colección patrimonial mediante la digitalización permitiendo la manipulación de la
información con honestidad y responsabilidad.
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Sistema de conocimientos Sistema de habilidades Sistema de Valores
Fase de digitalización masiva
de documentos
Sistemas propios y en la
nube
Determinar los diferentes
estándares para la
preparación de
documentos a digitalizar.
Realizar el primer
acercamiento con el
entorno de trabajo
comprendiendo la Interfaz
del programa.
Honestidad y
responsabilidad al
momento de digitalizar
los documentos.
Unidad III: Instalación del software para administrar los documentos
Objetivo: Manejar un programa de gestión documental con responsabilidad
mediante la instalación de un software para facilitar al usuario el acceso a la
información digitalizada.
Sistema de conocimientos Sistema de habilidades Sistema de Valores
Instalación, estructuración y
manejo de sistema SCAV
Ingreso de la información al
sistema SCAV
Documentos electrónicos
Digitalización de documentos
Reconocer el software de
gestión documental como
apoyo académico y
laboral.
Identificar la barra de
herramientas más
comunes para la
administración de
documentos.
Caracterizar la
importancia de
documentos electrónicos
en los procesos
administrativos de la
empresa.
Desarrollar la
digitalización de
documentos aplicando las
técnicas correspondientes.
Respeto y Compromiso
en seleccionar un
sistema de gestión
documental adecuado
para la administración
de documentos.
Unidad IV: Almacenamiento en la nube
Objetivo: Desarrollar el almacenamiento de documentos digitalizados con
responsabilidad y compromiso mediante la manipulación de un sistema de
almacenamiento en la nube para un adecuado tratamiento de documentos digitales.
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Sistema de conocimientos Sistema de habilidades Sistema de Valores
Arquitectura del
almacenamiento en la nube.
Tipos de almacenamiento en
la nube
Ventajas y desventajas que
tiene el almacenamiento en
la nube
Identificar los diferentes
tipos de sistemas de
almacenamiento en la
nube adecuado para el
acopio de documentos.
Aprender a usar los tipos
de sistemas de
almacenamiento en la
nube para poder generar
respaldos de los archivos
importantes.
Generar cuentas nuevas
en un sistema de
almacenamiento en la
nube.
Compromiso y
responsabilidad en
elegir el sistema
adecuado para el
almacenamiento en la
nube.
Unidad IV: Almacenamiento de documentos
Objetivo: Ingresar los documentos digitalizados con responsabilidad y honestidad
mediante el uso de un software de gestión documental para la administración de
archivos.
Sistema de Conocimientos Sistema de Habilidades Sistema de Valores
Grupo archicentro
Ingreso de nuevos
documentos al sistema de
gestión documental.
Utilizar un sistema de
gestión de documentos
para la administración de
la información de una
organización.
Honestidad al momento
de almacenar los
documentos en un
sistema de gestión
documental.
VII. ORIENTACIONES METODOLÓGICAS Y DE ORGANIZACIÓN DE LA
ASIGNATURA.
El proceso de enseñanza – aprendizaje de la asignatura, se basa en el desarrollo de
las clases del contenido en general, acompañado por casos prácticos, talleres de
aplicación y aplicación de los contenidos.
En cada período de clase se presentará el tema, exponiendo el objetivo específico y
las habilidades que se desea alcanzar.
Mediante el autoaprendizaje (exploraciones) se invita a descubrir conceptos y
patrones por su propia cuenta, a menudo aprovechando el poder de la tecnología.
Se realizarán actividades en equipo, motivando al estudiante a pensar, hablar y
escribir soluciones en un ambiente de aprendizaje de mutuo apoyo.
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Todo estudiante recopilará las investigaciones y ejercicios realizados debidamente
clasificados e indexados como material bibliográfico de apoyo.
Métodos
- Problémico
- Inductivo - deductivo
- Investigativo
- Didáctico
Técnicas activas
- Solución de problemas
- Conferencia participativa
- Expositivos
- Observación
- Investigación en grupo e independiente
VIII. RECURSOS DIDÁCTICOS
Básicos: marcadores, borrador, pizarra de tiza líquida.
Audiovisuales: Computador, retroproyector, laboratorio de computación.
Técnicos: Documentos de apoyo, texto básico, guías de observación,
diapositivas, sistemas de gestión documental, internet, sistemas de
almacenamiento en la nube.
IX. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA
El sistema de evaluación será sistemático y participativo, con el objetivo de adquirir
las habilidades y destrezas cognitivas e investigativas que garanticen la calidad e
integridad de la formación profesional.
Para la respectiva evaluación se valorará la gestión de aprendizaje propuestos por el
docente, la gestión de la práctica y experimentación de los estudiantes, y la gestión
de aprendizaje que los estudiantes propondrán mediante la investigación.
Se tomó como referencia el Reglamento del Sistema Interno de Evaluación
Estudiantil para proceder a evaluar la asignatura, de esta manera se toma como
criterio de evaluación la valoración de conocimientos adquiridos y destrezas
evidenciadas dentro del aula de clases en cada una de las evaluaciones aplicadas a
los estudiantes, demostrando por medio de éstas que está apto para el
desenvolvimiento profesional.
Por ello desde el primer día de clases, se presentará las unidades didácticas y los
criterios de evaluación del proyecto final, evidenciado en el silabo y plan calendario
entregado a los estudiantes.
Se explica a los estudiantes que el semestre se compone de dos parciales con una
duración de diez semanas de clases cada una, en cada parcial se evaluará sobre
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cinco puntos las actividades diarias de las clases: trabajos autónomos, trabajos de
investigación, actuaciones en clases y talleres; sobre dos puntos un examen de
parcial que se tomará en la semana diez y semana veinte. De esta manera cada
parcial tendrá una nota total de siete puntos como máximo.
El examen final se llevará a cabo mediante la ejecución de un proyecto integrador de
asignaturas y tiene una valoración de tres puntos. Por consiguiente, el alumno podrá
obtener una nota total de diez puntos.
El proyecto integrador del presente semestre corresponde a la Aplicación de la
Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo en el Gobierno Autónomo de El
Oro.
Por tal motivo, la asignatura de procesos digitales Empresariales contribuirá en el
proyecto integrador mediante el almacenamiento de documentos en un sistema de
gestión documental en la nube.
Los parámetros de evaluación del presente proyecto o actividad de vinculación de la
asignatura, se clasifican en parámetros generales que serán los mismos en todas las
asignaturas y en parámetros específicos que corresponde únicamente a la
asignatura; la cual se detallan a continuación:
Parámetros Generales
- Redacción y coherencia del articulo científico 0.50 - Presentación Personal 0.25 - Dominio del contenido 0.50
TOTAL 1,25
Parámetros Específicos
- Aplicación de técnicas de digitalización de documentos 1.00 - Almacenamiento de los documentos en el sistema en la nube 0.50 - Presentación de diapositivas 0.25
TOTAL 1,75
Una vez que el estudiante exponga su proyecto integrador y defienda las preguntas
propuestas por el tribunal, será notificado en ese momento la nota obtenida y se
procederá a la respectiva firma de constancia.
Dentro de las equivalencias de notas se clasifican de la siguiente manera:
- 10,00 a 9,50: Excelente
- 9,49 a 8,50: Muy bueno
- 8,49 a 8,00: Bueno
- 7,99 a 7,00: Aprobado
- 6,99 a menos: Reprobado
Los estudiantes deberán alcanzar un puntaje mínimo de 7,00 puntos para aprobar la
asignatura, siendo de carácter obligatorio la presentación del proyecto integrador.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 13
Si el estudiante no alcance los 7,00 puntos necesarios para aprobar la asignatura,
deberá presentarse a un examen de recuperación en la cual será evaluado sobre
diez puntos y equivaldrá el 60% de su nota final, el 40% restante corresponde a la
nota obtenida en acta final ordinaria de calificaciones.
Aquellos estudiantes que no podrán presentarse al examen de recuperación son
quienes estén cursando la asignatura por tercera ocasión y aquellos que no hayan
alcanzado la nota mínima de 2.5/10 en la nota final.
El estudiante no conforme con la nota del proyecto integrador podrá solicitar
mediante oficio una recalificación y obtendrá respuesta del mismo en un plazo no
mayor a tres días hábiles.
El docente tendrá un plazo de 48 horas para socializar las calificaciones obtenidas
luego se asentará en las actas finales y se procederá a recoger la firma de los
estudiantes.
Los proyectos presentados serán sometidos a mejoras o corrección si el caso lo
amerita con la finalidad de ser presentadas en la feria de proyectos científicos que el
Instituto Tecnológico Superior Ismael Pérez Pazmiño lanzará cada año.
X. BIBLIOGRAFÍA BÁSICA Y COMPLEMENTARIA
Ing. Silvia Sarmiento (2018) Guía de Estudio de Procesos Digitales
Empresariales.
Secretaria Administrativa Oficina de Apoyo a la Gestión Documental
Villavicencio, (2015) Manual de Digitalización.
María Teresa Bermúdez (2017) Guía para digitalizar documentos.
Ing. Silvia Jacqueline Sarmiento Ríos
DOCENTE
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ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA DE ESTUDIOS
I. GENERALIDADES
Antes de empezar con nuestro estudio, debes tomar en cuenta lo siguiente:
1. Todos los contenidos que se desarrollen en la asignatura contribuyen a tu
desarrollo profesional, ética investigativa y aplicación en la sociedad.
2. El trabajo final de la asignatura será con la aplicación de la metodología de
investigación científica.
3. En todo el proceso educativo debes cultivar el valor de la constancia porque no
sirve de nada tener una excelente planificación y un horario, si no eres
persistente.
4. Para aprender esta asignatura no memorices los conceptos, relaciónalos con la
realidad y tu contexto, así aplicaras los temas significativos en tu vida personal y
profesional.
5. Debes leer el texto básico y la bibliografía que está en el syllabus sugerida por el
docente, para aprender lo temas objeto de estudio.
6. En cada tema debes realizar ejercicios, para ello debes leer el texto indicado
para después desarrollar individual o grupalmente las actividades.
7. A continuación, te detallo las imágenes que relacionadas a cada una de las
actividades:
IMAGEN SIGNIFICADO
SUGERENCIA
TALLERES
REFLEXIÓN
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TAREAS
APUNTE CLAVE
FORO
RESUMEN
EVALUACIÓN
8. Animo, te damos la bienvenida a este nuevo periodo académico
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DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Unidad didáctica I:
Título de la Unidad Didáctica I: Organización y selección de
documentos a digitalizar.
Introducción de la Unidad Didáctica I:
Hoy en día estamos viendo cómo, cada vez más, las cosas que gestionábamos en
papel o documentos impresos ya no son tan necesarias en ese formato. La
tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización también se nota en
nuestros hábitos y formas de trabajo.
Algunas situaciones muy claras donde vemos estos cambios son, por ejemplo, la
compra de entradas de cine o teatro, un billete de avión con la tarjeta de embarque
en nuestro móvil o las facturas que recibimos directamente por e-mail en vez de en
nuestro buzón.
Este cambio es importante para la gente ya que, el tener los documentos
digitalizados o en nuestras aplicaciones móviles, hacen nuestro día a día más
sencillo en muchos aspectos.
La digitalización, además, nos permite tener toda nuestra documentación alojada en
un ordenador, evitando así tener que ocupar varios cajones en nuestras casas o
decenas de archivadores en nuestras oficinas.
Si vamos un poco más allá, hablando del avance en tecnología, podríamos utilizar la
nube para el almacenamiento de nuestros documentos, en vez de nuestro ordenador
el cual tiene una capacidad limitada.
Objetivo de la Unidad Didáctica I:
Determinar las técnicas de organizar los documentos a digitalizar mediante las fases
de digitalización para una adecuada selección de documentos con responsabilidad y
eficiencia.
Organizador Gráfico de la Unidad didáctica I:
Organización y selección de
documentos a
digitalizar
Aspectos fundamentales de un programa de
digitalización.
Plan de
digitalización
Fase de
digitalización
Aspectos técnicos
de la digitalización.
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Actividades de aprendizaje de la Unidad Didáctica I:
Actividades de aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica I:
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es el proceso mediante el cual se convierte un documento en papel
a documento electrónico. Hay que indicar que no solamente se pueden digitalizar los
documentos en papel, sino que documentos creados en diferentes formatos como
fotografías, música, mapas, vídeos, etc. también pueden ser digitalizados.
El proceso de digitalización de documentos consta de tres fases:
Captura con un dispositivo electrónico del documento. (Escáner)
Indexación del documento.
Almacenamiento del documento con una información asociada para facilitar su
recuperación.
Ventajas de la digitalización
Las ventajas de digitalizar la documentación almacenada por la empresa son
muchas y permitirán a la empresa reducir sus costes.
Fácil distribución de los documentos generados en el desarrollo de la actividad
empresarial.
Ahorro de espacio en la oficina.
Rápida recuperación de los documentos que se buscan.
Ahorro de tiempo en los procesos de trabajo.
Evita extravíos de documentación.
Acceso a la documentación desde cualquier lugar y dispositivo.
Mayor seguridad.
Evita deterioro de la documentación.
Pero no todo son ventajas, aunque hay más ventajas que desventajas que hacen de la digitalización un proceso fundamental para conseguir una oficina sin papeles y que los trabajadores tengan más opciones de trabajar desde casa. Las desventajas son:
Para acceder a la documentación se deben tener los dispositivos adecuados y preparados.
Pueden existir muchas versiones de un mismo documento. (Esta desventaja es más bien de los documentos creados digitalmente, pero la incluyo aquí porque también se puede dar el caso).
¿Es suficiente con digitalizar?
Convertir los documentos de la empresa guardados en papel a formato digital no es
suficiente. Para llevar a cabo un proceso de digitalización en una empresa se debe
trazar un plan. Hay que tener claro que se quiere y como. La digitalización de los
documentos por sí sola no te asegura una buena gestión.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 18
En primer lugar y antes de empezar las empresas se deben preguntar que quieren
digitalizar y para qué. Una vez resuelta esta pregunta deben valorar si contratan una
empresa externa o si se tienen los recursos técnicos y humanos suficientes para
llevar a buen término el proceso. Sí deciden contratar una empresa externa han de
tener mucho cuidado porque hay empresas que se dedican a la digitalización masiva
que no tienen en cuenta la descripción de los documentos y solamente utilizan un
campo de descripción. Y esto es muy importante porque además de ahorrar espacio
lo que se pretende es agilizar la recuperación de la documentación.
El proceso de digitalización aporta grandes ventajas a las empresas, pero hay que
tener mucho cuidado porque si se hace mal el trabajo será un verdadero quebradero
de cabeza. Hay que tener claro lo que se quiere y para que se quiere, del mismo
modo que hay que tener muy claro que el hecho de que la documentación esté en
formato electrónico no quiere decir que no deba seguir los mismos procesos que la
documentación en formato impreso dentro del sistema de gestión documental.
Porque al final lo que importa en los dos casos es la información contenida en el
documento y no el formato.
Actividades de aprendizaje 2 de la Unidad Didáctica I:
TIPOS DE DIGITALIZACIÓN
Digitalización sin eliminación del documento original análogo
Tiene tres tipos de aplicaciones:
Digitalización con fines de control y trámite:
Generalmente se maneja en las oficinas de correspondencia o centro de
documentación Interna, donde se recibe, radica y distribuye la correspondencia o
documentos físicos y en otros casos se envía por medios electrónicos en formato
digital para agilizar el trámite y evitar él envió de documentos originales.
Digitalización con fines archivísticos
Requiere de uso y aplicaciones tanto de estándares técnicos como de normas
archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por el
Comité de Archivo de la entidad; debe partir de documentos agrupados en conjuntos
series.
FORO
¿Qué es para usted la digitalización
TAREA EN AMAUTA
Con un organizador grafico indique la importancia, ventajas y
desventajas de digitalizar.
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Digitalización con fines de contingencia y se continuidad del negocio:
Es realizado para asegurar que la información siempre esté disponible en caso de
catástrofe, de forma que se garantice la continuidad de los procesos y operaciones
llevadas a cabo por la entidad una vez se supere la emergencia, teniendo en cuenta
la legislación del Archivo General.
Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización
certificada
Aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente
adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación,
de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos
y avalada por una instancia u organismo autorizado.
No esta necesariamente ligada al uso de ¨certificados electrónicos para firma¨ ya que
los estándares y procesos de digitalización, son los que la misma entidad de
conformidad con las normas que expidan los organismos competentes o por un
tercero autorizado.
Es importante aclarar que los documentos con valores secundarios (científicos,
históricos y culturales) no podrán ser sustituidos mediante este proceso.
TIPOS DE DIGITALIZACIÓN
Digitalización de archivos históricos.
Este tipo de digitalización se solicita normalmente
cuando se requiere liberar espacio físico, y la
información a digitalizar se consulta esporádicamente.
Es importante hacer notar que la digitalización por sí
sola no sustituye a los documentos originales, si es que
estos tienen un valor legal o comercial. Para poder
destruir documentos originales es necesario aplicar a
TIPO SUSTITUIR EL ORIGINAL
EN PAPEL REQUISITOS
Fines de control y tramite No Pautas AGN
Fines archivísticos No
Pautas AGN y normas
archivísticas adoptadas por el
Comité de la Entidad.
Fines de contingencia y
continuidad del negocio No Ley 527 de 1999
Digitalización certificada Si
Protocolos y estándares certificados.
Requiere firma digital y electrónica
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 20
los documentos digitalizados una certificación digital. Y como punto a resaltar es que
una copia de papel y una digital tienen exactamente el mismo valor legal o
comercial.
Digitalización de archivos de trámite u operativos.
La digitalización de los documentos que sirven para la
operación diaria, tiene un tratamiento totalmente diferente a
los del archivo histórico. En este caso es importante hacer una
separación por tipo de documento, para saber qué
documentos se tienen y qué documentos faltan para dar
cumplimiento a un proceso. La participación de personal In-
Plant se recomienda, para tener siempre su información en línea y preferentemente
cargada en el sistema de gestión de controles internos (BCM) o de flujos de trabajo
(BAA) en tiempo real.
Digitalización urgente de documentos.
En muchas empresas se entiende que muchas veces se requieren.
Actividades de aprendizaje 3 de la Unidad Didáctica I:
Aspectos fundamentales de un programa de digitalización
Se dice que estamos en el siglo de la información y del conocimiento y que, tanto en
las empresas como en las instituciones del estado, las tecnologías de la Información
y de las Telecomunicaciones deben ocupar un lugar destacado con el fin de brindar
servicios eficientes y eficaces.
La información está en los documentos que producimos o recibimos todos los días
en el ejercicio de nuestras funciones.
Los documentos nos permiten, entre otras cosas, las siguientes:
Conducir los asuntos de una manera ordenada, eficaz y responsable.
Dar coherencia, continuidad y productividad a las labores de la entidad.
Mejorar los resultados de las actividades que se realizan en la entidad.
Suministrar pruebas en caso de litigio.
Proteger los interese y derechos de los colaboradores y de los usuarios.
Proporcionar evidencia de las actividades que se realizan.
TAREA EN AMAUTA
Desarrolle un cuadro comparativo de los tipos de digitalización
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 21
Por otra parte, los directivos de las instituciones públicas dicen estar de acuerdo con
el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información,
pero en muchos casos no saben cómo abordar los problemas de la información que
se dan con soluciones prácticas.
En una gran mayoría de casos, se quiere solucionar los problemas de información
desde una perspectiva informática, esto debido a la publicidad que constantemente
nos bombardea con frases como las siguientes: “cualquier día de estos su empresa
podría hundirse en un mar de papeles”, “alivie los requerimientos de bodega,
digitalice sus documentos”, “prohibido el papel”, etc.
Sin embargo, la experiencia ha probado que confundir la herramienta con la solución
del problema puede generar frustraciones como hacer grandes inversiones
económicas con resultados poco efectivos, hundirnos en un mar de registros,
cambiar bodegas reales por bodegas virtuales, etc.
Para conseguir una buena gestión de la información, ya sea manual o informatizada,
se debe contar primero con una buena gestión documental.
La gestión documental persigue que el trabajo con los documentos sea más fácil, de
manera que una persona sabe qué documentos guardar, cuándo, cómo, y dónde,
con el fin de localizarlos cuando los necesita.
Concretamente una buena gestión documental permita:
Definir cuáles documentos deben ser creados según cada actividad y cuál
información deben contener.
Decidir bajo cual forma y estructura deben ser producidos los documentos.
Seleccionar cual tecnología debe utilizarse para la conservación documental.
Definir cuales metadatos conviene establecer para cada documento y cómo se
van a conservar y administrar durante la vigencia administrativa, legal e histórica.
Determinar las necesidades de recuperación, utilización y de transmisión de los
documentos entre los usuarios inmediatos y los otros usuarios.
Establecer los plazos de conservación de los documentos de acuerdo con su
vigencia administrativa-legal e histórica con el fin de conservarlos el tiempo
necesario y no saturar los locales de archivo.
Determinar el modo de organización de los documentos con el fin de
recuperarlos eficaz y eficientemente.
Evaluar los riesgos que se pueden presentar en caso de que los documentos no
estén disponibles cuando se requieran por parte de la administración y de los
usuarios en general.
Asegurarla adecuada conservación de los documentos en locales que cumplan
las condiciones legales de sanidad y seguridad.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 22
FASES FUNDAMENTALES DE UN PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN
Todo proyecto de digitalización debe contemplar tres aspectos fundamentales.
Los objetivos que se pretenden conseguir: La definición de estos objetivos
dependerá de lo que cada institución pretenda realizar. Se debe establecer la
relación costo beneficio del proyecto y comparar la situación actual de la gestión
documental en soporte papel con la situación futura que se presentará al
digitalizar los documentos, por ejemplo: recurso humano, material y financiero
requeridos en uno y otro caso, confrontación de los niveles resultado real y
esperado, pertinencia del cambio, etc. También se debe tener claro si se quiere
digitalizar para sustituir los documentos en soporte papel, para agilizar los
trámites o para difusión.
El ámbito de aplicación del proyecto: Implica integrar los archivos en papel, los
documentos electrónicos y las bases de datos, en el caso de que esté
trabajando en esas tres áreas por separado.
La responsabilidad de las partes involucradas en el proyecto: Un proyecto de
digitalización requiere la participación de administradores, archivistas e
informáticos, de manera que se debe establecer claramente, desde el principio
del proyecto, la responsabilidad de cada uno de los participantes.
Así mismo, en un programa de digitalización se deben cubrir tres fases diferentes,
pero estrechamente ligadas entre sí:
1. Fase archivística: Preparación y conducción de la digitalización de documentos
según las reglas archivísticas.
2. Fase tecnológica: Identificación y aplicación de un cierto número de reglas
directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.
3. Fase legal: Cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor
de prueba de los documentos digitalizados.
FASE ARCHIVÍSTICA
Si se digitalizan los documentos sin una preparación adecuada, es decir, sin orden,
método y sin una descripción precisa para recuperar la información, lo que se
obtendrá como resultado es un caos electrónico costoso y peligroso, siendo más
difícil acceder a una información almacenada en un disco óptico que abarca varias
decenas de millares de imágenes que a documentos conservados en cajas
debidamente rotuladas.
La digitalización propiamente dicha es un asunto de segundos, pero la preparación
de los documentos seleccionados, la puesta en marcha del proceso y el control de
calidad de los resultados requiere de mucho tiempo.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 23
La preparación material de los documentos
Algunos documentos pueden ser digitalizados de forma más rápida, fácil y
provechosa que otros. Partiendo de los altos costos que implica digitalizar, se debe
tener presente algunos parámetros para seleccionar los documentos que se van a
someter a ese proceso, estos son:
El soporte de transacciones costosas.
Frecuentemente son consultados, manipulados y reproducidos.
Deben ser conservados a largo plazo.
Deben ser consultados por múltiples usuarios.
Son homogéneos en su forma, tamaño y contenido.
Representan una gran masa documental.
Han sido clasificados, expurgados y descritos con precisión para facilitar su
acceso.
Según la naturaleza y el estado de los documentos, así como su contexto
organizacional, la preparación material de los documentos se puede hacer antes,
durante o después de su preparación intelectual. Esta preparación incluye los pasos
siguientes:
Retirar y eliminar los duplicados, así como documentos rutinarios y formularios
no útiles. Esto se debe hacer de acuerdo con las Tablas de Plazos de
Conservación Documental o de algún informe de valoración parcial. Se debe
tener presente que ningún documento producido o recibido por una entidad
pública, se puede eliminar sin el aval del Comité Interinstitucional de Selección
respectivo y sin la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos. En el caso del expediente clínico, existe una
Comisión de Expediente Clínico que está trabajando en una Tabla Modelo de
Plazos de Conservación del Expediente Clínico.
Separar cada página, distinguiendo cada documento en relación con el
precedente y el siguiente, es decir, que debe tener una continuidad cronológica
entre un documento y otro.
Foliar los documentos de un mismo expediente.
Llevar un control estricto de los documentos que se van digitalizando.
Guardar los originales, cuando se van a conservar permanentemente, en cajas
adecuadas para su conservación.
La descripción y los medios para recuperar los documentos
Antes de proceder a la digitalización, los documentos se deben inventariar ya sea
utilizando formularios manuales o informatizados. Los inventarios deben contener los
siguientes datos:
Unidad administrativa que produjo el documento.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 24
Nombre completo del paciente
Número de expediente o de cédula, en caso de que existan dos números, se
deben incluir los dos
Fecha y lugar de nacimiento
Fechas extremas (fecha del inicio y del cierre del expediente)
Vigencia administrativa y legal
Cualquier otro dato que se considere pertinente
Si la entidad posee un inventario de los documentos que se quieren digitalizar, debe
verificar antes de iniciar la digitalización que la descripción hecha corresponde a
cada documento, en este caso, a cada expediente clínico.
Si el método de trabajo empleado y los programas informáticos utilizados lo
permiten, se puede insertar al principio y al final de cada expediente una hoja con un
código de barras, lo que permitirá recuperar más fácilmente el expediente. También,
si la naturaleza y la forma de los documentos lo permiten, se puede utilizar un
programa de reconocimiento óptico de caracteres con el fin de identificar y recuperar
más rápidamente los documentos digitalizados.
Conservación Se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos en aspectos
ambientales para la conservación y la manipulación de soportes electrónicos:
- Temperatura - 16° C a 20° C
- Humedad – 30% a 40%
Evitar los cambios bruscos de temperatura y humedad. Lo fundamental es no
llegar a la condensación de la humedad. De ahí la importancia de conservar
estos soportes en lugares en donde la temperatura y la humedad relativa sean
constantes todo el tiempo
La colocación de los soportes en la estantería debe ser en forma vertical
Se deben conservar estos soportes en lugares libres de polvo y suciedad
La manipulación debe ser muy cuidadosa porque estos soportes se deforman
con facilidad y esto ocasiona deficiencias en la recuperación de los datos.
No se deben colocar estos soportes cerca de campos magnéticos porque
producen deterioro en los mismos
Se debe mantener al menos una copia de seguridad de los documentos
electrónicos en depósitos ubicados en localizaciones diferentes
Se debe tener cuidado especial en las labores de consulta y recuperación de
documentos electrónicos y en la manipulación de sus soportes para garantizar la
integridad y conservación de los mismos
Se debe garantizar el buen funcionamiento de los dispositivos con los que se
gestionan los documentos electrónicos, que tengan un mantenimiento adecuado
y estén debidamente protegidos contra fluctuaciones de voltaje
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 25
Se debe dedicar tiempo y recursos para efectuar investigaciones periódicas de
mercado, en cuanto a los dispositivos de almacenamiento electrónico de
información y sus soportes, para hacer las adquisiciones y ajustes de equipo
necesarias
Se debe tener el personal debidamente capacitado para efectuar la migración de
los documentos electrónicos a nuevos soportes cuando el acceso a los mismos
se vea comprometido por la obsolescencia de los soportes en que se
encuentran.
FASE TECNOLOGICA
En materia informática se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
La selección del sistema adecuado
Los objetivos del sistema
Los estándares tecnológicos
El acceso a las imágenes y a los índices de datos
La calidad de las imágenes
La funcionalidad del sistema
La protección de la información digitalizada
El control del acceso
La evolución de las tecnologías de la información
Las auditorías
La selección del sistema adecuado
Debe efectuarse después de un análisis costo-beneficio. Se debe tomar en
consideración la infraestructura tecnológica de la entidad para que el sistema que se
va a adquirir sea compatible con el ya existente, así como revisar el conjunto de las
necesidades de información de la entidad y el proceso de gestión de la información
electrónica. De otra forma, el sistema podría multiplicar las lagunas del actual.
Los objetivos de un sistema
Los responsables de elegir un sistema para digitalizar deben visualizar los objetivos
siguientes:
El acceso a largo plazo de la información digitalizada
La calidad de las imágenes digitalizadas
La seguridad y la confidencialidad de la información
La funcionalidad continúa del equipo y de los programas
El control del deterioro de los soportes de almacenamiento de la información
La anticipación y la planificación del desarrollo tecnológico
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 26
Los estándares tecnológicos
El respeto de un conjunto de estándares tecnológicos contribuye mucho a lograr los
objetivos antes enunciados. Por ejemplo: el Archivo Nacional de Québec recomienda
tener en cuenta los siguientes estándares:
La Norma ISO 9660 para el registro y lectura de los datos en discos ópticos con
el fin de asegurar su migración a diferentes ambientes tecnológicos.
El formato TIFF para la toma de imágenes y los estándares CCITT grupo 3 y
grupo 4 para comprimir datos textuales.
El formato ASCII para la recogida de índices.
Un monitor de visualización de alta resolución.
El acceso a las imágenes y a los índices de datos
El acceso a la información conservada en discos ópticos supone que esa
información permanecerá legible, inteligible y recuperable.
La legibilidad significa la posibilidad de acceder en todo momento, presente o futuro
a la información digitalizada sin ninguna pérdida de datos. Para garantizar esa
legibilidad, es necesario conservar los discos ópticos en las condiciones apropiadas
y verificarlos regularmente para detectar errores de lectura, con el fin de recopilarlos
inmediatamente.
La inteligibilidad por su parte significa que la información producida y recuperada por
un sistema de digitalización permanece comprensible para otro sistema. Además,
implica que la información leída con la ayuda de un computador debe ser
comprendida por el ser humano.
La recuperación de la información implica la posibilidad de encontrar la información
almacenada en los discos ópticos y accederla fácilmente. Esa posibilidad está
basada en los elementos que establecen las ligas entre la estructura lógica de los
registros y su ubicación en el disco óptico. Las ligas se encuentran habitualmente en
los encabezados de los ficheros y son interpretadas por el sistema del computador.
Para mantener a largo plazo la capacidad de recuperación de la información, se
debe asegurar el funcionamiento del sistema y de los dispositivos periféricos.
Para garantizar el acceso a la información y el índice de los datos, se deben respetar
las siguientes reglas:
Establecer una estrategia de migración que permita la evolución del equipo, los
programas informáticos y los soportes de almacenamiento de los datos al ritmo
de los cambios tecnológicos.
Optar por las etiquetas de encabezamiento estándar que dan los sistemas
abiertos y que pueden ser leídos por otros sistemas.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 27
La calidad de las imágenes
Para obtener una buena calidad de la imagen se deben respetar cuatro reglas:
1. El equipo (unidad de disco óptico y escáner) debe ser calibrado correctamente
de acuerdo con las instrucciones del productor y ajustado de acuerdo con las
necesidades del usuario.
2. La densidad de la digitalización se da en función de la calidad de la imagen y de
la capacidad de almacenamiento que se desean. Se debe tener en cuenta la
capacidad de memoria de los discos ópticos.
3. Para mejorar una imagen digitalizada se puede utilizar un algoritmo que limpiar
la imagen, suprimiendo los datos de una forma selectiva o automática. Esto
puede provocar una pérdida significativa de detalles. Cuando se utiliza este
procedimiento, se debe conservar una imagen no mejorada o se debe asegurar
que el algoritmo usado es reversible. Para los documentos que tienen valor de
prueba o valor científico-cultural, se debe conservar siempre una imagen no
retocada.
4. La compresión y la descompresión de los datos. La compresión reduce
enormemente el volumen de las imágenes digitalizadas por medio de fórmulas
matemáticas. Estas fórmulas pueden ser comerciales o estándar.
La funcionalidad del sistema de digitalización
La funcionalidad de un sistema de digitalización depende principalmente de una
arquitectura abierta y de una compatibilidad descendente.
Una arquitectura abierta permite:
Mejorar los componentes del sistema sin degradar sus funciones y sin perder
información
Importar y exportar los datos
Funcionar con componentes materiales de orígenes diferentes sin efectos
negativos en los programas informáticos
Un sistema con una compatibilidad descendente permite que las nuevas versiones
se apoyen en versiones anteriores. Es decir, que se puede acceder a la información
ya digitalizada y convertirla a la nueva versión, permitiendo la transferencia de la
información sin que sufra ninguna modificación. En consecuencia, cuando se va a
seleccionar un sistema de digitalización es necesario:
Exigir al proveedor que toda actualización del sistema o todo nuevo sistema sea
compatible con el sistema ofrecido.
Transferir la información ya digitalizada para que pueda ser tratada en el nuevo
sistema.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 28
La documentación técnica
Se debe obtener y conservar toda la documentación técnica relacionada con todos
los componentes del sistema de digitalización con el fin de asegurar la funcionalidad
del sistema a largo plazo. Esta documentación comprende:
Programa fuente
Modelo de base de datos
Diagrama de flujo de datos
Manual del usuario
Manual técnico
Versión beta por un tiempo limitado para probar la funcionalidad del sistema
Toda la documentación que se considere necesaria sobre la aplicación y el
mantenimiento del sistema
Protección de la información digitalizada
Para proteger los documentos digitalizados de una forma adecuada, es necesario:
La adquisición de soportes y tecnología de registro y almacenamiento de alta
calidad
El control de la cantidad de los datos almacenados en el soporte.
La protección del soporte conservándolo en condiciones ambientales adecuadas
Generar respaldos de la información documental de forma periódica, utilizando
formatos homogéneos en los datos y la documentación, procurando establecer
un solo medio de respaldo electrónico, por ejemplo, los discos compactos no
regrabables
El control del acceso
En el caso de los hospitales que desean digitalizar los expedientes médicos, se debe
asegurar la confidencialidad de la información mediante un control del derecho y del
procedimiento del acceso, el cual debe darse sobre el lugar donde se produce la
digitalización, los equipos y los programas que se van a utilizar.
Es decir, que se debe regular el acceso a las instalaciones de cómputo, los archivos,
los datos, procesos o servicios del sistema por parte de usuarios y establecer el
rango de acción de cada usuario. Se deben establecer diferentes niveles de acceso
de acuerdo de acuerdo con las necesidades de los usuarios y determinar si el
acceso se va a dar por medio de palabras, nombres o números claves, tarjetas,
firmas, voz, etc. Así mismo, se debe llevar un histórico de todos los usuarios que
acceden a la información digitalizada.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 29
Evolución de las tecnologías de información
Este aspecto exige una constante actualización tecnológica con el fin de conocer los
nuevos equipos y programas que aparecen en el mercado para asegurar la
migración de la información digitalizada. Además, se debe asegurar una perfecta
adecuación entre los equipos y los programas para proteger la información que tiene
valor legal o científico cultural.
Las auditorías
Con el fin de garantizar la autenticidad, confiabilidad e integridad de los documentos
digitalizados se deben realizar auditorías periódicas al sistema y a todos los
procedimientos de digitalización. Esas auditorías pueden ser internas o externas.
Los objetivos de las auditorías se pueden resumir en:
Determinar la conformidad de los elementos del sistema de almacenamiento y
de los procedimientos según las exigencias prescritas.
Determinar la eficacia global del sistema y sus procedimientos.
FASE LEGAL
En varias leyes nacionales se le da al documento electrónico el mismo valor que al
documento en papel. Sin embargo, se debe tener presente que en casi todas las
leyes se estipula que el documento electrónico tiene valor legal y probatorio siempre
y cuando se pueda demostrar su autenticidad, integridad y confiabilidad.
Ejemplo, se pueden citar algunos aspectos que en países como Canadá y Francia
se han tomado como base para establecer el valor legal de los documentos
conservados en soporte electrónico, a saber: una adecuada gestión documental, los
componentes del sistema de digitalización, los controles del acceso, la funcionalidad
del sistema, el control de calidad de las imágenes, la seguridad del sistema, etc.
Actividades de aprendizaje 4 de la Unidad Didáctica I:
Transformación Digital en una Empresa
1. Evalúa la situación de la empresa
Para abordar un proceso de digitalización, hay que saber desde qué punto se parte.
Teniendo en cuenta que la transformación digital no sólo consiste en implementar
nuevas tecnologías o desarrollar una APP, lo que cualquier empresa tiene que hacer
TAREA EN AMAUTA
Con un organizador grafico indique la importancia de cumplir con las fases de un programa de digitalización
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 30
para empezar a digitalizarse es evaluar cómo funciona la organización, tanto hacia
afuera como hacia dentro.
2. Prioriza la transformación digital
Una vez se sepa en qué punto se encuentra la empresa, es
importante convertir el proceso de transformación digital en una
prioridad. Por ello, es importante que se dedique tiempo y
recursos a elaborar el plan y a ejecutarlo.
3. Consigue el apoyo de la dirección
Para que la transformación digital sea prioritaria resulta imprescindible que el equipo
directivo de la empresa sea consciente de la necesidad de digitalizar, esté de
acuerdo en que es una prioridad, y se muestre conforme en dedicar recursos.
Convencer a ese nivel de la organización no es fácil. Para ello, es clave que exista
una persona que asuma el liderazgo del proceso. Esta figura será clave para
convencer y guiar a toda la empresa hacia un nuevo modelo de funcionamiento.
4. Capacita e incentiva a un equipo de transformación digital
Para digitalizar una empresa es importante contar con el talento apropiado. La
mayoría de empresas ya cuenta con los perfiles adecuados dentro de su
organización. Lo que hay que hacer es identificarlos y crear un equipo que se
encargue de apoyar al líder a la hora de redefinir procesos, detectar necesidades y
poner en práctica los cambios que se requieran para digitalizar la empresa.
Como el talento digital está muy demandado, es recomendable complementar la
composición de ese equipo con políticas laborales flexibles, por ejemplo,
mediante fórmulas de teletrabajo para fidelizarlo y retenerlo.
5. Entiende y optimiza la experiencia del cliente
Cuando la digitalización de tu empresa ya sea un proceso prioritario, que cuente con
el aval de la dirección y con un equipo capacitado para liderar la transformación, hay
que ponerse manos a la obra en entender y actuar en relación a la experiencia
digital de tus clientes.
Básicamente, porque la transformación de la relación con el cliente debe guiar los
cambios a nivel interno. Empezar de fuera hacia dentro es una garantía de éxito en
cualquier proceso de digitalización.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 31
Para ello, lo primero que la empresa debe plantearse es: “¿qué hace actualmente
mi cliente digital?”.
A partir de ahí se tiene que transformar la parte visible del negocio para los clientes,
y este proceso orientará los cambios operativos y tecnológicos internos que se
deben llevar a cabo.
Una vez se ha entendido al cliente, hay que optimizar su experiencia cuando
interactúa con la empresa. Actualmente existen muchas soluciones dedicadas a
mejorar la experiencia de cliente, que no sólo sirven para mejorar las tasas
captación y retención de los clientes, sino que contribuyen a mejorar la eficiencia de
la compañía.
Plan de digitalización
Requisitos técnicos para escanear
Imagen digital
Es una “fotografía electrónica” convertida en un conjunto de elementos pictóricos
(pixeles). El número de píxeles define la resolución de la imagen. La imagen digital
de un documento la obtenemos por medio de un escáner.
Escáner
Dispositivo de digitalización que transmite los datos de las imágenes escaneadas a
un ordenador. Durante la captura de la imagen los documentos se escanean a una
resolución y a una profundidad predefinidas.
Resolución
La resolución del escáner se mide en puntos por pulgada (ppp) o píxeles por
pulgada (ppi). A mayor número de píxeles tendremos mayor resolución y mayor
capacidad para definir los detalles más precisos, pero también mayor tamaño de los
ficheros donde se almacenan las imágenes.
Profundidad del bit
Se define como la capacidad de reproducción de colores. A mayor profundidad de bit
pueden representarse mayor número de tonos en grises y color. Compresión Se
utiliza para reducir el tamaño del fichero de la imagen para su proceso,
almacenamiento y transmisión. La compresión puede ser con pérdida o sin pérdida
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 32
de información. Formatos Las imágenes digitalizadas se pueden guardar en
diferentes formatos.
ELECCIÓN DEL ESCANER
Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se adaptan a cada
necesidad de trabajo. La resolución de escaneo dada por el dispositivo de
digitalización varía de acuerdo al precio y calidad del aparato. El rendimiento para la
transmisión de datos al ordenador depende del tipo de conexión entre el escáner y el
PC, desde las que transmiten los datos escaneados más rápidamente como la
conexión SCSI o FireWire hasta las más lentas como el USB o de puerto paralelo.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el equipo idóneo para escanear
documentos.
1. Tipo y volumen de documentos: Si hay muchos documentos de una sola
página o si en los documentos de varias páginas éstas están sueltas, se
recomienda un escáner con alimentador automático de papel. El alimentador
automático de hojas sueltas debe tener un sistema de alimentación que
desplace la página simplemente evitando giros internos para evitar atascos o
incluso roturas de los originales. En función del volumen, se pueden encontrar
escáneres de velocidades que están entre 10 y 50 ppm en la gama profesional
baja. Es decir, en una hora se podrían escanear entre 600 y 3.600 páginas.
2. Estado de los documentos: Si los documentos en papel que se van a
digitalizar están en un estado regular de conservación, son antiguos, están rotos,
el gramaje del papel es más fino o más grueso del que aceptan los
alimentadores de los escáneres, recomendamos su digitalización utilizando un
escáner de cristal plano.
3. Digitalización simplex o dúplex: ésta es una funcionalidad de mucho valor
cuando los documentos en papel están impresos por las dos caras. Los equipos
con esta capacidad digitalizan simultáneamente las dos páginas. Normalmente
la velocidad baja a menos de la mitad por ello si se van a digitalizar muchos
documentos de este tipo es conveniente valorar la velocidad de escaneado en
modo dúplex.
4. Código de barras: Este sistema es muy eficiente cuando hay que digitalizar
muchos documentos con el mismo formato y cuyo dato de referencia es el
código de barras. Es ideal en la captura de albaranes, formularios, etc. En este
caso, el escáner deberá tener alimentador automático de hojas sueltas y es
conveniente la funcionalidad de filtro de colores porque habitualmente suelen ser
documentos preimpresos con algún color que puede impedir la lectura correcta
de información impresa sobre el mismo.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 33
Escáner plano
En este tipo de escáner el documento se coloca sobre el cristal y luego se cubre con
la tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del cristal
iluminando el original para digitalizar. Es importante que la tapa esté bien cerrada
para que no se filtre luz por los costados, porque alteraría la calidad de la
digitalización.
Escáner plano con alimentador automático de originales
Este tipo de dispositivo es como un escáner plano con el agregado de un
alimentador automático de papel como el de una impresora o una fotocopiadora,
este sistema funciona por un rodillo de goma porosa que arrastra el documento
hasta el cristal. Su principal ventaja es que no hace falta abrir y cerrar la tapa para
poner cada documento, sino que se los carga todos juntos en la bandeja y el
alimentador los transporta uno por uno sobre la superficie del escáner. El
inconveniente de esta tecnología es que para hacer llegar el original a la superficie
de escaneo, el rodillo hace girar el papel por un rodillo y este proceso puede dañar el
original, es por esto que antes de utilizar este tipo de escáner se debe controlar que
los originales estén en buenas condiciones; si el papel del documento que
deseamos digitalizar presenta roturas, arrugas, humedad o se encuentra en un
estado de vejez avanzado, puede suceder que se trabe y arrugue dentro del
alimentador dañándose gravemente.
Escáner de rodillo
Los originales son introducidos por un elemento transportador de velocidad
constante (alimentador automático de documentos -ADF-) a la fuente de
luz/sensores ópticos del escáner. Las páginas pueden recorrer el mecanismo lector
en forma horizontal o en forma de “u”, pero en cualquier caso serán recogidas en el
mismo orden de introducción. Pueden escanearse directamente documentos con
múltiples páginas, con tiempos de respuesta rápidos. Desventajas: los originales
deben ser hojas sueltas y no admite grosores de papel superiores a 150g/m2.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 34
¿Cómo iniciar la transformación digital en mi empresa?
La evolución de la transformación digital ha provocado que las empresas
especializadas en marketing y ventas necesiten adaptarse a esta digitalización
tecnológica para poder competir con otras empresas del mismo ámbito empresarial.
Recurrir a herramientas de gestión empresarial es una de las soluciones más viables
para poder mantenerse en el mercado.
Además de invertir en un software de gestión, debes tener en cuenta los elementos
indispensables para introducir a tu negocio en la digitalización:
El teléfono móvil. El dispositivo más utilizado por los usuarios. No solo a nivel
personal, sino también empresarial. El móvil se ha convertido en una herramienta
de comunicación indispensable en nuestras vidas, pero también se utiliza para
estar informados, gestionar tareas laborales y personales, como medio de
entretenimiento y distracción, eso sí, contactados todo el tiempo, lo que permite
que las empresas puedan impactar a todas horas a su público objetivo. Analizar
los hábitos de consumo de nuestros clientes con sus teléfonos móviles nos
permitirá abordar una estrategia para ofrecerles productos a través del dispositivo,
pues grandes multinacionales ya se han dado cuenta que es el futuro de las
ventas.
Formación. Para subirse al carro de la transformación digital se necesitan
conocimientos del mundo on-line y de las nuevas tecnologías, de lo contrario, la
inversión será a ciegas y no conseguiremos el objetivo deseado. Este cambio
requiere información y formación al personal de la empresa para que pueda
desarrollar sus funciones con plenitud.
Marca. Tener un perfil de marca en distintas redes sociales, una App propia y una
página web no es suficiente para que la gente compre los productos. En la era
digital, la opinión del consumidor importa y lo cierto es que mediante las redes
sociales son muchos usuarios los que comparten sus opiniones y
recomendaciones. Contestar los comentarios y los mensajes que nos llegan es
igual o más importante como realizar una actualización de contenidos y
mantenimiento de las páginas.
Innovar. No se trata de copiar las novedades que realizan otras marcas, sino
de obtener reconocimiento propio por las innovaciones que los creativos de la
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 35
empresa piensan. Este elemento es uno de los fundamentales en la era digital,
donde las actualizaciones son constantes en todos los sectores.
Reputación. Realizar colaboraciones con pequeñas empresas o startups es una
forma de darse a conocer, ya no solo como marca, sino como un negocio con el
que trabajar siempre que se requieran servicios similares. De esta manera, se
puede ir invirtiendo posteriormente en innovación, a la vez que abrimos nuestro
abanico oportunidades de venta y se crean nuevos productos. Una forma sencilla
de realizar contactos que interesan y adquirir popularidad como empresa.
Actividades de aprendizaje 5 de la Unidad Didáctica I:
Fases del Proceso de Digitalización de documentos
Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las características
específicas del mismo, de dónde se realice, de cómo se realice y de quienes sean
las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un conjunto de etapas
claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el éxito del mismo. Estas fases se
enumeran a continuación:
1. Identificación.
2. Clasificación.
3. Recogida, Transporte y Recepción* (fase opcional).
4. Preparación
5. Digitalización o captura.
6. Reconocimiento de datos.
7. Indexación.
8. Control de Calidad.
9. Firma* (fase opcional).
10. Carga al Archivo Digital.
11. Devolución, Archivo o Expurgo
FORO
Indique que tipo de escáner le recomendaría a la empresa para la digitalización de los documentos empresariales.
Analice las características de cada escáner y ver el adecuado para una empresa. Revisar siguiente Link:
https://www.brother.es/escaneres?gclid=Cj0KCQjwoPL2BRDxARIsAEMm9y8Y8YjHxzYjX5wXGqIfJXVbfpI0EWyb-
p7Vbixzgoat8Ewv5S0FU58aAk9lEALw_wcB
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 36
Fase de Identificación
La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la
aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un
documento en papel en una imagen digital.
Identificación de la documentación a digitalizar
En esta fase se deberá identificar la documentación que desea digitalizar, ya que el
tipo de documentación a digitalizar es clave y determinante para el proceso de
digitalización completo. Las tareas a realizar en la fase de identificación de la
documentación a digitalizar son:
Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de
digitalización. En la digitalización de todos los documentos que forman parte de
un expediente o una serie, decidir si todos los documentos van a ser digitalizados
o no.
Indicar la finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitalizada, copia
auténtica o compulsa.
Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo:
A4, A3…).
Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales
del Archivo Digital.
Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios
como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 37
Fase de Clasificación
Cada departamento deberá clasificar y ordenar los documentos antes de proceder a
su captura, no sólo para garantizar el éxito de la digitalización sino para facilitar las
fases posteriores de la misma. Esto es, el modo de clasificación determinará las
siguientes fases del proceso de digitalización.
La tarea a realizar en la fase de Clasificación es:
Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a
uno) o de forma masiva (por lotes):
a) En el caso de captura unitaria bastará con realizar la ordenación de los
documentos.
b) En el caso de captura de forma masiva se deberá seleccionar el mecanismo de
clasificación, además de la ordenación unitaria de cada uno de los documentos. El
mecanismo de clasificación más usual es la generación de hojas identificativas con
códigos de barras, es decir, por cada documento la creación de una hoja separadora
que contenga los datos significativos del mismo.
Fase de Recogida, Transporte y recepción (opcional):
Si el departamento de digitalización decide ejecutar la digitalización en un centro, se
requiere la recogida, el transporte de la documentación ante de la siguiente fase por
eso es opcional.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 38
Fase de Preparación
En esta fase se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los
documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de las
mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Preparación son:
Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar las pegatinas, etc…
Separar documentos con varias páginas unidas.
Girar las páginas que se encuentren invertidas.
Revisión de los documentos no estándar (sobres, etc.).
La preparación implica el cumplimiento de los siguientes pasos:
1. Depuración: Retirar y eliminar los duplicados, así como documentos de apoyo
no útiles. Esta actividad se realiza teniendo en cuenta la Tabla de Retención
Documental y el Listado Maestro de Registros.
2. Limpieza: Tiene como propósito eliminar la suciedad acumulada que dificulta
la lectura de los documentos. Retirar ganchos, clips y todos los objetos
metálicos. Si se trata de tomos es necesario retirar los empastes.
3. Corrección del plano: Los documentos no deben presentar dobleces, pliegues
u otra clase de distorsiones que puedan entorpecer el proceso de digitalización
4. Unión de rasgaduras, roturas y cortes: Las rasgaduras, roturas y cortes son
deterioros que afectan la estructura del soporte, estos deterioros son
generalmente ocasionados por la incorrecta manipulación, almacenamiento o
sistemas de agrupación como ganchos de cosedora o ganchos legadores
inadecuados.
5. Foliación: Foliar los documentos del mismo expediente y controlar la
continuidad cronológica entre un documento y otro.
6. Conservación: Llevar un control estricto de los documentos que se van
digitalizando y guardar los originales de acuerdo a la disposición final
determinada en la Tabla de Retención Documental o en el Listado Maestro de
Registros
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 39
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 40
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 41
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 42
Fase de Digitalización
La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la que
se obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase
variará significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si cada lote
preparado se sitúa en la bandeja del escáner para proceder a la captura de todo el
conjunto de los documentos que componen el lote.
Esta fase tiene una índole técnico importante, por lo que es necesario realizar
durante la misma las siguientes tareas:
Definir el formato del fichero que contiene la imagen digitalizada del documento
original en papel. Para la carga de un documento en el Archivo Digital es
recomendable que el formato final del mismo sea un PDF.
Establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de bits, etc.).
Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el
tamaño del fichero.
Decidir si se va a crear un único fichero (con una o varias páginas) por cada
documento original o varios ficheros. Para la carga de un documento en el Archivo
Digital es necesario que se cree un único fichero final por cada documento original
a almacenar en el Archivo Digital, por lo que se recomienda que siempre que el
software de digitalización proporcione esta opción se haga uso de ella.
Fase de Reconocimiento de datos
La fase de Reconocimiento de datos está relacionada con la digitalización y en
muchos casos se realiza simultáneamente en el tiempo. El objetivo de la misma es la
extracción de la información relevante contenida en el propio documento, con el fin
de facilitar su tratamiento posterior. Esta información constituirá algunos de los
metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o los datos de negocio manejados por el
Sistema de Información correspondiente.
La tarea a realizar en la fase de Reconocimiento de datos es:
Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo. Existen dos tipos de
reconocimiento de datos:
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 43
a) Reconocimiento manual. Es el caso más sencillo. Una vez digitalizado el
documento se teclean los datos significativos que identifican al documento en la
aplicación de gestión correspondiente.
La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda
imagen se escanea el documento para obtener únicamente su imagen digital. Los
datos significativos del documento son introducidos manualmente en el sistema de
información pertinente.
b) Reconocimiento automático. En este tipo de reconocimiento se harán uso de
técnicas para la extracción automatizada de los datos significativos del documento.
Existen diferentes técnicas para llevar a cabo un reconocimiento automático:
La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda
imagen se escanea el documento para obtener su imagen digital y a su vez se aplica
una técnica de reconocimiento de caracteres para extraer de forma automática los
datos significativos del mismo.
Gráficamente podría representarse de la siguiente manera:
La primera imagen representa la generación de la hoja identificativa que además de
los datos significativos del documento impresos de manera legible y visible, incluye
un código de barras, que representa la información de esos datos. En la segunda
imagen se escanea el código de barras para extraer los campos significativos del
documento, así como el propio documento para obtener únicamente su imagen
digital. En el caso de que el código de barras (generado en la fase de Clasificación),
además de los datos relevantes del documento, incluya todos los metadatos
necesarios para su incorporación al Archivo Digital.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 44
Fase de Indexación
En esta fase de Indexación se reúne toda la información identificativa de los
documentos (muy relacionada con la fase de Clasificación y con el resultado
obtenido en la fase de Reconocimiento de datos) junto con la información necesaria
para su incorporación al Archivo Digital. Es decir, en esta etapa se debe obtener
toda la información necesaria para la carga de la documentación en el Archivo
Digital, alguna implícita en el documento (por ejemplo, número de expediente, fecha
del documento, número de registro…). Toda esta información es necesaria para la
fase de Carga de datos en el Archivo Digital y es relevante para la identificación del
documento y sus futuras consultas.
Las tareas a realizar en la fase de Indexación son:
Reunir la información identificativa de los documentos:
a) En el caso de que no se hayan obtenido todos estos datos de forma automática
en la fase de Reconocimiento de datos, se deberá disponer de una interfaz para
que se puedan introducir manualmente.
b) En el caso de que se hayan obtenido todos estos datos de forma automática en
la fase de Reconocimiento de datos, no será necesaria ninguna intervención
manual.
Asegurar que se ha generado un único fichero a almacenar en el Archivo Digital por
cada documento original, ya sea de una o varias páginas. En caso de que en la fase
de digitalización se haya decidido generar un documento por cada página, deberá
ejecutarse un proceso desarrollado para convertir todos los documentos
correspondientes a cada página en un único documento multipágina en formato
PDF.
Fase de Control de calidad
El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos
significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento
original en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de calidad.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 45
El mismo abarca procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y
consistencia de los productos digitales.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son:
Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos
los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta, así como los
requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
Definir el alcance del control de calidad.
Determinar si se inspeccionarán todas las imágenes, o solamente un
subconjunto de prueba.
Determinar si el control de calidad se va a realizar de forma manual (visual), de
forma automática o de forma mixta
Fase de Firma de documentos
Con el fin de dar una validez legal al proceso de digitalización y de cumplir con la
normativa existente en temas como la compulsa o las creaciones de copias
auténticas de documentos originales en papel, puede aparecer la necesidad de
firmar los documentos resultantes de la digitalización.
La tarea a realizar en la fase de Firma es: Decidir si los documentos van a firmarse, si se va a llevar a cabo con una firma
de servidor (software) o con una firma cliente (tarjeta). Lo más habitual es que:
a) En caso de contar con un número reducido de documentos digitalizados se
haga uso de la firma de cliente.
b) En caso de contar con un número elevado de documentos digitalizados se
haga uso de la firma de servidor.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 46
Fase de Carga de datos en el archivo digital
Una vez se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el documento y
el propio fichero que contiene la imagen digital del mismo, se puede proceder a la
carga de toda la información en el archivo digital. Para realizar esta fase del proceso
es necesario definir la técnica que se aplicará para comprimir el archivo y esta
depende del formato utilizado, es necesario verificar si la técnica seleccionada
provoca en mayor o menor grado alguna perdida frente al documento original, como
disminución de nitidez, supresión de marcas de agua.
Archivo, Devolución o Expurgo de la documentación
Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el Archivo Digital se llega a
esta fase final del proceso completo de digitalización donde la documentación en
papel tiene que ser archivada, devuelta o expurgada, según corresponda en cada
caso.
Las tareas más significativas a realizar en esta fase son:
Determinar cómo se va a gestionar la documentación original en papel tras la
finalización del proceso de digitalización (Archivo, Devolución o Expurgo).
Llevar a cabo las acciones necesarias para su Archivo, Devolución o Expurgo.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 47
Actividades de Auto-evaluación de la Unidad Didáctica I:
Qué es digitalización
Cuáles son las ventajas de la digitalización
Síntesis del contenido tratado
Es la representación de un objeto, imagen, sonido, documento o
señal (normalmente análoga) por un conjunto discreto de
muestras. El resultado se llama representación digital, o más
específicamente una Imagen Digital para un objeto, imagen o
documento, y Formato Digital para una señal o sonido.
Estrictamente hablando, la digitalización es la forma de capturar
una señal analógica en formato digital. Para un documento, el
termino digitalizar significa trazar la imagen del documento o
capturar donde están las líneas y donde cambian de dirección.
Orientaciones tarea
Identificar la importancia de digitalizar y las fases que se debe
llevar para obtener una correcta digitalización.
FORO
A qué empresa se puede aplicar la gestión documental digital.
TAREA EN AMAUTA
Desarrollar un mapa mental sobre la fase de digitalización.
Tomar en cuenta los aspectos a desarrollar antes de llegar a la
digitalización de documentos empresarial.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 48
Mencione los tipos de digitalización
Cuáles son las fases de un programa de digitalización
De que consta la fase archivística
Qué son las fases tecnológicas
Qué es la fase legal
¿Cómo llevar acabo la transformación digital?
Mencione los tipos de escáner que existen hasta la actualidad
Mencione las fases de digitalización
De que se trata la fase de identificación
De que se trata la fase de clasificación
De que se trata la fase de recogida, transporte y recepción
De que se trata la fase de preparación
De que se trata la fase de Digitalización o captura.
De que se trata la fase de Reconocimiento de datos.
De que se trata la fase de Indexación.
De que se trata la fase de Control de Calidad.
De que se trata la fase de Firma* (fase opcional).
De que se trata la fase de Carga al Archivo Digital.
De que se trata la fase de Devolución, Archivo o Expurgo
Actividad de Evaluación de la Unidad Didáctica I:
1) Argumentar la importancia de digitalizar documentos empresariales
2) Que es la digitalización para usted
3) Mencione la fase del proceso de digitalización
4) Mencione 5 ventajas de digitalización documentos empresariales.
5) Subraye lo correcto
a) Un documento electrónico tiene valor …………………. Cuando se demuestra su autenticidad, integridad y confiabilidad
Archivística
Legal
Tecnológico
Administrativo
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 49
b) La selección del sistema adecuado, que sea funcional para el ámbito, son algunos de los aspectos de la fase.
Archivística
Legal
Tecnológico
Administrativo
c) La preparación de documentos (orden, método y descripción) es parte de la fase:
Archivística
Legal
Tecnológico
Administrativo
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 50
Unidad Didáctica II:
Título de la Unidad Didáctica II: Digitalización masiva de documentos
Introducción de la Unidad Didáctica II:
La digitalización masiva de documentos es un proceso tecnológico que permite
convertir la información tangible en un formato físico a una imagen digital en formato
electrónico. Este proceso puede ser descrito en su manera más sencilla como la
carga de contenidos a una herramienta de Gestión Electrónica de Documentos, pero
si consideramos organizaciones donde existe un volumen alto de producción
archivística es necesario aplicar mecanismos automatizados de captura, así como la
integración de los sistemas que soportan la interacción de las imágenes digitales.
Objetivo de la Unidad Didáctica II:
Designar el tratamiento archivístico a los documentos que conforman la colección
patrimonial mediante la digitalización permitiendo la manipulación de la información
con honestidad y responsabilidad.
Organizador Gráfico de la Unidad didáctica II:
Actividades de aprendizaje de la Unidad Didáctica II: Actividades de aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica II:
Digitalización Masiva La digitalización de documentos es la
conversión de un documento físico o de papel
en un archivo o imagen digital mediante el uso
del scanner. Este proceso de transformación
digital permite el almacenamiento electrónico
de la información, por lo que podemos
gestionar y consultar inmensos volúmenes de
documentos convertidos en imágenes.
Digitalización masiva de
documentos
Fase de digitalización masiva de documentos
Sistemas propios y en la nube
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 51
Evaluar necesidades del proceso de digitalización masiva
Antes de iniciar con la selección y preparación de documentos para pasarlos a
formato electrónico es conveniente plantearse si lo mejor es hacerlo por cuenta
propia o a través de una compañía especializada en este rubro.
El primer caso puede aplicar en empresas pequeñas o con volúmenes de
documentos no muy grandes, aunque esto no deja de implicar la adquisición del
equipo adecuado para hacer el escaneo y organizar al personal para llevar a cabo
esta labor. Contratar a especialistas para este trabajo puede resultar más eficiente y
rápido, sobre todo cuando el material a digitalizar es excesivo.
Ventajas reales aporta el Proceso de Digitalización Masiva
1. La información digitalizada y posteriormente organizada puede suponer una
gran ventaja que implique aportar una respuesta más rápida a los clientes o
generar informes más completos.
2. Facturas en formato digital para una mejor consulta.
3. Resguardo de documentos.
También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar digitalización masiva
de documentos, entre ellos:
La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora
puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según
usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en
un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información
sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el
acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la
información.
La concientización por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son
muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles
innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias,
etc.).
Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa
(clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido
información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la
recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la
información.
Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de
información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es
decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 52
Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación,
imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que
la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias
a la digitalización masiva de documentos.
Actividades de aprendizaje 2 de la Unidad Didáctica II:
Procesos de Digitalización de Documentos Masiva
La clave está en la respuesta a esta pregunta: para llevar a cabo la digitalización,
¿es mejor dotarnos de los medios técnicos y humanos apropiados o contratar a una
empresa especializada en digitalización masiva de documentos? Dependiendo del
tamaño y especialidad de nuestra Organización, nos interesará más una opción u
otra.
Existen muchos aspectos a considerar antes de comenzar a diseñar un proceso de
digitalización masiva de documentos, que podríamos resumir en:
Preparación y digitalización
Clasificación e indexación
Almacenamiento y consulta
FORO
Cuál es la diferencia entre el proceso de digitalización de documentos y el proceso de digitalización masiva
TAREA EN AMAUTA
Desarrollar un cuadro comparativo entre el proceso de digitalización de documentos y el proceso de digitalización masiva..
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 53
Preparación y digitalización de los documentos masivos
Este proceso implica un análisis completo de los documentos existentes y de los
procesos necesarios para que estos se puedan digitalizar. Es el momento más
crítico del proceso y el que más tiempo consume.
La extracción de los documentos de las carpetas, la eliminación de grapas, clips,
notas pegadas, post-it, y la limpieza general del documento se produce durante esta
etapa. Una vez analizados los documentos a capturar, se deberían poder responder
las siguientes preguntas:
Clasificación e indexación de los documentos masivos
La indexación de los documentos es imprescindible para que su localización, una
vez convertidos a formato electrónico, sea sencilla y efectiva.
Los parámetros de indexación se pueden determinar una vez respondida la siguiente
pregunta: ¿qué información utilizaría yo para buscar este documento rápidamente?
Simplificando mucho, se puede pensar en indexar un documento por un “Título”, y
añadirle después otros campos clave de tipo texto, fecha o numérico, para poder
localizarlo de una forma sencilla dentro del sistema de Gestión Documental.
El software de captura debe incorporar opciones de indexación tales como
introducción manual de los datos, desplegables para incorporar valores fijos,
conexiones con bases de datos externas para rellenar campos de forma automática,
OCR para la indexación automática de ciertas zonas de la imagen, lectura de
códigos de barras y opciones de arrastrar/soltar texto desde la imagen.
Almacenamiento y consulta de los documentos
Ahora que ya nos hemos quitado de encima el problema del papel, debemos decidir
en qué plataforma lo vamos a poner a disposición de los usuarios que necesitan
consultarlo: ¿en un sistema de gestión documental dentro de nuestra Organización o
en la nube?
La nube está en todas partes, y todos conocemos sus enormes ventajas. Pero, ¿qué
significa el concepto de nube para aquellos profesionales que quieren dejar de usar
el papel? ¿Qué debe considerar el propietario de un negocio o el responsable de IT
de una Organización cuando decide colocar sus papeles en la nube?
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 54
Sistemas propios
Son sistemas en los que se instala un sistema de gestión de documentos en la
propia infraestructura de la Organización. Son ideales para PYMES que dispongan
de soporte de IT y servidores de backup, también son una buena opción para
aquellas organizaciones que no se encuentren cómodas almacenando datos
sensibles en la nube o que están esperando a comprobar lo fiables que son en
realidad estos sistemas.
Sistemas en la nube
Estos sistemas tienen algunas ventajas sobre los sistemas locales: menores costes
en infraestructuras, un despliegue de la solución más rápido, olvidarse del backup,
un tiempo de recuperación ante desastres mucho menor y acceso a los documentos
desde múltiples puntos remotos.
Evaluación final
En cualquiera de los dos casos, hay tres grandes beneficios en gestionar los
documentos de forma electrónica: incremento de la eficiencia, aumento de la
seguridad y accesibilidad inmediata.
ESTRUCTURA PARA EL MANUAL DE DITALIZACIÓN
PROYECTO INTEGRADOR
Introducción
Capítulo I: Aspectos fundamentales de un programa de digitalización
Parámetros para definir documentos a digitalizar
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 55
Capitulo II: Fases de procesos de Digitalización de documentos
Identificación
Clasificación
Preparación
Digitalización o Captura
Reconocimiento de datos e Indexación
Control de Calidad
Carga de datos en el Archivo Digital
Capitulo II: Sistema de almacenamiento
Recomendaciones técnicas generales
Conclusiones
Anexos: Formularios de Actividades de Evaluación
Hoja de trabajo ¨Digitalización de documentos¨
Acta de entrega / recepción interne de documentos
Acta de Acta de Digitalización de Documentos
Fotos de la actividad
Orientaciones tarea Identificar el Proceso de Digitalización Masiva
FORO
Cuál es la diferencia entre los Sistemas Propios y los Sistemas
de la Nube
TAREA EN AMAUTA
Analice que proceso de digitalización debería llevar para hacer la
digitalización de documentos empresariales y por qué.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 56
Actividades de Auto-evaluación de la Unidad Didáctica II: Que es una digitalización de documentos masivos
Cuál es el proceso de digitalización de documentos masivos
Cuál es la diferencia entre el proceso de digitalización de documentos con
proceso de digitalización masiva.
En que consiste la preparación y la digitalización de documentos
En que consiste la clasificación indexación
Que es almacenamiento y consulta
Actividad de Evaluación de la Unidad Didáctica II:
Desarrollar un mapa conceptual sobre la digitalización masiva de documentos
Digitalizar el portafolio de la materia de procesos digital empresarial
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 57
Unidad didáctica III:
Título de la Unidad Didáctica III: Instalación del software para
administrar los documentos
Introducción de la Unidad Didáctica III:
Se dará una breve introducción de algunos sitios que se pueden utilizar para
almacenar cualquier tipo de información tales como: Dropbox, Google Drive y
Google Docs, Cada estudiante deberá elegir el o los sitios que prefiera y deberá
enfatizar más en su uso. De esta manera se parte con una breve explicación de que
es cada uno de ellos. Google Drive: es un servicio de alojamiento de archivos, es un
reemplazo de Google Docs que ha cambiado su dirección de enlace de
docs.google.com por drive.google.com entre otras cualidades.
Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus
archivos, ampliables mediante pago. Google Documentos y Hojas de cálculo
(Google Docs): es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en
línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una
Hoja de cálculo, un programa de presentación básico, un creador de dibujos y un
editor de formularios destinados a encuestas todos ellos similares a los utilizados por
Microsoft como Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Dropbox: es un servicio de
alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía
Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea
y entre computadores y compartir archivos y carpetas con otros.
Objetivo de la Unidad Didáctica III:
Manejar un programa de gestión documental con responsabilidad mediante la
instalación de un software para facilitar al usuario el acceso a la información
digitalizada
Organizador Gráfico de la Unidad didáctica III:
Instalación del software para administrar los documentos
Instalación, estructuración y
manejo de sistema digital
Ingreso de la información al
sistema
Documentos electrónicos
Digitalización de
documentos
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 58
Actividades de aprendizaje de la Unidad Didáctica III:
Actividades de aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica III:
Sistema de gestión documental
ADIS Sistema de gestión documental
El Software de administración documental le puede ayudar mejorar la organización y
gestión de su empresa. Además de recuperar, consultar, clasificar archivos y todos
sus documentos digitalmente le permite que cualquier documento sea consultado en
cualquier momento del día, desde cualquier lugar. Lo que hará que su empresa se
desarrolle de manera más eficiente y eficaz.
El Software administrador de documentos, pone a su alcance la Tecnología de
Organizar y Consultar Documentos electrónicos en forma Rápida, Segura y Efectiva.
Cada Licencia le ofrece la Solución Departamental o Corporativa (Cliente-Servidor)
por un mismo Precio con la Base de Datos SQL Firebird de Borland y obtiene acceso
a todas las funciones aquí descritas. Además, no requiere módulos adicionales ni
Plug-ins.
Con el Software se emplea una licencia por usuario. Cada Licencia le ofrece la
Solución Departamental o Corporativa (Cliente-Servidor) por un mismo precio y
acceso a todas las funciones aquí descritas.
Características del Software para la Administración de Documentos ADIS
Digitaliza un número ilimitado de documentos:
Digitalización con escáner (Controlador ISIS) de interfase USB2
Importación de Imágenes TIF, JPG, GIF, BM
Administra archivos PDF, XLS, DOC, PPT, DWG
Manejo de Lotes para Indexación y Digitalización
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 59
Seguridad en Acceso y Funciones por Usuario:
Define a Usuarios y Grupos de usuarios
Conexión con aplicaciones de Excel y Word
Creación de Anotaciones electrónicas
Creación de CDS Auto ejecutables
Motor de Búsqueda por Nombre, OCR e Índice:
Creación de Índices o Claves de Búsquedas
OCR Reconocimiento Óptico de Caracteres
Captura de Pantallas de Programas
Alimentación Automática de índices
El software lo podemos descargar gratuitamente en el internet y se tiene acceso a
Administrar, Indexar, aplicar OCR y Seguridad a sus documentos. Además, puede
utilizar el resto de las funciones que le ofrece este sorprendente programa.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 60
Requerimientos para instalar el Software ADIS
Equipo Cliente ( Aplicación Cliente )
Procesador 1 GHz
Windows XP, Windows 7 (32bit)
2Gb en RAM
40Gb Espacio libre en disco duro
Unidad de DVD-ROM
Equipo Servidor ( Base de Datos e Imágenes )
Procesador 2 GHz
Windows 2003 Server o Superior (32 ó 64 bit)
3Gb en RAM
80Gb Espacio libre en disco duro
Unidad de DVD-ROM
¿Qué es la gestión documental?
Es el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro
de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas.
La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la
creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los
documentos.
Orientaciones tarea
Instalar el software de gestión documental en su computadora para aprender el manejo del sistema
Foro
Que tipo de sistema de almacenamiento digital le recomendaría usted a la empresa
TAREA EN AMAUTA
Detallar paso a paso la instalación de un sistema de gestión documental digital.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 61
Actividad de Evaluación de la Unidad Didáctica III:
Instalar el software de gestión documental digital y almacenar la documentación
de materia.
Síntesis del contenido tratado
Un software de gestión documental es una aplicación que
permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo
sobre documentos electrónicos (ya sean documentos
escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 62
Unidad didáctica IV:
Título de la Unidad Didáctica IV: Almacenamiento en la nube
Introducción de la Unidad Didáctica IV:
Hoy en día son muy utilizadas por millones de usuarios del mundo de Internet.
Realmente, es una figura empleada que hace alusión a aquellos servicios que se
utilizan a través de la web.
Antes de que existiera este concepto, el procesamiento y almacenamiento de la
información se hacía en la computadora del usuario; sin embargo, el llamado
"cómputo en nube" hace una separación entre los recursos utilizados actualmente y
los de tu computadora.
Dicho de otra forma, se emplean recursos existentes en un lugar remoto mediante el
acceso a través de Internet.
Todo lo que ocurre dentro de la nube es transparente y no necesitas conocimientos
técnicos especializados para hacer uso de ella.
La nube consiste en servicios ofrecidos a través de la red tales como email,
almacenamiento y uso de aplicaciones, que son accesibles mediante un navegador
o aplicaciones en dispositivos móviles.
Es una tecnología que está transformando la forma en que se trabaja en las
organizaciones, dejando a un lado el almacenamiento tradicional para migrarlo a
Internet.
Objetivo de la Unidad Didáctica IV:
Desarrollar el almacenamiento de documentos digitalizados con responsabilidad y
compromiso mediante la manipulación de un sistema de almacenamiento en la nube
para un adecuado tratamiento de documentos digitales
Organizador Gráfico de la Unidad didáctica IV:
Almacenamiento en la nube
Arquitectura del almacenamiento en la
nube.
Tipos de almacenamiento en la
nube
Ventajas y desventajas que tiene el
almacenamiento en la nube
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 63
Actividades de aprendizaje de la Unidad Didáctica IV:
Actividades de aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica IV:
Almacenamiento tradicional
Hace algunos años, para guardar archivos y aplicaciones era necesario utilizar
equipos y otros medios como computadoras, servidores y discos duros, así como
CDs, DVDs y memorias Flash o USB.
Facturas, estados contables, hojas de cálculo con información de clientes, todos iban
a parar al disco duro de la computadora o grabados en CDs.
Sin embargo, hoy en día existen millones de fotos almacenadas en redes sociales
como Facebook, Twitter, Pinterest, y hay otro tanto de archivos en línea en servicios
como One Drive y Google Drive.
Se tiene la certeza de que la información está ahí, pero, específicamente ¿en qué
lugar? Realmente está almacenada en lo que se conoce como "la nube".
La nube es el sitio al que se ingresa para almacenar archivos o ejecutar aplicaciones
desde cualquier lugar en cualquier momento.
La gran diferencia entre nube y el almacenamiento tradicional es que los servicios
pueden utilizarse a través de Internet y otros dispositivos como teléfono.
¿Qué es el Almacenamiento en la Nube?
Se trata de un servicio donde los datos se almacenan, administran y respaldan de
manera remota, en servidores que se encuentran en línea y que son administrados
por un proveedor de servicio. Toda esta información está a disposición del usuario
final, mediante Internet.
Por esta razón, la nube disminuye la utilización de recursos, lo que abarata costos a
las organizaciones, sobre todo pequeñas y medianas empresas, en cuestión de
hardware.
Asimismo, el almacenamiento en la nube trae otras ventajas como el espacio que se
puede utilizar, que llega a ser ilimitado, dependiendo de las capacidades del
proveedor.
Generalmente el uso de la nube es destinado a empresas, que requieren grandes
cantidades de espacio para almacenar su información, pero también existen
servicios para usuarios, incluso gratuitos, que permiten respaldar tus datos y tenerlos
disponibles en cualquier momento.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 64
Tipos de almacenamiento en la nube
Hay tres tipos de servicios:
Público:
Este servicio no necesita mucho control administrativo, y cualquier persona
autorizada puede acceder a él a través de Internet.
Emplea un mismo conjunto de hardware para respaldar la información de varias
personas, con medidas de seguridad y espacios para que cada usuario pueda ver
sólo la información que le corresponde.
No necesita muchos requerimientos de mantenimiento y representa bajo costo, por
eso, en algunos casos, llegan a ser gratuitos.
Ejemplos de servicios públicos son Google Drive, One Drive, Dropbox, Box, Amazon
Cloud Drive y Sugar Sync.
Privado:
Este sistema de almacenamiento está destinado a cubrir las necesidades
específicas de una persona o empresa.
Existen dos clasificaciones de este servicio: on-premise (aplicaciones en la misma
oficina o casa) y alojado externamente (cloud).
Este último es el que mayormente utilizan las empresas, en el cual existe un control
administrativo, que le permite operar el sistema de acuerdo con los requerimientos
del negocio.
Híbrido
Se trata de una mezcla entre nube pública y privada, lo que permite a usuarios
configurar funciones y aplicaciones que se adaptan a sus requerimientos, además
de los recursos que utilicen.
Por ejemplo, una pequeña empresa puede emplear una nube privada para
almacenar datos vitales como información de estados financieros, mientras que
puede contar con una nube pública para aplicaciones de correo y paquetería de
oficina en línea con acceso para sus trabajadores.
FORO
Cual son los sistemas de almacenamiento en la nube privados, públicos
y hibrido.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 65
Actividades de aprendizaje 2 de la Unidad Didáctica IV:
Por qué almacenar en la nube
Una de las principales ventajas que ofrece es que podrás contar con
almacenamiento infinito y seguro para tu organización, a un precio bajo o incluso
gratuito, dependiendo del servicio que elijas para tu empresa.
De acuerdo con diversos estudios, las empresas que aún no han migrado a la nube
destinan 70 por ciento de su presupuesto de tecnologías de información a
mantenimiento de los equipos, y sólo un 30 por ciento a nuevos proyectos e
innovación.
Ante este panorama, la nube proporciona una opción para que las organizaciones
canalicen recursos empleados para la tecnología tradicional a otras áreas de
oportunidad.
Asimismo, el cómputo en la nube impacta a las pequeñas y medianas empresas
mediante el retorno de inversión, pues permite reducir los costos en capital fijo y
operacional, ya que la gestión y mantenimiento de la nube pasa a ser trabajo del
proveedor del servicio.
Algunas otras razones para utilizar la nube y almacenar tu información son las
siguientes
1. TENDRÁS PERSONAL MÁS EFICIENTE Y SATISFECHO
Mentaliza un escenario donde la nube te permite eliminar procesos repetitivos al
automatizarlos. Esto brinda a las pequeñas y medianas empresas eficiencia y
productividad, pero también trabajadores más felices, que están conectados,
literalmente, al negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.
2. INNOVACIÓN
Si a tus encargados de sistemas les reduces la carga de gestionar aplicaciones,
revisar infraestructura y administrar usuarios, tendrán mayor tiempo para diseñar
soluciones que necesites en otras áreas.
Como dijimos, el proveedor del servicio de nube será el encargado de estas
funciones, por lo cual tu personal de tecnologías de la información podrá
implementar otros proyectos y el presupuesto que antes destinabas a los métodos
tradicionales de almacenamiento, como discos duros y servidores, ahora lo podrás
aprovechar, por ejemplo, a diseñar estrategias de crecimiento para tu empresa y
crear nuevos negocios o llegar a otros mercados.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 66
3. AHORRO Y SUSTENTABILIDAD
Desde el momento en que los servidores son virtualizados, es decir, mediante la
adopción de la nube como forma de trabajo, comenzarás a ahorrar, al tener un
menor uso de espacio físico, menos equipo y por ende, reducirás tus gastos en
energía eléctrica, convirtiéndose la nube en una tecnología amigable con el
ambiente y, por supuesto, rentable.
4. AGILIDAD QUE SE TRANSFORMA EN MÁS NEGOCIOS
La adopción de la nube te proporcionará una mayor velocidad para llegar a tu
mercado objetivo, lo cual es sinónimo de ganancias. Esta herramienta de
almacenamiento y gestión de aplicaciones hará posible que utilices menos recursos
con mayor rapidez, lo cual permitirá que tus operaciones sean más ágiles y te den
mayor competitividad ante tus rivales de negocio.
5. CONFIABILIDAD
El cómputo en la nube funciona mediante plataformas que están altamente
disponibles y gestionadas por expertos calificados, lo cual te garantiza que, en caso
de presentarse una falla en un servidor físico, el entorno virtual no resultará dañado.
Asimismo, la privacidad es un asunto primordial, puesto que sólo tendrá acceso a las
aplicaciones y datos gestionados por la nube el personal que tu habilites para ello.
Es posible configurar qué usuario podrá alterar o revisar documentos que se
encuentren almacenados en la nube. Por esta razón, se acabaron las
preocupaciones de perder información por accidente o intrusiones no permitidas.
6. MEJOR RELACIÓN CON TUS COLABORADORES
Cuando los datos están almacenados en Internet y hay accesibilidad, resulta más
fácil actualizar documentos y aplicaciones en tiempo real, a los que tus empleados e
incluso clientes podrán tener acceso.
Actividades de aprendizaje 3 de la Unidad Didáctica IV:
Principales Servicios de Nube
Hoy en día existe una infinidad de servicios en nube para cada uno de los
requerimientos de empresas y usuarios.
Por ejemplo, a nivel personal, es difundido el uso de Instagram,
Pinterest, Flickr para el almacenamiento de fotos.
TAREA EN AMAUTA
Mencione las ventajas de almacenar los documentos digitales en
el sistema de almacenamiento en la nube.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 67
La nube también puede gestionar tareas que requieren la descarga de
software. Google Drive, One Drive, Vimeo, Wordpress y Widgetbox, son otro
ejemplo de productos muy demandados entre los usuarios.
Además, servicios como Dropbox, iCloud y Box brindan almacenamiento
gratuito ilimitado con opción de pago para tener espacio adicional.
En cuestiones multimedia, Spotify, Netflix, Picasa, Soundcloud y otros permiten
que el contenido esté siempre disponible en varios dispositivos a través de
Internet.
Evernote o Instapaper, por su parte, permiten guardar notas y marcar páginas
en línea.
Asimismo, sitios de redes sociales como Facebook y Twitter funcionan
mediante una plataforma en nube.
ONE DRIVE
Este servicio, que es parte de la estrategia Office 365 de Microsoft, provee una
alternativa de almacenamiento seguro y confiable en la nube, con capacidades de
espacio de hasta 1 terabyte (1 mil gigabytes) por cada usuario, a un bajo costo.
La administración es sencilla y todas las partes involucradas de tu negocio pueden
colaborar en tiempo real sin importar donde se encuentren.
Los archivos pueden ser compartidos por todos los integrantes de tu empresa,
asimismo, te da la funcionalidad de sincronizar documentos entre dispositivos para
acceder a ellos desde cualquier lugar. Incluso, es posible que lo puedas hacer con
clientes y socios de tu empresa.
Asimismo, cuenta con herramientas en línea para crear, editar y revisar documentos
en tiempo real e incluso dejar comentarios para tus colaboradores.
También te brinda opciones híbridas para que puedas utilizar soluciones locales con
la nube.
Además, tendrás a la mano funciones eficaces de auditorías e informes, las cuales
podrás consultar desde aplicaciones móviles.
Con One Drive no importa dónde te encuentres trabajando; si recibes un correo
electrónico con un documento que necesita ser modificado, puedes descargarlo
desde el almacenamiento en línea, realizar los cambios y enviarle un vínculo a tus
colaboradores para que consulten la versión actualizada.
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 68
Asimismo, podrás usar las versiones tradicionales de Word, Excel, Power Point y
OneNote, sin necesidad de que las descargues en tu computadora o dispositivo
móvil.
GOOGLE DRIVE
Aunque de serie trae 15 GB de capacidad, en Google Drive esta pueda aumentarse
con diversos planes de almacenamiento que van desde los 100 GB del más
pequeño y hasta los 30 TB, por tarifas muy económicas. En Google Drive puedes
almacenar todo tipo de archivos y documentos y compartirlos con otros usuarios
para que puedan descargarlos y editarlos. Puedes disfrutar de sus prestaciones
desde su aplicación para Windows, OS X, Android, y iOS.
Google Drive te da la oportunidad de acceder a tus archivos desde cualquier
computadora, tableta o teléfono inteligente, de tal forma que vayas donde vayas,
llevarás los archivos contigo.
Podrás invitar a tus colaboradores, incluso clientes y proveedores, a descargar
archivos y documentos, además de invitarlos para que trabajen en ellos y los
modifiquen, sin necesidad de enviarlos adjuntos por correo electrónico.
Podrás crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como formularios,
que te permitan elaborar encuestas o diseñar listas de integrantes de equipo para
que luego las puedas visualizar en una hoja de cálculo.
Asimismo, tendrás la posibilidad de diseñar gráficos y diagramas de flujo de
procesos inherentes a tu empresa.
En general, son más de 100 aplicaciones que tienes disponibles para maximizar tus
operaciones y reducir tiempos por tareas repetitivas.
Dropbox
Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube,
operado por la compañía Dropbox. Actualmente cuenta con más de 500 millones de
usuarios registrados.
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El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre
computadoras, compartir archivos y carpetas con otros usuarios en tabletas y
móviles.
Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales tiene opciones
variadas. Está disponible para Android, Windows Phone, Blackberry e iOS (Apple).
iCloud
iCloud es una plataforma de Apple y un sistema de almacenamiento en la nube.
Ofrece servicio para los clientes de Mac e iOS.
Se trata de una plataforma para editar y compartir documentos y permite a los
usuarios almacenar datos para luego poder acceder a ellos desde cualquier equipo.
iCloud guarda sus sitios favoritos para que se pueda acceder a ellos desde cualquier
lugar con su iPhone, iPad, iPod touch, Mac o Pc e incluso se pueden realizar copias
de seguridad de los equipos.
iCloud fue lanzado el 12 de octubre de 2011 y, desde julio de 2012, cuenta con más
de 150 millones de usuarios.
BOX
Box es la última plataforma de la que vamos a hablaros hoy. Se trata de un servicio
que resultó muy rompedor en su lanzamiento, aunque actualmente se ha quedado
estancado. Lleva demasiado tiempo sin evolucionar y se ha centrado demasiado en
las empresas como para seguir aspirando a ganarse el mercado de los particulares.
Es compatible con Windows, Android e iOS y ofrece un espacio de almacenamiento
gratuito de 10GB que pueden ampliarse a 100GB por 8 euros al mes.
Como características destacadas, dispone de cifrado, control de permisos,
versionado y colaboración a tiempo real. Estas funcionalidades han supuesto que la
Ing. Silvia Sarmiento Ríos 70
herramienta resulte muy útil para empresas y, de hecho, cuenta con una comunidad
fiel de usuarios profesionales para los que tiene planes de pago más flexibles.
Acceso en la nube
El sistema de almacenamiento en la nube de los sistemas de gestión documental
suele estar personalizado para cada empresa. En cualquier caso, lo habitual es
permitir el acceso restringido mediante un mecanismo de usuario y contraseña, al
cual se pueden añadir otras medidas de seguridad suplementarias.
Una vez dentro, cualquier empleado puede acceder a todos los documentos salvo a
aquellos que, por su carácter confidencial, hayan sido restringidos a solo unos
cuantos.
Síntesis del contenido tratado
El almacenamiento en la nube es un modelo de informática en
la nube que almacena datos en Internet a través de un
proveedor de informática en la nube que administra y opera el
almacenamiento en la nube como un servicio. Se ofrece bajo
demanda con capacidad y costo oportunos, y elimina la
necesidad de tener que comprar y administrar su propia
infraestructura de almacenamiento de datos. Esto le otorga
agilidad, escala global y durabilidad con acceso a los datos en
cualquier momento y lugar.
Orientaciones tarea Indique porque es importancia de usar el sistema de almacenamiento en la nube
TAREA EN AMAUTA
Desarrolle un cuadro comparativo de los sistemas de almacenamiento
en la nube, indicado las características de cada uno de ellos.
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Actividades de Auto-evaluación de la Unidad Didáctica IV:
Que es un sistema de almacenamiento en la nube
Cuáles son los tipos de almacenamiento en la nube
Porque es importante almacenar la información en la nube
Mencione las ventajas de almacenar los documentos empresariales en los
sistemas de almacenamiento en la nube.
Qué sistema de almacenamiento en la nube cree usted que es el conveniente
para almacenar la información en la nube.
Actividad de Evaluación de la Unidad Didáctica IV:
1. Conteste verdadero (V) o falso (F)
a) Los servidores de almacenamiento en la nube son siempre gratuito ( )
b) Se puede competir información en la nube a más usuarios ( )
2. Subraye lo correcto
a) Entre algunos proveedores de almacenamiento en la nube tenemos
Google drive, Dropbox, Skydrive
Ebay, ebid, itunes
Ubuntu, backtrack, debian
b) Cuando se dice que algo está en la nube, significa que:
El archivo esta en nuestro correo
El archivo esta en un pendrive
El archivo esta en nuestro computador
El archivo se encuentra almacenado en un servidor web.
FORO
Analice qué tipo de sistema de almacenamiento en la nube le
recomendaría a una empresa para almacenar la documentación y
por qué.
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c) ¿Qué es la nube?
Es un sistema informático basado en internet y centro de datos remotos
para gestionar servicios de información y aplicación.
Un medio de almacenamiento que se conecta al ordenador
Un dispositivo portable en el cual se puede transportar la información
3. Mencione 5 ventajas de almacenar información en la nube
4. Mencione 4 servidores de almacenamiento en la nube
5. Qué tipo de información podeos almacenar en la nube
6. Practica de almacenar, compartir información en un sistema de
almacenamiento en la nube a un usuario.
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Unidad didáctica V:
Título de la Unidad Didáctica V: Almacenamiento de documentos
Introducción de la Unidad Didáctica V:
Hoy en día casi que es imprescindible contar con un servicio de Almacenamiento en
la Nube. Ya que está conformada por servidores virtuales disponibles en toda la
internet. Consiste en el acceso, a través de diversas aplicaciones que residen en
múltiples dispositivos, a información de internet, pero cuya información se
almacenan en ordenadores diferentes a los propios.
Entonces, se podría decir que, si guardamos nuestros archivos en alguna página de
Internet, estamos guardándolos en “la Nube”.
Almacenamiento en la nube es consiste en almacenar, administrar y respaldar datos
de un sistema de cómputo en un servidor que está en la nube, administrado por el
proveedor del servicio.
Objetivo de la Unidad Didáctica V:
Ingresar los documentos digitalizados con responsabilidad y honestidad mediante el
uso de un software de gestión documental para la administración de archivos
Organizador Gráfico de la Unidad didáctica V:
Actividades de aprendizaje de la Unidad Didáctica V:
Actividades de aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica V:
GOOGLE DRIVE
Con una cuenta de Google, obtienes 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito.
Este espacio se comparte entre Google Drive, Gmail y Google Fotos, de modo que
puedes guardar archivos, archivos adjuntos al correo electrónico y copias de
seguridad de fotos y vídeos. Si quieres obtener más de 15 GB, puedes cambiar tu
plan a Google One.
Almacenamiento de documentos
Grupo archicentro
Ingreso de documento al sistema de
Almacenamiento en la Nube
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Trabaja de forma más eficiente con aplicaciones
Crea y colabora con otros usuarios. Comparte archivos y documentos, diseña hojas
de cálculo y prepara una presentación en un instante con nuestras
aplicaciones Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones.
Formularios de Google te permite realizar una encuesta o crear rápidamente una
lista de los miembros de un equipo con un sencillo formulario online. Después,
podrás ver los resultados perfectamente organizados en una hoja de cálculo.
Diseña gráficos, crea diagramas de flujo y después añádelos a otros documentos o
insértalos en un sitio web fácilmente con Dibujos de Google.
Edita tu foto de perfil, diseña un jardín o crea un organigrama, entre otras muchas
tareas. Dispones de más de 100 aplicaciones de Drive para sacar el máximo partido
a tu contenido. Prueba a instalar alguna de la colección de Drive de Chrome
Web Store.
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Drive para Android te permite escanear todos tus documentos en papel. Basta con
tomar una foto de documentos como recibos, cartas y extractos: Drive los
almacenará instantáneamente como archivos PDF.
Trabaje sin conexión a internet, tus archivos están disponibles sin conexión para
poder verlos cuando su móvil o tablet se queden sin red, por ejemplo, en un avión o
en un edificio con mala cobertura.
Seguridad en la Nuve
Google Drive y nuestros centros de datos han superado la auditoría Tipo II de SSAE
16 / ISAE 3402 (SOC 2) y cuentan con la certificación ISO 27001. Para áreas
geográficas o sectores sujetos a normativas específicas, Google Drive (con la
verificación del dominio) cumple con las normativas FISMA, FERPA e HIPAA, así
como con los principios de privacidad de Safe Harbor.
TI Y ADMINISTRACIÓN
Google Drive brinda a las empresas herramientas potentes y fáciles de usar con las
que pueden administrar a los usuarios, proteger los dispositivos mediante la función
de administración de dispositivos móviles, establecer permisos para compartir
contenido y obtener información valiosa clave mediante las funciones avanzadas de
auditoría y generación de informes.
ENCRIPTACION EMPRESARIAL
Google Drive incluye decenas de funciones de seguridad clave diseñadas
específicamente para mantener tus datos seguros, protegidos y bajo control. Una de
estas funciones es el cifrado de los datos en tránsito cuando se transfieren desde tu
dispositivo a Google o desde un centro de datos de Google a otro, y cuando se
almacenan en tu dispositivo móvil.
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ASISTENCIA ININTERRUPIDA
Google Drive incluye un servicio de asistencia 24 horas por teléfono, chat o correo
electrónico. Estamos aquí para asegurarnos de que puedes acceder al contenido de
tu trabajo sin problemas.
SIMPLICIDAD Y POTENCIA
No requiere formación previa
Millones de personas usan Google Drive en su casa y en el trabajo. Como permite
alternar fácilmente entre una cuenta y otra, los usuarios pueden pasar sin problemas
de su cuenta del trabajo a la cuenta personal y viceversa, a la vez que mantienen
todos los controles que garantizan la seguridad de la información y de los archivos
del trabajo.
Búsqueda de GOOGLE
Ya no tendrás que buscar los documentos importantes en montones de carpetas.
Basta con realizar una búsqueda para localizar el archivo correcto en solo unos
segundos, incluso si se trata de una imagen, de un PDF o de notas escritas a mano.
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Con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) automático y el reconocimiento
de imágenes, ahora puedes disfrutar en el trabajo de la magia de la Búsqueda
de Google.
EDISCOVER
Google Vault permite buscar en todo el contenido de Drive y exportarlo para
eDiscovery. Se trata de una forma inteligente de recopilar la información que tu
equipo del Departamento jurídico necesita para el cumplimiento normativo, al tiempo
que se evita la pérdida de datos debido a los cambios de empleados.
INGRESAR AL GOOGLE DRIVE
Google Drive para ingresar a Google Drive damos clic en la página de Google en la
pestaña drive.
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O ingresamos a la siguiente dirección:
Si disponemos de una cuenta de correo electrónico en Gmail podemos utilizar esos
datos para ingresar y almacenar o compartir nuestra información en el Drive, de lo
contrario procederíamos a crear una cuenta nueva dando clic en el botón “Crear
Cuenta”. De la misma forma que utiliza Dropbox, Google Drive posee un instalador
para vincular nuestra cuenta a nuestro computador.
La página que muestra Google Drive una vez ingresamos con nuestros datos
personales es como se muestra en la siguiente imagen:
Para crear un nuevo documento, carpeta o presentación damos clic en el botón
con lo que se desplegara el siguiente menú (están son las opciones
conocidas como Google docs las cuales permiten crear un documento de texto
similar al de Microsoft Word, Excel o PowerPoint):
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Para subir un archivo al drive solo debemos dar clic en el botón Con lo cual se
muestra la siguiente ventana:
Luego damos clic en Files y aparecerá la opción de buscar el
archivo que queremos almacenar, lo seleccionamos y le
damos Abrir.
Finalmente aparecerá el archivo subido y se mostrará la opción de compartirlo con otros usuarios.
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Al seleccionar un archivo almacenado y darle clic derecho con el ratón aparecerá un
menú con las opciones de descargar, eliminar, compartir, mover etc.
Orientaciones tarea
Analizar como ingresar los documentos en el sistema de almacenamiento en
la nube
TAREA EN AMAUTA
Desarrollar un formulario en el sistema de almacenamiento GoogleDrive, compartir con los compañeros y el docente para llenar dicho formulario. Documentar el proceso desarrollado en el sistema.
Síntesis del contenido
El Almacenamiento en la Nube consiste en guardar archivos
en un lugar de Internet. Esos lugares de Internet son
aplicaciones o servicios que almacenan o guardan esos
archivos. Los archivos pasan de estar en nuestros dispositivos
a estar guardados en ese servicio o aplicación.
Apuntes claves
Qué es la Nube: Es un espacio virtual, de uso individual o compartido,
donde alojar archivos de todo tipo destinados a un sinfín de
necesidades de carácter personal o profesional.
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Actividades de Auto-evaluación de la Unidad Didáctica V:
Almacenar el portafolio de la materia en el sistema de almacenamiento en la
nube.
Indicar los pasos de como subir un documento al sistema en la nube.
Compartir con su grupo de compañeros y trabajar en el mismo documento todo
el grupo.
Desarrollar un documento detallando el proceso desarrollado en el sistema.
Actividad de Evaluación de la Unidad Didáctica V:
Escoger el sistema adecuado para almacenar la información en la nube
Digitalizar e ingresar la documentación de la empresa en el sistema de
almacenamiento en la nube
Copyright©2020 Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. All rights reserved.
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